Vejledning for firmapensionskasser i henhold til § 21 a, stk. 1, nr. 1 3 og 5, i lov om tilsyn med firmapensionskasser.

Bilag

Bilag

§ 56, stk. 7 i aktieselskabsloven.

Stk. 7. Bestyrelsen skal ved en forretningsorden træffe nærmere bestemmelser om udførelsen af sit hverv. I selskaber, som har kapitalandele optaget til notering på en fondsbørs, jf. § 7, stk. 1, nr. 1, i lov om værdipapirhandel m.v. og i statslige aktieselskaber, skal forretningsordenen i det mindste indeholde bestemmelser, der

1) fastlægger bestyrelsens konstitution og beslutningsdygtighed, samt med hvilket interval der skal afholdes møder,

2) fastlægger retningslinjer for arbejdsdelingen, herunder forretningsgange, bemyndigelser og instrukser, mellem bestyrelsen og direktionen eller andre etablerede organer,

3) fastlægger, hvorledes bestyrelsen fører tilsyn med direktionens ledelse af selskabets virksomhed og med datterselskaber,

4) fastlægger retningslinjer for oprettelse og føring af bøger, fortegnelser og protokoller efter denne lov,

5) pålægger bestyrelsen at tage stilling til selskabets organisation såsom regnskabsfunktion, intern kontrol, edb-organisation og budgettering,

6) pålægger bestyrelsen at skaffe sig de oplysninger, der er nødvendige til opfyldelse af dens opgaver,

7) pålægger bestyrelsen at følge op på planer, budgetter og lignende samt tage stilling til rapporter om selskabets likviditet, ordrebeholdning, væsentlige dispositioner, overordnede forsikringsforhold, finansieringsforhold, pengestrømme og særlige risici,

8) pålægger bestyrelsen at tage stilling til indholdet af revisionsprotokollen forud for dennes underskrivelse,

9) pålægger bestyrelsen at gennemgå selskabets perioderegnskaber og lignende i løbet af hvert regnskabsår og herunder vurdere budgettet og afvigelser herfra samt

10) pålægger bestyrelsen at sikre tilstedeværelsen af det nødvendige grundlag for revision, herunder tage stilling til, om der er behov for intern revision.

Vejledning for firmapensionskasser i henhold til § 21 a, stk. 1, nr. 1 – 3 og 5, i lov om tilsyn med firmapensionskasser.

Indledning

Vejledningen er Finanstilsynets fortolkning af § 21 a, stk. 1, nr. 1 – 3 og 5, i lov om tilsyn med firmapensionskasser, § 24 i lov om tilsyn med firmapensionskasser og de øvrige bestemmelser, der er nævnt i vejledningen, og kan således betragtes som en sammenskrivning af tilsynets praksis på de områder, som vejledningen omfatter. Vejledningen vedrører alene pensionskassers forhold.

Vejledningens formuleringer lever op til "Supervisory Standards on derivatives" (oktober 1998) og "Supervisory Standards on Asset Management by Insurance Companies" (december 1999) udarbejdet af International Association of Insurance Supervisors.

Hvis det, f.eks. ved en undersøgelse, konstateres, at vejledningen ikke efterleves af pensionskasserne, må det forventes, at tilsynet med henvisning til loven vil påtale forholdet. Hvis der er sket en overtrædelse af strafbelagte bestemmelser, vil der i grove eller gentagne tilfælde ske politianmeldelse.

En del af vejledningens punkter indeholder eksempler på, hvorledes det omhandlede problem kan løses. Hvis en pensionskasse kan dokumentere, at problemet er løst på anden vis, vil der ikke være tale om en overtrædelse af § 21 a i lov om tilsyn med firmapensionskasser.

Vejledningen indeholder de krav, Finanstilsynet som minimum stiller til pensionskasserne i henhold til § 21 a, stk. 1, nr. 1 – 3 og 5, og § 24 i lov om tilsyn med firmapensionskasser. Vejledningen gælder for alle firmapensionskasser, men enkelte af punkterne er ikke nødvendigvis relevante for alle pensionskasser. De krav, den enkelte pensionskasse skal leve op til, skal afspejle pensionskassens risikoforhold og kapitalstyrke.

Det skal i denne forbindelse generelt bemærkes, at tilsynet fortolker lovens bestemmelser i overensstemmelse med principperne i §§ 54, 56 og 57 i aktieselskabsloven.

Der gælder det særlige for firmapensionskasser, at det i kassens vedtægter kan bestemmes, at der kan eller skal ansættes en direktør (forretningsfører). Har pensionskassen ingen direktør, udføres de hverv, der ved loven er henlagt til direktøren, af bestyrelsen. Punkterne i vejledningen skal læses i den sammenhæng.

