Vejledning om servicestrategi og opfølgningsredegørelse

Kapitel 1

Indledning

Kapitel 1

Indledning

Lovens bestemmelser i § 62, om servicestrategi indeholder regler om, at kommunalbestyrelsen skal vurdere, hvordan kvaliteten og effektiviteten i den kommunale opgavevaretagelse kan udvikles. Denne vurdering skal samles i en servicestrategi , der skal være fastsat af kommunalbestyrelsen inden udgangen af valgperiodens første år. Efter kommunalbestyrelsen har fastsat servicestrategien, skal denne gøres tilgængelig for kommunens borgere i form af en redegørelse .

Servicestrategien skal bl.a. indeholde en udbudspolitik , der skal gælde for de områder, hvor kommunalbestyrelsen påtænker at sende opgaver i udbud.

Som opfølgning på servicestrategien skal kommunalbestyrelsen ifølge § 62 c, udarbejde en opfølgningsredegørelse , hvor der for det første redegøres for, hvordan kommunalbestyrelsen følger op på kommunens servicestrategi. For det andet skal der redegøres for de tilbud, som kommunalbestyrelsen har behandlet efter reglerne om udfordringsret. Opfølgningsredegørelsen skal være udarbejdet inden udgangen af 3. kvartal i det år, hvori valg til kommunalbestyrelsen finder sted.

Formålet med indførelsen af disse nye regler i den kommunale styrelseslov er at skabe en fælles kommunal ramme for de kommende års arbejde i kommunerne med udvikling af kvaliteten og effektiviteten i de kommunale ydelser og for informationen til borgerne herom. Hensigten med servicestrategien er således at skabe klarhed om kommunalbestyrelsens mål og om hvilke veje, kommunalbestyrelsen vil anvende, til at nå disse mål.

Loven træder i kraft den 1. januar 2003. Det betyder, at kommunerne skal have udarbejdet deres første servicestrategi senest 2. januar 2003.

Denne vejledning har til formål at støtte kommunerne i udarbejdelsen af deres første servicestrategi og udbudspolitik på grundlag af de nye lovbestemmelser.

Vejledningen er opbygget således

– kommunalbestyrelsens fastlæggelse af en servicestrategi (kapitel 2)

– udbudspolitik (kapitel 3)

– redegørelse om servicestrategien (kapitel 4)

– opfølgningsredegørelse (kapitel 5)

Kapitel 2

Kommunalbestyrelsens fastlæggelse af en

Kapitel 2

Kommunalbestyrelsens fastlæggelse af en servicestrategi

2.1 Indledning

Ifølge § 62, stk. 1, 1. pkt. og 2. pkt., i den kommunale styrelseslov, skal kommunalbestyrelsen inden udgangen af valgperiodens første år udarbejde en servicestrategi for udvikling af kvaliteten og effektiviteten i den kommunale opgavevaretagelse, herunder for om kommunen skal gøre brug af udbud, og på hvilken måde dette skal ske.

Formålet med en servicestrategi er dermed at give et overblik over kommunalbestyrelsens arbejde med at gøre opgavevaretagelsen bedre og billigere.

Dette overblik opnås ved, at kommunalbestyrelsen i servicestrategien gør rede for, hvilke områder kommunalbestyrelsen vil have fokus på i de kommende års arbejde med kvalitets- og effektivitetsudvikling, og hvilke initiativer den vil tage i anvendelse i dette arbejde.

En servicestrategi rummer således kommunalbestyrelsens vurderinger og beslutninger om, hvordan den vil sørge for, at der sker en udvikling af kommunens opgavevaretagelse. Som et led heri skal servicestrategien indeholde en oversigt over kommunalbestyrelsens overvejelser om, i hvor høj grad den ønsker at gøre brug af udbud til løsning af opgaver og retningslinier for, hvordan den vil anvende udbud i form af en udbudspolitik.

Det er den enkelte kommunalbestyrelse selv, der fastsætter servicestrategien, og det er derfor ikke muligt at delegere opgaven til f.eks. økonomiudvalg, fagudvalg eller den kommunale administration.

2.2 Servicestrategiens udformning og indhold

Ved behandlingen af servicestrategien fastlægger kommunalbestyrelsen selv, hvor detaljeret strategien skal udformes. Den fastlægger ligeledes selv, hvilke overvejelser og informationer den vil lægge til grund for udvælgelsen af de konkrete indsatsområder og initiativer.

Kommunalbestyrelsen skal således udvælge de konkrete indsatsområder samt angive en arbejdsplan, hvor det nævnes hvilke initiativer den overvejer at tage i anvendelse inden for hvert område, og hvornår den inden for det enkelte indsatsområde agter at behandle initiativerne.

For at understøtte behandlingen af servicestrategien kan kommunalbestyrelsen vælge at inddrage informationer, som den har indhentet i forbindelse med arbejdet med kommunalplaner, lokalplaner eller i forbindelse med budgetlægningen, herunder til brug for budgetseminarer og lignende. Der kan f.eks. peges på vurderinger af, hvor der i fremtiden vil opstå særlige behov for en udvikling af kvaliteten og effektiviteten som følge af den demografiske udvikling i kommunen.

