Vejledning for fondsmæglerselskaber i henhold til § 71, stk. 1, nr. 1-3 og 5, i lov om finansiel virksomhed

Bilag 1

Aktieselskabslovens § 56, stk. 7

Bilag 1

Aktieselskabslovens § 56, stk. 7

Stk. 7. Bestyrelsen skal ved en forretningsorden træffe nærmere bestemmelser om udførelsen af sit hverv. I selskaber, som har aktier optaget til notering på en fondsbørs, jf. § 7, stk. 1, nr. 1, i lov om værdipapirhandel m.v. og i statslige aktieselskaber, skal forretningsordenen i det mindste indeholde bestemmelser, der

1) fastlægger bestyrelsens konstitution og beslutningsdygtighed, samt med hvilket interval der skal afholdes møder,

2) fastlægger retningslinjer for arbejdsdelingen, herunder forretningsgange, bemyndigelser og instrukser, mellem bestyrelsen og direktionen eller andre etablerede organer,

3) fastlægger, hvorledes bestyrelsen fører tilsyn med direktionens ledelse af selskabets virksomhed og med datterselskaber,

4) fastlægger retningslinjer for oprettelse og føring af bøger, fortegnelser og protokoller efter denne lov,

5) pålægger bestyrelsen at tage stilling til selskabets organisation såsom regnskabsfunktion, intern kontrol, edb-organisation og budgettering,

6) pålægger bestyrelsen at skaffe sig de oplysninger, der er nødvendige til opfyldelse af dens opgaver,

7) pålægger bestyrelsen at følge op på planer, budgetter og lignende samt tage stilling til rapporter om selskabets likviditet, ordrebeholdning, væsentlige dispositioner, overordnede forsikringsforhold, finansieringsforhold, pengestrømme og særlige risici,

8) pålægger bestyrelsen at tage stilling til indholdet af revisionsprotokollen forud for dennes underskrivelse,

9) pålægger bestyrelsen at gennemgå selskabets perioderegnskaber og lignende i løbet af hvert regnskabsår og herunder vurdere budgettet og afvigelser herfra samt

10) pålægger bestyrelsen at sikre tilstedeværelsen af det nødvendige grundlag for revision, herunder tage stilling til, om der er behov for intern revision.

Stk. 8. Bestyrelsen s forretningsorden i statslige aktieselskaber skal senest 4 uger efter udfærdigelsen

indsendes til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Samme frist gælder, når et aktieselskab bliver et

statsligt aktieselskab efter § 2 a eller der sker ændringer i forretningsordenen .

Endvidere har bestyrelsen i finansielle virksomheder en række pligter udover pligterne i henhold til lov om aktieselskaber. Det er Finanstilsynet s vurdering, at disse pligter også skal fremgå af bestyrelsens forretningsorden, jfr. vejledningens pkt. 1.1.5, da der er tale om en del af bestyrelsens hverv. Det drejer sig f. eks. om

1) § 122 i lov om finansiel virksomhed til at udarbejde retningslinjer for, i hvilket omfang oplysninger videregives fra virksomheden. Retningslinjerne skal være offentligt tilgængelige. Det kan de f.eks. være på fondsmæglerselskabets hjemmeside eller ved, at det af selskabets kontrakter eller forretningsbetingelser fremgår, at de kan rekvireres fra fondsmæglerselskabet.

2) § 70 i lov om finansiel virksomhed at udfærdige skriftlige retningslinjer for den finansielle virksomheds væsentligste aktivitetsområder, hvori arbejdsdelingen mellem bestyrelsen og direktionen fastlægges.

3) § 75 i lov om finansiel virksomhed til straks at meddele Finanstilsynet oplysninger om forhold, der er af afgørende betydning for den finansielle virksomheds fortsatte drift. (En tilsvarende regel gælder for revisorerne i medfør af § 200.) Som eksempler på sådanne forhold kan Finanstilsynet nævne, at fondsmæglerselskabet ikke opfylder minimumskravet til aktiekapitalen, jf. lov om finansievirksomhed § 125, stk. 1, nr. 2 og 4, der fremgår af selskabets tilladelse, at nogen har rejst et efter selskabets kapitalforhold betydeligt erstatningskrav mod selskabet, eller at en direktør eller et bestyrelsesmedlem ikke længere opfylder kravene i lovens § 64, til erfaring og hæderlighed.

4) § 77, stk. 3, i lov om finansiel virksomhed at bestyrelsen skal tage stilling til, for hvilke ansatte der er en væsentlig risiko for konflikter mellem egne og den finansielle virksomheds interesser.

5) § 80, stk. 3, i lov om finansiel virksomhed om at tage stilling til om personer ansat af bestyrelsen i en finansiel virksomhed ejer eller driver selvstændig erhvervsvirksomhed eller som bestyrelsesmedlem, funktionær eller på anden måde deltager i ledelsen eller driften af anden erhvervsvirksomhed end den finansielle virksomhed og i givet fald give tilladelse hertil.

6) § 76 i lov om finansiel virksomhed at en direktør ikke uden bestyrelsens godkendelse må indgå aftale mellem den finansielle virksomhed og sig selv eller aftale mellem den finansielle virksomhed og tredjemand, hvori direktøren har væsentlig interesse, der kan være stridende mod den finansielle virksomheds.

7) § 75, stk. 3, i lov om finansiel virksomhed for et medlem af et fondsmæglerselskabs bestyrelse, direktion eller ekstern revision til straks at give meddelelse til Finanstilsynet, hvis den pågældende må formode, at fondsmæglerselskabet ikke opfylder kapitalkravet, jf. §§ 124-126 eller solvensbehovet efter § 124, stk. 3, og § 125, stk.5.

8) § 182, stk. 1 og 2, at drage omsorg for, at fondsmæglerselskabet indhenter Finanstilsynet s godkendelse, kendelse, førend det indgår engagement med de af bestemmelsen omfattede personer og selskaber.

9) Der skal fastsættes generelle retningslinjer og udarbejdes forretningsgange for koncerninterne transaktioner inden for rammerne af § 181 i lov om finansiel virksomhed, jf. §§ 5 og 6, i Finanstilsynet s bekendtgørelse nr. 904 af 01/09/2004 om koncerninterne transaktioner.

10) § 37, stk. 2, i lov om værdipapirhandel m.v. at udarbejde interne regler med det formål at hindre, at intern viden er tilgængelig for andre end dem, der har behov herfor, hvis fondsmæglerselskabet regelmæssigt kommer i besiddelse af intern viden.

11) § 37, stk. 1, i lov om værdipapirhandel m.v. at udarbejde interne regler for bestyrelsesmedlemmers, direktørers og andre medarbejderes adgang til for egen eller tredjemands regning at handle med børsnoterede værdipapirer eller værdipapirer optaget til handel på en autoriseret markedsplads, hvis de i kraft af deres virksomhedsudøvelse regelmæssigt kommer i besiddelse af intern viden.

12) § 3 i lov om forebyggende foranstaltninger mod hvidvaskning af penge og finansiering af terrorisme at udarbejde skriftlige interne regler om betryggende kontrol- og kommunikationsprocedurer samt uddannelses- og instruktionsprogrammer for medarbejderne.

