Instruks for Udenrigstjenesten BIND 3

Artikel 1

De kontraherende parter skal bestræbe sig på at bevare og yderligere udvikle samarbejdet mellem landene på det retslige, det kulturelle, det sociale og det økonomiske område såvel som i spørgsmål vedrørende samfærdselen og miljøbeskyttelsen.

De kontraherende parter bør rådføre sig med hinanden i spørgsmål af fælles interesse, som behandles i europæiske og andre internationale organisationer og konferencer.

Bilag 1

Immunitet

Bind3

II J

Indberetninger

Bind3

XIII D 3

Indberetningsvirksomhed om politiske forhold

Bind3

XVII

Indberetningsvirksomhed om økonomiske forhold

Bind3

XVIII

Indbydelseskort

Bind3

XIV H

Inddrivelse af fordringer

Bind1

VII

Indfødsret

Bind1

IV

Indrejsebestemmelser

Bind1

V

Indstilling om dekorering

Bind3

XVI C

Indtægtsramme

Bind3

VII B 2

Informationsvirksomhed

Bind3

XIX

Inhabilitet (i relation til regnskabsansvar)

Bind3

VIII A 6

Installeringsudgifter

Bind3

IV A 6

Internationale organisationer (søfart)

Bind2

Bilag til bind 2

Internationalt udviklingssamarbejde

Bind3

XVIII E

Internet

Bind3

XII D

Inventar

Bind3

I F

Investeringsfremme

Bind1

X 13

J

Journalistbesøg

Bind3

XIX B

Jubilæumsgratiale

Bind3

III J 1

Jubilæumsmarkering

Bind3

III J 2 og VII D 2

K

Kassation, arkiv (konsulater)

Bind3

XXIV K 2

Kassedifference

Bind3

VIII B 9

Kasseeftersyn

Bind3

VIII A 4

Kemikaliejournal (søfart)

Bind2

II E 1 d

Kendingsbogstaver (søfart)

Bind2

II

Kister

Bind1

VI F

Kollektiv eksportfremme

Bind1

X 7

Kollektiv privat ulykkesforsikring

Bind3

III L 5

Koloni, den danske

Bind3

I D

Kommercielt informationsmateriale

Bind1

X og Bind 3 XIX G

Kommunevalg

Bind1

III D

Kommunikation

Bind3

X

Kommunikation

Bind3

X

Kondolencelister

Bind3

XIV D

Kondolencer

Bind3

I B 5

Kondolencer

Bind3

XIV C

Konsulater

Bind3

XXIV

Konsulære repræsentationers oprettelse og nedlæggelse

Bind3

XXIV B

Konsulære repræsentationers rettigheder og retsbeskyttelse

Bind3

XXIV I og J

Kontoplan

Bind3

VIII L

Kontorartikler

Bind3

IX D

Kontorinventar

Bind3

IX C

Kontormaskiner

Bind3

IX D

Kontortid

Bind3

I E

Konventioner (søfart)

Bind2

Bilag til bind 2

Korrespondance

Bind3

XIII

Kosten (søfart)

Bind2

VII B

Krigsfare (søfart)

Bind2

V I° D 5

Kriser

Bind3

XX

Kronikindberetninger

Bind3

XVII C 2

Kulturelle anliggender, indberetninger om

Bind3

XVII F

Kulturelt samarbejde i udviklingslande

Bind3

XVIII F

Kultursamarbejdet

Bind3

XIX E

Kurerattester

Bind3

X B 2

Kvalitetshåndbog (eksportfremme)

Bind1

X 3

Kvinder i udviklingssamarbejdet

Bind3

XVIII E

Kvoteflygtninge

Bind3

XXIII F

Kørekort

Bind1

V F

Kørsel, tjenstlig

Bind3

III H

L

Laissez-passer

Bind3

XV D

Landlov (søfart)

Bind2

VII D

Ledige stillinger

Bind3

II G 2

Legalisering

Bind1

III B

Lejemål

Bind3

IX A 4

Levevilkår, oplysninger om

Bind3

IV G

Licitationer

Bind1

X 5

Ligbrænding (søfart)

Bind2

XIV C

Ligpas

Bind1

VI F

Ligsyn (søfart)

Bind2

XIV B 2

Lokalt ansatte

Bind1

1 C 6 og Bind3 kap III

Lov om udenrigstjenesten

Bind1

I B

Luftfart

Bind1

XI

Lægeattest

Bind3

II F 2

Lægeundersøgelse (søfart)

Bind2

V I° A 1 b

Løfteerklæring

Bind3

II B

Løn

Bind3

III A

Lønsumsramme

Bind3

VII B 2

Løsning fra dansk statsborgerret

Bind1

IV D

M

Mandskabets tjenesteforhold (søfart)

Bind2

V

Markedsorientering og markedsprofil

Bind1

X 16

Maskindagbog (søfart)

Bind2

II E 1 b

Medaljer

Bind3

XVI A 4

Medarbejdersamtaler

Bind3

II H og bilaget til kap II

Memoranda

Bind3

XIII D 1 c

Menneskerettigheder, fremme af

Bind3

XVIII E

Menukort

Bind3

XIV H

MIKA

Bind3

XVIII E

Militære luftfartøjer

Bind1

XI E

Miljø og udvikling

Bind3

XVIII E

Momsrefusion

Bind1

III F

Moneringssystemet

Bind3

XIII B

Motorkøretøjer

Bind1

V E

MRD-ramme

Bind3

XVIII E

Multilateral bistand

Bind3

XVIII E

Multilateralt finansierede projekter

Bind1

X 5

Multilateralt samarbejde

Bind3

XVIII D

Mønstring (søfart)

Bind2

V I° C

Månedsregnskab

Bind3

VIII F

N

Nationalitetsbevis (søfart)

Bind2

II B

Nationalsange

Bind1

II D

Naturalisation

Bind1

IV C 6

Naturkatastrofer

Bind1

VI G

NGO-er, samarbejdet med

Bind3

XVIII E

Nordisk samarbejde

Bind3

XXI

Nordiske borgere bistand til

Bind3

XXI B

Nordiske skibsføreres søforklaring (søfart)

Bind2

IV D

Nordiske statsborgere, bistand til

Bind3

XXI B

Notarialforretninger

Bind1

III C

Noter

Bind3

XIII D 1

O

Obduktion

Bind1

VI F

Obduktion (søfart)

Bind2

XIV B 4

Offentlig sygesikring (søfart)

Bind2

XII A

Offentlighedsprincippet,

Bind3

se aktindsigt Bind 3 kap XII D)

Oliejournal (søfart)

Bind2

II E 1 c

Omsorgsdage

Bind3

II F 4

Oplysningsskema

Bind3

II A

Opmagasinering af bohave

Bind3

IV A 5

Oprindelige folk, støtte til

Bind3

XVIII E

Opslag af ledige stillinger

Bind3

II G 2

Ordenen ombord (søfart)

Bind2

VII F

Ordener

Bind3

XVI

Ordensbidrag

Bind3

XVI B 9

Organisation, Udenrigstjenestens

Bind1

I A

Organisationer, internationale (søfart)

Bind2

indholdsfortegnelse for bind 2

Orlogsskibe

Bind1

XII

Orlov, barsel

Bind3

II F 4

Orlovsrejser

Bind3

V C

Overarbejde

Bind3

III F

Overflyvningstilladelse, civil

Bind1

XI D

Overflyvningstilladelse, militær

Bind1

XI E

Overførelse af domfældte

Bind1

VII I

Oversættelser, udfærdigelse af

Bind1

III A 2

P

Pas

Bind1

V

Pension

Bind3

III A

Persium

Bind3

II C

Personalesamarbejdet

Bind3

II I

Personalesamtaler

Bind3

II H og bilaget til kap II

Personlige data

Bind3

II C

Personmotorkøretøjer

Bind1

V E

Placering, protokollær

Bind3

XIV I

Politisk samarbejde, europæisk

Bind3

XXII

Politiske indberetninger

Bind3

XVII

Posteringsindberetning

Bind3

VIII K 6

Postliste

Bind3

VIII A 3 og XII

Praktikanter

Bind1

I C 7

Pressebesøg

Bind3

XIX B

Pressekontakt

Bind3

XIX B

Presseomtale

Bind3

XVII E 1

Presseudklip

Bind3

XVII E 2

Private u-landsorganisationer

Bind3

XVIII E

Programsamarbejdslande

Bind3

XVIII E

Protokol

Bind3

XIV

Provisorisk pas

Bind1

V A

Prøvelsesattest

Bind1

VIII C

PUS

Bind3

II H

Påmønstring (søfart)

Bind2

V C

Påtegninger

Bind3

XIII D 6

R

Rabatrejser (søfart)

Bind2

XI

Rang

Bind3

XIV I

Récépissé

Bind3

XVI B 7

Rederskifte (søfart)

Bind2

V I° D 3 d

Refusion af udlæg (konsulater)

Bind3

XXIV L

Registerloven

Bind3

XI

Registreret partnerskab

Bind1

VIII I

Registrering af civilstandsattester

Bind3

II D

Registrering af personlige data

Bind3

II C

Registrering af skibe (søfart)

Bind2

II A

Regnskab

Bind3

VIII

Rejseforskud

Bind3

VI C 1

Rejsegods (indrejsebestemmelser)

Bind1

V D

Rejsegods og ulykkesforsikring

Bind3

IV B 1 d og VI E

Rejsegodtgørelse

Bind3

IV B og VI

Rejseinspektør

Bind3

I H

Rejser, søfolks (søfart)

Bind2

XI

Rejseregnskab

Bind3

IV B 3 og VI D

Rejsesygesikring, offentlig

Bind1

VI C 3

Rejseudgifter

Bind3

VI C

Rep-finans

Bind3

VIII B 2

Repræsentation (Protokol)

Bind3

XIV H

Repræsentationsudgifter

Bind3

III D

Repræsentationsudgifter, ekstraordinære

Bind3

III E

Reskontro

Bind3

VIII B 4

Retshjælp, gratis

Bind1

VII

Retsstilling, repræsentationernes

Bind3

II J

Retsstilling, udsendte medarbejderes

Bind3

II J

Revision

Bind3

VIII I

Rigsvåben

Bind1

II

Rømning (søfart)

Bind2

X

S

Separation

Bind1

VIII E og F

Session

Bind1

VI H

Sikkerhedsvejledning

Bind3

X og XIII C 1 a

Skattepligt (ansatte i udenrigstjenesten)

Bind3

III Q

Skibsbøger (søfart)

Bind2

II E 1

Skibsdagbog (søfart)

Bind2

II E 1 a

Skibsførers tjenesteforhold (søfart)

Bind2

VI

Skibsofficerers tjenesteforhold (søfart)

Bind2

V III°

Skibspapirer (søfart)

Bind2

II

skibsregister (søfart)

Bind2

II A og V I° A 2 b

Skibsregister (søfart)

Bind2

II og V I° A 2 a

Skifte af formueværdier

Bind1

IX C

Skilsmisse

Bind1

VIII E og F

Skoleudgifter

Bind3

III N

Skriftlige ekspeditioner

Bind3

XIII

Skrivelser

Bind3

XIII D 4

Sprogundervisning

Bind3

III M

Stamkort

Bind1

V A 4.5

Statsborgerret

Bind1

IV

Statsejendom

Bind3

IX A

Statshandelslande, tidligere

Bind1

X 14

Statsmøblering

Bind3

IX B

Statsrekvisition (søfart)

Bind2

XI E

Statsvåben

Bind1

II

Stemmeafgivning

Bind1

III D

Stillingsbetegnelser

Bind3

II K

Straffekompetence (søfart)

Bind2

X A

Strafferetlige sager

Bind1

VI E og VII

Struktur (udenrigstjenestens)

Bind1

I A

Sundhedsbevis (søfart)

Bind2

V I° A 1 b

Sundhedsforhold (søfart)

Bind2

VII C

Supplementsunderstøttelse

Bind3

III A 2 c 1 B

Swift akkreditivordning

Bind3

VIII H 2

Sygdom (ansatte i udenrigstjenesten)

Bind3

II F

Sygdom, bistand ved

Bind1

VI C 3

Sygedagpenge (søfart)

Bind2

XII B

Sygejournal

Bind3

II F 1

Sygesikring, offentlig (søfart)

Bind2

XII A

Sygeudgifter

(Se også arb.sskadefors.)

Bind3

III K og VI E.

Syn og skøn

Bind1

VII C

Syns-og høreprøve (søfart)

Bind2

V I° A 1 c

Søfartsbog (søfart)

Bind2

V I° B 2

Søforklaring (søfart)

Bind2

IV

Søgsmål mod staten, repræsentationen og medarbejderne

Bind3

II J

Søprotest (søfart)

Bind2

IV F

T

Tavshedspligt

Bind3

II B

Tekniske certifikater (søfart)

Bind2

II D

Telefax

Bind3

X C 11

Telefon (tjeneste-)

Bind3

III G og IV A 6 c

Telekommunikation

Bind3

X C

Testamente

Bind1

III C og IX

Thesaurus

Bind3

XVIII E

Tidsfrister for årlige indberetninger

Bind3

XIII A

Tilbagelevering af danske dekorationer

Bind3

XVI F

Tillægsskifte

Bind1

IX C

Tilsynsbog (søfart)

Bind2

II E 1 e

Titler

Bind 3

II K

Tjenestebiler

Bind3

IX E

Tjenesteboliger

Bind3

IX

Tjenesteforholdets varighed (søfart)

Bind2

V I° D

Tjenestepas

Bind3

XV B

Tjenesterejser

Bind3

VI

Tjenestetelefon

Bind3

III G og IV A 6 c

Tjenstlig kørsel

Bind3

III H

Told- og afgiftsfrihed (rejsegods)

Bind1

V D

Toldmæssigt laissez-passer

Bind3

XV D

Transportforsikring

Bind3

V A 4

Tvist om tjenesteforhold (søfart)

Bind2

VIII

Typografi

Bind3

XIII E 3

U

Uddannelse

Bind3

III M

Udeblivelse (søfart)

Bind2

X A

Udenlandske besøg i Danmark

Bind3

XIV F

Udenlandske dekorationer

Bind3

XVI E og G

Udenlandske søfolk (søfart)

Bind2

Bilag 1

Udetillæg

Bind3

III B

Udlevering

Bind1

VII H

Udlæg, refusion af (konsulater)

Bind3

XXIV L

Udsendelses- og udvisningssager

Bind3

XXIII E

Udstillinger (kommercielle)

Bind1

X 10

Udtalelser

Bind3

II H

Ulykkesforsikring

(Se også arb.sskadefors.)

Bind3

III L 5 og VI E.

Underholdsbidrag

Bind1

VIII E og F

Underhåndsbreve

Bind3

XIII D 5

Understøttelse

( ansatte i udenrigstjenesten)

Bind3

III A 2 c 1 b

Understøttelse (bistandssager)

Bind1

VI D

Uniform

Bind3

III I

Union, den europæiske

Bind3

XXII

Urner

Bind1

VI F 5

Uroligheder, opgaver under

Bind3

XX

V

Vagtmestre, uniform

Bind3

III I

Valg

Bind1

III D

Verbalnoter

Bind3

XIII D 1 b

Veterinærbestemmelser

Bind1

V C

Video

Bind3

XIX E 2

Vidnepligt

Bind3

II J

Vielser

Bind1

VIII

Visitkort

Bind3

XIV B

Visum

Bind1

V B

Værnepligt

Bind1

VI H

Værneting

Bind3

II E 1

Våben og ammunition (rejsegods)

Bind1

V D

Våbeneksport

Bind1

X 19

Våbenskjold

Bind3

II A

W

Wienerdiplomatkonventionen

Bind3

I F og X A

Wienerkonsularkonventionen

Bind3

X A, XIII C, og XXIV J

Æ

Ægtefællebesøgsrejser

Bind3

III P

Ægteskab

Bind1

VIII

Ægthedsvurdering

Bind3

XXIII D 5.5

Ø

Økonomisk bistand

Bind1

VI

Økonomiske indberetninger

Bind3

XVIII

Å

Årlige indberetninger

Bind3

XIII A

Årsafslutning

Bind3

VIII G

Indholdsfortegnelse

Instruks for Udenrigstjenesten

Interne bestemmelser for hjemmetjenesten og repræsentationerne

Bind 3

bilag 2

Bolignormer

Bind3

IX A 2

Bonuspoint

Bind3

VI C 2 b

Bordsætning

Bind3

XIV I

Bosættelsespenge

Bind3

IV E

Brevi manu

Bind3

XIII D 7

Brevpapir

Bind3

XIII E

Brevstemme

Bind1

III D

Brudeudstyr

Bind1

V D

Budget

Bind3

VII

Bæretilladelse

Bind3

XVI G

Børnebesøgsrejser

Bind3

III O

Børnetillæg

Bind3

III B 2

C

Chiffer (telekommunikation)

Bind3

X C 3

Civile luftfartøjer

Bind1

XI

Civilretlige sager

Bind1

VII

Civilstandsattester, registrering af

Bind3

II D

Controllerfunktionen

Bind3

I I

D

DIP- bag og DIP cargo

Bind3

X B

Dagpenge ved graviditet og barsel (søfart)

Bind2

XII C

Danish Exporters

Bind1

X A 15

Danske dekorationer, tildeling af

Bind3

XVI A

Dekorationer

Bind3

XVI

Dekorering af diplomater

Bind3

XVI B 3

Dekorering af honorære konsuler

Bind3

XVI B 4

Demokratifonden

Bind3

XIX F

Demokratisering, fremme af

Bind3

XVIII E

Denmark (Danmarksbogen)

Bind3

XIX C

Depecher

Bind3

XIII D 2 og XVII D

Deposita

Bind1

III E

Depoter

Bind3

VIII G 1

Diplomatpas

Bind3

XV A

Doyen ens ekstra udgifter

Bind3

III E 4

Driftsramme, øvrige

Bind3

VII B 2

Dødserklæring (søfart)

Bind2

XIV B 5

Dødsfald

Bind1

VI F

Dødsfald (søfart)

Bind2

XIV

E

Edb

Bind3

X D

Edb-baserede registre

Bind3

XI

Eftersøgning

Bind1

VII H

Ejendomsnævn

Bind3

IX A 1

Eksekutor

Bind1

IX A 1

Eksekvatur

Bind3

XXIV D

Eksport

Bind1

X

Eksportassistenter

Bind1

I C 5

Eksportfremme

Bind1

X

Eksportfremmeservice

Bind1

X

Eksportstipendiater

Bind1

I C og X 1

Ekstraordinær tjenestefrihed

Bind3

V D

Ekstraordinære repræsentationsudgifter

Bind3

III E

Epidemi (søfart)

Bind2

V I° D 3 i

Erhvervelse af statsborgerret

Bind1

IV C

Erhvervsbistand

Bind1

X

Erindringstegn

Bind3

XVI A 5

Etableringslån

Bind3

IV D

EU-borgere bistand til

Bind3

XXII B

EU-samarbejde politisk

Bind3

XXII

EU-samarbejde, økonomiske indberetninger

Bind3

XVIII D 2

Evakuering

Bind3

XX A 2 c

EØS-landene

Bind3

XXII

F

Faderskabssager

Bind1

VIII G

Familiesammenføring

Bind3

XXIII G

Fattigdomsbekæmpelse

Bind3

XVIII E

Ferie (søfart)

Bind2

V I° F

Ferie (Udenrigsministeriets personale)

Bind3

V

Feriegiro (søfart)

Bind2

V I° F 3 a

Feriekort (søfart)

Bind2

V I° F 3 b

Film

Bind3

XIX E 2

Film og video

Bind3

XIX E 2

Firmaformidling

Bind1

X

Flag

Bind1

II B

Flagdage

Bind1

II B 2

Flagføring (søfart)

Bind2

II C

Flygtningesager

Bind3

XXIII

Flyttegods

Bind1

V D

Flyttegodtgørelse

Bind3

IV A

Flytteregnskab

Bind3

IV A 7

Flytteudgifter, accessoriske

Bind3

IV A 6

Flyulykker

Bind1

VI G

FN s underorganisationer

Bind3

XVIII D 4

Folkeafstemninger

Bind1

III D

Folketingsvalg

Bind1

III D

Forbrugsskøn

Bind3

VII E og G

Forbrydelser (søfart)

Bind2

IX

Fordringer, inddrivelse af

Bind1

VII A

Forflyttelsespligt

Bind3

II G 3

Forkyndelser

Bind3

II E 2

Forkyndelser i civilretlige sager

Bind1

VII B

Forkyndelser i strafferetlige sager

Bind1

VII G

Forlis (søfart)

Bind2

III

Forlængelse af diplomatpas

Bind3

XV A 3

Forlængelse af tjenestepas

Bind3

XV B 3

Forsendelser

Bind3

X B

Forsikring, arbejdsskade

Bind3

III L

Forsikring, børnebesøgsrejser

Bind3

III O 5

Forsikring, rejsegods

Bind3

VI E

Forsikring, syge-

Bind3

III K

Forsikring, transport

Bind3

IV A 4

Forsikring, ulykkes-

Bind3

VI E

Fortabelse af statsborgerrret

Bind1

V C

Fortjenstmedaljen

Bind3

XVI B 5

Foto- og billedmateriale

Bind3

XIX E 3

Fremmedpas

Bind3

XV C

Fuldmagt

Bind1

III

Funktionstillæg

Bind3

III C

FUSP

Bind3

XXII A

Fælles udenrigs- og sikkerhedspolitik

Bind3

XXII

Fængslingssager

Bind1

VI E

Færøerne

Bind1

II E

Færøerne, flag

Bind1

II B

Færøerne lagting, valg til

Bind1

III D 2

Færøske rejsepas

Bind1

V A 5

Færøske skibe (søfart)

Bind2

II B 2

G

Gaveudveksling

Bind3

XIV G

Gebyr

Bind3

I G

Gebyrregnskab

Bind3

VIII B 8

Generhvervelse af statsborgerret

Bind1

IV E

Glaskort

Bind3

XIV H

Globusregnskab

Bind3

VIII F 9

Government Request(søfart)

Bind2

XI E

Graviditet

Bind3

II F 4

Graviditet (søfart)

Bind2

V I° D 3 a og XII C

Grønland

Bind1

II E

Grønland flag

Bind1

II B

Grønlands landsting, valg til

Bind1

III D 2

Grønlandske rejsepas

Bind1

V A 6

Gældsproblematikken

Bind3

XVIII E

H

Habilitet (i relation til regnskabsansvar)

Bind3

VIII A 6

Handel i bistandspolitikken

Bind3

XVIII E

Handelspolitiske foranstaltninger

Bind1

X 20

Hastighedsmærkninger af telemeddelelser

Bind3

X C 4

Helbredsundersøgelse

Bind3

IV B 4

Hjemflytningstillæg

Bind3

IV F

Hjemrejse (søfart)

Bind2

V I° G og XI

Hjemsendelse af arkivalier

Bind3

XII B og XXIV K

Hjemsendelse af efterladenskaber

Bind1

VI F

Hjemsendelse af efterladenskaber (søfart)

Bind2

XIV E

Hjemsendelsesordre (søfart)

Bind2

XI

Hofsorg

Bind3

XIV D

Honorære konsulers afsked

Bind3

XXIV G

Honorære konsulers ansættelse

Bind3

XXIV C

Honorære konsulers dekorering

Bind3

XVI B 4

Honorære konsulers død

Bind3

XIV E

Honorære konsulers orlov

Bind3

XXIV E

Honorære konsulers rettigheder

Bind3

XXIV I og J

Honorære repræsentationer

Bind3

XXIV

Hunde og katte

Bind1

V C

Hushjælp, rejseudgifter

Bind3

IV B 1 c

Huslejetab

Bind3

IV C

Hyre (søfart)

Bind2

V I° E

Hyrekontrakt (søfart)

Bind2

V I° B 1

Hæderspriser (kommercielle)

Bind1

X 11

Hæderstegn

Bind3

XVI A 4

I

Identitetspapirer

Bind1

V

Ikke-danske søfolk, bistand til (søfart)

Bind2

Kapitel IX

Repræsentationens forvaltning af statsejendomme, lejemål, statsmøblering, kontorinventar, -artikler og -maskiner samt tjenestebiler

A. Statsejendomme og lejemål Indhold

1. Udenrigsministeriets ejendomsnævn

2. Bolignormer for tjenesteboliger

3. Statsejede ejendomme

a. Køb og salg

b. Vedligeholdelse

c. Drift

4. Lejede ejendomme

a. Indgåelse af lejemål

b. Vedligeholdelse

c. Drift

5. Udenrigsministeriets ejendomsdata

B. Statsmøblering af boliger

1. Chefsboliger

2. Øvrige medarbejderboliger

3. Indkøbskatalog og rekvisitioner

4. Kunstnerisk udsmykning, antikviteter og ægte tæpper

5. Egenmøblering

C. Kontorinventar

1. Anskaffelse og vedligeholdelse

2. Registrering

D. Kontorartikler/papirvarer og kontormaskiner

1. Kontorartikler/papirvarer

2. Kontormaskiner

a. Anskaffelse og vedligeholdelse

b. Registrering

E. Tjenestebiler

1. Anskaffelse

2. Drift

3. Vedligeholdelse

4. Forsikring

5. Udskiftning

6. Indkøb

A. Statsejendomme og lejemål

1. Udenrigsministeriets ejendomsnævn

For at rådgive Udenrigsministeriet i ejendomsspørgsmål er der i medfør af § 11 i Lov om Udenrigstjenesten (lov nr. 150 af 13. april 1983 ændret ved lov nr. 331 af 14. maj 1997) under Udenrigsministeriet nedsat et ejendomsnævn, hvis formand udpeges af boligministeren. Ejendomsnævnet består endvidere af 1 medlem udpeget af finansministeren og 2 medlemmer udpeget af udenrigsministeren. Nævnets sekretariat bistås af en bygningssagkyndig rådgiver udpeget af boligministeren.

