Vejledning for investeringsforeninger, specialforeninger, hedgeforeninger samt godkendte fåmandsforeninger i henhold til § 37, stk. 1, nr. 1-3 og 5, i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v.

Bilag 1

Bilag 1

Aktieselskabslovens § 56, stk. 7.

Stk. 7. Bestyrelsen skal ved en forretningsorden træffe nærmere bestemmelser om udførelsen af sit hverv. I selskaber, som har aktier optaget til notering på en fondsbørs, jf. § 7, stk. 1, nr. 1, i lov om værdipapirhandel m.v. og i statslige aktieselskaber, skal forretningsordenen i det mindste indeholde bestemmelser, der

1) fastlægger bestyrelsens konstitution og beslutningsdygtighed, samt med hvilket interval der skal afholdes møder,

2) fastlægger retningslinjer for arbejdsdelingen, herunder forretningsgange, bemyndigelser og instrukser, mellem bestyrelsen og direktionen eller andre etablerede organer,

3) fastlægger, hvorledes bestyrelsen fører tilsyn med direktionens ledelse af foreningens virksomhed og med datterselskaber,

4) fastlægger retningslinjer for oprettelse og føring af bøger, fortegnelser og protokoller efter denne lov,

5) pålægger bestyrelsen at tage stilling til foreningens organisation såsom regnskabsfunktion, intern kontrol, edb-organisation og budgettering,

6) pålægger bestyrelsen at skaffe sig de oplysninger, der er nødvendige til opfyldelse af dens opgaver,

7) pålægger bestyrelsen at følge op på planer, budgetter og lignende samt tage stilling til rapporter om foreningens likviditet, ordrebeholdning, væsentlige dispositioner, overordnede forsikringsforhold, finansieringsforhold, pengestrømme og særlige risici,

8) pålægger bestyrelsen at tage stilling til indholdet af revisionsprotokollen forud for dennes underskrivelse,

9) pålægger bestyrelsen at gennemgå selskabets perioderegnskaber og lignende i løbet af hvert regnskabsår og herunder vurdere budgettet og afvigelser herfra samt

10) pålægger bestyrelsen at sikre tilstedeværelsen af det nødvendige grundlag for revision, herunder tage stilling til, om der er behov for intern revision.

Endvidere har bestyrelsen i foreninger en række pligter udover pligterne i henhold til lov om aktieselskaber. Det er Finanstilsynet s vurdering, at disse pligter også skal fremgå af bestyrelsens forretningsorden eller af de skriftlige retningslinjer, som bestyrelsen skal udstede i medfør af § 26, stk. 8, i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v., da der er tale om en del af bestyrelsens hverv. Det drejer sig for eksempel om

1) § 26, stk. 8, i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v. at udfærdige skriftlige retningslinier for foreningens væsentligste aktivitetsområder, hvori arbejdsdelingen mellem bestyrelsen og direktionen fastlægges.

2) § 30 i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v. til straks at meddele Finanstilsynet oplysninger om forhold, der er af afgørende betydning for foreningens eller en afdelings fortsatte drift. (En tilsvarende regel gælder for revisorerne i medfør af § 72.) Som eksempler på sådanne forhold kan Finanstilsynet nævne, at foreningen eller en afdeling ikke opfylder formuekravet, jf. lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v. §§ 4, stk. 7, 5, stk. 7,111, stk. 5, og § 114a, stk. 6, at nogen har rejst et erstatningskrav mod foreningen, eller at en direktør eller et bestyrelsesmedlem ikke længere opfylder kravene i lovens § 31 til erfaring og hæderlighed.

3) § 34, stk. 3, i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v. om, at bestyrelsen skal tage stilling til, for hvilke ansatte der er en væsentlig risiko for konflikter mellem egne og foreningens interesser samt pligten i henhold til § 34, stk. 4, til at bestyrelsen udarbejder retningslinjer for kontrol med overholdelsen af forbuddet i stk. 1 og 2.

4) § 35 i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v. om at tage stilling til, om personer ansat af bestyrelsen i en forening ejer eller driver selvstændig erhvervsvirksomhed eller som bestyrelsesmedlem, funktionær eller på anden måde deltager i ledelsen eller driften af anden erhvervsvirksomhed end den finansielle virksomhed og i givet fald give tilladelse hertil, samt tage stilling til, for hvilke ansatte, der er en væsentlig risiko for konflikter mellem egne og foreningens interesser, og som derfor skal have direktionens tilladelse.

5) § 29 i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v., hvorefter medlemmer af ledelsen af en forening, af dens depotselskab eller eventuelle investeringsforvaltningsselskab ikke uden samtykke fra foreningens bestyrelse må overdrage værdipapirer eller andet til foreningen eller erhverve sådanne aktiver fra foreningen. Samtykke skal gives i hvert enkelt tilfælde og indføres i bestyrelsens forhandlingsprotokol.

6) § 30, stk. 3, i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v. for et medlem af en forenings bestyrelse og direktion til straks at give meddelelse til Finanstilsynet, hvis den pågældende må formode, at foreningen eller en afdeling ikke opfylder formuekravet.

7) § 37, stk. 2, i lov om værdipapirhandel m.v. til at udarbejde interne regler med det formål at hindre, at intern viden er tilgængelig for andre end dem, der har behov herfor.

8) § 37, stk. 1, i lov om værdipapirhandel m.v. at udarbejde interne regler for bestyrelsesmedlemmers, direktørers og andre medarbejderes adgang til for egen eller tredjemands regning at handle med børsnoterede værdipapirer eller værdipapirer optaget til handel på en autoriseret markedsplads, hvis de i kraft af deres virksomhedsudøvelse regelmæssigt kommer i besiddelse af intern viden.

9) § 3 i lov om forebyggende foranstaltninger mod hvidvaskning af penge og finansiering af terrorisme at udarbejde skriftlige interne regler om betryggende kontrol- og kommunikationsprocedurer samt uddannelses- og instruktionsprogrammer for medarbejderne.

10) § 54, stk. 3, 2. pkt., i aktieselskabsloven, hvorefter bestyrelsen skal foretage en årlig aktivgennemgang.

§ 138 i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v. indeholder en overgangsregel, hvorefter bestyrelsesmedlemmer, der ved lovens ikrafttræden den 1. januar 2004 har andre hverv eller ansættelser, end dem, der er tilladt efter § 26, stk. 2, kan fortsætte som bestyrelsesmedlemmer, indtil udløbet af den periode, hvor de er valgt. De kan ikke genvælges.

1.4.7 Tilladelse til direktionens eventuelle hverv

Bestyrelsen skal være opmærksom på, at personer ansat af bestyrelsen i henhold til § 35, stk. 1, i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v. ikke må eje eller drive selvstændig erhvervsvirksomhed eller som bestyrelsesmedlem, funktionær eller på anden måde deltage i driften af anden erhvervsvirksomhed end foreningen uden at have fået bestyrelsens tilladelse hertil. Såfremt der ikke gives tilladelse, skal virksomheden afvikles eller sælges. På samme måde skal bestyrelsen for investeringsforvaltningsselskabet give tilladelse til, at selskabets direktør har andre hverv m.v., jf. § 80 i lov om finansiel virksomhed.

Det følger af § 35, stk. 4, at direktører og andre ledende medarbejdere ikke må være medlemmer af bestyrelsen for depotselskabet eller et andet selskab, som foreningen har indgået væsentlige aftaler med, eller være ansat i depotselskabet eller et andet selskab, som foreningen har indgået væsentlige aftaler med, eller være medlem af bestyrelsen for eller ansat i andre selskaber, som er koncernforbundne med disse selskaber.

