Orienteringsnotat til kommuner og regioner om ny bekendtgørelse om mulighed for midlertidig fravigelse af regler om møder i kommunalbestyrelser og regionsråd og i disses udvalg som led i håndtering af Coronavirussygdom (COVID-19)

Orienteringsnotat til kommuner og regioner om ny bekendtgørelse om mulighed for midlertidig fravigelse af regler om møder i kommunalbestyrelser og regionsråd og i disses udvalg som led i håndtering af Coronavirussygdom (COVID-19)

Ved ovennævnte bekendtgørelse udnytter social- og indenrigsministeren bemyndigelsen i § 12 d, stk. 3, i lov om foranstaltninger mod smitsomme og andre overførbare sygdomme (epidemiloven).

Bekendtgørelsen erstatter fra den 1. juli 2020 Social- og Indenrigsministeriets bekendtgørelse nr. 254 af 22. marts 2020 om mulighed for midlertidig fravigelse af regler om møder i kommunalbestyrelser og regionsråd og i disses udvalg som led i håndtering af Coronavirussygdom (COVID-19).

I forhold til den nævnte bekendtgørelse indeholder den nye bekendtgørelse følgende ændringer

1.

Formål

Regeringen har iværksat en række initiativer for at mindske risikoen for smitte med coronavirus.

Dette omfatter bl.a. initiativer og regler vedrørende forsamlinger af personer og anbefalinger om fysisk afstand mellem personer.

De regler og anbefalinger, som gælder for blandt andet kommuner og regioner, er løbende blevet ændret som led i den gradvise genåbning af Danmark.

Det er imidlertid vigtigt, at kommunalbestyrelserne og regionsrådene og de politiske udvalg fortsat kan udøve deres ledelse inden for rammerne af de regler og anbefalinger, der gælder.

Bekendtgørelsen har til formål at sikre, at kommunalbestyrelser og regionsråd og disses udvalg i forbindelse med afholdelsen af deres møder kan medvirke til at forebygge og inddæmme COVID-19, og at de kan afholde deres møder under overholdelse af tiltag til at forebygge eller inddæmme COVID-19.

Se bekendtgørelsens § 1, stk. 1.

De fravigelser fra lovgivningen, som bekendtgørelsen giver mulighed for, kan ikke ske ud over, hvad der er nødvendigt for at opnå disse formål.

Se bekendtgørelsens § 1, stk. 2.

2.

Grundlæggende betingelser for anvendelsen af bekendtgørelsens bestemmelser

I overensstemmelse med epidemilovens § 12 d, stk. 3, forudsætter anvendelsen af bekendtgørelsens bestemmelser, at der foreligger et af følgende tilfælde

Se bekendtgørelsens § 2.

Bekendtgørelsen giver på en række punkter det kompetente organ, typisk borgmesteren/regionsrådsformanden eller en udvalgsformand, mulighed for, at træffe beslutninger efter bekendtgørelsen.

Dette kan ske, når der foreligger et af de under pkt. 1-3 tilfælde, og når eventuelle yderligere betingelser fastsat i den enkelte bestemmelse herudover er opfyldt.

I den nuværende situation kan der efter omstændighederne fortsat i den enkelte kommune eller region foreligge et eller flere af de under pkt. 1-3 nævnte tilfælde.

Som allerede nævnt følger det af bekendtgørelsens § 1, stk. 2, at fravigelser efter bekendtgørelsen ikke kan ske ud over, hvad der er nødvendigt for at opnå formålet.

Det betyder bl.a., at den mindst vidtgående fravigelse altid skal vælges, når en fravigelse efter bekendtgørelsen af de almindeligt gældende regler er nødvendig.

Eksempelvis er det mindre vidtgående at flytte et fysisk møde til et andet lokale end at ændre det til et video- eller telefonmøde.

Det vil bero på en konkret vurdering af de foreliggende omstændigheder, herunder forholdene i den enkelte kommune eller region og forholdene vedrørende det kollegiale organ, hvis møde det drejer sig om, hvorvidt en beslutning efter bekendtgørelsen kan træffes.

Se også nedenfor vedrørende de enkelte beslutninger efter bekendtgørelsen.

3.

Fravigelse af de kommunale og regionale styrelsesregler

I bekendtgørelsens kapitel 3 gives borgmesteren/regionsrådsformanden, en udvalgsformand eller en enig kommunalbestyrelse/et enigt regionsråd mulighed for i de i afsnit 2 under pkt. 1-3 nævnte tilfælde at træffe visse beslutninger, som fraviger den styrelsesretlige lovgivning.