Servicestrategien skal i henhold til bekendtgørelsens § 1, stk. 2, indeholde fire elementer

1. en oversigt over indsatsområder

2. en angivelse af på hvilke områder kommunen påtænker at anvende udbud

3. en arbejdsplan

4. en udbudspolitik

Der vil blive redegjort nærmere for indholdet af udbudspolitikken nedenfor i kapitel 3.

2.2.1 Oversigt over indsatsområder

I servicestrategien skal kommunalbestyrelsen udpege de indsatsområder, hvor den i løbet af valgperioden vil iværksætte initiativer til udvikling af kvaliteten og effektiviteten i opgavevaretagelsen.

Der ligger således ikke i loven en forpligtigelse for kommunalbestyrelsen til at udpege bestemte områder. Kommunalbestyrelsen fastlægger selv hvilke indsatsområder, der skal inddrages i servicestrategien. Den fastlægger også selv afgrænsningen af de enkelte indsatsområder.

Det vil dermed være muligt for kommunalbestyrelsen såvel at udpege hele områder – som f.eks. hele ældreområdet – som mindre dele af et område – f.eks. produktionen af mad til hjemmeboende ældre – som et særskilt indsatsområde.

Det er dog et vigtigt formål med servicestrategien, at den giver et overblik over på hvilke områder og hvordan , kommunalbestyrelsen vil have særlig fokus på at løse opgavevaretagelsen bedre og billigere i løbet af valgperioden. Det vil derfor være naturligt at alle områder, hvor kommunalbestyrelsen har sat fokus på, hvordan kvaliteten og effektiviteten kan udvikles, medtages i servicestrategien.

2.2.2 Angivelse af på hvilke områder kommunen påtænker at anvende udbud

Udbud kan udgøre et vigtigt instrument i forbindelse med kommunernes opgavevaretagelse og bestræbelserne på at skabe en kvalitets- og effektivitetsudvikling i den offentlige sektor. I henhold til § 62 stk.1, 2. pkt., skal kommunens servicestrategi derfor indeholde overvejelser om, på hvilke områder kommunalbestyrelsen i løbet af sin valgperiode påtænker at sende opgavevaretagelsen i udbud.

Kommunalbestyrelsen kan også overveje at anvende andre former for markedsafprøvning end udbud. Det være sig f.eks. indgåelse af offentligt – private samarbejdsaftaler eller partnerskaber, indførelse af frit valg mekanismer ud over de lovfastsatte mv. Sådanne andre former for markedsafprøvning vil naturligt kunne indgå i servicestrategien på linie med og i forbindelse med oplysningerne om kommunalbestyrelsens overvejelser om udbud.

Specielt i forbindelse med frit valg af leverandør af personlig og praktisk hjælp i henhold til servicelovens bestemmelser §§ 75 c – 75 e, skal der peges på muligheden for i servicestrategien at redegøre for kommunalbestyrelsens aktuelle og forventede beslutninger om, hvordan disse bestemmelser vil blive udmøntet i kommunen. Der henvises i den forbindelse til socialministeriets bekendtgørelse og vejledning om frit valg af personlig og praktisk hjælp.

2.2.3 Arbejdsplan

Inden for hvert indsatsområde, skal servicestrategien indeholde en beskrivelse af, hvilke initiativer kommunalbestyrelsen overvejer at tage i anvendelse, og hvornår dette planlægges at ske.

Servicestrategien skal derfor omfatte en arbejdsplan for, hvornår kommunalbestyrelsen inden for det enkelte indsatsområde forventer at behandle de valgte initiativer samt for, hvornår den forventer at anvende udbud – eller markedsafprøvning i øvrigt.

Arbejdsplanen vil imidlertid ud over denne karakter af tids- og aktivitetsplan kunne få en mere central rolle i udmøntningen af servicestrategien, hvis den også rummer kommunalbestyrelsens overvejelser om arbejdets tilrettelæggelse. F.eks. om inddragelsen af et initiativ på et konkret indsatsområde skal ses i lyset af andre initiativer, eller om der i det konkrete arbejde forventes inddraget ekstern rådgivning, nedsat arbejdsgrupper eller lignende. Det er dog op til kommunalbestyrelsen selv at træffe beslutning herom.

Tidsangivelsen i arbejdsplanen bør give et realistisk indtryk af, hvornår det kan forventes, at initiativerne vil blive behandlet af kommunalbestyrelsen og eventuelt sat i værk på det enkelte indsatsområde og – hvor det er relevant – hvornår resultater herfra kan forventes. Som et eksempel kan det i tidsangivelsen oplyses, at en benchmarkinganalyse vil blive udarbejdet i løbet af februar og marts måned i andet valgår og resultatet heraf vil indgå i den tidlige budgetfase. Som et andet eksempel, kan det angives, at der vil blive udarbejdet kontrakter på daginstitutionsområdet med henblik på indførelse af kontraktstyring i løbet af efteråret i andet valgår, og at kontrakterne skal være færdigbehandlet af fagudvalget senest i foråret i tredje valgår.

Der ligger ikke i § 62 en forpligtigelse til at gennemføre bestemte effektivitetsfremmende foranstaltninger i forhold til de enkelte områder eller ydelser. Det er helt op til den enkelte kommunalbestyrelse at beslutte, hvordan den vil tilrettelægge arbejdet, herunder hvilke initiativer, den vil tage i anvendelse for at opnå de ønskede mål.

