Vejledning til (amts)kommunerne vedrørende bekendtgørelse om udbetaling, regnskabsaflæggelse og revision af statslig løntilskud til (amts)kommunale arbejdsgivere

Vejledning til (amts)kommunerne vedrørende bekendtgørelse om udbetaling, regnskabsaflæggelse og revision af statslig løntilskud til (amts)kommunale arbejdsgivere 1) vedrørende lov om en aktiv beskæftigelsesindsats og lov om servicejob.

Vejledningen til bekendtgørelsen er opbygget således

A. Indledning

B. Formål

C. Kommunens administrationsgrundlag

Indsendelsesfrister

A) Indledning

Vejledningen er udarbejdet med henblik på nærmere at beskrive administrationsgrundlaget for (amts)kommunerne i forhold til udbetaling af statsligt tilskud til (amts)kommunerne ved ansættelse af personer med løntilskud efter Lov om en aktiv beskæftigelsesindsats, Lov om servicejob 2) samt afløbsaktiviteter i medfør af den nu ophævede Lov om en aktiv arbejdsmarkedspolitik 3) .

B) Formål

Formålet med vejledningen er, at (amts)kommunen tilrettelægger interne kontroller og forretningsgange for at sikre, at

der alene afregnes statsligt løntilskud for medarbejdere, der er omfattet af § 1 i bekendtgørelsen,

tilskuddet beregnes korrekt,

medarbejdere, for hvilke aftalen om ansættelse med løntilskud er ophørt, ikke medfører tilskud,

medarbejdere, der er ophørt i ansættelsen for aftalens udløb, ikke medfører tilskud,

der ikke udbetales tilskud fra andre myndigheder m.v., samtidig med at der afregnes tilskud fra ordningen.

C) (Amts)kommunens administrationsgrundlag

Kommunalbestyrelsen/Amtsrådet har ansvaret for, at kommunens administrative ledelse har etableret et tilfredsstillende grundlag for at administrere aftaler indgået mellem (amts) kommunen og arbejdsformidlingen om ansættelse af personer med løntilskud fra staten.

Aftalen vil som hovedregel være den såkaldte blanket ”AF 62 4) ”. Blanketten kan være forsynet med et bogstav; eksempelvis ”AF 62 A”, der er den aktuelle version af blanketten.

I henhold til § 5 i bekendtgørelsen skal kommunen etablere betryggende og hensigtsmæssige forretningsgange for ansættelse af personer med løntilskud fra staten. Beskæftigelsesministeriet finder, at dette forudsætter etablering af forretningsgange og interne kontroller, som sikrer at kommunen kun foretager indberetning af personer på baggrund af indgåede aftaler, og at disse aftaler er umiddelbart tilgængelige i kommunens forvaltning.

1. Det er Beskæftigelsesministeriets opfattelse, at hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange for administrationen af løntilskud fra staten blandt andet bør omfatte

a) proceduren omkring ansættelsesaftaler

b) hvorledes det sikres, at der tages højde for ansættelsesaftaler, der ophører før udløb,

c) hvordan det sikres, at tilskud og løn ophører ved aftalens udløb,

d) proceduren omkring timeregnskab for medarbejderne,

e) proceduren omkring medarbejderes skolegang, ferie, sygdom, hvor der kan modtages tilskud fra andre myndigheder m.v.,

f) attestationsprocedurer vedrørende timeregnskab m.v.,

g) hvordan det sikres, at der ikke afregnes tilskud for overtimer ud over hvad der er muligt ifølge gældende regelsæt 5) ,

h) ansvarlige medarbejdere for beregning af løntilskuddet.

2. Kopi af indberetningsblanket i udfyldt stand til Socialministeriet, suppleret med (amts)kommunens eventuelle bemærkninger vedrørende særlige forhold i forbindelse med indberetningen.

3. Kommunen bør etablere et grundlag for den løbende opfølgning på ansættelsen af personer med løntilskud, herunder et grundlag for at foretage forskellige afstemninger, og dette bør medføre udarbejdelse af

a) Oversigt over medarbejdere ansat med løntilskud.

(Til brug for afstemning af antal medarbejdere - mellem tilskudsblanket lønudbetalinger/lønsystemet - lønaftaler – timeregnskaber.)

