Cirkulære om udbud og udfordring af statslige drifts- og anlægsopgaver

Kapitel 1

Udbudspligt

§ 1. Opgaver, som en statsinstitution udfører, og som vil kunne udføres af eksterne leverandører, skal med passende mellemrum sendes i udbud. Udbudte opgaver skal udliciteres, hvis det gennem udbud godtgøres, at det alle forhold taget i betragtning er det mest fordelagtige for staten, jf. dog §§ 3-4.

Kapitel 2

Gennemførsel af udbud

§ 2. Udbudspligten gælder statslige opgaver, som er udbudsegnede, jf. stk. 2 og 3. Opgaver, som er omfattet af § 5, er dog undtaget fra pligten.

Stk. 2. En institutions opgaveportefølje skal med passende mellemrum gennemgås med henblik på at identificere opgaver, der er udbudsegnede.

Stk. 3. En statsinstitution skal udbyde en ny opgave, der ikke allerede er gennemgået i medfør af stk. 2, såfremt det vurderes, at opgaven er udbudsegnet.

Stk. 4. En statsinstitution har ligeledes pligt til gennem regelmæssige udbudsrunder at undersøge, om institutionernes eksterne leverandører er bedst og billigst.

Kapitel 3

Udfordringsret

§ 3. Udbudspligten gælder ikke i det omfang udbud af opgaven vil stride mod bestemmelser i lovgivningen, herunder gældende EU-retsregler.

Kapitel 4

Ikrafttræden

§ 4. Opgaver med en forventet kontraktsum under 500.000 kr. er ikke omfattet af udbudspligten.

§ 5. Udbudspligten gælder ikke, hvis institutionen godtgør, at det ikke er muligt at udbyde opgaven eller nogen del heraf i konkurrence, eller hvis den godtgør, at udbuddet af opgaven medfører uforholdsmæssigt store omkostninger eller administration.

Effektiviseringsstrategier

§ 6. Ministerierne skal udarbejde effektiviseringsstrategier gældende for hele ministerområdet.

Stk. 2. Effektiviseringsstrategierne skal indeholde udbudspolitikker, hvori udbudsegnede opgaver inden for ministerområdet identificeres, jf. § 2, stk. 2 og 3.

Stk. 3. Effektiviseringsstrategierne skal indeholde tidsfrister for udbud af udbudsegnede opgaver.

§ 7. Udbud skal gennemføres efter reglerne i dette kapitel.

Stk. 2. Den udbydende institution skal tilrettelægge udbudsprocessen og vælge den udbudsform, som under hensyn til opgavens karakter og markedsforholdene giver den for staten bedste og billigste løsning.

Stk. 3. Udbud af bygge- og anlægsopgaver skal følge reglerne i lov nr. 450 af 7. juni 2001 om indhentning af tilbud i bygge- og anlægssektoren, medmindre kontraktindgåelse om opgaven er omfattet af udbudskrav efter EU’s udbudsdirektiver.

Stk. 4. Kontraktindgåelse af en opgave, som er omfattet af udbudskravet efter EU’s udbudsdirektiver, skal udbydes efter disse regler.

Stk. 5. Kontraktindgåelse, der ikke er omfattet af udbudskravet efter EU’s udbudsdirektiver, kan tilrettelægges frit, men med respekt for EU’s ligebehandlings- og gennemsigtighedsprincip.

Personalemæssige forhold m.v.

§ 8. Ledelsen for den udbydende institution skal sikre, at der i forbindelse med overvejelser og beslutning om udbud, der kan medføre personaleoverdragelser, sker en tidlig inddragelse af personalet i overensstemmelse med de relevante gældende love, regler og overenskomster mv.

Stk. 2. I forbindelse med orientering af personalet skal ledelsen tilkendegive, om institutionen agter at udarbejde kontrolbud.

Stk. 3. Sociale forpligtelser i institutionens personalepolitik kan stilles tilsvarende til en ekstern leverandør i form af sociale klausuler.

Stk. 4. I det omfang, der er knyttet miljø- eller arbejdsmiljømæssige krav til arbejdets udførelse, kan disse krav indgå i kontrakten med leverandøren.

Stk. 5. Hvor hensynet til handicappede medarbejdere gør det ønskeligt, skal der stilles særlige krav til arbejdets udførelse og/eller de faciliteter, der anvendes ved arbejdets gennemførelse.

Stk. 6. Hvor hensynet til borgernes adgang til virksomheden, der udfører opgaven på vegne af statsinstitutionen, gør det ønskeligt, skal der stilles særlige krav til handicapvenlige adgangsforhold og faciliteter i øvrigt.

Stk. 7. Krav som nævnt i stk. 3-6 skal udformes med respekt for EU’s ligebehandlingsprincip.

Offentliggørelse af udbudsforretningen

§ 9. Ved gennemførelse af udbud, der omfatter offentliggørelse, skal den udbydende institution

1) bekendtgøre afholdelsen af udbudsforretningen og vilkårene for deltagelse,

2) angive efter hvilke kriterier der vil ske udvælgelse af tilbudsgivere (udvælgelseskriterier),

3) angive efter hvilke kriterier der vil ske tildeling af ordren (tildelingskriterier),

4) oplyse om institutionen agter at afgive kontrolbud, jf. § 10,

5) oplyse om hvilke dokumenter der kræves for et konditionsmæssigt korrekt bud,

6) oplyse om sidste frist for modtagelse af tilbud og eventuelle anmodninger om prækvalifikation,

7) oplyse hvor udbudsmaterialet kan rekvireres og

8) oplyse om adressen for modtagelse af tilbud og anmodninger om prækvalifikation.

