Vejledning om folkekirkens lokale kassers budget, regnskab og revision m.v.

Vejledning om folkekirkens lokale kassers budget, regnskab og revision m.v.

1.

Indledning

Formålet med vejledningen er at give en samlet oversigt over de gældende regler for budget, regnskab og revision for folkekirkens lokale kasser, dvs. kirkekasser, provstiudvalgskasser og selvstændige juridiske enheders kasser samt evt.

underliggende biregnskaber.

Herudover indeholder vejledningen en beskrivelse af de disponeringsregler, der gælder for de lokale kasser f.eks. i spørgsmål om, hvornår en kasse må oppebære en indtægt og afholde en udgift.

Da regler og vejledninger ikke kan dække alt eller være udtømmende, er den vigtigste regel derfor, at kasserer, regnskabsfører m.fl. skal handle i overensstemmelse med god økonomiforvaltning og regnskabsskik.

Kirkeministeriet har ansvaret for cirkulære og vejledning om budget, regnskab og revision samt for regnskabsinstruks til menighedsråd, provstiudvalg og selvstændige juridiske enheder.

Herudover er folkekirkens lokale kasser underlagt anden lovgivning såsom skatte- og momslovgivning, konkurrence- og udbudsregler, gebyrregler m.v.

Denne vejledning understøtter tidsfrister, herunder ikrafttrædelsesbestemmelser, m.v. angivet i cirkulære om folkekirkens lokale kassers budget, regnskab og revision m.v., idet de konkrete retningslinjer for bogføringen fremgår af regnskabsinstruksen.

Kirkekasser, provstiudvalgskasser og selvstændige juridiske enheders kasser kaldes i denne vejledning for 'folkekirkens lokale kasser’.

De ansvarlige for folkekirkens lokale kasser er således menighedsråd, provstiudvalg og bestyrelser for selvstændige juridiske enheder.

2.

Folkekirkens IT-systemer

Lovgivning og vejledning bygger på, at de ansvarlige for folkekirkens lokale kasser anvender og vedligeholder data i de elektroniske systemer, hvor det er hensigtsmæssigt.

Kirkeministeriets Informations System (KIS) er folkekirkens grunddataregister.

Her registreres de valgte i rådene og udvalgene samt tillidsposter og ansatte.

KIS leverer grunddata til andre elektroniske systemer, og det er derfor vigtigt, at alle oplysninger er korrekte og ajourførte.

Det gælder f.eks. CVR- og P-nummerregistrering.

Folkekirkens Lønsystem (FLØS) er lønsystemet for folkekirkens ansatte.

Det er gratis for folkekirkes lokale kasser at anvende FLØS.

Lønnen udbetales via FLØS, og der stilles elektroniske bogføringsbilag til rådighed for økonomisystemet.

Folkekirkens kapitaladministrationssystem (KAS) og Gravstedsaftale indberetnings- og administrationssystem (GIAS) er folkekirkens system til administration af flerårige pleje- og vedligeholdelsesaftaler samt takstdatabase til kirkegårdsydelser.

Økonomiportalen er den elektroniske indberetningsportal til alle menighedsråd.

Budgetter og regnskaber afleveres i portalen.

Provstiudvalget har adgang til materialet i Økonomiportalen fra Provstiernes budgetstøttesystem.

Provstiernes budgetstøttesystem er et it-system, som understøtter provstiudvalgets beregning af den kirkelige ligning.

Herfra udmeldes den foreløbige og endelige driftsramme til folkekirkens lokale kasser i henholdsvis april og september måned (såfremt provstiudvalget ikke har fastsat en anden frist eller proces, jf. cirkulære om kirke- og provstiudvalgskassernes budget, regnskab og revision § 2).

Budget- og regnskabsskemaer, kontoplaner, momsregneark, regneark til beregning af kirkegårds- og krematorietakster og regnskabsinstruks kan findes på Folkekirkens Intranet (FIN).

Kirkeportalen er en del af FIN, som understøtter processen omkring regnskab, lønbilag m.v..

Kirkeportalen fungerer også som arkiv for folkekirkens lokale kasser.

Formanden bestemmer adgang og rettigheder i forhold til brugere.

Arkivet tilgås via Folkekirkens Intranet (FIN).

På sogn.dk og provsti.dk offentliggøres data, bl.a. budgetter og regnskaber, om henholdsvis menighedsråd og provstiudvalg.

3.

Kontoplaner

De lokale kirkelige kassers kontoplan er tre-dimensionel og består af en formåls- og en artskontoplan samt en opdeling på bevillingstyper.

Det er hermed muligt at få overblik over kassens økonomi ved at have forbruget fordelt på formål og specificeret på artskontoniveau.

De fire bevillingstyper (drift, anlæg, projektbevilling og reserve) giver derudover mulighed for at styre og aflægge biregnskaber for anlægs- og projektbevillinger.

Specifikationen på artskontoniveau er oplysende i forhold til den daglige økonomistyring af den lokale kasse.

Et eksempel på arter er ”løn” på artskonto 18xxxx.

3.1.

Formålskontoplanen

For at sikre gennemsigtighed og sammenligningsmuligheder mellem de lokale kasser er formålskontoplanen bindende.

Formålskontoplanen er opdelt på følgende hovedkonti/formål

Tabel 1.

Hovedkonti

Inden for hvert af disse formål fordeles udgifterne på 2-cifrede underformål.

I nogle økonomisystemer kan udgifterne yderligere fordeles på 4-cifrede formål, hvilket imidlertid ikke systemunderstøttes af Økonomiportalen og dermed i de officielle regnskaber og budgetter.

Lønudgiften er fordelt på formål i budget og regnskab.

Den samlede formålskontoplan med vejledende tekster fremgår af FIN.

3.2.

Artskontoplanen

På artsniveau bliver udgifter og indtægter registreret i overensstemmelse med nedenstående kontoplan, som er en tværgående beskrivelse af postens karakter.

Art 10-49 er regnskabets resultatopgørelse og art 58-99 er regnskabets finansielle status.

Artskontoplanen består af følgende hovedarter

Den samlede artskontoplan med vejledende tekster fremgår af FIN.

Her kan desuden findes supplerede materiale i forhold til bogføring af bl.a. anlæg, arv- og donationer m.v.

3.3.

Bevillingstype

Dimensionen til bevillingstype benyttes til at adskille regnskabet i forhold til den bevillingstype som finansierer udgiften.

Alle udgifter påføres bevillingstype så det sikres at der kan ske opsamling for hver bevillingstype i regnskabet, da midlerne kun efter provstiudvalgets godkendelse kan sammenblandes.

3.4.1.

Kontering og bogføring

Kravene til bogføring er beskrevet i regnskabsinstruksen for de lokale kasser samt i den lovpligtige bogføringsprocedure.

Hovedprincipperne for bogføringen er beskrevet i de følgende afsnit.

En ensartet og korrekt kontering og dermed bogføring er en forudsætning for, at regnskabet er retvisende og dermed kan bruges til at understøtte beslutninger om nye dispositioner og næste års budget.

I den udmeldte artskontoplan findes konkret vejledning til anvendelse af de enkle konti.

3.4.2.

Indtægter

Indtægter, der hidrører fra aktiviteter under en af hovedkontiene for driftsudgifter, opføres under det pågældende hovedformål og ikke under de generelle indtægter.

Det er herved muligt at opgøre nettoudgifterne for hvert enkelt udgiftsformål, da det er muligt at se såvel indtægter som udgifter, der er knyttet til formålet.

I artskontoplanen skal indtægter, med undtagelse af forsikringserstatninger, altid registreres på en indtægtskonto og må ikke optages negativt på en udgiftskonto.

Dette skyldes hensynet til, at regnskabet skal afspejle kirkekassens samlede dispositioner, og udgifterne inden for hvert enkelt hovedformål budgetteres brutto, dvs. samtlige udgifter og indtægter budgetteres pr. formål.

3.4.3.

Periodisering

En økonomisk disposition kan opdeles i tre led

– Indgåelse af forpligtelse (bestilling eller kontraktindgåelse)

– Udgiftens afholdelse (varen mv. leveres)

– Udbetaling (fakturaen betales)

En udgift eller en indtægt skal registreres i regnskabet, når et retligt krav på et veldefineret beløb kan gøres gældende (retserhvervelsesprincippet).

Det vil sige, at udgiften anses for afholdt, når en vare eller tjenesteydelse er leveret eller et anlægsarbejde er udført.

Dette gælder, uanset hvornår betalingen af udgiften finder sted.

3.4.4.

Fordeling af udgifter og indtægter på formåls- og artskonti

Nogle udgifter kan fordeles på flere formål.

Det gælder en række tjenesteydelser, hvor det ofte er muligt at fordele udgiften på formålene efter en fast fordelingsnøgle.

Alternativt kan det overvejes, om kontering skal ske på ét formål.

Løn er den største udgiftspost.

Det er derfor væsentligt at få den fordelt på relevante formål.

3.4.5.

