Vejledning for forsikringsvirksomheder i henhold til § 71, stk. 1, nr. 1-3 og 5 i lov om finansiel virksomhed \n

Bilag 1

Bilag 1

Kapitel 1

Bestyrelsens forretningsorden

Afsnit II

FORSIKRINGSVIRKSOMHEDEN

Kapitel 1.1.

Bestyrelsens forretningsorden

1.1.1 Bestyrelsen skal ved en forretningsorden træffe nærmere bestemmelser om udførelsen af sit hverv, jf. § 65 i lov om finansiel virksomhed.

1.1.2 Der er ikke et generelt lovkrav til indholdet af denne forretningsorden. I § 56, stk. 7, i aktieselskabsloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 1001 af 8. oktober 2004, fastlægges dog minimumskrav til forretningsordenen i børsnoterede selskaber. Disse regler kan anvendes som vejledende for øvrige virksomheder. Indholdet af § 56, stk. 7, i aktieselskabsloven fremgår af vedlagte bilag.

1.1.3 Ét medlem af bestyrelsen, direktionen, den eksterne revision, den interne revisionschef samt - i livsforsikringsselskaber og pensionskasser - den ansvarshavende aktuar kan forlange bestyrelsen indkaldt, jf. § 74, stk. 1, i lov om finansiel virksomhed. Forretningsordenen må derfor ikke indeholde bestemmelser om, at der skal flere af de nævnte personer til at indkalde bestyrelsen.

1.1.4 Forretningsordenen skal underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer. Dette medfører, at nytilkomne bestyrelsesmedlemmer ved deres underskrift skal kvittere for modtagelsen af den gældende forretningsorden. Herved sikres at samtlige bestyrelsesmedlemmer har kendskab til forretningsordenen.

Kapitel 1.2

Deltagere i bestyrelsens møder

1.2.1 Der må ikke være uvedkommende personer til stede ved bestyrelsesmøderne, såfremt der her behandles sager, hvori indgår kundeoplysninger, som ikke lovligt kan videregives efter reglerne i § 117, stk. 1, i lov om finansiel virksomhed (tavshedsbestemmelserne).

I det omfang bestyrelsen beslutter det, kan ansatte deltage i bestyrelsesmøder.

Formanden for et eventuelt repræsentantskab eller andre personer ansat i andre selskaber i koncernen, f.eks. i et koncernmoderselskab, vil ikke fast kunne deltage i bestyrelsesmøderne.

1.2.2 Den eksterne revision, den interne revisionschef og den ansvarshavende aktuar skal deltage i bestyrelsesmøder, såfremt et bestyrelsesmedlem forlanger det. Den eksterne revision og den interne revisionschef har ret til at deltage i bestyrelsesmøder under behandling af sager, der har betydning for revisionen eller for aflæggelse af regnskabet, jf. § 74, stk. 1, 4. pkt., i lov om finansiel virksomhed.

Kapitel 1.3

Bestyrelsens forhandlinger og forhandlingsprotokol

1.3.1 Bestyrelsen kan ikke træffe beslutning uden, at så vidt muligt samtlige bestyrelsesmedlemmer har haft mulighed for at deltage i sagens behandling, jf. § 57, stk. 1, 2. pkt., i aktieselskabsloven.

Bestyrelsens formand skal sørge for, at bestyrelsen holder møde, når dette er nødvendigt, jf. § 74, stk. 1, i lov om finansiel virksomhed.

1.3.2 Bestyrelsen kan derfor ikke lovligt delegere sin beslutningskompetence f.eks. til et forretningsudvalg. Undtaget herfra er behandling af standardiserede sager, som i henhold til vedtægter eller andet skal behandles af bestyrelsen. Sådanne sager kan henlægges til behandling og afgørelse i et udvalg under bestyrelsen, hvis der på forhånd af den samlede bestyrelse er fastlagt retningslinier for sagernes behandling. Disse retningslinier samt udvalgets behandling af de pågældende sager skal løbende evalueres af den samlede bestyrelse. Det bemærkes, at bestyrelsens ansvar for sagernes behandling ikke kan delegeres.

1.3.3 I nogle virksomheder kan ovennævnte regler være suppleret med yderligere vedtægtsmæssige krav til gyldigheden af bestyrelsesbeslutninger. Overholdelsen af disse yderligere krav skal iagttages og skal i fornødent omfang dokumenteres.

1.3.4 Beslutninger skal som udgangspunkt træffes på bestyrelsesmøderne. Bestyrelsesmøder kan også afholdes ved anvendelse af elektroniske medier (elektronisk bestyrelsesmøde), og efter forudgående bestyrelsesbeslutning kan visse nærmere afgrænsede bestyrelsesanliggender behandles skriftligt (skriftlige bestyrelsesmøder), jf. § 56, stk. 3 og 4, i aktieselskabsloven.

I det omfang en bestyrelsesbeslutning træffes, uden at bestyrelsen er samlet, kræves som minimum en egentlig tilkendegivelse fra de enkelte bestyrelsesmedlemmer, der skal protokolleres. En undladelse af at reagere på fremsendt materiale er ikke tilstrækkelig. En beslutning kan i lighed med andre bestyrelsesbeslutninger træffes, når mere end halvdelen af bestyrelsen er for dette.

