Cirkulære om statslige myndigheders aflevering af elektroniske arkivsystemer til Statens Arkiver\n(til samtlige ministerier)

Bilag 1

Bilag 1

Arkiveringsmodeller

Arkiveringsmodel for e-journaler, EDH- og ESDH-systemer

Ved udløbet af arkivperioden skal der produceres en arkiveringsversion. For EDH- og ESDH-systemer omfatter denne også de elektroniske dokumenter.

Tabellen ARKVER.TAB skal i feltet AflType have værdien A, jf. bilag 7.

Hvis arkivperioderne forudses at være længere end 5 år, skal der træffes særlig aftale med Statens Arkiver om tidspunktet og måden for produktion af arkiveringsversion.

Arkiveringsmodeller for registre

Registre skal afleveres efter én af følgende modeller

Arkiveringsmodel 1 - engangsaflevering

Gælder for registre, hvor der ikke længere rettes i eller tilføjes data.

I ARKVER.TAB skal feltet AflType have værdien 1, jf. bilag 7.

Arkiveringsmodel 2 - fortløbende aflevering

Gælder for registre, der har været periodeopdelt, typisk på årsbasis, og hvor der ikke rettes i eller tilføjes data.

Tabellen ARKVER.TAB skal i feltet AflType have værdien 2, jf. bilag 7.

Arkiveringsmodel 3 - akkumulerende aflevering - øjebliksbillede

Gælder for registre, der ikke kan periodeopdeles, og hvor der i stedet med jævne mellemrum afleveres et øjebliksbillede af hele registret.

Tabellen ARKVER.TAB skal i feltet AflType have værdien 3, jf. bilag 7.

§ 1. Bestemmelserne i dette cirkulære gælder for statslige myndigheder og domstolene.

Stk. 2. Bestemmelserne i dette cirkulære gælder for aflevering af arkiveringsversioner af elektroniske arkivsystemer, herunder databaser, registre, elektroniske journalsystemer, elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystemer (ESDH-systemer) samt elektroniske dokumenthåndteringssystemer (EDH-systemer).

Arkiveringsmodel

Bilag 2

Bilag 2

CD-R

1. CD-R-kvalitet

De nærmere anvisninger for god CD-R-kvalitet fremgår af Statens Arkivers hjemmeside www.sa.dk.

2. Tilladt tegnsæt til navngivnin g af filer og biblioteker

D-characters anvendt i ISO 9660:1988 level 1 (udsnit af DS/ISO 8859-1:1987)

De tilladte tegn fremgår af de hvide felter

§ 2. Arkiveringsversioner skal afleveres med faste mellemrum efter en arkiveringsmodel, som fastsættes af Statens Arkiver, jf. bilag 1.

Afleveringsmedie

Bilag 3

Bilag 3

Afleveringsdokumentation

Administrativ beskrivelse af systemet

Dvs. elektroniske dokumenter som kan belyse

Hvorfor systemet er blevet oprettet. Det kan være fx lov, bekendtgørelse eller cirkulære.

Hvordan systemet er blevet brugt. Det kan fx være eksempel på skema (med vejledning), der indtastes i systemet, administrativ vejledning i brug af systemet, fx journalvejledning eller –instruks, eksempel på udskrift fra systemet fx standardbrev.

Afleveringsbestemmelse

Elektronisk version af Statens Arkivers afleveringsbestemmelse.

Systemdokumentation

Elektroniske dokumenter som kan belyse systemets struktur og funktionalitet. Fx

Brugerhåndbog (kaldes også brugervejledning eller brugermanual), der giver et samlet overblik over systemet og dets funktioner og i detaljer beskriver, hvordan brugeren skal anvende systemet.

Systemdiagrammer som fx ER-diagrammer (Entitets- og relationsdiagrammer).

Skærmbilleder (et udsnit af de væsentligste).

Nogle af disse dokumenter er blevet til i forbindelse med udviklingen af systemet. Statens Arkiver er kun interesseret i dokumenter, som afspejler det færdigudviklede system.

Disse dokumenter skal lagres i TIFF format, som anført i § 5 stk. 4. Hvis dokumenterne ikke indeholder grafik, kan de dog istedet lagres som tekstversion, som anført i § 5, stk. 5.

§ 3. Aflevering af arkiveringsversioner af elektroniske arkivsystemer til Statens Arkiver skal ske på CD-R-medie.

Stk. 2. Enhver arkiveringsversion skal bestå af to sæt af CD-R’er med identisk dataindhold og navngivning, jf. stk.6.

Stk. 3. Disse to sæt af CD-R’er skal

1) stamme fra forskellige produktionsserier, for så vidt der er tale om samme producent, eller

2) stamme fra forskellige producenter.

Stk. 4. CD-R, der anvendes til aflevering, skal være af god kvalitet, jf. bilag 2. CD-R skal brændes efter standarden ISO 9660:1988 level 1, jf. bilag 2. Data skal brændes som én session (singlesession CD-R).

Stk. 5. CD-R emballeres i en klar plastkassette med uigennemsigtig bagside.

Stk. 6. CD-R navngives ved brænding med navn, bestående af 8 cifre, efter Statens Arkivers anvisning. Navnet skal desuden påtrykkes eller påføres hvert sæt af identiske CD-R med vandfast sort farve. Der må ikke anvendes mærkater, labels mv.

Afleveringsdokumentation

Bilag 4

Bilag 4

Tegnsæt DS/ISO 8859-1:1987 (Latin 1)

De tilladte tegn fremgår af de hvide felter.

Metadata og tekstversioner af dokumenter må desuden indeholde tegnene/styrekoderne CR, LF og TAB. Følgende byteværdier (decimalværdier) skal benyttes til disse kontroltegn

CR

LF

TAB

13

10

09

§ 4. Enhver arkiveringsversion skal indeholde generel information om det elektroniske arkivsystem, jf. bilag 3.