Kollekt og menighedspleje

Bogføring af midler indsamlet ved kollekt ved menighedsrådets kirker skal bogføres, så der ikke kan ske sammenblanding med menighedsrådets øvrige midler.

Det gælder såvel midler indsamlet til eksterne formål som midler indsamlet til menighedspleje.

I det omfang menighedsrådet har samlet ind til en menighedspleje, som fungerer under menighedsrådet, skal der også her være tydelig adskillelse af midlerne.

Der henvises i øvrigt til de vejledende tekster i artskontoplanen.

Regnskab for menighedsplejens aktiviteter – uanset organisering internt eller eksternt - skal altid vedlægges regnskabet.

4.

Årshjul

En af de ansvarlige for folkekirkens lokale kassers opgaver er udarbejdelse af budgetter, godkendelse af regnskaber og opfølgning på forbrug.

Der arbejdes derfor hele tiden i tre spor, idet der arbejdes med budgetter for det kommende år, afslutning og godkendelse af det afsluttede regnskabsår og opfølgning på forbrug i indeværende år.

Menighedsrådet skal indkalde til et menighedsmøde efter aflæggelse af regnskabet for sidste år, men inden menighedsrådet afleverer forslag til budget til provstiudvalget.

På dette møde skal der være dialog med menigheden om det kommende års aktiviteter og budget.

Provstiudvalget skal drøfte det kommende års budget for provstiudvalgskassen med menighedsrådene.

Det skal ske på budgetsamrådet.

Provstiudvalget skal inden budgetsamrådets afholdelse udsende forslag til budget, så menighedsrådene har mulighed for at forberede sig til drøftelsen.

Bestyrelsen for selvstændige juridiske enheder skal sikre korrekt inddragelse af menighedsrådene som deltager i samarbejdet.

Inddragelsen vil afhænge af beskrivelsen i samarbejdsvedtægten, men bør altid inkludere at deltagende menighedsråd høres vedrørende budgettet.

4.1.

Budgettet

Til fastlæggelse af budgettet skal det af Kirkeministeriet fastsatte budgetskema anvendes.

Budgetskemaet består af en samlet oversigt og en række specifikationer.

Den samlede oversigt består af et driftsbudget samt evt.

projektbudget og anlægsbudget.

For provstierne er der yderligere et budget for reserven.

Disse svarer til de fire bevillingstyper, og er opdelt i et indtægts- og et udgiftsafsnit.

Det gælder for såvel, driftsbevilling som projektbevilling og anlægsbevilling, at budgettet omfatter indtægter, herunder ligning og formålsfordelte indtægter, og udgifter.

Budgettet er 1-årigt, så specifikationerne vedrører alene budgetåret.

Der kan indtastes overslagsår for anlægsprojekter.

Overslagsår er i så fald kun overslagsår, og er ikke forpligtende for menighedsråd, bestyrelser eller provstiudvalg.

Der skal være balance mellem indtægter og udgifter såvel for budgetåret som for de flerårige budgetoverslag.

Dog kan der budgetteres med forbrug af de frie midler og på anlægsbudgettet med forbrug af anlægsopsparing, der er øremærket til det pågældende anlægsprojekt.

Overførsel af frie midler mellem bevillingstyper kan ske med provstiudvalgets tilladelse.

Budgettering skal kun ske opdelt på bevillingstyper og på formålsniveau, idet finanskonteringen alene anvendes i forbindelse med bogføringen.

Der eksisterer imidlertid tilbud om mere detaljeret budgettering hos de enkelte systemleverandører, hvor det bl.a. er muligt at budgettere på detaljeret artskonto- og formålsniveau.

4.1.1.

Generelle indtægter

De generelle indtægter udgøres af det fastsatte ligningsbeløb til kassen.

4.1.2.

Udgifter og indtægter fordelt på formål

Udgifterne inden for hvert enkelt hovedformål budgetteres brutto, dvs. samtlige udgifter og indtægter budgetteres pr. formål samt fordeling på bevillingstype.

Summen af nettodriftsudgifterne (indtægter minus udgifter) må ikke overstige den fastsatte driftsramme med tillæg af forbrug af frie midler, som er overført fra tidligere år.

For projektbevilling og anlægsbevillinger gælder at der skal budgetteres i balance, idet der dog tages hensyn til påvirkning fra frie midler som overføres og opsparinger m.v. fra balancen.

Indtægtsdækket virksomhed skal altid budgetteres med lige store indtægter og udgifter.

Et overskud vil som de øvrige frie midler kunne forbruges det følgende år.

Hvis der ophobes et ikke forventet overskud over flere år, bør der ske genberegning af priserne, så det afspejler de langsigtede gennemsnitsomkostninger.

Der føres en konto for hver enkelt kirkes kapital, der forvaltes af stiftsrådet.

Kirkers kapitaler forrentes til fordel for vedkommende kirke efter fradrag af omkostningerne forbundet med kapitalforvaltningen.

4.1.3.

Finansielle poster

De finansielle indtægter består af renteindtægter af kassebeholdning, renter af kirkekapital bortset fra gravstedskapitaler og forpagtningsafgifter samt afkast af værdipapirer.

De finansielle udgifter er renter af stiftslån, realkreditlån og øvrige renteudgifter.

4.1.4.

Projektbevillinger (ikke anlæg)

Projektbevillinger gives til afgrænsede projekter, som ikke falder ind under anlægsdefinitionen jf. punkt 4.1.5 Anlægsbevillinger.

Projektet skal kunne afgrænses såvel økonomisk som i tid.

Der skal således kunne udarbejdes et budget for projektet, ligesom det skal afsluttes på et nærmere defineret tidspunkt.

Hvis der er tale om fortsatte aktiviteter, skal aktiviteten finansieres under driftsrammen.

Projektet skal økonomisk have en størrelse som står mål med kravet om særskilt biregnskab for projektet.

Afgrænsningen mellem, hvilke udgifter der kan henføres til projektbevillinger, og hvilke der vedrører driftsramme og anlægsbevilling, foretages af provstiudvalget/budgetudvalget, inden for ovennævnte definition.

Da projektbevillinger vedrører projekter af driftskarakter (i modsætning til anlæg), kan projekter altid gennemføres som projektbevilling.

Det er således op til provstiudvalget sammen med menighedsrådene at afgøre hvilket projekter som bør styres jf. reglerne for projektbevillinger.

Dette bør med jævne mellemrum drøftes på budgetsamrådet.

Udgifterne til driftsprojekter skal budgetteres inden for de givne projektbevillinger og specificeres i et projektskema som bilag til budgetskemaet.

Et driftsprojekt kan først igangsættes, når der foreligger et af provstiudvalget/budgetudvalget godkendt projektskema og projektbeskrivelse.

Hvis forudsætningerne for en godkendelse af et driftsprojekt ændrer sig væsentligt, så skal menighedsrådet/bestyrelsen forelægge ændringen for provstiudvalget til godkendelse.

Det gælder særligt, hvis projektet f.eks. efter indhentning af tilbud viser sig at overskride den godkendte projektbevilling, medmindre overskridelsen kan finansieres indenfor budgettet eller af de frie midler.

Der kan ikke foretages opsparing til projekter finansieret af projektbevilling.,

4.1.5 Anlægsbevillinger

Materielle anlægsaktiver er bygninger, kirkegårdsanlæg, sognegårde og andre bygninger, som kirken ejer samt faste installationer f.eks. orgler.

Udgiften til et istandsættelses- og ombygningsarbejde regnes kun som et anlægsarbejde, hvis arbejdet indebærer væsentlige ændringer i/fornyelse af bestående bygninger eller anlæg.

Udgifter til nybyggeri og ejendomskøb regnes altid som anlægsudgifter.

Afgrænsningen mellem, hvilke udgifter der kan henføres til driftsrammen og projektbevillinger, og hvilke der vedrører anlæg, foretages af provstiudvalget/budgetudvalget, inden for ovennævnte definition.

Større anskaffelser/vedligeholdelsesprojekter, som ikke falder ind under anlægsdefinitionen kan styres som projektbevilling eller under driftsrammen.

Provstirevisionen kontrollerer i forbindelse med forvaltningsrevisionen, at anlægsdefinitionen overholdes.

Udgifterne til anlægsinvesteringer skal budgetteres inden for de givne anlægsbevillinger og specificeres i et anlægsskema i bilag til budgetskemaet.

En bevilling til et anlægsprojekt omfatter dels en totaludgift for det samlede anlægsprojekt, dels et ligningsbeløb i de enkelte år.

Totaludgiften kan dækkes af ligningsmidler, låntagning, forbrug af øremærket anlægsopsparing og eventuelle indtægter fra salg af anlægsaktiver og udbetaling af midler fra kirkens kapitaler blandt stiftsmidlerne.

Et anlægsprojekt kan først igangsættes, når der foreligger et af provstiudvalget/budgetudvalget godkendt anlægsskema og projektbeskrivelse.

