Cirkulære om ændring af cirkulære om kirke- og præstegårdskassernes budget, regnskab og revision m.v.

Bilag 1

KONTOPLAN FOR KIRKE- OG PRÆSTEGÅRDSKASSER

I. DRIFTSRAMME

Hovedkonto: 0 Løn

0110 Graver/kirkegårdsleder/kirkegårdsassistent

0160 Gartnere & gartneriarbejdere (SID) & Medhjælp, vikarer, (Kirkegård)

0210 Kontormedhjælp (HK), (Kirkegård)

0220 Kirkeassistent, rengøring

0240 Rengøring, præstekontor

0260 Kirkekorsangere

0270 Vikarer for kirkekorsangere

0310 Kirkesanger

0320 Vikarer for kirkesanger

0330 Kirkebylærer

0340 Kontormedhjælp

0360 Kirketjener, kirketjenerassistent

0370 Vikarer for kirketjenere

0410 Konfirmandlærer

0430 Sognemedhjælpere

0460 Kordegn, kordegneassistent

0470 Vikarer for kordegn

0510 Medhjælp, diæter m.v.

0560 Organist, organistassistent

0570 Vikarer for organist

0710 Kasserer

0730 Formand

0740 Kontaktperson

0760 Kirkeværge

0770 Huslejetilskud, præster

0810 ATP

0830 AER, AES Arbejdsmiljøafgift mv.

0840 Tvungne pensionsordninger

0860 Rejse- og Befordringsgodtgørelse

0870 Frivillige pensionsordninger

0880 Jubilæumsgratiale, fratrædelsesgodtgørelse mv.

0890 Lønrefusioner

Hovedkonto: 1 Kirkelige Aktiviteter

1010 Tilskud til Stiftsfond

1020 Konfirmandundervisning

1030 Gudstjenester mv. honorarer

1040 Kirkebil, gudstjenester

1050 Kirkebil, andre arrangementer

1060 Kirkeblad

1070 Kirkekoncerter – honorarer

1080 Kirkekoncerter – andre udgifter

1090 Konfirmandkørsel

1100 Mellemkirkeligt arbejde, tilskud til mellemkirkelige stiftsudvalg

1110 Samarbejde mellem menighedsråd om kirkelige aktiviteter

Hovedkonto: 2 Administration

2110 Menighedsrådet

2120 Kursusudgifter vedrørende menighedsrådet

2140 Personaleudgifter

2160 Annoncer

2210 Telefonudgifter mv.

2260 Kontorholdsudgifter mv.

2310 Ministerialbøger mv.

2360 Kursusudgifter vedrørende kirkefunktionærer

2410 Honorar til bygningskyndig, arkitekt

2450 Tilskud til Det mellemkirkelige stiftsudvalg

2480 Administrativt samarbejde mellem menighedsråd mv.

2500 Refusion af udgifter mellem sogne

2510 Menighedsrådsvalg

2520 Revision

Hovedkonto: 3 Præstegård, præstebolig, mv.

3110 Telefon mv.

3160 Skatter, afgifter

3210 Forsikringer/sikringsudgifter

3260 Godtgørelser for el og varme

3270 Opvarmning og el

3310 Konfirmandlokaler (i præstegård)

3410 Anskaffelser og vedligeholdelse (præstebolig)

3460 Anskaffelser og vedligeholdelse, (landbrugsejendom)

3480 Leje af præstebolig

3670 Edb-udgifter i præstebolig

Hovedkonto: 4 Kirke, menighedslokaler, funktionærbolig mv.