Arkiveringsversion

Bilag 5

Bilag 5

Datatyper

Talrepræsentation skal følge ISO standard 6093:1985, "Information processing - Representation of numerical values in character strings for information interchange".

Dato, time og timestamp repræsentationen skal følge DS/ISO standard 8601:1993, "Dataelementer og udvekslingsformater - Informationsudveksling - Angivelse af dato og tid".

Repræsen-tation

Navn

Kort beskrivelse

NUM

Heltal

Repræsentation af et heltal med eller uden fortegn i henhold til DS/ISO 6093:1985 (NR1) standard.

REAL

Decimaltal

Repræsentation af et decimaltal med eller uden fortegn i henhold til DS/ISO 6093:1985 (NR2) standard.

EXP

Eksponentiel tal

Repræsentation af et decimaltal i eksponentiel form i henhold til DS/ISO 6093:1985 (NR3) standard.

STRING

Tekststreng

En streng er en sammenhængende følge af tegn, hvor et tegn er defineret i henhold til ISO 8859-1:1987 standard. (se bilag 4)

DATE

Kalender dato

Angivelse af kalender dato i henhold til DS/ISO 8601:1993 standard.

TIME

Tidsstempel

Angivelse af tidspunkt i henhold til DS/ISO 8601:1993 standard.

TIMESTAMP

Tidsstempel

Angivelse af dato og tidspunkt i henhold til DS/ISO 8601:1993 standard.

NUM

Heltalstype er defineret efter NR1 fra ISO 6093:1985 standarden.

NUM

::=

NR1

NR1

::=

{mellemrum} | ( {mellemrum} [fortegn] ciffer) {ciffer} )

mellemrum

::=

SPACE

ciffer

::=

"0" | "1" | "2" | "3" | "4" | "5" | "6" | "7" | "8" | "9"

fortegn

::=

"+" | "-"

REAL

Decimaltalstype er defineret efter NR2 ISO 6093:1985 standarden.

REAL

::=

NR2

NR2

::=

fortegnsløs-NR2 | fortegns-NR2

fortegnsløs-NR2

::=

{mellemrum} ciffer {ciffer} decimalmærke {ciffer} | {mellemrum} {ciffer} decimalmærke ciffer {ciffer}

fortegns-NR2

::=

{mellemrum} [fortegn] ciffer {ciffer} decimalmærke {ciffer} | {mellemrum} [fortegn] {ciffer} decimalmærke ciffer {ciffer}

mellemrum

::=

SPACE

ciffer

::=

"0" | "1" | "2" | "3" | "4" | "5" | "6" | "7" | "8" | "9"

decimalmærke

::=

"," | "."

fortegn

::=

"+" | "-"

EXP

Decimaltalstype er defineret efter NR3 fra ISO 6093:1985 standarden for eksponentiel notation.

EXP

::=

NR3

NR3

::=

fortegnsløs-NR3 | fortegns-NR3

fortegnsløs-NR3

::=

{mellemrum} mantisse eksponent-markering karakteristika

fortegns-NR3

::=

{mellemrum} [fortegn] mantisse eksponent-markering karakteristika

mantisse

::=

(ciffer {ciffer} decimaltegn {ciffer}) | ({ciffer} decimaltegn ciffer {ciffer})

karakteristika

::=

[fortegn] ciffer {ciffer}

mellemrum

::=

SPACE

ciffer

::=

"0" | "1" | "2" | "3" | "4" | "5" | "6" | "7" | "8" | "9"

fortegn

::=

"+" | "-"

decimaltegn

::=

"," | "."

eksponent-markering

::=

"E" | "e"

STRING

En streng er en sammenhængende følge af tegn, hvor tegnene er defineret i henhold til standarden ISO 8859-1:1987, "Information processing - 8-bit single-byte coded graphic character sets - Part 1: Latin alphabet No. 1". Teksten skal være venstrestillet

DATE

Kalenderdato angives i henhold til DS/ISO 8601:1993 standarden som følger

DATE

::=

CC YY MM DD

CC

::=

ciffer ciffer

YY

::=

ciffer ciffer

MM

::=

ciffer ciffer

DD

::=

ciffer ciffer

ciffer

::=

"0" | "1" | "2" | "3" | "4" | "5" | "6" | "7" | "8" | "9"

CCYYMMDD (hvor CC = århundrede, YY = år, MM = måned og DD = dag.)

TIME

Time angives i henhold til DS/ISO 8601:1993 standarden som følger

TIME

::=

HH MM SS KOMMA BRØKDEL

HH

::=

ciffer ciffer

MM

::=

ciffer ciffer

SS

::=

ciffer ciffer

KOMMA

::=

”,”

BRØKDEL

::=

ciffer {ciffer}

ciffer

::=

"0" | "1" | "2" | "3" | "4" | "5" | "6" | "7" | "8" | "9"

HHMMSS,S (Hvor HH=timer, MM=minutter, SS=sekunder, adskilt af ”,” (komma), S=tiendedele sekunder).

TIMESTAMP

Timestamp angives i henhold til DS/ISO 8601:1993 standarden som følger

TIMESTAMP

::=

DATE SEPARATOR TIME

DATE

::=

Se EBNF for DATE

SEPARATOR

::=

”T”

TIME

::=

Se EBNF for TIME

CCYYMMDDTHHMMSS (Hvor CC=århundrede,YY=år, MM=måned, DD=dag, adskilt af “T”, HH=timer, MM=minutter og SS=sekunder.)

EBNF-syntaks for datatyper

::=

defineret som.

( )

angiver en gruppering som skal udføres samlet.

[ ]

angiver mulighed (0 eller 1).

{ }

angiver mulig gentagelse (0 eller flere).

|

angiver et valg (enten eller).

§ 5. Elektroniske arkivsystemer skal konverteres til systemuafhængige arkiveringsversioner i forbindelse med aflevering.