Hvis forudsætningerne for en godkendelse af et anlægsprojekt ændrer sig væsentligt, så skal menighedsrådet/bestyrelsen forelægge ændringen for provstiudvalget til godkendelse.

Det gælder særligt, hvis projektet f.eks. efter indhentning af tilbud eller udbud viser sig at overskride den godkendte anlægsbevilling, medmindre overskridelsen kan finansieres af de frie midler.

Såfremt en del af totaludgiften dækkes af lån, kan der gives ligningsmidler til dækning af ydelserne på lånet.

Ydelserne kan også helt eller delvist dækkes ved, at et positivt resultat på driften overføres til anlæg, jf. punkt 4.1.5.1. om opsparing.

Hvis det viser sig, at en investering ikke bliver til noget, hvilket kan være konsekvens af en ændret prioritering i provstiet, skal den del af opsparingen, som er kommet fra menighedens frie midler, føres tilbage til disse.

Den del, som provstiet/budgetudvalget har stillet til rådighed for investeringen, kan provstiudvalget/budgetudvalget i forbindelse med den kommende rammefastsættelse omdisponere til andre anlægsformål eller overføre til øvrig drift.

Hvis beløbet overføres til øvrig drift, bør det modsvares af en nedsættelse af den normale ramme til øvrig drift.

Endelig kan der, hvis der er enighed mellem henholdsvis menighedsråd eller bestyrelse for selvstændig juridiske enheds bestyrelse og provstiudvalget om aflysningen af anlægsprojektet (uanset om udbetalingerne er sket som anlægsbevilling til forbrug eller som opsparing), ske tilbageførsel af anlægsmidlerne til provstiets reserve, hvorfra der kan ske fornyet udmøntning til andre formål.

4.1.5.1.

Anlægsfinansiering og opsparing

Anlæg kan finansieres via ligningsmidler til anlæg, lånoptagelse, renteindtægter af anlægsopsparing, salg af anlæg, forbrug af opsparing til anlæg samt evt.

frie midler fra driften.

Der kan endvidere gives ligningsmidler til bunden opsparing til særlige fremtidige anlægsformål.

Bunden opsparing kan også helt eller delvist dækkes ved, at et positivt resultat på driften overføres hertil.

De konkrete opsparingsformål skal være godkendt af provstiudvalget/budgetudvalget.

En tilladelse til at spare op til et bestemt formål indebærer ikke en endelig tilladelse til igangsætning af anlægsprojektet.

Tilladelsen til igangsætning sker i forbindelse med provstiudvalgets godkendelse af anlægsprojektet, jf. ovenfor.

Nogle anlægsprojekter indebærer en opsparing over mange år, f.eks. til en ny kirke eller et nyt orgel.

Normalt kræver det en mindre omfattende projektbeskrivelse at få tilladelse til at spare op end til at igangsætte selve kirkebyggeriet.

Behovet for det pågældende anlæg bør også revurderes ud fra den aktuelle situation inden godkendelse af den endelige anlægsbevilling.

Kirkekassens opsparing til anlæg skal anbringes på en konto i et pengeinstitut.

Hvis der er flere anlægsopsparinger, kan de samles på én konto.

Hvis det besluttes på budgetsamrådet, kan der ske opsparing til menighedsrådenes anlægsprojekter i provstiudvalgskassen.

Pengene, som opspares, skal på tilsvarende vis, som hvis de var udbetalt til menighedsrådet, være afsat til konkrete projekter.

Pengene kan placeres på en eller flere konti, eller placeres i værdipapirer efter samme regler, som gælder for menighedsråd.

4.2.

Budgetlægningen

Budgetterne for folkekirkens lokale kasser fastlægges i et samvirke mellem menighedsråd henholdsvis bestyrelsen for en selvstændig juridiske enhed, evt.

budgetsamråd og provstiudvalg.

Budgetterne tjener flere forskellige formål.

4.2.1.

Budgettets formål

For det første giver budgettet hjemmel til og udgør styringsgrundlaget for menighedsrådets, provstiudvalgets og bestyrelsens økonomiske dispositioner i løbet af året, idet disse, som ansvarlige for den lokale kasse, har ret til at disponere inden for de økonomiske rammer, som rammebevillingen til driftsudgifter, projektbevillinger og anlægsbevillinger udstikker.

For det andet danner budgetbidragene grundlag for drøftelser af prioriteringer mellem sognene og eventuelle selvstændige juridiske enheder inden for provstiet.

Endelig giver drøftelserne på budgetsamrådet en lejlighed til at overveje mulighederne for samarbejde sognene imellem, samt eventuelt med provstiudvalget inden for forskellige områder.

Disse forskellige formål afspejler sig i kravene til budgetterne og i budgetproceduren.

Folkekirkens lokale kassers budgetter fastsættes efter en rammebudgetteringsmodel.

Det betyder for det første, at budgetlægningen tager udgangspunkt i fastlæggelsen af en samlet ramme for udgifterne inden for provstiet.

Denne samlede ramme bliver derefter opdelt i rammer for de enkelte lokale kasser.

For det andet betyder det, at menighedsrådene, bestyrelserne og provstiudvalget har stor frihed til at budgettere og disponere inden for den fastsatte ramme.

Rammebudgetteringsmodellen søger herved at forene hensynet til lokal frihed med en samlet økonomisk ansvarlighed.

4.2.2.

Frihed til at fastsætte lokal budgetproces

Provstiudvalget kan efter høring af menighedsrådene i provstiet beslutte at fastsætte en budgetproces som adskiller sig fra den standardprocedure, som er beskrevet i cirkulære om folkekirkens lokale kasser.

Hvis der fastsættes en lokal budgetproces, skal denne overholde følgende

Budgetprocessen skal være fastlagt senest den 1. marts.

Forud herfor skal menighedsrådene være sikret en tilstrækkelig høringsperiode til at behandle provstiudvalgets forslag.

Hvis der ikke fastsættes en lokal budgetproces, gælder de i cirkulære om folkekirkens lokale kassers budget, regnskab og revision m.v. fastsatte frister, jf. også denne vejlednings punkt.

4.2.3-4.2.6.

Hvis kompetencen til at fastsætte rammerne for menighedsråd, selvstændige juridiske enheder og præsteembedernes fast ejendomme, jf. § 7, stk. 1, i lov om folkekirkens økonomi er overført til budgetsamrådet, ligger kompetencen til at fastsætte en lokal budgetproces fortsat i provstiudvalget.

4.2.3.

Foreløbig driftsramme

Såfremt provstiudvalget følger standardprocessen, meddeles foreløbige driftsrammer for budgetåret for de lokale kasser i provstiet til menighedsrådene og bestyrelserne for eventuelle selvstændige juridiske enheder senest 15. april.

Provstiudvalget tager ved fastsættelsen af de foreløbige driftsrammer udgangspunkt i de overordnede målsætninger for udviklingen i udgifter og ligning.

Provstiudvalget kan ved fastsættelsen af de foreløbige driftsrammer tilbageholde en omprioriteringsreserve til senere fordeling i forbindelse med fastlæggelsen af de endelige driftsrammer, projektbevillinger og anlægsbevillinger.

Reserven vil for eksempel kunne etableres som følge af, at et anlægsarbejde er gennemført, eller et stiftsmiddellån er betalt ud eller ved en besparelse på driftsrammerne.

Der fastsættes foreløbige driftsrammer for budgetåret (B-året).

4.2.4.

Budgetbidrag

Såfremt standardbudgetprocessen følges, udarbejder menighedsråd og bestyrelser et budgetbidrag, som indberettes i Økonomiportalen og godkendes på møde senest 15. juni, medmindre provstiudvalget har fastsat en anden frist, som kan fastlægges tidligst to måneder efter provstiudvalgets rammeudmelding.

Budgetbidraget omfatter nedenstående.

1) Beskrivelse af målsætninger eller særlige indsatsområder og formål for rådets aktiviteter det kommende år.

Målsætningerne skal beskrives i det endelige budget.

2) Et foreløbigt driftsbudget.

Det foreløbige driftsbudget skal overholde de af provstiudvalget udmeldte foreløbige driftsrammer.

Budgettet skal for budgetåret specificeres på kontiene i formålskontoplanen.

3) En oversigt over løn- samt honorarudgifter og stillingskvote for de medarbejdere som budgettet omfatter.

Grupper af medarbejdere kan samles i ”klumper”- fx korsangere.

4) Eventuelle ønsker om merudgifter i budgetåret, som ikke er omfattet af det foreløbige driftsbudget.

Der skal som minimum anføres en kort begrundelse for merudgiftsønsket.

5) Eventuelle ønsker om bevilling til anlægsudgifter i budgetåret og/eller budgetoverslagsårene.

Ønsker om nye anlægsarbejder skal ledsages af en kort begrundelse samt forslag til finansiering.

6) Eventuelle ønsker til projektbevillinger i budgetåret.

Ønsker om nye projektbevillinger skal ledsages af en kort begrundelse.

I flersogns pastorater føres præstegårdens budget og regnskab i én af pastoratets kirkekasser via en dimension.

