Cirkulære om ændring af Budgetvejledning 2021 (Til samtlige ministerier, styrelser, øvrige statsinstitutioner, statsfinansierede selvejende institutioner mv.)

Cirkulære om ændring af Budgetvejledning 2021

(Til samtlige ministerier, styrelser, øvrige statsinstitutioner, statsfinansierede selvejende institutioner mv.)

§ 1.

Budgetvejledning 2021, punkt 2.2.18.1 It-projekter, affattes således

” 2.2.18.1 It-projekter

It-projekter er investeringsprojekter, der omfatter nyudvikling eller væsentlig tilpasning af standard it-løsninger eller omfatter væsentlig tilpasning af allerede eksisterende it-løsninger.

En reinvestering i en it-løsning udgør et it-projekt, såfremt reinvesteringen er forbundet med et væsentligt omfang af nyudvikling.

Ovenstående dækker over aktiviteter, der må anses for at være it-projekter, uanset, at de ikke benævnes som sådanne.

It-projekter kan gennemføres på en driftsbevilling eller en bevilling af typen statsvirksomhed.

Der henvises til punkt 2.11.5.5 It-projekter vedrørende gennemførelse af it-projekter i statsfinansierede selvejende institutioner.

Ved opgørelsen af et projekts samlede udgifter skal medregnes udgifter til analyse, anskaffelse og gennemførelse, herunder udgifter til leverandører og rådgivere samt internt medgåede lønudgifter.

Der medregnes alle udgifter frem til projektorganisationen nedlægges.

Hvis et selvstændigt aktiv idriftsættes inden nedlæggelse af projektorganisationen, medregnes driftsomkostningerne til systemet dog ikke i de samlede projektudgifter.

Renteudgifter indgår heller ikke i opgørelsen af projektets samlede udgifter. ”

§ 2.

Budgetvejledning 2021, punkt 2.2.18.1.1 Anvendelse af statens it-projektmodel og risikovurdering ved Statens It-råd, affattes således

” 2.2.18.1.1 Anvendelse af statens it-projektmodel og risikovurdering ved Statens It-råd

Ved gennemførelse af it-projekter, hvor de samlede budgetterede udgifter udgør 50 mio. kr. eller mere, anvendes statens it-projektmodel.

For disse it-projekter skal der foretages en risikovurdering ved Statens It-råd, jf. Cirkulære om Statens It-råd.

Behandling af it-projekter er beskrevet i It-projekter: Vejledning til risikovurdering og rådgivning ved Statens It-råd, som er optaget i ØAV.

Ved gennemførelse af it-projekter, hvor de samlede budgetterede udgifter udgør 300 mio. kr. eller mere, foretages en udvidet risikovurdering og et udvidet opfølgningsforløb, jf. It-projekter: Vejledning til risikovurdering og rådgivning ved Statens It-råd.

I det tilfælde, at et it-projekt over 300 mio. kr. er nedbrudt i mindre dele, og hvor en eller flere dele er mindre end 50 mio. kr., skal den ansvarlige myndighed rådføre sig med Statens It-råd med henblik på videre behandling.

Specificering af denne behandling er beskrevet i It-projekter: Vejledning til risikovurdering og rådgivning ved Statens It-råd, som er optaget i ØAV.

Der kan ikke afholdes udgifter til aktiviteter, der knytter sig til gennemførelsesfasen, før projektet er blevet risikovurderet af Statens It-råd, og der er etableret en baseline for projektet ved Statens It-råd.

Ved gennemførelse af it-projekter, hvor de samlede budgetterede udgifter udgør mindre end 50 mio. kr., stilles der ikke krav til anvendelse af statens it-projektmodel.

For projekter over 5 mio. kr. skal der dog som minimum etableres et styringsgrundlag tilsvarende projektgrundlaget i statens it-projektmodel, men forenklet og i omfang afstemt med projektets størrelse.

It-projekter, hvis samlede budgetterede udgifter initialt vurderes at udgøre mindre end 50 mio. kr., men som senere udvikler sig til at udgøre 50 mio. kr. eller derover, skal anvende statens it-projektmodel samt risikovurderes ved Statens It-råd.

It-projekter, hvis samlede budgetterede udgifter initialt vurderes at udgøre mindre end 300 mio. kr., men som senere udvikler sig til at udgøre 300 mio. kr. eller derover, skal gennemgå et udvidet opfølgningsforløb, jf. Vejledning til risikovurdering og rådgivning ved Statens It-råd.

For en nærmere beskrivelse af statens it-projektmodel og regler for afholdelse af udgifter til it-projekter, henvises der til Vejledning til statens it-projektmodel, som er optaget i ØAV. ”

§ 3.

