Cirkulære om udarbejdelse af business case for digitaliseringsprojekter

Cirkulære om udarbejdelse af business case for digitaliseringsprojekter

§ 1.

Cirkulære om udarbejdelse af business case for digitaliseringsprojekter har til formål at fastlægge, hvornår statslige virksomheder skal udarbejde en business case ved hjælp af den i bilag 1 vedlagte business case model for digitaliseringsprojekter.

§ 2.

Cirkulæret omfatter statslige virksomheder som defineret i Budgetvejledning 2006 punkt 2.2.1.

Formål

Anvendelsesområde

Anvendelse af den generelle business case model

§ 3.

Den i bilag 1 vedlagte business case model skal udarbejdes ved alle digitaliseringsprojekter, hvis samlede budgetterede udgifter til anskaffelse og udvikling, herunder internt ressourceforbrug, udgør 10 millioner kroner eller derover.

Stk. 2

.

Ved et digitaliseringsprojekt forstås et projekt, som omfatter omkostninger til fx hardware, software, systemudvikling, intern og ekstern it-konsulentbistand.

§ 4.

Der skal også udarbejdes en business case i forbindelse med en reinvestering.

Stk. 2.

Ved reinvesteringer forstås et projekt, hvor et eksisterende system fx skal videreudvikles eller erstattes.

§ 5.

Ved udarbejdelse af business case, jf. §§ 3 og 4, anvendes den som bilag 2 vedlagte »vejledning til business model for offentlige digitaliseringsprojekter«.

Bilag 1

Business case model for digitaliseringsprojekter

(Se også business case model, regneark og case-eksempler mm. på modernisering.dk/businesscase.)

Indholdsfortegnelse

Ledelsesresume

Revisionshistorik

1

Løsningsbeskrivelse

1.1

Forretningsmæssigt omfang

1.2

It-mæssigt omfang

1.3

Interessenter

1.4

Alternative løsninger

1.5

Delprojekter

1.6

Afhængigheder til sideordnede projekter

2

Forretningsmæssige konsekvenser

2.1

Økonomiske konsekvenser

2.2

Økonomiske nøgletal

2.3

Kvalitative gevinster

2.4

Risici

3

Implementering og opfølgning

3.1

Implementeringsstrategi

3.2

Milepælsplan

3.3

KPI’er

4

Ejerskab

4.1

Projektejer og projektleder

4.2

Leverandører

4.3

Opfølgning på forretningsmilepæle

4.4

Sponsorer

4.5

Godkendelse

Bilag

Ledelsesresume

Revisionshistorik

Version

Opsummerende beskrivelse af ændringer

Dato

Navn og instans

1 Løsningsbeskrivelse

1.1 Forretningsmæssigt omfang

1.1.1 Forretningsløsningens navn eller kort beskrivelse (anvend 1-2 linjer)

Forretningsløsningens navn

1.1.2 Formål (sæt et eller flere krydser)

Forbedre servicekvalitet (f.eks. hurtigere sagsbehandlingstid eller øget mulighed for borgerselvbetjening)

Effektivisere forretningsprocesser eller reducere driftsomkostninger (f.eks. automatisering af processer)

Effektivisere it-applikationer (f.eks. udskiftning af gammel applikationslogik eller integrere applikationer)

Effektivisere it-infrastruktur (f.eks. konsolidering af servere, reducering af antal platforme)

Forbedre fleksibilitet i forretningsarkitektur (f.eks. understøttelse af standardiserede processer)

Forbedre fleksibilitet i it-arkitektur (f.eks. indføring af åbne standarder eller implementering af SOA)

Opfylde lovgivning (hvis projektet sikrer opfyldelse af lovgivning (national eller international))

1.1.3 Forvaltningsniveau for løsningens brug (vælg et eller flere forvaltningsniveauer)

Niveau

Inden for et eller flere ministerområder (benyt ministerienavn)

Inden for en eller flere regioner

Inden for en eller flere kommuner

Inden for en eller flere selvejende institutioner

Angiv navne, hvis der er mellem 1 og 5

Angiv antal hvis der er mere end 5

1.1.4 Kategorisering af forretningsområde (benyt én række per relevant forretningsområde)

Serviceområde

Opgaveområde

1.1.5 Forretningsmæssig baggrund (anvend 10-15 linjer)

1.1.6 Forretningsmæssig problemstilling (anvend 10-15 linjer)

1.1.7 Forretningsmæssig løsningsbeskrivelse (anvend 10-15 linjer)

1.1.8 Løsningens brugere (benyt én række per brugerkategori)

Løsningens brugere

Brugerkategori (borgere; virksomheder eller offentligt ansatte)

Antal

1.1.9 Lovgivningsmæssige hensyn (benyt en eller flere rækker)

Dokumenttype

Navn og afsnit/paragraf

Beskrivelse af hensyn, løsningen skal tage

1.2 It-mæssigt omfang

1.2.1 Applikationsomfang (benyt én række per applikationsnavn)

Applikationsnavn

(f.eks. »lagerstyrings-systemet«)

Type (finansiel; selvforvaltningsløsning; sogistik; fagsystem; BI; EPJ; ESDH; hvis andet, angiv da)

Leverandør

(egenudvikling; ekstern leverandør (hvis muligt – angiv hvilken))

Platform (mainframe; midrange OS400/ UNIX/VMS; Windows; Linux; hvis andet, angiv da)

1.2.2 Infrastrukturomfang (benyt én række per infrastrukturkomponentnavn)

Infrastruktur-komponentnavn (f.eks. »applikations-server1«)

Middleware (portal; processerver; applikationsserver; ESB/messaging; adapter/connector; partner gateway; hvis andet, angiv da)

Serverplatform (mainframe; midrange (OS400/UNIX/ VMS); Windows; Linux; hvis andet, angiv da)

Lagring/ backup (SAN; NAS; DAS)

Platform for adgang (stationær pc; bærbar pc; PDA/mobil; stemmestyret; ydre enheder; hvis andet, angiv da)

Netværksydelse (data LAN/WAN; video; telefoni; internetadgang; ASP)

1.2.3 It-mæssig løsningsbeskrivelse (anvend 10-35 linjer; valgfrit at bruge illustration)

1.3 Interessenter

#

Identificerede interessenter (benyt én række per interessent)

Påvirket af løsning

Ind-flydelse på løsning

Involvering i dialog omkring løsningen (sæt ét kryds)

Lav

Middel

Høj

Lav

Middel

Høj

Ja

Nej

Beskrivelse af involvering (kun, hvis der har været en involvering)

1

2

..

1.4 Alternative løsninger

1.4.1 Nulløsningen (anvend 5-15 linjer i hver række)

Nulløsningen

Fordele i forhold til foreslået løsning

Ulemper i forhold til foreslået løsning

1.4.2 Mulige fremtidige alternative løsninger (anvend 5-15 linjer i hver række; benyt én tabel per alternativ)

Alternativ #1

Fordele i forhold til foreslået løsning

Ulemper i forhold til foreslået løsning

1.5 Delprojekter

1.5.1 Beskrivelse af identificerede delprojekter (benyt én række for hvert delprojekt)

Navn eller reference for delprojekt

Beskrivelse af afgrænsende karakteristika for delprojekt

Ansvarlig for delprojekt (navn og instans)

1.5.2 Delprojekter for hvilke der findes en business case (benyt én række for hvert delprojekt)

Navn eller reference for delprojekt

Business case for delprojekt (udkast; godkendt)

Projektejer af business case (navn og instans)

1.6 Afhængigheder til sideordnede projekter

Navn eller reference for sideordnet projekt

Beskrivelse af afhængighed til sideordnet projekt

Instans, der ejer projektet og dets løsning

Ansvarlig for sideordnet projekt (navn og instans)

2 Forretningsmæssige konsekvenser

2.1 Økonomiske konsekvenser

2.1.1 Pengestrømsopgørelse - udgiftsbaseret (indsæt tabel fra » Business case regneark « )

2.1.2 Pengestrømsoversigt - udgiftsbaseret (indsæt diagram fra » Business case regneark « )

2.1.3 Bevillingskonsekvenser - omkostningsbaseret (indsæt tabel fra » Business case regneark « )

2.1.4 Illustration af bevillingskonsekvenser - omkostningsbaseret (indsæt diagram fra » Business case regneark « )

2.2 Økonomiske nøgletal

2.2.1 Økonomiske nøgletal (benyt tal fra » Business case regneark « )

Projektets nutidsværdi (NPV), i DKK

Projektets interne rente (IRR), i procent

Projektets tilbagebetalingstid, i hele år

2.2.2 Beregningsgrundlag (benyt tal fra » Business case regneark « )

Diskonteringsrente i udregning af nutidsværdi, i procent

Tidshorisont i udregning af nutidsværdi og intern rente, i hele år

Finansieringsrente, i procent

Aktivets levetid/afskrivningsperioden for det optagede lån, i hele år

2.3. Kvalitative gevinster

2.3.1 Eksterne serviceforbedringer (anvend 5-35 linjer)

Service

Type af forbedring

Beskrivelse

2.3.2 Interne serviceforbedringer (anvend 5-35 linjer)

Service

Type af forbedring

Beskrivelse

2.3.3 Fleksibilitet (anvend 5-35 linjer)

Type af fleksibilitet

Type af forbedring

Beskrivelse

2.4 Risici

2.4.1 Identificerede risici (benyt én række for hver identificeret risiko)

Risikoområde (organisation; teknisk løsning; leverandører; interessenter)

Beskrivelse af identificeret risiko

Sand-syn-lighed

Konse-kvens

Lav

Middel

Høj

Lav

Middel

Høj

Håndtering af identificeret risiko

2.4.2 Samlet risikovurdering (sæt ét kryds)

Høj risiko

Middel risiko

Lav risiko

2.4.3 Økonomisk risikovurdering

Sandsynlighed

Lav

Mid­del

Høj

Konsekvens (angiv ændring i forventede omkostninger og økonomiske gevinster, i DKK, hvis risiko realiseres)

Risiko for, at omkostninger bliver større end angivet i afsnit 2.1 og 2.2

Risiko for, at økonomiske gevinster bliver mindre end angivet i afsnit 2.1 og 2.2

3 Implementering og opfølgning

3.1 Implementeringsstrategi

3.2 Milepælsplan

3.2.1 Projektleverancemilepæle (benyt én række for hver milepæl)

#

Projektleverance-milepæl

Forventet dato

Nøgleleverancer

Budget forbrugt

1

2

..

