Vejledning om cirkulæreskrivelse nr. 159 af 17. december 2002 om udbud og udfordring af statslige drifts- og anlægsopgaver

Kapitel 1 - Udbudspligt

Kapitel 1

Udbudspligt

Ad § 2, stk. 1.

Udbudspligten for statsinstitutioner er knyttet til en vurdering af, hvorvidt den enkelte opgave er udbudsegnet. Der skal derfor gennemføres en gennemgang af institutionens opgaveportefølje, jf. stk. 2. Gennemgangen kan tage udgangspunkt i vejledningsmaterialet om effektiviseringsstrategier og udbudspolitikker.

Ad stk. 2.

Der skal foretages en vurdering af de enkelte opgaver i institutionens opgaveportefølje med passende mellemrum. Passende mellemrum vurderes at ligge i tidsrummet fra 2-5 år, men kan, hvis særlige forhold taler derfor, være kortere eller længere. Undersøgelsen af institutionens opgaveportefølje skal munde ud i en identifikation af institutionens udbudsegnede opgaver.

Ad stk. 3.

En ny opgave, der ikke allerede er gennemgået, skal, inden den igangsættes i organisationen, vurderes med henblik på at fastslå, om den er udbudsegnet. Hvis opgaven er udbudsegnet, skal den udbydes.

Ad stk. 4.

Ikke-tidsbegrænsede opgaver skal efter en konkret vurdering som hovedregel udbydes indenfor en periode på 2- 5 år.

Ad § 3.

Lovgivningen kan f.eks. sætte grænser for overladelse af opgaven til eksterne og dermed umuliggøre udbud af opgaven.

Ad § 4.

Udbudspligten omfatter ikke opgaver med en forventet kontraktsum under en bagatelgrænse på 500.000 kr. For mindre opgaver er konkurrenceudsættelse gennem udbud ikke nødvendigvis den økonomisk mest fordelagtige løsning.

Ad § 5.

En statsinstitution er fritaget fra at gennemføre en udbudsforretning, hvis institutionen kan godtgøre, at opgaven ikke kan konkurrenceudsættes gennem udbud, eller at omkostningerne ved at gennemføre udbuddet og udliciteringen ligger over de forventede besparelser som følge af udbuddet.

Effektiviseringsstrategier

Ad § 6, stk. 1.

Der vil blive udarbejdet vejledningsmateriale om effektiviseringsstrategier og udbudspolitikker i staten. Vejledningsmaterialet vil udstikke retningslinier for udarbejdelsen og indholdet af effektiviseringsstrategier samt udbudspolitikker.

Kapitel 2 - Gennemførelse af udbud

Kapitel 2

Gennemførelse af udbud

Ad § 7.

Indledning

I henhold til dette cirkulære har en statsinstitution pligt til at udbyde udbudsegnede statslige opgaver. Ved bygge- og anlægsopgaver udspringer pligten til at udbyde af dette cirkulære. Gennemførelse af udbudsforretningen skal for opgaver over tærskelværdien for udbudsdirektiverne enten ske i overensstemmelse med EU’s bygge- og anlægsdirektiv eller EU’s forsyningsvirksomhedsdirektiv. Ved opgaver under tærskelværdierne skal udbudsforretningen gennemføres i overensstemmelse med lov nr. 450 af 7. juni 2001 om indhentning af tilbud i bygge- og anlægssektoren, jf. cirkulærets § 7, stk. 3.

Kontraktindgåelse af en driftsopgave, som er omfattet af udbudskravet i EU’s udbudsdirektiver, skal udbydes efter disse regler, jf. cirkulærets § 7, stk. 4, og behandles derfor ikke i vejledningen.

Vejledningen til dette kapitel behandler derfor kun tilrettelæggelse af udbud af driftsopgaver uden for EU’s udbudsdirektiver. Til driftsopgaver medregnes ikke-løbende tjenesteydelser, som f.eks. konsulentydelser.

For udbud, hvis kontraktsum ligger under EU’s tærskelværdier eller i øvrigt ikke skal gennemføres efter EU-direktiverne, gælder EU’s generelle principper om gennemsigtighed, ligebehandling og ikke-diskrimination, jf. cirkulærets § 7, stk. 5. Dette opnås først og fremmest ved åbenhed og objektivitet. Under overholdelsen af disse principper kan den udbydende institution frit anvende og kombinere de traditionelle udbudsformer som

offentligt udbud

begrænset udbud med og uden offentliggørelse

udbud efter forhandling

projektkonkurrence.

Statsinstitutioner kan herudover anvende auktionsformen, som er en endnu ikke EU-defineret udbudsform.

Alle tilbudsgivere skal have lige muligheder. Det betyder især, at institutionen skal sikre at

de skal have lige adgang til information,

alle spørgsmål og svar mellem udbyder og tilbudsgiver skal foreligge skriftligt og sendes til alle,

tilbudsgivere skal bedømmes ud fra oplyste kriterier og kun disse,

ingen tilbudsgiver må være i en situation, hvor denne gennem kontakt med udbyderen har modtaget informationer, som de øvrige ikke besidder,

rådgivere, der har haft indflydelse på udbudsmateriale eller udbudsbetingelser, ikke kan deltage i udbuddet, med mindre det er helt klart, at den viden, som rådgiveren har erhvervet sig, kan kanaliseres videre til alle og ikke har et indhold, som giver rådgiveren et gunstigere konkurrencemæssigt udgangspunkt,

medarbejdere, der på institutionens vegne udarbejder et kontrolbud, ikke må have mulighed for at påvirke udvælgelses- og tildelingsproceduren.