1.4.8 Formuekravet og ophør

Bestyrelsen skal være opmærksom på, at en forening eller afdeling altid skal opfylde formuekravet på 10 mio. kr., for hedgeforeningers vedkommende dog 25 mio. kr. Såfremt foreningen ikke længere opfylder dette krav, skal bestyrelsen straks rette henvendelse til Finanstilsynet i medfør af § 30, stk. 3, i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v. Se også vejledningens pkt. 1.4.1.4.

Ønsker foreningen at ophøre med at drive virksomhed, skal den også rette henvendelse til Finanstilsynet, jf. §§ 80 og 114 i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v.

1.4.9 Investeringspolitikken m.v.

1.4.9.1 Bestyrelsen skal fastlægge foreningens og de enkelte afdelingers investeringspolitik i overensstemmelse med foreningens vedtægter.

1.4.9.2 Bestyrelsen for en hedgeforening skal fastsætte risikorammer for hedgeforeningen og dens afdelinger. Risikorammerne skal være indenfor de rammer for placeringsregler og risikomål, som er fastsat i foreningens vedtægter, jf. 114 d, stk. 1. Bestyrelsen kan ændre de fastsatte rammer.

1.4.9.2.1 Bestyrelsen skal fastsætte

· rammer for hedgeforeningens eller dennes afdelingers samlede nettoeksponering i procent af den samlede formue og den samlede bruttoeksponering i procent af den samlede formue,

· rammer for hedgeforeningens eller afdelingernes minimale og maksimale gearing,

· hvilke investeringstyper foreningen eller afdelingerne kan foretage,

· relevante rammer for den procentvise placering i de forskellige investeringstyper,

· rammer for hedgeforeningens eller afdelingernes minimale afkast og maksimale standardafvigelse.

1.4.9.2.2 Endvidere skal bestyrelsen i en hedgeforening vedrørende supplerende generelle krav

· med udgangspunkt i hedgeforeningens eller afdelingers risikopolitik og risikoprofil identificere relevante potentielle risici,

· fastsætte relevante rammer og mål for risici. De fastsatte rammer og mål skal altid være indenfor rammerne i foreningens vedtægter,

· dokumentere sit valg af metode for opgørelse af risici,

· løbende revurdere relevansen af de valgte rammer og mål.

1.4.9.2.3 Videre skal bestyrelsen vedrørende udvalgte typer af risici

· som minimum identificere, hvorvidt foreningen eller afdelinger har risici forbundet med instrumenter og forhold, og

· fastsætte mål og rammer for en eller flere af de ovennævnte risici, hvor det er relevant i forhold til foreningens eller afdelingernes samlede risici.

1.4.9.2.4 Endelig skal bestyrelsen som supplerende krav vedrørende fastsættelse af mål og rammer

· fastsætte relevante mål og rammer for hedgeforeningens eller afdelingernes risici, og

· fastsætte et tilstrækkeligt antal supplerende mål og rammer for hedgeforeningens eller afdelingernes risici.

1.4.10 Prospekter

1.4.10.1 Ifølge §§ 2, stk. 1, og 8, stk. 2, i bekendtgørelse om oplysninger i investeringsforeningers, specialforeningers, hedgeforeningers og godkendte fåmandsforeningers prospekter skal bestyrelsesmedlemmerne underskrive det fuldstændige prospekt og det forenklede prospekt samt erklære, 1) at oplysningerne i prospektet dem bekendt er rigtige og ikke som følge af udeladelser har forvansket det billede, prospektet skal give, og 2) at prospektet dem bekendt indeholder enhver væsentlig oplysning, som kan have betydning for foreningens potentielle medlemmer som defineret ved § 3, nr. 7.

1.4.10.2 Såfremt det ikke er muligt at indhente alle bestyrelsesmedlemmers underskrifter, skal prospektet ifølge §§ 2, stk. 2, og 8, stk. 2, som minimum underskrives af bestyrelsesformanden samt et flertal af bestyrelsesmedlemmerne. De bestyrelsesmedlemmer, der ikke har underskrevet prospektet, skal senest på det førstkommende bestyrelsesmøde underskrive dette.

1.4.10.3 Det fuldstændige og det forenklede prospekt skal løbende ajourføres.

1.4.10.4 Ifølge § 74, stk. 4, i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v. skal det fuldstændige og det forenklede prospekt samt ændringer heri senest dagen efter offentliggørelse være modtaget i Finanstilsynet.

1.4.11 Kundeforhold

Bestyrelsen og direktionen i foreningen skal fastlægge en kundepolitik, som fastsætter de overordnede retningslinier for, hvorledes ansatte retter henvendelse til kunder, hvilken risikoprofil kunderne må have, og hvem der godkender nye kunder, hvis foreningen selv retter henvendelse til potentielle kunder for at formidle foreningsandele.

1.5. Bestyrelsens skriftlige retningslinier til direktionen eller investeringsforvaltningsselskabets direktion

1.5.1 Foreningens bestyrelse skal i henhold til § 26, stk. 8, i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v. fastlægge skriftlige retningslinier for foreningens væsentligste aktivitetsområder og herunder blandt andet fastlægge direktionens ansvarsområde. Formålet er, at bestyrelsen skal fastlægge risikoprofilen og angive, hvilke dispositioner direktionen kan foretage uden bestyrelsens forudgående beslutning.

Endvidere skal retningslinierne indeholde bestemmelser om, hvilke dispositioner direktionen skal meddele bestyrelsen til efterretning.

Retningslinierne skal desuden omfatte bestemmelser om placering af foreningens og dens afdelingers formue i værdipapirer, pengemarkedsinstrumenter, andele i værdipapirer, afledte finansielle instrumenter, andele i andre foreninger og likvide midler etc. (fondsinstruksen).

Bestemmelsen skal ses i sammenhæng med § 27 i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v. om bestyrelsens og direktionens indbyrdes forhold. Fordelingen af opgaverne mellem bestyrelsen og direktionen er overladt til bestyrelsens afgørelse i overensstemmelse med almindelige selskabsretlige og foreningsretlige regler om bestyrelsens pligter.

Bestyrelsen skal efter behov og mindst en gang årligt vurdere og eventuelt ajourføre de skriftlige retningslinjer.

1.5.2. Retningsliniernes grænser skal fastlægges således, at kravene i kapitlerne 13 - 15 i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v. om midlernes anbringelse og likviditet og foreningens vedtægter – samt for hedgeforeninger de af bestyrelsen fastlagte risikorammer - selv ved fuld udnyttelse af grænserne altid er opfyldt. Bestyrelsen skal tage stilling til, om direktionen skal kunne udnytte lovens grænser fuldt ud. Bestyrelsen kan for eksempel fastlægge begrænsninger vedrørende

· Arten af værdipapirer m.v.

· Geografiske områder

· Brancher

· Selskabers størrelse

· Varighed for obligationer

· Et indeks, som foreningen eller afdelingen vil følge

1.5.3 Hvis direktionen foretager en videredelegering af de beføjelser, bestyrelsen har tildelt direktionen i henhold til § 26, stk. 8, i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v., skal der udarbejdes skriftlige retningslinjer, der er kendt af de enkelte disponerende enheder eller medarbejdere, som tildeles beføjelser. Retningslinjerne skal som minimum være underskrevet eller godkendt af den, der afgiver beføjelsen. Har foreningen overladt den daglige ledelse til et investeringsforvaltningsselskab, er det investeringsforvaltningsselskabets direktion, der skal udstede retningslinjerne.

