Vejledning til bekendtgørelse nr. 1198 af 07.12.2004 om Kontorservice

Kapitel 1

Kontorservice

Kapitel 1

Kontorservice

Ad §§ 1-3

Det er uddannelsens formål, at eleven opnår kompetence til at varetage interne og eksterne servicefunktioner i virksomhedens administrative og merkantile arbejdsområde. Den uddannede skal kunne udføre sine opgaver rationelt og effektivt og i overensstemmelse med virksomhedens servicekoncept, interne procedurer og kvalitetskrav.

Den opnåede merkantile kompetence omfatter både faglige kompetencer i form af konkrete og aktuelle kvalifikationer og færdigheder og almene og personlige kompetencer, herunder evnen til at tilegne sig ny viden gennem beskæftigelse og videreuddannelse.

Gennem et samspil mellem oplæringen i praktikuddannelsen og specialefagsundervisningen skal sikres den optimale progression i læring og udvikling af elevens kompetence. Uddannelsen skal endvidere tilrettelægges, således at den i sit sigte orienterer sig mod fremtidig beskæftigelse og videre uddannelse inden for både almene og mere specialiserede funktioner, herunder muligheden for at fortsætte inden for kontoruddannelse med specialer.

Kapitel 2

Uddannelsens varighed og struktur m.v.

Kapitel 2

Uddannelsens varighed og struktur m.v.

Ad § 4

Uddannelsen består af et grundforløb og et hovedforløb. Grundforløbet varer normalt 1 undervisningsår. Grundforløbet er som udgangspunkt fællesindgangsvejen for Det merkantile område – handel, kontor og finans, jf. bekendtgørelse om grundforløb.

De nærmere rammer for skolens samlede vurdering af, om eleven har opnået de nødvendige faglige og personlige forudsætninger for at kunne begynde på undervisningen i hovedforløbet fremgår af hovedbekendtgørelsens § 53.

Hovedforløbet varer normalt 1 år og består af praktikuddannelse og skoleundervisning.

Ad § 5. Adgangskrav

Ved at opstille betingelser for, at eleven kan påbegynde skoledelen af hovedforløbet, vægter det faglige udvalg, at eleven har nået et vist niveau i grundfag, der dækker faglige kernekompetencer inden for kontorservice. Det faglige udvalg anser de anførte niveauer som absolut minimum for at kunne deltage i og nå målene for såvel specialefagsundervisningen som praktikuddannelsen. De anførte niveauer er samtidigt udtryk for de elevforudsætninger, som praktikvirksomheder typisk vil stille ved indgåelse af uddannelsesaftale.

Adgang til hovedforløbet har elever med et grundforløbsbevis med følgende grundfag, jf. grundfagsbekendtgørelsen

1) Dansk, niveau E

2) Erhvervsøkonomi, niveau E.

3) Engelsk, niveau E.

4) Informationsteknologi, niveau E.

5) Salg og Service, niveau E.

6) Samfundsfag, niveau E.

Derudover er der opstillet det særlige adgangskrav for at begynde på skoleundervisningen i hovedforløbet, at eleven skal have bestået følgende grundfag , dvs. mindst opnået karakteren 6

1) Dansk, niveau E

2) Informationsteknologi, niveau E

Det faglige udvalg vægter hermed, at eleven har nået et vist niveau i mundtlige og skriftlige formuleringsevner i dansk. Det samme gælder elevens informationsteknologiske færdigheder, hvor eleven skal have et minimum af færdigheder inden for IT værktøjer/kontorpakker.

Jobfunktionerne – og dermed slutmålene – inden for Kontorservice forudsætter, at eleven kan håndtere de mest almindeligt forekommende IT værktøjer, herunder tekstbehandling, mail- og kalendersystemer og regneark/database, og at elevens sprogrigtighed i såvel skrift som tale har et niveau, som sætter eleven i stand til at kommunikere i et præcist og korrekt sprog.

Det er væsentligt, at såvel elever som praktikvirksomheder kender adgangsniveauet til Kontorservice. Skolen skal i forbindelsen med fastlæggelse af elevens uddannelsesplan og uddannelsesbog allerede på grundforløbet sikre, at eleven kender de krav, der stilles, og elevens mulighed for at nå disse krav, herunder tilbyde supplerende/valgfri undervisning inden for de nævnte kernekompetencer.

For at støtte elevernes kompetencer inden for kommunikation og IT har elev og virksomhed desuden mulighed for at vælge blandt et antal valgfrie specialefag, som understøtter IT og kommunikation. Det er derfor væsentligt i vejledningen til elev og virksomhed, såvel ved indgåelse af uddannelsesaftale som ved valg af valgfrie specialefag, at skolen vejleder om elevens evt. behov for at modtage supplerende undervisning i forhold til det niveau inden for IT og Dansk, som eleven har ved overgang til hovedforløbet.

For elever, der ikke har gennemført det nævnte grundforløb, skal der ved fastlæggelse af elevens uddannelsesplan ske en konkret vurdering af elevens reelle kompetence sat i forhold til slutmålene for uddannelsen.

Ad. § 6. Fritagelse for dele af undervisningen

Det faglige udvalg finder, at der for hver enkelt elev skal lægges vægt på

– Ingen skal lære det samme to gange.

