Vejledning om brug af nøgletal i det statslige byggeri

§ 4, stk. 1. Bygherren skal i forbindelse med udvælgelse, herunder prækvalifikation, af tilbudsgivere til udførelse af en byggeopgave forlange, at tilbudsgivere afleverer nøgletal til bygherren for tidligere gennemførte opgaver.

Ifølge § 4, stk. 1, har bygherren pligt til at forlange nøgletal fra tilbudsgivere i forbindelse med udvælgelsen af tilbudsgivere til udførelse af en byggeopgave. Kravet gælder alene de udførende, og altså ikke f.eks. rådgivere. Der er tale om nøgletal fra tidligere udførte byggeopgaver.

Kravet i stk. 1 indebærer, at bygherren ved annonceringen/ opfordringen til at lade sig prækvalificere skal oplyse, at interesserede tilbudsgivere i forbindelse med anmodningen om prækvalifikation skal aflevere nøgletal. Hvis tilbudsgiver er et konsortium sammensat af flere virksomheder, skal de alle aflevere nøgletal (jf. § 4, stk. 8).

I praksis foretager bygherren altid en udvælgelse af bydende, inden selve tilbudene vurderes. Dette sker også i udbud uden prækvalifikation, f.eks. ved udbud i offentlig licitation. Bygherren skal i denne fase vurdere, om de bydende opfylder kravene vedrørende teknisk og økonomisk formåen – og bygherren undersøger også i disse udbudssituationer, om de bydende har vedlagt de relevante erklæringer og dokumentation herfor.

På dette tidspunkt i processen skal bygherren således også sikre, at de bydende har vedlagt de relevante nøgletal – og bygherren skal vurdere, om nøgletallene lever op til bygherrens krav til de bydende. Når denne vurdering er foretaget, og de egnede bydende på denne baggrund er valgt ud, skal bygherren vurdere de tilbud, som disse udvalgte bydende har afgivet.

Nøgletallene, som virksomhederne skal levere, vedrører som nævnt tidligere udførte byggeopgaver. For at sikre, at virksomhederne har rimelig tid til at indhente sådanne nøgletal træder bestemmelsen i § 4, stk. 1, først i kraft den 1.1.2005. Det er dog allerede nu relevant, at de udførende virksomheder får beregnet nøgletal for de byggeopgaver, de udfører i indeværende år, således at de er klar til at imødekomme de statslige bygherrers krav pr. 1. januar 2005.

Bygherren bør allerede på et tidligt tidspunkt, f.eks. i udbudsannoncen eller i udbudsbekendtgørelsen, endvidere gøre opmærksom på, at bygherren ved aflevering og 1-års eftersyn forlanger nøgletal, der er beregnet i forbindelse med gennemførelsen af det konkrete byggeri, der skal afgives tilbud på (§ 4, stk. 4 nøgletal).

Det anbefales, at det af udbudsbekendtgørelsen fremgår, at kravet om nøgletal er en del af udvælgelseskriterierne. Samtidig bør det fremhæves, at virksomhederne – såfremt de ikke afleverer nøgletal, der efter bygherrens vurdering opfylder kravene i bekendtgørelsen – ikke vil blive prækvalificeret/ opfordret til at afgive tilbud til den pågældende opgave.

Er der tale om et udbud uden prækvalifikation kan det anbefales, at det af opfordringen til at afgive bud fremgår, at tilbud som ikke ledsages af de af bygherren krævede nøgletal, indebærer at tilbudsgiver ikke kan komme i betragtning, når bygherren skal beslutte, hvem der skal udføre arbejdet.

§ 4, stk. 2 . Nøgletal, jf. stk. 1, skal forlanges fra tilbudsgivere, der er momsregistreret i Danmark eller tilsvarende i udlandet på et tidspunkt, der ligger mindst 2 år før udvælgelsen.

