Cirkulære om Barselsfonden\n(Til samtlige ministerier mv.)

§ 1. Institutionerne kan hos Barselsfonden (finanslovens § 07.13.06.) få refunderet merudgifter ved vikaransættelser under en ansats lønnede orlov i forbindelse med fødsel og adoption, herunder forlænget orlov ved brug af omsorgsdage (orlov).

Stk. 2. Ordningen er etableret i lyset af, at ansatte i staten som altovervejende hovedregel har ret til fuld løn under barselsorlov m.v., og de hermed forbundne udgifter fortrinsvis vil relatere sig til kvindeligt ansatte på grund af disses gennemsnitligt større barselsfravær, hvilket kan udgøre en barriere mod ansættelse af kvinder. Ordningen fungerer som en forsikringsordning, der finansieres gennem direkte eller indirekte bidrag fra de omfattede institutioner, jf. § 2.

§ 2. Refusionsordningen omfatter ansatte uanset ansættelsesform ved institutioner, som aflønnes af en lønbevilling opført på en underkonto i finanslovsanmærkningerne, hvor der tillige er opført et personaleoplysningsskema. Personale, der aflønnes over underkonto 90-94: Indtægtsdækket virk-somhed, underkonto 95-96: Tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed eller underkonto 97-98: Andre tilskudsfinansierede aktiviteter, er også omfattet.

Stk. 2. Endvidere gælder refusionsordningen for de selvejende AMU-centres personale samt de personalegrupper på de taxameterstyrede områder under Undervisningsministeriet, for hvem Finansministeriet forhandler lønnen eller er lønfastsættende.

Stk. 3. På skoleområdet er kun ledere og lærere på frie grundskoler (inkl. børnehaveklasseledere), efterskoler, husholdnings- og håndarbejdsskoler, produktionsskoler, folkehøjskoler samt private gymnasier omfattet af refusionsordningen.

Stk. 4. Refusionsordningen omfatter ikke hverv, for hvilke der ydes særskilt vederlag, jf. Finansministeriets cirkulære af 2. november 1998 om særskilt vederlag mv. (Fmst.nr. 104-98).

Stk. 5. Modtagere af statstilskud, som ikke falder ind under ovennævnte kriterier, er ikke omfattet af refusionsordningen.

Stk. 6. Hvor der i øvrigt er fastsat særlige bestemmelser for lønbevillingers anvendelse, f.eks. i tilfælde hvor staten kun afholder en del af lønudgifterne, eller disse modsvares af refusion el. lign. (fx fra fleksjobordningen mv.), kan der kun søges midler fra Barselsfonden i det omfang, de ikke-statslige andele af lønudgifterne ikke formindskes.

Refusionsbetingelser

§ 3. Der kan ydes refusion fra Barselsfonden til institutioner mv., der efter gældende regler udbetaler løn til en medarbejder under den lønnede del af dennes orlov og i den forbindelse ansætter en vikar i den pågældende stilling.

§ 4. Refusion kan endvidere ydes i de tilfælde, hvor den, der vikarierer for den orlovshavende medarbejder, indgår i et i forvejen i institutionen etableret »fast« vikarkorps. Hvis den stilling, der bliver ledig i forbindelse med orlov, besættes ved intern funktion, kan der ydes refusion ved ansættelse af en vikar i den stilling, som herved bliver ledig.

§ 5. Der kan endvidere ydes refusion af lønnen til forlængelse af ansættelsen maksimalt svarende til orlovsperioden for medarbejdere, der er ansat tidsbegrænset til at gennemføre et særligt projekt og aflønnet af specielle hertil knyttede midler, hvis opgaven ikke kan videreføres af en vikar.

Refusionens størrelse

§ 6. Refusionen udgør forskellen mellem vikarens løn og eventuel dagpengerefusion fra den orlovshavendes bopælskommune. Refusionen kan dog maksimalt udgøre forskellen mellem den orlovshavendes løn og eventuel dagpengerefusion fra bopælskommunen.

Stk. 2. Som refusionsberettiget løn betragtes den normale faste løn inkl. evt. fast påregnelige tillæg, feriegodtgørelse, ATP, AER, arbejdsgivers arbejdsmarkedsbidrag og eventuelle pensionsbidrag (fx særlige pensionsbidrag, herunder SP-bidrag), men ikke mer- og overarbejdsbetaling, tilfældigt forekommende ulempetillæg mv.

Stk. 3. Hvis der til vikaransættelsen er knyttet løntilskud efter andre regler, indgår alene institutionens nettoudgift i grundlaget for refusionsberegningen.