I henhold til paragraffens stk. 2 påhviler det nævnet »at undersøge og fremsætte forslag om løsning af spørgsmålet om tilvejebringelse af kontorer og boliger til repræsentationerne i udlandet. Indebærer gennemførelsen af et forslag, at der skal afholdes større investeringer eller engangsudgifter, afgiver udvalget indstilling til udenrigsministeren om de bevillinger, der kræves til forslagets gennemførelse«.

2. Bolignormer for tjenesteboliger

Der stilles bolig til rådighed for den udsendte medarbejder under dennes ophold på tjenestestedet. Ved lejemål underskrives kontrakt af repræsentationens chef eller stedfortræder.

Tjenesteboligen er knyttet til medarbejderens funktion ved repræsentationen og afspejler medarbejderens og den medfølgende husstands boligbehov. Hermed forventes boligstørrelse, indretning m.v. både at tilgodese repræsentative forpligtelser i nødvendigt omfang og at danne ramme om et normalt dansk familieliv. Udetjenestens boligstandard tilstræber en linie, der på én gang er passende i det enkelte opholdsland men også i fornuftig overensstemmelse med bolignormerne i Danmark. Som udgangspunkt gælder følgende generelle bolignormer

Repræsentationschefer

Spisestue med plads til 18-24 personer; opholdsstuer med siddepladser svarende til spisestuens kapacitet; soveværelse med tilstødende skabs/påklædningsværelse, der evt. vil kunne bruges som separat soveværelse, badeværelse/toilet i tilknytning hertil; 2-3 børne-/gæsteværelser med bad og toilet samt husmedhjælperværelser efter forholdene på stedet; nødvendige køkken-, anretter-, vaske- og depotrum.

Ministerråder og dermed sidestillede

Spisestue til 12-18 personer; opholdsstue svarende hertil; i øvrigt som ambassaderåder mfl., jf. nedenfor.

Ambassaderåder/-sekretærer, handelsråder/-attacheer, bistandsråder/-attacheer og dermed sidestillede

Opholdsstue med spiseafdeling eller evt. separat spisestue med plads til ca. 12 personer i lyset af de pågældende medarbejderes tjenstlige behov for samt karakter og omfang af repræsentation i hjemmet; evt. hall passende til mulige receptionsformål; forældresoveværelse; et værelse pr. hjemmeboende barn og et yderligere værelse til au pair-værelse/gæsteværelse; sædvanlige køkken- og badeværelsesfaciliteter samt depotrum; i alt et samlet bruttoboligareal på op til 175 - 200 m2.

Attachéer

Opholds/spisestue med plads til 8 personer; forældresoveværelse; ét værelse pr. hjemmeboende barn og et yderligere værelse til au pair-værelse/gæsteværelse, sædvanlige køkken- og badeværelsesfaciliteter samt depotrum; i alt et samlet bruttoboligareal på op til 140 - 150 m2.

Korrespondenter

Samme bolignormer som for attachéer, dog uden behov for repræsentative arealer; i alt et samlet bruttoboligareal på op til 125 - 140 m2.

Specialattachéer og sektoreksperter med begrænset åremålsansættelse

Der stilles lejet bolig til rådighed efter samme normer som for Udenrigsministeriets medarbejdere. Boliger til specialattachéer og sektoreksperter statsmøbleres ikke. Boligerne forsynes dog med gardiner, hårde hvidevarer samt færdig gulvbelægning i det omfang, sådanne ikke allerede forefindes.

Eksportassistenter

Der stilles lejet, møbleret bolig til rådighed med et samlet bruttoboligareal på op til 100 - 125 m2. Hvis der ikke kan lejes en møbleret bolig, skal repræsentationen lokalt tilvejebringe et møblement af passende standard. Glas, porcelæn, bestik og køkkenudstyr skal medbringes af eksportassistenten, hvis det ikke indgår som en del af møbleringen i den lejede bolig.

Udover de generelle bolignormer er en række andre faktorer medvirkende til at bestemme det konkrete boligvalg. Det drejer sig bl.a. om

Vægtningen mellem repræsentative og familiemæssige krav til boligen: Der er, også for medarbejdere med samme charge, betydelige forskelle i de repræsentative krav til den enkelte bolig afhængig af det specifikke arbejdsområde, udviklingen i det lokale repræsentationsmønster samt tradition og kultur på stedet.

Afstands- og transportmæssige forhold: Udsendte medarbejdere må efter omstændighederne kunne påregne transporttider mellem bolig og kancelli på op til 45-60 min. hver vej.

Særlig attraktiv beliggenhed: Såfremt repræsentationen efter aftale med den udsendte medarbejder ønsker at indstille leje af bolig i særligt attraktive områder/kvarterer herunder f.eks. lejligheder i bykerne med præsumptivt højere huslejeniveau må dette kompenseres i form af mindre boliger og/eller mindre traditionelle boliger.

Lokal byggeskik: Især under tropiske klimaforhold forekommer der tradition for boligbyggeri med udbredte arealer, f.eks. til hall og gange, der vil kunne medføre nogen overskridelse af de generelle kvadratmeternormer.

Sikkerhedssituation: I lande med væsentlige sikkerhedsmæssige problemer for udsendte og disses familier tillægges dette forhold afgørende betydning i forbindelse med såvel udvælgelse af boligkvarter som det konkrete boligvalg.

Ansvaret for, at bolignormerne overholdes, ligger hos repræsentationschefen, bekræftet ved årlig skemaindrapportering til Udenrigsministeriets ejendomsdatabase.

3. Statsejede ejendomme

a. Køb og salg

Ved statsejede ejendomme forstås fast ejendom, der er erhvervet af den danske stat, og fast ejendom, som den danske stat har opført eller har erhvervet på en lejet grund. Endvidere omfattes ejendomme, for hvilke der er indgået langtidslejemål for 25 år eller længere, eller som er omfattet af en særlig gensidighedsoverenskomst mellem Danmark og opholdslandet.

Alle sager vedrørende Udenrigsministriets køb og salg af fast ejendom i udlandet skal uanset købs- eller salgssummens størrelse forelægges Udenrigsministeriets ejendomsnævn samt i visse tilfælde Folketingets finansudvalg. Hvor en salgssum overstiger 3 mio. kr., skal sagen altid forelægges Finansudvalget.

Repræsentationschefen skal løbende følge udviklingen på det lokale ejendomsmarked med henblik på at vurdere, hvorvidt det i lyset af omkostningerne i forbindelse med køb eller leje af alternative ejendomme på stedet vil være økonomisk tilrådeligt at frasælge evt. statsejendomme. I vurderingen bør indgå den pågældende statsejendoms egnethed som bolig eller kancelli, herunder om ejendommen er i fornuftig overensstemmelse med de normer, der er gældende i Danmark. I vurderingen af kancellier bør der tillige indgå muligheden for fremleje af evt. underudnyttede arealer, f.eks. til danske erhvervsinteresser.

b. Vedligeholdelse

Alle udgifter til en statsejet ejendoms indvendige og udvendige vedligeholdelse skal afholdes inden for repræsentationens budget. Gennemførelse af større vedligeholdelsesarbejder, ombygninger eller renoveringer kræver Udenrigsministeriets forudgående godkendelse. Der skal også indhentes udtrykkelig bemyndigelse fra ministeriet i tilfælde, hvor vedligeholdelsesarbejder, ombygninger eller renoveringer vil medføre væsentlige æstetiske eller funktionelle ændringer i den statsejede ejendom. Udenrigsministeriet vil i sådanne tilfælde indhente en udtalelse fra en bygningssagkyndig rådgiver og eventuelt lade foretage en besigtigelse af ejendommen.

Vedligeholdelsen af de statsejede ejendomme omfatter også eventuelle haver, som skal holdes i rimelig stand. Væsentlige landskabsmæssige ændringer så som træfældning og større beplantningsomlægninger skal forelægges Udenrigsministeriet. Repræsentationen skal hvert tredje år lade en lokal bygningssagkyndig foretage bygningssyn over statsejede ejendomme efter fast paradigma fremsendt fra Udenrigsministeriet. Rapporten vedrørende bygningssynet skal indsendes til Udenrigsministeriet med en vurdering af den aktuelle ejendomsværdi ved fri handel (subsidiært offentlig eller anden ejendomsvurdering) samt et forslag til en prioriteret plan for ejendommens vedligeholdelse over kommende treårs periode. Rapporten skal endvidere være bilagt plantegninger og fotografier, der indikerer bygningsmæssige ændringer siden foregående bygningssyn og i nødvendigt omfang dokumenterer vedligeholdelsesbehov.

Bygningssyn og vedligeholdelsesplan skal dels tage sigte på, at værdien af en ejendomsinvestering bevares, f.eks. ved gennemførelse af nødvendige moderniseringer, dels sikre, at den løbende vedligeholdelse også under hensyn til forventet brugerskift kan foretages inden for repræsentationens godkendte budget.

De beløb, som i repræsentationens budget afsættes til ejendomsvedligeholdelse, skal fordeles hensigtsmæssigt mellem boliger og kancelli, idet statsejede ejendomme generelt gives prioritet.

Ved gennemførelsen af reparations- og vedligeholdelsesarbejder skal repræsentationen i videst muligt omfang støtte sig på lokal rådgivning og arbejdskraft. De nødvendige indkøb af materialer skal så vidt muligt også foretages lokalt. Der skal sædvanligvis indhentes 2-3 pristilbud på gennemførelsen af større reparations- og vedligeholdelsesarbejder.

c. Drift

Udgifterne til statsejede ejendommes drift, herunder skatter og afgifter samt vand, el, gas, opvarmning, renovation mv., skal afholdes inden for repræsentationens godkendte budget.

Repræsentationen skal årligt kontrollere, at udgifterne holdes på et rimeligt niveau, herunder at varme- og luftkonditioneringsanlæg og andre faste installationer anvendes rationelt og er økonomiske i drift. Der bør til enhver tid forefindes vejledninger vedrørende sådanne anlægs drift og vedligeholdelse.

Statsejede ejendomme skal ikke holdes forsikret, medmindre repræsentationen kontraktmæssigt eller ifølge opholdslandets lovgivning er forpligtet til det, idet staten er selvforsikret for både ansvars- og kaskoskader. Til skader under statens selvforsikringsordning hører ikke skader, der må henregnes under normale driftsrisici. Udgifter til udbedring af sådanne skader skal afholdes inden for repræsentationens budget.

4. Lejede ejendomme

a. Indgåelse af lejemål

Repræsentationen må kun indgå eller forlænge kontrakter om lejemål til kancelli eller tjenestebolig efter konkret bemyndigelse fra Udenrigsministeriet. Der må ikke indgås lejeaftale for eller ydes tilskud til boliger, som ejes af brugeren eller dennes husstand.

Repræsentationens indstilling om indgåelse af nye lejemål skal indeholde flere alternative forslag med oplysninger om hver af de foreslåede ejendomme, herunder beliggenhed, rumfordeling, størrelsen af de enkelte rum i m2 og det samlede bruttoareal. Ved bruttoareal forstås det samlede boligareal (brugsareal for kancellier), inkl. sekundære rum, gangarealer, skabe, trappeområder m.v., men ekskl. kælder uegnet til ophold, garage, overdækkede terrasser, egentlige loftsrum, udhus og evt. »servants quarters«. Endvidere skal der oplyses om eventuelle særlige sikkerhedshensyn (f.s.v.a. personsikkerhed, brandsikkerhed m.v.), udenomsfaciliteter, parkeringsforhold, størrelse af eventuel have, eventuel swimmingpool, vedligeholdelsesstand, eventuelle engangsudgifter til istandsættelse, flytning, eventuel supplerende møblering, salær mv.

Repræsentationen skal oplyse om huslejens størrelse, overtagelsesdato, lejeperiode og opsigelsesvarsel (herunder om »diplomatklausul«, som ved boliglejemål bør være brugerbestemt, jf. nedenfor). Endvidere oplyses om årlige driftsudgifter til el, vand og varme/køling samt evt. fællesudgifter. Endelig bør alle særlige kontraktvilkår nævnes i indstillingen, herunder eventuelle krav om forudbetaling, depositum, betaling af husleje i anden valuta end opholdslandets mv. Det skal præciseres, om de pågældende særlige kontraktvilkår er sædvanlige i opholdslandet.

I tilfælde af boligskift skal dobbelt huslejebetaling undgås.

Alle engangsudgifter i forbindelse med flytninger samt eventuel huslejestigning skal afholdes af repræsentationen inden for det godkendte budget.

Repræsentationerne bør ved udformningen af huslejekontrakter indhente lokal advokatbistand. Det er repræsentationschefens ansvar, at lejekontrakterne for kancelli og tjenesteboliger er i overensstemmelse med opholdslandets lovgivning. Følgende krav skal søges opfyldt

Lejekontrakten skal udformes med repræsentationen som lejer og underskrives af repræsentationschefen eller dennes stedfortræder. Begrænsninger i repræsentationens anvendelse af det lejede bør undgås eller gøres så lidt indgribende som muligt. For kancellilejemål bør der være adgang til at fremleje det lejede helt eller delvis, f.eks. til danske erhvervsinteresser.

Repræsentationens vedligeholdelsespligt skal være klart afgrænset og bør kun omfatte den indvendige vedligeholdelse. Kontrakten bør indeholde en udtrykkelig forpligtelse for ejeren til at sørge for god vedligeholdelse af bygningen, dens ydre, tag, hegn, havemure, installationer mv., eventuelt med en bestemmelse om, at repræsentationen kan lade vedligeholdelsesarbejder/ reparationer udføre og modregne udgifterne i huslejebetalingen, hvis krav om arbejdernes udførelse og/eller betalingen herfor ikke imødekommes.

Eventuelle bestemmelser om, at det lejede skal tilbageleveres i samme stand, som det blev overtaget, skal undtage almindelig slitage.

Medmindre repræsentationen ifølge kontrakten eller opholdslandets lovgivning har ubetinget ret til at opsige lejemålet med højst 6 måneders varsel, bør kontrakten indeholde en »diplomatklausul«, som giver repræsentationen ret til at opsige lejemålet med kort varsel i tilfælde af personalereduktion, nedlæggelse af repræsentationen eller krav fra opholdslandets myndigheder om fraflytning af den lejede ejendom. Diplomatklausul for boliger bør være defineret som »brugerbestemt« frem for »generel« (d.v.s. med mulig ikrafttræden ved brugerskifte eller nedlæggelse af brugerens stilling frem for repræsentationsnedlæggelse eller anden generel årsag).

Der må ikke i lejekontrakten forekomme formuleringer, hvorved repræsentationen giver afkald på immunitet eller andre diplomatiske rettigheder. I tvivlstilfælde kan det være hensigtsmæssigt udtrykkeligt i kontrakten at tilkendegive, at et sådant afkald ikke er givet.

Der bør være adgang til at holde hund/kat i boliger.

En kopi af den endelige, underskrevne lejekontrakt skal indsendes til Udenrigsministeriet til underretning tillige med plantegninger, fotos og ejendomsskema. Sidstnævnte skal indsendes elektronisk til indlæsning i Udenrigsministeriets ejendomsdatabase.

b. Vedligeholdelse

Udgifter til lejede kancelliers og tjenesteboligers vedligeholdelse skal afholdes inden for repræsentationens godkendte budget i det omfang, vedligeholdelsespligten påhviler lejeren. Repræsentationen skal sørge for, at der på budgettet afsættes midler til nødvendig vedligeholdelse i forbindelse med brugerskift.

Når lejemålet for et kancelli eller en chefsbolig omfatter en have, kan repræsentationen inden for sit godkendte budget afholde udgifterne til rimelig vedligeholdelse af haven og til anskaffelse og udskiftning af plæneklipper og andre, nødvendige større haveredskaber.

For andre tjenesteboligers vedkommende skal brugeren selv sørge for havens pasning. Udgiften til anskaffelse/udskiftning af plæneklipper og andre større, nødvendige haveredskaber kan dog refunderes inden for repræsentationens budget. Ligeledes vil udgiften til gartnerhjælp 1-2 gange om året kunne refunderes hvor forholdene taler for det.

c. Drift

Husleje- og driftsudgifter til lejede kancellier og tjenesteboliger skal afholdes inden for repræsentationens godkendte budget.

Repræsentationen skal årligt kontrollere, at udgifterne holdes på et rimeligt niveau, herunder at varme- og luftkonditioneringsanlæg og andre faste installationer anvendes rationelt og er økonomiske i drift.

Repræsentationen skal kun tegne forsikring, når det i henhold til lejekontrakten påhviler lejeren at gøre dette. Præmien skal afholdes inden for repræsentationens budget.

5. Udenrigsministeriets ejendomsdatabase

Ejendomsdatabasen indeholder centrale oplysninger om kontraktforhold, økonomi, fysisk beskrivelse samt anvendelsen af alle ejede og lejede ejendomme i udetjenesten. Ministeriets opsyn og daglige administration af ejendomsporteføljen, i korrespondance med repræsentationerne, afhænger af rettidig elektronisk skemaindberetning om kancellier og boliger ved

tilkomst af nye ejendomme i ejendomsporteføljen

væsentlige ændringer i tidligere indrapporterede oplysninger for eksisterende ejendomme (f.eks. brugerskift, lejevilkår, nyvurderinger m.v.)

begyndelsen af hvert kalenderår, når det foregående års regnskabstal for hver ejendom er kendt

ejendomssalg eller lejemåls ophør.

Indsendelse af ejendomsskemaer til ejendomsdatabasen sker til enhver tid med repræsentationschefens vurdering af pågældende ejendoms egnethed til den aktuelle brug.

B. Statsmøblering af boliger

1. Chefsboliger

Chefsboliger er som hovedregel 100 procent statsmøblerede. Nymøblering af chefsboliger samt udskiftning og supplering af møbler og andet boliginventar, herunder kunstnerisk udsmykning, skal ske i samarbejde med Udenrigsministeriet, fortrinsvis i forbindelse med chefskifte. Supplering af glas, porcelæn, bestik og køkkenudstyr skal dog foretages løbende ved repræsentationens egen foranstaltning via rekvisitionssystemet, jf. punkt 3 nedenfor.

Ministeriet sender ved nymøblering en fortegnelse over det leverede inventar til boligen, rum for rum, i papirform og i elektronisk format. Repræsentationen skal snarest muligt efter modtagelse af statsinventaret indsende daterede fotografier af boligen, hvorpå al statsinventaret er synligt.

En ajourført kopi af boligens inventarliste underskrevet af brugeren samt en elektronisk version skal indsendes til ministeriet i forbindelse med hvert brugerskifte. Der skal ligeledes indsendes ajourførte, daterede fotografier.

Repræsentationen skal følge Udenrigsministeriets møbleringsplan for de repræsentative afsnit, og statsejet inventar i disse afsnit må ikke uden ministeriets bemyndigelse ombyttes med privat inventar.

Brugerne er erstatningspligtige for skader på det statsejede boliginventar, herunder for skader forårsaget af husdyr, efter dansk rets almindelige erstatningsregler.

2. Øvrige medarbejderboliger

Statsmøblering af boliger for øvrige udsendte medarbejdere foretages ved stillingsnyoprettelser af Udenrigsministeriet. Supplering og vedligeholdelse af alt boliginventar skal foretages ved repræsentationens foranstaltning via rekvisitionssystemet og ud fra indkøbskataloget, jf. punkt 3. Nyt boliginventar skal straks efter modtagelsen registreres på den elektronisk baserede inventarliste for den pågældende bolig.

I øvrigt gælder det samme regelsæt som for chefsboliger, jf. punkt 1 ovenfor, idet dog indsendelse ved brugerskifte af den ajourførte kopi af inventarlisten tillige sker med repræsentationschefens påtegning.

3. Indkøbskatalog og rekvisitioner

Indkøbskataloget består af en database der ligger på Internettet, hvortil repræsentationernes medarbejdere har adgang via et password, der forvaltes af repræsentationen selv. Foruden praktisk vejledning til indkøb af boliginventar indeholder kataloget fotografier af det boliginventar, som forventes indkøbt ved supplering og vedligeholdelse. Desuden består kataloget af tre blå bind, der er sendt til alle repræsentationer. Disse bind indeholder stof-, tæppe- og materialeprøver. Kataloget gør det muligt for repræsentationen at supplere statsinventaret selvstændigt og således, at der inden for de givne rammer tages hensyn til individuelle ønsker fra brugerne om farver og design. Endvidere indeholder kataloget en række vedligeholdelsesvejledninger, som skal følges i forbindelse med vedligeholdelsespligten for statsmøblering.

Ved bestilling af boliginventar benyttes rekvisitionsblanketten i katalogets database, som sendes eventuelt pr. telefax eller e-mail direkte til leverandøren med kopi til den pågældende speditør. Der skal ikke indsendes kopi til Udenrigsministeriet. Udover en detaljeret beskrivelse af den bestilte vare, herunder angivelse af varenummer fra indkøbskataloget, samt repræsentationens telefon-, faxnummer og e-mail adresse, skal rekvisitionen præcisere, at fakturaen skal tilsendes repræsentationen selv. Fakturaen skal betales af repræsentationen snarest efter modtagelsen, også selv om den bestilte vare endnu ikke er modtaget. Hvis repræsentationen ikke selv kan anvise beløbet til betaling, skal fakturaen i attesteret stand og med angivelse af kontonummer for debiteringen indsendes til betaling direkte til repræsentationens desk-officer i F.2. Der må kun bestilles boligudstyr, hvis repræsentationen har budgetmæssig dækning for udgiften til indkøbet. Der henvises i øvrigt til vejledningen for bestillinger i indkøbskataloget.

Af administrative grunde bør repræsentationen kun foretage supplerings- og erstatningsindkøb samlet for boligerne én gang årligt, så vidt muligt i forbindelse med et brugerskift, hvor der kan drages fordel af samsending med privat flyttegods. Repræsentationen skal ved udarbejdelsen af de årlige budgetter tage højde for forventede udgifter til indkøb af boliginventar, herunder specielt i forbindelse med forventede brugerskift.

Nyt boliginventar skal straks efter modtagelsen registreres på den elektronisk baserede inventarliste for den pågældende bolig. Sender leverandøren stofrester med det bestilte inventar, skal et lille stykke af dette sendes til Udenrigsministeriet til boligmappernes materialeark.

4. Kunstnerisk udsmykning, antikviteter og ægte tæpper

Placering af kunstnerisk udsmykning, antikviteter og ægte tæpper i forbindelse med nymøblering af chefsboliger sker i samarbejde med Udenrigsministeriet. Øvrige medarbejderboliger kan efter indstilling forsynes med kunstnerisk udsmykning i form af et begrænset antal litografier/kunstplakater, men som hovedregel ikke med antikviteter og ægte tæpper.

