Vejledning for fondsmæglerselskaber i henhold til § 71, stk. 1, nr. 1-8, i lov om finansiel virksomhed

Bilag 1

Aktieselskabslovens § 56, stk. 7

Bilag 1

Aktieselskabslovens § 56, stk. 7

Stk. 7. Bestyrelsen skal ved en forretningsorden træffe nærmere bestemmelser om udførelsen af sit hverv. I selskaber, som har aktier optaget til notering på en fondsbørs, jf. § 7, stk. 1, nr. 1, i lov om værdipapirhandel m.v. og i statslige aktieselskaber, skal forretningsordenen i det mindste indeholde bestemmelser, der

fastlægger bestyrelsens konstitution og beslutningsdygtighed, samt med hvilket interval der skal afholdes møder,

fastlægger retningslinjer for arbejdsdelingen, herunder forretningsgange, bemyndigelser og instrukser, mellem bestyrelsen og direktionen eller andre etablerede organer,

fastlægger, hvorledes bestyrelsen fører tilsyn med direktionens ledelse af selskabets virksomhed og med datterselskaber,

fastlægger retningslinjer for oprettelse og føring af bøger, fortegnelser og protokoller efter denne lov,

pålægger bestyrelsen at tage stilling til selskabets organisation, såsom regnskabsfunktion, intern kontrol, edb-organisation og budgettering,

pålægger bestyrelsen at skaffe sig de oplysninger, der er nødvendige til opfyldelse af dens opgaver,

pålægger bestyrelsen at følge op på planer, budgetter og lignende samt tage stilling til rapporter om selskabets likviditet, ordrebeholdning, væsentlige dispositioner, overordnede forsikringsforhold, finansieringsforhold, pengestrømme og særlige risici,

pålægger bestyrelsen at tage stilling til indholdet af revisionsprotokollen forud for dennes underskrivelse,

pålægger bestyrelsen at gennemgå selskabets perioderegnskaber og lign. i løbet af hvert regnskabsår, og herunder vurdere budgettet og afvigelser herfra, samt

pålægger bestyrelsen at sikre tilstedeværelsen af det nødvendige grundlag for revision, herunder tage stilling til, om der er behov for intern revision.

Bilag 2

-

Bilag 2

Bestyrelsen i finansielle virksomheder har en række pligter ud over pligterne i henhold til lov om aktieselskaber. Det er Finanstilsynets vurdering, at disse pligter også skal fremgå af bestyrelsens forretningsorden, jfr. vejledningens pkt. 48, da der er tale om en del af bestyrelsens hverv. Det drejer sig f. eks. om

§ 25 i lov om forebyggende foranstaltninger mod hvidvask af udbytte og finansiering af terrorisme at udarbejde tilstrækkelige skriftlige interne regler om kundelegitimation, indberetning mv.

Fastlægge fondsmæglerselskabets kundepolitik, jfr. Vejledningens pkt. 82.

I medfør af aktieselskabslovens § 54, stk. 3, 2. pkt., skal bestyrelsen skal endvidere foretage en årlig aktivgennemgang.

§ 37, stk. 2, i lov om værdipapirhandel m.v. at udarbejde interne regler med det formål at hindre, at intern viden er tilgængelig for andre end dem, der har behov herfor, hvis fondsmæglerselskabet regelmæssigt kommer i besiddelse af intern viden.

§ 37, stk. 1, i lov om værdipapirhandel m.v. at udarbejde interne regler for bestyrelsesmedlemmers, direktørers og andre medarbejderes adgang til for egen eller tredjemands regning at handle med børsnoterede værdipapirer eller værdipapirer optaget til handel på en autoriseret markedsplads, hvis de i kraft af deres virksomhedsudøvelse regelmæssigt kommer i besiddelse af intern viden.

§ 70 i lov om finansiel virksomhed at udfærdige skriftlige retningslinjer for den finansielle virksomheds væsentligste aktivitetsområder, hvori arbejdsdelingen mellem bestyrelsen og direktionen fastlægges.

§ 75 i lov om finansiel virksomhed til straks at meddele Finanstilsynet oplysninger om forhold, der er af afgørende betydning for den finansielle virksomheds fortsatte drift. (En tilsvarende regel gælder for revisorerne i medfør af § 200.) Som eksempler på sådanne forhold kan Finanstilsynet nævne, at fondsmæglerselskabet ikke opfylder minimumskravet til aktiekapitalen, jf. lov om finansiel virksomhed § 125, stk. 2, der fremgår af selskabets tilladelse, at nogen har rejst et efter selskabets kapitalforhold betydeligt erstatningskrav mod selskabet, eller at en direktør eller et bestyrelsesmedlem ikke længere opfylder kravene i lovens § 64, til erfaring og hæderlighed.

§ 75, stk. 3, i lov om finansiel virksomhed for et medlem af et fondsmæglerselskabs bestyrelse, direktion eller ekstern revision til straks at give meddelelse til Finanstilsynet, hvis den pågældende må formode, at fondsmæglerselskabet ikke opfylder kapitalkravet, jf. §§ 124-126 eller solvensbehovet efter § 124, stk. 3, og § 125, stk. 5.

§ 76 i lov om finansiel virksomhed om, at en direktør ikke uden bestyrelsens godkendelse må indgå aftale mellem den finansielle virksomhed og sig selv eller aftale mellem den finansielle virksomhed og tredjemand, hvori direktøren har væsentlig interesse, der kan være stridende mod den finansielle virksomheds.

§ 77, stk. 3, i lov om finansiel virksomhed at bestyrelsen skal tage stilling til, for hvilke ansatte der er en væsentlig risiko for konflikter mellem egne og den finansielle virksomheds interesser.

§ 78, stk. 1 og 4, i lov om finansiel virksomhed sammenholdt med bestemmelsen i § 58 i aktieselskabsloven medfører, at bestyrelsesmedlemmer og direktører skal forlade lokalet, når egne eller relaterede engagementer behandles i bestyrelsen.

Det skal udtrykkeligt anføres i protokollen, når der behandles engagementer omfattet af § 78, stk. 1 og 4, i lov om finansiel virksomhed, ligesom det skal anføres, at de pågældende medlemmer ikke har været til stede under sagens behandling.

Bestemmelsen er ikke til hinder for, at et bestyrelsesmedlem eller en direktør, der tillige deltager i ledelsen af et moderselskab, der ejer hele kapitalen i fondsmæglerselskabet, eller i et 100 %-ejet søster- eller datterselskab, deltager i behandlingen af spørgsmål om eller engagementer med dette selskab.

Engagementer med bestyrelsesmedlemmer og direktionen skal bevilges i henhold til fondsmæglerselskabets sædvanlige forretningsbetingelser og på markedsbaserede vilkår, jf. § 78, stk. 2, i lov om finansiel virksomhed. Medarbejdervalgte bestyrelsesmedlemmer kan dog bevilges engagementer på samme vilkår som medarbejderne i det pågældende fondsmæglerselskab.

Koncerninterne engagementer

Der skal fastsættes generelle retningslinjer og udarbejdes forretningsgange for koncerninterne transaktioner inden for rammerne af § 181 i lov om finansiel virksomhed, jf. §§ 5 og 6 i Finanstilsynet s bekendtgørelse nr. 904 af 01/09/2004 om koncerninterne transaktioner.

I henhold til § 182 i lov om finansiel virksomhed må en finansiel virksomhed ikke uden tilladelse fra Finanstilsynet have engagementer med andre virksomheder inden for samme koncern bortset fra engagementer med dattervirksomheder. Finanstilsynet har udstedt vejledning nr. 9084 af 20/02/2004, vejledning om praksis for tilladelse af koncerninterne engagementer.

Koncerninterne engagementer skal bevilges i henhold til retningslinjerne om koncerninterne transaktioner, jf. pkt. 80. Ligeledes skal bestyrelsen påse, at selskabet ikke har engagementer med virksomheder eller personer som direkte eller indirekte har en afgørende indflydelse på den finansielle virksomhed uden Finanstilsynets godkendelse, jf. § 182, stk. 2 og ovenfor pkt. 72-74.

