Vejledning for investeringsforvaltningsselskaber i henhold til § 71, stk. 1, nr. 1 8, i lov om finansiel virksomhed

Bilag 1

Aktieselskabslovens § 56, stk. 7.

Bilag 1

Aktieselskabslovens § 56, stk. 7.

Stk. 7. Bestyrelsen skal ved en forretningsorden træffe nærmere bestemmelser om udførelsen af sit hverv. I selskaber, som har aktier optaget til notering på en fondsbørs, jf. § 7, stk. 1, nr. 1, i lov om værdipapirhandel m.v. og i statslige aktieselskaber, skal forretningsordenen i det mindste indeholde bestemmelser, der

1) fastlægger bestyrelsens konstitution og beslutningsdygtighed, samt med hvilket interval der skal afholdes møder,

2) fastlægger retningslinjer for arbejdsdelingen, herunder forretningsgange, bemyndigelser og instrukser, mellem bestyrelsen og direktionen eller andre etablerede organer,

3) fastlægger, hvorledes bestyrelsen fører tilsyn med direktionens ledelse af selskabets virksomhed og med datterselskaber,

4) fastlægger retningslinjer for oprettelse og føring af bøger, fortegnelser og protokoller efter denne lov,

5) pålægger bestyrelsen at tage stilling til selskabets organisation såsom regnskabsfunktion, intern kontrol, edb-organisation og budgettering,

6) pålægger bestyrelsen at skaffe sig de oplysninger, der er nødvendige til opfyldelse af dens opgaver,

7) pålægger bestyrelsen at følge op på planer, budgetter og lignende samt tage stilling til rapporter om selskabets likviditet, ordrebeholdning, væsentlige dispositioner, overordnede forsikringsforhold, finansieringsforhold, pengestrømme og særlige risici,

8) pålægger bestyrelsen at tage stilling til indholdet af revisionsprotokollen forud for dennes under-skrivelse,

9) pålægger bestyrelsen at gennemgå selskabets perioderegnskaber og lignende i løbet af hvert regnskabsår og herunder vurdere budgettet og afvigelser herfra samt

10) pålægger bestyrelsen at sikre tilstedeværelsen af det nødvendige grundlag for revision, herunder tage stilling til, om der er behov for intern revision.

Bilag 2

Bilag 2

Endvidere har bestyrelsen i finansielle virksomheder en række pligter ud over pligterne i henhold til lov om aktieselskaber. Det er Finanstilsynets vurdering, at disse pligter også skal fremgå af bestyrelsens forretningsorden eller af de skriftlige retningslinjer, som bestyrelsen skal udstede i medfør af § 70 i lov om finansiel virksomhed, da der er tale om en del af bestyrelsens hverv. Det drejer sig for eksempel om

1) § 122 i lov om finansiel virksomhed til at udarbejde retningslinjer for, i hvilket omfang oplysninger videregives fra virksomheden. Retningslinierne skal være offentligt tilgængelige. Det kan de f.eks. være på investeringsforvaltningsselskabets hjemmeside, eller ved at det af selskabets kontrakter eller forretningsbetingelser fremgår, at de kan rekvireres fra investeringsforvaltningsselskabet.

2) § 70 i lov om finansiel virksomhed om at udfærdige skriftlige retningslinjer for den finansielle virksomheds væsentligste aktivitetsområder, hvori arbejdsdelingen mellem bestyrelsen og direktionen fastlægges.

3) § 75 i lov om finansiel virksomhed til straks at meddele Finanstilsynet oplysninger om forhold, der er af afgørende betydning for den finansielle virksomheds fortsatte drift. (En tilsvarende regel gælder for revisorerne i medfør af § 200.) Som eksempler på sådanne forhold kan Finanstilsynet nævne, at investeringsforvaltningsselskabet ikke opfylder minimumskravet til aktiekapitalen, jf. lov om finansiel virksomhed § 125, stk. 1, nr. 2 og 4, og stk. 2 – 5, at nogen har rejst et erstatningskrav mod selskabet, eller at en direktør eller et bestyrelsesmedlem ikke længere opfylder kravene i lovens § 64, til erfaring og hæderlighed.

4) § 77, stk. 3, i lov om finansiel virksomhed om, at bestyrelsen skal tage stilling til, for hvilke ansatte der er en væsentlig risiko for konflikter mellem egne og den finansielle virksomheds interesser, samt pligten i henhold til § 77, stk. 4, til at bestyrelsen udarbejder retningslinjer for kontrol med overholdelsen af forbuddet i stk. 1 og 2.

5) § 80, stk. 3, i lov om finansiel virksomhed om at tage stilling til, om personer ansat af bestyrelsen i en finansiel virksomhed ejer eller driver selvstændig erhvervsvirksomhed eller som bestyrelsesmedlem, funktionær eller på anden måde deltager i ledelsen eller driften af anden erhvervsvirksomhed end den finansielle virksomhed, og i givet fald give tilladelse hertil, samt tage stilling til, for hvilke ansatte der er en væsentlig risiko for konflikter mellem egne og selskabets interesser, og som derfor skal have direktionens tilladelse.

6) § 76 i lov om finansiel virksomhed om, at en direktør ikke uden bestyrelsens godkendelse må indgå aftale mellem den finansielle virksomhed og sig selv eller aftale mellem den finansielle virksomhed og tredjemand, hvori direktøren har væsentlig interesse, der kan være stridende mod den finansielle virksomheds interesser.

7) § 75, stk. 3, i lov om finansiel virksomhed for et medlem af et investeringsforvaltningsselskabs bestyrelse og direktion til straks at give meddelelse til Finanstilsynet, hvis den pågældende må formode, at investeringsforvaltningsselskabet ikke opfylder kapitalkravet, jf. §§ 125 og 127.

8) § 181 i lov om finansiel virksomhed, jf. §§ 5 og 6, i Finanstilsynets bekendtgørelse nr. 904 af 1. september 2004 om koncerninterne transaktioner fastsætte generelle retningslinjer og udarbejde forretningsgange for koncerninterne transaktioner.

9) § 182 i lov om finansiel virksomhed til at sørge for, at selskabet ikke uden tilladelse fra Finanstilsynet har engagementer med andre virksomheder inden for samme koncern bortset fra engagementer med dattervirksomheder.

10) § 37, stk. 2, i lov om værdipapirhandel m.v. til at udarbejde interne regler med det formål at hindre, at intern viden er tilgængelig for andre end dem, der har behov herfor, hvis investeringsforvaltningsselskabet regelmæssigt kommer i besiddelse af intern viden. Det samme gælder intern viden vedrørende børsnoterede foreninger, som selskabet administrerer.

11) § 37, stk. 1, i lov om værdipapirhandel m.v. at udarbejde interne regler for bestyrelsesmedlemmers, direktørers og andre medarbejderes adgang til for egen eller tredjemands regning at handle med børsnoterede værdipapirer eller værdipapirer optaget til handel på en autoriseret markedsplads, hvis de i kraft af deres virksomhedsudøvelse regelmæssigt kommer i besiddelse af intern viden.

12) § 25 i lov om forebyggende foranstaltninger mod hvidvask af udbytte og finansiering af terrorisme at udarbejde tilstrækkelige skriftlige interne regler om kundelegitimation, indberetning mv.

13) § 54, stk. 3, 2. pkt., i aktieselskabsloven, hvorefter bestyrelsen skal foretage en årlig aktivgennemgang.

14) fastlægge selskabets kundepolitik, jf. pkt. 108

Vejledning for investeringsforvaltningsselskaber i henhold til § 71, stk. 1, nr. 1 – 8, i lov om finansiel virksomhed

Indholdsfortegnelse

Indledning, pkt. 1) -9)

Del 1: Generelt vedrørende organisation, forretningsgange og intern kontrol, pkt. 10) – 21)

Del 2: God regnskabsmæssig praksis, pkt. 22) – 24)

Del 3: Bestyrelsens og direktionens arbejde m.v., pkt. 25) – 130)

3.1 Generelt, pkt. 25) – 44)

3.2 Bestyrelsens forretningsorden, pkt. 45) – 49)

3.3 Deltagere i bestyrelsens møder, pkt. 50) – 57)

3.4 Bestyrelsens forhandlinger og forhandlingsprotokol, pkt. 58) – 76)

3.5 Engagementer med ejere, pkt. 77) – 79)

3.6 Koncerninterne transaktioner, pkt. 80) – 83)

3.7 Engagementer med direktionen og bestyrelsesmedlemmer, pkt. 84) – 87)

3.8 Spekulationsforbud m.v., pkt. 88 – 89

3.9 Nye aktionærer, bestyrelsesmedlemmer, direktører og revisorer, pkt. 90) – 94)

3.10 Nye forretningsområder – tilladelse, pkt. 95)

3.11 Tilladelse til direktionens eventuelle erhverv, pkt. 96) – 101)

3.12 Retningslinjer for videregivelse af oplysninger, pkt. 102) – 105)

3.13 Ophør, pkt. 106)

3.14 Administration af foreninger, pkt. 107)

3.15 Kundeforhold, pkt. 108) – 109)

3.16 Bestyrelsens retningslinjer til direktionen, pkt. 110) – 128)

3.17 Rapportering til bestyrelsen, pkt. 129) – 130)

Del 4: Administration af foreninger, pkt. 131) – 165)

Generelt, pkt. 131) – 139)

Delegation af administrative opgaver for foreningerne, pkt. 140) – 148)

Organisation, pkt. 149) – 151)

Beføjelser og procedurer, pkt. 152) – 157)

Forretningsgange, pkt. 158) – 159)

Interne kontroller, pkt. 160) – 161)

Rapportering, pkt. 162) – 165)

Del 5: Markedsrisikobehæftede aktiviteter 166) – 183)

Generelt, pkt. 166)

Organisation, pkt. 167) – 170)

Beføjelser og procedurer, pkt. 171) – 176)

Forretningsgange, pkt. 177) – 178)

Interne kontroller, pkt. 179) – 180)

Rapportering, pkt. 181) – 183)

Del 6: Kundebehandling (God skik), pkt. 184) – 193)

Bilag 1 Aktieselskabslovens § 56, stk. 7. Forskriftens fulde tekst

Bilag 2 Bestyrelsens pligter i henhold til forretningsordenen

Indledning

1) Vejledningen er Finanstilsynets fortolkning af § 71, stk. 1, nr. 1-8 i lov om finansiel virksomhed samt de øvrige bestemmelser, der er nævnt i vejledningen, og er således en sammenskrivning af tilsynets praksis på de områder, som vejledningen omfatter. Vejledningen vedrører alene investeringsforvaltningsselskabers forhold samt forhold vedrørende administration af de foreninger, som investeringsforvaltningsselskabet har indgået en administrationsaftale med.

2) Vejledningens formuleringer lever op til Basel Komiteens "Core Principles for Effective Banking Supervision", Committee of European Banking Supervisors "Guidelines on the Application of Supervisory Review Process under Pillar 2" og de tekniske kriterier, der er angivet i direktiv 2006/48/EF, bilag V.

3) Vejledningen skal ses i sammenhæng med vejledning for investeringsforeninger, specialforeninger, hedgeforeninger samt godkendte fåmandsforeninger i henhold til § 37, stk. 1, nr. 1 – 3 og 5, i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v., særligt indledningen og del 1 vedrørende bestyrelsens arbejde m.v.

