Cirkulære om indberetning om valg til menighedsråd, konstituering og kassation af valgmateriale m.v. (Til biskopperne, stiftsadministrationerne, valgbestyrelserne og menighedsrådene)

Cirkulære om indberetning om valg til menighedsråd, konstituering og kassation af valgmateriale m.v.

(Til biskopperne, stiftsadministrationerne, valgbestyrelserne og menighedsrådene)

§ 1.

I Valgsystemet registreres personnummer, navn og adresse på de opstillede kandidater og stedfortrædere.

Stk. 2.

Valgets resultat registreres i form af antal stemmeberettigede, antal gyldige stemmer i alt, antal ugyldige stemmer (bortset fra blanke stemmer) og antal blanke stemmer ved henholdsvis valg af medlemmer og valg af stedfortrædere.

Det registreres endvidere, hvor mange stemmer der blev

afgivet på den enkelte kandidat, hvilke kandidater der blev erklæret for valgt samt det medlemsnummer der tilfaldt enhver af de valgte.

Stk. 3.

Tilsvarende registrering som nævnt i stk. 1 og 2 foretages ved valg af stedfortrædere.

§ 2.

Valgbestyrelsen indtaster de i § 1 nævnte oplysninger i Valgsystemet.

Blanketten med resultatet af valgforsamlingen udskrives herefter fra Valgsystemet og underskrives af valgbestyrelsen og dirigenten som afslutning på valgforsamlingen og indsættes i menighedsrådets beslutningsprotokol.

Stk. 2.

Valgbestyrelsen kan i stedet for den i stk. 1 nævnte fremgangsmåde udfylde blanketten med resultatet af valgforsamlingen manuelt.

Inden valgforsamlingen udskrives blanketten fra

Valgsystemet.

Som afslutning på valgforsamlingen udfylder valgbestyrelsen blanketten, der herefter underskrives af valgbestyrelsen og dirigenten og indsættes i menighedsrådets beslutningsprotokol.

Efter valgforsamlingen og senest tirsdagen i ugen efter valgforsamlingen , indtaster valgbestyrelsen blanketten i Valgsystemet.

Hvis valgforsamlingen er afholdt en anden dag, jf. § 13, stk. 2, i cirkulære om orienteringsmøde og valgforsamling, skal indtastningen være afsluttet senest ugedagen efter valgforsamlingens afholdelse.

Cirkulæret indeholder bestemmelser i forbindelse med valg til menighedsråd.

Cirkulæret skal ses i sammenhæng med cirkulære om valgret og valgbarhed, cirkulære om orienteringsmøde og valgforsamling og cirkulære om afstemningsvalg ved valg til menighedsråd.

I medfør af § 6 d, § 22, stk. 3, og § 24 i lov om valg til menighedsråd, jf. lovbekendtgørelse nr. 12 af 8. januar 2020 med senere ændringer, og § 12, stk. 3, i lov om menighedsråd, jf. lovbekendtgørelse nr. 1299 af 18. november 2023, fastsættes

Kapitel 1

Indberetning om valget

Valgforsamling

Ekstraordinær valgforsamling

Afstemningsvalg

Kapitel 2

Konstituering

Kapitel 3

Offentliggørelse af menighedsrådets sammensætning og konstituering

Ændring i sammensætning eller konstituering i løbet af funktionsperioden

Kapitel 4

Opbevaring og kassation af valgmaterialet efter valg

Kapitel 5

Udgifter ved valget

Kapitel 6

Ikrafttrædelse m.m.

§ 3.

Indtastningen foretages af valgbestyrelsens formand eller af en person, der er bemyndiget hertil af valgbestyrelsen.

§ 4.

Ved valgbestyrelsens godkendelse af beslutningsprotokollen i Valgsystemet sendes der automatisk en udskrift af beslutningsprotokollen til stiftsadministrationen.

Fristen herfor er senest 2 dage efter valgforsamlingen .

Hvis stiftsadministrationen varetager indtastningen i Valgsystemet på vegne af valgbestyrelsen, skal denne indtastning være afsluttet med samme frist som nævnt i § 2, stk. 2, 4. pkt. Indtastningen sker i givet fald på baggrund af udskriften af beslutningsprotokollen.

Stk. 2.

I flersognspastorater, hvor valgforsamlingen har været afholdt en anden dag end den tredje tirsdag i september i det pågældende valgår, jf. § 13, stk. 2, i cirkulære om orienteringsmøde og valgforsamling, er fristen for at godkende beslutningsprotokollen i Valgsystemet, og hermed automatisk sende en udskrift af beslutningsprotokollen til stiftsadministrationen senest to dage efter valgforsamlingen.

Hvis stiftsadministrationen varetager indtastningen i Valgsystemet på vegne af valgbestyrelsen, skal indtastningen være afsluttet senest en uge efter valgforsamlingens afholdelse, jf. § 2, stk. 2, 4. pkt.

§ 5.

