Cirkulære om budgettering og budget- og regnskabsopfølgning

Cirkulære om budgettering og budget- og regnskabsopfølgning

§ 1.

Cirkulæret har til formål at understøtte den statslige økonomistyring gennem fastsættelse af retningslinjer for udarbejdelse af grundbudgetter, en eventuel anvendelse af en negativ budgetkorrektion, periodisering af budgetter, prognosticering af forbrug, afvigelsesforklaringer og budget- og regnskabsopfølgning samt systemunderstøttelse af disse processer.

§ 2.

Cirkulæret gælder for departementer og andre virksomheder som defineret i § 3, stk. 1, i bekendtgørelse nr. 116 af 19. februar 2018 om statens regnskabsvæsen mv.

Kapitel 1

Formål og anvendelsesområde

Kapitel 2

Krav til budgettering

Grundbudget

Budgetkorrektionens størrelse samt anvendelsesområde

Ledelsesberetning om grundbudgettet

Prognoser

Periodisering

Systemunderstøttelse af grundbudget og udgiftsopfølgning

Kapitel 3

Krav til budget- og regnskabsopfølgning

Virksomhedens budget- og regnskabsopfølgning

Departementets kvartalsvise koncernopfølgning

Ledelsesberetning om udgiftsopfølgning til Finansministeriet

Kapitel 4

Ikrafttræden

§ 3.

En virksomhed skal udarbejde et grundbudget for hver hovedkonto for de i stk. 3-6 nævnte bevillingstyper.

Stk. 2.

Ved et grundbudget forstås et budget for hovedkontoen fordelt på overordnede budgetposter på grundlag af virksomhedens mere detaljerede interne budget.

Stk. 3.

For hovedkonti med bevillinger af typen driftsbevilling og statsvirksomhed skal der udarbejdes et grundbudget fordelt på lønudgifter, øvrige udgifter og indtægter.

Stk. 4.

For hovedkonti med bevillinger af typen anlægsbevilling og reservationsbevilling skal der udarbejdes et grundbudget fordelt på udgifter og indtægter.

Stk. 5.

For hovedkonti med bevillinger af typen statsfinansieret selvejende institution skal der udarbejdes et grundbudget fordelt på udgifter.

Stk. 6.

For hovedkonti med bevillinger af typen lovbunden bevilling og anden bevilling, der er omfattet af det statslige udgiftsloft, jf. § 9 i budgetloven, skal der udarbejdes et grundbudget fordelt på udgifter og indtægter.

Stk. 7.

Grundbudgettet skal færdiggøres og godkendes af departementet inden finansårets begyndelse.

Stk. 8.

Departementet koordinerer budgetlægningen på ministerområdet, således at grundbudgetterne på ministerområdet samlet overholder reglerne for det statslige delloft for driftsudgifter, jf. § 4.

§ 4.

Ved fastlæggelsen af grundbudgetter forud for finansåret skal departementet gennem koordination på ministerområdet sikre, at de samlede grundbudgetter for ministerområdet, inklusiv den i § 5 nævnte budgetkorrektion, ligger inden for ministerområdets samlede bevillinger på finansloven for hovedkonti under det statslige delloft for driftsudgifter.

Stk. 2.

Ved udarbejdelsen af grundbudgetter kan der indarbejdes et forventet forbrug af opsparing på hovedkonti, som modsvares af et tilsvarende forventet mindreforbrug af opsparing på andre hovedkonti inden for ministerområdet.

Stk. 3.

Bestemmelsen i stk. 2 gælder ikke i det omfang, der er indbudgetteret et positivt forbrug af opsparing på finansloven.

Grundbudgetterne inklusiv en eventuel negativ budgetkorrektion, jf. § 5, for ministerområdet må i dette tilfælde ikke overstige de samlede bevillinger på finansloven tillagt det indbudgetterede forbrug af opsparing.

§ 5.

Departementet kan i forbindelse med fastlæggelsen af grundbudgetter anvende en negativ budgetkorrektion.

Stk. 2.

Budgetkorrektionen skal svare til et eventuelt budgetteret forbrug af opsparing, der ikke modsvares af et budgetteret mindreforbrug af opsparing på andre konkrete hovedkonti inden for ministerområdet, jf. dog stk. 5.

Stk. 3.

Budgetkorrektionen finder alene anvendelse for hovedkonti under delloft for driftsudgifter.

Stk. 4.