Kravet om indhentning af nøgletal gælder ikke med hensyn til nystartede/ yngre virksomheder. Begrundelsen herfor er, at disse virksomheder netop på grund af deres alder formentlig ikke har tilstrækkeligt med byggesager bag sig til at kunne levere nøgletal. Bestemmelsen skal således sikre, at kravet om nøgletal ikke får den virkning, at disse virksomheder holdes ude fra markedet. § 4, stk. 2, er altså begrundet i generelle konkurrenceretlige hensyn.

Bygherren har således ikke pligt til at forlange nøgletal fra virksomheder der er under 2 år gamle. Såfremt tilbudsgiveren består af et til lejligheden oprettet selskab, konsortium el. lign., skal der imidlertid forlanges nøgletal fra de virksomheder, der deltager i konsortiet, i det omfang den enkelte virksomhed er mere end 2 år gammel.

Bygherren skal dog – jf. udbudsreglerne - også over for virksomheder, der er under 2 år gamle, anføre hvilke udvælgelseskriterier de vil blive bedømt efter.

§ 4, stk. 3. De i stk. 1 nævnte nøgletal skal som minimum omfatte nøgletal vedrørende overholdelse af tidsfrister, kvalitet, arbejdsmiljø og kundetilfredshed, jf. bilag 1.

Nøgletallene vedrører overholdelse af tidsfrister, kvalitet, arbejdsmiljø og kundetilfredshed, jf. § 4, stk. 3, samt uddybningen i bekendtgørelsens bilag 1. I bekendtgørelsens bilag 1 er de nøgletal, bygherren skal stille krav om, uddybet nærmere. Bilag 1 er en minimumsliste. Bestemmelsen er ikke til hinder for, at bygherren stiller krav om yderligere nøgletal.

Kravet skal formuleres i udbudsannoncen/udbudsbekendtgørelsen – eventuelt med henvisning til bekendtgørelse nr. 1135 af 15. december 2003 om anvendelse af offentlig-privat partnerskab (OPP), partnering og nøgletal.

3.2 Nøgletal til evaluering af byggeprojekter (§ 4, stk. 4 og 5)

§ 4, stk. 4. Bygherren skal i udbudsmaterialet forlange, at de udførende i forbindelse med aflevering og i forbindelse med 1-års eftersyn af det konkrete byggeri afleverer nøgletal, der er beregnet i forbindelse med gennemførelsen af byggeriet.

Ifølge § 4, stk. 4, har bygherren pligt til at efterspørge nøgletal for den konkrete byggeopgave. Disse nøgletal skal leveres i forbindelse med afleveringen af byggeriet, og bygherren skal allerede i udbudsmaterialet gøre opmærksom på dette krav. På denne måde oplyses potentielle tilbudsgivere på tidligst mulige tidspunkt om, at byggeriet forlanges evalueret og at indhentning af nøgletal vil blive en del af aftalen om opførelse af byggeriet.

Ligeledes skal bygherren i udbudsmaterialet forlange, at de udførende leverer nøgletal i forbindelse med 1-års eftersyn af det konkrete byggeri. Nøgletal i forbindelsen med 1-års eftersynet vedrører alene udbedring af mangler i det første år efter afleveringen.

Det må anbefales, at bygherren sikrer, at der i aftalen om udførelse af byggeopgaven tages stilling til proceduren i forbindelse med aflevering af nøgletal efter stk. 4.

§ 4, stk. 5. De i stk. 4 nævnte nøgletal skal som minimum omfatte nøgletal vedrørende udførelsestid, overholdelse af tidsfrister, prisniveau, prisændringer i udførelsen, effektivitet, kvalitet, arbejdsmiljø og kundetilfredshed, jf. bilag 1.

Bestemmelsen opremser de nøgletal, der skal beregnes i forbindelse med den konkrete byggeopgave. Nøgletallene er yderligere beskrevet i bilag 1.

Bilag 1 er en minimumsliste. Bestemmelsen er ikke til hinder for, at bygherren stiller krav om yderligere nøgletal.

3.3 Krav om sammenlignelighed og uafhængig evaluator (§ 4, stk. 6 og 7)

§ 4, stk. 6. Nøgletal skal være sammenlignelige med nøgletal beregnet efter ”Byggeriets nøgletalssystem, dokumentation”.