I tilfælde af ekstraordinær valgforsamling, jf. § 31 i cirkulære om orienteringsmøde og valgforsamling, skal valgbestyrelsen som nævnt i §§ 1-4 indføre resultatet af den ekstraordinære valgforsamling i menighedsrådets beslutningsprotokol og foretage indtastning i Valgsystemet, jf. dog stk. 2.

Stk. 2.

Indtastningen skal ske snarest muligt og senest ugen efter den ekstraordinære valgforsamling.

§ 6.

I Valgsystemet registreres personnummer, navn og adresse på de opstillede kandidater og stedfortrædere.

Stk. 2.

Valgets resultat registreres i form af antal stemmeberettigede, antal gyldige stemmer i alt, antal ugyldige stemmer (bortset fra blanke stemmer), antal blanke stemmer, antal stemmer i alt samt antal lister indvalgte i det nye menighedsråd.

I opgørelsen af stemmer indgår både brevstemmer og stemmer afgivet på afstemningsdagen.

Det registreres endvidere, hvorledes stemmerne har fordelt sig mellem de forskellige kandidatlister, i hvilken nummerorden mandaterne tilfaldt kandidatlisterne, hvor mange personlige stemmer der blev afgivet på de enkelte kandidater, hvilke kandidater der blev erklæret for valgt samt det medlemsnummer, der tilfaldt enhver af de valgte.

Navnene på de kandidater, der ikke opnåede valg, indføres i Valgsystemet som stedfortræder for kandidaterne på listen.

§ 7.

Valgbestyrelsen indtaster de i § 6 nævnte oplysninger i Valgsystemet.

Blanketten med resultatet af afstemningsvalget udskrives herefter fra Valgsystemet og underskrives af valgbestyrelsen som afslutning på afstemningsvalget og indsættes i menighedsrådets beslutningsprotokol.

Stk. 2.

Valgbestyrelsen kan i stedet for den i stk. 1 nævnte fremgangsmåde udfylde blanketten med resultatet af afstemningsvalget manuelt.

Inden afstemningsvalget udskrives blanketten fra

Valgsystemet.

Som afslutning på afstemningsvalget udfylder valgbestyrelsen blanketten, der herefter underskrives af valgbestyrelsen og indsættes i menighedsrådets beslutningsprotokol.

Senest to dage efter afstemningsvalget indtaster valgbestyrelsen blanketten i Valgsystemet.

§ 8.

Indtastningen foretages af valgbestyrelsens formand eller af en person, der er bemyndiget hertil af valgbestyrelsen.

§ 9.

Valgbestyrelsen sender en udskrift af beslutningsprotokollen til stiftsadministrationen, således at udskriften er stiftsadministrationen i hænde senest kl.

10.00 to dage efter afstemningsvalget .

Hvis stiftsadministrationen varetager indtastningen i Valgsystemet på vegne af valgbestyrelsen, skal denne indtastning være afsluttet med samme frist som nævnt i § 7, stk. 2.

Indtastningen sker i givet fald på baggrund af udskriften af beslutningsprotokollen.

§ 10

På baggrund af valgbestyrelsens indtastede resultater, sendes der automatisk via Valgsystemet en udskrift over de valgte medlemmer af menighedsrådet til det først valgte medlem af det nyvalgte menighedsråd.

Udskriften skal være det først valgte medlem i hænde senest to dage efter afstemningsvalget .

§ 11.

Det først valgte medlem indkalder til det konstituerende møde i det nyvalgte menighedsråd og medbringer den i § 10 nævnte udskrift.

Det konstituerende møde skal afholdes, inden menighedsrådets funktionsperiode begynder, dvs. inden første søndag i advent.

§ 12.

På det konstituerende møde afgiver de nyvalgte medlemmer en erklæring på ære og samvittighed om at ville udføre det dem betroede hverv i troskab mod den danske evangelisklutherske folkekirke, så at den kan byde gode vilkår for den kristne menigheds liv og vækst.

Erklæringen skal kun afgives af medlemmer, der første gang indvælges i et menighedsråd.

§ 13.

På det konstituerende møde vælges menighedsrådets formand og næstformand og personer til enkeltmandsposter.

Valgene har virkning for 1 år ad gangen.

Stk. 2.

Valget af formanden ledes af det først valgte medlem.

Stk. 3.

Formanden vælges blandt menighedsrådets medlemmer af de valgte medlemmer ved hemmelig afstemning.

Så snart valget af formand har fundet sted, vælges 1 næstformand til at fungere i formandens forfald.

Valget ledes af den nyvalgte formand eller i dennes forfald af det medlem, der har ledet formandsvalget, og foregår i øvrigt efter samme regler som dette.

Stk. 4.

Umiddelbart efter valget af formand og næstformand finder valg til de øvrige enkeltmandsposter sted.

Stk. 5.

Menighedsrådet kan beslutte at tillægge formanden honorar.

Honorar kan dog kun tillægges formanden, såfremt denne er valgt medlem af menighedsrådet.

Formanden er forpligtet til at modtage honoraret.