Menighedsrådene i pastoratet beslutter i fællesskab, i hvilken kirkekasse præstegårdens bevilling skal forvaltes.

Ved uenighed afgør provstiudvalget placeringen.

Dette indebærer, at der er to driftsrammebevillinger, en til præstegården og en til den øvrige kirkekasse.

Præstegårdsudvalget opretholdes med deltagelse fra alle pastoratets menighedsråd, og udvalget indstiller budgettet for drifts- og anlægsudgifter på præstegården.

Præstegårdsudgifterne er ikke omfattet af den pågældende kirkekasses driftsramme, men har sin egen selvstændige driftsramme.

Det vil sige, at det menighedsråd, der bestyrer den kirkekasse, hvor præstegården opføres, ikke kan overføre midler fra præstegården til andre dele af den pågældende kirkekasses budget, medmindre provstiudvalget efter indstilling fra præstegårdsudvalget tilslutter sig beslutningen.

Menighedsrådet, som administrerer kirkekassen, hvori midlerne fra præstegårdskassen administreres, varetager alle godkendelsesprocesser vedrørende budget og regnskab efter indstilling fra præstegårdsudvalget.

De øvrige menighedsråd skal ikke godkende budget og regnskab.

Ændringer i de økonomiske rammer for præstegårdsudvalgets arbejde, fx via ekstra betaling fra menighedsrådene i pastoratet, kræver menighedsrådenes og provstiudvalgenes samtykke.

Hvis der er oprettet et særskilt budget for en kirkegård, og kirkegårdens budget udarbejdes af kirkegårdslederen eller af kirkegårdsbestyrelsen, skal budgettet drøftes og godkendes af menighedsrådet.

Hvis der er oprettet særskilt budget for en kirkegård, som er et samarbejde mellem flere sogne, udarbejdes budgetbidraget og eventuelle ønsker om yderligere driftsudgifter og bevillinger til anlæg i henhold til kirkegårdskassens vedtægter.

Bevillingen udmeldes via kirkekassen af menighedsrådet, men provstiudvalget kan i fastsættelse af den foreløbige driftsramme til menighedsrådet tage højde for likvide midler og opsparing i kirkekasse og på kirkegården.

Samarbejder mellem menighedsråd, der er organiseret som selvstændige juridiske enheder kan enten modtage deres bevilling fra de samarbejdende menighedsråd eller få ligning direkte fra provstiudvalget.

Det afgøres af de samarbejdende menighedsråd og fremgår af vedtægterne for samarbejdet.

Budgetbidrag fra samarbejder som ikke organiseres som selvstændige juridiske enheder skal som minimum konsolideres ind i den regnskabsførende kirkekasse, på de til enhver tid gældende formål, samt kategorierne;

»udgifter til løn«, »udgifter til øvrig drift« samt »indtægter«.

Kirkegårdskassens budget indgår dermed i de deltagende kirkekassers budget med den pågældende kasses respektive andel, medmindre kirkegårdskassen er organiseret som selvstændig juridisk enhed med eget regnskab.

Samarbejdende menighedsråd bør dog altid inkludere referencer til de samarbejder de indgår i, i kirkekassens eget regnskab.

Budgetbidraget for kirkegårdskasser følger i øvrigt samme regler som kirkekasser.

Til budget for kirkekasser anvendes folkekirkens kontoplan, konteringsvejledning og nyeste budgetskema, som kan findes på FIN.

Provstiudvalget orienterer menighedsrådene om det bindende stiftsbidrag.

Provstiudvalget udarbejder årligt budget for provstiudvalgets indtægter og udgifter.

Det foreløbige budget skal være udarbejdet og indlæst i Økonomiportalen senest den 15. juni, medmindre der er fastsat en lokal budgetproces – jf. også punkt 4.2.6.

4.2.5.

Budget for kirkekasser og selvstændige juridiske enheder

Menighedsråd og bestyrelser for selvstændige juridiske enheder fastsætter budgettet for det kommende regnskabsår inden for den af provstiudvalget fastsatte rammebevilling til driftsudgifter, anlægsudgifter og projektbevillinger.

For så vidt angår driftsrammen, står menighedsråd og bestyrelse frit i sin budgettering af driftsudgifterne inden for den udmeldte ramme, forudsat at der er tale om formål, hvortil der kan afholdes udgifter af den lokale kasse.

Menighedsrådene kan, jf. lov om folkekirkens økonomi § 2, afholde udgifter af kirkekassen til følgende formål

1) Sognets kirkelige virksomhed.

2) Sognets begravelsesvæsen.

3) Indtægtsdækket virksomhed, som udøves i tilknytning til ovenstående aktiviteter.

4) Fremme af det kirkelige liv i provstiet.

5) Kirkelige formål af betydning for stiftet som helhed.

6) Den kirkelige betjening af folkekirkens medlemmer i udlandet.

7) Personregistrering.

Selvstændige juridiske enheder kan afholde udgifter til de formål som er beskrevet i vedtægterne for samarbejdet – idet rammerne i § 2 dog også skal overholdes.

Projektbevillinger og anlægsbevillinger er bindende bevillinger.

Menighedsrådet skal indkalde til et menighedsmøde efter aflæggelse af regnskabet for sidste år, men inden menighedsrådet afleverer forslag til budget til provstiudvalget.

På dette møde skal der være dialog med menigheden om det kommende års aktiviteter og budget.

Budgettet for de lokale kasser specificeres på den 2-cifrede formålskontoplan og indrapporteres til provstiudvalget i Økonomiportalen senest den 15. november, hvor også godkendelse på menighedsrådsmøde skal have fundet sted.

Efterfølgende ændringer af budgettet kan foretages på ethvert menighedsråds- eller bestyrelsesmøde efter samme regler som gælder andre beslutninger.

Kirkeministeriet offentliggør budgettet fra Økonomiportalen senest den 1. februar ved at budgettet, eksklusiv de faste bilag, men inklusiv de bilag, som menighedsråd eller bestyrelse frivilligt har vedlagt til orientering, overføres til sogn.dk.

Menighedsrådet skal i ordinære medlemmers fravær huske at indkalde suppleanter, jf. § 13, stk. 4, i lov om menighedsråd, til mødet hvor budgettet behandles.

Det er en forudsætning for vedtagelse af ændringer af budgettet i budgetårets løb, at det ændrede budget overholder den fastsatte driftsramme, anlægsbevillinger og projektbevillinger samt eventuelle af provstiudvalget tildelte reservemidler.

Provstiudvalget påser, at kassernes budget for det kommende år er i overensstemmelse med de af provstiudvalget fastsatte rammer og bevillinger.

Provstiudvalget foretager ligeledes legalitetskontrol af budgetterne, herunder at der er tale om formål, som der kan afholdes udgifter til af kirkekassen.

I overensstemmelse med principperne i mål- og rammestyring skal provstiudvalget imidlertid ikke godkende de detaljerede budgetter.

Udgifter vedrørende ikke-selvejende kirker afholdes som udgangspunkt af den, der ejer kirken, eller den, der ejer afløsningssummen for kirketienden, men menighedsrådet kan beslutte, at der af kirkekassen ydes tilskud til hel eller delvis dækning af udgifter til ikke-selvejende kirkers vedligeholdelse og drift samt tilskud til kirkegårdens drift.

Kirkekassen oppebærer indtægter, herunder renter, udbytte m.v., af kirkens kapitaler samt betaling for brug af kirke og kirkegård.

Renter, udbytte m.v. af præsteembedets kapitaler samt leje- og driftsindtægter for præsteembedets faste ejendomme indgår i kirkekassen.

4.2.6.

Budget for provstiudvalgskasser

Provstiudvalget skal i Økonomiportalen udarbejde foreløbigt budget for provstiudvalgskassen senest den 15. juni, hvor budgettet også skal være godkendt på et provstiudvalgsmøde, medmindre der er vedtaget en lokal budgetproces.

Provstiudvalget er forpligtet til at orientere menighedsrådene i provstiet om budgettet for provstiudvalgskassen på budgetsamrådet.

Det foreløbige budget udsendes til menighedsrådene inden budgetsamrådet.

Udgifter til samarbejde mellem menighedsråd i provstiet, jf. § 43 a, samt udgifter til samarbejder mellem menighedsråd og provstiudvalg, jf. § 42 b, og udgifter til opgaveløsning som sker på delegation fra menighedsrådene, jf. § 42 c, i lov om menighedsråd, kan afholdes af provstiudvalgskassen.

Udgifter til særlige revisionsarbejder kan afholdes af provstiudvalgskassen, jf. § 17 g, stk. 3, i lov om folkekirkens økonomi.

Provstiudvalget fastsætter ligningsbeløbet for provstiudvalgskassen senest 15. september.

Det endelige og af provstiudvalget godkendte budget indlæses i Økonomiportalen senest den 15. november.

Menighedsrådene orienteres herefter om provstiudvalgets endelige budget.