Stk. 2. Arkiveringsversionens tabeller og metadata skal benytte tegnsættet ifølge standarden ISO 8859-1:1987, Latin 1, jf. bilag 4

Stk. 3. Arkiveringsversionens tabeller skal beskrives med datatyper som anført i standarden ISO 6093:1985 for datatyperne num, real, string og exp og som anført i standarden ISO 8601:1993 for datatyperne date, time og timestamp, jf. bilag 5.

Stk. 4. Elektroniske dokumenter skal lagres i det grafiske bitmapformat TIFF, version 6.0, jf. bilag 6.

Stk. 5. Egenproducerede og indkomne OCR-behandlede dokumenter skal, udover det i stk. 4 nævnte, lagres i en tekstversion efter standarden ISO 8859-1:1987, Latin 1, jf. bilag 4.

Stk. 6. Lyd-sekvenser skal lagres efter standarden MP3 ISO 11172-3, jf. bilag 6. Videosekvenser skal lagres efter standarden MPEG2 ISO 13818-2, jf. bilag 6.

Bilag 6

Bilag 6

Formater for lagring af grafiske dokumenter, lyd og video

Grafisk repræsentation af dokumenter

Det gældende standardformat for dokumenter, er det grafiske bitmapformat TIFF version 6.0 baseline, komprimeret med LZW eller CCITT/TSS (gruppe 4 fax).

Sort/hvide dokumenter kan gemmes som

Single page LZW

Single page CCITT/TSS grp. 4

Multiple page CCITT/TSS grp. 4

Dokumenter med gråtoner eller farver skal altid gemmes som

Single page LZW

Lyd og video

I forbindelse med generering af arkiveringsversion må der ikke ske en kvalitetsmæssig forringelse af lyd- eller video-formatet.

Det gældende standardformat for lyd-sekvenser er MP3 DS/EN ISO/IEC 11172-3.

Det gældende standardformat for video-sekvenser er MPEG-2 DS/EN ISO/IEC 13818-2

§ 6. I enhver arkiveringsversion skal indgå følgende

1) hjælpetabeller

2) generel information

3) metadata

4) arkivsystemets tabeller

5) for så vidt angår EDH- og ESDH-systemer, dokumenter.

De enkelte dele skal navngives, placeres og lagres efter bestemmelserne i §§ 7-12, jf. i øvrigt anvisningerne i bilag 7.

Bilag 7

Bilag 7

Lagring, placering og navngivning af filer

Generelt om navngivning af filer og biblioteker, jf. bilag 2.

Filnavne må højst være på 8 tegn med et suffix (ekstension) på højst 3 tegn (DOS-navngivning).

Biblioteksnavne må højst være 8 tegn lange.

Placering og navngivning af hjælpetabeller

Arkiveringsversionens hjælpetabeller skal - med undtagelse af ARKVER.TAB - altid ligge på første CD-R, og placeres i arkiveringsversionens rodbibliotek navngivet med unikt arkiveringsversionsnr.

Hjælpetabeller skal lagres med fast feltlængde og benytte datatyper, som angivet i § 5, stk. 3, samt overholde tegnsætstandarden, jf. § 5, stk. 2.

Registrering af arkiveringsversion

I roden på ethvert elektronisk medie, som afleveres til Statens Arkiver, skal der ligge en tabel - ARKVER.TAB - som angiver hvilken eller hvilke arkiveringsversion(er), der ligger på det pågældende medie.

ARKVER.TAB skal bestå af følgende 7 kolonner (kolonnens bredde er angivet i parentes)

ArkivID(8)

AflType(1)

MedieID(8)

TidligereAfl (8)

Systemnavn (256)

Startdato(8)

Slutdato(8)

Arkiveringsversionsnr. på den eller de arkiveringsversioner, som dette medie rummer.

Kode, som angiver arkiverings-type: A, 1, 2, eller 3

Unikt navn på det medie, som rummer arkiveringsversionens metadata og hjælpetabeller. Danner “indgang” til arkiverings-versionen.

Arkiveringsversionsnr. på tidligere aflevering.

Det officielle navn på systemet, hvor alle forkortelser er opløst.

Startdato for de afleverede data.

Format

ccyymmdd

Slutdato for de afleverede data.

Format

ccyymmdd

Placering og navngivning af arkiveringsversionens rodbibliotek

Arkiveringsversionens forskellige elementer skal gemmes i rodbibliotek(er) navngivet med et unikt arkiveringsversionsnr., som vil blive udleveret forud for afleveringstidspunktet.

Kravet om lagring i bibliotek navngivet efter arkiveringsversionsnr. gælder også for arkiveringsversioner, som fylder mere end én CD-R.

Generering af hjælpetabel om arkivskaber

Der skal skabes en hjælpetabel (SKABER.TAB), som skal indeholde navnene på arkivskabere, samt start og slutdato for, hvornår hver enkelt arkivskaber er startet og sluttet med at taste data ind i systemet.

SKABER.TAB skal bestå af følgende 3 kolonner (fast længde på kolonne angivet i parentes)

Skaber(256)

Startdato(8)

Slutdato(8)

Navn på alle selvstændige myndigheder, som har indtastet data i systemet. Hvis en myndigheds organisatoriske enheder ikke alle har brugt systemet eller ikke har taget systemet i brug på én gang, anføres de relevante organisatoriske enheder som arkivskabere. En organisatorisk enhed kan være en sektion, et kontor, en afdeling eller lignende.

Det tidspunkt, hvor arkivskaberen er begyndt at taste data ind i systemet.

Format: ccyymmdd

Det tidspunkt hvor arkivskaberen er ophørt med at taste data ind i systemet.