Medarbejdere, der på institutionens vegne udarbejder et kontrolbud, må ikke have adgang til oplysninger, der kan forvride konkurrencen i forhold til eksterne tilbudsgivere.

Med opfyldelsen af ovenstående principper om ligebehandling og gennemsigtighed i udbudsprocessen kan udbyderen vælge mellem de forskellige udbudsformer eller kombinere dem frit med henblik på at finde den økonomisk mest fordelagtige udbudsform.

En statslig udbyder kan henvende sig direkte til et antal leverandører og forhandle kontrakt med disse, når en sådan fremgangsmåde ikke påvirker konkurrenceforholdene på markedet væsentligt. For at sikre sig den økonomisk mest fordelagtige løsning kan det dog ofte betale sig at afsøge markedet gennem offentliggørelse. Om udbud af en opgave skal offentliggøres eller forhandles direkte med en eller flere leverandører, afhænger af en afvejning af hensynet til konkurrencen på markedet med omkostningerne og tidsforbruget ved alternative udbudsformer.

Nedenfor er de enkelte udbudsformer og rammerne for deres anvendelse beskrevet med henblik på bl.a. at overholde EU’s ligebehandlingsprincip.

Forhandlingsmuligheden i forbindelse med udbudsformerne

Der kan ved udbud uden for EU-direktiverne og i forbindelse med alle udbudsformer gennemføres forhandlinger. Dette skal dog fremgå af udbudsannoncen og udbudsmaterialet.

Ved tildeling af opgaven efter kriteriet laveste bud kan udbyder kun forhandle med lavestbydende.

Hvis der ikke er angivet et maksimalt antal tilbudsgivere, som udbyder vil forhandle med, skal udbyder indledningsvist forhandle med alle tilbudsgivere, der har afgivet konditionsmæssige tilbud, der overholder udbudsbetingelsernes mindstekrav.

Under forhandlingerne skal udbyder sikre, at alle tilbudsgivere behandles ens.

Udbyder skal føre eventuelle forhandlinger om det enkelte bud inden for buddets egne rammer. Udbyder må ikke under forhandlingerne give oplysninger til en tilbudsgiver om andre tilbudsgiveres løsninger eller priser, med mindre sådanne oplysninger allerede er offentligt tilgængelige.

Dialogen mellem udbyder og tilbudsgiver kan have karakter af såvel teknisk afklaring vedrørende de afgivne tilbud som forhandlinger om elementer i tilbuddet. Det er tilladt at justere prisen som en konsekvens af ændringerne.

Forhandlingerne må ikke føre til, at opgavens karakter ændres væsentligt, eller at de valgte tildelingskriterier, deres prioritering eller vægtning ændres.

Ved anvendelse af forhandlingsmuligheden i et udbud skal udbyder senest ved forhandlingernes påbegyndelse over for de berørte tilbudsgivere tilkendegive, hvilken procedure der vil blive fulgt, herunder om forhandlingerne vil forløbe i flere faser.

Det skal bemærkes, at anvendelse af en forhandlingsproces indebærer risiko for, at udbyder i udbudsprocessen utilsigtet kommer til at behandle tilbudsgiverne forskelligt og derved krænker EU-direktivernes ligebehandlingsprincip.

Udbudsformer

Offentligt udbud

Efter offentliggørelse af et offentligt udbud kan alle interesserede afgive bud. Alle tilbud skal behandles på lige fod.

Efter behandling af alle tilbud kan udbyder vælge et antal, der skal indgå i videre forhandlinger. Antallet og proceduren for forhandlingerne skal være oplyst i udbudsmaterialet.

Begrænset udbud

Ved begrænset udbud gennemfører udbyderen først en prækvalifikation, som normalt sker efter annoncering af udbuddet. Ved afgørelse af hvilke leverandører en udbydende institution vil anmode om at afgive tilbud, skal institutionen anvende et på forhånd fastsat og i udbudsannoncen offentliggjort antal udvælgelseskriterier. Udbyderen kan endvidere angive et maksimalt antal tilbudsgivere, der vil blive prækvalificeret.

Hvis der ikke er angivet et maksimalt antal tilbudsgivere, som udbyder vil prækvalificere, skal udbyder prækvalificere alle tilbudsgivere, der opfylder udvælgelseskriterierne.

Den statslige udbyder kan dog også uden offentliggørelse henvende sig direkte til et antal leverandører efter eget valg. Dette vil normalt forudsætte, at udbyderen har tilstrækkeligt kendskab til markedet til at sikre relevant konkurrence om opgavens løsning, og at konkurrencen på markedet ikke påvirkes væsentligt af en sådan fremgangsmåde. Efter henvendelsen foregår udbudsforretningen som efter en prækvalifikation.

