Generelle bestemmelser for bevillinger april 2005

Generelle bestemmelser for bevillinger – april 2005

Væsentlige ændringer i forhold til seneste udgave

Denne udgave af ”Generelle bestemmelser for bevillinger” har i forhold til den seneste udgave – af juli 2004 – én væsentlig ændring.

- punkt 3.2 Udbetaling og anbringelse af det udbetalte beløb (elektronisk faktura)

Indledning

”Generelle bestemmelser for bevillinger” er en

instruktion til bevillingsmodtagere om gældende regler og praksis i forbindelse med administration af bevillinger fra Det Frie Forskningsråds faglige forskningsråd og Det Strategiske Forskningsråds programkomiteer. Pjecen fremsendes til den enkelte bevillingsmodtager sammen med bevillingsbrevet og udsendes i øvrigt til institutionerne.

I det følgende dækker betegnelsen ”råd” både et forskningsråd og en programkomité.

Eventuelle fravigelser fra de generelle bestemmelser meddeles særskilt i bevillings-brevet. Yderligere spørgsmål i forbindelse med administration af bevillinger kan rettes til Forskningsstyrelsen.

Det enkelte råd bestemmer på grundlag af ansøgningen, om bevillingen gives som ramme- eller projektbevilling.

1. Rammebevillinger

For rammebevillinger afsættes et beløb for den samlede projektperiode, og der angives en fordeling af de forventede udbetalinger på finansår. Bevillingen vil i almindelighed ikke være opdelt på konkrete budgetposter.

Bevillingen kan anvendes til dækning af samtlige udgiftsarter forbundet med projektet. Bevillingen kan således disponeres frit inden for bevillingsformålet. Større afvigelser fra det oprindelige budget skal dog begrundes i de årlige regnskaber. Vedrørende uforbrugte beløb ved et finansårs udløb henvises til punkt 3.2.

Der gives ikke tillægsbevillinger til rammebevillinger, se dog punkt 3.6. Rammebevillinger skal således dække pris- og lønstigninger og feriepenge i hele bevillingsperioden samt uforudsete udgifter.

Bevillingsmodtageren kan i bevillingsperioden ikke indsende nye ansøgninger om støtte til det pågældende projekt.

Dispositioner inden for bevillingsperioden, som medfører forpligtelser, der rækker ud over perioden, fx over for ph.d.-studerende, skal dækkes inden for rammen, medmindre andet aftales med rådet.

Forskningsrådet forbeholder sig ret til at underkaste forskergrupper, der har modtaget større, flerårige rammebevillinger, en indgående evaluering, eventuelt med inddragelse af eksterne bedømmere.

2. Projektbevillinger

Ved projektbevillinger gives der bevilling til konkrete budgetposter

-

VIP- og/eller TAP-løn i et bestemt antal måneder/år efter gældende overenskomst. Det bevilgede beløb reguleres ved regnskabsaflæggelsen til udligning af lønstigninger, feriepenge mv. samt besparelser, der skyldes en lavere lønudgift end budgetteret.

-

Uddannelsestilskud (taxametertilskud) i tilknytning til ph.d.- og kandidatstipendier. Disse tilskud reguleres ikke ved regnskabsaflæggelsen.

-

Indkøb af specificeret apparatur.

-

Driftsudgifter/annuumstilskud. Der ydes ikke tillægsbevilling til denne budgetpost.

-

Rejseudgifter.

-

Administrationsbidrag/overhead.

Bevillingsmodtageren må ikke omdisponere mellem de anførte budgetposter i bevillingsbrevet, medmindre der forudgående er indhentet tilladelse hos forskningsrådet.

3. Fællesbestemmelser for ramme- og projektbevillinger

3.1 Forlængelsesansøgninger

Bevillinger ydes almindeligvis for den samlede projektperiode, dvs. uden indsendelse af forlængelsesansøgninger ved flerårige projekter. I de tilfælde, hvor rådet ønsker forlængelsesansøgning, vil det være anført i bevillingsbrevet.

