Vejledning om budgettering og budget- og regnskabsopfølgning

Vejledning om budgettering og budget- og regnskabsopfølgning

Vejledning til

God økonomistyring i staten

November 2013

Indledning

1.1 Ændringer i cirkulære og vejledning

Cirkulære og vejledning om budgettering og budget- og regnskabsopfølgning er revideret i forhold til cirkulæret af 22. oktober 2012.

De væsentligste ændringer fremgår af tabel 1 .

Denne vejledning fastsætter retningslinjer for, hvordan både de videreførte og de justerede krav skal forstås.

Det gælder afklaring af begreber og fastlæggelse af formater til afrapportering.

Denne vejledning beskriver ikke systemunderstøttelsen af eksempelvis indlæsning af grundbudgetter og prognoser i SKS.

Dette behandles i Vejledning til en systemunderstøttet udgiftsopfølgning , som kan tilgås på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside

.

1.2 Formålet med kravene til økonomistyring i staten

Der er i regi af Finansministeriet iværksat » God økonomistyring i staten« .

Der arbejdes i retning af et ambitiøst målbillede for god økonomistyring i hele den offentlige sektor i 2020.

Det er målet, at der for virksomheder og departementer opnås præcis viden om, hvad vi får for pengene, og hvor god effektiviteten i opgavevaretagelsen er.

Det er ambitionen at styrke grundlaget for, at regeringen og offentlige ledere kan foretage klare prioriteringer og effektivisere opgavevaretagelsen på et oplyst og gennemsigtigt grundlag.

Det er endvidere målet at styrke grundlaget for at foretage præcise forbrugsprognoser.

Et stærkere fokus på virksomhedernes budgettering og budget- og regnskabsopfølgning og en tydeliggørelse af departementers opgaver i forhold til den tværgående koncernstyring vil kunne bidrage til at indfri denne målsætning.

Med Cirkulære om budgettering og budget- og regnskabsopfølgning af 22. december 2011 blev de første skridt i retning af realisering af målbilledet for 2020 taget.

Kravene blev udarbejdet med afsæt i omfattende analyser af økonomistyringen i 12 statslige virksomheder.

Med Cirkulære om budgettering og budget- og regnskabsopfølgning af 22. oktober 2012 blev kravene til budgetteringen af finansåret 2013 samt budget- og regnskabsopfølgninger i løbet af året skærpet.

Med dette udgangspunkt samt erfaringerne fra 2013 er Cirkulære og Vejledning om budgettering og budget- og regnskabsopfølgning revideret .

Justeringer i cirkulære og vejledning, jf. tabel 1 , sker som led i den gradvise indfasning af målbilledet for god økonomistyring frem mod 2020.

Der kan fortsat på tværs af kravene i revideret Cirkulære om budgettering og budget- og regnskabsopfølgning identificeres tre overordnede temaer

De opstillede krav skal ses i lyset af, at der i forvejen blandt departementer og virksomheder er fokus på god økonomistyring.

Kravene i Cirkulære om budgettering og budget- og regnskabsopfølgning vil således for mange virksomheder helt eller delvist være en videreførelse af den eksisterende styringspraksis.

1.3.

Bevillingstyper omfattet af krav

Følgende bevillingstyper er omfattet af kravene i Cirkulære om budgettering og budget- og regnskabsopfølgning

Kravene i cirkulæret er opdelt i to kapitler

Kravene til periodiserede grundbudgetter og prognoser i kapitel 2 Cirkulære om budgettering og budget- og regnskabsopfølgning gælder ikke for

Til gengæld foreskriver cirkulæret i kapitel 3, at virksomhederne for disse hovedkonti som minimum foretager en kvartalsvis intern budget- og regnskabsopfølgning.

Tilsvarende indgår disse hovedkonti i departementernes koncernopfølgning og udarbejdelse af udgiftsopfølgninger til Finansministeriet .

1.4 Vejledningens opbygning

Vejledningens kapitel 2 beskriver kravene til virksomhedernes budgettering, mens kapitel 3 omhandler kravene til virksomhedernes budget- og regnskabsopfølgning.

Bilag 1 uddyber kravene til virksomhedernes grundbudgetnotater.

2 Krav til budgettering

2.1 Grundbudget

2.1.1 Krav til budgetteringen

Cirkulære om budgettering og budget- og regnskabsopfølgning stiller forskellige krav til budgettering alt efter bevillingstypen

2.1.2 Hvad er et grundbudget, og hvordan skal det udarbejdes?

Grundbudgettet skal godkendes af departementet, som også sikrer, at grundbudgettet indlæses i SKS inden finansårets begyndelse.

Departementets godkendelse omfatter samtidig en kontrol og koordinering af, at grundbudgetterne på ministerområdet samlet overholder reglerne for det statslige udgiftsloft.

Budgetposter i grundbudgettet for hver hovedkonto skal periodiseres svarende til reglerne for hver bevillingstype, jf. afsnit 2.5 om periodisering.

Tabel 2-4 viser formatet for grundbudgettet for hovedkonti under bevillingstyperne.

Der er tre forskellige formater

Grundbudgettet skal omfatte årets samlede budgetterede udgifter for hovedkontoen, herunder også eventuelt forventet forbrug af videreførelser

i det omfang det er afstemt med ministeriets ramme inden for det statslige udgiftsloft.

Det bemærkes i samme omgang, at budgetteringen af indtægtssiden i grundbudgettet ikke omfatter indtægtsført bevilling

.

Dette ligger i forlængelse af det eksisterende princip i udgiftsopfølgningerne, hvor forbrug og prognoser ligeledes opgøres uden indtægtsført bevilling.

Grundbudgettet er et ankerbudget og kan ikke revideres i løbet af året.

Ved hver udgiftsopfølgning skal der udarbejdes en opdateret prognose på samme niveau som grundbudgettet.

I den opdaterede prognose vil nye budgetteringsforudsætninger i forhold til grundbudgettet kunne indarbejdes, således at den opdaterede prognose træder i stedet for grundbudgettet.

Grundbudgettet vil dermed først og fremmest blive anvendt til en opfølgning på det realiserede forbrug ved 1. udgiftsopfølgning samt i vurderingen af budgetteret og realiseret forbrug for hele året ved opfølgningen efter finansårets afslutning.

Grundbudgettet skal udarbejdes på grundlag af virksomhedens interne budget for hovedkontoen, så grundbudgettet afspejler det interne budget på aggregeret niveau.

Det medfører krav til, at det interne budget er udarbejdet i rette tid til at ligge til grund for grundbudgettet.

Tabel 5 viser et eksempel på, hvordan udvalgte budgetposter på en driftsbevilling aggregeres til grundbudget, før der er foretaget periodisering.

2.2 Videreførsler og negativ budgetkorrektion

2.2.1 Indbudgettering af videreførsler i grundbudgettet

Det fremgår af Cirkulære om budgettering og budget- og regnskabsopfølgning , at departementerne skal sikre, at ministeriernes grundbudgetter overholder reglerne for det statslige udgiftsloft, herunder at departementerne skal sikre, at ministeriernes grundbudgetter efterlever de regler, der fremgår af cirkulæret.

Departementet har således et ansvar for at sikre, at det budgetterede forbrug af videreførsler i grundbudgetterne samlet set er nul eller negativt for ministerområdet som helhed.

Et eventuelt budgetteret forbrug af opsparing i grundbudgettet for en eller flere hovedkonti på ministerområdet kræver, at der indarbejdes et modgående mindreforbrug af mindst samme størrelse på andre hovedkonti.

Endvidere har ministeriet mulighed for at anvende en såkaldt negativ budgetkorrektion i koncernstyringen, jf. nedenfor .

2.2.2 Anvendelse af en negativ budgetkorrektion

For at sikre en øget fleksibilitet i budgetteringen kan departementet i forbindelse med udarbejdelsen af grundbudgetterne oprette en negativ budgetkorrektion på ministerområdet til senere udmøntning.

En negativ budgetkorrektion kan beskrives som et budgetteret mindreforbrug, der endnu ikke er specificeret på de enkelte hovedkonti.

Budgetkorrektionen tillader dermed, at der i grundbudgetterne og frem til og med prognose 1 kan budgetteres med et forbrug af opsparing, uden at der på samme tid indbudgetteres et tilsvarende mindreforbrug af opsparing på andre konkrete konti inden for ministerområdet.

Prioriteringen af, på hvilke konti et mindreforbrug skal udmøntes, kan dermed udskydes, således at prioriteringen er færdiggjort ved den anden forudgående udgiftskontrol ved 2. udgiftsopfølgning.

Departementet får dermed mulighed for at følge årets udgiftsudvikling på ministerområdet i et længere tidsrum, inden der foretages en prioritering.

Der kan oprettes én negativ budgetkorrektion på ministerområdet i forbindelse med grundbudgettet, og departementet har ansvaret for udarbejdelsen heraf som led i koordineringen af budgetteringen på ministerområdet.

Budgetkorrektionen kan ikke forøges i forbindelse med prognose 1, men nedjusteres hvis en del af budgetkorrektionen er udmøntet på konkrete hovedkonti.

Budgetkorrektionen skal periodiseres på kvartaler.

Departementet skal dermed angive, hvornår det budgetterede mindreforbrug, som budgetkorrektionen er udtryk for, forventes at blive udmøntet.

Budgetkorrektionen skal svare 1:1 til den del af det budgetterede forbrug af opsparing, der ikke modsvares af budgetteret mindreforbrug på andre konkrete hovedkonti inden for ministerområdet, dog fratrukket forbrug af opsparing, hvor dette er indbudgetteret på finansloven.

Budgetkorrektionen kan kun anvendes i forbindelse med forbrug af videreførsler, overført overskud og reserveret bevilling fra tidligere år og kan maksimalt udgøre

Oplysninger om budgetkorrektionen, herunder årsag, størrelse samt en udmøntningsplan i form af forventet udmøntning og forudsætninger for denne, tilsendes Finansministeriet som en del af departementets grundbudgetnotat senest 31. december i det forudgående finansår.

Departementschefen underskiver udmøntningsplanen sammen med grundbudgetnotatet.

Af bilag 1 til denne vejledning fremgår det, hvilke tabeller der skal anvendes til dette.

2.2.3 Udmøntning af den negative budgetkorrektion

En budgetkorrektion, der er indarbejdet i grundbudgettet og ved prognose 1, skal være fuldt udmøntet i forbindelse med den anden forudgående udgiftskontrol ved 2. udgiftsopfølgning.

Der er altså ikke adgang til at anvende en budgetkorrektion ved prognose 2 og 3.

Udmøntning sker ved, at prognosen for specifikke hovedkonti nedjusteres i forhold til grundbudgettet.

Nedjusteringen i forhold til grundbudgettet skal for det samlede ministerområde svare til budgetkorrektionens størrelse.

Budgetkorrektionen nulstilles således ved, at nettoforbruget af videreførsler, overført overskud og reserveret bevilling samlet er nul eller negativt for ministerområdet som helhed i prognose 2.

Hvis budgetkorrektionen også anvendes ved prognose 1, skal departementet ved 1. udgiftsopfølgning angive en opdateret udmøntningsplan, som angiver en reduceret budgetkorrektion, forventet og realiseret udmøntning samt forudsætninger for den resterende udmøntning.

Det er ikke tilladt at forøge størrelsen af budgetkorrektionen fra grundbudgettet til prognose 1.

Ved 1. udgiftsopfølgning følges der samtidig op på den oprindelige udmøntningsplan.

Den tekniske håndtering og indlæsning af budgetkorrektionen er beskrevet i Vejledning til en systemunderstøttet udgiftsopfølgning .

Ved 2. udgiftsopfølgning (den anden forudgående udgiftskontrol) skal departementet tilsende Finansministeriet oplysninger om den realiserede udmøntning af en eventuel budgetkorrektion, som har været anvendt i grundbudgettet og prognose 1.

Det gælder oplysninger om, hvordan udmøntningen påvirker aktivitet og forbrug på de konti, hvor det budgetterede mindreforbrug er indarbejdet.

Budgetkorrektionen skal udmøntes på konti med videreførselsadgang, dvs. at budgetkorrektionen ikke kan udmøntes på lovbundne bevillinger, statsfinansieret selvejende institution eller anden bevilling uden videreførselsadgang.

2.3 Budgetteringsforudsætninger i grundbudgetnotat

Det fremgår af Cirkulære om budgettering og budget- og regnskabsopfølgning, at der skal udarbejdes en beskrivelse af budgetteringsforudsætningerne for virksomhedens grundbudgetter forud for finansåret.

I bilag 1 til denne vejledning uddybes kravene til grundbudgetnotatets indhold.

Hver virksomhed udarbejder ét grundbudgetnotat ved brug af en fast skabelon, som kan tilgås på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside

.

Notatet skal godkendes af departementet, som herefter sender det til Finansministeriet inden finansårets begyndelse.

En beskrivelse af budgetteringsforudsætningerne for den forventede aktivitet er en forudsætning for både virksomhedens interne opfølgning samt departementets koncernopfølgning og udgiftsopfølgningerne.

Det er målet, at afvigelsesforklaringer ved opfølgninger i videst muligt omfang skal kunne henvise til aktiviteter og poster beskrevet i budgetteringsforudsætningerne.

Udfyldelsen af skabelonen til grundbudgetnotatet skal basere sig på en væsentlighedsvurdering, så grundbudgetnotatet omfatter virksomhedens væsentligste hovedkonti.

Nedenfor er angivet de væsentlighedskriterier, der kan lægges til grund for udvælgelsen.

