Cirkulære om gennemførelse af statslige byggearbejder

Kapitel 1 - Indledning

Kapitel 1

Indledning

§ 1. Dette cirkulære fastsætter nærmere retningslinier for den økonomiske og regnskabsmæssige behandling af statens byggesager samt for Slots- og Ejendomsstyrelsens bistand til styrelser uden særlig byggeadministration. Formålet med disse retningslinier er, i overensstemmelse med § 1 i lov om statens byggevirksomhed mv., at sikre, at statsligt byggeri sker på den for staten økonomisk mest fordelagtige måde under hensyn til den påtænkte anvendelse og fremtidige drift. Dette søges opnået bl.a. ved en nøje planlagt økonomisk styring og ved, at der foretages en hensigtsmæssig regnskabsmæssig behandling af statens byggesager.

Stk. 2. Cirkulæret omfatter statsligt nybyggeri og tilbygning, ombygning, vedligehold og hovedistandsættelse af statens bygninger og de af staten lejede ejendomme og lokaler.

Stk. 3. Ved statsligt byggeri forstås i dette cirkulære byggeri, som har en statslig myndighed som bygherre, og som derfor finansieres fuldt ud over finansloven, herunder den statslige genudlånsordning .

Stk. 4. Cirkulæret gælder både for styrelser, under hvilke der i henhold til lovens § 4, stk. 1 findes særlige byggeadministrationer, og for styrelser uden særlig byggeadministration.

Stk. 5. Selvejende institutioner, der ved lov vil kunne tildeles ejerskab til tidligere statslige ejendomme, og som opnår statsligt driftstilskud til byggeri, skal følge bestemmelserne i cirkulæret, såfremt det fremgår af den pågældende lovgivning.

Stk. 6. Vedkommende minister kan efter aftale med finansministeren fastsætte, at cirkulæret skal finde anvendelse på andre institutioner, som modtager statstilskud til bygningsmæssig drift. Der kan i den forbindelse lægges vægt på tilskuddets størrelse.

Kapitel 2 - Styrelser med særlig byggeadministration

Kapitel 2

Styrelser med særlig byggeadministration

§ 2. En nærmere vejledning i byggesagsadministration er givet i Erhvervs- og Boligstyrelsens Bygherrevejledning 2003 af december 2003. Om byggesagsadministrative spørgsmål henvises til bygherrevejledningen .

Stk. 2. De enkelte styrelser har ansvaret for, at der foreligger fornøden bevilling til byggeriets gennemførelse. Om bevillingsmæssige spørgsmål, herunder i hvilket omfang udgifter til planlægning og projektering kan afholdes som driftsudgift, henvises til budgetvejledningen.

Kapitel 3 - Styrelser uden særlig byggeadministration

Kapitel 3

Styrelser uden særlig byggeadministration

§ 3. I henhold til lovens § 4, stk. 1, kan der oprettes særlige byggeadministrationer. Styrelser med særlig byggeadministration forestår selv gennemførelse af en byggeopgave uden bistand fra Slots- og Ejendomsstyrelsen.

Stk. 2 . Statens Forsknings- og Uddannelsesbygninger, Forsvarets Bygningstjeneste samt Slots- og Ejendomsstyrelsen er særlige byggeadministrationer.

Kapitel 4 - Lokaler omfattet af den statslige

Kapitel 4

Lokaler omfattet af den statslige huslejeordning ( SEA-ordningen )

§ 4. Efter lovens § 4, stk. 2, skal styrelser uden særlig byggeadministration søge Slots- og Ejendomsstyrelsens bistand med det forberedende arbejde i forbindelse med de enkelte byggeopgaver. Styrelsen skal derfor rette henvendelse til Slots- og Ejendomsstyrelsen, så snart et lokalebehov , der ikke omfattes af § 6, er blevet aktuelt, for at få aftalt formen for Slots- og Ejendomsstyrelsens bistand under sagens forberedelse.

Stk. 2. Styrelserne kan selv forestå tilrettelæggelsen af mindre byggerier, dvs. sager, hvor den samlede udgift - ekskl. moms og grundkøbesum og grundkøbsomkostninger - anslås til mindre end 3,5 mio. kr. Disse sager kan, hvis styrelsen ønsker det, forelægges for Slots- og Ejendomsstyrelsen.