GENERELT VEDRØRENDE ORGANISATION, FORRETNINGSGANGE OG INTERN KONTROL

Det følger af § 24 i lov om tilsyn med firmapensionskasser, at bestyrelsen for en firmapensionskasse skal forestå ledelsen af pensionskassen og skal sørge for en forsvarlig organisation og administration af pensionskassen.

Det følger endvidere af § 21 a, stk. 1, nr. 1 – 3 og 5, i lov om tilsyn med firmapensionskasser, at pensionskassen skal have

1) en god administrativ og regnskabsmæssig praksis,

2) skriftlige forretningsgange på alle de væsentlige aktivitetsområder samt

3) fyldestgørende interne kontrolprocedurer.

Det følger ligeledes af principperne i § 54, stk. 1, 2. pkt., i aktieselskabsloven, at bestyrelsen skal sørge for en forsvarlig organisation af pensionskassen.

Forretningsgangene kan medvirke til

- At sikre, at de af ledelsen vedtagne retningslinjer kommer til medarbejdernes kundskab

- At bidrage til at give medarbejderne et godt beslutningsgrundlag

- At bidrage til ensartet sagsbehandling i ensartede tilfælde

- At bidrage til en rationel og koordineret udførelse af arbejdet gennem reduktion af muligheder for misforståelser

- At støtte indførelsen af nye regler

- At give en sikker og hurtig indførelse af nye medarbejdere i arbejdet

Der stilles følgende overordnede krav til forretningsgangene

- De skal være ajourførte

- De skal være letlæselige

- De skal beskrive de faktiske forhold

- De må ikke efterlade tvivl om, hvem der har ansvaret for den enkelte opgave

- Det skal kunne konstateres, hvem der har udført den enkelte opgave

- De skal indeholde kontrolelementer.

Behovet for udarbejdelse af skriftlige forretningsgange vil variere fra pensionskasse til pensionskasse. De fleste pensionskasser vil dog som minimum skulle udarbejde skriftlige forretningsgange på følgende områder

- Pensionskassevirksomhed

- Investeringer

Forretningsgangene og de interne kontroller skal sikre, at der er tilstrækkelig personadskillelse (funktionsadskillelse ) , samt at pensionskassen ikke gøres for afhængig af enkelte nøglepersoner.

Såfremt der ikke kan tilvejebringes en fuldstændig funktionsadskillelse, skal der tages højde herfor ved udarbejdelse af retningslinjer og forretningsgange samt ved tilrettelæggelsen af den interne kontrol.

Medarbejdere, der skal udføre kontroller, skal have et så stort kendskab til området, at de kan foretage en relevant kontrol.

I. BESTYRELSENS ARBEJDE M.V.

1.1. Bestyrelsens forretningsorden

1.1.1

Bestyrelsen kan ved en forretningsorden træffe nærmere bestemmelser om udførelsen af sit hverv, jf. principperne i § 56, stk. 7, i aktieselskabsloven.

1.1.2

Der er ikke et generelt lovkrav til indholdet af denne forretningsorden. I henhold til principperne i § 56, stk. 7, i aktieselskabsloven fastlægges dog minimumskrav til forretningsordenen i børsnoterede selskaber. Indholdet af § 56, stk. 7, i aktieselskabsloven fremgår af vedlagte bilag.

1.1.3

Ét medlem af bestyrelsen, direktionen, den eksterne revision, den interne revisionschef samt den ansvarshavende aktuar kan forlange bestyrelsen indkaldt, jf. § 27, stk. 1, i lov om tilsyn med firmapensionskasser. Forretningsordenen må derfor ikke indeholde bestemmelser om, at der skal flere af de nævnte personer til at indkalde bestyrelsen.

1.1.4

Forretningsordenen skal underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer. Dette medfører, at nytilkomne bestyrelsesmedlemmer ved deres underskrift skal kvittere for modtagelsen af den gældende forretningsorden. Herved sikres, at samtlige bestyrelsesmedlemmer har kendskab til forretningsordenen.

1.2. Deltagere i bestyrelsens møder

1.2.1

Den eksterne revision og den interne revisionschef har ret til at deltage i bestyrelsesmøder under behandling af sager, der har betydning for revisionen eller for aflæggelse af regnskabet, jf. § 27, stk. 1, 3. pkt..

1.3. Bestyrelsens forhandlinger og forhandlingsprotokol

1.3.1

Bestyrelsen kan ikke træffe beslutning uden, at så vidt muligt samtlige bestyrelsesmedlemmer har haft mulighed for at deltage i sagens behandling, jf. § 28, stk. 1, i lov om tilsyn med firmapensionskasser.