3.6 Øvrige bestyrelsesopgaver

Kundepolitik

Bestyrelsen skal vedtage en kundepolitik. Kundepolitikken skal fastsætte de overordnede retningslinjer for, hvilken type kunder selskabet ønsker at udføre tjenesteydelser for, hvorledes selskabets ansatte retter henvendelse til kunder, hvilken risikoprofil kunderne må have, hvem der godkender nye kunder og ændringer i kundeforholdet og hvordan selskabet følger op på kundeengagementer, inden selskabet udfører tjenesteydelser, herunder transaktioner for kunderne.

Spekulationsforbud

I henhold til § 77 i lov om finansiel virksomhed må personer ansat af bestyrelsen i en finansiel virksomhed og ansatte, for hvilke der er væsentlig risiko for konflikter mellem egne og den finansielle virksomheds interesser, ikke for egen regning eller gennem selskaber de kontrollerer

optage lån eller trække på allerede bevilgede kreditter til køb af værdipapirer, når de købte værdipapirer stilles til sikkerhed for lånet eller kreditten

erhverve, udstede eller handle med afledte finansielle instrumenter, medmindre formålet er risikoafdækning,

erhverve kapitalandele, bortset fra andele i investeringsforeninger og specialforeninger m.v., med henblik på salg af disse tidligere end 6 måneder efter erhvervelsen eller,

erhverve positioner i fremmed valuta, bortset fra euro, når positionstagning sker med henblik på andet end betaling for køb af værdipapirer, varer eller tjenesteydelser eller køb eller drift af fast ejendom eller til brug for rejser.

Bestyrelsen skal tage stilling til, hvilke medarbejdere der er omfattet af forbuddet, og udarbejde retningslinjer for kontrol med overholdelse af forbudet.

Nye aktionærer, bestyrelsesmedlemmer, direktører og revisorer

Bestyrelsen skal være opmærksom på, at Finanstilsynet på forhånd skal underrettes om og godkende nye direkte og indirekte aktionærer, der påtænker at erhverve en kvalificeret andel jf. § 61, stk. 1, i lov om finansiel virksomhed. I medfør af stk. 7 skal fondsmæglerselskabet straks give Finanstilsynet meddelelse, når selskabet får kendskab til erhvervelse eller afhændelse af kvalificerede andele i selskabet.

Nye bestyrelsesmedlemmer i fondsmæglerselskabet, direktører og revisorer skal anmeldes til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen i medfør af aktieselskabslovens § 156, stk. 2. Anmeldelsen skal være modtaget i Erhvervs- og Selskabsstyrelsen senest 2 uger efter, at beslutningen er truffet. Styrelsen giver Finanstilsynet meddelelse om ændringen, hvorefter Finanstilsynet udsender skemaer til brug for vurdering af det nye bestyrelses- eller direktionsmedlem, hvis fondsmæglerselskabet ikke har indsendt skemaerne på egen hånd.

Nye forretningsområder - tilladelse

Bestyrelsen og direktionen skal være opmærksomme på, om selskabet inden etablering af nye forretningsområder skal ansøge Finanstilsynet om udvidelse af tilladelsen.

Tilladelse til direktionens eventuelle hverv

Bestyrelsen skal være opmærksom på, at personer ansat af bestyrelsen i henhold til § 80, stk. 1, i lov om finansiel virksomhed ikke må eje eller drive selvstændig erhvervsvirksomhed eller som bestyrelsesmedlem, funktionær eller på anden måde deltage i driften af anden erhvervsvirksomhed end fondsmæglerselskabet.

Bestyrelsen kan dog give tilladelse hertil, jf. dog § 199, stk. 9 og 10. Såfremt der ikke gives tilladelse, skal virksomheden afvikles eller sælges.

Det følger af § 80, stk. 4, at den i § 80, stk. 1 og 2, nævnte virksomhed kun kan bestrides, såfremt den finansielle virksomhed eller virksomheder, der indgår i koncern eller administrationsfællesskab med den finansielle virksomhed, ikke har eller indgår engagementer med den pågældende virksomhed eller virksomheder, der er koncernforbundet hermed. Engagementer i form af kapitalandele samt engagementer med erhvervsvirksomheder, der indgår i koncern med den finansielle virksomhed, er undtaget fra forbuddet.

Retningslinjer for videregivelse af oplysninger

Fondsmæglerselskabet skal i medfør af § 122 i lov om finansiel virksomhed udarbejde retningslinjer for, i hvilket omfang oplysninger videregives fra virksomheden. Retningslinjerne skal være offentligt tilgængelige, f.eks. på selskabets hjemmeside.

§ 80, stk. 3, i lov om finansiel virksomhed om at tage stilling til om personer ansat af bestyrelsen i en finansiel virksomhed ejer eller driver selvstændig erhvervsvirksomhed eller som bestyrelsesmedlem, funktionær eller på anden måde deltager i ledelsen eller driften af anden erhvervsvirksomhed end den finansielle virksomhed og i givet fald give tilladelse hertil.

§ 117 i lov om finansiel virksomhed indeholder hovedreglen om, at alle personer, der er knyttet til en finansiel virksomhed eller finansiel holdingvirksomhed, skal hemmeligholde fortrolige oplysninger, som de får kendskab til under udførelsen af deres hverv. Reglen skal beskytte mod udlevering af fortrolige oplysninger om virksomheden selv, først og fremmest forretnings- og driftshemmeligheder, samt skal beskytte den finansielle virksomheds kunder mod videregivelse eller udnyttelse af fortrolige oplysninger. I henhold til § 118, stk. 1, kan sædvanlige kundeoplysninger dog videregives til brug for varetagelsen af administrative opgaver.

Oplysninger om rent private forhold må ikke videregives uden kundens samtykke, jf. § 119. Oplysninger om en privatkunde må ej heller videregives til brug for markedsføring eller rådgivning, medmindre kunden har givet samtykke hertil, jf. § 121, stk. 1.

Samtykke til videregivelse af oplysninger skal afgives i skriftlig form, jf. § 123, stk. 1, hvorefter den finansielle virksomhed på kundens anmodning skal oplyse kunden om, hvilke typer af oplysninger der skal videregives med kundens samtykke, til hvilke formål videregivelse kan ske, samt hvem der kan modtage oplysninger på baggrund af kundens samtykke, jf. stk. 3. Samtykket skal leve op til persondatalovens krav om, at samtykket skal være frivilligt, specifikt og informeret. Dette betyder efter Datatilsynets praksis, at modtagerne skal angives ved navns nævnelse.

Startkapitalkrav og ophør

Bestyrelsen skal være opmærksom på, at fondsmæglerselskabet altid skal opfylde det krav, der fremgår af tilladelsen, til selskabets basiskapital. Såfremt selskabet ikke længere opfylder dette krav, skal bestyrelsen straks rette henvendelse i medfør af § 75, stk. 3, i lov om finansiel virksomhed til Finanstilsynet herom.

Ønsker selskabet at ophøre med at drive virksomhed, skal det også rette henvendelse til Finanstilsynet, jf. § 241, stk. 2.

3.7 Bestyrelsens retningslinjer til direktionen

Ifølge § 70, stk. 1, i lov om finansiel virksomhed skal bestyrelsen udfærdige skriftlige retningslinjer for fondsmæglerselskabets væsentligste aktivitetsområder og herunder blandt andet fastlægge direktionens ansvarsområde. Hvilke områder der er de væsentligste, afhænger af de tjenesteydelser, der er omfattet af selskabets tilladelse. Formålet er, at bestyrelsen skal fastlægge selskabets risikoprofil og angive, hvilke dispositioner direktionen kan foretage uden bestyrelsens forudgående beslutning.

Endvidere skal retningslinjerne indeholde bestemmelser om, hvilke dispositioner direktionen skal meddele bestyrelsen til efterretning.

Retningslinjerne skal desuden omfatte markedsrisici og bestemmelser om placering af egenkapitalen og likvide midler.

Endvidere skal arbejdsdelingen mellem bestyrelsen og direktionen fastlægges, jf. også § 54 i aktieselskabsloven. Behovet for detaljeringsgraden vil variere fra fondsmæglerselskab til fondsmæglerselskab, men de fleste fondsmæglerselskabers retningslinjer skal som minimum omfatte

Placering af basiskapitalen

Placering af andre midler

Erhvervelse af anlægsaktiver

Renterisici (obligationer o.lign.)

