Vejledning for pengeinstitutter i henhold til § 71, stk. 1, nr. 1-8, i lov om finansiel virksomhed \n

Vejledning for pengeinstitutter i henhold til § 71, stk. 1, nr. 1-8, i lov om finansiel virksomhed

Indholdsfortegnelse

Indledning, pkt. 1)-8)

Vejledning for pengeinstitutter i henhold til § 71, stk. 1, nr. 1-8, i lov om finansiel virksomhed

1) Vejledningen er Finanstilsynets fortolkning af § 71, stk. 1, nr. 1-8, i lov om finansiel virksomhed og de øvrige bestemmelser, der er nævnt i vejledningen, og kan således betragtes som en sammenskrivning af Finanstilsynets praksis på de områder, som vejledningen omfatter.

2) Vejledningens formuleringer lever op til Basel komiteens "Core Principles for Effective Banking Supervision",Committee of European Banking Supervisors "Guidelines on the Application of Supervisory Review Process under Pillar 2" og de tekniske kriterier der er angivet i direktiv 2006/48/EF, bilag V.

3) Hvis det, f.eks. ved en undersøgelse, konstateres, at vejledningens anvisninger ikke efterleves af et pengeinstitut, må det forventes, at Finanstilsynet med henvisning til lovgivningens bestemmelser vil påtale forholdet.

Hvis der er sket en overtrædelse af strafbelagte bestemmelser, vil der i grove eller gentagne tilfælde ske politianmeldelse.

4) En del af vejledningens punkter indeholder eksempler på, hvorledes det omhandlede problem kan løses.

Hvis et pengeinstitut kan dokumentere, at problemet er løst på anden vis, vil der ikke være tale om en overtrædelse af § 71 i lov om finansiel virksomhed.

5) Vejledningen indeholder de krav, der efter Finanstilsynets praksis som minimum stilles til pengeinstitutter i henhold til § 71, stk. 1, nr. 1-8, i lov om finansiel virksomhed.

Dog gælder kravene i del 4 og 5 som udgangspunkt ikke for pengeinstitutter, der har en arbejdende kapital på under 250 mio.kr. og har mindre end 10 ansatte.

Pengeinstitutter, der opfylder begge krav, kan henholde sig til kravene i del 1-3 og 6 i vejledningen.

Det er naturligvis en forudsætning, at kravene i § 71, stk. 1, nr. 1-8, i lov om finansiel virksomhed i det konkrete tilfælde kan anses for at være opfyldt.

6) Bestyrelsen påser, at § 71, stk. 1, nr. 1-8, som udtrykt i vejledningen overholdes.

7) Den finansielle lovgivning gælder for hver enkelt virksomhed med tilladelse fra Finanstilsynet.

8) Retningslinjer for en koncern som helhed kan ikke erstatte de retningslinjer for koncernens enkelte tilsynsbelagte virksomheder, som skal udarbejdes efter § 71, stk. 1, nr. 1-8, i lov om finansiel virksomhed.

Den enkelte tilsynsbelagte koncernvirksomheds bestyrelse skal fastsætte relevante retningslinjer.

Del 1

Generelt vedrørende organisation, forretningsgange og intern kontrol

9) Det følger endvidere af § 71, stk. 1, nr. 1-8, i lov om finansiel virksomhed, at pengeinstituttet skal have

10) Bestyrelsen skal, jf. § 54, stk. 1, 2. pkt. i aktieselskabsloven, sørge for en forsvarlig organisation af selskabets virksomhed.

11) Forretningsgangene kan medvirke til

12) Der stilles følgende overordnede krav til forretningsgangene

13) Behovet for udarbejdelse af skriftlige forretningsgange vil variere fra pengeinstitut til pengeinstitut.

De fleste pengeinstitutter vil som følge af kravene i § 71 i lov om finansiel virksomhed om god administrativ og regnskabsmæssig praksis og skriftlige forretningsgange på væsentlige aktivitetsområder skulle udarbejde skriftlige forretningsgange for følgende områder

14) Bestyrelse og direktion har det overordnede ansvar for, at forretningsgangene bliver fulgt, jf. pkt. 30 og 31.

15) Forretningsgangene og de interne kontroller skal sikre, at der er tilstrækkelig personadskillelse (funktionsadskillelse), samt at pengeinstituttet ikke gøres for afhængig af enkelte nøglepersoner.

16) Såfremt der ikke kan tilvejebringes en fuldstændig funktionsadskillelse, skal der tages højde herfor ved udarbejdelse af retningslinjer og forretningsgange samt ved tilrettelæggelsen af den interne kontrol.

17) Medarbejdere, der skal udføre kontroller, skal have et så stort kendskab til området, at de kan foretage en relevant kontrol.

18) Anvendelse af ikke-integrerede it-systemer kræver i særlig udstrækning kontrolsystemer, herunder etablering af uafhængige kontroller af data, beregninger og resultater.

19) Pengeinstituttets rapporteringslinjer og ansvarsfordeling skal være klare, præcise, veldefinerede, gennemsigtige og sammenhængende.

20) Pengeinstituttet skal have systemer til vurdering og håndtering af risikoen for potentielle ændringer af rentesatserne, som kan påvirke pengeinstituttets renterisiko uden for handels-beholdningen.

21) Pengeinstitutter skal have politikker og procedurer for måling og styring af pengeinstituttets aktuelle samt fremtidige likviditetsbehov.

Der skal opstilles alternative scenarier, og pengeinstituttet skal regelmæssigt vurdere de forudsætninger, som likviditetsbudgettet er baseret på.

Del 2

God regnskabsmæssig praksis

22) En god regnskabsmæssig praksis indebærer blandt andet, at pengeinstituttet kan dokumentere, at offentliggjorte års- og delårsrapporter, herunder også de enkelte regnskabsposter, følger enten de internationale regnskabsstandarder (IAS/IFRS) og IFRS-bekendtgørelsen eller lov om finansiel virksomhed og bekendtgørelse om finansielle rapporter for kreditinstitutter og fondsmæglerselskaber m.fl. (regnskabsbekendtgørelsen).

Eksempelvis skal et pengeinstitut i forhold til regnskabsposten "Nedskrivninger på udlån og tilgodehavender m.v." i instituttets års- og/eller delårsrapport kunne dokumentere, at der er foretaget en individuel vurdering af, om der pr. balancedagen er objektiv indikation for værdiforringelse på alle udlån, som er af betydelig størrelse, jf. § 52, stk. 1, i regnskabsbekendtgørelsen.

23) Institutterne skal som minimum løbende kunne dokumentere nedenstående.

24) De opstillede krav gælder, hvad enten instituttet anvender de internationale regnskabsstandarder eller de danske regler.

25) For individuelt vurderede udlån

26) For gruppevist vurderede udlån

27) For garantiforpligtelser

28) En god regnskabsmæssig praksis indebærer endvidere, at informationer i pengeinstituttets offentliggjorte års- og delårsrapporter skal være både relevante og pålidelige, jf. § 187, stk. 3, i lov om finansiel virksomhed.

29) Informationerne i pengeinstituttets års- og delårsrapporter skal således bygge på et under-liggende materiale, der ligeledes er relevant og pålideligt.

Vurderingen af, om der skal foretages indregning eller regulering af et aktiv eller en forpligtelse i pengeinstituttets års- og/eller delårsrapport, skal derfor så vidt muligt foretages på baggrund af opdaterede informationer om det eller de konkrete forhold.

