Cirkulære om informationssystem for statens ejendomsforvaltning\n(Til samtlige ministerier og styrelser)

§ 1. For at skabe et samlet overblik over den aktuelle statslige ejendomsportefølje og dens anvendelse er der etableret et edb-system med oplysninger om statens ejendomme - Statens Ejendomsinformationssystem (SE). Oplysningerne i SE kan danne grundlag for en effektiv statslig ejendomsforvaltning og en samlet prioritering af anvendelsen af statens ejendomme.

Stk. 2. Systemet er til brug for ministeriernes ejendomsforvaltning, og kan tillige tjene til dokumentation af, at en effektiv statslig ejendomsforvaltning finder sted.

Stk. 3. Informationssystemet er til internt statslig brug og oplysningerne i systemet kan ikke videregives til private virksomheder, privatpersoner, amter og kommuner samt andre ikke statslige institutioner.

SE-systemet omfatter

§ 2. SE-systemet omfatter ejendomme eller dele af ejendomme, herunder arealer, bygninger og lokaler, som staten ejer eller lejer, jf. dog § 5. SE-systemet omfatter ikke ejendomme ejet af

1) selskaber, hvori staten besidder aktier eller anden kapital,

2) selvejende institutioner, som modtager statstilskud til driften,

3) Folkekirken

4) Danmarks Radio

5) DSB

Stk. 2. SE-systemet omfatter kun ejendomme, der er registreret i Bygnings- og Boligregistret (BBR) eller Det fælleskommunale Ejendomsstamregister (ESR). Således omfatter SE-systemet ikke ejendomme, der på grund af sensitivitets- og fortrolighedshensyn ikke er offentligt tilgængelige, jf. bekendtgørelse nr. 860 af 28. september 2001 om adgangen til at modtage oplysninger fra Bygnings- og Boligregisteret samt oplysninger sammenstillet med flere ejendomsregistre m.v. og digitale kort.

Stk. 3. Lejemål, der alene omfatter ubebyggede arealer med et samlet areal på mindre end 500 m², er ikke omfattet af SE-systemet.

Stk. 4. Lejemål, der har en varighed på seks måneder og derunder, er ikke omfattet af SE-systemet.

Stk. 5. Lejemål med et samlet etageareal på mindre end 50 m² eller garageanlæg til et eller to køretøjer er ikke omfattet af SE-systemet.

Stk. 6. Lejemål, der ikke omfatter anvendelsen af et areal, men alene er en afgift for benyttelse af et aktiv (f.eks. bådebroafgift, sendemastafgift, kajafgift, lågeafgift m.v.), er ikke omfattet af SE-systemet.

Dataindhold

§ 3. For ejendomme ejet af staten foretages ajourføring af oplysninger i SE primært på grundlag af de enkelte statsinstitutioners meddelelse af oplysninger til de respektive registermyndigheder for Bygnings- og Boligregistret, Det fælleskommunale Ejendomsdatasystem, Københavns Kommunes Ejendomsdatasystem og Matrikelregistret i forbindelse med byggesager, matrikulære sager, køb og afhændelse m.v. Derudover kan der, hvis den registeransvarlige myndighed finder det nødvendigt, foretages ajourføring af oplysninger i SE fra andre ejendomsdataregistre. Med henblik på at sikre denne fremgangsmåde påhviler det ministerier nøje at overholde korrekt og rettidig meddelelse til de nævnte registermyndigheder i overensstemmelse med retningslinier fastsat for de enkelte ejendomsdataregistre jf. stk.2.

Stk. 2. I forbindelse med overdragelse af fast ejendom fra en statsinstitution til en anden statsinstitution, eller ved ejerskifte inden for staten som led i en ressortomlægning, påhviler det den nye statslige ejer snarest at anmelde ejerskiftet til den kommune, hvori den pågældende ejendom er beliggende.

Stk. 3. Herudover indeholder SE de oplysninger, statsinstitutionerne indberetter direkte til systemet, f.eks. ejendommens anvendelse og husleje.

Indberetning til systemet

§ 4. I systemet oprettes ejendomme med grunddata fra de i § 2, stk. 2, nævnte kommunale registre. For de ejendomme, staten ejer, påhviler det herudover den pågældende statsinstitution at indberette supplerende oplysninger vedrørende denne ejendom til systemet, herunder oplysninger om ejendommens anvendelse og husleje.