Udskiftning og supplering foretages efter indstilling herom til Udenrigsministeriet i forbindelse med brugerskifte og afholdes af repræsentationens budget.

Der må ikke foretages ændringer i placeringen mellem de forskellige tjenesteboliger uden godkendelse fra Udenrigsministeriet.

Kunstnerisk udsmykning, herunder malerier og signeret originalgrafik men ikke kunstplakater, samt antikviteter og ægte tæpper skal på bagklædningen være mærket med et af ministeriet tildelt registreringsnummer. Dette nummer anføres af repræsentationen på boligens inventarliste (f.eks. »Richard Mortensen: Farvelitografi, UM nr. 1821«). Ved indsendelse af inventarliste vedlægges særskilt, dateret foto af hver genstand.

Vedligeholdelse af Udenrigsministeriets kunst, antikviteter og ægte tæpper skal ske i samarbejde med ministeriet. Repræsentationen er forpligtet til særskilt at indberette skader eller slitage på disse genstande.

5. Egenmøblering

For udsendte medarbejdere fortrinsvis på poster i Europa er der ved et brugerskift mulighed for hel eller delvis egenmøblering, hvis det eksisterende inventar er udskiftningsmodent, eller hvor der er tale om nyoprettelse af en stilling.

Der ydes i så tilfælde en vis godtgørelse til medarbejderen af udgifter til anskaffelse og vedligeholdelse af egne møbler. Satserne for denne etableringsafskrivning er behandlet i afsnittet om udetillæg.

Graderne for egenmøblering er som følger: 25 procent for fuld spisestue, 25 procent for opholdsrum, 25 procent for glas, porcelæn, bestik og køkkenudstyr og 25 procent for fuld egenmøblering af sove-, børne- og gæsteværelser m.m.. Egenmøbleringen skal være af samme norm og standard som en statsmøblering. Anvendeligt statsejet boliginventar må ikke opmagasineres for at give plads til egne møbler.

Eventuel egenmøblering og graden heraf skal aftales med repræsentationen og godkendes af Udenrigsministeriet, før medarbejderen tiltræder posten. Der kan ikke i løbet af udsendelsesperioden foretages ændringer i graden af egenmøblering.

C. Kontorinventar

1. Anskaffelse og vedligeholdelse

Nyindretning af kancellier og større udskiftninger af kontorinventaret skal foretages i samarbejde med Udenrigsministeriet.

Supplering og vedligeholdelse af kontorinventar sker på repræsentationschefens ansvar inden for den godkendte budgetramme og skal foretages efter en flerårig plan. Planen skal tage sigte på, at kancelliets indretning og udstyr holder den oprindelige standard, og at et præsentabelt helhedsindtryk bevares.

Indløb skal foretages via rekvisitionssystemet og direkte hos de forhandlere, som er opført på møbleringslisten over det oprindeligt indkøbte inventar. Supplerende indkøb må kun foretages, hvis repræsentationen har budgetmæssig dækning for udgiften.

2. Registrering

Repræsentationen skal for hvert rum registrere kontorinventaret i IT-format. En kopi af inventarlisten underskrevet af repræsentationschefen, samt fotografier hvorpå al statsinventaret er synligt, skal indsendes til Udenrigsministeriet ved hvert chefskifte.

Nyanskaffelser skal straks registreres på inventarlisten med angivelse af anskaffelsesår og sted.

D. Kontorartikler/papirvarer og kontormaskiner

1. Kontorartikler/papirvarer

Officielle stempler og signeter, visumformularer, stamkort til pas og kørekort, refusionserklæringer, brevpapir og kuverter m.v. med Udenrigstjenestens logo skal altid rekvireres fra Udenrigsministeriet (Papirforvaltningen).

Generelle kontorartikler bør indkøbes i opholdslandet, hvis artiklerne kan fås i passende kvalitet og til priser, der ikke væsentligt overstiger priserne på tilsvarende varer i Danmark, inklusive forsendelses- og indklareringsudgifter. Efter anmodning fra repræsentationerne kan der fra Udenrigsministeriet fremsendes katalog med prisliste fra dansk leverandør over almindeligt anvendte kontorartikler.

Alle kontorartikler/papirvarer, som ønskes leveret fra danske leverandører, skal bestilles på en liste, som indsendes til Udenrigsministeriet i to eksemplarer. Bestillinger bør så vidt muligt foretages én gang årligt og afgives i så god tid, at varerne kan afsendes samlet og på billigste måde.

Forsendelsesudgifterne debiteres repræsentationerne, som i deres budgetlægning skal tage højde for sådanne udgifter.

2. Kontormaskiner

a. Anskaffelse og vedligeholdelse

Anskaffelse af kontormaskiner bør bl.a. af hensyn til vedligeholdelsen så vidt muligt foretages lokalt i opholdslandet, hvis prisen ikke væsentligt overstiger prisen ved tilsvarende indkøb i Danmark, inklusive forsendelses- og indklareringsudgifter mv.

Ved bestillinger af kontormaskiner til levering fra Danmark (eller fra et tredjeland) skal repræsentationerne oplyse om vekselstrømforholdene i opholdslandet.

Repræsentationerne skal holde kontormaskinerne i god stand, eventuelt ved tegning af serviceabonnementer.

For så vidt angår anskaffelser af edb-udstyr henvises til Kapitel X, D.

b. Registrering

Repræsentationerne skal registrere kontormaskinerne efter de samme retningslinier som for kontorinventarets vedkommende, se ovenfor under afsnit C, pkt. 2.

E. Tjenestebiler

1. Anskaffelse

Udenrigsministeriet stiller normalt ikke en personbil til rådighed for repræsentationschefen, men hvor ganske særlige forhold, herunder omfattende tjenstlig kørsel, taler for det, kan en tjenestevogn bevilges. Repræsentationschefens udetillæg vil i så fald blive reguleret under hensyn hertil.

Ved anskaffelse af en bil til brug for kancelliet bør repræsentationerne undersøge markedet for de mest velegnede bilmærker af stationcartypen og navnlig tage hensyn til mulighederne for god service, til værdiforringelse af biler af de pågældende bilmærker, samt gensalgsmuligheder, når udskiftning af kontorvognen bliver aktuel.

2. Drift

Tjenestebiler må kun benyttes til tjenstlig kørsel og må kun føres af de medarbejdere, repræsentationschefen har bemyndiget til det.

For hver tjenestebil føres en kørebog, der rekvireres fra Udenrigsministeriets Papirforvaltning. I kørebogen indføres for hver enkelt kørsel

1) Dato og tidspunkterne for kørslens begyndelse og afslutning,

2) kilometertællerens udvisende ved hjemkomsten samt antallet af kørte kilometer,

3) mængden af påfyldt benzin og olie og

4) kørslens formål og hovedpunkter.

Kørebogen udfyldes og underskrives af føreren umiddelbart efter kørslens afslutning.

Udskrevne kørebøger opbevares af repræsentationen indtil et år efter afhændelsen af den tjenestebil, for hvilken de er ført, hvorefter de kan destrueres. Udenrigsministeriet kan rutinemæssigt eller stikprøvevis anmode om indsendelse af både udskrevne kørebøger og bøger, der er i brug.

3. Vedligeholdelse

Tjenestebiler skal holdes i god køredygtig stand med fornøden smøring og udskiftning af olie, regelmæssige eftersyn og øjeblikkelig afhjælpning af mangler.

4. Forsikring

Repræsentationen skal tegne ansvarsforsikring i opholdslandet for tjenestebiler. Kaskoforsikring bør normalt kun tegnes, hvis særlige forhold taler for det. Indtræffer kørselsuheld af alvorligere karakter, skal repræsentationen i en indberetning til Udenrigsministeriet redegøre for de nærmere omstændigheder ved uheldet og oplyse, hvilke person- og tingskader der er sket, og om skaderne må antages at ville medføre udgifter for statskassen. Sådanne udgifter skal afholdes over repræsentationens budget.

5. Udskiftning

Udskiftning af tjenestebiler kan normalt tidligst ske fem år efter anskaffelsen, eller når bilen har kørt over 100.000 kilometer. Hvis dårlige vejforhold eller utilstrækkelige service- og reparationsmuligheder medfører et ekstraordinært slid på en tjenestebil, kan den udskiftes på et tidligere tidspunkt, dog tidligst efter 2 år. Det gælder også, hvis andre særlige lokale forhold gør sig gældende, navnlig hvor økonomisk fordelagtige vilkår taler for det.

Tjenestebiler må ikke medmindre det letter videresalg anskaffes med unødigt ekstraudstyr som fx dyre radioer, kasettebåndoptagere o.l.

Tjenestebilen skal afhændes på en sådan måde, at det størst mulige provenu opnås. Dette kan ske ved indbytning i forbindelse med køb af den nye tjenestebil, men det skal sikres gennem indhentning af mindst to tilbud, at den størst mulige pris opnås. Afhændelse kan evt. ske ved offentlig auktion. Overdragelse til en medarbejder kan ikke finde sted, men vedkommende kan byde ved den offentlige auktion.

Nettoudgiften ved udskiftning af tjenestebilen skal kunne afholdes inden for repræsentationens nettodriftsramme.

6. Indkøb

Repræsentationen skal selv indkøbe tjenestebil(er) i opholdslandet, Danmark eller tredieland uden Udenrigsministeriets medvirken (bortset fra eventuel betaling til dansk sælger, hvor repræsentationen ikke selv har mulighed for at effektuere betaling). Der indhentes mindst to tilbud fra forskellige forhandlere for at sikre et fordelagtigt køb.

Tilsvarende sker bestilling og forsendelse af reservedele mv. samt betaling til leverandøren på repræsentationens foranledning.

Repræsentationerne skal være opmærksom på, at tjenestebiler og reservedele normalt skal købes ved anvendelse af direktoratet for statens indkøbs udsendte indkøbsordninger. Kopi af indkøbsordningerne vil kunne rekvireres.

Ved udkørsel fra Danmark skal repræsentationen selv (gennem sælger) sørge for indregistrering af tjenestebilen på grænseplader. Det understreges, at tjenestebiler på danske grænseplader skal være kørt ud af Danmark senest 24 timer efter registreringen, da danske repræsentationer har bopæl i Riget. Udkørsel bør ske direkte. Ved indkøb i Danmark henstilles det, at sådanne foretages hos større velrenommerede bilforhandlere. Repræsentationen bør i denne forbindelse benytte sig af erfaring opnået i forbindelse med de udsendte medarbejderes erhvervelse af privat bil.

INDHOLDSFORTEGNELSE

KAPITEL I

Udsendte repræsentationernes embedsførelse

A. Generelle bestemmelser omrepræsentationernes virksomhed

1. Repræsentationen skal i princippet kun varetage danske interesser

2. Besvarelse af henvendelser

3. Adskillelse af embede fra privat virksomhed

4. Tavsheds og diskretionspligt

B. Forholdet til opholdsstaten

1. Henvendelser til opholdsstatens myndigheder

2. Iagttagelse af opholdsstatens lovgivning

3. Ikkeindblanding i opholdsstatens indre anliggender

4. Visitter m.m.

5. Kondolencer

C. Forholdet til det diplomatiske eller konsulære korps

D. Forholdet til den danske koloni

E. Kontor og kontortid, helligdage mv.

F. Inventar, tryksager og protokoller

G. Betaling for tjenestehandlinger i udenrigstjenesten

H. Rejseinspektionsordningen

I. Controllerfunktionen

A. Generelle bestemmelser om repræsentationernes virksomhed

1. Repræsentationen skal i princippet kun varetage danske interesser

Efter folkerettens almindelige regler er det repræsentationernes opgave at varetage danske interesser i opholdslandet, derimod ikke opholdslandets interesser i Danmark. På samme måde har opholdslandets repræsentationer i Danmark kun til opgave at varetage deres eget lands, og ikke danske interesser.

Repræsentationerne bør derfor kun yde bistand til personer, firmaer, institutioner eller myndigheder i opholdslandet, hvis dette tjener danske offentlige eller private interesser, eller almindelig courtoisie over for opholdslandet taler for det. Er dette ikke tilfældet, bør repræsentationen henvise interesserede til deres eget lands repræsentation i Danmark.

Det er fx klart i dansk interesse, at repræsentationen yder importører i opholdslandet bistand til at komme i forbindelse med danske eksportører. Det kan ligeledes ofte være naturligt af hensyn til dansk eksports renommé, at repræsentationen formidler klager over mangelfulde leverancer fra danske eksportører eller uopfyldte betalingskrav mod danske importører.

Derimod bør repræsentationen afvise anmodninger fra personer eller myndigheder i opholdsstaten om bistand i civilretlige eller strafferetlige anliggender. Repræsentationen bør således afvise at modtage forkyndelser i civile eller strafferetlige sager eller andre retlige dokumenter på danske statsborgeres vegne, uanset om den pågældende danske statsborger, fx med henblik på postforsendelser, måtte have opgivet repræsentationen som sin adresse.

I hvilket omfang det vil være naturligt for repræsentationen, ud fra almindelig courtoisie over for opholdsstaten, at imødekomme henvendelser fra personer, institutioner eller myndigheder i opholdslandet, må afhænge af omstændighederne i det enkelte tilfælde og af repræsentationens skøn ud fra kendskabet til de stedlige forhold. Hvis en minister eller anden fremtrædende person søger repræsentationens råd eller bistand i anledning af et planlagt besøg i Danmark, vil det således være naturligt, at repræsentationen underretter Udenrigsministeriet og bistår den pågældende bedst muligt.

På samme måde er det i dansk interesse, at repræsentationen giver og formidler oplysninger med henblik på at stimulere turistbesøg fra opholdslandet. Men drejer det sig fx om en student, der ønsker oplysninger om mulighederne for at studere i Danmark eller opnå ansættelse ved et dansk videnskabeligt institut eller i et dansk firma, vil det som hovedregel være naturligt at henvise ham til at rette henvendelse til sit eget lands myndigheder eller repræsentation i Danmark.

Det er ifølge sagens natur ikke muligt at give en udtømmende vejledning på det her omhandlede område, men de anførte eksempler skulle tjene til at belyse hovedreglen, nemlig at det principielt kun er repræsentationens opgave at varetage danske interesser.

2. Besvarelse af henvendelser

Direkte besvarelse af henvendelser bør være det normale, hvad enten det drejer sig om skrivelser fra myndigheder, institutioner eller private. Hvis en repræsentation er i tvivl om, hvordan en skrivelse skal besvares, bør den dog indhente vejledning hos den overordnede myndighed. Kan en skrivelse ikke besvares inden for en rimelig frist, bør repræsentationen straks anerkende skrivelsens modtagelse og stille en besvarelse i udsigt.

Afslag på anmodninger, som repræsentationen af den ene eller anden grund ikke mener at kunne imødekomme, bør gives snarest og så vidt muligt med udførlig motivering for afslaget.

3. Adskillelse af embede fra privat virksomhed

Embedsmanden bør nøje holde sin private virksomhed og sin embedsførelse ude fra hinanden og hverken direkte eller indirekte påberåbe sig sin officielle stilling, når han ikke optræder officielt. Signet, stempel og papir med repræsentationens brevhoved må kun benyttes til tjenstlig korrespondance.

4. Tavsheds- og diskretionspligt

Diplomatiske og konsulære embedsmænd må under ingen omstændigheder røbe, hvad der i deres officielle egenskab betros dem eller kommer til deres kundskab af privat eller fortrolig karakter. De skal i det hele taget udvise fornøden diskretion ved omtale af forhold, som vedrører tjenesten eller kan skade private interesser, hvad enten det drejer sig om forretningsanliggender eller rent private forhold såsom skilsmisse eller faderskabssager.

Repræsentationen bør ligeledes undlade at besvare spørgsmål fra privat side om private personers forhold, medmindre den pågældende privatperson tillader, at forespørgslen besvares, eller det forekommer klart, at forespørgeren har en legitim interesse i at få de ønskede oplysninger. Hvor omstændighederne taler for det, vil repræsentationen kunne tilbyde at videresende et brev fra forespørgeren til den efterspurgte.

B. Forholdet til opholdsstaten

1. Henvendelser til opholdsstatens myndigheder

Normalt kan henvendelser til opholdsstatens udenrigsministerium kun foretages af diplomatiske repræsentationer. I lande, hvor der ikke er domicileret en dansk diplomatisk repræsentation, vil den øverste konsulære embedsmand, hvis dette er i overensstemmelse med opholdsstatens praksis, dog kunne rette henvendelse direkte til udenrigsministeriet i sager, hvor det måtte være påkrævet eller naturligt. I øvrigt er der ingen begrænsninger i de konsulære repræsentationers adgang til at brevveksle med eller henvende sig til myndigheder eller institutioner inden for det distrikt, repræsentationen omfatter.

Ved forelæggelse af klager fra danske statsborgere, firmaer eller institutioner bør repræsentationen afholde sig fra at stille krav, som ikke er velunderbyggede. I ømtålelige anliggender kan det anbefales, at repræsentationen forelægger sagen personligt for vedkommende embedsmand i opholdsstaten og samtidig afleverer et skriftligt memorandum til støtte for den mundtlige forelæggelse.

2. Iagttagelse af opholdsstatens lovgivning

Såvel under udøvelsen af sit embede som privat skal embedsmanden holde sig opholdsstatens love og bestemmelser efterrettelig.

3. Ikkeindblanding i opholdsstatens indre anliggender

Embedsmanden bør afholde sig fra skriftlig eller mundtlig kritik af opholdsstaten eller dens institutioner. Hvis en honorær konsul deltager i politisk virksomhed, bør det ske under former, der ikke kan kompromittere hans stilling som dansk embedsmand.

4. Visitter m.m.

Embedsmanden bør bestræbe sig for at tilvejebringe det bedst mulige forhold til opholdsstatens myndigheder og både ved sin tiltrædelse og ved andre lejligheder, hvor det måtte være sædvane eller hensigtsmæssigt, aflægge høflighedsbesøg hos dem. Indbydes han til officielle fester, bør han så vidt muligt personligt komme til stede, navnlig ved lejligheder hvor det skønnes af betydning, at Danmark er repræsenteret.

5. Kondolencer

Ved statsoverhovedets eller andre særlig fremtrædende personers død, ved naturkatastrofer eller ved ulykker, der medfører større tab af menneskeliv, vil der efter omstændighederne og skik og brug på stedet være anledning til for repræsentationens chef over for myndighederne at give udtryk for sin deltagelse. Hvis en konsulær repræsentation skønner, at den danske regering bør kondolere, forelægges spørgsmålet for den overordnede myndighed.

C. Forholdet til det diplomatiske eller konsulære korps

Embedsmanden bør søge at bevare et godt personligt og kollegialt forhold til de udsendte eller honorære repræsentanter for andre lande. Det kan bl.a. have betydning i tilfælde, hvor en fælles optræden af korpset over for opholdsstatens myndigheder måtte komme på tale.

D. Forholdet til den danske koloni

Repræsentationen bør aktivt deltage i bestræbelser for at udvikle og styrke det indbyrdes sammenhold inden for den danske koloni samt bistå og støtte stedlige danske foreninger, kirker, sømandshjem og alderdomshjem.

Ligeledes bør repræsentationen efter evne bistå foreninger og institutioner i Danmark, der virker for at bevare båndene mellem Danmark og danske i udlandet såsom »Foreningen Dansk Samvirke«, »Det Danske Selskab«, »Dansk Kirke i Udlandet« og »Dansk Sømandskirke i Fremmede Havne«.

E. Kontor og kontortid, helligdage mv.

Repræsentationen bør have et passende og så vidt muligt centralt beliggende kontor. Repræsentationens adresse bør findes i de almindelige adresseregistre og i telefonbogen. Ændringer i adresse, telefonnummer mv. bør omgående meddeles til den overordnede myndighed og til eventuelle underordnede konsulære repræsentationer.

For udsendte repræsentationer svarer den samlede ugentlige kontortid normalt til den gældende ugentlige arbejdstid i Danmark.

Repræsentationens ekspeditionstid kan afvige fra kontortiden. Opslag om ekspeditionstiden bør anbringes ved indgangen. Repræsentationen bør ikke afvise en anmodning om bistand uden for kontortiden/ekspeditionstiden, hvis øjeblikkelig hjælp er nødvendig.

Kontortiden/ekspeditionstiden lægges så vidt muligt inden for den sædvanlige forretningstid på stedet og fastsættes i øvrigt under hensyn til lokal sædvane med hensyn til ugentlig helligdag, nationale helligdage mv.

F. Inventar, tryksager og protokoller

Foruden flag og våbenskjold leverer Udenrigsministeriet til enhver repræsentation et portræt af Hendes Majestæt Dronningen og af Hans kgl. Højhed Prins Henrik samt et vægkort over Danmark. Portrætterne og kortet ophænges på et passende sted i repræsentationens lokaler.

Enhver repræsentation forsynes af ministeriet med tjenestesignet og tjenestestempel med dansk tekst. Tjenestestempler eksisterer i hhv. stort og lille format, hvoraf det lille format er særlig velegnet til fx pasudstedelse. Tjenestesignet og stempler bør opbevares på betryggende måde.

Repræsentationen modtager fra ministeriet de håndbøger, tryksager m.m., der bør være på repræsentationen.

G. Betaling for tjenestehandlinger i udenrigstjenesten

En revideret bekendtgørelse om betaling for tjenestehandlinger i udenrigstjenesten trådte i kraft den 1, juli 2000 (Bekg. nr. 537 af 15. juni 2000).

Bekendtgørelsenmed tilhørende vejledning er udsendt særskilt.

Honorære repræsentationer vil skulle holdes løbende underrettet af den overordnede repræsentation.

H. Rejseinspektionsordningen

Udenrigsministeriets rejseinspektionsordning forestås af rejseinspektøren, der i samråd med direktøren foretager inspektionsbesøg ved repræsentationerne.

Besøgene har til formål at føre tilsyn med repræsentationernes organisation og virksomhed samt medarbejdernes boliger, arbejdsforhold og levevilkår.

Besøgene forberedes gennem høringer af de respektive afdelinger og kontorer i Udenrigsministeriet og i fornødent omfang andre myndigheder mv.

Før et inspektionsbesøg får repræsentationen meddelelse om, hvilke forberedelser der ønskes truffet. Samtidig anmodes repræsentationen om inden en nærmere angiven dato at indberette det, hvis repræsentationschefen eller dennes medarbejdere har spørgsmål, der ønskes drøftet under besøget.

Rejseinspektøren kan tage ethvert spørgsmål om repræsentationens organisation og virksomhed og om stabens tjenstlige forhold op til undersøgelse og drøftelse. Rejseinspektøren bør forsynes med alle nødvendige oplysninger til løsning af disse opgaver.

Rejseinspektøren har under opholdet samtaler med repræsentationschefen og medarbejderne, som herved får lejlighed til at redegøre for spørgsmål, som måtte ønskes drøftet.

Rejseinspektøren aflægger en rapport om inspektionsbesøget til direktøren og en kopi sendes til repræsentationen og afdelinger og kontorer i ministeriet samt til tillidsrepræsentanterne.

I. Controllerfunktionen

Udenrigstjenestens controllerfunktion omfatter både driftsområdet og tilskudsområdet (udviklingsbistanden).

Driftsområdet

Udenrigstjenestens controllerfunktion på driftsområdet har til formål at foretage analyser — herunder tværgående — af hjemmetjenestens og repræsentationernes økonomi og foreslå forbedring af deres arbejdsgange og økonomistyring.

Repræsentationerne kan anmode controlleren om hjælp til fortolkning af eller undervisning i gældende regelsæt på driftsområdet.

Controllerbesøg finder sted efter ministeriets eller repræsentationernes ønske.

Før et controllerbesøg gennemgås de pågældende repræsentationers regnskab med henblik på afhjælpning af eventuelle bevillings- og regnskabsmæssige problemer.

Repræsentationerne får meddelelse om controllerbesøg med angivelse af, hvilke forberedelser der ønskes truffet. Samtidig anmodes repræsentationerne om at indberette det, hvis repræsentationschefen eller medarbejderne har spørgsmål, der ønskes drøftet under besøget.