Udbud efter forhandling

EU’s tjenesteydelsesdirektiv nævner to forhandlingsformer i forbindelse med udbud: Udbud efter forhandling med offentliggørelse og udbud efter forhandling uden offentliggørelse. Disse udbudsformer kan inden for direktiverne kun anvendes undtagelsesvist.

Begge disse udbudsformer kan anvendes frit ved udbud uden for direktiverne under overholdelse af EU’s ligebehandlingsprincip m.v.

Projektkonkurrence

En projektkonkurrence kan udbydes såvel åbent (offentligt) som begrænset. Til brug for konkurrencen skal der foreligge følgende oplysninger

en projektbeskrivelse,

påtænkt antal deltagere,

kriterier for udvælgelse af deltagerne (ved begrænset antal deltagere). Kriterierne skal være klare og ikke-diskriminerende,

kriterier for vurdering af projekterne,

hvorvidt bedømmelseskomitéens afgørelse er bindende,

eventuel betaling til deltagerne og antal og værdi af eventuelle præmier,

eventuel ret for præmiemodtagere til efterfølgende tjenesteydelseskontrakt.

Bedømmelseskomitéens medlemmer skal være uafhængige af deltagerne i konkurrencen.

Bedømmelseskomitéen skal vedtage sine afgørelser og udtalelser på grundlag af anonyme projekter og alene ud fra de kriterier for vurderingen af projekterne, der er offentliggjort i forbindelse med udskrivning af konkurrencen.

Den udbydende institution kan efterfølgende forhandle kontrakt med vinderen. Hvis der er mere end en enkelt vinder, skal alle vindere opfordres til at deltage i kontraktforhandlingerne.

Det kan i betingelserne for konkurrencens gennemførelse fastsættes, at den udbydende institution ikke skal være bundet af bedømmelseskomiteens udtalelse.

Auktioner

Statslige institutioner kan udbyde opgaver på internettet og modtage elektroniske bud på opgavens løsning, når opgaven ikke skal udbydes efter reglerne i EU’s udbudsdirektiver. EU-regler vedrørende auktion i forbindelse med udbud forventes vedtaget i forbindelse med en generel ændring af direktiverne.

Konkurrencen ved udbud efter auktionsprincippet skal være lige, gennemsigtig og ikke- diskriminerende.

Ved anvendelse af auktionsformen kan udbyder kun anvende tildelingskriteriet laveste pris. Anvendelsesområdet begrænses derfor til varer eller tjenesteydelser, som kan beskrives helt entydigt.

Gennemførelse af en auktion sker ved offentliggørelse af en bekendtgørelse, der specificerer art, mængde, leveringsvilkår m.v. samt vilkårene for selve auktionen, herunder auktionsperioden.

Auktionsformen kan gennemføres ved anvendelse af prækvalifikation med henblik på at begrænse byderkredsen.

Udbyderen kan i bekendtgørelsen af auktionen bestemme, at tilbud kun kan afgives elektronisk via en bestemt internetadresse, f.eks. Den Offentlige Indkøbsportal, DOIP (www.DOIP.dk).

Ved afslutningen af auktionsperioden er udbyder forpligtet til at indgå aftale med den lavest bydende.

Udbud af rammeaftaler

Udbud af rammeaftaler er ikke omfattet direkte af EU-direktivernes udbudsformer, men indgår i den forventede ændring af direktiverne. Der er dog visse muligheder for at indgå rammeaftaler også inden for direktiverne. Uden for direktiverne er der større frihedsgrader for at anvende rammeaftaler i forbindelse med udbud af offentlige driftsopgaver.

En statslig udbyder kan indhente tilbud til brug for indgåelse af rammeaftale. Ved rammeaftale forstås i dette cirkulære

en aftale mellem en statslig udbyder og en leverandør om mulig udførsel af ensartede opgaver inden for en given periode. Ved rammeaftalen fastsættes de betingelser, der skal gælde for konkrete kontrakter, som indgås i løbet af perioden, f.eks. med hensyn til kvalitet, pris og mængde/omfang,

en aftale med en række leverandører, som ordregiverne kan indgå kontrakt med i forbindelse med konkrete indkøb af varer eller tjenesteydelser.

Ved tilrettelæggelse af rammeaftaler må der ikke ske diskriminering mellem leverandørerne.

En institution kan anmode deltageren/deltagerne i en rammeaftale om at supplere sit/deres tilbud i rammeaftalen til brug for kontraktindgåelsen. Dette må dog ikke medføre væsentlige ændringer i aftalevilkårene.

Udvælgelses- og tildelingskriterier

Inden udbyderen vælger udbudsform, skal der tages stilling til efter hvilke kriterier, udbyderen vil vælge tilbudsgivere (udvælgelseskriterier), og efter hvilke kriterier udbyderen vil tildele ordren (tildelingskriterier).

Helt overordnet gælder, at der er en skarp skillelinie mellem udvælgelsesfasen og tildelingsfasen. I forbindelse med anvendelsen af prækvalifikation gælder, at bedømmelsen af virksomhedernes kvalifikationer og evalueringen af tilbuddene skal holdes adskilt.

Den friere adgang til tilrettelæggelse af udbud og anvendelse af de forskellige udbudsformer uden for direktiverne betyder, at udvælgelsen af de virksomheder, som udbyderen vil anmode om at give tilbud, kan ske både ved anvendelse af prækvalifikation og ved direkte indbydelse af et antal virksomheder uden udbudsannoncering.

