Vejledning til fødevareregionerne om økologikontrol

Vejledning til fødevareregionerne om økologikontrol

Denne vejlednings afsnit 1-4 vedrører kontrollen, der udføres af fødevareregionerne i henhold til

Afsnit 5 omhandler kontrollen i henhold til

–

Økologiforordningerne

Rådets forordning (EF) nr. 834/2007 af 28. juni 2007 om økologisk produktion og mærkning af økologiske produkter og om ophævelse af forordning (EØF) nr. 2092/91 og Kommissionens forordning (EF) nr. 889/2008 af 5. september 2008 om gennemførelsesbestemmelser til Rådets forordning (EF) nr. 834/2007 og Kommissionens forordning (EF) nr. 1235/2008 af 8. december 2008 om gennemførelsesbestemmelser til Rådets forordning (EF) nr. 834/2007 for så vidt angår ordninger for import af økologiske produkter fra tredjelande

–

Økologibekendtgørelsen

Bekendtgørelse nr. 1258 af 12. december 2008 om økologiske fødevarer m.v.

–

Bekendtgørelsen om økologisk akvakulturbrug

bekendtgørelse nr. 114 af 23. februar 2004 om økologisk akvakulturbrug

–

Bekendtgørelsen om økologisk storkøkkendrift

Bekendtgørelse nr. 1240 af 15. december 2008 om økologisk storkøkkendrift

1.

Modtagelse af anmeldelse og udarbejdelse af økologirapport

Når en virksomhed har anmeldt, at den ønsker at påbegynde en eller flere anmeldelsespligtige aktiviteter, udarbejder fødevareregionen en økologirapport.

Paradigmer for opstilling af forskellige typer af økologirapporter med bilagshenvisninger findes som autotekster.

Autoteksterne skal så vidt muligt anvendes, men det skal altid vurderes konkret, om de er relevante og dækkende, eller eksempelvis skal kombineres/suppleres med yderligere bilagsreferencer.

Når overskrifterne for økologirapportens bilag er fastlagt, anmodes virksomheden om at indsende de relevante bilag, jf. økologibekendtgørelsens § 6 hhv. bekendtgørelsen om økologisk akvakulturbrug, § 6, stk. 1 og 2.

Som et led i vurderingen af de af virksomheden fremsendte bilag foretager fødevareregionen normalt et kontrolbesøg på virksomheden for bl.a. at få det fornødne indblik i de påtænkte aktiviteter og procedurer.

1)

Følgende fremgår af Vejledning af 12. februar 2008 om egenkontrol i fødevarevirksomheder m.v.

» Hvis virksomheder vælger at markedsføre økologiske produkter, produkter med særlig mærkningsordning eller vælger frivillig mærkning af oksekød, er der fastsat bestemmelser om dokumentation og/eller egenkontrol i de pågældende regelsæt.

Denne dokumentation og/eller egenkontrol er ikke reguleret af forordningerne, man kan indgå som et bilag til virksomhedens egenkontrolprogram.

Virksomheden kan dermed vælge at bringe den særlige markedsføring til ophør, uden at dette betinger ændringer i det egenkontrolprogram, der er en forudsætning for virksomhedens autorisation eller registrering«

2.1 Økologirapporten ved ændringer og ophør

Ifølge økologibekendtgørelsens § 8 skal virksomheden underrette fødevareregionen om nye aktiviteter og ændringer af de forhold og aktiviteter, der er beskrevet i økologirapporten, mindst 4 uger inden de påbegyndes.

Samtidig skal virksomheden fremsende reviderede beskrivelser og procedurer.

Når fødevareregionen modtager en sådan underretning, skal en revideret økologirapport, eller en ændring til den eksisterende økologirapport, fremsendes til virksomheden senest 4 uger efter modtagelsen.

Hvis de fremsendte beskrivelser og procedurer vurderes at være mangelfulde, skal virksomheden gøres opmærksom herpå så hurtigt som muligt.

Hvis en virksomhed ikke udfører de anmeldte aktiviteter i løbet af et år, kan der opstå tvivl om, hvorvidt de vilkår, der er fastsat i økologirapporten, stadig er aktuelle og tilstrækkelige.

Fødevareregionen skal derfor som udgangspunkt tilbagekalde økologirapporten, jf. økologibekendtgørelsens § 8, stk. 3, eller bekendtgørelsen om økologisk akvakultur, § 9, stk.1, medmindre det vurderes, at økologirapporten fortsat er aktuel og tilstrækkelig.

2)

Denne bestemmelse er ikke direkte indeholdt i bekendtgørelsen om akvakultur, men et tilsvarende princip følger af bekendtgørelsens § 5.

2.2 Revision af økologirapporten

Fødevareregionen skal anmode virksomheden om at revidere beskrivelser og procedurer, hvis disse har vist sig ikke at udgøre et tilstrækkeligt grundlag for kontrollen, jf. økologibekendtgørelsens § 6, stk. 7, eller bekendtgørelse om økologisk akvakultur, § 6, stk. 4.

En sådan anmodning betragtes ikke som en afgørelse, men som en anmodning til virksomheden om at stille de oplysninger til rådighed, der er nødvendige for at gennemføre økologikontrol.

Anmodningen skal derfor ikke følges af en klagevejledning.

3)

Hvis virksomheden ikke inden for den tidsfrist, som regionen har sat, fremsender det reviderede materiale, så vil opfølgningen på dette forhold derimod være at betragte som en afgørelse, idet der nu vil være tale om, at virksomheden ikke overholder lovgivningen.

2.3 Registreringer vedr. økologirapporten i ScanJour

Når økologirapporten er udstedt, skal der i ScanJour, i skærmbilledet med virksomhedsoplysninger, under feltet »ØKOLOGI/Opret dato« angives datoen for meddelelsen af økologirapporten.

Når en virksomhed ophører under økologikontrolordningen, og økologirapporten bortfalder, skal ophørsdatoen straks angives under »Ophør dato«, så virksomheden ikke fremstår som værende underlagt økologikontrol på www.fvst.dk.

3.

Kontrolbesøgene

I bilag 1 er gengivet en »Økologiårsrapport«, hvori der er opstillet en række kontrolområder for virksomheder omfattet af kontrol i henhold til økologibekendtgørelsen.

I løbet af et kalenderår skal der udføres kontrol inden for de kontrolområder, der er opstillet i Økologiårsrapporten, under pkt. 4 og 5, i det omfang kontrolområderne er relevante i forhold til virksomhedens aktiviteter.

Endvidere skal der i løbet af et kalenderår foretages de vurderinger, der er nævnt i Økologiårsrapporten under pkt. 6.

Til inspiration findes i bilag 5 en liste over relevante kontrolpunkter inden for områderne listet i Økologiårsrapporten.

For akvakulturbrug skal der i stedet for de kontrolområder, der er nævnt i Økologiårsrapporten, gennemføres årlig kontrol af punkterne opstillet i Kontrolrapport vedrørende økologisk akvakulturbrug , udarbejdet af Kontrolafdeling Vejle.

Kontrollens omfang og særlige fokusområder fastlægges på baggrund af en konkret vurdering af risiko og væsentlighed.

Der skal blandt andet tages hensyn til resultaterne af tidligere kontrolbesøg, kompleksiteten af de udførte aktiviteter og de førte regnskaber samt risikoen for ombytning eller sammenblanding af produkter.

Ved vægtningen af de forskellige kontrolområder, skal kontrol af oprindelsesdokumentation og regnskabsbalance samt krydskontrol som udgangspunkt prioriteres højt.

I bilag 2 er listet en række forhold, der kan være af betydning ved vurderingen af risiko og væsentlighed.

For virksomheder, der er frameldt økologikontrolordningen i løbet af et kalenderår, bortfalder de i dette afsnit nævnte krav til den årlige økologikontrol for dette kalenderår.

For nye virksomheder, der er blevet optaget i kontrolordningen i løbet af et kalenderår, skal de i dette afsnit nævnte krav til den årlige økologikontrol opfyldes senest næstfølgende kalenderår.

