Vejledning om tilsynet med de anerkendte arbejdsløshedskassers administration

Vejledning om tilsynet med de anerkendte arbejdsløshedskassers administration

Indledning

I bekendtgørelse nr. 370 af 28. april 2011 er der fastsat regler om tilsynet med de anerkendte a-kassers administration.

I denne vejledning beskrives bekendtgørelsens regler.

Nogle af reglerne uddybes med nærmere retningslinjer.

Formålet med tilsynet med a-kasserne

Til § 1

Pensionsstyrelsens tilsyn over for a-kasserne kan ske ved

Ud over disse tilsynsmetoder, som retter sig mod kvaliteten af a-kassernes administration, foretager Pensionsstyrelsen også undersøgelser, som målrettes mod kvaliteten af de oplysninger, som medlemmer afgiver over for a-kasserne.

I den forbindelse kan der indhentes oplysninger fra bl.a.

Herudover indgår Pensionsstyrelsen i et samarbejde (Fairplay) med andre myndigheder om at afdække misbrug af offentlige ydelser, hvor myndighederne systematisk udveksler kontrolrelevante oplysninger.

Endvidere samarbejdes der om at bekæmpe sort arbejde/socialt bedrageri, bl.a. ved at der foretages uanmeldte virksomhedsbesøg, hvor ansattes løn- og ansættelsesforhold kontrolleres.

Da Pensionsstyrelsens tilsyn er bagudrettet, vil der også i et vist omfang blive ført tilsyn med administration af ydelser, hvor de respektive love eller enkeltbestemmelser er ophævede.

Ved tilsyn i a-kasserne undersøger Pensionsstyrelsen hele eller dele af a-kassernes administrationsområder.

Når Pensionsstyrelsen fører kontrol ved stikprøver, beder Pensionsstyrelsen om at få sendt materiale fra a-kasserne til undersøgelse i Pensionsstyrelsen.

–

vejledning af a-kasserne om brugen af reglerne efter lov om arbejdsløshedsforsikring m.v.,

–

tilsyn i a-kasserne,

–

tværgående undersøgelser og analyser af a-kassernes administration, og

–

benchmarking.

–

Indkomstregisteret, jf. lov om et indkomstregister, og

–

Det Centrale Oplysningsseddelregister (COR).

Beskrivelser af forretningsgange

Til § 2

Hensigten med forretningsgangene er bl.a. at sikre en ensartet og korrekt administration i den enkelte a-kasse.

Forretningsgangene skal indeholde en beskrivelse af a-kassernes kontrolstrategier, dvs. de procedurer og foranstaltninger, som skal forhindre eller begrænse fejludbetalinger.

Anvendelse af indkomstregisteret skal indgå som centrale dele af a-kassernes kontrolstrategier.

Forretningsgangene er også et redskab, når Pensionsstyrelsen og a-kassernes revisorer fører kontrol med a-kassernes administration.

A-kasserne skal som udgangspunkt ikke sende forretningsgangene til Pensionsstyrelsen eller meddele, at de er blevet ført ajour.

A-kasserne skal give Pensionsstyrelsen adgang til forretningsgangene, f.eks. ved tilsyn i a-kasserne.

Forretningsgangene, der beskriver enkelte områder eller hele administrationen, kan være nedskrevet på papir eller være en integreret del af a-kassernes it-systemer.

Til § 3, stk. 1 og stk. 2

Det skal af forretningsgangsbeskrivelserne klart fremgå, at den enkelte bruger i a-kassen skal have særlig adkomst til at indhente oplysninger fra indkomstregisteret, ligesom det skal fremgå, hvilke sikkerhedsregler der gælder for brug af registeret.

