Auditfrekvensvejledning 2006\n(Fødevarestyrelsens system til risikovurdering og behovsorientering af audit i fødevarevirksomheder)

Auditfrekvensvejledning 2006

(Fødevarestyrelsens system til risikovurdering og behovsorientering af audit i fødevarevirksomheder)

Formål og anvendelse

Vejledningens formål er at sikre, at fødevareregionerne følger ensartede principper for fastsættelsen af det årlige antal kontrolbesøg gennemført som audit i fødevarevirksomheder, der er autoriserede, registrerede eller har registrerede aktiviteter i henhold til Autorisationsbekendtgørelsen 1) .

Vejledningen omfatter 2)

– vejledende frekvenser for kontrolbesøg gennemført som audit. Frekvenserne er fordelt på brancher af fødevarevirksomheder (bilag 1)

– fastsættelse af frekvens for kontrolbesøg gennemført som audit i den enkelte engrosvirksomhed med behandling (bilag 2)

– vejledning om kontrolplanlægning på slagterier og kødvirksomheder (bilag 3).

Virksomheder i Grønland er ikke omfattet af denne vejledning.

De fastlagte vejledende frekvenser for kontrolbesøg, hvor der skal gennemføres audit i de forskellige brancher af fødevarevirksomheder medvirker til at sikre ensartet praksis for antallet af audit på landsplan.

Terminologien i denne vejledning er ændret i forhold til tidligere på grund af kontrolforordningernes ikrafttræden den 1. januar 2006. Kontrolbesøg anvendes nu som betegnelse for fødevaremyndighedernes tilstedeværelse i virksomheden for at kontrollere lovgivningens overholdelse. Kontrolbesøg gennemføres som audits for at understrege, at kontrollen gennemføres med udgangspunkt i virksomhedens egenkontrolprogram og –resultater. Kontrolbesøg gennemført som audit svarer derfor til de tidligere benævnte ordinære tilsyn. Ud over audit findes andre kontrolmetoder og værktøjer defineret i kontrolforordningerne. Fødevaremyndighederne gør brug af disse metoder og værktøjer for at gennemføre en effektiv kontrol, f.eks. tilsyn, verifikation og fysisk kontrol. Ved kontrolbesøgene vil disse kontrolværktøjer også blive anvendt som supplement til audit.

Definitioner

Kontrolforordningernes definitioner er skrevet i kursiv.

Offentlig kontrol ( Kontrolforordningen 3) art. 2 stk. 1 og art. 10 stk. 1 ): Alle former for kontrol, der gennemføres af den kompetente myndighed eller Fællesskabet gennemfører for at undersøge, om foderstof- og fødevarelovgivningen, samt dyresundheds- og dyrevelfærdsbestemmelserne, overholdes korrekt.

Opgaver i forbindelse med offentlig kontrol gennemføres i almindelighed under anvendelse af hensigtsmæssige kontrolmetoder og –teknikker, f.eks. overvågning, opsyn, verifikation, audit, tilsyn, prøveudtagning og analyse.

Offentlig kontrol er alle former for myndighedskontrol af virksomheden og dens aktiviteter. Offentlig kontrol udføres bl.a. ved kontrolbesøg i virksomheden. Offentlig kontrol omfatter f.eks. kontrol af egenkontrolprogram, lokaler, hygiejne, processer i fødevareproduktionen, mærkning m.m. Ved offentlig kontrol foretages f.eks. audit, tilsyn, dokumentkontrol, fysisk kontrol, verifikation, prøveudtagning og analyse.

Kontrolbesøg er myndighedens tilstedeværelse på virksomheden for at kontrollere at lovgivningen overholdes og at egenkontrolprogrammet følges ved bl.a. at gennemføre audit, tilsyn og fysisk kontrol.