Format: ccyymmdd

Placering og navngivning af generelle informationer

Arkiveringsversionens generelle informationer skal placeres i biblioteker (på samme niveau) i arkiveringsversionens rodbibliotek. Det er op til myndigheden selv at navngive biblioteker med generelle informationer. Disse bibliotekers navne og indhold skal registreres i GENINFO.TAB

GENINFO.TAB skal bestå af følgende 3 kolonner (fast længde på kolonne angivet i parentes)

MedieID(8)

DokBib(8)

Beskrivelse(256)

Unikt navn på det medie, hvorpå biblioteket ligger.

Navn på det bibliotek, der rummer det pågældende dokument.

Beskrivelse af hvert enkelt dokument med generel information.

Hvert bibliotek må kun indeholde ét dokument.

Hvis et dokument er lagret som en multiplepage TIFF-fil eller én enkelt single page TIFF-fil, kan myndigheden selv bestemme navnet på filen. Der skal dog altid anvendes ekstension TIF.

Hvis et dokument består af mere end én singlepage TIFF-fil, skal filerne navngives med fortløbende nummerering samt ekstensionTIF. Eks: 00000001.TIF, 00000002.TIF osv.

Hvis et dokument er lagret som tekstversion, kan myndigheden selv bestemme navnet på filen. Der skal dog altid anvendes ekstension TXT .

Placering og navngivning af arkivsystemets tabeller

Arkivsystemets tabeller skal placeres i et rodbibliotek navngivet med unikt arkiveringsversionsnr.

Filnavnenes ekstension skal være ARK.

Myndigheden kan selv bestemme navnene på arkivsystemets tabeller.

Placering og navngivning af metadata

Metadatafilen skal placeres i arkiveringsversionens rodbibliotek på første CD-R.

Metadatafilen, som beskriver arkiveringsversionens tabeller samt deres relationer, skal navngives med det unikke arkiveringsversionsnr. med ekstension XML .

TIFF-dokumenters placering og navngivning (kun EDH- og ESDH-systemer)

Et dokuments TIFF filer (en eller flere) navngives fortløbende med ekstension TIF.

TIFF-filerne lægges i et dokumentbibliotek, som navngives efter dokumentets dokumentID.

Dokumentbibliotekerne placeres i et eller flere dokumentsamlingsbiblioteker.

Dokumentsamlingsbibliotekerne navngives entydigt inden for hele arkiveringsversionen og placeres i arkiveringsversionens rodbibliotek.

Der må højst ligge 5000 dokumentbiblioteker i hvert dokumentsamlingsbibliotek.

Der skal skabes en hjælpetabel (DOKMAP.TAB) , som danner forbindelsen mellem hvert dokument og dets placering på de lagringsmedier, som afleveres til Statens Arkiver.

DOKMAP.TAB skal bestå af følgende 3 kolonner (kolonnens bredde er angivet i parentes)

DokID(8)

MedieID(8)

UnderDir(8)

Navn eller id, som entydigt udpeger det enkelte dokument.

Navn på det lagringsmedie, som dokumenterne rent faktisk ligger på.

Underbibliotek, som dokumenterne ligger i.

Placering og navngivning af tekstversioner af dokumenter

Tekstudgaver af dokumenter skal placeres i bibliotek(er) med navnet TXTVER.

Disse tekstudgaver skal navngives efter de dokumenter de er skabt ud fra (samme navn som dokumentbiblioteket).

Ekstension TXT skal benyttes.

Registrering af arkiveringsversionens filer

Samtlige tabeller, der indgår i arkiveringsversionen, incl. hjælpetabellerne GENINFO.TAB, SKABER.TAB og DOKMAP.TAB, samt metadatafilen, skal registreres i hjælpetabellen FILMAP.TAB.

Biblioteker med tekstversioner af dokumenter skal ligeledes registreres i FILMAP.TAB, og skal altid navngives TXTVER.

Denne tabel skal altid placeres på arkiveringsversionens første CD-R.

FILMAP.TAB skal bestå af følgende 2 kolonner (kolonnens bredde er angivet i parentes)

Fil(12)

MedieID(8)

Fil- eller biblioteksnavn

Unikt navn på det medie, hvorpå filen eller biblioteket ligger.

Tabeller over flere CD-R

Det er tilladt at opdele tabeller således, at de ligger over flere CD-R, hvis følgende overholdes

Opdeling af tabelfiler skal ske ved afslutningen af en post, og de opdelte filer navngives fortløbende med ekstension 001, 002, 003 etc.

Filerne skal registreres i hjælpetabellen FILMAP.TAB

Filerne skal placeres i et rodbibliotek(er) navngivet med unikt arkiveringsversionsnr.

Metadatafilen som beskriver tabeller og relationer, hjælpetabeller og de enkelte dokumentfiler (f.eks. en TIFF-fil), må ikke opdeles.

Dokumentfiler over flere CD-R

Dokumenter kan fordeles på flere CD-R, hvis deres placering registreres i hjælpetabellen DOKMAP.TAB og i øvrigt overholder krav til filstruktur.

Biblioteker med tekstudgaver af dokumenter kan fordeles på flere CD-R, hvis disse registreres i hjælpetabellen FILMAP.TAB, navngives TXTVER og i øvrigt overholder krav til filstruktur.

Illustration af arkiveringsversionens biblioteks- og filstruktur

§ 7. Den enkelte tabel i en arkiveringsversion lagres på én af følgende måder

1) med fast længde på felter uden separatortegn af nogen art, idet længden angives i metadata, jf. bilag 9 eller

2) med variabel længde på felter, idet længden af felter angives i en header og headerens længde angives i metadata jf. bilag 9.

Stk. 2. Inden for den enkelte tabel må kun én af de i stk. 1 angivne former anvendes.

Stk. 3. Feltlængden må ikke overstige 2048 tegn, jf. bilag 8.

Bilag 8

Bilag 8

Feltlængde

Hvis et felt er længere end 2048 tegn, betragtes feltet som et dokument og skal derfor registreres og lagres som et selvstændigt dokument.

Hvis et felt, som overstiger 2048 tegn, udelukkende består af klartekst, er det tilladt at opdele det lange felt i flere på hinanden følgende felter, når der skal skabes en arkiveringsversion.