Hvis provstiet omfatter flere kommuner eller dele af flere kommuner, træffer provstiudvalget beslutning om ligningsbeløbets fordeling senest 1. september.

Kirkeministeriet offentliggør budgettet fra Økonomiportalen senest den 1. februar.

Det sker ved at budgettet, eksklusiv de faste bilag, men inklusiv de bilag, som provstiudvalget frivilligt har vedlagt til orientering, overføres til provsti.dk.

4.3.

Budgetsamråd

Der skal afholdes budgetsamråd med udgangspunkt i de fremsendte budgetbidrag.

Provstiudvalget indkalder en eller to repræsentanter for hvert menighedsråd i provstiet til budgetsamrådet.

Menighedsrådene har pligt til at lade sig repræsentere på budgetsamrådet.

Repræsentanter for bestyrelser for selvstændige juridiske enheder har mulighed for at deltage som observatører på budgetsamrådet.

Hvis provstiet består af to eller flere kommuner eller dele af flere kommuner, afholdes budgetsamrådet dog særskilt for sognene i den enkelte kommune.

Der kan afholdes flere budgetsamråd.

Budgetsamrådet er offentligt.

Bekendtgørelse om afholdelse af budgetsamrådet sker efter provstiudvalgets bestemmelse på en måde, der sikrer, at offentligheden bliver bekendt med afholdelsen.

I bekendtgørelsen angives, hvilke emner der skal behandles på budgetsamrådet.

Hvis provstiudvalget ønsker at fastsætte en reserve på mere end 5 % af den lokale ligning skal dette behandles på budgetsamrådet, jf. også punkt 4.4 vedrørende ligningsbeløb nedenfor.

Budgetsamrådet har ikke besluttende myndighed, medmindre der er truffet beslutning om at flytte kompetence fra provstiudvalget til budgetsamrådet, jf. punkt 4.5.

Budgetsamrådet kan tilslutte sig at samarbejde mellem menighedsråd, finansieres af provstiudvalgskassen.

På budgetsamrådet belyses de økonomiske forhold i provstiet, og målsætninger for udgifter og ligning set i et flerårigt perspektiv drøftes.

Der kan ved drøftelsen tages udgangspunkt i den ønskede udgiftsudvikling og i den ønskede udvikling i kirkeskatten set i lyset af blandt andet befolkningsudviklingen, folkekirkens medlemsandel og udviklingen i udskrivningsgrundlaget inden for ligningsområdet.

Med udgangspunkt i de fremsendte budgetbidrag drøfter budgetsamrådet endvidere menighedsrådenes ønsker om nye større udgiftskrævende opgaver inden for drift, anlæg og projektbevillinger.

På budgetsamrådet er provstiudvalget forpligtet til at orientere menighedsrådene i kommunen om budgettet for provstiudvalgskassen.

4.4.

Ligningsbeløb

Efter budgetsamrådet fastsætter provstiudvalget målsætninger for provstiets udgifter og ligning set i et flerårigt perspektiv.

På grundlag af disse målsætninger fastsætter provstiudvalget endelige driftsrammer, anlægsbevillinger og projektbevillinger for de lokale kasser i provstiet og meddeler disse til menighedsrådene og eventuelle selvstændige juridiske enheder senest 15. september.

Provstiudvalget fastsætter også endelige rammer for provstiudvalgskassen senest 15. september.

Heri indgår en prioritering af menighedsrådenes ønsker til yderligere driftsudgifter, nye anlægsprojekter og projektbevillinger under hensyn til den samlede udgiftsramme.

Ved fastsættelsen af driftsrammer, anlægsbevillinger og projektbevillinger bør provstiudvalget tage hensyn til de frie midler i de lokale kasser.

Desuden bør der tages stilling til omfanget af anlægsopsparing, også selv om midlerne er opsparet til andre formål.

Der bør tilsvarende tages stilling til omfanget af frie midler og opsparing, hvis der tildeles midler fra reserven i løbet af året.

Når provstiudvalget har fastsat de endelige driftsrammer, projektbevillinger og anlægsbevillinger for budgetåret, er rammerne for de lokale kassers budgettering i indeværende års budgetproces endelige.

Hvis der er udmeldt rammer for budgetoverslagsårene vedrørende anlægsbevilling, er disse ikke endelige, men alene vejledende for næste års budgetproces.

Provstiudvalget fastsætter herefter ligningsbeløbet til kommunens kirkekasser.

4.4.1.

Reserven

Provstiudvalget har ved ligningsbeløbets fastsættelse adgang til at afsætte midler til en reserve på op til 5 % af ligningsbeløbet.

Ved forbrug af reserven har provstiudvalget det følgende år mulighed for at fastsætte ligningen højere med henblik på reservens reetablering.

Provstiudvalget kan med menighedsrådenes tilslutning på budgetsamrådet afsætte en reserve på mere end 5 % af den lokale ligning.

Menighedsrådene godkender dette på budgetsamrådet.

På budgetsamrådet kan der træffes beslutning om, at dele af reserven skal afsættes til særlige formål.

Hvis en sådan beslutning er truffet, er denne bindende for provstiudvalget.

Hvis beslutningen herefter skal ændres, kræver det fornyet beslutning af budgetsamrådet.

Reserven kan anvendes til de samme formål som folkekirkens lokale kasser i øvrigt kan afholde udgifter til, herunder imødegåelse af uforudsete og uopsættelige udgifter i ligningsområdet i løbet af budgetåret.

Hvis reserven udmøntes til provstiudvalgskassen, skal der forinden provstiudvalgets beslutning herom, foretages en høring af menighedsrådene i provstiet.

Menighedsrådene bør have så god tid til at svare på høringen, at der kan afholdes et menighedsrådsmøde i høringsperioden.

Når budgetsamrådet træffer beslutning om reservens størrelse samt eventuelle rammer for særlige formål, vægtes det enkelte menighedsråds stemme i forhold til antal af valgte medlemmer i det enkelte råd, og beslutningen træffes ved almindelige flertal.

4.4.1.

Meddelelse om ligningsbeløbets størrelse til kommunalbestyrelsen

Provstiudvalget giver senest den 15. september, dog under hensyntagen til kommunens sagsbehandling, kommunalbestyrelsen meddelelse om ligningsbeløbets størrelse.

4.5.

Besluttende budgetsamråd

Budgetsamrådet har som udgangspunkt ikke besluttende myndighed.

Menighedsrådene kan imidlertid på det første budgetsamrådsmøde efter nyvalg til menighedsråd beslutte at flytte kompetence fra provstiudvalget til budgetsamrådet.

Beslutningen er bindende for menighedsrådenes funktionsperiode.

Hvis der efter nyvalg ikke træffes fornyet beslutning om ændret kompetencefordeling, er budgetsamrådet alene orienterende.

Budgetsamrådet kan overtage provstiudvalgets kompetence til at

1) Fastsætte målsætninger for udgifter og ligning set i et flerårigt perspektiv.

2) Fastsætte en samlet udgiftsramme og et samlet ligningsbeløb, herunder en eventuel reserve (medmindre ligningsbeløbet fastsættes af et budgetudvalg).

3) Fastsætte driftsrammer, projektbevillinger og anlægsbevillinger til de lokale kasser.

Provstiudvalgets og budgetsamrådets kompetencer fastlægges i en vedtægt.

Der kan træffes beslutning om, at budgetsamrådet alene overtager visse af ovennævnte tre kompetencer, idet budgetsamrådet kan overtage a) alene, a) og b) eller a), b) og c).

Såfremt budgetsamrådet har overtaget kompetencer fra provstiudvalget, er det provstiudvalgets opgave at udarbejde indstillinger til budgetsamrådets beslutning.

Budgetsamrådet kan beslutte, at personalenormeringen fastlægges af provstiudvalget.

I så fald kan budgetsamrådet fastlægge retningslinjer for personalenormeringen.

Beslutningen træffes på det første budgetsamrådsmøde efter nyvalg til menighedsråd og er bindende for menighedsrådenes funktionsperiode.

Når budgetsamrådet træffer beslutning om en ændret kompetencefordeling, vægtes det enkelte menighedsråds stemme i forhold til antal af valgte medlemmer i det enkelte råd, og beslutningen træffes ved kvalificeret flertal på 2/3.

Ved budgetsamrådets beslutninger vedrørende budgetlægning vægtes stemmerne på samme måde, og beslutning træffes ved almindeligt stemmeflertal.

Det er menighedsrådets flertal, der bestemmer mandatet til repræsentanterne på budgetsamrådet.

Der kan derfor ikke blive tale om, at et vist antal stemmer fra det enkelte menighedsråd repræsenterer rådets flertal og et vist antal rådets mindretal.

4.6.

Budgetudvalg

Der skal nedsættes budgetudvalg hvis

1) kommunen omfatter to eller flere provstier, der hver har 50 % eller mere af deres folkekirkemedlemmer inden for kommunen, eller

2) kommunen omfatter to eller flere provstier, hvoraf mindst ét har mere end 20 %, men mindre end 50 % af deres folkekirkemedlemmer inden for kommunen.