Grundbudgetnotatet skal udover tabeller og beskrivelser af budgettet for udgifter/indtægter indeholde en definition af det aktivitetsniveau, som der afvigelsesforklares på i udgiftsopfølgningerne.

Derudover skal grundbudgetnotatet indeholde en beskrivelse af eventuelle forventede tillægsbevillinger, samt om udgifter, der forventes dækket af tillægsbevilling, er medtaget i grundbudgettet.

Endelig skal der særskilt i departementets grundbudgetnotat angives væsentlighedskriterier for, hvornår der skal afgives afvigelsesforklaringer i udgiftsopfølgningerne for ministerområdet.

Dette vil være udgangspunktet for dialogen mellem departement og Finansministeriet om afvigelsesforklaringer.

Finansministeriet kan bede om en ændring af væsentlighedskriterierne, ligesom der i udgiftsopfølgningsprocessen kan opstå spørgsmål om afvigelser, aktiviteter og konti, der ligger uden for de opstillede væsentlighedskriterier.

2.4 Prognose

2.4.1 Krav til prognose

Som led i den kvartalsvise koncernopfølgning og i den efterfølgende udarbejdelse af udgiftsopfølgningen udarbejdes en periodiseret prognose for det forventede forbrug for resten af året.

Prognosen skal udarbejdes på samme overordnede budgetposter som grundbudgettet.

Departementet skal som led i koncernopfølgningen godkende virksomhedernes prognose samt sikre, at prognoserne samlet på ministerområdet overholder reglerne for det statslige udgiftsloft.

Prognosen indlæses i SKS efter samme metode som indlæsningen af grundbudgettet.

2.4.2 Hvad er en prognose, og hvornår skal den revideres?

Der skal udarbejdes tre opdaterede prognoser årligt – en ny efter hvert af årets tre første kvartaler.

Prognosen udgør den nye forbrugsvurdering for resten af året og vil reflektere eventuelle ændringer i budgetteringsforudsætningerne.

Det kunne eksempelvis vedrøre et ændret aktivitetsniveau som følge af en tillægsbevilling.

I departementernes kvartalsvise koncernopfølgning og i udgiftsopfølgningerne vil de opdaterede prognoser derfor erstatte grundbudgettet som det aktuelle opfølgningsgrundlag.

Grundbudgettet erstattes således efter første kvartal af prognose 1, som vil udgøre opfølgningsgrundlaget for regnskabet for andet kvartal.

Prognoserne udarbejdes for budgetposterne på grundbudgetniveau på hver hovedkonto for den resterende del af året.

Disse periodiseres i lighed med grundbudgettet.

Ligesom grundbudgettet afspejler et mere detaljeret internt budget, skal udarbejdelsen af den periodiserede prognose til udgiftsopfølgningen ske på baggrund af en intern prognose på et mere detaljeret niveau.

Der indgår ikke formkrav til den interne prognose, men virksomheden skal have et opfølgningsgrundlag, der muliggør substantielle afvigelsesforklaringer.

Fristen for indlæsning af den godkendte prognose i SKS er samme dag, som der er afleveringsfrist for udgiftsopfølgningen til Finansministeriet.

Den prognose, der er indlæst ved udgiftsopfølgningerne, kan ikke overskrives med opdaterede versioner i SKS i løbet af kvartalet, selvom virksomhederne i den interne styring eventuelt opdaterer deres interne prognoser hyppigere.

2.5 Periodisering

2.5.1 Krav til periodisering

Kravet til periodisering indebærer, at grundbudget og prognoser skal periodiseres på de budgetposter, der er angivet for hver bevillingstype.

Kravet om periodisering skal ses i sammenhæng med målet om at opnå budgetgennemsigtighed samt målet om at have et fast talgrundlag i løbet af året, som budget- og regnskabsopfølgningerne kan gennemføres på baggrund af.

Den månedlige og kvartalsvise opfølgning på de realiserede udgifter kan sammenholdes med et budget for nøjagtig samme periode, således at afvigelser kan identificeres præcist.

Samtidig vil anvendelse af periodisering sikre en styringsmæssig kobling mellem fremdrift i opgavevaretagelsen og realiseret forbrug.

Der er fastsat forskellige frekvenser for periodisering af hovedkonti under de syv bevillingstyper

Kravet om månedsvis periodisering for driftsbevilling og statsvirksomhed skal ses i sammenhæng med, at virksomheden generelt har mere viden om aktiviteter og forventet forbrug på disse bevillingstyper.

Muligheden for en tættere opfølgning skal sikre et løbende grundlag for at bedømme råderum og fremdrift i aktiviteter.

For anlægsbevilling, statsfinansieret selvejende institution og lovbunden bevilling inden for udgiftsloftet bunder kravet om kvartalsvis periodisering i de usikkerheder, der er forbundet med en mere detaljeret budgettering, samt at der kan være barrierer for at indhente aktivitetsoplysninger til at understøtte en mere hyppig opfølgning.

Reservationsbevilling og anden bevilling inden for udgiftsloftet skal som udgangspunkt periodiseres kvartalsvist.

Virksomheden skal dog årligt forud for udarbejdelsen af grundbudgettet foretage en vurdering af behovet for månedlig periodisering af alle hovedkonti under disse bevillingstyper.

Vurderingskriterierne fremgår af nedenstående faktaboks 6 .

Vurderingen skal godkendes af departementet forud for udarbejdelse af grundbudgetter.

2.5.2 Generelle principper for periodisering af budgetter

Der skal ved periodisering af budgetter og regnskaber tages stilling til, hvordan og hvornår forbruget fordeler sig hen over året.

Det er i den forbindelse væsentligt, at periodisering af budget og regnskab foretages ud fra samme principper.

Forskellig praksis for den budgetmæssige og regnskabsmæssige periodisering vil føre til afvigelser i budget- og regnskabsopfølgningen, der alene kan henføres til forskellig periodiseringspraksis og ikke til den underliggende opgavevaretagelse.

Et eksempel på forskellige principper for periodisering er, hvorvidt husleje budgetteres og bogføres på de enkelte måneder i takt med anvendelse af lejemålet, eller om husleje budgetteres og bogføres én måned i kvartalet i forbindelse med betaling, hvis regningen modtages kvartalsvis.

Periodisering af den enkelte budgetpost vil i forlængelse af ovenstående have tæt sammenhæng med budgetteringsforudsætninger for, hvornår på året forbruget vil finde sted .

Økonomifunktionen kan have vanskeligt ved alene at foretage en periodisering af de budgetposter, som udmøntes uden for økonomifunktionen i fagkontorer, decentrale enheder m.v. Stillingtagen til det periodiserede budget samt udarbejdelsen af budgetteringsforudsætninger bør således foretages i tæt samarbejde mellem økonomifunktionen og den enhed, der udmønter den pågældende budgetpost, således at både budgetlægning og opfølgning hviler på faglig indsigt i opgaver og aktiviteter.

Erfaringer med afløbsprofiler fra foregående år kan indgå i grundlaget for den fremadrettede periodisering af visse budgetposter.

En mekanisk fremskrivning af foregående års afløbsprofiler kan dog ikke stå alene, idet der skal foretages en substantiel vurdering af, om årets aktiviteter vil forløbe på samme måde som i de foregående år.

Ved stillingtagen til periodiseringen skal det vurderes, på hvilket detaljeringsniveau periodiseringen skal udarbejdes.

Detaljeringsniveauet bør hænge sammen med det niveau, der følges op på i den interne budget- og regnskabsopfølgning, ligesom der skal foretages periodisering på et sådant detaljeringsniveau, at økonomifunktionen kan anvende periodiseringen som et aktivt instrument til at foretage relevante afvigelsesforklaringer.

3 Krav til budget- og regnskabsopfølgning

3.1 Afvigelsesforklaringer

Cirkulære om budgettering og budget- og regnskabsopfølgning stiller krav om anvendelse af afvigelsesforklaringer i forhold til væsentlige afvigelser som en del af budget- og regnskabsopfølgningen.

Det gælder både i den interne budget- og regnskabsopfølgning i virksomheden, i den kvartalsvise koncernopfølgning og i udgiftsopfølgningen.

Der opereres i den løbende budget- og regnskabsopfølgning med forskellige typer af afvigelser afhængig af bevillingstype og evt.

delloft.

For delloft for driftsudgifter samt anlægsrammen opereres med tre typer af afvigelser

For delloft for indkomstoverførsler opereres med to typer af afvigelser

Formålet med afvigelsesforklaringer er at klarlægge årsagerne til afvigelserne;

det vil sige ændringer i de bagvedliggende budgetforudsætninger som eksempelvis ændret aktivitetsvolumen eller ændrede enhedsomkostninger.

Der indgår ikke formkrav til afvigelsesforklaringerne i den interne budget- og regnskabsopfølgning i virksomhederne eller i den kvartalsmæssige koncernopfølgning.

Derimod indgår der en række formkrav og standardtabeller i udgiftsopfølgningerne , som præsenteres i afsnit 3.5 vedrørende krav til udgiftsopfølgningerne.

Virksomhederne kan anvende skabelonerne fra udgiftsopfølgningerne i den interne opfølgning, hvis dette vurderes relevant.

Kravet til afvigelsesforklaringer i den interne opfølgning i virksomheden, i koncernopfølgningen og i udgiftsopfølgningen stiller samtidig krav til virksomhedernes interne budgetter.

Det interne budget skal opbygges på en sådan måde, at der kan foretages reelle afvigelsesforklaringer mellem budget og forbrug.

Interne budgetter på et meget aggregeret detaljeringsniveau vil således ikke muliggøre, at afvigelser kan isoleres, og der systematisk kan identificeres afvigelsesforklaringer.

3.2 Kadencer for budget- og regnskabsopfølgning

Kapitel 3 i Cirkulære om budgettering og budget- og regnskabsopfølgning opstiller en række krav til budget- og regnskabsopfølgning internt i virksomhederne, til departementets koncernopfølgning og til udgiftsopfølgningerne til Finansministeriet.

Cirkulæret fastsætter således minimumskrav til en kvartalsvis opfølgning på alle hovedkonti samt specifikke krav til den interne og eksterne opfølgning for de hovedkonti, der er omfattet af kravet om grundbudgetter.

I tabel 6 fremgår de tidsmæssige og indholdsmæssige krav for de interne budget- og regnskabsopfølgninger og for udgiftsopfølgningerne.

Generelt kan budget- og regnskabsopfølgningen påbegyndes, så snart pdf-regnskaberne foreligger i SKS

, da der ikke kan foretages ændringer i regnskabet efter dette tidspunkt.

Opfølgningen kan konsolideres endeligt, når ØSC’s regnskabserklæring foreligger.

Figur 1 viser et eksempel på en tidslinje for processen fra lukning af regnskabet i Navision Stat til aflevering af departementets udgiftsopfølgning til Finansministeriet.

Eksemplet viser opfølgningen efter 1. kvartal.

3.3 Budget- og regnskabsopfølgning i virksomheden

Der stilles i cirkulæret krav om, at virksomhederne hver måned skal foretage en intern budget- og regnskabsopfølgning på hovedkonti under bevillingstyperne driftsbevilling og statsvirksomhed .

Den månedlige interne opfølgning skal desuden omfatte andre hovedkonti, der periodiseres månedligt, jf. Cirkulære om budgettering og budget- og regnskabsopfølgning § 8 stk. 7.

For alle øvrige hovedkonti, som virksomheden er ansvarlig for, skal virksomheden som minimum foretage en kvartalsvis budget- og regnskabsopfølgning.

Dette gælder også for hovedkonti på de bevillingstyper, der ikke er omfattet af krav om udarbejdelse af grundbudget.

Den månedlige budget- og regnskabsopfølgning for januar kan udskydes, så den udføres sammen med opfølgningen for februar.

Tilsvarende kan den månedlige budget- og regnskabsopfølgning for juni udskydes, så den foretages sammen med opfølgningen for juli.

Det samme gælder virksomhedernes interne kvartalsopfølgning for 2. kvartal, der ligeledes kan udskydes til august.

Budget- og regnskabsopfølgningen skal forelægges virksomhedens ledelse (dvs. direktion).

Der stilles fire indholdsmæssige krav til virksomhedernes budget- og regnskabsopfølgning

Som det fremgår, er kravet om afvigelsesforklaringer afgrænset til de hovedkonti, hvor der er periodiserede grundbudgetter.

Dette skyldes, at en præcis opgørelse af afvigelser ikke kan foretages uden periodisering.

For hovedkonti, hvor der ikke er udarbejdet grundbudgetter, skal der derfor foretages en mere overordnet vurdering af fremdriften i aktiviteter og forbruget i den forløbne periode set i forhold til det forventede forbrug for hele året.

Dette er samstemmende med de krav, der stilles til den kvartalsvise regnskabsgodkendelse.

For alle hovedkonti skal opfølgningen indeholde en vurdering af behovet for korrigerende handlinger.

For hovedkonti, hvor afvigelser opgøres ud fra de periodiserede grundbudgetter og prognoser, kan disse sammen med de tilhørende afvigelsesforklaringer anvendes som datagrundlag for vurderingen.

For de øvrige hovedkonti kan en overordnet vurdering af fremdrift i forbrug og aktiviteter anvendes.

Ligeledes skal der for alle hovedkonti foretages en vurdering af årets samlede forbrug og årets resultat.

