Vejledning for pengeinstitutter i henhold til lov om finansiel virksomheds § 15, stk. 1, nr. 1-3.

Bilag 1

Bilag 1

Aktieselskabslovens § 56, stk. 5.

Stk. 5. I selskaber, som har aktier optaget til notering på en fondsbørs, jf.

§ 7, nr. 1, i lov om værdipapirhandel m.v. og i statslige aktieselskaber, skal forretningsordenen i det mindste indeholde bestemmelser, der

1. fastlægger bestyrelsens konstitution og beslutningsdygtighed, samt med hvilket interval der skal afholdes møder,

2. fastlægger retningslinier for arbejdsdelingen, herunder forretningsgange, bemyndigelser og instrukser, mellem bestyrelsen og direktionen eller andre etablerede organer,

3. fastlægger, hvorledes bestyrelsen fører tilsyn med direktionens ledelse af selskabets virksomhed og med datterselskaber,

4. fastlægger retningslinier for oprettelse og føring af bøger, fortegnelser og protokoller efter denne lov,

5. pålægger bestyrelsen at tage stilling til selskabets organisation, såsom regnskabsfunktion, intern kontrol, edb-organisation og budgettering,

6. pålægger bestyrelsen at skaffe sig de oplysninger, der er nødvendige til opfyldelse af dens opgaver,

7. pålægger bestyrelsen at følge op på planer, budgetter og lignende samt tage stilling til rapporter om selskabets likviditet, ordrebeholdning, væsentlige dispositioner, overordnede forsikringsforhold, finansieringsforhold, pengestrømme og særlige risici,

8. pålægger bestyrelsen at tage stilling til indholdet af revisionsprotokollen forud for dennes underskrivelse,

9. pålægger bestyrelsen at gennemgå selskabets perioderegnskaber og lign. i løbet af hvert regnskabsår, og herunder vurdere budgettet og afvigelser herfra, samt

10. pålægger bestyrelsen at sikre tilstedeværelsen af det nødvendige grundlag for revision, herunder tage stilling til, om der er behov for intern revision.

Vejledning for pengeinstitutter i henhold til lov om finansiel virksomheds § 15, stk. 1, nr. 1-3.

VEJ nr. FN XXX af 30/10/2001.

Indledning

Vejledningen er Finanstilsynets fortolkning af lov om finansiel virksomheds § 15, stk. 1, nr. 1-3, og de øvrige bestemmelser, der er nævnt i vejledningen, og kan således betragtes som en sammenskrivning af Tilsynets praksis på de områder, som vejledningen omfatter. Vejledningen vedrører alene pengeinstitutters forhold.

Hvis det, f.eks. ved en undersøgelse, konstateres, at vejledningens anvisninger og påbud ikke efterleves af institutterne, må det forventes, at Tilsynet vil påtale forholdet. Hvis der er sket en overtrædelse af strafbelagte bestemmelser, vil der i grove tilfælde ske politianmeldelse.

En del af vejledningens punkter indeholder eksempler på, hvorledes det omhandlede problem kan løses. Hvis et institut kan dokumentere, at kravet er opfyldt på anden vis, vil der ikke være tale om en overtrædelse af vejledningens anvisninger.

Vejledningen indeholder de krav, der som minimum stilles til pengeinstitutter i henhold til lov om finansiel virksomheds § 15, stk. 1, nr. 1-3. Dog gælder kravene i del 2 og 3 som udgangspunkt ikke for institutter, der har en arbejdende kapital på under 250 mio.kr. og har mindre end 10 ansatte. Institutter, der opfylder begge krav, kan henholde sig til kravene i 1. del af vejledningen. Det er naturligvis en forudsætning, at kravene i lov om finansiel virksomheds § 15, stk. 1, nr. 1-3, i det konkrete tilfælde kan anses for at være opfyldt.

Generelt vedrørende organisation, forretningsgange og intern kontrol

Det følger af lov om finansiel virksomheds § 15, stk. 1, nr. 1-3, at instituttet skal have en god administrativ og regnskabsmæssig praksis, skriftlige forretningsgange på alle væsentlige aktivitetsområder samt fyldestgørende interne kontrolprocedurer. Bestyrelsen skal, jf. aktieselskabslovens § 54, stk. 1, 2. pkt., sørge for en forsvarlig organisation af selskabets virksomhed.