3.2.2 Forretningsmilepæle (benyt én række for hver milepæl)

#

Forretningsmilepæl

Forventet dato

Gevinster ved milepæl

KPI der skal måles ved milepæl

1

2

..

3.3 KPI’er

KPI (benyt én tabel per KPI)

Hvorfor måles?

Hvordan måles?

Hvem er ansvarlig for måling?

Forventet målingsdato

Forventet værdi-interval for måling

Måling

Handlingsplan, ifald målingen ligger uden for forventet interval

Ansvarlig for handling (navn og instans)

<dato_1>

<dato_2>

…

4 Ejerskab

4.1 Projektejer og projektleder

Business casens ejer og overordnet ansvarlig for dens udarbejdelse og opdatering (navn og instans)

Intern projektleder (navn og instans)

4.2 Leverandører

Leverandør

Faser i hvilke leverandør er involveret (f.eks. analyse; design; udvikling; test; iværksættelse; drift)

Hovedansvarsområder og/eller nøgleleveranceansvar

4.3 Opfølgning på forretningsmilepæle

Milepæl (benyt navne fra tabel i afsnit 3.2.2)

Ansvarlig for at milepæl nås (navn og instans)

Sponsorer

Sponsor (f.eks. hovedkonto eller underkonto)

År

Finansierings- omkostninger i DKK

Renteudgifter til finansiering i DKK

Ressourcer i årsværk (omregnet til DKK)

Driftsudgifter i DKK

Andet

4.5 Godkendelse

Indholdet af denne version af business casen er vurderet og godkendt af styregruppe og projektsponsorer

Rolle

Navn og instans

Stilling

Dato

Godkendt ved underskrift

Bilagsoversigt

Bilagstitel

Afsnit i denne business case som bilaget hører til

Bemærkninger

Bilag 2

Vejledning til business case model for offentlige digitaliseringsprojekter

(Se også business case model, regneark og case-eksempler mm. på modernisering.dk/businesscase.)

Indholdsfortegnelse

Introduktion til vejledningen

Formål

Vejledningens opbygning

Typisk anvendelse af business case modellen

Ledelsesresume

Revisionshistorik

1

Løsningsbeskrivelse

1.1

Forretningsmæssigt omfang

1.2

It-mæssigt omfang

1.3

Interessenter

1.4

Alternative løsninger

1.5

Delprojekter

1.6

Afhængigheder til sideordnede projekter

2

Forretningsmæssige konsekvenser

2.1

Økonomiske konsekvenser

2.2

Økonomiske nøgletal

2.3

Kvalitative gevinster

2.4

Risici

3

Implementering og opfølgning

3.1

Implementeringsstrategi

3.2

Milepælsplan

3.3

KPI’er

4

Ejerskab

4.1

Projektejer og projektleder

4.2

Leverandører

4.3

Opfølgning på forretningsmilepæle

4.4

Sponsorer

4.5

Godkendelse

Bilag

Ordforklaringer

Introduktion til vejledningen

Formål

Business case modellen for offentlige digitaliseringsprojekter er et godkendelses- og opfølgningsværktøj for værdiskabende investeringer, hvor it-teknologi udgør en væsentlig del af omkostningerne.

Modellen bør som hovedregel anvendes i stat, region og kommune i forbindelse med digitaliseringsprojekter.

Modellen skal anvendes i staten, hvis den samlede forretnings- og it-investering andrager DKK 10 millioner eller derover.

En business case er ikke det samme som en projektplan.

Eksempelvis kræves der ikke nogen detaljeret løsningsbeskrivelse og ej heller nogen detaljeret aktivitetsplan i en business case.

Business casen fokuserer på de forretningsmæssige aspekter af løsningen, specielt beslutningsgrundlaget for den samlede investering og værdiskabelsen, efter løsningen er taget i brug.

Business casen er bygget op omkring fire hovedafsnit.

Første afsnit omhandler den foreslåede løsning og dens omfang.

Dette afsnit skal give beslutningstagerne et grundlag for at vurdere, hvad investeringen rettes mod.

Andet afsnit omhandler projektets forretningsmæssige konsekvenser, dvs. hvilke investeringer, der skal foretages, hvilke risici projektet indeholder, og hvilke økonomiske og kvalitative gevinster projektet forventes at resultere i.

Tredje afsnit omhandler, hvorledes projektet i praksis gennemføres i forhold til anvendelse af ressourcer og tid, samt hvilke projekt- og forretningsmæssige milepæle projektet indeholder.

Fjerde afsnit omhandler hvilke parter, som har et ejerskab omkring løsningen.

Dette skal give beslutningstagerne en klar redegørelse for, hvem der godkender, sponsorerer, bygger og ejer løsningen.

Tillige identificeres hvem der er ansvarlig for opfølgningen på værdiskabelsen via de forskellige forretningsmilepæle.

En business case består af to dokumenter.

Hoveddokumentet er selve »business case modellen« (Microsoft Word) og dertil hører et støttedokument til økonomiske beregninger kaldet »business case regneark« (Microsoft Excel).

Som supplement til vejledningen findes et eksempel på en udfyldt business case model med tilhørende business case regneark.

Business case modellen er udarbejdet med henblik på at understøtte offentlige institutioner i beslutninger om og opfølgningen på digitaliseringsinvesteringer.

Vejledningen er primært rettet mod den eller de personer, som er ansvarlige for udarbejdelse og opfølgning på business casen.

Sekundært er den rettet mod beslutningstagerne som baggrundsinformation omkring retningslinier for udarbejdelse og vedligeholdelse af en business case.

En business case er et levende dokument, der forventes at blive løbende opdateret under projektforløbet.

Vejledningen tænkes derfor brugt både ved den første udarbejdelse af business casen og ved efterfølgende opdateringer.

Vejledningens opbygning

Vejledningens afsnitsnummerering er identisk med business case modellens.

Dette betyder, at et givent afsnit forklarer, hvorledes det tilsvarende afsnit i business case modellen bør udfyldes.

Alle tabeltekster er angivet i vejledningen med tilhørende vejledning til udfyldelse af de enkelte tekstfelter (markeret med lysegrå baggrundsfarve).

I hvert af business case modellens afsnit er der felter, som skal udfyldes.

Disse felter er markeret med lysegrå baggrund.

Felterne optræder både som enkeltstående tekstfelter, hvor længere passager kan anføres, og som celler i tabeller.

Bortset fra forsideteksten skal der i business casen kun udfyldes tekst i de lysegrå felter.

Alle disse felter er som udgangspunkt obligatoriske at udfylde.

Undtagelsen herfor er de felter, der repræsenterer godkendelse af business casen.

Disse kan i sagens natur ikke udfyldes, før business casen er fremlagt og godkendt.

Visse afsnitsoverskrifter og tabeltekster indeholder tekst i parenteser.

Denne hjælpetekst kan dels angive regler for eller anbefalinger til udfyldelse af felter og dels angive et sæt mulige værdier at vælge mellem til udfyldelse af felter.

Der kan angives andre værdier, hvis hjælpeteksten angiver dette (»hvis andet, angiv da«).

I så fald skal teksten starte med »Andet:« efterfulgt af en semikolonsepareret liste af alternative værdier f.eks.

»Andet

ABC; DEF; GHI«.

Ved anførelse af beløb i DKK anvendes om nødvendigt »tusinder«, »millioner« etc. med henblik på at gøre det så let forståeligt for læseren som muligt.

Der er ikke krav om konsistens gennem hele business casen.

Herunder følger et eksempel på en typisk tabel.

Teksten i kursiv illustrerer, hvorledes felterne udfyldes, og det findes ikke i business case modellen.

Tabeltekst

Tabeltekst

Tabeltekst

Tabeltekst

Tabeltekst

Lav

Middel

Høj

Ja

Nej

Tabel­tekst

Tabel­tekst (værdi 1; værdi 2;

hvis andet, angiv da)

Tabel­tekst (værdi 1; værdi 2;

værdi 3; værdi 4)

<her kan skrives tekst>

<her kan sættes kryds>

<her kan sættes kryds>

<her kan sættes kryds>

<her kan sættes kryds>

<her kan sættes kryds>

<her kan skrives tekst>

<her skal vælges blandt de viste værdier eller angives alternative værdier>

<her skal vælges blandt de viste værdier>

Skriftstørrelsen er i alle felter valgt til punkt 8 og bør ikke ændres at hensyn til tabellernes og felternes layout.

Typisk anvendelse af business case modellen

I dette afsnit illustreres, hvorledes en typisk anvendelse af business case modellen kunne forløbe.

Først introduceres nogle typiske interessentroller omkring business casen og de faser, realiseringen af en løsning gennemgår.