4110 Skatter, afgifter

4160 Forsikringer/sikringsudgifter

4210 El

4260 Varme

4310 Rengøringsartikler, vask mv.

4360 Eftersyn orgel, klokker mv.

4410 Lejeudgifter

4460 Gudstjenester, blomster, lys mv.

4610 Anskaffelser og vedligeholdelse, kirke

4620 Anskaffelser og vedligeholdelse, sognegård

4630 Anskaffelse og vedligeholdelse, funktionærbolig

4670 Edb-udgifter kirkekontorer mv.

Hovedkonto: 5 Kirkegård

5110 Materialer og planter til videresalg

5120 Materialer og planter til kirkegård

5130 Entreprenørudgifter, grave

5140 Entreprenørudgifter, kirkegård

5180 Arbejdstøj

5190 Vedligeholdelse, bygninger

5200 Vedligeholdelse, maskiner, redskaber, værktøj

5210 Vedligeholdelse, P-plads, hegn mv.

5220 Nyanskaffelser, bygninger

5230 Nyanskaffelser, maskiner, redskaber, værktøj

5240 Nyanskaffelser, P-plads, hegn mv.

5250 Vedligeholdelse, kirkegårdsareal

5260 Nyanskaffelser, kirkegårdsareal

5280 Bevaringsværdige gravminder

Kirkegård med særskilt regnskab

5510 Andre udgifter i alt – sum fra særskilt regnskab

Hovedkonto: 6 Indbetalinger

Renteindtægter

6110 Renter af stiftsmidler ekskl. renter af aktuelle gravstedkapitaler

6112 Renter af kassebeholdning

Indtægt af fast ejendom

6210 Lejeindtægt

6230 Forpagtningsafgift

6250 Salg af effekter, skov

6270 Præsters boligbidrag

Brug af kirken

6310 Betaling for brug af kirken, klokkeringning mv.

6320 Pyntning i kirken

6330 Brug af menighedslokaler mv.

Kirkegård

6410 Gravkastning

6420 Nyanlæg og omlægning

6430 Erhvervelse og fornyelse af gravsted

6440 Hjemfaldne gravsteder

6450 Salg af planter, ren- og vedligeholdelse mv.

6460 Renter af aktuelle gravstedskapitaler

Kirkegård med særskilt regnskab

6510 Indtægter i alt – sum fra særskilt regnskab

Ekstraordinære indtægter

6610-6619 ( beskrivelse )

II. ANLÆGSRAMME

Hovedkonto: 7 Anlægsarbejder, Låneydelser, Opsparing

Anlægsarbejder

7001-7030 (Synsudsatte arbejder og andre anlægsarbejder beskrivelse )

Kirkegård med særskilt regnskab

7610 Anlægsarbejder – sum fra særskilt regnskab

Låneydelser

7110 Renteudgifter (lån i stiftsmidlerne)

7120 Renteudgifter (andre lån)

7210 Afdrag (lån i stiftsmidlerne)

7220 Afdrag (andre lån)

Kirkegård med særskilt regnskab

7790 Låneydelser i alt – sum fra særskilt regnskab

Opsparing til særlige formål

7810-7890 Opsparing ( formål angives)

Kirkegård med særskilt regnskab

7990 Opsparing i alt – sum fra særskilt regnskab

III. LIGNINGSBELØB

Hovedkonto 8 Kirkelig Ligning

8010 Driftsrammebevilling

8020 Anlægsrammebevilling

8030 Tillægsbevilling, (dvs. udbetalinger fra beholdningen af ligningsmidler til imødegåelse af uforudsete udgifter, jf. lov om folkekirkens økonomi § 6, stk. 1)

IV. KASSEBEHOLDNING

Hovedkonto: 9 Kassebeholdning

Kassebeholdning

9000 Kontantbeholdning

9001-1009 Udlægskasser

9010 Checkkonto

9011-1019 Øvrige bankkonti

9020 Girokonto

Kontantbeholdning hos graver/kirkegårdsleder

9005 Kontantbeholdning hos graver/kirkegårdsleder

9015 Checkkonto hos graver/kirkegårdsleder

9025 Girokonto hos graver/kirkegårdsleder

9030 Indgående moms (købsmoms)

9031 Udgående moms (salgsmoms)

9032 Miljøafgifter ( El-, olie-, vand- mv.)

9039 Momsafregningskonto

9040 Skyldig A-skat

9041 Skyldige feriepenge

9042 Skyldige offentlige tilbagehold

9043 Skyldige pensionstilbagehold, skyldig gruppeliv

9044 Skyldige fagforeningstilbagehold

9045 Skyldige lønmodtagerpengeinstitutydelser tilbageholdt

9050 Skyldig AM-bidrag

9047 Diverse mellemregning

9060-9069 Debitorer

9070-9079 Forudbetalte omkostninger

9080-9089 Kreditorer

9090 Skyldige omkostninger

9099 Modpost til primobeholdning

§ 1. I cirkulære nr. 133 af 22. juli 1992, som ændret ved cirkulære nr. 155 af 25. november 1997, om kirke- og præstegårdskassernes budget, regnskab og revision m.v. foretages følgende ændringer