1.3.5 Hvis beslutninger træffes ved elektroniske bestyrelsesmøder eller ved skriftlig behandling (skriftlige bestyrelsesmøder), skal det fremgå af protokollen, og forhandlingsprotokollen skal på samme måde som ved fysiske bestyrelsesmøder indeholde en beskrivelse af de på møderne førte drøftelser.

1.3.5.1 Betingelserne for afholdelse af elektroniske bestyrelsesmøder

Bestyrelsen skal nøje overveje, hvilke anliggender der egner sig til behandling på et elektronisk bestyrelsesmøde. Det vil primært være rutineprægede sager eller presserende sager, som ikke kræver ny principiel stillingtagen fra bestyrelsen.

Bestyrelsens beslutninger om, hvilke emner der egner sig til elektronisk behandling, skal fremgå af bestyrelsesprotokollen.

Det skal være foreneligt med udførelsen af bestyrelsens hverv. Det vil blandt andet sige, at det ikke må være ensbetydende med, at bestyrelsen ikke får den fornødne indsigt i virksomhedens forhold, som personligt fremmøde og drøftelser giver.

Samtlige deltagere skal være elektronisk til stede samtidig.

Ethvert bestyrelsesmedlem eller en direktør har til enhver tid mulighed for at kræve, at et bestyrelsesmøde afholdes ved fysisk fremmøde.

Finanstilsynet fortolker elektroniske bestyrelsesmøder som bestyrelsesmøder, der foregår ved anvendelsen af elektroniske medier uden, at bestyrelsesmedlemmerne er fysisk tilstede, f.eks. via telefon, internet, eller andet medie med tilsvarende funktionalitet. Hvis flertallet af bestyrelsesmedlemmerne er fysisk tilstede, er der således ikke tale om et elektronisk bestyrelsesmøde.

1.3.5.2 Betingelserne for afholdelse af skriftlige behandling af bestyrelsesanliggender (skriftlige bestyrelsesmøder)

Bestyrelsen skal på forhånd have besluttet, hvilke typer af emner som anses for egnede til skriftlig behandling, og dette skal fremgå af protokollen.

Det skal være sager af standardmæssig karakter eller presserende sager, hvor der ikke skal tages stilling til væsentlige eller usædvanlige forhold, og hvor en fælles drøftelse ikke er påkrævet.

Der skal være angivet et tidspunkt for sagens afslutning, så sagen ikke trækker unødigt ud.

Ethvert bestyrelsesmedlem eller en direktør har til enhver tid mulighed for at kræve, at et bestyrelsesmøde afholdes ved fysisk fremmøde.

Hvad angår bestyrelsens beslutningsdygtighed henvises til § 57 i aktieselskabsloven. Bestyrelsen skal generelt sikre en hensigtsmæssig tilrettelæggelse af bestyrelsens opgavevaretagelse.

1.3.6 Bestyrelsens pligt til at føre tilsyn med direktionen kan ikke udøves på skriftlige bestyrelsesmøder. Bestyrelsens tilsynspligt er i øvrigt løbende og ikke blot noget, som sker på bestyrelsesmøderne.

1.3.7 Der skal over forhandlingerne i bestyrelsen føres en forhandlingsprotokol, der underskrives af samtlige tilstedeværende medlemmer, jf. § 74, stk. 3, i lov om finansiel virksomhed. Forhandlingsprotokollen skal indeholde en beskrivelse af de på møderne førte drøftelser.

1.3.8 Beslutninger, der træffes, uden at direktionen eller ansatte i virksomheden er til sted ("lukkede møder"), skal ligeledes protokolleres.

1.3.9 Det skal tydeligt fremgå af protokollen, hvilke medlemmer der har været til stede på et møde, og hvilke medlemmer, der ikke har været til stede.

1.3.10 Protokollen skal indrettes således, at risikoen for efterfølgende tilføjelser, rettelser eller udeladelser er mindst mulig. Hvis protokollen føres som et løsbladssystem, kan dette ske ved, at hver side påføres initialer af formanden eller et andet medlem af bestyrelsen.

1.3. 11 Hver side i forhandlingsprotokollen skal være fortløbende nummereret.

Kapitel 1.4

Bestyrelsens arbejdsopgaver

1.4.1 Generelt

1.4.1.1 Bestyrelsen forestår sammen med direktionen ledelsen af virksomheden. Bestyrelsen skal varetage virksomhedens væsentligste forhold, jf. også § 54 i aktieselskabsloven. Dette skal der tages hensyn til ved fastsættelse af grænserne i retningslinjerne (instruksen) i henhold til § 70 i lov om finansiel virksomhed. Bestyrelsen skal sikre, at de overordnede ledelsesopgaver opnår tilstrækkelig opmærksomhed. Bestyrelsen og direktionen skal sikre, at virksomhedens administration på alle områder er betryggende.

1.4.1.2 I det omfang bestyrelsen beslutter at henlægge dele af virksomhedens væsentlige aktivitetsområder, såsom formueforvaltning, regnskabsfunktion, it-opgaver mv. til eksterne leverandører (outsourcing), skal bestyrelsen sikre, at der er retningslinjer for varetagelse af opgaven. Retningslinjerne skal sikre, at opgavevaretagelsen foregår betryggende - også i denne situation, hvor virksomhedens ledelse ikke har det daglige overblik over, hvorledes opgavevaretagelsen udføres.