4) Hvis det f.eks. ved Finanstilsynets undersøgelse af et investeringsforvaltningsselskab konstateres, at investeringsforvaltningsselskabet ikke efterlever vejledningens anvisninger og påbud, må selskabet forvente, at tilsynet med henvisning til lovgivningens bestemmelser vil påtale forholdet. Hvis selskabet har overtrådt strafbelagte bestemmelser, vil tilsynet i grove eller gentagne tilfælde indgive politianmeldelse.

5) En del af vejledningens punkter indeholder eksempler på, hvorledes selskabet kan forholde sig. Hvis et selskab kan dokumentere, at kravet er opfyldt på anden vis, vil der ikke være tale om en overtrædelse af § 71 i lov om finansiel virksomhed.

6) Vejledningen indeholder de krav, som efter Finanstilsynets praksis som minimum stilles til investeringsforvaltningsselskaber i henhold til § 71, stk. 1, nr. 1- 8, i lov om finansiel virksomhed.

7) Bestyrelsen påser, at § 71, stk. 1, nr. 1- 8, som udtrykt i vejledningen overholdes.

8) Den finansielle lovgivning gælder for hver enkelt virksomhed med tilladelse fra Finanstilsynet.

9) Retningslinjer for en koncern som helhed kan ikke erstatte de retningslinjer for koncernens enkelte tilsynsbelagte virksomheder, som skal udarbejdes efter § 71, stk. 1, nr. 1- 8, i lov om finansiel virksomhed. Den enkelte tilsynsbelagte koncernvirksomheds bestyrelse skal fast-sætte relevante retningslinjer.

Del 1: Generelt vedrørende organisation, forretningsgange og intern kontrol

10) Endvidere følger det af § 71, stk. 1, nr. 1- 8, i lov om finansiel virksomhed, at en finansiel virksomhed - her et investeringsforvaltningsselskab - skal have

1. effektive former for virksomhedsstyring,

2. en klar organisatorisk struktur med en veldefineret, gennemskuelig og konsekvent ansvarsfordeling,

3. en god administrativ og regnskabsmæssig praksis,

4. skriftlige forretningsgange på alle de væsentlige aktivitetsområder,

5. effektive procedurer til at identificere, forvalte, overvåge og rapportere om de risici, virksomheden er eller kan blive udsat for,

6. de ressourcer, der er nødvendige for den rette gennemførelse af dens virksomhed, og anvende disse hensigtsmæssigt,

7. procedurer med henblik på adskillelse af funktioner i forbindelse med håndtering og forebyggelse af interessekonflikter,

8. fyldestgørende interne kontrolprocedurer.

11) Det følger af aktieselskabslovens § 54, stk. 1, 2. pkt., at bestyrelsen skal sørge for en forsvar lig organisation af selskabets virksomhed.

12) Forretningsgangene kan medvirke til, at

a) der er klar adskillelse mellem de enkelte funktioner i selskabet, herunder mellem handel og afvikling og mellem administration af foreninger og porteføljepleje for kunder, jf. § 101, stk. 4, i lov om finansiel virksomhed

b) sikre, at de af ledelsen vedtagne retningslinjer kommer til medarbejdernes kendskab

c) sikre gennemførelse af effektive procedurer til at identificere, forvalte, overvåge og

rapportere om de risici, investeringsforvaltningsselskabet er eller kan blive udsat for

d) bidrage til at give medarbejderne et godt beslutningsgrundlag

e) bidrage til ensartet sagsbehandling i ensartede tilfælde

f) bidrage til en rationel og koordineret udførelse af arbejdet gennem reduktion af muligheder for misforståelser

g) støtte indførelse af nye regler

h) give en sikker og hurtig indførelse af nye medarbejdere i arbejdet

13) Der stilles følgende overordnede krav til forretningsgangene

a) De skal løbende ajourføres

b) De skal være let læselige

c) De skal beskrive de faktiske forhold

d) De må ikke efterlade tvivl om, hvem der har ansvaret for den enkelte opgave

e) De skal i passende omfang være kendt af de relevante medarbejdere

f) De skal beskrive, hvordan det kan konstateres, hvem der har udført den enkelte opgave

g) De skal indeholde kontrolelementer, som sikrer en ensartet kvalitet i sagsbehandlingen

samt overholdelse af forretningsgangene

14) Investeringsforvaltningsselskaber skal – afhængigt af deres tilladelse - som en følge af kravene i § 71 i lov om finansiel virksomhed om god administrativ og regnskabsmæssig praksis og skriftlige forretningsgange på væsentlige aktivitetsområder udarbejde skriftlige forretningsgange for følgende områder

a) Fordeling af ansvarsområder, hvor fordelingen af ansvaret er klar, præcis, veldefineret og gennemsigtig

b) Administration af de foreningstyper (investeringsforeninger, specialforeninger, hedgeforeninger og godkendte fåmandsforeninger), som selskabet har tilladelse til, jf. § 10, stk. 1, i lov om finansiel virksomhed

c) Udførelse af de tjenesteydelser, som selskabet måtte have tilladelse til i henhold til § 10, stk. 2, i lov om finansiel virksomhed, f.eks. porteføljepleje samt opbevaring og forvaltning af foreningsandele

d) Administration af kollektive investeringsordninger, jf. § 115 i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v.

e) Foranstaltninger mod hvidvask af udbytte og finansiering af terrorisme, jf. § 25 i lov om forebyggende foranstaltninger mod hvidvask af udbytte og finansiering af terrorisme

f) Kapitaldækningsopgørelse

g) Løbende opgørelse og vurdering af investeringsforvaltningsselskabets tilstrækkelige basiskapital, minimumskapital og individuelle solvensbehov, jf. § 125, stk. 1, 2, 4 - 6, i lov om finansiel virksomhed

h) Udarbejdelse og aflæggelse af regnskab, herunder registrering af transaktioner (bogføring) vedrørende de væsentlige regnskabsposter

i) God skik samt overholdelse af §§ 72 og 101 i lov om finansiel virksomhed

j) Brugermanualer for de it-systemer, investeringsforvaltningsselskabet anvender, og kontrol- og sikringsforanstaltninger på it-området, jf. Finanstilsynets vejledning nr. 9074 af 23. januar 2004 om kontrol- og sikringsforanstaltninger på it-området

15) Bestyrelse og direktion har det overordnede ansvar for, at forretningsgangene bliver fulgt, jf. pkt. 25 og 26.

16) Forretningsgangene og de interne kontroller skal sikre, at der er tilstrækkelig personadskillelse (funktionsadskillelse), samt at selskabet ikke bliver for afhængigt af enkelte nøglepersoner.

17) Såfremt selskabet ikke kan tilvejebringe en fuldstændig funktionsadskillelse, skal det tage højde herfor ved udarbejdelse af retningslinjer og forretningsgange samt ved tilrettelæggelsen af den interne kontrol.

18) Medarbejdere, der skal udføre kontroller, skal have et så stort kendskab til området, at de kan foretage en relevant kontrol.

19) Endvidere skal forretningsgangene sikre, at det er klart, hvorledes andre medarbejdere skal forholde sig ved nøglepersoners sygdom, ferie og andet fravær.

20) Anvendelse af ikke-integrerede it-systemer kræver i særlig udstrækning kontrolsystemer, herunder etablering af uafhængige kontroller af data, beregninger og resultater.

21) Investeringsforvaltningsselskabets rapporteringslinjer og ansvarsfordeling skal være klare, præcise, veldefinerede, gennemsigtige og sammenhængende.

Del 2: God regnskabsmæssig praksis

22) En god regnskabsmæssig praksis indebærer blandt andet, at investeringsforvaltningsselskabet kan dokumentere, at offentliggjorte års- og delårsrapporter, herunder også de enkelte regn-skabsposter, følger enten de internationale regnskabsstandarder (IAS/IFRS) og IFRS-bekendtgørelsen eller lov om finansiel virksomhed og bekendtgørelse om finansielle rapporter for kreditinstitutter og fondsmæglerselskaber m.fl. (regnskabsbekendtgørelsen).

23) En god regnskabsmæssig praksis indebærer endvidere, at informationer i investeringsforvaltningsselskabets offentliggjorte års- og delårsrapporter skal være både relevante og pålidelige, jf. § 187, stk. 3, i lov om finansiel virksomhed.

24) Informationerne i investeringsforvaltningsselskabets års- og delårsrapporter skal således bygge på et underliggende materiale, der ligeledes er relevant og pålideligt. Vurderingen af, om der skal foretages indregning eller regulering af et aktiv eller en forpligtelse i investeringsforvaltningsselskabets års- og/eller delårsrapport, skal derfor så vidt muligt foretages på baggrund af opdaterede informationer om det eller de konkrete forhold.

Del 3: Bestyrelsens og direktionens arbejde m.v.

3.1. Generelt

25) Bestyrelsen forestår sammen med direktionen ledelsen af investeringsforvaltningsselskabet.

26) Bestyrelsen skal varetage de forhold, der er af stor betydning for investeringsforvaltningsselskabet, jf. § 54 i aktieselskabsloven. Dette skal der tages hensyn til ved fastsættelse af grænserne i retningslinjerne (instruksen) i henhold til § 70 i lov om finansiel virksomhed. Bestyrelsen skal sikre, at de overordnede ledelsesopgaver opnår tilstrækkelig opmærksomhed. Bestyrelsen og direktionen skal sikre, at investeringsforvaltningsselskabets administration på alle områder er betryggende.

27) Det følger af § 70 i lov om finansiel virksomhed, at bestyrelsen for en finansiel virksomhed skal udfærdige skriftlige retningslinjer for den finansielle virksomheds væsentligste aktivitetsområder, hvori arbejdsdelingen mellem bestyrelse og direktion fastlægges.

28) I det omfang bestyrelsen beslutter at henlægge dele af investeringsforvaltningsselskabets væsentlige aktivitetsområder, såsom investeringsrådgivning, hvis selskabet har tilladelse til det, regnskabsfunktion, it-opgaver mv. til eksterne leverandører (outsourcing), skal bestyrelsen sikre, at der er retningslinjer for varetagelse af opgaven. Retningslinjerne skal sikre, at opgavevaretagelsen foregår betryggende - også i denne situation, hvor selskabets ledelse ikke har det daglige overblik over, hvorledes opgavevaretagelsen udføres.

29) Outsourcing af væsentlige aktivitetsområder skal besluttes af bestyrelsen. Outsourcing omfatter også tilfælde, hvor en eller flere virksomheder i en koncern varetager aktivitetsområder for andre virksomheder i koncernen.

30) Der skal ske løbende rapportering til bestyrelsen, så det kan kontrolleres, at retningslinjerne følges, ligesom bestyrelsen løbende skal vurdere, om opgaveløsningerne er tilfredsstillende. Det bemærkes, at bestyrelsens ansvar for opgavernes løsning ikke kan outsources. For så vidt angår porteføljepleje henvises til punkterne 33, 34, 170 og 176

31) Årlig gennemgang af værdiansættelsen af større aktiver og andre risici, herunder større engagementer, skal foretages, jf. § 54, stk. 3, 2. pkt., i aktieselskabsloven. Den årlige gennemgang kan foretages på en gang eller over flere møder.

32) Det skal fremgå af protokollen, at gennemgangen har været foretaget, og hvad der er gennemgået samt konklusionerne herpå.

33) Såfremt investeringsforvaltningsselskabets egne aktiver forvaltes af porteføljeforvaltere, er det bestyrelsens ansvar, at midlerne placeres inden for de af bestyrelsen udstukne retningslinjer og i overensstemmelse med lovgivningen. Rapporteringsprocedurerne skal være fyldestgørende, således at rapporteringen er egnet til at sikre, at retningslinjerne og dermed lovgivningen overholdes.