Controlleren har under opholdet samtaler med repræsentationschefen og de medarbejdere, der deltager i økonomistyringen, samt andre medarbejdere, der måtte ønske spørgsmål drøftet.

Om controllerbesøget aflægges der en rapport til ministeriets ledelse. Kopi sendes til de pågældende repræsentationer og relevante afdelinger og kontorer i ministeriet.

Tilskudsområdet

På tilskudsområdet (§ 06.3 Bistand til udviklingslandene, § 06.11.16 Miljøindsatser i udviklingslande, § 06.11.17 Forebyggelse og bilæggelse af konflikter samt § 06.11.18 Demokratifonden) er det controllerfunktionens formål at sikre en betryggende tilskudsforvaltning og økonomistyring, herunder velbeskrevne forretningsgange i alle led. Controlleren påser, at der foreligger regelsæt for bevillings og budgetprocedurer, indkrævning af tilskudsregnskaber samt tilstedeværelsen af tilfredsstillende regnskabs, revisions og kontrolordninger ved projekter og andre bistandsaktiviteter.

Controlleren på tilskudsområdet varetager disse opgaver i relation til både Sydgruppens ressortkontorer og repræsentationer i programsamarbejdslandene.

indholdsfortegnelse

KAPITEL VIII

Repræsentationernes regnskab

A. Det regnskabsmæssige ansvar og tilsyn

1. Statsregnskabsloven

2. Beholdningers opbevaring og størrelse

3. Postliste

4. Interne kasseeftersyn

5. Overlevering ved chefskifte

6. Regler om habilitet

7. Instruks for konti i pengeinstitutter m.m.

B. Den daglige regnskabsførelse

1. Almindelige regnskabsbestemmelser

1.1. Regnskabshåndbog

1.2. Formålskontering

2. Økonomistyringssystemet Rep-Finans.

3. Regnskabsbilag

3.1. Dokumentation

3.2. Bilagsnummer

3.3. Oversættelse

3.4. Attestation

3.5. Efterregning

3.6. Inventarliste

3.7. Eget motorkøretøj

3.8. Lønningsliste

3.9. Bonusløn eksportfremme

3.10. Moms- og afgiftsrefusion

3.11. Fakturering

4. Reskontroen

5. Forudbetalte kontor og huslejer samt deposita

6. Rejseaktiviteter for visse specialattachéer

7. Undervisning

7.1. Sprogundervisning

7.2. Undervisning i anvendelse af ny teknologi

7.3. Anden undervisning

8. Gebyrregnskab

8.1. Almindelig vejledning

8.2. Gebyrregnskabet

8.3. Pas og visabeholdningens opbevaring mv.

8.4. Udstedelse og annullering af pas og viseringer

8.5. Opkrævning i viseringssager

9. Afstemning af kassen og eventuelle kassedifferencer

C. Kontogrupper

D. Særligt om mellemværender med andre

1. Konto 95.50/82018999

1.1. Midlertidige posteringer

1.2. Løbende mellemværender

1.3. Kontante depoter og deposita

1.4. Forskudskasser

2. Konto 14.20.10 - repræsentation

3. Konto 21.90.01 - Porto og teleindtægter

E. Særligt om mellemværender over konto 95.71

1. Mellemværender med Udenrigsministeriet

1.1. Posteringsindberetning

2. Mellemværender med andre SCRinstitutioner

3. Mellemværender repræsentationerne imellem

F. Månedsregnskabet

1. Afslutning i kasserapporten

2. Afstemning af kassetilsvaret

3. Afstemning af banktilsvaret

5. Beholdningsspecifikation

6. Regnskabsbilag

7. Repræsentationschefens gennemgang af regnskabet.

Attestation og underskrift

8. Indsendelse til Udenrigsministeriet

9. Globusregnskabet og den efterfølgende kontrol

G. Årsafslutningen

1. Depoter in specie

2. Kursregulering af nøddepoter og andre valutabeholdninger

H. Repræsentationens finansiering

1. Etablering af bankakkreditiv

2. Træk på bankakkreditivet

3. Pengeoverførsler fra Udenrigsministeriet

I. Revision

1. Generelt

J. ---

K. Paradigmaer

1. G/L register

2. Beholdningsspecifikation

3. Perioderegnskab og kontokort

4. Reskontro statement og reskontro overview

4.1. Reskontro statement

4.2. Reskontro overview

5. Repræsentation

6. Posteringsindberetning

7. Kasseeftersynsrapport

8. Standardinstruks for konti i pengeinstitutter mv.

9. Gebyrbog

10. Forudbetalte lejebeløb og deposita

11. Indberetning til fremsendelse af regnskab

12. Konteringsstempel

13. Regnskabshåndbog: Opgave- og ansvarsfordeling

L. Artskontoplanen

Stikordsregister

Aktivitetsoversigt

Fakturering til offentlige institutioner

Oversigt over ny og gammel kontoplan Indhold

A. Det regnskabsmæssige ansvar og tilsyn

1. Statsregnskabsloven

Repræsentationerne er underlagt reglerne i henhold til Lov nr. 131 af 28. marts 1984, Finansministeriets bekendtgørelse nr. 1163 af 20. december 1994 om statens regnskabsvæsen mv. samt Finansministeriets cirkulære af 20. december 1994.

Repræsentationens månedlige regnskabsaflæggelse skal godkendes og underskrives af repræsentationschefen eller af den medarbejder, som chefen på sit ansvar har bemyndiget til det. Denne påser, at repræsentationens kasse og regnskabsvæsen bestyres i overensstemmelse med reglerne for regnskabsførelsen, anført i denne instruks. Repræsentationschefen er ansvarlig for repræsentationens økonomiforvaltning, overholdelse af budgetter og korrekt regnskabsførelse, samt for tab og skade, der på dette område forvoldes af dennes medarbejdere, hvis chefen har forsømt sin tilsynspligt.

2. Beholdningers opbevaring og størrelse

Repræsentationschefen har ansvaret for, at den kontante beholdning, inkl. underkasser, checkhæfter, regnskabsbøger og regnskabsbilag opbevares på betryggende måde inden for og uden for kontortiden samt for at transport af kontanter sker på betryggende vis. Forlader kassereren sit kontor, skal kassen aflåses, og uden for kontortiden skal kasse og regnskabsbøger mv. opbevares forsvarligt aflåst, om muligt i pengeskab.

Repræsentationens chef skal påse, at kasse og bankbeholdninger mv. ikke er større end nødvendigt, og at modtagne checks, postgiroanvisninger mv. straks eller senest den følgende dag indsættes på repræsentationens bank- eller girokonto.

Det bemærkes, at medarbejdere der varatager bogholderiopgaver af kontrolmæssige grunde ikke må varetage opgaver i repræsentationens kasse.

Om opbevaring af depoter in specie henvises til Instruksen bind I, kap. III, afsnit E.

Opretholder repræsentationen beholdninger af kuponer til soliditetsoplysninger og benzin, skal der føres en registratur over indkøb, forbrug og aktuel beholdning heraf. Ved større forbrug af frimærker skal der føres en tilsvarende registratur.

3. Postliste

Den medarbejder, som åbner repræsentationens post, og som ikke må bestyre repræsentationens kasse uden Udenrigsministeriets tilladelse, skal føre en liste over kontante beløb modtaget med posten med angivelse af dato for modtagelsen, afsenderens navn og beløbets størrelse og over modtagne checks eller andre pengerepræsentativer med angivelse af dato for modtagelsen, udstederens navn, udstedelsesdato og beløbets størrelse. Ved modtagelsen af checks krydses disse, dog ikke i de lande hvor denne procedure er i modstrid med landets banklove. På checkenes bagside anføres bank og kontonummer og repræsentationens navn.

Kassereren kvitterer på listen ved modtagelsen af de registrerede værdier.

Ved månedens slutning underskrives postlisten af poståbneren og indsendes med månedsregnskabet.

4. Interne kasseeftersyn

Repræsentationschefen eller den medarbejder, som chefen på sit ansvar bemyndiger til det, skal uden forudgående varsel til regnskabsføreren mindst to gange om året foretage kasseeftersyn. Det påhviler repræsentationschefen at påse, at disse to årlige kasseeftersyn gennemføres. G/L Registret udskrives og påtegnes af såvel regnskabsføreren som af den der foretager kasseeftersynet, og der udarbejdes en rapport om eftersynet, som indsendes separat til ministeriet. I forbindelse med det interne kasseeftersyn foretages der endvidere en kontrol af repræsentationens beholdning af pas og viseringsmærker samt kuponer til soliditetsoplysninger og benzin.

Hvori eftersynet består, og hvad det omfatter, fremgår af det viste paradigma, afsnit K.8. Hvis repræsentationschefen har bemyndiget en anden medarbejder til at forestå kasseeftersyn, skal det tydeligt fremgå af den indsendte dokumentation.

5. Overlevering ved chefskifte

Når en embedsmand tiltræder som chef, skal denne straks sammen med sin forgænger, eller når den pågældende allerede er afrejst, sammen med den fungerende chef, foretage kasseeftersyn, jf. afsnit A.4. Rapporten underskrives af begge.

Når kasseeftersynet er foretaget, udarbejdes en registratur, ligeledes underskrevet af begge, over beholdninger og regnskabsmateriale, som overleveres i forbindelse med chefskiftet. Registraturen omfatter

a) En specifikation af den kontante beholdning.

b) En specifikation af bank og girobeholdninger samt restsaldoen på rådighedsbeløbet (SWIFT).

c) En opgørelse over repræsentationens mellemværender med andre pr. overleveringsdatoen, dvs. en reskontrooversigt med en nærmere beskrivelse af det enkelte mellemværende, herunder datoen for dets opståen, samt bemærkning om, hvornår afvikling kan finde sted, og hvorpå afvikling beror.

d) En specifikation af repræsentationens pasbeholdning, viseringsmærker samt en opgørelse over gebyrkasse, hvis en sådan findes.

e) En specifikation over depoter in specie, jf. Instruksen bind I, kap. III, afsnit E. F.

f) En fortegnelse over det regnskabsmateriale, overleveringen omfatter, som fx udskrift af G/L Register , reskontro, eventuelt gebyrregnskab, postliste.

g) En opgørelse af lagerregnskab for benzin og soliditetsoplysningskuponer.

h) Ajourført inventarliste for kancellilokalerne.

i) Petty cash og gebyrkasse opgøres og afregnes til hovedkassen pr. overleveringsdatoen.

Den tiltrædende repræsentationschef indsender en indberetning til Udenrigsministeriet om overleveringen, vedlagt registratur og eventuelle bemærkninger om mangler eller uregelmæssigheder, som måtte være konstateret.

Den embedsmand, der foretager overleveringen, skal fortsat have adgang til det overleverede regnskabsmateriale, for såvidt det er nødvendigt for hans regnskabsaflæggelse.

Den tiltrædende repræsentationschef kan ikke vægre sig ved at overtage kassen og regnskaberne i den stand, de foreligger i, men bliver ikke derved ansvarlig for forgængerens eventuelle forsømmelser.

Den tiltrædende repræsentationschef skal i forbindelse med overlevering drage omsorg for at få foretaget de nødvendige ændringer i instruksen for konti i pengeinstitutter m.m., jf. nærmere herom under afsnit A.7.

6. Regler om habilitet

I Forvaltningsloven, Lov nr. 571 af 19. december 1985, som ændret ved Lov nr. 347 af 6. juni 1991, er disse regler nedfældet i Kapitel 2, der i uddrag gengives nedenfor.

Hvis repræsentationen har spørgsmål i forbindelse med en konkret sag, bedes henvendelse rettet til Udenrigsministeriet (F.2).

Ȥ 3 Den, der virker inden for den offentlige forvaltning, er inhabil i forhold til en bestemt sag, hvis

1) vedkommende selv har en særlig personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald, eller er eller tidligere i samme sag har været repræsentant for nogen, der har en sådan interesse

2) vedkommendes ægtefælle, beslægtede eller besvogrede i op eller nedstigende linie eller i sidelinien så nær som søskendebørn eller andre nærtstående har en særlig personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald eller er repræsentant for nogen, der har en sådan interesse

3) vedkommende deltager i ledelsen af eller i øvrigt har en nær tilknytning til et selskab, en forening eller en anden privat juridisk person, der har en særlig interesse i sagens udfald

4) (ordlyden af nr. 4 er udeladt. Bestemmelsen tager sigte på behandling i to instanser. Udenrigstjenesten er én myndighed og bestemmelsen har derfor ingen større praktisk betydning i Udenrigstjenesten)

5) der i øvrigt foreligger omstændigheder, som er egnede til at vække tvivl om vedkommendes upartiskhed

Stk. 2. Inhabilitet foreligger dog ikke, hvis der som følge af interessens karakter eller styrke, sagens karakter eller den pågældendes funktioner i forbindelse med sagsbehandlingen ikke kan antages at være fare for, at afgørelsen i sagen vil kunne blive påvirket af uvedkommende hensyn.

Stk. 3. Den, der er inhabil i forhold til en sag, må ikke træffe afgørelse, deltage i afgørelsen eller i øvrigt medvirke ved behandlingen af den pågældende sag.

Kapitel XIII

Regler for skriftlige ekspeditioner

A. Tidsfrister for visse årlige indberetninger

B. Moneringssystemet

C. Generelle regler for repræsentationernes brevveksling

1. Brevveksling med myndigheder og private i Danmark

a. Klassificerede ekspeditioner

b. Besvarelse af henvendelser fra Danmark

c. Indhentelse af oplysninger eller instruktioner fra Danmark

d. Informationer til brug for danske myndigheder, firmaer eller private

2. Brevveksling med myndigheder og private i opholdslandet

a. Henvendelser til opholdslandets myndigheder

b. Henvendelser til private, institutioner, firmaer eller privatpersoner i opholdslandet

D. Formen for skriftlige ekspeditioner

1. Diplomatisk brevveksling

a. Personlige noter

b. Verbalnoter

c. Memoranda

2. Depecher

3. Indberetninger

a. Indberetningens form

b. Fortrolige meddelelser

d. Sprog

e. Underskrift

f. Brevpapir og brevskabeloner

g. Nummerering af indberetninger

h. Kopier

i. Bilag

4. Skrivelser

5. Underhåndsbreve

6. Påtegninger

7. Brevi manu-ekspeditioner

E. Brevpapir, kuverter, typografi, kopier og bilag

1. Brevpapir

a. Format

b. Brevhoved

2. Kuverter

3. Typografi

4. Kopier

a. Kopier til repræsentationens arkiv

b. Kopier til Udenrigsministeriet

c. Kopier til andre repræsentationer og myndigheder

A. Tidsfrister for visse årlige indberetninger

Repræsentationerne skal hvert år indsende følgende ekspeditioner i så god tid, at de kan være Udenrigsministeriet ihænde inden de angivne datoer;

Nummer og dato for den sidst udstedte kurerattest i kalenderåret (kap. X, afsnit B. pkt. 1) og sidst indsendte depeche, indberetning (kap. XIII, afsnit D. pkt. 2 og 3) og telemeddelelse (telex og fax, formel e-post, og telex) (kap. X, afsnit C. pkt. 5)

10. januar

Fortegnelse over samtlige depoter in specie (bind 1, kap III, afsnit E.)

10. januar

Indsendelse af årsregnskab (kap. VIII, afsnit F og G)

10. januar

Udskrift af sygejournalen (kap. II, afsnit F. pkt. 1)

1. februar

Opgørelse af udlån af video og film i det foregående år. (kap. XVII, afsnit F.

pkt. 2)

28. februar

Indberetning om beredskabsplan/liste over danske (kap. XX, afsnit A. pkt.2.a)

1. juni

Indberetning om kulturelle begivenheder med dansk islæt (kap. XVII, afsnit F. pkt.3)

1. august

Indberetning om kulturelle begivenheder med dansk islæt (Kap. XVII afsnit F.

pkt. 3)

1. december

B. Moneringssystemet

Monering bruges kun, når repræsentationen har pligt til at holde en sag i erindring.

Moneringsdatoen fastsættes, så det til den tid vil være nødvendigt eller rimeligt at rykke for svar, således at unødig belastning af arkivet ved fremmonering undgås.

Når der indgår svar på en moneret skrivelse, eller moneringen af andre grunde mister sin betydning, bør denne straks slettes i arkivets moneringsprotokol.

Vedr. brugen af moneringssystemet henvises der i øvrigt til vejledningen i REPRÆSENTATIONERNES ARKIVSYSTEM 1979.

C. Generelle regler for repræsentationernes brevveksling

1. Brevveksling med myndigheder og private i Danmark

a. Klassificerede ekspeditioner

Reglerne om klassificering af repræsentationernes skriftlige ekspeditioner findes i Udenrigsministeriets sikkerhedsvejledning.

b. Besvarelse af henvendelser fra Danmark

Henvendelser, som repræsentationen modtager direkte fra myndigheder, institutioner, firmaer eller privatpersoner i Danmark, bør som hovedregel besvares direkte. Det gælder dog ikke, hvis brevvekslingen i sagen hidtil har fundet sted gennem Udenrigsministeriet, eller hvis repræsentationen er i tvivl om, hvorvidt eller hvordan forespørgslen bør besvares; i sidstnævnte tilfælde indsendes henvendelsen (eventuelt med udkast til svarbrev) til Udenrigsministeriet, som formulerer og afsender svaret. Repræsentationen modtager derefter en kopi til orientering.

c. Indhentelse af oplysninger eller instruktioner fra Danmark

Repræsentationen bør som hovedregel henvende sig direkte til firmaer eller privatpersoner i Danmark, når den har brug for oplysninger fra vedkommende firma eller privatperson.

Oplysninger eller instruktioner fra danske myndigheder bør derimod indhentes gennem Udenrigsministeriet medmindre direkte brevveksling er foreskrevet i Instruks for Udenrigstjenesten eller i Viseringsinstruktionen, eller medmindre repræsentationen af særlige grunde, f.eks.x under hensyn til sagens hastende karakter, finder det mere hensigtsmæssigt at henvende sig direkte til vedkommende danske ressortmyndighed.

d. Informationer til brug for danske myndigheder, firmaer eller private

Oplysninger, som skønnes af interesse for danske myndigheder, institutioner, firmaer eller privatpersoner, bør som hovedregel indsendes til Udenrigsministeriet, der formidler dem til de interesserede.

Når det er klart, at de givne oplysninger udelukkende har interesse for enkelte myndigheder, firmaer eller privatpersoner, kan repræsentationen dog skrive direkte til disse og efter omstændighederne indsende en kopi til Udenrigsministeriet.

2. Brevveksling med myndigheder og private i opholdslandet

a. Henvendelser til opholdslandets myndigheder

Diplomatiske repræsentationer kan efter folkeretlig sædvane kun henvende sig til opholdslandets udenrigsministerium, men ikke til andre myndigheder, medmindre dette måtte være skik og brug på stedet.

Konsulære repræsentationer kan efter folkeretlig sædvane som hovedregel ikke rette henvendelse til opholdslandets udenrigsministerium, men kan i modsætning til de diplomatiske repræsentationer tage kontakt til de lokale myndigheder inden for konsulatsdistriktet, i det omfang dette er skik og brug i opholdslandet.

I henhold til art. 17 i Wienerkonventionen af 24. april 1963 om konsulære forbindelser kan en konsulær embedsmand for en stat, der ikke har nogen diplomatisk repræsentation i opholdslandet, dog med opholdslandets samtykke, og uden at hans konsulære stilling berøres af det, bemyndiges til at udføre diplomatiske embedshandlinger.- handlinger. En konsulatsembedsmand kan også anmeldes som repræsentant ved en international organisation i opholdslandet. Konsulatsembedsmanden kan dog ikke formulere henvendelser til opholdslandets udenrigsministerium udenrigs- ministerium som personlige noter til udenrigsministeren eller verbalnoter, men bør henvende sig i form af en personlig skrivelse til vedkommende embedsmand i udenrigsministeriet eller i forbindelse med en personlig samtale om sagen aflevere et memorandum. Aide-mémoire (A.M.) eller Promemoria (P.M.)

b. Henvendelser til private institutioner, firmaer eller privatpersoner i opholdslandet Både diplomatiske og konsulære repræsentationer kan tage direkte kontakt til private institutioner, firmaer og privatpersoner i opholdslandet.

D. Formen for skriftlige ekspeditioner

1. Diplomatisk brevveksling

I diplomatiske repræsentationers brevveksling med opholdslandets udenrigsministerium og med de stedlige diplomatiske repræsentationer for andre lande anvendes bortset fra underhåndsbreve kun følgende former

a. Personlige noter

Hvor personlige noter anvendes, varierer i nogen grad fra land til land. Almindeligvis benyttes de til henvendelser i vigtigere navnlig politiske anliggender; endvidere til officielle lykønskninger, kondolencer og taksigelser samt meddelelser om repræsentationschefens bortrejse, tilbagekomst, tiltræden og fratræden. En personlig note bør altid besvares med en personlig note.

Personlige noter skrives i første person. De stiles til landets udenrigsminister henholdsvis chefen for et andet lands diplomatiske repræsentation og underskrives af den, der til enhver tid er anmeldt som repræsentationens chef over for det stedlige udenrigsministerium. Den indledende titulatur formuleres i overensstemmelse med skik og brug på stedet. Det samme gælder notens afsluttende courtoisie, der efter international sædvane varierer alt efter afsenderens rang i forhold til den, noten er adresseret til. Titel og navn skrives i notens nederste venstre hjørne. Eventuelle tvivl med hensyn til titulatur og courtoisie bør underhånden forelægges det stedlige udenrigsministeriums protokol eller doyen en for det diplomatiske korps.

b. Verbalnoter

I sager, hvor det er skik og brug, eller hvor emnet i øvrigt ikke er af en sådan vigtighed, at en personlig note bør foretrækkes, anvendes verbalnoter.

Verbalnoten er en upersonlig note skrevet af repræsentationen som sådan og stilet til det stedlige udenrigsministerium eller den stedlige repræsentation for en anden stat. Den har som overskrift ordet "Verbalnote" eller den tilsvarende betegnelse på det sprog, hvorpå noten er affattet. Verbalnoten indledes og afsluttes med den courtoisie, som anvendes på stedet. Midt på siden under den afsluttende courtoisie anføres sted og dato og derunder repræsentationens officielle stempel, der i højre yderkant normalt initialeres af den embedsmand, der har ansvaret for noten. På forsiden i nederste venstre hjørne stiles noten upersonligt til det stedlige udenrigsministerium eller til vedkommende udenlandske repræsentation efterfulgt af byens navn.

c. Memoranda

Memoranda anvendes kun i forbindelse med personlig henvendelse. Formålet er at give modtageren et resumé af oplysningerne og fremsatte synspunkter eller ønsker under henvendelsen. Et memorandum affattes i refererende, upersonlig form. Det har som overskrift "Memorandum", "Aide-mémoire" (A.-M.) eller "Promemoria" (P.M.). Efter teksten anføres i ny linie sted og dato, og ligesom verbalnoter forsynes memoranda som regel med repræsentationens officielle stempel, initialeret af embedsmanden.

2. Depecher

Depecheformen anvendes kun til diplomatiske repræsentationers politiske beretninger og kun under forudsætningerne i kapitel XVII D.

Depechen bør fremtræde som en let læselig, koncentreret, upolemisk og overskuelig information på et højt analytisk niveau, der kan stå sig i konkurrencen med anden udenrigspolitiske analysevirksomhed. Indholdsmæssigt skal depecher således først og fremmest være analytiske og i mindre grad refererende. De temaer, der behandles i en depeche, bør have et bredere perspektiv end det helt dagsaktuelle, medmindre særlige omstændigheder gør sig gældende. Det gælder også depecher, der behandler valg eller indsendes i forbindelse med besøg af regeringsmedlemmer eller medlemmer af Kongehuset. Depecher fordeles normalt til regeringen og til medlemmer af Folketingets Udenrigspolitiske Nævn.

Formmæssigt bør en depeche ikke overstige 4 sider, medmindre helt særlige omstændigheder taler for det. Er dette tilfældet, skal depechen indledes med et resumé, der kan læses uafhængigt af depechen, og som ikke blot er en indholdsfortegnelse til denne.