1.3.2

Bestyrelsens formand skal sørge for, at bestyrelsen holder møde, når dette er nødvendigt, jf. § 27, stk. 1, i lov om tilsyn med firmapensionskasser.

1.3.3

Bestyrelsen kan derfor ikke lovligt delegere sin beslutningskompetence f.eks. til et forretningsudvalg. Undtaget herfra er behandling af standardiserede sager, som i henhold til vedtægter eller andet skal behandles af bestyrelsen. Sådanne sager kan henlægges til behandling og afgørelse i et udvalg under bestyrelsen, hvis der på forhånd af den samlede bestyrelse er fastlagt retningslinjer for sagernes behandling. Disse retningslinjer samt udvalgets behandling af de pågældende sager skal løbende evalueres af den samlede bestyrelse. Det bemærkes, at bestyrelsens ansvar for sagernes behandling ikke kan delegeres.

1.3.4

I nogle pensionskasser kan disse regler være suppleret af yderligere vedtægtsmæssige krav til gyldigheden af bestyrelsesbeslutninger. Overholdelsen af disse yderligere krav skal iagttages og skal i fornødent omfang dokumenteres.

1.3.5

Beslutninger skal som udgangspunkt træffes på bestyrelsesmøderne. Bestyrelsesmøder kan også afholdes ved anvendelse af elektroniske medier (elektronisk bestyrelsesmøde), og efter forudgående bestyrelsesbeslutning kan visse nærmere afgrænsede bestyrelsesanliggender behandles skriftligt (skriftlige bestyrelsesmøder), jf. principperne i § 56, stk. 3 og 4, i aktieselskabsloven.

1.3.6

I det omfang en bestyrelsesbeslutning træffes, uden at bestyrelsen er samlet, kræves som minimum en egentlig tilkendegivelse fra de enkelte bestyrelsesmedlemmer, der skal protokolleres. En undladelse af at reagere på fremsendt materiale er ikke tilstrækkelig. En beslutning kan i lighed med andre bestyrelsesbeslutninger træffes, når mere end halvdelen af bestyrelsen er for dette.

1.3.7.

Hvis beslutninger træffes ved elektroniske bestyrelsesmøder eller ved skriftlig behandling(skriftlige bestyrelsesmøder), skal det fremgå af protokollen, og forhandlingsprotokollen skal på samme måde som ved fysiske bestyrelsesmøder indeholde en beskrivelse af de på møderne førte drøftelser.

1.3.7.1

Betingelserne for afholdelse af elektroniske bestyrelsesmøder

Bestyrelsen skal nøje overveje, hvilke anliggender der egner sig til behandling på et elektronisk bestyrelsesmøde. Det vil primært være rutineprægede sager eller presserende sager, som ikke kræver en ny principiel stillingtagen fra bestyrelsen.

Bestyrelsens beslutninger om, hvilke emner der egner sig til elektronisk behandling skal fremgå af bestyrelsesprotokollen.

Det skal være foreneligt med udførelsen af bestyrelsens hverv. Det vil blandt andet sige, at det ikke må være ensbetydende med, at bestyrelsen ikke får den fornødne indsigt i virksomhedens forhold, som personligt fremmøde og drøftelser giver.

Samtlige deltagere skal være elektronisk til stede samtidig.

Ethvert bestyrelsesmedlem eller en direktør har til enhver tid mulighed for at kræve, at et bestyrelsesmøde afholdes ved fysisk fremmøde.

Finanstilsynet fortolker elektroniske bestyrelsesmøder som bestyrelsesmøder, der foregår ved anvendelsen af elektroniske medier uden, at bestyrelsesmedlemmerne er fysisk tilstede, f.eks. via telefon, internet, eller andet medie med tilsvarende funktionalitet. Hvis flertallet af bestyrelsesmedlemmerne er fysisk tilstede, er der således ikke tale om et elektronisk bestyrelsesmøde.

1.3.7.2

Betingelserne for afholdelse af skriftlig behandling af bestyrelsesanliggender (skriftlige bestyrelsesmøder)

Bestyrelsen skal på forhånd have besluttet, hvilke typer af emner som anses for egnede til skriftlig behandling, og dette skal fremgå af protokollen.

Det skal være sager af standardmæssig karakter eller presserende sager, hvor der ikke skal tages stilling til væsentlige eller usædvanlige forhold, og hvor en fælles drøftelse ikke er påkrævet.

