Forretningsorden for rejsegarantifonden

Forretningsorden for rejsegarantifonden

I medfør af § 12, stk. 1, i lov nr. 315 af 14. maj 1997 om en rejsegarantifond, som ændret ved lov nr. 164 af 15. marts 2000, lov nr. 207 af 29. marts 2004, lov nr. 513 af 17. juni 2008 og lov nr. 518 af 12. juni 2009 fastsættes

Virum, den 9. marts 2010

Bestyrelsen for rejsegarantifonden

§ 1.

Bestyrelsen afholder mindst 6 møder årligt.

Møde afholdes endvidere, såfremt formanden eller mindst to andre medlemmer fremsætter begæring herom.

Stk. 2.

Møder indkaldes så vidt muligt med 14 dages varsel med angivelse af dagsorden.

Sager, der ikke er sat på dagsordenen, kan kun afgøres af bestyrelsen, hvis alle bestyrelsesmedlemmer er til stede og samtykker heri.

Stk. 3.

Formandens stedfortræder deltager uden stemmeret – men med ret til at ytre sig – i bestyrelsesmøderne og modtager al den information, som gives til bestyrelsen.

Stk. 4.

Direktøren og lederne af hhv. tilsynsafdelingen og sekretariatet deltager – med mindre bestyrelsen træffer anden bestemmelse i konkrete situationer – uden stemmeret i bestyrelsens møder.

Bestyrelsen afgør, hvem der i øvrigt kan deltage i møderne.

§ 2.

Formanden leder bestyrelsesmøderne.

I tilfælde af formandens forfald træder stedfortræderen i enhver henseende i dennes sted.

Stk. 2.

Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når formanden eller dennes stedfortræder og mindst fire medlemmer af bestyrelsen repræsenterende såvel forbruger- som erhvervsinteresser er til stede.

Er et bestyrelsesmedlem, der repræsenterer forbruger- eller erhvervsinteresser, forhindret i at deltage i et møde, overgår dette medlems stemme til det tilstedeværende bestyrelsesmedlem, der repræsenterer henholdsvis forbruger- eller erhvervsinteresser.

Stk. 3.

Bestyrelsen træffer beslutning ved almindelig stemmeflerhed.

I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende.

Stk. 4.

Der skal udarbejdes referat af bestyrelsens møder.

Referatet underskrives af den samlede bestyrelse.

Et bestyrelsesmedlem, der ikke er enig i bestyrelsens beslutning, har ret til at få sin indstilling medtaget i referatet.

Stk. 5.

Bestyrelsen kan i særlig tilfælde, hvor formanden finder, at et bestyrelsesmøde ikke kan afventes, træffe beslutning ved afstemning telefonisk, ved telefax, via e-mail eller ved brev.

Beslutningen efternævnes på det følgende bestyrelsesmøde og indføres i referatet for dette møde.

§ 3.

Ingen må deltage i behandlingen af en sag eller modtage oplysninger, der beror i sekretariatet, når

1)

den pågældende selv har en særlig personlig eller økonomisk interesse heri eller er repræsentant for nogen, der har en sådan interesse,

2)

den pågældendes ægtefælle, beslægtet eller besvogret i op- eller nedstigende linie eller i sidelinien så nær som søskendebørn eller andre nærtstående har en særlig personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald, eller er repræsentant for nogen, der har en sådan intresse,

3)

der i øvrigt foreligger omstændigheder, som er egnede til at vække tvivl om den pågældendes fuldstændige upartiskhed.

Stk. 2.

Den, for hvis vedkommende nogle af de i stk. 1 nævnte forhold foreligger, skal omgående underrette de øvrige bestyrelsesmedlemmer herom.

Bestyrelsen afgør selv, om et medlem kan deltage i en sagsbehandling som følge af bestemmelsen i stk. 1.

§ 4.

Bestyrelsen fastsætter de overordnede retningslinjer for, hvordan fondens tilsynsafdelings sagsbehandling skal foregå, herunder hvilke nøgletal og andre regnskabsmæssige forhold, der skal lægges særlig vægt på, når tilsynsafdelingen afgør, om fonden skal varsle krav om forhøjet garanti overfor en rejseudbyder, jf. rejsegarantifondslovens § 19.

Stk. 2.

Bestyrelsesformanden og stedfortræderen forbereder behandlingen af de sager, hvor der efter tilsynsafdelingens opfattelse kan være en særlig økonomisk risiko for fonden.

Bestyrelsesformanden og stedfortræderen afgør, hvilke sager der skal forelægges for bestyrelsen.

§ 5.

Bestyrelsen har den overordnede ledelse af fonden.

Stk. 2.