Økologikontrollen skal overordnet set planlægges inden for den samlede ramme, der fastlægges i de årlige regionsbudgetter.

I 2008 var den budgetterede gennemsnitlige tilstedetid, anvendt til økologikontrol pr. virksomhed, eksempelvis 3,5 timer.

3.1 Dokumentation for den udførte økologikontrol

For at dokumentere økologikontrollen skal der ved årets udgang for hver virksomhed, der ikke er frameldt eller optaget i kontrolordningen i løbet af kalenderåret, foreligge en udfyldt Økologiårsrapport over økologikontrollen.

Økologiårsrapporten er gengivet i bilag 1

.

For at være udfyldt skal der under punkterne 4-6 være afkrydset i alle felter under enten »Kontrol foretaget« eller »Ikke relevant«.

For virksomheder, der ikke har udført de kontrolomfattede aktiviteter i det pågældende kalenderår, kan økologiårsrapportens punkter 4-6 udfyldes ved afkrydsninger i kolonnen »ikke relevant«.

Kravet om en årlig udfyldt økologiårsrapport gælder ikke for akvakulturbrug.

De udfyldte kontrolrapporter vedrørende økologisk akvakulturbrug skal i stedet vise, at de heri listede kontrolopgaver er udført i løbet af kalenderåret.

Ved hvert kontrolbesøg, hvor der har været udført specifikke kontrolopgaver i henhold til økologireglerne, skal der ske en registrering af disse.

Den udførte økologikontrol skal anføres på den almindelige Smiley-kontrolrapport.

Økologikontrollen hører under kategorien »Særlige mærkningsordninger«.

Herudover kan der til hjælp ved styringen af den årlige økologikontrol foretages en registrering i økologiårsrapporten.

4)

Ved økologikontrollen i 2009 kan Økologiårsrapporten, som gengivet i den nu ophævede Vejledning nr. 9882 af 18/09/2007 anvendes.

3.1.1 Registreringer af den udførte kontrol i ScanJour

I dette afsnit er kun medtaget retningslinier for økologi-registreringer, som supplerer de generelle retningslinier for registreringer af kontrol i ScanJour.

Når økologiårsrapporten er udfyldt, skal den journaliseres i ScanJour under akttypen »Økologiårsrapport – endelig« og tilknyttes den kontrollerede virksomhed.

Hvis økologiårsrapporten i løbet af året journaliseres i delvis udfyldt form (i forbindelse med at den anvendes til registrering af enkelte gennemførte kontrolopgaver), må dette ikke ske under akttypen »Økologiårsrapport – endelig«, men f.eks. under akttypen »Økologiårsrapport – udkast«.

For akvakulturbrug skal den Kontrolrapport vedrørende økologisk akvakulturbrug , som dokumenterer, at alle kontrolopgaver for det pågældende kalenderår er udført, journaliseres under akttypen »Økologiårsrapport – endelig«.

3.1.1.1 Registrering af overtrådte paragraffer

Ved registrering af overtrædelser i det særlige skærmbillede til kontroloplysninger (der er tilknyttet akttypen TILS_RAP) skal der, under kolonnen »par.«, registreres både den overtrådte paragraf samt, hvis relevant, de pågældende bilagsbestemmelser.

3.1.1.2 Registrering af timer anvendt til økologikontrol

Ved udfyldelse af »Tid øko« på det særlige skærmbillede til kontroloplysninger (der er tilknyttet akttypen TILS_RAP) skal de generelle retningslinier for registrering af »tilstedetid« følges, dvs. der skal angives antallet af påbegyndte kvarter anvendt på virksomheden.

3.2 Udførelse af stikprøvevis krydskontrol

Fødevareregionen skal årligt, hos hver økologikontrolleret virksomhed, foretage stikprøvevis krydskontrol .

Ved krydskontrol forstås myndighedernes kontrol af, at det, der er bogført vedr. modtagne og afsendte partier hos en virksomhed, svarer til det, der er bogført hos de pågældende leverandører og aftagere.

Krydskontrol skal primært foretages for forhandlede partier af økologiske produkter, men hvis det vurderes at være relevant, skal krydskontrol også foretages af handel med ikke-økologiske ingredienser eller hjælpestoffer, som har været anvendt ved tilvirkning af de økologiske produkter.

Eksempelvis kunne det være relevant at krydskontrollere handel med produkter, der ledsages af en erklæring om, at de ikke er fremstillet ud fra GMO.

Krydskontrol foretages som udgangspunkt tilbage til leverandøren, da dette teoretisk set giver en større chance for at konstatere eventuelle uregelmæssigheder, end hvis krydskontrollen foretages frem til aftageren.

Det kan dog ikke afvises, at det i konkrete situationer kan være mere relevant at foretage en krydskontrol frem til aftagervirksomheden.

Krydskontrol vedr. en leverance af økologiske fødevarer tilbage til leverandøren foretages ved, at fremsende et eller flere oplysningsskemaer, som gengivet i bilag 3, til kontrolafdelingen for den pågældende leverandør (hvis muligt elektronisk).

3.2.1 Krydskontrol, når der vurderes at være særlig risiko for uregelmæssigheder

Foruden den rutinemæssige krydskontrol foretages der krydskontrol, når der vurderes at være en særlig risiko for uregelmæssigheder (f.eks. kendskab til, at en vare forhandles til en særlig lav pris).

5)

Ved konkret mistanke henvises til Vejledning om retssikkerhed ved fødevareregionernes kontrol , kapitlet Muligheden for brug af oplysninger indhentet ved mistanke om strafbare lovovertrædelser (Forbud mod selvinkriminering ).

Vejledningen kan ses på intranettet under Faglige værktøjer/ Tilsyn, kontrol/Retssikkerhed.

3.2.2 Hvis leverandøren er en primærproducent eller har adresse i udlandet

Hvis leverandøren er en primærproducent kontrolleret af Plantedirektoratet, fremsendes krydskontroloplysningerne til Plantedirektoratet.

Hvis leverandøren er et akvakulturbrug, fremsendes krydskontroloplysningerne til kontrolafdeling Vejle.

Har leverandøren adresse i udlandet, skal følgende fremsendes til Kontoret for fødevarekvalitet, teknologi og markedsføring (6. kontor, Mørkhøj)

–

kopi af dokument, der viser hvilken kontrolinstans, der udfører økologikontrollen hos leverandøren

–

kopi af dokument udstedt af leverandøren, som indeholder oplysninger om partiet.

3.2.3 Kontrol i relation til modtagne krydskontroloplysninger

Den fødevareregion, der modtager krydskontroloplysninger, kontrollerer ved næste kontrolbesøg hos leverandøren (eller aftageren), at de fremsendte oplysninger stemmer overens med det, der er bogført hos leverandøren (eller aftageren).

Den afsendende kontrolenhed orienteres kun, hvis oplysningerne ikke stemmer overens.

3.3 Udstedelse af erklæringer til virksomheden om økologikontrol

Én gang årligt udsteder fødevareregionen en »økologi-erklæring«.

Erklæringen udformes ved brug af autoteksten »RØkokontrol - erklæring«.

Erklæringen udskrives på fødevareregionens/ kontrolafdelingens brevpapir.

Økologi-erklæringen kan anvendes af virksomheden som dokumentation for, at den er omfattet af økologikontrol.

Ønsker virksomheden en økologi-erklæring på engelsk skal der endvidere udstedes en erklæring, ved anvendelse af autoteksten »RØkologikontrol - erklæring, engelsk«.

Erklæringen skal udskrives på fødevareregionens/kontrolafdelingens brevpapir, og skal foruden underskriften påføres regionens/kontrolafdelingens stempel.

6)

For akvakulturbrug skal anvendes erklæringen »Røkontrol – erkl., aquaculture«.

3.4 Anvendelse af kemiske analyser i økologikontrollen

Økologikontrollen udføres med fokus på dokument-, regnskabs- og krydskontrol samt kontrol af efterlevelse af egenkontrolprocedurerne.