– Den merkantile kompetence kan erhverves ad forskellige veje (realkompetencevurdering).

Elevens mulighed for at blive fritaget for skoleundervisning i hovedforløbet, dvs. specialefagsundervisningen, sker på baggrund af skolens konkrete vurdering.

I øvrigt følger fritagelse for dele af uddannelsen de almindelige regler i erhvervsuddannelsesloven og hovedbekendtgørelsen. Elevens og virksomhedens mulighed for at afkorte uddannelsestiden følger erhvervsuddannelseslovens § 57 og hovedbekendtgørelsens § 25. Elevens mulighed for at blive fritaget for dele af skoleundervisningen i grundforløbet fremgår af hovedbekendtgørelsens § 47.

Kapitel 3

Skoleundervisningen m.v.

Kapitel 3

Skoleundervisningen m.v.

Ad § 8-10. Specialefagene

Skolen tilrettelægger undervisningen under hensyn til virksomhedernes og elevernes behov. Skoleperioderne placeres tidsmæssigt og indholdsmæssigt, så de gennem en vekselvirkning med oplæringen i virksomheden bidrager til den løbende udvikling af elevens kompetencer.

Skolen skal i tilrettelæggelsen give mulighed for, at valgfri specialefag og erhvervsrettet påbygning kan indgå i en vekselvirkning med de bundne specialefag, hvor emnet og indholdet i det valgfrie fag tilsiger dette. Se blandt andet ovenfor ad § 5 om behovet for at supplere elevens kompetencer inden for Dansk og IT.

Det faglige udvalg anbefaler, at skolemodulerne for de 3 bundne specialefag gennemføres i en matrix fordelt på 4 og 3 dage. Der bør indgå elementer fra alle 3 bundne specialefag allerede på det første modul, så eleven introduceres til de fleste af de arbejdsopgaver, som eleven vil møde i praktikforløbet. 2. skoleperiode på 3 dage gennemføres efter godt ½ års forløb og bygger oven på såvel det indledende modul som de erfaringer, som eleven har opnået gennem praktikken. Modulet samler de resterende mål for de 3 bundne specialefag.

Den første skoleperiode/de første 4 dages skoleundervisning bør gennemføres så tidligt som muligt, da modulet indeholder elementer, som er grundlag for arbejdsopgaver, som eleverne vil møde meget tidligt i praktikforløbet. Derfor skal skoleperioden ikke afvente, at prøvetiden er overstået. Skolen bør i den forbindelse gøre praktikvirksomhed og elev bekendt med, at prøvetiden automatisk forlænges med skoleperiodens længde jf. § 60, stk. 2 i erhvervsuddannelsesloven.

ca. 1 md. praktik

4 dage bundne specialefag

praktik

valgfrie fag

(kan opdeles i flere moduler)

praktik

3 dages bundne specialefag

praktik

Den afsluttende prøve

praktik

Den afsluttende prøve er placeret som sidste skoleperiode af 2 dages varighed.

Skoleundervisningen i hovedforløbet for bundne og valgfrie specialefag samt den afsluttende prøve varer derfor minimum 2,8 uger, dvs. 14 dage, og kan maksimalt udgøre 4,8 uger, dvs. 24 dage.

Samspil mellem skole og praktiksted

Undervisningen skal understøtte den praktiske oplæring. Derfor er det væsentligt, at elev og virksomhed straks efter indsendelse af uddannelsesaftale til registrering modtager oplysning om, hvornår skoleperioderne for de bundne specialefag er placeret.

Ved indgåelsen af en uddannelsesaftale skal elev og virksomhed ligeledes informeres om

– Mål for - og indhold i - de valgfrie specialefag,

– tidsfrist for valg af de valgfrie specialefag samt

– de fastlagte afholdelsestidspunkter og -steder for de valgfrie specialefag.

Udvalget anbefaler, at skolen desuden forud for hver enkelt skoleperiode i god tid informerer elev og virksomhed om, hvad der vil foregå på skoleopholdet, og hvordan elev og virksomhed kan forberede opholdet.

Mindstemål

Målene for specialefagene er mindstemål, og skolen sikrer ved tilrettelæggelsen af undervisningen, at den enkelte elev udfordres og oplever progression i hele forløbet. Skolen skal derfor fremme den enkelte elevs mulighed for at udvikle sig – også ud over de mål, der er fastsat for specialefagene.

Udvikling af såvel faglige som personlige kvalifikationer

Eleverne skal udvikle både deres faglige og personlige kvalifikationer i løbet af hovedforløbet. I målene for specialefagene indgår mål, som forudsætter en fortsat udvikling af elevens personlige kvalifikationer. Det er derfor vigtigt, at skolen ved undervisningens tilrettelæggelse fremmer denne udvikling for den enkelte elev.

Niveauer i målbeskrivelserne

Specialefag samt praktikuddannelsens kompetencer er beskrevet på følgende tre niveauer

Kende- eller Begynderniveau. Eleven kan løse en opgave og udføre en aktivitet i en kendt situation eller ud fra en kendt problemstilling eller kan udføre en mere kompliceret aktivitet under vejledning.