Forretningsgangene kan medvirke til

· At sikre, at de af ledelsen vedtagne retningslinier kommer til medarbejdernes kundskab

· At bidrage til at give medarbejderne et godt beslutningsgrundlag

· At bidrage til ensartet sagsbehandling i ensartede tilfælde

· At bidrage til en rationel og koordineret udførelse af arbejdet gennem reduktion af muligheder for misforståelser

· At støtte indførelsen af nye regler

· At give en sikker og hurtig indførelse af nye medarbejdere i arbejdet

Der stilles følgende overordnede krav til forretningsgangene

· De skal være ajourførte

· De skal være letlæselige

· De skal beskrive de faktiske forhold

· De må ikke efterlade tvivl om, hvem der har ansvaret for den enkelte opgave

· Det skal kunne konstateres, hvem der har udført den enkelte opgave

· De skal indeholde kontrolelementer

Behovet for udarbejdelse af skriftlige forretningsgange vil variere fra institut til institut. De fleste institutter vil dog som minimum skulle udarbejde skriftlige forretningsgange for følgende områder

· Kreditgivning

· Fondsdispositioner

· Foranstaltninger mod hvidvaskning af penge

Forretningsgangene og de interne kontroller skal sikre, at der er tilstrækkelig personadskillelse, samt at instituttet ikke gøres for afhængig af enkelte nøglepersoner.

Såfremt der ikke kan tilvejebringes en fuldstændig funktionsadskillelse, skal der tages højde herfor ved udarbejdelse af instrukser og forretningsgange samt ved tilrettelæggelsen af den interne kontrol.

Medarbejdere, der skal udføre kontroller, skal have et så stort kendskab til området, at de kan foretage en relevant kontrol.

Del 1

Bestyrelsens arbejde m.v.

1.1 Bestyrelsens forretningsorden

1.1.1 Bestyrelsen skal ved en forretningsorden træffe nærmere bestemmelser om udførelsen af sit hverv, jf. aktieselskabslovens § 56, stk. 4 (banker), aktieselskabslovens § 56, stk. 4, jf. bank- og sparekasselovens § 12 (sparekasser) og bank- og sparekasselovens § 15 d, stk. 3 (andelskasser).

1.1.2 Der er ikke et generelt lovkrav til indholdet af denne forretningsorden. Aktieselskabslovens § 56, stk. 5, fastlægger dog minimumskrav til forretningsordenen i børsnoterede selskaber. Disse regler kan anvendes som vejledning for øvrige institutter.

Indholdet af aktieselskabslovens § 56, stk. 5, fremgår af vedlagte bilag.

1.1.3 Ét medlem kan forlange bestyrelsen indkaldt, jf. lov om finansiel virksomheds § 17, stk. 1. Forretningsordenen må derfor ikke indeholde bestemmelser om, at der skal flere til at indkalde bestyrelsen.

1.1.4 Forretningsordenen skal underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer. Dette medfører, at nytilkomne bestyrelsesmedlemmer ved deres underskrift skal kvittere for modtagelse af den gældende forretningsorden.

1.2 Deltagere i bestyrelsens møder

1.2.1 Der må ikke være uvedkommende personer til stede ved bestyrelsesmøderne, såfremt der her behandles emner omhandlet af lov om finansiel virksomheds § 4, stk. 1 (tavshedsbestemmelserne). Formanden for et evt. repræsentantskab må således ikke fast deltage i bestyrelsesmøderne. I det omfang bestyrelsen beslutter det, kan ansatte derimod godt deltage i bestyrelsesmøder, da sådanne ikke vil være uvedkommende i relation til tavshedspligten.

1.2.2 De valgte revisorer og den interne revisionschef skal deltage i bestyrelsesmøder, såfremt et bestyrelsesmedlem forlanger dette. De valgte revisorer og den interne revisionschef har ret til at deltage i bestyrelsesmøder under behandling af sager, der har betydning for revisionen eller for aflæggelse af regnskabet, jf. lov om finansiel virksomhed § 17, stk. 1.