Uanset anvendelsen af offentligt annoncerede udbud eller direkte henvendelse til en række selvvalgte tilbudsgivere skal disse behandles lige og ikke-diskriminatorisk.

Det er tanken med en prækvalifikation, at udbyder ved indhentning af dokumentation for virksomhedernes økonomiske og tekniske formåen kan få et grundlag for at udvælge de virksomheder, som er bedst egnede til at give tilbud på opgaven.

Ved direkte udvælgelse uden prækvalifikation skal udbyder også være opmærksom på, at de indbudte virksomheder skal besidde kvalifikationer, der gør dem i stand til at løse opgaven på det ønskede kvalitetsniveau.

Ved afgørelsen af hvilke leverandører en udbydende institution vil anmode om at afgive tilbud efter offentliggørelse af en udbudsannonce, skal institutionen anvende et på forhånd fastsat og i udbudsannoncen offentliggjort antal udvælgelseskriterier.

Den udbydende institution kan bl.a. anvende nedenstående udvælgelseskriterier

finansiel og økonomisk formåen,

evne og teknisk kapacitet.

Virksomhedernes økonomiske formåen kan bl.a. godtgøres ved fremlæggelse af

de seneste årsregnskaber,

det seneste perioderegnskab,

bankoplysninger.

Virksomhedernes tekniske formåen kan bl.a. godtgøres ved fremlæggelse af

referencer fra de seneste betydeligste arbejder,

erfaringer fra lignende arbejder,

oplysninger om den uddannelsesmæssige og erfaringsmæssige baggrund for de medarbejdere, der skal løse opgaven,

virksomhedernes kvalitetssikringsprocedurer,

sikkerheds- og sundhedsmæssige procedurer,

procedurer for håndtering af miljøforhold.

Den udbydende institution fastsætter selv, hvor mange leverandører man vil anmode om at udarbejde et tilbud. Antallet skal fremgå af udbudsmaterialet. Der bør fastsættes et antal, der er tilstrækkelig stort til at sikre en reel konkurrence om opgaven. I visse situationer kan det dog ud fra en økonomisk helhedsbetragtning være hensigtsmæssigt at henvende sig direkte til en enkelt leverandør.

Virksomheder kan udelukkes fra deltagelse i udbuddet, hvis

virksomheden er gået i konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs,

virksomheden er under konkursbehandling eller behandling med henblik på likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs,

der kan rejses berettiget tvivl om faglig hæderlighed på grund af en endelig dom for et strafbart forhold,

der ved tidligere opgaver er konstateret alvorlige fejl i faglige anliggender,

virksomheden er i restance med betalinger til sociale sikringsordninger, betalinger af skatter og afgifter eller har forfalden gæld på over 100.000 kr. til det offentlige,

der er konstateret svigagtig afgivelse af urigtige erklæringer i forbindelse med meddelelse af virksomhedsoplysninger til ordregiver.

Ved afgørelsen af med hvilken tilbudsgiver den udbydende institution vil indgå en kontrakt om den udbudte opgave, skal institutionen anvende et af nedenstående to tildelingskriterier, som skal anføres i offentliggørelsen af udbudsforretningen eller i udbudsmaterialet

1. Institutionen/udbyderen indgår kontrakt med den tilbudsgiver, hvis tilbud indeholder den laveste pris eller

2. Institutionen/udbyderen indgår kontrakt med den tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud.

Ved valget mellem de to tildelingskriterier bør udbyderen overveje

om opgaven kan defineres og beskrives ved en række kriterier, der kan medvirke til at vurdere, hvilket tilbud der er det økonomisk mest fordelagtige,

om der er tale om en standardløsning eller en individuel løsning,

om udbyderen ønsker, der skal konkurreres på andre forhold end pris.

Hvis udbyderen vælger at anvende tildelingskriteriet laveste pris, indebærer dette en pligt til at tildele ordren til den tilbudsgiver, hvis tilbud opfylder kravene i udbudsmaterialet (er konditionsmæssigt) og er prismæssigt lavest.

Relevante kriterier efter stk. 2 kan udover prisen f.eks. være kvalitet, teknisk værdi, æstetik og funktionsværdi, miljø- og arbejdsmiljøforhold, teknisk bistand og service, leveringsdato, leveringsfrist, færdiggørelsestidspunkt eller tilsvarende.

Udbyder må ikke lægge vægt på andre kriterier end de, der er oplyst i forbindelse med offentliggørelsen af udbudsforretningen, eller ændre i prioriteringen mellem kriterierne. Ligeledes må der ikke ske en sammenblanding med udvælgelseskriterierne.

Personalemæssige forhold m.v.

Ad § 8, stk. 1.

For ikke at skabe utryghed i udbudsprocessen bør personalet på et tidligt tidspunkt inddrages i overvejelserne vedrørende udbud. Både virksomhedsoverdragelsesloven og aftaler i forbindelse med overenskomstindgåelse indgået mellem finansministeren og de faglige organisationer fastlægger kravet til personaleinddragelse. Inddragelsen kan omfatte egentlig inddragelse i overvejelserne, som aftalt i overenskomstprotokollat mellem finansministeren og lønmodtagerorganisationerne, eller en orientering om årsagen til overdragelsen, overdragelsens juridiske, økonomiske og sociale følger for lønmodtagerne samt eventuelle foranstaltninger for disse.