3.2 Udbetaling og anbringelse af det udbetalte beløb

Medmindre andet meddeles i bevillingsbrevet, gælder følgende

Forud for projektstart skal bevillingsmodtageren anmode om udbetaling af den del af bevillingen, der skal dække første finansår. Anmodningen skal ske som elektronisk fakturering. Forskningsstyrelsens EAN nr. er 5798000416635. I den elektroniske anmodning skal – ved "ordre nr." – anføres: 1) Sagsnummeret og 2) Det bevilgende organs navn i forkortelse. Hvis det bevilgende organs forkortelse ikke kendes, bedes anført et "ledeord" – f.eks. "ikke-ioniserende", hvis det bevilgende organ er Programkomitéen for Ikke-ioniserende Stråling.

Af tekniske grunde skal der indsendes en elektronisk faktura for hvert kvartal. Det vil lette sagen for alle parter, at de 4 fakturaer sendes samtidigt – naturligvis med angivelse af den relevante forfaldsdato. Det bevilgede beløb vil som hovedregel blive udbetalt i lige store kvartalsrater midt i kvartalet. For projekter, der starter i 2. eller 3. måned i et kvartal, sker første udbetaling dog midt i kvartalets sidste måned. Ved atypiske udgiftsforløb vil en anden udbetalingsprofil kunne accepteres. Endvidere vil bevillinger på max. 100.000 kr. om året blive udbetalt én gang årligt.

For projekter, der strækker sig over flere finansår, skal bevillingsmodtageren eller dennes institution fremsende fakturaer umiddelbart forud for næste finansår svarende til det antal kvartaler, som beløbet skal dække. Udbetalingen vil ske som anført ovenfor.

Hvis et årsregnskab viser, at der ved regnskabsårets afslutning er et uforbrugt beløb på over 100.000 kr., vil dette beløb blive modregnet i udbetalingen for 2. kvartal i året efter det år, som årsregnskabet dækker.

Beløbet vil i almindelighed fortsat være til rådighed for projektet, men udbetalingsprofilen bliver bragt i overensstemmelse med den realistiske forbrugstakt. Se dog punkt 3.4.

Er årsregnskabet ikke modtaget rettidigt, er rådet - indtil regnskabet foreligger - nødsaget til at lægge til grund, at der ikke har været et forbrug i det forudgående år. Udbetalingen af den resterende del af bevillingen vil således blive standset.

Hvis bevillingsmodtageren er tilknyttet en statsinstitution, skal institutionen oprette en særskilt konto/aktivitet for hver bevilling. Nummeret på denne konto/aktivitet skal oplyses i udbetalingsanmodningen.

Bevillingsmodtageren rådes i egen interesse til at kontakte institutionens regnskabs-kontor/personalekontor i god tid - især i bevillingssager, som omfatter lønudbetalinger.

Hvis bevillingsmodtageren selv administrerer bevillingen, skal der til formålet oprettes en konto i et dansk pengeinstitut. Bevillinger til dækning af rejseudgifter kan dog udbetales til en konto (i et dansk pengeinstitut), der også anvendes til andet formål. Der gives ikke særskilt meddelelse fra Forskningsstyrelsen om indbetalinger til kontoen.

I særlige tilfælde kan Forskningsstyrelsen påtage sig administrationen af stipendier.

3.3 Renter

Såfremt der tilskrives renter til bevillingskontoen, skal dette fremgå af regnskabet. Renterne kan anvendes i overensstemmelse med bevillingens formål, primært til dækning af løn- og prisstigninger.

3.4 Bortfald af bevillingen

Hvis projektet ikke er igangsat inden 6 måneder efter den i bevillingsbrevet anførte forventede dato for projektstart, bortfalder bevillingen automatisk, medmindre rådet på baggrund af en redegørelse fra bevillingsmodtageren finder, at forsinkelsen er rimeligt begrundet, samt at projektet fortsat er fagligt aktuelt.

Forskningsrådet kan på ethvert tidspunkt kræve en rapport om projektets fremgang. Hvis rådet finder denne utilfredsstillende, kan restbevillingen inddrages. Hvis rådet finder en forlængelsesansøgning utilfredsstillende, kan bevillingen ligeledes inddrages.

Der vil i begge tilfælde blive sikret dækning af løn i opsigelsesperioden for personale, der er aflønnet af rådsmidler.