3.1.

Fravigelse af krav om offentlighed ved kommunalbestyrelses- og regionsrådsmøder

Borgmesteren/regionsrådsformanden kan i de i afsnit 2 under pkt. 1-3 nævnte tilfælde træffe beslutning om, at offentligheden ikke tillades adgang til et kommunalbestyrelses- eller regionsrådsmøde.

Se bekendtgørelsens § 3 , der fraviger § 10, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse og regionslovens § 12, stk. 1, jf. § 10, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse .

Når der er truffet beslutning om, at offentligheden ikke tillades adgang til et kommunalbestyrelses- eller regionsrådsmøde, skal der streames video eller lyd fra mødet, eller en video- eller lydoptagelse af mødet skal offentliggøres snarest efter mødet.

Det samme gælder, hvis et kommunalbestyrelses- eller regionsrådsmøde afholdes som telefon- eller videomøde.

Se bekendtgørelsens § 4.

Bestemmelsen betyder, at et kommunalbestyrelses- eller regionsrådsmøde kun kan afholdes uden adgang for offentligheden, hvis der enten streames fra mødet eller snarest efter mødet offentliggøres en video- eller lydoptagelse af mødet.

3.2.

Fravigelse af krav om beslutningsprotokol ved møder

Borgmesteren/regionsrådsformanden/udvalgsformanden kan i de i afsnit 2 under pkt. 1-3 nævnte tilfælde træffe beslutning om, at der ikke føres beslutningsprotokol ved et møde.

Se bekendtgørelsens § 5, 1. pkt., der fraviger § 8, stk. 7, § 13 og § 20, stk. 3, 3.-6. pkt., i lov om kommunerne styrelse og regionslovens § 10, stk. 2, jf. § 8, stk. 7, i lov om kommunernes styrelse, regionsloven § 12, stk. 1, jf. § 13 i lov om kommunerne styrelse og regionslovens § 15, stk. 1, jf. § 20, stk. 3, 3.-6. pkt., i lov om kommunernes styrelse .

Bestemmelsen kan være relevant for video- eller telefonmøder, hvis der ikke findes en elektronisk beslutningsprotokol, og tilsvarende for fysiske møder, hvis nogle medlemmer deltager pr. video eller telefon.

Det er en betingelse, at formanden i givet fald på anden måde sørger for dokumentation for beslutningerne på mødet, og for hvilke medlemmer der er ansvarlige for beslutningerne.

Se bekendtgørelsens § 5, 2. pkt. Dokumentation kan f.eks. være, at formanden eller forvaltningen noterer beslutningen og de enkelte medlemmers stillingtagen til sagerne i et skriftligt dokument, der for så vidt angår møder i kommunalbestyrelser og regionsråd så vidt muligt offentliggøres.

Se bekendtgørelsens § 5, 3. pkt.

3.3.

Fravigelse af reglerne om mødeplaner m.v.

3.3.1.

Beslutning om at flytte et fysisk møde

Borgmesteren, regionsrådsformanden eller udvalgsformanden kan i de i afsnit 2 under pkt. 1-3 nævnte tilfælde beslutte, at et møde flyttes til et andet lokale eller en anden adresse end den, der fremgår af mødeplanen.

Se bekendtgørelsens § 6.

Beslutningen kan være en fravigelse af § 8, stk. 1, og § 20, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse og regionslovens § 10, stk. 1, og § 15, stk. 1, jf. § 20, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse.

Efter disse regler kræver en ændring af mødeplanen, herunder en ændring af det i mødeplanen angivne mødested, enten, at medlemmerne er enige herom, at et flertal finder det nødvendigt, eller at der foreligger tungtvejende grunde.

Bekendtgørelsens § 6 giver borgmesteren, regionsrådsformanden eller udvalgsformanden mulighed for i de i afsnit 2 under pkt. 1-3 nævnte tilfælde at træffe beslutningen uden at vurdere, om disse betingelser er opfyldt.

Beslutning om at flytte et møde må træffes og meddeles medlemmerne med et sådant varsel, at de har mulighed for at indrette sig herpå.

3.3.2.

Beslutning om at afholde et kommunalbestyrelses- eller regionsrådsmøde som video- eller telefonmøde

Kommunalbestyrelsen eller regionsrådet gives med bekendtgørelsen mulighed for i de i afsnit 2 under pkt. 1-3 nævnte tilfælde i enighed at beslutte, at et møde gennemføres ved video- eller telefonmøde.