På dette niveau lægges der vægt på følgende personlige kvalifikationer : Evne til at sætte sig ind i uddannelsens fundamentale kundskabs- og færdighedsområder og til at udvikle ansvarlighed samt grundlag for fortsat læring. På begynderniveauet grundlægges ligeledes selvstændighed i opgaveløsning.

Kunne- eller Rutineniveau. Eleven kan planlægge og gennemføre en opgave/aktivitet eller løse et problem i rutine- og/eller kendte situationer og omgivelser - alene og i samarbejde med andre.

På dette niveau lægges der vægt på følgende personlige kvalifikationer : Evne til selvstændigt at sætte sig ind i mere komplicerede problemstillinger og til at kommunikere med andre om løsningen heraf. Yderligere lægges der vægt på fleksibilitet og omstillingsevne.

Beherske eller Avanceret niveau. Eleven kan vurdere et problem, kan planlægge, løse og gennemføre en opgave/aktivitet eller løse et problem også i ikke-rutine situationer – alene og i samarbejde med andre – under hensyntagen til opgavens art.

På dette niveau lægges der vægt på følgende personlige kvalifikationer : Evne til at tage selvstændigt ansvar og vise initiativ til selv at formulere og løse faglige og samarbejdsmæssige opgaver og problemer. Yderligere lægges der vægt på kvalitetssans og kreativitet.

Bundne og valgfrie specialefag

Undervisningen i hovedforløbet omfatter bundne specialefag med en samlet vejledende uddannelsestid på i alt 1,4 uge.

Der indgår følgende bundne specialefag med den angivne vejledende uddannelsestid

1) Kommunikation og service, 0,6 uge

2) Planlægning og kontorservice, 0,4 uge

3) Informationshåndtering, 0,4 uge

Bundne specialefag

1. Kommunikation og service

Niveau

Rutine

Varighed

0,6 uge

Mål og øvrige rammer

– eleven kan varetage kommunikation ud fra forståelse af virksomhedens servicekoncept, herunder modtagelse og videregivelse af telefonbeskeder samt generel telefonbetjening

– eleven kender kommunikationens betydning for ekstern og intern kvalitet og service

– eleven kan varetage sine opgaver ud fra en forståelse af kulturelle forskelle, herunder påklædning og sprog

– eleven kender vigtigheden af korrekt modtagelse af virksomhedens kunder/gæster, velkomst og udlevering/modtagelse af materiale

– eleven kender og har forståelse for regler vedr. diskretion og tavshedspligt

– eleven kan udarbejde følgebreve, udfylde standardskrivelser og lignende.

2. Planlægning og service

Niveau

Rutine

Varighed

0,4 uge

Mål og øvrige rammer

– eleven kender sammenhængen mellem god personlig planlægning og et højt serviceniveau i forhold til kolleger og kunder og kan prioritere mellem forskellige opgaver og opgavetyper

– eleven kender grundlæggende begreber om personlighedsdannelse og egen kompetenceudvikling

– eleven kender til betjening af kopieringsmaskine og fax samt daglig service og vedligeholdelse heraf

– eleven kender de grundlæggende principper for journalisering og arkivering samt kassation, herunder makulering

– eleven kan planlægge og forberede mødeafvikling og foretage opdækning og afrydning af mødelokaler under god hygiejnisk standard

– eleven kan klargøre og betjene almindeligt forekommende AV udstyr

– eleven kender til udarbejdelse af tilbud, ordrebekræftelse, følgeseddel og faktura.

3. Informationshåndtering

Niveau

Rutine

Varighed

0,4 uge

Mål og øvrige rammer

– eleven kender til informationssøgning ved brug af offentlige tjenester på Internettet

– eleven kender til generelle mailsystemer, herunder modtagelse, udskrivning og videresendelse

– eleven kan vedligeholde simple databaser med adresser, time-/sagsregistrering, fravær eller lign.

– eleven kender generelle systemer til virksomheders kalenderstyring

– eleven kan varetage søgning, reservation og booking af rejse, taxa mv., herunder via Internettet.

Valgfrie specialefag

Undervisningen omfatter endvidere valgfrie specialefag svarende til 1- 3 uger . Skolen fastsætter frist for valg og omvalg af specialefag jf. hovedbekendtgørelsen.

1. Kvalitet og service

Niveau

Rutine

Varighed

1,0 uge

Formål

Formålet med faget er at give eleven kendskab til sammenhængen mellem kvalitet og service. Eleven skal således have en grundlæggende forståelse for de omkostningsmæssige konsekvenser af god og dårlig kvalitet i leveringen af serviceydelser og produkter.

Mål og øvrige rammer

Eleven skal

– kende servicefunktionernes sammenhæng med og indplacering i virksomhedens organisation

– kende betydningen af kvalitet og service for kunders og samarbejdsparters syn på virksomheden

– kende nødvendigheden af en velfungerende kommunikation for at opnå et effektivt samarbejde mellem virksomhedens enheder

– kende begreberne ekstern og intern kvalitet

– kunne yde en god service i udførelsen af de administrative funktioner,

– kunne anvende begreberne kvalitet og service i udførelsen af konkrete arbejdsfunktioner, f.eks. telefonbetjening og receptionsfunktioner og

– beherske at formulere sig præcist og nuanceret i forhold til omverdenen i forbindelse med bl.a. telefonbetjening, korrespondance og anden ekstern kommunikation.

