Cirkulære om lokal sygefraværspolitik og om kontakt m.v. til medarbejdere i kriminalforsorgen som følge af sygefravær\n(Til kriminalforsorgens institutioner)

Kapitel 1

Kapitel 1

§ 1. Alle institutioner i Kriminalforsorgen udarbejder en lokal skriftlig sygefraværspolitik. Sygefraværspolitikken skal drøftes og godkendes i samarbejdsudvalget.

Stk. 2. Sygefraværspolitikken skal drøftes løbende i samarbejdsudvalget og skal ajourføres løbende. Senest hvert andet år skal politikken drøftes med henblik på eventuelle ændringer.

Kapitel 2

Kapitel 2

§ 2. Sygefraværspolitikken udformes under hensyn til de lokale forhold på tjenestestedet, og skal omfatte de i Kapitel 2 til 4 nævnte tiltag. Sygefraværspolitikken kan omfatte yderligere personalepolitiske initiativer og principper til fremme af en nærværskultur på arbejdspladsen.

Kapitel 3

Kapitel 3

§ 3. Når en medarbejder har været syg i mere end 4 sammenhængende dage, kontakter nærmeste leder eller en anden medarbejder efter reglerne i den lokale sygefraværspolitik den sygemeldte medarbejder telefonisk for at høre, hvordan det går og om udsigten for raskmelding.

Stk. 2. Hvis den sygemeldte medarbejder selv forinden har taget initiativ til den telefoniske kontakt til vedkommende leder, eller den, der i øvrigt er beføjet hertil ifølge den lokale politik, vil tjenestestedets pligt efter stk. 1, falde bort.

Stk. 3. Den lokale sygefraværspolitik kan fastsætte en kortere frist end 4 dage.

Stk. 4. Der laves notits om, at telefonisk kontakt har fundet sted. Notitsen opbevares samme sted som sygemeldingsblanketten. Hvis der tages notat om samtalens indhold, skal dette ske med medarbejdernes accept. Videregivelse af beskeder af tjenstlig karakter om sygefraværets skønnede længde, mødedeltagelse mv. kræver ikke samtykke fra medarbejderen.

Kapitel 4

Kapitel 4

§ 4. Ved sygefravær af nogen varighed forstås et sammenhængende sygefravær på mindst 10 eller et sygefravær, der de seneste 12 måneder har oversteget 13 dage.

Stk. 2. Ved sygefravær af nogen varighed, eller sygefravær, der i øvrigt frembyder et særligt mønster, afholdes en omsorgssamtale af uformel karakter med det formål at afdække årsagen til sygefraværet, navnlig for at undersøge om sygefraværet nødvendiggør en særlig indsats på eller af tjenestestedet. Samtalen afholdes som udgangspunkt med nærmeste leder og så vidt muligt snarest efter at medarbejderen har genoptaget tjenesten.

Stk. 3. Initiativ til samtalen kan også komme fra pågældende medarbejder.

Stk. 4. Reglerne om notits og referat i § 3 stk. 4, gælder tilsvarende ved omsorgssamtaler.

Stk. 5. Den lokale sygefraværspolitik kan fastsætte rammer, der indebærer, at afholdelse af omsorgssamtaler skal ske ved sygdom af kortere varighed end nævnt i stk. 2. Politikken kan også nærmere angive kriterier for, hvornår der foreligger sygdom, der frembyder et særligt mønster.

Stk. 6. Den lokale sygefraværspolitik kan fastsætte frister for, hvor lang tid, der må gå fra en sygemeldt medarbejders raskmelding, til omsorgssamtale skal afholdes.

Stk. 7. Ved tilbagekomstsamtaler forstås uformelle samtaler, på linie med omsorgssamtaler, som afholdes i umiddelbar tilknytning til den sygemeldtes første arbejdsdag efter raskmeldingen. Hvis et tjenestested lokalt beslutter, at der skal afholdes tilbagekomstsamtaler i stedet for omsorgssamtaler, finder reglerne i denne bestemmelses stk. 1 – 6 tilsvarende anvendelse. Hvis tilbagekomstsamtalen ikke lokalt skal erstatte, men supplere omsorgssamtalen, fastsættes nærmere regler herfor i den lokale sygefraværspolitik.

Kapitel 5

Kapitel 5

§ 5. Når betingelserne i § 6 er opfyldt, skal tjenestestedet afholde en sygefraværssamtale i form af en tjenstlig samtale med henblik på at undersøge muligheden for at mindske sygefraværet.

§ 6. Sygefraværssamtale afholdes

1) Når en medarbejder har et sygefravær på mere end 28 dage inden for de sidste 12 måneder.

2) Når en medarbejders sygefravær er hyppigt, dvs. når en medarbejder har 5 sygefraværsperioder inden for 6 måneder.