1. Før afsnittet ”Budget” indsættes følgende

”I medfør af § 4, stk. 6, § 5, stk. 5, og § 9, stk. 3, i lov om folkekirkens økonomi, jf. lovbekendtgørelse nr. 969 af 2. december 2003 fastsættes følgende

2. Punkterne 1. - 6. affattes således

” Budget

1. Menighedsrådenes årsbudgetter lægges i overensstemmelse med de retnings-linier, der er fastlagt i dette cirkulære, Kirkeministeriets konteringsvejledning for kirke- og præstegårdskasser og det nyeste skema til årsbudget for kirke- og præstegårdskasser, samt andre forskrifter og brugervejledninger, der er godkendt af Kirkeministeriet og udsendt til menighedsrådene.

Budgetproceduren

2. Provstiudvalget indkalder i året før budgetåret en eller to repræsentanter for hvert menighedsråd i en kommune til budgetsamråd. Såfremt enkelte sogne i et andet provsti hører til vedkommende kommune, skal en eller to repræsentanter fra disse sogne indbydes til at deltage i budgetsamrådet.

Hvis en kommune dækker flere provstier, kan provstiudvalgene aftale, at der afholdes budgetsamråd i det enkelte provsti for sognene i provstiet.

Der kan afholdes flere budgetsamråd. Menighedsrådene har pligt til at lade sig repræsentere under budgetsamråd. Budgetsamråd er offentlige. Provstiudvalget træffer beslutning om bekendtgørelse af tid, sted og emner til drøftelse på budgetsamråd. Bekendtgørelsen skal ske på en sådan måde, at offentligheden bliver bekendt med afholdelsen af budgetsamrådet.

På budgetsamrådet skal de økonomiske forhold i ligningsområdet belyses. På budgetsamrådet har menighedsrådene adgang til at fremlægge ønsker om fx større bygningsarbejder og andre resursekrævende projekter, med henblik på at menighedsrådene og provstiudvalget i fællesskab kan vurdere ønskerne.

På budgetsamrådet oplyser menighedsrådene om, hvilke større udgifter og hvilke indtægter de forventer at få i de kommende år, både årlige indtægter i form af lejeindtægter, forpagtningsafgifter mv. og ekstraordinære indtægter i form af salgs- eller erstatningssummer vedrørende præsteembedernes landbrugsejendomme, der fremkommer i forbindelse med salg af rettigheder eller fast ejendom, samt om indtægter i form af gaver/arv mv.

Budgetsamrådet har ikke besluttende myndighed, jf. dog nedenfor i punkt 5.

Fastsættelse af rammebevilling for driftsudgifter og anlægsramme udgifter

3. Efter at der har været afholdt budgetsamråd, hvor de økonomiske forhold i ligningsområderne har været behandlet, fastsætter provstiudvalget en ramme-bevilling for den enkelte kirkekasses driftsudgifter og bevillinger for kirkekassens anlægsudgifter, låneydelser og opsparing for det kommende budgetår. Er der i et sogn eller pastorat oprettet en præstegårdskasse, fastsætter provstiudvalget også de nævnte bevillinger for denne kasse. Provstiudvalget giver hvert menighedsråd meddelelse om rammebevillingen for driftsudgifter og rammen for anlægsudgifter, låneydelser og opsparing for det kommende budgetår.

Menighedsrådet udarbejder på grundlag af rammebevillingen for driftsudgifter (driftsrammen) og bevillingerne for anlægsrammen årsbudget for kirke- og præstegårdskassen, jf. nedenfor i punkt 6 – 8.