Audit ( Kontrolforordningen art. 2 stk. 6): Audit er en systematisk og uafhængig undersøgelse af, om aktiviteter og de hermed forbundne resultater er i overensstemmelse med det planlagte, og om dette er gennemført i praksis og er egnet til at nå målene.

Audit er en systematisk kontrol af virksomhedens egenkontrolprogram, handlinger og egenkontrolresultater for at kontrollere om egenkontrolprogrammet er dækkende for virksomhedens aktiviteter og risici og tilstrækkeligt til at sikre at lovgivningen løbende overholdes, for at kontrollere at handlinger udføres som planlagt, at resultaterne er som planlagt og at egenkontrolprogrammet følges.

Audit gennemføres ved kontrolbesøg.

På kontrolrapporten hedder kontrolbesøg gennemført som audit »ordinært tilsyn«.

Tilsyn ( Kontrolforordningen art. 2 stk. 7 og art. 10 stk. 2b): Et tilsyn er en undersøgelse af et hvilket som helst aspekt af foderstoffer, fødevarer, dyresundhed og dyrevelfærd for at kontrollere, om dette (disse) aspekt(er) overholder forskrifterne i foderstof- og fødevarelovgivningen, samt dyresundheds- og dyrevelfærdsbestemmelserne.

Ved offentlig kontrol føres der tilsyn med

– primærproducentvirkomheder, foderstof- og fødevarevirksomheder, herunder deres omgivelser, lokaler, kontorer, udstyr, installationer, maskiner, hjælpemidler, transporter samt foderstoffer og fødevarer

– råvarer, ingredienser, hjælpemidler til forarbejdning og andre produkter, der anvendes til tilberedning og fremstilling affoderstoffer og fødevarer

– halvfabrikata

– materialer og genstrande, der er beregnet til at være i berøring med fødevarer

– rengørings- og vedligeholdelsesprodukter og –processer samt pesticider

– mærkning, pæsentation og reklame

Ved offentlig kontrol af fersk kød føres tilsyn (Kontrolforordningen for animalske fødevarer 4) art. 5 stk. 1)

– med information om fødevarekæden

– før slagtning

– dyrevelfærd

– efter slagtning

– SRM og andre animalske biprodukter

– med virksomhedens laboratorieundersøgelser

I kontrolforordningen for animalske fødevarer bruges i nogen sammenhænge ordet inspektion i stedet for tilsyn. Ordene tilsyn og inspektion, der er anvendt i kontrolfordningerne, er begge oversat fra det engelske inspection.

I denne vejledning anvendes udelukkende ordet tilsyn.

Tilsyn er kontrol af om fødevarelovgivningen overholdes. Ved tilsyn kontrolleres bl.a. om lokaler, råvarer, halvfabrikata, færdigvarer, fremstillingsprocesser, materialer og genstande, rengørings- og vedligeholdelsesprocedurer , mærkning og information m.m. overholder fødevarelovgivningen. Kontrol af slagtedyr før slagtning og efter slagtning (AM- og PM-kontrol) er også en del af tilsynet.

Tilsyn gennemføres ved kontrolbesøg.

Verifikation ( Kontrolforordningen art. 2 stk. 2 ). Verifikation er kontrol af, om nærmere fastlagte krav er opfyldt, hvilket skal ske ved undersøgelse og på grundlag af objektive kendsgerninger.

Verifikation er efterprøvning af om fastlagte krav er opfyldt. Verifikation er når myndigheden efterprøver ved fysisk kontrol eller ved objektive kendsgerninger om fastsatte krav som f.eks. temperaturkrav og hygiejnekrav i egenkontrolprogrammet eller fødevarelovgivningen er overholdt.

Fysisk kontrol ( Kontrolforordningen art. 2 stk. 19): Kontrol af selve foderstoffet eller fødevaren, som kan omfatte kontrol af transportmidler, emballage, mærkning og temperatur, udtagning af prøver til analyse og laboratorietest og enhver anden kontrol, som er nødvendig for at undersøge, om foderstof- og fødevarelovgivningen er korrekt overholdt.

