Vejledning til bekendtgørelse om tilsynet med de anerkendte arbejdsløshedskassers administration

Vejledning til bekendtgørelse om tilsynet med de

anerkendte arbejdsløshedskassers administration

Indledning

I bekendtgørelse nr. 412 af 2. juni 2003 om tilsynet med de anerkendte arbejdsløshedskassers administration er fastsat krav til a-kasserne administration efter lov om arbejdsløshedsforsikring m.v.

Arbejdsdirektoratet vil efter bekendtgørelsens bestemmelser også føre tilsyn med a-kassernes administration efter andre love, hvori det er bestemt, at a-kasserne skal administrere reglerne og udbetale ydelser efter disse regler.

Bekendtgørelsen har regler om

– tilsynet med administrationen af a-kassernes forretningsgange (tidligere kaldet administrative rutiner),

– rådighedstilsynet,

– a-kassernes it-systemer og it-sikkerhedspolitik,

– hvad a-kassernes statsautoriserede revisorer skal undersøge i administrationen,

– påbud til a-kasserne,

– frister ved a-kassernes behandling af tilsynssager

Regler om tilsynet med a-kassernes økonomi, regnskab og revision er fastsat i særskilte bekendtgørelser.

Formålet med tilsynet med a-kasserne

Til § 1

I § 1 er de overordnede opgaver for direktoratets tilsyn med a-kassernes administration beskrevet.

Direktoratets tilsyn over for a-kasserne kan ske ved

– vejledning af a-kasserne om brugen af reglerne efter lov om arbejdsløshedsforsikring m.v.,

– tilsyn i a-kasserne,

– tværgående undersøgelser og analyser af a-kassernes administration, og

– benchmarking.

Ud over disse tilsynsmetoder, bruger direktoratet også

– skatteregisterundersøgelser,

– samkøring af offentlige registre,

– stikprøvekontroller, og

– aktioner mod sort arbejde.

Disse tilsynsmetoder er dog hovedsageligt udviklet til brug for tilsynet med a-kassernes medlemmer.

Det er direktoratets opgave at medvirke til at a-kasserne har en høj kvalitet i deres administration af reglerne efter lov om arbejdsløshedsforsikring, lov om en aktiv arbejdsmarkedspolitik og lov om børnepasningsorlov, og at kvaliteten er under fortsat udvikling. Hovedformålet med tilsynet er at sikre, at a-kasserne forebygger og standser fejludbetalinger.

Da direktoratets tilsyn er bagudrettet, vil der også i et vist omfang blive ført tilsyn med administration af ydelser, hvor de respektive love eller enkeltbestemmelser er ophævede. Det kan f.eks. være iværksætterydelse.

Direktoratet vurderer løbende

– kvaliteten af a-kassernes administration,

– brugen og kvaliteten af tro og love oplysninger fra medlemmerne, og

– kvaliteten af a-kassernes dokumentations- og blanketmateriale.

Direktoratet arbejder også med større generelle og særlige tværgående undersøgelser og analyser af a-kassernes administration.

Som led i tilsynet yder direktoratet service over for a-kasserne. Det betyder bl.a., at direktoratet skriver vejledningsmateriale og oplyser om praksis.

Ved tilsyn i a-kasserne undersøger direktoratet hele eller dele af a-kassernes administrationsområder.

Skatteregisterundersøgelser har til formål at føre kontrol med kvaliteten af de oplysninger, som medlemmerne har afgivet på tro og love til a-kasserne. Formålet med at køre offentlige registre sammen er at kunne afdække fejludbetalinger af ydelser.

Når direktoratet fører kontrol ved stikprøver, beder direktoratet om at få sendt materiale fra a-kasserne til undersøgelse i direktoratet.

Formålet med aktioner mod sort arbejde er at forebygge og afdække fejludbetalinger.

De tværgående undersøgelser og analyser af a-kassernes administration og benchmarking omtales i vejledningen til § 10.