Den væsentligste regulering af personalets rettigheder er virksomhedsoverdragelsesloven. Virksomhedsoverdragelsesloven er bl.a. nærmere omtalt i Udliciteringsrådets publikation: »Virksomhedsoverdragelseslovens anvendelsesområde ved offentlig udlicitering« (www.udliciteringsraad.dk).

Ad stk. 2.

Hvis den udbydende institution agter at udarbejde et kontrolbud, skal dette indgå i orienteringen af personalet.

Ad stk. 3.

Ved et udbud kan ordregiveren stille krav om, at leverandøren skal opfylde visse nærmere beskrevne sociale klausuler. Ved sociale klausuler forstås et krav i en udbudskontrakt om, at den tilbudsgiver, der vinder opgaven, skal påtage sig en nærmere angivet social forpligtelse. Der kan være tale om ansættelse af etniske minoriteter, handicappede i flexjob eller lignende. (Se Erhvervsministeriets »Sociale klausuler i praksis« og www.socialaftaler.dk).

Ad stk. 4.

Tilsvarende kan der stilles krav knyttet til miljøet og arbejdsmiljøet.

Ad stk. 5.

For at tilgodese handicappede borgeres mulighed for at medvirke ved arbejdets udførelse skal der, hvor det er praktisk gennemførligt, stilles krav om handicapvenlige adgangsforhold og arbejdsredskaber.

Ad stk. 6.

Hvis der er tale om en opgave, der indebærer, at borgerne skal have adgang til den virksomhed, der har fået overdraget opgaven, skal der stilles krav om handicapvenlige adgangsforhold og om øvrige nødvendige faciliteter for de handicappede.

Ad stk. 7.

Sociale, miljø- og arbejdsmiljømæssige krav skal udformes således, at adgangen til kontrakten ikke begrænses eller fører til diskrimination af mulige udenlandske tilbudsgivere

Offentliggørelsen af udbudsforretningen

Ad § 9, stk. 2.

For at reducere omkostningerne ved gennemførelsen af et udbud (transaktionsomkostninger) mest muligt skal den statslige annoncering ske ved anvendelse af et elektronisk medie. Annonceringen bør derfor ske gennem anvendelse af statens elektroniske udbudsavis, som drives af IT- og Telestyrelsen (www.udbudsavisen.dk).

Tilbudsgiverne har i udbudsavisen muligheden for at søge på udbud inden for deres faglige område og geografiske beliggenhed. Udbudsavisen dækker således behovet for en bred faglig og geografisk dækning. Udgifterne til annoncering for udbyderen er også væsentlig lavere end annoncering i landsdækkende aviser og fagtidsskrifter.

Kontrolbud

Ad § 10, stk. 1.

Det overordnede sigte med udarbejdelsen af et kontrolbud er at sikre, at en statslig institution ved antagelsen af et eksternt bud og indgåelse af kontrakt ikke påtager sig meromkostninger i forhold til at udføre opgaven selv.

Grundlaget for udarbejdelsen af et kontrolbud er en realistisk kalkule over institutionens omkostninger. Kontrolbud er derfor kun relevant, hvor en opgave i forvejen løses internt og/eller den bestillende institution har potentiel kapacitet til fremover at løse en i udbudssituationen eksternt varetaget opgave, fordi der kun i sådanne situationer er reelt grundlag for sammenligning med eksterne leverandører.

Det er vigtigt, at eksterne leverandører, der overvejer at udarbejde et tilbud, kender betingelserne, herunder om institutionen agter at udarbejde et kontrolbud. Dette skal derfor oplyses i udbudsannoncen og i udbudsmaterialet.

Ad stk. 2.

Kontrolbuddets ligestilling med eksterne bud indebærer, at afleveringsfristen er den samme for institutionens kontrolbud som for eksterne bud.

Ad stk. 3.

Et kontrolbud skal udarbejdes således, at det er underlagt de samme betingelser som eksterne tilbud, og således at et kontrolbud kan sammenlignes med et eksternt bud. Et kontrolbud er derfor bundet af udbudsmaterialets beskrivelse af kvalitetskrav til opgavens løsning.

For at skabe parallelitet til eksterne bud skal et kontrolbud endvidere udarbejdes således, at alle kortsigtede, langsigtede, direkte og indirekte omkostninger samt eventuelt omkostninger, der ikke udgiftføres i den udbydende institution, medtages. Regler for prissætning af statslige ydelser findes i Finansministeriets Økonomi-Administrative Vejledning, Prisfastsættelse (www.oav.dk).

Ad stk. 4.

Ved udarbejdelsen af et kontrolbud skal den udbydende institution sikre sig, at der ikke kan opstå konkurrenceforvridende fordele for institutionens kontrolbud. Medarbejdere, der på institutionens vegne udarbejder et kontrolbud, kan således ikke medvirke ved udarbejdelsen af udbudsmateriale eller i øvrigt indtage en præferencestilling.