1.3 Bestyrelsens forhandlinger og forhandlingsprotokol

1.3.1 Bestyrelsen kan ikke træffe beslutning uden, at så vidt muligt samtlige bestyrelsesmedlemmer har haft mulighed for at deltage i sagens behandling, jf. aktieselskabsloven § 57, stk. 1, 2. pkt. (banker), aktieselskabslovens § 57, stk. 1, 2. pkt., jf. bank- og sparekasselovens § 12 (sparekasser) og bank- og sparekasselovens § 15 d, stk. 2, 2. pkt. (andelskasser). Bestyrelsen kan derfor ikke etablere forretningsudvalg med besluttende myndighed på områder, hvor alene bestyrelsen kan træffe afgørelse. I det omfang en bestyrelsesbeslutning træffes, uden at bestyrelsen er samlet, kræves som minimum en egentlig tilkendegivelse fra de enkelte bestyrelsesmedlemmer. En undladelse af at reagere på fremsendt materiale er ikke tilstrækkelig. En beslutning kan, i lighed med andre bestyrelsesbeslutninger, træffes, når mere end halvdelen af bestyrelsen er for dette. Bestyrelsens formand skal sørge for, at bestyrelsen holder møde, når dette er nødvendigt, jf. lov om finansiel virksomheds § 17, stk. 1.

1.3.2 Der skal over forhandlingerne i bestyrelsen føres en forhandlingsprotokol, der underskrives af samtlige tilstedeværende medlemmer, jf. lov om finansiel virksomheds § 17, stk. 3. Forhandlingsprotokollen skal indeholde en beskrivelse af de på møderne førte drøftelser.

1.3.3 Protokollen skal indrettes således, at risikoen for efterfølgende tilføjelser, rettelser eller udeladelser er mindst mulig. Hvis protokollen føres som et løsbladssystem, kan dette ske ved, at hver side påføres initialer af formanden eller et andet medlem af bestyrelsen.

1.3.4 Hver side i forhandlingsprotokollen skal være fortløbende nummereret.

1.3.5 Hvis der føres en særskilt bevillingsprotokol, skal det af forhandlingsprotokollen tydeligt fremgå, hvilke lån i bevillingsprotokollen der er bevilget/afslået.

1.4 Bestyrelsens arbejdsopgaver

1.4.1 Generelt

1.4.1.1 Bestyrelsen forestår sammen med direktionen ledelsen af pengeinstituttet. Bestyrelsen skal varetage instituttets væsentligste forhold. Dette skal der tages hensyn til ved fastsættelse af grænserne i retningslinierne (instruksen) i henhold til lov om finansiel virksomheds § 14. Grænsen for, hvilke engagementer der skal bevilges af bestyrelsen, skal derfor ikke fastsættes så lavt, at bestyrelsens overordnede opgaver ikke tillægges tilstrækkelig opmærksomhed. Bestyrelsen skal på den anden side foretage bevillinger af de betydende engagementer i instituttet.

1.4.1.2 Bevilling af kreditter m.v., der overstiger direktionens bevillingskompetence, kan ikke videregives til et udvalg bestående af dele af bestyrelsen, jf. aktieselskabsloven § 57, stk. 1, jf. også ovenfor pkt. 1.3.1.

1.4.1.3 Årlig gennemgang af værdiansættelsen af større aktiver og andre risici, herunder større engagementer, skal foretages, jf. aktieselskabslovens § 54, stk. 3, 2. pkt. (banker), aktieselskabslovens § 54, stk. 3, 2. pkt., jf. bank- og sparekasselovens § 12 (sparekasser) og bank- og sparekasselovens § 15 e, stk. 2 (andelskasser). Det skal fremgå af protokollen, at gennemgangen har været foretaget, og hvad der er gennemgået.

1.4.1.4 Bestyrelsesmedlemmer er pligtige til at rette henvendelse til Finanstilsynet, hvis de formoder, at instituttet ikke opfylder solvenskravet, jf. bank- og sparekasselovens § 21, stk. 3.