Se bekendtgørelsens § 7, stk. 1.

Kommunalbestyrelses- og regionsrådsmøder kan normalt ikke afholdes som video- eller telefonmøder, fordi det er offentlige møder, jf. § 10, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse og regionslovens § 12, stk. 1, jf. § 10, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse.

Forslag om at afholde et kommunalbestyrelses- eller regionsrådsmøde som video- eller telefonmøde vil normalt komme fra formanden.

Beslutningen herom kan træffes på skriftligt grundlag, således at det f.eks. via udveksling af e-mails mellem forvaltningen og medlemmerne konstateres, at der er enighed om forslaget.

Efter bestemmelsen kan et kommunalbestyrelses- eller regionsrådsmøde f.eks. afholdes som video- eller telefonmøde for at sikre, at regler og anbefalinger om plads og afstand mellem medlemmer og eventuelle tilhørere overholdes.

Det bør dog kun ske, hvis det ikke på anden måde – f.eks. ved at flytte mødet til et andet lokale – uden uforholdsmæssig vanskelighed kan sikres, at regler og anbefalinger om plads og afstand mellem medlemmer og eventuelle tilhørere overholdes.

Efter bekendtgørelsens § 4 skal der streames fra et video- eller telefonmøde, eller en optagelse fra mødet skal offentliggøres snarest muligt efter mødet.

Møder i kommunale og regionale udvalg, der ikke er offentlige, kan normalt afholdes som video- eller telefonmøder, med mindre noget andet følger af udvalgets forretningsorden eller mødeplan.

I det omfang en beslutning om at afholde et udvalgsmøde som video- eller telefonmøde er en fravigelse af mødeplanen, vil den kun kunne træffes i enighed i udvalget.

Ordinære udvalgsmøder vil således normalt kunne afholdes som video- eller telefonmøder, hvis der er enighed herom.

3.3.3.

Beslutning om at tillade et eller flere medlemmer at deltage i et kommunalbestyrelses- eller regionsrådsmøde via video- eller telefonforbindelse

Medlemmerne kan normalt ikke deltage i kommunalbestyrelses- og regionsrådsmøder via video- eller telefonforbindelse.

Formanden for kommunalbestyrelsen eller formanden for regionsrådet gives med bekendtgørelsen mulighed for i de i afsnit 2 under pkt. 1-3 nævnte tilfælde at tillade, at et eller flere medlemmer deltager i et kommunalbestyrelses- henholdsvis regionsrådsmøde via video- eller telefonforbindelse.

Se bekendtgørelsens § 7, stk. 2.

Medlemmerne kan normalt ikke deltage i kommunalbestyrelses- eller regionsrådsmøder via video- eller telefonforbindelse, fordi det er offentlige møder, jf. § 10, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse og regionslovens § 12, stk. 1, jf. § 10, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse.

En beslutning efter den nævnte bestemmelse indebærer, at i hvert fald formanden og mindst et andet medlem skal deltage på et fysisk mødested.

Bestemmelsen giver ikke mulighed for pålægge medlemmer at deltage via video eller telefon.

Bestemmelsen giver formanden mulighed for, hvis f.eks. et medlem på grund af øget risiko i forbindelse med covid-19 ikke ønsker at møde fysisk op, at tillade vedkommende at deltage i et kommunalbestyrelses- eller regionsrådsmøde via video.

Formanden vil også efter bestemmelsen kunne afholde et fysisk kommunalbestyrelses- eller regionsrådsmøde med videodeltagelse fra flere medlemmer, der indvilliger heri, for at sikre, at regler og anbefalinger om plads og afstand mellem medlemmer og eventuelle tilhørere overholdes.

Det bør dog kun ske, hvis det ikke på anden måde – f.eks. ved at flytte mødet til et andet lokale – uden uforholdsmæssig vanskelighed kan sikres, at regler og anbefalinger om plads og afstand mellem medlemmer og eventuelle tilhørere overholdes.

Se ovenfor afsnit 2.

Bestemmelsens anvendelse forudsætter, at offentligheden har mulighed for at følge med i mødet, herunder i, hvilket medlem der har ordet, og hvad vedkommende siger, også når det gælder de medlemmer, der deltager via video eller telefon.

Afholdes mødet uden offentlighedens adgang, jf. bekendtgørelsens § 3, gælder kravet om streaming eller offentliggørelse af optagelse af mødet, jf. bekendtgørelsens § 4, også, i det omfang medlemmernes deltagelse foregår via video eller telefon.

