Vejledning til samarbejdsaftalen af 29. maj 2002 og rammeaftale om udvidet medarbejderindflydelse i statens institutioner af 10. juni 1999 og rammeaftale om organisering af sikkerheds- og sundhedsarbejdet i statens institutioner af 10. juni 1999

Bilag 1

Bilag 1

CIRKULÆRE OM AFTALE OM

SAMARBEJDE OG SAMARBEJDSUDVALG

I STATENS VIRKSOMHEDER OG INSTITUTIONER

(til samtlige ministerier mv.)

Finansministeriet og Statsansattes Kartel, Statstjenestemændenes Centralorganisation II, Akademikernes Centralorganisation, Lærernes Centralorganisation og Overenskomstansattes Centralorganisation har den 29. maj 2002 indgået vedlagte aftale om samarbejde og samarbejdsudvalg i statens institutioner. Aftalen er en ajourføring af Samarbejdsaftalen af 27. september 1999 bl.a. vedrørende samarbejdsudvalgets drøftelser af institutionens mål og strategier samt kompetenceudvikling.

Der er enighed mellem parterne om i fællesskab at udarbejde en revideret vejledning til samarbejdsaftalen. Vejledningen vil blive udsendt, så snart den foreligger.

Aftalen har virkning fra indgåelsen.

Samtidig ophæves

· Finansministeriets cirkulære nr.148 af 27. september 1999 om samarbejde og samarbejdsudvalg i statens virksomheder og institutioner (Fmst. nr. 049/99).

Finansministeriet

Personalestyrelsen

Den 29. maj 2002

P.M.V.

E.B.

Peter Friis

AFTALE OM SAMARBEJDE OG SAMARBEJDSUDVALG I STATENS VIRKSOMHEDER OG INSTITUTIONER

Indledning

1. Den offentlige sektor befinder sig i en løbende omstillingsproces, der skal sikre, at den til stadighed er effektiv, fleksibel og brugerorienteret.

Et vigtigt led i omstillingsprocessen er mål- og kontraktstyring, der giver institutionerne større økonomisk og fagligt råderum.

Institutionerne og disses ledelser får derved i langt højere grad end hidtil et direkte ansvar for, at de ønskede resultater opnås.

Omstillingsprocessen forudsætter engagerede, effektive og kvalitetsbevidste medarbejdere. Det er derfor af afgørende betydning, at de enkelte medarbejdere kan se sig selv som en del af en sådan proces.

Ledelse og medarbejdere skal i samarbejde føre institutionernes mål ud i livet.

For at øge medarbejdernes forståelse for institutionens drift og økonomi og herigennem at skabe fælles accepterede rammer om institutionens målsætning, skal samarbejdet inddrage så mange som muligt.

Samarbejdet skal desuden sikre medarbejderne udviklingsmuligheder samt medbestemmelse ved arbejdets tilrettelæggelse og udformningen af deres egen arbejdssituation.

Samarbejdet har som en væsentlig forudsætning, at der anvendes tidssvarende og motiverende ledelsesformer.

Rammerne for samarbejdet mellem ledelse, og medarbejderne fastlægges i samarbejdsudvalg.

Det er samarbejdsudvalgets opgave at udvikle samarbejdet overalt i institutionen til gavn for både institutionen og den enkelte medarbejder.

SAMARBEJDSUDVALGETS OPGAVER

Information og drøftelse

2. Information og drøftelse mellem ledelse og medarbejdere er af afgørende betydning for et godt samarbejde på arbejdspladsen. Det er særlig vigtigt, at samarbejdsudvalget er velinformeret om institutionens forhold og udvikling.

For at samarbejdsudvalget kan løse sine opgaver, skal ledelsen informere samarbejdsudvalget om udviklingen med hensyn til institutionens

· arbejds- og personaleforhold, herunder ligestillings- og efteruddannelsesspørgsmål

· rationaliserings- og omstillingsprojekter

· indførelse af ny eller ændring af bestående teknologi

· økonomiske situation

Informationen skal gives på et så tidligt tidspunkt, at der bliver gode muligheder for en grundig drøftelse, således at medarbejdernes synspunkter og forslag kan indgå i grundlaget for ledelsens beslutninger.

Det påhviler medarbejderrepræsentanterne at informere om synspunkter og forhold hos medarbejderne, som er af betydning for samarbejdet.

Informationen skal så vidt muligt gives såvel skriftligt som mundtligt.

Alle forhold, der er omfattet af informationspligten, skal drøftes i samarbejdsudvalget, hvis en af parterne ønsker det.

Mål og strategi

3. Samarbejdsudvalget skal inddrages i arbejdet med institutionens mål og strategier, således at medarbejderne inddrages i overvejelserne om at få institutionen til at arbejde kvalitetsbevidst og effektivt. Samarbejdsudvalget skal i forbindelse hermed drøfte sammenhængen mellem institutionens (resultat)mål/strategi og personalepolitikken.

Hvis der for institutionen skal indgås en resultatkontrakt, skal samarbejdsudvalget tidligst muligt orienteres herom.

Efter indgåelse af resultatkontrakten skal ledelsen orientere samarbejdsudvalget om kontraktens indhold, herunder de arbejdsmæssige-, udviklingsmæssige- og personalepolitiske mål. På baggrund heraf skal samarbejdsudvalget drøfte kontraktens udmøntning. I drøftelsen skal indgå, hvilke konsekvenser resultatkontrakten har for institutionens arbejds- og personaleforhold. Samarbejdsudvalget orienteres løbende om resultatmålenes opfyldelse.

Efter indgåelse af resultatlønsaftaler for direktører informeres samarbejdsudvalget om de dele af kontrakten, som vedrører institutionens resultater.

Medbestemmelse

4. Med henblik på at sikre medarbejdernes medvirken til den mest hensigtsmæssige tilrettelæggelse af det daglige arbejde og deres behov for udvikling og tryghed i arbejdssituationen, kan samarbejdsudvalget fastlægge retningslinier for arbejds- og personaleforhold.

Der kan fastlægges retningslinier for de emner/områder, der vedrører institutionens arbejds- og personaleforhold.

Fastlæggelse af retningslinier er begrænset til det ansvars- og kompetenceområde, som ledelsen har, og ledelsen skal derfor redegøre for, hvilke grænser der gælder for ledelseskompetencen.

Fastlæggelse af retningslinier i samarbejdsudvalget forudsætter enighed mellem parterne. Kan der ikke opnås enighed, fastsætter ledelsen de nødvendige regler, men det betragtes som et brud på samarbejdsaftalen, hvis der ikke udvises positiv forhandlingsvilje.

Fastlagte retningslinier udformes skriftligt. De er bindende for begge parter, som er forpligtet til at forsvare og anvende dem i konkrete tilfælde.

Hver af parterne kan opsige fastlagte retningslinier med 3 måneders varsel. Inden opsigelsen finder sted, skal der søges gennemført ændringer af de hidtidige retningslinier på en for parterne tilfredsstillende måde.

Delegering af ansvar og beføjelser til de enkelte medarbejdere eller grupper af medarbejdere skal tilstræbes.

Større rationaliserings- og omstillingsprojekter samt projekter som medfører udbud og udlicitering

5. Samarbejdsudvalget skal drøfte konsekvenserne af større rationaliserings- og omstillingsprojekter samt projekter vedrørende bl.a. ny og ændret teknologi.

I drøftelsen skal indgå forhold vedrørende teknik, økonomi, arbejdets tilrettelæggelse, personalebehov, uddannelse og arbejdsmiljø.

Samarbejdsudvalget skal desuden drøfte projekter, der indebærer udbud og udlicitering af opgaver samt nedsættelse af projektgrupper i forbindelse hermed.

Samarbejdsudvalget skal i nødvendigt omfang aftale retningslinier for medarbejderrepræsentanters deltagelse i projektgrupper mv., der nedsættes i forbindelse med konkrete teknologiprojekter og projekter, som indebærer udbud og udlicitering af opgaver, samt retningslinier for medarbejdernes adgang til foreliggende dokumentation vedrørende (teknologi)projekterne.

Budget- og finanslovsbidrag

6. Der skal fastlægges retningslinier for samarbejdsudvalgets drøftelser af institutionens budget- og finanslovsbidrag og for drøftelsen af principperne for bevillingernes anvendelse.

Samarbejdsudvalget skal især vurdere konsekvenserne for arbejds- og personaleforholdene ved væsentlige ændringer i de resultatkrav, der stilles til institutionens drift, og i de økonomiske rammer, der gælder for driften.

7. Kompetenceudvikling

Samarbejdsudvalget skal med udgangspunkt i en vurdering af arbejdspladsens strategiske mål og behov for strategisk kompetenceudvikling drøfte og fastsætte principper og retningslinier for den samlede kompetenceudviklingsindsats i institutionen herunder retningslinier for afholdelse af medarbejderudviklingssamtaler og anvendelse af midler fra Kompetencefonden.

Samarbejdsudvalget skal herunder drøfte principperne for tilrettelæggelse af en systematisk uddannelsesplanlægning og drøfte behovet for iværksættelse af efteruddannelsesaktiviteter for alle medarbejdergrupper.

Samarbejdsudvalget evaluerer årligt arbejdspladsens indsats for kompetenceudvikling

I forbindelse med større omstillinger og rationaliseringer, herunder i forbindelse med indførelse af ny teknologi, skal behovet for omskoling, efteruddannelse og omplacering klarlægges, og der skal aftales retningslinier for gennemførelsen heraf.

Ligebehandling

8. De statslige arbejdspladser har en særlig forpligtelse, når det gælder om at fremme lige vilkår for kvinder og mænd. Det gælder i forhold til ligestillingslovene og Folketingets opfordring til at opstille handleplaner til fremme af ligebehandlingen på statens arbejdspladser.

Formålet er at styrke arbejdet for aktivt at fremme ligebehandlingen mellem kvinder og mænd på statens arbejdspladser, således at alle medarbejdere - uanset køn - får samme mulighed for ansættelse, uddannelse, forfremmelse og arbejdsvilkår i øvrigt.

Samarbejdsudvalget skal sikre, at der i den enkelte institution tilstræbes en mere ligelig fordeling mellem kvinder og mænd i de jobtyper og ansættelsesfunktioner, hvor erhvervsvalg og rekruttering har vist sig at være kønsbestemt.

Samarbejdsudvalget skal derfor fastlægge retningslinier for dette arbejde, herunder udvikling af eventuelle handlingsplaner for ligebehandling af kvinder og mænd samt vurdering af, om arbejdsforholdene er tilpasset begge køn.

I de tilfælde, hvor der nedsættes ligestillingsudvalg, jf. punkt 20, kan ligestillingsudvalg tage alle ligebehandlingsspørgsmål op i relation til de emner, som i øvrigt behandles i samarbejdsudvalget.

Samarbejdsudvalget skal i forbindelse med drøftelse af institutionens arbejds- og personaleforhold drøfte ligestillingsspørgsmål med henblik på at gøre ligestilling til en integreret del af institutionens personalepolitik.

Samarbejdsudvalget bør endvidere gennem personalepolitikken søge at sikre et arbejdsklima uden

· uønsket adfærd af seksuel karakter eller anden kønsbestemt adfærd, der krænker kvinders og mænds værdighed på arbejdspladsen

· diskrimination af en medarbejder, der klager, eller en medarbejder, der ønsker at vidne eller vidner i tilfælde af en klage

Det anbefales herunder, at der ved tilrettelæggelse af principper for institutionens personalepolitik tages passende hensyn til, at arbejdslivet kan forenes med forældrerollen/familielivet.

Forbud mod forskelsbehandling

9. Det er en fælles opgave for ledelse og ansatte aktivt at arbejde for at fremme lige vilkår for alle nuværende og fremtidige ansatte på statens arbejdspladser.

Formålet er at fremme en udvikling, så alle medarbejdere - uanset race, hudfarve, religion, politisk anskuelse, seksuel orientering eller national, social eller etnisk oprindelse - også reelt får samme mulighed for ansættelse, uddannelse, forfremmelse samt arbejdsvilkår i øvrigt.

Det er derfor en opgave for samarbejdsudvalget at sikre, at der ikke forekommer forskelsbehandling på den enkelte institution jf. lov om forbud mod forskelsbehandling på arbejdsmarkedet.

Samarbejdsudvalget skal arbejde for

· at direkte og indirekte forskelsbehandling forebygges gennem personalepolitikken

· at sikre en åben dialog på institutionen/virksomheden

· at informere om gældende regler mv.

Samarbejdsudvalget skal fastlægge retningslinier for dette arbejde for eksempel i form af en handleplan om mål, informationsindsats og forslag til evaluering og opfølgning.

Job på særlige vilkår mv. (Socialt kapitel)

10. I forbindelse med samarbejdsudvalgets drøftelser af institutionens/virksomhedens arbejds- og personaleforhold skal udvalget

· øbende undersøge mulighederne for at integrere grupper, der har vanskeligt ved at få en placering på arbejdsmarkedet, bl.a. via brug af de social- og arbejdsmarkedspolitiske ordninger

· løbende undersøge mulighederne for at etablere job på særlige vilkår, jf. aftalen om job på særlige vilkår

· løbende drøfte retningslinier for beskæftigelse af ledige i puljejob, jobtræning og individuel jobtræning. Heri kan f.eks. indgå følgende elementer

· Antal af ledige, der er ansat/aktiverede og disses fordeling på områder

· Merbeskæftigelsesforudsætninger

· Det generelle indhold i jobbet

· Overgang til ordinær beskæftigelse

· løbende drøfte, hvilke særlige behov ansatte i puljejob, jobtræning og individuel jobtræning har i forhold til ordinære ansatte med hensyn til f.eks. oplæring, medarbejdersamtaler og efteruddannelse

· fastlægge generelle retningslinier for udformning af job på særlige vilkår (arbejdsindhold, antal stillinger der kan besættes på særlige vilkår mv.), hvis det besluttes at etablere sådanne på baggrund af samarbejdsudvalgets løbende drøftelser.

SAMARBEJDSUDVALGSSTRUKTUREN

Oprettelse af samarbejdsudvalg

11. I institutioner med mindst 25 beskæftigede skal der oprettes samarbejdsudvalg.

Er der inden for institutionen flere arbejdssteder med en selvstændig ledelsesfunktion, hvor antallet af beskæftigede er mindst 25, skal der oprettes et samarbejdsudvalg for hvert af disse arbejdssteder.

Oprettes der inden for en institution flere samarbejdsudvalg, skal der også oprettes et hovedsamarbejdsudvalg, der er fælles for hele institutionen.

Forpligtelsen til at oprette samarbejdsudvalg gælder også institutioner, der modtager statstilskud.

I institutioner, hvor der på grund af det begrænsede antal medarbejdere ikke skal oprettes samarbejdsudvalg, skal der samarbejdes efter samme principper, som er indeholdt i denne aftale.

Er der i den enkelte institution enighed mellem ledelsen og de forhandlingsberettigede organisationers repræsentanter, kan der i stedet aftales udvidede samarbejdsformer jf. Finansministeriets cirkulære nr. 87 af 10. juni 1999 om Rammeaftale om udvidet medarbejderindflydelse i statens institutioner og rammeaftale om organisering af sikkerheds- og sundhedsarbejdet i statens institutioner.

Virksomheds- og ministeriesamarbejdsudvalg

12. Det er af afgørende betydning for samarbejdet, at samarbejdsudvalgs-strukturen afspejler organisationsstrukturen.

Hvis der er enighed om det, vil der derfor ud over lokale samarbejdsudvalg og hovedsamarbejdsudvalg kunne oprettes samarbejdsudvalg

· for større økonomisk selvstændige enheder (virksomhedssamarbejdsudvalg el. lign.) og

· for et ministerområde (ministeriesamarbejdsudvalg).

Sammensætning af samarbejdsudvalg

13. Antallet af pladser i samarbejdsudvalget fastsættes ved aftale mellem ledelsen og de forhandlingsberettigede personaleorganisationers repræsentanter. Det skal tilstræbes, at samarbejdsudvalgets sammensætning bliver så repræsentativ som mulig.

Er der flere forhandlingsberettigede organisationer repræsenteret i institutionen, fastsættes fordelingen mellem organisationerne ved aftale mellem disse.

Antallet af pladser i samarbejdsudvalget kan normalt ikke overstige 7 fra hver side, og der må ikke være flere ledelsesrepræsentanter end medarbejderrepræsentanter.

Den ansvarlige leder af institutionen eller af den pågældende del af institutionen er formand for samarbejdsudvalget og udpeger de øvrige ledelsesrepræsentanter samt suppleanter for disse.

Medarbejderrepræsentanterne og suppleanterne for disse udpeges af de forhandlingsberettigede personaleorganisationer blandt de i institutionen anmeldte tillidsrepræsentanter.

Skal der udpeges flere medarbejderrepræsentanter, end der er tillidsrepræsentanter, foretages udpegningen blandt institutionens øvrige medarbejdere. De pågældende anmeldes over for institutionens ledelse. Suppleanterne anmeldes på tilsvarende måde.

Samarbejdsudvalgets næstformand vælges af medarbejderrepræsentanterne. Medlemmer og suppleanter udpeges for 2 år ad gangen. En udpegning bortfalder, når grundlaget for den ikke længere er til stede.

Oprettelse af kontaktudvalg

14. Der kan oprettes et kontaktudvalg bestående af samarbejdsudvalgets medarbejderrepræsentanter og en repræsentant for hver af de personaleorganisationer, der ikke er repræsenteret i samarbejdsudvalget.

Kontaktudvalgets opgaver er at virke vejledende og rådgivende for personalerepræsentanterne i samarbejdsudvalget. Udvalget indkaldes forud for møder i samarbejdsudvalget.

SAMARBEJDSUDVALGETS PLIGTER OG RETTIGHEDER

Tilrettelæggelse af møder

15. Formanden leder møderne. I hans forfald ledes de af næstformanden.

Formand og næstformand udarbejder i fællesskab dagsorden for møderne.

I samarbejdet skal såvel ledelsen som medarbejderne respektere gældende love og administrative bestemmelser, aftaler i henhold til tjenestemandslovgivningen og kollektive overenskomster.

Samarbejdsudvalgets medlemmer har den tavshedspligt, der følger af Forvaltningsloven.

Samarbejdsudvalget fastsætter i øvrigt selv sin forretningsorden.

Samarbejdsudvalgets informationspligt

16. Det påhviler samarbejdsudvalget at sikre, at samtlige medarbejdere løbende holdes skriftligt og mundtligt orienteret om samarbejdsudvalgets arbejde.

Møder uden for normal arbejdstid

17. Møderne afholdes fortrinsvis i arbejdstiden, og medlemmerne skal have den fornødne tid til rådighed til samarbejdsudvalgsarbejdet. De oppebærer herunder den sædvanlige løn. Der oppebæres time- og dagpenge og befordringsgodtgørelse efter de mellem Finansministeriet og centralorganisationerne aftalte regler.

Ved deltagelse i møder uden for de pågældendes normale arbejdstid ydes kompensation efter reglerne i aftalen om tillidsrepræsentanter i staten mv.

Tilsvarende kompensation ydes for egentlig rejsetid, der ligger uden for de pågældendes normale arbejdstid, og som er nødvendiggjort af de pågældendes deltagelse i møder, der er placeret uden for tjenestestedet.

Tillidsrepræsentantbeskyttelse

18. Samarbejdsudvalgets medarbejderrepræsentanter nyder samme beskyttelse som tillidsrepræsentanter på området. Suppleanter nyder samme beskyttelse som stedfortrædere for tillidsrepræsentanter på området.

