Cirkulæreskrivelse vedrørende retningslinier for afholdelse af repræsentation og ydelse af gaver

Cirkulæreskrivelse vedrørende retningslinier for afholdelse af repræsentation og ydelse af gaver

(Til kriminalforsorgens arresthuse, afdelinger og pensioner)

Efter drøftelse med Kriminalforsorgens personaleorganisationer fastsættes følgende

I. Medarbejdere, interne møder, samarbejdspartnere

1. Der kan mod dokumentation for afholdelse af udgifter ydes tilskud til afholdelse af reception i forbindelse med en medarbejders 25, 40 og 50 års jubilæum. Tilsvarende gælder ved en medarbejders afsked med pension. Det er normalt en forudsætning, at receptionen afholdes på tjenestestedet.

Udgiften til sådanne receptioner skal holdes på et rimeligt niveau og således, at der er et passende forhold mellem anledning, deltagerkreds og receptionens omfang. Som udgangspunkt bør tilskuddet ikke overstige 2.000 kr. Efter en konkret vurdering kan tjenestestedets leder dog, efter afvejning af ovenstående hovedhensyn, fravige denne beløbsgrænse.

2. Ved afsked med pension af medarbejdere med mange års anciennitet, kan der indkøbes blomster eller en mindre gave.

Tilsvarende gælder ved medarbejderes tilskadekomst i tjenesten samt for medarbejdere, der rammes af alvorlig eller langvarig sygdom.

I forbindelse med begravelse af tidligere medarbejdere kan der afholdes udgifter til indkøb af en buket eller krans.

Der kan ikke herudover indkøbes gaver til ansatte i Kriminalforsorgen eller til Kriminalforsorgsinstitutioner for Kriminalforsorgens regning. Der kan således f. eks. ikke indkøbes blomster til en ny medarbejder, der påbegynder tjenesten.

3. Ved almindelige interne møder på tjenestestederne kan der ikke afholdes udgifter til fortæring m.v. Er der tale om personalemøder, der varer mindst 2 timer, og som vedrører særlige emner, kan der afholdes udgifter til kaffe med brød og lignende.Ved heldagsmøder vedrørende f.eks. tjenestestedets struktur og samarbejdsforhold m.v. kan der afholdes udgifter til bespisning. Udgiften skal i disse tilfælde holdes på et niveau på op til halvdelen af måltidsudgiften i henhold til tjenesterejseaftalen pr. deltager.

4. Der kan i ganske særlige tilfælde ydes en mindre gave til samarbejdspartnere uden for Kriminalforsorgen. Dette kan ske ved udenforstående institutioners indvielse, jubilæum m.v. og i forbindelse med udenforstående enkeltpersoners afsked eller lignende. Gaven bør normalt ikke være spiritus. Det skal i alle tilfælde være Kriminalforsorgen, der skal stå som gavegiver.

Der skal som hidtil udvises særlig tilbageholdenhed med at give gaver til institutioner og ansatte under Justitsministeriets område.

5. Iværksættelse af større repræsentationsarrangementer efter pkt. 1 sker efter godkendelse af direktoratets Personalekontor.

II. Lokale, tjenestestedsjubilæer m.v.

Der kan mod dokumentation for afholdelse af udgifter ydes tilskud til indvielse af nye lokaler, tjenestestedsjubilæum m.v. Ved fastlæggelse af beløbets størrelse skal institutionernes størrelse, beliggenhed med videre tages i betragtning.

Som udgangspunkt bør tilskuddet ikke overstige kr. 20.000,00. Efter en konkret vurdering kan tjenestestedets leder dog, efter afvejning af nedennævnte hovedhensyn, fravige denne beløbsgrænse, men bør kontakte direktoratets Ressourcestyringskontor for godkendelse.

Udgiften til sådanne receptioner skal holdes på et rimeligt niveau og således, at der er et passende forhold mellem anledning, deltagerkreds og receptionens omfang.

III. Fælles bestemmelser

1. Udgifter til repræsentationen m.v. skal holdes på et rimeligt niveau. Repræsentationsudgifter skal altid være dokumenterede ved anførelse af følgende oplysninger på bilag: anledning, ydelsens art og tidspunktet for udgiftsafholdelse samt for så vidt angår interne møder, hvem der har deltaget. Bilag for afholdte repræsentationsudgifter attesteres af tjenestestedets leder.

2. Ovenstående retningslinier træder i kraft straks. Samtidig ophæves cirkulæreskrivelse af 22. oktober 1999 om afholdelse af udgifter til repræsentation og gaver.

3. Dette brev vil blive optaget i Kriminalforsorgens Administrative Regelsamling.

Direktoratet for Kriminalforsorgen, den 8. juni 2004

Søren Malling Olsen