I den sammenhæng skal der minimum kvartalsvist udarbejdes en revideret prognose for årets forbrug for alle hovedkonti som led i afrapporteringen til departementets kvartalsvise koncernopfølgning og udgiftsopfølgningerne.

Virksomhedens opfølgning på årets sidste måned og kvartal skal samtidig sammenholde grundbudgettet for hele året med årets realiserede forbrug.

For de hovedkonti, hvor der ikke er udarbejdet grundbudgetter, skal bevillingen og de løbende prognoser for årets forbrug sammenholdes med årets regnskab.

Formålet er en evaluering af budgetteringen af årets aktiviteter og mulighederne for fremadrettede forbedringer.

Kravene er alene minimumskrav.

Dette afspejler, at der på tværs af forskellige virksomheder vil være forskellige opfølgningsbehov.

Virksomheden fastsætter således selv rammerne for det budgetgrundlag, som det realiserede forbrug holdes op imod.

Ligeledes foretager virksomheden også selv en vurdering af, hvad der udgør en væsentlig afvigelse i den interne opfølgning.

3.4 Departementets kvartalsvise koncernopfølgning

Der stilles i cirkulærets § 11 krav til, at departementet foretager fire koncernopfølgninger i løbet af året: Efter 1. kvartal, efter 2. kvartal, efter 3. kvartal samt efter afslutningen af regnskabsåret.

Departementet skal i koncernopfølgningen følge op på alle hovedkonti på ministerområdet.

For hovedkonti omfattet af cirkulærets kapitel 2 skærpes denne opfølgningsforpligtelse i form af krav om fokus på forklaringer af væsentlige afvigelser .

Den faste opfølgningskadence og indholdskravene skal sikre, at datagrundlaget i SKS udnyttes i departementets koncernopfølgning på alle hovedkonti dækket af udgiftsloftet, samt at departementets tværgående koncernopfølgning kan føde ind til udgiftsopfølgningerne til Finansministeriet.

Hvis det vurderes, at udgiftsopfølgningerne svarer til behovene i koncernopfølgningen, kan udgiftsopfølgningerne erstatte koncernopfølgningerne for 1., 2. og 3. kvartal.

Dette skal dog bero på en konkret vurdering af ministerområdets reelle styringsbehov.

Opfølgningsgrundlaget i koncernopfølgningen, for hovedkonti omfattet af krav i cirkulærets kapitel 2, udgøres som minimum af virksomhedernes grundbudgetter og prognoser indlæst i SKS sammenholdt med det realiserede forbrug.

Virksomhederne skal i forbindelse med koncernopfølgningen som minimum redegøre for følgende

Departementerne har i grundbudgetnotatet fastsat væsentlighedskriterier for afvigelsesforklaringer i udgiftsopfølgningerne, jf. afsnit 2.3 .

Der kan dog være forskel på detaljeringsniveauet i udgiftsopfølgningerne og koncernopfølgningen.

Departementerne afgør derfor i dialog med virksomhederne, hvad der er en væsentlig afvigelse i koncernopfølgningen.

Der skal udarbejdes beskrivelser af korrigerende handlinger for afvigelser for de hovedkonti, hvor det vurderes relevant.

Endelig skal der for alle hovedkonti udarbejdes prognoser for årets samlede forbrug og årets resultat.

Departementet fastlægger formater og tidsfrister for aflevering af virksomhedernes bidrag til koncernopfølgningen, så koncernopfølgningen kan udarbejdes og forelægges for departementschefen, inden udgiftsopfølgningen afgives til Finansministeriet.

Tidsfristerne fastsættes i ministerieinstruksen, jf. Regnskabsbekendtgørelsen § 14.

Der er fastsat krav om en 4. koncernopfølgning efter afslutningen af regnskabsåret.

Formålet med den sidste opfølgning er at skabe et grundlag for bedre fremadrettet budgettering og prognosticering samt at bidrage til en vurdering af udgiftsudviklingen og det samlede råderum på ministerområdet.

Det skal ske med en evaluering af budgetteringen og en gennemgang af de realiserede udgifter i forhold til det forventede

Departementet fastsætter en tidsfrist for aflevering af virksomhedernes bidrag til koncernopfølgningen for 4. kvartal.

Tidsfristen for koncernopfølgningen efter finansåret skal fastlægges, så koncernopfølgningen er udarbejdet inden udgiftsopfølgning 4 afgives til Finansministeriet.

3.5 Kvartalsvise udgiftsopfølgninger

Der er fra 2013 udarbejdet et nyt koncept for udgiftsopfølgninger, der har til formål at sikre både en bedre understøttelse af udgiftsstyringen og en bedre kobling mellem kravene til udgiftsstyring og økonomistyring i Cirkulære om budgettering og budget- og regnskabsopfølgning .

Der er fastsat tidsfrister for de tre udgiftsopfølgninger i løbet af året.

Udgiftsopfølgningerne sendes til Finansministeriet senest den 24. i måneden efter kvartalet, dog først den 24. august efter 2. kvartal.

Kravene til udgiftsopfølgningerne fremgår af Finansministeriets Vejledning om udgiftsopfølgning i staten

.

I tillæg til de tre kvartalsvise udgiftsopfølgninger i løbet af året, indføres der en udgiftsopfølgning 4 efter finansårets afslutning.

Denne skal foretages første gang efter regnskabsåret 2013.

Udgiftsopfølgning 4 indeholder en opfølgning på årets 4. kvartal samt årets samlede forbrug i forhold til det prognosticerede og bevilligede.

Udgiftsopfølgningen vil dermed udgøre grundlaget for en vurdering af årets budgettering og prognosticering i forhold til det realiserede forbrug.

3.5.1 Krav til afvigelsesforklaringer for delloft for driftsudgifter mv.

For delloft for driftsudgifter og anlægsrammen er bagudrettede og fremadrettede afvigelser omdrejningspunktet for afvigelsesforklaringer, jf. beskrivelsen i afsnit 3.1.

Nedenstående tabel 7 og 8 illustrerer datagrundlaget for afvigelsesforklaringer i udgiftsopfølgninger for hovedkonti inden for delloft for driftsudgifter og anlægsrammen.

Eksempler på afvigelser fremgår af afsnit 3.5.1.1.

Der er opstillet følgende fem forskellige afvigelseskategorier, som departementerne og virksomhederne skal forholde sig til, når de i udgiftsopfølgningerne skal forklare årsagerne til de konstaterede afvigelser

De fem kategorier sætter rammen for bagudrettede og fremadrettede afvigelsesforklaringer i udgiftsopfølgningerne for udgifterne inden for delloft for driftsudgifter og anlægsrammen.

Dette indebærer, at væsentlige afvigelser skal forklares med angivelse af, hvilken type afvigelse der er tale om.

I samme forbindelse skal der foretages en reel forklaring af den pågældende afvigelse.

Såfremt en væsentlig afvigelse dækker over flere årsager, skal disse beskrives hver for sig.

Mindreforbrug angives med negative tal og merforbrug angives med positive tal.

Som det fremgår af afsnit 2.3 og bilag 1, skal der særskilt i departementets grundbudgetnotat angives væsentlighedskriterier for, hvornår der skal afgives afvigelsesforklaringer i udgiftsopfølgningerne for ministerområdet.

Dette vil være udgangspunktet for dialogen mellem departement og Finansministeriet om afvigelsesforklaringer.

Finansministeriet kan bede om en ændring af væsentlighedskriterierne, ligesom der i udgiftsopfølgningsprocessen kan opstå spørgsmål om afvigelser, aktiviteter og konti, der ligger uden for de opstillede væsentlighedskriterier.

Forklaringer af væsentlige afvigelser i udgiftsopfølgningen skal foretages med anvendelse af nedenstående tabel 9 , som adresserer afvigelser pr. hovedkonto.

Der skal ikke nødvendigvis udfyldes en skabelon for hver hovedkonto, da kun de væsentlige afvigelser skal forklares.

Afvigelsen på hovedkonti, hvor der ikke er udarbejdet forklaringer, vil, når der summeres på virksomhedens eller ministerområdets samlede afvigelsesforklaringer, fremstå som en andel af »mindre væsentligt«.

3.5.1.1.

Eksempler på afvigelser og afvigelsesforklaringer for delloft for driftsudgifter mv.

Tabel 10 viser et eksempel på en opfølgning på bagudrettede og fremadrettede afvigelser samt nettoafvigelser.

Det fremgår af tabel 10, at der har været et merforbrug i andet kvartal på i alt 190 mio. kr. (bagudrettet afvigelse).

Ministerområdets forbrug år til dato har således været 190 mio. kr. højere end forventet.

Tabellen viser endvidere, at ministerområdet med den nyeste prognose nedjusterer forventningerne til årets forbrug med 300 mio. kr. (fremadrettet afvigelse).

Samlet set betyder det, at prognosen for hele årets forbrug er nedjusteret med 110 mio. kr. (nettoafvigelse).

I udgiftsopfølgningerne skal afvigelsesforklaringerne udarbejdes for hver hovedkonto med væsentlige afvigelser.

Som det fremgår af tabel 10, vil afvigelser i udgiftsopfølgningerne identificeres på nettoforbruget på hovedkontoniveau.

En afvigelse inden for den enkelte måned eller en afvigelse for en særskilt grundbudgetpost, som eksempelvis indtægter, vil ikke indgå i de faste opfølgningsskabeloner i udgiftsopfølgningerne.

I eksemplet i tabel 10 fremgår det, at Styrelse B havde en bagudrettet afvigelse på -100 mio. kr. og en fremadrettet afvigelse på 100 mio. kr. Tabel 11 illustrerer, hvordan disse afvigelser kan forklares ved brug af standardskabelonen.

Til at understøtte opfølgningen i udgiftsopfølgningerne er der udarbejdet en række hjælperapporter i SKS.

Disse giver uddybende oplysninger om afvigelser fordelt på måneder og på de budgetposter, som grundbudgettet består af .

3.5.2 Krav til afvigelsesforklaringer for delloft for indkomstoverførsler

Inden for delloft for indkomstoverførsler fokuseres der i udgiftsopfølgningerne på forskellen mellem grundbudgettet og det realiserede forbrug år-til-dato (bagudrettet afvigelse) samt ændringer i prognoserne for den resterende del af året (fremadrettet afvigelse), jf. afsnit 3.1.

Tabel 12 og 13 illustrerer datagrundlaget for afvigelsesforklaringer i udgiftsopfølgninger for hovedkonti inden for delloft for indkomstoverførsler.

Eksempler på afvigelser fremgår desuden af afsnit 3.5.2.1.

Der er opstillet følgende to forskellige afvigelseskategorier, som virksomhederne skal forholde sig til, når de i udgiftsopfølgningerne skal forklare årsagerne til de konstaterede afvigelser

I udgiftsopfølgningerne skal virksomhederne redegøre for afvigelsernes størrelse, hvorvidt de er midlertidige eller permanente samt vurdere årsagen til afvigelserne.

Tabel 14 viser den skabelon, hvori der skal redegøres for dette.

Ved permanente afvigelser redegøres endvidere for den videre proces for håndteringen af de permanente udgifter, herunder igangsættelse af analyser med henblik på at afdække årsager til afvigelser.

I tabellen skal alene medtages konti, der falder inden for initiativpligtens beløbsgrænser.

Dvs. afvigelser, der overstiger 50 mio. kr. eller 5 pct. af den samlede bevilling.

Fravigelser fra dette princip skal aftales med Finansministeriet.

3.5.2.1.

Eksempler på afvigelser og afvigelsesforklaringer for delloft for indkomstoverførsler

Tabel 15 viser et eksempel på bagudrettede og fremadrettede afvigelser for hovedkonti inden for delloft for indkomstoverførsler.

Det fremgår af tabel 15 , at regnskabet samlet set er 100 mio. kr. højere end forventet i grundbudgettet (bagudrettet afvigelse).

Samtidig ses det, at den nyeste prognose for året er opjusteret med 100 mio. kr. (fremadrettet afvigelse), hvilket giver en samlet opjustering af prognosen for hele året på 200 mio. kr. (samlet afvigelse).

I udgiftsopfølgningerne skal afvigelsesforklaringerne udarbejdes for hver hovedkonto med væsentlige afvigelser jf. initiativpligtens beløbsgrænser.

Afvigelserne for året skal identificeres på nettoforbruget på hoved- eller underkontoniveau.

En afvigelse inden for den enkelte måned eller en afvigelse for en særskilt grundbudgetpost som eksempelvis indtægter vil ikke indgå i de faste opfølgningsskabeloner i udgiftsopfølgningerne.

I eksemplet i tabel 15 fremgår det, at der har været ændringer i prognoserne for hele året på hhv.

-100 mio. kr., 200 mio. kr. og 100 mio. kr., der summerer til en samlet afvigelse på 200 mio. kr. Nedenstående tabel 16 illustrerer, hvordan disse afvigelser kan forklares ved brug af standardskabelonen.

Bilag 1.

Grundbudgetnotat

Dette bilag konkretiserer grundbudgetnotatets indhold.

Formålet med at udarbejde et grundbudgetnotat er at give en beskrivelse af de budgetteringsforudsætninger, der er anvendt ved udarbejdelsen af grundbudgettet.

Grundbudgetnotaterne skal udarbejdes for alle virksomheder omfattet af Cirkulære om budgettering og budget- og regnskabsopfølgning .

Hver virksomhed udarbejder ét grundbudgetnotat, som omfatter de relevante hovedkonti for virksomheden.

Notatet drøftes med og godkendes af departementet, som derefter fremsender det til Finansministeriet inden finansårets begyndelse.