Afhængigt af de enkelte områder vil mange forskellige metoder til at fremme den ønskede effektivitetsudvikling kunne være relevante. Som nogle konkrete eksempler på initiativer til udvikling af kvalitet og effektivitet kan på den ene side peges på etablering af konkurrence på leverandørsiden for de kommunale ydelser. Der kan f.eks. være tale om

– udbud af opgaver

– indgåelse af samarbejdsaftaler med private leverandører

– indførelse af frit valg mekanismer – også ud over dem, der etableres ved lov – og

– fastsættelse af en politik i forhold til såkaldte afknopninger’/’firmatiseringer’, hvor medarbejderne danner et selskab, der løser de opgaver, de varetog, da de var ansat i kommunen.

Det er en forudsætning, at overladelse af opgaver til en privat leverandør og et eventuelt kommunalt engagement i den forbindelse sker inden for lovgivningens rammer. Der skal her særligt henvises til EU’s udbudsdirektiver.

Der kan endvidere peges på kommunale samarbejder i forskellige former, herunder overladelse af en opgave til en anden kommune på områder, hvor dette er lovligt.

På den anden side vil der – hvor en markedsafprøvning ikke foretages – kunne iværksættes initiativer til effektivisering af den eksisterende kommunale forvaltning gennem økonomiske eller organisatoriske foranstaltninger , som f.eks.

– kontrakt- og resultatstyring og andre former for udvikling af økonomistyringen

– efteruddannelse af ledere og medarbejdere

– indførelse af ny teknologi

Eller der kan peges på specifikke analyser såsom

– benchmarking eller lignende produktivitetsanalyser

– budgetanalyser og

– brugerundersøgelser

I arbejdsplanen angives som nævnt, hvilke initiativer kommunalbestyrelsen overvejer at tage i anvendelse ved udarbejdelsen af servicestrategien. Forskellige forhold kan naturligvis betyde, at kommunalbestyrelsen i løbet af valgperioden finder det relevant, at inddrage andre typer af initiativer, eller at fokusere på andre indsatsområder. Kommunalbestyrelsen er derfor ikke forpligtet til at gennemføre arbejdsplanen, som den er beskrevet i servicestrategien. Eksempler på forhold, der kan medføre, at arbejdsplanen ændrer sig, kan være ny lovgivning, eller at private leverandører kan tilbyde at løse opgaver, hvor der ikke tidligere har været et marked.

Opmærksomheden skal imidlertid henledes på, at der i opfølgningsredegørelsen skal redegøres for, hvordan der følges op på servicestrategien inden for hvert enkelte indsatsområde jf. denne vejlednings kapitel 5, herunder for hvordan arbejdsplanen er blevet ændret.

Ligeledes skal det bemærkes, at konkrete analyser mv., der udarbejdes som led i kommunens servicestrategi og opfølgningsredegørelse vil kunne indgå i grundlaget for kommunernes almindelige forvaltningsrevision jf. den kommunale styrelseslov § 42, stk. 2.

Kapitel 3

Udbudspolitik

Kapitel 3

Udbudspolitik

3.1 Indledning

I henhold til bekendtgørelsens § 2, skal kommunen som en del af sin servicestrategi udarbejde retningslinier for sin anvendelse af udbud i form af en udbudspolitik.

Formålet hermed er at give borgere, potentielle leverandører og medarbejdere et overblik over kommunalbestyrelsens holdninger til og beslutninger om, hvordan udbud skal gribes an i kommunen.

Hensigten med bestemmelsen er således, at kommunalbestyrelsen i udbudspolitikken på forhånd har afklaret de overordnede og principielle spørgsmål om, hvordan udbud og udlicitering skal inddrages i kommunens opgavevaretagelse. Dette skal sikre, at de konkrete udbud gennemføres på et kendt grundlag og dermed med de bedst mulige vilkår for, at udbudet kan gennemføres gnidningsløst og med det ønskede resultat til følge.

Kommunalbestyrelsen skal derfor i sin udbudspolitik gøre rede for de overordnede retningslinier, kommunen tager udgangspunkt i, når den udbyder driftsopgaver. Udbudspolitikken vil hermed medvirke til at tilvejebringe et overblik over kommunens brug af udbud på tværs af opgaveområder.

Udbudspolitikken fastsættes som en del af kommunalbestyrelsens servicestrategi. Det er derfor ikke muligt at delegere opgaven til f.eks. økonomiudvalg, fagudvalg eller den kommunale administration.

3.2 Udbudspolitikkens udformning og indhold

Det er kommunalbestyrelsen selv, der fastlægger, hvor detaljeret udbudspolitikken skal udformes. Det står ligeledes kommunalbestyrelsen frit for, hvordan den konkret vil udforme sin udbudspolitik.

Udbudspolitikken bør dog formuleres på en sådan måde, at der tages højde for behovet for variation fra område til område, således at den kommer til at udgøre en generel ramme for kommunens udbud.

I udbudspolitikken fastsættes kommunens overordnede retningslinier inden for en række centrale forhold, jf. nedenfor. Det er i den forbindelse vigtigt at understrege, at der med kravet om fastsættelse af en udbudspolitik ikke sigtes til en form for udbuds vejledning eller guide i de konkrete udbudsprocesser i kommunen, selv om det naturligvis står kommunerne frit for – under forudsætning af at nedenstående områder er medtaget – at videre bearbejde udbudspolitikken i denne retning.