Brugeren bør endvidere underskrive en ”sikkerhedserklæring”, hvoraf det dels fremgår, at den pågældende erklærer sig indforstået med at være underlagt tavshedspligt, dels fremgår, hvilke betingelser der gælder for brug af registeret, samt endelig hvad konsekvenserne er af et eventuelt misbrug, f.eks. de ansættelsesretlige konsekvenser, herunder at videregivelse eller udnyttelse af de fortrolige oplysninger kan få konsekvenser i relation til Straffelovens § 152 (bøde, hæfte eller fængsel i op til 6 måneder).

Dokumentation for medlemmernes rettigheder og pligter

Til § 4, stk. 1

Til brug for vurderingen af om et medlem opfylder en betingelse i en materiel regel i arbejdsløshedsforsikringslovgivningen, skal en a-kasse indhente det materiale, som er nødvendigt.

Materiale, som er nødvendigt, kan både være oplysninger fra myndigheder eller tredjemand, f.eks. tilmelding til eller afmelding fra momsregistret eller bortforpagtningskontrakter, som oplysninger medlemmet afgiver om bestemte forhold, f.eks. ejerskabsforhold af selskaber eller beskæftigelse i egen virksomhed.

Der henvises i øvrigt til bekendtgørelsen om kravene til arbejdsløshedskassernes sagsbehandling og afgørelser.

A-kasserne må ikke indhente oplysninger med andre formål for øje.

F.eks. må der ikke indhentes oplysninger om en virksomheds overenskomstforhold til brug for a-kassens faglige afdeling.

Til § 4, stk. 2 og 3

Det fremgår af de materielle regler, hvordan og i hvilket omfang indkomstregistret skal anvendes ved administrationen af forsikringssystemet.

Der kan undtagelsesvist og midlertidigt anvendes anden dokumentation, som f.eks. lønsedler eller erklæringer fra arbejdsgivere.

I helt særlige tilfælde, f.eks. musikere og artister, der kan anses for lønmodtagere, kan der anvendes anden dokumentation.

Her kan bureaukontrakter eller aftalebekræftelser bruges som hel eller delvis arbejdsgiverdokumentation.

Det er dog en forudsætning, at kontrakten eller aftalen indeholder beskrivelse af parterne, tidspunktet for arrangementet og honorarets størrelse, herunder betaling for kørsel, og at arrangøren erklærer, at arrangementet er udført og kvitterer for udbetaling af honoraret.

Det skal dog bemærkes, at a-kassen efter § 4, stk. 5, i lov om et indkomstregister har pligt til at meddele indkomstregisteret de indberetninger eller ændringer af indberetninger, der ikke sker til indkomstregisteret.

Til § 4, stk. 4

Der kan f.eks. være tale om meget sendrægtige arbejdsgivere, udenlandske arbejdsforhold eller ganske særlige arbejdsforhold med præg af selvstændig virksomhed.

Der kan imidlertid også være tale om sort arbejde eller anden form for snyd.

Hvis et arbejdsforhold ikke er registreret i indkomstregistret, er der således en stor risiko for snyd.

Det er derfor meget vigtigt, at a-kasserne udviser agtpågivenhed og underkaster den fremlagte dokumentation en grundig prøvelse.

For så vidt angår udenlandske arbejdsforhold skal a-kasserne så vidt muligt sikre sig, at der er tale om reelle ansættelsesforhold på de løn- og arbejdsvilkår, som gælder i arbejdslandet.

Dokumentationsreglerne findes i bekendtgørelse om arbejdsløshedsforsikring ved arbejde m.v. inden for EØS og i det øvrige udland.

Om nødvendigt skal a-kasserne opbevare hele eller delvise oversættelser af materialet til brug for Pensionsstyrelsens tilsyn.

Til § 5, stk. 1

Alt materiale, der indhentes efter § 4, stk. 1, udgør dokumentation i lovens forstand.

Dokumentation for retten til optagelse og til bevarelse af medlemsretten i arbejdsløshedsforsikringen, og dokumentation for retten til ydelser m.v., skal opbevares.