Outsourcing af væsentlige aktivitetsområder skal besluttes af bestyrelsen. Outsourcing omfatter også tilfælde, hvor en eller flere virksomheder i en koncern varetager aktivitetsområder for andre virksomheder i koncernen.

Der skal ske løbende rapportering til bestyrelsen, så det kan kontrolleres, at retningslinjerne følges, ligesom bestyrelsen løbende skal vurdere, om opgaveløsninger er tilfredsstillende. Det bemærkes, at bestyrelsens ansvar for opgavernes løsning ikke kan outsources. For så vidt angår porteføljepleje henvises til punkterne 1.4.1.5, 1.4.1.6, 3.1.3 og 3.2.5.

1.4.1.3 Bestyrelsen skal foretage en årlig gennemgang af principperne for værdiansættelsen af aktiver, jf. § 54, stk. 3, 2. pkt., i aktieselskabsloven og af forsikringsforretningens risiko med henblik på vurdering af behovet for ændrede retningslinjer for risikopåtagelse, tilpasning af tariffer eller hensættelsesprincipper. Det skal fremgå af protokollen, at gennemgangen har været foretaget, og hvad der er gennemgået, samt konklusionerne herpå.

1.4.1.4 Bestyrelsen skal foretage en årlig gennemgang af, hvorvidt reassurancedækningen er betryggende. Det skal fremgå af protokollen, at gennemgangen har været foretaget, samt konklusionerne herpå.

1.4.1.5 Såfremt aktiverne forvaltes af porteføljeforvaltere, er det bestyrelsens ansvar, at midlerne placeres inden for de af bestyrelsen udstukne retningslinjer og i overensstemmelse med lovgivningen. Rapporteringsprocedurerne skal være fyldestgørende, således at rapporteringen er egnet til at sikre, at retningslinjerne og dermed lovgivningen overholdes.

1.4.1.6 Ansvaret for fastlæggelsen af de kriterier, der finder anvendelse ved antagelse og opsigelse af porteføljeforvaltere, påhviler ligeledes bestyrelsen.

1.4.1.7 Bestyrelsesmedlemmer er pligtige til at rette henvendelse til Finanstilsynet, hvis de formoder, at virksomheden ikke opfylder solvenskravet og minimumskapitalkravet jf. 75, stk. 3, i lov om finansiel virksomhed.

1.4.2. Engagementer med direktion og bestyrelsesmedlemmer og koncerninterne engagementer

1.4.2.1 Det følger af § 78, stk. 1, i lov om finansiel virksomhed, at der ikke uden bestyrelsens samtykke må indgås engagementer med bestyrelsesmedlemmer og direktører i virksomheden samt med selskaber, hvor de nævnte personer er direktører eller bestyrelsesmedlemmer. Dette gælder ligeledes for direktørers nærtstående og for selskaber, hvori disse er direktører, jf. § 78, stk. 4, i lov om finansiel virksomhed. Samtykket skal være forudgående.

1.4.2.2 § 78, stk. 1 og 4, i lov om finansiel virksomhed sammenholdt med bestemmelsen i § 58 i aktieselskabsloven medfører, at bestyrelsesmedlemmer og direktører skal forlade lokalet, når egne eller relaterede engagementer behandles i bestyrelsen.

Det skal udtrykkeligt i protokollen anføres, når der behandles engagementer omfattet af § 78, stk. 1 og 4, i lov om finansiel virksomhed, ligesom det skal anføres, at de pågældende medlemmer ikke har været til stede under sagens behandling.

Bestemmelsen er ikke til hinder for, at et bestyrelsesmedlem eller en direktør, der tillige deltager i ledelsen af et moderselskab, der ejer hele kapitalen i virksomheden, eller i et 100 % -ejet søster- eller datterselskab, deltager i behandlingen af spørgsmål om eller engagementer med dette selskab.

1.4.2.3 Engagementer med bestyrelsesmedlemmer og direktionen skal bevilges i henhold til virksomhedens sædvanlige forretningsbetingelser og på markedsbaserede vilkår, jf. § 78, stk. 2, i lov om finansiel virksomhed.

1.4.2.4 Der skal foreligge økonomiske oplysninger om den i § 78, stk.1 og 4, i lov om finansiel virksomhed nævnte personkreds, idet bestyrelsen i særlig grad skal overvåge disse engagementer, jf. § 78, stk. 3, i lov om finansiel virksomhed. Dette gælder dog ikke fuldt sikrede engagementer eller engagementer af helt ubetydelig størrelse. Det er således ikke tilstrækkeligt, at der kun foretages en vurdering ved etablering af engagementer .

Bestyrelsen skal mindst en gang om året gennemgå engagementerne med de nævnte personer og selskaber, f.eks. i forbindelse med den årlige aktivgennemgang. Det skal fremgå af protokollen, at gennemgangen har været foretaget samt konklusionerne herpå.