Afsnit 2.3 i denne vejledning beskriver, hvilke overordnede krav der gælder for udarbejdelsen af grundbudgetnotater.

Dette bilags struktur svarer til grundbudgetnotatets struktur.

Bilaget er opdelt efter bevillingstyper.

For hver bevillingstype angives det, hvilke tabelformater som kan anvendes alt afhængig af, hvad der er mest relevant for den enkelte hovedkonto.

Skabelonen for grundbudgetnotatet kan hentes i word-format på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside

.

1.

Udvælgelse af væsentligste hovedkonti

Grundbudgetnotatet skal ud over den virksomhedsbærende hovedkonto kun omfatte virksomhedens væsentligste hovedkonti.

Virksomheden skal derfor i dette afsnit redegøre for, hvilke hovedkonti der er udvalgt til at indgå i grundbudgetnotatet, og hvorfor disse er udvalgt.

Faktaboks 1 angiver, hvilke væsentlighedskriterier der kan lægges til grund for udvælgelsen.

2.

Driftsbevilling og statsvirksomhed

I dette afsnit skal virksomheden redegøre for budgetteringen af driftsbevillinger og statsvirksomhed.

Først redegøres der for budgetteringen af hver væsentlig hovedkonto.

Dernæst budgetteres de udvalgte driftsbevillingerne og statsvirksomhed på finanslovformål.

Herefter beskrives den aktivitetsdefinition, som ligger til grund for budgetteringen.

Hvis muligt redegør virksomheden derefter for budgetteringen fordelt på aktiviteter.

2.1 Budgettering af væsentlige hovedkonti

I dette afsnit skal virksomheden redegøre for budgetteringen af hver væsentlig hovedkonto af typen driftsbevilling eller statsvirksomhed.

Afsnittet skal indeholde en oversigtstabel over hovedkontoens samlede udgifter og indtægter svarende til den tabel, der indlæses i SKS, jf. tabel 1.a .

Tabel 1.a skal være baseret på virksomhedens interne budget.

Da periodiseringen i tabel 1.a.

ikke kan stå alene, skal denne suppleres af en kvalitativ beskrivelse af de principper, som er anvendt i budgetteringen.

Dette uddybes i kommentarboks 1.

2.2 Budgettering på finanslovsformål

Med udgangspunkt i den interne budgettering skal virksomheden i dette afsnit opdele budgetteringen af driftsbevillinger og statsvirksomhed på finanslovsformål.

Dette gøres med udgangspunkt i tabel 1.b.

Virksomheden skal i tabel 1.b opdele de indbudgetterede og periodiserede udgifter, løn og indtægter på de finanslovsformål, som fremgår af finanslovens tabel 5 og 6.

Tabel 1.b skal som minimum omfatte den virksomhedsbærende hovedkonto samt andre hovedkonti, der vurderes at være væsentlige.

Budgetteringen på finanslovsformålene i tabel 1.b understøtter en kobling mellem opgavefordelingen af bevillingen og forbruget.

Samtidig bidrager tabellen til at kvalificere afrapporteringen på finanslovsformål og opgaver i årsrapporten.

I eksemplet i tabel 1.b er der angivet fem forskellige finanslovsformål – fire faglige finanslovsformål og finanslovsformål 0, der favner generel ledelse, administration og hjælpefunktioner.

2.3 Definition af aktivitet

Virksomheden skal i kommentarboks 2 redegøre for den definition af aktivitet eller anden styringsrelevant parameter, der ligger til grund for de interne budgetter og dermed budgetteringen i grundbudgettet.

Som eksempel på dette viser nedenstående faktaboks 2 den definition af aktiviteter, som anvendes af Moderniseringsstyrelsen.

Eksempler på konkrete aktiviteter er

– Udvikling af nyt it-system til udbetaling af støtteordninger.

– Screening af virksomheder som forarbejde til udvikling af bedre tilsyn.

– Indkøb af større materiel til understøttelse af opgavevaretagelsen.

På denne måde skal virksomheden angive, hvilken form for aktivitet eller parameter der anvendes som grundlag for budgetteringen og afvigelsesforklaringer i de løbende opfølgninger.

Det anbefales, at der tages udgangspunkt i den aktivitetsdefinition, som understøtter virksomhedens registreringsramme og/eller en gruppering af de væsentligste faglige opgaver, som løses i virksomheden.

Det anbefales derudover, at definitionen er en samlebetegnelse for aktivitetsniveauet i virksomheden og er fælles for hele virksomheden.

Definitionen skal dermed ikke være en oplistning af aktiviteter.

Formålet med dette er at bidrage til at tydeliggøre koblingen mellem den interne budgettering og grundbudgettet samt understøtte koblingen mellem aktiviteter og økonomi i grundbudgettet.

Definitionen vil samtidig danne udgangspunkt for eventuelle afvigelsesforklaringer i løbet af året, hvormed der sikres en tættere kobling mellem grundbudgettet og udgiftsopfølgningerne på baggrund af den interne budgettering.

2.4 Aktivitetsbudgettering (valgfri)

Hvis virksomheden har lagt det interne budget på aktiviteter, skal virksomheden uddybe de væsentligste aktiviteter, der ligger til grund for budgetteringen af virksomhedens hovedkonti.

Dette gøres med udgangspunkt i tabel 1.c .

Da tabel 1.c.

kun skal indeholde de væsentligste aktiviteter, skal virksomheden foretage en udvælgelse af disse.

Det anbefales, at virksomhedens aktivitetsdefinition jf. kommentarboks 2 danner grundlag for budgettering i tabel 1.c.

Det sikres dermed, at virksomheden budgetterer på det samme niveau, som der følges op og afvigelsesforklares på i forbindelse med de kvartalsvise udgiftsopfølgninger.

Dermed kan grundbudgettet i højere grad fungere som et ankerbudget for både aktivitet og økonomi.

I kommentarboks 3 uddyber virksomheden, hvilket kriterium der har dannet grundlag for udvælgelsen af aktiviteterne til tabel 1.c.

Det vil være et skøn for den enkelte hovedkonto, hvor mange aktiviteter det er relevant at medtage, hvorfor aktivitetsbudgetteringen ikke nødvendigvis summerer til hovedkontoens samlede budget.

Formålet med at uddybe de aktivitetsmæssige budgetteringsforudsætninger er at sikre en tættere kobling mellem aktivitet og økonomi i udgiftsopfølgningerne.

Samtidig vil aktivitetsbudgetteringen danne grundlag for eventuelle afvigelsesforklaringer i løbet af året.

Dermed sikres en tæt kobling mellem grundbudgettet og udgiftsopfølgningerne.

Hvis en aktivitetsbaseret budgettering ikke er mulig, kan der alternativt budgetteres på en anden styringsrelevant dimension f.eks. produkt/ydelse eller andet.

Budgetteringen bør dog i udgangspunktet relatere sig til den faglige opgaveløsning og ikke f.eks. budgetansvarsområde (sted) eller finansieringskilde (delregnskab).

Der kan dog være særlige omstændigheder, der gør, at budgettering på f.eks. sted er det mest hensigtsmæssige.

Dette kan fx være tilfældet, hvis hovedkontoen indeholder en meget stor bevilling med stor geografisk spredning, hvorfor sted er styringsrelevant.

På sidste side i bilaget er der givet et eksempel på en konkret aktivitetsbudgettering i en statslig virksomhed.

3.

Reservationsbevilling, statsfinansieret selvejende institution, lovbunden bevilling og anden bevilling

I dette afsnit skal virksomheden redegøre for budgetteringen af udvalgte reservationsbevillinger, statsfinansieret selvejende institution, lovbunden bevilling og anden bevilling.

Først redegøres der for budgetteringen af hver væsentlig hovedkonto.

Herefter uddybes budgetteringen ved at opdele den på enten pris og antal eller tilskudsenheder/tilskudsområder.

3.1 Budgettering af væsentlige hovedkonti

Grundbudgetnotatet skal for hver væsentlig hovedkonto af typen reservationsbevilling, statsfinansieret selvejende institution, lovbunden bevilling og anden bevilling indeholde en oversigtstabel over hovedkontoens samlede udgifter og indtægter svarende til den tabel, der indlæses i SKS, jf. tabel 2.a .

Da periodiseringen i tabel 2.a.

ikke kan stå alene, skal denne suppleres af en kvalitativ beskrivelse af de principper for budgetteringen, som har været anvendt.

jf. kommentarboks 4 .

I dette afsnit skal virksomheden uddybe budgetteringen ved at opdele den på enten pris og antal eller tilskudsenheder/tilskudsområder.

Til dette anvendes enten tabel 2.b eller 2.c.

Den relevante af de to tabeller skal således indgå i forlængelse af tabel 2.a for hver hovedkonto.

Hvilken tabel, der anvendes, afhænger af, om bevillingen kan karakteriseres som en variabel bevilling eller tilskudsbevilling, jf. faktaboks 3 .

3.2 Budgettering på antal og pris

Tabel 2.b viser budgetteringsforudsætninger vedrørende pris og antal tilskudsenheder/fuldtidspersoner periodiseret over året.

Tabellen er især brugbar for variable bevillinger, hvor afvigelser refererer tilbage til en ændring i antallet af fuldtidspersoner eller en ændring i gennemsnitspriserne.

3.3 Budgettering for tilskudsenhed eller tilskudsområde

Tabel 2.c er især brugbar til faste bevillinger, f.eks. hvor periodiseringen er foretaget på et antal faste tilskudsenheder eller tilskudsområder, som har varierende udgifter.

I eksemplet er der medtaget tre tilskudsenheder/tilskudsområder.

Det vil være et skøn, hvor mange det er relevant at medtage, samt om flere tilskudsordninger kan grupperes i samme række.

Der er ikke udarbejdet en fast skabelon til budgettering af indtægter, men der kan indsættes en boks i grundbudgetnotatet, der beskriver forudsætningerne for budgetteringen af indtægter på hovedkontoen.

For reservationsbevilling og anden bevilling kan der være særlige hovedkonti, hvor tabellerne skal udvides til månedsvis frem for kvartalsvis budgettering.

4.

Anlægsbevilling

I dette afsnit skal virksomheden redegøre for budgetteringen af de udvalgte anlægsbevillinger.

Først redegøres der for budgetteringen af hver væsentlig hovedkonto.

Herefter uddybes budgetteringen ved at opdele på projekter.

4.1 Budgettering af væsentligste hovedkonti

Grundbudgetnotatet skal indeholde en oversigtstabel, som svarer til de tal, der findes i SKS, jf. tabel 3.a .

Da periodiseringen i tabel 3.a.

ikke kan stå alene, skal denne suppleres af en kvalitativ beskrivelse af de principper for budgetteringen, som har været anvendt.

jf. kommentarboks 5 .

4.2 Budgettering af projekter

Derudover skal grundbudgetnotatet indeholde en talmæssig beskrivelse af de væsentligste anlægsprojekter på hver hovedkonto, jf. tabel 3.b .

5.

Forventede tillægsbevillinger

Hvis virksomheden forventer en tillægsbevilling , skal det fremgå af grundbudgetnotatet, om og under hvilke forudsætninger der er budgetteret med udgifter hertil i grundbudgettet, jf. tabel 4 .

6.

Væsentlighedskriterier for afvigelsesforklaringer i udgiftsopfølgningerne (kun relevant for departementets grundbudgetnotat)

I udgiftsopfølgningerne skal der afgives afvigelsesforklaringer for alle væsentlige bagudrettede og fremadrettede afvigelser.

For hvert ministerområde fastlægger departementet, hvilke væsentlighedskriterier ministeriet anvender.

Ministerområdets kriterier, for hvornår der skal afgives afvigelsesforklaringer, skal fremgå af en boks i departementets grundbudgetnotat, jf. kommentarboks 6 .

Finansministeriet kan bede om en ændring af væsentlighedskriterierne, ligesom der i udgiftsopfølgningsprocessen kan opstå spørgsmål om afvigelser, aktiviteter og konti, der ligger uden for de opstillede væsentlighedskriterier.

7.

Budgetkorrektion (kun relevant for departementets grundbudgetnotat)

I dette afsnit skal departementet redegøre for en evt.

indlæst negativ budgetkorrektion.

Først redegøres der for budgetkorrektionens størrelse.

Herefter uddybes årsager til anvendelsen af budgetkorrektion, periodisering samt udmøntningsplanen for budgetkorrektionen.

Ministerområderne har i grundbudgetterne mulighed for at indlæse en negativ budgetkorrektion til senere udmøntning dog senest i forbindelse med udgiftsopfølgning 2.

Såfremt et ministerområde gør brug af muligheden for at indlæse en negativ budgetkorrektion skal grundbudgetnotatet for departementet indeholde en beskrivelse af budgetkorrektionens størrelse mv. Herunder skal der være en angivelse af ministerområdets beløbsgrænser for budgetkorrektionen, den indlæste budgetkorrektions størrelse, årsager og en forventet udmøntningsplan.

Ministerområdets budgetterede nettoforbrug af videreførsler, overført overskud og reserveret bevilling vil være større end nul, hvis ministerområdet i grundbudgetterne budgetterer med et forbrug af videreførsler på én eller flere hovedkonti, som ikke modsvares af en tilsvarende opsparing på andre hovedkonti (med videreførselsadgang).

I så fald kan ministerområdet indlæse en budgetkorrektion, som svarer til nettoforbruget af videreførsler, overført overskud og reserveret bevilling.