Det fremgår af bekendtgørelsen § 2, stk. 2, pkt. 1-6, at udbudspolitikken skal indeholde en beskrivelse af kommunalbestyrelsens overordnede retningslinier for

– valg af leverandører, kravspecifikationer og betingelser ved udbud

– kontrolbud, herunder omkostningskalkulationer

– kvalitetsopfølgning

– beslutningsproceduren i forbindelse med udbud

– inddragelse af personalet

– anvendelsen af sociale klausuler

Derudover vil det være naturligt, at det fremgår af kommunens udbudspolitik, hvis kommunen har andre principper og retningslinier, som den anvender i forbindelse med udbud.

Det skal i øvrigt bemærkes, at Økonomi- og Erhvervsministeriet i samarbejde med Kommunernes Landsforening har etableret internetportalen www.udbudsportalen.dk, som er et elektronisk videnscenter for udbud og udlicitering. Som en del af det elektroniske videnscenter er der bl.a. adgang til en digital vejledning, hvor det er muligt at finde eksisterende regelgrundlag og vejledninger vedrørende kommunale serviceområder, som vil kunne være relevante at inddrage i forbindelse med udarbejdelsen af udbudspolitikkens enkelte punkter.

3.2.1 Valg af leverandører, kravspecifikationer og betingelser ved udbud

Kravspecifikationer er et vigtigt element i forbindelse med udliciteringer. Det er derfor væsentligt, at kravspecifikationen til det konkrete udbud er formuleret, så det er et fleksibelt redskab, der kan tage højde for ændringer, f.eks. i lovgivningen. Samtidig er kravspecifikationen det naturlige udgangspunkt for dialogen mellem kommunen og den private leverandør.

Kommunalbestyrelsen skal i sin udbudspolitik beskrive, hvilke overordnede retningslinier den har, som skal sikre den nødvendige kvalitet af denne del af udbudsmaterialet.

De overordnede retningslinier for udarbejdelse af kravspecifikationer kan eksempelvis bestå i en præcisering af, hvem der har ansvaret for udarbejdelsen af kravspecifikationen, og hvordan kommunen vil understøtte det konkrete arbejde gennem rådgivning – f.eks. om der afsættes midler til ekstern rådgivning, eller om den ønsker at oparbejde en ekspertise gennem en intern rådgiverfunktion.

I sin udbudspolitik skal kommunen endvidere beskrive, såfremt der er fremtidige generelle betingelser, den stiller i forbindelse med udbud. Eksempelvis kan kommunalbestyrelsen have ønsker om, at der anvendes bestemte udbudsformer, at udliciterede opgaver styres gennem bestemte samarbejdsformer, at kontrakter som udgangspunkt indgås for et bestemt antal år, at der skal indgå konkrete miljøkrav, eller at der stilles bestemte krav i forbindelse med overdragelse af personale mv.

Endelig skal kommunalbestyrelsen beskrive sine generelle krav i forbindelse med valg af leverandører. Kommunalbestyrelsen kan eksempelvis – inden for rammerne af EU’s udbudsdirektiver – have ønsker til hvilke udvælgelseskriterier (ved prækvalifikation) og tildelingskriterier, der anvendes, eller til hvordan sammensætningen af leverandører i kommunen ønskes at være. F.eks. at det er et mål så vidt muligt at give brugerne valgmuligheder ved at have flere alternative leverandører.

Det vil være naturligt, at de overordnede retningslinier for valg af leverandører, kravspecifikationer og betingelser ved udbud kædes sammen med eventuelle andre forhold, som kommunalbestyrelsen ønsker inddraget i det konkrete udbudsmateriale.

3.2.2 Kontrolbud, herunder omkostningskalkulationer

Det er den enkelte kommunalbestyrelse selv, der beslutter, om den ønsker at give kontrolbud på den pågældende opgave.

I udbudspolitikken kan kommunalbestyrelsen derfor redegøre for, om den har en generel politik med hensyn til kommunens afgivelse af kontrolbud, eller om der tages konkret stilling fra sag til sag.

Desuden skal kommunalbestyrelsen fastlægge retningslinier for udarbejdelse af kontrolbud. I disse retningslinier skal det fastlægges hvem, der har ansvaret for udarbejdelsen af kontrolbud, samt hvordan kommunen sikrer, at der ikke deltager nogen, der har medvirket ved udarbejdelsen af kontrolbudet i vurderingen af de indkomne eksterne tilbud.

I den forbindelse kan kommunalbestyrelsen i udbudspolitikken angive, hvordan udarbejdelsen af kontrolbud understøttes, f.eks. om der afsættes midler til inddragelse af faglig ekspertise ved udarbejdelsen af kontrolbudet.

Endelig skal kommunen angive retningslinier for anvendelsen af omkostningskalkulation, der gælder i kommunen, herunder f.eks. om kommunen har udarbejdet særlige regler herom. Formålet hermed er at sikre, at de relevante omkostninger henføres til den relevante aktivitet, således at der sikres sammenlignelighed med private bud.