1.4.2.5 Der skal fastsættes generelle retningslinjer og udarbejdes forretningsgange for koncerninterne transaktioner inden for rammerne af § 181 i lov om finansiel virksomhed, jf. §§ 5 og 6, i Finanstilsynets bekendtgørelse nr. 904 af 01/09/2004 om koncerninterne transaktioner.

1.4.2.6 I henhold til § 182 i lov om finansiel virksomhed må en finansiel virksomhed ikke uden tilladelse fra Finanstilsynet have engagementer med andre virksomheder inden for samme koncern bortset fra engagementer med dattervirksomheder. Finanstilsynet har udstedt vejledning nr. 9084 af 20/02/2004, vejledning om praksis for tilladelse af koncerninterne engagementer.

Koncerninterne engagementer skal bevilges i henhold til retningslinjerne om koncerninterne transaktioner, jf. pkt. 1.4.2.5.

1.4.3 Bestyrelsens retningslinjer til direktionen

1.4.3.1 Ifølge § 70, stk.1, i lov om finansiel virksomhed, skal bestyrelsen udfærdige skriftlige retningslinjer for virksomhedens væsentligste aktivitetsområder og dermed fastlægge virksomhedens risikoprofil. Endvidere skal arbejdsdelingen mellem bestyrelsen og direktionen fastlægges, jf. også § 54 i aktieselskabsloven.

Behovet for detaljeringsgraden vil variere fra virksomhed til virksomhed, men de fleste virksomheders retningslinjer skal som minimum omfatte

– Forsikringsforretningen

– Reassurancedækningen

– Investeringer

– Registrering af aktiver

– Information og kommunikation til kunderne

Bestyrelsen skal efter behov og mindst én gang årligt vurdere og eventuelt ajourføre de skriftlige retningslinjer.

1.4.3.2 I retningslinjerne fastsættes rammer for risikopåtagelse i forsikringsforretningen. Retningslinjerne skal fastlægge, hvilke typer af forsikringer der kan tegnes, acceptregler, tariffer og forsikringssummer, herunder regler om accept af de forsikringer, der kun kan tegnes på grundlag af individuelle tilbud ("storkunde tilbud").

1.4.3.3 Der fastsættes en reassurancestrategi. Den skal angive reassurancedækningen og fastsættelse af selvbehold set i forhold til selskabets kapitalstyrke samt valg af reassurandører, herunder vurdering af kreditrisikoen på disse, den maksimale eksponering, der må placeres hos den enkelte reassurandør, samt eventuelle sikkerhedsstillelser.

1.4.3.4 Retningslinjernes grænser skal fastlægges således, at bestemmelserne om midlernes placering i §§ 158-169 i kapitel 11 i lov om finansiel virksomhed er opfyldt ved indgåelse.

1.4.3.5 I retningslinjerne skal årligt fastsættes konkrete grænser for direktionens adgang til at placere midler i investeringsaktiver jf. §§ 162-164 i lov om finansiel virksomhed og afledte finansielle instrumenter inden for rammerne af § 158 i lov om finansiel virksomhed, dvs. under hensyntagen til kapitalstyrken og forpligtelserne over for forsikringstagerne. I retningslinjerne skal fastsættes principper for måling af risici på aktiver og passiver i henhold til de fastsatte grænser, herunder om nogle forretninger – f.eks. med afledte finansielle instrumenter – skal medtages efter strengere principper end §§ 160 og 164 i lov om finansiel virksomhed samt mål og sammenligningsgrundlag til brug for vurdering af opnået afkast.

1.4.3.6 Der skal årligt fastsættes grænser for direktionens adgang til at placere midler i kapitalandele samlet og i et enkelt selskab inden for rammerne af §§ 158-169 i kapitel 11 i lov om finansiel virksomhed. Det skal af retningslinjerne fremgå, om der må tages aktiepositioner i afledte finansielle instrumenter og i givet fald hvilke. Såfremt disse tillades, skal det fremgå, hvorledes disse medregnes i grænserne.

1.4.3.7 Der skal årligt fastsættes grænser for direktionens adgang til at placere midler i obligationer inden for rammerne af §§ 158-169 i kapitel 11 i lov om finansiel virksomhed og et af bestyrelsen fastsat renterisikomål. Det skal af retningslinjerne fremgå, om der må tages rentepositioner i afledte finansielle instrumenter og i givet fald hvilke. Såfremt disse tillades, skal det fremgå, hvorledes disse medregnes i grænserne.

1.4.3.8 Der skal årligt fastsættes retningslinjer for direktionens adgang til at placere midler i kreditinstitutter og de modparter, der kan anvendes ved fondshandler (lines og limits). Retningslinjerne skal angive grænserne for det maksimale tilgodehavende hos de anvendte kreditinstitutter og modparter. Dette kan ske ved, at bestyrelsen godkender de principper, som virksomheden lægger til grund herfor.

1.4.3.9 Der skal årligt fastsættes retningslinjer for den samlede valutakursrisiko, som direktionen kan påføre virksomheden, herunder direktionens mulighed for at anvende afledte instrumenter til at afdække valutarisikoen. Der kan endvidere fastsættes grænser for enkeltvalutaer eller grupper af valutaer . Retningslinjerne skal fastsættes i overensstemmelse med kongruensreglerne i lov om finansiel virksomhed § 165.