Stk. 3. Slots- og Ejendomsstyrelsens bistand kan bestå i belysning af mulighederne for at dække behovet ved flytning til anden statsbygning, leje af lokaler, køb af en bestående ejendom, ombygning af en statsbygning eller nybyggeri. Endvidere kan Slots- og Ejendomsstyrelsen rådgive om tilrettelæggelse af rådgivning ved udarbejdelse og bedømmelse af programoplæg og byggeprogram, bistand ved valg af tekniske rådgivere også efter EU’s udbudsregler, overvejelse om eventuel bistand fra en bygherrerådgiver , samt rådgivning af, om byggeopgaven bør løses ved traditionel organisering eller ved indgåelse af nye samarbejdsformer, herunder også om opgaven fordelagtigst bør løses i offentlig privat partnerskab (OPP).

Kapitel 5 - Budget- og regnskabsoplysninger

Kapitel 5

Budget- og regnskabsoplysninger

§ 5. Ud over den bistand, som er omtalt i § 4, stk. 3, bistår Slots- og Ejendomsstyrelsen med at vurdere, hvilket materiale det vil være nødvendigt at udarbejde, herunder behovet for gennemførelse af alle de tekniske rådgivningsfaser frem til projektforslag, eller om noget af dette materiale kan undværes eller udformes mere summarisk. Hvis der i de indledende faser nedsættes en styregruppe eller lignende, f.eks. en arbejdsgruppe til udarbejdelse af byggeprogram, skal det drøftes med Slots- og Ejendomsstyrelsen, hvem der bør indtræde som medlemmer af en sådan gruppe, herunder om Slots- og Ejendomsstyrelsen bør indtræde.

Stk. 2. I projektforslaget skal tages stilling til bebyggelsens hovedtræk og udformning og til alle de forhold med hensyn til kvalitetsniveau og udstyr mv., som har væsentlig betydning for den endelige pris.

Stk. 3. Det videre projektarbejde må først påbegyndes, når Slots- og Ejendomsstyrelsens bemærkninger til projektforslaget foreligger, og når der foreligger den fornødne bevillingsmæssige hjemmel. Hvis sagen efter afholdt licitation på ny skal forelægges de bevilgende myndigheder, skal licitationsresultatet forinden forelægges Slots- og Ejendomsstyrelsen.

Stk. 4. Styrelserne skal forelægge aftaler om teknisk rådgivning og bistand vedrørende byggearbejder for Slots- og Ejendomsstyrelsen til godkendelse, hvis den samlede byggeudgift er på 3,5 mio. kr. eller derover.

Stk. 5. Forelæggelse af aftaler i medfør af stk. 4 skal ske, inden rådgivningen påbegyndes, og inden aftalen indgås, dvs., at der til Slots- og Ejendomsstyrelsen skal indsendes et udkast, udarbejdet efter oplæg fra eller efter forhandling med den pågældende rådgiver. Slots- og Ejendomsstyrelsens eventuelle bemærkninger til aftaleudkastet skal herefter indarbejdes i aftalen, som derefter skal underskrives af såvel rådgiveren som den pågældende styrelse. Den endelige, underskrevne aftale indsendes i kopi til Slots- og Ejendomsstyrelsen til orientering. Sker indgåelse af aftale om rådgiverbistand ved udbud, forelægges udkast til rådgiveraftalen , der ofte indgår som en del af udbudsmaterialet, forinden udsendelse, Slots- og Ejendomsstyrelsen til udtalelse.

Stk. 6. Byggesagsrapporten , jf. § 7, skal indsendes til Slots- og Ejendomsstyrelsen enten til udtalelse eller til orientering, jf. nedenfor, når den samlede udgift - ekskl. moms og eventuel grundkøbesum samt grundkøbsomkostninger - overstiger 3,5 mio. kr. Fremsendelsen sker som led i Slots- og Ejendomsstyrelsens behandling af byggesagens indledende faser.

Stk. 7. Medmindre andet er aftalt med Slots- og Ejendomsstyrelsen, skal byggesagsrapporten indsendes til Slots- og Ejendomsstyrelsen på følgende tidspunkter

1) Byggesagsrapportens tidsplan, investeringsbudget samt budgetoversigt med eventuelle bilag skal indsendes til Slots- og Ejendomsstyrelsen til udtalelse efter udarbejdelsen af byggeprogrammet.

2) Byggesagsrapportens tidsplan, investeringsbudget samt budgetoversigt med bilag 1 og eventuelt også bilag 2 skal indsendes til Slots- og Ejendomsstyrelsen til udtalelse efter udarbejdelsen af projektforslaget.

3) Byggesagsrapportens tidsplan, investeringsbudget samt budget- og licitationsoversigt med bilag 1 og eventuelt også bilag 2 samt regnskabsoversigten med bilag til Slots- og Ejendomsstyrelsen til orientering efter afholdelse af licitation.