Der skal være angivet et tidspunkt for sagens afslutning, så sagen ikke trækker unødigt ud.

Ethvert bestyrelsesmedlem eller en direktør har til enhver tid mulighed for at kræve, at et bestyrelsesmøde afholdes ved fysisk fremmøde.

Hvad angår bestyrelsens beslutningsdygtighed henvises til principperne i § 57 i aktieselskabsloven. Bestyrelsen skal generelt sikre en hensigtsmæssig tilrettelæggelse af bestyrelsens opgavevaretagelse.

1.3.7.3

Bestyrelsens pligt til at føre tilsyn med direktionen kan ikke udøves på skriftlige bestyrelsesmøder. Bestyrelsens tilsynspligt er i øvrigt løbende og ikke blot noget, som sker på bestyrelsesmøderne.

1.3.8.

Der skal over forhandlingerne i bestyrelsen føres en forhandlingsprotokol, der underskrives af samtlige tilstedeværende medlemmer, jf. § 27, stk. 2, i lov om tilsyn med firmapensionskasser. Forhandlingsprotokollen skal indeholde en beskrivelse af de på møderne førte drøftelser.

1.3.9

På tilsvarende måde skal beslutninger, der træffes, uden at direktionen eller ansatte i pensionskassen er til stede ("lukkede møder"), protokolleres.

1.3.10

Det skal tydeligt fremgå af protokollen, hvilke medlemmer der har været til stede på et møde, og hvilke medlemmer, der ikke har været til stede.

1.3.11

Protokollen skal underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer. Underskrives protokollen af medlemmer, der ikke har været til stede på et møde, skal det udtrykkeligt fremgå, at det pågældende medlem alene har læst protokollen for mødet .

1.3.12

Protokollen skal indrettes således, at risikoen for efterfølgende tilføjelser, rettelser eller udeladelser er mindst mulig. Hvis protokollen føres som et løsbladssystem, kan dette ske ved, at hver side påføres initialer af formanden eller et andet medlem af bestyrelsen.

1.3.13

Hver side i forhandlingsprotokollen skal være fortløbende nummereret.

1.4 Bestyrelsens arbejdsopgaver

1.4.1 Generelt

1.4.1.1

Bestyrelsen forestår sammen med direktionen ledelsen af pensionskassen. Bestyrelsen skal varetage pensionskassens væsentligste forhold, jf. også principperne i § 54 i aktieselskabsloven. Dette skal der tages hensyn til ved fastsættelse af grænserne i retningslinjerne i henhold til § 24 i lov om tilsyn med firmapensionskasser. Bestyrelsen skal sikre, at de overordnede ledelsesopgaver opnår tilstrækkelig opmærksomhed. Bestyrelsen og direktionen skal sikre, at pensionskassens administration på alle områder er betryggende.

1.4.1.2

I det omfang bestyrelsen beslutter at henlægge dele af pensionskassens væsentlige aktivitetsområder, såsom formueforvaltning, regnskabsfunktion, it-opgaver mv. til eksterne leverandører (outsourcing), skal bestyrelsen sikre, at der er retningslinjer for varetagelse af opgaven. Retningslinjerne skal sikre, at opgavevaretagelsen foregår betryggende - også i denne situation, hvor pensionskassens ledelse ikke har det daglige overblik over, hvorledes opgavevaretagelsen udføres.

Outsourcing af væsentlige aktivitetsområder skal besluttes af bestyrelsen. Outsourcing omfatter også tilfælde, hvor en eller flere virksomheder i en koncern varetager aktivitetsområder for andre virksomheder i koncernen.

Der skal ske løbende rapporteringen til bestyrelsen, så det kan kontrolleres, at retningslinjerne følges, ligesom bestyrelsen løbende skal vurdere, om opgaveløsninger er tilfredsstillende. Det bemærkes, at bestyrelsens ansvar for opgavernes løsning ikke kan outsources. For så vidt angår porteføljepleje henvises til punkterne 1.4.1.5, 1.4.1.6, 3.1.3 og 3.2.5.

1.4.1.3

Bestyrelsen skal foretage en årlig gennemgang af principperne for værdiansættelsen af aktiver, jf. principperne i § 54, stk. 3, 2. pkt., i aktieselskabsloven og af pensionsforretningens risiko med henblik på vurdering af behovet for ændrede retningslinjer for risikopåtagelse, tilpasning af bidrag eller hensættelsesprincipper. Det skal fremgå af protokollen, at gennemgangen har været foretaget, og hvad der er gennemgået.

1.4.1.4

Bestyrelsen skal foretage en årlig gennemgang af, hvorvidt reassurancedækningen er betryggende. Det skal fremgå af protokollen, at gennemgangen har været foretaget.