1.4.3.10 Der skal årligt fastsættes retningslinjer for direktionens mulighed for at anvende afledte finansielle instrumenter til dækning af risikoen på forsikringsforretningen inden for rammerne af §§ 24, 25, 26 og 29 og §§ 158-169 i kapitel 11 i lov om finansiel virksomhed. Retningslinjerne skal angive, hvorledes disse indgår i de fastsatte risikomål og grænser samt mål og sammenligningsgrundlag til vurdering af afkast.

1.4.3.11 Der skal fastsættes retningslinjer for indgåelse og ophør af – samt opfølgning på – porteføljeforvaltningsaftaler, uanset om der er tale om aftaler med koncerntilknyttede selskaber eller eksterne forvaltere.

1.4.3.12 I koncerner, hvor modervirksomheden er en finansiel virksomhed eller en finansiel holdingvirksomhed, skal der både være retningslinjer for virksomheden og koncernen.

1.4.3.13 Der skal fastsættes retningslinjer for information og kommunikation til kunderne, herunder i hvilken udstrækning kunderne skal orienteres om ændringer.

1.5 Rapportering til bestyrelsen

1.5.1 Rapportering til bestyrelsen skal ske på alle de områder, hvor der er fastsat grænser for direktionen, eller der i lovgivningen er fastsat grænser.

1.5.2 Rapporteringen skal redegøre for udnyttelsen af de fastsatte rammer eller placeringsgrænser (risikomål).

1.5.3 Bestyrelsen skal fastsætte, hvor ofte og i hvilket omfang der ønskes rapportering.

1.5.4 Bestyrelsen skal fastsætte mål og sammenligningsgrundlag til brug for vurderingen af opnåede resultater, herunder afkast.

Afsnit II

FORSIKRINGSVIRKSOMHEDEN

Kapitel 2

Organisation

Afsnit III

INVESTERINGER OG INVESTERINGSBESLUTNINGER

Kapitel 2.1

Organisation

2.1.1 Det skal sikres, at den del af virksomhedens organisation, der varetager forsikringsadministrationen, indrettes således, at der er klart definerede ansvars- og arbejdsområder, således at udførelse af opgaver adskilles fra kontrol af samme.

2.1.2 Der skal så vidt muligt være funktionsadskillelse ved accept af forsikringer, skadesbehandling og ved forsikringsmæssige udbetalinger.

Kapitel 2.2

Beføjelser og procedurer

2.2.1 Såfremt direktionen kan foretage en videredelegering af en beføjelse, som bestyrelsen har tildelt direktionen, skal der udarbejdes skriftlige retningslinjer, der er kendt af de medarbejdere, som tildeles beføjelsen. Retningslinjerne skal mindst være underskrevet/godkendt af den, der afgiver beføjelsen.

2.2.2 Der skal være retningslinjer for regelmæssig rapportering vedrørende udnyttelsen af videredelegerede dispositionsbeføjelser.

2.2.3 Det skal være muligt for de disponerende medarbejdere at konstatere, om de dispositioner, de agter at foretage, ligger inden for deres beføjelser. Dette gælder også, når flere personer er tillagt identiske beføjelser eller er fælles om én beføjelse.

2.2.4 Der skal fastsættes retningslinjer for introduktion af nye produkter.

Kapitel 2.3

Forretningsgange

2.3.1 Forretningsgangene skal klart beskrive forhold af betydning for en betryggende håndtering af hver enkelt risikobehæftet aktivitet på området.

2.3.2 Der skal foreligge ajourførte forretningsgange for alle virksomhedens væsentlige risikobehæftede aktiviteter på området. Forretningsgangene kan bl.a. vedrøre

– Accept og tegning af forsikringer

– Procedure for anmeldelse af teknisk grundlag m.v. for livsforsikringsvirksomhed

– Helbredsvurdering ved tegning af forsikringer

– Håndtering af ind- og udbetalinger

– Behandling af sager vedrørende genkøb og udtrædelse

– Skadesbehandling

– Anmeldelse af krav overfor reassurandører

– Kontrol af betalinger fra reassurandører

– Principper og metoder ved opgørelse af forsikringsmæssige hensættelser

Kapitel 2.4

Interne kontroller

2.4.1 Der skal være etableret interne kontroller til sikring af, at forretningsgange efterleves.

2.4.2 Såfremt der ikke kan indføres interne kontroller med en fuldstændig funktionsmæssig adskillelse i forhold til disponerende medarbejdere, stilles der forøgede krav til virksomhedens beføjelser samt procedurer, forretningsgange, rapportering og systemanvendelse, jf. afsnit 2.2-2.3 ovenfor og 2.5-2.6 nedenfor.

Kapitel 2.5

Rapportering

2.5.1 Der skal udfærdiges periodiske skriftlige rapporter til bestyrelse, direktion og andre ledende medarbejdere. Rapporteringen til de pågældende skal foretages for de grænser for risikopåtagelse, som de pågældende har videredelegeret i organisationen. På området kan rapporterne eksempelvis vedrøre

– Accept af forsikringer

– Store risici

– Omfang af tilbagekøb

– Skadesudviklingen

– Afløbsresultat på de forsikringsmæssige hensættelser

– Nødvendige ændringer i teknisk grundlag for livsforsikringsvirksomhed

– Resultat af reassurancedækning.