13) Fastlægge fondsmæglerselskabets kundepolitik, jfr. Vejledningens pkt. 3.1.

14) I medfør af aktieselskabslovens § 54, stk. 3, 2. pkt., skal bestyrelsen skal endvidere foretage en årlig aktivgennemgang.

§ 117 i lov om finansiel virksomhed indeholder hovedreglen om, at alle personer, der er knyttet til en finansiel virksomhed eller finansiel holdingvirksomhed, skal hemmeligholde fortrolige oplysninger, som de får kendskab til under udførelsen af deres hverv. Reglen skal beskytte mod udlevering af fortrolige oplysninger om virksomheden selv, først og fremmest forretnings- og driftshemmeligheder, samt skal beskytte den finansielle virksomheds kunder mod videregivelse eller udnyttelse af fortrolige oplysninger. I henhold til § 118, stk. 1, kan sædvanlige kundeoplysninger dog videregives til brug for varetagelsen af administrative opgaver.

Oplysninger om rent private forhold må ikke videregives uden kundens samtykke, jf. § 119. Oplysninger om en privatkunde må ej heller videregives til brug for markedsføring eller rådgivning, medmindre kunden har givet samtykke hertil, jf. § 121, stk. 1.

Samtykke til videregivelse af oplysninger skal afgives i skriftlig form, jf. § 123, stk. 1, og en gang om året skal hver kunde oplyses om, hvilke typer af oplysninger der skal videregives med kunden samtykke, til hvilke formål videregivelse kan ske, samt hvem der kan modtage oplysninger på baggrund af kundens samtykke, jf. stk. 3.

1.4.10 Startkapitalkrav og ophør

Bestyrelsen skal være opmærksom på, at fondsmæglerselskabet altid skal opfylde det krav, der fremgår af tilladelsen, til selskabets basiskapital. Såfremt selskabet ikke længere opfylder dette krav, skal bestyrelsen straks rette henvendelse i medfør af § 75, stk. 3, i lov om finansiel virksomhed til Finanstilsynet herom.

Ønsker selskabet at ophøre med at drive virksomhed, skal det også rette henvendelse til Finanstilsynet, jf. § 241, stk. 2.

1.4.11 Kundeforhold

Fondsmæglerselskabet skal følge den af bestyrelsen og direktionen fastlagte kundepolitik. Kundepolitikken skal fastsætte de overordnede retningslinjer for, hvilken type kunder selskabet ønsker at udføre tjenesteydelser for, hvorledes selskabets ansatte retter henvendelse til kunder, hvilken risikoprofil kunderne må have, hvem der godkender nye kunder og ændringer i kundeforholdet og hvordan selskabet følger op på kundeengagementer, inden selskabet udfører tjenesteydelser, herunder transaktioner for kunderne, jfr. del 3.

1.5. Bestyrelsen s skriftlige retningslinjer til direktionen

1.5.1 Fondsmæglerselskabets bestyrelse skal i henhold til § 70 i lov om finansiel virksomhed fastlægge skriftlige retningslinjer for fondsmæglerselskabets væsentligste aktivitetsområder og herunder blandt andet fastlægge direktionens ansvarsområde. Hvilke områder, der er de væsentligste, afhænger af de tjenesteydelser, der er omfattet af selskabets tilladelse. Formålet er, at bestyrelsen skal fastlægge selskabets risikoprofil og angive, hvilke dispositioner direktionen kan foretage uden bestyrelsens forudgående beslutning.

Endvidere skal retningslinjerne indeholde bestemmelser om, hvilke dispositioner direktionen skal meddele bestyrelsen til efterretning.

Retningslinjerne skal desuden omfatte markedsrisici og bestemmelser om placering af egenkapitalen og likvide midler.

Bestemmelsen skal ses i sammenhæng med aktieselskabslovens § 54 om bestyrelsens og direktionens indbyrdes forhold. Fordelingen af opgaverne mellem bestyrelsen og direktionen er overladt til bestyrelsens afgørelse i overensstemmelse med almindelige selskabsretlige regler om bestyrelsens pligter.

Som eksempler på risici, der skal omfattes af retningslinjerne, kan nævnes

– engagementsgrænser,

– placering af basiskapitalen,

– placering af andre midler,

– likviditet,

– erhvervelse af anlægsaktiver,

– renterisici,

– aktierisici,

– valutarisici og

– kreditrisici.

Bestyrelsen skal vurdere og eventuelt ajourføre de skriftlige retningslinjer årligt.

1.5.2 Retningslinjernes grænser skal fastlægges således, at kravene i kapitel 11 i lov om finansiel virksomhed om midlernes anbringelse og likviditet selv ved fuld udnyttelse af grænserne altid er opfyldt. Bestyrelsen skal tage stilling til, om direktionen skal kunne udnytte lovens grænser fuldt ud.

1.5.3 Retningslinjerne skal fastsætte, hvor stort engagementet må være, og hvorledes et engagement opgøres i henhold til instruksens grænser, dvs. om nogle forretninger - f.eks. med afledte finansielle instrumenter - skal medtages efter strengere principper end de i lov om finansiel virksomhed nævnte.

1.5.4 Retningslinjerne skal fastsætte konkrete rammer for direktionens adgang til at disponere over basiskapitalen inden for selskabets tilladelse, hvad enten den må placeres som indlån i pengeinstitutter, værdipapirer eller afledte finansielle instrumenter.

1.5.5 Hvis selskabet kan investere i aktier, skal der i retningslinjerne fastsættes en grænse - eventuelt målt på baggrund af selskabets basiskapital - for direktionens adgang til at erhverve aktier samlet og i et enkelt selskab og inden for rammerne af kapitel 11 i lov om finansiel virksomhed om midlernes anbringelse og likviditet.

1.5.6. Der skal i retningslinjerne fastsættes en grænse for direktionens adgang til at erhverve obligationer inden for rammerne af et af bestyrelsen fastsat renterisikomål, f.eks. varighed, hvis selskabet kan og vil placere sin basiskapital i obligationer.

1.5.7. Hvis de almindelige bestemmelser om direktionens bevillingsmyndighed ikke finder anvendelse på engagementer med kreditinstitutter, skal der udarbejdes retningslinjer for direktionens adgang til at placere likviditet i et enkelt kreditinstitut eller foretage marginindskud hos andre institutter eller fondsmæglere, hvis selskabet kan og vil foretage sådanne dispositioner. Dette kan ske ved, at bestyrelsen godkender et bilag, der specifikt angiver navnene på de kreditinstitutter, selskabet må placere midler eller foretage marginindskud i med angivelse af det maksimale indestående i det enkelte institut/selskab.

1.5.8. Der skal fastsættes retningslinjer for den samlede valutarisiko, direktionen kan påføre selskabet, herunder direktionens mulighed for at anvende afledte finansielle instrumenter til at afdække valutarisikoen. Dette kan f.eks. ske ved en grænse for den samlede valutarisiko udtrykt ved Finanstilsynet s valutarisikoindikator 1 eller et lignende risikomål.

Der kan endvidere fastsættes grænser for enkeltvalutaer eller grupper af valutaer.