34) Ansvaret for fastlæggelsen af de kriterier, der finder anvendelse ved antagelse og opsigelse af porteføljeforvaltere, påhviler ligeledes bestyrelsen.

35) Bestyrelsesmedlemmer og medlemmer af direktionen er pligtige til at rette henvendelse til Finanstilsynet, hvis de formoder, at investeringsforvaltningsselskabet ikke opfylder solvenskravet, minimumskapitalkravet eller solvensbehovet, jf. § 75, stk. 3, jf. § 125, i lov om finansiel virksomhed.

36) Bestyrelsen og direktionen skal udarbejde en politik for hvilke tiltag, der skal iværksættes, hvis en nøglemedarbejder forlader investeringsforvaltningsselskabet.

37) Investeringsforvaltningsselskabet skal udarbejde en beredskabsplan, som bestyrelsen skal godkende, der sikrer, at investeringsforvaltningsselskabet kan videreføre driften og begrænse sit tab i tilfælde af alvorlige driftsforstyrrelser.

38) Bestyrelsen og direktionen skal arbejde for en åben kommunikation, så al relevant information kommer til bestyrelsens kendskab.

39) Endvidere skal bestyrelsen være opmærksom på § 43, stk. 1, i lov om finansiel virksomhed, hvorefter investeringsforvaltningsselskaber (finansielle virksomheder) og finansielle holdingvirksomheder skal drives i overensstemmelse med redelig forretningsskik og god praksis og bekendtgørelse om god skik for finansielle virksomheder samt § 72, jf. § 54, stk. 1, i lov om finansiel virksomhed, som indeholder særlige regler for finansielle virksomheder, der har tilladelse til at drive virksomhed som værdipapirhandler. Et investeringsforvaltningsselskab er værdipapirhandler, når det har tilladelse i henhold til § 10, stk. 2, jf. § 9, stk. 1, i lov om finansiel virksomhed, selv om selskabet ikke udfører transaktioner for kunderne, men alene udfører porteføljepleje for disse.

40) Bestyrelsen og direktionen skal sørge for, at investeringsforvaltningsselskabets virksomhed er i overensstemmelse med lov om finansiel virksomhed, lov om værdipapirhandel m.v., aktieselskabsloven og lov om forebyggende foranstaltninger mod hvidvask af udbytte og finansiering af terrorisme.

41) Herudover skal bestyrelsen være opmærksom på, at ledelsen i et investeringsforvaltningsselskab i medfør af § 100, stk. 1, skal være i besiddelse af fyldestgørende erfaring i forbindelse med den type foreninger, der administreres af investeringsforvaltningsselskabet. Selskabet skal i medfør af stk. 2 have en tilstrækkeligt kvalificeret bemanding og den fornødne faglige ekspertise til at varetage administration af den type foreninger, som selskabet administrerer, og til at træffe investeringsbeslutninger vedrørende disses midler.

42) Yderligere skal bestyrelsen være opmærksom på, at investeringsforvaltningsselskaber ved administration af foreninger i medfør af § 101, stk. 1, i lov om finansiel virksomhed skal handle uafhængigt og udelukkende i foreningens interesse og i henhold til stk. 2 varetage interesserne for foreningerne bedst muligt. I henhold til stk. 3 skal investeringsforvaltningsselskaber undgå interessekonflikter mellem sig selv og foreningerne, mellem selskaber, som det er i koncern med, og foreningerne og mellem foreningerne indbyrdes. Når sådanne interessekonflikter ikke kan undgås, skal forvaltningsselskabet oplyse de enkelte berørte foreningers bestyrelse herom. Når et investeringsforvaltningsselskab tillige har tilladelse til at udføre skønsmæssig porteføljepleje, skal det i henhold til stk. 4 opretholde en klar adskillelse mellem denne porteføljepleje og administration af foreninger.

43) Ved administration af foreninger skal investeringsforvaltningsselskabet og dets direktion følge de retningslinjer, som foreningernes bestyrelser fastsætter, medens investeringsforvaltningsselskabets bestyrelse har ansvaret for at stille et betryggende administrativt system til rådighed. Denne bestyrelse skal sørge for en forsvarlig organisation, funktionsopdeling, forretningsgange og kontrol af de administrative opgaver, som selskabet udfører for foreningerne. Endvidere skal investeringsforvaltningsselskabets bestyrelse påse, at administrationen er betryggende og gribe ind, hvis der er forhold, der ikke er betryggende. Investeringsforvaltningsselskabets bestyrelse, direktion og ansatte skal derfor kende de krav, som vejledningen for investeringsforeninger, specialforeninger, hedgeforeninger samt godkendte fåmandsforeninger i henhold til § 37, stk. 1, nr. 1-3 og 5, i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v. stiller til foreningernes bestyrelser.

44) Endvidere skal investeringsforvaltningsselskabet i henhold til § 75, stk. 1, i lov om finansiel virksomhed straks meddele Finanstilsynet oplysninger om forhold, der er af afgørende betydning for investeringsforvaltningsselskabets fortsatte virksomhed. En tilsvarende pligt gælder i henhold til stk. 2 for det enkelte medlem af bestyrelsen og en direktør. Endvidere er der en tilsvarende pligt for revisorerne, jf. § 200.

3.2 Bestyrelsens forretningsorden

45) Bestyrelsen skal ved en forretningsorden træffe nærmere bestemmelser om udførelsen af sit hverv, jf. § 65 i lov om finansiel virksomhed.

46) Der er ikke et generelt lovkrav til indholdet af denne forretningsorden. I § 56, stk. 7, i aktieselskabsloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 649 af 15. juni 2006, fastlægges dog minimumskrav til forretningsordenen i børsnoterede selskaber. Disse regler kan anvendes som vejledning for øvrige virksomheder. Indholdet af § 56, stk. 7, i aktieselskabsloven fremgår af vedlagte bilag 1.

47) Ét medlem af bestyrelsen, direktionen, den eksterne revision samt den interne revisionschef kan forlange bestyrelsen indkaldt, jf. § 74, stk. 1, i lov om finansiel virksomhed. Forretningsordenen må derfor ikke indeholde bestemmelser om, at der skal flere af de nævnte personer til at indkalde bestyrelsen.

48) Forretningsordenen skal underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer. Dette medfører, at nytilkomne bestyrelsesmedlemmer ved deres underskrift skal kvittere for modtagelse af den gældende forretningsorden. Herved sikres, at samtlige bestyrelsesmedlemmer har kendskab til forretningsordenen.

49) Endvidere har bestyrelsen i finansielle virksomheder en række pligter udover pligterne i henhold til lov om aktieselskaber. Det er Finanstilsynets vurdering, at disse pligter også skal fremgå af bestyrelsens forretningsorden eller af bestyrelsens retningslinjer for arbejdsdelingen mellem bestyrelsen og direktionen. I det vedlagte bilag 2 er nævnt eksempler på sådanne pligter for investeringsforvaltningsselskaber.

3.3 Deltagere i bestyrelsens møder

50) Der må ikke være uvedkommende personer til stede ved bestyrelsesmøderne, såfremt der her behandles sager, hvori indgår kundeoplysninger, som ikke lovligt kan videregives efter reglerne i § 117, stk. 1, i lov om finansiel virksomhed (tavshedsbestemmelserne).

51) En direktør, en ekstern revisor og den interne revisionschef har ret til at være til stede og udtale sig ved bestyrelsesmøder, medmindre bestyrelsen i den enkelte sag træffer anden bestemmelse.

52) I det omfang bestyrelsen beslutter det, kan ansatte deltage i bestyrelsesmøder.

53) Bestemmelsen er ikke til hinder for, at f.eks. investeringsforvaltningsselskabets advokat lejlighedsvis deltager i behandling af emner på møderne, når der er behov for det.

54) Formanden for et evt. repræsentantskab eller andre personer ansat i andre selskaber i koncernen, f.eks. i et koncernmoderselskab, kan ikke fast deltage i bestyrelsesmøderne.

55) Den eksterne revision og den interne revisionschef skal deltage i bestyrelsesmøder, såfremt et bestyrelsesmedlem forlanger dette. Den eksterne revision og den interne revisionschef har ret til at deltage i bestyrelsesmøder under behandling af sager, der har betydning for revisionen eller for aflæggelse af regnskabet, jf. § 74, stk. 1, i lov om finansiel virksomhed.

56) Bestyrelsesmedlemmer kan ikke give andre fuldmagt til at møde til bestyrelsesmøder i deres sted. Derimod kan selskabets generalforsamling vælge suppleanter, som Finanstilsynet skal vurdere med hensyn til egnethed og hæderlighed, jf. lov om finansiel virksomhed § 64.

57) Det er Finanstilsynets vurdering, at aktionærer, der ikke er medlemmer af bestyrelsen, ikke må deltage i bestyrelsesmøder på lige fod med bestyrelsesmedlemmerne, fordi der kan være tale om overtrædelse af bestyrelsesmedlemmernes tavshedspligt, idet tavshedsreglerne også gælder i forhold til aktionærerne. Hertil kommer, at aktionærers faste deltagelse i bestyrelsesmøderne vil skabe usikkerhed om ledelsesforholdene i selskabet og om ansvarsfordelingen.

3.4 Bestyrelsens forhandlinger og forhandlingsprotokol

58) Bestyrelsen kan ikke træffe beslutning, uden at så vidt muligt samtlige bestyrelsesmedlemmer har haft mulighed for at deltage i sagens behandling, jf. § 57, stk. 1, 2. pkt., i aktieselskabsloven.

59) Bestyrelsens formand skal sørge for, at bestyrelsen holder møde, når dette er nødvendigt, jf. § 74, stk. 1, i lov om finansiel virksomhed.

60) Bestyrelsen kan derfor ikke lovligt delegere sin beslutningskompetence, f.eks. til et forretningsudvalg. Undtaget herfra er behandling af standardiserede sager, som i henhold til vedtægter eller andet skal behandles af bestyrelsen. Sådanne sager kan henlægges til behandling og afgørelse i et udvalg under bestyrelsen, hvis der på forhånd af den samlede bestyrelse er fastlagt retningslinjer for sagernes behandling. Disse retningslinjer samt udvalgets behandling af de pågældende sager skal løbende evalueres af den samlede bestyrelse. Det bemærkes, at bestyrelsens ansvar for sagernes behandling ikke kan delegeres.

61) I nogle investeringsforvaltningsselskaber kan ovennævnte regler være suppleret med yderligere vedtægtsmæssige krav til gyldigheden af bestyrelsesbeslutninger. Overholdelse af disse yderligere krav skal iagttages og skal i fornødent omfang dokumenteres.

62) Beslutninger skal som udgangspunkt træffes på bestyrelsesmøderne. Bestyrelsesmøder kan også afholdes ved anvendelse af elektroniske medier (elektronisk bestyrelsesmøde), og efter forudgående bestyrelsesbeslutning kan visse nærmere afgrænsede bestyrelsesanliggender behandles skriftligt (skriftlige bestyrelsesmøder), jf. § 56, stk. 3 og 4, i aktieselskabsloven.

63) I det omfang en bestyrelsesbeslutning træffes, uden at bestyrelsen er samlet, kræves som minimum en egentlig tilkendegivelse fra de enkelte bestyrelsesmedlemmer, der skal protokolleres. En undladelse af at reagere på fremsendt materiale er ikke tilstrækkelig. En beslutning kan i lighed med andre bestyrelsesbeslutninger træffes, når mere end halvdelen af bestyrelsen er for dette.