Budgetvejledning 2021, punkt 2.2.18.3 It-systemer, affattes således

” 2.2.18.3 It-systemer

Myndigheder skal foretage porteføljestyring af statslige it-systemer, jf. Vejledning til model for porteføljestyring af statslige it-systemer, der er optaget i ØAV, samt udarbejde og indsende en it-handlingsplan mv. til Statens It-råd med henblik på review, såfremt et eller flere af følgende kriterier er gældende

Der henvises til It-systemportefølje: Vejledning til review og rådgivning ved Statens It-råd, som er optaget i ØAV.

Økonomistyrelsen kan efter en konkret vurdering afgøre, om en myndighed skal omfattes af kravene, uanset om ovenstående kriterier er opfyldt.

It-systemporteføljen omfatter alle de it-systemer, som myndigheden er systemejer for, og som er taget helt eller delvist i brug.

Dette gælder også it-systemer, hvor myndigheden har systemejerskabet, men hvor systemet forvaltes af en ekstern part. ”

§ 4.

Budgetvejledning 2021, punkt 2.4.10 Leasing (Leje), affattes således

” 2.4.10 Leasing (Leje)

Aftaler om leasing kan kun indgås, hvis der er væsentlige og åbenbare økonomiske fordele ved leasing i stedet for køb.

Sådanne aftaler kan indgås, selv om leasingperioden strækker sig ud over finansåret.

Der skelnes mellem operationel og finansiel leasing.

Der gælder følgende generelle begrænsninger i brugen af leasing

Leasingaftaler (operationel leasing) med en samlet kontraktsum på 70 mio. kr. eller derover skal forelægges Finansudvalget, jf. også punkt 2.6.11 Investeringer i anlægsaktiver mv. (under driftsbevilling).

Indgåelse af en leasingaftale med en uopsigelighed på 10 år eller mere kræver Finansudvalgets tilslutning, såfremt statens forpligtelse opgjort for hele uopsigelighedsperioden under ét udgør 40 mio. kr. eller derover.

Indgåelse af aftaler om finansiel leasing kræver forelæggelse for Finansudvalget uanset beløbsstørrelse.

I praksis er det ofte vanskeligt at skelne mellem forskellige typer af leasing, herunder operationel leasing og finansiel leasing.

Nedenfor opstilles retningslinjer, som skal bruges ved skelnen mellem operationel og finansiel leasing.

Operationel leasing foreligger, hvor leasinggiver udlejer sine aktiver direkte til leasingtager, og er i realiteten en almindelig lejeaftale.

Leasinggiver køber og beholder ejendomsretten til det leasede aktiv i hele leasingperioden og bærer den finansielle risiko forbundet med leasingaftalen.

Leasingtager påtager sig ingen risiko forbundet med udstyrets værdi ved leasingperiodens udløb.

Vedligeholdelsespligten påhviler således leasinggiver og ikke leasingtager.

Efter leasingperiodens udløb afleveres det leasede aktiv tilbage til udlejer.

Aftaler om operationel leasing vil ofte være kendetegnet ved, at leasingperioden er væsentligt kortere end aktivets levetid.

Udbudsretligt er aftaler om operationel leasing at sidestille med køb af varer og skal derfor ske under overholdelse af reglerne i udbudsloven.

Dette gælder også regnskabsmæssigt, hvor leasingydelser vedrørende aftaler om operationel leasing udgiftsføres i resultatopgørelsen, i takt med at de afholdes, med mindre et andet systematisk grundlag bedre afspejler det tidsmæssige forbrug af de ydelser, som leveres.

Hvis leasingaftalen er uopsigelig, skal leasingforpligtelsen opføres som en note til balancen.

En aftale om finansiel leasing er typisk kendetegnet ved, at leasinggiver fungerer som finansieringsselskab og udlejer et aktiv, som leasingtager på forhånd har identificeret hos en leverandør.

Finansiel leasing er kendetegnet ved, at alle væsentlige risici og fordele, som er forbundet med ejendomsretten til et aktiv, er overført fra leasinggiver til leasingtager.

Således indgår der typisk i aftaler om finansiel leasing en aftale om aktivets restværdi (materiale værdi) ved leasingperiodens udløb samt en bestemmelse om, at leasingtager skal overtage aktivet, eller at leasingtager på leasinggivers anfordring er forpligtet til at anvise en køber til aktivet efter leasingperiodens udløb.

Alternativt dækker leasingperioden størstedelen af aktivets brugstid, i hvilken henseende det er uden betydning, om ejendomsretten overgår eller ikke overgår ved leasingperiodens udløb.