Kursus

19. Et samarbejdsudvalgsmedlem skal så vidt mulig inden for de første 6 måneder efter sin udpegning have tilbudt et kursus for samarbejdsudvalgsmedlemmer.

Underudvalg

20. Samarbejdsudvalget kan, når der er enighed herom, nedsætte permanente og midlertidige underudvalg til behandling af bestemte opgaver. Hvis en af parterne ønsker det, skal der nedsættes et særligt teknologiudvalg, jf. punkt 5, et særligt kompetenceudviklings-/efteruddannelsesudvalg, jf. punkt 7, eller et ligestillingsudvalg, jf. punkt 8.

Underudvalg sammensættes med en rimelig kønsfordeling, som afspejler kønssammensætningen i institutionen.

Underudvalgs kompetence i forhold til samarbejdsudvalget skal være klart beskrevet i underudvalgets kommissorium.

Sagkyndige

21. Ved behandlingen af specielle spørgsmål i samarbejdsudvalg og underudvalg kan hver af parterne tilkalde særlig sagkyndige på det pågældende område fra institutionen. Tilkald af andre sagkyndige herunder eksperter udefra forudsætter, at der er enighed herom.

Tilkald af sagkyndige fra hovedsamarbejdsudvalg, centralråd og faglige organisationer

22. Samarbejdsudvalget kan indhente bistand og vejledning fra vedkommende hovedsamarbejdsudvalg, fra Centralrådet og de berørte faglige organisationer, når en af parterne i samarbejdsudvalget fremsætter ønske herom.

Uoverensstemmelse

23. Uoverensstemmelser om fortolkningen af og påstande om brud på denne aftales bestemmelser kan af hver af parterne kræves behandlet i vedkommende hovedsamarbejdsudvalg. Opnås der ikke enighed i hovedsamarbejdsudvalget, forelægger dette uoverensstemmelsen til afgørelse i Centralrådet.

CENTRALRÅDET FOR STATENS SAMARBEJDSUDVALG

Centralrådets opgaver

24. Centralrådet for statens samarbejdsudvalg skal

1. arbejde for at fremme samarbejdsudvalgenes arbejde, f.eks. ved informationsvirksomhed i bred forstand

2. være vejledende for samarbejdsudvalgene

3. fortolke denne aftales bestemmelser samt godkende eventuelle forsøgsordninger, som indebærer fravigelse af denne aftales bestemmelser, og som der er enighed om i vedkommende samarbejdsudvalg

4. behandle og afgøre uoverensstemmelser vedrørende bestemmelserne

5. i tilfælde af uenighed træffe afgørelse om størrelse af samarbejdsudvalg og fordelingen af pladser

6. være ansvarlig for og forestå uddannelse af medlemmer af samarbejdsudvalgene

7. behandle og afgøre uoverensstemmelser om størrelsen af præmier i henhold til cirkulære om præmiering af rationaliseringsforslag fremsat af medarbejdere i statsinstitutioner

Sammensætning

25. Centralrådet består af 18 medlemmer, hvoraf Finansministeriet udpeger halvdelen. Statsansattes Kartel, Statstjenestemændenes Centralorganisation II, Akademikernes Centralorganisation, Lærernes Centralorganisation og Overenskomstansattes Centralorganisation udpeger den anden halvdel og fordeler antallet af medlemmer imellem sig efter aftale.

Der udpeges et tilsvarende antal suppleanter.

Formanden udpeges af finansministeren blandt rådets medlemmer. Næstformanden udpeges af centralorganisationerne blandt deres medlemmer af rådet.

Forretningsorden

26. Centralrådet fastsætter selv en forretningsorden.

Sekretariat og sekretariatsudvalg

27. Centralrådets sekretariat varetager under ansvar over for rådet de daglige opgaver og tilrettelægger rådets arbejde.

Til støtte for sekretariatet nedsættes et sekretariatsudvalg, hvortil centralorganisationerne hver udpeger en repræsentant. Finansministeriet kan udpege et tilsvarende antal repræsentanter.

De med Centralrådet og sekretariatet forbundne udgifter afholdes af staten.

Udvalg

28. Centralrådet kan herudover nedsætte midlertidige og permanente udvalg til behandling af bestemte opgaver.

Udvalgenes kompetence i forhold til Centralrådet fastsættes i kommissoriet, der vedtages af Centralrådet.

Sekretariatsbetjening mv. af udvalg nedsat af Centralrådet aftales med Finansministeriet.

Voldgift

29. Kan der ved behandlingen af de i punkt 24, nr. 3 og 4, nævnte områder ikke opnås enighed i Centralrådet, indbringes spørgsmålet for en voldgiftsret bestående af fire medlemmer, hvoraf to udpeges af Finansministeriet og to af centralorganisationerne.

Voldgiftsretten udpeger en opmand. Hvis der ikke kan opnås enighed om udpegningen af opmand, anmodes Arbejdsretten om at udpege denne.

Voldgiftsretten afsiger en motiveret kendelse, som er bindende for såvel ledelsen som medarbejderne.

Aftalens bestemmelser om behandlingen af fortolkningsspørgsmål og spørgsmål om brud på aftalen er udtømmende. De kan således ikke indbringes for Tjenestemandsretten, ligesom det arbejdsretlige system ikke finder anvendelse.

ØVRIGE BESTEMMELSER

Værnepligtige

30. Aftalen omfatter ikke personel til pligtig tjeneste. I det omfang forholdene i det militære forsvar og i civilforsvaret gør det påkrævet, kan der efter forhandling med berørte

personaleorganisationer foretages afvigelser fra aftalens bestemmelser.

Ikrafttræden

31. Denne aftale træder i kraft, når den er underskrevet af parterne. Samtidig ophæves

· Aftale af 27.september 1999 om samarbejde og samarbejdsudvalg i statens virksomheder og institutioner

Opsigelse

32. Denne aftale kan af hver af parterne opsiges med 3 måneders varsel til den første i en måned. Efter opsigelse løber aftalen videre, indtil den erstattes af en ny aftale dog længst i indtil 12 måneder efter opsigelsen.

København den 29.maj 2002

Statsansattes Kartel

Finansministeriet

Peter Waldorff

Thor Pedersen

Statstjenestemændenes

Centralorganisation II

Tommy Agerskov Thomsen

Akademikernes Centralorganisation

Svend M. Christensen

Lærernes Centralorganisation

Anni Herfort Andersen

Overenskomstansattes Centralorganisation

Finn Busse Jensen

§ 1. Rammeaftalens formål er

· at udbygge samarbejdet mellem ledelse og medarbejdere med henblik på i højere grad at involvere medarbejderne i fastlæggelse og udmøntning af arbejdspladsens målsætning

· at udvikle personalepolitiske rammer, som ansporer til medarbejderudvikling, og som skaber lyst og motivation til at opfylde arbejdspladsens målsætning

· at medvirke til at skabe de bedst mulige arbejdsvilkår og sikre et godt fysisk og psykisk arbejdsmiljø.

LOKALE AFTALER OM MEDINDFLYDELSE

§ 1 . Aftalens formål er at medvirke til at skabe de bedst mulige arbejdsvilkår og sikre et godt fysisk og psykisk arbejdsmiljø samt at medvirke til, at arbejdsmiljøarbejdet bliver opprioriteret og koordineret med den øvrige medarbejderindflydelse, således at arbejdsmiljøarbejdet bliver tilpasset og styrket i forhold til de lokale behov og muligheder.

AFTALER OM ÆNDRET ORGANISERING AF SIKKERHEDS- OG SUNDHEDSARBEJDET

§ 1. Rammeaftalens formål er

· At udbygge samarbejdet mellem ledelse og medarbejdere med henblik på i højere grad at involvere medarbejderne i fastlæggelse og udmøntning af arbejdspladsens målsætning

· At udvikle personalepolitiske rammer, som ansporer til medarbejderudvikling, og som skaber lyst og motivation til at opfylde arbejdspladsens målsætning

· At medvirke til at skabe de bedst mulige arbejdsvilkår og sikre et godt fysisk og psykisk arbejdsmiljø

Lokale aftaler om medindflydelse

§ 1. Aftalens formål er at medvirke til at skabe de bedst mulige arbejdsvilkår og sikre et godt fysisk og psykisk arbejdsmiljø samt at medvirke til, at arbejdsmiljøarbejdet bliver opprioriteret og koordineret med den øvrige medarbejderindflydelse, således at arbejdsmiljøarbejdet bliver tilpasset og styrket i forhold til de lokale behov og muligheder.

Aftaler om ændret organisering af sikkerheds- og sundhedsarbejdet

Bilag 2

Bilag 2

CIRKULÆRE OM RAMMEAFTALE OM UDVIDET MEDARBEJDERINDFLYDELSE I STATENS INSTITUTIONER OG RAMMEAFTALE OM ORGANISERING AF SIKKERHEDS- OG SUNDHEDSARBEJDET I STATENS INSTITUTIONER

GENERELLE BEMÆRKNINGER

1. Finansministeriet og Statsansattes Kartel, Statstjenestemændenes Centralorganisation II, Akademikernes Centralorganisation, Lærernes Centralorganisation og Overenskomstansattes Centralorganisation har den 10. juni 1999 indgået rammeaftale om udvidet medarbejderindflydelse i statens institutioner.

Rammeaftalen giver mulighed for, at ledelse og de forhandlingsberettigede organisationers repræsentanter i de enkelte institutioner ved lokale aftaler kan fravige bestemmelserne i den mellem parterne indgåede Samarbejdsaftale om samarbejdets form og struktur med henblik på at udbygge og styrke samarbejdet.

Rammeaftalen kan anvendes i sammenhæng med rammeaftalen om organisering af sikkerheds- og sundhedsarbejdet i statens institutioner.

Indgåede lokale aftaler om fravigelser fra Samarbejdsaftalens bestemmelser skal indsendes til Centralrådet for statens samarbejdsudvalg.

Aftalen er optrykt som bilag 1 til dette cirkulære.

2 . Fin Finansministeriet og Statsansattes Kartel, Statstjenestemændenes Centralorganisation II, Akademikernes Centralorganisation, Lærernes Centralorganisation og Overenskomstansattes Centralorganisation har den 10. juni 1999 indgået rammeaftale om organisering af sikkerheds- og sundhedsarbejdet i statens institutioner.

Rammeaftalen giver mulighed for at fravige reglerne i Arbejdsministeriets bekendtgørelse om organiseringen af virksomhedernes sikkerheds- og sundhedsarbejde med henblik på at styrke arbejdsmiljøarbejdet i den enkelte institution.

Rammeaftalen kan anvendes i sammenhæng med rammeaftale om udvidet medarbejderindflydelse i statens institutioner.

Indgåede lokale aftaler om afvigelser fra reglerne i bekendtgørelsen om virksomhedernes sikkerheds- og sundhedsarbejde skal indsendes til Centralrådet for statens samarbejdsudvalg.

Aftalen er optrykt som bilag 2 til dette cirkulære.

3 . Der er enighed mellem aftalernes parter om i fællesskab at udarbejde en vejledning til begge aftaler.

Finansministeriet

Økonomistyrelsen

Den 10. juni 1999

P.M.V.

E.B.

Jan Olsen

RAMMEAFTALE OM UDVIDET MEDARBEJDERINDFLYDELSE I STATENS INSTITUTIONER

Formål

§ 2. Er der i den enkelte institution enighed herom, kan bestemmelserne om samarbejdets form og struktur i samarbejdsaftalen fraviges ved aftale om

· medindflydelsesformer, der erstatter og udvider det samarbejde, der i dag foregår i samarbejdsudvalgene efter samarbejdsaftalen

· medindflydelsesformer, der kombinerer et udvidet samarbejde med de opgaver, som varetages af sikkerhedsorganisationen, jf. Finansministeriets og CFUs rammeaftale om organisering af sikkerheds- og sundhedsarbejdet i statens institutioner

· medindflydelsesformer, der kombinerer samarbejdet i samarbejdsudvalg og sikkerhedsorganisation, jf. Finansministeriets og CFUs rammeaftale om organisering af sikkerheds- og sundhedsarbejdet i statens institutioner

Aftale herom indgås mellem ledelsen og de forhandlingsberettigede personaleorganisationers repræsentanter. Aftalen skal omfatte hele institutionen eller dele heraf. Hvis aftalen kun omfatter dele af institutionen, skal det tydeligt fremgå, hvilke dele af institutionen, der er omfattet af aftalen.

Kommentar

Rammeaftalen åbner mulighed for at aftale et mere omfattende og intensivt samarbejde omkring institutionens, ledelsens og medarbejderens nuværende og fremtidige forhold end den nuværende samarbejdsaftale. Ledelse og medarbejdere kan i lokale aftaler fastlægge rammer for dette samarbejde, der passer med den kultur, tradition, ønsker og behov, som den enkelte arbejdsplads har.

Nye samarbejdsformer kan indføres på den enkelte arbejdsplads, hvis der er enighed herom mellem ledelse og medarbejdere. Samarbejdsudvalget er det naturlige sted at føre drøftelser herom. Hvis sikkerheds- og sundhedsarbejdet indgår i nye samarbejdsstrukturer, skal sikkerhedsudvalget også inddrages i drøftelserne.

Indførelse af nye samarbejdsformer forudsætter, at ledelsen og de forhandlingsberettigede organisationers repræsentanter indgår aftale herom. I de tilfælde, hvor organisationen ikke har delegeret forhandlings- og/eller aftaleret til tillidsrepræsentanten, skal organisationen eller dens lokale afdeling indgå aftalen.

Der kan indgås aftaler for de områder, hvor der ifølge bestemmelserne i samarbejdsaftalen skal oprettes lokale samarbejdsudvalg. Af de lokale aftaler skal tydeligt fremgå, om aftalen omfatter hele eller kun dele af institutionen og da hvilke.

Aftalen lægger op til, at samarbejdet kan organiseres efter tre forskellige modeller

Det bestående samarbejdsudvalg erstattes af et medindflydelsesorgan, hvor de områder, som ledelse og medarbejdere samarbejder om, er udvidet betydeligt i forhold til bestemmelserne i den bestående samarbejdsaftale

Et nyt medindflydelsesorgan med udvidet medarbejderindflydelse lægges sammen med sikkerhedsudvalget, således at medindflydelsesorganet også varetager de pligter og rettigheder, som er tillagt sikkerhedsudvalg

De bestående samarbejdsudvalg og sikkerhedsudvalg lægges sammen, således at det kombinerede udvalg integrerer de opgaver, som er henlagt til samarbejds- og sikkerhedsudvalg.

Herudover kan samarbejdet organiseres på andre måder afhængig af den lokale arbejdsplads struktur, ønsker og behov mv.

Hvis sikkerhedsorganisationen indgår i nye eller bestående samarbejdsstrukturer, skal dette ske i overensstemmelse med Rammeaftale af 10. juni 1999 om organisering af sikkerheds- og sundhedsarbejdet i statens institutioner, se side 41.

Stk. 2. Der kan endvidere indgås aftaler efter stk. 1 på ministerie- og styrelsesniveau.

Kommentar

Aftalen kan også omfatte et helt ministerieområde eller en styrelse med underliggende institutioner. Statsvirksomheder kan ligeledes bruge rammeaftalen for hele eller dele af virksomheden. Aftaler på dette niveau bør indgås så de tilgodeser, at det samarbejde, der foregår på den enkelte institution eller arbejdsplads inden for aftalens dækningsområde, kan tilrettelægges efter arbejdspladsens kultur, tradition, ønsker og behov.

Aftalen kan i større eller mindre omfang præcisere rammeaftalens krav og muligheder, herunder hvordan institutioner og arbejdspladser inden for aftalens dækningsområde kan indgå aftaler i forlængelse heraf. Aftaler på dette niveau skal også leve op til de krav, der stilles i rammeaftalen.

Stk. 3. Aftalen skal som minimum indeholde bestemmelser om

· Medindflydelsens formål, indhold og struktur

· Periodisk evaluering

· Ændring og opsigelse af aftalen

Aftalen skal endvidere indeholde overvejelser om

· Uddannelse af medarbejder- og ledelsesrepræsentanter

· Information og kommunikation

Kommentar

Der er ingen formelle grænser for samarbejdet mellem ledelse og medarbejdere jf. dog stk. 4, men aftalen skal som minimum indeholde bestemmelser om, hvad formålet er med det udvidede samarbejde, f.eks. at medarbejderne i højere grad inddrages i traditionelle ledelsesbeslutninger om arbejdspladsens udvikling, planlægning og daglig drift. Sådanne formålsbestemmelser er forpligtende for begge parter og bør udformes konkret og operationelt.

Indgåelse af aftaler om udvidet medarbejderindflydelse kan ikke ændre ved ledelsesansvaret.

Aftalen skal desuden indeholde bestemmelser om samarbejdets indhold. Således skal det angives hvilke områder/opgaver, der omfattes af det udvidede samarbejde f.eks. arbejdspladsens målsætning og udmøntning heraf, omsætning af politiske og andre eksterne krav, organisation og udvikling, økonomi og drift.

Endvidere skal den nye struktur for samarbejdet være beskrevet i aftalen, herunder også om det udvidede samarbejde inddrager arbejdspladsens arbejdsmiljøarbejde. Under strukturen beskrives det(de) nye samarbejdsorgans(ers) sammensætning, hvordan og af hvem medlemmer udpeges, hvor længe udpegning gælder, om/hvordan sikkerhedsorganisationen og underudvalg indgår. Hvis aftalen også dækker en styrelses underliggende institutioner, skal samarbejdsrelationer mellem de forskellige samarbejdsudvalg/organer i institutionerne beskrives, herunder også relationerne mellem de forskellige niveauer.

Bestemmelser om periodisk evaluering af det udvidede samarbejde skal være indeholdt i den lokale aftale. I forbindelse hermed kan fastsættes bestemmelser om evalueringens hyppighed, form og eventuelle opfølgning.

Bestemmelser om ændring og opsigelse af aftalen må formuleres så præcist, at det klart fremgår, hvordan aftalen kan ændres eller opsiges. Er det f.eks. nok, at én organisations-/medarbejder-

repræsentant ønsker at ændre eller opsige aftalen, eller skal der være flertal blandt aftaleparterne/

samarbejdsorganets medarbejderside? Om opsigelsesvarsel mv. henvises til stk. 6.

Aftalen skal indeholde overvejelser om, hvorledes medarbejder- og ledelsesrepræsentanter kan uddannes, således at parterne får tilstrækkelig viden til at kunne føre reelle drøftelser og samarbejde om arbejdspladsens strategi, organisation, økonomi mv.

Gensidig information og kommunikation er afgørende for en effektiv beslutningsproces med højt acceptniveau og hurtig implementering af beslutningerne. God kommunikation kræver ressourcer, men øger til gengæld både oplevelsen af at blive godt orienteret og styrker interessen for samarbejdet mellem ledelse og medarbejdere. Aftalen skal derfor indeholde overvejelser om, hvorledes information og kommunikation skal gribes an.

Stk. 4. Samarbejdsaftalens bestemmelser om uddannelse, samarbejdsudvalgenes opgaver samt medindflydelsens indhold er minimumsbestemmelser, som ikke kan fraviges i indskrænkende retning.

Kommentar

Samarbejdsaftalens bestemmelser om uddannelse, samarbejdsudvalgets opgaver og medindflydelsens indhold er minimumsbestemmelser jf. samarbejdsaftalens punkt 2 -10 og 20. Disse bestemmelser kan ikke fraviges i indskrænkende retning. Der kan derfor kun aftales samarbejdsformer, som udvider medindflydelsens indhold og opgaver i forhold til samarbejdsaftalens bestemmelser herom.