Tabellen herunder beskriver typiske interessenter involveret omkring en business case.

Bemærk, at én person godt kan udfylde flere interessentroller.

Interessent

Beskrivelse

Bestiller

Person(er) eller instans(er), som har behov for den foreslåede løsning

Projektejer

Person(er), som tager overordnet ejerskab for at promovere og realisere løsningen. Dette inkluderer specielt udarbejdelse af og opfølgning på business casen

Sponsor

Person(er) eller instans(er), der forpligtiger sig til at bidrage med de nødvendige ressourcer (finansielle og ikke-finansielle) for løsningens realisering (inklusiv drift)

Godkender

Person(er), som godkender business casen for den foreslåede løsning

Projektledelse

Person(er), som er ansvarlig for projektets gennemførsel

Leverandør

Part(er), som projektledelsen benytter sig af til at gennemføre projektet

Driftsansvarlig

Part(er), som er ansvarlig for løsningens drift

Figuren herunder som illustrerer de faser realiseringen af en løsning gennemgår, viser hvorledes business case modellen er kompatibel med PRINCE2-PID (projektinitieringsdokument).

Det er vigtigt at være opmærksom på, at business casen er et beslutningsværktøj, mens PRINCE2-PID er et projektplanlægningsværktøj.

Som det ses, udarbejdes business casen under fase 2 og 3.

Her vil ofte være tale om en iterativ proces.

Herefter overføres business case informationerne til PID.

Efter fase 3 opdateres business casen kun, hvis der er større ændringer til eksempelvis omfang, løsning og økonomi.

Disse ændringer skal da godkendes på ny.

I fase 6 anvendes business casen til opfølgning på værdiskabelse, men den opdateres som regel ikke i denne fase.

Den følgende tabel illustrerer på overordnet niveau en typisk anvendelse af business case modellen.

Bemærk, at der er tale om et eksempel, og at interessenter, tidsforbrug etc. kan variere betragteligt fra projekt til projekt.

Skridt

Interessent

Aktivitet

Tidspunkt (fase)

Arbejdsbyrde for udarbejdelse af business case

1

Bestiller

Identificerer behov for en løsning, udarbejder overordnede krav til en løsning og kontakter den kommende projektansvarlige med henblik på udarbejdelse af business case

Identificer behov

2 dage – 1 uge

2

Projektejer

Identificerer styregruppe (godkender) og potentiel projektledelse.

Tager ejerskab for udarbejdelsen af business casen og har dialog med relevante interessenter (f.eks. sponsorer og styregruppemedlemmer)

Foreslå løsning

1-2 uger

Bestiller

Er projektejeren behjælpelig med input til business casen

Foreslå løsning

1-5 dage

Projektledelse

Påbegynder udarbejdelse af vanlige projektstyringsdokumenter

Er projektejeren behjælpelig med udarbejdelsen af business casen

Foreslå løsning

1-2 uger

Sponsor

Tilkendegiver overfor projektejeren i hvilket omfang, denne kan bidrage til dækning af business casens budget

Foreslå løsning

1-3 dage

3

Projektejer

Præsenterer business case for styregruppe

Godkend løsning

1-2 dage

Godkender

Evaluerer, prioriterer og godkender/afviser business case

Godkend løsning

1-2 dage

Sponsor

Evaluerer, prioriterer og godkender/afviser business case

Godkend løsning

1-2 dage

4

Projektejer

Sørger for, at opfølgning på business case sker i fornødent omfang under projektet

Byg løsning

1-4 uger

Projektledelse

Er projektejeren behjælpelig med input til opfølgning af business casen

Byg løsning

1-4 uger

Leverandør

Er projektledelsen behjælpelig i det omfang, det skønnes nødvendigt

Byg løsning

1-4 uger

5

Projektejer

Sørger for, at opfølgning på business case sker i fornødent omfang under projektet

Iværksæt løsning

1-5 dage

Projektledelse

Er projektejeren behjælpelig med input til opfølgning af business casen

Iværksæt løsning

1-5 dage

6

Projektejer

Opfølgning på værdiskabelse som beskrevet i business casen

Driv løsning og følg op

1-6 uger (afhængig af løsningens levetid og business casens milepæle)

Godkender

Monitorerer og evaluerer værdiskabelsen, der fremlægges af projektejeren

Driv løsning og følg op

1-5 dage

Sponsor

Monitorerer og evaluerer værdiskabelsen, der fremlægges af projektejeren

Driv løsning og følg op

1-5 dage

Driftsansvarlig

Er projektejeren behjælpelig med input til opfølgning af business casen

Driv løsning og følg op

1-4 uger

Bestiller

Er projektejeren behjælpelig med input til opfølgning af business casen

Driv løsning og følg op

1-4 uger

7

Projektejeren

Eventuel opfølgning på værdiskabelse som beskrevet i business casen (dette kunne f.eks. være, hvis løsningen sælges fra ved udfasningen, og en økonomiske gevinst herfor var medregnet i business casen).

Involverer godkender, sponsor og driftsansvarlig efter behov

Udfas løsning

1 uge

Ledelsesresume

Ledelsesresumeet skal være kort og præcist.

Strukturmæssigt skal det indeholde fire korte afsnit

• Projektets baggrund og nuværende situation

• Beskrivelse af komplikationen ved den nuværende situation

• Beskrivelse af løsningsforslaget og de væsentligste gevinster ved at implementere løsningen – både økonomiske og kvalitative

• Redegørelse for løsningens omkostning det første år, dens tilbagebetalingstid samt hvornår løsningen kan være i drift

Der bør anvendes 15-20 linjer. I særlige tilfælde, hvor alene ledelsesresumeet anvendes som beslutningsgrundlag, bør der anvendes ½ - 1 side

Revisionshistorik

Formålet med revisionshistorikken (også kaldet versionsstyring) er at skabe gennemsigtighed omkring væsentlige ændringer i business casen.

Version

Her angives versionsnummer på formen »<tal>.<decimal>«, hvor <tal> er et helt tal (0, 1, 2, …) og <decimal> er et af cifrene »0«, »1« til »99«.

Versionsnummeret på forsiden af business casen skal svare til den nyeste (nederste) række i revisionshistoriktabellen.

Følgende konvention bør benyttes for versionsnumrene

• Versionsnumre med slutcifre »1«,... , »99« er reserveret til versioner af business casen, som regnes for arbejdsudkast

• Versionsnumre med slutcifre »0« er reserveret til versioner, som er klar til godkendelse

• Versionsnumre skal være stigende og fortløbende

Et eksempel på, hvorledes versionsnumre kan anvendes, er illustreret i tabellen herunder

Opsummerende beskrivelse af ændringer

Her udarbejdes en opsummerende beskrivelse af væsentlige ændringer til den foreliggende version af business casen

Dato

Her angives dato for udarbejdelse af den foreliggende business case

Navn og instans

Her angives navn på den person, der har udarbejdet/modificeret denne version af business casen, samt navnet på den organisation eller instans, personen tilhører, f.eks. »Jens Jensen, Silkeborg Kommune«, »Ole Olesen, Socialministeriet«, eller »Jørgen Jørgensen, Ry Højskole«

Der skal tilføjes en ny række i tabellen, hver gang der udarbejdes en ny version af business casen.

Et eksempel på, hvorledes versionsnumre kan anvendes, er illustreret herunder.

Benyttet versionsnummer

Forklarende tekst på eksemplets forløb

0.1

Første udkast

0.2

Endnu et udkast efter dialog med vigtig interessent (se afsnit 0)

0.3

Endeligt udkast (dvs. kan godkendes efter mindre aftalte ændring)

1.0

Version, der kan godkendes og underskrives

1.1

Udkast til opdatering af version 1.0

1.2

Endnu et udkast (dvs. kan godkendes efter mindre aftalte ændring)

2.0

Opdateret version, der kan godkendes og underskrives

1.

Løsningsbeskrivelse

Formålet med løsningsbeskrivelsen er at beskrive løsningen samt hvilket forretningsmæssigt og it-mæssigt omfang, den har.

1.1 Forretningsmæssigt omfang

1.1.1 Forretningsløsningens navn eller kort beskrivelse (anvend 1-2 linjer)

Forretningsløsningens navn

Navn, som refererer til projektet eller løsningen (f.eks. »Atleticon«) eller en kort beskrivelse (f.eks. »Web-baseret system til reservation af offentlige idrætsanlæg«)

1.1.2 Formål (sæt et eller flere krydser)

Forbedre servicekvalitet

Sæt kryds, hvis løsningen vil forbedre servicekvaliteten (f.eks. hurtigere sagsbehandlingstid eller borgerselvbetjening)

Effektivisere forretningsprocesser eller reducere driftsomkostninger

Sæt kryds, hvis løsningen vil effektivisere forretningsprocesser eller reducere driftsomkostninger (f.eks. automatisere processer, reducere fejl, frigøre ressourcer eller reducere indkøb)

Effektivisere it-applikationer

Sæt kryds, hvis løsningen vil effektivisere it-applikationer (f.eks. erstatte gammel applikationslogik eller integrere applikationer)

Effektivisere it-infrastruktur

Sæt kryds, hvis løsningen vil effektivisere it-infrastruktur (f.eks. konsolidere servere, indføre virtualiseringsteknologi, mindske antallet af platforme eller centralisere datalagring)

Forbedre fleksibilitet i forretningsarkitektur

Sæt kryds, hvis løsningen vil forbedre fleksibilitet af forretningen (f.eks. understøtte standardiserede processer eller udvikle applikationer med henblik på procesintegrering på tværs af forretningsområder), jævnfør afsnit 2.3.3