Beskrivelser af forretningsgange (tidligere også kaldet administrative rutiner)

Til § 2

Hensigten med forretningsgangene er bl.a. at sikre en ensartet og korrekt administration i den enkelte a-kasse.

Forretningsgangene er også et redskab, når direktoratet og a-kassernes revisorer fører kontrol med a-kassernes administration.

A-kasserne skal som udgangspunkt ikke sende forretningsgangene til direktoratet eller meddele, at de er blevet ført ajour.

A-kasserne skal give direktoratet forretningsgangene, f.eks. ved tilsyn i a-kasserne.

Forretningsgangene, der beskriver enkelte områder eller hele administrationen, kan være nedskrevet på papir eller være en integreret del af a-kassernes it-systemer.

Til § 2, stk. 3

Beskrivelserne gælder både manuelle og it-baserede udbetalinger.

Rådighedstilsynet

Til § 3

Rådighedstilsynet vil fremover bestå af en løbende stikprøvebaseret kontrol af a-kassernes behandling af underretningspligtige hændelser. Det vil sige, når Arbejdsformidlingen (AF) har givet en a-kasse besked om, at et medlem ikke har overholdt sine forpligtelser overfor AF eller anden aktør.

Denne kontrol suppleres med målrettede stikprøver, registersamkøring og tilsynsbesøg blandt særlige underretninger fra AF og a-kassernes egne rådighedsvurderinger.

Til § 3 stk. 3 og 4.

Af hensyn til en enkel, effektiv og tidssvarende administration af rådighedstilsynet skal a-kasserne være indstillet på at levere materiale i elektronisk form, og at leveringen af materialet på sigt skal ske på en ensartet måde for alle a-kasser.

Beskrivelser af a-kassernes it-systemer og it-sikkerhedspolitik

Til § 5

De nævnte punkter i beskrivelserne er mindstekrav, idet forhold i den enkelte a-kasse eller it-systemernes indretning kan medføre, at beskrivelserne bør indeholde flere detaljer.

Til § 5, stk. 3

En databehandler er en fysisk eller juridisk person, der på vegne af a-kassen varetager funktioner, som a-kassen ellers selv skulle udføre.

Til § 6, stk. 1

En it-sikkerhedspolitik er a-kassens egne overordnede krav til it-sikkerheden, de nødvendige organisatoriske rammer, og hvor ansvaret er placeret i a-kassen.

Det eneste formkrav til it-sikkerhedspolitikken er, at den skal være skriftlig.

De individuelle forhold i a-kasserne afgør, hvad der er nødvendigt og hensigtsmæssigt for at sikre it-sikkerheden.

A-kassen kan tage udgangspunkt i Dansk Standards Norm for Edb-sikkerhed, DS 484- 1:2000 og DS 484-2:2000. A-kassen kan supplere normen i det omfang, a-kassen skønner, at den ikke er tilstrækkelig, og fravige normen i det omfang a-kassen vurderer, at det er forsvarligt.

Følgende er eksempler på, hvilke overvejelser a-kassen kunne foretage i forbindelse med it-politikken

– risikovurdering af it-brugen,

– nødplaner som modvirker driftsforstyrrelser

– oplysning om procedurer for afvikling af it-driften,

– retningslinier for fejlregistrering og -håndtering,

– procedurer for brugeradministration, tildeling af brugerrettigheder og løbende kontrol af ændringer

– retningslinier for krav til dokumentation af it-systemer og

– oplysning om funktionsadskillelser i a-kasserne.

En it-sikkerhedspolitik har kun en værdi, hvis den er aktuel. A-kassen skal derfor løbende følge sin it-sikkerhedspolitik op. Ved vurderingen af, om it-sikkerhedspolitikken skal føres ajour, skal a-kassen tage højde for forandringer af betydning for it-sikkerheden i den enkelte a-kasse. A-kassen skal også vurdere, om it-sikkerhedspolitikken virker efter hensigten.