Eksempelvis skal et pengeinstituts vurdering af, om der i en års- og/eller delårsrapport skal indregnes en nedskrivning på et udlån til en låntager, så vidt muligt bygge på de seneste informationer om den pågældende låntagers økonomiske forhold.

I praksis vil instituttet ikke altid have mulighed for at indhente opdateret revideret materiale f.eks. en årsrapport.

I disse tilfælde må instituttet på anden vis sørge for at opdatere sin viden om låntageren til brug for vurderingen pr. balancedagen.

Som eksempel kan nævnes budgetopfølgning, perioderegnskaber, kontoforhold, referater fra møder eller telefonsamtaler.

Del 3

Bestyrelsens og direktionens arbejde m.v.

3.1.

Generelt

30) Bestyrelsen forestår sammen med direktionen ledelsen af pengeinstituttet.

31) Bestyrelsen skal varetage de forhold, der er af stor betydning for pengeinstituttet, jf. § 54 i aktieselskabsloven (banker), jf. § 84 i lov om finansiel virksomhed (sparekasser) og § 88 i lov om finansiel virksomhed (andelskasser).

Dette skal der tages hensyn til ved fastsættelse af grænserne i retningslinjerne (instruksen) i henhold til § 70 i lov om finansiel virksomhed.

Bestyrelsen skal sikre, at de overordnede ledelsesopgaver opnår tilstrækkelig opmærksomhed.

Bestyrelsen og direktionen skal sikre, at pengeinstituttets administration på alle områder er betryggende.

Grænsen for, hvilke engagementer der skal bevilges af bestyrelsen, skal derfor ikke fastsættes så lavt, at bestyrelsens overordnede opgaver ikke tillægges tilstrækkelig opmærksomhed.

Bestyrelsen skal på den anden side foretage bevillinger af de betydende engagementer i pengeinstituttet.

32) Det følger af § 70 i lov om finansiel virksomhed, at bestyrelsen for en finansiel virksomhed skal udfærdige skriftlige retningslinjer for den finansielle virksomheds væsentligste aktivitetsområder, hvori arbejdsdelingen mellem bestyrelse og direktion fastlægges.

33) I det omfang bestyrelsen beslutter at henlægge dele af pengeinstituttets væsentlige aktivitetsområder, såsom formueforvaltning, regnskabsfunktion, it-opgaver mv. til eksterne leverandører (outsourcing), skal bestyrelsen sikre, at der er retningslinjer for varetagelse af opgaven.

Retningslinjerne skal sikre, at opgavevaretagelsen foregår betryggende - også i denne situation, hvor pengeinstituttets ledelse ikke har det daglige overblik over, hvorledes opgavevaretagelsen udføres.

34) Outsourcing af væsentlige aktivitetsområder skal besluttes af bestyrelsen.

Outsourcing omfatter også tilfælde, hvor en eller flere virksomheder i en koncern varetager aktivitetsområder for andre virksomheder i koncernen.

35) Der skal ske løbende rapportering til bestyrelsen, så det kan kontrolleres, at retningslinjerne følges, ligesom bestyrelsen løbende skal vurdere, om opgaveløsningerne er tilfredsstillende.

Det bemærkes, at bestyrelsens ansvar for opgavernes løsning ikke kan outsources.

For så vidt angår porteføljepleje henvises til punkterne 40, 41, 132 og 137.

36) Bevilling af engagementer, der overstiger direktionens bevillingskompetence, kan som hovedregel ikke videregives til et udvalg bestående af dele af bestyrelsen, jf. § 57, stk. 1, i aktieselskabsloven, jf. også pkt. 54-56.

37) Årlig gennemgang af værdiansættelsen af større aktiver og andre risici, herunder større engagementer, skal foretages, jf. § 54, stk. 3, 2. pkt., i aktieselskabsloven (banker), jf. § 84 i lov om finansiel virksomhed (sparekasser) og § 88 i lov om finansiel virksomhed (andelskasser).

Den årlige gennemgang kan foretages på en gang eller over flere møder.

38) Det skal fremgå af protokollen, at gennemgangen har været foretaget, og hvad der er gennemgået samt konklusionerne herpå.

39) Hvis der ikke er bestemmelser i bestyrelsens forretningsorden om engagementsgrænsen ved den årlige gennemgang af engagementer, skal det forud for den årlige aktivgennemgang besluttes, hvilke engagementer bestyrelsen ønsker at gennemgå.

40) Såfremt aktiverne forvaltes af porteføljeforvaltere, er det bestyrelsens ansvar, at midlerne placeres inden for de af bestyrelsen udstukne retningslinjer og i overensstemmelse med lovgivningen.

Rapporteringsprocedurerne skal være fyldestgørende, således at rapporteringen er egnet til at sikre, at retningslinjerne og dermed lovgivningen overholdes.

41) Ansvaret for fastlæggelsen af de kriterier, der finder anvendelse ved antagelse og opsigelse af porteføljeforvaltere, påhviler ligeledes bestyrelsen.

42) Som et led i bestyrelsens fastlæggelse af pengeinstituttets risikoprofil på kreditområdet skal bestyrelsen tage stilling til procedurer eller systemer, f.eks. risikobaserede engagementsklassifikationssystemer, som kan sikre, at instituttet løbende har identificeret svage engagementer.

43) Bestyrelsesmedlemmer og medlemmer af direktionen er pligtige til at rette henvendelse til Finanstilsynet, hvis de formoder, at pengeinstituttet ikke opfylder solvenskravet, minimumskapitalkravet eller solvensbehovet, jf. § 75, stk. 3, i lov om finansiel virksomhed.

44) Bestyrelsen og direktionen skal udarbejde en politik for, hvilke tiltag der skal iværksættes, hvis en nøglemedarbejder forlader pengeinstituttet.

45) Pengeinstituttet skal udarbejde beredskabsplaner, som bestyrelsen skal godkende, til håndtering af likviditetskriser.

46) Pengeinstituttet skal udarbejde en beredskabsplan, som bestyrelsen skal godkende, der sikrer, at pengeinstituttet kan videreføre driften og begrænse sit tab i tilfælde af alvorlige driftsforstyrrelser.

47) Bestyrelsen og direktionen skal arbejde for en åben kommunikation, så al relevant information kommer til bestyrelsens kendskab.

3.2.

Bestyrelsens forretningsorden

48) Bestyrelsen skal ved en forretningsorden træffe nærmere bestemmelser om udførelsen af sit hverv, jf. § 65 i lov om finansiel virksomhed.

49) Der er ikke et generelt lovkrav til indholdet af denne forretningsorden.

I § 56, stk. 7, i aktie-selskabsloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 649 af 15. juni 2006, fastlægges dog minimumskrav til forretningsordenen i børsnoterede selskaber.

Disse regler kan anvendes som vejledning for øvrige virksomheder.

Indholdet af § 56, stk. 7, i aktieselskabsloven fremgår af vedlagte bilag.

50) Ét medlem af bestyrelsen, direktionen, den eksterne revision samt den interne revisionschef kan forlange bestyrelsen indkaldt, jf. § 74, stk. 1, i lov om finansiel virksomhed.

Forretningsordenen må derfor ikke indeholde bestemmelser om, at der skal flere af de nævnte personer til at indkalde bestyrelsen.

51) Forretningsordenen skal underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer.

Dette medfører, at nytilkomne bestyrelsesmedlemmer ved deres underskrift skal kvittere for modtagelse af den gældende forretningsorden.

