Cirkulære om anvendelse af betalingskort\n(Til samtlige ministerier mv.)

§ 1. Dette cirkulære omfatter betalingskort, der er udstedt til statslige institutioner til brug for en bestemt medarbejder. Kortet skal være forsynet med den pågældende medarbejders navn samt navnet på institutionen.

Stk. 2. Medarbejderes eventuelle anvendelse af egne private betalingskort til brug ved indkøb på institutionens vegne er ikke omfattet af dette cirkulære, og eventuelle regler herom skal i givet fald fastsættes af den enkelte institution.

II. Aftaler med betalingskortselskaber

§ 2. Det er den enkelte institution, der afgør, hvilket betalingskortselskab institutionen vil anvende.

Stk. 2. Betalingskort bør så vidt muligt rekvireres via de rammekontrakter, der er indgået med SKI A/S.

III. Udstedelse og anvendelse af betalingskort

§ 3. Betalingskort kan udstedes til medarbejdere, der har behov herfor. Det er den enkelte institution, der afgør, til hvilke medarbejdere der skal udstedes betalingskort.

Stk. 2.. Udstedelsen af betalingskort skal ske på baggrund af en vurdering af omkostninger og risiko ved anvendelse af betalingskortet i forhold til medarbejderens konkrete behov.

Stk. 3. Ved udstedelsen af betalingskortet skal samtidig udstedes en bemyndigelseserklæring, der klart angiver hvad medarbejderen må anvende kortet til, og inden for hvilke økonomiske rammer kortet må anvendes. Bemyndigelseserklæringen skal underskrives af medarbejderen.

§ 4. Betalingskort kan anvendes til mindre indkøb og betalinger, som ikke hensigtsmæssigt kan afvikles via institutionens centrale betalingssystemer. Anvendelsesområdet omfatter

- Udgifter, der kan godtgøres i henhold til cirkulæret om tjenesterejseaftalen.

- Betaling af tjenestemæssig taxikørsel.

- Betaling af brændstof i forbindelse med tjenestekørsel i tjenestebil.

- Betaling i forbindelse med køb via internettet.

- Betaling af øvrige særskilt begrundede mindre indkøb.

Stk. 2. Betalingskort må ikke anvendes til at hæve kontanter i Danmark.

Stk. 3.. I udlandet kan betalingskortet anvendes som hævekort i særlige tilfælde, eksempelvis hvis en rejse forlænges, eller medarbejderen påføres uforudsete udgifter, hvis dette er angivet i bemyndigelseserklæringen, jf. § 3, stk. 3.

Stk. 4. I tilfælde af kortets bortkomst ved f.eks. tab eller tyveri skal medarbejderen straks give meddelelse herom til institutionen og til betalingskortselskabet.

Stk. 5. Hvis medarbejderen fratræder, eller hvis der ikke længere er behov for kortet, skal institutionen sørge for at kortet inddrages.

IV. Beskrivelse i regnskabsinstruks

§ 5. Institutionen skal i sin regnskabsinstruks anføre, om der anvendes betalingskort i institutionen, herunder de principper, der gælder for udstedelse og anvendelse af betalingskort i institutionen.

Stk. 2. Institutionen skal ligeledes i regnskabsinstruksen beskrive hvorledes forretningsgangen er tilrettelagt i relation til kontrol og bogføring af udgiftsbilag, der stammer fra anvendelsen af betalingskort.

V. Ikrafttrædelse

§ 6. Cirkulæret har virkning fra den 1. november 2004.

Stk. 2. Samtidig ophæves Finansministeriets cirkulære nr. 47 af 15. marts 1996 om anvendelse af betalingskort på tjenesterejser.

Finansministeriet, den 26. november 2004

Thor Pedersen

/Claus Juhl

Cirkulære om anvendelse af betalingskort

(Til samtlige ministerier mv.)

I. Anvendelsesområde