Stk. 2. En statsinstitution, der udlejer ejendom eller del heraf til en anden statsinstitution, skal oprette lejemålet og indberette oplysninger vedrørende dette lejemål til systemet.

Stk. 3. En statsinstitution, der udlejer ejendom eller del heraf til private, skal oprette lejemålet og indberette oplysninger vedrørende dette lejemål til SE.

§ 5. Det er frivilligt at oprette og indberette oplysninger om statsinstitutioners lejemål hos private virksomheder, private personer, amter og kommuner samt andre ikke statslige institutioner, jf. dog stk.2.

Stk. 2. En statsinstitution, der har et lejemål hos privat udlejer med henblik på videre udlejning af lejemålet til anden statsinstitution, skal oprette og indberette oplysninger vedrørende dette lejemål til SE.

§ 6. Ønsker en statsinstitution at afhænde eller udleje en ejendom eller dele af en ejendom, kan dette annonceres i systemet.

§ 7. Ved ændringer i de indberettede oplysninger skal den pågældende statsinstitution snarest foretage fornyet indberetning eller ajourføring.

§ 8. Indberetning af oplysninger foretages til systemet på hjemmesiden www.statsejendomme.dk.

§ 9. Det er den enkelte statsinstitutions ansvar, at de registrede oplysninger i systemet vedrørende institutionen er korrekte og ajourførte.

§ 10. Slots- og Ejendomsstyrelsen udsender en gang årligt til samtlige ministerier rapporter over ministeriets oplysninger i SE. Ministerierne skal bekræfte, at informationssystemets oplysninger er korrekte.

Rettigheder

§ 11. Finansministeriet er registeransvarlig myndighed for SE.

Stk. 2. Finansministeriet autoriserer Slots- og Ejendomsstyrelsen som systemadministrator.

Stk. 3. Slots- og Ejendomsstyrelsen administrerer systemet, varetager den daglige drift og bistår systemets brugere med vejledning vedrørende dets anvendelse og betjening.

§ 12. Hvert ministerium skal udpege en SE-kontaktperson og meddele dette skriftligt til Slots- og Ejendomsstyrelsen.

Stk. 2. Slots- og Ejendomsstyrelsen tildeler SE-kontaktpersonen et fortroligt bruger-ID og password.

Stk. 3. SE-kontaktpersonen oprettes med ret til at oprette andre brugere inden for ministeriet.

§ 13. SE-kontaktpersonen opretter brugere inden for ministeriet og tildeler disse brugere fortrolige bruger-ID og password.

Stk. 2 Brugere, der er oprettet i systemet, har adgang til at indberette og ajourføre oplysningerne i systemet.

Stk. 3. Adgangen til at indberette og ajourføre omfatter ejendomme, som brugerens administrative enhed ejer og administrerer, samt ejendomme, som institutioner underordnet brugerens administrative enhed ejer og administrerer.

Stk. 4 Der kan oprettes brugere i systemet udelukkende med læseadgang.

§ 14. Alle oprettede brugere har læseadgang til alle oplysninger i systemet.

§ 15. Alle statsinstitutioner med adgang til systemet kan efter aftale med Slots- og Ejendomsstyrelsen få foretaget tværgående udtræk af oplysninger fra systemet.

Sikkerhed

§ 16. De statsinstitutioner, som er brugere af systemet, skal sikre at de IT-sikkerhedsmæssige bestemmelser i lov om behandling af personoplysninger overholdes.

§ 17. Ved behandling, anvendelse eller udskrift af personhenførbare oplysninger skal den pågældende statsinstitution iagttage reglerne i lov om behandling af personoplysninger.

§ 18. Ved indberetning af lejemål og fremlejemål til systemet må brugeren af SE ikke indberette navne på fysiske personer, f.eks. navnet på den fysiske lejer af en tjenestebolig.

Ikrafttrædelse

§ 19. Dette cirkulære træder i kraft den 1. april 2003.

Stk. 2. Ved ikrafttrædelsen ophæves cirkulære nr. 54 af 7. maj 1999 om informationssystem for statens ejendomsforvaltning.

Stk. 3. Bestemmelserne i dette cirkulære vedrører ikke ejendomme og lejemål på Færøerne, i Grønland og i udlandet.

Finansministeriet, den 13. marts 2003

Thor Pedersen

/Carsten Jarlov

Cirkulære om informationssystem for

statens ejendomsforvaltning

(Til samtlige ministerier og styrelser)

Formål