Positioner i kapitalandele (aktier o.lign.)

Valutarisici

Kreditrisici, herunder engagementsgrænser

Engagementer med andre kreditinstitutter (herunder placering af likviditet)

Bestyrelsen skal efter behov og mindst én gang årligt vurdere og eventuelt ajourføre de skriftlige retningslinjer.

Retningslinjernes grænser skal fastlægges således, at kravene i kapitel 11 i lov om finansiel virksomhed om midlernes anbringelse og likviditet selv ved fuld udnyttelse af grænserne altid er opfyldt. Bestyrelsen skal tage stilling til, om direktionen kan udnytte lovens grænser fuldt ud.

Retningslinjerne skal fastsætte, hvor stort engagementet må være, og hvorledes et engagement opgøres i henhold til instruksens grænser, dvs. om nogle forretninger - f.eks. med afledte finansielle instrumenter - skal medtages efter strengere principper end i § 145 i lov om finansiel virksomhed.

Retningslinjerne skal fastsætte konkrete rammer for direktionens adgang til at placere midler inden for selskabets tilladelse, hvad enten den må placeres som indlån i pengeinstitutter, værdipapirer eller afledte finansielle instrumenter.

Hvis selskabet kan investere i aktier, skal der i retningslinjerne fastsættes en grænse - eventuelt målt på baggrund af selskabets basiskapital - for direktionens adgang til at erhverve aktier samlet og i et enkelt selskab og inden for rammerne af kapitel 11 i lov om finansiel virksomhed om midlernes anbringelse og likviditet.

Det skal fremgå af retningslinjerne, om der må tages aktiepositioner i afledte finansielle instrumenter og i givet fald hvilke. Såfremt disse tillades, skal det fremgå, hvorledes disse medregnes i de anførte bevillingsgrænser.

Der skal i retningslinjerne fastsættes en grænse for direktionens adgang til at erhverve obligationer inden for rammerne af et af bestyrelsen fastsat renterisikomål, f. eks. varighed, hvis selskabet kan og vil placere sin basiskapital i obligationer.

Såfremt selskabet må placere sine midler i afledte finansielle instrumenter, skal retningslinjerne tage højde for de særlige risici, der er forbundet hermed.

Hvis de almindelige bestemmelser om direktionens bevillingsmyndighed ikke finder anvendelse på engagementer med andre kreditinstitutter, skal der udarbejdes retningslinjer for direktionens adgang til at placere likviditet i et enkelt kreditinstitut. Dette kan ske ved, at bestyrelsen godkender et bilag, der specifikt angiver navnene på de kreditinstitutter, fonds-mæglerselskabet må placere midler i, med angivelse af det maksimale indestående i det enkelte kreditinstitut.

Der skal fastsættes retningslinjer for den samlede valutarisiko, direktionen kan påføre fondsmæglerselskabet, herunder direktionens mulighed for at anvende afledte finansielle instrumenter til at afdække valutarisikoen. Dette kan f.eks. ske ved en grænse for den samlede valutarisiko udtrykt ved Finanstilsynets valutarisikoindikator 1 eller et lignende risikomål. Der kan endvidere fastsættes grænser for enkeltvalutaer eller grupper af valutaer.

Der skal fastsættes retningslinjer for indgåelse og ophør af – samt opfølgning på – porteføljeforvaltningsaftaler, uanset om der er tale om aftaler med koncerntilknyttede selskaber eller eksterne forvaltere.

I koncerner, hvor modervirksomheden er et fondsmæglerselskab eller en fondsmægler-holdingvirksomhed, skal der både være retningslinjer for fondsmæglerselskabet og koncernen.

Det er bestyrelsens og direktionens ansvar, at fondsmæglerselskabet kun påtager sig risici, som selskabet i fornødent omfang kan vurdere konsekvensen af. Ved fastlæggelsen af retningslinjerne skal bestyrelsen og direktionen derfor sikre, at der kun delegeres og videredelegeres beføjelser til medarbejdere, der har den fornødne viden, indsigt og erfaring til forsvarligt at kunne anvende beføjelsen.

3.8 Rapportering til bestyrelsen

Rapportering til bestyrelsen skal ske på alle de områder, hvor der er fastsat grænser for direktionen, eller der er fastsat grænser i lovgivningen.

Det skal fremgå af rapporteringen, hvor meget de fastsatte rammer eller placeringsgrænserne (risikomål) udnyttes, og hvad direktionen skal gøre ved en eventuel overskridelse heraf.

Bestyrelsen skal fastsætte, hvor ofte og i hvilket omfang der ønskes rapportering.

Del 4: Markedsrisikobehæftede aktiviteter

4.1 Organisation

Det skal sikres, at organisationen på markedsrisikoområdet indrettes således, at der er klart definerede ansvars- og arbejdsområder, således at udførelse af opgaver adskilles fra kontrollen af samme.

Medarbejdere, der er involveret i handel og risikotagning, må således som hovedregel ikke medvirke ved forretningernes afvikling, udførelsen af interne kontroller, opgørelse af resultater og risici samt udarbejdelse af ledelsesrapportering m.v.

Endvidere må disponerende enheder som udgangspunkt ikke referere til en medarbejder, som er leder med ansvar for afvikling, kontrol, resultat- og risikoopgørelser samt ledelsesrapportering.

I de tilfælde, hvor fondsmæglerselskabets forvaltning af aktiverne helt eller delvist er overladt til porteføljeforvaltere, skal organisation og intern kontrol afspejle dette. Dette indebærer bl.a., at der altid skal være tilstrækkelige overvågningsprocedurer.

4.2 Beføjelser og procedurer

Bestyrelsen og direktionen skal sikre, at selskabets handelsstrategi er betryggende.

Såfremt der foretages en videredelegering af en beføjelse, som bestyrelsen har tildelt direktionen, jf. § 70 i lov om finansiel virksomhed, skal der udarbejdes beføjelser til de enkelte disponerende enheder, medarbejdere eller porteføljeforvaltere.

Endvidere skal beføjelserne

udformes skriftligt og som minimum godkendes eller underskrives af den, der afgiver beføjelsen,

størrelsen af den tildelte beføjelse skal tydeligt fremgå,

indeholde kontrollerbare grænser med hensyn til risikotagning, der klart skal afgrænse den disponerende enheds, medarbejders eller porteføljeforvalters beføjelser,

indeholde en beskrivelse af de anvendte principper for opgørelse af risici, herunder for opgørelse af risici i forbindelse med afledte instrumenter, og

indeholde krav til rapportering, idet hyppigheden skal afspejle aktiviteternes risikoprofil og omfang

Det skal være muligt for de disponerende medarbejdere og porteføljeforvaltere at konstatere om de handler, de agter at indgå, ligger inden for deres tildelte beføjelser. Dette gælder også eventuelle kollektive beføjelser, hvor flere medarbejdere fælles kan disponere inden for en grænse, samt når der er fælles beføjelser for flere porteføljeforvaltere.

Summen af de enkelte beføjelser og kollektive beføjelser, hvor flere medarbejdere sammen kan disponere, må ikke overstige bestyrelsens beføjelser til direktionen.

Anvendes porteføljeforvaltere, skal direktionen på grundlag af beføjelser fastsat af bestyrelsen godkende de mandater, der tildeles de enkelte porteføljeforvaltere.

Der skal udarbejdes forretningsgange for, hvilke krav der stilles til overvågning af de enkelte porteføljeforvaltere og depotsteder, samt hvilke krav der stilles til sikring af, at porteføljeforvalterne under ét overholder de samlede placeringsrammer.

4.3 Forretningsgange

Forretningsgangene skal klart beskrive forhold af betydning for en betryggende håndtering af hver enkelt markedsrisikobehæftet aktivitet.

Der skal foreligge ajourførte skriftlige forretningsgange for alle fondsmæglerselskabets væsentlige markedsrisikobehæftede aktiviteter, herunder bl.a. forretningsgange vedrørende

Indgåelse, kontrol, registrering, bogføring og afvikling af handler med værdipapirer, afledte finansielle instrumenter og andre markedsrisikobehæftede aktiviteter.

