Vejledning om en ny åbenhedsordning om ministres udgifter og aktiviteter

Vejledning om en ny åbenhedsordning om ministres udgifter og aktiviteter

1.

Indledning

Som led i en politisk aftale , der er indgået den 30. april 2009 mellem regeringen og Dansk Folkeparti, Socialdemokratiet, Socialistisk Folkeparti og Det Radikale Venstre, indføres en ny åbenhedsordning om ministres udgifter og aktiviteter, og ministerkalenderen undtages fra retten til aktindsigt efter offentlighedsloven.

Den politiske aftale vedlægges.

Den nye åbenhedsordning betyder, at der løbende skal offentliggøres bagudrettede oplysninger om ministrenes månedlige repræsentationsudgifter, udgifter til tjenesterejser, modtagne gaver og varetagelsen af officielle repræsentative opgaver, ligesom ordningen skal omfatte en vis fremadrettet information om den kommende måneds officielle ministeraktiviteter.

I det følgende vil henvisninger til Statsministeriets vejledning af 10. juni 2008 om ministerens udgifter alene være benævnt »udgiftsvejledningen«.

2.

Offentliggørelse af oplysninger

2.1.

Repræsentationsudgifter

Ministerens repræsentationsudgifter skal forstås i overensstemmelse med definitionen i udgiftsvejledningens pkt. 1, dvs. udgifter til gaver (herunder blomster) med repræsentative formål og udgifter i forbindelse med repræsentative møder, bespisning på restaurant mv.

Et samlet beløb for ministerens månedlige repræsentationsudgifter fordelt på henholdsvis gaver og møder mv.

offentliggøres på ministeriets hjemmeside senest den 8. hverdag i den efterfølgende måned.

Det beløb, der skal anføres, er de bogførte udgifter for den pågældende måned.

Det betyder, at beløbet modsvarer de udgifter, som ministeriet har afholdt til ministerens repræsentation i den pågældende måned, og dermed ikke nødvendigvis refererer til møder, der er afholdt, eller gaver, der er givet, i den pågældende måned.

Udsving i beløbsposterne i op- og nedadgående retning som følge af ferie eller ekstraordinær mødeaktivitet eller ferie mv. skal ikke eksemplificeres i forklarende noter eller lignende, ligesom de underliggende udgiftsposter ikke skal udspecificeres yderligere end opdelingen i gaver og møder mv.

Enhver kan anmode om aktindsigt efter offentlighedsloven i de månedlige beløb og herefter få indsigt i de konkrete udgiftsbilag.

2.2.

Udgifter til tjenesterejser

Retningslinjer for ministres tjenesterejser er fastlagt i udgiftsvejledningens pkt. 2, herunder vedrørende udgifter til transport, udgifter til måltider o.l., udgifter til overnatning og andre tjenstligt begrundede udgifter samt ægtefælledeltagelse.

Et samlet beløb for ministerens månedlige udgifter til tjenesterejser fordelt på henholdsvis transport, måltider o.l., overnatning, repræsentation og andre tjenstligt begrundede udgifter offentliggøres på ministeriets hjemmeside senest den 8. hverdag i den efterfølgende måned.

De pågældende beløb skal opgives for hver enkelt tjenesterejse for sig.

Endelige udgifter til ægtefælledeltagelse medregnes i ministerens udgifter med en påtegning herom.

Det er de faktisk foretagne tjenesterejser i den pågældende måned, der skal anføres – uanset at alle udgifter ikke kan opgøres endeligt og dermed ikke er bogførte endnu.

Er det således ikke muligt ved månedsskiftet at opgøre de samlede udgifter til tjenesterejsen endeligt, f.eks. fordi regningen for transport endnu ikke er modtaget, anføres de beløbsposter, som det er muligt at opgøre endeligt, og der gøres påtegning i forhold til de udestående poster (»Regning endnu ikke modtaget«).

Disse beløbsposter påføres efterfølgende under den pågældende tjenesterejse, når posterne kan opgøres endeligt.

Opdateringen foretages i forbindelse med næstkommende måneds offentliggørelse af oplysninger.