Fysisk kontrol er kontrol af fødevaren. Fysisk kontrol udføres ved f.eks. at måle temperaturer, udtager prøver, analysere prøver m.m.

Fysisk kontrol udføres bl.a. ved kontrolbesøg.

Frekvens er antal kontrolbesøg gennemført som audit i løbet af et år. De enkelte kontrolbesøg skal have en jævn spredning i løbet af året, da regelmæssig tilstedeværelse vurderes at have en forebyggende effekt.

Behandling anvendes i denne vejledning i samme betydning som i hygejnevejledningen 5) .

Vejledende frekvenser for audit - bilag 1

De vejledende, årlige frekvenser for kontrolbesøg gennemført som audit i brancher af fødevarevirksomheder fremgår af bilag 1.

Bilagets inddeling af virksomhederne i

– engrosvirksomheder med behandling,

– engrosvirksomheder uden behandling,

– detailvirksomheder,

– fødevarevirksomheder med primærproduktion og

– primærproducenter med direkte levering til den endelige forbruger

følger Autorisationsbekendtgørelsen.

For slagterier og USA godkendte kødvirksomheder, hvor veterinærkontrollen er tilstede hver dag, gennemføres det antal kontrolbesøg gennemført som audit som fremgår af bilag 1 og beregnes af bilag 2.

På USA-godkendte kødvirksomheder skal der udover de planlagte kontrolbesøg, der er gennemført som audit, udføres tilsyn dagligt og på hvert skift.

Der udføres dog kun ugentligt tilsyn i køle-/frysehuse, herunder frysehuse der indfryser kød, som udelukkende modtager emballeret kød og hvor emballagen ikke brydes i virksomheden, bortset fra i forbindelse med prøveudtagning.

Uanset antal skift udarbejdes kun én kontrolrapport pr. dag.

Mindst et af de planlagte audit skal indgå i forbindelse med de månedlige supervisionsbesøg.

Der skal, for hvert kontrolbesøg gennemført som audit, udarbejdes en kontrolrapport , hvoraf det fremgår, at der er gennemført et »Ordinært tilsyn«.

For kontrolbesøg, der ikke er gennemført som audit, udarbejdes der en kontrolrapport, hvoraf det fremgår, at der f.eks. er gennemført »Opfølgende tilsyn« eller tilsyn »Bestilt af virksomhed« (anvendes kun for 5-dages tilsyn eller 2-måneders tilsyn).

Der udarbejdes ikke kontrolrapport ved »forgæves kontrolbesøg« dvs. planlagte kontrolbesøg, som må opgives, fordi virksomheden er midlertidigt lukket som følge af ferie eller andet.

Der udarbejdes normalt ikke en kontrolrapport ved kontrolbesøg, hvor der udelukkende foretages prøveudtagning, plombering af transportmateriale, autorisation eller registrering af virksomheder.

Normalt udarbejdes der heller ikke kontrolrapport ved udstedelse af certifikater, med mindre der foretages en kontrol, der skal dokumenteres.

For virksomheder, der registreres i branche 923300, Markeder og festivaler mv. vurderer fødevareregionen behovet for kontrolaktiviteten Disse virksomheder er ikke egentlige fødevarevirksomheder, men midlertidige eller lejlighedsvise arrangementer, der ikke skal autoriseres eller registreres i henhold til Autorisationsbekendtgørelsen.

Fastsættelse af audit for den enkelte virksomhed, generelt

Fødevareregionen skal fastsætte årets antal af planlagte kontrolbesøg gennemført som audit (ordinære tilsyn) for hver enkelt fødevarevirksomhed i regionens område.

For engrosvirksomheder med behandling skal bilag 2 anvendes ved fastsættelsen af de planlagte audit (ordinære tilsyn).