2.5.2 Rapporteringens hyppighed skal afspejle omfanget og karakteren af de risikobehæftede aktiviteter samt modtagerens organisatoriske niveau og dermed graden af involvering i den daglige disponering.

Afsnit III

INVESTERINGER OG INVESTERINGSBESLUTNINGER

Kapitel 3

Investeringsfunktionens opgaver

Afsnit IV

Systemanvendelse

Kapitel 3.1

Investeringsfunktionens opgaver

3.1.1 Det skal sikres, at organisationen på investeringsområdet indrettes således, at der er klart definerede ansvars- og arbejdsområder, således at udførelse af opgaver adskilles fra kontrollen af samme.

3.1.2 Medarbejdere, der er involveret i handel og risikotagning, må således som hovedregel ikke medvirke ved forretningernes afvikling, udførelsen af interne kontroller, opgørelse af resultater og risici samt udarbejdelse af ledelsesrapportering m.v.

Endvidere må disponerende enheder som udgangspunkt ikke referere til en medarbejder, som er leder med ansvar for afvikling, kontrol, resultat- og risikoopgørelser samt ledelsesrapportering.

3.1.3 I de tilfælde, hvor virksomhedens forvaltning af aktiverne helt eller delvist er overladt til porteføljeforvaltere, skal organisation og intern kontrol afspejle dette. Dette indebærer bl.a., at der altid skal være tilstrækkelige overvågningsprocedurer.

Det skal sikres, at der altid ved vurderingen af risici tages udgangspunkt i den samlede risiko knyttet til investeringsaktiverne, herunder til afledte finansielle instrumenter, samt sammenhængen mellem de risici, der knytter sig til aktiverne på den ene side og passiverne på den anden side, jf. §§ 158 og 160 i lov om finansiel virksomhed.

Kapitel 3.2

Beføjelser og procedurer

3.2.1 Såfremt der foretages en videredelegering af en beføjelse fra bestyrelsen til direktionen, jf. § 70 i lov om finansiel virksomhed, skal der udarbejdes retningslinjer til de enkelte disponerende enheder/medarbejdere eller porteføljeforvaltere.

3.2.2 Endvidere skal retningslinjerne

– Udformes skriftligt og som minimum godkendes eller underskrives af den, der afgiver beføjelsen

– Indeholde kontrollerbare grænser med hensyn til risikotagning, der klart skal afgrænse den disponerende enheds, medarbejders eller porteføljeforvalters beføjelser

– Indeholde en beskrivelse af de anvendte principper for opgørelse af risici, herunder for opgørelse af risici i forbindelse med afledte finansielle instrumenter, og

– Indeholde krav til rapportering, idet hyppigheden af rapportering skal afspejle aktiviteternes risikoprofil og omfang.

3.2.3 Det skal være muligt for de disponerende medarbejdere og porteføljeforvaltere at konstatere, om de handler, de agter at indgå, ligger inden for deres tildelte retningslinjer. Dette gælder også eventuelle kollektive retningslinjer, hvor flere medarbejdere fælles kan disponere inden for en grænse, samt når der er fælles retningslinjer for flere porteføjleforvaltere.

3.2.4 Summen af de enkelte retningslinjer og kollektive retningslinjer, hvor flere medarbejdere sammen kan disponere, må ikke overstige bestyrelsens retningslinjer til direktionen.

3.2.5 Anvendes porteføljeforvaltere, skal direktionen på grundlag af retningslinjer fastsat af bestyrelsen godkende de mandater, der tildeles de enkelte porteføljeforvaltere. Direktionen skal fastsætte retningslinjer for, hvilke krav der stilles til overvågning af de enkelte porteføljeforvaltere og depotsteder, samt hvilke krav der stilles til sikring af, at porteføljeforvalterne under ét overholder de samlede placeringsrammer.

Kapitel 3.3

Forretningsgange

3.3.1 Forretningsgangene skal klart beskrive forhold af betydning for en betryggende håndtering af hver enkelt investeringsrisikobehæftet aktivitet.

3.3.2 Der skal foreligge ajourførte skriftlige forretningsgange for alle virksomhedens væsentlige investeringsrisikobehæftede aktiviteter, herunder bl.a. forretningsgange vedrørende

– Indgåelse, kontrol, registrering, bogføring og afvikling af handler med værdipapirer, afledte finansielle instrumenter og andre investeringsaktiver

– Den løbende opgørelse og overvågning af risici m.v.

– Den løbende opgørelse af overholdelse af lines og grænser for risikotagning indeholdt i retningslinjer på alle organisatoriske niveauer samt håndtering af eventuelle overskridelser

– Håndtering af registrerede aktiver

– Den løbende og periodevise udarbejdelse af rapportering til bestyrelse, direktion og ledelsen af de afdelinger, der varetager opgaver i relation til investeringer

– Hvordan man skal forholde sig ved introduktion af nye investeringsprodukter, herunder afledte finansielle instrumenter.

Kapitel 3.4

Interne kontroller

3.4.1 Der skal være etableret systematiske interne kontroller af

– Registrering, bogføring og afvikling af handler

– Opgørelse og rapportering af positioner, resultater og risici m.v.