Formålet med bestemmelsen er at sikre sammenlignelighed mellem nøgletal, der kan være beregnet af forskellige evaluatorer. Bestemmelsen vedrører både nøgletal til brug for udvælgelse (§ 4, stk. 1 nøgletal) og nøgletal beregnet i forbindelse med den konkrete byggeopgave (§ 4, stk. 4 nøgletal).

Bestemmelsen skal desuden sikre udenlandske virksomheder mulighed for at levere nøgletal på lige vilkår med danske.

Byggeriets nøgletalssystem, dokumentation, er offentlig tilgængelig og kan hentes på www.byggeevaluering.dk .

§ 4, stk. 7. Bygherren skal forlange, at nøgletal beregnes af en person eller virksomhed, der er uafhængig af personlige eller økonomiske interesser i den virksomhed og i den sag, nøgletallene vedrører.

§ 4, stk. 7, er en habilitetsbestemmelse, der skal sikre, at den evaluator, der har beregnet nøgletallene, er uafhængig af interesser i den virksomhed og i den sag, nøgletallene vedrører.

Fortolkningen heraf svarer til almindelige habilitetsfortolkninger i forvaltningsloven.

3.4 Hvilke byggerier er omfattet (§ 4, stk. 8)

§ 4, stk. 8. Stk. 1 og 4 gælder for byggerier, hvor den samlede anslåede entreprisesum overstiger 5 mio. kr. ekskl. moms. Bygherren kan dog undlade at forlange nøgletal for underentrepriser, hvor den anslåede underentreprisesum er mindre end 300.000 kr. ex. moms.

Det er fundet hensigtsmæssigt alene at stille krav om nøgletal for byggeopgaver af en vis størrelse. Derfor gælder kravene i § 4, stk. 1 og 4, alene for byggeopgaver over 5 mio. kr. ekskl. moms. Samtidig er det fundet hensigtsmæssigt at give bygherren mulighed for at holde mindre underentrepriser uden for kravet om nøgletal. Således er entrepriser på mindre end 300.000 kr. ikke omfattet af kravet om nøgletal.

Bestemmelsen gælder for enhver entreprise i den konkrete byggeopgave.

3.5 Dokumentation

§ 5. Bygherren skal på anmodning stille dokumentation, jf. § 2, stk. 3 og § 3, stk. 3 samt oplysninger om nøgletal, jf. § 4 til rådighed for økonomi- og erhvervsministeren.

Stk. 2. Dokumentationen efter stk. 1 skal stilles senest 4 uger efter anmodningen.

Økonomi- og erhvervsministeren kan kræve dokumentation for, at bygherren har stillet krav om nøgletal samt oplysninger om anvendelsen af disse. Formålet med bestemmelsen er at give ministeren mulighed for at evaluere bekendtgørelsen og anvendelsen af nøgletal.

3.6 Ikrafttræden

§ 6, stk. 1. Bekendtgørelsen træder i kraft den 1. januar 2004 og gælder for byggeri, der udbydes efter denne dato.

Stk. 2. § 4, stk. 1 træder dog i kraft den 1. januar 2005.

Bekendtgørelsen er trådt i kraft den 1. januar 2004 på nær § 4, stk. 1, som først træder i kraft et år senere, nemlig den 1. januar 2005.

Formålet hermed er at sikre, at virksomhederne får tid til at forberede sig på at imødekomme bygherrens krav om nøgletal fra tidligere byggeopgaver.

Der er således tale om en overgangsperiode, som gælder fra 1. januar 2004 til 1. januar 2005. I denne periode skal de statslige bygherrer dog forlange nøgletal fra de konkrete byggeopgaver (§ 4, stk. 4 nøgletal).

4. Bilag

Bilag 1. Bekendtgørelse om anvendelse af offentlig-privat partnerskab (OPP), partnering og nøgletal (bek. nr. 1135 af 15. december 2003).