3) Når medarbejderens sygefravær udviser et særligt mønster, eksempelvis når medarbejderen i flere tilfælde melder sig syg, når pågældende ikke har kunnet få fri, eller ved påfaldende tendens til fravær i tilknytning til weekend eller fastlagte fridage.

4) Efter en konkret vurdering, når tjenestestedet vurderer, at der er behov for, at fraværet – eventuelt i tilknytning til andre arbejdsmæssige forhold – drøftes igennem under mere formelle rammer. Tjenestestedet bør navnlig være opmærksom på sygefravær under prøveansættelsen.

5) Efter udløbet af en frist, hvis der ved en forudgående sygefraværssamtale er fastsat en frist for mindskelse af sygefraværet, eller hvis der af anden grund i anledning af sygefraværet er fastsat en frist for medarbejderen.

Stk. 2. Afholdelse af sygefraværssamtale kan, uanset stk. 1, undlades eller udskydes, hvis tjenestestedet efter en konkret vurdering skønner, at der ikke er behov for en sygefraværssamtale. Det kan fx være, hvor medarbejderen står foran umiddelbar alderspensionering, har indgivet opsigelse, er ramt af meget alvorlig sygdom mv. Hvis tjenestestedet beslutter ikke at afholde en sygefraværssamtale trods stk. 1, skal årsagen hertil anføres på notat, som lægges på den pågældendes chartek.

Stk. 3. Det vil som udgangspunkt være en forudsætning for afholdelse af en sygefraværssamtale, at der har været afholdt omsorgssamtale i overensstemmelse med kapitel 2. Hvis helt konkrete omstændigheder tilsiger det, eller hvis det ikke har været muligt at afholde omsorgssamtale tidligere, vil sygefraværssamtalen dog kunne gennemføres uden forudgående omsorgssamtale.

Stk. 4. Efter konkret vurdering vil sygesamtalen også kunne berøre medarbejderens hidtidige arbejdsmæssige indsats. I så fald, skal dette fremgår af indkaldelsen, jfr. § 7, stk.1.

§ 7. Sygefraværssamtalen afholdes af en på tjenestestedet ansat leder som samtaleleder. Samtalelederen indkalder medarbejderen skriftligt til samtalen. Samtalen kan i særlige tilfælde efter aftale foregå hos den ansatte eller undtagelsesvis afvikles telefonisk.

Stk. 2. Ved samtalens begyndelse oplyses medarbejderen om, at pågældende har vidnepligt, men at der ikke er pligt til at oplyse om arten af sygdom, der ligger til grund for sygefraværet. Endvidere vejledes der om, at medarbejderen ikke har pligt til at udtale sig om forhold, der må antages at udsætte den pågældende for strafansvar eller disciplinært ansvar. Sygefraværssamtalen er en tjenstlig samtale. Reglerne om tjenstlige samtaler og afhøringer i direktoratets vejledning af 8. februar 2000, herunder om bisidder, finder anvendelse.

§ 8. Under sygefraværssamtalen forelægges medarbejderen en ajourført sygedagsliste og anmodes om eventuelle bemærkninger til opgørelsen. Herudover drøfter samtalelederen og medarbejderen mulige løsninger på sygefraværet. Drøftelsen bør så vidt muligt føre til en konklusion samt til en frist for eventuel iværksættelse af tiltag over for sygefraværet eller eventuel frist for mindskelse af sygefravær.

Stk. 2. Der tages notat af samtalen, der skal indeholde medarbejderens bemærkninger til den fremlagte sygefraværsliste, udover resultatet af drøftelsen mv. Endvidere anføres det i notatet, hvis medarbejderen under samtalen er blevet meddelt, at tjenestestedet agter at foretage særlige skridt som følge af sygefraværet, herunder hvis det over for medarbejderen tilkendegives, at sygefraværet skal reduceres inden en fastsat tid.

Stk. 3. Tilkendegivelser m.v. om den arbejdsmæssige indsats i forbindelse med sygesamtalen, jfr. § 6, stk. 4., skal fremgå af notatet. Hvor en dyberegående drøftelse af medarbejderens arbejdsmæssige indsats er påkrævet, skal dette emne udskydes til en senere tjenstlig samtale herom.

Stk. 4. Notatet udleveres til medarbejderen til gennemlæsning inden afslutningen af samtalen og underskrives af medarbejderen. Notatet lægges på medarbejderens chartek sammen med kopi af den fremlagt sygefraværsliste, og notatet udleveres i kopi til medarbejderen.

§ 9. Cirkulæret træder i kraft straks. Direktoratets cirkulære af 18. marts 2003 om kontakt til sygemeldte medarbejdere ophæves.

Direktoratet for Kriminalforsorgen, den 23. november 2006

Søren Malling Olsen

Cirkulære om lokal sygefraværspolitik og om kontakt m.v. til medarbejdere i kriminalforsorgen som følge af sygefravær

(Til kriminalforsorgens institutioner)