Udførelse af de tjenesteydelser, som selskabet har tilladelse til, f.eks. handel med værdipapirer, porteføljepleje og opbevaring af værdipapirer.

Foranstaltninger til overholdelse af regler for god skik, jf. §§ 43 og 72 i lov om finansiel virksomhed om bl.a. interessekonflikter mellem selskabet og kunderne og kunderne indbyrdes herunder eventuelle regler om tildeling af værdipapirer, når selskabet handler for flere kunder på en gang.

Foranstaltninger mod insiderhandel og kursmanipulation, når selskabet udfører handler for kunder med børsnoterede værdipapirer eller værdipapirer, der handles på en autoriseret markedsplads eller tilsvarende regulerede markeder for værdipapirer og regelmæssigt kommer i besiddelse af intern viden.

Sikring af kundernes midler og værdipapirer.

Bogføring, regnskabsudarbejdelse og indberetninger til Finanstilsynet og SKAT.

Eventuelle medarbejderhandler.

Den løbende opgørelse og overvågning af risici m.v.

Den løbende opgørelse af overholdelse af lines og grænser for risikotagning indeholdt i bevillingbeføjelserne på alle organisatoriske niveauer samt håndtering af eventuelle overskridelser.

Den løbende og periodevise udarbejdelse af rapportering til bestyrelse, direktion og ledelsen af de afdelinger, der varetager opgaver i relation til de markedsrisikobehæftede aktiviteter.

Hvordan man skal forholde sig ved introduktion af nye produkter behæftet med markedsrisici.

Selskabets retningslinjer for adskillelse fra kundemidler fra selskabets egne midler, jf. § 97 i lov om finansiel virksomhed og Finanstilsynets bekendtgørelse om fondsmæglerselskabers og investeringsforvaltningsselskabers bogføring af og adskillelse af kundemidler. Selskabet skal være opmærksom på, at kundekontoen i kreditinstituttet skal benævnes "NN Fondsmæglerselskab A/S for kunder" med henblik på at sikre kunderne separatiststilling, hvis fondsmæglerselskabet standser betalingerne eller går konkurs.

Selskabets retningslinjer vedrørende oprettelse og forvaltning af kundedepoter og eventuelle samledepoter, jf. § 72, stk. 3, i lov om finansiel virksomhed.

4.4 Interne kontroller

Der skal være etableret effektive interne kontroller samt pålidelige informationssystemer, således at alle væsentlige markedsrisikobehæftede aktiviteter kontrolleres, herunder

Registrering, bogføring og afvikling af handler.

Opgørelse og rapportering af positioner, resultater og risici m.v.

Overholdelse af beføjelsernes grænser for risikotagning m.v. på alle organisatoriske niveauer, herunder porteføljeforvaltere.

Overholdelse af korrespondent- og kundelines, herunder en løbende overvågning af markedsrisikobehæftede kundeengagementer (modpartsrisiko).

Fondsmæglerselskabets overholdelse af kapitalforvaltningsaftaler (PM-aftaler) med kunder.

Priser ved handel med værdipapirer, valuta og afledte finansielle instrumenter (kurskontrol).

Løbende afkast (gevinst/tab) på markedsrisikobehæftede forretninger med kunder og for fondsmæglerselskabets egne forretninger (indtjeningsopgørelser).

Ind- og udbetaling af kundemidler.

Adskillelse af kundedepoter, jf. § 72, stk. 3, i lov om finansiel virksomhed, og kundemidler fra selskabets egne depoter og midler samt Finanstilsynets bekendtgørelse om fondsmæglerselskabers bogføring af og adskillelse af kundemidler.

At selskabet ikke handler til skade for kunden ved at handle for ofte eller kræve for store omkostninger (kurtagerytteri).

Såfremt der - på grund af meget få ansatte - ikke kan indføres interne kontroller med en fuldstændig funktionsmæssig adskillelse i forhold til disponerende og afviklende enheder/medarbejdere, stilles der forøgede krav til fondsmæglerselskabets beføjelser og procedurer, forretningsgange, og rapportering, jf. pkt. 122-129 og 132-134.

4.5 Rapportering

Der skal foretages skriftlig rapportering til fondsmæglerselskabets bestyrelse og direktion vedrørende samtlige grænser for risikotagning m.v. indeholdt i de afgivne retningslinjer.

Rapporteringens hyppighed skal afspejle omfanget og karakteren af de markedsrisikobehæftede aktiviteter samt modtagerens organisatoriske niveau og dermed graden af involvering i den daglige disponering.

Rapporteringen skal i videst mulig udstrækning udarbejdes af organisatoriske enheder/personer, der ikke er involveret i fondsmæglerselskabets disponering af markedsrisikobehæftede aktiviteter. Såfremt der ikke kan tilvejebringes en fuldstændig funktionsadskillelse, stilles der især forøgede krav til fondsmæglerselskabets interne kontrolprocedurer. pkt.130-131.

Del 5: Kundebehandling (God skik)

Der skal foreligge ajourførte skriftlige forretningsgange, retningslinjer eller lignende der bl.a. beskriver,

hvilke aftaler med private kunder der er så væsentlige, at de skal indgås skriftligt eller på varigt medium og vilkårene for opsigelse

hvilket varsel der skal gives kunder i løbende kundeforhold ved ændringer til ugunst for kunden af renter, gebyrer, bidrag eller andet vederlag

medarbejdernes mulige rådgivningsforpligtelser, herunder omfanget og karakteren af de oplysninger, der skal indhentes for at sikre god rådgivning

medarbejdernes pligt til at informere kunden, hvis selskabet/medarbejderen i en rådgivningssituation har en særlig interesse i rådgivningens resultat udover indtjeningen.

Fondsmæglerselskabet skal følge den af bestyrelsen og direktionen fastlagte kundepolitik. Kundepolitikken skal fastsætte de overordnede retningslinjer for, hvilken type kunder selskabet ønsker at udføre tjenesteydelser for, hvorledes selskabets ansatte retter henvendelse til kunder, hvilken risikoprofil kunderne må have, hvem der godkender nye kunder og ændringer i kundeforholdet, og hvordan selskabet følger op på kundeengagementer, inden selskabet udfører tjenesteydelser, herunder transaktioner for kunderne.

Selskabet skal sørge for, at investeringerne er relevante i forhold til kundernes økonomiske forhold og risikoprofil, således at kunderne ikke anvender en stor del af deres midler på risikofyldte investeringer.

Selskabet skal have forretningsgange, der tager højde for den fastlagte kundepolitik og § 43 i lov om finansiel virksomhed og bekendtgørelse om god skik for finansielle virksomheder vedrørende selskabets

Henvendelser til og kontakt med kunder

Krav herunder krav til legitimation ved etablering og godkendelse af kundeforhold

Procedurer for at sætte sig ind i kundens investeringserfaring, økonomiske forhold og risikoprofil

Foranstaltninger for at imødegå interessekonflikter mellem selskabet og kunderne og kunderne indbyrdes, herunder vedrørende allokering/tildeling og til at tage hensyn til markedets integritet

Behandling af kundeklager

Procedurer i relation til forebyggende foranstaltninger mod hvidvaskning af penge og finansiering af terrorisme, jf. § 4 i lov om forebyggende foranstaltninger mod hvidvask af penge og finansiering af terrorisme

Selskaber, der udfører marginforretninger, skal fastsætte retningslinjer for opgørelse af sikkerhedsstillelser ved marginbetalinger. Selskabet skal anvende en til enhver tid forsigtig vurdering af sikkerhederne, hvis kunden f.eks. stiller sikkerhed for margin. Herunder skal selskabet have retningslinjer for vurdering af, hvilken modpartsrisiko selskabet løber i forhold til kunden og de engagementer, jf. § 5, stk. 1, nr. 16, i lov om finansiel virksomhed, selskabet har med kunden.

Fondsmæglerselskaber, der kan handle for egen regning, skal være særligt opmærksomme på de interessekonflikter, der kan opstå mellem selskabet og dets kunder og skal have regler for selskabets eventuelle egenhandel med kunder. Kan et fondsmæglerselskab foretage handler mellem to kunder, skal det have regler herfor for at undgå interessekonflikter.