1.5.4 Størrelsen af den tildelte beføjelse skal fremgå af retningslinjerne. Den enkelte beføjelse eller en kollektiv beføjelse, hvor flere medarbejdere i enighed har en større beføjelse, end hver for sig, må ikke overstige den beføjelse, bestyrelsen har tildelt direktionen.

1.5.5 Der skal være retningslinjer for regelmæssig rapportering vedrørende udnyttelsen af den videredelegerede beføjelse.

1.6 Rapportering til bestyrelsen

1.6.1 Retningslinjerne skal indeholde bestemmelser om, at direktionen eller investeringsforvaltningsselskabets direktion skal rapportere til bestyrelsen på alle de områder, hvor der i lovgivningen eller af bestyrelsen er fastsat grænser for direktionen, således at der rapporteres om udnyttelse af de fastsatte rammer eller placeringsgrænser - og hvad direktionen skal gøre ved en eventuel overskridelse heraf.

1.6.2 Bestyrelsen skal fastsætte, hvor ofte og i hvilket omfang den ønsker at få rapportering.

Del 2

Administration

2.1 Generelt

Del 2 gælder for foreninger, der har en direktion. Såfremt foreningens bestyrelse i medfør af § 27, stk. 3, i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v. har overladt den daglige ledelse af foreningen til et investeringsforvaltningsselskab, er det "Del 2 Administration af foreninger" i vejledningen for investeringsforvaltningsselskaber i henhold til § 71, stk. 1, nr. 1-3 og 5, i lov om finansiel virksomhed, der finder anvendelse.

Foreningens bestyrelse har stadig det overordnede ansvar for foreningens investeringspolitik og investeringer og overholdelse af lovbestemmelser m.v., jf. pkt. 1.4.1.1.

Godkendte fåmandsforeninger skal altid administreres af investeringsforvaltningsselskaber.

2.2 Organisation

2.2.1 Ifølge § 37, stk. 2, i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v. skal en forening opbygge og organisere sin virksomhed på en sådan måde, at risikoen for interessekonflikter mellem afdelingerne begrænses mest muligt.

Foreningen skal ved administration af foreninger sørge for klart definerede ansvars- og arbejdsområder, således at udførelse af opgaver adskilles fra kontrollen af opgaverne.

2.2.2 Medarbejdere involveret i handel og risikotagning må således som hovedregel ikke medvirke ved forretningernes afvikling, udførelsen af interne kontroller, opgørelse af resultater og risici samt udarbejdelse af ledelsesrapportering m.v. til foreningens bestyrelse. Endvidere må disponerende enheder som udgangspunkt ikke referere til en medarbejder, som er leder med ansvar for afvikling, kontrol, resultat og risikoopgørelser samt udarbejdelse af ledelsesrapportering.

2.3 Beføjelser og procedurer

2.3.1 Bestyrelsen og direktionen skal sikre, at administrationen af foreningen, herunder dens investeringsstrategi, er betryggende.

2.3.2 Såfremt direktionen delegerer sine beføjelser i overensstemmelse med retningslinierne fra foreningens bestyrelse, skal direktionen udarbejde instrukser til de enkelte disponerende enheder/medarbejdere.

2.3.3 Retningslinier, der omfatter videredelegering af opgaver, skal

· udformes skriftligt og som minimum underskrives af den, der afgiver beføjelsen,

· indeholde kontrollerbare grænser med hensyn til risikotagning, der klart skal afgrænse modtagerens dispositionsbeføjelser,

· indeholde en beskrivelse af de anvendte principper for opgørelse af risici, herunder for opgørelse af risici i forbindelse med afledte instrumenter,

· indeholde krav til rapportering, idet hyppigheden skal afspejle aktiviteternes risikoprofil og omfang.

2.3.4 Det skal være muligt for de medarbejdere, der træffer investeringsbeslutninger, og eventuelle rådgivere at konstatere, om de handler, de agter at indgå henholdsvis foreslå, ligger inden for den af bestyrelsen fastsatte fondsinstruks eller for hedgeforeningernes vedkommende de fastsatte rammer og deres tildelte retningslinjer. Dette gælder også eventuelle kollektive retningslinjer, hvor flere medarbejdere i fællesskab kan disponere inden for en grænse.

2.3.5 Summen af de enkelte retningslinjer og kollektive retningslinjer, hvor flere medarbejdere sammen kan disponere, må ikke overstige bestyrelsens retningslinjer til direktionen.

2.4 Forretningsgange

Forretningsgangene skal klart beskrive forhold af betydning for en betryggende administration af foreningen.

Der skal foreligge ajourførte skriftlige forretningsgange for alle væsentlige aktiviteter vedrørende foreningens virksomhed, herunder

· ansøgning om godkendelse af nye afdelinger samt vedtægtsændringer,

· udarbejdelse og offentliggørelse af fuldstændige og forenklede prospekter samt indsendelse af disse til Finanstilsynet,

· afholdelse af generalforsamlinger og bestyrelsesmøder samt rapportering til bestyrelsen,

· placering af formuen og handel med værdipapirer m.v. i overensstemmelse med de af bestyrelsen fastlagte retningslinjer – eller for hedgeforeningers vedkommende risikorammer - og Finanstilsynet s vejledning i henhold til § 87 i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v. om hvilke markeder, foreninger kan placere deres midler på,

· samarbejde med foreningens depotselskab og eventuelle rådgivere, herunder proceduren for at træffe investeringsbeslutninger,

· kontrol med handler og overholdelse af placeringsgrænser fastsat i lovgivningen, bestyrelsens fondsinstruks, eller – for hedgeforeningers vedkommende – de af bestyrelsen fastsatte risikorammer,

· nedbringelse af foreningers overskridelse af placeringsgrænser, herunder hedgeforeningers overskridelse af de i vedtægterne eller af hedgeforeningens bestyrelse fastsatte risikorammer,

· eventuel indberetning af overskridelser af placeringsgrænserne til Finanstilsynet, jf. § 105, stk. 2, § 110, stk. 2, og § 114 e, stk. 2, i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v.,

· beregning af indre værdi, emissions- og indløsningskurser samt offentliggørelse heraf,

· markedsføring af beviser,

· foreningens procedurer i relation til forebyggende foranstaltninger mod hvidvaskning af penge, jf. § 4 i lov om forebyggende foranstaltninger mod hvidvask af penge og finansiering af terrorisme,

· kontrol med delegerede opgaver,

· en hedgeforenings underretning af de navnenoterede medlemmer senest 8 hverdage efter, at

· hedgeforeningens bestyrelse har ændret de fastsatte risikorammer,

· hedgeforeningen har overskredet de af bestyrelsen fastsatte risikorammer,

· en hedgeforenings indberetning og redegørelse til Finanstilsynet for, at den har overskredet de af bestyrelsen fastsatte risikorammer,

· foranstaltninger, der sikrer, at foreningen overholder bestemmelserne i

· § 37, stk. 2, i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v., hvorefter interessekonflikter, hvis foreningen ledes sammen med andre foreninger, skal begrænses mest muligt,

· § 37 i lov om værdipapirhandel m.v. om insiderhandel for foreningen som udsteder af børsnoterede foreningsandele,

· foranstaltninger mod insiderhandel og kursmanipulation, når foreningen udfører handler med børsnoterede værdipapirer eller værdipapirer, der handles på en autoriseret markedsplads eller tilsvarende regulerede markeder for værdipapirer og regelmæssigt kommer i besiddelse af intern viden,

· forretningsgange, der tager højde for den fastlagte kundepolitik og § 18 i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v. om god skik samt bekendtgørelse om god skik for investeringsforeninger og specialforeninger samt udenlandske investeringsinstitutter, samt håndtering af handler med kunder hvis foreningen formidler foreningsandele for kunder,

· foreningens henvendelser til og kontakt med kunder,

· krav herunder krav til legitimation ved etablering og godkendelse af kundeforhold,

· procedurer for at sætte sig ind i kundens investeringserfaring, økonomiske forhold og risikoprofil,

· foranstaltninger for at imødegå interessekonflikter mellem foreningen og kunderne og kunderne indbyrdes og til at tage hensyn til markedets integritet,

· behandling af kundeklager,

· udarbejdelse af halvårlige formueopgørelser og årsrapporter samt anvendelse af foreningernes overskud,

· afvikling af foreninger og afdelinger, og

· indberetning til Finanstilsynet, hvis foreningen eller en afdeling ikke opfylder formuekravene, jf. § 30, stk. 3 i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v.

