Vejledning til bekendtgørelse om indberetning til og offentliggørelse af årsrapporter m.v. i Erhvervsstyrelsen for virksomheder omfattet af regnskabsregler fastsat ved eller i henhold til lovgivningen for finansielle virksomheder m.v.

Vejledning til bekendtgørelse om indberetning til og offentliggørelse af årsrapporter m.v. i Erhvervsstyrelsen for virksomheder omfattet af regnskabsregler fastsat ved eller i henhold til lovgivningen for finansielle virksomheder m.v.

1.

Indledning

Denne vejledning vedrører bekendtgørelse om indberetning til og offentliggørelse af årsrapporter m.v. i Erhvervsstyrelsen for virksomheder omfattet af regnskabsregler fastsat ved eller i henhold til lovgivningen for finansielle virksomheder m.v. Denne bekendtgørelse benævnes i det følgende ”bekendtgørelsen”.

Når der i denne vejledning er anført formuleringen, ”skal”, indebærer det, at virksomheden skal gøre som beskrevet, fordi det følger af national regulering eller af EU-regulering.

Når der er anført ”bør” eller tilsvarende, indebærer det, at virksomhederne kan vælge andre former for tiltag eller vurdere, at der ikke er behov for tiltag.

Vejledningen er således ikke udtømmende.

Det betyder, at en virksomhed kan handle indenfor lovgivningen, selvom det er udenfor rammerne af vejledningen.

I disse tilfælde kan Finanstilsynet bede virksomhederne om at forklare, hvordan de holder sig inden for grænserne i lovgivningen.

2.

Anvendelsesområde (§ 1)

I bekendtgørelsen er følgende virksomheder omfattet af § 1.

3.

Hvilke regnskabsdokumenter er omfattet af bekendtgørelsen?

(§ 2)

Den endelige årsrapport er omfattet af bekendtgørelsen og halvårsrapporter, hvor virksomheden har pligt til at udarbejde halvårsrapporter, er omfattet af bekendtgørelsen.

Hvis virksomheden frivilligt ønsker at indberette en frivilligt udarbejdet delårsrapport, bliver disse dokumenter ligeledes omfattet af bekendtgørelsen.

For danske UCITS gælder, at der for hver indberetning kun skal indsendes én årsrapport, der udgør foreningens samlede informationer og indeholder regnskaber for alle afdelinger i foreningen, jf. § 82 i lov om investeringsforeninger m.v.

Den reviderede og godkendte årsrapport (§ 2, stk. 1, nr. 1)

Årsrapporten er den endelige udgave af årsrapporten, som er godkendt af virksomhedens øverste myndighed.

Ved øverste myndighed forstås enten virksomhedens generalforsamling eller dens repræsentantskab afhængigt af de regler, der gælder for den pågældende virksomhed.

Årsrapporten er først omfattet af bekendtgørelsen, når den er godkendt af virksomhedens øverste myndighed.

Inden generalforsamlingen eller repræsentantskabsmødet kan bestyrelsen gøre årsrapporten offentligt tilgængelig med henblik på, at virksomhedsejerne kan gøre sig bekendt med den, inden den skal godkendes.

Hvis dette er tilfældet, er denne offentliggjorte årsrapport ikke omfattet af bekendtgørelsen.

Bæredygtighedsrapportering som del af årsrapporten (§ 3, stk. 3.)

Det er ikke alle virksomheder, som er omfattet af bekendtgørelsen, der har pligt til at udarbejde og offentliggøre bæredygtighedsrapportering.

Det er fastlagt i regnskabsreglerne for de enkelte virksomhedstyper, om de er omfattet af en pligt til at udarbejde bæredygtighedsrapportering.

Alle virksomheder kan dog vælge at afgive bæredygtighedsrapportering.

Dem, der afgiver bæredygtighedsrapportering, skal følge kravene for indrapportering i bekendtgørelsen og anden relevant lovgivning.

Halvårsrapporter (§ 2, stk. 1, nr. 2)

Det er ikke alle virksomheder, som er omfattet af bekendtgørelsen, der har pligt til at udarbejde og offentliggøre halvårsrapporter.

Det er fastlagt i regnskabsreglerne for de enkelte virksomhedstyper, om de er omfattet af en pligt til at udarbejde halvårsrapporter.

Pligten til at udarbejde halvårsrapporter for finansielle virksomheder afhænger af virksomhedstypen.

Kreditinstitutter og danske UCITS har for eksempel i alle tilfælde pligt til at udarbejde halvårsrapporter, mens ikke-børsnoterede forsikringsvirksomheder ikke har pligt til at udarbejde halvårsrapporter.

Virksomheder, som frivilligt udarbejder og offentliggør halvårsrapporter, kan vælge at indberette rapporterne til Erhvervsstyrelsen med henblik på offentliggørelse, jf. pkt. 5.3 nedenfor.