Eksterne leverandører skal endvidere, i samme omfang som institutionens medarbejdere, have adgang til al information, som har betydning for udarbejdelsen af et tilbud. Det skal bemærkes, at alle tilbudsgivere bruger mange ressourcer på tilbudsudarbejdelse og har krav på, at alle tilbud behandles lige.

Ad stk. 5.

Ved udarbejdelsen af et kontrolbud er det muligt at tage højde for eventuelle følgeomkostninger for institutionen ved at antage et eksternt bud. Det er kun muligt at medtage midlertidige følgeomkostninger. Beregningen af midlertidige følgeomkostninger er nærmere omtalt i Finansministeriets Økonomi-Administrative Vejledning, Prisfastsættelse (www.oav.dk).

Ad stk. 6.

Det er den udbydende institutions pligt at sikre, at der ikke opstår habilitetsproblemer i udbudsprocessen. Medarbejdere, der har medvirket ved kontrolbuddets beregning, må således ikke deltage i en efterfølgende vurdering af de indkomne tilbud.

Ad stk. 7.

En statslig institution skal antage det tilbud, der er billigst eller økonomisk mest fordelagtigt. En statslig institution kan kun annullere en udbudsforretning, hvis det kan godtgøres, at der er en saglig begrundelse for annullationen. En saglig begrundelse kan være, at et af institutionen udarbejdet kontrolbud viser, at ingen af de fremsatte tilbud er økonomisk attraktive.

Ad stk. 8.

For at sikre en lige konkurrence mellem institutionens kontrolbud og eksterne bud skal opgaven efter en annullation på grundlag af et kontrolbud udføres efter reglerne om indtægtsdækket virksomhed. Institutionens betaling til den indtægtsdækkede virksomhed skal svare til størrelsen af kontrolbuddet. Institutionen skal udøve den samme kontrol af kontrolbuddets overholdelse af kvalitetskravene i udbudsmaterialet, som institutionen ville have gjort i forhold til en ekstern leverandør.

Ordretildeling

Ad § 11.

Når udbudsforretningen er fuldt gennemført, skal tilbudsgiverne, hvis tilbud ikke er blevet antaget, hurtigst muligt have besked herom.

Tilbudsgiverne kan herudover anmode om en begrundelse for, hvorfor deres bud er forkastet. Ud over navnet på den bydende, hvis bud er antaget, er ordregiveren forpligtet til at give oplysning om det antagne buds egenskaber og relative fordele.

Kapitel 3 - Udfordringsret

Kapitel 3

Udfordringsret

Privates udfordringsret i forhold til offentlige opgaver er gennemført parallelt i kommuner, amtskommuner og i staten med virkning fra 1. januar 2003. Det er derfor forsøgt at gøre vejledning til udfordringsretten så enslydende med de kommunale regler som muligt.

Ad § 12, stk. 1.

For at fremme konkurrenceudsættelsen i den statslige sektor indføres der en ret for private til uopfordret at give et konkret tilbud på udførelsen af en statslig opgave.

Reglerne om privates udfordringsret gælder både drifts- og anlægsopgaver, som institutionen udfører i eget regi.

Ved et konkret tilbud forstås et tilbud, der er bindende for afgiveren og udformet specifikt til den udfordrede institution.

Der stilles ikke yderligere krav til, hvilken præcision og detaljeringsgrad det konkrete bud skal have. Det skal i den forbindelse bemærkes, at et udfordringstilbud har forskellige funktioner afhængigt af, om lovgivningen giver institutionen adgang til at antage det private tilbud uden forudgående udbud. Hvis institutionen ikke kan indgå en kontrakt om opgavens løsning på grundlag af udfordringstilbuddet, men efter EU-direktiverne skal udbyde opgaven, kan det efter omstændighederne være fordelagtigt for tilbudsgiveren at undlade at specificere tilbuddet nærmere og alene i hovedtræk angive karakteren af ydelsen og den pris, som tilbudsgiveren forventer at fremsætte i et bud i forbindelse med en eventuel udbudsrunde. En sådan udformning af tilbuddet vil som udgangspunkt opfylde cirkulærets krav om at være et konkret tilbud.

Retten til at få behandlet tilbud efter reglerne om privates udfordringsret gælder alene for opgaver, som institutionen løser for sig selv. Et tilbud på en opgave, som institutionen i forvejen får løst af en ekstern leverandør, er således ikke omfattet af reglerne om privates udfordringsret.

Et tilbud, der delvis vedrører en opgave, som institutionen før tilbuddets modtagelse får udført eller har indgået aftale om at få udført af en ekstern leverandør, falder i sin helhed uden for reglerne om udfordringsret. Det vil dog i et vist omfang være naturligt, at institutionen i overensstemmelse med god forvaltningsskik informerer tilbudsgiveren herom, således at vedkommende får mulighed for at foretage en tilpasning af sit tilbud til den del af opgaven, som institutionen udfører selv.

Hvis en privat ønsker at udarbejde et uopfordret tilbud, skal institutionen i det omfang, det følger af lovgivningen og god forvaltningsskik, være behjælpelig med at afgive de oplysninger, der er nødvendige for udarbejdelsen af et tilbud.

Opgaver, som institutionen i medfør af § 2, stk. 2 og 3, har vurderet ikke er udbudsegnede, kan også udfordres af en privat.