Stk. 5. Aftales medindflydelsesformer, hvor samarbejds- og arbejdsmiljøområdet kombineres i et udvalg, skal samtlige medarbejderrepræsentanter i udvalget have tilbud om deltagelse i den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse.

Kommentar

Hvis der lokalt aftales medindflydelsesformer, hvor samarbejds- og arbejdsmiljøområdet kombineres i et udvalg f.eks. ved sammenlægning af bestående samarbejdsudvalg og sikkerhedsudvalg, skal samtlige medarbejderrepræsentanter i udvalget have tilbud om deltagelse i den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse. Arbejdspladsens sikkerhedsorganisation skal være repræsenteret i et kombineret udvalg, jf. Arbejdsministeriets bekendtgørelse nr. 575 af 21. juni 2001 om virksomhedernes sikkerheds- og sundhedsarbejde.

De ledelses- og medarbejderrepræsentanter, der i sådanne udvalg repræsenterer sikkerhedsorganisationen, skal gennemgå den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse for medlemmer af sikkerhedsgrupper, jf. Arbejdsministeriets bekendtgørelse nr. 457 af 14. juni 1999 om sikkerhedsgruppens arbejdsmiljøuddannelse. Den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse er et kursus af i alt 37 timers varighed. Oplysning om kursusudbydere, indhold mv. kan indhentes hos Arbejdsmiljørådets Service Center og i Økonomistyrelsens Center for Kursusvirksomhed.

Stk. 6. Lokalaftaler kan opsiges skriftligt med tre måneders varsel. Hvis der ikke inden opsigelsesperiodens udløb er indgået en ny aftale, skal der samarbejdes efter bestemmelserne i samarbejdsaftalen.

Kommentar

Lokale aftaler skal indeholde bestemmelser om opsigelse og ændring af aftalen, jf. stk. 3. Aftaler kan opsiges med tre måneders varsel. Opsigelsen skal være skriftlig. Hvis der ikke inden for opsigelsesperioden kan indgås en ny aftale, er bestemmelserne i samarbejdsaftalen gældende. Dette indebærer, at der skal oprettes samarbejdsudvalg med de pligter og rettigheder, som fremgår af samarbejdsaftalen.

MEDARBEJDERREPRÆSENTANTERNES VILKÅR

§ 2. Reglerne i Arbejdsministeriets bekendtgørelse nr. 739 af 22. september 1997 om virksomhedernes sikkerheds- og sundhedsarbejde kan fraviges for så vidt angår organiseringen, hvis der i den enkelte institution eller dele af institutionen indgås aftale herom mellem ledelse og de ansatte.

Aftalen skal være skriftlig og tilgængelig for de ansatte i institutionen.

Aftalen indgås mellem ledelsen og de forhandlingsberettigede personaleorganisationers repræsentanter.

Aftalen skal omfatte hele institutionen eller dele heraf. Hvis aftalen kun omfatter dele af institutionen, skal det tydeligt fremgå hvilke dele af institutionen, der er omfattet af aftalen.

Aftalen kan anvendes i sammenhæng med Finansministeriets og CFUs aftale om udvidet medarbejderindflydelse i staten.

Kommentar

Bestemmelserne om organisering af virksomhedernes arbejdsmiljøarbejde findes i Arbejdsmiljøloven og Arbejdsministeriets bekendtgørelse om virksomhedernes sikkerheds- og sundhedsarbejde (jf. Arbejdsministeriets bekendtgørelse nr. 784 af 11. oktober 1999 af lov om arbejdsmiljø og Arbejdsministeriets bekendtgørelse nr. 575 af 21. juni 2001 om virksomhedernes sikkerheds- og sundhedsarbejde.).

Den i Arbejdsmiljøloven fastsatte organiseringsmåde kan fraviges, hvis der på arbejdspladsen er indgået en aftale herom mellem ledelse og de forhandlingsberettigede personaleorganisationers repræsentanter. I de tilfælde, hvor organisationen ikke har delegeret forhandlings- og/eller aftaleret til tillidsrepræsentanten, skal organisationen eller dens lokale afdeling indgå aftalen. Det vil være naturligt, at sikkerhedsudvalget høres i forbindelse med indgåelse af aftalen.

Den nye organisering skal være i overensstemmelse med arbejdspladsens struktur, og det er en forudsætning, at hensigten med en ændret organisering er at styrke og effektivisere arbejdspladsens arbejdsmiljøarbejde.

En aftale om ændret organisering af arbejdsmiljøarbejdet berører ikke de arbejdsmiljømæssige opgaver, funktioner, pligter og rettigheder mv., som er fastsat i Arbejdsministeriets bekendtgørelse om virksomhedernes sikkerheds- og sundhedsarbejde. Dette indebærer at arbejdsmiljøarbejdet stadigt skal foregå på to niveauer.

Det skal tydeligt fremgå af aftalen, om den dækker hele institutionen eller kun dele af institutionen og da hvilke. Kriterierne for, hvornår der skal oprettes sikkerhedsorganisation, er forskellig fra kriterierne for, hvornår der skal oprettes samarbejdsudvalg. Som retningslinie for hvilke områder der kan indgås aftale for, kan tages udgangspunkt i samarbejdsaftalens bestemmelser for, hvornår der skal oprettes samarbejdsudvalg, jf. s. 21.

Aftalen kan anvendes i sammenhæng med Finansministeriets og CFUs aftale om udvidet medarbejderindflydelse i statens institutioner. Der er således mulighed for f.eks. at lægge sikkerheds- og samarbejdsudvalg sammen, at lade tillidsrepræsentant og sikkerhedsrepræsentant være en og samme person og at sammenlægge sikkerhedsudvalg med et nyt samarbejdsorgan, som arbejder med udvidet medarbejderindflydelse.

Hvis man lokalt vælger at lade en og samme person varetage såvel tillidsrepræsentant- som arbejdsmiljøarbejdet, skal de respektive valg til funktionerne som henholdsvis tillidsrepræsentant og sikkerhedsrepræsentant foregå særskilt. Man kan således ikke med kun ét valg besætte begge funktioner. Bortset fra virksomhedsledere (institutionens øverste chef) og arbejdsledere skal alle ansatte have mulighed for at stemme og stille op som kandidat ved valget som sikkerhedsrepræsentant.

Hvis der lokalt indgås aftale om at sammenlægge sikkerhedsudvalg med samarbejdsudvalg eller et nyt samarbejdsorgan med udvidet medarbejderindflydelse, skal mindst en arbejdsleder og en medarbejderrepræsentant, der er valgt til funktionen som henholdsvis arbejdslederrepræsentant og sikkerhedsrepræsentant være repræsenteret i udvalget.

Arbejdslederne hhv. sikkerhedsrepræsentanterne vælger blandt sig repræsentant(er) til udvalget.

Stk. 2: Der kan endvidere indgås aftaler efter stk. 1 på ministerie- og styrelsesniveau.

Kommentar

Aftalen kan også omfatte et helt ministerieområde eller en styrelse med underliggende institutioner. Statsvirksomheder kan ligeledes bruge rammeaftalen for hele eller dele af virksomheden. Aftaler på dette niveau bør indgås så de tilgodeser, at det samarbejde, der foregår på den enkelte institution eller arbejdsplads inden for aftalens dækningsområde, kan tilrettelægges efter arbejdspladsens kultur, tradition, ønsker og behov.

Aftalen kan i større eller mindre omfang præcisere rammeaftalens krav og muligheder, herunder hvordan institutioner og arbejdspladser inden for aftalens dækningsområde kan indgå aftaler i forlængelse heraf. Aftaler på dette niveau skal også leve op til de krav, der stilles i rammeaftalen. Dette gælder også pligten til at orientere Arbejdstilsynet om organisationsplanen over sikkerhedsorganisationen (jf. kommentaren til stk. 3).

Stk. 3: Aftalen skal som minimum indeholde følgende elementer

a. Beskrivelse af institutionens arbejdsmiljøpolitik og handleplan for, hvordan arbejdsmiljøet i institutionen kan forbedres

b. Angivelse af en procedure for gennemførelse og opfølgning af aftalen i institutionen

c. Angivelse af, hvordan opgaver og funktioner varetages, herunder arbejdslederes og øvrige ansattes deltagelse i arbejdsmiljøarbejdet samt beskrivelse af relevante aktiviteter, f.eks. arbejdspladsvurdering og sikkerhedsrunder

d. Angivelse af en procedure, som sikrer, at der hvert andet år gennemføres en evaluering af institutionens arbejdsmiljøarbejde og aftalens effekt herpå

e. Angivelse af, hvordan aftalen kan ændres og opsiges

f. Oversigt over den aftalte organisering af arbejdsmiljøarbejdet i form af en organisationsplan.

Aftalen skal endvidere indeholde overvejelser om, hvorvidt der er uddannelse ud over den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse, der er nødvendig for varetagelse af arbejdsmiljøarbejdet.

Kommentar

Da formålet med at ændre organiseringen af arbejdsmiljøarbejdet er at forbedre arbejdsmiljøet for de ansatte, skal den lokale aftale indeholde en beskrivelse af institutionens arbejdsmiljøpolitik samt en handleplan for, hvordan arbejdsmiljøet kan forbedres med den nye organisering.

Den lokale aftale skal indeholde bestemmelser om, hvorledes den nye organisering af arbejdsmiljøarbejdet skal gennemføres, og hvordan der følges op, når den ny arbejdsmiljøorganisation overgår til driftsfase. Her beskrives bl.a. hvordan valg og udpegning af medarbejder- og ledelsesrepræsentanter til den ny sikkerhedsorganisation foregår. Det er et krav til den lokale aftale, at arbejdsmiljøarbejdet udføres på to niveauer svarende til de opgaver, som sikkerhedsgrupper og sikkerhedsudvalg har i henholdt til Arbejdsministeriets bekendtgørelse om virksomhedernes sikkerheds- og sundhedsarbejde. Kravene i bekendtgørelsen indebærer endvidere, at mindst en arbejdsleder fra sikkerhedsgrupperne skal være repræsenteret i et kombineret samarbejds- og sikkerhedsudvalg.

Varetagelsen af de opgaver, som efter bekendtgørelsen om virksomhedernes sikkerheds- og sundhedsarbejde er henlagt til sikkerhedsgrupper og -udvalg bl.a. vurdering af sikkerheds- og sundhedsforholdene, kontrol af at arbejdsforholdene er fuldt forsvarlige, kontrol af effektiv oplæring og instruktion ved betjening af maskiner, redskaber og andre tekniske hjælpemidler, undersøgelser af ulykker og sundhedsskader, skal være beskrevet i den lokale aftale. Det skal samtidig være fastlagt, hvordan arbejdsledere og øvrige ansatte deltager i arbejdsmiljøarbejdet, og relevante aktiviteter skal beskrives, herunder arbejdspladsvurdering, sikkerhedsrunder mv.

Hvert andet år skal gennemføres en evaluering af, om den ændrede organisering af arbejdsmiljøarbejde har medført en effektivisering og forbedring af arbejdsmiljøarbejdet. I den lokale aftale skal beskrives en procedure for denne evaluering.

Den lokale aftale skal tillige indeholde bestemmelser om, hvordan aftalen kan ændres eller opsiges. Opsiges en aftale efter de deri fastsatte regler, betyder det, at arbejdsmiljølovens regler om organisering af sikkerheds- og sundhedsarbejdet igen skal følges. I kombinationsaftaler, som også omfatter samarbejdsudvalg eller samarbejdsorganer nedsat i henhold til rammeaftale om udvidet medarbejderindflydelse, er det af hensyn til samarbejdsaftalens og rammeaftalens opsigelsesbestemmelser tilrådeligt, at opsigelsesvarslet er 3 måneder.

Som bilag til den lokale aftale skal udarbejdes en organisationsplan, som viser den aftalte organisering af arbejdsmiljøarbejdet, herunder hvem der er daglig leder af sikkerheds- og sundhedsarbejdet. Organisationsplanen skal indsendes til Arbejdstilsynet.

Endelig skal den lokale aftale indeholde overvejelser om, hvilken uddannelse ud over den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse, der er nødvendig for at varetage arbejdsmiljøarbejdet.

Den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse består af et 37 timers kursus (tidligere kendt under benævnelse § 9-kurser) Alle medlemmer af sikkerhedsgrupper (sikkerhedsrepræsentanter og arbejdsledere) skal have gennemført uddannelsen senest 8 måneder efter valg/udpegning (jf. Arbejdsministeriets bekendtgørelse nr.457 af 14. juni 1999 om sikkerhedsgruppens arbejdsmiljøuddannelse, jf. dog § 2 stk. 5 i Rammeaftale om udvidet medarbejderindflydelse i statens institutioner). Oplysning om udbydere af disse kurser samt om andre arbejdsmiljøkurser fås hos Arbejdsmiljørådets Service Center og Økonomistyrelsens Center for kursusvirksomhed .

UOVERENSSTEMMELSER OM LOKALE AFTALER

§ 2. Er der i den enkelte institution enighed herom, kan bestemmelserne om samarbejdets form og struktur i Samarbejdsaftalen fraviges ved aftale om

· Medindflydelsesformer der erstatter og udvider det samarbejde, der i dag foregår i samarbejdsudvalgene efter Samarbejdsaftalen

· Medindflydelsesformer, der kombinerer et udvidet samarbejde med de opgaver, som varetages af sikkerhedsorganisationen, jf. Finansministeriets og CFUs rammeaftale om organisering af sikkerheds- og sundhedsarbejdet i statens institutioner

· Medindflydelsesformer der kombinerer samarbejdet i samarbejdsudvalg og sikkerhedsorganisation, jf. Finansministeriets og CFUs rammeaftale om organisering af sikkerheds- og sundhedsarbejdet i statens institutioner

Aftale herom indgås mellem ledelsen og de forhandlingsberettigede personaleorganisationers repræsentanter. Aftalen skal omfatte hele institutionen eller dele heraf. Hvis aftalen kun omfatter dele af institutionen, skal det tydeligt fremgå, hvilke dele af institutionen der er omfattet af aftalen.

Stk. 2. Der kan endvidere indgås aftaler efter stk. 1 på ministerie- og styrelsesniveau.

Stk. 3. Aftalen skal som minimum indeholde bestemmelser om

· Medindflydelsens formål, indhold og struktur

· Periodisk evaluering

· Ændring og opsigelse af aftalen

Aftalen skal endvidere indeholde overvejelser om

· Uddannelse af medarbejder- og ledelsesrepræsentanter

· Information og kommunikation

Stk. 4. Samarbejdsaftalens bestemmelser om uddannelse, samarbejdsudvalgenes opgaver samt medindflydelsens indhold er minimumsbestemmelser, som ikke kan fraviges i indskrænkende retning.

Stk. 5. Aftales medindflydelsesformer, hvor samarbejds- og arbejdsmiljøområdet kombineres i et udvalg, skal samtlige medarbejderrepræsentanter i udvalget have tilbud om deltagelse i den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse.

Stk. 6. Lokalaftaler kan opsiges skriftligt med tre måneders varsel. Hvis der ikke inden opsigelsesperiodens udløb er indgået en ny aftale, skal der samarbejdes efter bestemmelserne i Samarbejdsaftalen.

Medarbejderrepræsentanternes vilkår

§ 2. Reglerne i Arbejdsministeriets bekendtgørelse nr. 739 af 22. september 1997 om virksomhedernes sikkerheds- og sundhedsarbejde kan fraviges for så vidt angår organiseringen, hvis der i den enkelte institution eller dele af institutionen indgås aftale herom mellem ledelse og de ansatte.

Aftalen skal være skriftlig og tilgængelig for de ansatte i institutionen.

Aftalen indgås mellem ledelsen og de forhandlingsberettigede personaleorganisationers repræsentanter.

Aftalen skal omfatte hele institutionen eller dele heraf. Hvis aftalen kun omfatter dele af institutionen, skal det tydeligt fremgå, hvilke dele af institutionen der er omfattet af aftalen.

Aftalen kan anvendes i sammenhæng med Finansministeriets og CFUs aftale om udvidet medarbejderindflydelse i staten.

Stk. 2. Der kan endvidere indgås aftaler efter stk. 1 på ministerie- og styrelsesniveau.

Stk. 3. Aftalen skal som minimum indeholde følgende elementer

a. Beskrivelse af institutionens arbejdsmiljøpolitik og handleplan for, hvordan arbejdsmiljøet i institutionen kan forbedres

b. Angivelse af en procedure for gennemførelse og opfølgning af aftalen i institutionen

c. Angivelse af, hvordan opgaver og funktioner varetages, herunder arbejdslederes og øvrige ansattes deltagelse i arbejdsmiljøarbejdet samt beskrivelse af relevante aktiviteter, f.eks. arbejdspladsvurdering og sikkerhedsrunder

d Angivelse af en procedure, som sikrer, at der hvert andet år gennemføres en evaluering af institutionens arbejdsmiljøarbejde og aftalens effekt herpå

e. Angivelse af, hvordan aftalen kan ændres og opsiges

f. Oversigt over den aftalte organisering af arbejdsmiljøarbejdet i form af en organisationsplan.

Aftalen skal endvidere indeholde overvejelser om, hvorvidt der er uddannelse ud over den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse, der er nødvendig for varetagelse af arbejdsmiljøarbejdet.

Uoverensstemmelser om lokale aftaler

Bilag 3

Bilag 3

FORVALTNINGSLOVENS § 27 OM TAVSHEDSPLIGT.

LOV NR. 571 AF 19. DECEMBER 1985

§ 3. Medarbejderrepræsentanternes vilkår følger de vilkår, der er gældende for tillidsrepræsentanter jf. aftale for tillidsrepræsentanter i staten mv.

Kommentar

Medarbejderrepræsentanternes vilkår følger de vilkår, der gælder for tillidsrepræsentanter, herunder tillidsrepræsentantaftalens bestemmelser om tidsforbrug, lønforhold og afskedigelse mv., jf. Finansministeriets og centralorganisationernes aftale for tillidsrepræsentanter i staten mv..

Stk. 2. I kombinerede samarbejdsorganer, som også varetager de arbejdsopgaver, der ellers ville være henlagt til sikkerhedsudvalg, følger medarbejderrepræsentanternes vilkår tillige af bestemmelserne i Finansministeriets cirkulære nr. 69 af 1. september 1993 om honorering af sikkerhedsrepræsentanter m.fl.

Kommentar

Ved overenskomstforhandlingerne 2002blev det aftalt, at der kan udbetales over/merarbejdsbetaling eller afspadsering svarende til deltagelse i møder udenfor deltagernes normale arbejdstid. Tilsvarende kompensation ydes for egentlig rejsetid udenfor normal arbejdstid, som er anvendt i forbindelse med deltagelse i møder udenfor tjenestestedet.

Hvis det bliver nødvendigt at omlægge tjenesten i forbindelse med deltagelse i SU-møder i kombinerede samarbejdsorganer ydes tillige kompensation for eventuelle mistede særydelser/arbejdstidsbestemte ydelser.

VEJLEDNING OG BISTAND

§ 3. Uoverensstemmelser om fortolkning af og brud på indgåede aftaler kan af hver af parterne kræves behandlet i Centralrådet for statens samarbejdsudvalg efter reglerne i samarbejdsaftalen.