1.4.2 Engagementer med direktion, bestyrelsesmedlemmer og repræsentantskabsmedlemmer.

1.4.2.1 Det følger af lov om finansiel virksomheds § 20, stk. 1, at der ikke uden bestyrelsens samtykke må indgås engagementer med bestyrelsesmedlemmer og direktører i instituttet samt med selskaber, hvor de nævnte personer er direktører eller bestyrelsesmedlemmer. Dette gælder ligeledes for direktørers nærtstående og selskaber, hvori disse er direktører, jf. lov om finansiel virksomheds § 20, stk. 4. Samtykket skal være forudgående. Dette medfører bl.a., at der ikke må forekomme ubevilgede overtræk på engagementer med disse. Dette gælder uanset størrelsen af og begrundelsen for overtrækket.

1.4.2.2 Lov om finansiel virksomheds § 20, stk. 1 og 4, sammenholdt med bestemmelsen i aktieselskabsloven § 58 medfører, at bestyrelsesmedlemmer og direktører skal forlade lokalet, når egne eller relaterede engagementer behandles i bestyrelsen. Det skal udtrykkeligt i protokollen anføres, når der behandles engagementer omfattet af lov om finansiel virksomheds § 20, stk. 1 og 4, ligesom det skal anføres, at de pågældende medlemmer ikke har været til stede under sagens behandling.

Bestemmelsen er ikke til hinder for, at et bestyrelsesmedlem eller en direktør, der tillige deltager i ledelsen af et holdingselskab, der ejer hele kapitalen i instituttet, eller i et 100 %-ejet søster- eller datterselskab, deltager i behandlingen af spørgsmål om eller engagementer med dette selskab.

1.4.2.3 Engagementer med bestyrelsesmedlemmer og direktionen skal bevilges i henhold til instituttets sædvanlige forretningsbetingelser og på markedsbaserede vilkår, jf. lov om finansiel virksomheds 20, stk. 2.

1.4.2.4 Der skal foreligge økonomiske oplysninger om den i lov om finansiel virksomheds § 20, stk. 3, nævnte personkreds, idet bestyrelsen i særlig grad skal overvåge disse engagementer. Det er således ikke tilstrækkeligt, at der foretages en vurdering ved etableringen af engagementet. Bestyrelsen skal mindst én gang om året gennemgå engagementerne med de nævnte personer og selskaber, f.eks. i forbindelse med den årlige aktivgennemgang.

1.4.3 Bestyrelsens instruks til direktionen

1.4.3.1 Jf. lov om finansiel virksomheds § 14, stk. 1, skal bestyrelsen udfærdige skriftlige retningslinier for pengeinstituttets væsentligste aktivitetsområder og dermed fastlægge instituttets risikoprofil. Endvidere skal arbejdsdelingen mellem bestyrelsen og direktionen fastlægges. Behovet for detaljeringsgraden vil variere fra institut til institut, men de fleste institutters retningslinier skal som minimum omfatte

· Kreditgivning

· Engagementer med andre institutter (placering af likviditet)

· Placering i fonds og andre rentepositioner

· Valutapositioner

1.4.3.2 Instruksens grænser skal fastlægges således, at bank- og sparekasselovens bestemmelser i kapitel 6 om midlernes anbringelse og likviditet selv ved fuld udnyttelse af grænserne altid er opfyldt.

1.4.3.3 I instruksen skal fastsættes, hvorledes engagementet opgøres i henhold til instruksens grænser, dvs. om nogle forretninger - f.eks. med afledte finansielle instrumenter - skal medtages efter strengere principper end bank- og sparekasselovens §§ 23-23 a.

1.4.3.4 I instruksen skal fastsættes konkrete retningslinier for direktionens adgang til at disponere inden for fonds (aktier, obligationer og pantebreve).

1.4.3.5 Der skal fastsættes en grænse - eventuelt målt på baggrund af instituttets egenkapital eller ansvarlige kapital - for direktionens adgang til at erhverve aktier samlet og i et enkelt selskab og inden for rammerne af bank- og sparekasselovens kapitel 6 om midlernes anbringelse og likviditet. Det skal af instruksen fremgå, om der må tages aktiepositioner i afledte finansielle instrumenter og i givet fald hvilke. Såfremt disse tillades, skal det fremgå, hvorledes disse medregnes i de anførte bevillingsgrænser.