2.5 Interne kontroller

2.5.1 Foreningen skal for administration af foreninger etablere systematiske interne kontroller af

· registrering, bogføring og afvikling af handler,

· opgørelse og rapportering af positioner, resultater og risici m.v.,

· overholdelse af placeringsgrænser fastsat

· i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v.,

· i fondsinstrukser fastsat af foreningernes bestyrelser og

· i vedtægterne for hedgeforeninger eller i de af en hedgeforenings bestyrelse fastsatte risikorammer, jf. ovenfor under pkt. 1.4.9.2,

· indberetning til Finanstilsynet af eventuelle overtrædelser,

· hedgeforeningers meddelelser til de navnenoterede medlemmer om ændrede risikorammer eller overtrædelse af risikorammerne,

· indgåede handelspriser, herunder overholdelse af § 46 i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v.,

· beregning af indre værdier, emissions- og indløsningskurser,

· foreningernes løbende overskud eller tab, og

· foreningerne og afdelingerne overholder formuekravet.

2.5.2 Såfremt foreningen - på grund af meget få ansatte - ikke kan indføre interne kontroller med en fuldstændig funktionsadskillelse i forhold til disponerende og afviklende enheder eller medarbejdere, vil det stille forøgede krav til foreningens beføjelser og procedurer, forretningsgange, rapportering og systemanvendelse, jf. pkt. 2.3, 2.4 og 2.6 samt del 3.

2.6 Rapportering

2.6.1 Foreningen skal sørge for skriftlig rapportering til foreningens bestyrelse og direktionen i foreningen for placering af formuen m.v. i henhold til de afgivne retningslinier.

2.6.2 Rapporteringens hyppighed skal afspejle omfanget og karakteren af de markedsrisikobehæftede aktiviteter samt modtagerens organisatoriske niveau og dermed graden af involvering i den daglige disponering.

2.6.3 Rapporteringen skal i videst mulig udstrækning udarbejdes af organisatoriske enheder eller personer, der ikke er involveret i foreningens disponering af markedsrisikobehæftede aktiviteter. Såfremt foreningen ikke kan tilvejebringe en fuldstændig funktionsadskillelse, stilles der især forøgede krav til foreningens forretningsgange, interne kontrolprocedurer og systemanvendelse, jf. pkt. 2.4 og 2.5 samt del 3.

Del 3

Systemanvendelse

3.1 Der skal foreligge klare skriftlige brugermanualer/forretningsgange for de af foreningen anvendte edb-systemer.

3.2 Anvendelse af ikke-integrerede systemer kræver i særlig udstrækning kontrolsystemer, herunder etablering af uafhængige kontroller af data, beregninger og resultater.

3.3 Der henvises i øvrigt til Finanstilsynet s vejledning nr. 9074 af 23. januar 2004 om kontrol- og sikringsforanstaltninger på it-området i henhold til lov om finansiel virksomhed § 71, stk. 1, nr. 4, der finder tilsvarende anvendelse på foreninger.

Finanstilsynet, den 4. november 2005

Henrik Bjerre-Nielsen

/Marianne Knudsen

Vejledning for investeringsforeninger, specialforeninger, hedgeforeninger samt godkendte fåmandsforeninger i henhold til § 37, stk. 1, nr. 1-3 og 5, i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v.

Indledning

Vejledningen er Finanstilsynets fortolkning af § 37, stk. 1, nr. 1-3 og 5, i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v. samt de øvrige bestemmelser, der er nævnt i vejledningen, og er således en sammenskrivning af tilsynets praksis på de områder, som vejledningen omfatter. Vejledningen vedrører alene investeringsforeningers, specialforeningers, hedgeforeningers og godkendte fåmandsforeningers (foreningers) forhold.

Vejledningen gælder i sin helhed for foreninger, der har en direktion. Hvis bestyrelsen i medfør af § 27, stk. 3, i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v. har overladt den daglige ledelse til et investeringsforvaltningsselskab, er det "Vejledning for investeringsforvaltningsselskaber i henhold til § 71, stk. 1, nr. 1 -3 og 5, i lov om finansiel virksomhed", der finder anvendelse for så vidt angår organisation, funktionsadskillelse og del 2 om administration af foreninger. Se i øvrigt under pkt. 1. 4.1.1.

Hvis det f.eks. ved Finanstilsynets undersøgelse af en forening konstateres, at foreningen ikke efterlever vejledningens anvisninger og påbud, må foreningen forvente, at tilsynet med henvisning til lovgivningens bestemmelser vil påtale forholdet. Hvis foreningen har overtrådt strafbelagte bestemmelser, vil tilsynet i grove eller gentagne tilfælde indgive politianmeldelse.

En del af vejledningens punkter indeholder eksempler på, hvorledes foreningen kan forholde sig. Hvis en forening kan dokumentere, at kravet er opfyldt på anden vis, vil der ikke være tale om en overtrædelse af § 37 i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v.

Bestyrelsen påser, at § 37, stk. 1, nr. 1-3 og 5, som udtrykt i vejledningen overholdes.

Vejledningen indeholder de krav, som efter Finanstilsynets praksis som minimum stilles til foreninger i henhold til §§ 26, stk. 8, og 37, stk. 1, nr. 1-3 og 5, i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v.

Generelt vedrørende organisation, forretningsgange og intern kontrol

Det følger af § 26, stk. 8, i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v., at bestyrelsen for en forening skal udfærdige skriftlige retningslinier for foreningens væsentligste aktivitetsområder, hvori arbejdsdelingen mellem bestyrelsen og direktionen fastlægges.

Endvidere følger det af § 37, stk. 1, nr. 1-3 og 5, i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v., at en forening skal have

1) en god administrativ og regnskabsmæssig praksis,

2) skriftlige forretningsgange på alle de væsentlige aktivitetsområder,

3) fyldestgørende interne kontrolprocedurer,

5) de ressourcer, der er nødvendige for den rette gennemførelse af dens virksomhed og anvende disse hensigtsmæssigt.

Det følger af lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v. § 26, stk. 6, 1. pkt., at bestyrelsen i en forening skal sørge for en forsvarlig organisation af foreningens virksomhed.