Hvis virksomhederne vælger dette, skal de følge reglerne, som er fastsat i bekendtgørelsen.

Kvartalsrapporter (§ 2, stk. 1, nr. 3)

Ingen virksomheder omfattet af bekendtgørelsen har efter regnskabsreglerne for de pågældende virksomhedstyper pligt til at udarbejde kvartalsrapporter.

Når en virksomhed frivilligt vælger at udarbejde og offentliggøre en kvartalsrapport, og ønsker at indberette rapporten til Erhvervsstyrelsen med henblik på offentliggørelse, jf. pkt. 5.3 nedenfor, skal kvartalsrapporten indberettes efter reglerne i bekendtgørelsen.

Indberetteren af regnskabsdokumenter (§ 2, stk. 3)

Indberetteren, jf. § 2, stk. 3, i bekendtgørelsen kan være bestyrelsen, eller en fysisk person eller juridisk person (virksomhed), for eksempel et revisions- eller et advokatfirma.

Bestyrelsen kan lade en medarbejder i virksomheden foretage indberetningen på bestyrelsens vegne.

Det fremgår af bestemmelser i de love, som de omfattede virksomheder er underlagt, hvis der er specifikke krav til indberetteren.

Indberetning af regnskabsdokumenter kan i praksis foretages af en ansat i virksomheden, der udfører indberetningen på vegne af ledelsen.

4.

Hvornår skal indberetningen foretages?

Fristerne for indberetning af regnskabsdokumenter er ikke fastsat i bekendtgørelsen, men fremgår af bestemmelser i de love, som de omfattede virksomheder er underlagt.

Fristerne for indberetning af regnskabsdokumenter er følgende

Finansielle virksomheder (pengeinstitutter, realkreditinstitutter og investeringsforvaltningsselskaber), finansielle holdingsselskaber, fondsmæglerselskaber, forsikringsselskaber, forsikringsholdingvirksomheder, et skibsfinansieringsinstitut (Danmarks Skibskredit A/S) og Kreditforeningen af kommuner og regioner i Danmark (KommuneKredit)

Danske UCITS

Forvaltere af alternative investeringsfonde og firmapensionskasser

Hvis det fremgår af bestemmelser i de love, som de omfattede virksomheder er underlagt, at årsrapporten ”uden ugrundet ophold” skal indsendes til Erhvervsstyrelsen eller Finanstilsynet, forstås dette i praksis som værende inden for et par hverdage efter, at årsrapporten er godkendt på generalforsamlingen, som udgangspunkt.

Det vil sige, hvis godkendelsen af årsrapporten f.eks. finder sted på en generalforsamling, som afholdes 3 måneder efter regnskabsperiodens afslutning, vil indberetning af årsrapporten som udgangspunkt ikke kunne udsættes til 3½ måned efter regnskabsperiodens afslutning, selvom dette er inden for fristen på 4 måneder.

5.

Gennemførelse af indberetning af regnskabsdokumenter (§ 3)

5.1 – Formateringskrav

Regnskabsdokumenter, jf. § 3, stk. 1, kan udarbejdes i et valgfrit format, men skal omformateres til PDF inden indberetning til Erhvervsstyrelsen.

Regnskabsdokumentet skal være søgbart, dvs. at der skal kunne søges på ord, sætninger og tal i dokumentet, og det skal være muligt at kopiere disse digitalt.

PDF-filen udgør virksomhedens indberetning til offentliggørelse.

IFRS-koncernregnskaber, som er aflagt af virksomheder, som har værdipapirer optaget til handel på et reguleret marked i EU/EØS, og årsrapporter, som indeholder en bæredygtighedsrapportering og/eller indeholder en rapportering efter artikel 8, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2020/852, jf. § 3, stk. 2-7, skal indberettes i xHTML-format med opmærkning i Inline XBRL.

Til opmærkningen skal de relevante taksonomier anvendes.

Den endelige årsrapport skal uploades til Regnskab Special som én Inline XBRL-fil.

Inline XBRL-filen udgør virksomhedens indberetning til offentliggørelse.

Links til alle taksonomier til opmærkning kan findes på Finanstilsynets hjemmeside.

Taksonomierne er på tidspunktet for udstedelsen af bekendtgørelsen og denne vejledning endnu ikke offentliggjort.

Virksomhederne er alene forpligtede til at opmærke årsrapporten, i det omfang der findes endelige, offentliggjorte taksonomier, som er relevante for virksomhederne.

5.2 – Indberetning af regnskabsdokumenter gennem Regnskab Special til Erhvervsstyrelsen

Indberetning af regnskabsdokumenter foretages ved anvendelse af den digitale indberetningsløsning Regnskab Special, jf. § 3, stk. 1, og § 3, stk. 6.