Herved sikres, at samtlige bestyrelsesmedlemmer har kendskab til forretningsordenen.

3.3.

Deltagere i bestyrelsens møder

52) Der må ikke være uvedkommende personer til stede ved bestyrelsesmøderne, såfremt der her behandles sager, hvori der indgår kundeoplysninger, som ikke lovligt kan videregives efter reglerne i § 117, stk. 1, i lov om finansiel virksomhed (tavshedsbestemmelserne).

I det omfang bestyrelsen beslutter det, kan ansatte deltage i bestyrelsesmøder.

Formanden for et evt. repræsentantskab eller andre personer ansat i andre selskaber i koncernen, f.eks. i et koncernmoderselskab, vil ikke fast kunne deltage i bestyrelsesmøderne.

53) Den eksterne revision og den interne revisionschef skal deltage i bestyrelsesmøder, såfremt et bestyrelsesmedlem forlanger dette.

Den eksterne revisor og den interne revisionschef har ret til at deltage i bestyrelsesmøder under behandling af sager, der har betydning for revisionen eller for aflæggelse af regnskabet, jf. § 74, stk. 1, i lov om finansiel virksomhed.

3.4.

Bestyrelsens forhandlinger og forhandlingsprotokol

54) Bestyrelsen kan ikke træffe beslutning, uden at så vidt muligt samtlige bestyrelsesmedlemmer har haft mulighed for at deltage i sagens behandling, jf. § 57, stk. 1, 2. pkt., i aktieselskabsloven (banker), jf. § 84 i lov om finansiel virksomhed (sparekasser) og § 88 i lov om finansiel virksomhed (andelskasser).

55) Bestyrelsens formand skal sørge for, at bestyrelsen holder møde, når dette er nødvendigt, jf. § 74, stk. 1, i lov om finansiel virksomhed.

56) Bestyrelsen kan derfor ikke lovligt delegere sin beslutningskompetence f.eks. til et forretningsudvalg.

Undtaget herfra er behandling af standardiserede sager, som i henhold til vedtægter eller andet skal behandles af bestyrelsen.

Sådanne sager kan henlægges til behandling og afgørelse i et udvalg under bestyrelsen, hvis der på forhånd af den samlede bestyrelse er fastlagt retningslinjer for sagernes behandling.

Disse retningslinjer samt udvalgets behandling af de pågældende sager skal løbende evalueres af den samlede bestyrelse.

Det bemærkes, at bestyrelsens ansvar for sagernes behandling ikke kan delegeres.

57) I nogle pengeinstitutter kan ovennævnte regler være suppleret med yderligere vedtægtsmæssige krav til gyldigheden af bestyrelsesbeslutninger.

Overholdelse af disse yderligere krav skal iagttages og skal i fornødent omfang dokumenteres.

58) Beslutninger skal som udgangspunkt træffes på bestyrelsesmøderne.

Bestyrelsesmøder kan også afholdes ved anvendelse af elektroniske medier (elektronisk bestyrelsesmøde), og efter forudgående bestyrelsesbeslutning kan visse nærmere afgrænsede bestyrelsesanliggender behandles skriftligt (skriftlige bestyrelsesmøder), jf. § 56, stk. 3 og 4, i aktieselskabsloven.

59) I det omfang en bestyrelsesbeslutning træffes, uden at bestyrelsen er samlet, kræves som minimum en egentlig tilkendegivelse fra de enkelte bestyrelsesmedlemmer, der skal protokolleres.

En undladelse af at reagere på fremsendt materiale er ikke tilstrækkelig.

En beslutning kan i lighed med andre bestyrelsesbeslutninger træffes, når mere end halvdelen af bestyrelsen er for dette.

60) Hvis beslutninger træffes ved elektroniske bestyrelsesmøder eller ved skriftlig behandling (skriftlige bestyrelsesmøder), skal det fremgå af protokollen.

Forhandlingsprotokollen skal på samme måde som ved fysiske bestyrelsesmøder indeholde en beskrivelse af de på møderne førte drøftelser.

61) Betingelserne for afholdelse af elektroniske bestyrelsesmøder

62) Finanstilsynet fortolker elektroniske bestyrelsesmøder som bestyrelsesmøder, der foregår ved anvendelse af elektroniske medier, uden at bestyrelsesmedlemmerne er fysisk til stede, f.eks. via telefon, internet eller andet medie med tilsvarende funktionalitet.

Hvis flertallet af bestyrelsesmedlemmerne er fysisk til stede, er der således ikke tale om et elektronisk bestyrelsesmøde.

63) Betingelserne for skriftlig behandling af bestyrelsesanliggender (skriftlige bestyrelsesmøder), herunder skriftlige bevillingsprocedurer

64) Hvad angår bestyrelsens beslutningsdygtighed, henvises til § 57 i aktieselskabsloven.

Bestyrelsen skal generelt sikre en hensigtsmæssig tilrettelæggelse af bestyrelsens opgavevaretagelse.

65) Bestyrelsens pligt til at føre tilsyn med direktionen kan ikke udøves på skriftlige bestyrelsesmøder.

Bestyrelsens tilsynspligt er i øvrigt løbende og ikke blot noget, som sker på bestyrelsesmøderne.

66) Der skal over forhandlingerne i bestyrelsen føres en forhandlingsprotokol, der underskrives af samtlige tilstedeværende medlemmer, jf. § 74, stk. 3, i lov om finansiel virksomhed.

Forhandlingsprotokollen skal indeholde en beskrivelse af de på møderne førte drøftelser.

67) Beslutninger, der træffes, uden at direktionen eller ansatte i pengeinstituttet er til stede ("lukkede møder"), skal ligeledes protokolleres.

68) Det skal tydeligt fremgå af protokollen, hvilke medlemmer der har været til stede på et møde, og hvilke medlemmer der ikke har været til stede.

69) Protokollen skal indrettes således, at risikoen for efterfølgende tilføjelser, rettelser eller udeladelser er mindst mulig.

Hvis protokollen føres som et løsbladssystem, kan dette ske ved, at hver side påføres initialer af formanden eller et andet medlem af bestyrelsen.

70) Hver side i forhandlingsprotokollen skal være fortløbende nummereret.

71) Hvis der føres en særskilt bevillingsprotokol, skal det af forhandlingsprotokollen tydeligt fremgå, hvilke lån i bevillingsprotokollen der er

Endvidere skal det fremgå, hvis bevillingen er sket ved skriftlig behandling eller på et elektronisk bestyrelsesmøde.

3.5.

Engagementer med direktion og bestyrelsesmedlemmer og koncerninterne engagementer

72) Det følger af § 78, stk. 1, i lov om finansiel virksomhed, at der ikke uden bestyrelsens samtykke må indgås engagementer med bestyrelsesmedlemmer og direktører i pengeinstituttet eller med selskaber, hvor de nævnte personer er direktører eller bestyrelsesmedlemmer.

Dette gælder ligeledes for direktørers nærtstående og selskaber, hvori disse er direktører, jf. § 78, stk. 4, i lov om finansiel virksomhed.

Samtykket skal være forudgående.

Dette medfører bl.a., at der ikke må forekomme ubevilgede overtræk på engagementer med disse.

Dette gælder uanset størrelsen af og begrundelsen for overtrækket.

73) § 78, stk. 1 og 4, i lov om finansiel virksomhed sammenholdt med bestemmelsen i § 58 i aktieselskabsloven medfører, at bestyrelsesmedlemmer og direktører skal forlade lokalet, når egne eller relaterede engagementer behandles i bestyrelsen.