Depecher skal indsendes med post eller over globalnettet til Udenrigsministeriet korrekt adresseret (Hr./Fr. udenrigsminister NN, MF (når relevant), Udenrigsministeriet). Depechen skal ikke underskrives. Såfremt depechen indsendes over globalnettet, anvendes masken til repræsentationens brevpapir, hvorefter depechen i Udenrigsministeriet vil blive udskrevet på papir med logo. Indsendes depechen pr. post, anvendes repræsentationens officielle brevpapir. Sendes forhåndskopi af depechen ind pr. fax eller telex, skal det tydeligt fremgå af fremsendelsesskrivelsen, at den originale depeche indsendes pr. post med henblik på fordeling. Depechen stemples rammefortroligt og indsendes i overensstemmelse hermed.

Depecher om overrækkelse af akkreditiver skal indsendes i kortfattet form og uden detaljeret omtale af ceremoniellet. Depecher om overrækkelse af akkreditiver videresendes som hovedregel ikke til Det Udenrigspolitiske Nævn. Har akkreditivoverrækkelsen givet anledning til udveksling af politiske synspunkter, indberettes der særskilt om det i form af en departemental indberetning.

For at fastholde høj kvalitet og undgå at svække i øvrigt udmærkede analyser skal det sikres, at der ikke optræder stave og slåfejl i depechen.

Depechen bør i øvrigt ikke indeholde fremmedord eller citater på fremmede sprog. Den bør heller ikke ledsages af bilag. Forkortelser, f.eks. partinavne og interesseorganisationer samt henvisninger, der ikke er almindeligt kendte, bør undgås, medmindre en forklaring følger med.

Depecher må ikke indeholde anbefalinger af politisk art eller anvendes ved ekspedition af konkrete sager eller i sager af operativ karakter i øvrigt. Hvis der er behov for at fremsætte forslag til justering af ministeriets politik på et givent område eller at videregive følsomme eller særligt vigtige oplysninger samt kontroversielle analyser og synspunkter mv., kan dette f.eks. ske i form af en underhåndsdepeche, der stiles til direktøren. For at adskille underhåndsdepecherne fra depecherne mærkes disse "underhåndsdepeche" og gives tillige et nummer i særskilt nummerrække.

Referencer til andre depecher eller indberetninger bør undgås. Gengivelse af presseudtalelser i depecher skal begrænses mest muligt og som hovedregel indskrænkes til at angive toneangivende tendenser.

Depechen har form af en personlig skrivelse til udenrigsministeren fra den diplomatiske repræsentations faste eller fungerende chef. Den indledes med ordene "Hr./Fr. udenrigsminister" og afsluttes med repræsentationschefens navn maskinskrevet uden afsluttende høflighedsfraser som "med venlig hilsen" eller lignende.

Depecher forsynes med sædvanlig entête. Depecher nummereres med romertal i en fortløbende nummerrække inden for kalenderåret. Der føres særlig nummerrække for depecher vedrørende sideakkrediterede lande. Straks efter nytår skal repræsentationen indberette nummer og dato for kalenderårets sidste depeche.

Hvis en depeche ikke videresendes til Det Udenrigspolitiske Nævn, vil repræsentationschefen modtage underretning om beslutningen.

Ophavsretten til depecher efter lov om ophavsret tilkommer Udenrigsministeriet. Depecheskriveren har krav på at blive navngivet i overenstemmelse med, hvad god skik kræver, ligesom værket ikke må ændres eller offentliggøres på en for forfatteren krænkende måde.

3. Indberetninger

a. Indberetningens form

Den primære indberetningsform er den elektroniske, og indberetninger i papir kun bør anvendes, dersom der er bilagsmateriale som ikke kan vedhæftes en fil. De anførte retningslinier gælder for indberetninger i såvel elektronisk form som papirform, hvor intet andet er anført. Den samme meddelelse bør aldrig indsendes mere end én gang, og en elektronisk indsendt meddelelse må ikke indsendes som indberetning i papir.

Indberetninger stiles ikke til personer (heller ikke til udenrigsministeren), men til Udenrigsministeriet eller til den overordnede repræsentation. På samme måde som i ministeriets skrivelser til repræsentationen angives i højre side indberetningens nummer og emne (entête), nummer og dato for sidst modtagne eller afsendte skrivelse i sagen med adressatens journalnummer.

Indberetninger bør være formuleret således, at de i den foreliggende form kan videresendes til interesserede myndigheder og/eller private, jf. dog pkt. b.

b. Fortrolige meddelelser

Meddelelser, som kun er til Udenrigsministeriets eller til den overordnede repræsentations egen underretning, bør gives i en indberetning mærket "FORTROLIGT" eller i et fortroligt brev. Sådanne meddelelser bør efter indholdets karakter sendes pr. anbefalet post. En række repræsentationer kan desuden indsende rammefortrolige meddelelser via krypteret forbindelse (Globalnettet), hvilket i så fald skal foretrækkes.

c. Indberetningsvej

Indberetninger sendes enten direkte til Udenrigsministeriet eller til den overordnede repræsentation alt efter sagens karakter og gældende praksis. Når repræsentationen indberetter direkte til Udenrigsministeriet, vil det i mange tilfælde være formålstjenligt at sende den overordnede repræsentation en kopi af indberetningen til underretning.

Wienerkonventionen af 24. april 1963 om konsulære forbindelser sikrer fri kommunikation mellem udsenderstatens regering og dens diplomatiske og konsulære repræsentationer samt mellem disse indbyrdes, jf. iøvrigt kap. X.A.

d. Sprog

I korrespondancen med Udenrigsministeriet, andre danske myndigheder samt institutioner og private anvendes dansk eller et af de andre skandinaviske sprog, respektive engelsk, tysk eller fransk.

e. Underskrift

I indberetninger eller andre tjenstlige skrivelser, som ikke underskrives af repræsentationens chef, skal det over underskriften anføres, i hvilken egenskab vedkommende undertegner. Souschefer/stedfortrædere på ambassader, generalkonsulater og missioner anfører henholdsvis P.A.V., P.G.V., P.M.V. Andre udsendte medarbejdere tilføjer endvidere under de nævnte forkortelser E.B. I tilfælde af, at der underskrives i egenskab af fungerende repræsentationschef, anføres "fg." Hvis en honorær konsul ønsker at lade en anden underskrive på sine vegne, skal konsulen altid på forhånd indhente Udenrigsministeriets bemyndigelse og indsende en prøve på stedfortræderens underskrift til ministeriet og til den overordnede repræsentation.

f. Brevpapir og brevskabeloner

De udsendte repræsentationers brevpapir (side 1 med udenrigstjenestens logo) rekvireres fra Udenrigsministeriet.

Andre repræsentationers brevpapir (side 1), er 21 cm i bredden og 29,7 cm i længden (standardstørrelse A4). Det skal være forsynet med repræsentationens officielle betegnelse, adresse, telefonnummer, telefaxnummer, e-mailadresse, evt. telegramadresse, telexnummer og telextilbagesvar.

Skrivelsen eller indberetningen skal påføres dato, sagens journalnummer samt antallet af eventuelt medfølgende kopier og bilag.

Teksten skrives med bred indermargin af hensyn til brevets indbinding i modtagerens arkiv.

Til udskrivning af korrespondance fra edb-udstyr på repræsentationer med udsendte medarbejdere leverer Udenrigsministeriet, F.4 efter anmodning disketter, som indeholder forud indlagte skabeloner for den pågældende repræsentations standarddokumenter. Skabelonerne er tilpasset hvidt A4 standardpapirstørrelse med udenrigstjenestens logo.

Skabelonerne udprinter i Word- eller WordPerfectprogrammet repræsentationens brevpapir (side 1), som skal lægges i printerne manuelt.

I tilfælde af, at en udsendt repræsentation ændrer adresse, telefon, telefax eller telexnummer m.v., skal Udenrigsministeriet underrettes om det med henblik på trykning af nyt brevpapir (side 1).

g. Nummerering af indberetninger

Repræsentationens indberetninger til Udenrigsministeriet skal nummereres fortløbende inden for kalenderåret. Nummereringen gør det muligt for ministeriet at efterlyse manglende eller bortkomne numre. Straks efter nytår skal repræsentationen indberette nummer og dato for årets sidst afsendte indberetning. En tilsvarende nummerering skal anvendes ved brevveksling af større omfang mellem overordnede og underordnede repræsentationer.

h. Kopier

En indberetning i papir, der på forhånd er bestemt for videresendelse til andre myndigheder, institutioner eller private, bør være bilagt det antal kopier, som ministeriet har brug for til videresendelsen. Uklassificerede indberetninger kan samtidig med elektronisk indsendelse til Udenrigsministeriet sendes til andre myndigheder.

i. Bilag

Bilag bør nummereres og mærkes med repræsentationens navn og indberetningens nummer og dato.

4. Skrivelser

Bortset fra de særlige forskrifter for diplomatisk brevveksling og brevveksling med Udenrigsministeriet eller den overordnede myndighed bør repræsentationens ekspeditioner som hovedregel have form af officielle skrivelser.

Skrivelser forsynes ikke med entête, og henvisning til tidligere brevveksling eller samtaler indføjes i selve teksten.

Skrivelser til adressater i Danmark affattes upersonligt (f.eks.x ambassaden meddeler ) og underskrives "Med venlig hilsen" eller efter samme regler som indberetninger, dog med tilføjelse af underskriverens stilling ved repræsentationen midt under navneangivelsen.

Skrivelser på fremmede sprog affattes upersonligt eller i første person efter skik og brug på stedet; de indledes og afsluttes med den anvendte courtoisie på stedet. Underskriften gentages maskinskrevet eller med navnestempel, hvorunder anføres underskriverens stilling ved repræsentationen.

5. Underhåndsbreve

Underhåndsbreve, både til Udenrigsministeriet og til andre, bør kun anvendes, når særlige grunde taler for at benytte denne form fremfor indberetninger eller officielle skrivelser, fxf.eks. hvis indholdet er af mere uformel eller personlig art.

Fortrolige meddelelser om repræsentationens personale bør altid indsendes som underhåndsbrev i lukket kuvert mærket PERSONLIGT og adresseret til vedkommende chef eller stedfortræder.

Underhåndsbreve åbnes i arkivet sammen med anden post, medmindre kuverten er mærket PERSONLIGT.

6. Påtegninger

Påtegninger bør kun benyttes i brevveksling med Udenrigsministeriet eller andre danske myndigheder, og kun når det drejer sig om kortfattede ekspeditioner.

Ved besvarelse af henvendelser indledes påtegningen med "Tilbagesendes (myndigheden)". Andre ekspeditioner indledes til Udenrigsministeriet med "Indsendes til Udenrigsministeriet" og til andre myndigheder med "Fremsendes til (myndigheden)". Under teksten anføres repræsentationens navn og datoen. Påtegninger underskrives i overensstemmelse med de anførte regler for indberetninger eller skrivelser.

Påtegninger til Udenrigsministeriet forsynes ligesom indberetninger med nummer, entête og henvisning; entête er dog ikke nødvendig, hvis dokumentet allerede er forsynet med entête.

7. Brevi manu-ekspeditioner

Brevi manu-ekspeditioner er en arbejdsbesparende form for fremsendelse af trykt eller maskinskrevet materiale, som repræsentationen ikke har kommentarer til. Brevi manu-ekspeditioner foretages enten på særlige blanketter, der er beregnet for rudekuverter og kan rekvireres fra Udenrigsministeriet, eller udskrives via forud indlagte edb-masker, eller ved, at repræsentationen direkte på materialet (eventuelt med stempel) anfører "Fremsendes til (adressat) uden skrivelse", efterfulgt af dato og repræsentationens stempel. Det bemærkes, at brevi manu-ekspeditioner ikke indføres i arkivprotokollen og derfor kan være svære at spore.

E. Brevpapir, kuverter, typografi, kopier og bilag

1. Brevpapir

a. Format

Alle skrivelser skal skrives på papir af standardformatet A4. Til underhåndsbreve kan dog også anvendes dobbeltark af formatet A5. Luftpostpapir må ikke anvendes.

For så vidt angår spørgsmålet om indkøb af brevpapir henvises til kapitel IX, afsnit D.

b. Brevhoved

Diplomatiske noter skal skrives på særligt notepapir, der rekvireres fra Udenrigsministeriet, med brevhoved på dansk, engelsk, tysk, fransk eller spansk, men uden angivelse af bynavn.

Depeêcher, indberetninger og andre officielle skrivelser til adressater i Danmark skrives på brevpapir med Udenrigsministeriets logo og med dansk brevhoved (side 1). For så vidt angår standarddokumenter (brevmasker) indlagt på disketter henvises til afsnit D.3.F.

Officielle skrivelser til adressater i opholdslandet og i alle andre lande end Danmark skrives på brevpapir med Udenrigsministeriets logo og med brevhoved på det sprog, repræsentationen benytter på stedet (side 1).

På papir med dansk brevhoved bør landets navn være trykt i parentes efter hovedstadens navn, hvis det drejer sig om et oversøisk land, hvor hovedstaden ikke kan forudsættes almindelig kendt i Danmark.

Fylder ekspeditionen mere end ét blad, anvendes papir af samme format og kvalitet, men uden brevhoved, til de følgende sider.

Underhåndsbreve skrives på papir med udenrigstjenestens røde brevmærke i øverste venstre hjørne. I kransen skal repræsentationens karakter (KGL. DANSK AMBASSADE, KGL. DANSK GENERALKONSULAT, etc.) være angivet på dansk, engelsk eller fransk, alt efter hvilket sprog repræsentationen anvender på stedet.

2. Kuverter

Til officielle skriftlige ekspeditioner bortset fra diplomatiske noter anvendes i videst muligt omfang rudekuverter med logo i standardformatet A5.

Til diplomatiske noter og anden officiel brevveksling med opholdslandets udenrigsministerium og andre landes udsendte repræsentationer anvendes kuverter af samme type, men uden rude.

Underhåndsbreve indsendes i de særlige kuverter, forsynet med udenrigstjenestens røde brevmærke.

3. Typografi

Alle skriftlige ekspeditioner skrives med enkelt linieafstand og bred indermargen; afsnit mærkes med dobbelt linieafstand, men uden indrykning. På brevpapir af det normale format A4 bør margenen være 5,5 cm.

Bilag, undtagen værdipapirer, skal mærkes med henvisning til ekspeditionen, eksempelvis således: Bilag 3 til indb. nr. 355 af 7.3.19xx fra gkl. i New York. For bilag, der medfølger ekspeditionen, anføres et bilagstegn i venstre margen ud for den linie, hvor bilaget er omtalt.

4. Kopier

a. Kopier til repræsentationens arkiv

Repræsentationen skal tage det nødvendige antal kopier til sine egne akter af alle skriftlige ekspeditioner. Kopier af påtegninger forsynes med en kort notits om sagens substans (titeltekst). For så vidt angår brevi manu-forsendelser kan der eventuelt gøres et kort notat på aktkopien om indsendelsen.

b. Kopier til Udenrigsministeriet

1) Depecher og indberetninger skal som hovedregel indsendes i ét originaleksemplar med én kopi.

2) Posteringsindberetninger, der indeholder meddelelse om posteringer på konto 78.71.01 (95.71.01), skal bilægges 3 ekstra kopier til Udenrigsministeriets bogholderi.

c. Kopier til andre repræsentationer og myndigheder

Når en indberetning omhandler forhold, som har interesse for underlagte repræsentationer, bør en kopi sendes direkte til hver af de underlagte repræsentationer, og en bemærkning om det anføres i indberetningens slutning.

Hvis indberetningen har interesse for andre myndigheder end Udenrigsministeriet (eller for private) og derfor på forhånd er bestemt for videresendelse til andre myndigheder eller institutioner (eller til private), bør indberetningen indsendes med det nødvendige antal kopier til brug for videresendelsen.

Indholdsfortegnelse

Kapitel XII

Repræsentationens arkiv

A. Postens åbning, aktering og journalisering

B. Hjemsendelse af arkivalia

C. Sideakkrediterede lande

D. Aktindsigt (Offentlighedsloven)

A. Postens åbning, aktering og journalisering

Som hovedregel skal breve, herunder underhåndsbreve, som ikke er mærket PERSONLIGT, åbnes af arkivet. De videregives derefter tilrepræsentationens chef eller de medarbejdere, der på hans vegne fordeler posten mellem medarbejderne.

En undtagelse gælder for kurerpost, som kun må åbnes af repræsentationens chef eller af en medarbejder, der er bemyndiget af Udenrigsministeriet til indsigt i materiale, der er klassificeret hemmeligt. Den del af kurerposten, som ikke er klassificeret, skal straks videregives til aktering og journalisering.

Posten skal akteres i overensstemmelse med Udenrigsministeriets arkivsystem for de udsendte repræsentationer, REPRÆSENTATIONERNES ARKIVSYSTEM 1979. I øvrigt bør arkivet ved postens aktering og journalisering følge de forskrifter, der er givet i arkivvejledningen i REPRÆSENTATIONERNES ARKIVSYSTEM 1979.

B. Hjemsendelse af arkivalia

For hjemsendelse af arkivalier fra udsendte repræsen- tationer henvises der til bilag II i »REPRÆSENTATIONERNES ARKIVSYSTEM 1979« fremsendt med BB 5992 af 15. oktober 1982. Der henvises i øvrigt til Instruktion fremsendt med BB 4013 af 2. januar 1989, hvor reglerne for hjemsendelse opsummeres.

Hvor ønske om hjemsendelse af arkivalier skyldes særlige forhold (fx nedlæggelse af rep. eller flytning af kancelli) rettes der henvendelse til Udenrigsministeriets arkiv med henblik på vejledning, før hjemsendelsen begyndes.

Inden enhver hjemsendelse skal der under alle omstændigheder rettes henvendelse til Udenrigsministeriets arkiv med henblik på den praktiske tilrettelæggelse.

C. Sideakkrediterede lande

I princippet er arkivalier om sideakkrediterede lande selvstændige arkiver for hvert land med egne nummerrækker, protokoller og kartoteker. Både af hensyn til senere afleveringer til Rigsarkivet og på grund af evt. overflytning af repræsentation skal disse akter opstilles separat pr. land.

Med hensyn til telemeddelelser vil repræsentationer med adskillige sideakkrediterede lande dog efter særskilt aftale med Udenrigsministeriets arkiv og komcentret kunne vælge at anvende en enkelt nummerrække for alle telekommunikationer. Den pågældende sideakkrediterede post anføres i parentes efter telexnummeret, fx Lagos amtel 27 (Yaounde).

D. Aktindsigt (Offentlighedsloven)

Lov nr. 572 af 19. december 1985 om offentlighed i forvaltningen (offentlighedsloven), som ændret ved lov nr. 347 af 6. juni 1991, lov nr. 504 af 30. juni 1993 og lov nr. 276 af 13. maj 1998, giver offentligheden en almindelig adgang til at blive gjort bekendt med dokumenter i sager, der indgår i en administrativ sagsbehandling. Loven er ved kongelig anordning nr. 1145 af 22. december 1993 sat i kraft for rigsmyndighederne på Færøerne den 1. januar 1994 og ved kongelig anordning nr. 1187 af 27. december 1994 sat i kraft den 1. januar 1995 i Grønland for så vidt angår sager om grønlandske anliggender, der er eller har været under behandling af rigsmyndigheder. Adgangen for en part i en forvaltningssag til aktindsigt i dokumenter og oplysninger er reguleret i forvaltningsloven (lov nr. 571 af 19. december 1985 som ændret ved lov nr. 347 af 6. juni 1991). Lovene anvendes også på danske repræsentationer i udlandet.

Offentlighedslovens hovedregel er, at der skal gives aktindsigt, se § 4. Der kan gives aktindsigt i videre omfang, end hvad der følger af lovens regler, såkaldt meroffentlighed, medmindre regler om tavshedspligt er til hinder herfor.

Retten til aktindsigt kan begrænses i visse situationer. For udenrigstjenestens vedkommende kan især nævnes, at retten til aktindsigt kan begrænses i det omfang, det er nødvendigt for at beskytte statens sikkerhed eller rigets forsvar og rigets udenrigspolitiske eller udenrigsøkonomiske interesser, herunder forholdet til fremmede magter eller mellemfolkelige institutioner.

Oplysning om enkeltpersoners private, herunder økonomiske forhold, fx i personalesager, ægteskabssager, arvesager, sømandssager og bistandssager i øvrigt, er ifølge offentlighedsloven ikke omfattet af aktindsigt. Kun den, der er part i sagen, kan (efter forvaltningsloven) forlange at blive gjort bekendt med akterne. Adgangen kan dog begrænses, hvis afgørende hensyn til offentlige eller private interesser tilsiger det.

Adgangen til at få oplysninger omfatter heller ikke dokumenter vedrørende erhvervsvirksomheders tekniske og økonomiske forhold, hvis det er af væsentlig økonomisk betydning for den pågældende virksomhed, at anmodningen om aktindsigt ikke imødekommes.

Repræsentationens interne arbejdsmateriale såsom referater, koncepter og udkast mv. er som udgangspunkt unddraget aktindsigt i henhold til § 7, nr. 1, men samtidig gælder efter lovens § 11, stk. 1, at der skal gives aktindsigt i oplysninger om faktiske omstændigheder af væsentlig betydning for sagforholdet, den såkaldte ekstraheringspligt.

Repræsentationerne og Udenrigsministeriet er én myndighed, jf. lov om udenrigstjenesten, som ændret ved lov nr. 331 af 14. maj 1997, § 2. Offentlighedslovens § 7, nr. 2 (brevveksling mellem forskellige enheder inden for samme myndighed anses som interne arbejdsdokumenter) anvendes derfor på repræsentationens korrespondance med Udenrigsministeriet. Repræsentationerne bør imidlertid være opmærksom på, at dette princip ikke er absolut. Hvis Udenrigsministeriet eller repræsentationen fx afgiver sådant materiale til udenforstående, bevirker det, at det mister sin interne karakter. Da indberetninger og dokumenter, der er led i behandling af enkeltsager, hyppigt videresendes til de berørte ministerier, styrelser o.l., kan personlige vurderinger og visse fortrolige oplysninger, som i indberetningerne sammenblandes med faktuelle oplysninger, dermed blive omfattet af aktindsigt som følge af ekstraheringspligten i lovens § 11, stk. 1. I sådanne tilfælde bør det overvejes at indberette visse vurderinger og fortrolige oplysninger separat.

Administration af offentlighedsloven i udenrigstjenesten er behandlet i meddelelse fra Direktøren nr. 26 af 1. september 1997 med bilag (herunder lovteksten).

Repræsentationens chef eller dennes stedfortræder afgør, om en anmodning om aktindsigt bør imødekommes. For at sikre at udenrigstjenestens praksis på området er sammenhængende, skal Juridisk Tjeneste (JT.1) inddrages i alle tilfælde, hvor det overvejes helt eller delvist at meddele afslag. Det samme gælder, hvor et afslag fører til klage til Ombudsmanden. Kopi af den endelige afgørelse om aktindsigt indsendes til Udenrigsministeriet (JT.1).

Enhver anmodning om aktindsigt skriftlig eller mundtlig skal besvares snarest, og under alle omstændigheder inden 10 kalenderdage efter, at den er modtaget. Hvis det ikke er muligt at give substansbesvarelse inden fristens udløb, skal der gives et foreløbigt svar, se offentlighedslovens § 16.

Indholdsfortegnelse

Kapitel XIV

Protokol

A. Tjenestemænds audiens

1. Offentlig audiens

2. Påklædning og dekorationer

B. Visitkort

C. Kondolencer til fremmede regeringer

D. Hofsorg

E. Officiel deltagelse ved honorære konsulers død

F. Udenlandske besøg i Danmark

G. Gaveudveksling

H. Repræsentation

I. Placering og bordsætning

1. Generel vejledning om placering

2. Danske statsborgeres indbyrdes placering

3. Udlændinges indbyrdes placering

4. Rangfølgen mellem opholdslandets statsborgere og udlændinge

5. Bordsætning

A. Tjenestemænds audiens

1. Offentlig audiens

Embedsmænd i udenrigstjenesten skal indfinde sig i offentlig audiens i følgende anledninger

1) Udnævnelse som tjenestemand i lønramme 36 eller 37, men ikke ved oprykning i højerelønramme.