Afholdes nogle af udgifterne til ministerens tjenesterejse af andre lande eller organisationer – f.eks.

EU eller Europarådet, gøres der påtegning herom (»Udgift afholdt af …«).

Der skal ikke i øvrigt anføres forklarende noter eller lignende i forbindelse med opgørelsen af de månedlige beløb, ligesom de underliggende udgiftsposter ikke skal udspecificeres yderligere end opdelingen i udgifter til transport, udgifter til måltider o.l., udgifter til overnatning, udgifter til repræsentation og andre tjenstligt begrundede udgifter.

Ministerens udgifter til transport, måltider o.l., overnatning, repræsentation og andre tjenstligt begrundede udgifter skal forstås i overensstemmelse med definitionerne i udgiftsvejledningen.

I tilknytning hertil gøres følgende supplerende bemærkninger

Udgifter til transport

Hvis transporten sker med rutefly, anføres regningsudgiften for ministerens billet.

Hvis transporten sker med Forsvarets fly eller andet chartret fly, anføres regningsudgiften for det pågældende fly, idet der gøres påtegning om, at der er tale om et chartret fly incl. delegation.

Deles udgiften til flyet af flere ministerier, gøres der påtegning herom (»Udgiften er delt med x-minister«).

Hvis ministerens transportudgifter afholdes af en anden minister, gøres der ligeledes påtegning herom (»Udgift afholdt af x-minister«).

Udgifter til måltider o.l.

Hvis et eller flere måltider er indeholdt i regningsudgiften for transport og/eller overnatning, skal udgiften ikke (tillige) fremgå særskilt af denne kategori.

Det er i øvrigt alene ministerens positive udgifter til egne måltider o.l., som skal anføres.

Hvis der f.eks. er betalt en samlet regning for en delegations udgifter til et aftensmåltid, må der til brug for opgørelsen af denne beløbspost foretages en forholdsmæssig opdeling af regningen, således at hvis eksempelvis 8 mennesker deltog i delegationsmiddagen, anføres 1/8 af beløbet som ministerens udgifter til måltider o.l.

Udgifter til repræsentation

Hvis ministeren afholder udgifter til repræsentation under en tjenesterejse, anføres det samlede beløb hertil.

Der kan f.eks. være tale om, at ministeren er vært ved en middag eller en reception.

Beløbet vil samtidig blive konteret som en repræsentationsudgift og dermed indgå i de oplysninger, der offentliggøres i medfør af pkt. 2.1.

Andre tjenstligt begrundede udgifter

Det fremgår af udgiftsvejledningens pkt. 2.4, at denne kategori f.eks. omfatter ministerens eventuelle udgifter til tjenstlige telefonsamtaler, internetadgang, breve, fax mv., indskrivning af tjenstlig bagage, udgifter til parkering og leje af bil.

Det samme gælder udgifter til taxa.

- - -

Enhver kan anmode om aktindsigt efter offentlighedsloven i de månedlige beløb og herefter få indsigt i de konkrete udgiftsbilag.

2.3.

Modtagne gaver

Modtagne gaver skal forstås som gaver – typisk mindre tingsgaver som eksempelvis vin, bøger mv. – som enten modtages af ministeren eller af ministeren på vegne af ministeriet .

Det kan f.eks. være i forbindelse med deltagelse i officielle arrangementer i ind- og udland eller ved en efterfølgende modtagelse af en takkegave eller lignende.

Gaver, der afvises eller returneres, er ikke omfattet.

Blomsterbuketter er ligeledes ikke omfattet.

En fortløbende liste over sådanne modtagne gaver offentliggøres på ministeriets hjemmeside med angivelse af oplysninger om giveren (navn eller organisation), anledningen og en kort beskrivelse af gaven .

De modtagne gavers værdi skal ikke fremgå af listen, idet det som regel ikke vil være muligt at foretage en sådan værdisætning.

Det bemærkes, at begrebet modtagne gaver eksempelvis også omfatter værtsgaver uden egentlig handelsværdi, f.eks. lokal brugskunst som en forgyldt tallerken.

Tildeling af medaljer, ordener og lignende samt udveksling af våbenskjolde er ikke omfattet.