Møder i kommunale og regionale udvalg, der ikke er offentlige, kan normalt afholdes som video- eller telefonmøder, og formanden kan derfor, med mindre udvalget f.eks. i sin forretningsorden har besluttet noget andet, tillade nogle medlemmer at deltage i et møde via video- eller telefonforbindelse.

3.4.

Næstformanden

De ovenfor nævnte beføjelser, som borgmesteren og regionsrådsformanden har efter bekendtgørelsen, varetages under vedkommendes forfald af næstformanden eller – hvis der er to næstformænd – af næstformændene i den rækkefølge, hvori de er valgt.

Se bekendtgørelsens § 8 , der supplerer de almindelige regler om næstformændenes virke ved borgmesterens eller regionsrådsformandens forfald.

Har udvalgsformanden forfald, følger det af de almindelige kommunalretlige regler, at næstformanden, hvis udvalget har en sådan, indtræder i formandens sted.

4.

Muligheden for at aflyse møder

Bekendtgørelsen fraviger ikke reglerne om, hvornår ordinære møder i kommunalbestyrelser, regionsråd og disses udvalg kan aflyses.

Disse regler må imidlertid fortolkes i lyset af bekendtgørelsen, så længe den gælder og i de tilfælde, hvor de grundlæggende betingelser for at anvende den, jf. afsnit 2, er opfyldt.

Det følger af Social- og Indenrigsministeriets forståelse af § 8, stk. 1, og § 20, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse og regionslovens § 10, stk. 1, og § 15, stk. 1, jf. § 20, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse om mødeplaner, at et ordinært møde kan aflyses, når der ingen sager er på dagsordenen, når medlemmerne er enige herom, når et flertal finder det nødvendigt, eller når borgmesteren eller regionsrådsformanden finder, at der foreligger tungtvejende grunde hertil.

Tilsvarende gælder for udvalg, jf. § 22, stk. 2, i lov om kommunernes styrelse og regionslovens 15, stk. 2, jf. § 22, stk. 2, i lov om kommunernes styrelse.

Træffes beslutning om at aflyse et møde, kan formanden træffe afgørelse på vegne af kommunalbestyrelsen, regionsrådet eller udvalget i sager, der ikke kan udsættes.

Dette følger af § 31, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse og regionslovens § 16, jf. § 31, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse.

Tilsvarende gælder for udvalg, jf. § 22, stk. 2, i lov om kommunernes styrelse og regionslovens 15, stk. 2, jf. § 22, stk. 2, i lov om kommunernes styrelse.

Samtidig betyder aflysning af et møde, at beslutninger i andre sager, som skal behandles af kommunalbestyrelsen, regionsrådet eller udvalget, må udsættes, indtil der kan holdes et møde.

Det samme gælder sager, hvor afgørelsen efter lovgivningen skal træffes af kommunalbestyrelsen, regionsrådet eller udvalget, selv om sagerne ikke kan udsættes.

Derfor er beslutning om at aflyse et møde, hvor der foreligger sager på dagsordenen, og hvor der ikke er enighed om det, en meget indgribende beslutning for den politiske styring af kommunen eller regionen.

Det er samtidig en beslutning, der kan have stor betydning for ledelsen af kommunen eller regionen og dermed for varetagelsen af dens opgaver.

På denne baggrund er det Social- og Indenrigsministeriets retsopfattelse, at der i den nuværende situation i de i afsnit 2 under pkt. 1-3 nævnte tilfælde, og hvor bekendtgørelsen åbner mulighed for fravigelser efter §§ 3-7, alene er tungtvejende grunde for borgmesteren eller regionsrådsformanden eller for en udvalgsformand til at aflyse ordinære møder, hvis de i almindelighed gældende regler om mulighed for at afholde møder sammen med de fravigelser fra disse regler, som bekendtgørelsen giver mulighed for, ikke er tilstrækkelige til at undgå aflysning af mødet.

Det er også kun nødvendigt for flertallet i kommunalbestyrelsen eller regionsrådet eller i et udvalg at aflyse et møde, hvis de i almindelighed gældende regler om mulighed for at afholde møder sammen med de fravigelser fra disse regler, som bekendtgørelsen giver mulighed for, ikke er tilstrækkelige til at undgå aflysning af mødet.

Denne vurdering betyder navnlig, at formanden forinden et møde aflyses, først skal vurdere, om det er muligt at afholde mødet under anvendelse af de fravigelser, som §§ 3-7 giver mulighed for.