64) Hvis beslutninger træffes ved elektroniske bestyrelsesmøder eller ved skriftlig behandling (skriftlige bestyrelsesmøder), skal det fremgå af protokollen. Forhandlingsprotokollen skal på samme måde som ved fysiske bestyrelsesmøder indeholde en beskrivelse af de på møderne førte drøftelser.

65) Betingelserne for afholdelse af elektroniske bestyrelsesmøder

a) Bestyrelsen skal nøje overveje, hvilke anliggender der egner sig til behandling på et elektronisk bestyrelsesmøde. Det vil primært være rutineprægede sager eller presserende sager, som ikke kræver ny principiel stillingtagen fra bestyrelsen.

b) Bestyrelsens beslutninger om, hvilke emner der egner sig til elektronisk behandling, skal fremgå af forhandlingsprotokollen.

c) Det skal være foreneligt med udførelsen af bestyrelsens hverv. Det vil blandt andet sige, at det ikke må være ensbetydende med, at bestyrelsen ikke får den fornødne indsigt i investeringsforvaltningsselskabets forhold, som personligt fremmøde og drøftelser giver.

d) Samtlige deltagere skal være elektronisk til stede samtidig.

66) Ethvert bestyrelsesmedlem eller en direktør har til enhver tid mulighed for at kræve, at et bestyrelsesmøde afholdes ved fysisk fremmøde.

67) Finanstilsynet fortolker elektroniske bestyrelsesmøder som bestyrelsesmøder, der foregår ved anvendelse af elektroniske medier, uden at bestyrelsesmedlemmerne er fysisk til stede, f.eks. via telefon, internet eller andet medie med tilsvarende funktionalitet. Hvis flertallet af bestyrelsesmedlemmerne er fysisk til stede, er der således ikke tale om et elektronisk bestyrelsesmøde.

68) Betingelserne for skriftlig behandling af bestyrelsesanliggender (skriftlige bestyrelsesmøder), herunder skriftlige bevillingsprocedurer

a) Bestyrelsen skal på forhånd have besluttet, hvilke typer af emner som anses for egnede til skriftlig behandling, og dette skal fremgå af protokollen.

b) Det skal være sager af standardmæssig karakter eller presserende sager, hvor der ikke skal tages stilling til væsentlige eller usædvanlige forhold, og hvor en fælles drøftelse ikke er påkrævet.

c) Der skal være angivet et tidspunkt for sagens afslutning, så sagen ikke trækker unødigt ud.

d) Ethvert bestyrelsesmedlem eller en direktør har til enhver tid mulighed for at kræve, at et bestyrelsesmøde afholdes ved fysisk fremmøde.

69) Hvad angår bestyrelsens beslutningsdygtighed, henvises til § 57 i aktieselskabsloven. Bestyrelsen skal generelt sikre en hensigtsmæssig tilrettelæggelse af bestyrelsens opgavevaretagelse.

70) Bestyrelsens pligt til at føre tilsyn med direktionen kan ikke udøves på skriftlige bestyrelsesmøder. Bestyrelsens tilsynspligt er i øvrigt løbende og ikke blot noget, som sker på bestyrelsesmøderne.

71) Der skal over forhandlingerne i bestyrelsen føres en forhandlingsprotokol, der underskrives af samtlige tilstedeværende medlemmer, jf. § 74, stk. 3, i lov om finansiel virksomhed. Forhandlingsprotokollen skal indeholde en beskrivelse af de på møderne førte drøftelser.

72) Beslutninger, der træffes, uden at direktionen eller ansatte i investeringsforvaltningsselskabet er til stede ("lukkede møder"), skal ligeledes protokolleres.

73) Det skal tydeligt fremgå af protokollen, hvilke medlemmer der har været til stede på et møde, og hvilke medlemmer der ikke har været til stede. Bestyrelsesmedlemmer, der ikke deltager i et bestyrelsesmøde, har pligt til efterfølgende at orientere sig om, hvad der er drøftet på mødet. Efterfølgende orientering kan fremgå f.eks. ved, at medlemmet skriver "set" samt dato og signatur i forhandlingsprotokollen.

74) Såfremt bestyrelsen ønsker, at andre f.eks. en advokat, en konsulent eller en anden person skal deltage under et eller flere punkter i dagsordenen, skal det protokolleres, under hvilke punkter den pågældende deltog.

75) Protokollen skal indrettes således, at risikoen for efterfølgende tilføjelser, rettelser eller udeladelser er mindst mulig. Hvis protokollen føres som et løsbladssystem, kan dette ske ved, at hver side påføres initialer af formanden eller et andet medlem af bestyrelsen.

76) Hver side i forhandlingsprotokollen skal være fortløbende nummereret.

3.5 Engagementer med ejere

77) Et investeringsforvaltningsselskab må ikke, jf. § 182, stk. 2, i lov om finansiel virksomhed, uden Finanstilsynets godkendelse indgå et engagement med virksomheder eller personer, som gennem aktiebesiddelse eller på anden måde direkte eller indirekte har en afgørende indflydelse på investeringsforvaltningsselskabets dispositioner, eller som er domineret af virksomheder eller personer med en sådan indflydelse.

78) Ved engagementer skal her forstås engagementer i henhold til vejledningen til bilag 2 i bekendtgørelse om store engagementer. Investeringsforvaltningsselskaber må ikke yde kredit eller lån i almindelig forstand. Engagementer omfatter derfor først og fremmest tilgodehavender for udført administration, porteføljepleje eller investeringsrådgivning samt mellemværender.

79) Det er Finanstilsynets vurdering, at et foreningsejet investeringsforvaltningsselskab skal søge om tilladelse efter § 182, stk. 2, i lov om finansiel virksomhed, hvis det har et engagement med en forening, der ejer 50 pct. af selskabet eller mere, eller som råder over 50 pct. af stemmerettighederne i selskabet eller mere.

3.6 Koncerninterne transaktioner

80) Der skal fastsættes generelle retningslinjer og udarbejdes forretningsgange for koncerninterne transaktioner inden for rammerne af § 181 i lov om finansiel virksomhed, jf. §§ 5 og 6, i Finanstilsynets bekendtgørelse nr. 904 af 1. september 2004 om koncerninterne transaktioner.

81) I henhold til § 182, stk. 1, i lov om finansiel virksomhed må en finansiel virksomhed ikke uden tilladelse fra Finanstilsynet have engagementer med andre virksomheder inden for samme koncern bortset fra engagementer med dattervirksomheder. Finanstilsynet har udstedt vejledning nr. 9084 af 20. februar 2004 om praksis for tilladelse af koncerninterne engagementer.

82) Koncerninterne engagementer skal bevilges i henhold til retningslinjerne om koncerninterne transaktioner, jf. pkt. 81.

83) Endvidere skal bestyrelsen påse, at selskabet ikke har engagementer med virksomheder eller personer, som direkte eller indirekte har en afgørende indflydelse på den finansielle virksomhed, uden Finanstilsynets godkendelse, jf. § 182, stk. 3, jf. stk. 2.

3.7 Engagementer med direktionen og bestyrelsesmedlemmer

84) Det følger af § 78, stk. 1, i lov om finansiel virksomhed, at der ikke uden bestyrelsens samtykke må indgås engagementer med bestyrelsesmedlemmer og direktører i finansielle virksomheder eller med selskaber, hvor de nævnte personer er direktører eller bestyrelsesmedlemmer. Dette gælder ligeledes for direktørers nærtstående og selskaber, hvori disse er direktører, jf. § 78, stk. 4, i lov om finansiel virksomhed. Samtykket skal være forudgående. Dette medfører bl.a., at der ikke må forekomme ubevilgede overtræk på engagementer med disse. Med hensyn til fortolkning af "engagementer", henvises til pkt. 78.

85) § 78, stk. 1 og 4, i lov om finansiel virksomhed, sammenholdt med bestemmelserne i § 58 i aktieselskabsloven medfører, at bestyrelsesmedlemmer og direktører skal forlade lokalet, når deres egne eller relaterede engagementer behandles i bestyrelsen. Det skal udtrykkeligt anføres i protokollen, når der behandles emner omfattet af § 78, stk. 1 og 4, i lov om finansiel virksomhed, ligesom det skal anføres, at de pågældende personer ikke har været til stede under sagens behandling.

86) Bestemmelsen er ikke til hinder for, at et bestyrelsesmedlem eller en direktør, der tillige deltager i ledelse af et moderselskab, der ejer hele kapitalen i investeringsforvaltningsselskabet, eller i et 100 pct.-ejet søster- eller datterselskab, deltager i behandlingen af spørgsmål om engagementer med dette selskab.

87) Engagementer med bestyrelsesmedlemmer og direktionen skal bevilges i henhold til investeringsforvaltningsselskabets sædvanlige forretningsbetingelser og på markeds-baserede vilkår, jf. § 78, stk. 2, i lov om finansiel virksomhed. Medarbejdervalgte bestyrelsesmedlemmer kan dog bevilges engagementer på samme vilkår som medarbejderne i det pågældende selskab.

3.8 Spekulationsforbud m.v.

88) I henhold til § 77 i lov om finansiel virksomhed må personer ansat af bestyrelsen i en finansiel virksomhed og ansatte, for hvilke der er væsentlig risiko for konflikter mellem egne og den finansielle virksomheds interesser, ikke for egen regning eller gennem selskaber, de kontrollerer

a) optage lån eller trække på allerede bevilgede kreditter til køb af værdipapirer, når de købte værdipapirer stilles til sikkerhed for lånet eller kreditten,

b) erhverve, udstede eller handle med afledte finansielle instrumenter, medmindre formålet er risikoafdækning,

c) erhverve kapitalandele, bortset fra andele i investeringsforeninger, specialforeninger, hedgeforeninger og udenlandske investeringsinstitutter omfattet af lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v., med henblik på salg af disse tidligere end 6 måneder efter erhvervelsen eller

d) erhverve positioner i fremmed valuta, bortset fra euro, når positionstagning sker med henblik på andet end betaling for køb af værdipapirer, varer eller tjenesteydelser eller køb eller drift af fast ejendom eller til brug for rejser.

89) Bestyrelsen skal tage stilling til, hvilke medarbejdere der er omfattet af forbuddet, og udarbejde retningslinjer for kontrol med overholdelse af forbuddet.

3.9 Nye aktionærer, bestyrelsesmedlemmer, direktører og revisorer

90) Bestyrelsen skal være opmærksom på, at Finanstilsynet på forhånd skal underrettes om og godkende nye direkte og indirekte aktionærer, der påtænker at erhverve en kvalificeret andel, jf. § 61, stk. 1, i lov om finansiel virksomhed. I medfør af stk. 7 skal investeringsforvaltningsselskabet straks give Finanstilsynet meddelelse, når selskabet får kendskab til erhvervelse eller afhændelse af kvalificerede andele i selskabet.

91) Er selskabet foreningsejet, træffes beslutning om salg af aktier i investeringsforvaltningsselskabet i henhold til § 24, stk. 1, i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v. af foreningernes generalforsamling, idet foreningens bestyrelse dog kan træffe beslutning om salg af aktier i foreningens investeringsforvaltningsselskab til andre foreninger, som har valgt det pågældende selskab som investeringsforvaltningsselskab. Proceduren i § 24 skal følges, når aktierne skal sælges til andre end de nævnte foreninger.