Forretningsgangene kan medvirke til, at

· der er klar adskillelse mellem de enkelte funktioner i foreningen, herunder mellem porteføljepleje af foreningens værdipapirer og handel, afvikling og bogføring

· beskrive, hvem der har ansvar for de enkelte arbejdsområder, opgaver og kontroller

· beskrive de kontroller, der skal foretages

· sikre, at de af ledelsen vedtagne retningslinjer kommer til medarbejdernes kundskab

· bidrage til at give medarbejderne et godt beslutningsgrundlag

· bidrage til ensartet sagsbehandling i ensartede tilfælde

· bidrage til en rationel og koordineret udførelse af arbejdet gennem reduktion af muligheder for misforståelser

· støtte indførelse af nye regler

· give en sikker og hurtig indførelse af nye medarbejdere i arbejdet

De overordnede krav til forretningsgangene er, at forretningsgangene

· skal være ajourførte

· skal være letlæselige

· skal beskrive de faktiske forhold

· ikke må efterlade tvivl om, hvem der har ansvaret for den enkelte opgave

· skal beskrive, hvordan det kan konstateres, hvem der har udført den enkelte opgave

· sørger for tilstrækkelig funktionsadskillelse

· skal beskrive kontrolopgaver, herunder hvem der skal udføre kontrolopgaverne

Foreninger skal udarbejde skriftlige forretningsgange for følgende områder

· Administration af foreningen eller foreningerne, hvis flere foreninger med samme ledelse administreres sammen uden at have valgt et investeringsforvaltningsselskab

· Foranstaltninger mod hvidvaskning af penge og finansiering af terrorisme

· Overholdelse af §§ 18, 26, stk. 1, 2. pkt., og 37, stk. 2, i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v. samt bekendtgørelse om god skik for investeringsforeninger og specialforeninger samt udenlandske investeringsinstitutter

Forretningsgangene og de interne kontroller skal sikre, at der er tilstrækkelig personadskillelse (funktionsadskillelse), samt at foreningen ikke bliver for afhængig af enkelte nøglepersoner.

Såfremt foreningen ikke kan tilvejebringe en fuldstændig funktionsadskillelse, skal den tage højde herfor ved udarbejdelse af instrukser og forretningsgange samt ved tilrettelæggelsen af den interne kontrol.

Medarbejdere, der skal udføre kontroller, skal have et så stort kendskab til området, at de kan foretage en relevant kontrol.

Endvidere skal forretningsgangene sikre, at det er klart, hvorledes andre medarbejdere skal forholde sig ved nøglepersoners sygdom, ferie og andet fravær.

I det omfang der i aktieselskabsloven er regler, der er relevante for foreninger, er de medtaget i vejledningen, idet de er udtryk for en almindelig selskabsretlig praksis, der finder tilsvarende anvendelse for foreninger. Det gælder for eksempel adgangen til at afholde elektroniske bestyrelsesmøder m.v.

Del 1

Bestyrelsens arbejde m.v.

1.1. Bestyrelsens forretningsorden

1.1.1 Bestyrelsen skal ved en forretningsorden træffe nærmere bestemmelser om udførelsen af sit hverv, jf. § 26, stk. 7, i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v.

1.1.2 Der er ikke et generelt lovkrav til indholdet af denne forretningsorden. I § 56, stk. 7, i aktieselskabsloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 1001 af 8. oktober 2004, fastlægges minimumskrav til forretningsordenen i børsnoterede selskaber. Disse regler kan anvendes som vejledning for foreninger, hvoraf en lang række har afdelinger, der er børsnoterede. Indholdet af § 56, stk. 7, i aktieselskabsloven fremgår af vedlagte bilag 1, hvori der tillige er nævnt eksempler på bestyrelsens øvrige pligter.

1.1.3 Et medlem af bestyrelsen, direktionen, den eksterne revision samt den interne revisionschef kan forlange bestyrelsen indkaldt, jf. § 28, stk. 1, i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v. Forretningsordenen må derfor ikke indeholde bestemmelser om, at der skal flere af de nævnte personer til at indkalde bestyrelsen.

1.1.4 Forretningsordenen skal underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer. Dette medfører, at nytilkomne bestyrelsesmedlemmer ved deres underskrift skal kvittere for modtagelse af den gældende forretningsorden. Herved sikres, at samtlige bestyrelsesmedlemmer har kendskab til forretningsordenen.

1.1.5 Endvidere har bestyrelsen i foreninger en række pligter i henhold til lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v., samt enkelte i lov om aktieselskaber. Det er Finanstilsynet s vurdering, at disse pligter også skal fremgå af bestyrelsens forretningsorden eller af retningslinjerne for arbejdsdelingen mellem bestyrelsen og direktionen. I det vedlagte bilag 1 er nævnt eksempler på sådanne pligter for foreninger.

1.2 Deltagere i bestyrelsens møder m.v.

1.2.1 Der må ikke være uvedkommende personer til stede ved bestyrelsesmøderne, såfremt der her behandles sager, hvori indgår oplysninger, som er omfattet af § 36, i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v. (tavshedsbestemmelsen).

En direktør i foreningen eller investeringsforvaltningsselskabet, en ekstern revisor og den interne revisionschef har ret til at være til stede og udtale sig ved bestyrelsesmøder, medmindre bestyrelsen i den enkelte sag træffer anden bestemmelse.

I det omfang bestyrelsen beslutter det, kan ansatte i foreningen eller dens investeringsforvaltningsselskab deltage i bestyrelsesmøder.

Bestemmelsen er ikke til hinder for, at f.eks. foreningens advokat lejlighedsvis deltager i behandling af emner på møderne, når der er behov for det.

Repræsentanter for foreningens samarbejdspartnere som for eksempel investeringsrådgivere og depotselskabet kan deltage i bestyrelsens møder under punkter, der vedrører placering af foreningens midler, samarbejdet med depotselskabet m.v.

1.2.2 Den eksterne revision og den interne revisionschef skal deltage i bestyrelsesmøder, såfremt et bestyrelsesmedlem forlanger dette. Den eksterne revision og den interne revisionschef har ret til at deltage i bestyrelsesmøder under behandling af sager, der har betydning for revisionen eller for aflæggelse af regnskabet, jf. § 28, stk. 1, i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v..

1.2.3 Bestyrelsesmedlemmer kan ikke give andre fuldmagt til at møde til bestyrelsesmøder i deres sted. Derimod kan foreningens generalforsamling vælge suppleanter, som Finanstilsynet skal vurdere med hensyn til egnethed og hæderlighed, jf. lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v. § 31.

1.2.4 Det er Finanstilsynet s vurdering, at repræsentanter for depotselskabet eller et andet selskab, som foreningen har indgået væsentlige aftaler med eller andre selskaber, der er koncernforbundne med disse selskaber, ikke må deltage i hele bestyrelsesmødet på lige fod med bestyrelsesmedlemmerne. Baggrunden herfor er forbuddet i § 26, stk. 2, i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger mod, at sådanne personer er medlemmer af foreningens bestyrelse. Når andre personer udover bestyrelsesmedlemmerne og direktionen m.fl. deltager i bestyrelsens møder, kan der endvidere blive tale om en overtrædelse af bestyrelsesmedlemmernes tavshedspligt. Endelig vil andre personers faste deltagelse i bestyrelsesmøderne skabe usikkerhed om ledelses- og ansvarsforholdene i foreningen.

1.2.5 Det er Finanstilsynet s vurdering, at habilitetsbestemmelsen i § 29, stk. 2, i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v. finder anvendelse, når et bestyrelsesmedlem tillige er ansat i eller er bestyrelsesmedlem for en af foreningens samarbejdspartnere, der har indgået en aftale, der ikke er væsentlig, med foreningen.

Ifølge § 29, stk. 2, må et bestyrelsesmedlem eller en direktør ikke deltage i behandling af spørgsmål om aftaler mellem foreningen og den pågældende selv eller om søgsmål mod den pågældende selv eller søgsmål mod tredjemand eller om aftaler mellem foreningen og tredjemand, hvis bestyrelsesmedlemmet eller direktøren deri har en væsentlig interesse, der kan være stridende mod foreningens.