2) Udnævnelse til en højere stilling i Udenrigsministeriet end kontorchef.

3) Første udnævnelse til chefspost i udlandet (ambassadør, generalkonsul, konsul).

4) Genudsendelse fra Udenrigsministeriet til chefspost i udlandet.

5) Dekorering med dansk orden eller kgl. medalje.

6) Afsked i nåde fra de nævnte stillinger.

2. Påklædning og dekorationer

Ved offentlig audiens bæres uniform. Tjenestemænd, der ikke har uniform, bør være iført kjole og hvidt. I begge tilfælde er hvide (glacé- eller bomulds-) handsker påkrævet, og der bæres storedekorationer, jf. Hofmarskallatets reglement forbæring af dekorationer, se kapitel XVI pkt. E. Ien audiens, hvor der takkes for en danskdekoration, bæres ikke udenlandske dekorationer.

Påklædning ved privat audiens er mørkt tøj.

For damer er påklædningen ved både offentlig og privat audiens eftermiddagskjole eller spadseredragt, handsker og (evt.) hat.

Dronningens offentlige audienser, som foregår på Christiansborg, holdes en eller to gange ommåneden mandag kl. 10 (ankomst senest kl. 9.45). Danske audienssøgende skal ikke forud anmelde sig til hoffet. Hvis den audienssøgende kommer kørende, køres over Marmorbroen, til højre om ridebanen til Dronningeporten i Indre Slotsgård.

B. Visitkort

Udenrigstjenestens embedsmænd bør når der er et tjenstligt behov for det både under tjeneste i udlandet og i Udenrigsministeriet have visitkort med angivelse af titel og stilling. Visitkort udformet i overensstemmelse med Udenrigsministeriets designprogram (med logo) kan af medarbejdere i såvel ude- som hjemmetjenesten bestilles i Papirforvaltningen. For at sikre de korrekte farver mv. i logoet skal visitkortene trykkes i Danmark. Visitkortene er gratis for medarbejderne. Der leveres 200 stk. enten med dansk tekst eller med en fremmedsproget tekst.

Visitkort til brug under tjeneste i udlandet bør trykkes på opholdslandets sprog eller på det hovedsprog, der er mest anvendt i opholdslandet. Er embedsmanden kun akkrediteret eller anmeldt i ét land, bør tjenestestedet fremgå af visitkortet, eksempelvis: Conseiller de l Ambassade Royale de Danemark à Paris. Er embedsmanden akkrediteret eller anmeldt i flere lande, kan stedbetegnelsen undlades, så samme visitkort kan anvendes i alle lande, eksempelvis: Ambassadeur Extraordinaire et Plénipotentiaire de S. M. la Reine de Danemark, eller blot: Ambassadeur de Danemark.

Hvis et visitkort afleveres personligt, kan man angive formålet med besøget med håndskrift

pour remercier

p.r.

pour féliciter

p.f.

pour faire connaissance

p.f.c.

pour féliciter nouvel an

p.f.n.a.

pour prendre congé

p.p.c.

pour prendre part

p.p.p.

pour présenter

p.p.

C. Kondolencer til fremmede regeringer

En ambassade bør efter eget skøn og under de former, som er skik og brug på stedet, over for opholdslandets regering give udtryk for den danske regerings deltagelse, når fremtrædende statsborgere i opholdslandet afgår ved døden, eller når der indtræffer større ulykker eller naturkatastrofer. Ved kondolencer foretaget på den danske regerings vegne bør ambassaden straks indberette det til Udenrigsministeriet. Hvis ambassaden mener, at det kan være af interesse for den danske presse at blive gjort bekendt med den stedfundne kondolence, indberettes det pr. telex eller fax.

Hvis relationerne til det pågældende land tilsiger, at der kondoleres af dronningen eller på ministerniveau, bør ambassaden telefonisk eller pr. telex/fax underrette Protokollen om, hvem en kondolence bør stiles til, samt oplyse, om andre med Danmark sammenlignelige stater har kondoleret eller vil kondolere. I øvrigt henvises til Protokollens publikation »Protokollære tilkendegivelser, Dansk praksis« .

D. Hofsorg

Når der i anledning af dødsfald inden for Kongehuset erklæres hofsorg i Danmark, vil de udsendte repræsentationer blive underrettet om hofsorgens varighed og datoen for bisættelsen/begravelsen.

Ved dødsfald inden for Kongehuset udsendes der en særlig instruktion til repræsentationerne fra Protokollen. Generelt kan følgende siges

På den dag, repræsentationen modtager meddelelse om hofsorgen, flages der på halv stang; ligeledes flages på halv stang på bisættelsesdatoen, indtil bisættelsen har fundet sted. Derefter hejses flaget på hel stang, indtil det tages ned ved solnedgang. Disse regler gælder, selv om en af disse dage måtte være flagdag i opholdslandet, men det kan i så fald være hensigtsmæssigt at underrette de lokale myndigheder om årsagen til, at repræsentationen flager på halv stang. Det er dog tilladt, at man på en flagdag af høflighedshensyn kan flage på hel stang, hvis dagen ikke falder på hofsorgens første dag eller selve bisættelsesdagen.

Opholdslandets udenrigsministerium underrettes straks, fx telefonisk gennem protokolchefen, om dødsfaldet. Efter repræsentationschefens skøn underrettes eventuelt også det pågældende statsoverhoveds hof eller sekretariat. Opholdslandets udenrigsminister underrettes i en note om dødsfaldet (bilag A). Repræsentationscheferne på stedet underrettes skriftligt (bilag B).

Underlagte repræsentationer underrettes telegrafisk eller telefonisk om dødsfaldet og anmodes samtidig om at flage på samme måde som anført ovenfor.

Sortrandet papir, sorte oblater og sort lak anvendes ikke. Der bør i repræsentationen fremlægges kondolencelister, hvor de, der måtte ønske det, kan indskrive deres navne (jf. bilag A og B). Der er ingen formkrav til kondolencelister, men pæne hvide løsblade i et passende skriveomslag kan benyttes. Eventuelt kan en meddelelse herom sendes til pressen. Bordet, hvorpå listerne fremlægges, bør udsmykkes med blomster og levende lys. Hvis forholdene tillader det, bør en embedsmand modtage de besøgende den første dag eller de første to dage. Kondolencelisterne indsendes efter begravelsen til Udenrigsministeriet.

Sørgegudstjeneste bør afholdes i de hovedstæder, hvor en dansk kirke findes og i øvrigt, når repræsentationschefen skønner det naturligt.

Repræsentationens embedsmænd bør under hofsorgen klæde sig i passende afdæmpede farver og i første tredjedel af perioden bære sort slips.

Efter bisættelsesdagen indrettes påklædningen efter repræsentationschefens skøn og under hensyntagen til lokal praksis.

Repræsentationschefen kan under hensyntagen til de klimatiske forhold eller lokal sædvane beslutte, at en foreskrevet sort eller mørk påklædning skal erstattes af en anden.

Indtil bisættelsen har fundet sted og i den første tid under hofsorgen som regel den første tredjedel bør repræsentationens embedsmænd ikke afholde nogen form for officiel selskabelighed. Under den resterende periode af hofsorgen kan mindre sammenkomster afholdes. Hvis en dansk delegation eller offentlig person aflægger besøg under hofsorgen, må der handles, som forholdene nødvendiggør det. Allerede fastsatte arrangementer til ære for en prominent person kan gennemføres, hvis politiske hensyn taler for det.

Repræsentationens embedsmænd bør endvidere principielt undgå at efterkomme indbydelser til officielle arrangementer. Repræsentationschefen kan i øvrigt afgøre, om en indbydelse i særlige tilfælde alligevel bør accepteres af tjenstlige hensyn.

Der indberettes til Udenrigsministeriet om officielle kondolencer, udtalelser i pressen, eventuel sørgegudstjeneste mv.

Bilag A (engelsk)

ROYAL DANISH EMBASSY

X-town, January .., 200x

Excellency,

It is with profound regret that I have the honour to inform Your Excellency that Her Majesty Queen , (His Royal Highness Crown Prince , His Royal Highness Prince , Her Royal Highness Princess ,) of Denmark died in on day, January .., 200x.

I request Your Excellency kindly to convey this message to His Majesty the King (the President of the Republic).

Persons wishing to express their sympathy may sign a Condolence Book which will be opened at the Danish Embassy, (the Residence of the Danish Ambassador, ) on day, January .., from 10 to 12 a.m. and 2 to 4 p.m. (and from 10 to 12 a.m. on day, January ..).

I avail myself of this opportunity to renew to Your Excellency the assurance of my highest consideration.

His Excellency

Mr. X.Y.

Minister for Foreign Affairs

X-town

Bilag B (engelsk)

ROYAL DANISH EMBASSY

X-town, January .., 200x

Excellency,

It is with profound regret that I have the honour to inform Your Excellency that Her Majesty Queen , (His Royal Highness Crown Prince , His Royal Highness Prince , Her Royal Highness Princess ,) of Denmark died in . on day, January , 200x.

Persons wishing to express their sympathy may sign a Condolence Book which will be opened at the Danish Embassy, (the Residence of the Danish Ambassador, ) on day, January .., from 10 to 12 a.m. and 2 to 4 p.m. (and from 10 to 12 a.m. on day, January ..).

I avail myself of this opportunity to renew to Your Excellency the assurance of my highest consideration.

His Excellency Mr. X.Y.,

Ambassador Extraordinary and Plenipotentiary of X-town

Bilag A (fransk)

AMBASSADE ROYALE DE DANEMARK

X-ville, le .. janvier 200x

Monsieur le Ministre,

J ai le douloureux devoir de porter à la connaissance de Votre Excellence la triste nouvelle du décès de Sa Majesté la Reine ,

(Son Altesse Royale le Prince Héritier , Son Altesse Royale le Prince , Son Altesse Royale la Princesse ,) de Danemark, survenu à le .. janvier 200x.

Je serais reconnaissant à Votre Excellence de bien vouloir transmettre ce message à Sa Majesté le Roi (au Président de la République).

Pour les personnes qui souhaiteraient exprimer leur sympathie, un registre sera ouvert à la chancellerie de l Ambassade de Danemark, .. (à la résidence de l Ambassadeur de Danemark, ) le janvier, de 10 h à 12 h et de 14 h à 16 h (ainsi que le janvier, de 10 h à 12 h).

Veuillez agréer, Monsieur le Ministre, l assurance de ma très haute considération.

Son Excellence

Monsieur X.Y.

Ministre des Affaires Etrangères X-ville

Bilag B (fransk)

AMBASSADE ROYALE DE DANEMARK

X-ville, le .. janvier 200x

Monsieur l Ambassadeur,

J ai le douloureux devoir de porter à la connaissance de Votre Excellence la triste nouvelle du décès de Sa Majesté la Reine , (Son Altesse Royale le Prince Héritier , Son Altesse Royale le Prince , Son Altesse Royale la Princesse ,) de Danemark, survenu à .. le .. janvier 200x.

Pour les personnes qui souhaiteraient exprimer leur sympathie, un registre sera ouvert à la chancellerie de l Ambassade de Danemark, (à la résidence de l Ambassadeur de Danemark, ..) le .. janvier, de 10 h à 12 h et de 14 h à 16 h (ainsi que le .. janvier, de 10 h à 12 h).

Veuillez agréer, Monsieur l Ambassadeur, l assurance de ma très haute considération.

Son Excellence

Monsieur X.Y.

Ambassadeur Extraordinaire et Plénipotentiaire de X-ville

E. Officiel deltagelse ved honorære konsulers død

Når en honorær generalkonsul, konsul eller vicekonsul afgår ved døden, skal chefen for den overordnede ud- sendte repræsentation over for afdødes nærmeste pårørende give udtryk for Udenrigsministeriets og repræsentationens deltagelse i deres sorg.

Repræsentationen skal endvidere ved afdødes båre nedlægge en krans med dannebrogsfarvede bånd (der kan rekvireres i Udenrigsministeriet) med inskription: »Fra det danske Udenrigsministerium«. Alt efter repræsentationens skøn affattes inskriptionen på dansk, på et af hovedsprogene eller på opholdslandets sprog.

Var den afdøde ikke længere i aktiv tjeneste, skønner repræsentationen, om der bør nedlægges en krans fra Udenrigsministeriet. Her bør der tages hensyn til det åremål, afdøde havde beklædt stillingen, samt til de særlige fortjenester, han måtte have indlagt sig, og hans tilknytning til Danmark i øvrigt.

Uanset om der er anledning til at nedlægge en krans fra Udenrigsministeriet, bør chefen for den overordnede repræsentation eller repræsentationen som sådan som hovedregel nedlægge en krans ved båren. Hvis begravelsen finder sted i den by, hvor den udsendte repræsentation har sit sæde, bør repræsentationens chef eller, hvis han er forhindret, en medarbejder på hans vegne deltage ved bisættelsen.

F. Udenlandske besøg i Danmark

Udbygningen af samarbejdet mellem Danmark og andre lande på politiske, økonomiske, tekniske, kulturelle og andre områder medfører, at Danmark modtager et stedse større antal besøg af udenlandske delegationer og fremtrædende enkeltpersoner. Her vil det være naturligt fra officiel side at yde bistand og måske også gæstfrihed under deres ophold i Danmark.

Udenrigsministeriet og andre danske myndigheder er ligesom erhvervsorganisationerne interesseret i sådanne besøg både af hensyn til de resultater, de måtte medføre til gavn for danske interesser, og af hensyn til de muligheder, de giver for at etablere og befæste værdifulde personlige kontakter.

Når repræsentationen mener, at der bør ydes bistand ved tilrettelæggelsen af et besøg, som kan have interesse for danske myndigheder eller organisationer, bør den straks indberette det. Indberetningen skal oplyse delegationens sammensætning eller den pågældendes stilling og status i hans eget land, det nøjagtige tidspunkt for ankomsten til Danmark (flight nr. m.m.), besøgets varighed og formål, samt de besøgendes særlige interesser og ønsker med hensyn til, hvad de måtte ønske at se, og hvilken kreds af personer de måtte være interesseret i at træffe under opholdet.

For at muliggøre en prioritering af besøgene og for at undgå, at to eller flere besøg falder på samme tid, bør repræsentationen ikke selv sondere spørgsmålet om besøg eller tage initiativ til besøg uden efter udtrykkelig bemyndigelse fra Udenrigsministeriet.

Indberetningen bør slutte med en motiveret indstilling om omfanget af den bistand og gæstfrihed fra dansk side, som repræsentationen efter omstændighederne vil finde naturlig. Opmærksomheden henledes på, at det mellem de nordiske lande er aftalt at betale rimelige opholds- og transportudgifter for højst følgende antal personer (inklusive æresgæst med eventuel ledsager) ved besøg af

Statsoverhoveder

15 personer

Regeringschefer

10 personer

Udenrigs- og fagministre

5 personer

Hvis besøget ikke finder sted på dansk initiativ, kan der som hovedregel ikke blive tale om, at man fra dansk side afholder udgifterne i forbindelse med opholdet (hotel, måltider, kørsel osv.) endsige udgifterne ved selve rejsen. Den bistand, der som hovedregel vil kunne forventes fra Udenrigsministeriets side, består derfor i tilrettelæggelse af et program for besøget i samråd med de interesserede myndigheder og organisationer og, hvor det skønnes naturligt eller nødvendigt, modtagelse ved ankomsten og kørsel til hotellet, samt eventuelt ledsagelse under de udflugter og besøg, som programmet omfatter. Indbydelse til en officiel sammenkomst kan også komme i betragtning, når omstændighederne taler for det.

Når det skønnes, at en anmodning fortjener støtte, kan repræsentationen uden at afvente Udenrigsministeriets stilling til indberetningen på egen hånd give tilsagn om Udenrigsministeriets bistand ved tilrettelæggelse af et besøgsprogram. Videregående tilsagn må afvente Udenrigsministeriets instruktioner.

Tilrettelæggelsen af udenlandske besøg i Danmark behandles som hovedregel i Protokollens besøgssektion i samråd med de interesserede myndigheder, institutioner, organisationer eller firmaer. Besøg af delegationer eller repræsentanter for udenlandsk presse, radio, tv etc. tilrettelægges dog af Informationssekretariatet.

Hvis et allerede indberettet besøg udsættes eller opgives, skal repræsentationen straks underrette ministeriet om det.

G. Gaveudveksling

Nedenfor gengives de gældende retningslinier for gaveudveksling, fortrinsvis i forbindelse med danske ministerbesøg (statsminister, udenrigsminister, udviklingsminister) i udlandet og udenlandske ministerbesøg på tilsvarende niveau i Danmark.

Udenrigsministeriets gavepolitik er traditionelt meget restriktiv, og budgethensyn har i de senere år nødvendiggjort en yderligere indskrænkning i praksis, både hvad angår antallet af gavemodtagere og hvad angår gavernes størrelse/værdi. Gavebeholdningen består hovedsageligt af kunsthåndværk (glas, porcelæn mv.) af dansk tilvirkning, som er indkøbt på fordelagtige vilkår.

Der gives principielt ikke gaver til danske statsborgere eller til medarbejdere ved herværende fremmede ambassader (bortset fra en afskedsgave til afrejsende ambassadører). Gaveartikler fra ministeriets lager er sædvanligvis indkøbt uden moms, eftersom de er beregnet på anvendelse uden for Danmark/til udlændinge på besøg i Danmark.

I bilateral besøgssammenhæng (både ind- og udgående) bør det under de forberedende drøftelser med det andet lands myndigheder som udgangspunkt understreges, at der ikke fra dansk side foreligger noget ønske om at udveksle gaver, men at man fra dansk side vil gøre gengæld, hvis gaveudveksling er skik og brug i det andet land. Dog finder der i henhold til aftaler imellem de respektive protokolchefer aldrig gaveudveksling sted i forbindelse med bilateral besøgsudveksling med de øvrige nordiske lande, EU-landene og NATO-landene.

Sædvanlige gavemodtagere ved danske ministres besøg er først og fremmest besøgsvært(er), herunder fx lokale guvernører e.l. ved besøg i provinser, men kun undtagelsesvis andre samtalepartnere. Herudover gives mindre, souvenirprægede gaver til fx attacherede, sikkerhedsfolk, chauffører mfl.

Ved fremmede ministres besøg i Danmark gives der tilsvarende kun gaver til æresgæsten, dennes eventuelt ledsagende ægtefælle samt i sjældne tilfælde 1-2 andre ledsagere, fx andre ministre.

Det spiller principielt ingen rolle for omfanget af dansk gavegivning, om andre samtalepartnere ved udgående besøg giver gaver til den besøgende danske minister, eller om æresgæsten ved besøg her i landet medbringer gaver til en større personkreds. Fra dansk side har spørgsmålet om reciprocitet om gavernes størrelse/værdi ikke betydning ved udvælgelsen af de danske gaver.

I multilateral sammenhæng, fx ved internationale konferencer, gives normalt ikke gaver.

H. Repræsentation

Arten og omfanget af repræsentationschefens og hans medarbejderes repræsentation må ifølge sagens natur afhænge af forholdene på stedet og den post, de beklæder.

Med henblik på repræsentationens alsidige orientering er det værdifuldt ikke blot at etablere personlige og selskabelige kontakter med embedsmænd og politikere i opholdslandet, men også med ledende personer inden for dets erhvervsliv, presse, videnskab og kultur. I hvilket omfang repræsentationen bør søge kontakt ikke blot med regeringspartiet, men også med oppositionen, må bero på den politiske situation. Men det bør her tages i betragtning, at også i lande, der konstitutionelt er demokratiske, kan kontakter med oppositionen være ildeset og forringe muligheden for at opnå den tillid, embedsmanden i første række bør bestræbe sig for at etablere i forholdet til regeringen og administrationen. I lande, hvor det er vanskeligt eller utilrådeligt at etablere nærmere kontakt med oppositionen, kan det være af stor værdi for repræsentationen at opretholde kontakt med korrespondenter for den udenlandske presse, som ikke behøver at tage samme hensyn som de udenlandske officielle repræsentationer.

For så vidt angår den stedlige danske koloni, bør repræsentationens chef og i et vist omfang også hans medarbejdere efter forholdene udvise naturlig gæstfrihed og navnlig søge at undgå, at visse grupper, kliker eller enkeltpersoner inden for kolonien kan føle sig tilsidesat.

Det er ifølge sagens natur af stor værdi, at allerede etablerede kontakter bevares, selv om repræsentationens chef eller medarbejdere udskiftes. Indbydelseslister og bordsætningsplaner bør derfor ikke betragtes som private papirer, men opbevares i repræsentationens akter til orientering og vejledning for efterfølgeren på posten. Dette gælder navnlig for repræsentationschefens vedkommende.

Repræsentationscheferne og de medarbejdere, der har repræsentative opgaver, kan i Udenrigsministeriet gratis rekvirere blanke indbydelseskort (11,5 x 14,5 cm), menukort (16 x 9 cm) og glaskort (2,5 x 9 cm). Kortene er udført i hvidt karton med det danske statsvåben i guldpræg (1,5 x 1 cm). Kortene er gratis, men udgifterne til den yderligere trykning betales af de pågældende selv.

I. Placering og bordsætning

1. Generel vejledning om placering

Ved placering af deltagere i officielle funktioner bør repræsentationen følge opholdslandets regler og i tvivlstilfælde søge vejledning hos protokollen i opholdslandets udenrigsministerium eller hos doyen en for det diplomatiske eller konsulære korps. Placeringsproblemer kan dog i et vist omfang undgås, hvis indbydelseslisten sammensættes således, at der ikke opstår tvivl om gæsternes indbyrdes rangfølge. Gifte kvinder og mænd følger deres ægtefællers rang, medmindre de selvstændigt har en højere rang.

Diplomater og konsulære embedsmænd rangerer efter deres charge, og inden for hver charge rangerer de efter anciennitet beregnet fra tidspunktet for overrækkelsen af akkreditiver eller anmeldelse til opholdslandets udenrigsministerium i den stilling, de beklæder. Hvis fx en ambassadesekretær under tjenesten forfremmes til ambassaderåd, regnes hans anciennitet som ambassaderåd derfor fra det tidspunkt, han over for opholdslandets udenrigsministerium blev anmeldt i denne egenskab. For missionschefers vedkommende vil deres anciennitet som hovedregel fremgå af diplomatlisten.

2. Danske statsborgeres indbyrdes placering

Medlemmer af Kongehuset går forud for alle andre. Danskere, der omfattes af de tre første rangklasser i Hof- og Statskalenderens særtryk af rangfølgen (kan rekvireres i Udenrigsministeriet), placeres indbyrdes efter deres rangklasse og nummer inden for rangklassen.

Kabinetsministre og Folketingets formand placeres uanset om de måtte have frasagt sig rang som tilhørende I. rangklasse nr. 4; de anbringes i statsrådsorden, dog således, at Folketingets formand følger umiddelbart efter statsministeren.

På lige fod med personer i II. rangklasse nr. 5 til 7 anvendes denne rækkefølge: fhv. statsministre og udenrigsministre, partiformænd og andre fhv. kabinetsministre, medens folketingsmedlemmer i øvrigt anbringes på lige fod med personer i III. rangklasse.

Placeringen af andre danskere må bero på et skøn, men særligt fremtrædende personer vil kunne anbringes umiddelbart efter II. rangklasse nr. 5.

3. Udlændinges indbyrdes placering

For udlændinge, som beklæder stillinger i regeringen, parlamentet, administrationen, domstolene, de væbnede styrker osv., bør repræsentationen følge opholdslandets rangfølge og forelægge tvivlsspørgsmål for doyen en eller opholdslandets protokol. Hvordan udlændinge uden officiel stilling eller rang skal placeres, må som hovedregel bero på et skøn over deres stilling og status i opholdslandet.

4. Rangfølgen mellem opholdslandets statsborgere og udlændinge

Også den indbyrdes rangfølge mellem opholdslandets statsborgere og udlændinge må afhænge af protokollen på stedet. Som almindelig regel kan det anføres, at hvis der i en dansk ambassade er indbudt fx en ambassaderåd fra opholdslandets udenrigsministerium, en ambassaderåd fra en anden udenlandsk repræsentation og den danske ambassaderåd, bør de som hovedregel placeres i den nævnte rækkefølge.