1.4.1.5

Såfremt aktiverne forvaltes af porteføljeforvaltere, er det bestyrelsens ansvar, at midlerne placeres inden for de af bestyrelsen udstukne retningslinjer og i overensstemmelse med lov om tilsyn med firmapensionskasser, samt at rapporteringsprocedurerne er fyldestgørende, således at rapporteringen er egnet til at sikre, at retningslinjerne og dermed lovgivningen overholdes.

1.4.1.6

Ansvaret for fastlæggelsen af de kriterier, der finder anvendelse ved antagelse og opsigelse af porteføljeforvaltere, vil ligeledes påhvile bestyrelsen.

1.4.2 Bestyrelsens retningslinjer til direktionen

1.4.2.1

Ifølge § 24, stk.1, i lov om tilsyn med firmapensionskasser, skal bestyrelsen og direktionen forestå ledelsen af pensionskassen og skal sørge for en forsvarlig organisation og administration af pensionskassen. Ifølge § 46 b, skal pensionskasserne have skriftlige investeringsprincipper. Endvidere skal arbejdsdelingen mellem bestyrelsen og direktionen fastlægges, jf. også principperne i § 54 i aktieselskabsloven.

Behovet for detaljeringsgraden vil variere fra pensionskasse til pensionskasse, men de fleste pensionskassers retningslinjer skal som minimum omfatte

· Pensionskassevirksomheden

· Reassurancedækningen

· Koncerninterne transaktioner

· Investeringer

· Registrering af aktiver

· Information og kommunikation til medlemmerne.

Bestyrelsen skal vurdere og eventuelt ajourføre de skriftlige retningslinjer årligt.

1.4.2.2

I retningslinjerne fastsættes rammer for risikopåtagelse i medlemsadministrationen. Retningslinjerne skal fastlægge, hvilke typer af pensioner der kan tegnes, optagelsesregler, bidrag og ydelser.

1.4.2.3

Der fastsættes en reassurancestrategi. Den skal angive reassurancedækningen og fastsættelse af selvbehold set i forhold til selskabets kapitalstyrke samt valg af reassurandører, herunder vurdering af kreditrisikoen på disse, den maksimale eksponering, der må placeres hos den enkelte reassurandør, samt eventuelle sikkerhedsstillelser .

1.4.2.4

Retningslinjernes grænser skal fastlægges således, at bestemmelserne om midlernes placering i kapitel 6 i lov om tilsyn med firmapensionskasser er opfyldt ved indgåelse.

1.4.2.5

I retningslinjerne skal der årligt fastsættes konkrete grænser for direktionens adgang til at placere midler i investeringsaktiver jf. §§ 46 a og 47 i lov om tilsyn med firmapensionskasser og afledte finansielle instrumenter inden for rammerne af § 46, stk. 1, i lov om tilsyn med firmapensionskasser, dvs. under hensyntagen til kapitalstyrken og forpligtelserne over for medlemmerne. I retningslinjerne skal der årligt fastsættes principper for måling af risici på aktiver og passiver i henhold til de fastsatte grænser, herunder om nogle forretninger – f.eks. med afledte finansielle instrumenter – skal medtages efter strengere principper end § 46, stk. 3 og § 47, stk. 3-7, i lov om tilsyn med firmapensionskasser samt mål og sammenligningsgrundlag til brug for vurdering af opnået afkast.

1.4.2.6

Der skal årligt fastsættes grænser for direktionens adgang til at placere midler i kapitalandele samlet og i et enkelt selskab inden for rammerne af kapitel 6 i lov om tilsyn med firmapensionskasser. Det skal af retningslinjerne fremgå, om der må tages aktiepositioner i afledte finansielle instrumenter og i givet fald hvilke. Såfremt disse tillades, skal det fremgå, hvorledes disse medregnes i grænserne.

1.4.2.7

Der skal årligt fastsættes grænser for direktionens adgang til at placere midler i obligationer inden for rammerne af kapitel 6 i lov om tilsyn med firmapensionskasser og et af bestyrelsen fastsat renterisikomål. Det skal af retningslinjerne fremgå, om der må tages rentepositioner i afledte finansielle instrumenter og i givet fald hvilke. Såfremt disse tillades, skal det fremgå, hvorledes disse medregnes i grænserne.

1.4.2.8

Der skal årligt fastsættes retningslinjer for direktionens adgang til at placere midler i kreditinstitutter og de modparter, der kan anvendes ved fondshandler (lines og limits ). Retningslinjerne skal angive grænserne for det maksimale tilgodehavende hos de anvendte kreditinstitutter og modparter. Dette kan ske ved, at bestyrelsen godkender de principper, som pensionskassen lægger til grund herfor.