Materiale, der regelmæssigt modtages inden for ressortområdet som led i ministerens/ministeriets generelle administrative virksomhed som f.eks. årsberetninger, kunstkataloger mv., er heller ikke omfattet.

Hvis der regelmæssigt eller ved en bestemt lejlighed modtages et større antal gaver af mere symbolsk værdi, kan modtagelsen heraf samles i en enkelt notering, f.eks. hvis ministeren i forbindelse med en rundvisning i ministeriet modtager 30 børnetegninger (»Diverse børnetegninger fra 3.a, XX Skole«).

Det forhold, at en gave fremgår af den ovennævnte liste, har ingen betydning for spørgsmålet om, hvorvidt modtagelsen af en gave er skattepligtig for ministeren.

Gaver til ministerens ægtefælle skal ikke medtages på listen.

2.4.

Arrangementer af officiel repræsentativ karakter

Ministerens deltagelse i arrangementer af officiel repræsentativ karakter skal forstås som ministerens varetagelse – som led i ministerhvervet – af en række forskelligartede officielle repræsentative opgaver.

Der skal anlægges en bred forståelse af begrebet arrangementer af officiel repræsentativ karakter.

Det er derfor udgangspunktet, at alle arrangementer med repræsentative elementer, hvor ministeren inviteres til at deltage i sin egenskab af minister og/eller repræsentant for regeringen, er omfattet af denne kategori.

Uanset at tjenesterejser kan indeholde elementer af repræsentativ karakter, skal tjenesterejser ikke medtages på listen.

Tjenesterejser, hvor ministeriet har afholdt udgifter, vil blive offentliggjort særskilt, jf. ovenfor pkt. 2.2.

Arrangementer af officiel repræsentativ karakter skal afgrænses over for rent private og partimæssige arrangementer , som ikke er omfattet.

Rent private arrangementer er arrangementer, hvor ministeren udelukkende optræder i sin egenskab af privatperson, f.eks. middag med naboen eller en teatertur for egen regning.

Hvis ministeren selv har betalt for sin deltagelse, vil der være en formodning for, at der er tale om et rent privat arrangement.

Dette gælder dog ikke, hvis ministerens egenbetaling ikke modsvarer værdien af arrangementet.

Et eksempel på et arrangement, der således skal medtages, er, at ministeren selv betaler en billet til en landskamp, men i forbindelse med kampen inviteres til spisning mv. i privat loge.

Et andet eksempel kan være, at ministeren i forbindelse med et arrangement betaler transportudgiften, men derudover modtager forplejning og ophold.

Rent partimæssige arrangementer er arrangementer som deltagelse i gruppemøder, seminarer mv., hvor ministeren udelukkende optræder i sin egenskab af partipolitiker, og hvor partiet afholder eventuelle omkostninger ved ministerens deltagelse i arrangementet.

Arrangementer af officiel repræsentativ karakter skal endvidere afgrænses over for rent faglige arrangementer , som heller ikke er omfattet.

Sådanne arrangementer kan f.eks. være de arrangementer, hvor ministeren inden for sit ressortområde deltager i et seminar, en konference eller lignende og eksempelvis holder en tale i den anledning.

Dette gælder også, selvom ministeren som et sædvanligt led i deltagelsen får morgenmad eller frokost.

Udgør morgenmaden eller frokosten derimod selve rammen for arrangementet, f.eks. et arbejdsmøde eller lign., vil arrangementet formodningsvist ikke være af ren faglig karakter.

Hvis ministeren deltager i et middagsarrangement, vil der klart være tale om et arrangement af officiel repræsentativ karakter.

Andre eksempler på rent faglige arrangementer kan være en minister, der inden for sit område besøger en myndighed eller åbner en institution mv.

En række af de rent faglige arrangementer vil i øvrigt være omfattet af listen over den kommende måneds officielle ministeraktiviteter, jf. nedenfor pkt. 2.5.

Tilbage står herefter de arrangementer, som hverken er rent private, rent partimæssige eller rent faglige (fordi de også indeholder repræsentative elementer).