Kapitel 6 - Ikrafttræden

Kapitel 6

Ikrafttræden

§ 6. Såfremt centraladministrationen i hovedstadsområdet får behov for lokaler til administrativt formål og lignende, skal institutionen rette henvendelse til Slots- og Ejendomsstyrelsen, der har til opgave at stille kontorlokaler til rådighed for ministerier, styrelser og andre centrale statskontorer i hovedstadsområdet. Ved behov for lokaler uden for hovedstadsområdet afgør den pågældende institution selv, om den vil leje hos Slots- og Ejendomsstyrelsen eller hos private. Ved hovedstadsområdet forstås i denne forbindelse Københavns og Frederiksberg Kommuner og Københavns, Frederiksborg og Roskilde Amtskommuner.

Stk. 2. Erhvervelse af administrationsbyggeri og lignende til statsligt kontorformål i og uden for hovedstadsområdet tilkommer alene Slots- og Ejendomsstyrelsen. Statens Forsknings- og Uddannelsesbygninger under Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling har, med undtagelse af institutioner omfattet af universitetsloven, ejerskabet til universitetsbygninger og lignende. Institutioner med lokalebehov for universitetsbyggeri og lignende har frit leverandørvalg af lokaler enten hos Statens Forskning og Uddannelsesbygninger eller hos private udlejere. Lokalisering af institutioner inden for ministerområdet, som ikke varetages af Statens Forsknings- og Uddannelsesbygninger, vil alene kunne ske ved hjælp af lejemål. Gennemføres lokalisering af et lejemål via en OPP-model , hvor forudsætningen er, at staten efter en årrække erhverver byggeriet, vil dette alene kunne foretages af Statens Forsknings- og Uddannelsesbygninger som kontraktpart. Selvejende institutioner omfattet af universitetsloven og lignende lovgivning, der vil kunne opnå ejerskab til bygningerne, vil ligeledes kunne indgå OPP-aftaler .

Stk. 3. Lejemål vedrørende kontorlokaler og lignende uden for hovedstadsområdet, der etableres via en OPP-model med endeligt ejerskab til staten, kan alene indgås af Slots- og Ejendomsstyrelsen.

Stk. 4. Slots- og Ejendomsstyrelsen og Statens Forsknings- og Uddannelsesbygninger er som bygningsejere forpligtet til at varetage bygherrerollen på byggeopgaver, som relaterer sig til rollen som udlejer og bygningsejer, samt på brugerdefinerede om-, tilbygninger og hovedistandsættelser, hvor byggeudgifter kan modsvares af en huslejeforhøjelse . De statslige lejere i disse ejendomme vil alene råde over driftsbevillinger til indvendige lejerrelaterede vedligeholdsopgaver. Den statslige lejer varetager i henhold til cirkulæret bygherrerollen på disse vedligeholdsopgaver.

§ 7. I tilknytning til dette cirkulære er udsendt en byggesagsrapport vedrørende statslige byggearbejder med tilhørende vejledning. Byggesagsrapporten består af et skema med tidsplan og investeringsbudget, budget og licitationsoversigt med to bilag samt en regnskabsoversigt og dispositionsregnskab med bilag. Om anvendelse og udfyldelse af byggesagsrapportens skemaer henvises til vejledningen.

Stk. 2. Ved gennemførelse af byggeopgaver skal styrelser uden særlig byggeadministration benytte byggesagsrapportens skema. Skemaerne er elektronisk tilgængelige hos Slots- og Ejendomsstyrelsen (www.ses.dk). Styrelser med særlig byggeadministration er ikke pligtige at benytte byggesagsrapportens skema, men afrapporteringen skal indeholde tilsvarende oplysninger som indeholdt i byggesagsrapporten .

Stk. 3. Byggesagsrapporten skal udarbejdes for samtlige byggearbejder af såvel styrelser med som uden særlig byggeadministration, hvor den samlede udgift - ekskl. moms og evt. grundkøbesum samt grundkøbsomkostninger - overstiger 3,5 mio. kr. Byggesagsrapporten skal til enhver tid kunne forelægges for Rigsrevisionen med tilhørende dokumentation, men skal ikke løbende indsendes til Rigsrevisionen.

§ 8. Cirkulæret træder i kraft den 1. januar 2004.

Stk. 2. Samtidig hermed ophæves cirkulære nr. 165 af 1. november 1986 om gennemførelse af statslige byggearbejder. Cirkulæret gælder dog fortsat for statsbyggerier igangsat før 1. januar 2004.

Finansministeriet, den 15. december 2003

Thor Pedersen

/Carsten Jarlov

Cirkulære om gennemførelse af statslige byggearbejder

I medfør af § 2 i lov nr. 228 af 19. maj 1971 om statens byggevirksomhed mv. fastsættes