Cirkulære om indberetning af oplysninger om fravær samt afholdelse af særlige feriedage\n(Til samtlige ministerier mv.)

Cirkulære om indberetning af oplysninger om fravær samt afholdelse af særlige feriedage

(Til samtlige ministerier mv.)

1.

Indledning

Oplysninger om fravær mv. benyttes til fremstilling af sygefraværsstatistik for staten.

Desuden anvendes oplysningerne af Danmarks Statistik til beregning af omkostninger pr. arbejdstime.

1. januar 2010 udvides indberetningspligten til også at omfatte indberetninger af omsorgsdage, jf. barselsaftalens cirkulære om barsel, adoption og omsorgsdage af 9. juni 2008.

Fra 1. januar 2010 udvides indberetningspligten til også at omfatte indberetning af Personalekategori 553 Ph.d.

Studerende.

Med undtagelse af klasse 0052

Ph.D.-stipendiater indskrevet i udlandet. Samt Stillingskode 03636 og 03637 Ph.d.-studerende.

2.

Indberetning via Økonomistyrelsen

Virksomheder i staten, der anviser løn via Økonomistyrelsen, skal indberette oplysninger om sygefravær mv. samt fravær i forbindelse med særlige feriedage og omsorgsdage via fraværsregistreringssystemet SLS Ferie og Fravær.

3.

Større områder med egne fraværsregistreringssystemer

Større områder med fraværsregistrering på personniveau kan træffe aftale om særskilt levering af oplysningerne med Personalestyrelsen.

Nærmere definerede retningslinier mht. datastruktur og betingelser for leveringen vil fremgå af aftalen med Personalestyrelsen.

4.

Indberetningspligtige oplysninger

Indberetning af oplysninger om fravær skal foretages for samtlige ansatte med angivelse af følgende typer fravær

1) fravær pga. egen sygdom samt graviditet uden for den egentlige barselsorlov

2) fravær pga. arbejdsskade

3) fravær pga. barns første og anden sygedag.

4) fravær pga. barsel

5) fravær pga. adoption

6) fravær i forbindelse med afholdelse af særlige feriedage

7) delvis sygemelding i form af nedsat tid

8) delvis sygemelding i form af fritagelse for visse opgaver

9) fravær pga. omsorgsdage

Fravær indberettes med angivelse af start- og slutdato for en given type fravær.

En dag opgøres til 7 timer og 24 minutter, medmindre der indrapporteres et andet antal timer og minutter.

Indrapportering af et andet antal timer og minutter foretages for fraværshændelser af kortere varighed end 7 timer og 24 minutter.

Ved delvis sygemelding i form af nedsat tid indberettes den periode, medarbejderen er delvis sygemeldt i form af nedsat tid, og det antal timer den pågældende er fraværende pr. dag i perioden.

5.

Indberetningernes hyppighed

Indberetning af oplysninger om fravær mv. sker kvartalsvis via SLS Ferie og Fravær efter de af Økonomistyrelsen angivne frister.

6.

Virksomheder omfattet af indberetningspligt

Statslige virksomheder og selvejende institutioner, hvor staten dækker halvdelen af driftsudgifterne eller mere, er omfattet af indberetningspligt for oplysningerne om fravær anført under 4.

7.

Ansatte omfattet af indberetningspligten

Indberetningspligten omfatter samtlige ansatte med fravær i virksomheder omfattet af indberetningspligten.

Efter aftale med Personalestyrelsen kan særlige personalegrupper, eksempelvis personer, der får udbetalt ydelser uden at have et egentligt ansættelsesforhold, eller hvor ansættelsesforholdene er sådan, at der normalt ikke sker registrering af sygefravær, undtages fra indberetningspligten.

Personalegrupper, der ikke er omfattet af indberetningspligten, fremgår af cirkulærets bilag.

8.