Forbedre fleksibilitet i it-arkitektur

Sæt kryds, hvis løsningen vil forbedre fleksibilitet af it (f.eks. indføre åbne standarder, åbne platforme eller implementere serviceorienteret arkitektur (SOA)), jævnfør afsnit 2.3.3

Opfylde lovgivning

Sæt kryds, hvis løsningen sikrer opfyldelse af lovgivning (national eller international)

1.1.3 Forvaltningsniveau for løsningens brug (vælg et eller flere forvaltningsniveauer)

Indenfor et eller flere minister­om­rå­der

Hvis løsningen skal bruges inden for mellem 1 og 5 ministerområder, skal ministerienavnene listes (adskilt med semikolon). Hvis løsningen skal bruges inden for mere end 5 ministerområder, skal antallet angives. Hvis løsningen ikke skal bruges inden for et eller flere ministerområder lades feltet stå tomt

Indenfor en eller flere regioner

Hvis løsningen skal bruges inden for regionerne, angives regionsnavnene (adskilt med semikolon). Hvis løsningen ikke skal bruges inden for en eller flere regioner, lades feltet stå tomt

Indenfor en eller flere kommuner

Hvis løsningen skal bruges inden for mellem 1 og 5 kommuner, skal kommunenavnene listes (adskilt med semikolon). Hvis løsningen skal bruges inden for mere end 5 kommuner, skal antallet angives. Hvis løsningen ikke skal bruges inden for en eller flere kommuner, lades feltet stå tomt

Indenfor en eller flere selvejende institutioner

Hvis løsningen skal bruges inden for mellem 1 og 5 selvejende institutioner, skal institutionsnavnene listes (adskilt med semikolon). Hvis løsningen skal bruges inden for mere end 5 selvejende institutioner, skal antallet angives. Hvis løsningen ikke skal bruges inden for en eller flere selvejende institutioner, lades feltet stå tomt

1.1.4 Kategorisering af forretningsområde (benyt én række per relevant forretningsområde)

Kategoriseringen af løsningen sker ved hjælp af den fællesoffentlige forretningsreferencemodel, som er en overordnet kategorisering af alle offentlige tjenester set i forhold til borgere og virksomheder.

Forretningsreferencemodellen kan findes på modernisering.dk/form, hvor talkoder for hvilket service- og opgaveområde løsningen dækker kan slås op.

Serviceområde

Her angives, hvilket serviceområde(r) løsningen bruges indenfor

Opgaveområde

Her angives delområde(r) - hørende under det valgte serviceområde – inden for hvilket løsningen bruges

Et eksempel på en hvordan en konkret løsning kategoriseres i forretningsreferencemodellen er indsat nedenfor

Serviceområde

Uddannelse og arbejde (02)

Opgaveområde

Videregående uddannelser (02.50)

Det tal, som skal noteres i business case skabelonen, er i ovenstående eksempel 02.50. Hvis løsningen dækker flere opgaveområder i forretningsreferencemodellen noteres alle disse efter samme procedure.

1.1.5 Forretningsmæssig baggrund (anvend 10-15 linjer)

Her beskrives den forretningsmæssige baggrund. Der skal redegøres for den nuværende situation eller tilstand. Problemer beskrives først i næste afsnit.

Eksempelvis beskrives objektive fakta eller observationer såsom øget efterspørgsel, stigende udgifter, brugen af manuelle processer, etc.

1.1.6 Forretningsmæssig problemstilling (anvend 10-15 linjer)

Her beskrives de vigtigste forretningsmæssige problemer som løsningen adresserer, f.eks. manglende personalekapacitet i forhold til efterspørgsel, lange sagsbehandlingstider, budgetoverskridelser, etc.

Problemer vil typisk være relateret til de fakta, der beskrives i forrige afsnit.

1.1.7 Forretningsmæssig løsningsbeskrivelse (anvend 10-15 linjer)

Her beskrives løsningen. De overordnede formål skal forklares nærmere (dvs. detaljerne bag de kryds, der blev sat i afsnit 1.1.2).

De vigtigste gevinster skal nævnes, f.eks. frigjorte årsværk, serviceforbedringer eller understøttelse af overordnede strategier. Økonomiske omkostninger kan udelades her, idet de bliver præsenteret i afsnit 2.1.

1.1.8 Løsningens brugere (benyt én række per brugerkategori)

Løsningens brugere

Her angives, hvem løsningens specifikke brugere er, f.eks. personale i lønafdelingen, skolens studerende, etc.

Brugerkategori

Her angives, hvilken brugerkategori der er tale om. Der kan vælges mellem: Borgere, virksomheder eller offentligt ansatte

Antal

Her angives, hvor mange brugere der forventes at benytte systemet. Man skal ikke angive det potentielle antal brugere men et skøn over det faktiske forventede antal brugere, som vil benytte løsningen, når den er fuldt udrullet

1.1.9 Lovgivningsmæssige hensyn (benyt en eller flere rækker)

Hvis der er lovgivningsmæssige hensyn eller lignende forhold, som er relevante for løsningen, og som det vurderes nødvendigt at beslutningstagerne har specifikt kendskab til, skal denne tabel udfyldes.

Der bør kun angives et par referencer, som på meget direkte vis angiver, hvilke krav eller aspekter løsningen skal tage hensyn til (f.eks. et lovkrav om løsningens implementering eller funktionalitet).

Dokumenttype

Her angives, hvilken type dokument (f.eks. lov, bekendtgørelse, cirkulære, etc.) som løsningen skal tage hensyn til

Navn og afsnit/paragraf

Her angives dokumentets navn og hvilket afsnit eller paragraf, som nærmere beskriver det forhold, der skal tages hensyn til

Beskrivelse af hensyn løsningen skal tage

Her angives, hvad hensynet er, f.eks. imødekommelse af et lovkrav om at en bestemt funktionalitet skal implementeres

1.2 It-mæssigt omfang

1.2.1 Applikationsomfang (benyt én række per applikationsnavn)

Applikationsnavn

Her angives et navn for en applikation, der indgår i it-løsningen. Det kan f.eks. være et kaldenavn for et egenudviklet model (»lagerstyringssystemet«) eller et gængs produktnavn (»Lotus Domino«). Bemærk, at der kun skal angives nye applikationer

Type

Her angives hvilken type applikation, der er tale om. Der kan benyttes værdierne: Finansiel, selvforvaltningsløsning, logistik, fagsystem, BI, EPJ eller ESDH.

Der kan vælges en eller flere af de listede værdier i hjælpeteksten (flere hvis f.eks. applikationen består af flere applikationsmoduler).

Hvis ingen af disse er passende, skal man angive en alternativ værdi som beskrevet i vejledningens introduktion, dvs. på formen »Andet: <XXXX>«, hvor <XXXX> repræsenterer en applikationstype

Leverandør

Her vælges værdien »egenudvikling«, hvis applikationen, der beskrives i denne række, bliver udviklet at projektet selv. Ellers angives »ekstern leverandør«. Hvis den eksterne leverandør allerede er kendt, angives navnet på denne (f.eks. SAP eller IBM)

Platform

Her angives den platform, applikationen tænkes eksekveret på. Der kan benyttes værdierne: Mainframe, midrange OS400/ UNIX/VMS, Windows, eller Linux. Værdien »midrange OS400/UNIX/VMS« dækker serverplatforme, der benytter et af operativsystemerne OS400, UNIX eller VMS.

Der kan vælges en eller flere af de listede værdier i hjælpeteksten (flere hvis f.eks. applikationen kører på tværs af platforme).

Hvis det er nødvendigt at benytte en alternativ (platforms)værdi, skal denne angives som beskrevet i vejledningens introduktion, dvs. på formen »Andet: <XXXX>«, hvor <XXXX> repræsenterer en platform

1.2.2 Infrastrukturomfang (benyt én række per infrastrukturkomponentnavn)

Infrastruktur-komponentnavn

Her angives et navn for en overordnet infrastrukturkomponent, der indgår i den foreslåede it-løsning. Det kan f.eks. være en middelwarekomponent »Kundeportalen« eller en server »Produktionsmainframen«. Bemærk, at det er valgfrit at angive infrastruktur, medmindre business casen omhandler et infrastrukturprojekt

Middleware

Her angives, om den navngivne komponent består af en bestemt kategori af middleware. Der kan benyttes en eller flere af værdierne: Portal, processerver, applikationsserver, ESB/messaging, adapter/connector eller partner gateway.

Alle er gængse kategorier af middlewareprodukter på markedet. F.eks. dækker partner gateway over de produkter eller løsninger, som håndterer integration af processer eller udveksling af data med eksterne forretningspartnere (såsom håndtering af EDI baseret protokoler).

Der kan vælges en eller flere af de listede værdier. Hvis ingen af disse er passende, skal man angive en alternativ værdi som beskrevet i vejledningens introduktion, dvs. på formen »Andet: <XXXX>«, hvor <XXXX> repræsenterer en kategori middleware.

Hvis komponenten ikke er relateret til middleware, angives teksten »ej relevant« i feltet

Serverplatform

Her angives, om komponenten er en platform. Der kan vælges en eller flere af de listede værdier i hjælpeteksten. Platformsværdierne er forklaret i forrige afsnit.

Hvis det er nødvendigt at benytte en alternativ (platforms)værdi, skal denne angives som beskrevet i vejledningens introduktion, dvs. på formen »Andet: <XXXX>«, hvor <XXXX> repræsenterer en platform

Lagring/ backup

Her angives, om komponenten håndterer lagring/backup. Der kan benyttes værdierne: SAN, NAS eller DAS.