– Overholdelse af retningslinjernes grænser for risikotagning m.v. på alle organisatoriske niveauer, herunder porteføljeforvaltere

– Priser ved handel med værdipapirer, valuta og afledte finansielle instrumenter (kurskontrol)

– Løbende afkast (gevinst/tab), herunder afkast i forhold til fastsatte mål og sammenligningsgrundlag samt

– Overholdelse af § 165 i lov om finansiel virksomhed om kongruens og lokalisering og grænser for investeringer i aktivkategorier og enkeltaktiver.

3.4.2 Såfremt der ikke kan indføres interne kontroller med en fuldstændig funktionsmæssig adskillelse i forhold til disponerende og afviklende enheder/ medarbejdere, stilles der forøgede krav til virksomhedens beføjelser og procedurer, forretningsgange, rapportering og systemanvendelse, jf. punkt 3.2-3.3 og punkt 3.5 og del 4.

Kapitel 3.5

Rapportering

3.5.1 Der skal foretages skriftlig rapportering til virksomhedens bestyrelse og direktion vedrørende samtlige grænser for risikotagning m.v. indeholdt i de afgivne retningslinjer.

3.5.2 Rapporteringens hyppighed skal afspejle omfanget og karakteren af de investeringsrisikobehæftede aktiviteter samt modtagerens organisatoriske niveau og dermed graden af involvering i den daglige disponering.

3.5.3 Rapporteringen skal i videst mulig udstrækning udarbejdes af organisatoriske enheder/personer, der ikke er involveret i virksomhedens investeringsmæssige dispositioner. Såfremt der ikke kan tilvejebringes en fuldstændig funktionsadskillelse, stilles der især forøgede krav til virksomhedens interne kontrolprocedurer og systemanvendelse.

Afsnit IV

Systemanvendelse

4.1 Der skal foreligge klare skriftlige brugermanualer / forretningsgange for de af virksomheden anvendte edb-system.

4.2 Anvendelse af ikke-integrerede systemer kræver i særlig udstrækning kontrolsystemer, herunder etablering af uafhængige kontroller af data, beregninger og resultater.

4.3 Der henvises i øvrigt til Finanstilsynets vejledning nr. 9074 af 23/01/2004, vejledning om kontrol- og sikringsforanstaltninger på it-området i henhold til lov om finansiel virksomhed § 71, stk. 1, nr. 4.

Finanstilsynet, den 4. november 2005

Henrik Bjerre-Nielsen

/Charlotte Møller

§ 56, stk. 7 i aktieselskabsloven

§ 56, stk. 7 i aktieselskabsloven

Stk. 7. Bestyrelsen skal ved en forretningsorden træffe nærmere bestemmelser om udførelsen af sit hverv. I selskaber, som har aktier optaget til notering på en fondsbørs, jf. § 7, stk. 1, nr. 1, i lov om værdipapirhandel m.v. og i statslige aktieselskaber, skal forretningsordenen i det mindste indeholde bestemmelser, der

1) fastlægger bestyrelsens konstitution og beslutningsdygtighed, samt med hvilket interval der skal afholdes møder,

2) fastlægger retningslinjer for arbejdsdelingen, herunder forretningsgange, bemyndigelser og instrukser, mellem bestyrelsen og direktionen eller andre etablerede organer,

3) fastlægger, hvorledes bestyrelsen fører tilsyn med direktionens ledelse af selskabets virksomhed og med datterselskaber,

4) fastlægger retningslinjer for oprettelse og føring af bøger, fortegnelser og protokoller efter denne lov,

5) pålægger bestyrelsen at tage stilling til selskabets organisation såsom regnskabsfunktion, intern kontrol, edb-organisation og budgettering,

6 pålægger bestyrelsen at skaffe sig de oplysninger, der er nødvendige til opfyldelse af dens opgaver,

7) pålægger bestyrelsen at følge op på planer, budgetter og lignende samt tage stilling til rapporter om selskabets likviditet, ordrebeholdning, væsentlige dispositioner, overordnede forsikringsforhold, finansieringsforhold, pengestrømme og særlige risici,

8) pålægger bestyrelsen at tage stilling til indholdet af revisionsprotokollen forud for dennes underskrivelse,

9) pålægger bestyrelsen at gennemgå selskabets perioderegnskaber og lignende i løbet af hvert regnskabsår og herunder vurdere budgettet og afvigelser herfra samt

10) pålægger bestyrelsen at sikre tilstedeværelsen af det nødvendige grundlag for revision, herunder tage stilling til, om der er behov for intern revision.

Vejledning for forsikringsvirksomheder i henhold til § 71, stk. 1, nr. 1-3 og 5 i lov om finansiel virksomhed

Indledning

Vejledningen er Finanstilsynet s fortolkning af § 71, stk. 1, nr. 1 – 3 og 5, i lov om finansiel virksomhed, og de øvrige bestemmelser, der er nævnt i vejledningen, og kan således betragtes som en sammenskrivning af Finanstilsynets praksis på de områder, som vejledningen omfatter. Vejledningen vedrører alene forsikringsvirksomheders forhold.