Det er i så fald budgetudvalget, der fastsætter det samlede ligningsbeløb til folkekirkens lokale kasser i kommunen samt ligningsbeløbets fordeling mellem provstierne.

I en kommune, der består af to provstier, kan kirkeministeren godkende, at der i stedet for to provstiudvalg og et budgetudvalg vælges ét fælles provstiudvalg for provstierne i kommunen.

Det fælles provstiudvalg varetager i så fald samtlige opgaver, der er henlagt til provstiudvalg.

4.7.

Regnskab for kirke- og provstiudvalgskasser

Regnskabsåret for kirke og provstiudvalgskasserne er kalenderåret.

Årsregnskabet aflægges i overensstemmelse med årsregnskabsskemaet, som fremgår i Økonomiportalen samt offentliggøres på Folkekirkens Intranet (FIN).

Af hensyn til udarbejdelse af regnskab til forelæggelse og godkendelse hos menighedsrådet bør der være indgået en klar aftale med regnskabsføreren om, hvornår bogføringen afsluttes.

Kirkeministeriet anbefaler, at der ikke bogføres i det foregående regnskabsår efter udgangen af januar måned året efter regnskabsåret.

Regnskab for anlægsprojekter og projektbevillinger indgår som en del af kirkekassens almindelige regnskab.

Der udarbejdes biregnskaber for disse.

De til menighedsplejen indsamlede beløb samt beløb indsamlet til andre formål skal opføres i kirkekassens årlige regnskab, jf. cirkulære om indsamling i kirkerne.

Et biregnskab er en særskilt præsentation af et projekts samlede indtægter og udgifter, som giver læseren overblik over projektets økonomi.

Flere projekter kan godt samles i en tabel eller et skema.

Hvis der føres særskilt regnskab for en kirkegård, og kirkegårdens regnskab udarbejdes af kirkegårdslederen eller af kirkegårdsbestyrelsen, skal regnskabet aflægges til menighedsrådet.

Hvis en kirkegård er oprettet som selvstændig juridisk enhed, aflægges regnskabet efter samme tidsplan som for menighedsråd, idet der dog i vedtægterne kan være indsat krav om inddragelse af samarbejdets menighedsråd inden aflevering.

De deltagende kirkekassers regnskab skal henvise til kirkegårdskassens regnskab.

Regnskabsaflæggelsen følger i øvrigt samme regler som kirkekasserne.

Årsregnskabet udarbejdes af regnskabsføreren og fremsendes til den af menighedsrådets midte valgte kasserer så betids, at menighedsrådet kan behandle årsregnskabet på menighedsrådsmøde senest d. 1. april i året efter regnskabsafslutningen.

5.

Godkendelse og offentliggørelse af regnskab for folkekirkens lokale kasser

5.1.

Godkendelse og offentliggørelse af regnskab for kirkekasser og selvstændige juridiske enheders kasser

Menighedsrådet eller bestyrelsen behandler regnskabet senest den 1. april og optager beslutning herom i beslutningsprotokollen.

Regnskabet indlæses i Økonomiportalen senest den 1. april, og offentliggøres herfra den 1. maj.

Revisor foretager revisionen i overensstemmelse med revisionsinstruksen jf. bilag 1 i cirkulære om folkekirkens lokale kassers budget, regnskab og revision m.v., senest den 15. september.

Menighedsrådet behandler provstirevisors erklæring og revisionsprotokollen på et menighedsrådsmøde og forsyner regnskabet med rådets eventuelle bemærkninger senest den 15. oktober.

Provstiudvalget kan dispensere for denne frist.

Menighedsrådet skal i ordinære medlemmers fravær huske at indkalde suppleanter, jf. § 13, stk. 4, i lov om menighedsråd, til mødet, hvor regnskabet behandles.

Provstiudvalget følger i forbindelse med provstiudvalgets tilsyn med menighedsråd og selvstændige juridiske enheder op på provstirevisors erklæring, revisionsprotokollen og menighedsrådets eventuelle bemærkninger på et provstiudvalgsmøde.

Kirkeministeriet offentliggør snarest muligt efter modtagelsen heraf revisionserklæringen fra Kirkeportalen på sogn.dk.

5.2.

Godkendelse og offentliggørelse af regnskab for provstiudvalgskassen

Provstiudvalget behandler regnskabet senest den 1. april og optager beslutning herom i provstiudvalgets beslutningsprotokol.

Regnskabet indlæses i Økonomiportalen senest den 1. april og offentliggøres herfra den 1. maj.

Provstirevisor foretager revisionen i overensstemmelse med revisionsinstruksen jf. bilag 1 i cirkulære for kirke- og provstiudvalgskassernes budget, regnskab og revision m.v., senest den 15. september.

Provstiudvalget behandler provstirevisors erklæring og revisionsprotokollen på et provstiudvalgsmøde og forsyner regnskabet med provstiudvalgets eventuelle bemærkninger senest den 1. november.

Stiftsøvrigheden kan dispensere for denne frist.

Stiftsøvrigheden følger i forbindelse med stiftsøvrighedens tilsyn med provstiudvalget op på provstirevisors erklæring, revisionsprotokollen og provstiudvalgets eventuelle bemærkninger.

Kirkeministeriet offentliggør snarest muligt efter modtagelsen heraf revisionserklæringen fra Kirkeportalen på provsti.dk.

5.3.

Bogholderi og rapportering

Menighedsråd og provstiudvalg er forpligtede til at følge den af Kirkeministeriet udarbejdede regnskabsinstruks.

Det er henholdsvis menighedsrådets og provstiudvalgets eget ansvar, at bilagene til instruksen med bemyndigelser m.v. er ajourførte.

Den løbende bogføring foretages efter almindelig anerkendt bogføringsteknik.

Den lokale bogføringsprocedure skal være beskrevet og opbevares sammen med regnskabsmaterialet Skabelon til beskrivelse af bogføringsproceduren kan findes på Folkekirkens Intranet (FIN) sammen med regnskabsinstruksen.

Forretningsgangen er baseret på det forhold, at der normalt ikke kan ske adskillelse mellem kasse og bogholderi, men at en sådan adskillelse vil være hensigtsmæssig.

Supplerende kontroller som kompensation for funktionsadskillelse, kan være beskrevet i regnskabsinstruksens bilag.

Kvartalsvis rapportering, hvori regnskabet er sammenholdt med budgettet, fremsendes til menighedsrådet/provstiudvalget så betids, at rådet/udvalget senest 2 måneder efter kvartalets udløb kan behandle kvartalsrapporten på et menighedsrådsmøde/provstiudvalgsmøde.

Rapporteringen skal indeholde oplysninger svarende til regnskabsskemaets oversigtsdel.

Et eksemplar af kvartalsrapporten sendes til provstiudvalget/stiftsøvrigheden senest 2 måneder efter kvartalets udløb.

Provstiudvalget/stiftsøvrigheden kan beslutte at sende et eksemplar af kvartalsrapporten til provstirevisor.

Kvartalsrapporten kan danne grundlag for provstiudvalgets/stiftsøvrighedens forvaltningstilsyn og provstirevisors forvaltningsrevision.

Det tilstræbes, at en eventuel kontant kassebeholdning ikke overstiger 5.000 kr. ved dagens slutning.

I særlige tilfælde kan kassebeholdningen, efter aftale mellem menighedsråd og provstiudvalg, fastsættes til et højere beløb.

Alle udbetalinger skal være dokumenteret ved bilag og i nødvendigt omfang godkendt af en af menighedsrådet befuldmægtiget.

Provstiudvalget udøver legalitetskontrol og forvaltningstilsyn for kirkekasserne og de selvstændige juridiske enheders kasser og kan anmode provstirevisor om bistand hertil.

6.

Disponeringsregler

Menighedsrådet kan alene gennemføre økonomiske dispositioner, som fremgår af det af menighedsrådet vedtagne budget.

Foranstaltninger, som medfører indtægter eller udgifter, der ikke fremgår af det vedtagne budget, må ikke iværksættes, før menighedsrådet har vedtaget en ændring af budgettet, som omfatter disse.

Udgifter til foranstaltninger, som er nødvendige for bevarelse og sikring af kirkekassens aktiver, og som er uforudseelige, kan dog afholdes, selv om de ikke fremgår af budgettet, hvis foranstaltningens gennemførelse ikke kan afvente et menighedsrådsmøde.

Dette gælder for eksempel afhjælpning ved storm-, vandskade eller indbrud.

Der skal på førstkommende menighedsrådsmøde orienteres om budgetændringen.

Det gælder i almindelighed, at der ved menighedsrådets disponering skal vises skyldige økonomiske hensyn.

Det vil blandt andet sige, at indkøb skal foretages på den mest økonomiske måde under hensyn til kvalitet m.v., og der alene anvendes de ressourcer, som er nødvendige af hensyn til formålet.

Kompetencen til at disponere inden for budgettet fastlægges i et bilag til regnskabsinstruksen for de lokale kasser.