Det kan oplyses, at Indenrigs- og Sundhedsministeren i Budget- og regnskabssystem for kommuner og amtskommuner (kapitel 9) vil udarbejde en ramme for hvordan omkostningskalkulationer i forbindelse med bl.a. kontrolbud foretages.

3.2.3 Kvalitetsopfølgning

Måden, hvorpå kommunen ønsker at følge op på kvaliteten af varetagelsen af udliciterede opgaver, er et væsentligt element i samarbejdet med dens private leverandører. Som en del af udbudspolitikken skal kommunalbestyrelsen derfor redegøre for eventuelle overordnede retningslinier for kvalitetsopfølgning.

Disse overordnede retningslinier kan eksempelvis tage udgangspunkt i, om kommunalbestyrelsen har opbygget en ramme for samarbejdsformen med de private leverandører, hvori kvalitetsopfølgningen indgår i den løbende dialog, eller mere konkret, om kommunalbestyrelsen har særlige ønsker til, hvordan måling af den oplevede eller målbare kvalitet – hvor det er muligt og hensigtsmæssigt – skal inddrages. Derudover kan det f.eks. indgå, i hvor høj grad leverandørens egenkontrol eller brugerundersøgelser ønskes inddraget i kvalitetsopfølgningen.

3.2.4 Beslutningsproceduren i forbindelse med udbud

Der er ofte fokus på udbudsforløbet i kommunerne. For at sikre, at der for medarbejdere og borgere er klarhed om beslutningsprocessen ved udbud, kan det som en del af udbudspolitikken indgå for det første på hvilke tidspunkter af udbudsprocessen, der vil være en politisk inddragelse, og for det andet hvori inddragelsen normalt består – eksempelvis om der er tale om en orientering eller en beslutning.

Eksempelvis kan det i udbudspolitikken beskrives, hvornår henholdsvis fagudvalg, økonomiudvalg og kommunalbestyrelsen normalt orienteres eller træffer beslutning, før det er muligt at gå videre i udbudsprocessen.

Ligeledes kan det f.eks. indgå, i hvilket omfang det er fagudvalg, der skal komme med indstillinger forud for behandlingen i økonomiudvalg og i kommunalbestyrelsen, eller om det f.eks. er en arbejdsgruppe, der direkte kommer med indstillingerne til økonomiudvalget.

Det skal dog understreges, at der ikke i bekendtgørelsen stilles krav, der går ud over de almindelige kommunalretlige regler til, hvor ofte politiske fagudvalg, økonomiudvalg eller kommunalbestyrelsen skal inddrages i forbindelse med en udbudsproces.

3.2.5 Inddragelse af personalet

I henhold til bestemmelser i overenskomster, generelle aftaler og lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse (lov nr. 111 af 21. marts 1979) kan en kommune have en række forpligtelser i forhold til personalet.

Kommunalbestyrelsen skal i sin udbudspolitik beskrive sine overordnede retningslinier for, hvordan kommunen med udgangspunkt i eksisterende lovgivning, aftaleforhold mv. vil inddrage personalet. Det vil være naturligt, at kommunalbestyrelsen i den forbindelse fastlægger, hvornår personalet skal inddrages, hvordan denne inddragelse skal foregå og hvem, der har ansvaret for tilrettelæggelsen og gennemførelsen af denne inddragelse.

3.2.6 Anvendelse af sociale klausuler

En social klausul er et krav i en udbudskontrakt om, at den, der vinder udbudet, påtager sig en nærmere angivet social forpligtigelse. Målet med sociale klausuler kan dels være at fastholde personer på arbejdsmarkedet og forebygge nedslidning, og dels at integrere personer, der er uden for arbejdsmarkedet.

I udbudspolitikken skal kommunalbestyrelsen redegøre for, om den har en politik med hensyn til anvendelsen af sociale klausuler i forbindelse med udbud, hvor dette er muligt og formålstjenligt. Desuden kan kommunalbestyrelsen angive, hvordan den ønsker at anvende sociale klausuler i forbindelse med udliciteringer. Eksempelvis om den som udgangspunkt ønsker at stille krav til enkeltelementer i tilbudsgivernes personalepolitik – f.eks. oplysninger om sygdomsforebyggende foranstaltninger, og hvordan den praktiserer dette – eller om, at leverandøren skal ansætte et antal personer fra særlige grupper.

Der kan i denne forbindelse som grundlag for overvejelserne bl.a. henvises til vejledningen Sociale klausuler i praksis udgivet af det daværende Erhvervsministerium i september 2000 og hjemmesiden www.socialaftaler.dk, der er udviklet i samarbejde mellem Økonomi- og Erhvervsministeriet og Kommunernes Landsforening.

Kapitel 4

Redegørelse om servicestrategi

Kapitel 4

Redegørelse om servicestrategi

4.1 Indledning

I styrelseslovens § 62, stk. 1, 3. pkt., stilles der krav om, at servicestrategien, herunder udbudspolitikken, skal udformes som en redegørelse , der gøres tilgængelig for kommunens borgere. Bestemmelsen indeholder imidlertid ingen krav til, hvordan redegørelsen skal udformes. Den konkrete udformning vil således kunne tilpasses den enkelte kommunes størrelse, organisation, sædvanlige information til borgerne mv.