1.5.9. Såfremt selskabet må placere sine midler i afledte finansielle instrumenter, skal retningslinjerne tage højde for de særlige risici, der er forbundet hermed.

1.5.10 I II koncerner, hvor modervirksomheden er et fondsmæglerselskab eller en fondsmægler-holdingvirksomhed, skal der både være retningslinjer for selskabet og koncernen.

1.5.11 Hvis direktionen foretager en videredelegering af den bevillingsbeføjelse, bestyrelsen har tildelt direktionen i henhold til § 70 i lov om finansiel virksomhed, skal der udarbejdes skriftlige retningslinjer, der er kendt af de enkelte disponerende enheder eller medarbejdere, som tildeles beføjelser. Retningslinjerne skal som minimum være underskrevet eller godkendt af den, der afgiver beføjelsen.

1.5.12 Størrelsen af den tildelte beføjelse skal fremgå af retningslinjerne. Den enkelte beføjelse eller en kollektiv beføjelse, hvor flere medarbejdere i enighed har en større beføjelse end hver for sig, må ikke overstige den bevillingsbeføjelse, bestyrelsen har tildelt direktionen.

1.5.13 Der skal være retningslinjer for regelmæssig rapportering vedrørende udnyttelsen af den videredelegerede bevillingsbeføjelse.

1.6. Rapportering til bestyrelsen

1.6.1. Retningslinjerne skal indeholde bestemmelser om, at direktionen skal rapportere til bestyrelsen på alle de områder, hvor der i lovgivningen eller af bestyrelsen er fastsat grænser for direktionen, således at der rapporteres om udnyttelse af de fastsatte rammer eller placeringsgrænser – og hvad direktionen skal gøre ved en eventuel overskridelse heraf.

1.6.2. Bestyrelsen skal fastsætte, hvor ofte og i hvilket omfang den ønsker at få rapportering.

Del 2

Markedsrisikobehæftede aktiviteter

2.1. Organisation

2.1.1. Fondsmæglerselskabet skal sørge for klart definerede ansvars- og arbejdsområder, således at udførelse af opgaver adskilles fra kontrollen af opgaverne.

2.1.2. Medarbejdere involveret i handel og risikotagning må således som hovedregel ikke medvirke ved forretningernes afvikling, udførelsen af interne kontroller, opgørelse af resultater og risici samt udarbejdelse af ledelsesrapportering m.v. Endvidere må disponerende enheder som udgangspunkt ikke referere til en medarbejder, som er leder med ansvar for afvikling, kontrol, resultat og risikoopgørelser samt ledelsesrapportering.

2.2. Beføjelser og procedurer

2.2.1. Bestyrelsen og direktionen skal sikre, at selskabets handelsstrategi er betryggende.

2.2.2. Såfremt direktionen delegerer sine beføjelser i overensstemmelse med retningslinjerne fra bestyrelsen, skal direktionen udarbejde instrukser til de enkelte disponerende enheder/medarbejdere.

2.2.3. Retningslinjer, der omfatter videredelegering af opgaver, skal

– udformes skriftligt og som minimum underskrives af den, der afgiver beføjelsen,

– indeholde kontrollérbare grænser med hensyn til risikotagning, der klart skal afgrænse modtagerens dispositionsbeføjelser,

– indeholde en beskrivelse af de anvendte principper for opgørelse af risici, herunder for opgørelse af risici i forbindelse med afledte instrumenter,

– indeholde krav til rapportering, idet hyppigheden skal afspejle aktiviteternes risikoprofil og omfang.

2.2.4. Det skal være muligt for de disponerende medarbejdere og porteføljeforvaltere at konstatere, om de handler, de agter at indgå, ligger inden for deres tildelte retningslinjer. Dette gælder også eventuelle kollektive retningslinjer, hvor flere medarbejdere i fællesskab kan disponere inden for en grænse.

2.2.5 Summen af de enkelte retningslinjer og kollektive retningslinjer, hvor flere medarbejdere sammen kan disponere, må ikke overstige bestyrelsens retningslinjer til direktionen.

2.3. Forretningsgange

2.3.1. Forretningsgangene skal klart beskrive forhold af betydning for en betryggende håndtering af hver enkelt markedsrisikobehæftet aktivitet.

2.3.2. Der skal foreligge ajourførte skriftlige forretningsgange for alle selskabets væsentlige markedsrisikobehæftede aktiviteter, herunder bl.a. forretningsgange vedrørende

– udførelse af de tjenesteydelser, som selskabet har tilladelse til, f.eks. handel med værdipapirer, porteføljepleje og opbevaring af værdipapirer

– foranstaltninger til overholdelse af regler for god skik, jf. §§ 43 og 72 i lov om finansiel virksomhed om bl.a. interessekonflikter mellem selskabet og kunderne og kunderne indbyrdes herunder eventuelle regler om tildeling af værdipapirer, når selskabet handler for flere kunder på en gang,

– foranstaltninger mod insiderhandel og kursmanipulation, når selskabet udfører handler for kunder med børsnoterede værdipapirer eller værdipapirer, der handles på en autoriseret markedsplads eller tilsvarende regulerede markeder for værdipapirer og regelmæssigt kommer i besiddelse af intern viden.

– sikring af kundernes midler og værdipapirer.

– bogføring, regnskabsudarbejdelse og indberetninger til Finanstilsynet og Told- & Skattestyrelsen.

– eventuelle medarbejderhandler.

– indgåelse, kontrol, registrering, bogføring og afvikling af handler.

– løbende opgørelse og overvågning af risici m.v.

– løbende opgørelse af overholdelse af lines og grænser for risikotagning indeholdt i instrukser på alle organisatoriske niveauer samt håndtering af eventuelle overskridelser.

– løbende og periodevis udarbejdelse af rapportering til bestyrelsen og direktionen.

– hvordan selskabet skal forholde sig ved introduktion af nye virksomhedsområder og produkter behæftet med markedsrisici.

– selskabets retningslinjer for adskillelse af kundemidler fra selskabets egne midler, jf. § 97 i lov om finansiel virksomhed og Finanstilsynet s bekendtgørelse om fondsmæglerselskabers og investeringsforvaltningsselskabers bogføring af og adskillelse af kundemidler. Selskabet skal være opmærksom på, at kundekontoen i kreditinstituttet skal benævnes "NN Fondsmæglerselskab A/S for kunder" med henblik på at sikre kunderne separatiststilling, hvis fondsmæglerselskabet standser betalingerne eller går konkurs.

– selskabets retningslinjer vedrørende oprettelse og forvaltning af kundedepoter og eventuelle samledepoter, jf. § 72, stk. 3, i lov om finansiel virksomhed.

2.4. Interne kontroller

2.4.1. Fondsmæglerselskabet skal etablere systematiske interne kontroller af

– registrering, bogføring og afvikling af handler.

– opgørelse og rapportering af positioner, resultater og risici m.v.

– overholdelse af grænser for risikotagning m.v.

– overholdelse af korrespondent- og kundelines, herunder en løbende overvågning af markedsrisikobehæftede kundeengagementer (modpartsrisiko).

– selskabets overholdelse af porteføljeplejeaftaler med kunder

– indgåede handelspriser.

– selskabets løbende overskud eller tab.

– ind- og udbetaling af kundemidler.