A-kassernes statsautoriserede revisorer

Til § 7

Det er a-kassernes ansvar at sørge for, at de statsautoriserede revisorer undersøger og vurderer kvaliteten af a-kassernes forretningsgange. A-kasserne har også ansvaret for, at revisorerne undersøger om forretningsgangene stemmer overens med de faktiske forhold.

Påbud til a-kasserne

Til § 8

Direktoratet kan give såvel generelle påbud til a-kasserne som påbud rettet til en enkelt a-kasse, hvor konkrete forhold giver anledning hertil.

Til § 9

Det standardmateriale, der kan være tale om, er blanketter, andre dokumenter og standardbreve.

For at lette kontrollen kan der f.eks. være tale om, at a-kasserne skal opgøre tilbagebetalinger eller efterbetalinger på en bestemt måde og på særlige skemaer.

Til brug for statistik og analyse kan direktoratet give a-kasserne påbud om at udfylde bestemte skemaer.

I forbindelse med digitalisering af arbejdsprocesserne både i direktoratet og a-kasserne har det været nødvendigt at medtage åbne standarder for udveksling af information m.v.

Til § 10, stk. 1

Materialet indgår i direktoratets special- og standardundersøgelser.

En stadig udvikling af arbejdsmarkedet betyder, at samarbejdet mellem direktoratet og a-kasserne også sker på andre måder end ved det traditionelle tilsyn. Det kan dreje sig om større tværgående undersøgelser og fremtidsorienterede initiativer.

Som led i kvalitetsudvikling i a-kasserne er f.eks. benchmarking et initiativ, hvor a-kasserne deltager aktivt.

Til § 10, stk. 2

Ved planlægning af tilsyn kan direktoratet bede a-kasserne om at få sendt diverse it-materialer m.v. forud for et besøg.

Direktoratet vil dog som udgangspunkt ikke bede om få sendt f.eks. dokumentationsmateriale om udbetalinger og medlemsrettigheder før tilsynet. Det er fordi formålet med tilsyn i a-kasserne bl.a. er at gennemgå materialet på stedet.

A-kasserne skal derfor på forretningsstedet udlevere det materiale, som direktoratets repræsentanter ønsker at gennemgå.

Bestemmelsen omfatter både de oplysninger, som ligger i a-kassernes it‑systemer, og øvrige oplysninger.

Frister ved behandlingen af tilsynssager

Til § 11, stk. 1

Den hurtige sagsbehandling i a-kasserne skal ske af hensyn til medlemmerne. Direktoratet tager derfor udgangspunkt i de nævnte frister.

Til § 11, stk. 3

A-kasserne skal give direktoratet besked om resultatet af a-kassernes behandling af alle tilsynssager. Det gælder således for sager,

– hvor a-kasserne efter at have undersøgt sagen, ikke vil gøre mere,

– hvor a-kasserne har truffet afgørelse om et uagtsomt forhold, og

– hvor a-kasserne indstiller medlemmet til en sanktion efter lovens § 87, stk. 1.

Af hensyn til direktoratets vurdering af tilsynssagerne skal a-kasserne også sende hele baggrundsmaterialet for afgørelserne. Det gælder f.eks. medlemmets udtalelser, ledighedserklæringer og ydelseskort.

Til § 11, stk. 4

Viser det sig, at en a-kasse har behov for en længere frist til at træffe afgørelse, kan a-kassen søge om forlængelse af fristen. Det kan f.eks. være fordi a-kassen skal skaffe et større dokumentationsmateriale.

Øvrigt

Vejledning nr. 43 af 2. juni 2003 til bekendtgørelse nr. 412 af 2. juni 2003 om tilsynet med de anerkendte arbejdsløshedskassers administration bortfalder.

Arbejdsdirektoratet, den 9. marts 2006

Susanne Bærentzen

/Jan Strøbæk