92) Nye bestyrelsesmedlemmer i investeringsforvaltningsselskabet, direktører og revisorer skal anmeldes til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen i medfør af aktieselskabslovens § 156, stk. 2. Anmeldelsen skal være modtaget i Erhvervs- og Selskabsstyrelsen senest 2 uger efter, at beslutningen er truffet. Styrelsen giver Finanstilsynet meddelelse om ændringen, hvorefter Finanstilsynet udsender skemaer til brug for vurdering af det nye bestyrelses- eller direktionsmedlem, hvis investeringsforvaltningsselskabet ikke har indsendt skemaerne på egen hånd.

93) Bestyrelsen skal være opmærksom på den særlige regel i lov om finansiel virksomhed § 98, hvorefter flertallet af bestyrelsens medlemmer i et investeringsforvaltningsselskab hverken må være medlemmer af bestyrelsen for eller ansat i et depotselskab eller et andet selskab, som en forening eller andre investeringsordninger, som administreres af det pågældende investeringsforvaltningsselskab, har indgået væsentlige aftaler med, eller være medlem af bestyrelsen for eller ansat i andre selskaber, som er koncernforbundne med disse selskaber.

94) § 9, stk. 1, i lov nr. 1171 af 19. december 2003 indeholder en overgangsregel, hvorefter bestyrelsesmedlemmer, der har hverv eller ansættelser, der er omfattet af forbuddene i § 98 kan fortsætte som bestyrelsesmedlemmer i investeringsforvaltningsselskabet indtil udløbet af den periode, hvor de er valgt. De kan ikke genvælges.

3.10 Nye forretningsområder - tilladelse

95) Bestyrelsen og direktionen skal være opmærksom på, om selskabet inden etablering af nye forretningsområder for eksempel administration af hedgeforeninger og porteføljepleje skal ansøge Finanstilsynet om udvidelse af tilladelsen.

3.11 Tilladelse til direktionens eventuelle hverv

96) Bestyrelsen skal være opmærksom på, at personer ansat af bestyrelsen i henhold til § 80, stk. 1, i lov om finansiel virksomhed ikke må eje eller drive selvstændig erhvervsvirksomhed eller som bestyrelsesmedlem, funktionær eller på anden måde deltage i ledelsen eller driften af anden erhvervsvirksomhed end investeringsforvaltningsselskabet uden at have fået bestyrelsens tilladelse hertil. Såfremt der ikke gives tilladelse, skal virksomheden afvikles eller sælges.

97) Det følger af § 80, stk. 4, at den i § 80, stk. 1 og 2, nævnte virksomhed kun kan bestrides, såfremt den finansielle virksomhed eller virksomheder, der indgår i koncern eller administrationsfællesskab med den finansielle virksomhed, ikke har eller indgår engagementer med den pågældende virksomhed eller virksomheder, der er koncernforbundet hermed. Engagementer i form af kapitalandele samt engagementer med erhvervsvirksomheder, der indgår i koncern med den finansielle virksomhed, er undtaget fra forbuddet.

98) Endvidere skal bestyrelsen (og direktionen) være opmærksom på de særlige regler i § 99 i lov om finansiel virksomhed, hvorefter bestyrelsen eller direktionen kun kan give tilladelse i henhold til § 80, stk. 1 og 2, til, at en person kan være bestyrelsesmedlem i eller deltage i ledelsen eller driften af en investeringsforening, en specialforening eller en fåmandsforening, såfremt den pågældende forening ikke administreres af investeringsforvaltningsselskabet, og såfremt der ikke er personsammenfald for flertallet af medlemmerne i bestyrelsen for den pågældende forening og investeringsforvaltningsselskabets bestyrelse. Den pågældende må ikke varetage hvervet som bestyrelsesformand.

99) Videre kan et investeringsforvaltningsselskabs bestyrelse eller direktion ikke give tilladelse i henhold til § 80, stk. 1 og 2, til, at direktører og andre ledende medarbejdere kan være bestyrelsesmedlemmer i eller deltage i ledelsen eller driften af depotselskabet eller et andet selskab, som en af de foreninger eller investeringsordninger, som investeringsforvaltningsselskabet administrerer, har indgået væsentlige aftaler med, eller i et selskab, der er koncernforbundet med disse selskaber.

100) De direktører og andre ledende medarbejdere, der ved lovens ikrafttræden havde bestyrelsesposter, som er omfattet af forbuddene i § 99, stk. 2, kan fortsætte som bestyrelsesmedlemmer indtil udløbet af den periode, hvor de er valgt, hvorefter de ikke kan genvælges, jf. § 9, stk. 2, i lov nr. 1171 af 19. december 2003.

101) De direktører og andre ledende medarbejdere, der ved lovens ikrafttræden lovligt har et ansættelsesforhold, som er omfattet af forbuddene i § 99, stk. 2, kan efter anmeldelse til Finanstilsynet fortsætte en sådan ansættelse, jf. § 9, stk. 3, i lov nr. 1171 af 19. december 2003.

3.12 Retningslinjer for videregivelse af oplysninger

102) Investeringsforvaltningsselskabet skal i medfør af § 122 i lov om finansiel virksomhed udarbejde retningslinjer for, i hvilket omfang oplysninger videregives fra virksomheden. Retningslinierne skal være offentligt tilgængelige, f.eks. på selskabets hjemmeside.

103) § 117 i lov om finansiel virksomhed indeholder hovedreglen om, at alle personer, der er knyttet til en finansiel virksomhed eller finansiel holdingvirksomhed, skal hemmeligholde fortrolige oplysninger, som de får kendskab til under udførelsen af deres hverv. Reglen skal beskytte mod udlevering af fortrolige oplysninger om virksomheden selv, først og fremmest forretnings- og driftshemmeligheder, samt beskytte den finansielle virksomheds kunder mod videregivelse eller udnyttelse af fortrolige oplysninger. I henhold til § 118, stk. 1, kan sædvanlige kundeoplysninger dog videregives til brug for varetagelsen af administrative opgaver.

104) Oplysninger om rent private forhold må ikke videregives uden kundens samtykke, jf. § 119. Oplysninger om en privatkunde må ej heller videregives til brug for markedsføring eller rådgivning, medmindre kunden har givet samtykke hertil, jf. § 121, stk. 1.

105) Samtykke til videregivelse af oplysninger skal afgives i skriftlig form, jf. § 123, stk. 1, hvorefter den finansielle virksomhed på kundens anmodning skal oplyse kunden om, hvilke typer af oplysninger der skal videregives med kundens samtykke, til hvilke formål videregivelse kan ske, samt hvem der kan modtage oplysninger på baggrund af kundens samtykke, jf. stk. 3. Samtykket skal leve op til persondatalovens krav om, at samtykket skal være frivilligt, specifikt og informeret. Dette betyder efter Datatilsynets praksis, at modtagerne skal angives ved navns nævnelse.

3.13 Ophør

106) Ønsker selskabet at ophøre med at drive virksomhed, skal det også rette henvendelse til Finanstilsynet, jf. § 223.

3.14 Administration af foreninger

107) Det er bestyrelsen for den enkelte forening, der fastsætter retningslinjer for administration af denne, medens det er investeringsforvaltningsselskabets bestyrelse, der fastsætter generelle retningslinjer (politik) for, hvilke foreningstyper og foreninger selskabet ønsker at administrere. Det er også selskabets bestyrelse, der fastlægger de overordnede rammer for selskabets administration af foreninger, herunder sørger for, at forretningsgangene og kontrollerne er forsvarlige. Bestyrelsen skal derfor have rapportering fra direktionen om forhold vedrørende administration af foreninger, når der er tale om væsentlige fejl, overskridelser af beføjelser, placeringsgrænser m.v., således at bestyrelsen kan tage stilling til iværksættelse af eventuelle foranstaltninger.

3.15 Kundeforhold

108) Bestyrelsen (og direktionen) i investeringsforvaltningsselskaber, der har tilladelse til at udføre porteføljepleje, skal fastlægge en kundepolitik, som fastsætter de overordnede retningslinjer for, hvilken type kunder selskabet ønsker at udføre skønsmæssig porteføljepleje og investeringsrådgivning for, hvis selskabet har tilladelse til tjenesteydelser. Endvidere skal bestyrelsen fastsætte retningslinjer for, hvorledes selskabets ansatte retter henvendelse til kunder, hvilken risikoprofil kunderne må have, hvem der godkender nye kunder og ændringer i kundeforholdet, og hvordan selskabet følger op på kundeengagementer.

109) Hvis investeringsforvaltningsselskabet som led i administrationen af en forening formidler investeringsbeviser, skal det følge den kundepolitik, som foreningens bestyrelse har fastlagt.

3.16 Bestyrelsens retningslinier til direktionen

110) Investeringsforvaltningsselskabets bestyrelse skal i henhold til § 70 i lov om finansiel virksomhed fastlægge skriftlige retningslinjer for investeringsforvaltningsselskabets væsentligste aktivitetsområder og herunder blandt andet fastlægge direktionens ansvarsområde. Det er dog de administrerede foreningers bestyrelser, der fastlægger retningslinjer for arbejdsdelingen mellem foreningens bestyrelse og investeringsforvaltningsselskabets direktør. Hvilke områder der er de væsentligste, afhænger af de tjenesteydelser, der er omfattet af selskabets tilladelse. Formålet er, at bestyrelsen skal fastlægge risikoprofilen og angive, hvilke dispositioner direktionen kan foretage uden bestyrelsens forudgående beslutning.

111) Endvidere skal retningslinjerne indeholde bestemmelser om, hvilke dispositioner direktionen skal meddele bestyrelsen til efterretning.

112) Retningslinjerne skal desuden omfatte markedsrisici og bestemmelser om placering af egenkapitalen og likvide midler.

113) Bestemmelsen skal ses i sammenhæng med aktieselskabslovens § 54 om bestyrelsens og direktionens indbyrdes forhold. Fordelingen af opgaverne mellem bestyrelsen og direktionen er overladt til bestyrelsens afgørelse i overensstemmelse med almindelige selskabsretlige regler om bestyrelsens pligter.

114) Som eksempler på forhold, der skal omfattes af retningslinjerne, afhængigt af hvordan direktionen kan placere midlerne, kan nævnes

a) engagementsgrænser,

b) placering af basiskapitalen,

c) placering af andre midler,

d) likviditet,

e) erhvervelse af anlægsaktiver,

f) renterisici,

g) aktierisici,

h) valutarisici og

i) kreditrisici

115) Bestyrelsen skal efter behov og mindst en gang årligt vurdere og eventuelt ajourføre de skriftlige retningslinjer.

116) Retningslinjernes grænser skal fastlægges således, at bestemmelserne om midlernes anbringelse og likviditet i kapitel 11 i lov om finansiel virksomhed er opfyldt selv ved fuld udnyttelse af grænserne. Bestyrelsen skal tage stilling til, om direktionen skal kunne udnytte lovens grænser fuldt ud.

117) Retningslinjerne skal fastsætte, hvor stort engagementet må være, og hvorledes et engagement opgøres i henhold til instruksens grænser, dvs. om nogle forretninger - f.eks. med afledte finansielle instrumenter - skal medtages efter strengere principper end i § 145 i lov om finansiel virksomhed.

118) Et investeringsforvaltningsselskab kan i henhold til § 157 i lov om finansiel virksomhed kun placere selskabets basiskapital i aktier og obligationer, der er børsnoterede eller optaget til handel på et andet reguleret marked, samt i andele i investeringsforeninger, specialforeninger og fåmandsforeninger, bortset fra erhvervsudviklingsforeninger.