2. Grafisk præsentation

Niveau

Rutine

Varighed

1,0 uge

Formål

Formålet med faget er, at eleven skal kende de gængse grafiske principper, herunder regler vedrørende anvendelse af fonte, grafik, farver og vægtbalance på en side, og at eleven kan anvende denne viden i forbindelse med udarbejdelsen af forskellige skriftlige produkter og øvrige administrative informationsopgaver.

Mål og øvrige rammer

Eleven skal

– kende de opstillingsmæssige tommelfingerregler

– kende det gyldne snit

– kunne disponere informationsmængden i forhold til den til rådighed værende plads og den signalværdi og det budskab, der ønskes udtrykt

– kunne fremstille salgsbreve, OH-plancher, visitkort, brevpapir og andet, hvor den grafiske præsentationsværdi er af væsentlig betydning for fremstillingen

– beherske opstilling af diagrammer (søjle, lagkage etc.), der på klar og forståelig måde præsenterer et ellers kompliceret statistik- eller talmateriale

– beherske anvendelsen af grafik i forbindelse med løsning af administrative informationsopgaver.

3. Præsentationsteknik og personlig fremtræden

Niveau

Rutine

Varighed

1,0 uge

Formål

Formålet med faget er, at eleven får trænet sin personlige fremtræden og får mulighed for at afprøve eller erfare forskellige præsentationsteknikker, således at eleven efterfølgende selvstændigt kan planlægge en præsentation eller instruktion af et givet emne for en given målgruppe. Eleven skal kende baggrunden for, at samme emne kan præsenteres forskelligt afhængigt af målgruppe og mål med præsentationen.

Mål og øvrige rammer

Eleven skal

– kunne præsentere og instruere på baggrund af et selvvalgt emne

– kunne vurdere egne præstationer og eventuelt forbedre disse for at kunne gennemføre præsentation og instruktion

– kunne vurdere og vælge den form der passer til målgruppen i en given situation

– beherske forskellige former for værktøj til brug for udarbejdelse af oplæg til præsentation og instruktion fx mind map systemet, lektionsplan, manual osv.

– beherske forskellige gennemførelsesteknikker og visualiseringsværktøjer, fx overhead, tavle, flip-over og skriftlige oplæg.

4. Teamwork og arbejdsplanlægning

Niveau

Rutine

Varighed

1,0 uge

Mål og øvrige rammer

Eleven skal

– kende til organisering af projektopgaver og ad hoc opgaver, der skal løses inden for en tidsramme

– kende samarbejdsformer og arbejdsroller i et teamwork og projektorganiseret arbejde i en virksomhed

– kunne planlægge, gennemføre og evaluere en opgave som en del af et team.

Såfremt eleven har behov for at supplere sit faglige niveau fra grundforløbet inden for den kommunikative og informationsteknologiske kompetence kan elever og virksomhed benytte følgende valgfrie specialefag og uddannelsesmål (AMU)

5. Digital kommunikation 1

Niveau

Rutine

Varighed

1,0 uge

Formål

Formålet med faget er, at eleven kan anvende korrekt skriftlig kommunikation via forskellige medier.

Mål og øvrige rammer

– eleven kan kommunikere via forskellige medier (EDH, blanketter og e-mails)

– eleven kan målrette skriftlig kommunikation mod forskellige modtagere

– eleven kan anvende korrekt sprog, retstavning og tegnsætning og forholde sig til regler og normer for sprogbrug

– eleven kan vurdere modtagerens forventninger og forudsætninger

– eleven kan udtrykke sig skriftligt med variation, klarhed og præcision i forskellige sammenhænge

– eleven kan udfylde forretningsområdets standardblanketter.

6. Digital kommunikation 2

Niveau

Avanceret

Varighed

1,0 uge

Formål

Formålet med faget er, at eleven behersker korrekt skriftlig kommunikation via forskellige medier.

Mål og øvrige rammer

– eleven behersker kommunikation via forskellige medier (EDH, breve, blanketter og e-mails)

– eleven behersker målrettet skriftlig kommunikation

– eleven behersker korrekt sprog, retstavning og tegnsætning i såvel egne som andres tekster

– eleven kan udtrykke sig skriftligt med sans for forskellige teksttypers og forskellige mediers særlige former og muligheder

– eleven behersker forskellige fremstillingsformer som f.eks. resumé, referat, beskrivelse, analyse fortolkning, fri fremstilling og rapport.

Inden for AMU kan følgende mål benyttes som valgfrie specialefag

(Det aktuelle indhold og mål for uddannelsen fremgår af http://2004.efteruddannelse.dk/ Nedenstående beskrivelse er den gældende på tidspunktet for ikrafttrædelse af vejledningen.)

7. Regneark 1 for administrative funktioner, AD 41496

Niveau

Rutine

Varighed

3,2 dage.