Størrelsen af honoraret skal godkendes af provstiudvalget.

Stk. 6.

Herefter foretages valg af medlemmer til kirke- og kirkegårdsudvalg, i flersognspastorater uden fælles menighedsråd til præsteudvalget, jf. §§ 17-19 i lov om menighedsråd, og til valgbestyrelsen, jf. § 6 i lov om valg til menighedsråd.

Valgene har virkning for menighedsrådets funktionsperiode.

§ 14.

Oplysninger om menighedsrådets sammensætning offentliggøres på Sogneportalen www.sogn.dk ved funktionsperiodens start, dvs. første søndag i advent.

§ 15.

Den nyvalgte formand sørger for at give sognepræsten besked om menighedsrådets sammensætning og konstituering.

Ved den første faste gudstjeneste efter det konstituerende møde bekendtgør præsten fra prædikestolen, hvem der er valgt til medlemmer af menighedsrådet, og hvem der er valgt til menighedsrådets formand.

Stk. 2.

Inden funktionsperiodens begyndelse sørger den nyvalgte formand for, at det offentliggøres, hvem der er valgt til medlemmer af menighedsrådet, og hvem der er valgt til menighedsrådets formand.

§ 16.

Den nyvalgte formand sørger for, at oplysning om, hvem der er valgt til menighedsrådets formand, næstformand, kasserer, kirkeværge, kontaktperson, tegningsberettiget og formand for valgbestyrelsen, indtastes i Valgsystemet.

Indtastningen skal være afsluttet senest ved udgangen af december måned i det pågældende valgår .

Stk. 2.

Hvis stiftsadministrationen varetager indtastningen i Valgsystemet på vegne af menighedsrådet, skal den nyvalgte formand sørge for, at stiftsadministrationen senest den første tirsdag efter funktionsperiodens begyndelse , får oplysninger om, hvem der er valgt til menighedsrådets formand, næstformand, kasserer, kirkeværge, kontaktperson, tegningsberettiget og formand for valgbestyrelsen.

Indtastningen skal være afsluttet ved udgangen af december måned i det pågældende valgår .

§ 17.

Såfremt der i funktionsperioden sker ændring i menighedsrådets sammensætning eller i valgene til de i § 16 nævnte enkeltmandsposter, skal formanden for menighedsrådet sørge for at ajourføre oplysningerne i Valgsystemet.

§ 18.

Hvis stiftsadministrationen varetager indtastningen i Valgsystemet, skal formanden sørge for, at stiftsadministrationen bliver orienteret om ændring i menighedsrådets sammensætning og i valgene til enkeltmandsposterne.

Indberetningen skal altid indeholde oplysninger om de pågældende menighedsrådsmedlemmers personnumre.

Stk. 2.

Stiftsadministrationen sørger for den fornødne ajourføring i Valgsystemet på baggrund af menighedsrådets indberetning.

§ 19.

Valgbestyrelsen afleverer alt valgmateriale, herunder ugyldige, ombyttede og ikke udleverede stemmesedler til menighedsrådet senest ved udgangen af november måned i det pågældende valgår .

§ 20.

Stiftsadministrationen skal senest ved udgangen af november måned i det pågældende valgår markere i Valgsystemet, om der er modtaget klager over valget i det enkelte sogn.

Stk. 2.

I sogne, hvor der ikke er modtaget valgklager, skal menighedsrådet senest den 15. december i det pågældende valgår makulere valglister, valgkort, stemmesedler m.v., der foreligger på papir.

Folkekirkens It sørger senest tirsdag den 15. december i det pågældende valgår for, at valglisterne for de sogne, hvor der ikke er modtaget valgklager, slettes fra Valgsystemet.

Elektronisk valgmateriale, f.eks. PDF-filer, skal ligeledes slettes.

Stk. 3.

I sogne, hvor der er modtaget valgklager, må der ikke foretages makulering af papirmateriale eller sletning fra Valgsystemet, jf. stk. 2, før valgklagen er endelig afgjort.

§ 21.

Udgifter i anledning af valget, herunder til valglister og valgkort, papir, Digital Post og porto m.v., stemmelokaler, materiale til brug ved stemmeafgivning, tryksager og fornøden medhjælp til valgbestyrelsen, afholdes af kirkekassen.

Kirkekassens midler må ikke anvendes til valgagitation, men alene til de af valgbestyrelsen pålagte opgaver.

Derimod kan kirkekassens midler godt anvendes til generelle informationstiltag omkring menighedsrådsarbejde og menighedsrådsvalg.

§ 22.

Der tilkommer de på afstemningsdagen medvirkende diæter, der maksimalt kan fastsættes til 860 kr. Størrelsen af diæterne fastsættes af menighedsrådet.

§ 23.

Cirkulæret træder i kraft den 16. februar 2024.

Stk. 2.

Cirkulære nr. 9169 af 28. februar 2022 om indberetning om valg til menighedsråd, konstituering og kassation af valgmateriale m.v. ophæves.