Vejledning til kommuner og regioner vedrørende bekendtgørelse om udbetaling, regnskabsaflæggelse og revision af statsligt løntilskud til kommunale og regionale arbejdsgivere

Vejledning til kommuner og regioner vedrørende bekendtgørelse om udbetaling, regnskabsaflæggelse og revision af statsligt løntilskud til kommunale og regionale arbejdsgivere 1) vedrørende lov om en aktiv beskæftigelsesindsats og lov om servicejob.

Vejledningen til bekendtgørelsen er opbygget således

A. Indledning

B. Formål

C. Kommunens og regionens administrationsgrundlag

D. Indsendelsesfrister

A) Indledning

Vejledningen er udarbejdet med henblik på nærmere at beskrive administrationsgrundlaget for kommunerne og regionerne i forhold til udbetaling af statsligt tilskud til kommunerne og regionerne ved ansættelse af personer med løntilskud efter Lov om en aktiv beskæftigelsesindsats, Lov om servicejob 2) samt afløbsaktiviteter i medfør af den nu ophævede Lov om en aktiv arbejdsmarkedspolitik 3) .

B) Formål

Formålet med vejledningen er, at kommunen og regionen tilrettelægger interne kontroller og forretningsgange for at sikre, at

1. der alene afregnes statsligt løntilskud for medarbejdere, der er omfattet af § 1 i bekendtgørelsen,

2. tilskuddet beregnes korrekt,

3. medarbejdere, for hvilke aftalen om ansættelse med løntilskud er ophørt, ikke modtager tilskud,

4. medarbejdere, der er ophørt i ansættelsen før aftalens udløb, ikke modtager tilskud,

5. der ikke udbetales tilskud fra andre myndigheder m.v., samtidig med, at der afregnes tilskud fra ordningen.

C) Kommunens/regionens administrationsgrundlag

Kommunalbestyrelsen/regionsrådet har ansvaret for, at kommunens/regionens administrative ledelse har etableret et tilfredsstillende grundlag for at administrere aftaler indgået mellem Arbejdsformidlingen og (amts)kommunerne samt mellem staten i jobcenteret og kommunen/regionen om ansættelse af personer med løntilskud fra staten.

Aftaler om løntilskud vil som hovedregel være baseret på blanketten ”AB036”, som er et tilbud om ansættelse med løntilskud i en offentlig virksomhed. Her er en godkendelsesrubrik til statens godkendelse. Herudover blanket ”AF62 A ”, hvor arbejdsgiver erklærer, at arbejdsforholdene er overenskomstmæssige eller tilsvarende. Endelig vil arbejdsgiveren modtage en blanket ”AB230”, som er staten i jobcenterets bevillingsskrivelse til arbejdsgiveren 4) .

I forbindelse med servicejob er der udelukkende tale om afløb på aftaler, som allerede er indgået. Der findes derfor ikke blanketter til indgåelse af aftaler om ansættelse i servicejob.

I henhold til § 5 i bekendtgørelsen skal kommunen/regionen etablere betryggende og hensigtsmæssige forretningsgange for ansættelse af personer med løntilskud fra staten. Beskæftigelsesministeriet finder, at dette forudsætter etablering af forretningsgange og interne kontroller, som sikrer, at kommunen/regionen kun foretager indberetning af personer på baggrund af indgåede aftaler, og at disse aftaler er umiddelbart tilgængelige i kommunens/regionens forvaltning.

1. Det er Beskæftigelsesministeriets opfattelse, at hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange for administrationen af løntilskud fra staten blandt andet bør omfatte

a) proceduren omkring ansættelsesaftaler,

b) hvorledes det sikres, at der tages højde for ansættelsesaftaler, der ophører før udløb,

c) hvordan det sikres, at tilskud og løn ophører ved aftalens udløb,

d) proceduren omkring timeregnskab for medarbejderne,

e) proceduren omkring medarbejderes skolegang, ferie, sygdom m.v., hvor der kan modtages tilskud fra andre myndigheder,

f) attestationsprocedurer vedrørende timeregnskab m.v.,

g) hvordan det sikres, at der ikke afregnes tilskud for overarbejdstimer ud over, hvad der er muligt ifølge gældende regelsæt 5) ,

h) ansvarlige medarbejdere for beregning af løntilskuddet.

2. Kopi af indberetningsblanket i udfyldt stand sendes til Socialministeriet, suppleret med kommunens/regionens eventuelle bemærkninger vedrørende særlige forhold i forbindelse med indberetningen.

3. Kommunen/regionen bør etablere et grundlag for den løbende opfølgning på ansættelsen af personer med løntilskud, herunder et grundlag for at foretage forskellige afstemninger, og dette bør medføre udarbejdelse af

a) Oversigt over medarbejdere ansat med løntilskud.