1.4.2.9

Der skal årligt fastsættes retningslinjer for den samlede valutakursrisiko, som direktionen kan påføre pensionskassen, herunder direktionens mulighed for at anvende afledte instrumenter til at afdække valutarisikoen. Der kan endvidere fastsættes grænser for enkeltvalutaer eller grupper af valutaer . Retningslinjerne skal fastsættes i overensstemmelse med kongruensreglerne i § 48 lov om tilsyn med firmapensionskasser.

1.4.2.10

Der skal årligt fastsættes retningslinjer for direktionens mulighed for at anvende afledte finansielle instrumenter til dækning af risikoen på medlemsadministrationen inden for rammerne af § 5 og kapitel 6 i lov om tilsyn med firmapensionskasser. Retningslinjerne skal angive, hvorledes disse indgår i de fastsatte risikomål og grænser samt mål og sammenligningsgrundlag til vurdering af afkast.

1.4.2.11

Der skal fastsættes retningslinjer for indgåelse og ophør af – samt opfølgning på – porteføljeforvaltningsaftaler, uanset om der er tale om aftaler med koncerntilknyttede selskaber eller eksterne forvaltere.

1.4.2.12

Der skal fastsættes retningslinjer for information og kommunikation til medlemmerne, herunder i hvilken udstrækning medlemmerne skal orienteres om ændringer.

Det skal fremgå, om identiske retningslinjer også er vedtaget af bestyrelsen for datterselskaber og derfor finder anvendelse for aktiviteter i datterselskaber, der ikke udøver virksomhed med tilladelse fra Finanstilsynet .

1.4.3 Rapportering til bestyrelsen

1.4.3.1

Rapportering til bestyrelsen skal ske på alle de områder, hvor der af bestyrelsen er fastsat grænser for direktionen, eller der i lovgivningen er fastsat grænser.

1.4.3.2

Rapporteringen skal redegøre for udnyttelsen af de fastsatte rammer eller placeringsgrænser (risikomål).

1.4.3.3

Bestyrelsen skal fastsætte, hvor ofte og i hvilket omfang der ønskes rapportering.

1.4.3.4

Bestyrelsen skal fastsætte mål og sammenligningsgrundlag til brug for vurderingen af opnåede resultater, herunder afkast.

DEL 2

FIRMAPENSIONSKASSEVIRKSOMHEDEN

2.1 Organisation

2.1.1

Det skal sikres, at den del af pensionskassens organisation, der varetager medlemsadministrationen , indrettes således, at der er klart definerede ansvars- og arbejdsområder, således at udførelse af opgaver adskilles fra kontrol af samme .

2.2.1

Der skal så vidt muligt være funktionsadskillelse ved optagelse af medlemmer, skadesbehandling og ved pensionsmæssige udbetalinger.

2.2 Beføjelser og procedurer

2.2.1

Såfremt direktionen kan foretage en videredelegering af en beføjelse, som bestyrelsen har tildelt direktionen, skal der udarbejdes skriftlige retningslinjer, der er kendt af de medarbejdere, som tildeles beføjelsen. Retningslinjerne skal mindst være underskrevet/godkendt af den, der afgiver beføjelsen.

2.2.2

Der skal være retningslinjer for regelmæssig rapportering vedrørende udnyttelsen af videredelegerede dispositionsbeføjelser.

2.2.3

Det skal være muligt for de disponerende medarbejdere at konstatere, om de dispositioner, de agter at foretage, ligger inden for deres beføjelser. Dette gælder også, når flere personer er tillagt identiske beføjelser eller er fælles om én beføjelse.

2.2.4.

Der skal fastsættes retningslinjer for introduktion af nye produkter.

2.3 Forretningsgange

2.3.1

Forretningsgangene skal klart beskrive forhold af betydning for en betryggende håndtering af hver enkelt risikobehæftet aktivitet på området.

2.3.2

Der skal foreligge ajourførte forretningsgange for alle pensionskassens væsentlige risikobehæftede aktiviteter på området. Forretningsgangene kan bl.a. vedrøre

· Optagelse af medlemmer

· Procedure for anmeldelse af teknisk grundlag m.v.

· Helbredsvurdering ved optagelse af medlemmer

· Håndtering af ind- og udbetalinger

· Behandling af sager vedrørende udtrædelse og udtrædelsesgodtgørelse

· Skadesbehandling

· Anmeldelse af krav overfor reassurandører

· Kontrol af betalinger fra reassurandører

· Principper og metoder ved opgørelse af pensionsmæssige hensættelser

2.4 Interne kontroller

2.4.1

Der skal være etableret interne kontroller til sikring af, at forretningsgange efterleves.