Kommentar

Centralrådet for statens samarbejdsudvalg behandler forelagte uoverensstemmelser om fortolkning af og brud på lokale aftaler indgået efter nærværende aftale. Hver af parterne i det nye samarbejdsorgan kan kræve uoverensstemmelser forelagt Centralrådet. Hvis der i institutionens samarbejdsstruktur findes overliggende samarbejdsorganer/ hovedsamarbejdsudvalg, skal uoverensstemmelsen først forsøges bilagt her. Lykkes dette ikke, forelægger det overliggende samarbejdsorgan sagen for Centralrådet. Om Centralrådet for statens samarbejdsudvalg henvises til samarbejdsaftalens punkt 24 ff.

Bestemmelsen vedrører alene fortolkning af og brud på de lokale aftaler i forlængelse af rammeaftalerne. Spørgsmål om fortolkning af bekendtgørelsen om virksomhedernes sikkerheds- og sundhedsarbejde, samt manglende opfyldelse af denne og arbejdsmiljølovens øvrige bestemmelser henhører under Arbejdstilsynets kompetence.

IKRAFTTRÆDEN OG OPSIGELSE

§ 3. Medarbejderrepræsentanternes vilkår følger de vilkår, der er gældende for tillidsrepræsentanter jf. aftale for tillidsrepræsentanter i staten mv.

Stk. 2. I kombinerede samarbejdsorganer, som også varetager de arbejdsopgaver, der ellers ville være henlagt til sikkerhedsudvalg, følger medarbejderrepræsentanternes vilkår tillige af bestemmelserne i Finansministeriets cirkulære nr. 69 af 1. september 1993 om honorering af sikkerhedsrepræsentanter m.fl.

Vejledning og bistand

§ 3. Uoverensstemmelser om fortolkning af og brud på indgåede aftaler kan af hver af parterne kræves behandlet i Centralrådet for statens samarbejdsudvalg efter reglerne i Samarbejdsaftalen.

Ikrafttræden og opsigelse

§ 4. Hver af parterne kan indhente vejledning og bistand fra Centralrådet for statens samarbejdsudvalg, jf. bestemmelserne i samarbejdsaftalen.

Kommentar

Samarbejdsaftalens bestemmelser (jf. punkt 22) om indhentning af vejledning og bistand fra Centralrådet er også gældende, hvis den enkelte arbejdsplads ønsker at arbejde med udvidet medarbejderindflydelse. Denne vejledning skal indhentes, hvis en af parterne dvs. henholdsvis ledelses- og medarbejdersiden ønsker det. Henvendelser om sådan vejledning og bistand rettes til Centralrådets sekretariat. Om partsbegrebet henvises til kommentarerne til samarbejdsaftalens punkt 2.

UOVERENSSTEMMELSER OM LOKALE AFTALER

§ 4. Denne aftale træder i kraft, når den er underskrevet af parterne. Aftalen kan af hver af parterne opsiges med tre måneders varsel.

10 principper for konsulentundersøgelser, hvori indgår personvurderinger

Centralrådet har ved flere lejligheder drøftet etiske principper for konsulentundersøgelser, som indeholder personvurderinger. Centralrådet anbefaler derfor, at når der i statens institutioner og virksomheder iværksættes konsulentundersøgelser, som indeholder personvurdering, bør det gennem drøftelser i samarbejdsudvalget sikres, at følgende principper efterleves

1. Inden der iværksættes undersøgelser, hvori indgår personvurderinger, fastlægges, hvordan personalet får information om personvurderingens formål, undersøgelsesproces og -metoder og afrapportering

2. Det fastlægges endvidere, hvordan personalet holdes orienteret om personvurderingens forløb, og i hvilken udstrækning eventuelle foreløbige rapporter eller delrapporter skal kommunikeres ud til de medarbejdere, der er direkte involveret eller berørt af vurderingen

3. Det skal fremgå af det skriftlige aftalegrundlag mellem opgavestiller og konsulent, hvem der er genstand for personvurderinger, samt hvilke metoder og kriterier der udgør grundlaget for vurderingen

4. Det skal fremgå af aftalegrundlag og kommissorium for personvurderingen, at man vil vurdere helheden bestående af job, organisation og person

5. Konsulenten skal sikre en ligeværdig dialog med de personer, der skal vurderes. Dialogen skal sikre de vurderede personer reel mulighed for at forholde sig til - og kommentere - de fremkomne vurderinger

6. Ved personvurderinger skal konsulenten i forbindelse med afrapporteringen altid redegøre for sine selvstændige analyser og vurderinger. Personvurderinger må således aldrig alene baseres på anonyme kilder. Ved brug af anonyme kilder skal det fremgå af afrapporteringen, hvilken personkreds der er tale om

7. Inden den endelige afrapportering skal konsulenten altid gennem både en personlig samtale og en skriftlig afrapportering til de personer, der er genstand for vurderingerne, orientere åbent og fyldestgørende om resultatet af vurderingerne. Indholdet i denne orientering skal svare nøje til den endelige afrapportering

8. De vurderede personer skal inden for en aftalt frist kunne fremsætte skriftlige kommentarer til konsulentens vurdering. Disse kommentarer vedlægges rapporten i skriftlig form

9. Konsulenten er forpligtet til - under samarbejdet og senere - at behandle alle oplysninger med fortrolighed

10. Personalet skal altid informeres om vurderingens resultat, før denne offentliggøres

Kommentar

Statens institutioner og virksomheder benytter ofte konsulentundersøgelser som led i vurdering og undersøgelse af virksomheden.

Mange konsulentundersøgelser vil direkte involvere eller berøre hele eller dele af institutionens/virksomhedens personale. I nogle tilfælde kan opfølgningen af sådanne undersøgelser få konsekvenser for medarbejderne f.eks. som følge af effektiviseringsforanstaltninger, omlægning af arbejdsopgaver og iværksættelse af kompetenceudvikling.

Centralrådet for statens samarbejdsudvalg har derfor drøftet, hvordan konsulentundersøgelser, som berører hele eller dele af institutionens/virksomhedens personale, kan tilrettelægges og gennemføres i et konstruktivt og positivt samarbejde med medarbejderne.

Centralrådet har på baggrund af drøftelserne udarbejdet 10 etiske principper for tilrettelæggelse og gennemførelse af konsulentundersøgelser, der indeholder personvurderinger.

De etiske principper skal ses i sammenhæng med Forvaltningslovens bestemmelser om høring og partsudtalelser mv.

Samarbejdsudvalgene får med udgangspunkt i de etiske principper mulighed for at fastlægge retningslinier for tilrettelæggelse af de enkelte konsulentundersøgelser herunder for valg af konsulent, som sikrer personalet fornøden information, medindflydelse og rimelige spilleregler.

Det mest positive resultat, både af konsulentundersøgelser, som indeholder personvurderinger, men også andre undersøgelser og omstillingsaktiviteter, der berører hele eller dele af institutionens/virksomhedens personale opnås, hvis medarbejderne inddrages så tidligt i forløbet som muligt.

Materiale indsamlet under en konsulentundersøgelse herunder også personfølsomme oplysninger skal gemmes/arkiveres efter bestemmelserne i arkivloven.

Tilvejebringes materialet imidlertid af et privat konsulentfirma og benyttes oplysningerne alene af konsulentfirmaet til udarbejdelse af rapporter mv. for rekvirent, er der intet til hinder for, at det mellem rekvirent og privat konsulentfirma aftales, at materialet skal destrueres efter brug.

Hvis det private konsulentfirma afgiver person- eller andre oplysninger til den rekvirerende institution, vil sådanne oplysninger kun kunne kasseres eller tilintetgøres efter bemyndigelse fra Statens Arkiver.

Udføres konsulentopgaven af en anden statslig myndighed vil de indsamlede oplysninger alene kunne kasseres eller tilintetgøres efter bemyndigelse fra Statens Arkiver.

Besvarede spørgeskemaer, der indtastes med henblik på statistisk behandling, betragtes dog som inddatamateriale og vil således kunne kasseres jf. cirkulære nr. 10. af 12. januar 1998 om kassation af visse arkivalier hos statslige myndigheder.

Dette indebærer, at der i visse tilfælde skal ske en opbevaring af de personfølsomme oplysninger, som er indsamlet i forbindelse med konsulentundersøgelser. Samarbejdsudvalget bør være opmærksom herpå og eventuelt fastsætte retningslinier for den fremtidige anvendelse af materialet.

Personalestyrelsen, den 29. maj 2002

P.M.V.

E.B.

Peter Friis

§ 4. Hver af parterne kan indhente vejledning og bistand fra Centralrådet for statens samarbejdsudvalg, jf. bestemmelserne i Samarbejdsaftalen.

Uoverensstemmelser om lokale aftaler

§ 4. Denne aftale træder i kraft, når den er underskrevet af parterne. Aftalen kan af hver af parterne opsiges med tre måneders varsel.

København den 10. juni 1999

Statsansattes Kartel

Finansministeriet

Niels Juul

Mogens Lykketoft

Statstjenestemændenes Centralorganisation II

Tommy Agerskov Thomsen

Akademikernes Centralorganisation

Svend M. Christensen

Lærernes Centralorganisation

Anni Herfort Andersen

Overenskomstansattes Centralorganisation

Finn Busse Jensen

§ 5. Uoverensstemmelser om fortolkning af og brud på indgåede aftaler kan af hver af parterne kræves behandlet i Centralrådet for statens samarbejdsudvalg efter reglerne i samarbejdsaftalen.

Kommentar

Centralrådet for statens samarbejdsudvalg behandler forelagte uoverensstemmelser om fortolkning af og brud på lokale aftaler indgået efter nærværende aftale. Hver af parterne i det nye samarbejdsorgan kan kræve uoverensstemmelser forelagt Centralrådet. Hvis der i institutionens samarbejdsstruktur findes overliggende samarbejdsorganer/ hovedsamarbejdsudvalg, skal uoverensstemmelsen først forsøges bilagt her. Lykkes dette ikke, forelægger det overliggende samarbejdsorgan sagen for Centralrådet. Om Centralrådet for statens samarbejdsudvalg henvises til samarbejdsaftalens punkt 24 ff.

IKRAFTTRÆDEN OG OPSIGELSE

§ 5. Uoverensstemmelser om fortolkning af og brud på indgåede aftaler kan af hver af parterne kræves behandlet i Centralrådet for statens samarbejdsudvalg efter reglerne i Samarbejdsaftalen.

Ikrafttræden og opsigelse

§ 6. Denne aftale træder i kraft, når den er underskrevet af parterne. Aftalen kan af hver af parterne opsiges med tre måneders varsel til udløb en 31. marts, dog tidligst til den 31. marts 2002.

VEJLEDNING TIL RAMMEAFTALE OM ORGANISERING AF SIKKERHEDS- OG SUNDHEDSARBEJDET I STATENS INSTITUTIONER

FORMÅL

§ 6. Denne aftale træder i kraft, når den er underskrevet af parterne. Aftalen kan af hver af parterne opsiges med tre måneders varsel til udløb en 31. marts, dog tidligst til den 31. marts 2002.

København den 10. juni 1999

Statsansattes Kartel

Finansministeriet

Niels Juul

Mogens Lykketoft

Statstjenestemændenes Centralorganisation II

Tommy Agerskov Thomsen

Akademikernes Centralorganisation

Svend M. Christensen

Lærernes Centralorganisation

Anni Herfort Andersen

Overenskomstansattes Centralorganisation

Finn Busse Jensen

RAMMEAFTALE OM ORGANISERING AF SIKKERHEDS- OG SUNDHEDSARBEJDET I STATENS INSTITUTIONER

Formål

§ 27. Den, der virker inden for den offentlige forvaltning, har tavshedspligt, jfr. borgerlig straffelov § 152 og §§ 152 c-152 f, når en oplysning ved lov eller anden gyldig bestemmelse er betegnet som fortrolig, eller når det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde den for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser, herunder navnlig til

1. Statens sikkerhed eller rigets forsvar

2. Rigets udenrigspolitiske eller udenrigsøkonomiske interesser, herunder forholdet til fremmede magter eller mellemfolkelige institutioner

3. Forebyggelse, efterforskning og forfølgning af lovovertrædelser samt straffuldbyrdelse og beskyttelse af sigtede, vidner eller andre i sager om strafferetlig eller disciplinær forfølgning

4. Gennemførelse af offentlig kontrol-, regulerings- eller planlægningsvirksomhed eller af påtænkte foranstaltninger i henhold til skatte- og afgiftslovgivningen

5. Det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed

6. Enkeltpersoners eller private selskabers eller foreningers interesse i at beskytte oplysninger om deres personlige eller interne, herunder økonomiske, forhold, eller

7. Enkeltpersoners eller private selskabers eller foreningers økonomiske interesse i at beskytte oplysninger om tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller om drifts- eller forretningsforhold.

Stk. 2. Indenfor den offentlige forvaltning kan der kun pålægges tavshedspligt med hensyn til en oplysning, når det er nødvendigt at hemmeligholde den for at varetage væsentlige hensyn til bestemte offentlige eller private interesser som nævnt i stk. 1.

Stk. 3. En forvaltningsmyndighed kan bestemme, at en person uden for den offentlige forvaltning har tavshedspligt med hensyn til fortrolige oplysninger, som myndigheden videregiver til den pågældende uden at være forpligtet hertil.

Stk. 4. Fastsættes der i henhold til § 1, stk. 2. regler om tavshedspligt, eller pålægges der tavshedspligt efter stk. 3, finder straffelovens § 152 og §§ 152 c-152 f tilsvarende anvendelse på overtrædelse af sådanne regler eller pålæg.

Vejledning

til

samarbejdsaftalen af 29. maj 2002

og

rammeaftale om udvidet medarbejderindflydelse

i statens institutioner af 10. juni 1999

og

rammeaftale om organisering af

sikkerheds- og sundhedsarbejdet

i statens institutioner af 10. juni 1999

INDHOLDSFORTEGNELSE

Forord

Vejledning til aftale om samarbejde og samarbejdsudvalg i statens virksomheder og institutioner

Indledning

Information og drøftelse

Mål og strategi

Medbestemmelse

Større rationaliserings- og omstillingsprojekter, samt projekter som medfører udbud og udlicitering

Budget og finanslovsbidrag

Kompetenceudvikling

Ligebehandling

Forbud mod forskelsbehandling

Job på særlige vilkår (socialt kapitel)

Oprettelse af samarbejdsudvalg

Virksomheds- og ministeriesamarbejdsudvalg

Sammensætning af samarbejdsudvalg

Oprettelse af kontaktudvalg

Tilrettelæggelse af møder

Samarbejdsudvalgets informationspligt

Møder uden for normal arbejdstid

Tillidsrepræsentantbeskyttelse

Kursus

Nedsættelse af underudvalg

Sagkyndige

Tilkald af sagkyndige fra hovedsamarbejdsudvalg, Centralrådet og faglige organisationer

Uoverensstemmelser

Centralrådets opgaver

Centralrådets sammensætning

Forretningsorden

Sekretariat og sekretariatsudvalg

Udvalg

Voldgift

Øvrige bestemmelser

Ikrafttræden

Opsigelse

Vejledning til rammeaftale om udvidet medarbejderindflydelse

Vejledning til rammeaftale om organisering af sikkerheds- og sundhedsarbejdet

10 principper for konsulentundersøgelser, hvori indgår personvurderinger

Bilag 1, Cirkulære om samarbejde og samarbejdsudvalg i statens virksomheder og institutioner

Bilag 2, Cirkulære om rammeaftale om udvidet medarbejderindflydelse i statens institutioner og rammeaftale om organisering af sikkerheds- og sundhedsarbejdet i statens institutioner

Bilag 3, Forvaltningslovens § 27 (om tavshedspligt)

Forord

Ved overenskomstforhandlingerne 2002 fik samarbejdsudvalgene en række nye opgaver om kompetenceudvikling, og der blev samtidig indsat nye bestemmelser i samarbejdsaftalen om samarbejdsudvalgets arbejde med institutionens mål og resultater. Vejledningen til samarbejdsaftalen er derfor udvidet på disse områder.

Vejledningen indeholder tillige vejledning til rammeaftaler af 10. juni 1999 om udvidet medarbejderindflydelse i statens institutioner og om organisering af sikkerheds- og sundhedsarbejdet i statens institutioner.

Centralrådets anbefalinger om etiske principper i forbindelse med konsulentundersøgelser, som omfatter personvurderinger, er medtaget i vejledningen.

Vejledningen er udarbejdet i et samarbejde mellem Finansministeriet og Centralorganisationernes Fællesudvalg (CFU).

VEJLEDNING TIL AFTALE OM SAMARBEJDE OG SAMARBEJDSUDVALG I STATENS VIRKSOMHEDER OG INSTITUTIONER

INDLEDNING

1 . Den offentlige sektor befinder sig i en løbende omstillingsproces, der skal sikre, at den til stadighed er effektiv, fleksibel og brugerorienteret.

Et vigtigt led i omstillingsprocessen er mål- og kontraktstyring, der giver institutionerne større økonomisk og fagligt råderum.

Institutionerne og disses ledelser får derved i langt højere grad end hidtil et direkte ansvar for, at de ønskede resultater opnås.

Omstillingsprocessen forudsætter engagerede, effektive og kvalitetsbevidste medarbejdere. Det er derfor af afgørende betydning, at de enkelte medarbejdere kan se sig selv som en del af en sådan proces.

Ledelse og medarbejdere skal i samarbejde føre institutionernes mål ud i livet.

For at øge medarbejdernes forståelse for institutionens drift og økonomi og herigennem at skabe fælles accepterede rammer om institutionens målsætning skal samarbejdet inddrage så mange som muligt.

Samarbejdet skal desuden sikre medarbejderne udviklingsmuligheder samt medbestemmelse ved arbejdets tilrettelæggelse og udformningen af deres egen arbejdssituation.

Samarbejdet har som en væsentlig forudsætning, at der anvendes tidssvarende og motiverende ledelsesformer.

Rammerne for samarbejdet mellem ledelsen og medarbejderne fastlægges i samarbejdsudvalget.

Det er samarbejdsudvalgets opgave at udvikle samarbejdet overalt i institutionen til gavn for både institutionen og den enkelte medarbejder.

SAMARBEJDSUDVALGETS OPGAVER

INFORMATION OG DRØFTELSE

2 . Information og drøftelse mellem ledelse og medarbejdere er af afgørende betydning for et godt samarbejde på arbejdspladsen. Det er særlig vigtigt, at samarbejdsudvalget er velinformeret om institutionens forhold og udvikling.

For at samarbejdsudvalget kan løse sine opgaver, skal ledelsen informere samarbejdsudvalget om udviklingen med hensyn til institutionens

· arbejds- og personaleforhold, herunder ligestillings- og efteruddannelsesspørgsmål

· rationaliserings- og omstillingsprojekter

· indførelse af ny eller ændring af bestående teknologi

· økonomiske situation

Informationen skal gives på et så tidligt tidspunkt, at der bliver gode muligheder for en grundig drøftelse, således at medarbejdernes synspunkter og forslag kan indgå i grundlaget for ledelsens beslutninger.

Det påhviler medarbejderrepræsentanterne at informere om synspunkter og forhold hos medarbejderne, som er af betydning for samarbejdet.

Informationen skal så vidt muligt gives såvel skriftligt som mundtligt.

Alle forhold, der er omfattet af informationspligten, skal drøftes i samarbejdsudvalget, hvis en af parterne ønsker det.