Formålet med redegørelsen er at skabe overblik og åbenhed over for kommunens borgere og nuværende og fremtidige leverandører omkring kommunens overvejelser om, hvordan den vil udvikle sin opgavevaretagelse, herunder i hvilket omfang den overvejer at anvende udbud.

Kommunalbestyrelsens servicestrategi kan antage mange former, ligesom detaljeringsgraden kan være forskellig fra kommune til kommune. Den form, som kommunalbestyrelsen vælger at bruge i det interne arbejde med servicestrategien, afgør, om denne samtidig er egnet som eksternt informationsmateriale til borgere og andre.

Indeholder den servicestrategi, som kommunalbestyrelsen har behandlet, f.eks. alene en oversigt over indsatsområder, en arbejdsplan med beskrivelse af initiativer og tidsplan, en oversigt over hvilke områder det overvejes at sende i udbud, samt en udbudspolitik, vil det være naturligt at lade hele servicestrategien indgå i redegørelsen.

Indeholder servicestrategien derimod mere omfangsrige redegørelser eller analyser, vil det formentlig være mere hensigtsmæssigt, at kommunens redegørelse om servicestrategi udformes på en sådan måde, at den er direkte tilgængelig og overskuelig for borgerne.

For at redegørelsen kan være så overskuelig som mulig, bør der i servicestrategien være en direkte sammenhæng mellem indsatsområder og initiativer, der gør det muligt for læserne let at få et overblik over hvilke initiativer, der vil blive anvendt på hvilke indsatsområder og hvornår.

Det skal desuden holdes for øje, at formålet med redegørelsen er at give et overblik over kommunalbestyrelsens overvejelser. Oplysningerne bør derfor give en dækkende og relevant oversigt, der også kan anvendes af private virksomheder i forbindelse med deres overvejelser om at afgive tilbud, herunder gøre det klart, på hvilke områder kommunen vil gøre brug af udbud. Dette kan således også være til støtte for privates overvejelser om afgivelse af tilbud efter § 62 a, i den kommunale styrelseslov.

I kommunens redegørelse om servicestrategi vil det også være muligt for kommunalbestyrelsen at medtage oplysninger om, hvordan opgavevaretagelsen er organiseret i kommunen. Dette vil ligeledes kunne styrke formålet om at tilvejebringe åbenhed over for såvel kommunens borgere som nuværende og fremtidige leverandører, og vil i den forbindelse specielt kunne være et godt grundlag for privates overvejelser om afgivelse af tilbud efter § 62 a, om udfordringsret og kommunens behandling af disse efter § 62 b, stk. 1, nr. 9.

4.2 Offentliggørelse af redegørelsen om servicestrategi

Efter bestemmelsen i § 62 kan kommunalbestyrelsen selv beslutte, hvorledes den vil gøre kommunens servicestrategi, herunder udbudspolitikken, tilgængelig for kommunens beboere og hvordan den i øvrigt skal indgå i kommunalbestyrelsens dialog med borgerne.

Det er imidlertid vigtigt, at servicestrategien efter bestemmelsen i styrelsesloven er rettet til kommunens borgere, og at alle borgere i kommunen således får mulighed for at gøre sig bekendt med og forholde sig til kommunalbestyrelsens overvejelser om udvikling af kvaliteten og effektiviteten i kommunens opgavevaretagelse.

Det vil desuden være en fordel, hvis kommunen i samlet form gør udbudspolitikken tilgængelig i en form, som potentielle leverandører vil kunne gøre brug af i forbindelse med deres overvejelser om afgivelse af tilbud.

Servicestrategien kan fremlægges for kommunens borgere på offentligt tilgængelige steder, f.eks. på biblioteker. Det vil ligeledes være naturligt, at servicestrategien gøres tilgængelig på kommunens hjemmeside. Der kan også oplyses om servicestrategiens indhold eller centrale dele heraf ved annoncering i lokale dagblade og ugeaviser.

Kommunen kan desuden vælge at lade servicestrategien trykke som en særskilt pjece eller inddrage den som led i kommunens orientering om årsbudgettet efter styrelseslovens § 39. Der bør i øvrigt henvises til kommunens udbudspolitik på de steder, hvor kommunen i øvrigt informerer om udbud og udlicitering.

Kapitel 5

Opfølgningsredegørelse

Kapitel 5

Opfølgningsredegørelse

5.1 Indledning

Ifølge styrelseslovens § 62 c, skal kommunalbestyrelsen inden udgangen af 3. kvartal i det år, hvori valg til kommunalbestyrelsen finder sted, afgive en redegørelse om, hvordan kommunalbestyrelsen følger op på servicestrategien og om, hvordan den har behandlet private virksomheders tilbud om at udføre opgaver for kommunen efter § 62 a og § 62 b, stk. 1, nr. 9.

En opfølgningsredegørelse er et supplement til servicestrategien, som skal gøre det muligt at vurdere, hvordan kommunalbestyrelsen med udgangspunkt i servicestrategien i løbet af valgperioden har arbejdet med udviklingen af kvaliteten og effektiviteten i sin opgavevaretagelse. Opfølgningsredegørelsen udgør dermed også et grundlag for den efterfølgende drøftelse af kommunens servicestrategi for den følgende valgperiode.