Mål og øvrige rammer

Deltagerne

– har viden om regnearksprogrammets opbygning og anvendelsesmuligheder

– kan åbne, gemme og udskrive regnearksmodeller

– kan opstille enkle grafiske præsentationer af et talmateriale

– kender konsekvenser for beregninger, når der er brug for at arbejde med både tekst, tal og formler i regnearket

– kan ændre i en færdig model, så denne bliver mere overskuelig ved hjælp flytte-, kopier- og rediger-funktioner

– har kendskab til problematikker, der kan opstå, når en regnearksmodel ændres

– opnår viden om sorteringsmuligheder af data i regnearket

– opnår viden om foruddefinerede formel, som kan benyttes i beregninger

– opnår kendskab til hjælpefunktionen i regnearket, så de selv kan søge hjælp til selvhjælp, hvis der opstår problemer.

8. Regneark 2 for administrative funktioner, AD 41497

Niveau

Rutine

Varighed

3,2 dage.

Mål og øvrige rammer

Deltagerne

– kender til, hvordan der kan arbejdes med data fra flere regneark i en mappe og links mellem flere mapper. Det giver mulighed for at dele data mellem flere afdelinger eller personer i virksomheden

– kan opbygge et regneark hensigtsmæssigt, så det bliver overskueligt og dermed sværere at begå uhensigtsmæssig ændringer af en regnearksmodel, som benyttes af andre end udvikleren. Det kan fx være redigering eller fjernelse af formler i regnearket, som har til formål at automatisere beregningsrutiner

– opnår endvidere kendskab til at hente data i en database og viden om import af data i regnearket til videre bearbejdning. Det kan eksempelvis være i forbindelse med en dybdegående grafisk præsentation eller til beregninger af et meget omfattende datamateriale.

9. EDB og statistik for administrative funktioner, AD 41509

Niveau

Rutine

Varighed

3,2 dage

Mål og øvrige rammer

– Generel statistik

Deltagerne orienteres om anvendelse af statistik og lærer at forstå statistiske grundbegreber, samt at løse simple statistiske opgaver ved brug af regnearksprogram.

– Elektroniske hjælpemidler

Deltagerne arbejder med regnearksprogram, normalt Excel, og afprøver praktiske opgaver på det valgte programmel..

Målet er, at deltagerne selvstændigt kan

– samle og vurdere oplysninger til statistisk brug

– køre simple statistikker

– vurdere og anvende foreliggende statistikker.

10. Webmedarbejder i administrative funktioner, AD 41511

Niveau

Rutine

Varighed

3,2 dage

Mål og øvrige rammer

– Rådgivning i forbindelse med elektronisk markedsføring

Deltagerne gøres bekendt med nogle af de organisatoriske aspekter ved valg af elektronisk markedsføring, herunder økonomiske, tidsmæssige og juridiske aspekter samt ansvars og kompetencefordeling. Derved bliver deltagerne i stand til at medvirke ved udarbejdelsen af en handlingsplan for elektronisk markedsføring på Internettet.

– Opbygning og redigering af homepages

Deltagerne arbejder “hands-on” med opbygning og redigering af homepages gerne med udgangspunkt i en WYSIWYG editor. Der tages gerne udgangspunkt i egne data. Deltagerne får et indgående kendskab til brugen af de forskellige HTML koder, således at de behersker det at “læse” og opbygge en HTML side. Deltagerne bliver gennem arbejdet fortrolige med brugen af bl.a. links, lister og tekstformater. Endvidere bliver deltagerne i stand til at arbejde med grafik og billeder i HTML dokumenter bl.a. rammer og knapper, billedmanipulation, formater og design, tabeller og lignende.

– Vurdering af forskellige teknikkers muligheder

Deltagerne skal gennem arbejdet med praktiske eksempler (enten case-opgaver eller egne data) lære at vurdere tidsforbruget ved forskellige teknikker, med særlig fokus på forskellen mellem layoutfasen, implementeringsfasen og vedligeholdelsesfasen.

– Basale æstetiske krav til hjemmesiden

Deltagerne får kendskab til de aspekter der indgår når virksomheden ønsker at kommunikere med målgruppen. Gennem analyse af andres og egne sider tilegnes en basal viden omkring de forskellige virkemidler på en hjemmeside, og de signaler disse virkemidler udsender til brugerne bl.a. omkring virksomhedens mål og idégrundlag.

11. EDI teknologi, 41520

Niveau

Rutine

Varighed

2,1 dage

Mål og øvrige rammer

– EDI som disponeringsværktøj

Deltagerne får indsigt i og kan arbejde med EDI i den daglige disponering og varebestilling i virksomheden. Deltagerne arbejder med praktiske opgaver baseret på deres egen systemløsning herunder afsendelse af ordre, modtagelse af bekræftelse, modtagelse af følgeseddel og oprettelse eller indtastning af varerne på virksomhedens interne lagersystem.

– Vedligeholdelse af datagrundlag

Deltagerne kan tilrettelægge arbejdet med varebestilling og disponering sådan at virksomhedens elektroniske datagrundlag hele tiden ajourføres. Gennem praktiske øvelser fra egen hverdag trænes deltagerne i at opfange, hvilke signaler der indikerer at det elektroniske datagrundlag ikke er ajourført eller at der disponeres på et forkert eller mangelfuldt grundlag.