Erhvervs- og Boligstyrelsen, den 1. marts 2004

Vejledning om brug af nøgletal i det statslige byggeri

1. Indledning

I august 2003 offentliggjorde regeringen sin rapport ”Staten som bygherre– vækst og effektivisering i byggeriet”. Rapporten indeholder konkrete initiativer, der skal gøre det muligt for den statslige bygherre gennem sin tilrettelæggelse af byggeprocessen at bidrage til en udvikling af større produktivitet, lavere priser og bedre kvalitet.

To af initiativerne vedrører brugen af nøgletal og benchmarks, hvor bygherren ved at stille krav kan igangsætte en positiv udvikling. Det kan ske på følgende måder

De statslige bygherrer forpligtes til i relevant omfang at stille krav til samarbejdspartnere/entreprenører om oplysninger om de væsentligste arbejder, virksomhederne har gennemført i de seneste år.

De statslige bygherrer forpligtes til at efterspørge nærmere angivne nøgletal vedrørende det aktuelle byggeri.

I Erhvervs- og Boligstyrelsens bekendtgørelse nr. 1135 af 15. december 2003 om anvendelse af offentlig-privat partnerskab (OPP), partnering og nøgletal er kravene til den statslige bygherre om brug af nøgletal udmøntet. Bekendtgørelsen er optrykt i sin helhed som bilag 1.

Denne vejledning er udarbejdet i tilknytning til kravene i bekendtgørelsens § 4 om nøgletal. Vejledningen omfatter anvendelsesområdet for bekendtgørelsen, dvs. byggeri omfattet af statsbyggeloven tillige med byggeri til brug for institutioner, der modtager driftstilskud fra staten, når dette udgør mindst 50 procent. Vejledningen retter sig således til de statslige bygherrer og deres rolle i forbindelse med indhentning og brug af nøgletal, og omfatter ikke en beskrivelse af sagsgangene i et praktisk evalueringsforløb for de udførende virksomheder.

Som det er tilfældet med en række vejledninger til de statslige bygherrer, vil også andre offentlige, offentlig støttede eller private bygherrer kunne have glæde af vejledningen. Også de udførende virksomheder i byggesektoren kan drage nytte af vejledningens afsnit om de nøgletal, der skal indhentes og afleveres, såfremt man ønsker at udføre større byggeopgaver for staten og kan gennem vejledningen få et indblik i, hvordan bygherrerne vil administrere bekendtgørelsen. Vejledningen er således også skrevet med en større målgruppe for øje.

Vejledningen henviser i øvrigt til Bygherrevejledning 2003 for så vidt angår fremgangsmåden i en byggesag, herunder krav til udbudsmateriale, valg af entrepriseform og gennemførelse af en byggesag.

Vejledningen kan læses på Erhvervs- og Boligstyrelsens hjemmeside www.ebst.dk , hvor den vil blive løbende ajourført.

2. Hvorfor nøgletal

Der er gennem de seneste år udarbejdet en række analyser af den danske byggesektor. De har til fælles, at der for sektoren som helhed tegner sig et billede af et erhverv med en utilfredsstillende produktivitetsvækst.

Konkurrencen er i dag præget af manglende gennemsigtighed i forholdet mellem pris og kvalitet, hvorfor konkurrence om byggeopgaver ofte er karakteriseret ved ren priskonkurrence.

Krav om nøgletal er et initiativ, der har til formål

Ø At skabe større gennemsigtighed på markedet

Ø At give mulighed for at udvælge de bedste samarbejdspartnere

Ø At give sektoren et redskab, der gør det muligt for den enkelte bygherre og virksomhed at sammenligne sig selv med andre og lære af bedste praksis.

Ø At styrke virksomhedernes effektivitet og konkurrencedygtighed gennem en forbedring af forholdet pris/kvalitet.

Ved brug af evaluerings- og nøgletalssystemer muliggøres en evaluering af tidligere gennemførte opgaver fra de bydende virksomheder. Herved gavnes effektive virksomheder, mens andre og mindre effektive aktører står svagere, når konkurrencen tillige vedrører kvalitet.