– adskillelse af kundedepoter, jf. § 72, stk. 3, i lov om finansiel virksomhed og kundemidler fra selskabets egne depoter og midler samt Finanstilsynet s bekendtgørelse om fondsmæglerselskabers bogføring af og adskillelse af kundemidler.

– at selskabet ikke handler til skade for kunden ved at handle for ofte eller kræve for store omkostninger (kurtagerytteri).

2.4.2. Såfremt fondsmæglerselskabet - på grund af meget få ansatte - ikke kan indføre interne kontroller med en fuldstændig funktionsadskillelse i forhold til disponerende og afviklende enheder eller medarbejdere, skal selskabet have forøgede krav til selskabets beføjelser og procedurer, forretningsgange, rapportering og systemanvendelse, jf. pkt. 2.2-2.3, 2.5 og del 4.

2.5. Rapportering

2.5.1. Fondsmæglerselskabet skal sørge for skriftlig rapportering til selskabets bestyrelse og direktion vedrørende samtlige grænser for risikotagning m.v. indeholdt i de afgivne retningslinjer.

2.5.2. Rapporteringens hyppighed skal afspejle omfanget og karakteren af de markedsrisikobehæftede aktiviteter samt modtagerens organisatoriske niveau og dermed graden af involvering i den daglige disponering.

2.5.3. Rapporteringen skal i videst mulig udstrækning udarbejdes af organisatoriske enheder eller personer, der ikke er involveret i selskabets disponering af markedsrisikobehæftede aktiviteter. Såfremt fondsmæglerselskabet ikke kan tilvejebringe en fuldstændig funktionsadskillelse, stilles der især forøgede krav til selskabets forretningsgange, interne kontrolprocedurer og systemanvendelse, jf. pkt. 2.3, 2.4 og del 4.

Del 3

Selskabets kunder

3.1. Kundeforhold

3.1.1. Fondsmæglerselskabet skal følge den af bestyrelsen og direktionen fastlagte kundepolitik. Kundepolitikken skal fastsætte de overordnede retningslinjer for, hvilken type kunder selskabet ønsker at udføre tjenesteydelser for, hvorledes selskabets ansatte retter henvendelse til kunder, hvilken risikoprofil kunderne må have, hvem der godkender nye kunder og ændringer i kundeforholdet og hvordan selskabet følger op på kundeengagementer, inden selskabet udfører tjenesteydelser, herunder transaktioner for kunderne.

Selskabet skal sørge for, at investeringerne er relevante i forhold til kundernes økonomiske forhold og risikoprofil, således at kunderne ikke anvender en stor del af deres midler på risikofyldte investeringer.

3.1.2. Selskabet skal have forretningsgange, der tager højde for den fastlagte kundepolitik og § 43 i lov om finansiel virksomhed og bekendtgørelse om god skik for finansielle virksomheder, vedrørende selskabets

– henvendelser til og kontakt med kunder

– krav herunder krav til legitimation ved etablering og godkendelse af kundeforhold

– procedurer for at sætte sig ind i kundens investeringserfaring, økonomiske forhold og risikoprofil

– foranstaltninger for at imødegå interessekonflikter mellem selskabet og kunderne og kunderne indbyrdes, herunder vedrørende allokering/tildeling og til at tage hensyn til markedets integritet

– behandling af kundeklager

– procedurer i relation til forebyggende foranstaltninger mod hvidvaskning af penge og finansiering af terrorisme, jf. § 4 i lov om forebyggende foranstaltninger mod hvidvask af penge og finansiering af terrorisme

3.1.3. Selskaber, der udfører marginforretninger, skal fastsætte retningslinjer for opgørelse af sikkerhedsstillelser ved marginbetalinger. Selskabet skal anvende en, til enhver tid forsigtig vurdering af sikkerhederne, hvis kunden f.eks. stiller sikkerhed for margin.

Herunder skal selskabet have retningslinjer for vurdering af, hvilken modpartsrisiko selskabet løber i forhold til kunden og de engagementer, jf. § 5, stk. 1, nr. 16, i lov om finansiel virksomhed, selskabet har med kunden.

3.1.4. Fondsmæglerselskaber, der kan handle for egen regning, skal være særligt opmærksomme på de interessekonflikter, der kan opstå mellem selskabet og dets kunder og skal have regler for selskabets eventuelle egenhandel med kunder. Kan et fondsmæglerselskab foretage handler mellem to kunder, skal det have regler herfor for at undgå interessekonflikter.

3.1.5. Selskaber, der kan udføre corporate finance-forretninger, skal være særligt opmærksomme på bestemmelserne i § 19, stk. 2, i bekendtgørelse om god skik i finansielle virksomheder, kapitel 9 i lov om finansiel virksomhed og kap. I i lov om værdipapirhandel m.v.

3.1.6. Selskabet skal udarbejde periodiske rapporter til ledelsen (bestyrelsen og direktionen) indeholdende oplysning om fondsmæglerselskabets kundehåndtering. Rapporten kan f.eks. indeholde oplysninger om

– Kundernes indtjening ved investeringerne, når der er tale om porteføljepleje eller derivatforretninger.

– Fondsmæglerselskabets eventuelle risiko ved handel for egen regning med kunder.

– Selskabets eventuelle risiko ved handel uden forudgående betaling, jf. bilag 4, afsnit B, nr. 2, i lov om finansiel virksomhed.

– Oversigt over kundernes investeringer, herunder hvorledes medarbejderne skal forholde sig, når kunderne f.eks. i afledte finansielle instrumenter lider tab.

– Kundeklager.

– Selskabets eventuelle tab på kunder.

3.1.7. Det skal være muligt for de medarbejdere, der har kontakten med kunderne at konstatere, om de handler, kunderne ønsker at indgå, ligger inden for mandatet eller de lines, der på anden måde er lagt for en enkelt kunde. Dette gælder også, når flere personer er fælles om beføjelserne.

3.1.8. Dealere skal kunne læse i forretningsgangen eller en instruks for dealere, hvilke forudsætninger der skal være opfyldt for at gennemføre en handel for en kunde. Dealerne i et fondsmæglerselskab, der ikke har tilladelse til at handle for egen regning, skal f.eks. sikre, at kunden har indbetalt penge til dækning af ordren, inden selskabet udfører køb for kunden.

Del 4

Systemanvendelse

4.1 Der skal foreligge klare skriftlige brugermanualer/forretningsgange for de af selskabet anvendte edb-systemer.

4.2 Anvendelse af ikke-integrerede systemer kræver i særlig udstrækning kontrolsystemer, herunder etablering af uafhængige kontroller af data, beregninger og resultater.

4.3 Der henvises i øvrigt til Finanstilsynet s vejledning nr. 9074 af 23/01/2004, vejledning om kontrol- og sikringsforanstaltninger på it-området i henhold til lov om finansiel virksomhed § 71, stk. 1, nr. 4

Finanstilsynet, den 14. oktober 2005

Henrik Bjerre-Nielsen

/Jørn Andersen

Vejledning for fondsmæglerselskaber i henhold til § 71, stk. 1, nr. 1-3 og 5, i lov om finansiel virksomhed

Indledning

Vejledningen er Finanstilsynet s fortolkning af § 71, stk. 1, nr. 1-3 og 5, i lov om finansiel virksomhed samt de øvrige bestemmelser, der er nævnt i vejledningen, og er således en sammenskrivning af tilsynets praksis på de områder, som vejledningen omfatter. Vejledningen vedrører alene fondsmæglerselskabers forhold.