Eksempelvis: Udskrift fra lønsystemet, hvoraf fremgår hvilke medarbejdere der er oprettet med lønkoder for ansættelse med. (Amts)kommunen redegør samtidig for eventuelle afvigelser mellem oversigten over medarbejdere ansat med løntilskud og udskriften fra lønsystemet. (Formålet hermed er at sikre, at der er sammenhæng mellem lønafregning, aftaler, timeregistrering og tilskud.)

b) Lønoversigter for de omfattede medarbejdere.

(Således at det kan påses, at der ikke afregnes tilskud til medarbejdere, der ikke aflønnes af (amts)kommunen, eller omvendt.)

c) Timeregnskab for de omfattede medarbejdere.

(Til brug kontrol af at det korrekte timetal danner grundlag for tilskuddet, samt for at sikre, at der foreligger timeregnskab for de medarbejdere, der indberettes som tilskudsberettigede.)

4. I henhold til § 8 i bekendtgørelsen er der fastsat en række krav til kommunens dokumentation af ansættelse af en person med løntilskud, som skal være opfyldt inden kommunen kan anmode om løntilskud fra staten. Med henblik på at sikre et tilstrækkeligt dokumentationsgrundlag for kommunens samlede ansættelser af personer med løntilskud er det væsentligt, at der i den kommunale forvaltning forefindes

a) Kopi af lønaftaler (ansættelsesaftaler) for medarbejdere ansat med løntilskud, hvoraf fremgår medarbejderens tiltrædelse og forventede ophør.

(For at sikre, at der ikke modtages tilskud til medarbejdere, når aftalen er ophørt.)

b) Kopi af ophør af indgåede lønaftaler (ansættelsesaftaler) før udløbsperioden for aftalen samt dokumentation for underretning af Arbejdsformidlingen herom 6) .

(For at sikre, at der ikke modtages tilskud til medarbejdere der er ophørt, selvom lønnen f.eks. fortsat afregnes af (amts)kommunen.)

c) Kopi af ophør af indgåede lønaftaler (ansættelsesaftaler) vedrørende foregående kvartaler, såfremt sådanne er indgået efter udarbejdelse af erklæringen desangående.

(Til brug for ekstraordinær regulering vedrørende tidligere kvartaler.)

d) Kopi af eventuelt tilskud udbetalt via Arbejdsgivernes Elevrefusion, sygedagpenge m.v., vedrørende medarbejdere ansat med løntilskud

(For at sikre, at der ikke modtages dobbelt-tilskud.)

I henhold til § 21 stk. 2 skal (amts) kommunen foranledige materiale til anvendelse for kommunens revisor tilvejebragt inden den stedlige gennemgang. Det er Beskæftigelsesministeriets opfattelse, at kommunen som minimum bør sikre, at ovennævnte materiale er til rådighed for kommunens revisor ved revisionen af løntilskud.

D) Indsendelsesfrister

Fristerne for indsendelse af anmodning og restafregning af statslig løntilskud følger (amts)kommunens øvrige indberetning til Beskæftigelsesministeriet (Socialministeriet).

Der skal ved årets slutning indsendes endelig erklæring for finansåret under ét i forlængelse af (amts)kommunens årlige revisionsberetning til Beskæftigelsesministeriet.

Arbejdsmarkedsstyrelsen, den 22. juni 2004

1) Ved (amts)kommunale arbejdsgivere forstås (amts)kommuner og institutioner herunder.

2) Jf. overgangsreglerne i Lov om ophævelse af Lov om servicejob.

3) Der er forskellige løntilskudssatser afhængigt af om der er afgivet tilsagn om ansættelse eller ansættelsen er påbegyndt før eller efter 1. juli 2003. De gældende satser fremgår af www.bm.dk, www.ams.dk og www.adir.dk. For afløbsaktiviteter efter lov om en aktiv arbejdsmarkedspolitik gælder, at der for timer, hvor der er modtaget sygedagpengerefusion ikke kan udbetales løntilskud.

4) Blanketten findes på www.jobnet.dk.

5) Der kan ikke afregnes tilskud vedrørende overtimer ud over hvad der er muligt i medfør af gældende regelsæt: a) § 184 i bekendtgørelse nr. 577 af 19. juni 2003 om en aktiv beskæftigelsesindsats, b) 3 i bekendtgørelse nr. 1360 af 20. december 2000 om servicejob jf. bekendtgørelse nr. 168 af 21. marts 2002 om ophævelse af bekendtgørelse om servicejob.

6) Blanketten ”AF 64” anvendes til (amts)kommunens underretning om dette forhold. Blanketten findes på www.jobnet.dk.