Vejledning om elitestatus til 3. partscertificerede virksomheder

Vejledning om elitestatus til 3. partscertificerede virksomheder

Elitestatus til 3. partscertificerede virksomheder reguleres i bekendtgørelse om fødevarekontrol og offentliggørelse af kontrolrapporter.

Virksomheder, som har et kvalitetsstyringssystem certificeret af et akkrediteret certificeringsorgan, kan ansøge om at blive registreret som 3. partscertificeret med henblik på at opnå elitestatus og dermed få en nedsat kontrolfrekvens.

Det er kun virksomheder med en standardfrekvens på 1 og derover, som har mulighed for at opnå elitestatus og nedsat kontrolfrekvens.

Elitestatus tildelt på baggrund af 3. partscertificering svarer til den elitestatus, der tildeles på baggrund af kontrolhistorik.

Vedrørende kontrolfrekvenser henvises til kontrolfrekvensvejledningen.

Virksomheder, der får tildelt elitestatus på kontrolrapporten, kan anvende elitesymbolet i forbindelse med markedsføring, og får udleveret en mærkat til ophængning.

Registrering

Registrering som 3. partscertificeret sker efter ansøgning.

De oplysninger m.v., som ansøgningen skal indeholde, fremgår af bilag 1.

Den lokale fødevareafdeling registrerer virksomheden som 3. partscertificeret, hvis den opfylder betingelserne herfor.

Virksomheden tildeles dog først elitestatus ved førstkommende kontrolrapport, hvis visse krav til kontrolhistorikken er opfyldt.

Betingelserne, som skal være opfyldt for at blive registreret som 3. partscertificeret, er følgende

1) Alle virksomhedens aktiviteter skal være omfattet af et certificeret kvalitetsstyringssystem, som er i overensstemmelse med en international anerkendt standard.

Standarden skal forinden registrering af virksomheden være vurderet af Fødevarestyrelsen som overholdende de krav, som stilles til standarderne.

Fødevareafdelingen skal sikre sig, at standarden er opført på Fødevarestyrelsens liste over accepterede standarder for den pågældende virksomhedstype.

Hvis regionen modtager en ansøgning fra en virksomhed om registrering som 3. partscertificeret, og virksomheden er certificeret efter en standard, som ikke fremgår af Fødevarestyrelsens liste over accepterede standarder for den pågældende virksomhedstype, skal regionen fremsende ansøgningen til Mørkhøj, som herefter vil vurdere, om standarden kan accepteres.

Hvis standarden accepteres, sætter Mørkhøj standarden på listen, og tilbagesender ansøgningen til videre behandling i regionen.

Hvis standarden ikke accepteres, tilbagesendes ansøgningen til regionen, som på den baggrund meddeler virksomheden afslag på ansøgningen.

Virksomheden skal i forbindelse med ansøgningen redegøre for, at kvalitetsstyringssystemet bygger på en standard, som omfatter de for den pågældende virksomhedstype relevante lovgivnings- og myndighedskrav, som følger af de bestemmelser, der er listet i bekendtgørelsen.

Virksomheden skal endvidere redegøre for, hvor i standarden disse områder behandles.

2) Certificeringsorganet skal være akkrediteret til at certificere efter den pågældende standard af et anerkendt akkrediteringsorgan f.eks.

DANAK.

DANAK er Danmarks nationale akkrediteringsorgan, der er udpeget af Sikkerhedsstyrelsen under Økonomi- og Erhvervsministeriet.

Også udenlandske akkrediteringsorganer kan accepteres, hvis de er medunderskrivere af EA’s (European Cooperation for Accreditation) eller IAF´s (International Accreditation Forum) multilaterale aftale om gensidig anerkendelse inden for det pågældende certificeringsområde.

3) Virksomheden skal oplyse om certificeringsorganets auditeringsomfang og -frekvens.

4) Virksomheden skal i forbindelse med ansøgningen acceptere følgende vilkår

Hvis virksomheden opfylder ovenstående betingelser og accepterer vilkårene, bliver den registreret som certificeret.

Fødevareregionen meddeler virksomheden bekræftelse på registreringen som certificeret i et brev og oplysningerne registreres i ScanJour.

Hvis regionen ikke imødekommer ansøgningen om registrering, meddeles dette virksomheden i et brev indeholdende begrundelse og klagevejledning.

–

at kontrolmyndighederne altid skal have adgang til certificeringsorganets besøgsrapporter (for oversatte besøgsrapporterne gælder dette både oversættelsen og originalrapporten).

Dette indebærer, at besøgsrapporterne altid skal være til stede på virksomheden, dog i max. 3 år,

–

at virksomheden skal kunne redegøre for hvilke dele af egenkontrolprogrammet, certificeringsorganet har gennemgået, og hvor dette er dokumenteret i besøgsrapporten.

Elitestatus

Hvis virksomheden er registreret som 3. partscertificeret tildeles den elitestatus, når

Virksomheder med kontrolresumé (dvs. virksomheder med mere end 12 årlige kontrolbesøg) tildeles imidlertid først elitestatus, når

Elitestatus bliver meddelt virksomheden på en kontrolrapport typisk i forbindelse med et kontrolbesøg.