SAN, NAS og DAS refererer til hvilken type lagring/back-up, der benyttes. Hvis f.eks. løsningen benytter et sæt lokale diske, er der tale om DAS.

Der kan vælges en eller flere af de listede værdier i hjælpeteksten. Hvis komponenten ikke er relateret til lagring eller backup, angives teksten »ej relevant« i feltet

Platform for adgang

Her angives, om komponenten håndterer brugernes adgang til it-løsningen. Der kan benyttes værdierne: Stationær pc, bærbar pc, PDA/mobil, stemmestyret eller ydre enheder.

Ydre enheder kan være f.eks. printere, scannere, fax.

F.eks. kunne infrastrukturkomponenten være »Brugerterminaler«, og den værdi som skulle benyttes i dette felt kunne være »Stationære pc«.

Hvis det er nødvendigt at benytte en alternativ platform, skal denne angives som beskrevet i vejledningens introduktion, dvs. på formen »Andet: <XXXX>«, hvor <XXXX> repræsenterer en platform.

Hvis komponenten ikke er relateret til en platform, der giver adgang til systemet, angives teksten »ej relevant« i feltet

Netværksydelse

Her angives, om komponenten relaterer sig til netværksydelser. Der kan benyttes værdierne: Data LAN/WAN, video, telefoni, internetadgang eller ASP.

Hvis det er nødvendigt at benytte en alternativ netværksydelse, skal denne angives som beskrevet i vejledningens introduktion, dvs. på formen »Andet: <XXXX>«, hvor <XXXX> repræsenterer en netværksydelse.

Hvis komponenten ikke benytter en netværksydelse, angives teksten »ej relevant« i feltet

1.2.3 It-mæssig løsningsbeskrivelse (anvend 10-35 linjer; valgfrit at bruge illustration)

Her beskrives den it-mæssige del af løsningen. Beskrivelsen bør indeholde en overordnet beskrivelse af den tekniske arkitektur. Denne bør beskrives eller vises i en relevant kontekst (f.eks. integration med eksisterende systemer). Tekniske detaljer skal her udelades, og simple diagrammer må gerne benyttes hvis disse formidler overordnet og relevant information til godkenderne af business casen. Tekniske detaljer bør findes i andre specifikations- eller designdokumenter, som projektledelsen typisk kan fremskaffe

Beskrivelsen bør også fremhæve, hvilke nye nøglekomponenter der indgår i løsningen. Beskrivelsen bør redegøre for omfanget af genbrug og understøttelse af standarder og andre tekniske strategier

1.3 Interessenter

#

Her anføres et nummer, der vil kunne bruges som reference til interessenten. Der skal benyttes en fortløbende nummerering (dvs. start med 1, 2, 3, etc.)

Identificerede interessenter

Her angives navnet på den identificerede interessent

Påvirket af løsning

Her angives i hvor høj grad, interessenten påvirkes af den forslåede løsning. Der skal sættes ét kryds i en af kolonnerne under »Lav«, »Middel« eller »Høj«

Indflydelse på løsning

Her angives i hvor høj grad, interessenten har indflydelse på den foreslåede løsning. Der skal sættes ét kryds i en af kolonnerne under »Lav«, »Middel« eller »Høj«

Involvering i dialog omkring løsningen

Her sættes ét kryds under »Ja« eller »Nej« afhængig af, om interessenten har været involveret i en dialog omkring løsningen forud for dens godkendelse

Beskrivelse af involvering

Her detaljeres involveringen, såfremt en sådan har fundet sted

1.4 Alternative løsninger

Det er valgfrit at udfylde tabellerne i dette afsnit, hvis projektets samlede investering er under DKK 1 million.

1.4.1 Nulløsningen (anvend 5-15 linjer i hver række)

Nulløsningen

Her beskrives kort hvad nulløsningen (det scenario som forventeligt vil forekomme, hvis man ikke foretager sig noget) består af, dvs. en opsummering af den nuværende situation. I dette felt skal der ikke beskrives fordele eller ulemper

Fordele i forhold til foreslået løsning

Her beskrives de væsentligste (op til tre) fordele ved nulløsningen

Ulemper i forhold til foreslået løsning

Her beskrives de væsentligste (op til tre) ulemper ved nulløsningen

1.4.2 Mulige fremtidige alternative løsninger (anvend 5-15 linjer i hver række; benyt én tabel per alternativ)

Alternativ #1

Her beskrives kort, hvad alternativet består af. I dette felt skal der ikke beskrives fordele eller ulemper.

For hvert alternativ skal der benyttes en tabel, og alternativerne nummereres som indikeret (»Alternativ #1«, »Alternativ #2«, etc.).

Beskriv kun alternativer, som reelt vil kunne komme i betragtning. Hvis der ikke findes nogen, udfyldes dette felt med teksten »Ingen reelle alternativer«

Fordele i forhold til foreslået løsning

Her beskrives de væsentligste (op til tre) fordele ved dette alternativ

Ulemper i forhold til foreslået løsning

Her beskrives de væsentligste (op til tre) ulemper ved dette alternativ

1.5 Delprojekter

Det er valgfrit at udfylde tabellerne i dette afsnit, hvis projektets samlede investering er under DKK 5 millioner.

1.5.1 Beskrivelse af identificerede delprojekter (benyt én række for hvert delprojekt)

Navn eller reference for delprojekt

Her angives et navn eller en gængs reference for et delprojekt. Delprojekter vil typisk forekomme, når der er tale om et større projekt eller en løsning, som implementeres i faser. Det skal bemærkes, at økonomiske aspekter af eventuelle delprojekter skal indgå i aggregeret form i business casen

Beskrivelse af afgrænsende karakteristika for delprojekt

Her beskrives hvilke karakteristika, der er med til at afgrænse delprojektet. Det kan f.eks. være tale om specifikke leverancer eller gruppe af personer. Hvis projektet allerede opererer med eksplicitte navne for delprojekter, skal disse benyttes her

Ansvarlig for delprojekt

Her angives den person, som er ansvarlig for delprojektet. Det kan typisk være en underprojektleder eller en holdleder

1.5.2 Delprojekter for hvilke der findes en business case (benyt én række for hvert delprojekt)

Navn eller reference for delprojekt

Her angives et navn eller en gængs reference for et delprojekt. Det skal være et af de delprojekt navne, der forekommer i tabellen fra forrige afsnit, og for hvilke det gælder, at der er udarbejdet en separat business case

Business case for delprojekt

Her angives navnet på business casen for delprojektet, samt om business casen kun foreligger som et udkast, eller om den er godkendt

Projektejer af business case

Her angives hvem, der er projektejer for delprojektets business case

1.6 Afhængigheder til sideordnede projekter

Der skal benyttes én række for hvert sideordnet projekt.

Navn eller reference for sideordnet projekt

Her angives et navn eller en gængs reference for et sideordnet projekt, som løsningen i væsentlig grad er afhængig af. Sådanne projekter kan f.eks. forekomme, når en del af løsningen afhænger af en fællesservice eller -ydelse, der implementeres centralt

Beskrivelse af afhængighed til sideordnet projekt

Her beskrives, hvad afhængigheden består af. Der kan f.eks. være tale om en funktionel afhængighed (den foreslåede løsning har en grænseflade mod nogle specifikke funktioner i et andet system, der er ved at blive implementeret) og en tidsmæssig afhængighed (det sideordnede projekt skal være færdigt før den foreslåede løsning kan testes i sit fulde omfang)

Instans der ejer projektet og dets løsning

Her angives den instans, som ejer det sideordnede projekt, hvortil der er en afhængighed

Ansvarlig for sideordnet projekt

Her angives den person, der er projektejer for det sideordnede projekt

2.

Forretningsmæssige konsekvenser

Formålet med dette afsnit er at tydeliggøre projektets forretningsmæssige konsekvenser, dvs. hvilke investeringer der skal foretages, hvilke risici projektet indeholder, og hvilke økonomiske og kvalitative gevinster projektet forventes at resultere i.

2.1 Økonomiske konsekvenser

2.1.1 Pengestrømsopgørelse - udgiftsbaseret (indsæt tabel fra » Business case regneark « )

Her udarbejdes en opgørelse over de forventede økonomiske omkostninger og gevinster fordelt over projektinitieringsåret og de følgende år. Tidshorisonten vælges i forhold til det enkelte projekt. Kun omkostninger og gevinster, der kan opgøres eller estimeres i kroneværdi, skal medtages i opgørelsen. Frigjort kapacitet skal kun medregnes hvis det påvirker bundlinjen eller bevirker en fremtidig budgetnedskrivning. Frigjort kapacitet, som ikke opfylder disse kriterier, medtages som kvalitative gevinster. Det skal bemærkes, at det er de forventede økonomiske omkostninger og gevinster der skal angives her, mens eventuelle risici for ændrede omkostninger og gevinster, beskrives i afsnit 2.4.3.

I business case regnearket forefindes en tabel-skabelon, som kan udfyldes og efterfølgende kopieres ind i dette felt. De enkelte poster kan ændres eller specificeres yderligere, hvis det ønskes.

Følgende bilag skal i nødvendigt omfang vedlægges business casen

• Detaljeret beskrivelse af de enkelte poster (f.eks. hvad procesdesign, medarbejderuddannelse, etc. består af)

• Beskrivelse af den metodik, der er anvendt ved udregning af posterne (f.eks. hvorledes løn besparelser er udregnet)

• Redegørelse for hvilke forudsætninger, der er anvendt ved udregningerne (f.eks. hvorledes besparelser i årsværk omregnes til økonomiske gevinster, hvorledes forbedringer har bundlinjeeffekt, etc.)

