Cirkulære om indberetning af oplysninger om fravær samt afholdelse af særlige feriedage

Cirkulære om indberetning af oplysninger om fravær samt afholdelse af særlige feriedage

(Til samtlige ministerier mv.)

1.

Generelle bemærkninger

Oplysninger om fravær mv. benyttes til fremstilling af sygefraværsstatistik for staten.

Desuden anvendes oplysningerne af Danmarks Statistik til beregning af omkostninger pr. arbejdstime.

1. oktober 2008 udvides muligheden for fravær i forbindelse med barns sygdom til også at omfatte barnets anden sygedag.

Indberetningspligten for fraværsoplysninger udvides derfor til også at omfatte barns anden sygedag.

I forhold til det tidligere cirkulære af 19. marts 2004 om indberetning af oplysninger om fravær samt afholdelse af særlige feriefridage indebærer dette, at såvel barns første sygedag som barns anden sygedag fremover skal registreres.

Stillingskoden 05267 Veterinærstuderende er desuden føjet til listen over personalegrupper, der ikke er omfattet af indberetningspligten.

2.

Indberetning via Økonomistyrelsen

Virksomheder i staten, der anviser løn via Økonomistyrelsen, skal indberette oplysninger om sygefravær mv. samt fravær i forbindelse med særlige feriedage via fraværsregistreringssystemet SLS Ferie og Fravær.

3.

Større områder med egne fraværsregistreringssystemer

Større områder med fraværsregistrering på personniveau kan træffe aftale om særskilt levering af oplysningerne med Personalestyrelsen.

Nærmere definerede retningslinjer mht. datastruktur og betingelser for leveringen vil fremgå af aftalen med Personalestyrelsen.

4.

Indberetningspligtige oplysninger

Indberetning af oplysninger om fravær skal foretages for samtlige ansatte med angivelse af følgende typer fravær

1.

Fravær pga. egen sygdom samt graviditet uden for den egentlige barselsorlov

2.

Fravær pga. arbejdsskade

3.

Fravær pga. barns første og anden sygedag.

4.

Fravær pga. barsel

5.

Fravær pga. adoption

6.

Fravær i forbindelse med afholdelse af særlige feriedage

7.

Delvis sygemelding i form af nedsat tid

8.

Delvis sygemelding i form af fritagelse for visse opgaver

Fravær indberettes med angivelse af start- og slutdato for en given type fravær.

En dag opgøres til 7 timer og 24 minutter, medmindre der indrapporteres et andet antal timer og minutter.

Indrapportering af et andet antal timer og minutter foretages for fraværshændelser af kortere varighed end 7 timer og 24 minutter.

Ved delvis sygemelding i form af nedsat tid indberettes den periode, medarbejderen er delvis sygemeldt i form af nedsat tid, og det antal timer den pågældende er fraværende pr. dag i perioden.

5.

Indberetningernes hyppighed

Indberetning af oplysninger om fravær mv. sker kvartalsvis via SLS Ferie og Fravær efter de af Økonomistyrelsen angivne frister.

6.

Virksomheder omfattet af indberetningspligt

Statslige virksomheder og selvejende institutioner, hvor staten dækker halvdelen af driftsudgifterne eller mere, er omfattet af indberetningspligt for oplysningerne om fravær anført under 4.

7.

Ansatte omfattet af indberetningspligten

Indberetningspligten omfatter samtlige ansatte med fravær i virksomheder omfattet af indberetningspligten.

Efter aftale med Personalestyrelsen kan særlige personalegrupper, eksempelvis personer, der får udbetalt ydelser uden at have et egentligt ansættelsesforhold, eller hvor ansættelsesforholdene er sådan, at der normalt ikke sker registrering af sygefravær, undtages fra indberetningspligten.

Personalegrupper, der ikke er omfattet af indberetningspligten, fremgår af cirkulærets bilag.

8.

Overførsel af oplysninger mellem tjenestesteder

De indberetningspligtige oplysninger om fravær skal følge den ansatte i forbindelse med flytning mellem tjenestesteder.

9.

Ikrafttræden

Cirkulæret har virkning fra 1. oktober 2008.

Samtidig ophæves cirkulære af 19. marts 2004 (Perst. nr. 019-04) om indberetning af oplysninger om fravær samt afholdelse af særlige feriefridage.

Personalegrupper der ikke er omfattet af indberetningspligten

PKAT

Navn på personalekategori

PKAT

Navn på personalekategori

0026

Efterløn

0493

Særligt aflønnede

0027

Efterindtægt

0503

Medarbejdere ved Det Kongelige Teater

0071

Eksterne lektorer

0505

Musikassistenter

0075

Frivillige i Hjemmeværnet

0507

Korassistenter

0078

Særligt aflønnede

0509

Eksterne lektorer

0080

Vederlagslønnede

0531

Interviewere

0081

Særskilt vederlagslønnede

0549

Stipendiater

0082

Timelønnede

0550

Uddannelsesydelse

0083

Vederlagslønnede

0554

Ph.d.-studerende (stipendie)

0090

Frivilligt redningspersonel

0555

Skolepraktikelever

0091

Fremmede tjenesteydelser

0567

Civile værnepligtige

0092

Vederlagslønnede

0581

Praktikvederlag

0093

Særligt aflønnede

0660

Værnepligtig personel

0095

Observatorer

0666

Værnepligtig personel

0096

Praktiklærerløn

0668

Særligt aflønnede

0098

Særligt aflønnede

0683

Stampersonel med rådighedspligt

0103

Særligt aflønnede

0684

Officerer m. rådighedspligt

0105

Kliniske/eksterne lektorer

0693

Særligt aflønnede – timeløn

0106

Eksterne lektorer

0694

Særligt aflønnede – timeløn

0107

Studenterundervisere

0695

Timelærere – Handelsskoler

0109

Særligt aflønnede

0696

Timelærer – Tekniske skoler

0111

Ministre

0697

Timelærere – Maskinmesterskoler

0121

Speciallægekonsulenter mv.

0749

Psykologer/timeløn

0160

Værnepligtigt personel

0750

Psykologisk konsulent

0192

Timelærere/vikarer

0777

Læge/vederlagsløn

0222

Vederlagslønnede pensionister

0780

Engangsregister

0250

Rådighedskontakt i HKKF

0781

Timelønnede

0269

Officerer – værnepligtige

0782

Engangsregister – timelønnede

0270

Værnepligtigt personel

0785

Voksenuddannelsesstøtte

0274

Officerer m. rådighedstjeneste

0787

Engangsregister - studenterundervisere

0277

Stampersonel m. rådighedstjeneste

0791

Engangsregister – frem. tjenesteydelser

0278

Sygeplejersker m. rådighedstjeneste

0794

Særligt aflønnede – timeløn

0293

Særligt aflønnede

0795

Vederlagslønnede fyrpassere

0294

Særligt aflønnede

0796

Vederlagslønnede garnisonstandlæger

0326

Ventepenge

0797

Distriktslæger Hjemmeværnet

0327

Rådighedsløn

0798

Depottilsynsførende

0328

Efterindtægtsmodtagere

0799

Engangsregister – praktiklærerløn

STIKO

Navn på stillingskode

STIKO

Navn på stillingskode

01213

Faglig vejleder

04678

Studentervikar

01966

Instruktor

04685

Studenterkoordinator

03636

Ph.d.-studerende

04686

Studenterinstruktør

03637

Ph.d.-studerende

04687

Studentermedhjælper

04674

Studentervejleder

04688

Studentermedhj. bib.

04675

Studerende

04704

Studenterunderviser

04677

Studenterstudievejleder.

05267

Veterinærstuderende