1.4.3.6 Der skal fastsættes en grænse for direktionens adgang til at erhverve obligationer inden for rammerne af et af bestyrelsen fastsat renterisikomål. I tilfælde, hvor instituttet ønsker at påtage sig væsentlig renterisiko på andre forretninger herunder på fast forrentede ind- og udlån, fastsættes en grænse for instituttets samlede renterisiko, som det overlades til direktionen at indgå.

1.4.3.7 Hvis de almindelige bestemmelser om direktionens bevillingsmyndighed ikke finder anvendelse på engagementer med andre kreditinstitutter, skal der udarbejdes retningslinier for direktionens adgang til at placere likviditet i et enkelt kreditinstitut. Dette kan ske ved, at bestyrelsen godkender et bilag, indeholdende navne på de kreditinstitutter, instituttet må placere midler i, med angivelse af det maksimale indestående i det enkelte kreditinstitut.

1.4.3.8 Der skal fastsættes retningslinier for den samlede valutarisiko, direktionen kan påføre instituttet. Dette kan f.eks. ske ved en grænse for den samlede valutarisiko udtrykt ved Finanstilsynets valutarisikoindikator 1 eller et lignende risikomål. Der kan endvidere fastsættes grænser for enkeltvalutaer eller grupper af valutaer.

1.5 Rapportering til bestyrelsen

1.5.1 Rapportering til bestyrelsen skal ske på alle de områder, hvor der er fastsat grænser for direktionen.

1.5.2 Rapportering til bestyrelsen skal indeholde angivelse af, i hvilket omfang en tildelt bevillings- eller dispositionsret er udnyttet. For så vidt angår engagementer, skal der fastlægges en grænse for, hvilke af de af direktionen bevilgede engagementer, bestyrelsen skal have til orientering/efterretning.

1.5.3 Bestyrelsen skal fastsætte, hvor ofte og i hvilket omfang der ønskes rapportering.

1.5.4 Bestyrelsen i mindre pengeinstitutter (gruppe 3 og 4 institutter) skal med jævne mellemrum orienteres om overtræk og restancer for derved at kunne vurdere boniteten af engagementsmassen

Del 2

Kreditrisici

2.1 Organisation

2.1.1 Det skal sikres, at kreditorganisationens opbygning indrettes således, at der er klart definerede ansvars- og arbejdsområder, således at udførelse af opgaver adskilles fra kontrollen af samme.

2.2 Beføjelser og procedurer

2.2.1 Bestyrelse og direktion skal sikre, at pengeinstituttets bevillingsproces er betryggende.

2.2.2 Såfremt direktionen kan foretage en videredelegering af den bevillingsbeføjelse, bestyrelsen har tildelt direktionen i henhold til lov om finansiel virksomheds § 14, skal der udarbejdes skriftlige instrukser, der er kendt af de medarbejdere, som tildeles beføjelser. Instrukserne skal som minimum være underskrevet/godkendt af den, der afgiver beføjelsen.

2.2.3 Størrelsen af den tildelte beføjelse skal fremgå af instruksen, ligesom det skal fremgå, hvilke produkter den enkelte medarbejder er beføjet til at bevilge. Den enkelte beføjelse eller en kollektiv beføjelse, hvor flere medarbejdere i enighed kan bevilge større engagementer end hver for sig, må ikke overstige den bevillingsbeføjelse, bestyrelsen har tildelt direktionen.

2.2.4 Der skal endvidere være retningslinier for bevilling af akkord/moratorium, 0-rente, afskrivninger, frigivelse af sikkerheder og fastsættelse af hensættelser.

2.2.5 Der skal være retningslinier for regelmæssig rapportering vedrørende udnyttelsen af den videredelegerede bevillingsbeføjelse.

2.2.6 Der skal udfærdiges retningslinier for grundlaget for bevillingen, herunder hvilke krav der stilles til

· Dokumentation af debitors forhold, herunder regnskabsmæssige forhold

· Beskrivelse af stillede sikkerheder

· Låneansøgningens form

2.2.7 Der skal fastsættes retningslinier for bevilling af engagementer med markedsrisici, såfremt pengeinstituttet har sådanne.