Budgetkorrektionens samlede størrelse fastlægges i forbindelse med udarbejdelsen af grundbudgetter og kan herefter ikke øges.

Stk. 5.

Budgetkorrektionens samlede størrelse kan maksimalt antage et beløb svarende til i alt 1 pct. af bruttoudgiftsbevillingerne for driftsbevillinger og statsvirksomhed og 5 pct. af udgiftsbevillingerne for reservationsbevillinger og eventuelle anlægsbevillinger under delloft for driftsudgifter.

Stk. 6.

Oplysninger om budgetkorrektionen, herunder årsag, størrelse samt forventet udmøntning og forudsætninger for denne, sendes til Finansministeriet sammen med departementets grundbudgetnotat, jf. § 6.

Stk. 7.

Budgetkorrektionen, der er indarbejdet i grundbudgettet, skal være fuldt udmøntet ved fremsendelse af udgiftsopfølgning til Finansministeriet efter 2. kvartal, jf. § 12.

§ 6.

En virksomhed skal udarbejde en ledelsesberetning om grundbudgettet med beskrivelser af budgetteringsforudsætningerne for virksomhedens grundbudgetter inden finansårets begyndelse.

Beskrivelserne skal udarbejdes efter nærmere anvisning fra Økonomistyrelsen.

Stk. 2.

Ledelsesberetningen i stk. 1 skal færdiggøres og sendes til departementet.

Stk. 3.

Departementet skal udarbejde og godkende en koncernfælles ledelsesberetning, som indeholder fokuseret beskrivelse af de budgetteringsforudsætninger, der er gældende for ministerområdet.

Beskrivelsen skal udarbejdes efter nærmere anvisning fra Økonomistyrelsen.

Stk. 4.

Departementet har ansvar for koordination og fremsendelse af ledelsesberetningerne for virksomhederne i stk. 1 og den koncernfælles ledelsesberetning i stk. 3 til Finansministeriet inden finansårets begyndelse.

§ 7.

En virksomhed skal i forbindelse med departementets koncernopfølgning for 1. kvartal, 2. kvartal og 3. kvartal udarbejde en opdateret prognose for det forventede forbrug for resten af året for hver hovedkonto, der er omfattet af § 3.

Stk. 2.

Prognosen skal udarbejdes for samme poster som grundbudgettet.

Stk. 3.

Departementet godkender virksomhedernes prognose.

Stk. 4.

Departementet skal sikre, at der for bevillinger med videreførselsadgang under det statslige delloft for driftsudgifter ikke prognosticeres med nettoforbrug af opsparing for det samlede ministerområde, med mindre dette er aftalt med Finansministeriet.

Stk. 5.

Såfremt der for ministerområdet samlet set forventes merudgifter for bevillinger under det statslige delloft for driftsudgifter, skal der udarbejdes et forslag til konkret finansiering inden for ministerområdet.

Dette forslag skal oversendes til Finansministeriet i forbindelse med den kvartalsvise udgiftsopfølgning, jf. § 12.

§ 8.

En virksomhed skal periodisere grundbudgettet og prognosen for hver hovedkonto.

Stk. 2.

For hovedkonti med bevillinger af typen driftsbevilling og statsvirksomhed periodiseres på måneder for hver hovedkonto på samme niveau som grundbudgettet.

Stk. 3.

For hovedkonti med bevillinger af typen anlægsbevilling og statsfinansieret selvejende institution periodiseres på kvartaler for hver hovedkonto på samme niveau som grundbudgettet.

Stk. 4.

For hovedkonti med bevillinger af typen lovbunden bevilling, der er omfattet af det statslige udgiftsloft, periodiseres på kvartaler for hver hovedkonto på samme niveau som grundbudgettet.

Stk. 5.

For hovedkonti med bevillinger af typen reservationsbevilling periodiseres på kvartaler eller måneder for hver hovedkonto på samme niveau som grundbudgettet.

Stk. 6.

For hovedkonti med bevillinger af typen anden bevilling, der er omfattet af det statslige udgiftsloft, periodiseres på kvartaler eller måneder for hver hovedkonto på samme niveau som grundbudgettet.

Stk. 7.

For hovedkonti med bevillinger af typen reservationsbevillinger, jf. stk. 5, og anden bevilling, der er omfattet af det statslige udgiftsloft, jf. stk. 6, foretager virksomheden for hver hovedkonto en vurdering af, om der skal periodiseres på måneder eller kvartaler.

Økonomistyrelsen fastsætter de nærmere retningslinjer, der skal ligge til grund for virksomhedens vurdering.