Selskaber, der kan udføre corporate finance-forretninger, skal være særligt opmærksomme på bestemmelserne i § 19, stk. 2, i bekendtgørelse om god skik i finansielle virksomheder, kapitel 9 i lov om finansiel virksomhed og kap. I i lov om værdipapirhandel m.v.

Selskabet skal udarbejde periodiske rapporter til ledelsen (bestyrelsen og direktionen) indeholdende oplysning om fondsmæglerselskabets kundehåndtering. Rapporten kan f.eks. indeholde oplysninger om

Kundernes indtjening ved investeringerne, når der er tale om porteføljepleje eller derivatforretninger

Fondsmæglerselskabets eventuelle risiko ved handel for egen regning med kunder

Selskabets eventuelle risiko ved handel uden forudgående betaling, jf. bilag 4, afsnit B, nr. 2, i lov om finansiel virksomhed

Oversigt over kundernes investeringer, herunder hvorledes medarbejderne skal forholde sig, når kunderne f.eks. i afledte finansielle instrumenter lider tab

Kundeklager

Selskabets eventuelle tab på kunder

Det skal være muligt for de medarbejdere, der har kontakten med kunderne, at konstatere, om de handler, kunderne ønsker at indgå, ligger inden for mandatet eller de lines, der på anden måde er lagt for en enkelt kunde. Dette gælder også, når flere personer er fælles om beføjelserne.

Dealere skal kunne læse i forretningsgangen eller en instruks for dealere, hvilke forudsætninger der skal være opfyldt for at gennemføre en handel for en kunde. Dealerne i et fondsmæglerselskab, der ikke har tilladelse til at handle for egen regning, skal f.eks. sikre, at kunden har indbetalt penge til dækning af ordren, inden selskabet udfører køb for kunden.

Finanstilsynet, den 22. december 2006

Henrik Bjerre-Nielsen

/Jørn Andersen

§ 122 i lov om finansiel virksomhed til at udarbejde retningslinjer for, i hvilket omfang oplysninger videregives fra virksomheden. Retningslinjerne skal være offentligt tilgængelige. Det kan de f.eks. være på fondsmæglerselskabets hjemmeside, eller ved at det af selskabets kontrakter eller forretningsbetingelser fremgår, at de kan rekvireres fra fondsmæglerselskabet.

§ 182, stk. 1 og 2, at drage omsorg for, at fondsmæglerselskabet indhenter Finanstilsynets godkendelse, førend det indgår engagement med de af bestemmelsen omfattede personer og selskaber.

Der skal fastsættes generelle retningslinjer og udarbejdes forretningsgange for koncerninterne transaktioner inden for rammerne af § 181 i lov om finansiel virksomhed, jf. §§ 5 og 6, i Finanstilsynets bekendtgørelse nr. 904 af 01/09/2004 om koncerninterne transaktioner.

Vejledning for fondsmæglerselskaber i henhold til § 71, stk. 1, nr. 1-8, i lov om finansiel virksomhed

Indholdsfortegnelse

Indledning, pkt. 1-8

Del 1: Generelt vedrørende organisation, forretningsgange og intern kontrol, pkt. 9-19

Del 2: God regnskabsmæssig praksis, pkt. 20-21

Del 3: Bestyrelsens og direktionens arbejde m.v., pkt. 22-115

3.1 Generelt, pkt. 22-42

3.2 Bestyrelsens forretningsorden, pkt. 43-47

3.3 Deltagere i bestyrelsens møder, pkt. 48-52

3.4 Bestyrelsens forhandlinger og forhandlingsprotokol, pkt. 53-73

Elektroniske bestyrelsesmøder, pkt. 59-61

Skriftlige bestyrelsesmøder, pkt. 62-64

Forhandlingsprotokol, pkt. 65-70

Engagementer med ejere, pkt. 71-73

3.5 Engagementer med direktion og bestyrelsesmedlemmer, pkt. 74-81

Koncerninterne engagementer, pkt. 79-81

3.6 Øvrige bestyrelsesopgaver, pkt. 82-95

Kundepolitik, pkt. 82

Spekulationsforbud, pkt. 83

Nye aktionærer, bestyrelsesmedlemmer, direktører og revisorer, pkt. 84-85

Nye forretningsområder – tilladelse, pkt. 86

Tilladelse til direktionens eventuelle hverv, pkt. 87-89

Retningslinjer for videregivelse af oplysninger, pkt. 90-93

Startkapitalkrav og ophør, pkt. 94-95

3.7 Bestyrelsens retningslinjer til direktionen, pkt. 96-112

3.8 Rapportering til bestyrelsen, pkt. 113-115

Del 4: Markedsrisikobehæftede aktiviteter, pkt. 116-133

4.1 Organisation, pkt. 116-119

4.2 Beføjelser og procedurer, pkt. 120-126

4.3 Forretningsgange, pkt. 127-128

4.4 Rapportering, pkt. 131-133

Del 5: Kundebehandling (god skik), pkt. 134-143

Bilag 1 Aktieselskabslovens § 56, stk. 7.

Bilag 2 Bestyrelsens pligter i henhold til forretningsordenen

Indledning

Vejledningen er Finanstilsynet s fortolkning af § 71, stk. 1, nr. 1-8, i lov om finansiel virksomhed og de øvrige bestemmelser, der er nævnt i vejledningen, og kan således betragtes som en sammenskrivning af Finanstilsynet s praksis på de områder, som vejledningen omfatter. Vejledningen vedrører alene fondsmæglerselskabers forhold.

Vejledningens formuleringer lever op til Basel komiteens "Core Principles for Effe ct ive Banking Supervision",Committee of European Banking Supervisors "Guidelines on the Application of Supervisory Review Process under Pillar 2 og de tekniske kriterier, der er angivet i direktiv 2006/48/EF, bilag V.

Hvis det, f.eks. ved en undersøgelse, konstateres, at vejledningens anvisninger ikke efterleves af et fondsmæglerselskab, må det forventes, at Finanstilsynet med henvisning til lovgivningens bestemmelser vil påtale forholdet. Hvis der er sket en overtrædelse af strafbelagte bestemmelser, vil der i grove eller gentagne tilfælde ske politianmeldelse.

En del af vejledningens punkter indeholder eksempler på, hvorledes det omhandlede problem kan løses. Hvis et fondsmæglerselskab kan dokumentere, at problemet er løst på anden vis, vil der ikke være tale om en overtrædelse af § 71 i lov om finansiel virksomhed.

Vejledningen indeholder de krav, der efter Finanstilsynet s praksis som minimum stilles til fondsmæglerselskaber i henhold til § 71, stk. 1, nr. 1-8, i lov om finansiel virksomhed.

Bestyrelsen påser, at § 71, stk. 1, nr. 1-8, som udtrykt i vejledningen overholdes.

Den finansielle lovgivning gælder for hver enkelt virksomhed med tilladelse fra Finanstilsynet.

Retningslinjer for en koncern som helhed kan ikke erstatte de retningslinjer for koncernens enkelte tilsynsbelagte virksomheder, som skal udarbejdes efter § 71, stk. 1, nr. 1-8, i lov om finansiel virksomhed. Den enkelte tilsynsbelagte koncernvirksomheds bestyrelse skal fastsætte relevante retningslinjer.

Del 1: Generelt vedrørende organisation, forretningsgange og intern kontrol

Det følger af § 71, stk. 1, nr. 1-8, i lov om finansiel virksomhed, at fondsmæglerselskabet skal have

effektive former for virksomhedsstyring,

en klar organisatorisk struktur med en veldefineret, gennemskuelig og konsekvent ansvarsfordeling,

en god administrativ og regnskabsmæssig praksis,

skriftlige forretningsgange på alle de væsentlige aktivitetsområder,

effektive procedurer til at identificere, forvalte, overvåge og rapportere om de risici, virksomheden er eller kan blive udsat for,

de ressourcer, der er nødvendige for den rette gennemførelse af dens virksomhed, og anvende disse hensigtsmæssigt,

procedurer med henblik på adskillelse af funktioner i forbindelse med håndtering og forebyggelse af interessekonflikter,

fyldestgørende interne kontrolprocedurer.