2.2.8 Af retningslinierne skal fremgå, hvorledes overtræk skal behandles.

2.3 Kreditpolitik

2.3.1 Bestyrelse og direktion i pengeinstituttet skal fastlægge en kreditpolitik, som fastsætter de overordnede retningslinier for kreditgivning og håndtering af engagementer.

2.3.2 Kreditpolitikken skal løbende tilpasses forandringerne i pengeinstituttets virksomhed.

2.3.3 Kreditpolitikken kan indeholde retningslinier for kreditgivningen med hensyn til

· Kundeprofil

· Risikoprofil, herunder krav til kundens økonomi og sikkerhedsstillelse

· Engagementsstørrelse

· Brancher

· Produkter

· Geografiske områder

· Personalelån

· Krav til pengeinstituttets indtjening

· Korrespondenter

· Koncernintern kreditgivning (hvis pengeinstituttet indgår i en koncern)

· Håndtering af nødlidende engagementer

· Risikoklassificering af engagementer

2.4 Opgørelse af engagementers risiko

2.4.1 Det skal fastsættes, hvordan værdien af de pantsatte aktiver opgøres. Der skal anvendes en, til enhver tid, forsigtig vurdering af sikkerhederne.

2.4.2 Risikovægtning fra modpartsrisiko af finansielle instrumenter skal fremgå af retningslinierne.

2.5 Rapportering

2.5.1 Der skal udfærdiges periodiske rapporter til ledelsen (bestyrelse og/eller direktion) indeholdende oplysning om pengeinstituttets kreditrisiko. Rapporterne kan f.eks. indeholde oplysninger om

· Instituttets største engagementer

· Den samlede kreditrisiko på udlånsporteføljen, herunder overtræk, restancer, hensættelser og tab

· Engagementernes fordeling på størrelse, brancher, lånetyper samt eventuelt fordeling på risikogrupper og geografisk fordeling

2.6 Overvågning af enkeltengagementer

2.6.1 Der skal udarbejdes retningslinier for, hvorledes den løbende overvågning af engagementerne skal foregå.

2.6.2 Retningslinierne for den løbende overvågning skal indeholde kriterier for følgende

· Behandling af overtræk og restancer på engagementer

· Eventuel årlig genbevilling af engagementer

· Fastsættelse af største tab (stoploss-klausul) på finansielle engagementer og overvågning af kunders positioner i finansielle instrumenter

· Opfølgning på engagementerne med henblik på regnskabsgennemgang/gennemgang af selvangivelser m.v.

2.7 Opfølgning

2.7.1 Der skal ske en kontrol af, om kreditpolitikken efterleves, og at retningslinierne for bevilling, etablering af faciliteter og dokumenter, opfølgning på overtræk m.v. og rapportering efterleves.

2.7.2 Der skal være retningslinier for den årlige gennemgang af engagementerne. Det skal fremgå, på hvilke niveauer i organisationen gennemgangen skal foregå.

2.7.3 Bestyrelsen skal gennemgå instituttets væsentligste låneengagementer, jf. pkt. 1.4.1.3.

Del 3

Markedsrisikobehæftede aktiviteter

3.1 Organisation

3.1.1 Det skal sikres, at organisationen på markedsrisikoområdet indrettes således, at der er klart definerede ansvars- og arbejdsområder, således at udførelse af opgaver adskilles fra kontrollen af samme.

3.1.2 Medarbejdere involveret i handel og risikotagning må således som hovedregel ikke medvirke ved forretningernes afvikling, udførelsen af interne kontroller, opgørelse af resultater og risici samt udarbejdelse af ledelsesrapportering m.v. Endvidere må disponerende enheder som udgangspunkt ikke referere til en medarbejder, som er leder med ansvar for afvikling, kontrol, resultat- og risikoopgørelser samt ledelsesrapportering.

3.2 Beføjelser og procedurer

3.2.1 Såfremt der foretages en videredelegering af instruksen fra bestyrelsen til direktionen, jf. lov om finansiel virksomheds § 14, skal der udarbejdes instrukser til de enkelte disponerende enheder/medarbejdere.