Sådanne arrangementer af officiel repræsentativ karakter, der både kan falde inden for og uden for ministerens ressortområde, kan eksempelvis være en ministers deltagelse i middage, eventuelt i forbindelse med et årsmøde eller lignende.

Også koncerter, fodboldkampe, biografpremierer, golfarrangementer og jagtture er omfattet.

Arrangementer i forbindelse med tjenesterejser er ikke omfattet.

Som vejledende eksempler på arrangementer af officiel repræsentativ karakter kan endvidere nævnes følgende

Hvis der i konkrete tilfælde måtte opstå tvivl om, hvorvidt et arrangement er omfattet af begrebet officielle repræsentative arrangementer, bør det pågældende arrangement anses for omfattet.

En bagudrettet liste over arrangementer af officiel repræsentativ karakter offentliggøres på ministeriets hjemmeside med angivelse af oplysninger om arrangøren, tid, sted og en beskrivelse af arrangementet senest den 8. hverdag i den efterfølgende måned.

2.5.

Den kommende måneds officielle ministeraktiviteter

En fremadrettet liste over visse af den kommende måneds officielle ministeraktiviteter offentliggøres på ministeriets hjemmeside med angivelse af oplysninger om f.eks. planlagt deltagelse i konferencer, deltagelse i Folketingets spørgetid, samråd i Folketinget, pressemøder, besøg fra udlandet og tjenesterejser mv.

Også officielle repræsentative arrangementer kan medtages på listen.

Deltagelse i regeringsmøder er ikke omfattet.

Eftersom der er tale om fremadrettede oplysninger, vil der ikke være tale om en udtømmende angivelse af ministerens officielle aktiviteter.

Både sikkerhedshensyn, politiske hensyn og andre hensyn må i den forbindelse iagttages.

Det anførte vil betyde, at der vil kunne være forskel på karakteren og omfanget af oplysningerne på de enkelte ministerområder.

Listen kan løbende opdateres for at skabe øget offentlighed om ministerens officielle ministeraktiviteter.

Tentative oplysninger om kommende officielle aktiviteter skal ikke fremgå af listen.

I det omfang ministerens kommende deltagelse i en officiel aktivitet aflyses eller flyttes til et andet tidspunkt, skal oplysningerne opdateres på listen over den kommende måneds officielle ministeraktiviteter.

Medmindre tidspunktet for aktiviteten er passeret.

3.

Øvrige forhold

Bilaget til denne vejledning indeholder en standardopstilling af de oplysninger, som indgår i den nye åbenhedsordning.

Ministerierne skal anvende denne opstilling, således at der opnås en ensartethed i ordningen.

Oplysningerne opbevares på ministeriets hjemmeside i den periode, hvori ministeren sidder, og fjernes herefter fra hjemmesiden.

Generelt kan ministerierne afrunde de enkelte beløb til nærmeste hundrede kroner.

Spørgsmål til vejledningen kan rettes til Statsministeriet.

4.

Bilag

Opstilling af oplysninger i den nye åbenhedsordning

Nedenfor gives eksempler på udgifter, gaver og aktiviteter, som vil være omfattet af åbenhedsordningen.

Den viste opstilling skal anvendes i alle ministerier i et PDF-format.

Det bemærkes, at der er tale om fiktive eksempler på en fiktiv ministers udgifter, gaver og aktiviteter.

Eksempel 1: Forsvarsministeren deltager i en af Forsvaret afholdt jagt på Forsvarets egne områder. Arrangementet er omfattet.

Eksempel 2: Justitsministeren deltager i Dommerforeningens årsmøde, der afsluttes med en middag. Justitsministeren holder undervejs en tale. Arrangementet er omfattet.

Eksempel 3: Økonomi- og erhvervsministeren deltager i et golfarrangement med en række repræsentanter inden for det finansielle område. Arrangementet er omfattet.

Eksempel 4: Kulturministeren og finansministeren deltager på invitation til en landskamp i Parken. Arrangementet er omfattet.

Eksempel 5: Kulturministeren, undervisningsministeren og beskæftigelsesministeren deltager i en gallapremiere på Det Kongelige Teater. Arrangementet er omfattet.