2.4.2

Såfremt der ikke kan indføres interne kontroller med en fuldstændig funktionsmæssig adskillelse i forhold til disponerende medarbejdere, stilles der forøgede krav til pensionskassens beføjelser samt procedurer, forretningsgange, rapportering og systemanvendelse, jf. afsnit 2.2-2.3 ovenfor og 2.5-2.6 nedenfor.

2.5 Rapportering

2.5.1

Der skal udfærdiges periodiske skriftlige rapporter til bestyrelse, direktion og andre ledende medarbejdere. Rapporteringen til de pågældende skal foretages for de grænser for risikopåtagelse, som de pågældende har videredelegeret i organisationen. På området kan rapporterne eksempelvis vedrøre

· Optagelse af medlemmer

· Omfang af udtrædelser og udtrædelsesgodtgørelser

· Skadesudviklingen

· Afløbsresultat på de pensionsmæssige hensættelser

· Nødvendige ændringer i teknisk grundlag for m.v.

· Resultat af reassurancedækning.

2.5.2

Rapporteringens hyppighed skal afspejle omfanget og karakteren af de risikobehæftede aktiviteter samt modtagerens organisatoriske niveau og dermed graden af involvering i den daglige disponering.

2.6 Systemanvendelse

2.6.1

Der skal foreligge klare skriftlige brugermanualer / forretningsgange for de af pensionskassen anvendte edb-system i forbindelse med medlemsadministrationen.

2.6.2

Anvendelse af ikke-integrerede stand-alone systemer til løsning af opgaver i forbindelse med medlemsadministrationen kræver i særlig udstrækning kontrolsystemer, herunder etablering af uafhængige kontroller af data, beregninger og resultater.

DEL 3

INVESTERINGER OG INVESTERINGSBESLUTNINGER

3.1 Investeringsfunktionens opgaver

3.1.1

Det skal sikres, at organisationen på investeringsområdet indrettes således, at der er klart definerede ansvars- og arbejdsområder, således at udførelse af opgaver adskilles fra kontrollen af samme.

3.1.2

Medarbejdere, der er involveret i handel og risikotagning, må således som hovedregel ikke medvirke ved forretningernes afvikling, udførelsen af interne kontroller, opgørelse af resultater og risici samt udarbejdelse af ledelsesrapportering m.v.

3.1.3

Endvidere må disponerende enheder som udgangspunkt ikke referere til en medarbejder, som er leder med ansvar for afvikling, kontrol, resultat- og risikoopgørelser samt ledelsesrapportering.

3.1.4

I de tilfælde, hvor pensionskassens forvaltning af aktiverne helt eller delvist er overladt til porteføljeforvaltere, skal organisation og intern kontrol afspejle dette. Dette indebærer bl.a., at der altid skal være tilstrækkelige overvågningsprocedurer.

3.1.5

Det skal sikres, at der altid ved vurderingen af risici tages udgangspunkt i den samlede risiko knyttet til investeringsaktiverne, herunder til afledte finansielle instrumenter, samt sammenhængen mellem de risici, der knytter sig til aktiverne på den ene side og passiverne på den anden side, jf. § 46 i lov om tilsyn med firmapensionskasser.

3.2 Beføjelser og procedurer

3.2.1

Såfremt der foretages en videredelegering af en beføjelse fra bestyrelsen til direktionen, jf. § 24 i lov om tilsyn med firmapensionskasser, skal der udarbejdes retningslinjer til de enkelte disponerende enheder/medarbejdere eller porteføljeforvaltere .

3.2.2

Endvidere skal retningslinjerne

· Udformes skriftligt og som minimum godkendes / underskrives af den, der afgiver beføjelsen

· Indeholde kontrollerbare grænser med hensyn til risikotagning, der klart skal afgrænse den disponerende enheds/medarbejders beføjelser

· Indeholde en beskrivelse af de anvendte principper for opgørelse af risici, herunder for opgørelse af risici i forbindelse med afledte finansielle instrumenter, og

· Indeholde krav til rapportering, idet hyppigheden af rapportering skal afspejle aktiviteternes risikoprofil og omfang.

3.2.3

Det skal være muligt for de disponerende medarbejdere og porteføljeforvaltere at konstatere, om de handler, de agter at indgå, ligger inden for deres retningslinjer. Dette gælder også eventuelle kollektive retningslinjer, hvor flere medarbejdere fælles kan disponere inden for en grænse, samt når porteføljeforvaltere er fælles om en retningslinje.