Aftaler om finansiel leasing er typisk uopsigelige af denne grund eller kan kun opsiges før tid mod betaling af en ekstra præmie.

På grund af bestemmelserne om aktivets restværdi ved leasingperiodens udløb erstatter aftaler om finansiel leasing reelt køb eller anlæg.

Dette forøger statens finansieringsudgifter, og aftaler om finansiel leasing kan derfor som udgangspunkt ikke indgås. ”

§ 5.

Budgetvejledning 2021, punkt 2.4.12 Udbud, affattes således

” 2.4.12 Udbud

Opgaver, som udføres af en statsinstitution eller en statsfinansieret selvejende institution, og som vil kunne udføres af eksterne leverandører, skal som udgangspunkt med passende mellemrum sendes i udbud eller på anden måde markedsvurderes efter gældende udbudsregler.

Hvis en institution udbyder en opgave og på baggrund af eget kontrolbud vælger selv at udføre opgaven, skal opgaven udføres som indtægtsdækket virksomhed, jf. punkt 2.6.8 Indtægtsdækket virksomhed.

Der henvises i øvrigt til punkt 2.4.13 Indkøb. ”

§ 6.

Budgetvejledning 2021, punkt 2.4.15 Kantiner, affattes således

” 2.4.15 Kantiner

Ved kantinevirksomhed forstås servering i dertil indrettede lokaler på eller i tilknytning til arbejdspladser og tilsvarende steder for personer, der er beskæftiget i en virksomhed eller som besøger eller har ærinde i virksomheden.

Der kan etableres kantine på statslige tjenestesteder og i statsfinansierede selvejende institutioner, hvor der er et rimeligt behov for at give personalet, uddannelsessøgende, besøgende mv. adgang til at købe tilberedt mad, forfriskninger og kioskvarer, såfremt det må antages, at kantinen kan drives økonomisk forsvarligt.

Kantinevirksomheden baseres på selvbetjening fra skranke og på selvafrydning fra gæsternes side.

Hvis der etableres en kantine, skal denne drives på et forretningsmæssigt grundlag, men skal samtidig holde et prisniveau, der svarer til niveauet i andre private og offentlige kantiner.

Hvis det er nødvendigt at yde et tilskud til kantinedriften for at opnå dette, kan udgiften hertil afholdes af institutionen.

Tilskuddet kan bl.a. gives til dækning af en del af de med kantinens drift forbundne lønudgifter.

Tilskuddet kan ikke gives til råvareindkøb.

Inventar, udstyr og øvrigt løsøre, der stilles evt.

vederlagsfrit til rådighed af institutionen, forbliver statens ejendom og vedligeholdes for institutionens regning.

Kantinevirksomheden bør søges etableret således, at staten bortset fra forpligtelser i medfør af kantinetilskud mv. ikke pådrager sig noget økonomisk ansvar for kantinens driftsmæssige resultat eller noget erstatningsansvar for skader i forbindelse med kantinedriften.

Dette hensyn skal normalt søges tilgodeset ved med mellemrum at udbyde kantinedriften med henblik på bortforpagtning til en selvstændig entreprenør eller en forening oprettet af personalet.

Hensynet kan også tilgodeses ved etablering af en cateringbaseret kantine.

Ved etablering af en cateringbaseret kantine skal der ligeledes holdes et prisniveau, der svarer til niveauet i andre private og offentlige kantiner.

Hvis det er nødvendigt at yde et tilskud til kantinedriften for at opnå dette, kan udgiften hertil afholdes af institutionen.

Tilskuddet bør fastsættes på et niveau, der ikke overstiger tilskuddet i sammenlignelige statslige kantiner.

Dette bør sikres ved ordningens opstart samt ved senere justeringer af tilskuddet.

Der henvises til det gældende regelsæt i vejledningen til virksomheder på Skatteforvaltningens hjemmeside, hvor information om kantineordninger kan findes under punktet personalegoder.

Såfremt kantinen ikke drives som en del af den pågældende institution, men eksempelvis er overladt til en selvstændig entreprenør, bør vilkårene for kantinedriften være skriftligt fastlagt.

Såfremt kantinen enten er et nødvendigt led i udøvelsen af virksomheden på det pågældende tjenestested eller må anses for naturligt forbundet med virksomhedens karakter, kan kantinen etableres eller opretholdes som en del af den pågældende institution.

Etablering af en sådan kantine kan kun ske, såfremt det kan godtgøres, at dette alle forhold taget i betragtning er mere økonomisk fordelagtigt end etablering af en kantine, der drives af en selvstændig entreprenør eller personaleforening.