3.2.2 Endvidere skal instrukserne

· Udformes skriftligt og som minimum underskrives af den

· der afgiver beføjelsen

· Indeholde kontrollerbare grænser med hensyn til risikotagning

· der klart skal afgrænse instruksmodtagerens dispositionsbeføjelser

· Indeholde en beskrivelse af de anvendte principper for opgørelse af risici

· herunder for opgørelse af risici i forbindelse med afledte instrumenter

· Indeholde krav til rapportering

· idet hyppigheden skal afspejle aktiviteternes risikoprofil og omfang

3.2.3 Det skal være muligt for de disponerende medarbejdere at konstatere om de handler, de ønsker at indgå, ligger inden for deres instrukser. Dette gælder også, når flere personer er fælles om én instruks.

3.3 Forretningsgange

3.3.1 Forretningsgangene skal klart beskrive forhold af betydning for en betryggende håndtering af hver enkelt markedsrisikobehæftede aktivitet.

3.3.2 Der skal foreligge ajourførte skriftlige forretningsgange for alle instituttets væsentlige markedsrisikobehæftede aktiviteter, herunder bl.a. forretningsgange vedrørende

· Indgåelse, kontrol, registrering, bogføring og afvikling af handler

· Den løbende opgørelse og overvågning af risici m.v.

· Den løbende opgørelse af overholdelse af lines og grænser for risikotagning indeholdt i instrukser på alle organisatoriske niveauer samt håndtering af eventuelle overskridelser

· Den løbende og periodevise udarbejdelse af rapportering til bestyrelse, direktion og ledelsen af de afdelinger, der varetager opgaver i relation til de markedsrisikobehæftede aktiviteter

· Hvordan man skal forholde sig ved introduktion af nye produkter behæftet med markedsrisici.

3.4 Interne kontroller

3.4.1 Der skal være etableret systematiske interne kontroller af

· Registrering, bogføring og afvikling af handler

· Opgørelse og rapportering af positioner, resultater og risici m.v.

· Overholdelse af instruksernes grænser for risikotagning m.v. på alle organisatoriske niveauer

· Overholdelse af korrespondent- og kundelines, herunder en løbende overvågning af markedsrisikobehæftede kundeengagementer (modpartsrisiko)

· Indgåede handelspriser

· Instituttets løbende gevinst/tab på markedsrisikobehæftede forretninger med kunder og for instituttets egne forretninger (indtjeningsopgørelser)

3.4.2 Såfremt der ikke kan indføres interne kontroller med en fuldstændig funktionsmæssig adskillelse i forhold til disponerende og afviklende enheder/ medarbejdere, stilles der forøgede krav til instituttets beføjelser og procedurer, forretningsgange, rapportering og systemanvendelse, jf. pkt. 3.2-3.3 og 3.5-3.6.

3.5 Rapportering

3.5.1 Der skal foretages skriftlig rapportering til instituttets bestyrelse og direktion vedr. samtlige grænser for risikotagning m.v. indeholdt i de afgivne instrukser.

3.5.2 Rapporteringens hyppighed skal afspejle omfanget og karakteren af de markedsrisikobehæftede aktiviteter samt modtagerens organisatoriske niveau og dermed graden af involvering i den daglige disponering.

3.5.3 Rapporteringen skal i videst mulig udstrækning udarbejdes af organisatoriske enheder/personer, der ikke er involveret i instituttets disponering af markedsrisikobehæftede aktiviteter. Såfremt der ikke kan tilvejebringes en fuldstændig funktionsadskillelse, stilles der især forøgede krav til instituttets interne kontrolprocedurer og systemanvendelse, jf. pkt. 3.4 og 3.6.

3.6 Systemanvendelse

3.6.1 Der skal foreligge klare skriftlige brugermanualer/forretningsgange for de af instituttet anvendte edb-systemer i forbindelse med markedsrisikobehæftede aktiviteter.

3.6.2 Anvendelse af ikke-integrerede stand-alone systemer til løsning af opgaver i forbindelse med markedsrisikobehæftede aktiviteter kræver i særlig udstrækning kontrolsystemer, herunder etablering af uafhængige kontroller af data, beregninger og resultater.

Finanstilsynet, den 30. oktober 2001

Henrik Bjerre-Nielsen

/Thomas Kjøller