Kommentar

En væsentlig forudsætning for, at samarbejdsudvalget er velfungerende, er at ledelse og medarbejderrepræsentanter gensidigt informerer om synspunkter og forhold af betydning for samarbejdet.

Information og drøftelse er grundlaget for samarbejdsudvalgets arbejde.

Der er pålagt ledelsen en særlig informationspligt om en række væsentlige forhold i institutionen.

Det er vigtigt, at information gives på et så tidligt tidspunkt, at den enkelte medarbejderrepræsentant har mulighed for at drøfte de spørgsmål, som skal behandles i samarbejdsudvalget, med den gruppe, som medlemmet repræsenterer.

Da formålet med drøftelserne i samarbejdsudvalget er, at medarbejdernes synspunkter og forslag skal kunne indgå i ledelsens beslutninger, kan det bl.a. være hensigtsmæssigt at overveje, i hvilket omfang drøftelserne bør følges op af retningslinier, f.eks. i forbindelse med større rationaliserings- og omstillingsprojekter.

Når der i aftalen anføres, at information så vidt muligt gives såvel skriftligt som mundtligt betyder det, at såvel ledelse som medarbejdere i størst muligt omfang bør informere samarbejdsudvalget om de enkelte emner i skriftlig form, således at eventuel foreliggende skriftlig information kan danne grundlag for drøftelser i samarbejdsudvalget. Dette betyder dog ikke, at manglende mulighed for en skriftlig information, f.eks. af tidsmæssige grunde, skal føre til, at et spørgsmål ikke drøftes i samarbejdsudvalget.

Ved parterne i samarbejdsudvalget forstås henholdsvis ledelses- og medarbejdersiden.

Når der i samarbejdsaftalen anføres: "såfremt en af parterne ønsker det", betyder dette, at der skal være bred tilslutning blandt medlemmerne af pågældende "side" i samarbejdsudvalget.

Dette indebærer, at det enkelte samarbejdsudvalgsmedlem ikke kan påberåbe sig at være part i samarbejdsaftalens forstand og således ikke har nogen vetoret, der kan blokere for samarbejdsudvalgets arbejde.

Det kan derfor være hensigtsmæssigt for medarbejdersiden at udarbejde forretningsorden eller lignende for, hvordan en fælles holdning opnås ( jf. punkt 14 om kontaktudvalg).

Mål og strategi

3. Samarbejdsudvalget skal inddrages i arbejdet med institutionens mål og strategier, således at medarbejderne inddrages i overvejelserne om at få institutionen til at arbejde kvalitetsbevidst og effektivt. Samarbejdsudvalget skal i forbindelse hermed drøfte sammenhængen mellem institutionens (resultat)mål/strategi og personalepolitikken.

Hvis der for institutionen skal indgås en resultatkontrakt, skal samarbejdsudvalget tidligst muligt orienteres herom.

Efter indgåelse af resultatkontrakten skal ledelsen orientere samarbejdsudvalget om kontraktens indhold, herunder de arbejdsmæssige, udviklingsmæssige og personalepolitiske mål. På baggrund heraf skal samarbejdsudvalget drøfte kontraktens udmøntning. I drøftelsen skal indgå, hvilke konsekvenser resultatkontrakten har for institutionens arbejds- og personaleforhold. Samarbejdsudvalget orienteres løbende om resultatmålenes opfyldelse.

Efter indgåelse af resultatlønaftaler for direktører informeres samarbejdsudvalget om de dele af kontrakten, som vedrører institutionens resultater.

Kommentar

Med henblik på at skabe engagement og motivation skal samarbejdsudvalget drøfte institutionens mål og strategier, således at medarbejdernes synspunkter og holdninger inddrages i det strategiske arbejde i institutionen.

I drøftelserne om institutionens mål skal indgå overvejelser om, hvilke sammenhænge der findes mellem institutionens mål/strategi og personalepolitikken med henblik på, at personalepolitikken og kompetenceudviklingen kan understøtte indfrielsen af målene. At skabe sammenhæng mellem personalepolitikken og institutionens mål og strategi kan f.eks. medvirke til at styrke sammenhængene mellem personalepolitikken og de øvrige aktiviteter i institutionen, herunder kvalitetsprojekter, nye IT-værktøjer m.v. Dette kan endvidere medvirke til, at de personalepolitiske værktøjer bruges mere effektivt.

Samarbejdsudvalget bør løbende orienteres om indfrielsen af målene, således at alle institutionens medarbejdere har overblik over, hvordan det går med indfrielsen af målene for institutionen.

Hvis der skal indgås en resultatkontrakt for institutionen, skal samarbejdsudvalget orienteres herom tidligst muligt, med henblik på at ledelsen kan informere samarbejdsudvalget om de elementer af institutionens mål, som vil/kan blive omfattet af resultatkontrakten. Denne orientering kan dog ikke binde ledelsen i drøftelserne/forhandlingerne om det endelige indhold af resultatkontrakten.

Når resultatkontrakten er indgået, skal ledelsen orientere samarbejdsudvalget om kontraktens indhold. Der skal herunder orienteres om, hvilke mål kontrakten indeholder om institutionens opgaver, udvikling og personalepolitik. Samarbejdsudvalget skal efterfølgende drøfte, hvorledes kontraktens mål skal udmøntes. I forbindelse hermed skal samarbejdsudvalget drøfte, hvilke konsekvenser udmøntningen af resultatkontrakten har for institutionens arbejds- og personaleforhold for eksempel ændret organisering af visse typer opgaver og institutionens kompetenceudvikling i forhold til opgaverne i kontrakten.

Samarbejdsudvalget skal løbende orienteres om, hvordan det går med indfrielsen af de enkelte mål i resultatkontrakten og eventuelt drøfter justeringer i aktiviteterne omkring indfrielsen af målene.

Resultatlønskontrakter for direktører er en personlig aftale mellem institutionens øverste chef og dennes overordnede. I kontrakten fastsættes f.eks. en række personlige mål og en række mål vedrørende institutionens resultater. De personlige mål, som aftales i resultatlønskontrakten, er ikke til orientering i samarbejdsudvalget ligesom vægtningen af målopfyldelsen, som danner basis for direktørens/institutionschefens løn, heller ikke er omfattet af informationspligten. Samarbejdsudvalget skal imidlertid orienteres om de dele af kontrakten, som vedrører institutionens resultater og eventuelle personalepolitiske forhold.

MEDBESTEMMELSE

4 . Med henblik på at sikre medarbejdernes medvirken til den mest hensigtsmæssige tilrettelæggelse af det daglige arbejde og deres behov for udvikling og tryghed i arbejdssituationen, kan samarbejdsudvalget fastlægge retningslinier for arbejds- og personaleforhold.

Der kan fastsættes retningslinier for de emner/områder, der vedrører institutionens arbejds- og personaleforhold.

Fastlæggelse af retningslinier er begrænset til det ansvars- og kompetenceområde, som ledelsen har, og ledelsen skal derfor redegøre for, hvilke grænser der gælder for ledelseskompetencen.

Fastlæggelse af retningslinier i samarbejdsudvalget forudsætter enighed mellem parterne. Kan der ikke opnås enighed, fastsætter ledelsen de nødvendige regler, men det betragtes som et brud på samarbejdsaftalen, hvis der ikke udvises positiv forhandlingsvilje.

Fastlagte retningslinier udformes skriftligt. De er bindende for begge parter, som er forpligtet til at forsvare og anvende dem i konkrete tilfælde.

Hver af parterne kan opsige fastlagte retningslinier med 3 måneders varsel. Inden opsigelsen finder sted, skal der søges gennemført ændringer af de hidtidige retningslinier på en for parterne tilfredsstillende måde.

Delegering af ansvar og beføjelser til de enkelte medarbejdere eller grupper af medarbejdere skal tilstræbes.

Kommentar

Formålet med at fastlægge retningslinier er at opnå enighed om institutionens personalepolitik i bred forstand.

Hvert enkelt samarbejdsudvalg må udarbejde sine egne retningslinier, blandt andet fordi forholdene er meget forskellige på de enkelte arbejdspladser. Ikke alene er der forskel med hensyn til arbejdets karakter og antallet af medarbejdere, men der er også store forskelle på de ledelses- og personaleforhold, som præger de enkelte arbejdspladser. Det er derfor op til det enkelte samarbejdsudvalg at tage stilling til, hvilke emner eller områder inden for arbejds- og personaleforhold, man ønsker at udarbejde retningslinier for.

Af konkrete eksempler på arbejdsforhold kan nævnes

· placering af daglig arbejdstid og pauser

· velfærdsforanstaltninger

· forhold vedr. sikkerhed

· arbejdstilrettelæggelse

· ordensregler

· fastsættelse af arbejdsmetoder

· arbejdsstedets indretning

Retningslinier om personaleforhold kan f.eks. vedrøre

· ansættelser

· afskedigelser

· forfremmelser

· uddannelse af medarbejdere

· introduktionsprogram

· personaleudvikling

· medarbejdersamtaler

De anførte eksempler er ikke en udtømmende oplistning af emner vedrørende arbejds- og personaleforhold.

I samarbejdsaftalens punkt 5, 6, 7, 8, 9 og 10 er konkret nævnt områder, hvorom der i samarbejdsudvalget skal aftales retningslinier.

Samarbejdsaftalens punkt 15 angiver de overordnede begrænsninger for samarbejdsudvalgets arbejde, idet der anføres "I samarbejdet skal såvel ledelse som medarbejdere respektere gældende love og administrative bestemmelser, aftaler i henhold til tjenestemandslovgivningen og kollektive overenskomster."

Den enkelte ledelses kompetence er fastlagt i forhold til overordnede myndigheder.

I samarbejdsudvalget kan der naturligvis ikke fastlægges retningslinier, som går ud over det ansvars- og kompetenceområde, som samarbejdsudvalgets formand har.

Hvis der under arbejdet med fastlæggelse af retningslinier i det enkelte samarbejdsudvalg opstår tvivl om rækkevidden af ledelsens kompetence, skal ledelsen redegøre for, hvilke grænser der gælder for ledelseskompetence på det område, der er under drøftelse.

Hvis et samarbejdsudvalg ønsker at fastlægge retningslinier, som er uden for ledelsens kompetenceområde, må forslag til sådanne retningslinier fremsendes ad tjenestevejen til den instans, som har kompetence til at træffe afgørelse.

Lokale samarbejdsudvalg kan desuden være bundet af de retningslinier, der er fastlagt i for eksempel hovedsamarbejds- eller virksomhedssamarbejdsudvalg.

I samarbejdsudvalg på institutioner, hvor der findes bestyrelser, kan bestyrelsens rolle i forhold til de enkelte ledelser være meget forskellig.

Samarbejdsudvalget må derfor, hvis der opstår tvivlsspørgsmål, anmode udvalgets formand om at redegøre for sin kompetence i de spørgsmål, der er tvivl om.

Samarbejdsudvalget er medbestemmende ved fastlæggelse af retningslinier.

Dette indebærer, at samarbejdsudvalget skal indlede drøftelser herom, når en af parterne i samarbejdsudvalget fremsætter ønske om det. Grundlaget for drøftelserne i samarbejdsudvalget og den dertil anvendte mødetid må derfor give udvalgets medlemmer rimelig mulighed for at udveksle synspunkter og forslag, ligesom der under drøftelserne må udvises positiv forhandlingsvilje, som udtryk for ønske om at nå til enighed.

Kan der på trods heraf ikke opnås enighed, fastsætter ledelsen de regler, der skal gælde for området.

Indholdet af retningslinier, som samarbejdsudvalget er enige om, skal udformes skriftligt. Tilsvarende gælder i situationer, hvor ledelsen efter drøftelsen i samarbejdsudvalget vælger at fastsætte regler, og hvor der er enighed om, at disse fastsættes skriftligt.

De fastlagte retningslinier er bindende for begge parter, som er forpligtet til at forsvare og anvende dem i konkrete tilfælde.

Retningslinier kan betragtes som en række af kriterier og procedureregler for, hvordan bestemte situationer og problemer kan løses i praksis.

Kriterierne angiver således de overordnede linier, mens procedurereglerne foreskriver, hvorledes konkrete spørgsmål løses i praksis.

For eksempel kan kriterierne i retningslinier for ansættelse være overordnet målsætning med ansættelser, ønsket personaleprofil og ligestilling ved ansættelser, mens procedurereglerne kan fastsætte nøjere regler for samarbejdsudvalgets/tillidsrepræsentanters eller medarbejderes medvirken i ansættelsesforløbet.

Den sproglige formulering af retningslinier kan efterfølgende give anledning til mange diskussioner i samarbejdsudvalget.

Det er derfor vigtigt, at retningslinier er formuleret således, at der ikke senere opstår fortolkningsproblemer. Brugen af ord som bør/kan/skal må derfor overvejes nøje.

Det er også væsentligt, at det af retningslinierne fremgår, hvem de omfatter. Er det hele personalet på institutionen/arbejdsstedet, eller er det kun dele af personalet - og da hvilke dele.

Ligeledes må det præciseres, om retningslinierne gælder for hele institutionen/arbejdsstedet eller kun for en bestemt arbejdsmæssig eller geografisk del af den.

Da samarbejdsudvalgene skal drøfte ligestillingsspørgsmål med henblik på at gøre ligestilling til en integreret del af institutionens personalepolitik, skal denne problemstilling også indgå ved fastlæggelsen af retningslinier (jf. punkt 8).

Endelig bør retningslinierne indeholde bestemmelser om godkendelsesproceduren, ikrafttrædelsestidspunktet, opsigelsesbestemmelser samt dato og underskrifter.

Retningslinier fastlagt i samarbejdsudvalget som opsiges, udløber ved opsigelsesdatoen, uanset om der er opnået enighed om nye retningslinier eller ej.

Spørgsmålet om opsigelse af retningslinier fastlagt i samarbejdsudvalget blev i 1985 behandlet i Centralrådet, som i den anledning var tiltrådt af en højesteretsdommer som opmand.Om opsigelse af sådanne retningslinier udtalte opmanden

"Efter samarbejdscirkulærets § 5, stk. 4, 2. pkt. (nu samarbejdsaftalens pkt. 4) skal der, inden opsigelse af fastlagte retningslinier finder sted, ved en almindelig drøftelse i samarbejdsudvalget søges gennemført ændringer af de hidtidige retningslinier på en for parterne tilfredsstillende måde.

Dette findes ikke at være til hinder for, at opsigelse finder sted, selv om drøftelserne i samarbejdsudvalget om ændring af de hidtidige retningslinier ikke har ført til et for parterne tilfredsstillende resultat.

Derimod skal grundlaget for drøftelserne og den hertil anvendte mødetid have givet udvalgets medlemmer rimelig mulighed for at udveksle synspunkter og forslag, ligesom der under drøftelserne må være udvist positiv forhandlingsvilje som udtryk for et ønske om at nå til enighed, hvilket parterne må antages at være forpligtet til at tilstræbe.

En naturlig forudsætning herfor må være, at den part, som ønsker at opsige fastlagte retningslinier, fremkommer med såvel en rimelig begrundelse herfor som et rimeligt oplæg eller udspil til den almindelige drøftelse i samarbejdsudvalget." (Opmandskendelse af 19. juni 1985).

STØRRE RATIONALISERINGS- OG OMSTILLINGSPROJEKTER SAMT PROJEKTER SOM MEDFØRER UDBUD OG UDLICITERING

5. Samarbejdsudvalget skal drøfte konsekvenserne af større rationaliserings- og omstillingsprojekter samt projekter vedrørende bl.a. ny og ændret teknologi.

I drøftelsen skal indgå forhold vedrørende teknik, økonomi, arbejdets tilrettelæggelse, personalebehov, uddannelse og arbejdsmiljø.

Samarbejdsudvalget skal desuden drøfte projekter, der indebærer udbud og udlicitering af opgaver, samt nedsættelse af projektgrupper i forbindelse hermed.

Samarbejdsudvalget skal i nødvendigt omfang aftale retningslinier for medarbejderrepræsentanters deltagelse i projektgrupper mv., der nedsættes i forbindelse med konkrete teknologiprojekter og projekter, som indebærer udbud og udlicitering af opgaver, samt retningslinier for medarbejdernes adgang til foreliggende dokumentation vedrørende (teknologi)projekterne.

Kommentar

Specielt omkring indførelse af ny eller ændret teknologi skal der gøres opmærksom på, at samarbejdsaftalens underskriftsparter er enige om, at den tidligere ophævede teknologiaftales tryghedsbestemmelser fortsat anses for indeholdt i den ny samarbejdsaftale.

Dette indebærer, at det, i forbindelse med afskedigelser foranlediget af indførelse af ny teknologi, påhviler samarbejdsudvalget at behandle mulighederne for i størst muligt omfang at sikre medarbejderne andet kvalificeret arbejde så vidt muligt i samme lokalområde.

For at undgå afskedigelser bør behovet for omskoling, efteruddannelse og omflytning som følge af ændret arbejdstilrettelæggelse søges afklaret så tidligt som muligt i forbindelse med et konkret projekt.

Samarbejdsudvalget skal aftale retningslinier for gennemførelsen af disse initiativer, således at medarbejderne kan varetage nye eller ændrede arbejdsopgaver (jf. punkt 7). Nødvendig omskoling og efteruddannelse betales fuldt ud af institutionen/virksomheden.

I de tilfælde, hvor det ikke er muligt at tilbyde en medarbejder andet kvalificeret arbejde, skal der optages forhandling med den berørte organisation.

Rationaliserings- og omstillingsprojekter, herunder projekter, der indebærer eventuelt udbud eller udlicitering af opgaver, får ofte store konsekvenser for berørte medarbejderes arbejds- og personaleforhold.

Ved iværksættelse af sådanne projekter skal ledelsen inddrage medarbejderne i processen (jf. Finansministeriets cirkulære om udbud af statslige drifts- og anlægsopgaver og “Udbud og udlicitering. En vejledning i gennemførelse af udbudsforretninger” , s. 108 f., Økonomistyrelsen, december 1996). Inddragelse af medarbejderne i rationaliserings-, omstillings-, udbuds- og udliciteringsprocesser sker bl.a. ved forelæggelse for og drøftelser i samarbejdsudvalget.

Det er vigtigt, at samarbejdsudvalget inddrages i det analysearbejde, som iværksættes med henblik på beslutning om opgaven skal udbydes/udliciteres, eller om intern effektivisering kan gøre opgavevaretagelsen konkurrencedygtig.

Følgende forhold indgår i samarbejdsudvalgets drøftelser af rationaliserings- og omstillingsprojekter, herunder projekter som medfører udbud og udlicitering

· Teknik herunder inddragelse af ekstern bistand

· Økonomi herunder omkostninger ved nuværende og fremtidig opgavevaretagelse

· Tilrettelæggelse af arbejdsopgaverne herunder beskrivelse af den nuværende opgaveløsning

· Personalebehov herunder personalets forhold i forbindelse med eventuel overgang til anden/privat arbejdsgiver

· Uddannelsesbehov og -krav til berørte medarbejdere (jf. punkt 7)

· Arbejdsmiljøforhold

Samarbejdsudvalget kan nedsætte projektgrupper som led i en løbende intern omstillings- og rationaliseringsproces i institutionen.

Ved iværksættelse af rationaliserings- og omstillingsprojekter, herunder projekter, der indebærer eventuelt udbud eller udlicitering af opgaver, vil det være naturligt at nedsætte en projektgruppe med deltagelse af repræsentanter for ledelse og medarbejdere (jf. punkt 20).