Formålet med opfølgningsredegørelsen er samtidig at give borgerne et overblik over, hvordan kommunalbestyrelsen har fulgt op på servicestrategien og på den måde arbejdet for at løse sin opgavevaretagelse med så høj en kvalitet og så effektivt som muligt. Endeligt er det et formål med opfølgningsredegørelsen at orientere borgerne om, hvordan kommunalbestyrelsen har behandlet udfordringstilbud, og hvad tilbudene har medført for den kommunale opgavevaretagelse.

Der stilles i bestemmelsen kun krav om, at kommunalbestyrelsen skal udarbejde én opfølgningsredegørelse i valgperioden. Det vil imidlertid stå kommunalbestyrelsen frit for at udarbejde opfølgningsredegørelser oftere. Eksempelvis er det en mulighed, at udarbejde opfølgningsredegørelser i 2. og 3. valgår, med det formål, at gøre status over det hidtidige forløb med servicestrategien samt redegøre for eventuelle ændringer for det fremtidige arbejde i forhold til servicestrategiens oprindelige arbejdsplan.

Opmærksomheden skal dog henledes på, at den opfølgningsredegørelse, der skal være godkendt inden 3. kvartal i valgår, skal indeholde en redegørelse for hele valgperioden jf. nedenfor.

Det er kommunalbestyrelsen selv, der skal godkende opfølgningsredegørelsen, og det er derfor ikke muligt at delegere behandlingen til f.eks. økonomiudvalget, fagudvalg eller den kommunale administration.

5.2 Opfølgningsredegørelsens udformning og indhold

Kommunalbestyrelsen fastlægger selv, hvor detaljeret opfølgningsredegørelsen skal udformes. Da opfølgningsredegørelsen imidlertid er en redegørelse for, hvordan der følges op på kommunens servicestrategi vil det være hensigtsmæssigt, at opfølgningsredegørelsen udformes efter et tilsvarende mønster som redegørelsen for servicestrategien.

Dette kan eksempelvis gøres ved, at opfølgningsredegørelsen behandler de enkelte indsatsområder i samme rækkefølge og på samme måde, som de er behandlet i redegørelsen for servicestrategien. Dette vil muliggøre en direkte sammenligning mellem redegørelsen for servicestrategien og opfølgningsredegørelsen, og dermed opfylde formålet om, at opfølgningsredegørelsen skal give borgerne et overblik over, hvordan kommunalbestyrelsen har fulgt op på servicestrategien.

Opfølgningsredegørelsen skal indeholde følgende elementer

1. en opfølgning på kommunens servicestrategi

2. en redegørelse for udliciterede opgaver

3. en redegørelse for opgavevaretagelsen hvor kommunen efter udbud selv varetager opgaven på grundlag af kontrolbud

4. en redegørelse for kommunalbestyrelsens behandling af tilbud afgivet som følge af udfordringsretten

5.2.1 Opfølgning på kommunens servicestrategi

Det er et hovedformål med opfølgningen på kommunens servicestrategi, at kommunalbestyrelsen gør status over arbejdet med udviklingen af kvalitet og effektivitet. Det kan ske med udgangspunkt i en besvarelse af følgende spørgsmål

– Hvor langt er kommunen kommet med gennemførelsen af sin servicestrategi?

– Har der vist sig behov for ændringer i strategien?

– Hvilke resultater har kommunen opnået i forhold til udvikling af kvaliteten og effektiviteten i opgaveløsningen ved hjælp af disse initiativer?

Opfølgningen kan for det enkelte indsatsområde f.eks. indeholde oplysninger om, hvorvidt de initiativer, det i servicestrategien blev overvejet at tage i anvendelse, er blevet brugt, og om de ønskede mål er opnået.

5.2.2 Redegørelse for udliciterede opgaver

Opfølgningsredegørelsen skal indeholde en redegørelse med oplysninger om, hvilke opgaver kommunen har udliciteret efter udbud i den pågældende valgperiode.

Redegørelsen skal indeholde oplysninger om opgavens art, f.eks. om der er tale om børnepasning, rengøring, praktisk bistand eller lignende

For opgaver, som hidtil har været varetaget af kommunen og som efter udbud er udliciteret i valgperioden og hvis økonomiske omfang overstiger kr. 500.000 om året oplyses desuden om

– opgavens økonomiske omfang opgjort på årsbasis

– den økonomiske udvikling i forhold til situationen før udbud

– hvilken leverandør, der varetager opgaven som følge af udbudet

– hvorvidt kommunen selv har budt på opgaven i form af et kontrolbud

– oplysninger om udviklingen af kvaliteten

– oplysninger om udviklingen i miljømæssige forhold

Kommunalbestyrelsen skal således i redegørelsen oplyse om sin vurdering af udviklingen af kvaliteten for opgaven. Denne vurdering skal gives på baggrund af kommunens kvalitetskontrol, men det er i øvrigt op til kommunalbestyrelsen selv at fastlægge, hvilke oplysninger den vil give. Kommunalbestyrelsen kan herudover vælge at medtage oplysninger om, hvorvidt kvalitetskontrollen har givet anledning til sanktioner eller bemærkninger.

Vedrørende miljømæssige forhold skal kommunen oplyse, om den i kravspecifikationen har stillet miljømæssige krav, og i så fald om de er strammere end de krav, der hidtil har været stillet til opgavevaretagelsen. Har kvalitetskontrollen af den udliciterede opgave givet anledning til bemærkninger vedrørende miljøforhold eller krav om ændring af opgaveløsningen, oplyses ligeledes herom.