Det er nødvendigt at

Indberetning af godkendte regnskabsdokumenter, jf. § 3, stk. 1, sker ved følgende fremgangsmåde

Indberetning af godkendte regnskabsdokumenter, jf. § 3, stk. 6, sker ved følgende fremgangsmåde

Det anbefales at forsøge at holde størrelsen på filen under 100 megabyte.

Der kan ikke indberettes regnskabsdokumenter til Erhvervsstyrelsen på anden måde, end via den digitale indberetningsløsning Regnskab Special.

Det er således ikke muligt at indberette regnskabsdokumenter ved at sende dokumenterne i papirform eller via e-mail til Erhvervsstyrelsen.

5.3 Erhvervsstyrelsens modtagelse og offentliggørelse af regnskabsdokumenter

Regnskabsdokumenter, der indberettes efter bestemmelserne i bekendtgørelsen, offentliggøres straks i Det Centrale Virksomhedsregister (CVR).

Der foretages således ikke en kontrol af det indberettede dokument inden offentliggørelsen.

Virksomheden bør derfor sikre, at dokumentet overholder gældende regnskabsregler og ikke indeholder utilsigtet information, som ikke skal offentliggøres, for eksempel fortrolig information.

På Erhvervsstyrelsens dertil indrettede hjemmeside kan regnskabsbrugere ved en søgning på CVR-nummer eller virksomhedsnavn få adgang til indberettede regnskabsdokumenter.

5.4 Udsendelse af kvittering fra Erhvervsstyrelsen

Når et regnskabsdokument er indberettet, sendes en kvittering for modtagelse automatisk til indberetteren.

Der sendes ligeledes en meddelelse til virksomheden via Digital Post, når det pågældende regnskabsdokument er blevet offentliggjort.

Kvitteringen og meddelelsen til virksomheden er alene bekræftelser på, at Erhvervsstyrelsen har modtaget og offentliggjort dokumentet.

Det kan altså ikke anses som en godkendelse af indholdet af regnskabsdokumentet.

Kvitteringen og meddelelsen sendes med kopi til Finanstilsynet.

6.

Oplysningskrav til et indberettet regnskabsdokument (§ 4)

Først i den læsbare del af et indberettet regnskabsdokument skal følgende oplysninger tydeligt fremgå

7.

Navneoplysninger og underskriftskrav (§ 5)

Navnene på den, der har udarbejdet regnskabsdokumentet, de ledelsesmedlemmer, der har godkendt og bekræftet dokumentet, og eventuelt navn på revisoren, samt deres underskrifter skal anføres tydeligt på det dokument, der indberettes.

Navne og underskrifter på ledelsesmedlemmerne anføres i tilknytning til ledelsespåtegningen.

Revisorens navn og underskrift anføres i tilknytning til revisorerklæringen/reviewerklæringen.

Det følger af § 5, stk. 1-4, i bekendtgørelsen.

Dirigenten for generalforsamlingen eller repræsentantskabsmødet, som har godkendt årsrapporten, bekræfter ved sin underskrift på årsrapporten, at årsrapporten er godkendt af virksomhedens ansvarlige ledelsesorganer, og at den har været fremlagt på, og er godkendt af, generalforsamlingen eller repræsentantskabet i overensstemmelse med lovgivningens og vedtægternes krav herom.

Det er ikke et krav, at underskrifterne er gengivet i det indberettede regnskabsdokument jf. § 5, stk. 5, i bekendtgørelsen, men derudover skal dokumentet svare til det dokument, som er underskrevet ved håndskrift eller ved digital underskrift af ledelsesmedlemmerne og eventuelt af revisor.

Indberetteren har et selvstændigt ansvar over for Erhvervsstyrelsen for at sikre, at det er den godkendte og dermed endelige version, som indberettes til styrelsen, jf. § 5, stk. 6, i bekendtgørelsen.

Det gælder, uanset hvem der optræder som indberetter.

Fristen på 5 år, jf. § 5, stk. 6-7, følger af, at forældelsesfristen for overtrædelse af reglerne i den relevante lovgivning, og i bekendtgørelser udstedt i medfør heraf, er 5 år.

8.

Ændring eller omgørelse af regnskabsdokumenter (§ 6)

En tilladelse til supplerende information, eller et påbud om supplerende information vil kun forekomme, hvis Finanstilsynet vurderer, at det er i regnskabsbrugernes interesse.

Virksomheden har altså ikke mulighed for selv at foretage en ny indberetning eller korrigere et indberettet regnskabsdokument, men skal søge Finanstilsynet om tilladelse.

Hvis virksomheden selv efter regnskabsindberetningen erfarer, at det indberettede regnskabsdokument indeholder så væsentlige fejl eller mangler, at det efter virksomhedens skøn opfylder kravene for at blive ændret eller omgjort, bør virksomheden derfor straks rette henvendelse til Finanstilsynet med henblik på at få tilladelse til at foretage den nødvendige ændring eller korrektion.