(Til brug for afstemning af antal medarbejdere mellem tilskudsblanket lønudbetalinger/lønsystemet lønaftaler og timeregnskaber.)

Eksempelvis: Udskrift fra lønsystemet, hvoraf fremgår, hvilke medarbejdere der er oprettet med lønkoder for ansættelse med løntilskud. Kommunen/regionen redegør samtidig for eventuelle afvigelser mellem oversigten over medarbejdere ansat med løntilskud og udskriften fra lønsystemet. (Formålet hermed er at sikre, at der er sammenhæng mellem lønafregning, aftaler, timeregistrering og tilskud.)

b) Lønoversigter for de omfattede medarbejdere.

(Således at det kan påses, at der ikke afregnes tilskud til medarbejdere, der ikke aflønnes af kommunen/regionen, eller omvendt.)

c) Timeregnskab for de omfattede medarbejdere.

(Til brug for kontrol af, at det korrekte timetal danner grundlag for tilskuddet, samt for at sikre, at der foreligger timeregnskab for de medarbejdere, der indberettes som tilskudsberettigede.)

4. I henhold til § 8 i bekendtgørelsen er der fastsat en række krav til kommunens/regionens dokumentation af ansættelse af en person med løntilskud, som skal være opfyldt, inden kommunen/regionen kan anmode om løntilskud fra staten. Med henblik på at sikre et tilstrækkeligt dokumentationsgrundlag for kommunens/regionens samlede ansættelser af personer med løntilskud er det væsentligt, at der i den kommunale/regionale forvaltning forefindes

a) Kopi af lønaftaler (ansættelsesaftaler) for medarbejdere ansat med løntilskud, hvoraf fremgår medarbejderens tiltrædelse og forventede ophør.

(For at sikre, at der ikke modtages tilskud til medarbejdere, når aftalen er ophørt.)

b) Kopi af ophør af indgåede lønaftaler (ansættelsesaftaler) før udløbstidspunktet for aftalen samt dokumentation for underretning af staten i jobcenteret herom.

(For at sikre, at der ikke modtages tilskud til medarbejdere der er ophørt, selvom lønnen f.eks. fortsat afregnes af kommunen/regionen.

c) Kopi af ophør af indgåede lønaftaler (ansættelsesaftaler) vedrørende foregående kvartaler, såfremt sådanne er indgået efter udarbejdelse af erklæringen desangående.

(Til brug for ekstraordinær regulering vedrørende tidligere kvartaler.)

d) Kopi af eventuelt tilskud udbetalt via Arbejdsgivernes Elevrefusion, sygedagpenge m.v., vedrørende medarbejdere ansat med løntilskud (For at sikre, at der ikke modtages dobbelt-tilskud.)

I henhold til § 21 stk. 2 i bekendtgørelsen skal kommunen/regionen foranledige, at materiale til anvendelse for kommunens revisor er tilvejebragt inden den stedlige gennemgang. Det er Beskæftigelsesministeriets opfattelse, at kommunen/regionen som minimum bør sikre, at ovennævnte materiale er til rådighed for kommunens revisor ved revisionen af løntilskud.

D) Indsendelsesfrister

Fristerne for indsendelse af anmodning og restafregning af statsligt løntilskud følger kommunens/regionens øvrige indberetning til Beskæftigelsesministeriet (Socialministeriet), jf. § 16 i bekendtgørelse om udbetaling, regnskabsaflæggelse og revision af statsligt løntilskud til kommunale og regionale arbejdsgivere vedrørende lov om en aktiv beskæftigelsesindsats og lov om servicejob.

Der skal ved årets slutning indsendes endelig erklæring for finansåret under ét i forlængelse af kommunens/regionens årlige revisionsberetning til Beskæftigelsesministeriet.

1) Ved kommunale og regionale arbejdsgivere forstås kommuner, regioner og institutioner herunder.

2) Jf. overgangsreglerne i Lov om ophævelse af Lov om servicejob.

3) Der er forskellige løntilskudssatser afhængigt af om der er afgivet tilsagn om ansættelse eller ansættelsen er påbegyndt før eller efter 1. juli 2003. De gældende satser fremgår af www.bm.dk, www.ams.dk og www.adir.dk. For afløbsaktiviteter efter lov om en aktiv arbejdsmarkedspolitik gælder, at der for timer, hvor der er modtaget sygedagpengerefusion ikke kan udbetales løntilskud.

4) Blanketterne findes på www.jobnet.dk.

5) Der kan ikke afregnes tilskud vedrørende overtimer ud, over hvad der er muligt i medfør af gældende regelsæt: a) § 193 i bekendtgørelse nr. 1676 af 19. december 2006, b) § 3 i bekendtgørelse nr. 1360 af 20. december 2000 om servicejob, jf. bekendtgørelse nr. 168 af 21. marts 2002 om ophævelse af bekendtgørelse om servicejob.