5.2.3 Redegørelse for opgavevaretagelsen hvor kommunen efter udbud selv varetager opgaven på grundlag af kontrolbud

Ifølge bekendtgørelsen § 4, nr. 3, skal opfølgningsredegørelsen indeholde en redegørelse for opgavevaretagelsen i de situationer, hvor kommunalbestyrelsen efter et udbud, har valgt fortsat at varetage opgaven selv på grundlag af et kontrolbud.

Redegørelsen om kontrolbud skal indeholde oplysninger om, hvorvidt opgaven i økonomi og indhold bliver varetaget svarende til indholdet i kontrolbudet.

Redegørelsen kan desuden indeholde oplysninger om, hvilken organisationsform der er valgt som følge af kontrolbudet, f.eks. om opgaven bliver kontraktstyret, bliver styret med udgangspunkt i en bestiller-udfører model eller lignende.

5.2.4 Redegørelsen for kommunalbestyrelsens behandling af tilbud afgivet som følge af udfordringsretten

Opfølgningsredegørelsen skal indeholde oplysninger om, hvorvidt kommunalbestyrelsens behandling af tilbud efter § 62 a har medført, at den opgave, som tilbudet omhandler, udføres af andre end kommunen. Hvis dette ikke er tilfældet, skal kommunalbestyrelsen oplyse, hvad årsagen er hertil. Opfølgningsredegørelsen skal endvidere indeholde oplysninger om de tilbud, som kommunalbestyrelsen har behandlet efter § 62 b, stk. 1, nr. 9. Kommunalbestyrelsen er imidlertid ikke forpligtet til at redegøre for de tilbud, som de under henvisning til § 62 b, stk. 1, nr. 1-8, har afvist at træffe beslutning om.

5.3 Offentliggørelse af opfølgningsredegørelsen

Ifølge § 62 c, stk. 1, 3. pkt., skal opfølgningsredegørelsen gøres tilgængelige for kommunens beboere. Styrelsesloven stiller imidlertid ikke bestemte krav til, hvordan informationen skal offentliggøres. Det er således op til den enkelte kommune at finde den fremgangsmåde, som kommunen finder bedst egnet. Det vil dog være naturligt, at opfølgningsredegørelsen gøres offentlig tilgængelig på en måde svarende til, hvad der gælder for offentliggørelse af redegørelsen for servicestrategien jf. kapitel 4.2.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet, den 24. oktober 2002

Lars Løkke Rasmussen

/Søren H. Thomsen

Vejledning om servicestrategi og opfølgningsredegørelse

Forord

Folketinget har den 31. maj 2002 vedtaget lov nr. 373 af 6. juni 2002, om ændring af lov om kommunernes styrelse og lov om ligestilling af kvinder og mænd.

Denne ændring af den kommunale styrelseslov indebærer, at kommunerne inden udgangen af det første år i valgperioden skal udarbejde en servicestrategi for udviklingen af kvalitet og effektivitet i kommunens opgavevaretagelse, herunder fastsættelse af en udbudspolitik. Servicestrategien skal gøres tilgængelig for borgerne i form af en redegørelse, og der skal følges op på servicestrategien i en opfølgningsredegørelse, der udarbejdes inden udgangen af 3. kvartal i det år, hvori der afholdes valg. Endvidere indeholder loven bestemmelser om privates udfordringsret. Endelig flyttes den hidtidige bestemmelse i den kommunale styrelseslovs § 62, stk. 3., om kommunale ligestillingsredegørelser til lov om ligestilling af kvinder og mænd.

Med loven er de hidtidige bestemmelser om serviceredegørelser og udliciteringsredegørelser samtidig ophævet.

Denne vejledning indeholder en beskrivelse af reglerne for udformningen og indholdet af servicestrategien, for indhold og offentliggørelse af redegørelsen om servicestrategien, for indholdet af udbudspolitikken, samt for udformning, indhold og offentliggørelse af opfølgningsredegørelsen. Vejledningen uddyber reglerne og supplerer disse med anbefalinger og forslag til udmøntningen. Det er hermed hensigten, at vejledningen kan tjene som et redskab for kommunerne og amtskommunerne i udarbejdelsen af servicestrategien og opfølgningsredegørelsen.

Regeringen vil i foråret 2003 udarbejde en redegørelse for indholdet af de af kommunerne udarbejdede servicestrategier for perioden. På baggrund af erfaringer og drøftelser herfra vil vejledningen efterfølgende blive udbygget.

Grundlaget for vejledningen er § 62 og § 62 c, i lov om kommunernes styrelse samt bekendtgørelse nr. 881 af 24. oktober 2002 om servicestrategi og opfølgningsredegørelse udstedt i medfør af styrelseslovens § 62 og § 62 c.

Vejledningen indeholder ikke en beskrivelse af reglerne vedrørende privates udfordringsret. Indenrigs- og Sundhedsministeriet vil senere udarbejde en vejledning vedrørende privates udfordringsret efter § 62 a og § 62 b, i den kommunale styrelseslov.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet vil endvidere i Budget- og regnskabssystem for kommuner og amtskommuner (kapitel 9) udarbejde generelle retningslinier for omkostningskalkulationer.