6.1.

Driftsudgifter

Udgifterne inden for driftsrammen budgetteres som nettoudgifter, dvs. udgifter minus de tilhørende indtægter.

Det betyder, at hvis indtægterne bliver lavere end det budgetterede, skal de samlede udgifter inden for driftsrammen reduceres tilsvarende, således at den fastsatte driftsramme overholdes.

Leasing- og lejeaftaler, der omfatter størstedelen af et aktivs levetid, betragtes som låntagning og forudsætter godkendelse efter samme regler som lån til anlægsudgifter.

Leasing- og lejeaftaler skal behandles som driftsudgifter.

Forsikring kan alene tegnes for de områder, der ikke er omfattet af folkekirkens fælles forsikringer, der omfatter arbejdsskadeforsikring, ansvarsforsikring og bygnings- og tingsskadeforsikring inkl.

entrepriseforsikring, jf. den seneste version af folkekirkens forsikringshåndbog.

6.2.

Indkøb

Udgangspunktet for alle indkøb er, at det skal ske så effektivt og økonomisk fordelagtigt som muligt.

Der er en forpligtelse til at få mest muligt for pengene.

Alle folkekirkens lokale kasser har mulighed for at købe ind ved anvendelse af Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S – www.ski.dk.

For at logge på og se de konkrete aftaler skal man anvende en adgangskode.

Formanden for henholdsvis menighedsråd og provstiudvalg er oprettet som administrator på ski.dk.

Kirkeministeriet kan kontaktes i tilfælde af problemer med at tilgå aftalerne – km@km.dk.

IT-kontoret har indgået en række aftaler om anskaffelse af PC'er til kirkenettet og rabataftaler på telefoni.

Aftalerne kan tilgås via FIN.

Der er i nogle stifter og provstier indgået fælles aftaler om kalkning m.m., ligesom nogle kirkegårde foretager fælles indkøb.

Kontakt provstiet eller stiftet for nærmere oplysninger.

6.3.

Udbud og tilbud

Provstier, menighedsråd og bestyrelser for selvstændige juridiske enheder er underlagt de samme krav til indhentning af tilbud samt gennemførelse af udbud af opgaver som øvrige offentlige myndigheder.

De overordnede regler fremgår af Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside.

Det er bl.a. lov om indhentning af tilbud i bygge- og anlægssektoren og EU’s udbudsregler.

De ansvarlige for folkekirkens lokale kasser skal være opmærksomme på regler for krav om udbud, indhentning af tilbud samt indgåelse af aftaler.

Der kan indhentes rådgivning i det lokale stift samt på Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside.

6.4.

Indtægter fra kirkelige aktiviteter

I henhold til lov om kirkers bestyrelse og brug skal regler om betaling for brug af kirken ved særskilte kirkelige handlinger, kirkelige møder m.v. fastsættes i en vedtægt, der udfærdiges af menighedsrådet og godkendes af provstiudvalget.

Er kirken ikke selvejende, skal provstiudvalget forinden forhandle med den, der ejer kirken, eller den, der ejer afløsningssummen for kirketienden.

For en valgmenigheds brug af kirken betales for den merudgift til kirkens opvarmning, belysning, rengøring m.m., som valgmenighedens brug af kirken medfører.

Betalingen fastsættes af provstiudvalget efter forhandling med menighedsrådet og valgmenighedens bestyrelse.

For andre kristne menigheders og evangelisk-lutherske frimenigheders brug af kirken ydes en betaling, som fastsættes af provstiudvalget efter forhandling med menighedsrådet.

6.5.

Indtægtsdækket virksomhed

Indtægtsdækket virksomhed omfatter aktiviteter, som ikke indgår under kirke og begravelsesvæsen, men som udøves i tilknytning til disse.

Det er en forudsætning for dispositioner under indtægtsdækket virksomhed, at den pågældende aktivitet ikke står i modstrid med kirkens formål.

Udlejning af lokaler i sognegård til ikke-kirkelige formål, cafevirksomhed og lignende kan alene ske som indtægtsdækket virksomhed.

Indtægtsdækket virksomhed indgår under driftsrammen og følger reglerne for driftsudgifter med følgende undtagelser.

Ved indtægtsdækket virksomhed må udgifterne ikke overstige de opnåede indtægter.

Hvis der er underskud på en given indtægtsdækket virksomhed, skal menighedsrådet eller bestyrelsen afgive en redegørelse herom til provstiudvalget, og provstiudvalget kan pålægge menighedsrådet eller bestyrelsen at ophøre med den pågældende virksomhed.

Ved indtægtsdækket virksomhed skal prisen på den enkelte vare og ydelse fastsættes, så de langsigtede gennemsnitsomkostninger dækkes, således at der ikke sker konkurrenceforvridning.

Ved langsigtede gennemsnitsomkostninger forstås en beregning af de omkostninger, som i gennemsnit er forbundet med at producere en given vare eller ydelse.

Til omkostningerne medregnes

1) direkte omkostninger, dvs. omkostninger der umiddelbart kan henføres til den enkelte vare eller tjenesteydelse (f.eks. løn, materialer og fremmede tjenesteydelser), og

2) indirekte omkostninger, dvs. omkostninger der ikke umiddelbart kan henføres til den enkelte vare eller tjenesteydelse, men som kan beregnes på grundlag af udgifter, der fremgår andetsteds på budgettet (f.eks. el, varme og forsikring), samt omkostninger, der slet ikke fremgår af budgettet (f.eks. en beregnet afskrivning på bygninger).

Afskrivninger skal som hovedregel indregnes som en del af omkostningerne.

De steder, hvor det ikke kan lade sig gøre, f.eks. fordi der ikke er offentlig vurdering af bygningen, kan de årlige driftsomkostninger anvendes og den andel, der skyldes indtægtsdækket virksomhed, kan beregnes herudfra.

Et positivt resultat af den indtægtsdækkede virksomhed, som uanset reglerne om prisfastsættelse svarende til de langsigtede gennemsnitsomkostninger er opnået i kirkekassen, indgår i de frie midler og kan forbruges under driftsrammen det følgende år.

6.6.

Anlægsudgifter

Det er en forudsætning for menighedsrådets eller bestyrelsens indgåelse af forpligtelser vedrørende anlægsudgifter, at de forventede udgifter til det samlede anlægsprojekt, som der er givet bevilling til, kan holdes såvel inden for den fastsatte totalbevilling for projektet som inden for projektets bevillinger i de enkelte år.

Såfremt det viser sig, at projektet ikke kan gennemføres som forudsat inden for den fastsatte totalbevilling, skal menighedsrådet eller bestyrelsen straks forelægge sagen for provstiudvalget med henblik på ændring af projektet eller forhøjelse af bevillingen.

Såfremt projektet ikke kan holdes inden for den fastsatte totalbevilling, kan menighedsrådet eller bestyrelsen afholde udgifter ud over projektets bevilling i det pågældende år ved anvendelse af eventuelle frie midler i kirkekassen.

Dette kræver dog provstiudvalgets tilladelse.

Hvis et anlægsprojekt afsluttes med overskud, kan provstiudvalget tage beslutning om, at overskuddet overføres til provstiets reserve.

Provstiudvalget kan dog også beslutte, at et eventuelt overskud kan indgå i menighedsrådets frie midler.

6.7.

Salg af anlægsaktiver

Indtægter ved salg eller anden afståelse af rettigheder over kirkens faste ejendom indbetales til kirkens kapitaler blandt stiftsmidlerne.

Stiftsrådet kan tillade, at salgs- og erstatningssummer vedrørende rettigheder over kirkernes og præsteembedernes faste ejendomme udbetales til vedkommende kirkekasse i forbindelse med vedkommende kirkes erhvervelse eller istandsættelse af anden fast ejendom.

Provenu for en ejendom tilhørende præsteembedet, der egner sig til landbrugsmæssig drift, skal indbetales til kirkens kapitaler.

Provstiudvalget kan tillade, at et provenu som førnævnt udbetales til vedkommende kirkekasse til finansiering af særskilte anlægsarbejder vedrørende kirken eller anvendes som afdrag på kirkens lån.

Anlægsarbejdet skal være godkendt af de kirkelige tilsynsmyndigheder på tidspunktet for provenuets fremkomst.

6.8.

Låntagning

Menighedsrådet har ikke adgang til at oprette en kassekredit til kirkekassen og bestyrelsen for en selvstændig juridisk enhed kan ikke oprette en kassekredit til enhedens kasse.

I tilfælde af en akut likviditetskrise er der mulighed for at låne af egen anlægsopsparing (kræver provstiudvalgets tilslutning), ansøge provstiudvalget om reservemidler, ansøge provstiudvalget om likviditetslån af reservemidlerne eller at ansøge provstiudvalget om forskud på næste års ligning (hvilket kræver kommunalbestyrelsens tilslutning).

Uforudsete udgifter er nye og uventede udgiftsbehov, der ikke kan vente til det efterfølgende år, og som ikke kan finansieres ved hjælp af kompenserende besparelser.