Stk. 2. Offentliggørelse skal ske i den af Finansministeriet udpegede elektroniske udbudsavis. Hvis opgavens omfang og karakter tilsiger det, kan offentliggørelsen suppleres med landsdækkende eller regionalt dækkende dagblade og faglige tidsskrifter.

Kontrolbud

§ 10. En statsinstitution, der gennemfører et udbud, kan udarbejde kontrolbud i forhold til den udbudte opgave. Agter den udbydende institution at udforme et kontrolbud skal dette fremgå af udbudsannoncen og udbudsmaterialet.

Stk. 2. Et eventuelt kontrolbud skal afgives senest samtidigt med fristen for aflevering af eksterne tilbud.

Stk. 3. Afgiver en institution et kontrolbud, skal kvalitetskravene svare til kravene i udbudsmaterialet, mens kontrolbuddet skal udarbejdes i henhold til Finansministeriets Økonomi-Administrative Vejledning, Prisfastsættelse, www.oav.dk.

Stk. 4. Institutionen skal tilrettelægge udbudsforretningen således, at den ikke indebærer en konkurrenceforvridende fortrinsstilling for et eventuelt kontrolbud. Det bør sikres, at eksterne tilbudsgivere har adgang til de samme informationer som de medarbejdere, der udarbejder et kontrolbud.

Stk. 5. Institutionen kan til de eksterne bud lægge eventuelle midlertidige følgeomkostninger, der måtte opstå ved at antage et af disse tilbud.

Stk. 6. Vurderingen af de indkomne eksterne tilbud og institutionens kontrolbud skal foretages således, at der ikke deltager nogen, der har medvirket ved udarbejdelsen af kontrolbuddet.

Stk. 7. Viser sammenligningen mellem kontrolbuddet og de eksterne tilbud, at det vil være billigere eller økonomisk mere fordelagtigt at løse opgaven i eget regi, kan udbudsforretningen annulleres.

Stk. 8. Annulleres udbudsforretningen i medfør af stk. 7, skal opgaven udføres i henhold til kontrolbuddet. Opgaven skal udføres efter reglerne om indtægtsdækket virksomhed.

Ordretildeling

§ 11. Den udbydende institution underretter hurtigst muligt tilbudsgiverne om, hvilken beslutning der er truffet med hensyn til ordretildelingen. Når kriteriet er det økonomisk mest fordelagtige tilbud, underretter udbyderen endvidere efter anmodning tilbudsgiverne om det antagne tilbuds egenskaber og relative fordele.

§ 12. En privat kan uopfordret afgive et konkret tilbud på udførelse af en opgave, som udføres af en statsinstitution i eget regi.

Stk. 2. Den udfordrede institution skal herefter træffe beslutning om, hvorvidt en udfordret opgave fortsat skal udføres i eget regi.

Stk. 3. En statsinstitution kan ikke indgå kontrakt om en udfordret opgave, der er omfattet af EU’s udbudsdirektiver, uden udbud af opgaven i overensstemmelse med udbudskravet efter EU’s udbudsdirektiver.

§ 13. En udfordret statsinstitutions beslutning om fortsat at udføre opgaven i eget regi skal tiltrædes af en overordnet myndighed, jf. dog § 14, stk. 1.

Stk. 2. Forelæggelse af sagen for en overordnet myndighed skal ledsages af et overslag over omkostningerne ved at løse opgaven i eget regi sammenholdt med omkostningerne ved at antage det udfordrende tilbud, jf. dog stk. 3.

Stk. 3. Bestemmelsen i stk. 2 finder ikke anvendelse, hvis institutionens beslutning om fortsat at udføre beslutningen i eget regi er begrundet i, at tilbuddet afviger fra en afgrænsning, der er tiltrådt af en overordnet myndighed.

§ 14. Institutionen kan uden at foretage den i § 13 foreskrevne forelæggelse for en overordnet myndighed selv beslutte fortsat at udføre opgaven i eget regi, hvis

1) tilbuddet ikke overstiger 500.000 kr. for enkeltstående ydelser og 500.000 kr. pr. år for løbende ydelser,

2) tilbudsgiver ikke lovligt vil kunne udføre den opgave, som tilbuddet omfatter,

3) tilbudsgiver ikke kan sandsynliggøre, at denne har den fornødne tekniske formåen,

4) tilbudsgiver ikke kan sandsynliggøre, at denne har den fornødne finansielle og økonomiske formåen,

5) tilbudsgiver ikke kan sandsynliggøre, at forhold af mere personlig karakter ikke gør denne uegnet til at udføre opgaven,

6) tilbuddet forekommer at være unormalt lavt i forhold til ydelsen,

7) tilbuddet svarer til et tilbud, som institutionen har behandlet efter § 12, stk. 1, inden for de seneste 2 år, eller

8) tilbuddet omfatter en opgave, som institutionen før tilbuddets modtagelse har sendt i udbud.

§ 15. Institutionen skal også i det omfang, beslutningen ikke er omfattet af forvaltningsloven, underrette den private tilbudsgiver om beslutningen og ledsage denne af en begrundelse, hvis institutionen ikke antager tilbudet. Underretningen skal ske inden for rimelig tid.

§ 16. Cirkulæret træder i kraft den 1. januar 2003. Samtidig ophæves cirkulære nr. 42 af 1. marts 1994 om udlicitering af statslige drifts- og anlægsopgaver.

Finansministeriet, den 17. december 2002

Thor Pedersen

/Mogens Pedersen

Cirkulære om udbud og udfordring af statslige drifts-

og anlægsopgaver