Den samme vurdering skal anvendes, selv om et flertal i kommunalbestyrelsen, i regionsrådet eller i udvalget ønsker at aflyse et møde.

Det skal for hvert møde, der aflyses, selvstændigt vurderes, om betingelserne er opfyldt for at aflyse mødet.

Møder vil som altid kunne aflyses, hvis der ikke er sager på dagordenen, eller hvis der er enighed om det.

5.

Underretning

Bekendtgørelsen fastlægger, at borgmestre, regionsrådsformænd og udvalgsformænd, der træffer afgørelser eller beslutninger efter bekendtgørelsen, snarest skal underrette kommunalbestyrelsens, regionsrådets eller udvalgets medlemmer herom.

Se bekendtgørelsens § 9.

6.

Klage og tilsyn

Bekendtgørelsen fastlægger, at kommunalbestyrelsernes, regionsrådenes, borgmestres, regionsrådsformænds og udvalgsformænds afgørelser eller beslutninger efter bekendtgørelsen ikke kan indbringes for nogen klagemyndighed.

Se bekendtgørelsens § 10.

Dette betyder, at borgmestres, regionsrådsformænds og udvalgsformænds afgørelser eller beslutninger efter bekendtgørelsen ikke efterfølgende kan påklages f.eks. af et kommunalbestyrelses- eller regionsrådsmedlem til kommunalbestyrelsen, regionsrådet eller udvalget, således at dette organ kan tilsidesætte eller ændre afgørelsen eller beslutningen.

Bekendtgørelsen fastlægger, at overholdelsen af bekendtgørelsen er omfattet af det almindelige kommunale og regionale tilsyn, og at tilsynsmyndighederne kan anvende deres sanktionsmuligheder over for kommunalbestyrelser, regionsråd, borgmestre, regionsrådsformænd og udvalgsformænd i sager efter bekendtgørelsen.

Se bekendtgørelsens § 11.

7.

Kommunale fællesskaber

Bekendtgørelsen finder tilsvarende anvendelse for kommunale fællesskaber.

Se bekendtgørelsens § 12.

Dette indebærer navnlig, at formænd for de styrende organer i kommunale fællesskaber i de i afsnit 2 under pkt. 1-3 nævnte tilfælde kan træffe afgørelser og beslutninger, der svarer til dem, borgmestre og regionsrådsformænd kan træffe efter bekendtgørelsen.

8.

Ikrafttræden

Bekendtgørelsen træder i kraft den 1. juli 2020 og ophæves den 1. september 2020.

Se bekendtgørelsens § 13.

-

Det er en betingelse for at afholde et kommunalbestyrelses- eller regionsrådsmøde uden at tillade offentligheden adgang, herunder at afholde mødet som video- eller telefonmøde, at der sker offentlig transmission fra mødet, eller at lyd- eller videooptagelse herfra offentliggøres snarest efter mødet.

(§ 4)

-

Det kan i enighed besluttes at afholde et kommunalbestyrelses- eller regionsrådsmøde som video- eller telefonmøde.

(§ 7, stk. 1)

-

Formanden for kommunalbestyrelsen henholdsvis formanden for regionsrådet kan tillade, at et eller flere medlemmer deltager i et kommunalbestyrelses- henholdsvis regionsrådsmøde via video- eller telefonforbindelse.

(§ 7, stk. 2)

-

§ 7, stk. 2, i bekendtgørelse nr. 254 af 22. marts 2020 om, at formanden for et kommunalt eller regionalt udvalg kan beslutte, at et udvalgsmøde afholdes som video- eller telefonmøde, videreføres ikke.

Se nedenfor afsnit 3.3.2. og 3.3.3.

-

§ 9 i bekendtgørelse nr. 254 af 22. marts 2020 om nødstyre videreføres ikke.

1)

Fravigelse er nødvendig for at forebygge eller inddæmme udbredelse af COVID-19 her i landet.

2)

Fravigelse er påkrævet som følge af tiltag til at forebygge eller inddæmme udbredelsen af COVID-19 her i landet, og de pågældende forpligtelser og rettigheder i den sammenhæng må anses for at være af mere underordnet betydning.

3)

Opfyldelse af lovgivningens forpligtelser og rettigheder bliver umulig eller uforholdsmæssigt vanskelig som følge af foranstaltninger, som har været nødvendige for at forebygge eller inddæmme udbredelse af COVID-19 her i landet.