Hvis det f.eks. ved Finanstilsynet s undersøgelse af et fondsmæglerselskab konstateres, at fondsmæglerselskabet ikke efterlever vejledningens anvisninger og påbud, må selskabet forvente, at tilsynet med henvisning til lovgivningens bestemmelser vil påtale forholdet. Hvis selskabet har overtrådt strafbelagte bestemmelser, vil tilsynet i grove tilfælde indgive politianmeldelse.

En del af vejledningens punkter indeholder eksempler på, hvorledes selskabet kan forholde sig. Hvis et selskab kan dokumentere, at kravet er opfyldt på anden vis, vil der ikke være tale om en overtrædelse af § 71 i lov om finansiel virksomhed.

Vejledningen indeholder de krav, som efter Finanstilsynet s opfattelse som minimum stilles til fondsmæglerselskaber i henhold til § 71, stk. 2, i lov om finansiel virksomhed.

Den finansielle lovgivning gælder for hver enkelt virksomhed med tilladelse fra Finanstilsynet.

Retningslinjer for en koncern som helhed kan ikke erstatte de retningslinjer for koncernens enkelte tilsynsbelagte virksomheder, som skal udarbejdes efter § 71, stk. 1, nr. 1-3, i lov om finansiel virksomhed. Den enkelte tilsynsbelagte koncernvirksomheds bestyrelse skal fastsætte relevante retningslinjer.

Generelt vedrørende organisation, forretningsgange og intern kontrol

Det følger af § 70 i lov om finansiel virksomhed, at bestyrelsen for en finansiel virksomhed skal udfærdige skriftlige retningslinjer for den finansielle virksomheds væsentligste aktivitetsområder, hvori arbejdsdelingen mellem bestyrelsen og direktionen fastlægges.

Endvidere følger det af § 71, stk. 1, nr. 1-3 og 5, i lov om finansiel virksomhed, at en finansiel virksomhed - her et fondsmæglerselskab - skal have

1) en god administrativ og regnskabsmæssig praksis,

2) skriftlige forretningsgange på alle de væsentlige aktivitetsområder,

3) fyldestgørende interne kontrolprocedurer, og

4) de ressourcer, der er nødvendige for den rette gennemførelse af dens virksomhed og anvende disse hensigtsmæssigt.

Bestyrelsen skal, jfr. aktieselskabslovens § 54, stk. 1, 2. pkt., sørge for en forsvarlig organisation af selskabets virksomhed

Forretningsgangene kan medvirke til, at

– sikre, at de af ledelsen vedtagne retningslinjer kommer til medarbejdernes kundskab

– bidrage til at give medarbejderne et godt beslutningsgrundlag

– bidrage til ensartet sagsbehandling i ensartede tilfælde

– bidrage til en rationel og koordineret udførelse af arbejdet gennem reduktion af muligheder for misforståelser

– støtte indførelsen af nye regler

– give en sikker og hurtig indførelse af nye medarbejdere i arbejdet

– der er klar adskillelse mellem de enkelte funktioner i selskabet, herunder mellem handel og afvikling

– beskrive, hvem der har ansvar for de enkelte arbejdsområder, opgaver og kontroller

– beskrive de kontroller, der skal foretages, og

De overordnede krav til forretningsgangene er, at forretningsgangene

– skal være ajourførte

– skal være letlæselige

– skal beskrive de faktiske forhold

– må ikke efterlade tvivl om, hvem der har ansvaret for den enkelte opgave

– skal kunne konstateres, hvem der har udført den enkelte opgave

– skal dække alle virksomhedens væsentlige forretningsområder

– sørger for tilstrækkelig funktionsadskillelse

– skal beskrive kontrolopgaver, herunder hvem der skal udføre kontrolopgaverne

– beskriver, hvordan selskabet vil sikre overholdelse af §§ 43 og 72 i lov om finansiel virksomhed samt bekendtgørelse om god skik for finansielle virksomheder.

Fondsmæglerselskaber skal som minimum udarbejde skriftlige forretningsgange for alle virksomhedens væsentlige aktivitetsområder jfr. pkt. 2.3.2, herunder for følgende områder

– udførelse af de tjenesteydelser, som selskabet har tilladelse til

– foranstaltninger mod hvidvaskning af penge og finansiering af terrorisme.

Forretningsgangene og de interne kontroller skal sikre, at der er tilstrækkelig personadskillelse (funktionsadskillelse), samt at selskabet ikke bliver for afhængigt af enkelte nøglepersoner.

Såfremt selskabet ikke kan tilvejebringe en fuldstændig funktionsadskillelse, skal det tage højde herfor ved udarbejdelse af instrukser og forretningsgange samt ved tilrettelæggelsen af den interne kontrol.

Medarbejdere, der skal udføre kontroller, skal have et så stort kendskab til området, at de kan foretage en relevant kontrol.

Endvidere skal forretningsgangene sikre, at det er klart, hvorledes man skal forholde sig ved nøglepersoners sygdom, ferie og andet fravær.

Del 1

Bestyrelsens arbejde m.v.

1.1. Bestyrelsens forretningsorden

1.1.1 Bestyrelsen skal ved en forretningsorden træffe nærmere bestemmelser om udførelsen af sit hverv, jf. § 65, i lov om finansiel virksomhed.

1.1.2 Der er ikke et generelt lovkrav til indholdet af denne forretningsorden. I § 56, stk. 7, i aktieselskabsloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 1001 af 8. oktober 2004, fastlægges dog minimumskrav til forretningsordenen i børsnoterede selskaber. Disse regler kan anvendes som vejledning for øvrige virksomheder. Indholdet af § 56, stk. 7, i aktieselskabsloven fremgår af vedlagte bilag 1, hvori der tillige er nævnt eksempler på bestyrelsens øvrige pligter.

1.1.3 Ét medlem af bestyrelsen, direktionen, den eksterne revision samt den interne revisionschef kan forlange bestyrelsen indkaldt, jf. § 74 stk. 1, i lov om finansiel virksomhed. Forretningsordenen må derfor ikke indeholde bestemmelser om, at der skal flere af de nævnte personer til at indkalde bestyrelsen.

1.1.4 Forretningsordenen skal underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer. Dette medfører, at nytilkomne bestyrelsesmedlemmer ved deres underskrift skal kvittere for modtagelse af den gældende forretningsorden. Herved sikres, at samtlige bestyrelsesmedlemmer har kendskab til forretningsordenen.

1.1.5 Endvidere har bestyrelsen i finansielle virksomheder en række pligter udover pligterne i henhold til lov om aktieselskaber. Det er Finanstilsynet s vurdering, at disse pligter også skal fremgå af bestyrelsens forretningsorden. I det vedlagte bilag 1 er nævnt eksempler på sådanne pligter for fondsmæglerselskaber.