Skønt det er opholdslandets regler, der må være afgørende for den indbyrdes placering, kan det dog have betydning for repræsentationen at være bekendt med følgende forenklede rangliste, der følges af Udenrigsministeriet

1. Medlemmer af Kongehuset

2. Statsministeren

3. Folketingets formand

4. Udenrigsministeren

5. Medlemmer af regeringen

6. Ambassadører akkrediteret i Danmark

7. Højesterets præsident

8. Riddere af Elefanten

9. Forsvarschefen

10. Generalløjtnanter og viceadmiraler

11. II. rangklasse 1-12

12. Chargés d affaires e.p.

13. II. rangklasse 1-3

14. Chargés d affaires a.i.

15. 5. Bordsætning

Den danske skik, hvor en herre altid har sin borddame på højre side, er stort set ukendt uden for Skandinavien, og den vil derfor kun kunne følges, når alle gæsterne er fra de nordiske lande. Efter international sædvane har værten og alle herrer på hans bordside deres borddame til højre (ligesom efter skandinavisk skik), medens værtinden har sin bordherre på højre side (modsat skandinavisk skik). Det bevirker, at alle herrerne på hendes bordside har deres borddamer til venstre. Ved selskaber, hvor der er lige mange herrer og damer, og det samlede antal er deleligt med fire, vil der derfor ved bordenderne komme til at sidde to damer og to herrer ved siden af hinanden. Af denne grund bør det foretrækkes, at det samlede antal deltagere inklusive vært og værtinde ikke kan deles med fire.

F">

a) Samme antal damer og herrer

Ved to borde

F">

Ved et hesteskoformet bord

F">

b) Samme antal damer og herrer med æresvært og æresværtinde

Det kan ofte være fornuftigt at skabe fire centre ved at anbringe et særligt prominent gæstepar som æresvært og -værtinde. Hvis et ambassadørpar holder en middag til ære for et medlem af regeringen fra sit eget land med frue, vil det således være naturligt at anbringe dem som æresvært og -værtinde, også fordi det vil give dem bedre muligheder for kontakt med de tilstedeværende udlændinge. Sidder gæsterne ved ét bord, bliver bordsætningen herefter følgende

Sidder gæsterne ved to borde, får man følgende bordsætning

F">

c) Kun herrer med værtinden som eneste dame

F">

Gæst H1 og H2 kan dog også placeres ved siden af værten og gæst H3 og H4 ved siden af værtinden

d) Er alle deltagerne herrer, anvendes som hovedregel følgende bordsætning

Det vil dog ofte være opportunt at placere den fornemste gæst som æresvært som nedenfor angivet

F">

I det foregående er der kun talt om gæsternes placering ved et eller to borde, men der er intet i vejen for, at gæsterne navnlig ved forholdsvis homogene og uofficielle sammenkomster anbringes ved et antal mindre borde. Man bør i så fald sørge for, at der ved hvert bord findes en dame eller herre helst af værtens nationalitet, der kan fungere som værtinde eller vært, ligesom man så vidt muligt bør sørge for, at intet af bordene kommer til at fremtræde som mere fornemt end de øvrige.

Disse regler om bordsætning efter rangfølge bør så vidt muligt overholdes, navnlig hvad angår placeringen af personer, som har officiel rang, og hvis indbyrdes rangfølge er indiskutabel. Hvis en middag holdes til ære for en af gæsterne fx en udenlandsk kollega, der rejser bort er det efterhånden mange steder blevet sædvane at placere æresgæsten og hans eventuelle ægtefælle højere, end det tilkommer dem, idet man på indbydelserne gør opmærksom på, at arrangementet er til ære for vedkommende. Hvis det er hensigtsmæssigt kan man på forhånd sikre sig, at de gæster, der rangerer højere, er indforstået med placeringen. Afvigelser fra den strengt korrekte bordsætning er dog nødvendige, hvis ægtefæller eller forældre og børn ellers ville komme til at sidde ved siden af hinanden.

Hvis det undtagelsesvis ikke kan undgås til samme selskab at invitere gæster fra lande, der har afbrudt den indbyrdes diplomatiske forbindelse, vil en mindre rokering ligeledes være på sin plads, hvis disse gæster ellers ville komme til at sidde ved siden af hinanden.

Rokeringer i den korrekte placering bør dog indskrænkes mest muligt og foretages, så rokeringen ikke ved kædereaktion forplanter sig gennem hele bordsætningen.

Ved sammenkomster, hvor der er bordsætning, er det almindelig skik og brug, at der i hall en eller entreen er fremlagt en bordplan, så gæsterne, inden de træder ind i selskabet, kan gøre sig bekendt med deres placering og navnene på de øvrige gæster.

Ved større formelle frokoster eller middage, hvor der er såvel herrer som damer til stede, kan der anvendes bordføringskort til herrerne, som de modtager ved ankomsten, og som angiver, hvilken dame de skal føre til bords. Hvis der er lige mange herrer og damer, fører herrerne på værtens side af bordet damen på deres højre hånd til bords, medens værtinden ledsages til bords af den herre, hun har på højre side. De øvrige herrer på værtindens side af bordet fører damen på deres venstre hånd til bords.

Ved selskaber, hvor antallet af deltagere er deleligt med fire, og hvor der som anført ovenfor kommer til at sidde to herrer og to damer ved siden af hinanden, vil herren ved den ene bordende komme til at føre damen ved den anden bordende til bords.

Værten og hans borddame går ind til bordet som de første, medens værtinden og hendes bordherre går ind som de sidste; til gengæld forlader værtinden og hendes bordherre spisesalen som de første. Afvigelser fra denne regel kan dog forekomme, når der er et statsoverhoved eller kongelige eller fyrstelige personer til stede. Når sådanne gæster er inviteret, bør dette spørgsmål sammen med andre protokolspørgsmål drøftes med den stedlige protokol.

På bordplaner, bordføringskort og glaskort skrives for herrernes vedkommende kun deres titel og navn uden »Hr.« foran; for damernes vedkommende skrives »Fru«, »Frøken« eller deres heraldiske titel. For personer i fremtrædende stillinger kan stillingsbetegnelsen anvendes uden tilføjelse af navn, fx Statsministeren, Forsvarschefen, Rigspolitichefen, S.E. l Ambassadeur de France, Le Consul Général de Costa Rica.

Indholdsfortegnelse

KAPITEL XIX

Repræsentationernes informationsvirksomhed

A. Generelle retningslinjer

B. Pressekontakt

C. Informationsvirksomhed

1. Generelt informationsmateriale

2. Informationsmateriale om dansk udviklingsbistand

D. Internet

E. Kultursamarbejdet

1. Generelt

2. Film og video

3. Foto og billedmateriale

F. Demokratifonden

G. Kommercielt informationsmateriale

A. Generelle retningslinjer

Der er i Danmark stigende interesse for, hvorledes udlandet opfatter Danmark og danskere. Omverdenens syn på Danmark har betydning for os og for vores vurdering af os selv. Der er en velbegrundet tro på, at et godt image i udlandet er befordrende ikke bare for vor eksport men også for vore muligheder for deltagelse i det øvrige internationale samarbejde. Det er derfor nærliggende, at danske repræsentationer yder en aktiv indsats for at viderebefordre informationer om vort samfund, politik, kultur og danske forhold i øvrigt.

I arbejdet på at udbrede kendskabet til Danmark kan repræsentationerne bruge de i dette kapitel indeholdte »redskaber«.

B. Pressekontakt

Der bør opbygges, ajourføres og vedligeholdes et netværk af pressekontakter i opholdslandet. Netværket kan bestå af personer med særlig interesse i Danmark og danske forhold. Dette vil typisk være »diplomatic correspondents«, medarbejdere med ansvar for Skandinavien eller Nordeuropa eller specialmedarbejdere (især kulturskribenter og kritikere). Dette netværk bør tilgodeses med hensyn til løbende fremsendelse af nyt informationsmateriale. I lande/hovedstæder hvor der fx som følge af tilstedeværelsen af internationale organisationer er et betydeligt internationalt pressekorps, er det også nyttigt at skabe kontakter blandt dets medlemmer.

Medierepræsentanter er altid velkomne til at aflægge besøg i Danmark. Besøg på eget initiativ skal som hovedregel henvises til Det Internationale Pressecenter (IPC). IPC kan bistå med aftaler om samtaler og besøg samt yde anden professionel journalistisk bistand. Interesserede skal anmodes om at rette henvendelse direkte til IPC, mens repræsentationen sideløbende kort indberetter om henvendelsen. (Adresse: IPC, Vestergade 2, 1456 København K, telefon +45 33131615, telefax +45 33916559 , e-mail: ipc@umipc.dk ).

Efter repræsentationens skøn kan vigtige pressebesøg i Danmark ikke mindst grupper indberettes direkte til Udenrigsministeriets Informationssekretariat med angivelse af nødvendige oplysninger om pågældendes data, mediets position og størrelse, formålet med besøget samt indstilling om, hvilken bistand repræsentationen skønner, der skal ydes.

Elektroniske medier, der ønsker teknisk assistance under besøg i Danmark, kan fra Udenrigsministeriets Informationssekretariat få oplysning om samarbejdspartnere på radio, video, film og tvområdet.

Principielt skal alle udgifter i forbindelse med besøg i Danmark afholdes af medierepræsentanterne selv. Repræsentationen kan dog i ganske særlige tilfælde indstille til Udenrigsministeriet om særbehandling.

Endelig kan repræsentationen i ganske særlige tilfælde foreslå, at Udenrigsministeriets Informationssekretariat inviterer en eller flere medierepræsentanter til at aflægge besøg i Danmark. Dette vil fx gælde, hvis repræsentationen skønner, at et emne er aktuelt og modent i opholdslandet eller på anden måde fortjener belysning gennem et besøg i Danmark.

For så vidt angår indberetning om presseomtale af Danmark og danske forhold henvises til Instruksens bind 3, kapitel XVII.

Hvis der i opholdslandet er en eller flere danske korrespondenter eller »stringere« og andre free lancere, er det naturligt at etablere og vedligeholde kontakten til disse. Mange repræsentationer har haft glæde af periodiske uformelle baggrundsbriefinger ved repræsentationschefen eller stedforræder. Tilrejsende danske presserepræsentanter vil ofte henvende sig til repræsentationen, som kan yde rimelig bistand efter eget skøn. Dette kunne fx være i forbindelse med at træffe aftaler om samtaler med offentlige myndigheder på et plan, som pressemedarbejderne næppe selv ville kunne opnå.

Betalingspligt træder først i kraft i forbindelse med mere omfattende og tidskrævende ydelser, såsom indklarering af udstyr.

C. Informationsvirksomhed

1. Generelt informationsmateriale

Udenrigsministeriets Informationssekretariat udgiver en lang række publikationer om Danmark og danske forhold på hovedsprogene engelsk, tysk, fransk og spansk.

Flagskibet er Danmarksbogen , som på over 500 sider giver et all-round Danmarksbillede. Den udkom på engelsk i 1996, tysk i 1998 og fransk i 1999. En spansk udgave vil foreligge i begyndelsen af 2001.

I efteråret 2000 og foråret 2001 vil udkomme 24 nye fakta-ark samtidigt på de fire hovedsprog omhandlende følgende emner

Danmark i en nøddeskal; Historie; Dronningen og kongehuset; Politik; Økonomi; Udenrigs- og forsvarspolitik; Demokratieksport; Erhvervsliv og arbejdsmarked; Infrastruktur; Miljø og energi; Socialpolitik og sundhedsvæsen; Undervisning og forskning; Massemedier; Billedkunst; Litteratur; Klassisk musik; Rytmisk musik; Teater, ballet og dans; Arkitektur; Design; Film; Sport; Færøerne; Grønland. På dansk, engelsk, tysk og fransk foreligger endvidere ministerie- og institutionsoversigten »Nøgle til Danmark« med nyttige adresser m.v. Den opdateres jævnligt, og det overvejes tillige at udsende den på spansk.

Fra tid til anden udgives særpublikationer, f.eks. i forbindelse med folketingsvalg og folkeafstemninger.

På dansk udsendes den udenrigspolitiske informationsserie UM-tema.

2. Informationsmateriale om dansk udviklingsbistand

Udenrigsministeriets Informationssekretariat udgiver desuden en lang række publikationer om dansk udviklingsbistand og om Danmarks deltagelse i det internationale udviklingssamarbejde.

Hovedparten af dette materiale udgives på dansk, men en del publikationer findes desuden på engelsk, fransk og spansk.

Bortset fra tidsskriftet »Udvikling« og undervisningsmateriale til børnenes ulandskalender er materialet gratis. Nyere publikationer og alle nye publikationer lægges på UM´s hjemmeside, hvor der ligeledes findes en bestillingsliste. En publikations og bestillingsliste kan også rekvireres fra Informationssekretariatet.

D. Internet

Udenrigsministeriets nye hjemmeside blev taget i brug maj 2000. Hjemmesiden indeholder over 13.000 sider og er bygget op omkring en kombination af såkaldt dynamiske og statiske sider. De dynamiske sider er baseret på et brugeropdateringssystem, Dynamic, som gør det muligt for de enkelte kontorer via internettet at opdatere deres del af hjemmesiden. De statiske sider er html-sider, som skal opdateres centralt via ministeriets webredaktør.

Ministeriets hjemmeside er på fem sprog: dansk, engelsk, tysk, fransk og spansk, idet de fremmedsprogede dele af hjemmesiden dog ikke er spejlinger af den danske. De indeholder derimod en række informationer om Danmark specielt rettet mod udenlandske brugere, blandt andet Danmarksbogen og 12 faktaark (i foråret 2002 kommer der yderligere 12) om væsentlige områder inden for dansk samfunds- og kulturliv. Ved årsskiftet 2001/02 vil den engelske hjemmeside endvidere være udvidet med en beskrivelse af ministeriets ressortområder udenrigspolitik og udviklingspolitik samt nyheder af interesse for udenlandske brugere.

Der er mulighed for via e-mail at bestille abonnement på Udenrigsministeriets nyheder og pressemeddelelser, udenrigsministerens og udviklingsministerens kommentarer, Danidavisen, stillingsopslag og nyheder fra Danidas Kontraktsekretariat.

Et nyt tiltag har været udviklingen af "del-hjemmesider" med relation til særlige begivenheder eller specialiserede aktiviteter i Udenrigsministeriets regi. Har kan blandt andet nævnes det sikkerhedspolitiske område (www.sikkerhedspolitik.dk) Verdenstopmødet om bæredygtig udvikling (www.wssd.dk), hvidbogen om Europas fremtid (www.europasfremtid.dk) og Danidas kontraktsekretariat (www.danidakontrakter.dk).

Repræsentationerne opfordres til at sende forslag til forsidenyheder til webmaster@um.dk.

RepWeb

På baggrund af udtalte ønsker fra mange af repræsentationerne om en mere ensartet designlinie har Udenrigsministeriet i samarbejde med firmaet Kontrapunkt udarbejdet et nyt fælles design for de danske repræsentationer. Designmanualen blev åbnet for repræsentationerne via internettet i maj 2001.

Selve designet ligger i naturlig forlængelse af designet på Udenrigsministeriets website, og det er tanken med det nye design at give de danske repræsentationer i udlandet en overordnet fælles profil, samtidig med at der er mulighed for, at de enkelte repræsentationer stadig kan give deres websites et individuelt præg, afhængigt af deres størrelse og formidlingsbehov samt deres brugeres krav og ønsker. Udvikling af de lokale websites forventes at foregå lokalt, evt. med assistance fra lokale firmaer.

Repræsentationerne forventes at tage det nye design i brug ved etablering af hjemmesider eller i forbindelse med fornyelse/opgradering af allerede eksisterende hjemmesider.

Danmarks Eksportråd

Under Udenrigsministeriets website findes en selvstændig hjemmeside for Danmarks Eksportråd. Hjemmesiden www.eksportraadet.dk indeholder relevant information for eksportører så som landeinformation, præsentation af serviceydelser og muligheder for on-line bestilling af møder med eksportrådgivere og tilmelding til 13 forskellige mailinglister.

Danmarks Eksportråd har endvidere hjemmesiden www.investindk.com, som dækker Invest in Denmark's ressortområde. Målgruppen er primært udenlandske firmaer med interesse for Danmark som mål for investering. Siden er engelsksproget og indeholder således informationer om investeringsmulighederne i Danmark.

Repræsentationerne opfordres til at fremsende erhvervsnyheder, omtale af erhvervsarrangementer og andre erhvervsrettede aktiviteter til eksportraad@umweb.dk.

EU-Formandskab

Medio juni 2002 åbner Danmarks særlige website for EU-formandskabet i anden halvdel af 2002 på adressen www.eu2002.dk. Sitet om EU-formandskabet vil indeholde alle relevante dokumenter og links for mennesker, der professionelt eller af interesse ønsker at følge med i EU-spørgsmål. Sitet vil indeholde daglige nyheder, e-mail-service og en udførlig kalender over møder, begivenheder og arrangementer i forbindelse med formandskabet. Sitet vil være på engelsk, fransk og dansk.

U-web

U-web er et website om udviklingsproblematikker specielt henvendt til børn og unge. Her kan de hente oplysninger om u-landene og få indtryk af menneskenes livsbestingelser og vanskeligheder. Sitet er skabt til både undervisningsbrug og børns og unges egen informationssøgning i fritiden.

Udviklingstal

www.udviklingstal.dk er et website, hvor udviklingsspørgsmål vises i tal, tekst, fotos, film og figurer. Udviklingstal er lavet til brug i ungdomsuddannelserne og i de videregående uddannelser og til andre med interesse for udviklingen i verden.

Danmarks-portalen www.denmark.dk

Danmarksportalen www.denmark.dk bliver det officielle ansigt på internettet rettet mod udlandet fra foråret 2002. Portalen vil opfylde prioriterede målgruppers behov for at få relevant information om danske samfundsforhold fra den offentlige såvel som den private sektor. Indholdet vil spænde fra nyheder om Danmark til beskrivelser af danske forhold på alle vigtige områder, og der vil desuden være særlige afsnit om investeringsforhold i Danmark, om danske myndigheder, forskning og uddannelse og om vilkårene for børn og unge. Hovedindholdet vil være på engelsk, og dele af indholdet vil også findes på tysk, fransk og spansk.

Under ministeriets web repræsentation findes en særskilt hjemmeside for Danmarks Eksportråd. Hjemmesiden www.eksportraadet.dk indeholder eksport- og investeringsfremmenyheder, landeinformation, præsentation af serviceydelser, mulighed for on-line bestilling af møde med eksportrådgivere m.v. Fra hjemmeside linkes også på til udetjenesten samt til Danmarks Eksportråds øvrige sites.

E. Kultursamarbejdet

1. Generelt

Det internationale kulturelle samarbejde bygger i stadig større grad på netværkstanken; det vil sige den direkte kontakt mellem repræsentationerne og de kulturelle institutioner. Det er således vigtigt, at repræsentationerne er orienteret om relevante kontakter i opholdslandet. Repræsentationernes opgave i forbindelse med kultursamarbejdet er først og fremmest at bistå netværkssamarbejdet. Repræsentationerne kan også være med til at tage initiativer til konkrete kulturprojekter ved over for dansk eller lokalt kulturliv at pege på mulighederne for projekter og andre danske kulturbegivenheder (kunstudstillinger, filmuger, etc.) i opholdslandet.

I udenrigstjenesten er kulturområdet decentraliseret. Det vil med andre ord sige, at det som hovedregel er repræsentationerne selv, som behandler sager på området. Til brug herfor har Udenrigsministeriet udsendt vejledningen »Kulturnøglen«. Vejledningen findes på samtlige repræsentationer i dansk og engelsk udgave.

Til brug for det decentrale arbejde er en række repræsentationer udstyret med et rådighedsbeløb til kulturformidling. Dette rådighedsbeløb kan benyttes af repræsentationen til udbredelse af kendskabet til dansk kultur uden Udenrigsministeriets forudgående godkendelse. Beløbet kan ikke benyttes til repræsentative formål.

Informationssekretariatet forsøger i videst muligt omfang at informere repræsentationerne om danske kulturaktiviteter i udlandet

For så vidt angår indberetning om kulturelle forhold henvises til Instruksens bind 3, kapitel XVII.

2. Film og video

Udenrigsministeriets Informationssekretariat er i besiddelse af en række kort og dokumentarfilm om Danmark og danske forhold, hvoraf specielt den generelle Danmarksfilm »This is Denmark« bør fremhæves. Filmene er nærmere beskrevet i ministeriets filmkatalog, hvorfra repræsentationerne bestiller videobånd. Om anvendelse af disse film henvises til »Kulturnøglen«.

Endvidere er Informationssekretariatet i besiddelse af et antal film (fortrinsvis i dansk version), som informerer om dansk udviklingsbistand.

Med hensyn til spillefilm er der begrænsede muligheder for lån fra Det danske Filminstitut. Herom henvises der til afsnittet om film i »Kulturnøglen«.

For så vidt angår indberetning om film henvises til Instruksens bind 3, kapitel XVII.

3. Foto og billedmateriale

Udenrigsministeriets Informationssekretariat er i besiddelse af sort/hvide billeder og farvedias af regentfamilien og af stats, udenrigs og udviklingsministerene. Materialet kan efter anmodning frit stilles til disposition for eksempelvis dag og ugeblade, tidsskrifter samt forlag.

Modtager repræsentationerne forespørgsler om andet billedmateriale, bedes de pågældende om for egen regning at rette direkte henvendelse til danske billedbureauer Informationssekretariatets publikation »Pressen i Danmark« indeholder navne og adresser på sådanne bureauer..

4. Internationale kulturaftaler og kulturprogrammer

I de senere år er det direkte samarbejde mellem de danske og udenlandske kulturinsitutioner blevet væsentligt forøget. Fra dansk side er man derfor indstillet på, at det bilaterale samarbejde med hensyn til kulturaftalerne forenkles. Ikke for at formindske kultursamarbejdet - tværtimod - men for at reducere administrationen heraf. Man ønsker således ikke at indgå kulturaftaler med flere lande, og man ønsker at undgå nye kulturprogrammer under de allerede eksisterende kulturaftaler.

5. Oprettelse af Internationalt kultursekretariat

Pr. 1. januar 2001 oprettes Internationalt Kultursekretariat, der er Udenrigs- og Kulturministeriets fællesorgan for støtte til dansk kultur i udlandet

F. Demokratifonden

Demokratifonden har siden sin oprettelse i 1990 bistået landene i Øst- og Centraleuropa, Baltikum og udviklingslandene med at fremme og konsolidere demokratiske samfundsforhold og respekt for menneskerettigheder.

Fondens formål opfyldes hovedsagelig via projektvirksomhed, der sigter mod at fremme mellemfolkelig udveksling på »græsrodsniveau«. Gennem sin tilskudsvirksomhed gør Demokratifonden det muligt for danske borgere, foreninger, institutioner og andre at yde et direkte og personligt bidrag til fremme af demokrati og menneskerettigheder i Fondens målgruppelande.

I begyndelsen af 1999 etablerede Demokratifonden endvidere en stipendieordning, som giver statsborgere fra Fondens målgruppelande mulighed for at gennemføre kombinerede studie- og praktikophold i Danmark. Disse ophold er individuelt tilpasset hver enkelt stipendiats muligheder for at erhverve viden og erfaring på områder, der skønnes særligt egnet til at føre Fondens målsætninger ud i livet. Stipendieordningen kan søges direkte af udenlandske statsborgere.

Demokratifonden har sekretariat i Udenrigsministeriets Informationssekretariat, StF.3. Yderligere oplysninger om Demokratifondens virksomhed indeholdes i Fondens årsberetning, der udsendes til samtlige repræsentationer med udsendte medarbejdere. Oplysninger og støttevejledning m.v. kan endvidere indhentes på Fondens hjemmeside: www.demokratifonden.dk.

G. Kommercielt informationsmateriale

Der henvises til DE.1., der forestår Danmarks Eksportråds presse- og mediefunktion, og DE.3, der varetager udgivelsen af varerapporter og markedsprofiler, samt DE.4.der forestår kvalitetskontrol og distribution af varerapporter og datterselskabslister, samt distribution af markedsprofiler.