Bestemmelsen finder anvendelse, når bestyrelsen skal fastsætte retningslinjer for eller indgå aftaler, der ikke er væsentlige, om f.eks. markedsføring af foreningens andele. Bestemmelsen medfører, at det pågældende bestyrelsesmedlem må forlade lokalet. En aftale om markedsføring er som udgangspunkt væsentlig, hvis den udgør 20 pct. eller derover af en forenings markedsføringsomkostninger.

Hvis en aftale er væsentlig for foreningen, må medlemmer af foreningens bestyrelse i medfør af § 26, stk. 2, i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v. ikke samtidig være medlemmer af bestyrelsen for et selskab, som foreningen har indgået væsentlige aftaler med, eller ansat i et selskab, som foreningen har indgået væsentlige aftaler med, eller være medlem af bestyrelsen for eller ansat i andre selskaber, som er koncernforbundne med disse selskaber.

1.3 Bestyrelsens forhandlinger og forhandlingsprotokol

1.3.1 Bestyrelsen kan ikke træffe beslutning uden, at så vidt muligt samtlige bestyrelsesmedlemmer har haft mulighed for at deltage i sagens behandling, jf. § 57, stk. 1, 2. pkt., i aktieselskabsloven.

Bestyrelsens formand skal sørge for, at bestyrelsen holder møde, når dette er nødvendigt, jf. § 28, stk. 1, i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v.

1.3.2 Bestyrelsen kan derfor ikke lovligt delegere sin beslutningskompetence f.eks. til et forretningsudvalg. Undtaget herfra er behandling af standardiserede sager, som i henhold til vedtægter eller andet skal behandles af bestyrelsen. Sådanne sager kan henlægges til behandling og afgørelse i et udvalg under bestyrelsen, hvis der på forhånd af den samlede bestyrelse er fastlagt retningslinjer for sagernes behandling. Disse retningslinjer samt udvalgets behandling af de pågældende sager skal løbende evalueres af den samlede bestyrelse. Det bemærkes, at bestyrelsens ansvar for sagernes behandling ikke kan delegeres. Det er Finanstilsynets vurdering, at et sådant udvalg ikke kan behandle vedtægtsændringer, herunder stiftelse af nye afdelinger.

1.3.3 I nogle foreninger kan ovennævnte regler være suppleret med yderligere vedtægtsmæssige krav til gyldigheden af bestyrelsesbeslutninger. Overholdelse af disse yderligere krav skal iagttages og skal i fornødent omfang dokumenteres.

1.3.4 Beslutninger skal som udgangspunkt træffes på bestyrelsesmøderne. Bestyrelsesmøder kan også afholdes ved anvendelse af elektroniske medier (elektronisk bestyrelsesmøde), og efter forudgående bestyrelsesbeslutning kan visse nærmere afgrænsede bestyrelsesanliggender behandles skriftligt ( skriftlige bestyrelsesmøder ), jf. § 56, stk. 3 og 4, i aktieselskabsloven.

I det omfang en bestyrelsesbeslutning træffes, uden at bestyrelsen er samlet, kræves som minimum en egentlig tilkendegivelse fra de enkelte bestyrelsesmedlemmer, der skal protokolleres. En undladelse af at reagere på fremsendt materiale er ikke tilstrækkelig. En beslutning kan i lighed med andre bestyrelsesbeslutninger træffes, når mere end halvdelen af bestyrelsen er for dette.

1.3.5 Hvis beslutninger træffes ved elektroniske bestyrelsesmøder eller ved skriftlig behandling (skriftlige bestyrelsesmøder), skal det fremgå af protokollen, og forhandlingsprotokollen skal på samme måde som ved fysiske bestyrelsesmøder indeholde en beskrivelse af de på møderne førte drøftelser.

1.3.5.1 Betingelserne for afholdelse af elektroniske bestyrelsesmøder

1. Bestyrelsen skal nøje overveje, hvilke anliggender der egner sig til behandling på et elektronisk bestyrelsesmøde. Det vil primært være rutineprægede sager eller presserende sager, som ikke kræver ny principiel stillingtagen fra bestyrelsen.

2. Bestyrelsens beslutninger om, hvilke emner der egner sig til elektronisk behandling, skal fremgå af forhandlingsprotokollen.

3. Det skal være foreneligt med udførelsen af bestyrelsens hverv. Det vil blandt andet sige, at det ikke må være ensbetydende med, at bestyrelsen ikke får den fornødne indsigt i foreningens forhold, som personligt fremmøde og drøftelser giver.

4. Samtlige deltagere skal være elektronisk til stede samtidig.

5. Ethvert bestyrelsesmedlem eller en direktør har til enhver tid mulighed for at kræve, at et bestyrelsesmøde afholdes ved fysisk fremmøde.

Finanstilsynet fortolker elektroniske bestyrelsesmøder som bestyrelsesmøder, der foregår ved anvendelse af elektroniske medier uden, at bestyrelsesmedlemmerne er fysisk tilstede, f.eks. via telefon, internet, eller andet medie med tilsvarende funktionalitet. Hvis flertallet af bestyrelsesmedlemmerne er fysisk tilstede, er der således ikke tale om et elektronisk bestyrelsesmøde.

Det er Finanstilsynets vurdering, at stiftelse af nye afdelinger kan behandles ved et elektronisk bestyrelsesmøde, hvis stiftelsen ikke kræver en principiel stillingtagen, eller hvis bestyrelsen allerede har drøftet afdelingens forhold.

1.3.5.2 Betingelserne for afholdelse af skriftlig behandling af bestyrelsesanliggender (skriftlige bestyrelsesmøder)

1. Bestyrelsen skal på forhånd have besluttet, hvilke typer af emner som anses for egnede til skriftlig behandling, og dette skal fremgå af protokollen. Det skal være sager af standardmæssig karakter eller presserende sager, hvor der ikke skal tages stilling til væsentlige eller usædvanlige forhold, og hvor en fælles drøftelse ikke er påkrævet.

2. Der skal være angivet et tidspunkt for sagens afslutning, så sagen ikke trækker unødigt ud.

3. Ethvert bestyrelsesmedlem eller en direktør har til enhver tid mulighed for at kræve, at et bestyrelsesmøde afholdes ved fysisk fremmøde.

Hvad angår bestyrelsens beslutningsdygtighed henvises til § 57 i aktieselskabsloven og foreningens vedtægter. Bestyrelsen skal generelt sikre en hensigtsmæssig tilrettelæggelse af bestyrelsens opgavevaretagelse.

Det er Finanstilsynets vurdering, at stiftelse af nye afdelinger kan behandles ved et skriftligt bestyrelsesmøde, hvis stiftelsen ikke kræver en principiel stillingtagen, eller hvis bestyrelsen allerede har drøftet afdelingens forhold.

1.3.6 Bestyrelsens pligt til at føre tilsyn med direktionen kan ikke udøves på skriftlige bestyrelsesmøder. Bestyrelsens tilsynspligt er i øvrigt løbende og ikke blot noget, som sker på bestyrelsesmøderne.

1.3.7 Der skal over forhandlingerne i bestyrelsen føres en forhandlingsprotokol, der underskrives af samtlige tilstedeværende medlemmer, jf. § 28, stk. 3, i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v. Forhandlingsprotokollen skal indeholde en beskrivelse af de på møderne førte drøftelser.

1.3.8 Beslutninger, der træffes, uden at direktionen eller ansatte i foreningen er til stede ("lukkede møder"), skal ligeledes protokolleres.