Eksempel 6: Miljøministeren besøger forskellige miljøvirksomheder. I forbindelse med besøget deltager ministeren i en større frokost på en restaurant med deltagelse af lokale politikere og repræsentanter for erhvervslivet. Arrangementet er omfattet.

Ministerens repræsentationsudgifter

Maj 200x (samlet)

57.400 kr.

Gaver

Maj 200x

2.400 kr.

Møder mv., herunder repræsentation i forbindelse med tjenesterejser

Maj 200x

55.000 kr.

Udgifter til tjenesterejser

Det bemærkes generelt, at udgifter til repræsentation under rejser samtidig vil være bogført som ministerens repræsentationsudgifter.

Maj 200x (samlet) (foreløbig opgørelse)

50.400 kr.

Møde i Miljøministerrådet 13.-14.5. 200x*

26.500 kr.

Transport (fly)

10.700 kr.

Måltider o.l.

5.000 kr.

Overnatning

10.300 kr.

Andre tjenstligt begrundede udgifter

500 kr.

Møde i OECD i Paris 22.-24.5. 200x

---------- kr.

Transport (fly)**

Regning endnu ikke modtaget

Måltider o.l.

800 kr.

Overnatning

15.000 kr.

Repræsentation

7.600 kr.

Andre tjenstligt begrundede udgifter

500 kr.

* Ægtefælleudgifter medregnet

** Chartret fly incl. delegation

Modtagne gaver

Maj 200x

Gave fra den amerikanske præsident

Flag

(Besøg i USA)

Gave fra Gyldendal

1 bog

Gave fra Dansk Industri

3 flasker vin

(Oplæg på erhvervskonference om klima)

Gave fra skoleklasse

Billedramme

(besøg i ministeriet)

Officielle repræsentative opgaver

Maj 200x

6. maj 200x

Jagt med Kongehuset, København (Arrangør: Kongehuset)

12. maj 200x

Dommerforeningens årsmøde med middag, Aalborg (Arrangør: Dommerforeningen)

21. maj 200x

Fodboldkamp i Parken, København (Arrangør: DBU)

24. maj 200x

Officiel middag hos Dronningen i anledning af besøg af den tjekkiske præsident (Arrangør: Kongehuset)

Den kommende måneds officielle ministeraktiviteter

Juni 200x

2. juni 200x

Pressemøde

Anden behandling i Folketinget af lov om råstoffer

3.-4. juni 200x

Klimakonference i Bella Centeret

5. juni 200x

Grundlovstale

10. juni 200x

Afsluttende møde i Afrika-kommissionen, København

12. juni 200x

Statsråd

16.-18. juni 200x

Møde i Det Europæiske Råd Bruxelles

21.-22. juni 200x

Fejring af selvstyret i Grønland samt rigsmøde

25. juni 200x

Samråd i kulturudvalget

Bilag 1

Dato: 30. april 2009

Politisk aftale mellem regeringen og Dansk Folkeparti, Socialdemokratiet, Socialistisk Folkeparti og Det Radikale Venstre om en ny åbenhedsordning om ministres udgifter og aktiviteter.

Regeringen og Dansk Folkeparti, Socialdemokratiet, Socialistisk Folkeparti og Det Radikale Venstre (herefter benævnt aftaleparterne) har indgået aftale om en ny åbenhedsordning om ministres udgifter og aktiviteter.

Aftaleparterne finder, at det er et bærende princip for demokratiet, at borgerne bør have størst mulig adgang til at følge med i og dermed føre kontrol med, at alt går rigtigt til ved forvaltningens udførelse af dens opgaver.

Denne adgang til at føre kontrol med den offentlige forvaltning, som offentlighedsprincippet giver mulighed for, kan bidrage til at forebygge og forhindre magtmisbrug og anden kritisabel forvaltningsvirksomhed.

En sådan indsigt er således egnet til at underbygge og forøge tilliden til forvaltningen.

Aftaleparterne kan konstatere en stigende efterspørgsel efter oplysninger om ministres forbrug af offentlige midler og ministres deltagelse i forskellige arrangementer.