119) Hvis selskabet kan investere i aktier, skal der i retningslinjerne fastsættes en grænse - eventuelt målt på baggrund af selskabets basiskapital - for direktionens adgang til at erhverve aktier samlet og i et enkelt selskab og inden for rammerne af kapitel 11 i lov om finansiel virksomhed om midlernes anbringelse og likviditet.

120) Der skal i retningslinjerne fastsættes en grænse for direktionens adgang til at erhverve obligationer inden for rammerne af et af bestyrelsen fastsat renterisikomål, f.eks. varighed, hvis selskabet kan og vil placere sin basiskapital i obligationer.

121) Hvis de almindelige bestemmelser om direktionens bevillingsmyndighed ikke finder anvendelse på engagementer med kreditinstitutter, skal der udarbejdes retningslinjer for direktionens adgang til at placere likviditet i et enkelt kreditinstitut. Dette kan ske ved, at bestyrelsen godkender et bilag, der specifikt angiver navnene på de kreditinstitutter, investeringsforvaltningsselskabet må placere midler i med angivelse af det maksimale indestående i det enkelte kreditinstitut.

122) Der skal fastsættes retningslinjer for den samlede valutarisiko, direktionen kan påføre investeringsforvaltningsselskabet ved investering i udenlandske børsnoterede værdipapirer. Dette kan f.eks. ske ved en grænse for den samlede valutarisiko udtrykt ved Finanstilsynets valutarisikoindikator 1 eller et lignende risikomål.

123) Der kan endvidere fastsættes grænser for enkeltvalutaer eller grupper af valutaer.

124) I koncerner, hvor modervirksomheden er et investeringsforvaltningsselskab eller en investeringsforvaltningsholdingvirksomhed, skal der både være retningslinjer for investeringsforvaltningsselskabet og koncernen.

125) Det er bestyrelsens og direktionens ansvar, at investeringsforvaltningsselskabet kun påtager sig risici, som selskabet i fornødent omfang kan vurdere konsekvensen af. Ved fastlæggelsen af retningslinjerne skal bestyrelsen og direktionen derfor sikre, at der kun delegeres og videredelegeres beføjelser til medarbejdere, der har den fornødne viden, indsigt og erfaring til forsvarligt at kunne anvende beføjelsen.

126) Hvis direktionen foretager en videredelegering af den bevillingsbeføjelse, bestyrelsen har tildelt direktionen i henhold til § 70 i lov om finansiel virksomhed, skal der udarbejdes skriftlige retningslinjer, der er kendt af de enkelte disponerende enheder eller medarbejdere, som tildeles beføjelser. Retningslinjerne skal som minimum være underskrevet eller godkendt af den, der afgiver beføjelsen.

127) Størrelsen af den tildelte beføjelse skal fremgå af retningslinjerne. Den enkelte beføjelse eller en kollektiv beføjelse, hvor flere medarbejdere i enighed har en større beføjelse end hver for sig, må ikke overstige den bevillingsbeføjelse, bestyrelsen har tildelt direktionen.

128) Der skal være retningslinjer for regelmæssig rapportering vedrørende udnyttelsen af den videredelegerede bevillingsbeføjelse.

3.17 Rapportering til bestyrelsen

129) Retningslinjerne skal indeholde bestemmelser om, at direktionen skal rapportere til bestyrelsen på alle de områder, hvor der i lovgivningen eller af bestyrelsen er fastsat grænser for direktionen, således at der rapporteres om udnyttelse af de fastsatte rammer eller placeringsgrænser - og hvad direktionen skal gøre ved en eventuel overskridelse heraf.

130) Bestyrelsen skal fastsætte, hvor ofte og i hvilket omfang den ønsker at få rapportering.

Del 4: Administration af foreninger

4.1 Generelt

131) Del 4 gælder for alle investeringsforvaltningsselskaber.

132) Når en forenings bestyrelse har overladt den daglige ledelse til et investeringsforvaltningsselskab i henhold til § 27, stk. 3, i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v. (en form for outsourcing) skal foreningens bestyrelse i medfør af § 27, stk. 3, jf. stk. 1, jf. § 26, stk. 8, fastlægge retningslinjer for arbejdsdelingen mellem foreningens bestyrelse og investeringsforvaltningsselskabets direktion. Retningslinjerne skal sikre, at administrationen foregår betryggende også i denne situation, hvor foreningens bestyrelse ikke har det daglige overblik over, hvorledes administrationen udføres.

133) Foreningens bestyrelse skal løbende kontrollere, at investeringsforvaltningsselskabets direktion følger retningslinjerne, samt evaluere, om administrationen er tilfredsstillende. Er administrationen ikke tilfredsstillende, skal foreningens bestyrelse reagere over for investeringsforvaltningsselskabets direktion og eventuelt investeringsforvaltningsselskabets bestyrelse. Det bemærkes, at det ansvar, der påhviler foreningens bestyrelse, ikke kan overlades til investeringsforvaltningsselskabet alene.

134) Bliver foreningens bestyrelse opmærksom på forhold, der ikke er i orden, for eksempel gentagne lovovertrædelser eller overskridelser af investeringsinstrukser, er det Finanstilsynets vurdering, at bestyrelsen skal rette henvendelse til investeringsforvaltningsselskabets bestyrelse, hvis selskabets direktion ikke ændrer forholdene.

135) I lov om finansiel virksomhed § 101 er der fastsat særlige regler for investeringsforvaltningsselskaber, der skal handle uafhængigt og udelukkende i de administrerede foreningers interesse. Endvidere skal de i den daglige ledelse varetage foreningernes interesse bedst muligt.

136) Investeringsforvaltningsselskaber skal i medfør af stk. 3 undgå interessekonflikter mellem sig selv og foreningerne, mellem selskaber, som det er i koncern med, og foreningerne og mellem foreningerne indbyrdes. Når sådanne interessekonflikter ikke kan undgås, skal investeringsforvaltningsselskabet oplyse de enkelte berørte foreningers bestyrelse herom.

137) Når et investeringsforvaltningsselskab tillige har tilladelse til at udføre skønsmæssig porteføljepleje, skal det opretholde en klar adskillelse mellem denne porteføljepleje og administration af foreninger. Denne adskillelse skal forebygge interessekonflikter og kan etableres ved hjælp af forretningsgange og hensigtsmæssige arbejdsrutiner. Investeringsforvaltningsselskabet er i forhold, der vedrører administration af foreninger, underlagt den enkelte forenings bestyrelses instruktionsbeføjelse, jf. § 101, stk. 4, i lov om finansiel virksomhed.

138) Ved administration af foreninger skal investeringsforvaltningsselskabet således følge de instrukser, som den enkelte forenings bestyrelse har fastlagt i retningslinjerne for arbejdsdelingen mellem foreningens bestyrelse og investeringsforvaltningsselskabets direktion, jf. § 27, stk. 3, jf. § 26, stk. 8, i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v. Retningslinjerne skal indeholde en instruks for investering af foreningens eller dens afdelingers formue.

139) Investeringsforeningerne er i medfør af § 54, stk. 1, i lov om finansiel virksomhed omfattet af den samme beskyttelse som andre kunder i henhold til lovens § 72.

4.2 Delegation af administrative opgaver for foreningerne

140) Ifølge lov om finansiel virksomhed §§ 102 – 105 er der fastsat særlige regler for delegation af opgaver, der vedrører administration af foreninger. Investeringsforvaltningsselskabet må ikke delegere kerneopgaver, jf. bekendtgørelse om kerneopgaver i investeringsforeninger, specialforeninger, godkendte fåmandsforeninger, hedgeforeninger og investeringsforvaltningsselskaber. Hvis et investeringsforvaltningsselskab delegerer visse opgaver, som det som led i administrationen af foreningen påhviler investeringsforvaltningsselskabet at udføre, til tredjemand, skal det i henhold til § 102, stk. 1, ske på grundlag af en beslutning herom truffet af foreningens bestyrelse. Ifølge stk. 3 berøres investeringsforvaltningsselskabets forpligtelser ikke af, at investeringsforvaltningsselskabet har delegeret opgaver til tredjemand.

141) Der kan ifølge § 102, stk. 2, ikke træffes beslutning om, at investeringsforvaltningsselskabet kan uddelegere beslutninger om investering af foreningers midler eller andre kerneopgaver.

142) Investeringsforvaltningsselskabet skal i henhold til § 103 sikre sig, at de virksomheder, som selskabet delegerer opgaver til, er kvalificeret og i stand til at varetage de pågældende opgaver. I de tilfælde, hvor delegationen vedrører investeringsforvaltningen (rådgivning), må der kun delegeres til virksomheder, som har tilladelse til eller er registrerede med henblik på forvaltning af aktiver, og som er underlagt tilsyn.

143) Delegation af opgaver må i henhold til § 103, stk. 2, ikke hindre et effektivt tilsyn med investeringsforvaltningsselskabet og må navnlig ikke forhindre investeringsforvaltningsselskabet i at virke eller foreningen i at blive forvaltet i medlemmernes interesse.

144) Ved delegation af opgaver skal investeringsforvaltningsselskabet sikre sig, at investeringsforvaltningsselskabets ledelse har mulighed for på et hvilket som helst tidspunkt reelt at overvåge de aktiviteter, der udøves af den virksomhed, som opgaven er uddelegeret til.

145) Aftalen om delegation må ifølge § 104, stk. 2, ikke hindre investeringsforvaltningsselskabet i på et hvilket som helst tidspunkt at give yderligere instrukser til den virksomhed, som opgaven er uddelegeret til, og at opsige aftalen med øjeblikkelig virkning, hvis det er i den administrerede forenings interesse.

146) Bestemmelsen er ikke til hinder for, at parterne aftaler opsigelsesvarsler, som dækker de normalt forventede situationer, når blot der er en adgang for investeringsforvaltningsselskabet til at opsige aftalen med øjeblikkelig virkning. Bestemmelsen er heller ikke til hinder for, at parterne aftaler, at investeringsforvaltningsselskabet skal betale en kompensation til det foretagende, som aftalen er indgået med, hvis investeringsforvaltningsselskabet opsiger aftalen med henvisning til bestemmelsen om øjeblikkelig opsigelse. Sådanne bestemmelser om kompensation skal være rimelige set i forhold til aftaleparternes forhold.

147) Kompensationsklausuler må ikke være udformet således, at de reelt fratager investeringsforvaltningsselskabet muligheden for at opsige en aftale om delegation med øjeblikkelig virkning.

148) Ifølge § 105 skal investeringsforvaltningsselskabet senest samtidig med indgåelsen af en aftale om delegation underrette Finanstilsynet om aftalens indhold og betingelser.

4.3 Organisation

149) Investeringsforvaltningsselskabet skal ved administration af foreninger sørge for klart definerede ansvars- og arbejdsområder, således at udførelse af opgaver adskilles fra kontrollen af opgaverne.

150) Medarbejdere involveret i handel og risikotagning må således som hovedregel ikke medvirke ved forretningernes afvikling, udførelsen af interne kontroller, opgørelse af resultater og risici samt udarbejdelse af ledelsesrapportering m.v. til foreningernes bestyrelse. Endvidere må disponerende enheder som udgangspunkt ikke referere til en medarbejder, som er leder med ansvar for afvikling, kontrol, resultat og risikoopgørelser samt ledelsesrapportering.

151) Hvis investeringsforvaltningsselskabet har tilladelse til at udføre skønsmæssig porteføljepleje, skal det i medfør af § 101, stk. 4, i lov om finansiel virksomhed opretholde en klar adskillelse mellem denne porteføljepleje og administration af foreninger for eksempel ved hjælp af forretningsgange og hensigtsmæssige arbejdsrutiner. Investeringsforvaltningsselskabet er i forhold, der vedrører administration af foreninger, underlagt den enkelte forenings bestyrelses instruktionsbeføjelse.