Vejledningens formuleringer lever op til "Supervisory Standards on derivatives" (oktober 1998), "Supervisory Standards on Asset Management by Insurance Companies" (december 1999) og "Supervisory Standards on the Evaluation of the reinsurance cover of primary insurers and the security of their reinsurers" (januar 2002) udarbejdet af International Association of Insurance Supervisors.

Hvis det, f.eks. ved en undersøgelse, konstateres, at vejledningens anvisninger ikke efterleves af en virksomhed, må det forventes, at Finanstilsynet med henvisning til lovgivningens bestemmelser vil påtale forholdet. Hvis der er sket en overtrædelse af strafbelagte bestemmelser, vil der i grove eller gentagne tilfælde ske politianmeldelse.

En del af vejledningens punkter indeholder eksempler på, hvorledes det omhandlede problem kan løses. Hvis en virksomhed kan dokumentere, at problemet er løst på anden vis, vil der ikke være tale om en overtrædelse af § 71 i lov om finansiel virksomhed.

Vejledningen indeholder de krav, der efter Finanstilsynets praksis som minimum stilles til virksomhederne i henhold til §§ 70 og 71, stk. 1, nr. 1 – 3 og 5, i lov om finansiel virksomhed. Vejledningen gælder for alle forsikringsvirksomheder, men enkelte af punkterne er ikke nødvendigvis relevante for alle virksomhedstyper. De krav, den enkelte virksomhed skal leve op til, skal afspejle virksomhedens risikoforhold og kapitalstyrke, jf. § 54, stk. 3, i aktieselskabsloven. Bestyrelsen påser, at § 71, stk. 1, nr. 1-3 og 5, som udtrykt i vejledningen overholdes.

Det skal i denne forbindelse generelt bemærkes, at bestemmelserne i §§ 54, 56 og 57 i aktieselskabsloven, gælder for alle virksomheder omfattet af lov om finansiel virksomhed, herunder gensidige selskaber og tværgående pensionskasser.

Den finansielle lovgivning gælder for hver enkelt virksomhed med tilladelse fra Finanstilsynet. Retningslinjer for en koncern som helhed kan ikke erstatte retningslinjer for koncernens enkelte tilsynsbelagte virksomheder, som skal udarbejdes efter §§ 70 og 71, stk. 1, nr. 1-3 og 5, i lov om finansiel virksomhed. Den enkelte tilsynsbelagte koncernvirksomheds bestyrelse skal fastsætte relevante retningslinjer.

GENERELT VEDRØRENDE ORGANISATION, FORRETNINGSGANGE OG INTERN KONTROL

Det følger af § 70 i lov om finansiel virksomhed, at bestyrelsen for en finansiel virksomhed skal udfærdige skriftlige retningslinjer for den finansielle virksomheds væsentligste aktivitetsområder, hvori arbejdsdelingen mellem bestyrelse og direktion fastlægges.

Det følger endvidere af § 71, stk. 1, nr. 1 – 3 og 5, i lov om finansiel virksomhed, at virksomheden skal have

en god administrativ og regnskabsmæssig praksis,

skriftlige forretningsgange på alle de væsentlige aktivitetsområder samt

fyldestgørende interne kontrolprocedurer.

Bestyrelsen skal, jf. § 54, stk. 1, 2. pkt., i aktieselskabsloven, sørge for en forsvarlig organisation af virksomheden.

Forretningsgange kan medvirke til

– At sikre, at de af ledelsen vedtagne retningslinjer kommer til medarbejdernes kundskab

– At bidrage til at give medarbejderne et godt beslutningsgrundlag

– At bidrage til ensartet sagsbehandling i ensartede tilfælde

– At bidrage til en rationel og koordineret udførelse af arbejdet gennem reduktion af muligheder for misforståelser

– At støtte indførelsen af nye regler

– At give en sikker og hurtig indførelse af nye medarbejdere i arbejdet

Der stilles følgende overordnede krav til forretningsgangene

– De skal være ajourførte

– De skal være letlæselige

– De skal beskrive de faktiske forhold

– De må ikke efterlade tvivl om, hvem der har ansvaret for den enkelte opgave

– Det skal kunne konstateres, hvem der har udført den enkelte opgave

– De skal indeholde kontrolelementer.

Behovet for udarbejdelse af skriftlige forretningsgange vil variere fra virksomhed til virksomhed. De fleste virksomheder vil dog som minimum skulle udarbejde skriftlige forretningsgange på følgende områder

– Forsikringsvirksomhed

– Investeringer

– Forebyggende foranstaltninger mod hvidvask af penge og finansiering af terrorisme

Forretningsgangene og de interne kontroller skal sikre, at der er tilstrækkelig personadskillelse (funktionsadskillelse), samt at virksomheden ikke gøres for afhængig af enkelte nøglepersoner.

Såfremt der ikke kan tilvejebringes en fuldstændig funktionsadskillelse, skal der tages højde herfor ved udarbejdelse af retningslinjer og forretningsgange samt ved tilrettelæggelsen af den interne kontrol.

Medarbejdere, der skal udføre kontroller, skal have et så stort kendskab til området, at de kan foretage en relevant kontrol.

Afsnit I

Bestyrelsens arbejde

Afsnit I

Bestyrelsens arbejde