Aftaleparterne ønsker at imødekomme denne efterspørgsel og er derfor enige om at indføre en ny ordning med større åbenhed og styrket demokratisk kontrol på dette område.

Aftaleparterne har noteret sig regeringens vejledning om ministres anvendelse af udgifter og brug af ministerbil.

Det er allerede i dag muligt at få indsigt i ministres forbrug af offentlige midler, men dette kræver en aktiv handling fra borgerne.

Den ny åbenhedsordning vil indebære, at alle regeringens ministre fremover af egen drift vil offentliggøre oplysninger om månedlige repræsentationsudgifter, udgifter til tjenesterejser og modtagne gaver.

Oplysningerne vil i begyndelsen blive offentliggjort på det enkelte ministeriums hjemmeside.

Der vil senere blive etableret en central samlet fremstilling af oplysninger.

Der er tale om en udvidet informationspligt, der ikke indskrænker den bestående adgang til at få aktindsigt i konkrete bilag for de enkelte udgifter.

Den ny åbenhedsordning vil yderligere indebære, at regeringens ministre fremover offentliggør oplysninger om officielle repræsentative opgaver, som de har deltaget i inden for den seneste måned.

Herved får offentligheden mulighed for at følge med i, hvilke officielle repræsentative arrangementer, som regeringens ministre har deltaget i.

Der tænkes i den forbindelse f.eks. på koncerter, fodboldkampe, biografpremierer og jagtture.

Tilsvarende vil den ny åbenhedsordning omfatte en vis fremadrettet information om regeringens ministres officielle aktiviteter for den kommende måned.

Aftaleparterne er endvidere enige om, at den nuværende ordning med offentliggørelse af ministres økonomiske interesser er hensigtsmæssig og skal fortsætte.

Med den ny åbenhedsordning sikres en ganske omfattende indsigt og dermed kontrol med ministres forbrug af offentlige midler og deltagelse i aktiviteter.

I forlængelse af den ny åbenhedsordning har aftaleparterne overvejet spørgsmålet om indsigt i ministres kalendere.

Ministerkalenderen er et nødvendigt praktisk planlægningsredskab for ministeren og ministeriet.

Det er af praktiske og styringsmæssige grunde helt afgørende, at der kun føres en samlet kalender for en minister.

Ministerkalenderen indeholder derfor både detaljerede oplysninger om ministeraktiviteter og oplysninger om ministerens partimæssige og private aktiviteter, og det er således muligt ved at få indsigt i kalenderen at få et ganske omfattende indblik i ministerens liv.

Aftaleparterne anerkender, at ministerkalenderen primært skal være et effektivt planlægningsredskab for ministeren og ministeriet.

Aftaleparterne ønsker samtidig at sikre ministerkalenderens værdi som historisk kildemateriale.

Endvidere er aftaleparterne opmærksomme på behovet for beskyttelse af ministres privatsfære.

Aftaleparterne finder, at den ny åbenhedsordning sikrer offentligheden omfattende indsigt i ministerens forbrug af offentlige midler og deltagelse i aktiviteter, og aftaleparterne er derfor enige om at løfte ministerkalenderen ud af den nutidige offentlighedsordning for derved at bevare kalenderen som et planlægningsredskab og samtidig sikre det historiske kildemateriale, som vil være tilgængeligt efter de gældende arkivregler.

Aftaleparterne er enige om, at det ikke er hensigten med forslaget at begrænse offentlighedens indsigt i forvaltningens sager eller i, hvad ministeren foretager sig i kraft af sit ministerhverv.

Aftalen berører derfor ikke i øvrigt offentlighedens adgang til aktindsigt i dokumenter, f.eks. i de sager, som er oprettet i forbindelse med konkrete møder eller aktiviteter eller de konkrete udgiftsbilag vedrørende møderne.

Aftaleparterne er endvidere enige om, at der er tale om et isoleret initiativ begrænset til ministerkalendere, og at det derfor ikke i øvrigt på nogen måde foregriber offentlighedskommissionens arbejde.

Parterne er enige om, at både ændringen af offentlighedsloven og den ny åbenhedsordning bør være i kraft omkring den 1. juni 2009.