4.4 Beføjelser og procedurer

152) Bestyrelsen for de administrerede foreninger og investeringsforvaltningsselskabets direktion skal sikre, at selskabets administration af foreninger, herunder foreningernes investeringsstrategi, er betryggende. For så vidt angår det ansvar, som foreningernes bestyrelse har, henvises til pkt. 2.1 "Generelt" og pkt. 1.4.1.1 i vejledning for investeringsforeninger, specialforeninger, hedgeforeninger samt godkendte fåmandsforeninger i henhold til § 37, stk. 1, nr. 1-3 og 5, i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v.

153) Investeringsforvaltningsselskabets bestyrelse skal sikre, at de administrative systemer er betryggende.

154) Såfremt direktionen delegerer sine beføjelser i overensstemmelse med retningslinierne fra foreningens bestyrelse, skal direktionen udarbejde instrukser til de enkelte disponerende enheder/medarbejdere.

155) Retningslinjer, der omfatter videredelegering af opgaver, skal

a) udformes skriftligt og som minimum underskrives af den, der afgiver beføjelsen,

b) indeholde kontrollerbare grænser med hensyn til risikotagning, der klart skal afgrænse modtagerens dispositionsbeføjelser,

c) indeholde en beskrivelse af de anvendte principper for opgørelse af risici, herunder for opgørelse af risici i forbindelse med afledte instrumenter og

d) indeholde krav til rapportering, idet hyppigheden skal afspejle aktiviteternes risikoprofil og omfang.

156) Det skal være muligt for de medarbejdere, der træffer investeringsbeslutninger, og eventuelle rådgivere at konstatere, om de handler, de agter at indgå, ligger inden for deres tildelte bevillingsbeføjelser. Dette gælder også eventuelle kollektive bevillingsbeføjelser, hvor flere medarbejdere i fællesskab kan disponere inden for en grænse.

157) Summen af de enkelte bevillingsbeføjelser og kollektive bevillingsbeføjelser, hvor flere medarbejdere sammen kan disponere, må ikke overstige bestyrelsens bevillingsbeføjelser til direktionen.

4.5 Forretningsgange

158) Forretningsgangene skal klart beskrive forhold af betydning for en betryggende administration af foreninger.

159) Der skal foreligge ajourførte skriftlige forretningsgange for alle væsentlige aktiviteter vedrørende administration af foreninger, herunder

a) ansøgning om godkendelse af nye foreninger og afdelinger samt vedtægtsændringer,

b) udarbejdelse og offentliggørelse af fuldstændige og forenklede prospekter samt indsendelse af disse til Finanstilsynet,

c) afholdelse af generalforsamlinger og bestyrelsesmøder samt rapportering til bestyrelsen,

d) placering af formuen og handel med værdipapirer m.v. i overensstemmelse med de af foreningens bestyrelse fastlagte retningslinjer og Finanstilsynets vejledning i henhold til § 87 i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v. om, hvilke markeder foreninger kan placere deres midler på,

e) samarbejde med foreningernes depotselskaber og eventuelle rådgivere, herunder proceduren for at træffe investeringsbeslutninger,

f) kontrol med handler og overholdelse af placeringsgrænser fastsat i lovgivningen, bestyrelsens fondsinstruks, eller – for hedgeforeningers vedkommende – de af bestyrelsen fastsatte risikorammer,

g) nedbringelse af foreningers overskridelse af placeringsgrænser, herunder hedgeforeningers overskridelse af de i vedtægterne eller af hedgeforeningens bestyrelse fastsatte risikorammer,

h) eventuel indberetning af overskridelser af placeringsgrænserne til Finanstilsynet, jf. § 105, stk. 2, § 110, stk. 2, og § 114 e, stk. 2, i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v.,

i) beregning af indre værdi, emissions- og indløsningskurser samt offentliggørelse heraf,

j) markedsføring af beviser og håndtering af eventuelle handler med foreningsandele for investorer,

k) selskabets procedurer i relation til forebyggende foranstaltninger mod hvidvask af udbytte, jf. § 4 i lov om forebyggende foranstaltninger mod hvidvask af udbytte og finansiering af terrorisme,

l) kontrol med delegerede opgaver,

m)en hedgeforenings underretning af de navnenoterede medlemmer senest 8 hverdage efter, at

1)hedgeforeningens bestyrelse har ændret de fastsatte risikorammer,

2)hedgeforeningen har overskredet de af bestyrelsen fastsatte risikorammer,

n) en hedgeforenings indberetning af og redegørelse til Finanstilsynet for, at den har overskredet de af bestyrelsen fastsatte risikorammer,

o) foranstaltninger, der sikrer, at selskabet overholder bestemmelserne i

1) § 101 i lov om finansiel virksomhed om, at selskabet skal handle uafhængigt og udelukkende i foreningernes interesse, undgå interessekonflikter og opretholde en klar adskillelse mellem skønsmæssig porteføljepleje, hvis selskabet har tilladelse til det, og administration af foreningerne,

2) § 72, jf. § 54 i lov om finansiel virksomhed om bl.a. interessekonflikter mellem selskabet og kunderne og kunderne indbyrdes m.v.,

3) § 37 i lov om værdipapirhandel m.v. mod insiderhandel for selskabet som daglig ledelse af foreninger som udstedere af børsnoterede foreningsandele,

p) foranstaltninger mod insiderhandel og kursmanipulation, når selskabet udfører handler for de administrerede foreninger med børsnoterede værdipapirer eller værdipapirer, der handles på en autoriseret markedsplads eller tilsvarende regulerede markeder for værdipapirer og regelmæssigt kommer i besiddelse af intern viden,

q) forretningsgange, der tager højde for den fastlagte kundepolitik og § 43 i lov om finansiel virksomhed og bekendtgørelse om god skik for finansielle virksomheder, jf. pkt. 184, hvis selskabet formidler foreningsandele for kunder,

r) henvendelser til og kontakt med kunder,

s) krav, herunder krav til legitimation, ved etablering og godkendelse af kundeforhold,

t) procedurer for at sætte sig ind i kundens investeringserfaring, økonomiske forhold og risikoprofil,

u) foranstaltninger for at imødegå interessekonflikter mellem selskabet og kunderne og kunderne indbyrdes og til at tage hensyn til markedets integritet,

v) behandling af kundeklager,

x) udarbejdelse af års- og halvårsrapporter samt anvendelse af foreningernes overskud,

y)afvikling af foreninger og afdelinger, og

z) indberetning til Finanstilsynet, hvis en forening eller afdeling ikke opfylder formuekravene, jf. § 30, stk. 3, jf. § 27, stk. 3, 1. pkt. i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v.

4.6 Interne kontroller

160) Investeringsforvaltningsselskabet skal for administration af foreninger etablere systematiske interne kontroller af

a) registrering, bogføring og afvikling af handler,

b) opgørelse og rapportering af positioner, resultater og risici m.v.,

c) overholdelse af placeringsgrænser fastsat

1)i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investe-ringsordninger m.v.,

2)i fondsinstrukser fastsat af foreningernes bestyrelser og

3)i vedtægterne for hedgeforeninger eller i de af en hedgeforenings bestyrelse fastsatte risikorammer,

d) hedgeforeningers meddelelser til de navnenoterede medlemmer om ændrede risikorammer eller overtrædelse af risikorammerne,

e) indgåede handelspriser, herunder overholdelse af § 46 i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v.,

f) beregning af indre værdier, emissions- og indløsningskurser,

g) foreningernes løbende overskud eller tab, og

h) foreningerne og afdelingerne overholder formuekravet.

161) Såfremt investeringsforvaltningsselskabet - på grund af meget få ansatte - ikke kan indføre interne kontroller med en fuldstændig funktionsadskillelse i forhold til disponerende og afviklende enheder eller medarbejdere, vil det stille forøgede krav til selskabets beføjelser og procedurer, forretningsgange, rapportering og systemanvendelse, jf. pkt. 152-160.

4.7 Rapportering

162) Investeringsforvaltningsselskabet skal sørge for skriftlig rapportering til foreningens/foreningernes bestyrelse og direktionen i investeringsforvaltningsselskabet for placering af formuen m.v. i henhold til de afgivne retningslinier.

163) Rapporteringens hyppighed skal afspejle omfanget og karakteren af de markedsrisikobehæftede aktiviteter samt modtagerens organisatoriske niveau og dermed graden af involvering i den daglige disponering.

164) Rapporteringen skal i videst mulig udstrækning udarbejdes af organisatoriske enheder eller personer, der ikke er involveret i selskabets disponering af markedsrisikobehæftede aktiviteter. Såfremt investeringsforvaltningsselskabet ikke kan tilvejebringe en fuldstændig funktionsadskillelse, stilles der især forøgede krav til selskabets forretningsgange, interne kontrolprocedurer og systemanvendelse, jf. pkt. 158-161 samt Finanstilsynets vejledning nr. 9074 af 23. januar 2004 om kontrol- og sikringsforanstaltninger på it-området..

165) Direktionen skal rapportere til investeringsforvaltningsselskabets bestyrelse om forhold vedrørende administration af foreninger, når der er tale om væsentlige fejl, overskridelser af beføjelser, placeringsgrænser eller fejl i resultater m.v., således at bestyrelsen kan vurdere, om administrationen er betryggende, og tage stilling til iværksættelse af eventuelle foranstaltninger.

Del 5: Markedsrisikobehæftede aktiviteter

5.1 Generelt

166) Del 5 finder anvendelse for investeringsforvaltningsselskaber, der har tilladelse til at udføre porteføljepleje samt for placering af selskabets egne midler.

5.2 Organisation

167) Investeringsforvaltningsselskabet skal sørge for klart definerede ansvars- og arbejdsområder, således at udførelse af opgaver adskilles fra kontrollen af opgaverne.

168) Medarbejdere involveret i handel og risikotagning må således som hovedregel ikke medvirke ved forretningernes afvikling, udførelsen af interne kontroller, opgørelse af resultater og risici samt udarbejdelse af ledelsesrapportering m.v.

169) Endvidere må disponerende enheder som udgangspunkt ikke referere til en medarbejder, som er leder med ansvar for afvikling, kontrol, resultat og risikoopgørelser samt udarbejdelse af ledelsesrapportering.

170) I de tilfælde, hvor investeringsselskabets forvaltning af aktiverne helt eller delvist er overladt til porteføljeforvaltere, skal organisation og intern kontrol afspejle dette. Dette indebærer bl.a., at der altid skal være tilstrækkelige overvågningsprocedurer.

5.3 Beføjelser og procedurer

171) Bestyrelsen og direktionen skal sikre, at selskabets handelsstrategi er betryggende.

172) Såfremt direktionen delegerer en beføjelse, som bestyrelsen har tildelt direktionen, jf. § 70 i lov om finansiel virksomhed, skal der udarbejdes bevillingsbeføjelser til de enkelte disponerende enheder eller medarbejdere.

173) Bevillingsbeføjelserne skal

a) udformes skriftligt og som minimum underskrives af den, der afgiver beføjelsen, indeholde kontrollerbare grænser med hensyn til risikotagning, der klart skal afgrænse modtagerens dispositionsbeføjelser,

b) indeholde en beskrivelse af de anvendte principper for opgørelse af risici, herunder for opgørelse af risici i forbindelse med afledte finansielle instrumenter, og

c) indeholde krav til rapportering, idet hyppigheden skal afspejle aktiviteternes risikoprofil og omfang.