3.2.4

Summen af de enkelte retningslinjer og kollektive retningslinjer, hvor flere medarbejdere sammen kan disponere, må ikke overstige den retningslinje, bestyrelsen har tildelt direktionen.

3.2.5

Anvendes porteføljeforvaltere, skal direktionen på grundlag af retningslinjer fastsat af bestyrelsen godkende de mandater, der tildeles de enkelte porteføljeforvaltere. Direktionen skal fastsætte retningslinjer for, hvilke krav der stilles til overvågning af de enkelte porteføljeforvaltere og depotsteder, samt hvilke krav der stilles til sikring af, at porteføljeforvalterne under ét overholder de samlede placeringsrammer .

3.3 Forretningsgange

3.3.1

Forretningsgangene skal klart beskrive forhold af betydning for en betryggende håndtering af hver enkelt investeringsrisikobehæftet aktivitet.

3.3.2

Der skal foreligge ajourførte skriftlige forretningsgange for alle pensionskassens væsentlige investeringsrisikobehæftede aktiviteter, herunder bl.a. forretningsgange vedrørende

· Indgåelse, kontrol, registrering, bogføring og afvikling af handler med værdipapirer, afledte finansielle instrumenter og andre investeringsaktiver

· Den løbende opgørelse og overvågning af risici m.v.

· Den løbende opgørelse af overholdelse af lines og grænser for risikotagning indeholdt i retningslinjer på alle organisatoriske niveauer samt håndtering af eventuelle overskridelser

· Håndtering af registrerede aktiver

· Den løbende og periodevise udarbejdelse af rapportering til bestyrelse, direktion og ledelsen af de afdelinger, der varetager opgaver i relation til investeringer

· Hvordan man skal forholde sig ved introduktion af nye investeringsprodukter, herunder afledte finansielle instrumenter.

3.4 Interne kontroller

3.4.1

Der skal være etableret systematiske interne kontroller af

· Registrering, bogføring og afvikling af handler

· Opgørelse og rapportering af positioner, resultater og risici m.v.

· Overholdelse af retningslinjernes grænser for risikotagning m.v. på alle organisatoriske niveauer , herunder porteføljeforvaltere

· Priser ved handel med værdipapirer, valuta og afledte finansielle instrumenter (kurskontrol)

· Løbende afkast (gevinst/tab), herunder afkast i forhold til fastsatte mål og sammenligningsgrundlag samt

· Overholdelse af "Bekendtgørelse om firmapensionskassers og forsikringsselskabers aktivers lokalisering og kongruente valutaer i forhold til de forsikringsmæssige hensættelser" (§ 48 i Lov om tilsyn med firmapensionskasser) og grænser for investeringer i aktivkategorier og enkeltaktiver .

3.4.2

Såfremt der ikke kan indføres interne kontroller med en fuldstændig funktionsmæssig adskillelse i forhold til disponerende og afviklende enheder/ medarbejdere, stilles der forøgede krav til pensionskassens beføjelser og procedurer, forretningsgange, rapportering og systemanvendelse, jf. punkt 3.2-3.3 og punkt 3.5-3.6.

3.5 Rapportering

3.5.1

Der skal foretages skriftlig rapportering til pensionskassens bestyrelse og direktion vedrørende samtlige grænser for risikotagning m.v. indeholdt i de afgivne retningslinjer.

3.5.2

Rapporteringens hyppighed skal afspejle omfanget og karakteren af de investeringsrisikobehæftede aktiviteter samt modtagerens organisatoriske niveau og dermed graden af involvering i den daglige disponering.

3.5.3

Rapporteringen skal i videst mulig udstrækning udarbejdes af organisatoriske enheder/personer, der ikke er involveret i pensionskassens investeringsmæssige dispositioner. Såfremt der ikke kan tilvejebringes en fuldstændig funktionsadskillelse, stilles der især forøgede krav til pensionskassens interne kontrolprocedurer og systemanvendelse.

3.6 Systemanvendelse

3.6.1

Der skal foreligge klare skriftlige brugermanualer / forretningsgange for de af pensionskassen anvendte edb-system i forbindelse med investeringsaktiviteterne i pensionskassen.

3.6.2

Anvendelse af ikke-integrerede systemer til løsning af opgaver i forbindelse med investeringsaktiviteter kræver i særlig udstrækning kontrolsystemer, herunder etablering af uafhængige kontroller af data, beregninger og resultater.

Finanstilsynet, den 14. oktober 2005

Henrik Bjerre-Nielsen

/Charlotte Møller