Kemiske analyser anvendes ikke rutinemæssigt, da resultaterne sjældent kan give et entydigt svar på, om økologireglerne er overholdt.

En undtagelse er dog de centralt koordinerede kontrol- og overvågningsprojekter, som også omfatter økologiske fødevarer.

Ifølge Kommissionens forordning nr. 889/2008, Artikel 65, stk. 2, kan kemiske analyser dog indgå som en del af økologikontrollen, og de skal foretages, når der er mistanke om anvendelse af ikke tilladte stoffer.

3.5 Fund af restkoncentrationer af ikke-tilladte stoffer

Ved fund af restkoncentrationer af stoffer, der ikke er tilladt anvendt ved den økologiske produktion eller forarbejdning, foretages - ud over vurderinger i henhold til den almindelige fødevarelovgivning - en vurdering af sandsynligheden for, at der er sket en overtrædelse af økologireglerne.

Der henvises til proceduren gengivet i bilag 4.

7)

Proceduren omhandler specifikt situationer, hvor myndighederne har konstateret en restkoncentration.

Bliver fødevareregionen bekendt med, at en retskoncentration er konstateret af virksomheden, jf. Vejledning om økologiske fødevarer m.v., gælder dog tilsvarende principper, jf. kommissionens forordning nr. 889/2008, Artikel 91.

4.

Kontrol hos virksomheder, der ikke er omfattet af økologikontrolordningen

I detailleddet kan der forhandles økologiske fødevarer uden anmeldelse og uden økologikontrol (forudsat, at der ikke samtidig tilberedes eller importeres økologiske fødevarer).

Fødevareregionerne kontrollerer hos de ikke anmeldte virksomheder, at der ikke udføres anmeldelsespligtige aktiviteter.

Herudover kontrollerer fødevareregionerne, at økologiske fødevarer markedsføres i overensstemmelse med økologireglerne og på en ikke vildledende måde.

Lejlighedsvist udføres der endvidere krydskontrol fra ikke-økologikontrollerede detailvirksomheder tilbage til leverandørens kontrolinstans.

Dette er særligt relevant for leverancer direkte fra bedrifter eller tilberedningsvirksomheder samt leverancer af ikke-færdigpakkede fødevarer, der ikke modtages fra distributionscentraler under samme koncern.

5.

Kontrol hos storkøkkener

Storkøkkener, der ønsker at tilberede og markedsføre økologiske retter, kan vælge at blive omfattet af økologikontrol i henhold til bekendtgørelsen om økologiske fødevarer, jf. bekendtgørelsens § 3, stk. 5.

I givet fald skal økologikontrollen udføres på tilsvarende vis, som på øvrige fødevarevirksomheder.

For storkøkkener, der på anden måde anvender økologibetegnelsen i deres markedsføring i henhold til bekendtgørelsen om økologisk storkøkkendrift, udføres kontrollen, som beskrevet i de følgende afsnit.

Se også Vejledning om økologisk storkøkkendrift.

5.1 Kontrol af storkøkkener, der anvender et økologisk spisemærke

Storkøkkener kan ved deres markedsføring anvende et af de økologiske spisemærker.

Anvendelsen er betinget af, at fødevareregionen har registreret køkkenet som bruger af det pågældende mærke, jf. Vejledning om økologisk storkøkkendrift, afsnit 4.

5.1.1Registrering af brugere af de økologiske spisemærker

Når et storkøkken anmelder, at det ønsker at bruge et økologisk spisemærke, skal det vedlægge en opgørelse for de foregående 3 måneder (alternativt for den foregående afsluttede opgørelsesperiode på minimum 3 måneder), der viser, at storkøkkenet ligger indenfor det anmeldte økologiprocent-interval.

Der er tale om en opgørelse, hvor enkeltposteringer fremgår, men hvor der ikke indgår bilag til disse.

Herudover skal køkkenet vedlægge en beskrivelse af, hvorledes og med hvilken frekvens økologiprocenten opgøres.

Opgørelsesfrekvensen skal mindst være kvartalsvis, og opgørelsestidspunkterne skal fremgå.

I praksis kan beskrivelsen bestå i en reference til den vedlagte opgørelse samt en angivelse af opgørelsesfrekvensen.

Bemærk, at der for køkkenerne omhandlet i afsnit 5.1.3 gælder særlige krav til, hvad der skal medsendes ved anmeldelsen.

Hvis fødevareregionen ud fra det indsendte materiale vurderer, at storkøkkenet kan overholde kravene til brug af det pågældende mærke, registreres køkkenet som bruger af mærket.

Dette sker ved, at der i Scanjour, i virksomhedsbilledet, under Særlige ordninger angives følgende

Hvis der er tale om, at et storkøkken kontinuerligt anvender et økologisk spisemærke, og registrerings-status blot ændres, f.eks. fra bronze til sølv, er det meget vigtigt, at »ophør dato« for bronze-registreringen er den samme som »opret. dato« for sølv-registreringen.

Ovennævnte data skal indtastes omhyggeligt, da de skal danne grundlag for dels udtræk af fakturagrundlag til gebyropkrævning (se afsnit 5.1.4) og dels en offentligt tilgængelig liste over brugere af storkøkkenmærkerne på Fødevarestyrelsens hjemmeside.

Da historikken skal bevares i mindst 2 år, oprettes der en ny linie, hver gang et storkøkken registreres som bruger af et nyt mærke.

Dvs. der skal både oprettes en ny linie hvis status ændres fra f.eks. bronze til sølv og hvis køkkenet i en periode ikke har været registreret og derpå genregistreret.

For hver ny registrering skal storkøkkenet tilsendes en bekræftelse på at være registreret som bruger af et økologisk spisemærke.

Denne bekræftelse findes som autotekst, under RØko-spisemærke - registrering.

Titel

»Økologi«

Aktivitet

»Guld«, »Sølv« eller »Bronze«

Opret. dato

den dato, hvor virksomheden er registreret som bruger af det pågældende økologiske spisemærke

Ophør dato

Den dato, hvor virksomheden ikke længere er registreret som bruger af det pågældende økologiske spisemærke

5.1.2 Den løbende kontrol med brugen af de økologiske spisemærker

Når et køkken er registreret som bruger af et økologisk spisemærke, udføres der årligt, og så vidt muligt i forbindelse med tilsyn udført i henhold til den øvrige fødevarelovgivning, bl.a. kontrol med, at

Der er udarbejdet autotekster til beskrivelse af den gennemførte kontrol på Smiley-kontrolrapporten.

Kontrollen hører under kategorien »Særlige mærkningsordninger«.

–

køkkenet løbende opgør økologiandelen i overensstemmelse med de beskrivelser, som køkkenet indsendte ved anmeldelsen,

–

der er bilag, der dokumenterer, at leverede råvarer, bogført som økologiske, også er økologiske.

Dvs. at der er dokumentation for den økologiske status for hvert parti indkøbte varer, og at der er dokumentation for, at leverandøren er omfattet af økologikontrol (medmindre der er tale om et andet storkøkken eller en detailvirksomhed, som ikke er omfattet af kravet om økologikontrol i henhold til bekendtgørelsen om økologiske fødevarer),

–

anprisninger med økologi-referencer og brugen af det økologiske spisemærke ikke vildleder forbrugerne,

–

køkkenet, hvis det er registreret bruger af »guld-mærket«, informerer kunderne om sin råvare-indkøbspolitik og

–

køkkenet, hvis det leverer mad til storkøkkener omhandlet i afsnit 5.1.3, leverer et bredt udsnit af de fremstillede retter, således at det kan forventes, at det modtagende storkøkken sikres en økologiandel, svarende til det pågældende spisemærke.

5.1.3 Særligt vedrørende storkøkkener, der ikke foretaget anden tilberedning af fødevarer end evt. portionering og opvarmning, og som udelukkende modtaget fødevarer fra ét andet storkøkken

Ovennævnte storkøkkener kan registreres som brugere af et økologiske spisemærke, når det pågældende spisemærke anvendes af det leverende storkøkken.