Bestyrelsen skal, jf. § 54, stk. 1, 2. pkt. i aktieselskabsloven, sørge for en forsvarlig organisation af selskabets virksomhed.

Forretningsgangene kan medvirke til at

Sikre, at de af ledelsen vedtagne retningslinjer kommer til medarbejdernes kendskab

Sikre gennemførelsen af effektive procedurer til at identificere, forvalte, overvåge og rapportere om de risici, fondsmæglerselskabet er eller kan blive udsat for

Bidrage til at give medarbejderne et godt beslutningsgrundlag

Bidrage til ensartet sagsbehandling i ensartede tilfælde

Bidrage til en rationel og koordineret udførelse af arbejdet gennem reduktion af muligheder for misforståelser

Støtte indførelsen af nye regler

Give en sikker og hurtig indførelse af nye medarbejdere i arbejdet

Der er en klar adskillelse mellem de enkelte funktioner i selskabet, herunder mellem handel og afvikling

Beskrive hvem, der har ansvar for de enkelte arbejdsområder, opgaver og kontroller

Beskrive de kontroller, der skal foretages

Der stilles følgende overordnede krav til forretningsgangene

De skal løbende ajourføres

De skal være letlæselige

De skal beskrive de faktiske forhold

De må ikke efterlade tvivl om, hvem der har ansvaret for den enkelte opgave

De skal i passende omfang være kendt af de relevante medarbejdere

Det skal kunne konstateres, hvem der har udført den enkelte opgave

De skal indeholde kontrolelementer, som sikrer en ensartet kvalitet i sagsbehandlingen samt overholdelse af forretningsgangene

De skal dække alle virksomhedens væsentlige forretningsområder

De skal sørge for tilstrækkelig funktionsadskillelse

De skal beskrive kontrolopgaver, herunder hvem der skal udføre kontrolopgaverne

De skal beskrive, hvordan selskabet vil sikre overholdelse af §§ 43 og § 72 i lov om finansiel virksomhed samt bekendtgørelse om god skik for finansielle virksomheder

Behovet for udarbejdelse af skriftlige forretningsgange vil variere fra fondsmæglerselskab til fondsmæglerselskab. De fleste fondsmæglerselskaber vil som følge af kravene i § 71 i lov om finansiel virksomhed om god administrativ og regnskabsmæssig praksis og skriftlige forretningsgange på væsentlige aktivitetsområder skulle udarbejde skriftlige forretningsgange for følgende områder

Fordeling af ansvarsområder., hvor fordelingen af ansvaret er klar, præcis, veldefineret og gennemsigtig.

Udførelse af de tjenesteydelser, som selskabet har tilladelse til.

Fondsdispositioner herunder værdipapirhandel med kunder.

Foranstaltninger mod hvidvask af udbytte og finansiering af terrorisme, jf. § 25 i lov om forebyggende foranstaltninger mod hvidvask af udbytte og finansiering af terrorisme.

Kapitaldækningsopgørelse.

Løbende opgørelse og vurdering af fondsmæglerselskabets tilstrækkelige basiskapital og individuelle solvensbehov, jf. § 125, stk. 2 og 5, i lov om finansiel virksomhed.

Udarbejdelse og aflæggelse af regnskab, herunder registrering af transaktioner (bogføring) vedrørende de væsentlige regnskabsposter.

God skik.

Brugermanualer for de it-systemer, fondsmæglerselskabet anvender, og kontrol- og sikringsforanstaltninger på it-området, jf. Finanstilsynets vejledning nr. 9074 af 23/01/2004, vejledning om kontrol- og sikringsforanstaltninger på it-området.

Bestyrelse og direktion har det overordnede ansvar for, at forretningsgangene bliver fulgt, jf. pkt. 22 og 23.

Forretningsgangene og de interne kontroller skal sikre, at der er tilstrækkelig personadskillelse (funktionsadskillelse), samt at fondsmæglerselskabet ikke gøres for afhængig af enkelte nøglepersoner.

Såfremt der ikke kan tilvejebringes en fuldstændig funktionsadskillelse, skal der tages højde herfor ved udarbejdelse af retningslinjer og forretningsgange samt ved tilrettelæggelsen af den interne kontrol.

Medarbejdere, der skal udføre kontroller, skal have et så stort kendskab til området, at de kan foretage en relevant kontrol.

Anvendelse af ikke-integrerede it-systemer kræver i særlig udstrækning kontrolsystemer, herunder etablering af uafhængige kontroller af data, beregninger og resultater.

Fondsmæglerselskabets rapporteringslinjer og ansvarsfordeling skal være klare, præcise, veldefinerede, gennemsigtige og sammenhængende.

Del 2: God regnskabsmæssig praksis

En god regnskabsmæssig praksis indebærer blandt andet, at fondsmæglerselskabet kan do-

kumentere, at offentliggjorte års- og delårsrapporter, herunder også de enkelte regnskabsposter, følger enten de internationale regnskabsstandarder (IAS/IFRS) og IFRS-bekendtgørelsen eller lov om finansiel virksomhed og bekendtgørelse om finansielle rapporter for kreditinstitutter og fondsmæglerselskaber m.fl. (regnskabsbekendtgørelsen).

En god regnskabsmæssig praksis indebærer endvidere, at informationer i fondsmæglerselskabets offentliggjorte års- og delårsrapporter skal være både relevante og pålidelige, jf. § 187, stk. 3, i lov om finansiel virksomhed.

Informationerne i fondsmæglerselskabets års- og delårsrapporter skal således bygge på et underliggende materiale, der ligeledes er relevant og pålideligt. Vurderingen af, om der skal foretages indregning eller regulering af et aktiv eller en forpligtelse i fondsmæglerselskabets års- og/eller delårsrapport, skal derfor så vidt muligt foretages på baggrund af opdaterede informationer om det eller de konkrete forhold.

Del 3: Bestyrelsens og direktionens arbejde m.v.

3.1 Generelt

Bestyrelsen forestår sammen med direktionen ledelsen af fondsmæglerselskabet, hvorfor de overordnede beslutninger skal træffes af bestyrelsen på bestyrelsesmøderne.

Bestyrelsen skal varetage de forhold, der er af stor betydning for fondsmæglerselskabet, herunder tage stilling til selskabets drift og strategi, jf. § 54 i aktieselskabsloven. Dette skal der tages hensyn til ved fastsættelse af grænserne i retningslinjerne (instruksen) i henhold til § 70 i lov om finansiel virksomhed. Bestyrelsen skal sikre, at de overordnede ledelsesopgaver opnår tilstrækkelig opmærksomhed. Bestyrelsen og direktionen skal sikre, at fondsmæglerselskabets administration på alle områder er betryggende.

Bestyrelsen og direktionen skal sørge for, at fondsmæglerselskabets virksomhed er i overensstemmelse med lov om finansiel virksomhed, lov om værdipapirhandel m.v., aktieselskabsloven og lov om foranstaltninger mod hvidvaskning af penge m.v. og selskabets tilladelse.

Herunder skal bestyrelsen være opmærksom på § 43, stk. 1, i lov om finansiel virksomhed, hvorefter fondsmæglerselskaber og finansielle holdingvirksomheder skal drives i overensstemmelse med redelig forretningsskik og god praksis og bekendtgørelse om god skik for finansielle virksomheder samt § 72 i lov om finansiel virksomhed, som indeholder særlige regler for finansielle virksomheder, der har tilladelse til at drive virksomhed som værdipapirhandler.

Et fondsmæglerselskab er en værdipapirhandler, jf. § 9, stk. 2, i lov om finansiel virksomhed, selv om selskabet ikke udfører transaktioner for kunderne.

Det følger af § 70 i lov om finansiel virksomhed, at bestyrelsen for en finansiel virksomhed skal udfærdige skriftlige retningslinjer for den finansielle virksomheds væsentligste aktivitetsområder, hvori arbejdsdelingen mellem bestyrelse og direktion fastlægges.