Ad stk. 2.

Beslutter en institution fortsat at udføre den udfordrede opgave i eget regi, skal beslutningen forelægges den overordnede myndighed efter § 13.

Ad stk. 3.

Hvis en kontraktindgåelse i forbindelse med et uopfordret tilbud er omfattet af EU’s udbudsregler, kan statsinstitutionen ikke indgå en kontrakt uden et EU-udbud i overensstemmelse med EU’s udbudsdirektiver.

Ad § 13, stk. 1.

Det må ikke være institutionen selv, der beslutter afvisningen. Afvisningen skal derfor altid forelægges en overordnet myndighed. En institutions overordnede myndighed er den institution, hvortil der er klageadgang i medfør af de almindelige regler om administrativ rekurs. Forelæggelsespligten vil ikke gælde, hvis den udfordrede institution selv er øverste myndighed.

Baggrunden for bestemmelsen er at skabe en statslig parallel til den krævede behandling af private udfordringer på det kommunale område, hvis formål er at løfte private tilbud om udførelse af opgaver op på politisk niveau i kommunalbestyrelsen.

Ad stk. 2.

Forelæggelsen skal ledsages af et økonomisk overslag over konsekvenserne af at antage det udfordrende tilbud. Det økonomiske overslag skal forelægges sammen med indstillingen om en afvisning. Institutionens indstilling om afvisning kan herudover inddrage ikke-økonomiske forhold.

Hvis institutionens økonomiske overslag viser, at det vil være mest økonomisk fordelagtigt at fortsætte med at løse opgaven i eget regi, kan tilbuddet afvises. Efterfølgende udfordrende tilbud på udførelse af den pågældende opgave vil være omfattet af reglerne om udfordringsret.

Et økonomisk overslag er ikke et kontrolbud, og der stilles ikke de samme betingelser til udarbejdelsen af et økonomisk overslag som til et kontrolbud. Den statslige institution skal foretage et overslag over institutionens samlede omkostninger og i den forbindelse bestræbe sig på at medtage rimelige og sædvanlige omkostninger for opgavens udførelse. Sigtet med overslaget er alene at give de overordnede myndigheder et godt og informativt grundlag for at vurdere, om det private tilbud samlet set er økonomisk mere fordelagtigt end institutionens egen opgaveudførelse. Overslaget kan tage udgangspunkt i reglerne for prissætning af statslige ydelser i Finansministeriets Økonomi-Administrative Vejledning (www.oav.dk).

Ved beregning af overslag over institutionens omkostninger skal indregnes alle kortsigtede, langsigtede, direkte og indirekte omkostninger samt eventuelle omkostninger, der ikke udgiftsføres i institutionen. Udfordringsbuddet kan tillægges de eventuelle midlertidige følgeomkostninger, som institutionen vil pådrage sig ved at acceptere udfordringsbuddet.

Ad stk. 3.

Institutionen kan foretage en opgaveafgrænsning, som fastslår, at en række forskellige opgaver har en sådan sammenhæng, at de skal varetages af samme leverandør.

Som eksempel kan nævnes en tiltrådt samlet varetagelse af rengøringsfunktionen inden for et ministerområde. I et sådant tilfælde vil det ikke være muligt at afgive et uopfordret tilbud på rengøring i en enkelt af de omfattede institutioner. Der kan dog gives et tilbud på den samlede rengøringsopgave.

Hvis opgaveafgrænsningen er tiltrådt af den overordnede myndighed, har institutionen mulighed for at forelægge sagen om fortsat at udføre opgaven i eget regi for den overordnede myndighed uden at foretage et økonomisk overslag over omkostningerne.

Ad § 14.

For at undgå sagsbehandling og forelæggelse af en række mindre og måske useriøse tilbud er der givet en række undtagelsesbestemmelser, således at institutionen selv kan afvise et uopfordret tilbud med henvisning til disse bestemmelser. Det betyder, at institutionen kan afvise uden forelæggelse for en overordnet myndighed og uden udarbejdelse af et økonomisk overslag.

Bestemmelsen er fakultativ og er således ikke til hinder for, at institutionen kan beslutte at få varetaget en opgave af en ekstern leverandør på baggrund af et tilbud eller en tilbudsgiver, der er omfattet af en af de i § 14 nævnte undtagelsesbestemmelser.

Ad nr. 1.

Institutionen kan afvise et privat udfordringstilbud, hvis tilbuddet ikke overstiger 500.000 kr. Beløbet pristalsreguleres ikke.

Den fastsatte tærskelværdi skal ikke følge kalenderåret, men en rullende et-årsperiode. Den fastsatte værdi sænkes ikke, selv om tilbuddet kun vedrører løbende ydelser for en del af en rullende et-årsperiode.

Ved tilbud på levering af løbende ydelser anslås tilbuddets værdi på grundlag af den årlige udgift.

Ad nr. 2.

Hvis en tilbudsgiver ikke lovligt kan udføre opgaven, kan institutionen selv afvise et udfordringstilbud.