Det forudsætter, at køkkenet ved anmeldelsen oplyser om navn og adresse på det leverende storkøkken samt vedlægger kopi af en skriftlig aftale med dette køkken om straks at blive orienteret, hvis registreringen som bruger af det økologiske spisemærke ophører.

Ved modtagelsen af en sådan anmeldelse kontrollerer fødevareregionen, at det leverende storkøkken er registreret som bruger af det pågældende økologiske spisemærke.

Den årlige kontrol hos modtagerkøkkenet omfatter bl.a. kontrol af, at

Der er udarbejdet autotekster til beskrivelse af den gennemførte kontrol på Smiley-kontrolrapporten.

–

det leverende storkøkken fortsat er registreret bruger af det pågældende økologiske spisemærke

–

køkkenet kan dokumentere, at det kvartalsvist sikrer sig, at det leverende storkøkken er registreret som bruger af mærket

–

anprisninger med økologi-referencer og brugen af det økologiske spisemærke ikke vildleder forbrugerne

–

køkkenet, hvis det er registreret bruger af »guld-mærket«, informerer kunderne om det leverende køkkens råvare-indkøbspolitik.

5.1.4 Gebyrer for registrering af og kontrol med brugen af de økologiske spisemærker

I henhold til bekendtgørelsen om betaling for kontrol af fødevarer og levende dyr m.v. opkræves gebyr for

Opkrævningen af det årlige gebyr for den løbende kontrol sker ved, at der i starten af juni trækkes en liste over de registrerede brugere af de økologiske spisemærker fra Scanjour.

Listen, der trækkes centralt, sendes til godkendelse hos regionerne, således at bogholderi i Viborg ved udgangen af 2. kvartal kan udsende fakturaerne til de registrerede brugere.

Bogholderiets fakturering af gebyrerne for registrering og ændring af registrering sker løbende på baggrund af de af fødevareregionerne fremsendte fakturagrundlag.

Fødevareregionerne trækker fakturagrundlagene fra intranettet under Faglige værktøjer/Scanjour/Udtræk af data (rapporter)/Log ind i Crystal enterprise/Fødevarer/Økonomi/Fakturagrundlag.

For at dokumentere den anvendte tid til de gebyrbelagte opgaver, skal denne registreres i Timesag under aktivitetsnummer 7282

Kontrol og registrering af økologiske spisemærker i storkøkkener, og under følgende 2 projektnumre (med flueben, når der registreres tilstedetid)

En nærmere beskrivelse af hvilke aktiviteter, der skal medtages, fremgår af Aktivitetsvejledningen, der ses på intranettet under »Tidsregistrering«.

Fødevareregionerne fastlægger kontrolomfanget hos den enkelte bruger ud fra en konkret vurdering af risiko og væsentlighed.

Det forventede gennemsnitlige timeforbrug, der har ligget til grund ved planlægningen af kontrolordningen, er som følger

–

registrering som bruger (ved denne vejlednings ikrafttræden 1.000 kr.),

–

ændring af registrering, dvs. registrering som bruger af et nyt spisemærke (ved denne vejlednings ikrafttræden 600 kr.) og

–

den løbende kontrol (ved denne vejlednings ikrafttræden en årlig afgift på 720 kr., som opkræves i 2. kvartal).

–

Projekt nr. 50108

Opgaverne forbundet med den indledende registrering samt de efterfølgende ændringer i registreringen.

–

Projekt nr. 50109

Opgaverne forbundet med den ordinære årlige kontrol.

–

Den indledende registrering som bruger af et økologisk spisemærke: 2½ time

–

Ændring af registrering:1½ time

–

Den løbende årlige kontrol: 1½ time

5.2 Kontrol af storkøkkener, der på anden vis anvender økologibetegnelsen ved markedsføring

Storkøkkener kan, uanset om de er registrerede brugere af et økologiske spisemærke, anprise, at de anvender visse økologiske råvarer, eller at en vis andel råvarer er økologiske, jf. vejledningen om økologisk storkøkkendrift, afsnit 5 og 6.

Fødevareregionerne fører stikprøvevis kontrol med, at ovennævnte anprisninger sker på en måde, der ikke vildleder forbrugerne.

Kontrollen udføres i forbindelse med de ordinære kontrolbesøg.

Bl.a. kontrolleres, at

For køkkener, der kalder sig økologiske eller anpriser, at serverede retter eller delretter er økologiske, kontrolleres ligeledes i forbindelse med de ordinære kontrolbesøg, at betingelserne herfor er opfyldt, jf. vejledningen om økologisk storkøkkendrift, afsnit 7 og 8.

–

Anprisningerne er præcise, herunder at der ved anprisninger af, at en vis andel råvarer er økologiske, fremgår efter hvilket princip økologiandelen er opgjort (f.eks. »månedsvis opgørelse i kg«)

–

at de specifikt anpriste råvarer kun forefindes som økologiske, og at de indkøbte mængder er realistiske

–

at der ved anprisninger af, at en vis andel råvarer er økologiske, foreligger periodevise opgørelser, der viser, at anprisningerne er rigtige, og at opgørelsernes enkeltposteringer kan dokumenteres

–

at dokumentationen for indkøbte økologiske råvarer er tilstrækkelig

6.

Samarbejde med Plantedirektoratet

Fødevareregionerne koordinerer økologikontrollen med Plantedirektoratet, når dette er relevant.

Eksempelvis skal en fødevareregion, der økologikontrollerer anmeldelsespligtige aktiviteter, som udføres i forbindelse med økologisk jordbrugsproduktion, aftale med Plantedirektoratet, hvilke vilkår, der skal gælde for registreringerne af overførslen af produkter fra »egen« primærproduktion til den af fødevareregionen kontrollerede enhed.

Målet er at sikre, at både Plantedirektoratet og fødevareregionen kontrollerer ud fra de samme registreringer.

Fødevareregionerne meddeler Plantedirektoratet, såfremt der i forbindelse med fødevare- eller veterinærkontrollen konstateres forhold, som evt. kan betyde, at reglerne om økologisk primærproduktion er overtrådt.

Eksempler på sager, som Plantedirektoratet skal informeres om, er mulige overtrædelser af dyreværnsbestemmelserne samt sager om ulovlig medicinering eller fund af ulovlige medicinrester, når sagerne vedrører økologiske dyr.

Overgår en aktivitet fra at være omfattet af fødevareregionens kontrol til udelukkende at være omfattet af Plantedirektoratets kontrol orienteres Plantedirektoratet ligeledes herom.

Et eksempel kunne være, at fødevareregionen vurderer, at en gårdbutik skal overgå til at være stalddørssalg.

7.

Ikrafttræden

Denne vejledning er gældende fra 16. januar 2009.

Samtidig bortfalder Vejledning nr. 9882 af september 2007 til fødevareregionerne om økologikontrol.

Bilag 1

Økologi-årsrapport

1.

Virksomhed/adresse:__________________________________________________________

2.

Kalenderår: _________________________________________________________________

3.

Ny/ophørt virksomhed (sæt x)

Virksomheden er blevet optaget i økologikontrolordningen i løbet af kalenderåret

Virksomheden er frameldt økologikontrolordningen i løbet af kalenderåret

4.

Der er foretaget kontrol inden for følgende områder

Kontrol foretaget

(Sæt x)

Ikke relevant

(Sæt x)

Dato for kontrolbesøg

Dato for kontrolbesøg

Dato for kontrolbesøg

4.1 Modtagekontrol,

Herunder transport til virksomheden

4.2 Opbevaring af råvarer, adskillelse/rengøring

4.3 Import

4.4 Tilberedning,

adskillelse/rengøring

4.5 Tilberedning,

recepter/sammensætning

4.6 Mærkning

4.7 Opbevaring af færdigvarer,

Adskillelse/rengøring

4.8 Transport fra virksomheden

4.9 Regnskabsbalance

4.10 Dokumentation for økologisk oprindelse

4.11 Dokumentation for øvrige regnskabsdata

4.12 Dokumentation vedr. GMO m.m.

4.13 krydskontrol (den stikprøvevise udført af fødevareregionen)

5.