1.3.9 Det skal tydeligt fremgå af protokollen, hvilke medlemmer, der har været til stede på et møde, og hvilke medlemmer der ikke har været til stede. Bestyrelsesmedlemmer, der ikke deltager i et bestyrelsesmøde, har pligt til efterfølgende at orientere sig om, hvad der er drøftet på mødet. Efterfølgende orientering kan fremgå f.eks. ved, at medlemmet skriver "set" samt dato og signatur i forhandlingsprotokollen.

Såfremt bestyrelsen ønsker, at andre f.eks. en advokat, en konsulent eller en anden person skal deltage under et eller flere punkter i dagsordenen, skal det protokolleres under hvilke punkter, den pågældende deltog.

1.3.10 Protokollen skal indrettes således, at risikoen for efterfølgende tilføjelser, rettelser eller udeladelser er mindst mulig. Hvis protokollen føres som et løsbladssystem, kan dette ske ved, at hver side påføres initialer af formanden eller et andet medlem af bestyrelsen.

1.3.11 Hver side i forhandlingsprotokollen skal være fortløbende nummereret.

1.4 Bestyrelsens arbejdsopgaver

1.4.1 Generelt

1.4.1.1 Bestyrelsen forestår sammen med direktionen ledelsen af foreningen, hvorfor de overordnede beslutninger skal træffes af bestyrelsen på bestyrelsesmøderne. Bestyrelsen skal varetage foreningens væsentligste forhold, herunder tage stilling til foreningens drift og strategi. Bestyrelsen skal sikre, at de overordnede ledelsesopgaver opnår tilstrækkelig opmærksomhed. Bestyrelsen og direktionen skal sikre, at foreningens administration på alle områder er betryggende.

Den daglige ledelse kan i medfør af § 27, stk. 3, i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v. overlades til et af Finanstilsynet godkendt investeringsforvaltningsselskab med hjemsted her i landet, således at de opgaver, der påhviler en forenings direktør, udføres af investeringsforvaltningsselskabets direktør. Bestemmelserne i stk. 1 om, at direktionen skal følge bestyrelsens retningslinjer m.v., finder tilsvarende anvendelse på det valgte investeringsforvaltningsselskab.

Når en forenings bestyrelse har overladt den daglige ledelse til et investeringsforvaltningsselskab i henhold til § 27, stk. 3, i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v. (en form for outsoursing) skal bestyrelsen i medfør af § 27, stk. 3, jf. stk. 1, jf. § 26, stk. 8, fastlægge retningslinjer for arbejdsdelingen mellem foreningens bestyrelse og investeringsforvaltningsselskabets direktion. Retningslinjerne skal sikre, at administrationen foregår betryggende også i denne situation, hvor foreningens bestyrelse ikke har det daglige overblik over, hvorledes administrationen udføres.

Investeringsforvaltningsselskabets direktion skal løbende rapportere til foreningens bestyrelse, der løbende skal kontrollere, at investeringsforvaltningsselskabets direktion følger retningslinjerne samt evaluere, om administrationen er tilfredsstillende. Er administrationen ikke tilfredsstillende, skal bestyrelsen reagere i forhold til investeringsforvaltningsselskabets direktion og eventuelt til investeringsforvaltningsselskabets bestyrelse. Det bemærkes, at bestyrelsens ansvar ikke kan overlades til investeringsforvaltningsselskabet alene.

Bliver foreningens bestyrelse opmærksom på forhold, der ikke er i orden, for eksempel gentagne lovovertrædelser eller overskridelser af investeringsinstrukser, er det Finanstilsynets vurdering, at bestyrelsen skal rette henvendelse til investeringsforvaltningsselskabets bestyrelse med henblik på at bringe forholdene i orden, hvis selskabets direktion ikke sørger for at ændre forholdene.

Endvidere skal bestyrelsen være opmærksom på § 18, stk. 1, i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v., hvorefter foreninger skal drives i overensstemmelse med redelig forretningsskik og god praksis samt bekendtgørelse om god skik for investeringsforeninger og specialforeninger samt udenlandske investeringsinstitutter.

Bestyrelsen og direktionen skal sørge for, at foreningens virksomhed er i overensstemmelse med lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v., lov om værdipapirhandel m.v., principperne i aktieselskabsloven og lov om forebyggende foranstaltninger mod hvidvaskning af penge og finansiering af terrorisme.

Herudover skal bestyrelsen være opmærksom på, at ledelsen i en forening i medfør af § 31, stk. 1, skal være i besiddelse af fyldestgørende erfaring til at udøve hvervet eller stillingen. Foreningen skal i medfør af § 27, stk. 2, have en tilstrækkelig kvalificeret bemanding og den fornødne faglige ekspertise til at varetage administration af foreningens investeringspolitik og til at træffe investeringsbeslutninger vedrørende disses midler. Der er en tilsvarende bestemmelse i § 100 i lov om finansiel virksomhed, som investeringsforvaltningsselskabets bestyrelse skal være opmærksom på.

Endelig skal bestyrelsen være opmærksom på, at bestyrelsen i medfør af § 26, stk. 1, 2. pkt., i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v. skal handle uafhængigt og udelukkende i foreningens interesse. I henhold til § 37, stk. 2, i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v. skal en forening opbygge og organisere sin virksomhed på en sådan måde, at risikoen for interessekonflikter mellem afdelingerne begrænses mest muligt. Ledes foreningen sammen med andre foreninger, skal interessekonflikterne mellem disse begrænses mest muligt.

1.4.1.2 Ifølge lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v. §§ 39 - 42 er der fastsat særlige regler for delegation af opgaver, der vedrører administration af foreninger. Foreningen må ikke delegere kerneopgaver, jf. bekendtgørelse om kerneopgaver i investeringsforeninger, specialforeninger, godkendte fåmandsforeninger, hedgeforeninger og investeringsforvaltningsselskaber.

Hvis en forening delegerer visse opgaver, som det påhviler foreningen selv at udføre, til tredjemand, skal det i henhold til § 39, stk. 1, ske på grundlag af en beslutning herom truffet af foreningens bestyrelse. Hvis investeringsforvaltningsselskabet i medfør af § 102, stk. 1, i lov om finansiel virksomhed delegerer visse opgaver, som det som led i administrationen påhviler selskabet at udføre, skal det også ske på grundlag af en beslutning truffet af foreningens bestyrelse.

Der kan ifølge § 39, stk. 2, ikke træffes beslutning om, at foreningen kan uddelegere beslutninger om investering af foreningers midler eller andre kerneopgaver. Det samme gælder for investeringsforvaltningsselskabet, jf. § 102, stk. 2, i lov om finansiel virksomhed.

Foreningen skal i henhold til § 40 sikre sig, at de virksomheder, som foreningen delegerer opgaver til, er kvalificerede og i stand til at varetage de pågældende opgaver. I de tilfælde, hvor delegationen vedrører investeringsforvaltningen (rådgivning) må der kun delegeres til virksomheder, som har tilladelse til eller er registrerede med henblik på forvaltning af aktiver, og som er underlagt tilsyn.

Delegation af opgaver må i henhold til § 40, stk. 2, ikke hindre et effektivt tilsyn med foreningen og må navnlig ikke forhindre foreningens forvaltning i at virke eller foreningen i at blive forvaltet i medlemmernes interesse.

Ved delegation af opgaver skal foreningen sikre sig, at foreningens ledelse har mulighed for på et hvilket som helst tidspunkt reelt at overvåge de aktiviteter, der udøves af den virksomhed, som opgaven er uddelegeret til. Investeringsforvaltningsselskabet har en tilsvarende pligt, når det delegerer opgaver i forbindelse med administrationen.

