Beregning af klagefrister ved afgørelser sendt som A-brev og B-brev (cirkulæreskrivelse til samtlige ministerier)

Beregning af klagefrister ved afgørelser sendt som A-brev og B-brev (cirkulæreskrivelse til samtlige ministerier)

1.

Af pkt. 211 i vejledning nr. 11740 af 4. december 1986 til forvaltningsloven (forvaltningslovsvejledningen) fremgår følgende vedrørende spørgsmålet om begyndelsestidspunktet for beregning af en klagefrist

» 211.

Klagefristen begynder at løbe fra det tidspunkt, meddelelsen om afgørelsen er kommet frem til parten.

Hvis meddelelsen er sendt med posten, kan den i almindelighed anses for at være kommet frem dagen efter afgørelsens datering.

Det gælder dog ikke, hvis afgørelsen først dagen efter dateringen eller senere bliver overgivet til postbesørgelse, eller der er almindeligt forekommende forsinkelser i postbesørgelsen.

Det er derfor, navnlig i sager med flere parter, vigtigt, at myndigheden i videst muligt omfang afsender afgørelserne straks efter dateringen.

Kan parten i øvrigt godtgøre, at underretningen om afgørelsen først er modtaget på et senere tidspunkt end det, der påregnes af myndigheden, begynder fristen at løbe fra den dag, afgørelsen herefter må anses for at være kommet frem.«

Som det fremgår af pkt. 211, begynder en klagefrist at løbe fra det tidspunkt, meddelelsen om afgørelsen er kommet frem til parten.

Hvis meddelelsen er sendt med posten, følger det af vejledningen, at den i almindelighed kan anses for at være kommet frem dagen efter afgørelsens datering .

2.

Folketingets Ombudsmand har imidlertid orienteret Justitsministeriet om, at Ankestyrelsen pr. 1. januar 2009 har besluttet at anse afgørelser sendt med almindelig post (A-brev) for først at være kommet frem to dage efter, at afgørelsen er dateret og afsendt.

Ankestyrelsen har som begrundelse for ændringen bl.a. anført, at styrelsen ofte er blevet mødt med det argument, at posten først er kommet frem til klageren senere end en dag efter afsendelsen.

Justitsministeriet har på baggrund af henvendelsen fra ombudsmanden overvejet spørgsmålet om, hvornår en afgørelse sendt som A-brev i almindelighed kan anses for at være kommet frem i relation til beregning af klagefrister.

Justitsministeriet har i forbindelse med disse overvejelser for så vidt angår perioden fra januar 2010 til december 2010 fået oplyst fra Post Danmark, at 93,3 % af alle A-breve var fremme ved modtageren dagen efter afsendelse, 99,2 % var fremme på 2. dagen, 99,8 % på 3. dagen og 99,9 % på 4. dagen.

De tilsvarende tal for perioden fra januar 2009 til december 2009 var 95,7 % (dagen efter afsendelsen), 99,6 % (2 dage efter afsendelsen), 99,9 % (3 dage efter afsendelsen) og 100 % (4 dage efter afsendelsen).

Det bemærkes, at bortkomne breve ikke indgår i de nævnte tal.

Som det fremgår, er der en vis en procentdel af A-breve (2010: 6,7 % og i 2009: 4,3 %), som ikke er nået frem dagen efter afsendelsen, hvorimod næsten alle A-breve er fremme 2 dage efter afsendelsen.

Det er derfor Justitsministeriets opfattelse, at der kan opnås en væsentlig større sikkerhed for, at afgørelser sendt som A-brev er kommet frem til modtageren, ved først at anse afgørelsen for kommet frem 2 dage efter afsendelsen.

På denne baggrund er det Justitsministeriets opfattelse, at der i forbindelse med beregning af en klagefrists begyndelsestidspunkt, jf. forvaltningslovsvejledningens pkt. 211, fremover i almindelig bør lægges til grund, at afgørelser sendt som A-brev først er kommet frem til modtageren 2 dage efter, at afgørelsen er dateret og overgivet til postbesørgelse .

3.

Justitsministeriet har tillige overvejet spørgsmålet om, hvornår en afgørelse sendt som B-brev (økonomibrev) i almindelighed kan anses for at være kommet frem i relation til beregning af klagefrister.

Dette spørgsmål er ikke behandlet i forvaltningslovsvejledningens pkt. 211.

Post Danmark har for så vidt angår B-breve over for Justitsministeriet oplyst følgende om leveringstider for B-breve (betegnelsen J dækker over den dag, hvor det pågældende brev er afleveret til postbesørgelse)

For perioden januar til december 2010

Resultater for B-breve afsendt på mandag, tirsdag eller onsdag, J+3

Resultater for B-breve afsendt på torsdag eller fredag, J+4

For perioden januar til december 2009

Resultater for B-breve afsendt på mandag, tirsdag eller onsdag, J+3

Resultater for B-breve afsendt på torsdag eller fredag, J+4

Som det fremgår af tallene, er næsten alle breve sendt som B-brev fremme ved modtageren 5 dage efter afsendelsen.

På denne baggrund er det Justitsministeriets opfattelse, at der i forbindelse med beregning af en klagefrists begyndelsestidspunkt i almindelig bør lægges til grund, at afgørelser sendt som B-brev er kommet frem til modtageren 5 dage efter, at afgørelsen er dateret og overgivet til postbesørgelse .

4.

Justitsministeriet skal bemærke, at i det omfang det i lovgivningen er forudsat, hvornår klagefristen på det pågældende område begynder at løbe, vil sådanne forudsætninger i givet fald gå forud for det under punkt 2 og 3 anførte.

Justitsministeriet skal endvidere bemærke, at det under pkt. 2 og 3 anførte bygger på, at de faktiske leveringstider for A og B-post ikke ændrer sig væsentligt i forhold til det oven for oplyste.

J+1

J+2

J+3

J+4

J+5

J+6

J+7

67,5%

84,4%

97,8%

99,6%

100,0%

100,0%

100,0%

J+1

J+2

J+3

J+4

J+5

J+6

J+7

67,4%

82,1%

93,8%

99,2%

99,7%

99,9%

99,9%

J+1

J+2

J+3

J+4

J+5

J+6

J+7

66,1%

84,5%

97,4%

99,5%

99,8%

100,0%

100,0%

J+1

J+2

J+3

J+4

J+5

J+6

J+7

66,0%

76,2%

88,4%

97,7%

99,7%

99,9%

100,0%