Ved bortfald af bevilling vil eventuelle ph.d.-studerendes situation blive separat vurderet inden for rammerne af protokollatet om ph.d.-stipendiater.

Bevillinger udløber på den fastsatte dato for aflæggelse af slutregnskab. Samtidig med indsendelse af slutregnskabet skal bevillingsmodtageren foranledige et eventuelt uforbrugt beløb incl. eventuelle påløbne renter indbetalt til rådet. Såfremt bevillingsmodtager som følge af forsinkelse af projektet anmoder om at måtte anvende restbeløbet, kan indbetaling af restbeløbet afvente rådets stillingtagen til anmodningen.

3.5 Ansættelsesvilkår og aflønning

Fællesbestemmelser

Den nøjagtige lønberegning, herunder anciennitetsfastsættelse, foretages af den løn-administrerende institution, og det bevilgede lønbeløb ved projektbevillinger er derfor et foreløbigt skøn.

Individuelle løntillæg ud over de faste tillæg til rådsfinansierede projektmedarbejdere forhandles ved den lønadministrerende institution. Ved rammebevillinger skal løntillæg dækkes inden for den bevilgede ramme som andre stigninger i forhold til lønbudgettet. Ved projektbevillinger reguleres det bevilgede beløb i forbindelse med regnskabsaflæggelsen ved udligning.

VIP (videnskabeligt personale)

Ansættelsesvilkårene for videnskabeligt personale, der aflønnes af rådsmidler, er fastlagt i overenskomsten for akademikere i staten samt i stillingsstrukturerne for henholdsvis de højere uddannelsesinstitutioner og sektorforskningsinstitutioner.

VIP-ansættelser skal ske efter opslag, medmindre rådet har givet bevilling til aflønning af én eller flere personer, som er specifikt angivet i bevillingsbrevet.

VIP'en ansættes for hele projektperioden eller den del af projektperioden, hvori vedkommende skal medvirke. Opsigelse kan ske efter reglerne i funktionærloven og gældende overenskomst.

Betaling for overarbejde til VIP kan normalt ikke accepteres og forudsætter altid forskningsrådets forudgående tilladelse.

Ph.d.-studerende

Forskerstuderende finansieret af rådsmidler ansættes som ph.d.-stipendiater i henhold til protokollat om ph.d.-stipendiater mellem AC og Finansministeriet.

Der er dog også mulighed for overenskomstmæssig ansættelse som kandidatstipendiat efter universiteternes og sektorforskningsinstitutionernes stillingsstrukturer. Hertil kræves normalt 2 års erhvervserfaring samt faglige kvalifikationer, der giver mindst ½ års merit på ph.d.-studiet.

Ansættelse skal ske efter opslag, medmindre rådet har givet bevilling til ansættelse af én eller flere personer, som er specifikt angivet i bevillingsbrevet.

TAP (teknisk og administrativt personale)

Ansættelsesvilkårene for teknisk og administrativt personale er fastlagt i fællesoverens-komsten mellem Finansministeriet og STK samt i organisationsaftalerne for handels- og kontorfunktionærer samt laboratorie- og edb-funktionærer. Desuden gælder Finansministeriets vejledning af 20. juni 1996 om tidsbegrænset ansatte i forbindelse med forskningsvirksomhed.

TAP'en ansættes for hele projektperioden eller den del af projektperioden, hvori vedkommende skal medvirke. Opsigelse kan ske efter reglerne i ovennævnte vejledning. Opmærksomheden henledes i særlig grad på, at det påhviler bevillingsmodtageren at iagttage gældende opsigelsesvarsel i forbindelse med en bevillings udløb. Overarbejde skal så vidt muligt undgås. Finder det sted, skal det som hovedregel afspadseres.

3.6 Ferie, sygdom og barsel

Ferieafholdelse, sygdom og barsel skal altid indberettes skriftligt til lønadministrationen af bevillingsmodtageren. Alle feriegiro og feriebeviser skal underskrives af lønadministrationen, før beløbene hæves.

Ferie skal afholdes i henhold til ferieloven.