Aftalen om delegation må ifølge § 41, stk. 2, (og § 104, stk. 2, i lov om finansiel virksomhed) ikke hindre foreningen (eller investeringsforvaltningsselskabet) i på et hvilket som helst tidspunkt at give yderligere instrukser til den virksomhed, som opgaven er uddelegeret til og at opsige aftalen med øjeblikkelig virkning, hvis det er i den administrerede forenings interesse.

Bestemmelsen er ikke til hinder for, at parterne aftaler opsigelsesvarsler, som dækker de normalt forventede situationer, når blot der er en adgang for foreningen til at opsige aftalen med øjeblikkelig virkning. Bestemmelsen er heller ikke til hinder for, at parterne aftaler, at foreningen skal betale en kompensation til det foretagende, som aftalen er indgået med, hvis foreningen opsiger aftalen med henvisning til bestemmelsen om øjeblikkelig opsigelse. Sådanne bestemmelser om kompensation skal være rimelige set i forhold til aftaleparternes forhold.

Kompensationsklausuler må ikke være udformet således, at de reelt fratager foreningen muligheden for at opsige en aftale om delegation med øjeblikkelig virkning.

Ifølge § 42 skal foreningen senest samtidig med indgåelsen af en aftale om delegation underrette Finanstilsynet om aftalens indhold og betingelser.

1.4.1.3 Bestyrelsen skal foretage en årlig gennemgang af værdiansættelsen af større aktiver og andre risici (herunder større engagementer), jf. aktieselskabslovens § 54, stk. 3, 2. pkt. Det skal fremgå af protokollen, at gennemgangen er foretaget, og hvad der er gennemgået.

1.4.1.4 Bestyrelsesmedlemmerne er pligtige til at rette henvendelse til Finanstilsynet, hvis de formoder, at foreningen eller en afdeling ikke opfylder formuekravet, jf. § 30, stk. 3, i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v..

Endvidere skal foreningen i henhold til § 30, stk. 1, i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v. straks meddele Finanstilsynet oplysninger om forhold, der er af afgørende betydning for foreningens fortsatte virksomhed. En tilsvarende pligt gælder i henhold til stk. 2 for det enkelte medlem af bestyrelsen og en direktør eller en direktør i investeringsforvaltningsselskabet. Endvidere er der en tilsvarende pligt for revisorerne, jf. § 72.

1.4.2 Aftaler med investeringsforvaltningsselskabet og depotselskabet – Eventuelt salg af investeringsforvaltningsselskabet

1.4.2.1 Hvis en bestyrelse i medfør af § 27, stk. 3, overlader den daglige ledelse til et af Finanstilsynet godkendt investeringsforvaltningsselskab med hjemsted her i landet, således at de opgaver, der påhviler en forenings direktør, udføres af investeringsforvaltningsselskabets direktør, skal bestyrelsen indgå en aftale med selskabet. På samme måde skal bestyrelsen indgå aftale med depotselskabet om opbevaring af foreningens midler.

1.4.2.2 Bestyrelsen skal være opmærksom på, at Finanstilsynet på forhånd skal godkende en forenings valg af et nyt depotselskab eller investeringsforvaltningsselskab. Når Finanstilsynet har godkendt valget, skal foreningen anmelde ændringerne til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen.

1.4.2.3 Ejer foreningen alene eller sammen med andre foreninger foreningens investeringsforvaltningsselskab, træffes beslutning om salg af aktier i investeringsforvaltningsselskabet i henhold til § 24, stk. 1, i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v. af foreningernes generalforsamling. Foreningens bestyrelse kan dog træffe beslutning om salg af aktier i foreningens investeringsforvaltningsselskab til andre foreninger, som har valgt det pågældende selskab som investeringsforvaltningsselskab. Proceduren i § 24 skal følges, når aktierne skal sælges til andre end de nævnte foreninger.

1.4.3 Transaktioner mellem en forening og et selskab, som foreningen har indgået væsentlige aftaler med m.fl.

Finanstilsynet har ikke fastsat nærmere regler for transaktioner, der indgås mellem en forening og et selskab, som foreningen har indgået væsentlige aftaler med, eller andre selskaber, som er koncernforbundne med et sådant selskab. Det er Finanstilsynets vurdering, at sådanne aftaler skal være på markedsvilkår.

1.4.4 Engagementer med direktionen og bestyrelsesmedlemmer m.fl.

En forening kan ikke indgå engagementer med direktionen, bestyrelsesmedlemmer eller med direktionen for et investeringsforvaltningsselskab. Medlemmer af ledelsen af en forening, af dens depotselskab eller eventuelle investeringsforvaltningsselskab må ifølge § 29, stk. 1, i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v. ikke uden samtykke fra foreningens bestyrelse overdrage værdipapirer eller andet til foreningen eller erhverve sådanne aktiver fra foreningen. Samtykke skal gives i hvert enkelt tilfælde og indføres i bestyrelsens forhandlingsprotokol. Bestemmelsen finder tilsvarende anvendelse for bestyrelsen og direktionen i et investeringsforvaltningsselskab i forhold til en administreret forening.

1.4.5 Spekulationsforbud m.v.

I henhold til § 34 i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v. må personer ansat af bestyrelsen i en forening og ansatte, for hvilke der er væsentlig risiko for konflikter mellem egne og foreningens interesser, ikke for egen regning eller gennem selskaber, de kontrollerer

1) optage lån eller trække på allerede bevilgede kreditter til køb af værdipapirer, når de købte værdipapirer stilles til sikkerhed for lånet eller kreditten,

2) erhverve, udstede eller handle med afledte finansielle instrumenter, medmindre formålet er risikoafdækning,

3) erhverve kapitalandele, bortset fra andele i investeringsforeninger, specialforeninger, hedgeforeninger og udenlandske investeringsinstitutter, med henblik på salg af disse tidligere end 6 måneder efter erhvervelsen eller,

4) erhverve positioner i fremmed valuta, bortset fra euro, når positionstagning sker med henblik på andet end betaling for køb af værdipapirer, varer eller tjenesteydelser eller køb eller drift af fast ejendom eller til brug for rejser.

Bestyrelsen skal tage stilling til hvilke medarbejdere, der er omfattet af forbudet, og udarbejde retningslinjer for kontrol med overholdelse af forbudet.

Der gælder en tilsvarende bestemmelse, § 77 i lov om finansiel virksomhed, for investeringsforvaltningsselskabet og dets ansatte.

1.4.6 Nye bestyrelsesmedlemmer, direktører og revisorer

Nye bestyrelsesmedlemmer, direktører og revisorer i foreningen skal anmeldes til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen i medfør af aktieselskabslovens § 156, stk. 2. Anmeldelsen skal være modtaget i Erhvervs- og Selskabsstyrelsen senest 2 uger efter, at beslutningen er truffet. Styrelsen giver Finanstilsynet meddelelse om ændringen, hvorefter Finanstilsynet udsender skemaer til brug for vurdering af det nye bestyrelses- eller direktionsmedlem, hvis foreningen ikke har indsendt skemaerne på egen hånd.

Bestyrelsen skal være opmærksom på den særlige regel i lov om investeringsforeninger og specialforeninger samt andre kollektive investeringsordninger m.v. § 26, stk. 2, hvorefter ingen medlemmer af bestyrelsen for en forening må være medlemmer af bestyrelsen for depotselskabet eller et andet selskab, som foreningen har indgået væsentlige aftaler med, eller ansat i depotselskabet eller et andet selskab, som foreningen har indgået væsentlige aftaler med, eller være medlem af bestyrelsen for eller ansat i andre selskaber, som er koncernforbundne med disse selskaber.

Del 1

Bestyrelsens arbejde m.v.

Del 2

Administration

Del 3

Systemanvendelse