• Opgørelse over fordelingen af de økonomiske gevinster på de relevante afdelinger/enheder, som gevinsterne udmøntes i

• Krydsreferencer mellem hovedarket og eventuelle støtteark i business case regnearket således, at der er fuld sporbarhed bag de estimerede gevinster og omkostninger (ikke vedlagt i eksempel)

2.1.2 Pengestrømsoversigt – udgiftsbaseret (indsæt diagram fra » Business case regneark « )

Her udarbejdes et diagram, der viser nettopengestrømmen, dvs. udgifterne og indtægterne i de enkelte år. Oversigten er m.a.o. en illustration af resultatet af de totale gevinster fratrukket de totale omkostninger, som er opgjort i tabellen i 2.1.1.

I business case regnearket forefindes en tabel-skabelon, som automatisk genererer oversigten ud fra de indtastede data i ovenstående afsnit 2.1.1. Denne pengestrømsoversigt (diagram) kan efterfølgende kopieres ind i dette felt.

2.1.3 Bevillingskonsekvenser - omkostningsbaseret (indsæt tabel fra » Business case regneark « )

Her udarbejdes på samme måde som i afsnit 2.1.1. en opgørelse over økonomiske omkostninger og gevinster fordelt over projektinitieringsåret og de følgende år (samme tidshorisont og kriterier som i afsnit 2.1.1). I denne opgørelse skal investeringer, som kan afskrives, fordeles ud over afskrivningsperioden (»den økonomiske levetid«). For statslige projekter, der bliver gennemført under en omkostningsbaseret bevillingstype, vil tabellen vise de bevillingsmæssige konsekvenser af investeringen. For statslige projekter skal renteomkostninger desuden udregnes og inkluderes i opgørelsen

Formålet med dette er at tydeliggøre, hvorledes bevillingen og/eller regnskaberne påvirkes af investeringen. Hvilken afskrivningsmetode, der skal anvendes, afhænger af investeringstypen. Som regel anvendes den lineære metode, hvilket betyder, at investeringen fordeles i lige store dele over afskrivningsperioden. En investering på DKK 1 million, som skal afskrives efter den lineære metode over en periode på 5 år, bevirker således en omkostning på DKK 200.000 i 5 år plus de renter, som skal betales på den langfristede gæld (angives i linjen markeret med renter til finansiering).

I business case regnearket forefindes en tabel-skabelon, som kan udfyldes og efterfølgende kopieres ind i dette felt. De enkelte poster kan ændres eller specificeres yderligere, hvis det ønskes. Det skal bemærkes, at det kun er nødvendigt detaljeret at angive omkostningerne, mens de resterende poster (øgede driftsomkostninger og økonomiske gevinster) genbruges fra pengestrømsopgørelsen i afsnit 2.1.1.

Der bør være krydsreferencer mellem hovedarket og eventuelle støtteark i business case regnearket således, at der er fuld sporbarhed bag de estimerede gevinster, omkostninger og renteberegninger (ikke vedlagt i eksempel)

Yderligere information om afskrivning

For statens institutioner

Yderligere information vedrørende afskrivninger for statslige institutioner kan findes i Finansministeriets Økonomisk Administrative Vejledning (ØAV), som man finder på www.oav.dk. Det særlige afsnit om afskrivninger af it-projekter findes på www.oav.dk/sw8676.asp og/eller på www.oav.dk/sw8136.

I forbindelse med projekter, som er på 50 mio. kr. eller derover, skal der udarbejdes et »investeringsskema«, som skal forelægges Finansudvalget. Investeringsskemaet kan findes på: http://www.oav.dk/sw7969.asp. Opgørelsen af budgetkonsekvenser vil bidrage med de nødvendige data til det obligatoriske investeringsskema.

For regionale institutioner

Anvendelsen af omkostningsbaserede principper er p.t. alene gældende for social- og specialundervisningsområdet. Erfaringer herfra vil indarbejdes i sundhedsområdet fra budget 2009. Principperne er bl.a. beskrevet i Velfærdsministeriets vejledning om budget og regnskabssystem for regioner, afsnit 10.5, som man finder på

http://www.im.dk/imEverest/Publications/brx2Dregioner/10%20lovgivning%20mx2Evx2E/afsnit/20061213153504/CurrentVersion/10.5.pdf

Generelt har Velfærdsministeriet et dedikeret site om Budget- og regnskabssystem for regioner på: http://www.im.dk/im/site.aspx?p=2904, hvor der bl.a. er links til de løbende opdateringer. Her kan man finde den udsendte »Orientering om opfølgning på omkostningsreformen …« fra 28.02.2007, hvori spørgsmålet om afskrivninger specifikt behandles.

For kommunale institutioner

Yderligere information vedrørende afskrivninger for kommunale institutioner kan findes i Budget- og regnskabssystem for kommunerne på dette link: http://www.im.dk/im/site.aspx?p=2877. IT-investeringer betragtes som inventar i det omfang, der er tale om flytbart udstyr, og der kalkuleres med en levetid på tre år. Er der tale om infrastruktur (kabler, ledninger o.l.) er investeringen at betragte som anlæg. Kommunen kan derfor anbefales på enkelte områder at anvende en længere afskrivningshorisont - fx 10 år - eller længere, hvis der er tale om fiberkabler, i det omfang, det kan tolkes inden for de gældende anbefalinger og regler.

Hvis investeringen indeholder væsentlige softwarelementer anbefaler KL, at kommunen vurderer holdbarheden af den valgte software. Kontorpakker har fx en tendens til at leve og dø med en given maskine. M.a.o. er den realistiske anvendelseshorisont 3-4 år. Hvis det er et komplekse fagsystemer med betydelige transaktionsomkostninger, er den realistiske anvendelseshorisont måske 10 år.

2.1.4 Illustration af bevillingskonsekvenser - udgiftsbaseret (indsæt diagram fra » Business case regneark « )

Her udarbejdes et diagram, der viser bevillingskonsekvenserne, dvs. de resulterende omkostninger eller indtægter i de enkelte år korrigeret for afskrivninger og rentebetaling.

Oversigten – i form af et diagram - laves automatisk ud fra de indtastede data fra tabelskabelonen for budgetkonsekvenser i afsnit 2.1.3. Diagrammet kan efterfølgende kopieres ind i dette felt.

2.2 Økonomiske nøgletal

2.2.1 Økonomiske nøgletal (benyt tal fra » Business case regneark « )

Projektets nutidsværdi (NPV) i DKK

Her angives nutidsværdien (NPV) af projektet. Den generelle formel for beregning af nutidsværdien af en nettopengestrøm er

Denne formel betyder, at de fremtidige nettopengestrømme diskonteres, dvs. divideres med (1 + r)t hvor r er den valgte diskonteringsrente, og t er lig den potens, der skal løftes til. Potensen, der løftes til, svarer til, hvor langt ude i fremtiden pengestrømmen falder, og som sådan divideres en pengestrøm for år 3 med (1 + r)3, mens pengestrømmen for år 4 divideres med (1 + r)4.

I business case regnearket forefindes en tabel-skabelon, som automatisk udregner nutidsværdien baseret på de indtastede værdier i pengestrømsopgørelsen (afsnit 2.1.1). I feltet »angiv den ønskede diskonteringsrente« i business case regnearket skal diskonteringsrenten, r, angives. Her indtastes den til enhver tid gældende diskonto + et tillæg på 1 %, svarende til den forrentning der er for instansernes langfristede gæld under den nye likviditetsordning. Den gældende diskonto kan findes på nationalbankens hjemmeside, www.nationalbanken.dk.

Projektets interne rente (IRR) i procent

Her angives projektets interne rente. Den interne rente er den rente som i ovenstående beregning af nutidsværdi giver en nutidsværdi på 0. Den interne rente er således et udtryk for den samlede årlige forrentning, der opnås, og er anvendelig til sammenligning af projekter. Bemærk at den interne rente ikke kan stå alene i en rangering af projekter med forskellige forudsætninger, men i givet fald skal suppleres af nutidsværdi og tilbagebetalingstid.

Manuel udregning af den interne rente kræver sekventiel løsning af to ligninger, hvorfor det anbefales at anvende f.eks. den indbyggede funktion i Excel (IRR) til udregning af den interne rente.

I business case regnearket forefindes en tabel-skabelon som automatisk udregner den interne rente baseret på de indtastede værdier i pengestrømsopgørelsen (afsnit 2.1.1)

Projektets tilbage­be­ta­lings­tid i hele år

Her angives projektets økonomiske tilbagebetalingstid i hele år. For korte projekter med en tilbagebetalingstid på under et år kan man vælge at angive tilbagebetalingstiden i måneder.

I business case regnearket forefindes en tabel-skabelon, som automatisk udregner den økonomiske tilbagebetalingstid i hele år baseret på de indtastede værdier i pengestrømsopgørelsen (afsnit 2.1.1)

2.2.2 Beregningsgrundlag (benyt tal fra » Business case regneark « )

Diskonteringsrente i udregning af nutidsværdi i procent

Her anføres den diskonteringsrente, som er anvendt til udregning af nutidsværdi, jævnfør afsnit 2.2.1. Bemærk, at de økonomiske konsekvenser bør opdateres, hvis renten ændrer sig væsentligt

Tidshorisont i udregning af nutidsværdi og intern rente, i hele år

Her anføres den tidshorisont, som er anvendt ved udregning af nutidsværdi og intern rente, jævnfør afsnit 2.2.1. Tidshorisonten skal stemme overens med den tidshorisont, der anvendes i pengestrømsopgørelserne og pengestrømsoversigterne i afsnit 2.1

Finansieringsrente, i procent

Her anføres den rente, der er antaget for finansieringen af investeringen

Aktivets levetid/afskrivningsperioden for det optagede lån, i hele år

Her anføres den periode der er anvendes for tilbagebetaling af det lånte finansieringsbeløb. Dette vil være aktivets levetid, som vil variere.