Længerevarende sygdom kan eventuelt begrunde forlængelse af et ph.d.-projekt. Den pågældende institutions praksis lægges her til grund. Finansieres ph.d.-projektet af en projektbevilling, gives tillægsbevilling til dækning af merudgiften. Ved rammebevillinger tages der konkret stilling til en eventuel ansøgning. Ved rammebevillinger på over 1 mio. kr. om året vil tillægsbevilling kun blive givet under helt ekstraordinære omstændigheder.

Ved sygefravær under andre ansættelser i forbindelse med projektbevillinger gives tillægsbevilling til forlængelse af projektperioden eller ansættelse af vikar, hvis sygefraværet i en samlet periode overstiger 1 måned. Der ydes kun tillægsbevilling til rammebevillinger under helt ekstraordinære omstændigheder.

Der ydes tillægsbevilling til dækning af en eventuel nettomerudgift ved både projekt- og rammebevillinger, hvis en projektdeltager aflønnet af rådsmidler får barselsorlov. Ved større rammebevillinger kan det dog bestemmes, at de omhandlede udgifter afholdes inden for rammen.

Refusion fra barselsfond og kommune søges af lønadministrationen og indsættes på projektkontoen.

Hvis projektmedarbejderen er forsker, bør tillægsbevilling/refusion anvendes til forlængelse af den pågældendes ansættelse i den udstrækning, hvori arbejdet med forskningsprojektet giver grundlag for det.

3.7 Indkøb

Alle indkøb skal foretages i henhold til internationale og nationale udbudsregler. Der er udgivet en vejledning herom af Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S (SKI). Vejledningen kan købes hos Schultz Information, tel. 4363 2300 og på hjemmesiden www.schultz-information.dk

Ved løbende anskaffelser eller enkeltstående store indkøb bør det overvejes, om disse med fordel kan foretages via de rammekontrakter, der er etableret af SKI. Brug af disse aftaler sikrer, at internationale og nationale udbudsregler overholdes.

Opmærksomheden henledes på, at forskningsrådenes midler er omfattet af reglerne om refusion af købsmoms, hvis bevillingsmodtageren er tilknyttet en offentlig institution. Ved tilknytning til en ikke-offentlig institution, hvor der ikke sker refusion af købsmoms, dækker forskningsrådene indkøb inkl. moms.

3.8 Særligt om de skattemæssige konsekvenser af udlandsophold

Forskere, der tager på kortere eller længerevarende ophold i udlandet, tilrådes at lade sig forskudsregistrere hos den kommunale ligningsmyndighed inden afrejse til udlandet. Tilsvarende gælder for ph.d.-stipendiater med fuld forskeruddannelse i udlandet.

4. Apparatur

Bevilget apparatur tilhører bevillingsmodtagerens institution, medmindre andet er anført i bevillingsbrevet.

Forskningsrådenes Instrument Tjeneste (FRIT) tilbyder vederlagsfrit at foretage indkøbet. Hvis bevillingsmodtageren ønsker at foretage indkøbet selv, kan FRIT forinden spørges, om der foreligger særlige tilbud eller andre særlige forhold, der bør tages i betragtning. FRIT’s tel. er 4677 4040, og der kan findes yderligere information på FRIT´s hjemmeside www.frit.nu

Forskningsrådene forudsætter normalt, at ansøgerens institution selv kan dække udgifterne ved drift af det søgte apparatur.

5. Publikationer

Publikationer, som er resultat af det rådsstøttede arbejde, samt publikationer udgivet med rådsstøtte, skal indsendes i 1 eksemplar (dog 5 eksemplarer ved bevilling fra Statens Humanistiske Forskningsråd) med angivelse af bevillingens sagsnummer. Fremsendelsen bør primært ske i forbindelse med fremsendelse af del- eller slutrapport. I publikationerne skal anføres, at det pågældende arbejde er støttet af forskningsrådet.

Når slutrapport for projektet er godkendt, skal (og bør) der ikke længere fremsendes publikationer.

Opmærksomheden henledes på bestemmelserne i lov af 10. juni 1997 om pligtaflevering af 2 frieksemplarer til institutioner angivet af Kulturministeriet.