7.1 Budgetkorrektionens størrelse

I tabel 5 skal departementet angive ministerområdets beløbsgrænser for budgetkorrektionen.

Beløbsgrænserne beregnes efter de retningslinjer, der er angivet i afsnit 2.2.2.

Som det fremgår af tabel 5 kan ministerområdet maksimalt indlæse en budgetkorrektion på 80 mio. kr. for det samlede ministerområde

Det indebærer, at ministerområdet i grundbudgetterne på tværs af det samlede ministerområde maksimalt kan budgettere med et merforbrug af opsparing på 80 mio. kr. udover det forbrug af videreførsler, som er indbudgetteret på finansloven.

I tabel 6 skal departementet angive størrelsen på en evt.

indlæst negativ budgetkorrektion samt det nettoforbrug af videreførsler, der samlet set budgetteres med i ministerområdets grundbudgetter.

7.2 Årsager

I kommentarboks 7 angives årsagerne til, at budgetkorrektionen anvendes.

7.3 Periodisering og udmøntningsplan for budgetkorrektionen

I tabel 7 skal departementet angive periodiseringen af den indlæste budgetkorrektion.

Periodiseringen skal udgøre departementets bedste skøn for, hvornår mindreforbruget vil finde sted.

Dette skal ske på baggrund af forudsætningerne i departementets udmøntningsplan jf. tabel 8 .

I tabel 8 skal departementet på hovedkontoniveau angive den forventede udmøntningsplan for budgetkorrektionen.

Det kan ske ud fra en forudsætning om eksempelvis

Ved udgiftsopfølgning 1 skal departementet yderligere redegøre for den realiserede udmøntning i 1. kvartal og opdatere forventningerne til budgetkorrektionens resterende udmøntning.

Ved udgiftsopfølgning 2 skal budgetkorrektionen være fuldt udmøntet ved, at der foretages en nedjustering af det forventede forbrug for hele året på specifikke hovedkonti, så det samlede forbrug af opsparing på ministerområdet ved årets udgang forventes at være nul eller negativt.

Indhold

1

Indledning

1.1

Ændringer i cirkulære og vejledning

1.2

Formålet med kravene til økonomistyring i staten

1.3

Bevillingstyper omfattet af krav

1.4

Vejledningens opbygning

2

Krav til budgettering

2.1

Grundbudget

2.1.1

Krav til budgetteringen

2.1.2

Hvad er et grundbudget, og hvordan skal det udarbejdes?

2.2

Videreførsler og negativ budgetkorrektion

2.2.1

Indbudgettering af videreførsler i grundbudgettet

2.2.2

Anvendelse af en negativ budgetkorrektion

2.2.3

Udmøntning af den negative budgetkorrektion

2.3

Budgetteringsforudsætninger i grundbudgetnotat

2.4

Prognose

2.4.1

Krav til prognose

2.4.2

Hvad er en prognose, og hvornår skal den revideres?

2.5

Periodisering

2.5.1

Krav til periodisering

2.5.2

Generelle principper for periodisering af budgetter

3

Krav til budget- og regnskabsopfølgning

3.1

Afvigelsesforklaringer

3.2

Kadencer for budget- og regnskabsopfølgning

3.3

Budget- og regnskabsopfølgning i virksomheden

3.4

Departementets kvartalsvise koncernopfølgning

3.5

Kvartalsvise udgiftsopfølgninger

3.5.1

Krav til afvigelsesforklaringer for delloft for driftsudgifter mv.

3.5.2

Krav til afvigelsesforklaringer for delloft for indkomstoverførsler

Bilag 1.

Grundbudgetnotat

Tabel 1

Væsentligste ændringer i cirkulære og vejledning om budgettering og budget- og regnskabsopfølgning

Område

Ændringer

Budgetkorrektion

●

Reglerne for anvendelse af budgetkorrektion er indarbejdet i cirkulære og vejledning.

Budgetteringsforudsætninger

●

Der stilles nye krav til udformningen af grundbudgetnotater, og skabelonen til grundbudgetnotater har derfor fået ny struktur og nye tabelskabeloner.

Formålet med de nye krav er at sikre øget fokus på budgetteringsforudsætninger for virksomhedens væsentligste konti og udgifter/indtægter.

Afvigelser for delloft for

indkomstoverførsler

●

De bagudrettede og fremadrettede afvigelser og kategoriseringen af afvigelsesforklaringerne er ændret, så de følger kravene til afvigelser og afvigelsesforklaringer i udgiftsopfølgningerne.

1)

http://www.modst.dk/God-okonomistyring/Vaerktoejer

●

Fælles talgrundlag og budgetgennemsigtighed.

Budgetter skal forud for finansårets begyndelse indlæses i SKS i form af et grundbudget og på et aggregeret niveau afspejle virksomhedens interne budget.

Dermed foreligger der en fast opfølgningsramme for bl.a. udgiftsopfølgningerne.

●

Periodisering .

Grundbudgettet og prognoser for årets forbrug skal periodiseres på måneder eller kvartaler afhængigt af bevillingstype og en risikovurdering, så der etableres større budgetgennemsigtighed og et præcist grundlag for gennemførelse af budget- og regnskabsopfølgning og identifikation af afvigelser mellem budget og forbrug.

Dette medfører, at det interne budget skal periodiseres.

●

Faste kadencer for budget- og regnskabsopfølgning med fokus på afvigelsesforklaringer .

Virksomhedernes interne budget- og regnskabsopfølgning og departementernes koncernopfølgninger skal have fokus på at forklare årsager til afvigelser i forbrug og nye prognoser i forhold til det forventede samt vurderinger af behovet for korrigerende handlinger.

●

Driftsbevilling og statsvirksomhed

●

Anlægsbevilling

●

Reservationsbevilling

●

Statsfinansieret selvejende institution

●

Lovbunden bevilling, der er omfattet af det statslige udgiftsloft

●

Anden bevilling, der er omfattet af det statslige udgiftsloft

Faktaboks 1.

Bevillingstyper og rammer inden for og uden for det statslige udgiftsloft

Budgetloven, som træder i kraft fra 2014, angiver de rammer og bevillingstyper, som er henholdsvis inden for delloft for driftsudgifter og delloft for indkomstoverførsler samt uden for udgiftsloft

Delloft for driftsudgifter

Delloft for indkomstoverførsler

Uden for udgiftsloftet

■

Driftsramme 1-3

■

Budgetteringsramme 3

■

Overførselsramme 1-3

■

Budgetteringsramme 1, 2 og 4

■

Anlægsrammen

■

Uden for ramme (indtægtsbudgettet)

For hovedkonti med bevillinger af typen lovbunden bevilling og anden bevilling er placeringen inden for eller uden for udgiftsloftet afgørende, da krav om periodiserede grundbudgetter og prognoser for disse to bevillingstyper alene gælder hovedkonti inden for det statslige udgiftsloft.

Opdelingen af hovedkonti inden for udgiftsloftet fremgår af finansloven.

1)

Kravene i cirkulærets kapitel 2 retter sig mod et fælles talgrundlag for virksomhedernes budgettering .

Her indgår krav til udarbejdelse af budgetteringsforudsætninger , grundbudgetter og prognoser, periodisering af disse samt anvendelse af budgetkorrektion .

2)

Krav i cirkulærets kapitel 3 retter sig mod budget- og regnskabsopfølgningen .

Her præsenteres for det første krav til udarbejdelse af afvigelsesforklaringer i budget- og regnskabsopfølgningerne.

For det andet præsenteres kadencer og tidsfrister for virksomhedernes interne opfølgning, departementernes koncernopfølgning samt for opfølgningen i udgiftsopfølgningerne til Finansministeriet.

●

Anden bevilling uden for det statslige udgiftsloft

●

Lovbunden bevilling uden for det statslige udgiftsloft

●

Driftsbevilling og statsvirksomhed: Virksomheden skal udarbejde et grundbudget for hver hovedkonto fordelt på løn, øvrige udgifter og indtægter.

●

Reservationsbevilling, anlægsbevilling, lovbunden bevilling inden for udgiftsloftet og anden bevilling inden for udgiftsloftet: Virksomheden skal udarbejde et grundbudget for hver hovedkonto fordelt på udgifter og indtægter.

●

Statsfinansieret selvejende institution: Virksomheden skal udarbejde et grundbudget for hver hovedkonto fordelt på udgifter.

Faktaboks 2.

Definition af grundbudget

Grundbudgettet er en aggregeret opgørelse af det forventede forbrug for hovedkontoen udarbejdet på grundlag af virksomhedens interne budget.

Grundbudgettet skal udarbejdes for hver hovedkonto på finansloven på de budgetposter, som er fastsat i kravene for bevillingstypen.

Budgetposterne i grundbudgettet skal periodiseres på måneder eller kvartaler alt efter bevillingstype.

‍

Grundbudgettet skal omfatte hele årets forventede forbrug, herunder også udgifter finansieret af videreførelser og udnyttelse af eventuel udsvingsgrænse.

Det bemærkes dog, at planlægning og budgettering af aktiviteter finansieret af videreførelser skal afstemmes med ministeriets samlede ramme under det statslige udgiftsloft.

Bevillingstildelingen samt indtægtsføring af videreførsler fra tidligere år medtages ikke i grundbudgettets indtægter.

Tabel 2

Grundbudget for driftsbevilling og statsvirksomhed

Jan

Feb

Mar

Apr

Maj

Jun

Jul

Aug

Sep

Okt

Nov

Dec

Ialt

Hovedkonto

xx.xx.xx

Løn

Øvrige

udgifter

Indtægter

Tabel 3

Grundbudget for anlægsbevilling, reservationsbevilling, statsfinansieret selvejende institution, anden bevilling inden for udgiftsloftet og lovbunden bevilling inden for udgiftsloftet

1. kvartal

2. kvartal

3. kvartal

4. kvartal

Ialt

Hovedkonto

xx.xx.xx

Udgifter

Indtægter

Anm.

: For statsfinansieret selvejende institution, skal der kun budgetteres på udgifter, og skabelonen for denne bevillingstype indeholder derfor kun budgetposten udgifter.

Tabel 4

Grundbudget for reservationsbevilling og anden bevilling inden for udgiftsloftet, som virksomheden har fastlagt til månedsvis periodisering

Jan

Feb

Mar

Apr

Maj

Jun

Jul

Aug

Sep

Okt

Nov

Dec

Ialt

Hovedkonto

xx.xx.xx

udgifter

Indtægter

2)

Videreførelser omfatter for omkostningsbaserede bevillinger overført overskud og reserveret bevilling og for udgiftsbaserede bevillinger videreførelser.

3)

Herunder heller ikke indtægtsføring af reserveret bevilling fra tidligere år.

Tabel 5

Aggregering af udvalgte budgetposter fra internt budget til grundbudget

Internt budget

Grundbudget

Løn

Lønninger inkl.

pension

13,3

-

Feriepenge

2,3

-

Merarbejde

2,1

-

I alt løn

17,7

17,7

Øvrige udgifter

Kontorbudgetter

0,1

-

Vagtordning

0,1

-

Husleje

4,3

-

Af- og nedskrivninger

1,1

-

Konsulentprojekter

2,1

-

Konference

0,2

-

I alt øvrige udgifter

7,9

7,9

Indtægter

Salg af varer og tjenesteydelser

-3,1

-

Gebyrer

-0,2

-

Refusioner vedr.

konference

-0,1

-

I alt indtægter

-3,4

-3,4

●

1 pct. af bruttoudgiftsbevillingen for driftsbevillinger/statsvirksomhed og

●

5 pct. af udgiftsbevillingen for reservationsbevillinger og eventuelle anlægsbevillinger inden for delloftet for driftsudgifter.

4)

http://www.modst.dk/God-okonomistyring/Vaerktoejer

Faktaboks 3.

Væsentlighedskriterier for grundbudgetnotatet

Følgende kriterier kan lægges til grund for, hvilke hovedkonti der skal redegøres for i grundbudgetnotatet, samt hvilke udgifter/indtægter der skal medtages under den enkelte hovedkonto

1.

Udgifternes/indtægternes størrelse.

2.

Særlige risici for afvigelser fra grundbudgettet.

3.

Andre særlige budgetteringsforudsætninger.

Faktaboks 4.

Definition af prognose

En prognose er virksomhedens aktuelle vurdering af udgifter og indtægter for den resterende del af året.

Udgifter og indtægter opgøres efter de samme principper som i grundbudgettet – dvs. uden indtægtsført bevilling.

Prognosen udarbejdes for hver hovedkonto og periodiseres efter samme regler som grundbudgettet.

Ved første udgiftsopfølgning udarbejdes prognose 1, ved anden udgiftsopfølgning udarbejdes prognose 2, og ved tredje udgiftsopfølgning udarbejdes prognose 3.

Faktaboks 5.

Definition af periodisering

Periodisering indebærer, at budgettal, prognosetal og regnskabstal indgår i de rigtige perioder som fx måneder eller kvartaler.

●

Driftsbevilling og statsvirksomhed skal periodiseres månedligt.

●

Anlægsbevilling, statsfinansieret selvejende institution og lovbunden bevilling inden for udgiftsloftet skal periodiseres kvartalsvist.

●

Reservationsbevilling og anden bevilling inden for udgiftsloftet skal periodiseres kvartals- eller månedsvist efter en vurdering fra virksomheden med godkendelse fra departementet.

Faktaboks 6.

Vurdering af månedlig eller kvartalsvis periodisering af reservationsbevilling og anden bevilling inden for udgiftsloftet

Vurderingen skal ske ud fra hensyn til

●

Bevillingens størrelse.