Som eksempel kan nævnes, at a-kasserne - udover det ydelseskort, som var den umiddelbare anledning til udbetalingen - skal opbevare den ledighedserklæring, som ligger til grund for medlemmets ret til ydelser.

Det materiale, som a-kasserne har indhentet i forbindelse med en ledighedserklæring, skal også opbevares.

Det kan f.eks. være dokumentation for løn, arbejdstimer og arbejdsophør m.v.

Når et medlem er overgået fra en ydelse til en anden ydelse, skal dokumentationen for medlemmets ret til overgang opbevares indtil 5 år efter afslutningen af det kalenderår, hvor medlemmet ophørte med at modtage ydelsen.

For medlemmer, der vil kunne opfylde betingelserne for ret til efterløn, skal oplysninger om medlemsanciennitet og betaling af efterlønsbidrag opbevares i 5 år efter udgangen af det regnskabsår, hvori medlemmet når folkepensionsalderen, jf. lov om social pension, eller er afgået ved døden.

Der henvises til bekendtgørelse om dokumentation for anciennitet i en a-kasse.

Hvis der opstår en sag på et medlem, må a-kasserne ikke kassere noget materiale vedrørende medlemmet, før sagen er endeligt afgjort.

A-kasserne skal opbevare alt det materiale, der har ligget til grund for afgørelser i 5 år fra det endelige afgørelsestidspunkt.

Til § 5, stk. 2

Registreringen kan ske ved et modtagestempel på det fysiske dokument, ved en registrering i forbindelse med indscanning eller på anden vis, f.eks. i a-kassernes it-systemer.

Registreringen skal kunne tjene som bevis for modtagelsestidspunktet, herunder i sager om klagefrist.

Logning af oplysninger fra indkomstregistret dokumenterer, at a-kassen har anvendt oplysningen i sin sagsbehandling.

En oplysning fra et givent tidspunkt kan genskabes, uanset at den senere er ændret.

Til § 5, stk. 3

A-kasserne skal opbevare alt materiale vedrørende medlemmerne på en sikker og forsvarlig måde.

A-kasserne skal således påse, at materialet behandles i overensstemmelse med lov om behandling af personoplysninger (persondataloven), herunder særligt at der kun gives adgang til materialet, når der er lovhjemmel dertil.

A-kasserne skal også påse, at materialet opbevares på en måde, som sikrer, at samtlige oplysninger er tilgængelige med kort varsel i den periode, hvor a-kasserne er forpligtet til at opbevare materialet.

Hvis der f.eks. er valgt en elektronisk opbevaringsform, skal a-kasserne påse, at data ikke forsvinder eller forvanskes, og at der til stadighed findes et medie, som kan gengive oplysningerne.

Samtidig skal a-kasserne påse, at oplysningerne ikke kan ændres.

Beskrivelser af a-kassernes it-sikkerhedspolitik og it-systemer

Til § 6, stk. 1

En it-sikkerhedspolitik er a-kassens egne overordnede krav til it-sikkerheden, de nødvendige organisatoriske rammer, og hvor ansvaret er placeret i a-kassen.

Det eneste formkrav til it-sikkerhedspolitikken er, at den skal være skriftlig.

De individuelle forhold i a-kasserne afgør, hvad der er nødvendigt og hensigtsmæssigt for at sikre it-sikkerheden.

A-kassen kan tage udgangspunkt i vejledning nr. 37 af 2. april 2001 til bekendtgørelse nr. 528 af 15. juni 2000 om sikkerhedsforanstaltninger til beskyttelse af personoplysninger, som behandles for den offentlige forvaltning samt Dansk Standards Norm for informationssikkerhed DS 484:2005.

A-kassen kan supplere normen i det omfang, a-kassen skønner, at den ikke er tilstrækkelig, og fravige normen i det omfang a-kassen vurderer, at det er forsvarligt.

Følgende er eksempler på, hvilke overvejelser a-kassen kan foretage i forbindelse med it-politikken

En it-sikkerhedspolitik har kun værdi, hvis den er aktuel.