74) Det skal udtrykkeligt anføres i protokollen, når der behandles engagementer omfattet af § 78, stk. 1 og 4, i lov om finansiel virksomhed, ligesom det skal anføres, at de pågældende medlemmer ikke har været til stede under sagens behandling.

75) Bestemmelsen er ikke til hinder for, at et bestyrelsesmedlem eller en direktør, der tillige deltager i ledelsen af et moderselskab, der ejer hele kapitalen i pengeinstituttet, eller i et 100 %-ejet søster- eller datterselskab, deltager i behandlingen af spørgsmål om eller engagementer med dette selskab, jf. pkt. 54.

76) Engagementer med bestyrelsesmedlemmer og direktionen skal bevilges i henhold til penge-instituttets sædvanlige forretningsbetingelser og på markedsbaserede vilkår, jf. § 78, stk. 2, i lov om finansiel virksomhed.

Medarbejdervalgte bestyrelsesmedlemmer kan dog bevilges engagementer på samme vilkår som medarbejderne i det pågældende pengeinstitut.

77) Der skal foreligge økonomiske oplysninger om den i § 78, stk. 1 og 4, i lov om finansiel virksomhed, nævnte personkreds, idet bestyrelsen i særlig grad skal overvåge disse engagementer, jf. § 78, stk. 3, i lov om finansiel virksomhed.

Dette gælder dog ikke fuldt sikrede engagementer eller engagementer af helt ubetydelig størrelse.

Det er således ikke tilstrækkeligt, at der foretages en vurdering ved etableringen af engagementet.

78) Bestyrelsen skal mindst én gang om året gennemgå engagementerne med de nævnte personer og selskaber, f.eks. i forbindelse med den årlige aktivgennemgang.

Det skal fremgå af protokollen, at gennemgangen har været foretaget samt konklusionerne herpå.

79) Der skal fastsættes generelle retningslinjer og udarbejdes forretningsgange for koncerninterne transaktioner inden for rammerne af § 181 i lov om finansiel virksomhed, jf. §§ 5 og 6 i Finanstilsynets bekendtgørelse nr. 904 af 01/09/2004 om koncerninterne transaktioner.

80) I henhold til § 182 i lov om finansiel virksomhed må en finansiel virksomhed ikke uden tilladelse fra Finanstilsynet have engagementer med andre virksomheder inden for samme koncern bortset fra engagementer med dattervirksomheder.

Finanstilsynet har udstedt vejledning nr. 9084 af 20/02/2004, vejledning om praksis for tilladelse af koncerninterne engagementer.

81) Koncerninterne engagementer skal bevilges i henhold til retningslinjerne om koncerninterne transaktioner, jf. pkt. 79.

3.6.

Bestyrelsens retningslinjer til direktionen

82) Ifølge § 70, stk. 1, i lov om finansiel virksomhed skal bestyrelsen udfærdige skriftlige retningslinjer for pengeinstituttets væsentligste aktivitetsområder og dermed fastlægge pengeinstituttets risikoprofil.

Endvidere skal arbejdsdelingen mellem bestyrelsen og direktionen fastlægges, jf. også § 54 i aktieselskabsloven.

Behovet for detaljeringsgraden vil variere fra pengeinstitut til pengeinstitut, men de fleste pengeinstitutters retningslinjer skal som minimum omfatte

83) Bestyrelsen skal efter behov og mindst én gang årligt vurdere og eventuelt ajourføre de skriftlige retningslinjer.

84) Retningslinjernes grænser skal fastlægges således, at bestemmelserne om midlernes anbringelse og likviditet i kapitel 11 i lov om finansiel virksomhed altid er opfyldt selv ved fuld udnyttelse af grænserne.

85) I retningslinjerne skal fastsættes, hvorledes engagementet opgøres i henhold til retningslinjernes grænser, dvs. om nogle forretninger - f.eks. med afledte finansielle instrumenter - skal medtages efter strengere principper end i § 145 i lov om finansiel virksomhed.

86) Retningslinjerne skal indeholde konkrete grænser for direktionens adgang til at disponere inden for fonds (aktier, obligationer og pantebreve).

87) Der skal fastsættes en grænse - eventuelt målt på baggrund af pengeinstituttets basiskapital - for direktionens adgang til at erhverve kapitalandele samlet og i et enkelt selskab og inden for rammerne af kapitel 11 i lov om finansiel virksomhed om midlernes anbringelse og likviditet.

Det skal fremgå af retningslinjerne, om der må tages aktiepositioner i afledte finansielle instrumenter og i givet fald hvilke.

Såfremt disse tillades, skal det fremgå, hvorledes disse medregnes i de anførte bevillingsgrænser.

88) Der skal fastsættes en grænse for direktionens adgang til at erhverve obligationer inden for rammerne af et af bestyrelsen fastsat renterisikomål.

I tilfælde, hvor pengeinstituttet ønsker at påtage sig væsentlig renterisiko på andre forretninger herunder på fast forrentede ind- og udlån, fastsættes en grænse for pengeinstituttets samlede renterisiko, som det overlades til direktionen at indgå.

89) Hvis de almindelige bestemmelser om direktionens bevillingsmyndighed ikke finder anvendelse på engagementer med andre kreditinstitutter, skal der udarbejdes retningslinjer for direktionens adgang til at placere likviditet i et enkelt kreditinstitut.

Dette kan ske ved, at bestyrelsen godkender et bilag, der specifikt angiver navnene på de kreditinstitutter, pengeinstituttet må placere midler i med angivelse af det maksimale indestående i det enkelte kreditinstitut.

90) Der skal fastsættes retningslinjer for den samlede valutarisiko, direktionen kan påføre pengeinstituttet, herunder direktionens mulighed for at anvende afledte finansielle instrumenter til at afdække valutarisikoen.

Dette kan f.eks. ske ved en grænse for den samlede valutarisiko udtrykt ved Finanstilsynets valutarisikoindikator 1 eller et lignende risikomål.

Der kan endvidere fastsættes grænser for enkeltvalutaer eller grupper af valutaer.

91) Hvis pengeinstituttet kan påtage sig de særlige risici, der er forbundet med strukturerede produkter, optioner mv., skal der fastsættes grænser for disse risici.

92) Der skal fastsættes retningslinjer for indgåelse og ophør af – samt opfølgning på – porteføljeforvaltningsaftaler, uanset om der er tale om aftaler med koncerntilknyttede selskaber eller eksterne forvaltere.

93) I koncerner, hvor modervirksomheden er et pengeinstitut eller en pengeinstitutholdingvirksomhed, skal der både være retningslinjer for pengeinstituttet og koncernen.

94) Det er bestyrelsens og direktionens ansvar, at pengeinstituttet kun påtager sig risici, som instituttet i fornødent omfang kan vurdere konsekvensen af.

Ved fastlæggelsen af retningslinjerne skal bestyrelsen og direktionen derfor sikre, at der kun delegeres og videredelegeres beføjelser til medarbejdere der har den fornødne viden, indsigt og erfaring til forsvarligt at kunne anvende beføjelsen.

95) Hvis direktionen foretager en videredelegering af den bevillingsbeføjelse, bestyrelsen har tildelt direktionen i henhold til § 70 i lov om finansiel virksomhed, skal der udarbejdes skriftlige bevillingsbeføjelser, der er kendt af de enkelte disponerende enheder eller medarbejdere, som tildeles beføjelser.