Et kortvarigt likviditetslån kan maksimalt ydes i 12 måneder.

Provstiudvalget fastsætter betingelserne for lånet, herunder om der skal opkræves renter for lånet.

6.9.

Anbringelse af kassebeholdning og opsparing

Midler i folkekirkens lokale kasser skal anbringes på en økonomisk hensigtsmæssig måde, under hensyntagen til eksempelvis forrentning, sikkerhed m.v.

Offentlige myndigheder, herunder menighedsråd og provstiudvalg, er ikke omfattet af pengeinstitutternes indskydergaranti.

Kassebeholdningen bør derfor være mindst mulig og evt.

anbringes i flere pengeinstitutter.

Mindst én gang om året bør menighedsråd og provstiudvalg tage stilling til midlernes placering.

Beslutning vedrørende placeringen indføres i beslutningsprotokollen.

Provstiudvalget bør på samme måde overveje størrelsen på og anbringelsen af en evt.

reserve.

Hvis kassebeholdningen indeholder opsparing af driftsoverskud til f.eks. store vedligeholdelsesopgaver, så kan en del af kassebeholdningen anbringes i danske stats- eller realkreditobligationer (i danske kroner) med en maksimal løbetid på to år.

Hvis der er flere anlægsopsparinger, kan de samles på én konto.

Opsparing til anlæg kan anbringes i danske stats- eller realkreditobligationer (i danske kroner) med en løbetid svarende til det planlagte igangsættelsestidspunkt for anlægsprojektet - dog højst 10 år.

Obligationerne anbringes i et depot.

6.10.

Menighedsrådenes disponering mellem rammer og ved årsafslutning

I løbet af året kan menighedsrådet og bestyrelsen overføre midler (foretage omdisponeringer) mellem samtlige driftskonti uden provstiudvalgets godkendelse.

Ved årets slutning har menighedsrådet og bestyrelsen adgang til at videreføre de midler på driftsrammen, der ikke er brugt i løbet af et regnskabsår, til brug i efterfølgende år.

I beregning af det disponible beløb skal der fratrækkes et eventuelt underskud på årets anlægsprojekter.

En bevilling til en anlægsudgift skal anvendes i overensstemmelse med dens formål.

Bevillingen kan være flerårig.

En uforbrugt bevilling til anlægsarbejder videreføres til næste år, såfremt anlægsarbejdet ikke er afsluttet.

Enhver overførsel fra en anlægsbevilling til driftsramme kræver provstiudvalgets godkendelse, jf. dog nedenfor.

Omdisponering mellem de enkelte bevillinger til anlægsudgifter eller overførsel af midler fra driftsrammen til anlægsudgifter kræver ligeledes provstiudvalgets godkendelse.

Såfremt et anlægsprojekt gennemføres med lavere udgifter end den fastsatte totaludgift, kan provstiudvalget, efter dialog med menighedsrådet eller bestyrelsen, beslutte at føre overskuddet tilbage til provstiudvalgskassen.

Alternativt kan der gives tilladelse til, at menighedsrådet eller bestyrelsen overfører besparelsen til den lokale kasses frie midler.

Viser det sig derimod, at arbejdet er blevet dyrere end forventet, kan provstiudvalget beslutte, at merudgiften finansieres af den pågældende kasses driftsramme, herunder videreførte midler fra tidligere år, af besparelser på andre anlægsarbejder eller af anlægsopsparing, også selv om midlerne er opsparet til andre formål.

Hvis et anlægsarbejde opgives, reduceres eller udskydes på ubestemt tid, kan den besparelse, som opstår for den lokale kasse, ikke overføres til driftsrammen eller til følgende års anlægsbevilling.

Provstiudvalget træffer i denne situation beslutning om, på hvilken måde beløbet skal anvendes indenfor det pågældende ligningsområde.

Såfremt provstiudvalget ønsker at tilbageføre midlerne fra et aflyst projekt til provstiudvalgskassen, kan det kun ske med menighedsrådets eller bestyrelsens tilslutning.

7.

Grundlag for økonomisk prioritering

Rapport- og oversigtsmulighederne varierer indenfor de forskellige bogføringssystemer, og det kan anbefales, at menighedsrådet holder øje med kursus- og vejledningsaktiviteter hos den enkelte leverandør.

7.1.

Kvartalsrapporter

I kvartalsrapporterne sammenholdes menighedsrådets, bestyrelsens eller provstiudvalgets budget med det hidtidige forbrug.

Der skal udarbejdes en kvartalsrapport efter udgangen af 1.-3. kvartal dvs. efter udgangen af marts, juni, og september måned.

Det er regnskabsføreren, der sikrer, at bogholderiet er opdateret, og der bliver sendt en kvartalsrapport, så menighedsrådet, bestyrelsen eller udvalget senest 2 måneder efter kvartalets udløb kan behandle kvartalsrapporten på et møde.

Menighedsråd og bestyrelser fremsender et eksemplar af kvartalsrapporten til provstiudvalget.

Provstiudvalget sender et eksemplar af kvartalsrapporten for provstiudvalgskassen til stiftet.

Fremsendelse sker efter Kirkeministeriets nærmere anvisninger.

Det er den valgte kasserer, som fremlægger kvartalsrapporten på menighedsrådsmøderne, og som f.eks. kan foreslå beslutninger, der tager hånd om den aktuelle økonomiske situation.

Menighedsrådet træffer beslutningen, som noteres i beslutningsprotokollen.

8.

Revision

Revisionen tilrettelægges og gennemføres i overensstemmelse med revisionsinstruksen, jf. bilag 1 til cirkulære om folkekirkens lokale kassers budget, regnskab og revision m.v.

Revisionen gennemføres af provstirevisorer, som er fundet efter udbud af opgaven.

Stifterne varetager udbuddet.

Revisionsprocessen starter inden regnskabet er afleveret, da menighedsrådet skal sikre, at regnskabet er dokumenteret.

Det sker ved at sikre, at alle bogføringsbilag er til stede og attesterede.

Desuden skal der i forbindelse med årsafslutningen foretages en række afstemninger, som også benyttes i forbindelse med revisionen.

Afstemningerne bør under alle omstændigheder være foretaget inden den 1. april, hvor regnskabet skal være afleveret.

Kirkeministeriet opfordrer til, at materialerne afleveres elektronisk via den løsning, som stilles til rådighed i Kirkeportalen på FIN.

Det skal aftales mellem menighedsråd og revisor, hvornår bogføringsbilag skal overdrages til revision.

Kirkeministeriet foreslår, at dette tages op på de møder, som revisor afholder provstivis.

Det er herunder en mulighed for menighedsrådet at anmode om stedlig revision (evt.

ét sted i provstiet), men det er ikke en ret.

Vejledning nr. 10205 af 30. november 2016 om kirke- og provstiudvalgskassernes budget, regnskab og revision bortfalder, dog opretholdes afsnit 3.

’Kontoplan’ for menighedsrådenes og provstiudvalgenes regnskab 2023.

Samtidig bortfalder vejledning nr. 9739 af 17. januar 2011 om kirkelig ligning til »selvstændige« kirkegårde.

1.

Fælles indtægter

Kirkelig ligning til drift

2.

Kirkebygning og sognegård

Bygningsvedligeholdelse og drift, herunder varme, lys, rengøring, administrationsbygning/-kontor

3.

Kirkelige aktiviteter

Gudstjenester, konfirmandundervisning, kirkeblad og hjemmeside, kirkekoncerter m.v.

4.

Kirkegård

Alle kirkegårdens driftsudgifter og indtægter, herunder udgifter og

indtægter vedrørende gravstedsvedligeholdelse (inkl.

renteindtægter)

5.

Præsteboliger m.v.

Bygningsvedligeholdelse og drift

6.

Administration og fællesudgifter

Menighedsråd, personregistrering, præstesekretær, provstisekretær, provstiudvalg og kontorhold

7.

Finansielle poster

Renteindtægter, renteudgifter samt kursgevinst og kurstab (ekskl.

renteindtægter af gravstedsvedligehold)

10

Indbetalinger og tilskud

11

Salg af varer og tjenesteydelser

16

Husleje, leje arealer, leasing

18

Lønninger/personaleomkostninger

22

Andre ordinære driftsomkostninger

25

Finansielle indtægter

26

Finansielle omkostninger

28

Ekstraordinære indtægter

29

Ekstraordinære udgifter

58

Væredipapirer

61

Tilgodehavender

63

Likvider

72-74

Egenkapital

76

Hensættelser

84

Gæld

95-98

Gældsforpligtelser

1

Driftsbevilling

2

Projektbevilling

3

Anlægsbevilling

4

Reserve (for provstiudvalgskasser)

-

Der skal afholdes budgetsamråd jf. lov om folkekirkens økonomi § 5

-

Frist for indmelding af samlet ligningsbeløb til kommunen den 15. september skal overholdes

-

Budgettet for den enkelte kasse skal være færdigt senest den 31. december året før budgetårets start.