– Elektronisk navigation i datagrundlaget

Deltagerne kan orientere sig i det datagrundlag som opstår igennem datafangsten ved disponering og varebestilling i virksomheden. Deltagerne kan uddrage information udfra de oplysninger der hentes i systemet. Informationerne bruges i forhold til de daglige styringsopgaver i virksomheden herunder lagerbeholdning og lageromsætningstal. Deltagerne får indsigt i forskellige virksomheds- og brancheløsninger med EDI og der diskuteres fordele og ulemper ved de forskellige løsninger.

– Organisatoriske konsekvenser ved brug af EDI

Deltagerne kan arbejde med metoder til påvirkning af egen og andres arbejdsopgaver ved brug af EDI i den daglige disponering og varebestilling i virksomheden. Deltagerne kan arbejde med hvilke muligheder og indvirkning EDI har på samarbejdsformen i virksomheden og i forhold til EDI-samarbejdspartneren på kort og længere sigt.

Ad §§ 11-13. Praktikuddannelsen

Virksomheden skal gennemføre praktikuddannelsen, så den sammen med skoleundervisningen fører til, at eleven kan opnå færdigheder og viden samt personlig kompetence til at udføre de arbejdsfunktioner, som er målene for uddannelsen. Den anvendte taxonomi er beskrevet ovenfor under afsnittet om skoleundervisning. Der er for skole- og praktikdelen anvendt samme taxonomi for at fremme dialog og samspil mellem praktikvirksomhed og skole.

Progression

Eleven skal i praktiktiden opsøge viden om - og indsigt i - de enkelte arbejdsfunktioner, således at eleven opnår en grundlæggende forståelse af arbejdsopgaverne og selvstændigt og effektivt kan udføre disse.

Virksomheden skal så vidt muligt tilrettelægge uddannelsen i virksomheden sådan, at der arbejdes efter stigende sværhedsgrad og kompleksitet, så eleven ved afslutningen af den sidste praktikperiode opnår et niveau, der svarer til de krav, som stilles til en færdiguddannet. Virksomheden skal derfor give eleven mulighed for i slutningen af praktiktiden at arbejde selvstændigt under anvendelse af de færdigheder, der er erhvervet gennem praktikuddannelsens forskellige funktioner.

Personlige kvalifikationer

Den praktiske oplæring skal desuden understøtte udviklingen af elevens personlige kvalifikationer og udvikle elevens evne til samarbejde og til at løse nye problemstillinger.

Værktøjer

Eleven skal opnå færdighed og grundlæggende indsigt i de IT-værktøjer, systemer og metoder, som benyttes i virksomhedens interne og eksterne kontorservicefunktioner.

Miljø

Virksomheden skal over for eleven indskærpe nødvendigheden og forståelsen af, at miljøkrav, hygiejnekrav og regler vedrørende personlig sikkerhed og sikkerhed i forhold til udstyr mv., herunder arbejdsmiljølovgivningens bestemmelser, efterleves.

Uddannelsesplan

Uddannelsesplanen er et vigtigt element i elevens uddannelsesbog. Virksomheden udarbejder elevens uddannelsesplan efter reglerne herom i hovedbekendtgørelsen. Planen for praktikuddannelsen i virksomheden fastlægges under hensyn til virksomhedens arbejdsgange samt placeringen af skoleopholdene og således, at den opfylder målene for uddannelsen.

Af uddannelsesplanen skal det fremgå, hvordan elevens uddannelsesforløb gennemføres, hvem der har det overordnede ansvar for uddannelsen, og hvem der har ansvaret for den praktiske oplæring i uddannelsesforløbet. Planen skal foreligge inden prøvetidens udløb. Det faglige udvalg har til brug for uddannelsesplanlægning udarbejdet en vejledende uddannelsesplan for uddannelsen. Forslag til en uddannelsesplan kan hentes på udvalgets hjemmeside: www.kontor.uddannelsesnaevnet.dk

Forud for et skoleophold, undtagen det sidste, har den uddannelsesansvarlige i virksomheden ansvaret for, at den/de oplæringsansvarlige i virksomheden og eleven i samråd ajourfører uddannelsesplanen, så det fremgår, hvilke arbejdsområder og funktioner eleven hidtil har været beskæftiget med. Såfremt praktikvirksomheden skønner, at eleven har særligt behov med hensyn til skoleundervisningen, meddeles dette skolen.

Oplæringen kan understøttes af virksomhedens interne uddannelse, anden teoretisk uddannelse eller udlandsophold. Disse beskrives også i uddannelsesplanen.

Samtaler

Inden udløbet af prøvetiden gennemføres en evalueringssamtale, og i uddannelsesforløbet føres en fortsat dialog om, hvordan uddannelsen forløber, og parterne evaluerer i forhold til den aftalte uddannelsesplan, herunder behov for at justere uddannelsesplanen.

Virksomheden fører sammen med eleven en løbende rapport om praktikuddannelsens forløb via uddannelsesplanen.

Prøvetid og introduktion

I de indledende 3 måneder af praktikuddannelsen skal eleven have en introduktion til virksomheden, dens forskellige arbejdsområder og til virksomhedens daglige drift.

Målet med introduktionen er, at eleven i perioden får kendskab til og kan afprøve forskellige arbejdsområder, således at elev og virksomhed får baggrund for inden prøvetidens udløb at bedømme, om uddannelsesforholdet skal fortsætte.