For øvrige virksomheder skal det planlagte antal audit for den enkelte virksomhed fastsættes med udgangspunkt i intervallet for de vejledende frekvenser fra bilag 1. Fastsættelsen skal ske ud fra en faglig vurdering, en ressourcemæssig prioritering, vurdering af virksomhedens egenkontrol og en konkret behovsorienteret vurdering af den enkelte virksomhed ud fra erfaringer fra tidligere kontrolbesøg og prøveresultater herunder om virksomheden er importør.

Hvis virksomheden har et særligt kontrolbehov f.eks. som følge af konstaterede overtrædelser, kan det være nødvendigt at sætte frekvensen højere.

Det planlagte antal kontrolbesøg gennemført som audit kan normalt højst fastsættes til det interval-maksimum, der er fastsat for branchen i bilag 1, men hvis det skønnes nødvendigt at fastsætte et antal audit, der er større end interval-maksimum for branchen i bilag 1, skal regionen udarbejde en skriftlig redegørelse, der begrunder dispositionen, herunder forklarer, hvordan sanktionsapparatet har været anvendt og tænkes anvendt med henblik på at tage hånd om de forhold, der ligger til grund for overskridelsen af interval-maksimum. Den skriftlige redegørelse skal opbevares af regionen som dokumentation.

Det kan endvidere være nødvendigt at ændre antal planlagte audit på en virksomhed i løbet af året, f.eks. som følge af ejerskifte eller ved ændringer i virksomhedens produktion.

Virksomheder skal som minimum have 1 kontrolbesøg, hvor der gennemføres audit hvert år. Dog skal virksomheder med en frekvens på under 1 kun have kontrolbesøg gennemført som audit svarende til frekvensen i bilag 1.

Endelig fastlæggelse af antal audit for den enkelte engrosvirksomhed med behandling - bilag 2

Det årlige antal af planlagte kontrolbesøg gennemført som audit for engrosvirksomheder med behandling skal for hver enkelt virksomhed fastsættes udfra de vejledende frekvenser i bilag 1og en særlig behovsorienteret vurdering, som er beskrevet nærmere i vejledningens bilag 2.

I bilaget er indsat en række elementer, som skal indgå ved regionernes vurdering af kontrolbehovet for den enkelte virksomhed.

Behovsvurderingen i bilag 2 bygger på de samme principper, som gælder for behovsvurdering af kontrol i andre fødevarevirksomheder.

I bilag 2 er behovsvurderingen dog mere nuanceret og systematisk og kan derfor i højere grad end de generelle elementer tage hensyn til de særlige karakteristika, der gælder for flere engrosvirksomheder med behandling.

Regionen skal for hver enkelt engrosvirksomhed med behandling løbende foretage en behovsorienteret vurdering af kontrolbehovet på baggrund af elementerne i bilag 2. Den konkrete behovsvurdering skal dokumenteres.

Der skal dog foretages mindst 1 årligt kontrolbesøg gennemført som audit i hver virksomhed.

Vurderingen skal indgå i kontrolaktivitetsplanen for virksomheden i henhold til Afgiftsbekendtgørelsen. Virksomhederne skal som hidtil have tilsendt en kontrolaktivitetsplan, jf. Afgiftsbekendtgørelsen.

Kontrolplanlægning på slagterier og kødvirksomheder

I vejledningens bilag 3 er der retningslinier for, hvordan regionen skal udarbejde kontrolaktivitetsplan og kontrolplaner for slagterier og kødvirksomheder, der har brancher nævnt i bilag 3.

Formålet med at udarbejde kontrolplaner og kontrolaktivitetsplaner for kontrollen på den enkelte kødvirksomhed er at sikre, at kontrollen planlægges på et ensartet grundlag og på en behovsorienteret måde. Endvidere er det formålet at sikre, at alle regler kontrolleres på slagterier og kødvirksomheder i løbet af et år.