Projektgruppen gennemgår alle relevante forhold omkring institutionens egen opgaveløsning som grundlag for beslutning om rationalisering og omstilling af denne eller beslutning om et eventuelt udbud/udlicitering.

Projektgruppens arbejde tilrettelægges på en sådan måde, at både direkte og indirekte berørte medarbejdere inddrages i drøftelserne. Det bemærkes, at det af visse organisationsaftaler fremgår, at der skal optages drøftelser mellem de berørte parter, inden der træffes endelig beslutning om større rationaliseringsforanstaltninger eller arbejdsomlægninger(jf. f.eks. Cirkulære om organisationsaftale for Rengøringsassistenter m.fl. i statens tjeneste mv.).

Opmærksomheden henledes på, at medarbejdere, der skal medvirke ved udarbejdelsen af et evt. kontrolbud, ikke må kunne påvirke udarbejdelsen af udbudsmaterialet. Eventuelt kontrolbud skal udformes uafhængigt af de personer, som træffer beslutning om, hvem der efter udbud skal løse opgaven fremover. Kontrolbud bør derfor ikke udarbejdes af projektgruppen, men de direkte involverede medarbejdergrupper bør inddrages i arbejdet med udarbejdelse af kontrolbud.

Hvis overvejelserne i projektgruppen/samarbejdsudvalget fører frem til beslutning om udbud eller udlicitering af opgaver, bør nedennævnte områder indgå i drøftelserne

· Kravspecifikation i udbudsmaterialet f.eks. opgavebeskrivelse, kvalitetssikring og opfølgning

· Betingelser for og tilrettelæggelse af udarbejdelsen af tilbud

· Personalets løn-, arbejds- og ansættelsesforhold i forbindelse med udlicitering

· Behov for omskoling, efteruddannelse og omflytning

· Projektgruppens og samarbejdsudvalgets videre inddragelse i forløbet

Det er i denne sammenhæng vigtigt, at samtlige medarbejdere løbende holdes skriftligt og mundtligt orienteret om drøftelser og beslutninger i forbindelse med rationalisering og omstilling, herunder udbud/udlicitering af opgaver (jf. punkt 16). Der henvises i øvrigt til Personalestyrelsens og CFUs fælles vejledning om medarbejdernes indflydelse og vilkår ved udbud og udlicitering.

BUDGET- OG FINANSLOVSBIDRAG

6. Der skal fastlægges retningslinier for samarbejdsudvalgets drøftelser af institutionens budget- og finanslovsbidrag og for drøftelsen af principperne for bevillingernes anvendelse.

Samarbejdsudvalget skal især vurdere konsekvenserne for arbejds- og personaleforholdene ved væsentlige ændringer i de resultatkrav, der stilles til institutionens drift, og i de økonomiske rammer, der gælder for driften.

Kommentar

Efter samarbejdsaftalen er de enkelte statsinstitutioners budget og finanslovsbidrag emner, som i samarbejdsudvalgene skal gøres til genstand for information og drøftelse. I samarbejdsudvalgene skal der derfor aftales retningslinier om den procedure, som skal følges ved information om og drøftelse af den enkelte institutions budget- og finanslovsbidrag. Det indebærer typisk, at der f.eks. i forretningsordenen for de enkelte samarbejdsudvalg fastsættes terminer for udvalgets drøftelser af de enkelte faser fra finanslovsbidrag til regnskabet foreligger, således at det sikres, at der i samarbejdsudvalget sker en regelmæssig drøftelse af institutionens økonomiske status (jf. tillige punkt 2).

Det anbefales, at drøftelse af institutionens økonomi indgår som en fast bestanddel af samarbejdsudvalgsarbejdet.

Der kan ikke fastlægges retningslinier i samarbejdsudvalgene, som forpligter ledelsen i budgetlægningsfasen. Fastlæggelse af budgetrammerne er en politisk afgørelse, som samarbejdsudvalgene ingen direkte indflydelse har på.

Det er klart, at de økonomiske rammer, der fastlægges for den enkelte institution, har væsentlig indflydelse på arbejds- og personaleforholdene.

Det er derfor i samarbejdsaftalen beskrevet, hvilke opgaver samarbejdsudvalget har i forbindelse med de konsekvenser, der følger af væsentlige ændringer i de resultatkrav, der stilles til institutionens drift, og i de økonomiske rammer, der gælder for driften. I samarbejdsudvalgets vurdering af konsekvenser skal indgå forhold vedrørende arbejdstilrettelæggelse, personalebehov og uddannelse (jf. tillige punkt 5 og 7).

KOMPETENCEUDVIKLING

7. Samarbejdsudvalget skal med udgangspunkt i en vurdering af arbejdspladsens strategiske mål og behov for strategisk kompetenceudvikling drøfte og fastlægge principper og retningslinier for den samlede kompetenceudviklingsindsats i institutionen, herunder retningslinier for afholdelse af medarbejderudviklingssamtaler og anvendelse af midler fra Kompetencefonden.

Samarbejdsudvalget skal desuden drøfte principperne for tilrettelæggelse af en systematisk uddannelsesplanlægning og drøfte behovet for iværksættelse af efteruddannelsesaktiviteter for alle medarbejdergrupper.

Samarbejdsudvalget evaluerer årligt arbejdspladsens indsats for kompetenceudvikling.

I forbindelse med større omstillinger og rationaliseringer, herunder i forbindelse med indførelse af ny teknologi, skal behovet for omskoling, efteruddannelse og omplacering klarlægges, og der skal aftales retningslinier for gennemførelsen heraf.

Kommentar

I forbindelse med samarbejdsudvalgets drøftelser af institutionens mål og strategier skal udvalget, med udgangspunkt i målene, og de krav indfrielsen af målene stiller, drøfte og fastsætte retningslinier for den samlede kompetenceindsats i institutionen.

Det er herunder vigtigt, at samarbejdsudvalget sikrer en strategisk kompetenceudvikling, som indebærer, at medarbejdernes udvikling forankres i institutionens daglige og især fremtidige opgaveløsning. Det gælder både for drifts- og udviklingsopgaver. Dette betyder, at samarbejdsudvalget skal forholde sig til arbejdspladsens samlede behov for kompetenceudvikling herunder behov for udvikling hos alle medarbejdergrupper på arbejdspladsen

Samarbejdsudvalget skal fastlægge retningslinier for kompetenceudviklingen, som dels indeholder en række indsatsområder for kompetenceudviklingen og dels beskriver, hvilke midler institutionen vil arbejde med for at styrke disse indsatsområder. Når samarbejdsudvalget skal drøfte principper for systematisk uddannelsesplanlægning, indebærer dette, at udvalget skal arbejde bevidst med planlægning, gennemførelse og opfølgning af kompetenceudviklingsforløb for alle medarbejdere.

Aftalen om strategisk og systematisk kompetenceudvikling finder ikke anvendelse for ansatte i stillinger på lønramme 37-niveau og derover samt ansatte på lønramme 36- og 35-niveau, der i deres stillinger formelt pålægges et personaleansvar.

Medarbejderudviklingssamtalen er et af værktøjerne til planlægning af en strategisk og systematisk kompetenceudvikling. Samarbejdsudvalget skal derfor fastsætte retningslinier for afholdelse af medarbejderudviklingssamtaler for eksempel i form af indhold/emner for samtalen, samtaleskemaer, vejledning om medarbejdersamtalen, tidspunkt for gennemførelsen af samtalen og opfølgning herpå.

Endelig skal samarbejdsudvalget fastsætte retningslinier for anvendelse af midler fra Kompetencefonden, idet anvisning af midler fra fonden forudsætter, at det lokale samarbejdsudvalg dels har fastlagt retningslinier for den samlede kompetenceindsats og dels har fastsat principper for, hvordan midlerne forventes anvendt.

Samarbejdsudvalget skal mindst en gang årligt evaluere institutionens indsats for kompetence- udvikling og sikre, at institutionens arbejde med kompetenceudvikling hænger sammen med institutionens mål. Der henvises til Personalestyrelsens og CFUs fælles vejledning til Finansministeriets og CFUs aftale om strategisk og systematisk kompetenceudvikling i statens institutioner.

Til drøftelse af kompetenceudvikling og efteruddannelsesspørgsmål kan samarbejdsudvalget nedsætte et særligt efteruddannelsesudvalg. Et sådant udvalg skal nedsættes, når én af parterne ønsker det (jf. punkt 20).

Behovet for omskoling, efteruddannelse og omplacering i forbindelse med større omstillinger og rationaliseringer, herunder indførelse af ny teknologi, skal drøftes i samarbejdsudvalget. Sådanne drøftelser bør indledes allerede under planlægningen af en større omstilling eller rationalisering, således at der bliver gode muligheder for en drøftelse af konsekvenserne, og en grundig behandling af mulighederne for omplacering til andre arbejdsområder i eller uden for institutionen.

Efter drøftelse heraf og afklaring af de forskellige muligheder skal samarbejdsudvalget aftale retningslinier for gennemførelse af de aftalte initiativer.

LIGEBEHANDLING

8. De statslige arbejdspladser har en særlig forpligtelse, når det gælder om at fremme lige vilkår for kvinder og mænd. Det gælder i forhold til ligestillingslovene og Folketingets opfordring til at opstille handleplaner til fremme af ligebehandlingen på statens arbejdspladser.

Formålet er at styrke arbejdet for aktivt at fremme ligebehandlingen mellem kvinder og mænd på statens arbejdspladser, således at alle medarbejdere - uanset køn - får samme mulighed for ansættelse, uddannelse, forfremmelse og arbejdsvilkår i øvrigt.

Samarbejdsudvalget skal sikre, at der i den enkelte institution tilstræbes en mere ligelig fordeling mellem kvinder og mænd i de jobtyper og ansættelsesfunktioner, hvor erhvervsvalg og rekruttering har vist sig at være kønsbestemt.

Samarbejdsudvalget skal derfor fastlægge retningslinier for dette arbejde, herunder udvikling af eventuelle handlingsplaner for ligebehandling af kvinder og mænd samt vurdering af, om arbejdsforholdene er tilpasset begge køn.

I de tilfælde, hvor der nedsættes ligestillingsudvalg, jf. punkt 20, kan ligestillingsudvalget tage alle ligebehandlingsspørgsmål op i relation til de emner, som i øvrigt behandles i samarbejdsudvalget.

Samarbejdsudvalget skal i forbindelse med drøftelse af institutionens arbejds- og personaleforhold drøfte ligestillingsspørgsmål med henblik på at gøre ligestilling til en integreret del af institutionens personalepolitik.

Samarbejdsudvalget bør endvidere gennem personalepolitikken søge at sikre et arbejdsklima uden

· uønsket adfærd af seksuel karakter eller anden kønsbestemt adfærd, der krænker kvinders og mænds værdighed på arbejdspladsen

· diskrimination af en medarbejder, der klager eller en medarbejder, der ønsker at vidne eller vidner i tilfælde af en klage.

Det anbefales herunder, at der ved tilrettelæggelse af principper for institutionens personalepolitik tages passende hensyn til, at arbejdslivet kan forenes med forældrerollen/familielivet.

Kommentar

Formålet med bestemmelserne om ligebehandling er at styrke arbejdet for at fremme lige vilkår for kvinder og mænd på statslige arbejdspladser. Ligebehandling er først og fremmest et ledelsesansvar. Da ligebehandling er en del af den enkelte institutions personalepolitik, skal den også indgå i samarbejdsudvalgets drøftelser af institutionens arbejds- og personaleforhold og i fastlæggelsen af eventuelle retningslinier herom, således at ligebehandling bliver en integreret del af institutionens personalepolitik. Samarbejdsudvalget har derfor et medansvar for at sikre, at kvinder og mænd har lige muligheder med hensyn til valg af job, uddannelse, forfremmelse og øvrige arbejdsvilkår samt for en vurdering af, om arbejdsforholdene er tilpasset begge køn.

Opstilling af konkrete handlingsplaner med præcise måltal og tilhørende tidsrammer for arbejdet med at fremme ligestillingen mellem kvinder og mænd er en af måderne at gøre ligestillingsarbejdet synligt på. Ingen arbejdspladser er ens. Den enkelte arbejdsplads skal derfor opstille egne mål for anvendelsen af kvinders og mænds ressourcer. I forbindelse med opstilling af handlingsplaner kan henvises til pjecen “To køn - lige vilkår. Ligestilling på statens arbejdspladser”, udsendt af Centralrådets ligestillingsudvalg.

Institutionernes ledelse skal samarbejde med de ansatte om udarbejdelse af retningslinier for ligestillingsarbejdet. I forbindelse hermed anbefales det, at der tages passende hensyn til, at både kvinder og mænd skal have mulighed for at tage ansvar for såvel arbejde som familie.

Det anbefales endvidere, at personalepolitikken tilrettelægges således, at der sikres et arbejdsklima uden seksuel chikane samtidig med at eventuelle klagere og vidner i sager herom beskyttes mod diskrimination.

Det kan være hensigtsmæssigt at systematisere samarbejdsudvalgets ligestillingsarbejde. Dette kan for eksempel ske i et særligt ligestillingsudvalg under samarbejdsudvalget. Som eksempler på spørgsmål, der kan drøftes i ligestillingsudvalg, kan nævnes

· Hvilke mål kan opstilles for ligestilling vedrørende rekruttering, avancement, spørgsmål i forbindelse med barselsorlov mv.?

· Hvilke synlige og usynlige barrierer i institutionen skaber vanskelighed for at nå målene?

· Hvilke initiativer kan lette sammenhængen mellem arbejdsliv og familieliv?

· Hvilke initiativer skal/kan/bør igangsættes?

Om ligestilling henvises til: Lov nr. 157 af 24. april 1985 om ligestilling mellem mænd og kvinder ved udpegning af medlemmer til offentlige udvalg, kommissioner o.lign., Lov nr. 388 af 30. maj 2002 om ligestilling mellem mænd og kvinder, Lov nr. 427 af 13. juni 1990 om ligestilling mellem mænd og kvinder ved besættelse af visse bestyrelsesposter i statslig forvaltning, Bekendtgørelse nr. 711 af 20. august 2002 af lov om ligebehandling af mænd og kvinder med hensyn til beskæftigelse og barselsorlov mv., Bekendtgørelse nr. 903 af 20. november 2001 af lov om lige løn til mænd og kvinder.

FORBUD MOD FORSKELSBEHANDLING

9. Det er en fælles opgave for ledelse og ansatte aktivt at arbejde for at fremme lige vilkår for alle nuværende og fremtidige ansatte på statens arbejdspladser.

Formålet er at fremme en udvikling, så alle medarbejdere - uanset race, hudfarve, religion, politisk anskuelse, seksuel orientering eller national, social eller etnisk oprindelse - også reelt får samme mulighed for ansættelse, uddannelse, forfremmelse samt arbejdsvilkår i øvrigt.

Det er derfor en opgave for samarbejdsudvalget at sikre, at der ikke forekommer forskelsbehandling på den enkelte institution jf. lov om forbud mod forskelsbehandling på arbejdsmarkedet.

Samarbejdsudvalget skal arbejde for

· at direkte og indirekte forskelsbehandling forebygges gennem personalepolitikken

· at sikre en åben dialog på institutionen/virksomheden

· at informere om gældende regler mv.

Samarbejdsudvalget skal fastlægge retningslinier for dette arbejde for eksempel i form af en handleplan om mål, informationsindsats og forslag til evaluering og opfølgning.

Kommentar

Forbud mod forskelsbehandling skal medvirke til at styrke arbejdet for at sikre lige vilkår for alle ansatte på statslige arbejdspladser. Formålet er at sørge for, at der ikke forekommer forskelsbehandling på grund af race, hudfarve, religion, politisk anskuelse, seksuel orientering eller national, social eller etnisk oprindelse (jf. f.eks. straffelovens § 266 b og lovbekendtgørelse nr. 626 af 29. september 1987 om forbud mod forskelsbehandling på grund af race mv.).

Statens arbejdspladser har en særlig forpligtelse til at sørge for, at der ikke sker forskelsbehandling. At sikre lige vilkår for alle ansatte er en fælles opgave for institutionernes ledelser og ansatte.

Samarbejdsudvalget har derfor et medansvar for at sikre, at alle nuværende og fremtidige ansatte har lige muligheder med hensyn til valg af job, uddannelse, forfremmelse og øvrige arbejdsvilkår.

Samarbejdsudvalget skal derfor arbejde for, at ligebehandling indgår i drøftelserne af institutionens arbejds- og personaleforhold, således at direkte og indirekte forskelsbehandling forebygges gennem personalepolitikken.

Samarbejdsudvalget skal endvidere arbejde for at sikre en åben dialog på arbejdspladsen samt informere og rådgive om gældende regler mv.. Herved kan der skabes en mulighed for at tage eksisterende holdninger op til vurdering og eventuel ændring.

Det anbefales endvidere, at samarbejdsudvalget opstiller en handlingsplan om mål, informationsindsats og forslag til evaluering og opfølgning.

JOB PÅ SÆRLIGE VILKÅR (SOCIALT KAPITEL)

10. I forbindelse med samarbejdsudvalgets drøftelser af institutionens/virksomhedens arbejds- og personaleforhold skal udvalget

· løbende undersøge mulighederne for at integrere grupper, der har vanskeligt ved at få en placering på arbejdsmarkedet, bl.a. via brug af de social- og arbejdsmarkedspolitiske ordninger

· løbende undersøge mulighederne for at etablere job på særlige vilkår, jf. aftalen om job på særlige vilkår

· løbende drøfte retningslinier for beskæftigelse af ledige i puljejob, jobtræning og individuel jobtræning. Heri kan f.eks. indgå følgende elementer

· antal af ledige, der er ansat/aktiverede og disses fordeling på områder

· merbeskæftigelsesforudsætninger

· det generelle indhold i jobbet

· overgang til ordinær beskæftigelse

· løbende drøfte, hvilke særlige behov ansatte i puljejob, jobtræning og individuel jobtræning har i forhold til ordinært ansatte med hensyn til f.eks. oplæring, medarbejdersamtaler og efteruddannelse

· fastlægge generelle retningslinier for udformning af job på særlige vilkår (arbejdsindhold, antal stillinger der kan besættes på særlige vilkår mv.), hvis det besluttes at etablere sådanne på baggrund af samarbejdsudvalgets løbende drøftelser.

Kommentar

De statslige arbejdspladser har et fælles ansvar for at udvikle et åbent og rummeligt arbejdsmarked.

De statslige aftaleparter har med aftalen om job på særlige vilkår (Socialt kapitel) villet sikre, at de statslige arbejdspladser påtager sig et socialt ansvar og tilskynder samtidig til, at anvendelsen af de social- og arbejdsmarkedspolitiske ordninger på de statslige arbejdspladser øges.

De statslige arbejdspladser skal derfor gøre mest muligt for at fastholde medarbejdere med nedsat erhvervsevne, forbygge sygdom og nedslidning samt integrere personer der har vanskeligt ved at opnå en fast tilknytning til arbejdsmarkedet, herunder personer med nedsat erhvervsevne.

Samarbejdsaftalens bestemmelse om job på særlige vilkår skal sikre, at samarbejdsudvalgene får drøftet og eventuelt fastsat retningslinier for arbejdspladsens anvendelse af det sociale kapitel.

Indenfor rammerne af det sociale kapitel kan der indgås lokale aftaler om job på særlige vilkår med mulighed for fravigelse af overenskomsternes/organisationsaftalernes bestemmelser. Job på særlige vilkår kan etableres for såvel tjenestemænd som overenskomstansatte.