I det omfang bestyrelsen beslutter at henlægge dele af fondsmæglerselskabets væsentlige aktivitetsområder, såsom formueforvaltning, regnskabsfunktion, it-opgaver mv. til eksterne leverandører (outsourcing), skal bestyrelsen sikre, at der er retningslinjer for varetagelse af opgaven. Retningslinjerne skal sikre, at opgavevaretagelsen foregår betryggende - også i denne situation, hvor fondsmæglerselskabets ledelse ikke har det daglige overblik over, hvorledes opgavevaretagelsen udføres.

Outsourcing af væsentlige aktivitetsområder skal besluttes af bestyrelsen. Outsourcing omfatter også tilfælde, hvor en eller flere virksomheder i en koncern varetager aktivitetsområder for andre virksomheder i koncernen.

Der skal ske løbende rapportering til bestyrelsen, så det kan kontrolleres, at retningslinjerne følges, ligesom bestyrelsen løbende skal vurdere, om opgaveløsningerne er tilfredsstillende. Det bemærkes, at bestyrelsens ansvar for opgavernes løsning ikke kan outsources. For så vidt angår porteføljepleje henvises til punkterne 35, 36, 99, 111, 113, 114, 115, 117 og 118.

Bevilling af engagementer, der overstiger direktionens bevillingskompetence, kan som hovedregel ikke videregives til et udvalg bestående af dele af bestyrelsen, jf. § 57, stk. 1, i aktieselskabsloven, jf. også nedenfor pkt. 52.

Årlig gennemgang af værdiansættelsen af større aktiver og andre risici, herunder større engagementer, skal foretages, jf. § 54, stk. 3, 2. pkt., i aktieselskabsloven. Den årlige gennemgang kan foretages på en gang eller over flere møder.

Det skal fremgå af protokollen, at gennemgangen har været foretaget, og hvad der er gennemgået samt konklusionerne herpå.

Hvis der ikke er bestemmelser i bestyrelsens forretningsorden om engagementsgrænsen ved den årlige gennemgang af engagementer, skal det forud for den årlige aktivgennemgang besluttes, hvilke engagementer bestyrelsen ønsker at gennemgå.

Såfremt aktiverne forvaltes af porteføljeforvaltere, er det bestyrelsens ansvar, at midlerne placeres inden for de af bestyrelsen udstukne retningslinjer og i overensstemmelse med lovgivningen. Rapporteringsprocedurerne skal være fyldestgørende, således at rapporteringen er egnet til at sikre, at retningslinjerne og dermed lovgivningen overholdes.

Ansvaret for fastlæggelsen af de kriterier, der finder anvendelse ved antagelse og opsigelse af porteføljeforvaltere, påhviler ligeledes bestyrelsen.

Bestyrelsesmedlemmer og medlemmer af direktionen er pligtige til at rette henvendelse til Finanstilsynet, hvis de formoder, at fondsmæglerselskabet ikke opfylder solvenskravet, minimumskapitalkravet eller solvensbehovet, jf. § 75, stk. 3, i lov om finansiel virksomhed.

Endvidere skal fondsmæglerselskabet i henhold til § 75, stk. 1, i lov om finansiel virksomhed straks meddele Finanstilsynet oplysninger om forhold, der er af afgørende betydning for fondsmæglerselskabets fortsatte virksomhed. En tilsvarende pligt gælder i henhold til stk. 2, for det enkelte medlem af bestyrelsen og en direktør. Endvidere er der en tilsvarende pligt for revisorerne, jf. § 200.

Bestyrelsen og direktionen skal udarbejde en politik for hvilke tiltag, der skal iværksættes, hvis en nøglemedarbejder forlader fondsmæglerselskabet.

Fondsmæglerselskabet skal udarbejde beredskabsplaner, som bestyrelsen skal godkende, til håndtering af likviditetskriser.

Fondsmæglerselskabet skal udarbejde en beredskabsplan, som bestyrelsen skal godkende, der sikrer, at selskabet kan videreføre driften og begrænse sit tab i tilfælde af alvorlige driftsforstyrrelser.

Bestyrelsen og direktionen skal arbejde for en åben kommunikation, så alt relevant information kommer til bestyrelsens kendskab.

3.2 Bestyrelsen s forretningsorden

Bestyrelsen skal ved en forretningsorden træffe nærmere bestemmelser om udførelsen af sit hverv, jf. § 65 i lov om finansiel virksomhed.

Der er ikke et generelt lovkrav til indholdet af denne forretningsorden. I § 56, stk. 7, i aktieselskabsloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 649 af 15. juni 2006, fastlægges dog minimumskrav til forretningsordenen i børsnoterede selskaber. Disse regler kan anvendes som vejledning for øvrige virksomheder. Indholdet af § 56, stk. 7, i aktieselskabsloven fremgår af bilag 1.

Ét medlem af bestyrelsen, direktionen, den eksterne revision samt den interne revisionschef kan forlange bestyrelsen indkaldt, jf. § 74, stk. 1, i lov om finansiel virksomhed. Forretningsordenen må derfor ikke indeholde bestemmelser om, at der skal flere af de nævnte personer til at indkalde bestyrelsen.

Forretningsordenen skal underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer. Dette medfører, at nytilkomne bestyrelsesmedlemmer ved deres underskrift skal kvittere for modtagelse af den gældende forretningsorden. Herved sikres, at samtlige bestyrelsesmedlemmer har kendskab til forretningsordenen.

Endvidere har bestyrelsen i finansielle virksomheder en række pligter ud over pligterne i henhold til lov om aktieselskaber. Det er Finanstilsynets vurdering, at disse pligter også skal fremgå af bestyrelsens forretningsorden. I det vedlagte bilag 2 er nævnt eksempler på sådanne pligter for fondsmæglerselskaber.

3.3 Deltagere i bestyrelsens møder

Der må ikke være uvedkommende personer til stede ved bestyrelsesmøderne, såfremt der her behandles sager, hvori der indgår kundeoplysninger, som ikke lovligt kan videregives efter reglerne i § 117, stk. 1, i lov om finansiel virksomhed (tavshedsbestemmelserne).

Bestemmelsen er ikke til hinder for, at f.eks. fondsmæglerselskabets advokat lejlighedsvis

deltager i behandling af emner på møderne, når der er behov for det. I det omfang bestyrelsen beslutter det, kan ansatte deltage i bestyrelsesmøder. Formanden for et evt. repræsentantskab eller andre personer ansat i andre selskaber i koncernen, f.eks. i et koncernmoderselskab, vil ikke fast kunne deltage i bestyrelsesmøderne.

Den eksterne revision og den interne revisionschef skal deltage i bestyrelsesmøder, såfremt et bestyrelsesmedlem forlanger dette. Den eksterne revisor og den interne revisionschef har ret til at deltage i bestyrelsesmøder under behandling af sager, der har betydning for revisionen eller for aflæggelse af regnskabet, jf. § 74, stk. 1, i lov om finansiel virksomhed.

En direktør, en ekstern revisor og den interne revisionschef har ret til at være til stede og udtale sig ved bestyrelsesmøder, medmindre bestyrelsen i den enkelte sag træffer anden bestemmelse.

Der er Finanstilsynets vurdering, at aktionærer, der ikke er medlemmer af bestyrelsen, ikke må deltage i bestyrelsesmøder på lige fod med bestyrelsesmedlemmerne, fordi der kan være tale om overtrædelse af bestyrelsesmedlemmers tavshedspligt, idet tavshedsreglerne også gælder i forhold til aktionærerne. Hertil kommer, at aktionærers faste deltagelse i bestyrelsesmøderne vil skabe usikkerhed om ledelsesforholdene i selskabet og om ansvarsfordelingen.

Bestyrelsesmedlemmer kan ikke give andre fuldmagt til at møde til bestyrelsesmøder i deres sted. Derimod kan selskabets generalforsamling vælge suppleanter, som Finanstilsynet skal vurdere med hensyn til egnethed og hæderlighed, jf. lov om finansiel virksomhed § 64.

3.4 Bestyrelsens forhandlinger og forhandlingsprotokol mv.

Bestyrelsen kan ikke træffe beslutning, uden at så vidt muligt samtlige bestyrelsesmedlemmer har haft mulighed for at deltage i sagens behandling, jf. § 57, stk. 1, 2. pkt., i aktieselskabsloven.