Oplysninger om elitestatus i form af elitesymbol bliver automatisk tildelt på kontrolrapporten og der udleveres en mærkat.

Ønsker virksomheden at få tildelt elitestatus hurtigt efter registreringen, kan virksomheden bestille et kontrolbesøg i forbindelse med ansøgningen.

Kontrolbesøget skal gennemføres indenfor 2 måneder efter registreringen.

–

den førstkommende kontrolrapport efter registreringen er uden anmærkninger for overtrædelse af fødevarelovgivningen, og der ikke er anmærkninger på den seneste kontrolrapport forud for registreringen, eller

–

der efter registreringen er to på hinanden følgende kontrolrapporter uden anmærkninger for overtrædelse af fødevarelovgivningen.

–

den seneste måneds kontrolrapporter efter registreringen er uden anmærkninger for overtrædelse af fødevarelovgivningen og der ikke er anmærkninger på den seneste måneds kontrolrapporter forud for registreringen, eller

–

to på hinanden følgende måneders kontrolrapporter efter registreringen er uden anmærkninger for overtrædelse af fødevarelovgivningen.

Bortfald eller suspension af elitestatus

Virksomheden får suspenderet elitestatus, hvis den får anmærkninger på kontrolrapporten, dvs. får en indskærpelse, et påbud/forbud eller en administrativ bøde/politianmeldelse.

Virksomheden mister registreringen som certificeret, hvis certificeringen ophører, eller der sker væsentlige ændringer i certificeringen, så betingelserne for registreringen ikke længere er opfyldt.

Virksomheden skal i så fald omgående meddele dette til fødevareafdelingen.

Virksomheden skal herefter opfylde de samme krav som andre ikke-certificerede virksomheder (dvs. ud fra kontrolhistorikken) for at beholde eller opnå elitestatus.

Hvis virksomheden ikke længere er certificeret og ikke længere har elitestatus, fremsender fødevareafdelingen en ny kontrolrapport uden elitesymbol til virksomheden.

Nederst i kontrolrapportens begrundelsesfelt tilføjes en sætning om, hvornår virksomhedens 3. partscertificering er ophørt, og at virksomheden derfor ikke længere er elitevirksomhed fra den dato.

Dato og øvrige indhold af den seneste kontrolrapport forbliver uændret.

Generhvervelse af status som elitevirksomhed

Hvis virksomheden har fået suspenderet elitestatus efter en anmærkning, generhverves elitestatus, når virksomheden har fået 2 på hinanden følgende kontrolrapporter uden anmærkninger.

For virksomheder med kontrolresumeer kræves dog 2 på hinanden følgende måneders kontrolrapporter uden anmærkninger.

Ejerskifte

Elitestatus i 3. partscertificerede virksomheder kan opretholdes trods ejer- eller brugerskifte, hvis virksomheden i forbindelse med anmeldelse af ejer- eller brugerskifte fremsender dokumentation for, at certificeringen videreføres uændret, og at virksomheden vil opfylde kravene, der ligger til grund for registreringen.

Kontrol

Myndighedernes kontrol i virksomheder, der opnår elitestatus på baggrund af 3. partscertificering, gennemføres efter standardfrekvensen for elitevirksomheder, jf. kontrolfrekvensvejledningen, og kontrolbesøgene gennemføres i henhold til de generelle principper i kontrolvejledningen.

Forberedelse og gennemførelse af audit sker efter den fremgangsmåde, der er beskrevet i ”Vejledning om audit”.

Orientering om 3. partscertificering

En virksomhed, der bliver certificeret efter en standard, tegner typisk en 2- eller 3-årig kontrakt med certificeringsorganet.

Det er ofte en omfattende proces for virksomheden at blive certificeret, idet den skal have systematiseret, beskrevet og implementeret en række procedurer efter standarden.

Ved certificeringen får virksomheden en hovedefterprøvning og herefter enten ½-årlige eller årlige besøg af mindre omfang afhængig af kontrakten.

Hovedafprøvningen kan i store virksomheder tage flere mandedage – typisk 2-10, og ofte med deltagelse af flere auditorer. ½-års besøgene tager typisk 1-4 mandedage.

Efter certificeringsperioden bliver virksomheden recertificeret, hvis de tegner en ny kontrakt med certificeringsorganet.

Herefter får de et nyt besøg, der svarer til hovedafprøvningen og igen ½-årlige eller årlige besøg.

Certificeringsorganets audit kan bestå både af besøg rundt i virksomheden, interview af medarbejdere, gennemgang af virksomhedens dokumentation og audit af ledelsen.

Virksomheden får en besøgsrapport efter hvert besøg.

Besøgsrapporterne fra de forskellige certificeringsorganer er lidt forskelligt udformet og afhængig af den benyttede standard.

De afvigelser, certificeringsorganet har fundet, er altid beskrevet.

Desuden er der mere eller mindre dybdegående beskrevet, hvilke emner, certificeringsorganet har auditeret.