●

Prognosepræcision i udgiftsopfølgningerne.

Væsentlige historiske afvigelser mellem prognoser og det endelige regnskab taler for en månedlig periodiseringsfrekvens.

●

Spredningen af forbrug/aktiviteter over året.

En spredning på flere eller alle måneder i året taler for en månedlig periodiseringsfrekvens.

●

Andre særlige styringsbehov, fx politiske hensyn.

1)

Afvigelser mellem realiseret forbrug for året og forrige budget/prognose år-til-dato.

Dette kaldes en bagudrettet afvigelse .

2)

Afvigelser mellem den forrige prognose og nyeste budget/prognose for den resterende del af året.

Dette kaldes en fremadrettet afvigelse .

3)

Afvigelser mellem den forrige prognose og den nyeste prognose for hele årets resultat.

Dette kaldes en nettoafvigelse.

1)

Afvigelser mellem realiseret forbrug for året og grundbudgettet år-til-dato.

Dette kaldes en bagudrettet afvigelse .

2)

Afvigelser mellem grundbudgettet og den nyeste prognose for den resterende del af året.

Dette kaldes en fremadrettet afvigelse .

Tabel 6

Kadencer, tidsfrister og krav til budget- og regnskabsopfølgning

Opfølgning

Kadence

Tidsfrist

Krav

Virksomhedens

interne opfølgning

med forelæggelse

for ledelsen.

Månedsvis for driftsbevilling, statsvirksomhed og andre hovedkonti, der periodiseres månedligt – kvartalsvis for alle øvrige.

Fastsættes af virksomheden

● Afvigelsesforklaringer på væsentlige afvigelser for hovedkonti omfattet af krav til grundbudget.

● Vurdering af om forbrug og aktiviteter forløber som forventet for de hovedkonti, hvor der ikke er udarbejdet grundbudgetter.

● Vurdering af behov for korrigerende handlinger i forhold til afvigelser

● Vurdering af årets resultat.

Departementets

koncernopfølgning

til departements-

chefen.

Kvartalsvis

Fastsættes af departementet - dog inden udgiftsopfølgning afgives til Finansministeriet.

● Afvigelsesforklaringer på væsentlige afvigelser for hovedkonti omfattet af krav til grundbudget.

● Vurdering af om forbrug og aktiviteter forløber som forventet for de hovedkonti, hvor der ikke er udarbejdet grundbudgetter.

● Beskrivelse af korrigerende handlinger ved afvigelser, hvis dette er relevant.

● Vurdering af årets resultat.

● Opdateret prognose.

Departementets

udgiftsopfølgning

til

Finansministeriet.

Kvartalsvis

UO1: 24. april

UO2: 24. august*

UO3: 24. oktober

UO4: Frist udmeldes af Finansministeriet.

● Krav er fastsat i Vejledning til udgiftsopfølgnin g i staten.

● Krav til UO4 udmeldes af Finansministeriet.

* Det bemærkes, at fristen for udgiftsopfølgningen for 2. kvartal er forskudt en måned i forhold til kvartalets afslutning.

Dette ændrer ikke ved, at der alene følges op i forhold til forbruget i 2. kvartal.

5)

En til to dage efter lukning i Navision Stat.

Figur 1.

Tidslinje for budget- og regnskabsopfølgning

1.april

3. arbejdsdag

Ca. 15. april

24. april

1. maj

Lukning af

Navision

Regnskabserklæring

fra ØSC

Udgiftsopfølgning sendes

til Finansministeriet

●

Afvigelsesforklaringer på væsentlige afvigelser for de hovedkonti, hvor der er udarbejdet grundbudgetter.

●

Vurdering af om forbrug og aktiviteter forløber som forventet for de hovedkonti, hvor der ikke er udarbejdet grundbudgetter (anden bevilling uden for udgiftsloftet og lovbunden bevilling uden for udgiftsloftet) .

●

Vurdering af behov for korrigerende handlinger i forhold til afvigelser.

●

Vurdering af årets resultat.

●

Afvigelsesforklaringer for væsentlige afvigelser for de hovedkonti, hvor der er udarbejdet grundbudgetter.

●

Vurdering af om forbrug og aktiviteter forløber som forventet for de hovedkonti, hvor der ikke er udarbejdet grundbudgetter (anden bevilling uden for udgiftsloftet og lovbunden bevilling uden for udgiftsloftet).

●

Beskrivelse af korrigerende handlinger for eventuelle afvigelser, hvor dette vurderes relevant.

●

Vurdering af årets resultat.

●

For de hovedkonti, hvor der er udarbejdet grundbudgetter, skal forbruget i årets 4. kvartal sammenholdes med den seneste prognose for 4. kvartal, og der skal indhentes forklaringer på væsentlige bagudrettede afvigelser i kvartalet.

●

For de hovedkonti, hvor der er udarbejdet grundbudgetter, skal grundbudgettet for hele året sammenholdes med årets realiserede forbrug.

I den sammenhæng skal der ske en vurdering af årets prognosepræcision med udgangspunkt i de væsentlige afvigelser og afvigelsesforklaringer indhentet i løbet året.

●

For de hovedkonti, hvor der ikke er udarbejdet grundbudgetter, skal bevillingen og de løbende prognoser for årets forbrug sammenholdes med årets regnskab.

6)

http://www.modst.dk/God-okonomistyring/Cirkulaere-og-vejledninger

Tabel 7

Opfølgningstidspunkt og grundlag for bagudrettede afvigelser

Opfølgningstidspunkt

Opfølgnings­periode

Opfølgningsgrundlag for den bagudrettede afvigelse

Udgiftsopfølgninger (UO)

Seneste periode

Regnskab år-til-dato

Prognose år-til-dato

UO1 - 24. april

1. kvartal

Regnskab for 1. kvartal

Grundbudget for 1. kvartal

UO2 - 24. august

2. kvartal

Regnskab for 1.-2. kvartal

Regnskab for 1. kvartal og prognose 1 for 2. kvartal

UO3 - 24. oktober

3. kvartal

Regnskab for 1.-3. kvartal

Regnskab for 1.-2. kvartal og prognose 2 for 3. kvartal

UO4 - Frist udmeldes af Finansministeriet

4. kvartal

samt hele året

Regnskab for 4. kvartal samt regnskab for året

Regnskab for 1.-3. kvartal og prognose 3 for 4. kvartal samt grundbudget for året

Tabel 8

Opfølgningstidspunkt og grundlag for fremadrettede afvigelser (resterende del af året)

Opfølgningstidspunkt

Opfølgningsperiode

Opfølgningsgrundlag for den fremadrettede afvigelse

Udgiftsopfølgninger

(UO)

Resterende del af året

Forrige bud-

get/prognose

Ny prognose udarbejdet

ved udgiftsopfølgningen

UO1 - 24. april

Årets resterende 9 måneder

Grundbudget

Prognose 1

UO2 - 24. august

Årets resterende 6 måneder

Prognose 1

Prognose 2

UO3 - 24. oktober

Årets resterende 3 måneder

Prognose 2

Prognose 3

●

Regnskabsafvigelser : Fejl i regnskab – fx regninger, der er optaget forkert i regnskabet eller posteringer, der ikke er foretaget korrekt, og som derfor forårsager en difference mellem budget og regnskab.

Denne type afvigelser kan generelt nedbringes ved at kvalitetssikre virksomhedens regnskabsprocesser.

●

Periodiseringsafvigelser : Afvigelser, der skyldes et ændret tidsforløb for en aktivitet eller et forbrug inden for året i forhold til det budgetterede i grundbudgettet eller prognosen for forrige periode, men hvor aktivitetsniveau og forbrug forbliver uændret inden for året.

●

Aktivitetsændringer: Afvigelser, der kan henføres til en ændret opgavevolumen for hele året i forhold til det budgetterede.

Det kan fx være, at antallet af behandlede sager, og dermed forbruget forbundet hermed, er blevet mindre end budgetteret, eller omvendt at der skal løses flere opgaver end planlagt.

Såfremt opgaven forsinkes til næste budgetår, vil dette indgå som en aktivitetsændring i det indeværende år.

●

Prisændringer: Afvigelser, der kan henføres til, at opgaven er blevet dyrere eller billigere at gennemføre end budgetteret, herunder ændringer i enhedsomkostninger.

Eksempelvis kan et planlagt projekt fordyres, fordi udgifterne for de enkelte elementer i projektet er blevet større end budgetteret.

●

Mindre væsentligt.

Dette dækker over to ting

○

På de hovedkonti, hvor der er afgivet afvigelsesforklaringer, kan kategorien anvendes som en residual-kategori, hvor mindre, uvæsentlige andele af afvigelsen placeres.

Kravet er som hidtil, at hovedparten af de væsentlige afvigelser er forklaret i de øvrige kategorier, men små bevægelser, som ikke vurderes relevante, ekspliciteres nu i denne kategori, så de fem kategorier summerer til den samlede afvigelse.

○

For alle de hovedkonti, hvor det ikke er vurderet væsentligt at afgive forklaring, vil disse mindre afvigelser indgå i kategorien »mindre væsentligt«, således at virksomheden og ministerområdet kan summere den samlede fordeling af afvigelsesforklaringer på de fem kategorierne.

Det giver et samlet overblik over afvigelsestyperne og mulighed for at sammenligne på tværs.

Tabel 9

Skabelon til afvigelsesforklaring delloft for driftsudgifter og anlægsrammen

Udgiftsopfølgning

Konto

Bagudrettet/fremadrettet

afvigelse

Afvigelsestype

Forklaring

Sum af beløb

Bagudrettet

1.

Regnskabsafvigelse

2.

Periodiseringsafvigelser

3.

Aktivitetsændringer

4.

Prisændring

5.

Mindre væsentligt

Fremadrettet

1.

Regnskabsafvigelse

2.

Periodiseringsafvigelser

3.

Aktivitetsændringer

4.

Prisændring

5.

Mindre væsentligt

Hovedtotal

Tabel 10.

Eksempel på forbrugsafvigelser og prognoseændringer for delloft for driftsudgifter ved andet kvartal (UO2)

Prognose og regnskab år-til-dato

samt afvigelsemellem dem

Prognoser for resten af året

og afvigelsemellem dem

Ændring i prognosen for

hele året

Forrige prognose år-til-dato

Regnskab år-til-dato

Bagudrettet afvigelse

Forrige prognose for resten af året

Nyeste prognose for resten af året

Fremadrettet afvigelse

Forrige prognose for hele året

Nyeste prognose for hele året

Nettoafvigelse

Mio. kr.

K2

K3

K4 = K3-K2

K5

K6

K7 = K6-K5

K8

K9

K10=K9-K8

Delloft i alt

1.800

1.990

190

3.700

3.400

-300

5.500

5.390

-110

XX.

31.03 Styrelse A

500

600

100

1000

1000

0

1500

1600

100

XX.

42.02 Styrelse B

300

200

-100

600

700

100

900

900

0

XX.

21.21 Styrelse C

800

1000

200

1500

1000

-500

2300

2000

-300

Øvrige

200

190

-10

600

700

100

800

890

90

Anm: En positiv bagudrettet afvigelse indikerer et merforbrug, og dermed at regnskabet var højere end prognosticeret.

En positiv fremadrettet afvigelse viser, at den nyeste prognose for resten af året er højere end den forrige prognose.

En positiv nettoafvigelse indikerer, at prognosen for hele årets resultat er opjusteret med den nyeste prognose.

Tabel 11.

Eksempel på afvigelsesforklaring

Udgiftsopfølgning

UO1

Konto

XX.

42.02 Styrelse B

Bagudrettet/

fremadrettet afvigelse

Afvigelsestype

Forklaring

Sum af beløb

Bagudrettet

-100

2.

Periodiseringsafvigelser

Mindreforbrug på -60 mio. kr. som følge af, at aktivitet xx først i gangsættes i andet kvartal.

Denne forskydning er et resultat af forsinkelser grundet xx.

Ifølge den opdaterede projektplan vil aktiviteten være afsluttet ved udgangen af november, og prognosen for hele årets resultat er derfor ikke ændret.

-60

3.

Aktivitetsændringer

Der har i første kvartal været et mindreforbrug på 40 mio. kr. som følge af, at der er foretaget 1000 færre xx-kontroller end forventet.

Dette skyldes, at der som følge af xx ikke er behov for at foretage disse kontroller i år.

-40

Fremadrettet

100

2.

Periodiseringsafvigelser

Merforbrug på 60 mio. kr. som følge af, at aktivitet xx først i gangsættes i tredje kvartal.

Denne forskydning er et resultat af forsinkelser grundet xx.

Ifølge den opdaterede projektplan vil aktiviteten være afsluttet ved udgangen af november, og prognosen for hele årets resultat er derfor ikke ændret.

60

3.

Prisændringer

Styrelsens enhedsomkostninger til M-sager er blevet fordyret med ca. 200.000 kr. pr. sag grundet øget sygefravær, anvendelse af vikarer samt timeforbrug pr. sag.

Dette svarer til et merforbrug på ca. 40 mio. kr.