I forbindelse med samarbejdsudvalgets drøftelser af arbejdspladsens arbejds- og personaleforhold skal samarbejdsudvalget løbende undersøge, hvilke muligheder arbejdspladsen har for at indgå lokale aftaler om job på særlige vilkår. Samarbejdsudvalget skal desuden løbende undersøge, hvilke muligheder arbejdspladsen har for at benytte de social- og arbejdsmarkedspolitiske ordninger.

En forebyggende indsats og formulering af en sygdomspolitik på institutionerne bør være centrale elementer i udmøntningen.

Beslutter samarbejdsudvalget sig for at etablere job inden for rammerne af det sociale kapitel, skal samarbejdsudvalget fastlægge generelle retningslinier for udformningen af sådanne jobs herunder arbejdsindhold og antallet af stillinger, der kan besættes på særlige vilkår mv.

Samarbejdsudvalget skal endvidere løbende drøfte retningslinier for beskæftigelse af ledige via arbejdsmarkedspolitiske ordninger (puljejob, jobtræning og individuel jobtræning) f.eks. antal stillinger, opfyldelse af merbeskæftigelsesforudsætningen og jobindhold.

Ansættes ledige efter disse ordninger, skal samarbejdsudvalget løbende drøfte, hvilke særlige behov disse ansatte har med hensyn til f.eks. oplæring, medarbejdersamtaler og efteruddannelse, således at de kan fungere optimalt på arbejdspladsen, herunder hvad der i specifikke tilfælde kan være behov for i relation til en fremtidig beskæftigelse på ordinære vilkår.

Det er forudsat, at ansættelser, der foretages i henhold til aftalen om job på særlige vilkår, ikke må medføre afsked af allerede ansatte.

Der skal i øvrigt henvises til Finansministeriets og CFUs "Vejledning om SOCIALT KAPITEL i staten".

SAMARBEJDSUDVALGSSTRUKTUREN.

OPRETTELSE AF SAMARBEJDSUDVALG

11. I institutioner med mindst 25 beskæftigede skal der oprettes samarbejdsudvalg.

Er der inden for institutionen flere arbejdssteder med en selvstændig ledelsesfunktion, hvor antallet af beskæftigede er mindst 25, skal der oprettes et samarbejdsudvalg for hvert af disse arbejdssteder.

Oprettes der inden for en institution flere samarbejdsudvalg, skal der også oprettes et hovedsamarbejdsudvalg, der er fælles for hele institutionen.

Forpligtelsen til at oprette samarbejdsudvalg gælder også institutioner, der modtager statstilskud.

I institutioner, hvor der på grund af det begrænsede antal medarbejdere ikke skal oprettes samarbejdsudvalg, skal der samarbejdes efter samme principper, som er indeholdt i denne aftale.

Er der i den enkelte institution enighed mellem ledelsen og de forhandlingsberettigede organisationers repræsentanter, kan der i stedet aftales udvidede samarbejdsformer, jf. Finansministeriets cirkulære nr. 87 af 10. juni 1999 om rammeaftale om udvidet medarbejderindflydelse i statens institutioner og rammeaftale om organisering af sikkerheds- og sundhedsarbejdet i statens institutioner.

Kommentar

Ved opgørelsen af antallet af beskæftigede i en institution eller et selvstændigt ledelsesområde for hvilket, der skal/kan oprettes samarbejdsudvalg, opgøres det samlede antal medarbejdere knyttet til vedkommende ledelsesfunktion.

Det er dog en forudsætning, at medarbejderne har en fast tilknytning til arbejdspladsen. I opgørelsen medregnes derfor ikke løst ansatte medarbejdere.

Ved afgørelsen af, om en arbejdsplads kan betragtes som en "institution", for hvilken der er pligt til at oprette samarbejdsudvalg, indgår blandt andet en vurdering af, om der i ledelsesfunktionen indgår

· Selvstændig ledelsesret

· Beslutnings- eller indstillingsret ved ansættelser og afskedigelser

· Selvstændigt budget- og regnskabsansvar

Det er parterne i den enkelte institution, der må vurdere, om det er rimeligt at oprette flere samarbejdsudvalg.

Begrebet "arbejdssteder med selvstændig ledelsesfunktion" kræver en nærmere vurdering af parterne i den enkelte styrelses/institutions samarbejdsudvalg. Vejledende er der tænkt på et ledelsesområde med en sådan selvstændig personaleadministration og budgetforvaltning, at det er rimeligt at oprette samarbejdsudvalg for det pågældende område.

Opnås der ikke enighed, må spørgsmålet afklares via de sædvanlige kanaler for løsning af uoverensstemmelser (jf. samarbejdsaftalens punkt 23).

Hvis antallet af medarbejdere i en institution eller et arbejdssted med selvstændig ledelsesfunktion på grund af personalereduktion kommer under et antal af 25 medarbejdere, bortfalder pligten til at opretholde selvstændigt samarbejdsudvalg.

Aftaler om nedlæggelse, størrelse og fordeling af pladser i eksisterende samarbejdsudvalg kan opsiges af en af parterne med 3 måneders varsel. Opsigelsesperioden benyttes til at fastlægge fremtidige samarbejdsprincipper, som opfylder aftalens bestemmelser.

I institutioner/arbejdssteder med selvstændig ledelsesfunktion, hvor antallet af medarbejdere er mindre end 25, skal der samarbejdes efter samme principper, som er indeholdt i aftalen.

Dette indebærer, at ledelse og medarbejdere må finde et forum eller en fremgangsmåde, hvorefter gensidig information og drøftelse kan finde sted.

Det kan f.eks. ske i medarbejdermøder eller ved etablering af samarbejdsudvalg.

Om kommentarer til rammeaftale om udvidet medarbejderindflydelse i statens institutioner og rammeaftale om organisering af sikkerheds- og sundhedsarbejdet i statens institutioner henvises til side 41.

VIRKSOMHEDS- OG MINISTERIESAMARBEJDSUDVALG

12. Det er af afgørende betydning for samarbejdet, at samarbejdsudvalgsstrukturen afspejler organisationsstrukturen.

Hvis der er enighed om det, vil der derfor ud over lokale samarbejdsudvalg og hovedsamarbejdsudvalg kunne oprettes samarbejdsudvalg

· for større økonomisk selvstændige enheder (virksomhedssamarbejdsudvalg el. lign.) og

· for et ministerområde (ministeriesamarbejdsudvalg)

Kommentar

Samarbejdsaftalens grundlæggende ide er, at samarbejde skal finde sted på alle niveauer i institutionerne og virksomhederne.

Samarbejdssystemet bygger på udvikling af det lokale samarbejde mellem ledelse og medarbejdere.

Grundstenen i samarbejdssystemet er derfor det lokale samarbejdsudvalg (LSU).

Rammerne for samarbejdet mellem ledelse og medarbejdere fastlægges i samarbejdsudvalget. Udvalget skal arbejde for at inddrage så mange som muligt i det daglige samarbejde og øge medarbejdernes forståelse for institutionens drift og økonomi samt behandle spørgsmål vedrørende arbejds- og personaleforhold for herigennem at skabe fælles accepterede rammer om institutionens målsætning.

Behandlingen af disse spørgsmål skal ske inden for den kompetence, som gælder for den lokale ledelse.

Da samarbejdsaftalen endvidere lægger vægt på, at samarbejdsudvalgsstrukturen afspejler organisationsstrukturen, er der i aftalens punkt 11 en bestemmelse om, at der skal oprettes et hovedsamarbejdsudvalg (HSU) fælles for hele institutionen i de tilfælde, hvor der inden for en institution er oprettet flere (lokale) samarbejdsudvalg.

Hovedsamarbejdsudvalgets opgaver er at behandle spørgsmål vedrørende arbejds- og personaleforhold samt drift og økonomi inden for det område, som hovedsamarbejdsudvalget dækker. Hovedsamarbejdsudvalgets behandling af sådanne spørgsmål bør resultere i fastlæggelse af rammer, der giver de lokale samarbejdsudvalg mulighed for at udmønte rammerne, således at de passer til de lokale forhold.

Ud over lokale samarbejdsudvalg og hovedsamarbejdsudvalg er der mulighed for - når parterne finder det hensigtsmæssigt i forhold til institutionens/virksomhedens struktur og i øvrigt er enige herom - at oprette virksomhedssamarbejdsudvalg (VSU) og ministeriesamarbejdsudvalg (MSU).

Der kan herudover være behov for at oprette andre samarbejdsudvalg, for eksempel område- eller kredssamarbejdsudvalg.

Sådanne udvalg kan oprettes, hvis det er hensigtsmæssigt i forhold til institutionens/virksomhedens struktur, og der kan opnås enighed herom i overliggende samarbejdsudvalg, f.eks. hovedsamarbejdsudvalg.

Virksomhedssamarbejdsudvalg kan oprettes inden for større økonomisk selvstændige enheder.

VSU's organisatoriske placering i forhold til HSU og LSU kan variere afhængigt af organisationsstrukturen.

VSU's arbejdsområde ligner meget et HSU's. VSU bør fastlægge rammer eventuelt i form af retningslinier vedrørende arbejds- og personaleforhold, drift og økonomi, som kan udmøntes i de underliggende samarbejdsudvalg.

Ministeriesamarbejdsudvalg kan oprettes for et helt ministerområde. Pågældende departementschef er formand. Forudsætningen for, at et ministeriesamarbejdsudvalg kan oprettes er, at pågældende ministeriums organisation er entydig. Dette indebærer, at der ikke kan oprettes MSU på ministerområder med flere departementer.

Den organisatoriske placering af MSU indebærer, at udvalget kun kan beskæftige sig med spørgsmål af helt overordnet karakter inden for ministerområdets arbejds- og personaleforhold samt økonomi og drift.

Fælles for alle overliggende samarbejdsudvalg - HSU, VSU, MSU - er, at de også skal behandle spørgsmål, som et underliggende samarbejdsudvalg forelægger.

SAMMENSÆTNING AF SAMARBEJDSUDVALG

13. Antallet af pladser i samarbejdsudvalget fastsættes ved aftale mellem ledelsen og de forhandlingsberettigede personaleorganisationers repræsentanter. Det skal tilstræbes, at samarbejdsudvalgets sammensætning bliver så repræsentativ som mulig.

Er der flere forhandlingsberettigede organisationer repræsenteret i institutionen, fastsættes fordelingen mellem organisationerne ved aftale mellem disse.

Antallet af pladser i samarbejdsudvalget kan normalt ikke overstige 7 fra hver side, og der må ikke være flere ledelsesrepræsentanter end medarbejderrepræsentanter.

Den ansvarlige leder af institutionen eller af den pågældende del af institutionen er formand for samarbejdsudvalget og udpeger de øvrige ledelsesrepræsentanter samt suppleanter for disse.

Medarbejderrepræsentanterne og suppleanterne for disse udpeges af de forhandlingsberettigede personaleorganisationer blandt de i institutionen anmeldte tillidsrepræsentanter.

Skal der udpeges flere medarbejderrepræsentanter, end der er tillidsrepræsentanter, foretages udpegningen blandt institutionens øvrige medarbejdere. De pågældende anmeldes over for institutionens ledelse. Suppleanterne anmeldes på tilsvarende måde.

Samarbejdsudvalgets næstformand vælges af medarbejderrepræsentanterne.

Medlemmer og suppleanter udpeges for 2 år ad gangen. En udpegning bortfalder, når grundlaget for den ikke længere er til stede.

Kommentar

Antallet af pladser i samarbejdsudvalget fastsættes ved aftale mellem ledelsen og de forhandlingsberettigede personaleorganisationers repræsentanter.

Ved oprettelse af nye samarbejdsudvalg aftales fordelingen af pladser på medarbejdersiden mellem de forhandlingsberettigede organisationers tillidsrepræsentanter.

Samarbejdsaftalens bestemmelser om alsidig repræsentation skal ses i forhold til antallet af forhandlingsberettigede organisationer og ikke alene på grundlag af en forholdsmæssig repræsentation i forhold til medlemsgrundlaget.

Der skal altså ikke hermed foretages en nøje fordeling efter antal medlemmer på stedet, idet det er af særlig betydning, at flest mulige organisationer kan være repræsenteret. Et stort antal medlemmer kan naturligvis spille en rolle, navnlig hvis den pågældende organisations medlemmer har flere funktioner eller adskilte arbejdssteder.

Hvis der er specielle forhold i en institution, som gør det ønskeligt at overskride antallet på 7 repræsentanter for den ene eller den anden side, aftaler det enkelte samarbejdsudvalg selv sin størrelse.

Der må dog ikke være flere ledelsesrepræsentanter i samarbejdsudvalget, end der er medarbejderrepræsentanter, men der må til gengæld gerne være færre. Der skal dog mindst være en ledelsesrepræsentant.

Samarbejdsudvalgets formand udpeger de øvrige ledelsesrepræsentanter. Da samarbejdsudvalg ikke nødvendigvis behøver at være paritetisk sammensat, afgør SU-formanden også antallet af ledelsesrepræsentanter i samarbejdsudvalget.

Ledelsesgruppen i samarbejdsudvalget bør imidlertid indeholde ledere med ansvar for budget/regnskab og personale af hensyn til samarbejdsudvalgets muligheder for indgående drøftelser af disse områder.

Det må anses for uhensigtsmæssigt for samarbejdet, at ledelsen udpeger tillidsrepræsentanter til ledelsessiden.

Medarbejderrepræsentanter og suppleanter udpeges som hovedregel blandt de i institutionen anmeldte tillidsrepræsentanter.

En forhandlingsberettiget organisation kan blandt sine tillidsrepræsentanter udpege medarbejdere med ledende funktioner til samarbejdsudvalgets medarbejderside.

Skal der udpeges flere medarbejderrepræsentanter, end der er tillidsrepræsentanter, foretages udpegningen blandt institutionens øvrige medarbejdere.

Med hensyn til valgbarhed som SU-medlem bør den medarbejder, der udpeges, have samme anciennitet, som kræves for medarbejdere, der vælges som tillidsrepræsentanter.

Udpegede medarbejderrepræsentanter skal anmeldes over for institutionens ledelse. Ved udpegning af medarbejderrepræsentanter, som i forvejen er tillidsrepræsentanter, har ledelsen allerede ved udpegning af de pågældende som tillidsrepræsentanter haft mulighed for at gøre indsigelse i henhold til gældende tillidsrepræsentantregler mv.

Udpeges medarbejderrepræsentanter, som ikke er tillidsrepræsentanter, har ledelsen samme indsigelsesret som over for anmeldte tillidsrepræsentanter på området.

OPRETTELSE AF KONTAKTUDVALG

14. Der kan oprettes et kontaktudvalg bestående af samarbejdsudvalgets medarbejderrepræsentanter og en repræsentant for hver af de personaleorganisationer, der ikke er repræsenteret i samarbejdsudvalget.

Kontaktudvalgets opgaver er at virke vejledende og rådgivende for personalerepræsentanterne i samarbejdsudvalget. Udvalget indkaldes forud for møder i samarbejdsudvalget.

Kommentar

Bestemmelserne om adgangen til at oprette kontaktudvalg er begrundet i ønsket om, at også repræsentanter for personaleorganisationer, som ikke opnår direkte repræsentation i en institutions samarbejdsudvalg, får mulighed for at varetage personalegruppens interesser i forhold til samarbejdsudvalget.

Kontaktudvalgsmøder afholdes forud for møderne i samarbejdsudvalget. Kontaktudvalget bør her drøfte de dagsordenspunkter, som er til behandling på vedkommende samarbejdsudvalgsmøde.

Med henblik på at opnå enighed på medarbejdersiden om holdninger til de spørgsmål, som er til drøftelse i samarbejdsudvalget, kan det være hensigtsmæssigt, at kontaktudvalget udarbejder en forretningsorden, som bl.a. indeholder regler for, hvordan en enig holdning opnås.

SAMARBEJDSUDVALGETS PLIGTER OG RETTIGHEDER

TILRETTELÆGGELSE AF MØDER

15. Formanden leder møderne. I hans forfald ledes de af næstformanden.

Formand og næstformand udarbejder i fællesskab dagsorden for møderne.

I samarbejdet skal såvel ledelsen som medarbejderne respektere gældende love og administrative bestemmelser, aftaler i henhold til tjenestemandslovgivningen og kollektive overenskomster.

Samarbejdsudvalgets medlemmer har den tavshedspligt, der følger af Forvaltningsloven.

Samarbejdsudvalget fastsætter i øvrigt selv sin forretningsorden.

Kommentar

Ved samarbejdsudvalgsformandens forfald ledes møderne af næstformanden. Næstformanden vil i denne situation imidlertid ikke have kompetence til i samarbejdsudvalget at indgå aftaler på formandens vegne. Næstformandens rolle vil alene være den formelle ledelse af mødet. I de tilfælde hvor formandens fravær udløser konstitution/funktion, indtræder den konstituerede i samarbejdsudvalget med alle den fraværende leders beføjelser og overtager dermed også formandsposten.

De nærmere regler for hvordan dagsorden udformes, dagsordensforslag fremsættes og optages i dagsordenen, frister for udsendelse mv. må det enkelte samarbejdsudvalg fastsætte via sin forretningsorden.

I spørgsmålet om tavshedspligt for samarbejdsudvalgsmedlemmer henvises til § 27 i Forvaltningsloven af 19. december 1985 og den dertil hørende vejledning, udgivet af Justitsministeriet i 1986. (Forvaltningslovens § 27 er optrykt som bilag 3).

Samarbejdsaftalen har karakter af en rammeaftale, og der er derfor ikke i selve aftalen fastsat detaljerede regler for samarbejdsudvalgs arbejdsform. Denne skal fastlægges af det enkelte samarbejdsudvalg i form af en forretningsorden. Forretningsordenen fastlægges af samarbejdsudvalget i enighed og kan indeholde emner som for eksempel

Antal samarbejdsudvalgsmøder om året

Tidspunkt for afholdelse af møder

Procedure for indhentning af forslag til dagsorden

Frist for udsendelse af mødeindkaldelse

Frist for udsendelse af dagsorden

Frist for udsendelse af bilagsmateriale

Procedure for indkaldelse til ekstraordinære møder

Udpegning af sekretær

Hvem udarbejder referat

Frist for udsendelse af referat

Godkendelsesprocedure for referater

Information fra samarbejdsudvalget til medarbejdere

Frist for offentliggørelse af vedtagne retningslinier

Regler for evt. afvigelse af fastlagte frister

Procedure ved nedsættelse af underudvalg

Evaluering af samarbejdsudvalgets arbejde.

SAMARBEJDSUDVALGETS INFORMATIONSPLIGT

16. Det påhviler samarbejdsudvalget at sikre, at samtlige medarbejdere løbende holdes skriftligt og mundtligt orienteret om samarbejdsudvalgets arbejde.

Kommentar

Ansvaret for videre information om samarbejdsudvalgets arbejde hviler på hele samarbejdsudvalget. Dette bør komme til udtryk på den måde, at der i udvalget fastsættes retningslinier for information herunder omfang og udformning. Sådanne aftaler kan eventuelt optages i samarbejdsudvalgets forretningsorden.

MØDER UDEN FOR NORMAL ARBEJDSTID

17. Møder afholdes fortrinsvis i arbejdstiden, og medlemmerne skal have den fornødne tid til rådighed til samarbejdsudvalgsarbejdet. De oppebærer herunder den sædvanlige løn. Der oppebæres time- og dagpenge og befordringsgodtgørelse efter de mellem Finansministeriet og centralorganisationerne aftalte regler.