Bestyrelsens formand skal sørge for, at bestyrelsen holder møde, når dette er nødvendigt, jf. § 74, stk. 1, i lov om finansiel virksomhed, og påser at samtlige medlemmer indkaldes.

Bestyrelsen kan derfor ikke lovligt delegere sin beslutningskompetence, f.eks. til et forretningsudvalg. Undtaget herfra er behandling af standardiserede sager, som i henhold til vedtægter eller andet skal behandles af bestyrelsen. Sådanne sager kan henlægges til behandling og afgørelse i et udvalg under bestyrelsen, hvis der på forhånd af den samlede bestyrelse er fastlagt retningslinjer for sagernes behandling. Disse retningslinjer samt udvalgets behandling af de pågældende sager skal løbende evalueres af den samlede bestyrelse. Det bemærkes, at bestyrelsens ansvar for sagernes behandling ikke kan delegeres.

I nogle fondsmæglerselskaber kan ovennævnte regler være suppleret med yderligere vedtægtsmæssige krav til gyldigheden af bestyrelsesbeslutninger. Overholdelse af disse yderligere krav skal iagttages og skal i fornødent omfang dokumenteres.

Beslutninger skal som udgangspunkt træffes på bestyrelsesmøderne. Bestyrelsesmøder kan også afholdes ved anvendelse af elektroniske medier (elektronisk bestyrelsesmøde), og efter forudgående bestyrelsesbeslutning kan visse nærmere afgrænsede bestyrelsesanliggender behandles skriftligt (skriftlige bestyrelsesmøder), jf. § 56, stk. 3 og 4, i aktieselskabsloven.

I det omfang en bestyrelsesbeslutning træffes, uden at bestyrelsen er samlet, kræves som minimum en egentlig tilkendegivelse fra de enkelte bestyrelsesmedlemmer, der skal protokolleres. En undladelse af at reagere på fremsendt materiale er ikke tilstrækkelig. En beslutning kan i lighed med andre bestyrelsesbeslutninger træffes, når mere end halvdelen af bestyrelsen er for dette.

Elektroniske bestyrelsesmøder

Hvis beslutninger træffes ved elektroniske bestyrelsesmøder eller ved skriftlig behandling (skriftlige bestyrelsesmøder), skal det fremgå af protokollen, og forhandlingsprotokollen skal på samme måde som ved fysiske bestyrelsesmøder indeholde en beskrivelse af de på møderne førte drøftelser.

Betingelserne for afholdelse af elektroniske bestyrelsesmøder

Bestyrelsen skal nøje overveje, hvilke anliggender der egner sig til behandling på et elektronisk bestyrelsesmøde. Det vil primært være rutineprægede sager eller presserende sager, som ikke kræver ny principiel stillingtagen fra bestyrelsen.

Bestyrelsens beslutninger om, hvilke emner der egner sig til elektronisk behandling, skal fremgå af bestyrelsesprotokollen.

Det skal være foreneligt med udførelsen af bestyrelsens hverv. Det vil blandt andet sige, at det ikke må være ensbetydende med, at bestyrelsen ikke får den fornødne indsigt i fondsmæglerselskabets forhold, som personligt fremmøde og drøftelser giver.

Samtlige deltagere skal være elektronisk til stede samtidig.

Ethvert bestyrelsesmedlem eller en direktør har til enhver tid mulighed for at kræve, at et bestyrelsesmøde afholdes ved fysisk fremmøde.

Finanstilsynet fortolker elektroniske bestyrelsesmøder som bestyrelsesmøder, der foregår ved anvendelse af elektroniske medier, uden at bestyrelsesmedlemmerne er fysisk til stede, f.eks. via telefon, internet eller andet medie med tilsvarende funktionalitet. Hvis flertallet af bestyrelsesmedlemmerne er fysisk til stede, er der således ikke tale om et elektronisk bestyrelsesmøde.

Skriftlige bestyrelsesmøder

Betingelserne for skriftlig behandling af bestyrelsesanliggender (skriftlige bestyrelsesmøder), herunder skriftlige bevillingsprocedurer

Bestyrelsen skal på forhånd have besluttet, hvilke typer af emner som anses for egnede til skriftlig behandling, og dette skal fremgå af protokollen.

Det skal være sager af standardmæssig karakter eller presserende sager, hvor der ikke skal tages stilling til væsentlige eller usædvanlige forhold, og hvor en fælles drøftelse ikke er påkrævet.

Der skal være angivet et tidspunkt for sagens afslutning, så sagen ikke trækker unødigt ud.

Ethvert bestyrelsesmedlem eller en direktør har til enhver tid mulighed for at kræve, at et bestyrelsesmøde afholdes ved fysisk fremmøde.

Hvad angår bestyrelsens beslutningsdygtighed, henvises til § 57 i aktieselskabsloven. Bestyrelsen skal generelt sikre en hensigtsmæssig tilrettelæggelse af bestyrelsens opgavevaretagelse.

Bestyrelsens pligt til at føre tilsyn med direktionen kan ikke udøves på skriftlige bestyrelsesmøder. Bestyrelsens tilsynspligt er i øvrigt løbende og ikke blot noget, som sker på bestyrelsesmøderne.

Forhandlingsprotokol

Der skal over forhandlingerne i bestyrelsen føres en forhandlingsprotokol, der underskrives af samtlige tilstedeværende medlemmer, jf. § 74, stk. 3, i lov om finansiel virksomhed. Forhandlingsprotokollen skal indeholde en beskrivelse af de på møderne førte drøftelser.

Beslutninger, der træffes, uden at direktionen eller ansatte i fondsmæglerselskabet er til stede ("lukkede møder"), skal ligeledes protokolleres.

Det skal tydeligt fremgå af protokollen, hvilke medlemmer der har været til stede på et møde, og hvilke medlemmer der ikke har været til stede. Bestyrelsesmedlemmer, der ikke deltager i et bestyrelsesmøde, har pligt til efterfølgende at orientere sig om, hvad der er drøftet på mødet. Efterfølgende orientering kan fremgå f.eks. ved, at medlemmet skriver "set", samt dato og signatur i protokollen.

Såfremt bestyrelsen ønsker, at andre f. eks. en advokat, en konsulent eller en anden person skal deltage under et eller flere punkter i dagsordenen, skal det protokolleres, under hvilke punkter den pågældende deltog.

Protokollen skal indrettes således, at risikoen for efterfølgende tilføjelser, rettelser eller udeladelser er mindst mulig. Hvis protokollen føres som et løsbladssystem, kan dette ske ved, at hver side påføres initialer af formanden eller et andet medlem af bestyrelsen.

Hver side i forhandlingsprotokollen skal være fortløbende nummereret.

Engagementer med ejere

Et fondsmæglerselskab må ikke, jf. § 182, stk. 2, i lov om finansiel virksomhed, uden Finanstilsynets godkendelse indgå et engagement med virksomheder eller personer, som gennem aktiebesiddelse eller på anden måde direkte eller indirekte har en afgørende indflydelse på fondsmæglerselskabets dispositioner, eller som er domineret af virksomheder eller personer med en sådan indflydelse.

Ved engagementer skal her forstås engagementer i henhold til vejledning i bekendtgørelse om opgørelse og indberetning af store engagementer for fondsmæglerselskaber. Sådanne engagementer omfatter også tilgodehavender og mellemværender.

Fondsmæglerselskaber må ikke yde kredit eller lån i almindelig forstand, men et fondsmæglerselskab, der har tilladelse til at handle for egen regning, kan gennemføre transaktioner for en kunde uden at modtage betaling før leveringen.

3.5 Engagementer med direktion og bestyrelsesmedlemmer

Det følger af § 78, stk. 1, i lov om finansiel virksomhed, at der ikke uden bestyrelsens samtykke må indgås engagementer med bestyrelsesmedlemmer og direktører i fondsmæglerselskabet eller med selskaber, hvor de nævnte personer er direktører eller bestyrelsesmedlemmer. Dette gælder ligeledes for direktørers nærtstående og selskaber, hvori disse er direktører, jf. § 78, stk. 4, i lov om finansiel virksomhed. Samtykket skal være forudgående.