40

Hovedtotal

0

Tabel 12

Opfølgningstidspunkt og grundlag for bagudrettede afvigelser (seneste periode)

Opfølgningstidspunkt

Opfølgningsperiode

Sammenligningsgrundlag

Udgiftsopfølgninger (UO)

Seneste periode

Regnskab

Budget/prognose lagt forud for perioden

UO1 - 24. april

1. kvartal

Regnskab for 1. kvartal

Grundbudget for 1. kvartal

UO2 - 24. august

2. kvartal

Regnskab for 1.-2. kvartal

Grundbudget for 1.-2. kvartal

UO3 - 24. oktober

3. kvartal

Regnskab for 1.-3. kvartal

Grundbudget for 1.-3. kvartal

UO4 - Frist følger

4. kvartal

samt hele året

Regnskab for året

Grundbudget for hele året

Tabel 13

Opfølgningstidspunkt og grundlag for fremadrettede afvigelser (resterende del af året)

Opfølgningstidspunkt

Opfølgningsperiode

Sammenligningsgrundlag

Udgiftsopfølgninger (UO)

Resterende del af året

Grundbudgettet

Ny prognose udarbejdet ved udgiftsopfølgninger

UO1 - 24. april

Årets resterende 9 måneder

Grundbudget

Prognose 1

UO2 - 24. august

Årets resterende 6 måneder

Grundbudget

Prognose 2

UO3 - 24. oktober

Årets resterende 3 måneder

Grundbudget

Prognose 3

●

Permanente: Merudgifter kan betragtes som permanente , hvis de har udgiftsmæssig virkning i de efterfølgende finansår.

Det kan fx være en øget tilgang til en ydelse, der øger det samlede omfang på sigt.

●

Midlertidige: Mer- eller mindreudgifter kan betragtes som midlertidige, hvis de kan henføres til konkrete tidsafgrænsede forhold og derfor ikke har budgetmæssig virkning i efterfølgende finansår.

Det kan fx være mer- og mindreudgifter som følge af hurtigere eller langsommere indfasning af lovgivning end forventet eller forskydninger i tidspunktet for kommunernes hjemtagning af refusion.

Tabel 14

Skabelon til afvigelsesforklaring – delloft for indkomstoverførsler

Udgiftsopfølgning

Konto

Midlertidig/permanent

Forklaring

Samlet

afvigelse

Midlertidig

Permanent

Tabel 15

Eksempel på afvigelser

Mio. kr.

Regnskab og prognose

år-til-dato

Ændring i prognosen

for hele året

Prognose (grundbudgettet)

år-til-dato

Regnskab (realiseret forbrug)

år-til-dato

Afvigelse ml.

prognose og regnskab (bagudrettet afvigelse)

Ændring i prognose for resten af året

(fremadrettet afvigelse)

Samlet ændring i prognosen

for hele året

(samlet afvigelse)

K1

K2

K3=K2-K1

K4

K5=K3+K4

Delloft for indkomst-overførsler i alt

2.000

2.100

100

100

200

XX.

14.15*

1.300

1.200

-100

0

-100

XX.

30.12*

500

600

100

100

200

XX.

10.17*

200

300

100

0

100

Tabel 16

Skabelon til afvigelsesforklaring – delloft for indkomstoverførsler

Konto

Midlertidig/

permanent

Forklaring

Samlet

afvigelse

XX.

10.17

Midlertidig

Opjustering på 100 mio. kr. skyldes (opdeles på underkontoniveau)

• XX.

10.17.04: 50 mio. kr. vedr.

aktivitetsændring som følge af midlertidige indsatser i 2013, der ikke fortsætter i 2014.

• XX.

10.17.20: 50 mio. kr. vedr.

ekstraordinær restafregning fra 2012.

100

Permanent

Ingen permanente overskridelser.

0

XX.

14.15

Midlertidig

Nedjusteringen på 100 mio. kr. skyldes (opdeles på underkon-toniveau)

• XX.

14.15.02: Ekstraordinær lav restafregning fra 2012 i forhold til det forventede

-100

Permanent

Ingen permanente overskridelser

0

XX.

30.12

Midlertidig

Opjusteringen på 50 mio. kr. skyldes (opdeles på underkonto-niveau)

• XX.

30.12.03: Meraktivitet som følge af en langsommere indfasning af lovgivning end forudsat.

Overskridelsen vurderes at være midlertidig af karakter.

50

Permanent

Opjusteringen på 150 mio. kr. skyldes (opdeles på underkon-toniveau)

• XX.

30.12.08 En stigning i den gennemsnitlige ydelse som følge af en ændret sammensætning af modtagergruppen.

Det forventes, at udgiften er permanent, og der er forelægges en særskilt sag om problemstillingen

150

Afvigelse i alt

200

7)

http://www.modst.dk/God-okonomistyring/Vaerktoejer

Faktaboks 1.

Væsentlighedskriterier for grundbudgetnotatet

Følgende kriterier kan lægges til grund for udvælgelsen af hovedkonti, der skal redegøres for i grundbudgetnotatet

1.

Udgifternes/indtægternes størrelse.

2.

Særlige risici for afvigelser fra grundbudgettet.

3.

Andre særlige budgetteringsforudsætninger.

Tabel 1.a

Grundbudgetskabelon for driftsbevilling og statsvirksomhed (for hver væsentlig hovedkonto).

Mio. kr.

Jan

Feb

Mar

Apr

Maj

Jun

Jul

Aug

Sep

Okt

Nov

Dec

I alt

Hovedkonto

xx.xx.xx

57,1

77,1

56,1

55,3

-30,7

70,3

56,0

13,1

69,9

56,2

19,2

68,8

568,4

Løn

58,4

58,0

57,5

55,3

58,7

58,2

55,3

58,7

58,2

55,3

58,7

59,3

691,6

Øvrige

udgifter

1,4

22,3

9,0

2,9

34,3

23,0

3,9

23,3

21,5

3,7

23,5

28,9

197,7

Indtægter

-2,7

-3,2

-10,4

-2,9

-123,7

-10,9

-3,2

-68,9

-9,8

-2,8

-63,0

-19,4

-320,9

Kommentarboks 1.

Principper for budgettering af hovedkontoen

I denne boks skal virksomheden angive forudsætninger for budgetteringen af hovedkontoen.

Følgende skal som minimum forklares

–

Årsager til det fastsatte aktivitetsniveau i perioderne (dvs. årsagerne til den valgte periodisering).

–

Eventuelle forskelle mellem bevillingen på finansloven og grundbudgettet.

–

Eventuelle risici i forbindelse med periodiseringen, herunder typiske fejlkilder konstateret ved tidligere udgiftsopfølgninger.

Tabel 1.b

Driftsbevilling og statsvirksomhed (for den virksomhedsbærende hovedkonto og andre udvalgte hovedkonti).

Mio. kr.

Jan

Feb

Mar

Apr

Maj

Jun

Jul

Aug

Sep

Okt

Nov

Dec

I alt

Total

57,1

77,1

56,1

55,3

-30,7

70,3

56,0

13,1

69,9

56,2

19,2

68,8

568,4

FLformål 0

Løn

17,5

17,4

17,3

16,6

17,6

17,5

16,6

17,6

17,5

16,6

17,6

17,8

207,5

Øvrige udgifter

0,2

0,2

0,2

0,2

0,2

0,2

0,2

0,2

0,2

0,2

0,2

0,2

2,4

Indtægter

-1,0

-1,0

-1,0

-1,0

-2,4

-1,0

-1,0

-1,0

-1,0

-1,0

-1,0

-1,0

-13,4

FLformål 1

Løn

14,6

14,5

14,4

13,8

14,7

14,6

13,8

14,7

14,6

13,8

14,7

14,8

172,9

Øvrige udgifter

0,2

0,9

0,9

0,9

0,9

0,9

0,9

0,9

0,9

0,9

0,9

0,9

10,1

Indtægter

-0,5

-0,5

-5,1

-0,5

-5,1

-0,5

-0,5

-0,5

-0,5

-1,7

-0,5

-0,5

-16,4

FLformål 2

Løn

11,7

11,6

11,5

11,1

11,7

11,6

11,1

11,7

11,6

11,1

11,7

11,9

138,3

Øvrige udgifter

0,4

0,4

0,4

0,4

0,4

0,4

0,4

0,4

0,4

0,4

0,4

0,4

4,8

Indtægter

0,0

0,0

0,0

0,0

-99,4

0,0

0,0

-62,3

0,0

0,0

-58,3

0,0

-220,0

FLFormål 3

Løn

8,8

8,7

8,6

8,3

8,8

8,7

8,3

8,8

8,7

8,3

8,8

8,9

103,7

Øvrige udgifter

0,3

14,9

5,1

0,6

23,4

12,1

0,1

14,9

15,1

0,1

15,6

20,5

122,7

Indtægter

0,0

0,0

0,0

0,0

0,0

0,0

0,0

0,0

0,0

0,0

0,0

0,0

0,0

FLformål 4

Løn

5,8

5,8

5,8

5,5

5,9

5,8

5,5

5,9

5,8

5,5

5,9

5,9

69,2

Øvrige udgifter

0,3

5,9

2,4

0,8

9,4

9,4

2,3

6,9

4,9

2,1

6,4

6,9

57,7

Indtægter

-1,2

-1,7

-4,3

-1,4

-16,8

-9,4

-1,7

-5,1

-8,3

-0,1

-3,2

-17,9

-71,1

Kommentarboks 2.

Virksomhedens aktivitetsdefinition

I denne boks skal virksomhedens definition af en aktivitet angives.

Det er vigtigt, at ministerområdet og/eller virksomheden sikrer sig følgende i den samlede definition af en aktivitet

●

At aktivitetsdefinitionen afspejler den faglige opgavevaretagelse, dvs. faglige opgaver/leverancer.

●

At aktiviteterne er styringsrelevante.

Faktaboks 2.

Eksempel på en aktivitetsdefinition

Moderniseringsstyrelsen definerer en aktivitet som en selvstændig opgave, der er en del af den praktiske, faglige opgavevaretagelse.

Aktiviteten skal endvidere leve op til nedenstående kriterier og krav.

Kriterier om styringsrelevans

Oprettelsen af en aktivitet godkendes kun, hvis det vurderes, at aktiviteten vil blive brugt som grundlag for

●

Prioriteringer på et eller flere styringsniveauer.

●

Faglige eller økonomiske opfølgninger.

Tekniske kriterier

Når en aktivitet oprettes, skal den opfylde fire tekniske kriterier.

En aktivitet skal

●

Som udgangspunkt dække over minimum 700 timer om året.

●

Henvise til ét finanslovsformål.

●

Finansieres med én finansieringskilde.

●

Altid være identisk i tidsregistreringen og kontoplanen.

Krav til anvendelsen

Når en aktivitet er oprettet, gælder der fire krav for dens anvendelse.

En aktivitet skal

●

Der budgetteres på.

●

Der regnskabsføres på.

●

Der tidsregistreres på.

●

Være omdrejningspunktet for alle faglige opgavebeskrivelser, arbejdsprogrammer mv.

Tabel 1.c

Eksempel på aktivitetsbudgettering for driftsbevilling og statsvirksomhed (for hver væsentlig hovedkonto).

Mio. kr.

Jan

Feb

Mar

Apr

Maj

Jun

Jul

Aug

Sep

Okt

Nov

Dec

I alt

Total

34,4

49,6

35,7

45,4

-171,9

46,8

47,0

-77,3

43,2

48,0

-67,1

34,8

68,6

Aktivitet/

projekt 1

Løn

10,3

10,5

10,6

10,7

10,9

11,0

10,6

10,3

10,7

12,0

10,0

17,8

207,5

Øvrige udgifter

0,2

0,2

0,2

0,2

0,2

0,2

0,2

0,2

0,2

0,2

0,2

0,2

2,4

Indtægter

-1,0

-1,0

-1,0

-1,0

-2,4

-1,0

-1,0

-1,0

-1,0

-1,0

-1,0

-1,0

-13,4

Aktivitet/

projekt 2

Løn

8,0

8,0

8,0

8,0

8,3

8,0

8,0

8,0

8,5

8,0

8,0

14,8

172,9

Øvrige udgifter

0,2

0,9

0,9

0,9

0,9

0,9

0,9

0,9

0,9

0,9

0,9

0,9

10,1

Indtægter

-0,5

-0,5

-5,1

-0,5

-5,1

-0,5

-0,5

-0,5

-0,5

-1,7

-0,5

-0,5

-16,4

Aktivitet/

projekt 3

Løn

4,0

4,0

4,3

4,0

4,0

4,2

4,0

4,0

4,4

4,0

4,1

11,9

138,3

Øvrige udgifter

0,4

0,4

0,4

0,4

0,4

0,4

0,4

0,4

0,4

0,4

0,4

0,4

4,8

Indtægter

0,0

0,0

0,0

0,0

-99,4

0,0

0,0

-62,3

0,0

0,0

-58,3

0,0

-220,0

Aktivitet/

projekt 4

Løn

6,0

6,1

6,0

6,0

6,1

6,0

6,0

6,2

6,0

6,0

6,4

8,9

103,7

Øvrige udgifter

0,3

5,9

2,4

0,8

9,4

9,4

2,3

6,9

4,9

2,1

6,4

20,5

122,7

Indtægter

0,0

0,0

0,0

0,0

0,0

0,0

0,0

0,0

0,0

0,0

0,0

0,0

0,0

Aktivitet/

projekt 5

Løn

5,8

5,8

5,8

5,5

5,9

5,8

5,5

5,9

5,8

5,5

5,9

5,9

69,2

Øvrige udgifter

0,3

5,9

2,4

0,8

9,4

9,4

2,3

6,9

4,9

2,1

6,4

6,9

57,7

Indtægter

-1,2

-1,7

-4,3

-1,4

-16,8

-9,4

-1,7

-5,1

-8,3

-0,1

-3,2

-17,9

-71,1

Aktivitet/

projekt 6

Løn

1,4

10,0

10,0

10,3

10,0

10,0

10,2

10,0

10,0

10,5

10,0

10,0

112,4

Øvrige udgifter

0,2

0,2

0,2

0,2

0,2

0,2

0,2

0,2

0,2

0,2

0,2

0,2

2,4

Indtægter

-1,0

-1,0

-1,0

-1,0

-2,4

-1,0

-1,0

-1,0

-1,0

-1,0

-1,0

-1,0

-13,4

Aktivitet/

projekt 7

Løn

4,0

4,0

4,9

4,0

4,0

4,0

4,6

4,0

4,0

4,0

4,8

4,0

50,3

Øvrige udgifter

0,2

0,9

0,9

0,9

0,9

0,9

0,9

0,9

0,9

0,9

0,9

0,9

10,1

Indtægter

-0,5

-0,5

-5,1

-0,5

-5,1

-0,5

-0,5

-0,5

-0,5

-1,7

-0,5

-0,5

-16,4

Aktivitet/

projekt 8

Løn

3,0

2,8

3.0

3,0

3,0

3,6

3,0

3,0

3,0

3,9

3,0

3,0

37,3

Øvrige udgifter

0,4

0,4

0,4

0,4

0,4

0,4

0,4

0,4

0,4

0,4

0,4

0,4

4,8

Indtægter

0,0

0,0

0,0

0,0

-99,4

0,0

0,0

-62,3

0,0

0,0

-58,3

0,0

-220

Kommentarboks 3.