Ved deltagelse i møder uden for de pågældendes normale arbejdstid ydes kompensation efter reglerne i aftalen om tillidsrepræsentanter i staten mv.

Tilsvarende kompensation ydes for egentlig rejsetid, der ligger uden for de pågældendes normale arbejdstid, og som er nødvendiggjort af de pågældendes deltagelse i møder, der er placeret uden for tjenestestedet.

Kommentar

Samarbejdsudvalgsmøder bør normalt afholdes i arbejdstiden.

Ved deltagelse i samarbejdsudvalgsmøder, der afholdes uden for det enkelte samarbejdsudvalgsmedlems tjenestested, oppebæres time- og dagpenge samt befordringsgodtgørelse efter de mellem Finansministeriet og centralorganisationerne aftalte regler (jf. Finansministeriets cirkulære om tjenesterejseaftalen samt Finansministeriets cirkulære om regulering af satser for tjenesterejser).

Hvis samarbejdsudvalgets medarbejderrepræsentanter deltager i møder, herunder møder i udvalg nedsat af samarbejdsudvalget, som afholdes uden for pågældendes normale arbejdstid, ydes der medarbejderen kompensation efter reglerne i aftalen om tillidsrepræsentanter i staten mv. Dette indebærer, at der kan udbetales over-/merarbejdsbetaling eller afspadsering svarende hertil ved deltagelse i møder uden for medarbejderens normale arbejdstid.

Tilsvarende kompensation ydes for egentlig rejsetid, uden for normal arbejdstid, som er anvendt i forbindelse med deltagelse i møder uden for tjenestestedet.

Hvis det bliver nødvendigt at omlægge tjenesten i forbindelse med deltagelse i SU-møder ydes tillige kompensation for eventuelle mistede særydelser/arbejdtidsbestemte ydelser.

TILLIDSREPRÆSENTANTBESKYTTELSE

18. Samarbejdsudvalgets medarbejderrepræsentanter nyder samme beskyttelse som tillidsrepræsentanter på området. Suppleanter nyder samme beskyttelse som stedfortrædere for tillidsrepræsentanter på området.

Kommentar

Bestemmelsen indebærer, at de medarbejderrepræsentanter i samarbejdsudvalget, som ikke i forvejen nyder tillidsrepræsentantbeskyttelse, har den samme beskyttelse som tillidsrepræsentanter efter de regler, som er aftalt mellem pågældende organisation og Finansministeriet.

Suppleanter nyder den beskyttelse, som i overenskomst/tillidsmandsregler for pågældende gruppe er aftalt for suppleanter/stedfortræder for tillidsrepræsentanten.

Oplysning om tillidsrepræsentantbeskyttelse for samarbejdsudvalgsmedlemmer og disses suppleanter må derfor søges i relevante overenskomster/tillidsrepræsentantaftaler.

Der henvises i øvrigt til Finansministeriets og CFUs aftale om tillidsrepræsentanter i staten m.v..

KURSUS

19. Et samarbejdsudvalgsmedlem skal så vidt mulig inden for de første 6 måneder efter sin udpegning have tilbudt et kursus for samarbejdsudvalgsmedlemmer.

Kommentar

Forpligtelsen til at tilbyde kursus omfatter alene egentlige samarbejdsudvalgsrepræsentanter på såvel ledelses- som medarbejderside.

De kurser som tilbydes, bør være Centralrådets samarbejdskurser eller dertil svarende.

Forpligtelsen omfatter derimod ikke suppleanter til samarbejdsudvalget og udvalgets sekretær.

Hvis suppleanter indtræder som permanente medlemmer, skal disse herefter tilbydes kursus for samarbejdsudvalgsmedlemmer.

Af hensyn til opgaverne for samarbejdsudvalgenes sekretærer vil det dog være hensigtsmæssigt også at tilbyde disse deltagelse i kursus.

Kursustilbuddet skal gives samarbejdsudvalgsrepræsentanterne inden for de første 6 måneder, efter at repræsentanterne er udpeget.

UNDERUDVALG

20. Samarbejdsudvalget kan, når der er enighed herom, nedsætte permanente og midlertidige underudvalg til behandling af bestemte opgaver. Hvis en af parterne ønsker det, skal der nedsættes et særligt teknologiudvalg, jf. punkt 5, et særligt kompetenceudviklings-/efteruddannelsesudvalg, jf. punkt 7, eller et ligestillingsudvalg, jf. punkt 8.

Underudvalg sammensættes med en rimelig kønsfordeling, som afspejler kønssammensætningen i institutionen.

Underudvalgs kompetence i forhold til samarbejdsudvalget skal være klart beskrevet i underudvalgets kommissorium.

Kommentar

Samarbejdsudvalgets sammensætning, arbejdsopgaver og mødeform betyder, at udvalgets drøftelser ofte vil være af overordnet og generel karakter.

Hvis der er behov for mere indgående behandling af bestemte opgaver, er der i samarbejdsaftalen lagt op til, at sådanne opgaver løses i et udvalg, nedsat af samarbejdsudvalget. Afhængig af opgavens karakter, kan der være tale om et permanent eller midlertidigt udvalg.

Sådanne udvalg kan nedsættes, når der er enighed herom i samarbejdsudvalget.

Teknologiudvalg, efteruddannelsesudvalg og ligestillingsudvalg skal imidlertid nedsættes, når blot en af parterne ønsker det.

Medlemmer af underudvalg behøver ikke at være medlem af samarbejdsudvalget. Det kan ofte være hensigtsmæssigt at udpege medlemmer til sådanne underudvalg uden for kredsen af samarbejdsudvalgsmedlemmer, idet de pågældendes ekspertise/interesse kan have betydning for udvalgets arbejde.

Som et led i bestræbelserne for at opnå ligestilling på de statslige arbejdspladser skal samarbejdsudvalgenes underudvalg sammensættes således, at de enkelte underudvalg i videst muligt omfang afspejler den kønssammensætning, der findes i den enkelte institution.

Når samarbejdsudvalget nedsætter underudvalg, er det væsentligt, at underudvalgets beføjelser i forhold til samarbejdsudvalget er klart beskrevet. Underudvalgs information til samarbejdsudvalget bør ligeledes præciseres. Kompetence og information skal derfor være klart beskrevet i underudvalgets kommissorium.

SAGKYNDIGE

21. Ved behandlingen af specielle spørgsmål i samarbejdsudvalg og underudvalg kan hver af parterne tilkalde særligt sagkyndige på det pågældende område fra institutionen. Tilkald af andre sagkyndige herunder eksperter udefra, forudsætter at der er enighed herom.

TILKALD AF SAGKYNDIGE FRA HOVEDSAMARBEJDSUDVALG, CENTRALRÅD OG FAGLIGE ORGANISATIONER

22. Samarbejdsudvalget kan indhente bistand og vejledning fra vedkommende hovedsamarbejds-

udvalg, fra Centralrådet og de berørte faglige organisationer, når en af parterne i samarbejdsudvalget fremsætter ønske herom.

Kommentar

Tilkald af en i institutionen ansat særligt sagkyndig til behandling af specielle spørgsmål kræver, at de spørgsmål, som ønskes behandlet, ligger inden for det område, pågældende er ansat til at varetage, eller at vedkommende på anden måde er i besiddelse af særlig sagkundskab.

Tilkald af særligt sagkyndig sker til behandling af specielle spørgsmål og indebærer derfor ikke deltagelse i hele samarbejdsudvalgsmøder.

Tilkald af særligt sagkyndige, der ikke i forvejen er ansat i institutionen, kan kun ske, når der er enighed om det i samarbejdsudvalget.

Hvis det enkelte samarbejdsudvalg ønsker ekstern bistand eller vejledning med henblik på løsning af enkeltspørgsmål eller som inspiration til udvalgets fremtidige arbejde, kan sådan bistand/

vejledning indhentes, når en af parterne i udvalget ønsker det.

Bistand/vejledning kan indhentes fra hovedsamarbejdsudvalg, virksomheds- eller ministeriesamarbejdsudvalg, fra de berørte faglige organisationer eller fra Centralrådet.

UOVERENSSTEMMELSER

23. Uoverensstemmelser om fortolkningen af og påstande om brud på denne aftales bestemmelser kan af hver af parterne kræves behandlet i vedkommende hovedsamarbejdsudvalg. Opnås der ikke enighed i hovedsamarbejdsudvalget, forelægger dette uoverensstemmelsen til afgørelse i Centralrådet.

Kommentar

Forelæggelse for Centralrådet af uoverensstemmelser om fortolkninger af og påstande om brud på samarbejdsaftalens bestemmelser fordrer, at pågældende uoverensstemmelse først har været behandlet i institutionens/virksomhedens eget hovedsamarbejdsudvalg. Opnås der ikke enighed i hovedsamarbejdsudvalget, behandles uoverensstemmelsen i ministeriesamarbejdsudvalget.

Først når mulighederne for opnåelse af enighed i eget regi er udtømt, kan uoverensstemmelser forelægges til afgørelse i Centralrådet.

I institutioner/virksomheder, hvor der ikke er oprettet hovedsamarbejdsudvalg mv., forelægger det enkelte samarbejdsudvalg eventuelle uoverensstemmelser direkte for Centralrådet.

Hver af parterne i samarbejdsudvalget kan kræve uoverensstemmelser mv. behandlet i hovedsamarbejdsudvalg og Centralrådet (om begrebet part henvises til punkt 2).

Afbrydelse af samarbejdet i samarbejdsudvalget er ikke en konfliktløsningsmodel, som er i overensstemmelse med samarbejdsaftalen.

Enkelte samarbejdsudvalgsmedlemmers afbrydelse af samarbejdet medfører ikke, at samarbejdsudvalgets mødevirksomhed ophører. Møder gennemføres i så fald med de tilstedeværende repræsentanter og supplerende udpegning foretages snarest muligt.

Opmærksomheden henledes i øvrigt på de muligheder, som findes i punkt 21 og 22 vedrørende indhentning af sagkyndig bistand.

CENTRALRÅDET FOR STATENS SAMARBEJDSUDVALG

CENTRALRÅDETS OPGAVER

24. Centralrådet for statens samarbejdsudvalg skal

1. Arbejde for at fremme samarbejdsudvalgenes arbejde, f.eks. ved informationsvirksomhed i bred forstand

2. Være vejledende for samarbejdsudvalgene

3. Fortolke denne aftales bestemmelser samt godkende eventuelle forsøgsordninger, som indebærer fravigelse af denne aftales bestemmelser, og som der er enighed om i vedkommende samarbejdsudvalg

4. Behandle og afgøre uoverensstemmelser vedrørende bestemmelserne

5. I tilfælde af uenighed træffe afgørelse om størrelse af samarbejdsudvalg og fordelingen af pladser

6. Være ansvarlig for og forestå uddannelse af medlemmer af samarbejdsudvalgene

7. Behandle og afgøre uoverensstemmelser om størrelsen af præmier i henhold til cirkulære om præmiering af rationaliseringsforslag fremsat af medarbejdere i statsinstitutioner

Kommentar

Centralrådets arbejdsopgaver falder i 3 hovedgrupper

· Information og vejledning

· Behandling og afgørelse af uoverensstemmelser

· Uddannelse af samarbejdsudvalgsmedlemmer

Centralrådets informations- og vejledningsvirksomhed sker bl.a. ved udsendelse af "Meddelelser fra Centralrådet", som indeholder rådets afgørelser i principielle sager og omtale af specielle emner af interesse for samarbejdsudvalgene, f.eks. ligestilling og efteruddannelse. "Meddelelser fra Centralrådet" sendes til samtlige medlemmer og suppleanter i statslige samarbejdsudvalg. Desuden indgår informations- og vejledningsvirksomhed som et led i Centralrådets sekretariats opgaver over for de enkelte samarbejdsudvalg.

Centralrådets behandling og afgørelse af uoverensstemmelser, herunder om størrelse af og fordeling af pladser i samarbejdsudvalg, sker på baggrund af henvendelser fra (hoved)samarbejds-

udvalg eller en af parterne i (hoved)samarbejdsudvalget (jf. punkt 23).

Centralrådets afgørelser i de behandlede sager vil ofte foreligge i form af en udtalelse eller en henstilling.

En særlig adgang til at træffe afgørelse har Centralrådet i sager vedrørende uoverensstemmelser om størrelsen af præmier, som udbetales i henhold til cirkulære om præmiering af rationaliseringsforslag fremsat af medarbejdere i statsinstitutioner (Finansministeriet cirkulære af 11. november 1999).

Ud over de muligheder, som er indeholdt i "Rammeaftale om udvidet medarbejderindflydelse i statens institutioner", indeholder samarbejdsaftalen mulighed for at iværksætte forsøgsordninger omkring samarbejde, som indebærer afvigelser fra samarbejdsaftalens bestemmelser. Sådanne forsøgsordninger kan kun iværksættes, når der er enighed om det i samarbejdsudvalget, og Centralrådet har godkendt ordningen.

Med henblik på at sikre en systematisk og ensartet uddannelse af samarbejdsudvalgsmedlemmer (jf. punkt 19), udbyder Centralrådet hvert år et antal kurser, som er åbne for alle interesserede.

Centralrådet arrangerer desuden kurser for institutioners samlede samarbejdsudvalg efter aftale. Aftaler herom indgås med rådets sekretariat.

Til varetagelse af undervisningen på kurserne råder Centralrådet over et antal instruktører, der er uddannede til formålet.

CENTRALRÅDETS SAMMENSÆTNING

25. Centralrådet består af 18 medlemmer, hvoraf Finansministeriet udpeger halvdelen. Statsansattes Kartel, Statstjenestemændenes Centralorganisation II, Akademikernes Centralorganisation, Lærernes Centralorganisation og Overenskomstansattes Centralorganisation udpeger den anden halvdel og fordeler antallet af medlemmer imellem sig efter aftale.

Der udpeges et tilsvarende antal suppleanter.

Formanden udpeges af finansministeren blandt rådets medlemmer. Næstformanden udpeges af centralorganisationerne blandt deres medlemmer af rådet.

FORRETNINGSORDEN

26. Centralrådet fastsætter selv en forretningsorden.

SEKRETARIAT OG SEKRETARIATSUDVALGET

27. Centralrådets sekretariat varetager under ansvar over for rådet de daglige opgaver og tilrettelægger rådets arbejde.

Til støtte for sekretariatet nedsættes et sekretariatsudvalg, hvortil centralorganisationerne hver udpeger en repræsentant. Finansministeriet kan udpege et tilsvarende antal repræsentanter.

De med Centralrådet og sekretariatet forbundne udgifter afholdes af staten.

UDVALG

28. Centralrådet kan herudover nedsætte midlertidige og permanente udvalg til behandling af bestemte opgaver.

Udvalgenes kompetence i forhold til Centralrådet fastsættes i kommissoriet, der vedtages af Centralrådet.

Sekretariatsbetjening mv. af udvalg nedsat af Centralrådet aftales med Finansministeriet.

Kommentar

Ud over det i aftalen nævnte sekretariatsudvalg har Centralrådet nedsat et personalepolitisk udvalg.

VOLDGIFT

29. Kan der ved behandlingen af de i punkt 24, nr. 3 og 4, nævnte områder ikke opnås enighed i Centralrådet, indbringes spørgsmålet for en voldgiftsret bestående af fire medlemmer, hvoraf to udpeges af Finansministeriet og to udpeges af centralorganisationerne.

Voldgiftsretten udpeger en opmand. Hvis der ikke kan opnås enighed om udpegningen af opmand, anmodes Arbejdsretten om at udpege denne.

Voldgiftsretten afsiger en motiveret kendelse, som er bindende for såvel ledelsen som medarbejderne.

Aftalens bestemmelser om behandlingen af fortolkningsspørgsmål og spørgsmål om brud på aftalen er udtømmende. De kan således ikke indbringes for Tjenestemandsretten, ligesom det arbejdsretlige system ikke finder anvendelse.

Kommentar

Til afklaring af uenighed i Centralrådet om fortolkningsspørgsmål og afgørelse af uoverensstemmelser vedr. aftalens bestemmelser, kan der af rådet nedsættes en voldgiftsret, bestående af fire medlemmer samt en opmand. Sidstnævnte udpeges af voldgiftsretten.

Voldgiftsrettens kendelser er endelige og bindende for såvel ledelse som medarbejdere.

Tjenestemandsretten og det øvrige arbejdsretlige system kan derfor ikke anvendes.

Voldgiftsretten kan ikke idømme bod og andre sanktioner.

ØVRIGE BESTEMMELSER

30. Aftalen omfatter ikke personel til pligtig tjeneste. I det omfang forholdene i det militære forsvar og i det civile beredskab gør det påkrævet, kan der efter forhandling med berørte personaleorganisationer foretages afvigelser fra aftalens bestemmelser.

IKRAFTTRÆDEN

31. Denne aftale træder i kraft, når den er underskrevet af parterne. Samtidig ophæves

· Aftale af 27. september 1999 om samarbejde og samarbejdsudvalg i statens virksomheder og institutioner

OPSIGELSE

32. Denne aftale kan af hver af parterne opsiges med 3 måneders varsel til den første i en måned. Efter opsigelse løber aftalen videre, indtil den erstattes af en ny aftale, dog længst i indtil 12 måneder efter opsigelsen.

København den 29. maj 2002

VEJLEDNING TIL RAMMEAFTALE OM UDVIDET MEDARBEJDERINDFLYDELSE I STATENS INSTITUTIONER

INDLEDNING

Finansministeriet og CFU har med rammeaftalen om udvidet medarbejderindflydelse og rammeaftalen om organisering af sikkerheds- og sundhedsarbejdet givet ledelse og medarbejdere i de statslige virksomheder og institutioner mulighed for at udvikle samarbejdet såvel i indhold som i form. Også sikkerhedsorganisationen kan nu integreres i nye samarbejdsstrukturer, således at der bliver bedre mulighed for at skabe sammenhæng mellem planlægning og koordination af sikkerheds- og sundhedsarbejdet og samarbejdet om arbejdspladsens udvikling, målsætning, personalepolitik, kompetenceudvikling mv.

Rammeaftalerne er indgået på baggrund af Finansministeriets og CFUs forsøg med udvidet medarbejderindflydelse på en række statslige arbejdspladser (MIO-forsøg), som blev gennemført i perioden 1995-98. Erfaringer fra forsøgene har vist, at nye samarbejdsformer med udvidet medarbejderindflydelse kan skabe et mere kreativt og effektivt samarbejde, hvor de fælles diskussioner skaber bedre beslutninger, der i højere grad bliver accepteret bredt på arbejdspladsen. I forsøgene blev opsamlet mange værdifulde erfaringer, som er samlet i publikationen "Ansigt til ansigt - erfaringer fra forsøg med udvidet medarbejderindflydelse i staten", Finansministeriet og CFU, 1998, som er blevet udsendt til samarbejdsudvalgene.

I cirkulæret om rammeaftalerne om udvidet medarbejderindflydelse og om organisering af sikkerheds- og sundhedsarbejdet har Finansministeriet anmodet om, at aftaler indgået i henhold til cirkulæret skal indsendes til Centralrådet for statens samarbejdsudvalg. Centralrådet skal ikke godkende lokale aftaler, men vil gerne bidrage til, at der kan rådgives og udveksles erfaringer mellem institutioner, som bruger rammeaftalernes muligheder.

RAMMEAFTALE OM UDVIDET MEDARBEJDERINDFLYDELSE I STATENS INSTITUTIONER

FORMÅL