Endvidere skal eleven opnå kendskab til virksomhedens idegrundlag, målsætning og kvalitetsmål, ledelsesforhold, organisationsopbygning, personale- og uddannelsespolitik, produkter og ydelser, leverandører og kundekreds, virksomhedens anvendelse af informationssystemer og til hensigtsmæssigt arbejdsmiljø, herunder gældende relevante arbejdsmiljøbestemmelser.

Mål for praktikuddannelsen

Praktikuddannelsen baseres på en række oplæringsmål inden for såvel eksterne som interne kontorservicefunktioner, og efter endt uddannelse kan eleven derfor varetage

– administrative servicefunktioner overfor virksomhedens kunder/gæster, leverandører, samarbejdspartnere m.fl. og udføre opgaverne med forståelse af virksomhedens servicekoncept og krav til kvalitetssikring

– interne serviceopgaver knyttet til virksomhedens datahåndtering, interne informationsstrømme, personaleadministration, indkøb og bogholderi og udføre opgaverne med forståelse af virksomhedens servicekoncept og krav til kvalitetssikring

Inden for rammerne af den enkelte virksomheds godkendelse som praktikvirksomhed fastlægges en uddannelsesplan for eleven, hvor de valgte oplæringsmål minimum udgør100 point jf. nedenstående skema.

Kompetenceområde: Ekstern kontorservice

Efter endt uddannelse kan eleven varetage administrative servicefunktioner overfor virksomhedens kunder/gæster, leverandører, samarbejdspartnere m.fl. og udføre opgaverne med forståelse af virksomhedens servicekoncept og krav til kvalitetssikring

Sæt x

Elever skal oplæres i følgende funktioner

Kunne

Beherske

1.

modtage og servicere virksomhedens kunder/gæster

5

10

2.

bestille taxa, bude mv.

5

10

3.

varetage telefonomstilling, herunder modtage og videregive telefonbeskeder

5

10

4.

betjene fax

5

10

5.

modtage og fordele indgående mails

5

10

6.

varetage skranke-ekspeditioner i form af udlevering af informationsmateriale, ansøgningsskemaer mv. og tilsvarende modtagelse af reklamation, udfyldte ansøgningsskemaer, blanketter mv.

5

10

7.

udarbejde følgebreve, udfylde standardskrivelser og lignende

5

10

8.

varetage post- og pakkemodtagelse, herunder afhentning og postfordeling

5

10

9.

varetage post- og pakkeforsendelse, herunder pakning, frankering, kuvertering og forsendelse

5

10

10.

varetage ”byærinder” som f.eks. ture til posthus, pengeinstitut og mindre indkøb

5

10

11.

bestille kontor- og forbrugsartikler og efterfølgende modtage varerne og foretage kontrol af faktura/følgesedler

5

10

12.

bestille rejsevaluta

5

10

13.

varetage rejse- og hotelbooking for virksomhedens medarbejdere og foretage reservationer, billeje mv.

5

10

Kompetenceområde: Intern kontorservice

Efter endt uddannelse kan eleven varetage interne serviceopgaver knyttet til virksomhedens datahåndtering, interne informationsstrømme, personaleadministration, indkøb og bogholderi og udføre opgaverne med forståelse af virksomhedens servicekoncept og krav til kvalitetssikring

Sæt x

Elever skal oplæres i følgende funktioner

Kunne

Beherske

14.

journalisere/registrere

5

10

15.

arkivere

5

10

16.

varetage kassation, herunder makulering

5

10

17.

betjene kopieringsmaskine

5

10

18.

udføre større opgaver med mangfoldiggørelse, herunder kopiering og samling i mapper, chartek mv.

5

10

19.

udføre daglig service og vedligeholdelse af kopimaskine og fax (forbrugsstoffer)

5

10

20.

ajourføre/vedligeholde virksomhedens adressedatabaser, interne statistikker mv.

5

10

21.

varetage fraværsregistrering og time-/sagsregistrering

5

10

22.

medvirke ved medarbejdernes kalenderstyring

5

10

23.

udskrive og sende faktura jf. følgeseddel

5

10

24.

udføre simple bogholderifunktioner, herunder kasseopgørelse, bilagshåndtering mv.

5

10

25.

varetage udskiftning i informationsmapper mv. ved ajourføringer

5

10

26.

styre virksomhedens abonnementer på tidsskrifter, nyhedstjenester, bøger mv. og varetage modtagelse og fordeling/cirkulation

5

10

27.

administrere og koordinere virksomhedens mødekalender, herunder booking af mødelokaler og tilmeldinger/afbud

5

10

28.

klargøre og afrydde mødelokaler med opdækning af mindre anretning

5

10

29.

opstille og klargøre almindeligt forekommende AV-udstyr

5

10

Kapitel 4

Bedømmelse, prøver, beviser m.v.

Kapitel 4

Bedømmelse, prøver, beviser m.v.

Ad. §§ 14-15 og §§ 19-20. Karaktergivning, skolens bedømmelse, skolebevis og afsluttende praktikerklæring

Skoleundervisningen i hovedforløbet omfatter specialefag. Der skal gives en afsluttende standpunktskarakter for hvert specialefag.