Et udfordrende tilbud kan således afvises af institutionen selv i tilfælde, hvor den omhandlede opgave ikke vil kunne udføres i overensstemmelse med lovgivningens regler for privates og offentliges udførelse af den pågældende opgave. Som eksempel kan nævnes tilfælde, hvor det af tilbuddet fremgår, at opgaveudførelsen vil indebære en tilsidesættelse af arbejdsmiljøretlige regler.

Tilbud, hvor det alene er en del af opgaven, som tilbudsgiveren ikke vil kunne udføre lovligt, kan institutionen også selv afvise.

Ad nr. 3-5.

En udfordret institution kan afvise et udfordringstilbud i de tilfælde, hvor tilbudsgiver ikke kan sandsynliggøre, at denne har den fornødne tekniske, finansielle og økonomiske formåen. Dette svarer til kravene i EU-direktiverne.

Det samme gør sig gældende, hvis tilbudsgivers virksomhed er under konkursbehandling eller begæret taget under konkursbehandling; hvis tilbudsgivers virksomhed er gået i betalingsstandsning, eller der er åbnet forhandlinger om tvangsakkord; eller hvis tilbudsgiver har indgivet begæring om gældssanering.

Endvidere gælder det, at et udfordringstilbud kan afvises, hvis tilbudsgiveren har forfalden gæld til det offentlige på over 100.000 kr., jf. principperne i lov om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love (lov nr. 1093 af 21. december 1994).

Endelig kan et udfordringstilbud afvises med henvisning til, at en tilbudsgivers personlige karakter gør denne uegnet til at løse opgaven. Som eksempel kan nævnes tilfælde, hvor en tilbudsgiver er dømt for et strafbart forhold, der rejser tvivl om tilbudsgivers faglige hæderlighed.

Ad nr. 6.

Institutionen kan afvise et tilbud, hvis det forekommer at være unormalt lavt i forhold til ydelsen. Hvis institutionen på dette grundlag afviser et tilbud, har institutionen pligt til at angive begrundelsen over for tilbudsgiveren.

Ad nr. 7.

En tilbudsgiver har ikke krav på at få et udfordringstilbud behandlet, hvis institutionen inden for de sidste 2 år har behandlet et med hensyn til pris og indhold tilsvarende bud.

Det vil ikke være tilstrækkeligt, at institutionen inden for de 2 år har afvist at behandle et tilsvarende privat udfordringstilbud. Institutionen skal have foretaget en realitetsbehandling af tilbuddet, dvs. foretaget en sammenligning af omkostningerne ved at antage tilbuddet med omkostningerne ved institutionens egen opgaveudførelse, ligesom institutionen skal have taget stilling til, om institutionen fortsat skal udføre den opgave, det private udfordringstilbud vedrører.

Det gælder endvidere, at hvis tilbuddet ligger under institutionens tidligere beregnede omkostningsoverslag, skal institutionen realitetsbehandle tilbuddet.

Ad § 15.

Reglerne for privates udfordringsret regulerer ikke, hvor hurtigt den udfordrede institution skal behandle et udfordringstilbud. Institutionen bør imidlertid som offentlig myndighed følge principperne for god forvaltningsskik, hvilket indebærer, at institutionen har pligt til at behandle et indkommet tilbud så hurtigt, som forholdene tillader det. I de fleste tilfælde vil en sådan frist ligge inden for to måneder.

Finansministeriet, den 17. februar 2003

Vejledning om cirkulæreskrivelse nr. 159 af 17. december

2002 om udbud og udfordring af statslige drifts- og

anlægsopgaver

I denne vejledning uddybes reglerne i Finansministeriets cirkulæreskrivelse nr. 159 af 17. december 2002 om udbud og udfordring af statslige drifts- og anlægsopgaver.

Cirkulære om udbud og udfordring af statslige drifts- og anlægsopgaver skal overordnet medvirke til at sikre, at statslige opgaver løses så effektivt som muligt. Hvor konkurrenceudsættelse gennem et udbud vil medvirke til at opfylde dette formål, vil den enkelte institution være forpligtet til at gennemføre et sådant udbud.

Med cirkulæret indføres udfordringsret for private på det statslige område. Samtidig revideres udbudspligten i Finansministeriets cirkulære nr. 42 af 1. marts 1994, således at udbudspligten omfatter udbudsegnede opgaver, der fastsættes i de udbudspolitikker, som ministerierne med indførelsen af effektiviseringsstrategier for staten pålægges at udarbejde. Endvidere omfatter udbudspligten ikke opgaver med en kontraktsum under en bagatelgrænse på 500.000 kr.

For udbud, som ikke er omfattet af udbudskravet i EU’s udbudsdirektiver, øger cirkulæret valgmulighederne ved anvendelse af forskellige udbudsformer for en statsinstitution, som ønsker at indgå kontrakt med en ekstern leverandør om løsning af en statslig opgave. Det forudsættes imidlertid, at kontraktindgåelse sker med respekt for EU’s ligebehandlings- og gennemsigtighedsprincip.

Ved statsinstitutioner forstås i dette cirkulære alle departementer og styrelser, underliggende institutioner m.v., hvis driftsbudget er optaget på en bevillingslov, jf. § 2 i lov om statens regnskabsvæsen mv.

Ikke statslige institutioner, der er omfattet af budgetvejledningens regler, vil dog ligeledes være omfattet af reglerne i dette cirkulære.