Der er foretaget kontrol inden for følgende øvrige områder

Kontrol

foretaget

(Sæt x)

Ikke relevant

(Sæt x)

Dato for

kontrolbesøg

Dato for

kontrolbesøg

Dato for kontrolbesøg

6.

Der er foretaget følgende vurderinger

Kontrol

foretaget

(sæt x)

Ikke relevant

(sæt x)

Dato for kontrolbesøg

Dato for kontrolbesøg

Dato for kontrolbesøg

6.1 Om modtagne krydskontroloplysninger stemmer

6.2 Om der er periodevise opgørelser for de enkelte rå- og færdigvarer

6.3 Om regnskab med tilhørende dokumentation er ajourført og tilgængeligt

6.4 Om regnskab og opgørelser er overskuelige

6.5 Om forudsætningerne for økologirapporten er uændrede

7.

Bemærkninger

Dato for kontrolbesøg

Tilsynsførende

Dato for kontrolbesøg

Tilsynsførende

Dato for kontrolbesøg

Tilsynsførende

Når økologikontrolårsrapporten er udfyldt skal den journaliseres under akttypen »økologiårsrapport-endelig «.

Bilag 2

Forhold der kan være af betydning ved vurdering af risiko og væsentlighed

I det følgende listes eksempler på faktorer, som kan have betydning dels for risikoen for, at en virksomhed overtræder økologireglerne, og dels for væsentligheden af eventuelle overtrædelser.

Vurderingen af risiko og væsentlighed har betydning for

–

fastlæggelsen af økologi-kontrollens omfang og den indbyrdes vægtning af økologikontrolopgaverne og

–

fastsættelse af den generelle kontrolfrekvans for den enkelte virksomhed, jf. Kontrolfrekvensvejledningen.

1.

Forhold af generel betydning for risiko eller væsentlighed

Betydning for risiko

–

Virksomhedens alder (ny virksomhed - større risiko)

–

Ændring af aktiviteter (nye aktiviteter – større risiko)

–

Egenkontrolprocedurer (enkle, opdaterede og effektive procedurer samt registreringer af, at de efterleves – mindre risiko)

–

Tidligere uregelmæssigheder (virksomhed med lang historie og ingen eller ubetydelige overtrædelser – mindre risiko)

–

Tidligere observationer (mistænkelige observationer, som eksempelvis tilstedeværelse på virksomhedens lokaler af ikke tilladte ingredienser eller hjælpestoffer eller fund af restkoncentrationer af ikke tilladte stoffer – større risiko)

–

Anmeldelser fra tredjepart om uregelmæssigheder

–

Det generelle/intuitative kendskab til virksomheden (troværdighed, engagement, regelkendskab etc.)

–

»Mistanke« af generel karakter – f.eks. generel mistillid til en branche udtrykt i pressen, eller udledt af statistikker

Betydning for væsentlighed

–

De håndterede/forhandlede mængder

–

Særlig fokus fra forbrugere eller fra politisk hold; Eksempelvis er der p.t. stor fokus på GMO og tilsætningsstoffer

2.

Forhold, der særligt kan have betydning for risikoen for utilsigtede overtrædelser (f.eks. sammenblanding og forkert sammensætning/mærkning)

–

Vareudvalg (mange sammensatte og forarbejdede varer – større risiko)

–

Emballering (detailpakkede varer – mindre risiko)

–

Produktionsforhold (lange komplicerede arbejdsgange – større risiko)

3.

Forhold, der særligt kan have betydning for risikoen for tilsigtede overtrædelser (dvs. forhandling af konventionelle varer som økologiske eller anden tilsigtet omgåelse af reglerne for vindings skyld)

–

Antal ansatte i virksomheden (en-mandsforetagende – større risiko)

–

Regnskabsafdeling (ingen særskilt regnskabsafdeling – større risiko)

–

Aktivitetsændringer (hyppige aktivitetsændringer – større risiko)

–

Handelsparter (hyppigt skiftende handelsparter – større risiko)

–

Investeringer (store investeringer i produktionsudstyr eller varemærker – mindre risiko.

Ingen investeringer – større risiko)

–

Priser på produkter (lave priser på produkter eller råvarer – større risiko hos hhv. virksomheden eller dens leverandører)

–

Tilgængelighed af produkter (rigelige leverancer trods svær tilgængelighed eller aktuelle mangelsituationer – større risiko hos virksomheden og dens leverandører)

–

Bulk – contra detailpakket (håndtering af bulkvarer – større risiko.

Forholdet har dog ingen betydning for vurdering af behovet for krydskontrol tilbage til leverandøren, hvis denne har stået for pakningen)

–

Ejer contra lønarbejder (ejer – større risiko)

Bilag 3

Økologi-krydskontrol - oplysninger om bogførte leverancer af økologiske produkter

I forbindelse med økologikontrollen har undertegnede myndighed konstateret, at virksomheden

Har bogført følgende leverance(r)

Leverandør

Evt. autorisationsnummer

Leveret økologisk produkt (art)

Leveringsdato

Mængde

Evt. lotnr. eller anden identifikation

Bilag vedlagt (kryds af)

Ovennævnte oplysninger er ikke angivet, da de fremgår af vedlagte bilag (kryds af)

Ovennævnte oplysninger bedes kontrolleret ved næste gennemgang af leverandørens økologibogholderi.

Ovennævnte oplysninger bedes kontrolleret hurtigst muligt. Se bemærkninger på bagsiden.

Såfremt der konstateres uregelmæssigheder ved kontrollen af ovennævnte oplysninger, bedes undertegnede kontrolafdeling underrettet hurtigst muligt.

Dato

Kontrolafdeling

Tilsynsførende

Reference

Fødevarestyrelsens vejledning til fødevareregionerne om økologikontrol af januar 2009, afsnit 3.2

Bilag 4

Procedure i henhold til økologilovgivningen ved fund af pesticidrester m.v. i økologiske fødevarer

1.

Lovgivningsmæssig status

EU's økologiforordninger indeholder bestemmelser om, hvilke stoffer der må anvendes ved produktion og forarbejdning af økologiske fødevarer, f.eks. plantebeskyttelsemidler (pesticider) og tilsætningsstoffer.

Øvrige stoffer end de tilladte må ikke anvendes, og må derfor som udgangspunkt heller ikke forefindes i økologiske fødevarer.

Det betyder dog ikke, at der pr. automatik vil være tale om en overtrædelse af økologireglerne, hvis der påvises et lille indhold af f.eks. ikke-tilladte pesticider eller tilsætningsstoffer; der kan være tale om en uundgåelig »baggrundsforurening«.

Eksempelvis kan pesticider overføres fra konventionelle marker via regn og vind, mens svovldioxid (ikke tilladt tilsætningsstof til økologiske fødevarer) evt. kan være dannet mikrobielt ud fra svovl anvendt under produktionen (svovl er under visse betingelser tilladt ved økologisk jordbrugsproduktion i EU).

Da økologiforordningerne ikke indeholder bestemmelser om tilladte restkoncentrationer af disse stoffer, skal der foretages en konkret vurdering af indholdet.

Ved denne vurdering vil resultatet typisk være en sandsynliggørelse af årsagen: f.eks. at et niveau taler for f.eks. en baggrundsforurening, en iblanding af et tilsvarende ikke-økologisk produkt eller - hvis niveauet er relativt højt - en direkte behandling med et ulovligt produkt.

Dette notat omhandler ikke situationer, hvor det påviste restkoncentrationsniveau overskrider de grænseværdier, der er fastlagt i den øvrige fødevarelovgivning.

Herudover er der i notatet forudsat, at almindelige principper for prøveudtagning følges, herunder f.eks. at prøver så vidt muligt udtages ved kilden (importøren/producenten), og at sidstnævnte orienteres om prøveudtagning og mulighed for kontraprøver m.v.