§ 8. En arkiveringsversion må ikke indeholde krypteret information.

Bilag 9

Bilag 9

Metadata

Metadata skal overholde standarden for XML version 1.0 og den notation, som beskrives med metasproget EBNF, jf. figur 1. SQL-søgestier skal være opmærket i metadata for e-journaler, EDH- og ESDH-systemer, jf. § 10.

Figur 1. EBNF for metadata

::=

defineret som.

( )

angiver en gruppering som skal udføres samlet.

[ ]

angiver mulighed (0 eller 1).

{ }

angiver mulig gentagelse (0 eller flere).

|

angiver et valg (enten eller).

!!

angiver en beskrivende forklaring på alm. dansk.

DATABASE::=

HOVED TABEL {TABEL} {SAQ} “</arkiveringsversion>”

HOVED::=

”<?xml version=»1.0« encoding=»ISO-8859-1«?>

<arkiveringsversion xmlns=»SA_metadata« xmlns:xsi=»http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance« xsi:schemaLocation=»SA_metadata sa_md_11.xsd« sa_version=»1.1»> ”

TABEL::=

“<tabel>” TABELTITEL POSTTYPE TABELINDHOLD TABELINFORMATION “</tabel>”

TABELTITEL::=

“<titel>” (D-TEGN) {D-TEGN} “</titel>”

TITEL::=

“<titel>” (BOGSTAV | CIFFER) {BOGSTAV | CIFFER | ”_”} “</titel>”

BOGSTAV::=

”A” | ”B” | ... | ”Z” | ”a” | ”b” | ... | ”z”

CIFFER::=

“0” | “1” | ”2” | ”3” | ”4” | ”5” | ”6” | ”7” | ”8” | ”9”

POSTTYPE::=

“<posttype>” (“fast” | “variabel”) “</posttype>”

TABELINDHOLD::=

FELTDEFINITION | NØGLEDEFINITION | KODEDEFINITION

{FELTDEFINITION | NØGLEDEFINITION | KODEDEFINITION}

FELTDEFINITION::=

“<feltdef>” TITEL DATATYPE FELTBREDDE FELTINFORMATION [FELTFUNKTION] “</feltdef>”

DATATYPE::=

“<datatype>” (“num” | “real” | “exp” | “string” | “date” | “time” | “timestamp”) “</datatype>”

FELTBREDDE::=

“<bredde>” CIFFER {CIFFER} “</bredde>”

FELTINFORMATION::=

“<feltinfo>” TEGN {TEGN} “</feltinfo>”

TEGN::=

!! se bilag 4 – DS/ISO 8859-1:1987

D-TEGN::=

!! se bilag 2 – D-characters i ISO 9660:1988 level 1

FELTFUNKTION::=

“<feltfunk>” (“sagsidentifikation” | “lagringsform” | “dokumentidentifikation” | “sagstitel” | “afleveret” | “dokumenttitel” | “dokumentdato” | “afsender/modtager” | “myndighedsidentifikation”)“</feltfunk>”

NØGLEDEFINITION::=

PRIMÆRNØGLE | FREMMEDNØGLE

PRIMÆRNØGLE::=

“<pn>” ORDNETLISTE “</pn>”

ORDNETLISTE::=

TITEL {TITEL}

FREMMEDNØGLE::=

“<fn>” ORDNETLISTE RELATION KARDINALITET KARDINALITET “</fn>”

RELATION::=

“<fremmedtabel>” TABELTITEL ORDNETLISTE “</fremmedtabel>”

KARDINALITET::=

“<kardinalitet>” (CIFFER | “m”) “</kardinalitet>”

KODEDEFINITION::=

“<kodedef>” TITEL KODE KODE {KODE KODE } “</kodedef>”

KODE::=

“<kode>” TEGN {TEGN} “</kode>“

TABELINFORMATION::=

“<tabelinfo>” TEGN {TEGN} “</tabelinfo>”

SAQ::=

“<saq>” SAQINFORMATION SAQDATA »</saq>«

SAQINFORMATION::=

“<saqinfo>” TEGN {TEGN} “</saqinfo>”

SAQDATA::=

“<saqdata>” SAQDEFINITION »</saqdata>«

SAQDEFINITION::=

se særskilt EBNF for SAQDEFINITION

Specifikation og præcisering af EBNF for metadata

Det yderste niveau af anførselstegn “ ” skal ikke med i metadata. De angiver tekst, som skal skrives uden fortolkning, herunder anførselstegn inden for det yderste niveau.

Da tabelnavn bruges til at angive første del af filnavn efter ISO 9660:1988 level 1, må det kun fylde 8 tegn.

Produktionen ORDNETLISTE forudsætter en entydig ordning.

Hvis der er tale om sammensatte nøgler, skal rækkefølgen af felttitler i <pn> og <fn> være identiske.

Bemærk, at af hensyn til XML må tegnet ”<” udelukkende benyttes til opmærkning. Tegnet ”<” forstået som ”mindre end” inden for en opmærkning skal repræsenteres som ”&lt;”

Tilsvarende må tegnet ”&” forstået som ’og’ ikke benyttes, men skal repræsenteres som ”&amp;”.

Af hensyn til XML-standarden er det tilladt at benytte følgende alternative repræsentationer i den opmærkede tekst.

Tegn

Repræsentation

>

&gt;

'

&apos;

«

&quot;

Metadata for koder (kodedefinition)

Når værdierne i et felt er en kode, som repræsentation for en fast og entydig værdi, skal koderne forklares. Det skal ske ved at benytte kodemarkeringen <kodedef> . Bla Blanktegn må ikke bruges til kodedefinition.