A-kassen skal derfor løbende følge sin it-sikkerhedspolitik op.

Ved vurderingen af, om it-sikkerhedspolitikken skal føres ajour, skal a-kassen tage højde for forandringer af betydning for it-sikkerheden i den enkelte a-kasse.

A-kassen skal også vurdere, om it-sikkerhedspolitikken virker efter hensigten.

Til § 6, stk. 3

En databehandler er en fysisk eller juridisk person, der på vegne af a-kassen varetager funktioner, som a-kassen ellers selv skulle udføre.

Til § 7

Der skal i a-kassernes it-systemer ske en registrering (logning), der indebærer, at det til enhver tid kan konstateres, hvem der har søgt oplysninger på hvilke medlemmer (cpr.nr.)

Til § 8

De nævnte punkter i beskrivelserne er mindstekrav, idet forhold i den enkelte a-kasse eller it-systemernes indretning kan medføre, at beskrivelserne bør indeholde flere detaljer.

–

risikovurdering af it-brugen,

–

nødplaner som modvirker driftsforstyrrelser,

–

oplysning om procedurer for afvikling af it-driften,

–

retningslinjer for fejlregistrering og -håndtering,

–

procedurer for brugeradministration, tildeling af brugerrettigheder og løbende kontrol af ændringer,

–

retningslinjer for krav til dokumentation af it-systemer, og

–

oplysning om funktionsadskillelser i a-kasserne.

A-kassernes statsautoriserede revisorer

Til § 9, stk. 1 og stk. 2

Det er a-kassernes ansvar at sørge for, at de statsautoriserede revisorer undersøger og vurderer kvaliteten af a-kassernes forretningsgange, kontrolstrategier, it-systemer og it-sikkerhedspolitik, samt om forretningsgangene stemmer overens med de faktiske forhold.

A-kasserne har også ansvaret for, at det er anført i revisionsprotokollaterne, såfremt revisorerne har haft kritiske bemærkninger.

Til § 9, stk. 3

Da a-kasserne alene kan indhente oplysninger om egne medlemmer, skal a-kassernes revisorer, som en del af den årlige revision, foretage en total kontrol af, om der er indhentet oplysninger på personer, som ikke var medlem af a-kassen på udsøgningstidspunktet.

Resultatet af denne kontrol skal fremgå af a-kassernes revisionsprotokollater.

Pligten til total kontrol omfatter ikke de tilfælde, hvor opslag i indkomstregistret er sket på baggrund af en udtrykkelig tilladelse, f.eks. ved beregning af efterlønspræmie.

I disse tilfælde er stikprøvekontrol tilstrækkeligt.

Til § 9, stk. 4

A-kassernes statsautoriserede revisorer skal kontrollere, at a-kasserne som minimum har anvendt indkomstregistret til kontrol efter det påbud, som Pensionsstyrelsen måtte have udstedt i medfør af § 13, stk. 2.

Der kan i dette påbud være fastsat krav til, hvordan resultaterne af a-kassernes kontrol skal afrapporteres i revisionsprotokollaterne.

Påbud til a-kasserne

Til § 10

Pensionsstyrelsen kan give såvel generelle påbud til a-kasserne som påbud rettet til en enkelt a-kasse, hvor konkrete forhold giver anledning hertil.

Til § 11

Det standardmateriale, der kan være tale om, er blanketter, andre dokumenter og standardbreve.

For at lette kontrollen kan der f.eks. være tale om, at a-kasserne skal opgøre tilbagebetalinger eller efterbetalinger på en bestemt måde og på særlige skemaer.

Til brug for statistik og analyse kan Pensionsstyrelsen give a-kasserne påbud om at udfylde bestemte skemaer.

I forbindelse med digitalisering af arbejdsprocesserne både i Pensionsstyrelsen og a-kasserne har det været nødvendigt at medtage åbne standarder for udveksling af information m.v.