2.

Procedure ved fund af restkoncentrationer af ikke-tilladte produkter i økologiske fødevarer

Umiddelbart efter at fødevareregionen har modtaget et analyseresultat fra laboratoriet, som viser en restkoncentration af et ikke-tilladt produkt, tilsendes virksomheden en kopi.

Virksomheden har pligt til at foretage en relevant opfølgning på fundet, jf. bl.a.

Kommissionens forordning nr. 889/2008, artikel 91, 1. afsnit.

Orienteringen følges af en generel oplysning om, at regionen endnu ikke har vurderet resultatet, men at der alene er tale om en rutineorientering mhp. at virksomheden hurtigst muligt kan træffe relevante foranstaltninger og afgive eventuelle bemærkninger vedr. fundet til fødevareregionen.

Orienteringen fungerer således som en partshøring.

Fødevareregionen foretager herefter en vurdering af det påviste niveau.

Vurderingen skal bl.a. baseres på en udtalelse fra Fødevareinstituttet ved DTU, Afdeling for fødevarekemi, samt eventuelle bemærkninger fra virksomheden.

Når der ved gennemførelsen af de årlige CKL-projekter findes restkoncentrationer i økologiske fødevarer, vil laboratoriet automatisk bede Fødevareinstituttet ved DTU om en udtalelse vedr. sandsynligheden for, at en overtrædelse har fundet sted.

Fødevareinstituttet vil inden 10 dage sende udtalelsen til Fødevarestyrelsens 6. kontor, som straks vil videresende den til kontrolafdelingen.

Uanset niveauet af den fundne restkoncentration, vil ethvert fund give anledning til at undersøge forholdene nærmere hos den virksomhed, hvor prøven er udtaget.

Undersøgelsen vil specielt bestå i kontrol af dokumentationen for det pågældende produkts økologiske oprindelse samt øvrig relevant dokumentation, f.eks. massebalancer, samt om vilkårene vedr. transport, modtagekontrol og adskillelse har været fulgt/følges, og om vilkårene i økologirapporten i øvrigt er tilstrækkelige.

Konstateres det ved denne nærmere undersøgelse, at den virksomhed, hvor prøven er udtaget , har overtrådt økologireglerne, f.eks. at der ikke er dokumentation for den økologiske oprindelse, følges de generelle retningslinjer for sagsopfølgning / sanktionering, jf. Kontrolvejledningen.

Afslører undersøgelsen ikke overtrædelser hos virksomheden, hvor prøven er udtaget, skal fødevareregionen orientere om fundet til den instans, som økologikontrollerer leverandøren af det pågældende produkt (ved meddelelse til udenlandske kontrolinstanser se afsnit 3).

Orienteringen skal dels sikre en skærpet opmærksomhed hos kontrolinstansen ved kontrol af leverandørens dokumentation, massebalancer og adskillelsesforhold, dels sikre, at der kan foretages en videre orientering tilbage til andre relevante kontrolinstanser.

I tilfælde af, at der er tale om en sandsynlig overtrædelse af økologireglerne, jfr. afsnit 2.1 og 2.2, anmodes leverandørens kontrolinstans endvidere om at oplyse, om der er andre modtagervirksomheder, som kan være berørt af sagen.

2.1 Lavt indhold, hvor der er sandsynlighed for, at der er sket iblanding af ikke-økologiske produkter e.l.

Er det vurderingen, at det fundne niveau på den ene side sandsynligvis ikke alene kan tilskrives uundgåelig baggrundsforurening (vinddrift o.l.), men på den anden side er så lavt, at det ikke entydigt kan sandsynliggøres at stamme fra en direkte behandling under produktion/forarbejdning, kan der evt. være tale om manglende rengøring, iblanding af ikke-økologiske varer e.l.

Uanset om sådanne overtrædelser er utilsigtede eller ej, vil de i givet fald udgøre en overtrædelse af økologireglerne.

I ovennævnte tilfælde - og såfremt der i øvrigt er tvivl om, hvor og hvornår overtrædelsen kan have fundet sted - foreslås, at der som udgangspunkt anvendes følgende procedure

Findes varen med den påviste restkoncentration fortsat på virksomhedens lager (herunder produkter, hvori varen indgår) nedlægges et forbud mod videre håndtering/forhandling af varen som økologisk, indtil virksomheden kan sandsynliggøre, at den er fremstillet i overensstemmelse med økologireglerne.

F.eks. kan der være tale om dokumentation for, at særlige miljøforhold har været gældende under produktion af varen .

Da den sandsynliggjorte overtrædelse må betragtes som mindre alvorlig, end den, der omhandles i afsnit 2.2, da der ikke er sundhedsmæssige betænkeligheder inde i billedet, og da der ikke med sikkerhed kan dokumenteres at være sket en overtrædelse af økologireglerne, kræves som udgangspunkt ikke, at virksomheden tilbagekalder varen fra de efterfølgende handelsled.

Virksomheden skal dog - ud over overvejelser af, hvad der vil være god markedsføringspraksis - være opmærksom på overholdelse af Kommissionens forordning nr. 889/2008, artikel 63, stk. 2, litra c, og artikel 91, om at informere køberne skriftligt i tilfælde af overtrædelser eller uregelmæssigheder.

Er det virksomhedens vurdering, at en overtrædelse eller uregelmæssighed har fundet sted, har virksomheden derfor pligt til at informere køberne mhp. på fjernelse af økologihenvisningerne fra varen.

8)

Jf. f.eks. undtagelsesbestemmelsen vedr. mulighed for forkortet omlægningsperiode i tilfælde af obligatoriske bekæmpelsesforanstaltninger i et nærmere defineret område, fastlagt i kommissionens forordning nr. 889/2008, artikel 36, stk. 4, litra a efter 1. afsnit.

Udover forbudet mod forhandling af varerne på virksomhedens lager, foreslås, at virksomheden (med mindre den har sandsynliggjort, at varen alligevel er fremstillet i overensstemmelse med økologireglerne) desuden som udgangspunkt påbydes at sandsynliggøre, hvor eller hvordan ”forureningen” kan have fundet sted, og derpå at iværksætte egenkontrolprocedurer til sikring mod gentagelser.

Hvis f.eks. ”forureningen” er fundet i indkomne råvarer, så kan der indgås en særlig kontrakt med leverandøren samt foretages/kræves stikprøvevise analyser til kontrol af kontraktens overholdelse.

I tilfælde af gentagne fund af restindhold påbydes en yderligere opstramning af virksomhedens egenkontrolprocedurer.

Der anvendes normalt ikke administrative bøder eller øvrige sanktioner, medmindre der er tale om en situation, hvor det er påvist, at den pågældende virksomhed har begået en overtrædelse, som har ledt til det fundne restindhold.

Såfremt forholdene på virksomheden vurderes i øvrigt at være i orden, kan regionen overveje at meddele ovennævnte forbud/påbud med henvisning til følgende bestemmelser

–

Kommissionens forordning nr. 889/2008, artikel 27, jf. forordningens bilag VIII

–

Kommissionens forordning nr. 889/2008, artikel 5, stk. 1, jf. forordningens bilag II

–

Kommissionens forordning nr. 889/2008, artikel 35

–

Kommissionens forordning nr. 889/2008, artikel 26, stk. 4 og 5

Som et eksempel ville et forbud/påbud evt. kunne formuleres på følgende måde, hvis der er tale om en påvist rest af et ikke tilladt plantebeskyttelsesmiddel

Forbud mod markedsføring af [den pågældende vare] som økologisk

I henhold til Økologilov nr. 465 af 17. juni 2008, § 23, stk. 1, jf. bekendtgørelse nr. [] om Fødevarestyrelsens opgaver og beføjelser, § [] forbydes virksomheden at markedsføre [den pågældende vare] som økologisk, jf. Kommissionens forordning nr. 889/2008, artikel 91.