Kantiner, der væsentligst har til formål at betjene institutionens kunder, besøgende og lignende – hertil ikke henregnet uddannelsessøgende eller institutionsanbragte – bør tilstræbe, at den del af kantinens virksomhed, der hidrører fra udefrakommende kantinegæster, økonomisk hviler i sig selv, således at samtlige kantineudgifter dækkes af priserne.

I institutioner af internatkarakter kan der være fastsat priser for bespisning af klienter samt evt.

personale, såfremt deltagelse i spisning har tjenstlig karakter, som er lavere end niveauet i andre private og offentlige kantiner.

Der skal ved førstkommende lejlighed stilles krav til statslige tjenestesteder - eksklusiv de statsfinansierede selvejende institutioner - om, at maden skal indeholde mindst 60 pct. økologi, svarende til sølvniveau for Det Økologiske Spisemærke.

Der skal endvidere være krav til leverandøren om at minimere madspild fra kantinedrift samt en som minimum årlig måling og afrapportering af madspild.

Derudover skal det være muligt lokalt at efterspørge sundere og mere klimavenlige måltider.

Kantineleverandører skal derfor være i stand til at levere f.eks. en eller flere ugentlige kødfridage, okse- eller lammekød højst én dag om ugen eller retter med bælgfrugter, grøntsager og fuldkorn dagligt, såfremt det efterspørges lokalt. ”

§ 7.

Budgetvejledning 2021, punkt 2.4.16 Ministerbiler og andre tjenestebiler, affattes således

” 2.4.16 Ministerbiler og andre tjenestebiler

Statens tjenestebiler må kun anvendes til tjenesterelaterede formål.

For så vidt angår ministrenes anvendelse af ministerbiler henvises til Statsministeriets Vejledning om ministerens udgifter.

De nærmere regler om anskaffelse af ministerbiler er fastsat i Finansministeriets retningslinjer for statens ministerbiler.

Ministerbiler er tjenestebiler med chauffør.

Den enkelte minister kan inden for sit område fastsætte nærmere regler om anskaffelse af og brugen af tjenestebiler i øvrigt.

Staten er selvforsikrende og der tegnes ikke kasko- eller ansvarsforsikring for tjenestebiler ved benyttelse i Danmark.

Dog tegnes ansvars- og kaskoforsikring for ministerbiler.

Ved kørsel i udlandet kan der tegnes ansvarsforsikring og øvrige forsikringer, som er påkrævet i det pågældende land. ”

§ 8.

Budgetvejledning 2021, punkt 2.11.5.5 It-projekter, affattes således

” 2.11.5.5 It-projekter

En statsfinansieret selvejende institution kan iværksætte it-projekter, hvis den samlede budgetterede udgift til anskaffelse og udvikling, inkl.

internt ressourceforbrug, udgør under 70 mio. kr. Ovenstående dækker over aktiviteter, der må anses for at være it-projekter, uanset, at de ikke benævnes som sådanne, jf. punkt 2.2.18.1 It-projekter.

Iværksættelse af it-projekter, hvor de samlede budgetterede udgifter udgør 70 mio. kr. eller derover, forudsætter anvendelse af statens it-projektmodel, herunder risikovurdering i Statens It-råd, jf. punkt 2.2.18.1.1 og Cirkulære om Statens It-råd, og forelæggelse for Finansudvalget, jf. punkt 2.2.18.1.2.

It-projekter, hvis samlede budgetterede udgifter initialt vurderes at udgøre mindre end 70 mio. kr., men som senere udvikler sig til at udgøre 70 mio. kr. eller mere, skal risikovurderes i Statens It-råd og forelægges Finansudvalget snarest muligt og senest 3 måneder efter, at institutionen er blevet bekendt med fordyrelsen, og inden det føres videre. ”

§ 9.

Cirkulæret træder i kraft den 1. oktober 2025.

-

Myndighedens årlige it-omkostninger er 70 mio. kr. eller derover.

-

Myndigheden har et eller flere samfundskritiske it-systemer i sin it-systemportefølje.

-

Myndigheden har et eller flere it-projekter eller it-anskaffelser, som er tiltrådt af Folketingets Finansudvalg

-

Aftaler om leasing af aktiver som er omfattet af de fællesstatslige, centralt koordinerede aftaler indgået af Økonomistyrelsen eller andre, jf. § 2 i cirkulære om indkøb i staten (indkøbscirkulæret), må ikke indgås.

Eksisterende aftaler skal udfases på økonomisk forsvarlig vis, så snart det er muligt.

-

Aftaler om finansiel leasing, som reelt erstatter køb eller anlæg, kan som udgangspunkt ikke indgås.