Udvælgelse af aktiviteter

I denne kommentarboks uddybes det kriterium, det har dannet grundlag for udvælgelsen af de væsentligste aktiviteter, som indgår i tabel 1.c.

Kriterium for udvælgelsen af aktiviteterne kan være

●

Aktiviteter med en høj grad af ekstern finansiering – særligt indtægtsfølsomme.

●

Aktiviteter med en høj grad af usikkerhed/risici tilknyttet.

●

Aktiviteter med særlig politisk bevågenhed.

Tabel 2a.

Grundbudgetskabelon for reservationsbevilling, statsfinansieret selvejende institution, lovbunden bevilling og anden bevilling (for hver væsentlig hovedkonto).

Mio. kr.

1. kvartal

2. kvartal

3. kvartal

4. kvartal

I alt

Hovedkonto xx.xx.xx

21,0

7,5

7,5

48,5

84,5

Udgifter

168,0

154,5

154,5

195,4

672,4

Indtægter

-147,0

-147,0

-147,0

-146,9

-587,9

Kommentarboks 4.

Principper for budgettering af hovedkontoen

I denne boks skal virksomheden angive de forudsætninger for budgetteringen af hovedkontoen.

Følgende skal som minimum forklares

●

Årsager til det fastsatte aktivitetsniveau i perioderne (dvs. årsagerne til den valgte periodisering).

●

Eventuelle forskelle mellem bevillingen på finansloven og grundbudgettet.

●

Eventuelle risici i forbindelse med periodiseringen, herunder typiske fejlkilder konstateret ved tidligere udgiftsopfølgninger.

Faktaboks 3.

Definition af bevillingskategorier for reservationsbevilling, statsfinansieret selvejende institution, lovbunden bevilling og anden bevilling

Bevillingskategorier

Definition

Variable bevillinger

Som udgangspunkt altid lovbundne bevillinger og bevillinger af typen statsfinansieret selvejende institution.

Herudover bevillinger af fx typen anden bevilling, hvis denne er taxameterstyret.

Faste bevillinger (f.eks. på tilskuds-

områder)

Faste bevillinger, dvs. bevillinger, som i udgangspunktet er uafhængige af aktiviteten på området.

Det kan f.eks. være bevillinger til faste tilskudsenheder eller tilskudsområder.

Tabel 2.b

Reservationsbevilling, statsfinansieret selvejende institution, lovbunden bevilling og anden bevilling (for hver væsentlig hovedkonto).

T.kr.

1. kvartal

2. kvartal

3. kvartal

4. kvartal

I alt

Total udgift

16.010,0

154.379,0

154.379,0

195.430,5

672.198,5

Gennemsnitspris

158,5

158,5

158,5

158,5

158,5

Antal fuldtidspersoner/

tilskudsenheder

1.060

974

974

1.233

4.241

Tabel 2.c

Reservationsbevilling, statsfinansieret selvejende institution, lovbunden bevilling og anden bevilling (for hver væsentlig hovedkonto).

Mio. kr.

1. kvartal

2. kvartal

3. kvartal

4. kvartal

I alt

Total udgift

21,0

7,5

7,5

48,5

84,5

Tilskudsenhed/-område 1

13,6

5,6

5,8

31,7

56,7

Tilskudsenhed/-område 2

7,9

3,1

3,1

17,3

31,4

Tilskudsenhed/-område 3

-0,5

-1,2

-1,4

-0,5

-3,6

Tabel 3.a

Grundbudgetskabelon for anlægsbevilling (for hver væsentlig hovedkonto).

Mio. kr.

1. kvartal

2. kvartal

3. kvartal

4. kvartal

I alt

Hovedkonto xx.xx.xx

156,3

221,2

267,3

178,5

823,3

Udgifter

210,4

231,6

288,5

254,1

984,6

Indtægter

-54,1

-10,4

-21,2

-75,6

-161,3

Kommentarboks 5.

Principper for budgettering af hovedkontoen

I denne boks skal virksomheden angive forudsætningerne for budgetteringen af hovedkontoen.

Følgende skal som minimum forklares

–

Årsager til det fastsatte aktivitetsniveau i perioderne (dvs. årsagerne til den valgte periodisering).

–

Eventuelle forskelle mellem bevillingen på finansloven og grundbudgettet.

–

Eventuelle risici i forbindelse med periodiseringen, herunder typiske fejlkilder konstateret ved tidligere udgiftsopfølgninger.

Tabel 3.b

Anlægsbevilling (for hver væsentlig hovedkonto).

Mio. kr.

1. kvartal

2. kvartal

3. kvartal

4. kvartal

I alt

Anlægsprojekt 1

Udgifter

70,3

68,3

75,8

62,7

277,1

Indtægter

-10,8

-9,8

-11,5

-13,8

-45,9

Anlægsprojekt 2

Udgifter

95,1

105,6

138,2

88,1

427,0

Indtægter

-43,3

-0,6

-10,0

-61,8

-115,7

Anlægsprojekt 3

Udgifter

45,0

57,7

74,5

103,3

280,5

Indtægter

0,0

0,0

0,0

0,0

0,0

Tabel 4

Tillægsbevillinger.

Hovedkonto

Forventet

tillægsbevilling

Finansieringskilde

Udgifter indgår i

grundbudgettet

Beskrivelse

13.11.25

Beløb

Overførsel fra

§ 35.11.26

Ja/Nej

F.eks. udgifter, der

afholdes til internationale

operationer.

13.11.25

Beløb

Intern overførsel på

ministerområdet fra

§ 13.11.27

Ja/Nej

F.eks. intern omflytning af

opgaver på ministerområdet

13.11.25

Beløb

Overførsel mellem

ministerområder fra

§ 18.11.28

Ja/Nej

F.eks. udgifter, der afholdes

under projektet for

landsdækkende

radiokommunikationssystem

Anm: Se faktaboks 4 i Vejledning til udgiftsopfølgning i staten for en nærmere beskrivelse af reglerne for, hvornår en forventet tillægsbevilling kan indgå i grundbudgettet.

Kommentarboks 6.

Væsentlighedskriterier for afvigelsesforklaringer

I denne boks angives de retningslinjer, som departementet har fastsat for, hvornår der skal afgives bagudrettede og fremadrettede afvigelsesforklaringer i udgiftsopfølgningerne.

Det anbefales, at der opstilles flere væsentlighedskriterier, eksempelvis

–

Forklaring af afvigelser over et fastsat beløb (f.eks. alle afvigelser >5 mio. kr.).

–

Forklaring af afvigelser over en fastsat procentsats (f.eks. afvigelser > 10 %).

–

Forklaring af andre relevante afvigelser, f.eks. på hovedkonti med særlig politisk bevågenhed.

Tabel 5

Angivelse af beløbsgrænser for ministeriet

Mio. kr.

1 pct. af bruttoudgiftsbevillingen for driftsbevillinger/statsvirksomhed

22,0

5 pct. af udgiftsbevillingen for tilskudsbevillinger (reservationsbevillinger) inden

for delloftet for driftsudgifter

58,0

Samlet

80,0

Tabel 6

Angivelse af budgetkorrektionens størrelse

Mio. kr.

Budgetteret nettoforbrug af videreførsler, overført overskud og reserveret bevilling samlet for ministerområdet*

60,0

Budgetkorrektion

-60,0

* Ud over det budgetterede forbrug, der modsvares af budgetteret forbrug af opsparing på specifikke konti på finansloven for finansåret

Kommentarboks 7.

Årsager til anvendelse af budgetkorrektion

Angivelse af særligt behov for budgettering med forbrug af videreførsler på hovedkonto xx.xx.xx eksempelvis grundet en politisk aftale, samt at/hvorfor et modsvarende mindreforbrug på andre hovedkonti endnu ikke er klarlagt.

Tabel 7

Periodisering af budgetkorrektion (mio. kr.)

Mio. kr.

1. kvartal

2. kvartal

3. kvartal

4. kvartal

I alt

Periodiseret budgetkorrektion i grundbudget

----

----

-30

-40

-70

●

et generelt mindreforbrug på alle hovedkonti på ministerområdet i forhold til ministerområdets grundbudgetter eller

●

en prioritering eller dispositionsbegrænsning i 2. kvartal, hvorefter enkelte institutioner skal nedsætte deres forbrug i resten af året i forhold til det budgetterede

Tabel 8

Oversigt over den forventede udmøntning af budgetkorrektionen (mio. kr.)

I alt

----

----

-30

-40

-70

XX.

31.03 Styrelse A

----

---

----

-40

-40

XX.

21.21 Styrelse C

----

----

-30

----

-30

Eksempel på aktivitetsbudgettering i en statslig virksomhed.

Måned

Aktivitet

Januar

Februar

Marts

April

Maj

Juni

Juli

August

September

Oktober

November

December

SUM

XX-projektledelse

Lønudgifter

-11.806

-11.806

-11.806

-11.806

-11.806

-11.806

-11.806

-11.806

-11.806

-11.806

-11.806

-129.863

Øvrig drift

-118.300

-118.300

-118.300

-118.300

-118.300

-90.000

-90.000

-118.300

-118.600

-1.008.400

Indtægter

183.100

183.100

183.100

183.100

183.100

183.100

183.100

183.300

1.465.000

XX-pakke, udvikling

Lønudgifter

-104.777

-104.777

-104.777

-104.777

-104.777

-104.777

-5.000

-10.000

-104.777

-104.777

-104.777

-104.777

-1.062.774

Øvrig drift

-40.000

-107.000

-107.000

-107.000

-107.000

-107.000

-107.000

-107.000

-107.000

-107.000

-2.000

-1.005.000

Indtægter

659.000

242.100

242.100

242.100

242.100

242.100

242.100

242.100

242.300

2.596.000

Kursusadministration

Lønudgifter

-26.670

-26.670

-26.670

-26.670

-26.670

-26.670

-26.670

-26.670

-26.670

-26.670

-266.705

Øvrig drift

-12.917

-12.917

-12.917

-12.917

-12.917

-12.917

-12.917

-12.917

-51.667

-155.000

Indtægter

5.000

100.000

150.000

100.000

50.000

155.000

560.000

Behandling af

ankesager

Lønudgifter

-72.748

-72.748

-72.748

-72.748

-72.748

-72.748

-72.748

-72.748

-72.748

-72.748

-72.748

-72.748

-872.975

Øvrig drift

34.000

-278.000

-278.000

-278.000

-800.000

Indtægter

41.000

25.000

15.000

25.000

40.000

28.000

7.000

181.000

Behandling af XX-ansøgninger

Lønudgifter

-259.243

-259.243

-259.243

-259.243

-259.243

-259.243

-259.243

-259.243

-259.243

-259.243

-259.243

-259.243

-3.110.914

Øvrig drift

-10.000

-10.000

Indtægter

2.398.000

734.000

734.000

734.000

734.000

738.000

758.000

734.000

734.000

753.000

9.051.000

Teknisk service

Lønudgifter

-87.020

-87.020

-87.020

-87.020

-87.020

-87.020

-87.020

-87.020

-87.020

-87.020

-87.020

-87.020

-1.044.242

Øvrig drift

-75.800

-86.667

-77.917

-77.917

-77.917

-77.917

-77.917

-77.917

-77.917

-77.917

-785.800

Indtægter

214.863

49.445

93.575

307.111

307.111

307.111

307.111

307.111

307.111

307.028

307.000

307.000

3.121.577

XX-sager

Lønudgifter

-348.081

-348.081

-348.081

-348.081

-348.081

-348.081

-348.081

-348.081

-348.081

-348.081

-348.081

-348.081

-4.176.969

Øvrig drift

-3.000

-10.000

-10.000

-7.000

-10.000

-40.000

Indtægter

1.154.000

338.400

338.400

338.400

338.400

338.400

338.400

338.400

338.400

338.800

4.200.000

Anm.

: Tabellen viser et eksempel på en statslig virksomheds aktivitetsbudgettering.

I grundbudgetnotatet angives indtægter med negativt fortegn og udgifter med positivt fortegn.