9.

Straffebestemmelse (§ 7)

Straffebestemmelsen fastsætter kun straf for fysiske eller juridiske personer, der indberetter regnskabsdokumenter, jf. § 3, stk. 1 eller 5, uden at være beføjet hertil, medmindre forholdet er omfattet af anden lovgivning.

Selve pligten til at indberette regnskabsdokumenter er strafbelagt efter andre bestemmelser i den relevante lovgivning, som fastlægger denne pligt.

10.

Bortfald af tidligere vejledning

Vejledningen erstatter Finanstilsynets vejledning nr. 10220 af 17. december 2019 til bekendtgørelse om indberetning til og offentliggørelse af årsrapporter m.v. i Erhvervsstyrelsen for virksomheder omfattet af regnskabsregler fastsat ved eller i henhold til lovgivningen for finansielle virksomheder, som bortfalder.

-

Pengeinstitutter

-

Realkreditinstitutter

-

Investeringsforvaltningsselskaber

-

Finansielle holdingvirksomheder

-

Forsikringsselskaber

-

Forsikringsholdingvirksomheder

-

Fondsmæglerselskaber

-

Fondsmæglerholdingvirksomheder

-

Forvaltere af alternative investeringsfonde med registreret hjemsted i Danmark, der ikke er selvforvaltende, og som har tilladelse til at forvalte alternative investeringsfonde

-

Investeringsforeninger (UCITS)

-

Selskaber for investering med kapital, der er variabel (SIKAV’er) (UCITS)

-

Firmapensionskasser

-

Et skibsfinansieringsinstitut omfattet af lov om et skibsfinansieringsinstitut (Danmarks Skibskredit A/S)

-

Kreditforeningen af kommuner og regioner i Danmark, jf. lov om Kreditforeningen af kommuner og regioner i Danmark (KommuneKredit)

-

Frist for indberetning af årsrapport: Senest 4 måneder efter regnskabsårets afslutning.

-

Frist for indberetning af halvårsrapport: Senest 3 måneder efter halvårsperiodens afslutning.

-

Frist for indberetning af årsrapport: Senest 4 måneder efter regnskabsårets afslutning.

-

Frist for indberetning af halvårsrapport: Senest 2 måneder efter halvårsperiodens afslutning.

-

Frist for indberetning af årsrapport: Senest 4 måneder efter regnskabsårets afslutning

-

Ingen frist for indberetning af halvårsrapport.

-

virksomheden har MitID eller MitID Erhverv, og

-

virksomheden har, eller har adgang til, alle de oplysninger, som skal bruges til årsrapporten.

-

Lav årsrapporten og omformater den til en PDF-fil.

-

Medbring PDF-filen, eller en udskrift heraf, på generalforsamlingen til underskrivelse.

-

Gem den underskrevne rapport.

-

Gå ind på Regnskab Special på Virk Indberet.

-

Log ind, klik på 'Start' og følg anvisningerne på skærmen.

-

Indsend PDF-filen.

-

Klik på 'Indberet godkendt årsrapport' og gem den modtagne kvittering.

-

Indhent de for virksomheden nødvendige taksonomier, jf. § 3, stk. 2-5, i bekendtgørelsen.

-

Lav på baggrund af regnskabsoplysninger og taksonomier årsrapporten i en Inline XBRL-fil.

Dette kombinerer et læsbart regnskabsdokument (xHTML) med et maskinlæsbart regnskabsdokument (XBRL).

-

Medbring den læsbare del af rapporten, eller en udskrift heraf, på generalforsamlingen til underskrivelse.

-

Gem den underskrevne rapport.

-

Gå ind på Regnskab Special på Virk Indberet.

-

Log ind og klik på 'Start'.

-

Indsend Inline XBRL-filen.

-

Klik på 'Indberet godkendt årsrapport' og gem den modtagne kvittering.

1)

Dokumentets betegnelse , altså om der er tale om en årsrapport, en halvårsrapport eller kvartalsrapport

2)

Virksomhedens fulde navn, CVR-nummer og hjemstedsadresse.

Det er virksomhedens oplysninger på indberetningstidspunktet, der anføres.

3)

Regnskabsperioden .

For eksempel er regnskabsperioden for en årsrapport som udgangspunkt 1. januar – 31. december.

4)

Datoen for godkendelse.

For eksempel er godkendelsesdatoen for årsrapporten den dato, hvor årsrapporten er godkendt af generalforsamlingen eller af repræsentantskabet.

5)

Navnet på dirigenten for den generalforsamling eller det repræsentantskabsmøde, hvor årsrapporten er godkendt, ved indberetning af en årsrapport.