1. 2 Deltagere i bestyrelsens møder

1.2.1 Bestyrelsen s formand skal sørge for, at bestyrelsen holder møde, når dette er nødvendigt, jf. § 74, stk. 1, i lov om finansiel virksomhed, og påser at samtlige medlemmer indkaldes. Der må ikke være uvedkommende personer til stede ved bestyrelsesmøderne, såfremt der her behandles sager, hvori indgår kundeoplysninger, som ikke lovligt kan videregives efter reglerne i § 117, stk. 1, i lov om finansiel virksomhed (tavshedsbestemmelserne).

En direktør, en ekstern revisor og den interne revisionschef har ret til at være til stede og udtale sig ved bestyrelsesmøder, medmindre bestyrelsen i den enkelte sag træffer anden bestemmelse.

I det omfang bestyrelsen beslutter det, kan ansatte deltage i bestyrelsesmøder.

Bestemmelsen er ikke til hinder for, at f.eks. fondsmæglerselskabets advokat lejlighedsvis deltager i behandling af emner på møderne, når der er behov for det.

Formanden for et evt. repræsentantskab eller andre personer ansat i andre selskaber i koncernen, f.eks. i et koncernmoderselskab, vil ikke fast kunne deltage i bestyrelsesmøderne.

1.2.2 Den eksterne revision og den interne revisionschef skal deltage i bestyrelsesmøder, såfremt et bestyrelsesmedlem forlanger dette. Den eksterne revision og den interne revisionschef har ret til at deltage i bestyrelsesmøder under behandling af sager, der har betydning for revisionen eller for aflæggelse af regnskabet, jf. § 74, stk. 1, i lov om finansiel virksomhed.

1.2.3 Bestyrelsesmedlemmer kan ikke give andre fuldmagt til at møde til bestyrelsesmøder i deres sted. Derimod kan selskabets generalforsamling vælge suppleanter, som Finanstilsynet skal vurdere med hensyn til egnethed og hæderlighed, jf. lov om finansiel virksomhed § 64.

1.2.4 Det er Finanstilsynet s vurdering, at aktionærer, der ikke er medlemmer af bestyrelsen, ikke må deltage i bestyrelsesmøder på lige fod med bestyrelsesmedlemmerne, fordi der kan være tale om overtrædelse af bestyrelsesmedlemmernes tavshedspligt, idet tavshedsreglerne også gælder i forhold til aktionærerne. Hertil kommer, at aktionærers faste deltagelse i bestyrelsesmøderne vil skabe usikkerhed om ledelsesforholdene i selskabet og om ansvarsfordelingen.

1. 3 Bestyrelsens forhandlinger og forhandlingsprotokol

1.3.1 Bestyrelsen kan ikke træffe beslutning uden, at så vidt muligt samtlige bestyrelsesmedlemmer har haft mulighed for at deltage i sagens behandling, jf. § 57, stk. 1, 2. pkt., i aktieselskabsloven.

1.3.2 Bestyrelsen kan derfor ikke lovligt delegere sin beslutningskompetence f.eks. til et forretningsudvalg. Undtaget herfra er behandling af standardiserede sager, som i henhold til vedtægter eller andet skal behandles af bestyrelsen. Sådanne sager kan henlægges til behandling og afgørelse i et udvalg under bestyrelsen, hvis der på forhånd af den samlede bestyrelse er fastlagt retningslinjer for sagernes behandling. Disse retningslinjer samt udvalgets behandling af de pågældende sager skal løbende evalueres af den samlede bestyrelse. Det bemærkes, at bestyrelsens ansvar for sagernes behandling ikke kan delegeres.

1.3.3 I nogle selskaber kan ovennævnte regler være suppleret med yderligere vedtægtsmæssige krav til gyldigheden af bestyrelsesbeslutninger. Overholdelse af disse yderligere krav skal iagttages og skal i fornødent omfang dokumenteres.

1.3.4 Beslutninger skal som udgangspunkt træffes på bestyrelsesmøderne. Bestyrelsesmøder kan også afholdes ved anvendelse af elektroniske medier (elektronisk bestyrelsesmøde), og efter forudgående bestyrelsesbeslutning kan visse nærmere afgrænsede bestyrelsesanliggender behandles skriftligt ( skriftlige bestyrelsesmøder ), jf. § 56, stk. 3 og 4, i aktieselskabsloven.

I det omfang en bestyrelsesbeslutning træffes, uden at bestyrelsen er samlet, kræves som minimum en egentlig tilkendegivelse fra de enkelte bestyrelsesmedlemmer, der skal protokolleres. En undladelse af at reagere på fremsendt materiale er ikke tilstrækkelig. En beslutning kan i lighed med andre bestyrelsesbeslutninger træffes, når mere end halvdelen af bestyrelsen er for dette.

1.3.5 Hvis beslutninger træffes ved elektroniske bestyrelsesmøder eller ved skriftlig behandling (skriftlige bestyrelsesmøder), skal det fremgå af protokollen, og forhandlingsprotokollen skal på samme måde som ved fysiske bestyrelsesmøder indeholde en beskrivelse af de på møderne førte drøftelser.

1.3.5.1 Betingelserne for afholdelse af elektroniske bestyrelsesmøder

Bestyrelsen skal nøje overveje, hvilke anliggender der egner sig til behandling på et elektronisk bestyrelsesmøde. Det vil primært være rutineprægede sager eller presserende sager, som ikke kræver ny principiel stillingtagen fra bestyrelsen.

Bestyrelsens beslutninger om, hvilke emner der egner sig til elektronisk behandling, skal fremgå af bestyrelsesprotokollen.

Det skal være foreneligt med udførelsen af bestyrelsens hverv. Det vil blandt andet sige, at det ikke må være ensbetydende med, at bestyrelsen ikke får den fornødne indsigt i selskabets forhold, som personligt fremmøde og drøftelser giver.

Samtlige deltagere skal være elektronisk til stede samtidig.

Ethvert bestyrelsesmedlem eller en direktør har til enhver tid mulighed for at kræve, at et bestyrelsesmøde afholdes ved fysisk fremmøde.

Finanstilsynet fortolker elektroniske bestyrelsesmøder som bestyrelsesmøder, der foregår ved anvendelse af elektroniske medier uden, at bestyrelsesmedlemmerne er fysisk tilstede, f.eks. via telefon, internet, eller andet medie med tilsvarende funktionalitet. Hvis flertallet af bestyrelsesmedlemmerne er fysisk tilstede, er der således ikke tale om et elektronisk bestyrelsesmøde.

1.3.5.2 Betingelserne for afholdelse af skriftlig behandling af bestyrelsesanliggender (skriftlige bestyrelsesmøder), herunder skriftlige bevillingsprocedurer

Bestyrelsen skal på forhånd have besluttet, hvilke typer af emner som anses for egnede til skriftlig behandling, og dette skal fremgå af protokollen.

Det skal være sager af standardmæssig karakter herunder presserende sager, hvor der ikke skal tages stilling til væsentlige eller usædvanlige forhold, og hvor en fælles drøftelse ikke er påkrævet.

Der skal være angivet et tidspunkt for sagens afslutning, så sagen ikke trækker unødigt ud.

Ethvert bestyrelsesmedlem eller en direktør har til enhver tid mulighed for at kræve, at et bestyrelsesmøde afholdes ved fysisk fremmøde.