Bevillingsbeføjelserne skal som minimum være underskrevet eller godkendt af den, der afgiver beføjelsen.

96) Størrelsen af den tildelte beføjelse skal fremgå af retningslinjerne, ligesom det skal fremgå, hvilke produkter den enkelte medarbejder kan bevilge.

Den enkelte beføjelse eller en kollektiv beføjelse, hvor flere medarbejdere i enighed kan bevilge større engagementer end hver for sig, må ikke overstige den bevillingsbeføjelse, bestyrelsen har tildelt direktionen.

97) Der skal være retningslinjer for regelmæssig rapportering vedrørende udnyttelsen af den videredelegerede bevillingsbeføjelse.

3.7.

Rapportering til bestyrelsen

98) Rapportering til bestyrelsen skal ske på alle de områder, hvor der er fastsat grænser for direktionen, eller der er fastsat grænser i lovgivningen.

99) Det skal fremgå af rapporteringen, hvor meget de fastsatte rammer eller placeringsgrænserne (risikomål) udnyttes.

Der skal fastlægges en grænse for, hvilke af de af direktionen bevilgede engagementer bestyrelsen skal have til orientering/efterretning.

100) Bestyrelsen skal fastsætte, hvor ofte og i hvilket omfang der ønskes rapportering.

101) Bestyrelsen i mindre pengeinstitutter (gruppe 3 og 4 pengeinstitutter) skal med jævne mellemrum orienteres om antal, størrelse og risiko i forbindelse med overtræk og restancer for derved at kunne vurdere boniteten af engagementsmassen.

Del 4

Kreditrisici

4.1.

Kreditpolitik

102) Bestyrelse og direktion i pengeinstituttet skal fastlægge en kreditpolitik, som fastsætter de overordnede retningslinjer for kreditgivning og håndtering af engagementer.

103) Kreditpolitikken skal løbende tilpasses forandringer i pengeinstituttets aktiviteter.

Bestyrelse og direktion skal efter behov og mindst én gang årligt vurdere og eventuelt ajourføre kreditpolitikken.

104) Kreditpolitikken kan indeholde retningslinjer for kreditgivningen med hensyn til

105) Hvis pengeinstituttet driver leasingvirksomhed, skal principperne for leasingvirksomheden indgå i kreditpolitikken, f.eks. hvilke hovedgrupper af aktiver instituttet ønsker at udlease og de maksimale restværdier.

106) Direktion skal sikre, at kreditpolitikken kendes af alle relevante medarbejdere.

107) Bestyrelse og direktion skal iværksætte passende interne procedurer til kontrol af, at kredit-politikken efterleves af pengeinstituttets medarbejdere.

4.2.

Kreditorganisation

108) Det skal sikres, at kreditorganisationens opbygning indrettes således, at der er klart definerede ansvars- og arbejdsområder, således at udførelse af opgaver adskilles fra kontrollen af samme.

4.3.

Beføjelser og procedurer

109) Bestyrelse og direktion skal sikre, at pengeinstituttets bevillingsproces er betryggende.

110) Hvis direktionen kan foretage en videredelegering af den bevillingsbeføjelse, bestyrelsen har tildelt direktionen i henhold til § 70 i lov om finansiel virksomhed, skal der udarbejdes skriftlige bevillingsbeføjelser, der er kendt af de enkelte disponerende enheder eller medarbejdere, som tildeles beføjelser.

111) Bevillingsbeføjelserne skal som minimum være underskrevet eller godkendt af den, der afgiver beføjelsen.

112) Størrelsen af den tildelte beføjelse skal fremgå af bevillingsbeføjelserne, ligesom det skal fremgå, hvilke produkter den enkelte medarbejder kan bevilge, og hvilke kategorier af kunder beføjelsen kan omfatte.

Den enkelte beføjelse eller en kollektiv beføjelse, hvor flere medarbejdere i enighed kan bevilge større engagementer end hver for sig, må ikke overstige den bevillingsbeføjelse, bestyrelsen har tildelt direktionen.

113) Der skal endvidere være skriftlige bevillingsbeføjelser for bevilling af akkord/moratorium, 0-rente, afskrivninger, frigivelse af sikkerheder og fastsættelse af nedskrivninger på udlån og hensættelser på garantier.

114) Der skal være retningslinjer for regelmæssig rapportering vedrørende udnyttelsen af den videredelegerede bevillingsbeføjelse.

115) Der skal udfærdiges forretningsgange for grundlaget for bevillingen, herunder hvilke krav der stilles til

116) Det skal være forretningsgange for bevilling af engagementer med markedsrisici, såfremt pengeinstituttet har engagementer med markedsrisici.

117) Der skal være forretningsgange for introduktion af nye produkter.

4.4.

Opgørelse af risici

118) Bestyrelse og direktion skal sikre, at instituttets samlede risiko såvel i forbindelse med engagementsbehandling som til andre risikostyringsformål løbende opgøres fyldestgørende og forsigtigt.

Herunder skal der tages stilling til, hvilke aktiver og forpligtelser der er væsentlige for instituttet, og hvor den forsigtige værdiansættelse væsentligt afviger fra den regnskabsmæssige.

119) Der skal være retningslinjer for værdiansættelse af pantsatte aktiver.

Der skal anvendes en til enhver tid forsigtig vurdering af sikkerhederne.

120) Risikovægtning fra modpartsrisiko af afledte finansielle instrumenter skal fremgå af forretningsgangene.

4.5.

Særlige forhold for pengeinstitutter med securitiseringsaktivitet

121) Der skal udarbejdes forretningsgange for vurdering og reduktion af risici hidrørende fra securitiseringstransaktioner, som foranstaltes eller finansieres af pengeinstitutter.

Disse forretningsgange skal navnlig sikre, at risikovurderingen og de ledelsesmæssige beslutninger giver et retvisende billede af transaktionens økonomiske indhold.

122) Pengeinstitutter, som foranstalter revolverende securitiseringstransaktioner, der er underlagt en bestemmelse om indfrielse før tid, skal udarbejde likviditetsplaner med henblik på at tage højde for virkningerne af både indfrielse ved udløb og indfrielse før tid.

4.6.

Rapportering

123) Der skal udfærdiges periodiske rapporter til ledelsen (bestyrelse og/eller direktion) indeholdende oplysninger om pengeinstituttets kreditrisiko.

Rapporterne kan f.eks. indeholde oplysninger om

4.7.

Overvågning af enkeltengagementer

124) Der skal udarbejdes forretningsgange for, hvorledes den løbende overvågning af engagementerne skal foregå.

125) Forretningsgangene for den løbende overvågning skal indeholde kriterier for følgende

4.8.

Opfølgning

126) Bestyrelsen skal sikre, at kreditpolitikken bliver efterlevet, og at forretningsgange for bevilling, etablering af faciliteter og dokumenter, opfølgning på overtræk m.v. og rapportering bliver efterlevet.

127) Der skal være skriftlige retningslinjer for den årlige gennemgang af engagementerne.

Det skal fremgå, på hvilke niveauer i organisationen gennemgangen skal foregå.

128) Bestyrelsen skal gennemgå pengeinstituttets væsentligste låneengagementer, jf. pkt. 36.

Del 5

Markedsrisikobehæftede aktiviteter

5.1.

Organisation

129) Det skal sikres, at organisationen på markedsrisikoområdet indrettes således, at der er klart definerede ansvars- og arbejdsområder, således at udførelse af opgaver adskilles fra kontrollen af samme.

