Cirkulære om lokal sygefraværspolitik og om kontakt mv. til medarbejdere i Kriminalforsorgen som følge af sygefravær

Cirkulære om lokal sygefraværspolitik og om kontakt mv. til medarbejdere i Kriminalforsorgen som følge af sygefravær

§ 1.

Alle institutioner i Kriminalforsorgen skal udarbejde en lokal, skriftlig sygefraværspolitik, som drøftes og godkendes i samarbejdsudvalget.

Stk. 2.

Sygefraværspolitikken skal drøftes løbende i samarbejdsudvalget og skal ajourføres løbende.

Senest hvert andet år skal politikken drøftes med henblik på eventuelle ændringer.

§ 2.

Sygefraværspolitikken udformes under hensyn til de lokale forhold på tjenestestedet og skal omfatte de tiltag, der er nævnt i kapitel 2-4.

Stk. 2.

Sygefraværspolitikken kan omfatte yderligere initiativer og principper til fremme af en nærværskultur på arbejdspladsen.

Kapitel 1

Skriftlig sygefraværspolitik

Kapitel 2

Telefonisk kontakt til den sygemeldte medarbejder

Kapitel 3

Omsorgssamtale

Kapitel 4

Sygefraværssamtale

Kapitel 5

Ikrafttræden

§ 3.

Når en medarbejder har været syg i mere end 4 sammenhængende dage, kontakter nærmeste leder eller en anden medarbejder, der er udpeget efter retningslinjerne herfor i den lokale sygefraværspolitik, den sygemeldte medarbejder telefonisk for at høre, hvordan det går og om udsigten til raskmelding.

Stk. 2.

Den lokale sygefraværspolitik kan fastsætte en kortere frist end 4 dage.

Stk. 3.

Hvis den sygemeldte medarbejder forinden selv har rettet telefonisk kontakt til vedkommende leder eller den, der i øvrigt er beføjet hertil ifølge den lokale politik, bortfalder tjenestestedets pligt efter stk. 1.

Stk. 4.

Der laves notits om, at telefonisk kontakt har fundet sted.

Notitsen opbevares samme sted som sygemeldingsblanketten eller noteres direkte herpå.

Hvis der tages notat om samtalens indhold, skal dette ske med medarbejderens accept.

Videregivelse af beskeder af tjenstlig karakter om sygefraværets skønnede længde, mødedeltagelse mv. kræver ikke samtykke fra medarbejderen.

§ 4.

Ved sammenhængende sygefravær af mere end 10 dage, ved sygefravær, der de seneste 12 måneder har oversteget 13 dage, eller i øvrigt efter tjenestestedets konkrete vurdering afholdes en omsorgssamtale af uformel karakter med medarbejderen.

Formålet med samtalen er bl.a. at afdække baggrunden for sygefraværet under uformelle rammer, navnlig med henblik på at undersøge om fraværet nødvendiggør en særlig indsats på eller af tjenestestedet.

Stk. 2.

Medarbejderen har ikke pligt til at deltage i en omsorgssamtale.

Stk. 3.

Den lokale sygefraværspolitik kan fastsætte kriterier, der indebærer, at omsorgssamtaler skal afholdes ved sygdom af kortere varighed end nævnt i stk. 1.

Stk. 4.

Omsorgssamtalen afholdes som udgangspunkt med nærmeste leder og snarest muligt efter, at medarbejderen har genoptaget tjenesten efter en sygdomsperiode.

Stk. 5.

Reglerne om notits og referat i § 3, stk. 4, gælder tilsvarende ved samtaler efter § 4.

§ 5.

Når betingelserne i § 6 er opfyldt, skal tjenestestedet afholde en sygefraværssamtale med medarbejderen med henblik på at undersøge muligheden for at mindske sygefraværet.

Stk. 2.

Efter konkret vurdering vil sygefraværssamtalen også kunne berøre medarbejderens hidtidige arbejdsmæssige indsats.

I givet fald skal dette fremgå af indkaldelsen, jf. § 8.

Stk. 3.

Ved samtaler efter stk. 1 skal de gældende forskrifter for afholdelse af tjenstlige samtaler iagttages.

Der henvises til direktoratets vejledning om afvikling af tjenstlige samtaler og afhøringer mv.

§ 6.

Sygefraværssamtale afholdes

1)

Når en medarbejders sygefravær udgør mere end 28 dage inden for 12 måneder.

2)

Når en medarbejders sygefravær udgør flere end 4 fraværsperioder inden for 6 måneder.

3)

Efter en konkret vurdering, herunder når tjenestestedet vurderer, at der er behov for, at fraværet – eventuelt i tilknytning til andre arbejdsmæssige forhold – drøftes igennem under mere formelle rammer.

Tjenestestedet bør navnlig være opmærksom på sygefravær under prøveansættelser.

4)

Efter udløbet af en frist, hvis der ved en forudgående sygefraværssamtale er fastsat en frist for mindskelse af sygefraværet, eller hvis der af anden grund i anledning af sygefraværet er fastsat en frist for medarbejderen.

Stk. 2.

Det vil som udgangspunkt være en forudsætning for afholdelse af sygefraværssamtale, at der har været afholdt omsorgssamtale i overensstemmelse med kapitel 3.

Stk. 3.

Hvis helt konkrete omstændigheder tilsiger det, herunder hvis det ikke har været muligt at afholde omsorgssamtale tidligere, vil sygefraværssamtalen dog kunne gennemføres uden forudgående omsorgssamtale.

Stk. 4.

Afholdelse af sygefraværssamtale efter stk. 1 kan undlades eller udskydes, hvis tjenestestedet efter en konkret vurdering skønner, at der ikke er behov for en sygefraværssamtale.

Det kan f.eks. være, hvis den pågældende står umiddelbart foran alderspensionering, har indgivet opsigelse eller er ramt af meget alvorlig sygdom.

Stk. 5.

Hvis tjenestestedet i medfør af stk. 3 beslutter ikke at afholde en sygefraværssamtale, skal baggrunden herfor anføres på et notat, som lægges på den pågældende medarbejders personalechartek.

§ 7.

Sygefraværssamtalen afholdes på tjenestestedet med en ansat leder som samtaleleder.

Stk. 2.

Samtalen kan i særlige tilfælde efter aftale foregå hos den ansatte eller telefonisk.

§ 8.

Samtalelederen indkalder skriftligt medarbejderen til samtalen.

Medarbejderen skal i forbindelse med indkaldelsen have udleveret en ajourført sygedagsliste og vejledes om de regler, der finder anvendelse ved afholdelse af tjenstlige samtaler, jf. § 5, stk. 3.

§ 9.

Under sygefraværssamtalen forelægges den ajourførte sygedagsliste for medarbejderen, som anmodes om at fremkomme med sine eventuelle bemærkninger til opgørelsen.

Herudover drøfter samtalelederen og medarbejderen mulige løsninger på sygefraværet.

Drøftelsen bør så vidt muligt føre til en konklusion samt til en frist for eventuel iværksættelse af tiltag over for sygefraværet eller for mindskelse af sygefraværet.

§ 10.

Cirkulæret træder i kraft den 1. september 2010.

Stk. 2.

Samtidig ophæves direktoratets cirkulære af 23. november 2006 om lokal sygefraværspolitik og om kontakt til medarbejdere i Kriminalforsorgen som følge af sygefravær.