Krav om indhentning af nøgletal tager udgangspunkt i bygherrens behov for at vurdere sine samarbejdspartnere. Bygherren har med en aktiv anvendelse af nøgletal mulighed for at supplere priskonkurrencen med en vurdering af tilbudsgiverens kompetencer i byggeprocessen i forbindelse med selve udvælgelsen af potentielle tilbudsgivere. På den måde kan bygherren få større sikkerhed for at opnå et byggeri med en tilfredsstillende kvalitet.

Nøgletal og benchmarking giver endvidere bygherren øget mulighed for at benchmarke sig selv og sin bygherrerolle, herunder en vurdering af, hvorvidt nøgletallene giver en indikation af, om bygherren har valgt gode samarbejdspartnere. Når der er målt et vist antal byggeprojekter, vil bygherren ligeledes kunne sammenligne en konkret byggesag med bygherrens øvrige sager på de områder, som nøgletallene omfatter. Der vil endvidere være mulighed for at måle byggeprojektet i forhold til benchmarks, som bygherren eventuelt har opstillet for projektet.

Nøgletallene kan således for såvel byggeriets virksomheder som for bygherren anvendes som et ledelses- og udviklingsværktøj, for eksempel i forhold til at kvalificere eventuelle områder, hvor der er behov for at udvikle nye eller opgraderede kompetencer. Disse kan endvidere måles over tid.

Endelig vil det være muligt for de statslige bygherrer at sammenligne sig direkte med hinanden. Dette kan for eksempel ske ved, at bygherrerne indgår aftaler om adgang til hinandens projektdata eller udvalgte nøgletal fra bygherrernes forskellige byggesager.

I bekendtgørelsen er fastsat en række nøgletal, som bygherren skal forlange af sine eventuelle samarbejdspartnere ved udvælgelsen. Endvidere er der fastsat nøgletal, som bygherren skal forlange bliver registreret i forbindelse med udførelsen af det konkrete byggeprojekt.

Disse nøgletal måler væsentlige forhold i en byggesag og giver derved et billede af, hvordan sagen er forløbet. Det drejer sig om nøgletal vedrørende udførelsestid, overholdelse af tidsfrister, kvalitet i byggeprocessen målt ved antallet af fejl og mangler, prisniveau, prisændringer i udførelsen, effektivitet, arbejdsmiljø og kundetilfredshed.

Nøgletallene er fastsat ud fra en vurdering af, hvilke indikatorer der er nødvendige for at evaluere byggeprocessen. Derudover er der foretaget en vurdering af en hensigtsmæssig balance mellem på den ene side at opnå tilstrækkelige og fornuftige oplysninger om byggeprocessen og på den anden side at sikre, at indberetningernes omfang begrænses.

Kravene til bygherren i bekendtgørelsen om at forlange levering af nøgletal er i første omgang indsnævret til krav om, at bygherren skal forlange nøgletal fra en tilbudsgiver i forbindelse med udførelse af en byggeopgave. Det er hensigten senere at udvide kravene til bygherren om yderligere at forlange nøgletal fra de projekterende rådgivere.

Fremskaffelse af nøgletal er nærmere beskrevet nedenfor.

3. Gennemgang af bekendtgørelsens bestemmelser om nøgletal

Bekendtgørelsen stiller dels krav om, at de udførende leverer nøgletal med henblik på udvælgelse, dels krav om at de udførende leverer nøgletal vedrørende udførelsen af den konkrete byggeopgave.

Generelt kan det bemærkes, at de udbudsretlige regler i sagens natur fortsat skal følges, og at principperne om gennemsigtighed og ligebehandling skal iagttages i forbindelse med udbudet – herunder prækvalifikationen. Det kan tilføjes, at kravene om nøgletal i forbindelse med udvælgelse generelt udbudsretligt må behandles som en del af kravene til dokumentation af virksomhedens tekniske og økonomiske formåen. Nøgletallene er således en del af udvælgelseskriterierne og må derfor ikke (gen)benyttes i forbindelse med tildelingen af kontrakten eller i øvrigt sammenblandes med tildelingskriterierne. Selve tilbudet skal fortsat vurderes alene på baggrund af de opstillede tildelingskriterier.

3.1 Nøgletal til brug for udvælgelse af udførende (§ 4, stk. 1-3)