Bestyrelsen fører tilsyn med fondens virksomhed og påser, at ledelsen foregår forsvarligt og i overensstemmelse med rejsegarantifondsloven, udstedte bekendtgørelser i henhold hertil, fondens vedtægter og i øvrigt i overensstemmelse med lovgivning og bestemmelser, som fonden måtte være underlagt.

Stk. 3.

Bestyrelsen skal påse, at sekretariatsbetjeningen af rejseankenævnet finder sted i henhold til den med ankenævnet indgåede aftale.

Stk. 4.

Bestyrelsen påser, at regnskabsfunktionen, bogføringen og formueforvaltningen fungerer og kontrolleres på en betryggende måde.

Bestyrelsen kontrollerer løbende, at fondens administration følger de af bestyrelsen fastsatte forretningsgange og retningslinier, og at de af bestyrelsen trufne beslutninger effektueres.

Stk. 5.

Bestyrelsen skal gennemgå enhver indførelse i revisionsprotokollen og hvert medlem skal med sin underskrift bekræfte at have læst den.

§ 6.

Bestyrelsen påser, at der hvert år inden årets udgang udarbejdes budget for det efterfølgende år.

Stk. 2.

Forinden budgettet godkendes af bestyrelsen, skal denne påse, at de til sekretariatsbetjeningen af rejseankenævnet afsatte midler har været forelagt for ankenævnet og deres udtalelse foreligger.

Stk. 3.

Bestyrelsen afgiver inden 6 måneder efter et kalenderårs udløb en af Rigsrevisionen revideret årsrapport for det forløbne år til økonomi- og erhvervsministeren.

Stk. 4.

Fondens årsrapport offentliggøres på fondens hjemmeside og enhver kan ved henvendelse til fondens sekretariat forlange at blive gjort bekendt med årsrapporten.

§ 7.

I tilknytning til godkendelsen af årsrapport fastsætter bestyrelsen det årlige administrationsbidrag, der skal opkræves hos de registrerede arrangører og formidlere for en udenlandsk arrangører, jfr. lovens § 9, stk. 1, og fremsender dette til godkendelse hos økonomi- og erhvervsministeren.

Stk. 2.

Fondens formue fastsættes af bestyrelsen og godkendes af økonomi- og erhvervsministeren, jfr. lovens § 9, stk. 4.

Bestyrelsen skal således påse, at fondens formue til enhver tid er tilstrækkelig til at dække de tab, fonden måtte bliver påført ved konkurser.

Stk. 3.

Såfremt bestyrelsen finder, at fondens formue ikke er tilstrækkelig, jf. stk. 2, kan bestyrelsen fastsætte, at rejseudbydere af pakkerejser, jf. lovens § 2, stk. 1, nr. 1-3, og formidlere for en udenlandsk rejseudbyder af pakkerejser, i en periode skal betale et bidrag til fonden pr. deltager i en rejseydelse, der er omfattet af fondens dækning, jf. § 5.

Bidraget skal godkendes af økonomi- og erhvervsministeren.

Stk. 4.

Bestyrelsen fastsætter størrelsen af det bidrag, en privat kunde, der har valgt dækning af fonden, jf. lovens § 5 a, skal erlægge til rejseudbyderen.

Rejseudbyderen skal viderebetale bidraget til fonden.

Bidragets størrelse godkendes af økonomi- og erhvervsministeren.

§ 8.

Bestyrelsens medlemmer, ansatte i sekretariatet og personer, som på anden måde er beskæftiget med fondens virksomhed, skal iagttage ubetinget tavshed over for alle uvedkommende om, hvad de gennem varetagelsen af deres funktion bliver vidende om.

Tilsidesættelse af tavshedspligten straffes med bøde eller fængsel i indtil 4 måneder, jf. lovens § 25, stk. 2.

Stk. 2.

Bestyrelsens medlemmer har pligt til at opbevare materiale vedrørende fonden så uvedkommende ikke får adgang til det.

Stk. 3.

I særlige tilfælde kan formanden beslutte, at materiale udleveret på et bestyrelsesmøde skal tilbageleveres ved mødets afslutning.

Stk. 4.

Bestyrelsen har udarbejdet og underskrevet interne regler for bestyrelsesmedlemmer, direktører og øvrige ansatte i fonden vedrørende handel med værdipapirer udstedt af selskaber registreret i fonden samt håndtering af intern viden samt til sikring af at intern viden ikke uberettiget videregives.

Reglerne kan rekvireres ved henvendelse til fondens sekretariat.

§ 9.

Forretningsordenen træder i kraft, når den er godkendt af økonomi- og erhvervsministeren.

Susanne Larsen

Hanne Sørensen

Mads Mølggard Braüner

Jens Loft Rasmussen

Henrik Specht

Lars Thykier

Per Møller Jensen

I medfør af § 12, stk. 1, i lov om en rejsegarantifond godkendes foranstående forretningsorden.