6. Rapport

Der skal aflægges rapport senest 3 måneder efter bevillingsperiodens udløb. Forskningsrådenes rapportskema skal benyttes.

Hvis bevillingsmodtageren efter forlængelsesansøgning får bevilling til det samme projekt, bortfalder rapportkravet på den tidligere bevilling.

Det tilstræbes, at bevillingsmodtager senest 2 måneder efter rapportens indsendelse vil få besked, om rapporten er godkendt.

7. Regnskab

Der skal normalt aflægges et fuldt dokumenteret regnskab for hver enkelt forskningsrådsbevilling (hvert sagsnummer). Regnskab aflægges på forskningsrådenes regnskabsskema, som er vedlagt bevillingsbrevet eller kan rekvireres.

Bevillingsmodtageren har ansvaret for, at regnskabet indsendes rettidigt, dvs. senest 3 måneder efter hvert finansårs udløb. Er der ved et årsskifte højst 6 måneder tilbage af projektets løbetid, kan regnskabet dog udskydes, således at det også omfatter de sidste måneder.

Er der fra flere forskningsråd ydet bevilling til delvis dækning af samme budgetposter, indsendes dog et samlet regnskab for disse bevillinger. Er der fra anden side ydet støtte til de budgetposter, som forskningsrådet har ydet støtte til, skal det oplyses i regnskabet, og der skal på begæring aflægges fuldt regnskab for de pågældende poster. Slutregnskab indsendes, når formålet er opnået, arbejdet opgivet eller den fastsatte tidsfrist er udløbet.

Kommentarer til regnskabet skal anføres i regnskabsskemaet.

Senest 2 måneder efter regnskabets indsendelse vil bevillingsmodtager få besked, om regnskabet er godkendt. Såfremt der er tale om et delregnskab, kan dette blive taget op til fornyet gennemgang, hvis slutregnskabet giver anledning hertil.

Som indtægter opføres følgende

1.

Overførsel fra sidste regnskabsaflæggelse

2.

Overførsel fra andre bevillinger, herunder bevillinger fra anden side til samme formål

3.

Anviste (udbetalte) beløb fra forskningsrådet

4.

Tilskrevne renter

5.

Salgsindtægter, refusioner og lignende

I følgende tilfælde aflægges ikke regnskab efter ovennævnte retningslinier

1

Hvor der i bevillingsbrevet er meddelt fravigelse fra ovenstående

2

Hvor bevillingsbeløbet af forskningsrådet udbetales direkte til leverandører på grundlag af attesterede regninger

3

Ved lønbevillinger, som administreres af Forskningsstyrelsen

7.1 Statsinstitutioner

Hvis regnskabet er ført af en statsinstitution, kan regnskabet dokumenteres ved en kontoudskrift, der viser det samlede forbrug fordelt på de konti, der optræder på institutionens kontoplan samt projektkontoens saldo. Forskningsrådet forbeholder sig dog efter et konkret skøn at kræve originale bilag eller kontoudskrifter vedrørende de enkelte transaktioner indsendt.

7.2 Andre offentlige institutioner

Hvis regnskabet er ført af en anden offentlig institution end en statsinstitution, kan der i stedet for de originale regnskabsbilag (kvitteringer) vedlægges kontoudskrifter med angivelse af kontonummer samt i hvilken måned, regnskabsposterne er bogført. Af kontoudskrifterne skal samtlige transaktioner samt saldo fremgå. Regnskabet skal være afstemt efter de indsendte udskrifter.

Regnskabsskemaet skal udfyldes således, at enhver udgiftsart er nøje angivet. Ved lønudgifter skal det, eventuelt ved notat på kontoudskrifterne, fremgå, hvis der er poster, som vedrører efterreguleringer og feriepenge.

For lønbevillinger kan regnskabet efter institutionens bestemmelse eventuelt bestå af en af administrationen udarbejdet og af bevillingsmodtageren attesteret opgørelse over den afholdte lønudgift. Opgørelsen skal indeholde oplysning om lønmodtagerens navn, aflønningsperiode, udbetalt løn og feriegodtgørelse. Forskningsrådene forbeholder sig dog ret til i særlige tilfælde at kunne anmode om supplerende oplysninger.