Til § 12, stk. 1

Materialet indgår i Pensionsstyrelsens special- og standardundersøgelser.

En stadig udvikling af arbejdsmarkedet betyder, at samarbejdet mellem Pensionsstyrelsen og a-kasserne også sker på andre måder end ved det traditionelle tilsyn.

Det kan dreje sig om større tværgående undersøgelser og fremtidsorienterede initiativer.

Som led i kvalitetsudvikling i a-kasserne er f.eks. benchmarking et initiativ, hvor a-kasserne deltager aktivt.

Til § 12, stk. 2

Ved planlægning af tilsyn kan Pensionsstyrelsen bede a-kasserne om at få sendt diverse it-materialer m.v. forud for et besøg.

Pensionsstyrelsen vil dog som udgangspunkt ikke bede om få sendt f.eks. dokumentationsmateriale om udbetalinger og medlemsrettigheder før tilsynet.

Det er fordi formålet med tilsyn i a-kasserne bl.a. er at gennemgå materialet på stedet.

A-kasserne skal derfor på forretningsstedet udlevere det materiale, som Pensionsstyrelsens repræsentanter ønsker at gennemgå.

Bestemmelsen omfatter både de oplysninger, som ligger i a-kassernes it-systemer, og øvrige oplysninger.

Til § 13

A-kassernes administration, herunder kontrol med at ydelser udbetales på korrekt grundlag, skal i videst mulige omfang ske på grundlag af de oplysninger om løn, arbejdstid m.v., som fremgår af indkomstregistret.

Pensionsstyrelsen kan udstede påbud, som mere detaljeret beskriver, hvordan denne kontrol skal foregå.

Det bemærkes, at dette påbud er et minimumskrav til a-kassernes kontrol, og at a-kasserne ud over disse minimumskrav løbende bør arbejde med at udvikle kontrolinitiativer, som er tilpasset eventuelle særlig forhold, som gør sig gældende for a-kassens medlemskreds.

Det kan være kontrol af honoraraflønnede, modtagere af pension, medlemsgrupper ansat på særlige vilkår eller inden for bestemte brancher.

Rådighedstilsynet

Til § 14

Der føres bl.a. tilsyn med a-kassernes vurderinger af et medlems rådighed efter 3 måneders sammenlagt ledighed.

Dette tilsyn suppleres med stikprøver af a-kassernes vurdering af, om et medlem er selvforskyldt ledig, når jobcenteret har givet a-kassen besked om, at et medlem ikke har overholdt sine forpligtelser over for jobcenteret eller anden aktør.

Til § 14, stk. 2

Ved tilsynsbesøg i a-kasserne vil Pensionsstyrelsen inden besøget anmode a-kasserne om at lægge materiale frem til brug for Pensionsstyrelsens gennemgang af de udvalgte sager.

Ved tilsyn med a-kassernes administration af reglerne om selvforskyldt ledighed vil Pensionsstyrelsen typisk anmode a-kasserne om at sende materialet til Pensionsstyrelsen.

Til § 14, stk. 3

Pensionsstyrelsen vil bl.a. kontrollere, om rådighedssamtalerne er afholdt rettidigt – dvs. efter 3 måneders sammenlagt ledighed.

Det skal derfor fremgå af sagernes oplysninger, enten hvornår medlemmerne er registrerede som ledige i jobcenteret, eller hvornår a-kasserne har afholdt seneste rådighedssamtaler med medlemmerne – f.eks. i form af skærmprint af medlemmernes kontakt med a-kasserne.

Der skal endvidere foreligge udbetalingsoversigter for a-kassernes udbetalinger til medlemmerne i perioden enten fra medlemmernes registrering som ledige eller fra seneste rådighedssamtale i a-kasserne.

Til § 14, stk. 3, nr. 1

Medlemmernes planer for jobsøgning danner udgangspunkter for a-kassernes rådighedsvurderinger og er derfor et centralt element i Pensionsstyrelsens rådighedstilsyn.