2.3 Kvalitative gevinster

2.3.1 Eksterne serviceforbedringer (anvend 5-35 linjer)

Service

Her angives, hvilken ekstern service der påvirkes af løsningen. Eksempler på eksterne services er angivet i den følgende tabel

Type af forbedring

Her angives, hvad forbedringen af servicen består i. Eksempler på forbedringer af eksterne services er angivet i den følgende tabel

Beskrivelse

Her anføres en mere detaljeret beskrivelse af, hvorledes løsningen resulterer i de beskrevne serviceforbedringer

Eksempler på eksterne services og forbedringer af disse er angivet i tabellen herunder.

Service

Eksempler på forbedringer

Overholdelse af standarder

Standarder, som der er krav om - eksempelvis fra EU

Bedre servicekanalstruktur

Større tilgængelighed for borgere og virksomheder til den offentlige sektor – f.eks. via flere digitale kanaler, flere online services, lettere og mere effektiv adgang, etc.

Større gennemsigtighed

Større gennemsigtighed om det offentliges beslutningsprocesser, der øger borgeres og virksomheders tillid til afgørelser

Større deltagelse

Øget adgang for borgere og virksomheder til deltagelse i beslutningsprocesser knyttet til både politiske og forvaltningsmæssig behandling af sager

Reduktion i administrative byrder

Borgere og virksomheders omkostninger (tid og penge) reduceres – f.eks. ved reduktion af antal og omfang af manuelle processer, mindre behov for fysisk fremmøde, etc.

Bedre serviceoplevelse for borgere og virksomheder

Borgere og virksomheder oplever en bedre service i form af hurtigere sagsgang, færre fejl, større fleksibilitet, flere valgmuligheder, venligere betjening, etc.

2.3.2 Interne serviceforbedringer (anvend 5-35 linjer)

Service

Her angives interne services (som ikke kan opgøres i kroneværdi eller påvirker bundlinjen eller bevirker en fremtidig budgetnedskrivning), der påvirkes af løsningen. Eksempler på interne services er angivet i den følgende tabel

Type af forbedring

Her angives, hvad forbedringen af servicen består i. Eksempler på forbedringer af interne services er angivet i den følgende tabel

Beskrivelse

Her anføres en mere detaljeret beskrivelse af, hvorledes løsningen resulterer i de beskrevne serviceforbedringer

Eksempler på interne services og forbedringer af disse er angivet i følgende tabel.

Service

Eksempler på forbedringer

Forbedrede forretningsprocesser

Større fleksibilitet, kortere procestid, etc. Som beskrevet i afsnit 2.1.1 skal kun gevinster, som ikke påvirker bundlinjen eller bevirker en fremtidig budgetnedskrivning, placeres her

Forbedret it-drift og support

Optimering af intern it-support og drift – f.eks. færre fejl, højere oppetid, hurtigere support, etc.

2.3.3 Fleksibilitet (anvend 5-35 linjer)

Type af fleksibilitet

Her angives kvalitative gevinster, som øger organisationens fleksibilitet. Eksempler på typer af fleksibilitet er angivet i den følgende tabel

Type af forbedring

Her angives, hvad forbedringen af fleksibilitet består i. Eksempler på forbedringer af fleksibilitet er angivet i den følgende tabel

Beskrivelse

Her anføres de mere detaljerede beskrivelser af, hvorledes løsningen resulterer i de beskrevne forbedringer af fleksibilitet

Eksempler på typer af fleksibilitet og forbedringer af disse er angivet i følgende tabel.

Type af fleksibilitet

Eksempler på forbedringer

Forbedret fleksibilitet i forretningsarkitektur

Øget organisatorisk fleksibilitet overfor markedsændringer (f.eks. ændringer i borgernes servicepræferencer), bedre mulighed for styring, standardisering af arbejdsprocesser, optimering af kommunikation mellem afdelinger, etc.

Forbedret fleksibilitet i it-arkitektur

Øget it-arkitektonisk fleksibilitet (komponentbaseret, brug af åbne standarder såsom Web Services og XML), bedre mulighed for styring, platformuafhængig teknologi, etc.

2.4 Risici

2.4.1 Identificerede risici (benyt én række for hver identificeret risiko)

Risikoområde

Her angives, hvilke risikoområder der er kilde til de identificerede risici. Der skal tages stilling til følgende 4 risikoområder: Organisation (risikoen skyldes forhold i organisationen), teknisk løsning (risikoen kommer af den tekniske løsning), leverandører (risikoen er relateret til leverandørerne), interessenter (risikoen er relateret til projektets interessenter)

Beskrivelse af identificeret risiko

Her beskrives eventuelle identificerede risici. Beskrivelsen skal dækkende beskrive, hvad risiciene skyldes, og hvad konsekvenserne består i

Sandsynlighed

Her angives sandsynligheden for, at de beskrevne risici realiseres. Der skal sættes ét kryds i en af kolonnerne under »Lav«, »Middel« eller »Høj«

Konsekvens

Her angives konsekvensen, hvis de beskrevne risici realiseres. Der skal sættes ét kryds i en af kolonnerne under »Lav«, »Middel« eller »Høj«

Håndtering af identificeret risiko

Her beskrives, hvorledes det påregnes at håndtere de identificerede risici, herunder hvorledes risiciene forsøges forebygget, samt hvorledes der skal reageres, hvis risiciene realiseres

2.4.2 Samlet risikovurdering (sæt ét kryds)

Høj risiko

Her angives, hvis den samlede risikovurdering af projektet, baseret på de identificerede risici, er høj. Der sættes kun ét kryds i ét af felterne. »Høj risiko« indikerer, at projektet som helhed har en høj risiko, og at risikoelementet derfor skal vægtes højt, når der tages beslutning om projektet skal gennemføres eller ej. Ydermere skal der i høj grad tages hensyn til de identificerede risici, hvis projektet gennemføres

Middel risiko

Her angives, hvis den samlede risikovurdering af projektet, baseret på de identificerede risici, er middel. Der sættes kun ét kryds i ét af felterne. »Middel risiko« indikerer, at projektet som helhed har en middel risiko, og at det i nødvendig grad skal medtages, når der tages beslutning om projektet skal gennemføres eller ej. Ydermere skal der i tages de nødvendige hensyn til de identificerede risici, hvis projektet gennemføres

Lav risiko

Her angives, hvis den samlede risikovurdering af projektet, baseret på de identificerede risici, er lav. Der sættes kun ét kryds i ét af felterne. »Lav risiko« indikerer, at projektet som helhed har en lav risiko, og at risikoelementet ikke skal prioriteres når der tages beslutning om projektet skal gennemføres eller ej

2.4.3 Økonomisk risikovurdering

Risiko for at omkostninger bliver større end angivet i afsnit 2.1 og 2.2

Her angives sandsynligheden for, at omkostningerne bliver større end angivet i afsnit 2.1 og 2.2. Der skal sættes ét kryds i en af kolonnerne under »Lav«, »Middel« eller »Høj«

Risiko for at økonomiske gevinster bliver mindre end angivet i afsnit 2.1 og 2.2

Her angives sandsynligheden for, at de økonomiske gevinster bliver mindre end angivet i afsnit 2.1 og 2.2. Der skal sættes ét kryds i en af kolonnerne under »Lav«, »Middel« eller »Høj«

Konsekvens (angiv ændring i forventede omkostninger og økonomiske gevinster, i DKK, hvis risiko realiseres)

I denne kolonne angives ændringen i forventede omkostninger og økonomiske gevinster, i kroner, hvis risikoen realiseres. Eksempelvis »Forøgede omkostninger på DKK 1 million, grundet nyt systemdesign« eller »Reducerede gevinster på DKK 100.000 årligt, grundet manglende frigørelse af årsværk«. Der bør anføres en kort forklaring med henvisning til de identificerede risici i afsnit 2.4.1

3.

Implementering og opfølgning

Formålet med dette afsnit er at tydeliggøre, hvorledes projektet i praksis gennemføres i forhold til anvendelse af ressourcer og tid, samt hvilke projekt og forretningsmæssige milepæle projektet indeholder.

3.1 Implementeringsstrategi

Her beskrives kort hvilken implementeringsmetode, der anvendes, herunder hvilke trin, der udføres af henholdsvis interne eller eksterne ressourcer, hvilke projektmetoder, der anvendes, og om løsningen udrulles trinvist eller samlet. Der bør anvendes 10-20 linjer

3.2 Milepælsplan

3.2.1 Projektleverancemilepæle (benyt én række for hver milepæl)

#

Her anføres et nummer, der skal bruges som reference til projektleverancemilepælen. Der skal benyttes en fortløbende nummerering (dvs. start med 1, 2, 3, etc.)

Projektleverance-milepæl

Her angives navnet på projektleverancemilepælen. Projektleverancemilepæle er relateret til projektprocessen, f.eks. gennemført systemtest, idriftsættelse af system, etc.

Navnet skal være kort og præcist og beskrive, hvad projektleverancemilepælen består i, f.eks. »succesfuldt eksternt review«, »idriftsættelse af system«, etc.