130) Medarbejdere, der er involveret i handel og risikotagning, må således som hovedregel ikke medvirke ved forretningernes afvikling, udførelsen af interne kontroller, opgørelse af resultater og risici samt udarbejdelse af ledelsesrapportering m.v.

131) Endvidere må disponerende enheder som udgangspunkt ikke referere til en medarbejder, som er leder med ansvar for afvikling, kontrol, resultat- og risikoopgørelser samt ledelsesrapportering.

132) I de tilfælde, hvor pengeinstituttets forvaltning af aktiverne helt eller delvist er overladt til porteføljeforvaltere, skal organisation og intern kontrol afspejle dette.

Dette indebærer bl.a., at der altid skal være tilstrækkelige overvågningsprocedurer.

5.2.

Beføjelser og procedurer

133) Såfremt der foretages en videredelegering af en beføjelse, som bestyrelsen har tildelt direktionen, jf. § 70 i lov om finansiel virksomhed, skal der udarbejdes bevillingsbeføjelser til de enkelte disponerende enheder, medarbejdere eller porteføljeforvaltere.

134) Endvidere skal bevillingsbeføjelserne

135) Det skal være muligt for de disponerende medarbejdere og porteføljeforvaltere at konstatere om de handler, de agter at indgå, ligger inden for deres tildelte bevillingsbeføjelser.

Dette gælder også eventuelle kollektive bevillingsbeføjelser, hvor flere medarbejdere fælles kan disponere inden for en grænse, samt når der er fælles bevillingsbeføjelser for flere porteføljeforvaltere.

136) Summen af de enkelte bevillingsbeføjelser og kollektive bevillingsbeføjelser, hvor flere medarbejdere sammen kan disponere, må ikke overstige bestyrelsens beføjelser til direktionen.

137) Anvendes porteføljeforvaltere, skal direktionen på grundlag af beføjelser fastsat af bestyrelsen godkende de mandater, der tildeles de enkelte porteføljeforvaltere.

138) Der skal udarbejdes forretningsgange for, hvilke krav der stilles til overvågning af de enkelte porteføljeforvaltere og depotsteder, samt hvilke krav der stilles til sikring af, at porteføljeforvalterne under ét overholder de samlede placeringsrammer.

5.3.

Forretningsgange

139) Forretningsgangene skal klart beskrive forhold af betydning for en betryggende håndtering af hver enkelt markedsrisikobehæftet aktivitet.

140) Der skal foreligge ajourførte skriftlige forretningsgange for alle pengeinstituttets væsentlige markedsrisikobehæftede aktiviteter, herunder bl.a. forretningsgange vedrørende

5.4.

Interne kontroller

141) Der skal være etableret effektive interne kontroller samt pålidelige informationssystemer, således at alle væsentlige markedsrisikobehæftede aktiviteter kontrolleres, herunder

142) Såfremt der ikke kan indføres interne kontroller med en fuldstændig funktionsmæssig adskillelse af disponerende og afviklende enheder/medarbejdere, stilles der forøgede krav til pengeinstituttets beføjelser og procedurer, forretningsgange og rapportering, jf. pkt. 133-140 og 143-145.

5.5.

Rapportering

143) Der skal foretages skriftlig rapportering til pengeinstituttets bestyrelse og direktion vedrørende samtlige grænser for risikotagning m.v. indeholdt i de afgivne retningslinjer.

144) Rapporteringens hyppighed skal afspejle omfanget og karakteren af de markedsrisikobehæftede aktiviteter samt modtagerens organisatoriske niveau og dermed graden af involvering i den daglige disponering.

145) Rapporteringen skal i videst mulig udstrækning udarbejdes af organisatoriske enheder/personer, der ikke er involveret i pengeinstituttets disponering af markedsrisikobehæftede aktiviteter.

Såfremt der ikke kan tilvejebringes en fuldstændig funktionsadskillelse, stilles der især forøgede krav til pengeinstituttets interne kontrolprocedurer, jf. pkt. 141-142.

Del 6

Kundebehandling (God skik)

146) Der skal foreligge ajourførte skriftlige forretningsgange, der bl.a. beskriver,

Del 1

Generelt vedrørende organisation, forretningsgange og intern kontrol, pkt. 9)-21)

Del 2

God regnskabsmæssig praksis, pkt. 22)-29)

Del 3

Bestyrelsens og direktionens arbejde m.v., pkt. 30)-101)

3.1.

Generelt, pkt. 30)-47)

3.2.

Bestyrelsens forretningsorden, pkt. 48)-51)

3.3.

Deltagere i bestyrelsens møder, pkt. 52)-53)

3.4.

Bestyrelsens forhandlinger og forhandlingsprotokol, pkt. 54)-71)

3.5.

Engagementer med direktionen og bestyrelsesmedlemmer og koncerninterne engagementer, pkt. 72)-81)

3.6.

Bestyrelsens retningslinjer til direktionen, pkt. 82)-97)

3.7.

Rapportering til bestyrelsen, pkt. 98)-101)

Del 4

Kreditrisici, pkt. 102)-128)

4.1.

Kreditpolitik, pkt. 102)-107)

4.2.

Kreditorganisation, pkt. 108)

4.3.

Beføjelser og procedurer, pkt. 109)-117)

4.4.

Opgørelse af risici

4.5.

Særlige forhold for pengeinstitutter med securitiseringsaktivitet, pkt. 121)-122)

4.6.

Rapportering, pkt. 123)

4.7.

Overvågning af engagementer, pkt. 124)-125)

4.8.

Opfølgning, pkt. 126)-128)

Del 5

Markedsrisikobehæftede aktiviteter, pkt. 129)-145)

5.1.

Organisation, pkt. 129)-132)

5.2.

Beføjelser og procedurer, pkt. 133)-138)

5.3.

Forretningsgange, pkt. 139)-140)

5.4.

Interne kontroller, pkt. 141)-142)

5.5.

Rapportering, pkt. 143)-145)

Del 6

Kundebehandling (God skik), pkt. 146)

Bilag 1

Aktieselskabslovens § 56, stk. 7.

a)

effektive former for virksomhedsstyring,

b)

en klar organisatorisk struktur med en veldefineret, gennemskuelig og konsekvent ansvarsfordeling,

c)

en god administrativ og regnskabsmæssig praksis,

d)

skriftlige forretningsgange på alle de væsentlige aktivitetsområder,

e)

effektive procedurer til at identificere, forvalte, overvåge og rapportere om de risici, virksomheden er eller kan blive udsat for,

f)

de ressourcer, der er nødvendige for den rette gennemførelse af dens virksomhed, og anvende disse hensigtsmæssigt,

g)

procedurer med henblik på adskillelse af funktioner i forbindelse med håndtering og forebyggelse af interessekonflikter,

h)

fyldestgørende interne kontrolprocedurer.

a)

At sikre, at de af ledelsen vedtagne retningslinjer kommer til medarbejdernes kendskab

b)

At sikre gennemførelsen af effektive procedurer til at identificere, forvalte, overvåge og rapportere om de risici, pengeinstituttet er eller kan blive udsat for

c)

At bidrage til at give medarbejderne et godt beslutningsgrundlag

d)

At bidrage til ensartet sagsbehandling i ensartede tilfælde

e)

At bidrage til en rationel og koordineret udførelse af arbejdet gennem reduktion af muligheder for misforståelser

f)

At støtte indførelsen af nye regler

g)