Hvis bevillingen omfatter et annuumstilskud til institutionens disposition, og dette beløb overføres til institutionens annuumskonto, skal overførslen dokumenteres, hvorimod den konkrete anvendelse af beløbet ikke skal dokumenteres. Det samme gælder administrationsbidrag/overhead til institutionen.

7.3 Private institutioner/virksomheder

Regnskabsposterne indføres i kronologisk orden på regnskabsskemaet, og de originale regnskabsbilag nummereres fortløbende. Af hensyn til sammenligningen med det godkendte budget er det vigtigt, at der for de enkelte udgiftsposter anføres budgetpostnummer. I forbindelse med aflønninger og ved betaling af tjenesteydelser må desuden tidsforbrug og de anvendte satser anføres.

Bevillingsmodtageren kan vælge at fremsende en regnskabsoversigt, der er forsynet med revisionserklæring af en statsautoriseret eller registreret revisor eller et offentligt revisionsorgan.

Indeholdelse af skatter og arbejdsmarkedsbidrag samt bidrag til ATP mv. påhviler bevillingsmodtageren og skal fremgå af regnskabet.

Forskningsrådet kan eventuelt vælge at kræve en regnskabsoversigt attesteret af en statsautoriseret eller registreret revisor eller af et offentligt revisionsorgan. Kun i sådanne tilfælde vil udgiften til revisor kunne afholdes af bevillingen.

7.4 Særligt om rejsebevillinger, studieophold og afholdelse af kongresser

Regnskab for rejser og studieophold under 1 måned indgår i det øvrige projektregnskab. Rejsestøtten kan maksimalt andrage transportudgifter, kongresgebyrer og lignende samt dækning af forsikringsudgifter og opholdsudgifter i henhold til reglerne i Finansministeriets tjenesterejsecirkulære. Anvendelse af egen bil godtgøres efter ovennævnte cirkulæres laveste sats, medmindre andet er godkendt af forskningsrådet.

Ved andre studieophold i udlandet skal rejse-, fragt- og forsikringsudgifter dokumenteres med originale bilag - herunder de anvendte flybilletter. Der skal ikke aflægges regnskab for tilskud til opholds- og boligudgifter, men opholdets varighed skal oplyses og dokumenteres, evt. i form af udtalelse fra værtsinstitutionen.

Regnskaber for tilskud til afholdelse af internationale kongresser og lignende møder i Danmark skal indeholde en opgørelse over samtlige udgifter og indtægter. Regnskabet skal vedlægges original dokumentation, medmindre det er påtegnet af en statsautoriseret eller registreret revisor. Såfremt mødet giver overskud, skal dette indbetales til forskningsrådet. Er der flere tilskudsgivere, skal der indbetales forholdsmæssigt.

8. Patentering, licensaftaler, salg af know-how og egen fabrikation

Rådene betragter patentering af opfindelser som en vigtig formidlingsvirksomhed, ligesom rådene ser positivt på andre former for nyttiggørelse af forskningsresultater.

Rådene vil ikke gøre krav på tilbagebetaling af nogen del af deres bevillinger som følge af indtægter fra bevillingsmodtageres udnyttelse af patentrettigheder, salg af know-how og egen produktion.

Indholdsfortegnelse

1.

Rammebevillinger

2.

Projektbevillinger

3.

Fællesbestemmelser for ramme- og projektbevillinger

3.1

Forlængelsesansøgninger

3.2

Udbetaling og anbringelse af det udbetalte beløb

3.3

Renter

3.4

Bortfald af bevillingen

3.5

Ansættelsesvilkår og aflønning

3.6

Ferie, sygdom og barsel

3.7

Indkøb

3.8

Særligt om de skattemæssige konsekvenser af udlandsophold

4.

Apparatur

5.

Publikationer

6.

Rapport

7.

Regnskab

7.1

Statsinstitutioner

7.2

Andre offentlige institutioner

7.3

Private institutioner/virksomheder

7.4

Særligt om rejsebevillinger, studieophold og afholdelse af kongresser

8.

Patentering, licensaftaler, salg af know-how og egen fabrikation