174) Det skal være muligt for de disponerende medarbejdere og porteføljeforvaltere at konstatere, om de handler, de agter at indgå, ligger inden for deres tildelte bevillingsbeføjelser. Dette gælder også eventuelle kollektive bevillingsbeføjelser, hvor flere medarbejdere i fællesskab kan disponere inden for en grænse.

175) Summen af de enkelte beføjelser og kollektive bevillingsbeføjelser, hvor flere medarbejdere sammen kan disponere, må ikke overstige bestyrelsens beføjelser til direktionen.

176) Anvendes porteføljeforvaltere, skal direktionen på grundlag af beføjelser fastsat af bestyrelsen godkende de mandater, der tildeles de enkelte porteføljeforvaltere.

5.4 Forretningsgange

177) Forretningsgangene skal klart beskrive forhold af betydning for en betryggende håndtering af hver enkelt markedsrisikobehæftet aktivitet afpasset efter bestyrelsens retningslinjer for anbringelse af selskabets midler og dets eventuelle tilladelse til at udføre porteføljepleje.

178) Der skal foreligge ajourførte skriftlige forretningsgange for alle selskabets væsentlige markedsrisikobehæftede aktiviteter, herunder bl.a. forretningsgange vedrørende

a) udførelse af de tjenesteydelser, som selskabet har tilladelse til, f.eks. handel med værdipapirer, porteføljepleje og opbevaring af værdipapirer,

b) administration af kollektive investeringsordninger, jf. § 115 i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v.,

c) foranstaltninger til overholdelse af § 72 i lov om finansiel virksomhed om bl.a. interessekonflikter mellem selskabet og kunderne og kunderne indbyrdes, herunder eventuelle regler om tildeling af værdipapirer, når selskabet handler for flere kunder på en gang,

d) foranstaltninger mod insiderhandel og kursmanipulation, når selskabet udfører handler for kunder, herunder de administrerede foreninger med børsnoterede værdipapirer eller værdipapirer, der handles på en autoriseret markedsplads eller tilsvarende regulerede markeder for værdipapirer og regelmæssigt kommer i besiddelse af intern viden,

e) sikring af kundernes midler og værdipapirer,

f) bogføring, regnskabsudarbejdelse og indberetninger til Finanstilsynet og SKAT,

g) eventuelle medarbejderhandler,

h) indgåelse, kontrol, registrering, bogføring og afvikling af handler,

i) løbende opgørelse og overvågning af risici m.v.,

j) løbende opgørelse af overholdelse af lines og grænser for risikotagning indeholdt i instrukser på alle organisatoriske niveauer samt håndtering af eventuelle overskridelser,

k) løbende og periodevis udarbejdelse af rapportering til bestyrelsen og direktionen,

l) hvordan selskabet skal forholde sig ved introduktion af nye virksomhedsområder som for eksempel administration af hedgeforeninger eller skønsmæssig porteføljepleje og produkter behæftet med markedsrisici,

m)selskabets retningslinjer for adskillelse af kundemidler fra selskabets egne midler, jf. § 97 i lov om finansiel virksomhed og Finanstilsynets bekendtgørelse om fondsmæglerselskabers og investeringsforvaltningsselskabers bogføring af og adskillelse af kundemidler. Selskabet skal være opmærksomt på, at kundekontoen i kreditinstituttet skal benævnes "NN Investeringsforvaltningsselskab A/S for kunder" med henblik på at sikre kunderne separatistret, hvis investeringsforvaltningsselskabet standser betalingerne eller går konkurs, og

n) selskabets retningslinjer vedrørende oprettelse og forvaltning af kundedepoter og eventuelle samledepoter, jf. § 72, stk. 3, jf. § 54, stk. 1, i lov om finansiel virksomhed.

5.5 Interne kontroller

179) Investeringsforvaltningsselskabet skal have etableret effektive interne kontroller samt pålidelige informationssystemer, således at alle væsentlige markedsrisikobehæftede aktiviteter kontrolleres, herunder interne kontroller af

a) registrering, bogføring og afvikling af handler,

b) opgørelse og rapportering af positioner, resultater og risici m.v.,

c) overholdelse af grænser for risikotagning m.v.,

d) overholdelse af korrespondent- og kundelines, herunder en løbende overvågning af markedsrisikobehæftede kundeengagementer (modpartsrisiko),

e) selskabets overholdelse af porteføljeplejeaftaler med kunder, herunder bestemmelsen i § 54, stk. 2, i lov om finansiel virksomhed, hvorefter investeringsforvaltningsselskaber, der har tilladelse til at udføre skønsmæssig porteføljepleje for kunder, på forhånd skal aftale med kunden, om investeringsforvaltningsselskabet må placere kundens porteføljemidler eller en del heraf i andele i investeringsforeninger, specialforeninger eller fåmandsforeninger eller andre kollektive investeringsordninger, som investeringsforvaltningsselskabet administrerer,

f) indgåede handelspriser,

g) selskabets løbende overskud eller tab,

h) ind- og udbetaling af kundemidler, og

i) adskillelse af kundedepoter, jf. § 72, stk. 3, i lov om finansiel virksomhed, og kundemidler fra selskabets egne depoter og midler samt Finanstilsynets bekendtgørelse om fondsmæglerselskabers og investeringsforvaltningsselskabers bogføring af og adskillelse af kundemidler.

180) Såfremt investeringsforvaltningsselskabet - på grund af meget få ansatte - ikke kan indføre interne kontroller med en fuldstændig funktionsadskillelse af disponerende og afviklende enheder eller medarbejdere, vil det stille forøgede krav til selskabets beføjelser og procedurer, forretningsgange, rapportering og systemanvendelse, jf. pkt. 167 – 178 Finanstilsynets vejledning af 24. januar 2004 om kontrol- og sikrings-foranstaltninger på it-området i henhold til lov om finansiel virksomhed § 71, stk. 1, nr. 4 (nu nr. 9).

.

5.6 Rapportering

181) Investeringsforvaltningsselskabet skal sørge for skriftlig rapportering til selskabets bestyrelse og direktion vedrørende samtlige grænser for risikotagning m.v. indeholdt i de afgivne retningslinier.

182) Rapporteringens hyppighed skal afspejle omfanget og karakteren af de markedsrisikobehæftede aktiviteter samt modtagerens organisatoriske niveau og dermed graden af involvering i den daglige disponering.

183) Rapporteringen skal i videst mulig udstrækning udarbejdes af organisatoriske enheder eller personer, der ikke er involveret i selskabets disponering af markedsrisikobehæftede aktiviteter. Såfremt investeringsforvaltningsselskabet ikke kan tilvejebringe en fuldstændig funktionsadskillelse, stilles der især forøgede krav til selskabets forretningsgange, interne kontrolprocedurer og systemanvendelse, jf. pkt. 177 - 180 samt Finanstilsynets vejledning af 24. januar 2004 om kontrol- og sikrings-foranstaltninger på it-området i henhold til lov om finansiel virksomhed § 71, stk. 1, nr. 4 (nu nr. 9).

Del 6: Kundebehandling (god skik)

184) Der skal foreligge ajourførte skriftlige forretningsgange, retningslinjer eller lignende, der bl.a. beskriver

a) hvilke aftaler med private kunder, der er så væsentlige, at de skal indgås skriftligt eller på varigt medium og vilkårene for opsigelse,

b) hvilket varsel selskabet skal give kunder i løbende kundeforhold ved ændringer til ugunst for kunden af renter, gebyrer, bidrag eller andet vederlag,

c) medarbejdernes mulige rådgivningsforpligtelser, herunder omfanget og karakteren af de oplysninger, som selskabet skal indhente for at sikre god rådgivning

d) medarbejdernes pligt til at informere kunden, hvis investeringsforvaltningsselskabet eller medarbejderen i en rådgivningssituation har en særlig interesse i rådgivningens resultat udover indtjeningen.

185) Del 6 gælder for investeringsforvaltningsselskaber, der har tilladelse til at udføre porteføljepleje og rådgivning m.v.

186) Investeringsforvaltningsselskabet skal følge den af bestyrelsen og direktionen fastlagte kundepolitik. Kundepolitikken skal fastsætte de overordnede retningslinier for, hvilken type kunder selskabet ønsker at udføre skønsmæssig porteføljepleje og investeringsrådgivning for, hvorledes selskabets ansatte retter henvendelse til kunder, hvilken risikoprofil kunderne må have, hvem der godkender nye kunder og ændringer i kundeforholdet, og hvordan selskabet følger op på kundeengagementer, inden selskabet udfører tjenesteydelser.

187) Selskabet skal være opmærksomt på § 54, stk. 2, i lov om finansiel virksomhed, hvorefter investeringsforvaltningsselskaber, der har tilladelse til at udføre skønsmæssig porteføljepleje for kunder, på forhånd skal aftale med kunden, om investeringsforvaltningsselskabet må placere kundens porteføljemidler eller en del heraf i andele i investeringsforeninger, specialforeninger eller fåmandsforeninger eller andre kollektive investeringsordninger, som investeringsforvaltningsselskabet administrerer.

188) Selskabet skal sørge for, at investeringerne er relevante i forhold til kundernes økonomiske forhold og risikoprofil, således at kunderne ikke anvender en stor del af deres midler på risikofyldte investeringer.

189) Selskabet skal have forretningsgange, der tager højde for den fastlagte kundepolitik og § 43 i lov om finansiel virksomhed og bekendtgørelse om god skik for finansielle virksomheder, vedrørende selskabets

henvendelser til og kontakt med kunder,

a) krav herunder krav til legitimation ved etablering og godkendelse af kundeforhold, procedurer for at sætte sig ind i kundens investeringserfaring, økonomiske forhold og risikoprofil,

b) foranstaltninger for at imødegå interessekonflikter mellem selskabet og kunderne og kunderne indbyrdes og til at tage hensyn til markedets integritet,

c) behandling af kundeklager, og

d) procedurer i relation til forebyggende foranstaltninger mod hvidvask af penge, jf. kapitel 4 i lov om forebyggende foranstaltninger mod hvidvask af udbytte og finansiering af terrorisme.

190) Selskaber, der udfører marginforretninger som led i skønsmæssig porteføljepleje, skal fastsætte retningslinier for opgørelse af sikkerhedsstillelser ved marginbetalinger. Selskabet skal anvende en til enhver tid forsigtig vurdering af sikkerhederne, hvis kunden f.eks. stiller sikkerhed for margin.

191) Herunder skal selskabet have retningslinjer for vurdering af, hvilken modpartsrisiko selskabet løber i forhold til kunden, og de engagementer, jf. § 5, stk. 1, nr. 16, i lov om finansiel virksomhed, selskabet har med kunden.

192) Selskabet skal udarbejde periodiske rapporter til ledelsen (bestyrelsen og direktionen) indeholdende oplysning om investeringsforvaltningsselskabets kundehåndtering. Rapporten kan f.eks. indeholde oplysninger om

a) kundernes indtjening ved porteføljeplejen,

b) oversigt over kundernes investeringer, herunder hvorledes medarbejderne skal forholde sig, når kunderne lider tab,

c) kundeklager og

d) selskabets eventuelle tab på kunder.

193) Dealere skal i forretningsgangen eller i en instruks for dealere kunne læse, hvilke forudsætninger der skal være opfyldt for at gennemføre en handel for en kunde.

Finanstilsynet, den 22. december 2006

Henrik Bjerre-Nielsen

/Marianne Knudsen