I forbindelse med undervisningens gennemførelse foretager skolen desuden en løbende bedømmelse af eleven i overensstemmelse med skolebedømmelsesplanen med henblik på at vejlede og støtte eleven og virksomheden i det videre uddannelsesforløb. Den løbende bedømmelse kan gives som en standpunktskarakter, der udtrykker elevens færdigheder i forhold til fagets og uddannelsens mål på det tidspunkt, hvor karakteren gives.

Det er en betingelse for at udstede skolebevis, at eleven har

1. bestået den afsluttende prøve med karakteren 6

2. opnået mindst karakteren 6 som et gennemsnit af de afsluttende standpunktskarakter for specialefagene

Derfor er det væsentligt, at skolen i den løbende bedømmelse af eleven vejleder og støtte elever, som kan få svært ved at opfylde dette krav, og at skolen i den skolevejledning, der skal udstedes ved afslutningen af hver enkelt skoleperiode, tydeligt gør opmærksom på, hvorvidt der er behov for en særlig indsats for at nå målene for det enkelte specialefag.

Skolen må i et samspil med virksomhed og elev søge at styrke eleven på eventuelt svage punkter. Det kan f.eks. også ske gennem muligheden for erhvervsrettet påbygning.

Ad. §§ 16-17. Afsluttende prøve

I forbindelse med det afsluttende skoleophold i hovedforløbet aflægger eleven en afsluttende praktisk prøve. Bekendtgørelse om eksamensordning på erhvervsskoler mv. finder anvendelse. Skoleopholdet varer 0,4 uge.

Den afsluttende praktiske prøve består enten af en casebaseret opgave, der har udgangspunkt i en virkelighedsnær arbejdsopgave i den virksomhedstype, hvor eleven gennemfører uddannelsen, eller en aftalt praktisk opgave, som gennemføres på praktikstedet efter aftale med virksomheden og skolen.

a) Den casebaserede opgave løses individuelt eller i grupper af elever på sidste skoleophold. Eleven får 5 arbejdsdage før sidste skoleophold tilsendt casen.

b) Den aftalte praktiske prøve løses individuelt eller i en gruppe af elever i den sidste praktikperiode. Under næstsidste skoleophold aftales en opgave med elev og virksomhed, som løses på praktikstedet.

På prøvedagen i sidste skoleophold gennemføres en mundtlig eksamination af den enkelte elev eller en gruppe af elever under medvirken af en censor. Censor, der udpeges af skolen, skal have relevant erhvervserfaring.

Den praktiske prøve tilrettelægges og gennemføres efter samme principper, som gælder for forsøgsordningen med caseeksamen i grundfag.

Opgaven stilles af skolen og prøven gennemføres af skolen. Det er den skole, hvor eleven har gennemført de bundne specialefag, der har ansvar for at tilrettelægge og gennemføre forløbet af den afsluttende prøve i samråd med det lokale uddannelsesudvalg.

Opgaven bedømmes af en lærer (eksaminator) og en censor. Elevens præstation bedømmes med én karakter, der er udtryk for en samlet vurdering af løsningen af den praktiske opgave og den mundtlige præstation. Gennemføres opgaven som et gruppearbejde, skal den enkeltes præstation bedømmes individuelt. Eleven skal mindst opnå karakteren 6.

Den praktiske prøve skal vise, at eleven kan arbejde med en nærmere defineret opgave inden for kontorservice, hvori indgår elementer af planlægning, gennemførelse og evaluering af forløbet. Prøven skal vise, at eleven kan

– planlægge opgavens gennemførelse

– gennemføre opgaven rationelt og effektivt i overensstemmelse med krav til service og kvalitet

– varetage kommunikation omkring opgavens udførelse ud fra en grundlæggende forståelse af nødvendigheden af en velfungerende kommunikation såvel internt i virksomheden som i forhold til kunder, samarbejdspartnere mv. og

– vurdere egen præstation omkring opgavens gennemførelse

Ad. § 21. Uddannelsesbevis

Skolen udsteder uddannelsesbevis, når skolebevis jf. § 19 er udstedt, og virksomheden har udstedt praktikerklæring jfr. § 20.

Uddannelsesstyrelsen, den 21. december 2004

Roland Svarrer Østerlund

Uddannelsesdirektør

/Birte Sørensen

Vejledning til bekendtgørelse nr. 1198 af 07.12.2004 om

Kontorservice

Forord

Uddannelsesbekendtgørelsen og denne tilhørende, autoritative vejledning udgør sammen med de generelle og tværgående regler det samlede forskriftsmæssige grundlag for skolernes og de lokale uddannelsesudvalgs arbejde med de lokale undervisningsplaner m.v. jf. hovedbekendtgørelsens § 3.

Den til enhver tid gældende vejledning for en erhvervsuddannelse vil ligesom de gældende love og bekendtgørelser være at finde i Retsinformation, som er statens juridiske online informationssystem for love og regler. Adgang hertil fås fx via ministeriets hjemmeside på web-adressen: http://us.uvm.dk/erhverv/lov/bek_vejl. Erhvervsskolerne informeres om nye vejledninger via e-mail.

Uddannelsesbekendtgørelse og vejledning er udarbejdet i tæt samarbejde med Det Faglige Udvalg for Kontoruddannelser og udstedt af Undervisningsministeriet.