Forventet dato

Her angives den forventede dato for projektleverancemilepælen, f.eks. september 2012

Nøgleleverancer

Her beskrives den nøgleleverance, som projektleverancemilepælen resulterer i, f.eks. evalueringsrapport, idriftsat system, etc. Der kan godt være flere nøgleleverancer per projektleverancemilepæl, hvilket angives ved at splitte feltet i flere rækker

Budget forbrugt

For hver milepæl skal det angives, hvor stor en del af budgettet, der er forbrugt

3.2.2 Forretningsmilepæle (benyt én række for hver milepæl)

#

Her anføres et nummer, der skal bruges som reference til forretningsmilepælen. Der skal benyttes en fortløbende nummerering (dvs. start med 1, 2, 3, etc.)

Forretningsmilepæl

Her angives navnet på forretningsmilepælen. Forretningsmilepælene er de konkrete forandringer, som danner forudsætning for de gevinster (forretningsmæssige værdiskabelser – både økonomiske og kvalitative), som projektet skal resultere i.

Navnet skal være kort og præcist og beskrive, hvad forretningsmilepælen består i, f.eks. »fejlprocent under 1 %«, etc.

Forventet dato

Her angives den forventede dato for forretningsmilepælen, f.eks. januar 2014

Gevinster ved milepæl

Her angives de gevinster (forretningsmæssige værdiskabelser), som forretningsmilepælen resulterer i, f.eks. frigørelse af 20 årsværk, besparelser på DKK 1 million per år på indkøb, etc. Der kan godt være flere gevinster per projektleverancemilepæl, hvilket angives ved at splitte feltet i flere rækker

KPI der skal måles ved milepæl

For hver milepæl skal det angives, hvilke KPI’er (de nøgletal, der kvantificerer målopfyldelsen) der er relateret til milepælen, dvs. hvad der skal måles for at afgøre om forretningsmilepælen er nået (gevinsten er realiseret). Eksempler på KPI’er er: Lønomkostninger, omkostninger til materialer, omkostninger til eksterne services, antal fejl per kunde, behandlingstid per sag, etc.

3.3 KPI’er

KPI

Her angives KPI’en, der skal måles. Navnet (beskrivelsen) på KPI’en skal stemme overens med navnene i tabellen i afsnittet før (3.2.2 Milepæle), i feltet »KPI«, der skal måles ved milepæl«.

Der anvendes én tabel per KPI

Hvorfor måles?

Her angives, hvorfor den pågældende KPI måles, f.eks. opfølgning på realisering af forventede besparelser på indkøb, etc.

Hvordan måles?

Her angives, hvordan den pågældende KPI måles, f.eks. hvorfra data skal trækkes, hvorledes data skal behandles, hvilket system der skal anvendes, etc.

Hvem er ansvarlig for måling?

Her angives, hvilken funktion eller person der er ansvarlig for at udføre selve målingen, f.eks. personalechefen, indkøbschefen, etc.

Forventet målingsdato

Her angives den forventede dato for måling af KPI’en, f.eks. januar 2014

Forventet værdiinterval for måling

Her angives det værdiinterval, som målingen skal ligge inden for, for at gevinsten betragtes som realiseret. Værdiintervallet skal være direkte relateret til den angivne KPI, og den forventede gevinst ved opfyldelse af KPI’en. Et eksempel på et værdiinterval kan være »mellem 20.000 og 22.000 rapporterede timer på aktivitet x svarende til en årlig reduktion på mellem 10 og 11 årsværk«

Måling

Her angives måleresultatet, når målingen er gennemført

Handlingsplan i fald målingen ligger udenfor forventet interval

Her angives, hvorledes der skal reageres og hvilke aktiviteter der skal udføres, hvis målingen ligger uden for det forventede interval

Ansvarlig for handling

Her angives navn og instans på den person, der er ansvarlig for at gennemføre handlingsplanen, i fald målingen ligger udenfor det forventede interval

4 Ejerskab

Formålet med en redegørelse for ejerskab omkring løsningen er at skabe klarhed omkring ansvar for og beslutningskompetence omkring løsningen eller dele heraf.

4.1 Projektejer og projektleder

Business casens ejer og overordnet ansvarlig for dens udarbejdelse og opdatering

Her angives den person, som tænkes at være projektejer for den foreslåede løsning. Der angives også, hvilken instans denne person tilhører.

Denne person skal påtage sig at være overordnet ansvarlig for, at business casen udarbejdes og opdateres. Dette kan f.eks. ske ved at inddrage projektlederen og andre interessenter

Intern projektleder

Her angives navnet på en person, som tilhører samme instans som projektejeren og som kan agere som formel projektleder for denne instans.

I det tilfælde, hvor projektet benytter en projektleder ekstern til projektejerens organisation (f.eks. en projektleder fra et konsulentfirma), vil den interne projektleder ikke stå for det daglige projektarbejde men mere skulle agere som en intern repræsentant for projektet

4.2 Leverandører

Leverandør

Her angives navnet på en leverandør til projektet. En leverandør kan f.eks. være en intern projektgruppe, et eksternt konsulentfirma, eller en software-leverandør.

Leverandøren bidrager med væsentlige dele nødvendige for løsningens realisering. Dette kan inkludere f.eks. dele af designet eller driften.

Hvis en leverandørs navn ikke kendes, skal man benytte en sigende tekst. Dette kan f.eks. være, når man blot ved at en ekstern leverandør skal vælges, og dette kan angives som »Ekstern leverandør forventet«

Faser i hvilke leverandør er involveret

Her angives, i hvilket faser leverandøren er involveret. Navnet på faserne kan komme fra den benyttede projektmetode eller gængse navne som analyse, design, udvikling, test, iværksættelse og drift

Hovedansvarsområder og/eller nøgleleveranceansvar

Her angives, hvilket hovedansvar og/eller hvilke hovedleverancer leverandøren har

4.3 Opfølgning på forretningsmilepæle

Milepæl

Her angives navnet på en milepæl. Hvert navn fra tabellen i afsnit 3.2.2 bør optræde i denne tabel

Ansvarlig for at milepæl nås

Her angives navnet på den person, der er ansvarlig for at følge op på forretningsmilepælen og sikre at den nås

4.4 Sponsorer

Der skal benyttes én række per sponsor og år.

Sponsor

Her angives navnet på en sponsor, der vil være forpligtet til at dække budgettet

År

Her angives, hvilket kalenderår sponsorens budget gælder

Finansieringsomkostninger i DKK

Her angives det beløb til dækning af projektets finansieringsomkostninger, som sponsoren skal dække

Renteudgifter til finansiering

Her angives det beløb til dækning af projektets renteudgifter, som sponsoren skal dække

Ressourcer i årsværk

Her angives, hvor mange årsværk sponsoren skal dække. Der angives i parentes, hvor mange DKK et årsværk antages at koste

Driftsudgifter i DKK

Her angives et beløb til dækning af driftsudgifter, som sponsoren skal dække

Andet

Her angives eventuelle andre udgifter/omkostninger, sponsoren skal dække, og der anføres kort, hvad beløbet tænkes brugt til

4.5 Godkendelse

Der skal benyttes én række per godkender.

Rolle

Her angives den rolle, godkenderen spiller. Dette kan f.eks. være styregruppeformand, styregruppemedlem eller sponsor

Navn og instans

Her angives godkenderens navn og organisatorisk tilhørsforhold (f.eks. instansnavn). Kun en person, der har den nødvendig autoritet omkring godkendelse af business casen, kan nævnes.

Alle personer, der er nødvendige for business casens godkendelse, skal listes i denne tabel

Stilling

Her angives personens stilling

Dato

Her angives dato for denne persons godkendelse af business casen. Hvis personen ikke har godkendt business casen, lades feltet stå tomt

Godkendt ved underskrift

(På en trykt kopi af business casen) Her underskriver personen ved sin godkendelse af business casen

Bilag

Bilagsoversigt

Bilagstitel

Her angives vedlagte bilagstitler. Dette kan f.eks. være et regneark (med detaljer omkring økonomiske beregninger) eller en projektplan. Bilagene skal være fortløbende nummererede

Afsnit i denne business case som bilaget hører til

Her angives, hvilket afsnit i business casen bilaget hører til. Der må ikke vedlægges bilag, der ikke eksplicit understøtter eller bruges i et af business casens afsnit

Bemærkninger

Her angives eventuelle bemærkninger omkring bilaget

Ordforklaringer

ASP = Application Service Provider (udbyder af it-ydelser og services, via netværk)

BI = Business Intelligence (system til at opsamle, lagre og levere konsolideret forretningsviden, til brug for ledelsesbeslutninger)

DAS = Direct Attached Storage (Direkte forbundet lagringmedie, f.eks. en intern harddisk eller USB diskstation)

EPJ = Elektronisk patientjournal

ESB = Enterprise Service Bus (Software baseret kommunikationsinfrastruktur hvorigennem applikationer kan kalde eller udbyde services)

ESDH = Elektronisk sags- og dokumenthåndtering

IRR = Projektets interne rente i procent

KPI = Key Performance Indicator (de nøgletal der kvantificerer målopfyldelsen)

NAS = Network Attached Storage (Lagringsmedie, der kan nås via netværk)

Nettopengestrømmen = De resulterende omkostninger eller indtægter i de enkelte år

NPV = Nutidsværdien

PID = Projektinitieringsdokument

PRINCE2 = International projektstyringsmetode

Projektleverancemilepæl = Milepæl relateret til projektprocessen, f.eks. gennemført systemtest, idriftsættelse af system, etc.

SAN = Storage Area Network (Distribueret lagringsmedie, der kan nåe via netværk)

SLA = Service Level Agreement (Aftale om indhold og kvalitet af udbudt service)