Virksomheden skal derfor kunne redegøre for, hvilken del af egenkontrolprogrammet, der er gennemgået, og hvor dette er beskrevet i certificeringsorganets besøgsrapport.

Certificeringsorganet følger op på konstaterede afvigelser, ved at modtage dokumentation fra virksomheden på, hvilke korrigerende handlinger, der er udført.

Afhængig af mængden og karakteren af afvigelserne kan certificeringsorganet beslutte at foretage et opfølgende besøg eller evt. følge op ved næste planlagte besøg.

Større afvigelser vil ofte resultere i et opfølgende besøg.

Certificeringsorganet inddrager myndighedskontrollen i auditeringen ved at undersøge, om der har været anmærkninger på kontrolrapporter.

Hvis der ikke er rettet op på en overtrædelse af lovgivningen, vil det som regel være en ”stor” afvigelse i certificeringsorganets besøgsrapport, ligesom de afvigelser, som certificeringsorganet selv finder, hvor lovgivningen er overtrådt, vil blive klassificeret som ”store”.

Et akkrediteret certificeringsorgan bliver akkrediteret hvert år af et akkrediteringsorgan f.eks.

DANAK.

Der foretages en akkreditering pr. standard.

Hvis samme certificeringsorgan certificerer efter forskellige standarder, får certificeringsorganet flere akkrediteringer af måske forskellige akkrediteringsorganer.

For at blive akkrediteret stilles krav til forskellige kvalitetsparametre, f.eks.

–

uafhængig sagsverifikation, dvs. en uafhængig gennemgang af, at auditor er kommet rundt om standarden m.m.

–

antal auditdage på virksomheden afhængig af bl.a. antal ansatte og produktionskompleksitet

–

krav til uddannelse og træning af auditor.

Ikrafttræden

Denne vejledning træder i kraft den 1. maj 2010.

Bilag 1

Ansøgning om registrering som 3. partscertificeret virksomhed

Virksomheder, som har en standardkontrolfrekvens på mindst et årligt kontrolbesøg, kan ansøge om at blive registreret som 3. partscertificeret med henblik på at opnå elitestatus.

Ansøgningen sendes til den lokale fødevareafdeling.

Der stilles visse krav for at blive registreret som 3. partscertificeret.

Kravene fremgår af bekendtgørelse om fødevarekontrol og offentliggørelse af kontrolresultater.

Ansøgning om at blive registreret som 3. partscertificeret virksomhed skal indeholde følgende oplysninger/dokumentation

–

Virksomhedens navn, adresse

–

Beskrivelse af virksomhedens aktiviteter

–

Dokumentation for, at virksomheden har et certificeret kvalitetsstyringssystem, som omfatter alle virksomhedens aktiviteter

–

Dokumentation for, at kvalitetsstyringssystemet bygger på en international anerkendt standard

–

Kopi af den anvendte standard, hvis standarden ikke er med på Fødevarestyrelsens liste over accepterede standarder

–

Dokumentation for, at det organ, som certificerer virksomhedens kvalitetsstyringssystem, er akkrediteret til at certificere efter den pågældende standard af et internationalt anerkendt akkrediteringsorgan

–

Beskrivelse af hvilke lovgivnings- og myndighedskrav, som er relevant for den pågældende virksomhed, og som følger af

–

art. 4 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 852/2004 af 29. april 2004 om fødevarehygiejne (hygiejneforordningen),

–

art. 5 i hygiejneforordningen,

–

art. 3 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 853/2004 af 29. april 2004 om særlige hygiejnebestemmelser for animalske fødevarer,

–

Kommissionens forordning (EF) nr. 2073/2005 af 15. november 2005 om mikrobiologiske kriterier for fødevarer vedr. mikrobiologisk verificering af egenkontrolprocedurerne,

–

art. 14 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 178/2002 af 28. januar 2002 om generelle principper og krav i fødevarelovgivningen, om oprettelse af Den Europæiske Fødevaresikkerhedsautoritet og om procedurer vedrørende fødevaresikkerhed med senere ændringer (fødevareforordningen),

–

art. 18 i fødevareforordningen og

–

art. 19 i fødevareforordningen.

–

Oplysninger om, hvor i standarden de relevante lovgivnings- og myndighedskrav, jf. ovenfor, er beskrevet.

–

Oplysninger om certificeringsorganets auditeringsomfang og –frekvens.

Derudover skal virksomheden i ansøgningen acceptere følgende vilkår

–

Certificeringsorganets besøgsrapporter for de seneste 3 år skal til enhver tid være tilgængelige for fødevareregionen.

Ved oversatte besøgsrapporter gælder kravet både oversættelsen og originalrapporten.

–

Virksomheden skal i forbindelse med kontrolbesøg kunne redegøre for, hvilke dele af virksomhedens egenkontrolprogram, certificeringsorganet har gennemgået og hvor dette er dokumenteret i certificeringsorganets besøgsrapport.

Virksomheden skal omgående meddele fødevareregionen, hvis certificeringen ophører, eller der sker så væsentlige ændringer, at betingelserne for registrering ikke længere er opfyldt.