Kommentarer til branchevalg og til enkelte brancher i bilag 1

Hovedbranche - bibranche

Detail- og engrosvirksomheders hovedbranche vælges ud fra den produktion, der bedst karakteriserer virksomheden. Øvrige produktioner karakteriseres med bibrancher. Ved fastsættelse af antal planlagte audit for en virksomhed med både hoved- og bibranche skal der tages hensyn til de vejledende frekvenser for såvel hoved- som bibrancher. Normalt er det den højeste frekvens, der skal gælde.

Hvis f.eks. en brødfabrik har en mindre produktion af pizzaer med kødfyld skal virksomheden have hovedbranchen »Brødfabrikker« og bibranchen »Kødproduktvirksomheder«. Ved fastsættelse af antal planlagte audit for virksomheden skal der tages hensyn til såvel brødproduktionen som til produktionen af pizzaer med kødfyld. Den højeste frekvens bør normalt vælges her.

Hvis en engrosvirksomhed har afdelinger med og uden behandling bør hovedbranchen vælges som branchen for engros med behandling. De øvrige afdelinger kan om nødvendigt karakteriseres med bibrancher. Ved fastsættelse af antal planlagte audit for en virksomhed med både hoved- og bibranche skal der tages hensyn til de vejledende frekvenser for såvel hoved- som bibrancher. Den højeste frekvens bør normalt vælges.

Indførsel

Virksomheder, der indfører fødevarer fra EU og tredjelande, placeres under de relevante brancher.

Markeder og festivaler

Markeder og festivaler som f.eks. Hjallerup Marked betragtes som en virksomhed med branche 923300, »Markeder og festivaler«. På denne virksomhed kan regionen registrere tilsyn med midlertidige og lejlighedsvise virksomheder, som ikke er registreret eller har anmeldte aktiviteter.

Sæsonvirksomheder

Sæsonvirksomheder har ikke en selvstændig branche. De skal placeres i den relevante branche.

»Restauranter, cafeterier, kantiner mv.« i branche 553010, der har åbent højst 6 måneder om året, skal dog registreres med branche 553010S.

Virksomheder, der er midlertidigt lukkede med henblik på ejerskifte

Lukkede virksomheder registreres som ophørte. Ved eventuel senere genåbning med ny ejer oprettes en ny virksomhed.

Virksomheder, der serverer for 12 personer eller derunder i lukket kreds

Virksomheder, der serverer for 12 personer eller derunder, i form af servering for en lukket kreds af faste spisegæster f.eks. kantinevirkomhed, pensionater, institutioner og lignende placeres i den resturationsbranche, der passer til aktiviteten.

Virksomheder under etablering

Virksomheder under etablering, hvor branchen endnu ikke kan afgøres, kan placeres i branche 98A. Den endelige branche skal senest fastlægges, når virksomheden tages i brug.

Ikrafttræden

Vejledningen træder i kraft den 1. januar 2006.

Samtidig ophæves vejledning af 14. december 2004 om tilsynsfrekvenser i fødevarevirksomheder m.v. 2005.

Fødevarestyrelsen, den 16. december 2005

Hanne Larsen

1) Bekendtgørelse om autorisation og registrering af fødevarevirksomheder samt egenkontrol (autorisationsbekendtgørelsen, december 2005).

2) De nævnte bilag kan findes på Fødevarestyrelsens hjemmeside på adressen h ttp ://www.foedevarestyrelsen.dk/Kontrol/Hvor_tit_hvor_laenge/Hvor_tit/Kontrolfre kvens.htm Auditfrekvens.

3) Forordning nr. 882/2004 af 29. april 2004 om offentlig kontrol med henblik på verifikation af, at foderstof- og fødevarelovgivningen samt dyresundheds- og dyrevelfærdsbestemmelserne overholdes.

4) Forordning nr. 854/2004 af 29. april 2004 om offentlig kontrol af animalske produkter til konsum.

5) Hygejnevejledning 2005/2006 (under udarbejdelse).