Opmærkning af særlige oplysninger (feltfunktion)

For elektroniske arkivsystemer med dokumenter skal felter, der indeholder særlige informationer, opmærkes. Disse særlige informationer skal identificeres via feltet Feltfunktion i metadata, jf. figur 2 og 3. De særlige oplysninger, der er angivet i figur 4, skal opmærkes i det omfang, at de er registreret i systemet. Hvis oplysningerne i figur 4 ikke findes registreret i systemet, skal der i forbindelse med afleveringen aftales eventuelle alternative opmærkninger, der sikrer identifikation af sagligt sammenhørende dokumenter, jf. gældende bestemmelser herom.

Figur 2. Identifikation af faste oplysninger i elektroniske journal-, EDH- og ESDH-systemer, der deles af flere myndigheder

Oplysning

Beskrivelse

Værdi

Myndighedsidentifikation

Bruges til at angive det/de felter i arkivsystemet, som indeholder oplysninger om hvilken myndighed, der har registreret sagen eller dokumentet.

Figur 3. Identifikation af faste oplysninger i EDH- og ESDH-systemer

Oplysning

Beskrivelse

Værdi

Dokumentidentifikation

Bruges til at angive det/de felter i arkivsystemet, som beskriver dokumenternes entydige identifikation

Lagringsform

Bruges til at angive det/de felter i arkivsystemet, som beskriver, om dokumentet er lagret elektronisk, på papir eller delvist på papir.

Elektronisk = 1, papir = 2, delvist på papir = 3

Hvis nedenstående oplysninger kan identificeres i det pågældende system, skal disse opmærkes.

Figur 4. Identifikation af oplysninger i elektroniske journal-, EDH- og ESDH-systemer

Oplysning

Beskrivelse

Værdi

Sagsidentifikation

Bruges til at angive det/de felter i arkivsystemet, som beskriver sagernes entydige identifikation i arkiveringsversionen.

Sagstitel

Bruges til at angive det/de felter i arkivsystemet, som indeholder sagernes titler.

Dokumenttitel

Bruges til at angive det/de felter i arkivsystemet, som indeholder dokumenternes titler/beskrivelser.

Dokumentdato

Bruges til at angive det/de felter i arkivsystemet, som indeholder oplysninger om et dokuments modtagelses-, afsendelses- eller registreringsdato.

Afsender/modtager

Bruges til at angive det/de felter i arkivsystemet, som indeholder oplysninger om et dokuments afsender eller modtager.

§ 9. En arkiveringsversion må ikke indeholde komprimeret information, jf. dog stk. 2.

Stk. 2. Dokumenter, der lagres i TIFF, skal komprimeres, jf. anvisninger i bilag 6.

Bilag 10

Bilag 10

Søgestier for e-journaler og ESDH-systemer

Ud fra myndighedens anvendelse af systemet skal der for de 1-10 mest anvendte søgninger (eller tilsvarende indgange til data) dannes en række forespørgsler i SQL tilpasset arkiveringsversionens tabeller. Disse SQL-søgestier skal angives i metadata.

Til forespørgslerne i SQL anvendes et uddrag af standarden SQL‑92 ('Information technology ‑ Database languages ‑ SQL') ‑ ISO/IEC 9075:1992 (E). Jf. figur 1 Metadata EBNF for SQL-søgestier'.

Fordansket EBNF tilpasset XML version 1.0 til uddrag af SQL-92 med dækning af kommandoerne CREATE TABLE, INSERT, SELECT, og DROP TABLE; herefter forkortet til SA-SQL-92-EBNF.

::=

defineret som.

STORE BOGSTAVER

angiver et reserveret ord i SQL.

{ }

angiver en gruppering.

[ ]

angiver valgfrie ord eller sætninger i en definition.

|

angivet et valg mellem ord eller sætninger i en definition.

...

angiver ord eller sætning som kan gentages. Placeres lige efter det, som kan gentages.

!!

angiver en beskrivende forklaring på alm. dansk.

Figur 1. SA-SQL-92-EBNF

adskiller ::=

{kommentar|mellemrum|nylinie}

boolskfaktor ::=

[NOT] boolsktest

boolskprimær ::=

udsagn | (søgebetingelse)

boolskterm ::=

boolsfaktor | boolskterm AND boolskfaktor

boolsktest ::=

boolskprimær [ IS [NOT] sandværdi ]

ciffer ::=

0|1|2|3|4|5|6|7|8|9

dagsværdi ::=

fortegnsløstheltal !! formen DD anvendes

datatype ::=

CHAR [(længde)] | VARCHAR (længde) | DECIMAL [( præcision [, scale ] ) ]

| FLOAT [ ( præcision) ] | INTEGER | DATE

datoliteral ::=

DATE 'datoværdi'

datotidfaktor ::=

datotidprimær

datotidliteral ::=

datoliteral

datotidprimær ::=

værdiudtrykprimær|datotidværdifunktion

datotidterm ::=

datotidfaktor

datotidværdifunktion ::=

!! funktionerne CURRENT_DATE, CURRENT_TIME, CURRENT_TIMESTAMP

datotidværdiudtryk ::=

datotidterm

datoværdi ::=

årværdi-månedsværdi-dagsværdi

eksaktnumeriskliteral ::=

fortegnsløstheltal [.[fortegnsløstheltal]] | .fortegnsløstheltal

eksponent ::=

fortegnsheltal

enkeltlatinsktegn ::=

enkeltlatinsktegnstor|enkeltlatinsktegnlille

enkeltlatinsktegnlille ::=

a|b|c|d|e|f|g|h|i|j|k|l|m|n|o|p|q|r|s|t|u|v|w|x|y|z

enkeltlatinsktegnstor ::=

A|B|C|D|E|F|G|H|I|J|K|L|M|N|O|P|Q|R|S|T|U|V|W|X|Y|Z

faktor ::=

{+|-} numeriskprimær

findesudsagn ::=

EXISTS tabelunderforespørgsel

forbindelsesbetingelse ::=

ON søgebetingelse

forbindelsesspecifikation ::=

forbindelsesbetingelse|navngivetkolonneforbindelse

forbindelsestype ::=

INNER | {{LEFT|RIGHT|FULL} [OUTER]} | UNION

forbundettabel ::=

krydsforbindelse|mængdeforbindelse|(forbundettabel)