Hvad angår bestyrelsens beslutningsdygtighed henvises til § 57 i aktieselskabsloven. Bestyrelsen skal generelt sikre en hensigtsmæssig tilrettelæggelse af bestyrelsens opgavevaretagelse.

1.3.6 Bestyrelsen s pligt til at føre tilsyn med direktionen kan ikke udøves på skriftlige bestyrelsesmøder. Bestyrelsen s tilsynspligt er i øvrigt løbende og ikke blot noget, som sker på bestyrelsesmøderne.

1.3.7 Der skal over forhandlingerne i bestyrelsen føres en forhandlingsprotokol, der underskrives af samtlige tilstedeværende medlemmer, jf. § 74, stk. 3, i lov om finansiel virksomhed. Forhandlingsprotokollen skal indeholde en beskrivelse af de på møderne førte drøftelser.

1.3.8 Beslutninger, der træffes, uden at direktionen eller ansatte i selskabet er til stede ("lukkede møder"), skal ligeledes protokolleres.

1.3.9 Det skal tydeligt fremgå af protokollen, hvilke medlemmer der har været til stede på et møde, og hvilke medlemmer der ikke har været til stede. Bestyrelsesmedlemmer, der ikke deltager i et bestyrelsesmøde, har pligt til efterfølgende at orientere sig om, hvad der er drøftet på mødet. Efterfølgende orientering kan fremgå f.eks. ved, at medlemmet skriver "set", samt dato og signatur i protokollen.

Såfremt bestyrelsen ønsker, at andre f.eks. en advokat, en konsulent eller en anden person skal deltage under et eller flere punkter i dagsordenen, skal det protokolleres under hvilke punkter, den pågældende deltog.

1.3.10 Protokollen skal indrettes således, at risikoen for efterfølgende tilføjelser, rettelser eller udeladelser er mindst mulig. Hvis protokollen føres som et løsbladssystem, kan dette ske ved, at hver side påføres initialer af formanden eller et andet medlem af bestyrelsen.

1.3.11 Hver side i forhandlingsprotokollen skal være fortløbende nummereret.

1.4 Bestyrelsens arbejdsopgaver

1.4.1. Generelt

1.4.1.1 Bestyrelsen forestår sammen med direktionen ledelsen af fondsmæglerselskabet, hvorfor de overordnede beslutninger skal træffes af bestyrelsen på bestyrelsesmøderne. Bestyrelsen skal varetage selskabets væsentligste forhold, herunder tage stilling til selskabets drift og strategi. Bestyrelsen skal sikre, at de overordnede ledelsesopgaver opnår tilstrækkelig opmærksomhed. Bestyrelsen og direktionen skal sikre, at selskabets administration på alle områder er betryggende.

Endvidere skal bestyrelsen være opmærksom på § 43, stk. 1, i lov om finansiel virksomhed, hvorefter fondsmæglerselskaber og finansielle holdingvirksomheder skal drives i overensstemmelse med redelig forretningsskik og god praksis og bekendtgørelse om god skik for finansielle virksomheder samt § 72 i lov om finansiel virksomhed, som indeholder særlige regler for finansielle virksomheder, der har tilladelse til at drive virksomhed som værdipapirhandler. Et fondsmæglerselskab er en værdipapirhandler, jf. § 9, stk. 2, i lov om finansiel virksomhed, selv om selskabet ikke udfører transaktioner for kunderne.

Bestyrelsen og direktionen skal sørge for, at fondsmæglerselskabets virksomhed er i overensstemmelse med lov om finansiel virksomhed, lov om værdipapirhandel m.v., aktieselskabsloven og lov om foranstaltninger mod hvidvaskning af penge m.v. og selskabets tilladelse.

1.4.1.2 I det omfang bestyrelsen beslutter at henlægge dele af virksomhedens væsentlige aktivitetsområder, såsom formueforvaltning, regnskabsfunktion, it-opgaver mv. til eksterne leverandører (outsourcing), skal bestyrelsen sikre, at der er retningslinier for varetagelse af opgaven. Retningslinierne skal sikre, at opgavevaretagelsen foregår betryggende - også i denne situation, hvor selskabets ledelse ikke har det daglige overblik over, hvorledes opgavevaretagelsen udføres.

Outsourcing af væsentlige aktivitetsområder skal besluttes af bestyrelsen. Outsourcing omfatter også tilfælde, hvor en eller flere virksomheder i en koncern varetager aktivitetsområder for andre virksomheder i koncernen.

Der skal ske løbende rapporteringen til bestyrelsen, så det kan kontrolleres, at retningslinjerne følges, ligesom bestyrelsen løbende skal vurdere, om opgaveløsninger er tilfredsstillende. Det bemærkes, at bestyrelsens ansvar for opgavernes løsning ikke kan outsources. For så vidt angår porteføljepleje henvises til punkterne 1.4.1.5, 1.4.1.6, 3.1.3 og 3.2.5.

1.4.1.3 Bestyrelsen skal foretage en årlig gennemgang af værdiansættelsen af større aktiver og andre risici, herunder større engagementer, jf. aktieselskabslovens § 54, stk. 3, 2. pkt., Det skal fremgå af protokollen, at gennemgangen er foretaget, og hvad der er gennemgået.

1.4.1.4 Bestyrelsesmedlemmerne er pligtige til at rette henvendelse til Finanstilsynet, hvis de formoder, at selskabet ikke opfylder solvenskravet, minimumskapitalkravet eller solvensbehovet, jf. § 75, stk. 3, i lov om finansiel virksomhed.

Endvidere skal fondsmæglerselskabet i henhold til § 75, stk. 1, i lov om finansiel virksomhed straks meddele Finanstilsynet oplysninger om forhold, der er af afgørende betydning for fondsmæglerselskabets fortsatte virksomhed. En tilsvarende pligt gælder i henhold til stk. 2, for det enkelte medlem af bestyrelsen og en direktør. Endvidere er der en tilsvarende pligt for revisorerne, jf. § 200.

1.4.2 Engagementer med ejere

Et fondsmæglerselskab må ikke, jf. § 182, stk. 2, i lov om finansiel virksomhed, uden Finanstilsynet s godkendelse indgå et engagement med virksomheder eller personer, som gennem aktiebesiddelse eller på anden måde direkte eller indirekte har en afgørende indflydelse på fondsmæglerselskabets dispositioner, eller som er domineret af virksomheder eller personer med en sådan indflydelse.

Ved engagementer skal her forstås engagementer i henhold til vejledning i bekendtgørelse om opgørelse og indberetning af store engagementer for fondsmæglerselskaber. Sådanne engagementer omfatter også tilgodehavender og mellemværender. Fondsmæglerselskaber må ikke yde kredit eller lån i almindelig forstand, men et fondsmæglerselskab, der har tilladelse til at handle for egen regning kan gennemføre transaktioner for en kunde uden at modtage betaling før leveringen.

1.4.3 Koncerninterne engagementer.

1.4.3.1 Der skal fastsættes generelle retningslinjer og udarbejdes forretningsgange for koncerninterne transaktioner inden for rammerne af § 181 i lov om finansiel virksomhed, jf. §§ 5 og 6 i Finanstilsynet s bekendtgørelse nr. 904 af 01/09/2004 om koncerninterne transaktioner.