I tilfælde hvor flere menighedsråd i et pastorat har oprettet en præstegårdskasse, udarbejder menighedsrådene ved almindelig stemmeflertal budget for denne på et fællesmøde efter indhentet udtalelse fra præstegårdsudvalget.

Budgetterne for kirke- og præstegårdskasserne indsendes til provstiudvalget inden en af provstiudvalget fastsat frist.

Fastsættelse af ligningsbeløbene til kommunens kirke- og præstegårdskasse mv.

4. Provstiudvalget påser, at kirke- og præstegårdskassernes budget for det kommende regnskabsår er i overensstemmelse med de udmeldte rammer og bevillinger, jf. § 5, stk. 1 og 2, i lov om folkekirkens økonomi, ligesom provstiudvalget foretager legalitetskontrol af budgetterne.

Provstiudvalget fastsætter ligningsbeløbene til kommunens kirke- og præstegårdskasser og giver senest den 15. september kommunalbestyrelsen meddelelse om ligningsbeløbenes størrelse.

Besluttende budgetsamråd

5. Menighedsrådene i et provsti kan beslutte, at budgetsamrådet skal have besluttende myndighed, jf. lov om folkekirkens økonomi § 4, stk. 4.

Såfremt det besluttende budgetsamråds virksomhed tilrettelægges i overens-stemmelse med den standardvedtægt, som Kirkeministeriet har godkendt, skal der ikke indhentes yderligere godkendelse af det besluttende budgetsamråd. Hvis menighedsrådene ønsker, at det besluttende budgetsamråds arbejde skal ske på andre vilkår, skal vedtægten for samarbejdet indsendes gennem provstiudvalget og stiftsøvrigheden til godkendelse i Kirkeministeriet, jf. lov om menighedsråd § 43.

Hvis budgetsamrådet har besluttende myndighed, fastsætter budgetsamrådet den enkelte kirke- eller præstegårdskasses bevilling for driftsudgifter (driftsrammen) og bevillinger til anlægsarbejder, låneydelser og opsparing (anlægsramme-udgifter), samt ligningsbeløb til kommunens kirke- og præstegårdskasser.

Ved det besluttende budgetsamråds fastsættelse af ligningsbeløbet finder reglerne i lov om folkekirkens økonomi § 6, stk. 1, 2. og 3. pkt., (5%-midler) samt § 17a, stk. 8, tilsvarende anvendelse.

Driftsrammeudgifter, anlægsrammeudgifter, omdisponeringsadgang mv.

6. Menighedsrådet skal indenfor den bevilling for driftsudgifter (driftsrammen) for budgetåret, som provstiudvalget fastsætter for kirkekassen og eventuelt præstegårdskassen, årligt udarbejde et budget for kirke- og præstegårdskassens udgifter og indtægter, jf. § 5, stk. 3 og 4, i lov om folkekirkens økonomi.

7. Driftsrammen , som provstiudvalget har fastsat, skal fordeles på hovedkonti 0, 1, 2, 3, 4 og 5 i kontoplanen for kirke- og præstegårdskasser.

Ligningsbeløb henføres til hovedkonto 8, mens øvrige indtægter henføres til hovedkonto 6. Indbetalinger.

Hovedkonto

0

Løn

Hovedkonto

1

Kirkelige aktiviteter

Hovedkonto

2

Administration

Hovedkonto

3

Præstegård, præstebolig mv.

Hovedkonto

4

Kirke, menighedslokaler, funktionærbolig mv.

Hovedkonto

5

Kirkegård

Hovedkonto

6

Indbetalinger

Menighedsrådet kan i løbet af budgetåret overføre midler (foretage omdisponeringer) mellem samtlige driftskonti, dvs. hovedkontiene 0, 1, 2, 3, 4, 5 og 6 uden provstiudvalgets godkendelse. Menighedsrådet har adgang til ved årets slutning at overføre de midler på rammebevillingen for driftsudgifter, der ikke er brugt i løbet af et regnskabsår, til brug i efterfølgende år.