forespørgselsprimær ::=

ikkeforbundetforespørgselsprimær |forbundettabel

forespørgselsspecifikation ::=

SELECT [sætmængde] udvælgelsesliste tabeludtryk

forespørgselsterm ::=

ikkeforbundetforespørgselsterm|forbundettabel

forespørgselsudtryk ::=

ikkeforbundetforespørgselsudtryk| forbundettabel

fortegnsheltal ::=

{+ | -} ciffer

fortegnsløsliteral ::=

fortegnsløsnumeriskliteral | generelliteral

fortegnsløsnumeriskliteral ::=

eksaktnumeriskliteral | omtrentlignumeriskliteral

fortegnsløstheltal ::=

ciffer...

fortegnsløsværdiangivelse ::=

fortegnsløsliteral

frasætning ::=

FROM tabelrefence [{, tabelreference}...]

generelliteral ::=

tegnstrengsliteral | datotidliteral !! NB, se bemærkning om tegnsæt

generelsætfunktion:=

sætfunktiontype ( [sætmængde] værdiudtryk)

gruppersætning ::=

GROUP BY kolonnereference [{,kolonnereference}...]

havendesætning ::=

HAVING søgebetingelse

hvorsætning ::=

WHERE søgebetingelse

ikkeforbundetforespørgselsudtryk ::=

ikkeforbundetforespørgselsterm | forespørgselsudtryk {UNION|EXCEPT} [ALL] [tilsvarendespec] forespørgselsterm

ikkeforbundetforespørgselsprimær ::=

simpeltabel | (ikkeforbundetforespørgselsudtryk )

ikkeforbundetforespørgselsterm ::=

ikkeforbundetforespørgselsprimær |forespørgselsterm INTERSECT [ALL] [tilsvarendespec] forespørgselsprimær

indsættelseskommando ::=

INSERT INTO tabelnavn [ (kolonnenavnliste)] tabelværdiskaber

iudsagn ::=

rækkeværdiskaber [NOT] IN iudsagnværdi

iudsagnværdi ::=

tabelunderforespørgsel | (iværdiliste)

iværdiliste ::=

værdiudtryk {,værdiudtryk}...

kolonnedefinition ::=

kolonnenavn datatype

kolonnenavn ::=

!! lovligt navn for en kolonne -bør højst være på 18 tegn

kolonnenavnliste ::=

kolonnenavn [{,kolonnenavn}...]

kolonnereference ::=

[{tabelnavn|modstykkenavn}.]kolonnenavn

kommentar ::=

--[-...] [ tegn| ' ] nylinie

krydsforbindelse ::=

tabelreference CROSS JOIN tabelreference

lignendeudsagn ::=

tegnværdiudtryk [NOT] LIKE tegnværdiudtryk [ESCAPE tegnværdiudtryk]

længde ::=

fortegnsløstheltal

mantisse ::=

eksaktnumeriskliteral

mellemrum ::=

!! mellemrumstegn i det anvendes tegnsæt - her ISO 8859-1

mellemudsagn ::=

rækkeværdiskaber [NOT] BETWEEN rækkeværdiskaber AND rækkeværdiskaber

modstykkenavn ::=

!! lovligt alias for en tabel - bør højst være på 18 tegn

mængdeforbindelse ::=

tabelreference [NATURAL] [forbindelsestype] JOIN tabelreference [forbindelsesspecifikation]

mængdesammenligningsudtryk ::=

rækkeværdiskaber {= | != | &lt; | > | &lt; = | &lt; > | >= } ALL | {ANY | SOME} tabelunderforespørgsel

månedsværdi ::=

fortegnsløstheltal !! formen MM anvendes

navngivetkolonneforbindelse ::=

USING (kolonnenavnliste)

normalangivelse ::=

DEFAULT

nulangivelse ::=

NULL

nuludsagn ::=

rækkeværdiskaber IS [NOT] NULL

numeriskprimær ::=

værdiudtrykprimær | numeriskværdifunktion

numeriskværdifunktion ::=

!! funktionerne POSITION IN , EXTRACT, CHAR_LENGTH

numeriskværdiudtryk ::=

term | {numeriskværdiudtryk {+|-} term }

nylinie ::=

nyliniekode - her byteværdi 10

omtrentlignumeriskliteral ::=

mantisse E eksponent

præcision ::=

fortegnsløstheltal

rækkeunderforespørgsel ::=

underforespørgsel

rækkeværdiskaber ::=

rækkeværdiskaberelement | ( rækkeværdiskaberliste) | rækkeunderforespørgsel

rækkeværdiskaberelement ::=

værdiudtryk | nulangivelse| normalangivelse

rækkeværdskaberliste ::=

rækkeværdiskaberelement [ {,rækkeværdiskaberelement}...]

sammenlignudsagn ::=

rækkeværdiskaber {= | != | &lt; | > | &lt; = | &lt; > | > = } rækkeværdiskaber

sammenlægning ::=

tegnværdiudtryk sammenlægningssymbol tegnfaktor

sammenlægningssymbol ::=

|| !! konflikt med det anvendte <eller> tegn i denne EBNF

sandværdi ::=

TRUE | FALSE | UNKNOWN

saqdefinition ::=

tabeloprettelseskommando indsættelseskommando forespørgelsesspecifikation tabelslettelsesudtryk

scale ::=

fortegnsløstheltal

simpeltabel ::=

forespørgselsspecifikation| tabelværdiskaber|udtrykttabel

skalarunderforespørgsel ::=

underforespørgsel

SQL-sprog-tegn ::=

enkeltlatinsktegn | ciffer | SQLspecialtegn

SQLspecialtegn ::=

mellemrum |

!! en lang række andre tegn, se standarden, der er tale om angivelse af tegn for mellemrum, venstre parantes, procent, komma, kolon etc.