Overførsel af oplysninger mellem tjenestesteder

De indberetningspligtige oplysninger om fravær skal følge den ansatte i forbindelse med flytning mellem tjenestesteder.

9.

Ikrafttræden

Cirkulæret har virkning fra 1. januar 2010.

Samtidig ophæves cirkulære af 29. september 2008 (Perst. nr. 057-08) om indberetning af oplysninger om fravær samt afholdelse af særlige feriefridage.

Bilag

Personalegrupper der ikke er omfattet af indberetningspligten

PKAT

Navn på personalekategori

PKAT

Navn på personalekategori

0026

Efterløn

0503

Medarbejdere ved Det Kongelige Teater

0027

Efterindtægt

0505

Musikassistenter

0071

Eksterne lektorer

0507

Korassistenter

0075

Frivillige i Hjemmeværnet

0509

Eksterne lektorer

0078

Særligt aflønnede

0531

Interviewere

0080

Vederlagslønnede

0549

Stipendiater

0081

Særskilt vederlagslønnede

0550

Uddannelsesydelse

0082

Timelønnede

0554

Ph.d.-studerende (stipendie)

0083

Vederlagslønnede

0555

Skolepraktikelever

0090

Frivilligt redningspersonel

0567

Civile værnepligtige

0091

Fremmede tjenesteydelser

0581

Praktikvederlag

0092

Vederlagslønnede

0660

Værnepligtig personel

0093

Særligt aflønnede

0666

Værnepligtig personel

0095

Observatorer

0668

Særligt aflønnede

0096

Praktiklærerløn

0683

Stampersonel med rådighedspligt

0098

Særligt aflønnede

0684

Officerer m. rådighedspligt

0103

Særligt aflønnede

0693

Særligt aflønnede – timeløn

0105

Kliniske/eksterne lektorer

0694

Særligt aflønnede – timeløn

0106

Eksterne lektorer

0695

Timelærere – Handelsskoler

0107

Studenterundervisere

0696

Timelærer – Tekniske skoler

0109

Særligt aflønnede

0697

Timelærere – Maskinmesterskoler

0111

Ministre

0749

Psykologer/timeløn

0121

Speciallægekonsulenter mv.

0750

Psykologisk konsulent

0160

Værnepligtigt personel

0777

Læge/vederlagsløn

0192

Timelærere/vikarer

0780

Engangsregister

0222

Vederlagslønnede pensionister

0781

Timelønnede

0250

Rådighedskontakt i HKKF

0782

Engangsregister – timelønnede

0269

Officerer – værnepligtige

0785

Voksenuddannelsesstøtte

0270

Værnepligtigt personel

0787

Engangsregister – studenterundervisere

0274

Officerer m. rådighedstjeneste

0791

Engangsregister – frem. tjenesteydelser

0277

Stampersonel m. rådighedstjeneste

0794

Særligt aflønnede – timeløn

0278

Sygeplejersker m. rådighedstjeneste

0795

Vederlagslønnede fyrpassere

0293

Særligt aflønnede

0796

Vederlagslønnede garnisonstandlæger

0294

Særligt aflønnede

0797

Distriktslæger Hjemmeværnet

0326

Ventepenge

0798

Depottilsynsførende

0327

Rådighedsløn

0799

Engangsregister – praktiklærerløn

0328

Efterindtægtsmodtagere

0493

Særligt aflønnede

Samt PKAT 0553 KL 0052 Ph.D.-stipendiater indskrevet i udlandet, er ikke omfattet af indberetningspligten.

STIKO

Navn på stillingskode

STIKO

Navn på stillingskode

01213

Faglig vejleder

04685

Studenterkoordinator

01966

Instruktor

04686

Studenterinstruktør

04674

Studentervejleder

04687

Studentermedhjælper

04675

Studerende

04688

Studentermedhj. bib.

04677

Studenterstudievejleder.

04704

Studenterunderviser

04678

Studentervikar

05267

Veterinærstuderende