8. Anlægsrammen omfatter anlægsarbejder, låneydelser og opsparing og budgetteres på hovedkonto 7.

Anlægsarbejder omfatter følgende udgiftstyper: Erhvervelse eller konstruktion af bygninger og anlæg, samt større istandsættelsesarbejder og arbejder, hvortil der ydes statstilskud. Udgiften til et istandsættelses- og ombygningsarbejde regnes kun som et anlægsarbejde, hvis arbejdet indebærer væsentlige ændringer i bestående bygninger eller anlæg. Udgifter til egentlige anlægsprojekter som fx nybyggeri regnes altid som anlægsudgifter.

En bevilling til en anlægsudgift skal anvendes i overensstemmelse med dens formål. Bevillingen kan være flerårig.

Afgrænsningen mellem hvilke udgifter, der kan henføres til driftsrammen og hvilke, der vedrører anlægsrammen, foretages af provstiudvalget.

Bevillinger til afdrag og forrentning af lån samt opsparing til særlige formål fastlægges årligt af provstiudvalget. Der oprettes konto i pengeinstitut for hvert formål, hvortil der afsættes opsparing. Kontoen skal være forsynet med påtegning om, at menighedsrådet kun kan råde over indeståendet med provstiudvalgets samtykke.

Enhver overførsel fra hovedkonto 7 Anlægsarbejder til rammebevillingen til driftsudgifter (hovedkonto: 0, 1, 2, 3, 4, og 5) kræver provstiudvalgets godkendelse, jf. dog nedenfor. Omdisponering mellem de enkelte bevillinger til anlægsudgifter kræver ligeledes provstiudvalgets godkendelse.

Et beløb på en konto under hovedkonto 7 indgår efter et anlægsarbejdes udførelse i kirke- eller præstegårdskassens kassebeholdning. Viser det sig ved afslutningen af et anlægsarbejde, at arbejdet rent faktisk er udført billigere end forventet, er besparelsen således en del af kassebeholdningen. I denne situation kan besparelsen (restbeløbet) uden provstiudvalgets godkendelse anvendes til udgifter på driftsrammen, medmindre anlægsarbejdet er lånefinansieret.

Hvis et anlægsarbejde opgives, reduceres eller udskydes på ubestemt tid, kan den besparelse, som opstår for kirkekassen, ikke overføres til driftsrammen eller til følgende års anlægsbevilling. Provstiudvalget træffer i denne situation beslutning om, på hvilken måde beløbet skal anvendes indenfor det pågældende ligningsområde.

Kontoplan, budgetskema mv.

9. Budgetskemaets formål er med udgangspunkt i rammebevillingerne til driftsudgifter og de anlægsudgiftsbevillinger, som provstiudvalget har fastsat, at lette den løbende opfølgning af budgetoverholdelsen. Skemaet tilgodeser også hensynet til offentlig fremlæggelse i en let tilgængelig form.

Årsbudgetskemaet er opdelt i 3 afsnit

1. En tekstdel, hvor budgetforudsætninger og særlige forhold anføres,

2. En oversigtsdel, hvor hovedkontiene med en specifikation på kontoniveau er samlet med henblik på at give offentligheden et overblik over årsbudgettet og

3. Oversigter over beløb fra driftsrammen eller anlægsrammen (anlægsarbejder, låneydelser og opsparing), som menighedsrådet ønsker at overføre til følgende år, anden opsparing, samt låneoptagelser.

Menighedsrådet kan udskrive årsbudgettet fra edb-baserede budget- og regnskabssystemer med de konti, der fremgår af kontoplanen for kirke- og præstegårdskasserne.

Kontoplanen for Kirke- og Præstegårdskasserne er specificeret i Kirkeministeriets konteringsvejledning for kirke og præstegårdskasser, december 2003, der kan ses på Kirkeministeriets hjemmeside www.km.dk .