At give en sikker og hurtig indførelse af nye medarbejdere i arbejdet

a)

De skal løbende ajourføres

b)

De skal være letlæselige

c)

De skal beskrive de faktiske forhold

d)

De må ikke efterlade tvivl om, hvem der har ansvaret for den enkelte opgave

e)

De skal i passende omfang være kendt af de relevante medarbejdere

f)

Det skal kunne konstateres, hvem der har udført den enkelte opgave

g)

De skal indeholde kontrolelementer, som sikrer en ensartet kvalitet i sagsbehandlingen samt overholdelse af forretningsgangene.

a)

Fordeling af ansvarsområder, hvor fordelingen af ansvaret er klar, præcis, veldefineret og gennemsigtig.

b)

Kreditgivning.

c)

Fondsdispositioner herunder værdipapirhandel med kunder.

d)

Foranstaltninger mod hvidvask af udbytte og finansiering af terrorisme, jf. § 25 i lov om forebyggende foranstaltninger mod hvidvask af udbytte og finansiering af terrorisme.

e)

Kapitaldækningsopgørelse.

f)

Løbende opgørelse og vurdering af pengeinstituttets tilstrækkelige basiskapital og individuelle solvensbehov, jf. § 124, stk. 1 og 4, i lov om finansiel virksomhed.

g) Udarbejdelse og aflæggelse af regnskab, herunder registrering af transaktioner (bogføring) vedrørende de væsentlige regnskabsposter.

h)

God skik.

i)

Brugermanualer for de it-systemer, pengeinstituttet anvender, og kontrol- og sikringsforanstaltninger på it-området, jf. Finanstilsynets vejledning nr. 9074 af 23/01/2004, vejledning om kontrol- og sikringsforanstaltninger på it-området.

a)

Oversigt over eventuelle udlån, som instituttet vurderer ikke kan indplaceres i en gruppe.

b)

Oversigt over øvrige udlån, som er individuelt vurderet.

c)

Oversigt over alle udlån, hvor instituttet vurderer, at der er indtrådt individuel objektiv indikation for værdiforringelse.

For hvert af disse udlån skal der foreligge dokumentation for, at der er indtrådt en indikation.

d)

For hvert af de udlån, hvor instituttet vurderer, at der er indtrådt objektiv indikation for værdiforringelse, skal der foreligge beregning af nutidsværdien af de forventede fremtidige betalinger fra udlånet samt beregning af et eventuelt nedskrivningsbehov.

e)

For hvert udlån, hvor en nedskrivning er helt eller delvist tilbageført i forhold til sidste regnskabsaflæggelse, skal der foreligge beregning af nutidsværdien af de forventede fremtidige betalingsstrømme, som viser, at der ikke længere er det samme nedskrivningsbehov.

I den forbindelse skal instituttet redegøre for enten, at den pågældende indikation ikke længere er til stede, eller at der i øvrigt er indtrådt en eller flere begivenheder, som har en positiv indvirkning på de forventede fremtidige betalingsstrømme.

a)

Dokumentation for, at gruppeinddelingen af udlån er foretaget således, at de enkelte grupper har ensartede karakteristika med hensyn til kreditrisici.

b)

Skøn over, hvilke betalingsstrømme der forventes fra de enkelte grupper.

De foretagne skøn og grundlaget herfor skal kunne dokumenteres.

c)

Beskrivelse af de forhold, som instituttets modeller for gruppevis nedskrivning bygger på.

Med andre ord beskrives sammenhængene mellem ændringer i specifikke observerbare data og nedskrivningsbehov.

d)

Oversigt over grupper, hvorpå der er foretaget nedskrivning.

For hver af disse grupper skal der foreligge dokumentation for, at en porteføljemæssig indikation for værdiforringelse er indtrådt, samt en nedskrivningsberegning.

e)

For hver gruppe af udlån, hvor en gruppevis nedskrivning er helt eller delvist tilbageført i forhold til sidste regnskabsaflæggelse, skal der foreligge beregninger af nutidsværdien af gruppens fremtidige forventede betalingsstrømme, som viser, at der ikke længere er det samme nedskrivningsbehov.

I den forbindelse skal det dokumenteres enten, at den pågældende indikation ikke længere er til stede, eller at der i øvrigt er indtrådt en eller flere begivenheder, som har en positiv virkning på gruppens forventede fremtidige betalingsstrømme.

f)

Dokumentation for, at der er foretaget "back test" af de opstillede modeller og de beregnede gruppevise nedskrivninger samt resultaterne af de gennemførte tests.

a)

Oversigt over alle garantiforpligtelser med angivelse af, hvilke garantier der er indregnet som forpligtelser, og hvilke der ikke er.

b)

For alle indregnede garantier dokumenteres, at det er sandsynligt, at garantien bliver effektiv.

Ved gruppevis vurdering af garantier dokumenteres de foretagne skøn over tab ved anvendelse af relevant erfaringsmateriale.

Ved individuel vurdering redegøres for grundlaget for det konkrete kvalificerede skøn.

c)

Ovennævnte krav gælder ikke for de garantier, som alene er indregnet på baggrund af minimumsreglen.

For disse garantier gælder, at det dokumenteres, at der er talmæssig sammenhæng mellem de modtagne præmier, provisioner mv. og de indregnede forpligtelser.

d)

For tilbageførte garantiforpligtelser dokumenteres, at det ikke længere er sandsynligt, at garantien bliver effektiv.

e)

Dette gælder dog ikke for de forpligtelser, som oprindeligt blev foretaget på baggrund af minimumsreglen.

Ved tilbageførsel (afskrivning) på disse garantier dokumenteres, at der er talmæssig sammenhæng mellem periodens længde og størrelsen af tilbageførslen.

(Finanstilsynets brev af 17. december 2004)

a)

Bestyrelsen skal nøje overveje, hvilke anliggender der egner sig til behandling på et elektronisk bestyrelsesmøde.

Det vil primært være rutineprægede sager eller presserende sager, som ikke kræver ny principiel stillingtagen fra bestyrelsen.

b)

Bestyrelsens beslutninger om, hvilke emner der egner sig til elektronisk behandling, skal fremgå af bestyrelsesprotokollen.

c)

Det skal være foreneligt med udførelsen af bestyrelsens hverv.

Det vil blandt andet sige, at det ikke må være ensbetydende med, at bestyrelsen ikke får den fornødne indsigt i pengeinstituttets forhold, som personligt fremmøde og drøftelser giver.

d)

Samtlige deltagere skal være elektronisk til stede samtidig.

e)

Ethvert bestyrelsesmedlem eller en direktør har til enhver tid mulighed for at kræve, at et bestyrelsesmøde afholdes ved fysisk fremmøde.

a)

Bestyrelsen skal på forhånd have besluttet, hvilke typer af emner som anses for egnede til skriftlig behandling, og dette skal fremgå af protokollen.

b)

Det skal være sager af standardmæssig karakter eller presserende sager, hvor der ikke skal tages stilling til væsentlige eller usædvanlige forhold, og hvor en fælles drøftelse ikke er påkrævet.

c)

Der skal være angivet et tidspunkt for sagens afslutning, så sagen ikke trækker unødigt ud.

d)

Ethvert bestyrelsesmedlem eller en direktør har til enhver tid mulighed for at kræve, at et bestyrelsesmøde afholdes ved fysisk fremmøde.

a)

bevilget/afslået

b)

bevilget i henhold til § 78 i lov om finansiel virksomhed

c)

til efterretning

d)

til efterbevilling (hastesager).