Påbud om egenkontrolprocedurer

Virksomheden påbydes endvidere i henhold til Økologilov nr. 465 af 17. juni 2008, §21, jf. bekendtgørelse nr. [] om Fødevarestyrelsens opgaver og beføjelser, § [], at sandsynliggøre, hvor eller hvordan [det fundne pesticid] kan være overført til [varen], og derpå at indføre egenkontrolprocedurer til sikring mod gentagelser.

En beskrivelse af disse procedurer skal fremsendes til fødevareregionen.

Frist

Virksomheden skal efterkomme ovennævnte forhandlingsforbud straks.

Forbudet vil gælde indtil virksomheden evt. kan sandsynliggøre over for fødevareregionen, at [varen] trods det fundne indhold af [det fundne pesticid] alligevel er fremstillet i overensstemmelse med økologireglerne.

Virksomheden skal efterkomme påbudet om indsendelse af egenkontrolprocedurer senest [dato].

Undladelse af at efterkomme ovennævnte forbud eller påbud kan straffes med bøde, jf. Økologilov nr. 465 af 17. juni 2008, § 24, stk. 1.

Begrundelse

[Beskrivelse af omstændighederne ved fund af restkoncentrationen]

I henhold til Rådets forordning nr. 834/2007, artikel 23, må fødevarer kun betegnes økologiske, hvis de er produceret i henhold til forordningens bestemmelser.

I henhold til Kommissionens forordning nr. 889/2008, artikel 5, stk. 1 , må der kun anvendes de i forordningens bilag II, nævnte stoffer som plantebeskyttelsesmidler.

Ved den videre tilberedning af økologiske fødevarer må endvidere kun anvendes stofferne nævnt i Kommissionens forordning nr. 889/2008, bilag VIII, jf. artikel 27, stk. 1, litra a).

Da [det fundne pesticid] ikke er medtaget i bilag II eller bilag VIII, er [det fundne pesticid] hverken tilladt ved den økologiske jordbrugsproduktion eller den videre tilberedning af økologiske fødevarer.

Ved tilberedning skal der sikres mod sammenblanding med ikke-økologiske produkter, jf. Kommissionens forordning nr. 889/2008, artikel 26, stk. 4 og 5, og ved opbevaring skal forurening med ikke-tilladte produkter og/eller stoffer endvidere undgås, jf. Kommissionens forordning nr. 889/2008, artikel 35.

Det fundne niveau af [det fundne pesticid] i [varen] rejser tvivl om, hvorvidt ovennævnte bestemmelser har været overholdt.

2.2 Højere indhold, hvor der er sandsynlighed for, at der er tale om en ulovlig direkte behandling

Er det vurderingen, at det fundne niveau er så højt, at det sandsynligvis stammer fra en direkte behandling under produktion/forarbejdning foreslås, at der som udgangspunkt anvendes følgende procedure

Da den sandsynliggjorte overtrædelse må betragtes som alvorlig, og da sikkerheden for, at der er sket en overtrædelse (herunder evt. en sammenblanding/manglende rengøring) er større end situationen omhandlet i pkt. 2.1, bør virksomheden forbydes at håndtere/forhandle varen med den påviste restkoncentration, og produkter, hvori varen indgår, som økologisk.

Herudover bør virksomheden påbydes at tilbagekalde varen fra alle efterfølgende handelsled, inklusiv detailledet.

Dette gælder som udgangspunkt også produkter, hvori varen indgår som ingrediens; der bør dog altid foretages en konkret vurdering, hvor der f.eks. tages højde for ingrediensens andel og konsekvenserne af et forbud i øvrigt.

Udover ovennævnte forbud og påbud, foreslås, at virksomheden påbydes at sandsynliggøre, hvor eller hvordan overtrædelsen kan have fundet sted, og derpå at iværksætte egenkontrolprocedurer til sikring mod gentagelser.

Der kan f.eks. indgåes særlige kontrakter med leverandøren om dennes kontrolforanstaltninger samt stikprøvevise analyser til kontrol af, at kontrakten overholdes.

I tilfælde af gentagne fund af restindhold påbydes en yderligere opstramning af virksomhedens egenkontrolprocedurer.

Der anvendes ikke administrative bøder eller øvrige sanktioner, medmindre der er tale om en situation, hvor det er påvist, at den pågældende danske virksomhed har begået en overtrædelse, som har ledt til det fundne restindhold.

Der er fortsat kun tale om en stor sandsynlighed for en overtrædelse.

At varerne skal tilbagekaldes fra alle handelsled skyldes først og fremmest hensynet til at sikre forbrugeren mod vildledende markedsføring.

Forbud mod forhandling og påbud om tilbagekaldelse kan meddeles med hjemmel i samme bestemmelser, som nævnt under afsnit 2.1.

Det konkluderende afsnit kan affattes således

Det fundne niveau af [det fundne pesticid] viser, at der med meget stor sandsynlighed er sket en overtrædelse af ovennævnte bestemmelser.

3.

Procedure vedr. kontakt til udenlandske instanser, såfremt restkoncentrationen er påvist i en indført vare

Er der tale om en vare indført fra et af de øvrige EU-lande, gælder ifølge Kommissionens forordning nr. 889/2008, artikel 92, stk. 2

Hvis en medlemsstat i forbindelse med et produkt, som kommer fra en anden medlemsstat, og som bærer en af angivelserne omhandlet i afsnit IV i forordning (EF) nr. 834/2007 og i nærværende forordnings afsnit III og /eller bilag XI, [d.v.s. betegnelsen økologisk o.l.], konstaterer uregelmæssigheder eller overtrædelser vedrørende anvendelsen af denne forordning, skal den underrette den medlemsstat, der har udpeget kontrolorganet eller -myndigheden, samt Kommissionen herom.

Ovennævnte bestemmelse tolkes således, at underretning skal finde sted, hvis det vurderes, at en overtrædelse af forordningens anvendelsesbestemmelser har , eller med stor sandsynlighed har, fundet sted.

Dvs. en underretning skal ske i situationer, som beskrevet under afsnit 2.2.

Det pågældende medlemslands »kompetente myndigheder« samt Kommissionen, orienteres i form af en kopi af den underretning, der sendes til kontrolinstansen.

En parallel procedure bør følges for varer, importeret fra tredjelande.

I øvrige situationer, hvor der er påvist en restkoncentration, vil det være tilstrækkeligt at orientere oprindelseslandets kontrolinstans, jf. afsnit 2.

Af hensyn til at sikre en koordineret kommunikation sker kontakten til udlandet / Kommissionen via Fødevarestyrelsens 6. kontor.

Såfremt fødevareregionen finder, at det - jf. ovenfor - er relevant at rette henvendelse til kontrolinstanser uden for Danmark, og der er sikkerhed for oprindelsen af de omhandlede partier, skal der rettes henvendelse herom til 6. kontor.

Fødevareregionen bedes medsende kopi af sagens relevante akter, herunder bl.a. analyseresultater, oplysninger om de pågældende partier, tilhørende partispecifikke dokumenter, dokumenter, der identificerer leverandørens kontrolinstans samt relevante oplysninger om økologikontrollen, udført på virksomheden, hvor prøven er taget.

6. kontor foretager herefter den endelige vurdering af, hvorvidt sagen skal sendes til oprindelseslandets kontrolinstans med kopi til Kommissionen og oprindelseslandets kompetente myndighed.

Ved sådanne henvendelser vil den udenlandske kontrolinstans blive bedt om at orientere Fødevarestyrelsen om eventuelle uregelmæssigheder konstateret ved den videre efterforskning.

Bilag 5

Ideliste til kontrolpunkter ved gennemførelsen af økologikontrollen

Denne liste er til inspiration ved planlægning og gennemførelse af økologikontrollen hos virksomheder omfattet af kontrol i henhold til bekendtgørelsen om økologiske fødevarer.

Overskrifterne svarer til de obligatoriske kontrolområder i Økologiårsrapporten (nummereringen herfra er gentaget).

Listen er ikke udtømmende, og ikke alle punkter er relevante for alle virksomheder.