§ 9.

En virksomhed skal senest ved finansårets begyndelse have udarbejdet et periodiseret grundbudget i det af Økonomistyrelsen administrerede budgetsystem for hver hovedkonto, der er omfattet af § 3.

Stk. 2.

Virksomheden skal udarbejde den opdaterede prognose i budgetsystemet.

Prognoserne skal fremgå af budgetsystemet den dag, hvor den koncernfælles ledelsesberetning sendes til Finansministeriet, jf. § 12, stk. 2.

Stk. 3.

Departementet skal påse, at udarbejdelsen af grundbudgetter og prognoser i budgetsystemet sker rettidigt og korrekt.

Stk. 4.

Fra 1. udgiftsopfølgning 2022 til og med 1. udgiftsopfølgning 2023 skal virksomheden eller departementet yderligere indlæse grundbudgetter og prognoser i det af Økonomistyrelsen administrerede koncernsystem.

§ 10.

En virksomhed skal for hovedkonti med bevillinger af typen driftsbevilling og statsvirksomhed samt andre hovedkonti, hvor virksomheden periodiserer månedsvis, jf. § 8, stk. 7, foretage en månedlig budget- og regnskabsopfølgning, som skal forelægges for virksomhedens ledelse.

For alle andre hovedkonti, herunder også hovedkonti, der ikke er omfattet af § 3, skal der som minimum foretages en kvartalsvis opfølgning.

Budget- og regnskabsopfølgningen for januar måned kan udskydes, så den foretages sammen med opfølgningen for februar måned.

Opfølgningen for juni måned samt for 2. kvartal kan udskydes, så den foretages i august måned.

Stk. 2.

Opfølgningen på bevillingstyper, der er omfattet af § 3, skal indeholde afvigelsesforklaringer på væsentlige afvigelser.

Stk. 3.

Opfølgningen skal indeholde en vurdering af behov for korrigerende handlinger i forhold til afvigelser.

Stk. 4.

Opfølgningen skal indeholde en vurdering af årets resultat.

Stk. 5.

Opfølgningen efter afslutningen af finansåret skal sammen med opfølgningen på seneste periode fokusere på afvigelser mellem grundbudgettet for hele året og årets samlede forbrug for hovedkonti, der er omfattet af § 3.

§ 11.

Departementet skal foretage en budget- og regnskabsopfølgning (koncernopfølgning) for alle hovedkonti på ministerområdet.

Koncernopfølgningen skal foretages efter 1. kvartal, 2. kvartal, 3. kvartal og efter afslutningen af finansåret.

Opfølgningen skal forelægges i passende form for departementschefen.

Stk. 2.

Opfølgningen på hovedkonti, der er omfattet af § 3, skal indeholde afvigelsesforklaringer fra virksomhederne på væsentlige afvigelser.

Stk. 3.

Opfølgningen skal indeholde virksomhedernes beskrivelser af korrigerende handlinger i forhold til afvigelser, hvor dette vurderes relevant.

Stk. 4.

Opfølgningen skal indeholde en vurdering af årets resultat.

Stk. 5.

Koncernopfølgningen efter afslutningen af finansåret skal følge op på 4. kvartal samt fokusere på udviklingen i prognosepræcisionen over året og afvigelser mellem grundbudgettet og årets samlede forbrug for hovedkonti, der er omfattet af § 3.

§ 12.

Departementet skal udarbejde en ledelsesberetning for udgiftsopfølgning for alle bevillingstyper på ministerområdet efter 1. kvartal, 2. kvartal og 3. kvartal og efter afslutningen af finansåret.

Finansministeriet fastsætter og udmelder de nærmere retningslinjer for indholdet af udgiftsopfølgningerne.

Stk. 2.

Ledelsesberetningen om udgiftsopfølgning sendes til Finansministeriet senest den 24. i måneden efter kvartalet, dog først den 24. august efter 2. kvartal.

Finansministeriet kan i konkrete tilfælde fastsætte en kortere eller længere frist herfor.

Stk. 3.

Efter afslutningen af finansåret skal departementet udarbejde en ledelsesberetning om udgiftsopfølgning for alle bevillingstyper på ministerområdet.

§ 13.

Cirkulæret træder i kraft den 1. april 2022.

Stk. 2.

Cirkulære nr. 9649 af 30. oktober 2013 om budgettering og budget- regnskabsopfølgning ophæves med virkning fra og med 1. april 2022.