Der skal udarbejdes budget på hovedkontoniveau. Hvis menighedsrådet vælger at udarbejde et mere detaljeret budget, skal de kontonumre, der fremgår af konteringsvejledningen og det årsbudgetskema, der er omtalt ovenfor, anvendes. Med henblik på at sikre ensartede kontonumre i alle bogføringsprogrammer, har kontonumrene 4 cifre. Den systematik, der fremgår af årsbudgetskemaet skal anvendes. Det er kun nødvendigt at udskrive/anvende sider med specifikationer, dvs. de konti, der er budgetteret og bogført på. Årsbudgetskemaet ajourføres årligt sammen med årsregnskabsskemaet. Skemaerne kan ligeledes hentes på Kirkeministeriets hjemmeside.

Er der oprettet præstegårdskasse i henhold til § 1, stk. 3, i lov om folkekirkens økonomi, anvendes årsbudgetskemaet tilsvarende ved budgetlægningen for præstegårdskassen.

Årsregnskab, regnskabsskema mv.

10. Regnskabsåret for kirke- og præstegårdskassen er kalenderåret, og årsregnskabet skal aflægges senest den 1. april efter regnskabsårets udløb. Til brug for regnskabsaflæggelsen anvendes det årsregnskabsskema, der er godkendt af Kirkeministeriet. Den systematik, der fremgår af årsregnskabsskemaet skal anvendes. Det er kun nødvendigt at udskrive/anvende sider med specifikationer, dvs. de konti, der er bogført på.

Er der oprettet præstegårdskasse i henhold til § 1, stk. 3, i lov om folkekirkens økonomi, anvendes årsregnskabsskemaet tilsvarende ved aflæggelse af regnskab for præstegårdskassen.

Regnskab for særlige nybygnings- og istandsættelsesarbejder føres som særskilte bi-regnskaber, ligesom der ved større kirkegårde med særskilt regnskab med provstiudvalgets godkendelse er mulighed for at videreføre hidtil anvendte regnskabssystemer. Bi-regnskabet for indsamlede midler kan enten specificeres nøje eller aflægges som en bekræftet udskrift af indsamlingsbog, der så træder i stedet for specifikationen. De indsamlede midler indgår ikke i regnskabet.

Menighedsrådet aflægger regnskab i underskrevet stand og sender 1 eksemplar til provstiudvalget og 3 eksemplarer med bilag til provstirevisor inden den 1. april i året efter regnskabsårets udløb. Efter aftale mellem provstiudvalget og provstirevisor kan der ændres i antallet af regnskabseksemplarer.

Revisor foretager revision og udarbejder revisionsprotokol og sender det påtegnede regnskab og revisionsprotokol til menighedsrådet senest den 15. september. Samtidig sendes et eksemplar af revisionsprotokollen til provstiudvalget.

Når menighedsrådet modtager det reviderede regnskab i 2 eksemplarer samt revisionsprotokol fra provstirevisor, behandles regnskabet på et menighedsråds-møde og forsynes med rådets eventuelle bemærkninger. Det reviderede regnskab underskrives af menighedsrådet ved formanden og forsynes med dato.

2 regnskaber med revisionsprotokol fremsendes til provstiudvalget senest den 1. oktober. Provstiudvalget kan dispensere fra denne frist. Efter provstiudvalgets godkendelse tilbagesendes 1 eksemplar af regnskabet til menighedsrådet, mens provstiudvalget beholder det andet eksemplar.

Efter modtagelsen af det godkendte regnskab behandler menighedsrådet regnskabet på ordinært rådsmøde, og bemærkning herom optages i menighedsrådets protokol.”

3. I punkt 10. ændres henvisningerne til ”punkt 1 til 6” og ”punkt 8” til henholdsvis: ”punkt 1 - 9” og ”punkt 12”.

4. Punkt 7 - 15 bliver herefter til punkt 11 - 21.

§ 2. Cirkulæret træder i kraft den 1. januar 2004. Omdisponeringer som nævnt i punkt 6 – 8 kan ske med virkning for regnskabsåret 2004, mens budgetlægning efter cirkulæret i øvrigt først sker med virkning for regnskabsåret 2005.

Kirkeministeriet, den 18. december 2003

Carsten Dalsgaard Jørgensen

/Jørgen L. Kroer

Cirkulære om ændring af cirkulære om kirke- og præstegårdskassernes budget, regnskab og revision m.v.