Ved enkelte kontrolpunkter angives referencer til afsnit i denne vejledning (forkortet k-vejl ).

Når der foreligger en revideret Vejledning om økologiske fødevarer m.v., der knytter sig til de nye økologiregler, der trådte i kraft 1. januar 2009, vil der desuden blive indarbejdet referencer til denne.

Forberedelse

–

Vurdering af kontrollens omfang samt særlige fokuspunkter, k-vejl 3, bilag 2

–

Særlige forhold at følge op på fra forrige kontrolbesøg?

4.1 Modtagekontrol, herunder transport til virksomheden

–

Følges regler og egenkontrolprocedurer vedr. modtagelse (kontrolleres mærkning/emballage/transportforhold, at partiet fremstår i overensstemmelse med mærkning og oplysninger i følgedokumenter, at dokumenterne viser at de modtagne dyr/varer er økologiske og registreres resultatet af modtagekontrollen)?

–

Sikres det, at kun produkter, der er dokumenteret økologiske (parti- og leverandørdokumentation), viderehåndteres/-markedsføres som sådan?

4.2 Opbevaring af råvarer,adskillelse/rengøring

–

Følges vilkårene vedr. adskillelse (herunder sikring mod forurening med ikke-tilladte stoffer), identifikation og rengøring?

4.3 Import

–

Foreligger kontrolattester for de importerede partier?

–

Er kontrolattester stemplede af toldmyndigheder og første modtager?

–

Følges eventuelle særlige betingelser i importtilladelserne?

4.4 Tilberedning, adskillelse/rengøring

–

Følges regler og procedurer vedr. adskillelse (herunder sikring mod forurening med ikke-tilladte stoffer), identifikation, rengøring?

–

Kontrolleres og registreres rengøringen?

4.5 Tilberedning, recepter/sammensætning

–

Er recepter ajourførte og tilgængelige?

–

Overholdes reglerne om de økologiske ingrediensers procentandel?

–

Overholdes reglerne om ikke økologiske ingredienser, tilsætningsstoffer samt tekniske hjælpestoffer?

–

Forefindes de i recepterne anførte ingredienser i den foreskrevne form (økologisk, »ikke fremstillet ved brug af GMO« m.v.)?

4.6 Mærkning

–

Er mærkning og/eller skiltning af produkter korrekt og ikke vildledende?

–

Er mærkning med kodenummer for økologikontrolmyndigheden korrekt?

–

Er kravene til brug af Ø-mærket og EU-logoet overholdt – herunder de designmæssige krav?

4.7 Opbevaring af færdigvarer, adskillelse/rengøring

–

Følges vilkårene vedr. adskillelse (herunder sikring mod forurening med ikke-tilladte stoffer), identifikation og rengøring?

4.8 Transport fra virksomheden

–

Følges vilkårene?

4.9-4.11 Regnskabsbalance / dokumentation for økologisk oprindelse / dokumentation for øvrige regnskabsdata

–

Følges de generelle regnskabsprocedurer fastlagt i økologirapporten?

–

Viser virksomhedens egne opgørelser, at der er balance i regnskabet?

–

Opbevares regnskabet i 5 år?

Udvælg evt. en afgrænset del af regnskabet til nedennævnte kontrolpunkter

Råvareindkøb, -lager og -dokumentation

–

Er der overensstemmelse mellem resultatet af modtagekontrollen og de bogførte modtagne økologiske råvarer (dvs. registreres kun indgåede varer, hvor modtagekontrollen har været tilfredsstillende)?

–

Er der partispecifik dokumentation for de indkøbte varers økologiske oprindelse?

–

Foreligger de relevante leverandøraftaler, og ser de ud til at fungere (ses der f.eks. eksempler på leverancestop)?

–

Er der dokumentation for, at leverandørerne er omfattet af økologikontrol?

–

Hvis virksomheden anvender Plantedirektoratets (PDIRs) lister over kontrollerede primærbedrifter som dokumentation, så kan ægtheden af listerne krydskontrolleres ved oversendelse til PDIR.

–

Hvis virksomheden anvender FVSTs lister over kontrollerede virksomheder som dokumentation, så kan ægtheden af listerne sammenlignes med tidligere versioner af listerne, som findes på intranettet.

–

Er leverancer fra primærbedrifter i overensstemmelse med seneste version af listen over de af PDIR tilbagekaldte autorisationer, påbudte fornyede omlægninger m.v.?

–

Ser den beregnede lagerbeholdning af råvarer ud til at svare til den fysiske?

Produktion

–

Stemmer indgangssiden i produktionsregnskabet overens med råvareindkøbs- og lagerregnskab?

–

Er der balance i produktionsregnskabet mellem de anvendte råvaremængder og den producerede færdigvaremængde?

Færdigvarelager

–

Svarer den beregnede lagerbeholdning af færdigvarer skønsmæssigt til den fysiske?

–

Er der dokumentation for tilgang og forbrug?

Salg

–

Er der balance mellem regnskaberne over den producerede (/oplagrede) mængde færdigvarer og den solgte mængde færdigvarer?

–

Er der dokumentation for salget?

4.12 Dokumentation vedr.

GMO m.m.

–

Er der tilstrækkelig dokumentation vedr. overholdelse af »GMO-forbudet«?

–

Er det tilstrækkelig dokumentation vedr. beskaffenhed af de anvendte ikke-økologiske ingredienser (tilsætningsstoffer, hjælpestoffer, ikke-økologiske landbrugsingredienser)?

4.13 Krydskontrol (den stikprøvevise udført af fødevareregionen)

–

Udvælg modtagne leverancer til krydskontrol.

k-vejl 3.2

–

Hvis relevant udvælg modtagne dokumenter vedr.

»GMO-frihed« m.m. til krydskontrol.

k-vejl 3.2

–

Hvis relevant udvælg afsendte leverancer til krydskontrol.

k-vejl 3.2

6.1 Om modtagne krydskontrol-oplysninger stemmer

–

Tjek af overensstemmelse m. registreringer og /eller dokumenter.

k-vejl 3.2.3

6.2 Om der er periodevise opgørelser for de enkelte rå- og færdigvarer

–

Vurdering pba. kontrollen nævnt under pkt. 4.10-4.12.

6.3 Om regnskab med tilhørende dokumentation er ajourført og tilgængeligt

–

Vurdering pba. kontrollen nævnt under pkt. 4.10-4.12.

6.4 Om regnskab og opgørelser er overskuelige

–

Vurdering pba. kontrollen nævnt under pkt. 4.10-4.12.

6.5 Om forudsætningerne for økologirapporten er uændrede

–

Er forudsætningerne for økologirapporten ændret (har virksomheden meddelt eventuelle ændringer til fødevareregionen)?

k-vejl 2.1

–

Skal rapporten annulleres som følge af, at aktiviteterne ikke er udført i et år?

k-vejl 2.1

–

Er der kontrolmæssigt behov for revision?

k-vejl 2.2

Generelt

–

Er der dokumentation for, at virksomheden har fulgt tilstrækkeligt op på afvigelser?

–

Er det relevant at udtage prøver til analyse?

k-vejl 3.4

–

Er der behov for koordination/informering af andre myndigheder? f.eks.

k-vejl 7

–

Er der yderligere relevante kontrolpunkter (f.eks. særlige brugerbetalte kontrolopgaver i relation eksport)?

Ved afslutning af/efter kontrolbesøget

–

Registrering af den gennemførte økologikontrol.

k-vejl 3.1

–

Evt. udstedelse af økologierklæring om, at virksomheden er omfattet af økologikontrol (skal fornys årligt).

k-vejl 3.3

–

Hvad skal huskes ved næste kontrolbesøg?

–

Er det relevant at revurdere kontrollens omfang og særlige fokusområder for virksomheden?

k-vejl 3, jf. bilag 2

–

Fremsendelse af krydskontroldokumenter til de relevante myndigheder (hvis udenlandske leverancer til 6.kontor/Mørkhøj) k-vejl 3.2.1 og 3.2.2