Pensionsstyrelsen vil bl.a. kontrollere, at a-kasserne på baggrund af medlemmernes kvalifikationer har udpeget de relevante fagområder med gode beskæftigelsesmuligheder, som medlemmerne skal søge arbejde inden for.

Det skal også sikres, at a-kasserne har afgrænset/udpeget det geografiske område, hvor medlemmerne skal søge arbejde, jf. rådighedsbekendtgørelsens § 9.

Til § 14, stk. 3, nr. 2

Pensionsstyrelsen fører tilsyn med, at medlemmerne generelt vejledes om kravene til aktiv jobsøgning, herunder bl.a. at der skal søges på den måde, som er normal for faget, at medlemmerne skal benytte Jobnet og kontakte arbejdsgivere, som har meldt tilbage på et CV, og at tilmelding til vikarbureau ikke kan erstatte jobsøgning.

Til § 14, stk. 3, nr. 3

A-kasserne skal opbevare kopier af de jobansøgninger, som medlemmerne har medbragt til rådighedssamtalerne.

I forbindelse med tilsynet vil jobansøgningerne blive undersøgt med henblik på en vurdering af, om a-kasserne har sikret seriøsiteten og kvaliteten af jobansøgningerne.

Til § 14, stk. 3, nr. 4

A-kasserne skal kunne fremlægge oplysninger om stillingsbetegnelser for samtlige job, medlemmerne har søgt i 3-måneders-perioden.

Pensionsstyrelsen vil kontrollere, om a-kasserne har sikret sig, at medlemmerne har søgt job, pågældende var kvalificeret til, om medlemmerne har søgt job uden for deres hidtidige faglige områder, og endelig om a-kasserne har sikret sig, at medlemmerne har et tilstrækkeligt højt jobsøgningsniveau.

Til § 14, stk. 3, nr. 5

Hvis a-kasserne anser medlemmerne for at stå til rådighed for arbejdsmarkedet, selvom planerne for jobsøgning ikke er fulgt, skal det fremgå af a-kassernes begrundelser, hvorfor medlemmerne anses for aktivt jobsøgende og hvilke jobmuligheder, der er på det relevante jobmarked.

Beskrivelsen af jobmulighederne på det relevante jobmarked kan indeholde oplysninger fra jobnet.dk, jobbanker, stillingsopslag i dagspressen, eller stillingsopslag i andre medier.

Frister ved behandlingen af sager

Til §§ 15 og 16

Den hurtige sagsbehandling i a-kasserne skal ske af hensyn til medlemmerne.

Pensionsstyrelsen tager derfor udgangspunkt i de nævnte frister.

Til § 15, stk. 3

A-kasserne skal give Pensionsstyrelsen besked om resultatet af a-kassernes behandling af alle tilsynssager.

Det gælder, uanset om a-kasserne efter at have undersøgt sagen ikke vil gøre mere, eller a-kasserne har truffet afgørelse om tilbagebetaling og sanktion.

Af hensyn til Pensionsstyrelsens vurdering af tilsynssagerne skal a-kasserne også sende hele baggrundsmaterialet for afgørelserne.

Det gælder f.eks. medlemmets udtalelser, ledighedserklæringer og ydelseskort.

Til § 15, stk. 4

Viser det sig, at en a-kasse har behov for en længere frist til at træffe afgørelse, kan a-kassen søge om forlængelse af fristen.

Det kan f.eks. være fordi a-kassen skal skaffe et større dokumentationsmateriale.

Ikrafttræden mv.

Til § 17

Denne vejledning erstatter vejledning nr. 67 af 31. august 2009 om tilsynet med de anerkendte arbejdsløshedskassers administration og vejledning nr. 93 af 21. juni 1999 om arbejdsgiverdokumentation som betingelse for udbetaling af arbejdsløshedsdagpenge og efterløn.