strengværdifunktion ::=

!! funktionerne SUBSTRING, UPPER, LOWER, CONVERT, TRANSLATE, TRIM

strengværdiudtryk ::=

tegnværdiudtryk !! NB bitværdiudtryk udeladt

sætfunktionangivelse ::=

COUNT (*) | generelsætfunktion

sætfunktiontype ::=

AVG | MAX | MIN | SUM | COUNT

sætmængde ::=

DISTINCT | ALL

søgebetingelse ::=

boolskterm | søgebetingelse OR boolskterm

tabelnavn ::=

!! lovligt navn for en tabel -bør højst være på 18 tegn

tabeloprettelseskommando ::=

CREATE [ {GLOBAL|LOCAL} TEMPORARY] TABLE tabelnavn ( kolonnedefinition [{, kolonnedefinition}...])

tabelreference ::=

tabelnavn [ [AS] modstykkenavn [(udledtkolonneliste)]]

| udledttabel [AS] modstykkenavn [udledtkolonneliste)]

| forbundettabel

tabelslettelsesudtryk ::=

DROP TABLE tabelnavn

tabeludtryk ::=

frasætning [hvorsætning] [gruppersætning] [havendesætning]

tabelunderforespørgsel ::=

underforespørgsel

tabelværdiskaber ::=

VALUES rækkeværdiskaber [{, rækkeværdiskaber}...]

tegn ::=

SQLsprogtegn

tegnfaktor ::=

tegnprimær

tegnprimær ::=

værdiudtrykprimær | strengværdifunktion

tegnrepræsentation ::=

::= tegn| ''

tegnstrengsliteral ::=

' [tegnrepræsentation...]' [{adskiller...'[tegnrepræsentation...]'}...]

tegnværdiudtryk ::=

tegnfaktor| sammenlægning

term ::=

faktor | { term {*|/} faktor }

tilsvarendespec ::=

CORRESPONDING [BY (kolonnenavnliste)]

udledtkolonne ::=

værdiudtryk [ [AS] kolonnenavn]

udledtkolonneliste ::=

kolonnenavnliste

udledttabel ::=

tabelunderforespørgsel

udsagn ::=

sammenlignudsagn | mellemudsagn | iudsagn | ligendeudsagn | nuludsagn

| mængdesammenligningsudtryk | findesudsagn | unikudsagn

udtrykttabel ::=

TABLE tabelnavn

udvælgelsesliste ::=

* | udvælgelsesunderliste [ {,udvælgelsesunderliste}...]

udvælgelsesunderliste ::=

udledtkolonne | tabelnavn.*

underforespørgsel ::=

(forespørgseludtryk)

unikudsagn ::=

UNIQUE tabelunderforespørgsel

værdiudtryk ::=

numeriskværdiudtryk | strengværdiudtryk | datotidværdiudtryk

værdiudtrykprimær ::=

fortegnsløsværdiangivelse

| kolonnereference

| sætfunktionangivelse

| skalarunderforespørgsel

| (værdiudtryk)

årværdi ::=

fortegnsløstheltal !! formen YYYY anvendes

§ 10. En arkiveringsversion skal indeholde elektronisk dokumentation af arkivsystemets tabeller og relationer (metadata). Metadata skal genereres efter anvisningerne i bilag 9.

Stk. 2. Der skal opmærkes særlige oplysninger for elektroniske journaler, EDH- og ESDH-systemer, jf. bilag 9.

§ 11. Arkiveringsversionens tabeller skal lagres som separate filer svarende til de enkelte tabeller i en relationel databasestruktur på 1. normalform eller højere, jf. dog stk. 2.

Stk. 2. Arkiveringsversioner af hierarkiske databaser, der ikke umiddelbart lader sig omsætte i relationel form, fremstilles efter Statens Arkivers nærmere anvisning.

§ 12. Metadata for arkiveringsversioner af elektroniske journalsystemer, EDH- og ESDH-systemer skal indeholde søgestier (SQL-forespørgsler). Søgestierne skal genereres ud fra myndighedens anvendelse af det arkivsystem, der ligger til grund for arkiveringsversionen. Søgestierne skal beskrives ifølge anvisningerne i bilag 10.

§ 13. I en arkiveringsversion af et elektronisk arkivsystem skal alle nøglefelter have en entydig identifikator. Der må ikke forekomme situationer, hvor det er nødvendigt at uddrage dele af nøgler/felter for at forstå arkivsystemets indhold eller funktion.

§ 14. I en arkiveringsversion af et EDH- eller ESDH-system skal hvert dokument have en entydig identifikator.

Stk. 2. Såfremt dokumenterne i et EDH- eller ESDH-system er lagret i en betydningsbærende struktur, skal denne struktur i arkiveringsversionen omdannes til en eller flere tabeller.

Stk. 3. Systemets funktion til at sammenholde sagligt sammenhørende dokumenter skal overføres til arkiveringsversionen efter Statens Arkivers nærmere anvisning.

§ 15. Arkiveringsversioner af elektroniske arkivsystemer skal godkendes af Statens Arkiver. Data, der indgår i en arkiveringsversion, må ikke slettes hos myndigheden, før Statens Arkiver har godkendt arkiveringsversionen.

Ikrafttrædelse

§ 16. Cirkulæret træder i kraft den 15. marts 2002.

Stk. 2. Cirkulære nr. 4 af 14. januar 2000 ophæves.

Rigsarkivet, den 8. marts 2002

Johan Peter Noack

Cirkulære om statslige myndigheders aflevering af

elektroniske arkivsystemer til Statens Arkiver

(til samtlige ministerier)

I medfør af § 5, stk. 4-5, og § 12 stk. 1 i bekendtgørelse nr. 554 af 31. maj 2001 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers virksomhed fastsættes

Område