a)

Kreditgivning

b)

Engagementer med andre kreditinstitutter (herunder placering af likviditet)

c)

Positioner i kapitalandele (aktier o.lign.) og renterisici (obligationer o.lign.)

d)

Valutapositioner

a)

Kundeprofil

b)

Risikoprofil, herunder krav til kundens økonomi og sikkerhedsstillelse

c)

Engagementsstørrelse, herunder i hvilket omfang og under hvilke forudsætninger instituttet ønsker engagementer, der overstiger 10 % eller mere af basiskapitalen

d)

Brancher, herunder pengeinstituttets maksimale eksponering indenfor udvalgte brancher

e)

Produkter

f)

Generelle krav eller principperne for lånefinansierede investeringsprodukter

g)

Sikkerhedsstillelse, herunder pengeinstituttets maksimale eksponering baseret på udvalgte sikkerheder

h)

Geografiske områder, herunder pengeinstituttets maksimale eksponering indenfor udvalgte geografiske områder

i)

Lande- og transfereringsrisikoen

j)

Personalelån

k)

Krav til pengeinstituttets indtjening

l)

Korrespondenter

m)

Koncernintern kreditgivning (hvis pengeinstituttet indgår i en koncern)

n)

Krav til økonomisk rapportering fra kunden såvel ved bevilling som ved den løbende opfølgning

o)

Håndtering af engagementer med særlig høj risiko samt af nødlidende engagementer

a)

Dokumentation af debitors forhold, herunder regnskabsmæssige forhold

b)

Beskrivelse af stillede sikkerheder

c)

Låneansøgningens form

a)

Pengeinstituttets største engagementer

b)

Den samlede kreditrisiko på udlånsporteføljen, herunder overtræk, restancer, nedskrivninger på udlån, hensættelser på garantier og tab samt forhøjet risiko, som ikke giver anledning til nedskrivning eller hensættelse.

c)

Engagementernes fordeling på

a.

størrelse

b.

brancher

c.

lånetyper samt eventuelt

d.

risikogrupper

e.

geografisk fordeling

a)

Behandling af overtræk og restancer på engagementer

b)

Eventuel årlig genbevilling af engagementer

c)

Fastsættelse af største "tab"/mindste overdækning (stop loss klausul) på finansielle engagementer

d)

Overvågning af kunders positioner i værdipapirer og afledte finansielle instrumenter

e)

Opfølgning på engagementer, herunder gennemgang af regnskabsmateriale og selvangivelser m.v. fra låntagere og kautionister m.fl.

f)

Procedurer for løbende korrekt engagementsklassifikation.

a)

udformes skriftligt og som minimum godkendes eller underskrives af den, der afgiver beføjelsen

b)

indeholde kontrollerbare grænser med hensyn til risikotagning, der klart skal afgrænse den disponerende enheds, medarbejders eller porteføljeforvalters beføjelser

c)

indeholde en beskrivelse af de anvendte principper for opgørelse af risici, herunder for opgørelse af risici i forbindelse med afledte instrumenter

d)

indeholde krav til rapportering, idet hyppigheden skal afspejle aktiviteternes risikoprofil og omfang

a)

Indgåelse, kontrol, registrering, bogføring og afvikling af handler med værdipapirer, afledte finansielle instrumenter og andre markedsrisikobehæftede aktiviteter

b)

Den løbende opgørelse og overvågning af risici m.v.

c)

Den løbende opgørelse af overholdelse af lines og grænser for risikotagning indeholdt i bevillingsbeføjelserne på alle organisatoriske niveauer samt håndtering af eventuelle overskridelser

d)

Den løbende og periodevise udarbejdelse af rapportering til bestyrelse, direktion og ledelsen af de afdelinger, der varetager opgaver i relation til de markedsrisikobehæftede aktiviteter

e)

Hvordan man skal forholde sig ved introduktion af nye produkter behæftet med markedsrisici

f)

Fordeling af ansvarsområder og beføjelser

a)

Registrering, bogføring og afvikling af handler

b)

Opgørelse og rapportering af positioner, resultater og risici m.v.

c)

Overholdelse af bevillingsbeføjelsernes grænser for risikotagning m.v. på alle organisatoriske niveauer, herunder porteføljeforvaltere

d)

Overholdelse af korrespondent- og kundelines, herunder en løbende overvågning af markedsrisikobehæftede kundeengagementer (modpartsrisiko)

e)

Pengeinstituttets overholdelse af kapitalforvaltningsaftaler (PM-aftaler) med kunder

f)

Priser ved handel med værdipapirer, valuta og afledte finansielle instrumenter (kurskontrol)

g)

Løbende afkast (gevinst/tab) på markedsrisikobehæftede forretninger med kunder og for pengeinstituttets egne forretninger (indtjeningsopgørelser)

a)

hvilke aftaler med private kunder, der er så væsentlige, at de skal indgås skriftligt eller på varigt medium og vilkårene for opsigelse

b)

hvilket varsel der skal gives kunder i løbende kundeforhold ved ændringer til ugunst for kunden af renter, gebyrer, bidrag eller andet vederlag

c)

medarbejdernes mulige rådgivningsforpligtelser, herunder omfanget og karakteren af de oplysninger der skal indhentes for at sikre god rådgivning

d)

medarbejdernes pligt til at informere kunden, hvis instituttet/medarbejderen i en rådgivningssituation har en særlig interesse i rådgivningens resultat ud over indtjeningen.

Bilag 1

Aktieselskabslovens § 56, stk. 7

Stk. 7.

Bestyrelsen skal ved en forretningsorden træffe nærmere bestemmelser om udførelsen af sit hverv.

I selskaber, som har aktier optaget til notering på en fondsbørs, jf. § 7, stk. 1, nr. 1, i lov om værdipapirhandel m.v. og i statslige aktieselskaber, skal forretningsordenen i det mindste indeholde bestemmelser, der

1. fastlægger bestyrelsens konstitution og beslutningsdygtighed, samt med hvilket interval der skal afholdes møder,

2. fastlægger retningslinjer for arbejdsdelingen, herunder forretningsgange, bemyndigelser og instrukser, mellem bestyrelsen og direktionen eller andre etablerede organer,

3. fastlægger, hvorledes bestyrelsen fører tilsyn med direktionens ledelse af selskabets virksomhed og med datterselskaber,

4. fastlægger retningslinjer for oprettelse og føring af bøger, fortegnelser og protokoller efter denne lov,

5. pålægger bestyrelsen at tage stilling til selskabets organisation, såsom regnskabsfunktion, intern kontrol, edb-organisation og budgettering,

6. pålægger bestyrelsen at skaffe sig de oplysninger, der er nødvendige til opfyldelse af dens opgaver,

7. pålægger bestyrelsen at følge op på planer, budgetter og lignende samt tage stilling til rapporter om selskabets likviditet, ordrebeholdning, væsentlige dispositioner, overordnede forsikringsforhold, finansieringsforhold, pengestrømme og særlige risici,

8. pålægger bestyrelsen at tage stilling til indholdet af revisionsprotokollen forud for dennes under-skrivelse,

9. pålægger bestyrelsen at gennemgå selskabets perioderegnskaber og lign. i løbet af hvert regnskabsår, og herunder vurdere budgettet og afvigelser herfra, samt

10. pålægger bestyrelsen at sikre tilstedeværelsen af det nødvendige grundlag for revision, herunder tage stilling til, om der er behov for intern revision.