Ansøgning om refusion

§ 7. Refusion kan søges i Barselsfonden, når en orlovsperiode er afsluttet, og samtlige kommunale dagpengerefusioner er modtaget. Når en ansat udskyder orlov, betragtes de udskudte perioder som separate orlovsperioder. Hvis der er mindre end en uge mellem de udskudte orlovsperioder, betragtes de dog som én orlovsperiode.

§ 8. Der kan søges om acontorefusion for igangværende, men endnu ikke afsluttede orlovsperioder. Acontorefusionen beregnes på grundlag af afholdt udgift til vikarløn fratrukket modtagne eller beregnede dagpengerefusioner for acontoperioden. Inden for hver orlovsperiode kan der søges acontorefusion én gang.

Stk. 2. Ved orlovsperiodens afslutning foretager institutionen en endelig opgørelse over den samlede vikarudgift i hele orlovsperioden og fratrækker modtagne dagpengerefusioner samt eventuel acontoudbetaling fra Barselsfonden.

§ 9. Ansøgning om refusion skal indsendes af institutionen til Økonomistyrelsen senest 2 måneder efter udløb af det kvartal, hvor den lønnede del af den pågældende orlovsperiode er udløbet.

Stk. 2. Kan det endelige krav på refusion ikke opgøres, skal ansøgning om et skønnet beløb indberettes inden for fristen i stk. 1. Krav på regulering af tidligere søgt refusion skal indberettes senest 14 måneder efter udløbet af det kvartal, reguleringen vedrører.

Stk. 3. Ansøgning om refusion skal indberettes elektronisk på www.fleksbarsel.dk ved anvendelse af digital signatur (medarbejdercertifikat). Institutionen har ansvaret for, at de indberettede oplysninger er korrekte.

Stk. 4. Økonomistyrelsen kan forlænge fristen for indberetning for et kvartal med op til 1 måned, hvis fristoverskridelsen skyldes problemer med institutionens it-udstyr eller den digitale signatur, og institutionen så tidligt som muligt og senest 2 hverdage efter fristens udløb meddeler Økonomistyrelsen dette.

Stk. 5 . Overskrides fristen efter stk. 1, 2 og 4, bortfalder retten til refusion eller regulering af refusionsbeløbet.

Stk. 6. Der kan dispenseres fra indberetningsfristerne, hvis fristoverskridelsen skyldes ganske særlige forhold.

Stk. 7. Der kan i ganske særlige tilfælde dispenseres fra den elektroniske indberetning, hvis der er tale om en lille institution uden adgang til it-udstyr eller, hvor institutionens it-udstyr ikke opfylder de tekniske krav til anvendelse af digital signatur.

Stk. 8. Ansøgning om fristforlængelse efter stk. 5 og dispensation efter stk. 6 og 7 indsendes til Økonomistyrelsen.

Dokumentation

§ 10. Økonomistyrelsen kan som betingelse for udbetaling af refusion kræve dokumentation for

1) Orlovsperioden for barselshavende,

2) Den barselshavendes løn,

3) Vikarens ansættelsesperiode,

4) Vikarlønnen, og

5) Dagpengerefusion fra kommunen.

Stk. 2. Dokumentation kan endvidere indhentes efterfølgende, og der vil i den forbindelse kunne kræves hel eller delvis tilbagebetaling af refusionsbeløb, for hvilke der ikke foreligger dokumentation.

Klageadgang

§ 11. Økonomistyrelsens afgørelser om udbetaling af refusion og om dispensation fra indberetningsfristerne kan indbringes for Finansministeriets departement. Klagen skal være modtaget af Økonomistyrelsen senest 4 uger efter, at afgørelsen er meddelt institutionen. Økonomistyrelsen videresender herefter, med mindre styrelsen giver klageren medhold, klagen til Finansministeriets departement med styrelsens udtalelse i sagen.

Retningslinier

§ 12. Økonomistyrelsen fastsætter nærmere retningslinier for administrationen af Barselsfonden. Retningslinierne fremgår af Økonomistyrelsens hjemmeside (www.oes.dk).

Ikrafttrædelsesbestemmelser

§ 13. Cirkulæret træder i kraft den 1. januar 2007.

Stk. 2. Cirkulære af 29. marts 2005 om Barselsfonden ophæves.

Stk. 3. § 9, stk. 1 og 2, gælder kun for ansøgninger, som vedrører orlovsperioder, der er udløbet i 2. kvartal 2005 og frem. Ansøgninger vedrørende tidligere orlovsperioder skal være indsendt senest 1. august 2005. Hvis denne frist ikke overholdes, bortfalder retten til refusion.

Finansministeriet, den 12. december 2006

Thor Pedersen

/Charlotte Münter

Cirkulære om Barselsfonden

(Til samtlige ministerier mv.)

Anvendelsesområde