1.4.3.2 I henhold til § 182, stk. 1 i lov om finansiel virksomhed må en finansiel virksomhed ikke uden tilladelse fra Finanstilsynet have engagementer med andre virksomheder inden for samme koncern bortset fra engagementer med dattervirksomheder. Finanstilsynet har udstedt vejledning nr. 9084 af 20/02/2004, vejledning om praksis for tilladelse af koncerninterne engagementer.

Koncerninterne engagementer skal bevilges i henhold til retningslinjerne om koncerninterne transaktioner, jf. pkt. 1.4.3.1.

Ligeledes skal bestyrelsen påse, at selskabet ikke har engagementer med virksomheder eller personer som direkte eller indirekte har en afgørende indflydelse på den finansielle virksomhed uden Finanstilsynet s godkendelse, jfr. § 182, stk. 2.

1.4.4 Engagementer med direktionen og bestyrelsesmedlemmer

1.4.4.1 Det følger af § 78, stk. 1, i lov om finansiel virksomhed, at der ikke uden bestyrelsens samtykke må indgås engagementer med bestyrelsesmedlemmer og direktører i finansielle virksomheder samt med selskaber, hvor de nævnte personer er direktører eller bestyrelsesmedlemmer. Dette gælder ligeledes for direktørers nærtstående og selskaber, hvori disse er direktører, jf. § 78, stk. 4, i lov om finansiel virksomhed. Samtykket skal være forudgående. Dette medfører bl.a., at der ikke må forekomme ubevilgede overtræk på engagementer med disse.

1.4.4.2 § 78, stk. 1 og 4, i lov om finansiel virksomhed, sammenholdt med bestemmelserne i § 58 i aktieselskabsloven medfører, at bestyrelsesmedlemmer og direktører skal forlade lokalet, når deres egne eller relaterede engagementer behandles i bestyrelsen. Det skal udtrykkeligt anføres i protokollen, når der behandles emner omfattet af § 78, stk. 1 og 4, i lov om finansiel virksomhed, ligesom det skal anføres, at de pågældende personer ikke har været til stede under sagens behandling.

1.4.4.3 Bestemmelsen er ikke til hinder for, at et bestyrelsesmedlem eller en direktør, der tillige deltager i ledelse af et moderselskab, der ejer hele kapitalen i fondsmæglerselskabet, eller i et 100 %-ejet søster- eller datterselskab, deltager i behandlingen af spørgsmål om engagementer med dette selskab. Dette gælder dog kun, hvis bestyrelsen ikke er beslutningsdygtig, såfremt disse medlemmer ikke deltager.

1.4.4.4 Engagementer med bestyrelsesmedlemmer og direktionen skal bevilges i henhold til selskabets sædvanlige forretningsbetingelser og på markedsbaserede vilkår, jf. § 78, stk. 2, i lov om finansiel virksomhed. Medarbejdervalgte bestyrelsesmedlemmer kan dog bevilges engagementer på samme vilkår som medarbejderne i det pågældende selskab.

1.4.5 Spekulationsforbud m.v.

I henhold til § 77 i lov om finansiel virksomhed må personer ansat af bestyrelsen i en finansiel virksomhed og ansatte, for hvilke der er væsentlig risiko for konflikter mellem egne og den finansielle virksomheds interesser, ikke for egen regning eller gennem selskaber de kontrollerer

optage lån eller trække på allerede bevilgede kreditter til køb af værdipapirer, når de købte værdipapirer stilles til sikkerhed for lånet eller kreditten

erhverve, udstede eller handle med afledte finansielle instrumenter, medmindre formålet er risikoafdækning,

erhverve kapitalandele, bortset fra andele i investeringsforeninger og specialforeninger m.v., med henblik på salg af disse tidligere end 6 måneder efter erhvervelsen eller,

erhverve positioner i fremmed valuta, bortset fra euro, når positionstagning sker med henblik på andet end betaling for køb af værdipapirer, varer eller tjenesteydelser eller køb eller drift af fast ejendom eller til brug for rejser.

Bestyrelsen skal tage stilling til hvilke medarbejdere der er omfattet af forbuddet, og udarbejde retningslinjer for kontrol med overholdelse af forbudet.

1.4.6 Nye aktionærer, bestyrelsesmedlemmer, direktører og revisorer

Bestyrelsen skal være opmærksom på, at Finanstilsynet på forhånd skal underrettes om og godkende nye direkte og indirekte aktionærer, der påtænker at erhverve en kvalificeret andel jf. § 61, stk. 1, i lov om finansiel virksomhed. I medfør af stk. 7 skal fondsmæglerselskabet straks give Finanstilsynet meddelelse, når selskabet får kendskab til erhvervelse eller afhændelse af kvalificerede andele i selskabet.

Nye bestyrelsesmedlemmer i fondsmæglerselskabet, direktører og revisorer skal anmeldes til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen i medfør af aktieselskabslovens § 156, stk. 2. Anmeldelsen skal være modtaget i Erhvervs- og Selskabsstyrelsen senest 2 uger efter, at beslutningen er truffet. Styrelsen giver Finanstilsynet meddelelse om ændringen, hvorefter Finanstilsynet udsender skemaer til brug for vurdering af det nye bestyrelses- eller direktionsmedlem, hvis fondsmæglerselskabet ikke har indsendt skemaerne på egen hånd.

1.4.7 Nye forretningsområder - tilladelse

Bestyrelsen og direktionen skal være opmærksom på, om selskabet inden etablering af nye forretningsområder skal ansøge Finanstilsynet om udvidelse af tilladelsen.

1.4.8 Tilladelse til direktionens eventuelle hverv

Bestyrelsen skal være opmærksom på, at personer ansat af bestyrelsen i henhold til § 80, stk. 1, i lov om finansiel virksomhed ikke må eje eller drive selvstændig erhvervsvirksomhed eller som bestyrelsesmedlem, funktionær eller på anden måde deltage i driften af anden erhvervsvirksomhed end fondsmæglerselskabet.

Bestyrelsen kan dog give tilladelse hertil, cfr. dog § 199, stk. 9 og 10. Såfremt der ikke gives tilladelse skal virksomheden afvikles eller sælges.

Det følger af § 80, stk. 4, at den i § 80, stk. 1 og 2, nævnte virksomhed kun kan bestrides, såfremt den finansielle virksomhed eller virksomheder, der indgår i koncern eller administrationsfællesskab med den finansielle virksomhed, ikke har eller indgår engagementer med den pågældende virksomhed eller virksomheder, der er koncernforbundet hermed. Engagementer i form af kapitalandele samt engagementer med erhvervsvirksomheder, der indgår i koncern med den finansielle virksomhed er undtaget fra forbuddet.

1.4.9 Retningslinjer for videregivelse af oplysninger

Fondsmæglerselskabet skal i medfør af § 122 i lov om finansiel virksomhed udarbejde retningslinjer for, i hvilket omfang oplysninger videregives fra virksomheden. Retningslinjerne skal være offentligt tilgængelige, f.eks. på selskabets hjemmeside.