INDHOLDSFORTEGNELSE

Kapitel XI

Edb-baserede og andre registre i Udenrigstjenesten.

Edb-baserede og andre registre i Udenrigstjenesten.

Den 1. juli 2000 blev den hidtidige lov om offentlige myndigheders registre afløst af lov om behandling af personoplysninger (persondataloven). Loven har baggrund i direktiv 95/46/EF om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger. Loven indeholder en generel databeskyttelsesretlig regulering, så borgerne beskyttes mod krænkelser af deres integritet og retssikkerhed ved en ukontrolleret og unødvendig behandling af personoplysninger.

Loven omfatter både elektronisk behandling af personoplysninger og manuel behandling af personoplysninger, der er eller vil blive indeholdt i et register. Behandlingen af personoplysninger, der indeholder følsomme eller fortrolige oplysninger om fx racemæssige, etniske, politiske, religiøse og helbredsmæssige forhold, skal anmeldes til Datatilsynet. I den forbindelse kan det oplyses, at offentlige myndigheder kan behandle oplysninger om personnummer med henblik på en entydig identifikation eller som journalnummer. En sådan behandling kan ske uden anmeldelse til Datatilsynet.

Begrebet behandling omfatter enhver form for måde at håndtere oplysninger om personer på. Som de vigtigste former for behandling kan nævnes: indsamling, registrering, systematisering, opbevaring, brug, videregivelse, samkøring og sletning. Den nye lov er, i modsætning til lov om offentlige myndigheders registre, ikke begrænset til kun at gælde for registre.

De såkaldte »danskerlister«, d.v.s. lister over lokale danske statsborgere vil kunne føres uden anmeldelse sålænge listerne ikke indeholder følsomme oplysninger. Det anbefales dog, at de registrerede personer bliver underrettet om, at de er opført på listen, samt hvad formålet med listen er. Den registrerede har til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod registreringen og kræve sig slettet.

Yderligere informationer vil kunne fås på tilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk.

Datatilsynets adresse er Christians Brygge 28,4., 1559 København V.

Telefon 33 14 38 44 fax 33 13 38 43

E-post dt@datatilsynet.dk.

Indholdsfortegnelse

KAPITEL XVIII

Indberetninger om økonomiske forhold

A. Generelle retningslinier

B. Økonomisk-politiske forhold

C. Andre forhold

D. Multilateralt samarbejde

1. Generelt

2. EU-samarbejdet

3. Andre internationale økonomiske organisationer og fora

4. FN s særorganisationer, fonde og programmer m.v.

E. Internationalt udviklingssamarbejde

F. Det kulturelle samarbejde i udviklingslande

G. Øststøtte

A. Generelle retningslinier

De følgende forskrifter tager kun sigte på den del af indberetningsvirksomheden, der påhviler repræsentationerne uden særlig instruktion fra Udenrigsministeriet. Disse forskrifter er kun vejledende for repræsentationernes normale indberetningsvirksomhed. Omfanget af den enkelte repræsentations indberetningsvirksomhed må først og fremmest bero på omfanget af Danmarks økonomiske og bistandsmæssige relationer med det eller de lande, repræsentationen dækker.

Formålet med denne side af indberetningsvirksomheden er ikke blot at holde Udenrigsministeriet og dermed regeringen og de politiske instanser underrettet om økonomiske og erhvervsmæssige forhold i andre lande, men også at give andre danske myndigheder, erhvervsorganisationerne, interesserede erhvervsvirksomheder og offentligheden den nødvendige orientering.

Repræsentationerne bør tilstræbe at koncentrere den økonomiske indberetningsvirksomhed om de vigtigste emner og at sammenfatte materialet i periodiske oversigter, som gør det muligt at vurdere de indberettede oplysninger i en bredere sammenhæng. Disse oversigter bør være relativt korte og let tilgængelige og om fornødent forsynet med et resumé. Taloplysninger bør begrænses og afrundes og angives i kendte mål (værdioplysninger i kr., $, £ eller anden velkendt valuta) og om muligt sat i relation til mere almindeligt kendte størrelser. Hvis repræsentationen indberetter om spørgsmål, der falder uden for disse rammer, bør indberetningen angive, hvilke danske myndigheder eller erhvervsorganisationer repræsentationen mener kan have interesse i oplysningerne. Fortrolige oplysninger, som ikke kan videregives til andre myndigheder eller til erhvervene, bør indberettes særskilt.

B. Økonomisk-politiske forhold

Indberetningsvirksomheden bør koncentreres om følgende hovedpunkter, der dog ikke altid kræver detaljeret behandling

1) Indenrigsøkonomien: Økonomisk vækst (produktionsudvikling), herunder udviklingen i investering og forbrug, budgetoverskud eller -underskud, pris-, løn- og indkomstudviklingen samt beskæftigelsen.

2) Udenrigsøkonomien: Betalingsbalancesituationen, herunder udviklingen i valutareserverne, import og eksport samt kapitalbalancen.

3) Prognose: En generel vurdering af den fremtidige økonomiske udvikling suppleret med politiske vurderinger af betydning.

For så vidt angår eksportkreditområdet, vil Udenrigsministeriet for lande med ustabile økonomiske forhold evt. med kort varsel i stigende omfang forelægge Erhvervsfremme Styrelsens forslag til landerisikovurderinger til udtalelse hos repræsentationerne.

For denne landegruppes vedkommende instruerer Udenrigsministeriet løbende repræsentationerne om, i hvilket omfang og med hvilke tidsintervaller økonomiske indberetninger skal indsendes.

C. Andre forhold

Repræsentationerne bør i øvrigt uden særlig instruktion indberette om andre forhold af betydning for dansk erhvervsliv, fx diskriminatoriske forholdsregler over for dansk eksport eller danske erhvervsinteresser, eksportfremmende foranstaltninger, nationaliseringsforanstaltninger, regler om udenlandske investeringer og licensaftaler etc. samt vurderinger eller kritik af dansk erhvervspolitik, danske varer eller anden dansk indsats.

Hvis repræsentationen mener, at forhold i opholdslandets enkelte erhvervssektorer er af særlig interesse, bør det indberettes. Repræsentationen skal i denne forbindelse især være opmærksom på forhold af betydning for fremme af dansk eksport og af udenlandske investeringer i Danmark.

Opholdslandets generelle økonomiske lovgivning som fx næringslove, monopollove, patent- og varemærkelove, skattelove, selskabslovgivning, firmalovgivning, bank- og kreditlovgivning, forsikringslovgivning, lovgivning vedrørende landbrugets struktur o.l. kan være af interesse. Repræsentationen bør kun indberette, når der sker gennemgribende reformer, der skønnes af særlig interesse for aktuelle eller forestående danske overvejelser om tilsvarende lovgivning.

Endelig bør repræsentationerne i lande, der er medlem af OECD s udviklingskomité, DAC, løbende indberette om størrelsen, karakteren og udformningen af opholdslandets udviklingsbistand til lande i den tredje verden, herunder eventuelle strategirevisioner.

D. Multilateralt samarbejde

1. Generelt

Udenrigsministeriets informationsbehov i relation til multilateralt økonomisk-politisk samarbejde varierer afhængigt af de enkelte samarbejdsorganisationers karakter og Danmarks tilknytning til dem. Generelt gælder det, at repræsentationen kun har pligt til indberetning om forløbet af møder i internationale organisationer i opholdslandet, hvis der ikke er en dansk repræsentation ved den pågældende organisation.

De bilaterale repræsentationer bør i øvrigt, med de præciseringer, der følger nedenfor, generelt indberette om opholdslandets politik og synspunkter om vigtigere konkrete spørgsmål, der behandles i de forskellige multilaterale fora, og i andre spørgsmål, der måtte skønnes af relevans for den danske stillingtagen.

De multilaterale repræsentationer bør en eller to gange om året indberette, fx i depeche-form, generelt om organisationens virksomhed og tilstand.

2. EU-samarbejdet

EU-samarbejdet har som følge af dets særegne retligt bindende karakter særlig betydning for Danmark. Det finder sted på grundlag af EØF-, EKSF- og EURATOM-traktaterne, Fællesakten fra 1986, Maastricht-traktaten fra 1993 og Amsterdam-traktaten fra 1998. Forholdet til EU-institutionerne varetages af EU-repræsentationen, for hvis virksomhed der gælder særlige regler i overensstemmelse med den administrative tilrettelæggelse af Danmarks deltagelse i EU-samarbejdet, som regeringen har fastlagt.

Repræsentationerne i medlemslandenes og kandidatlandenes hovedstæder bør løbende indberette om opholdslandets stilling til vigtigere spørgsmål, der drøftes i EU, herunder forud for møder i Rådet og i Det Europæiske Råd. Af interesse for de danske myndigheder er også indberetninger om lovgivning o.a. i opholdslandet, som vil kunne få betydning for opholdslandets overholdelse af forpligtelserne i henhold til traktaterne. Der bør ligeledes indberettes om forløbet af bilaterale møder på regeringsniveau mellem medlemslande, som afholdes i opholdslandet. Repræsentationen i det medlemsland, der varetager formandskabet i Rådet, bør indberette om opholdslandets politik med hensyn til udøvelsen af formandskabsfunktionen. Repræsentationerne i de vestlige industrilande, herunder i EFTA-landene bør indberette om væsentligere udtalelser om eller eventuelle ændringer i opholdslandets synspunkter i forholdet til EU. Det gælder også vigtige konkrete problemstillinger i forholdet mellem EU og opholdslandet, herunder især forhold, som vil kunne have betydning for Danmarks eksport. For repræsentationer i lande, som EU har særlige aftalemæssige relationer med, fx Lomé-, Middelhavs-, ANDIN- og ASEAN-landene gælder det samme.

3. Andre internationale økonomiske organisationer og fora

Andre centrale økonomiske samarbejdsfora er OECD, IMF, Verdensbanken, WTO, og de verdensøkonomiske topmøder. De toneangivende industrilandes stilling til samarbejdet i disse bredere multilaterale samarbejdsorganisationer og -fora er af særlig interesse.

For udviklingslandene og overgangsøkonomierne i Østeuropa består interessen bl.a. i at blive holdt underrettet om disse landes samarbejde med Verdensbanken og IMF specielt i forbindelse med indgåelse af større låne- og samarbejdsaftaler. På det handelspolitiske område omfatter interessen også toneangivende udviklingslande, herunder især de nyindustrialiserede landes holdning.

Udover spørgsmål af betydning for opholdslandets overholdelse af forpligtelserne inden for OECD og WTO bør der før vigtige møder i de nævnte organisationer indberettes om opholdslandets stilling til de hovedspørgsmål, der forventes drøftet. Særlig for så vidt angår samarbejde, som Danmark ikke deltager i, er Udenrigsministeriet interesseret i oplysninger om bl.a. afholdelsen af vigtigere møder, den forventede emnekreds for drøftelserne, opholdslandets stilling hertil og om forløbet af møderne. Herudover bør repræsentationerne indberette om væsentlige udtalelser af regeringsmedlemmer, rapporter o.l. vedrørende økonomiske problemstillinger i opholdslandet, i det omfang disse problemstillinger også gør sig gældende for Danmark.

4. FN s særorganisationer, fonde og programmer m.v.

Repræsentationerne forventes almindeligvis at indberette om opholdslandets politik eller synspunkter af relevans for det multilaterale økonomiske og udviklingspolitiske samarbejde, opholdslandet deltager i. Hvis opholdslandet i spørgsmål af større rækkevidde eller af særlig betydning for Danmark har indtaget særstandpunkter eller udfoldet særlig aktivitet, bør repræsentationen under alle omstændigheder indberette om det.

E. Internationalt udviklingssamarbejde

Til brug for Udenrigsministeriets planlægning af den danske udviklingsbistand på kort og langt sigt bør repræsentationerne i donorlande indberette om vigtigere bistandspolitiske debatter og principielle overvejelser. Det gælder navnlig med hensyn til bistandens omfang, art og fordeling. Fra repræsentationerne i de udviklingslande, der er danske programsamarbejdslande, har Udenrigsministeriet behov for at blive holdt løbende underrettet om økonomiske og politiske forhold, som i særlig grad påvirker vilkårene for bistandsindsatsen eller dennes effekt herunder også udviklingen vedrørende respekten for menneskerettigheder og demokrati. Repræsentationerne bør også indberette om opholdslandets langsigtede udviklingsplaner og aktuelle bistandsbehov og om vigtigere politiske tilkendegivelser om udviklingsspørgsmål. Udenrigsministeriet er desuden interesseret i at modtage indberetning om andre donorers bistand til opholdslandet.

Repræsentationerne kan løbende holde sig orienteret om den danske bistandspolitik og aktiviteter gennem Danidas Årsberetning, den rullende fem-årsplan, Sydgruppens Ugeoversigt, Danida-Nyt etc.

Danmarks samarbejde med udviklingslandene gennemføres i henhold til lov nr. 297 af 10. juni 1971 om internationalt udviklingssamarbejde med senere ændringer. Den gældende lovtekst optrykkes hvert år i Danidas årsberetning. I lovens § 1 står målsætningen for Danmarks statslige bistand. Bistandsmålsætningen er gennem årene blevet kvalificeret og suppleret gennem Folketingets bistandspolitiske debatter. Den hidtidige strategi for dansk udviklingspolitik frem mod år 2000, »En Verden i Udvikling«, vil blive revideret i 2000 Hovedelementerne forventes fortsat at være

Fattigdomsbekæmpelse

Bekæmpelse af fattigdom er et hovedmål for dansk udviklingsbistand. Den fattigdomsorienterede bistand udmøntes i en overordnet fattigdomsstrategi, som sammenfattes i tre hovedpunkter

a) Fremme af en bæredygtig økonomisk vækst, hvor fordelingspolitik indgår som et integreret element i den økonomiske politik,

b) udbygning af de sociale sektorer, herunder fremme af uddannelse og sundhed, som en forudsætning for udvikling af de menneskelige ressourcer og

c) fremme af en folkelig deltagelse i udviklingsprocessen, opbygning af et retssamfund og god forvaltningsmæssig praksis som en forudsætning for stabilitet i den økonomiske, sociale og politiske dialog.

Udmøntning af den fattigdomsorienterede bistand sker dels i forbindelse med udarbejdelse af landestrategier for udviklingssamarbejdet med programsamarbejdslandene, dels gennem ajourføring af eksisterende retningslinjer for forberedelse, gennemførelse og evaluering af projekter og programmer.

Fremme af demokratisering og menneskerettigheder

I det internationale bistandssamarbejde ser man fra dansk side fremme af respekten for menneskerettigheder som værende både et mål i sig selv og et middel til at opnå udvikling. Udover at være et selvstændigt indsatsområde er fremme af respekten for menneskerettighederne, demokratisering og god regeringsførelse derfor også et af de tre tværgående hensyn i dansk udviklingsbistand. Det er på den baggrund af stor betydning, at menneskerettighedssituationen i opholdslandet løbende vurderes med udgangspunkt i internationalt vedtagne standarder. Fra dansk side lægges vægt på, at menneskerettigheds- og demokratiseringsspørgsmål kan drøftes åbent med opholdslandet, og at problemer, hvor de findes, kan påtales som led i den løbende dialog. Danmark lægger ligeledes stor vægt på at kunne tilbyde støtte til initiativer, der kan medvirke til at forbedre udviklingen. Dette gælder specielt i programsamarbejdslandene, hvor et særligt dansk engagement er naturligt, men også i andre lande er der mulighed for at støtte konkrete menneskerettigheds- og demokratiseringsprojekter.

Støtte til oprindelige folk

Som en vigtig del af bistanden til fremme af respekt for menneskerettigheder lægges der særlig vægt på aktiviteter, som støtter udsatte grupper. Som led i udviklingssamarbejdet støtter Danmark således oprindelige folk, dels for at forbedre deres levevilkår, dels for at give dem større indflydelse på egne forhold, både nationalt og internationalt. Retningslinjerne for denne støtte findes i »Strategi for dansk støtte til oprindelige folk«.

Miljø og udvikling

Sammenhænge mellem miljø- og fattigdomsproblemer bliver fortsat tydeligere i udviklingssamarbejdet. Der lægges vægt på, at den danske bistand fremmer en miljømæssig bæredygtig udvikling. Miljøkonsekvenserne af alle bistandsindsatser skal derfor vurderes. I styrelsesnotitser skal redegøres for, om der er foretaget miljøkonsekvensanalyse, og for, hvorledes miljøhensynet er reflekteret i indsatserne. Også i forbindelse med policydialog med programsamarbejdslande og internationale organisationer skal miljøhensyn fremmes. Ligeledes skal man fra dansk side fortsat bidrage til at fremme styrkelsen af miljøsamarbejdet på regionalt og internationalt plan, herunder arbejdet med at forberede og gennemføre internationale miljøkonventioner.

Kvinde- og kønsaspekter i udviklingssamarbejdet

I strategien understreges den store vægt, der lægges på inddragelse af kvinder i udviklingsprocessen. Målet er at give de kvinde- og kønspolitiske aspekter en central og fuldt integreret placering i udviklingsprocessen. Arbejdet med kvinder og udvikling og de kønspolitiske aspekter vil fortsat i de kommende år blive koncentreret om den praktiske gennemførelse af Danidas politik på området, som den er udmøntet i dokumenterne: »Women in Development Danida s WID Policy Towards the Year 2000«, og »FN s 4. Verdenskvindekonference 1995 Udenrigsministeriets opfølgning af Platform for Action«.

Befolkningspolitik

Danmark yder en betydelig indsats på befolkningsområdet, direkte via bidrag til internationale og multilaterale organisationer og indirekte via det bilaterale bistandssamarbejde. Den danske strategi for indsatsen på befolkningsområdet er formuleret på baggrund af anbefalingerne i handlingsprogrammet fra FN s Befolkningskonference i Kairo i 1994. Det overordnede mål er fremme af det enkelte menneskes livskvalitet og velfærd. Midlerne til at nå dette mål omfatter indsatser til afhjælpning af fattigdom, fremme af demokrati og menneskerettigheder, forbedringer af pigers og kvinders uddannelsesmæssige og sociale vilkår samt programmer til fremme af seksuel og reproduktiv sundhed og rettigheder.

I opfølgning af en særlig samling i 1999 af FN s generalforsamling om befolkning og udvikling lægger man fra dansk side særlig vægt på bekæmpelse af HIV/AIDS, nedbringelse af mødredødeligheden og forbedring af unges seksuelle og reproduktive sundhed. Disse områder anses for at være blandt de vigtigste udfordringer i den fremtidige bistandsindsats.

Udenrigsministeriet har i 1999 fået udarbejdet rapporten Integrating Sexual and Reproductive Health and Rights into a Sector Wide Approach to Danish Development Assistance (findes på www.um.dk). Rapporten indeholder retningslinjer for, hvorledes seksuel og reproduktiv sundhed og rettigheder kan indarbejdes i relevante sektorprogrammer.

Handel, gæld og bistand

Udviklingsstrategien fastslår den indbyrdes sammenhæng mellem bistand, handel og gæld. Det er en målsætning for dansk handelspolitik at medvirke til at nedbryde de barrierer, der diskriminerer mod u-landenes varer, og som modarbejder en diversificering af deres produktionsstruktur, og samtidig at fremme udviklingslandenes integration i det multilaterale handelssystem. Integration kan fremmes ved støtte dels til udviklingsprojekter, dels til kapacitetsopbygning på det handels- og afsætningspolitiske område.

Mens de fleste højtforgældede mellemindkomstlande, især i Latinamerika, er ved at arbejde sig ud af deres gældsproblemer og er inde i en ny vækstperiode, er der en voksende international erkendelse af, at de fattigste debitorlande, især i Afrika, har behov for udstrakt hjælp. Mange af disse lande vil aldrig fuldt kunne tilbagebetale gælden, endsige gennemføre økonomisk vækst samtidig hermed. Danmark presser på for, at de vanskeligst stillede lavindkomstlande bør kunne opnå en omfattende gældsreduktion for den offentligt garanterede gæld på op til 80 pct. Endvidere støtter Danmark Verdensbankens gældsfacilitet, som tilsigter at reducere fattige landes multilaterale gæld, hvor dette er nødvendigt.

Økonomiske reformer og udvikling

Siden begyndelsen af 1980 erne har en række udviklingslande gennemgået vidtgående økonomiske reformer. Reformerne har været en betingelse for støtte fra Verdensbanken og IMF. Reformerne har især fra begyndelsen af 1990 erne været med til at sætte gang i den økonomiske udvikling i en række udviklingslande, medens der i andre lande ikke er opnået så mærkbare resultater. For så vidt angår den sociale udvikling, er reformerne blevet kritiseret for at indebære negative konsekvenser, hvilket Verdensbanken og IMF dog i stigende grad har søgt at undgå i tilrettelæggelsen af programmerne. Fra dansk side støtter man gennemførelsen af reformerne og lægger vægt på, at modtagerlandene selv får mulighed for at tage ansvar herfor, ligesom man fokuserer på reformernes konsekvenser for de fattigste befolkningsgrupper.

Samarbejdet med private u-landsorganisationer (NGO er)

I december 1993 fremlagde en arbejdsgruppe med deltagelse fra såvel Danida som en række danske NGO er en ny strategi for Danidas NGO-samarbejde, som efterfølgende blev indarbejdet i udviklingsstrategien fra 1994. Strategien fastslår, at de private u-landsorganisationer (NGO erne) spiller en vigtig rolle i den samlede danske bistandsindsats. NGO-bistanden vil også fremover blive koncentreret om det, som organisationerne er gode til, og hvor de har klare komparative fordele. NGO-bistanden hverken kan eller skal udvikle sig til en »skygge« af den statslige bistandsindsats.

Med baggrund i den nye strategi for NGO-bistand trådte de nye »Retningslinier for private danske organisationer om støtte til udviklingsprojekter« i kraft den 1. januar 1995.

Strategien for NGO-bistand vil blive revideret som led i den generelle revision af den overordnede bistandsstrategi, ligesom der vil blive udarbejdet retningslinjer i overensstemmelse hermed.

Samarbejdet med dansk erhvervsliv

Danske virksomheder er en vigtig del af ressourcebasen for u-landsbistanden. Det er en målsætning i den danske bistandspolitik bredt at inddrage den danske ressourcebase, herunder erhvervslivet. Der er på den baggrund taget skridt til at inddrage erhvervslivet mere og tættere både i tilrettelæggelsen og gennemførelsen af den bilaterale bistand, men også til et øget engagement fra de enkelte virksomheder i et nært samarbejde med Danida og modtagerlandene. Virksomhedernes involvering i gennemførelsen af sektorprogrambistanden i programsamarbejdslandene vil således også blive søgt styrket. Dansk erhvervsliv kan på en række områder i form af kapitaludstyr, varer og rådgivningsydelser på forskellig måde være med til at løse udviklingsproblemer i samarbejdslandene. Målet har imidlertid også været at fokusere på dansk erhvervslivs samlede muligheder for at vinde markedsandele i udviklingslandene frem for snævert at se på dansk erhvervslivs andel af den danske bistandskrone.

Bistandens omfang

Det er regeringens plan, at den statslige udviklingsbistand i de kommende 5 år fortsat skal udgøre 1 pct. af bruttonationalindkomsten (BNI), ligesom den nogenlunde ligelige fordeling mellem bilateral og multilateral bistand forventes fortsat at være gældende.

Bilateral bistand

Den bilaterale bistand skal koncentreres på 20 udvalgte programsamarbejdslande. Der er udarbejdet landestrategier, der dækker en 5-årig periode, for 18 af disse. I landestrategierne fastlægges sektorvalget. I hvert af landene arbejdes der med en sektormæssig koncentration på 2 til 4 sektorer, samtidig med at der sker en konkretisering af målsætningen om bekæmpelse af fattigdom samt de tværgående hensyn. I opfølgning af udviklingsstrategien er omlægningen fra projekt- til sektorprogrambistand langt fremskreden, og Danida vil formentlig komme op på i alt 60 sektorprogrammer inden for de kommende år.

P.t. er de danske programsamarbejdslande : Bangladesh, Benin, Bhutan, Bolivia, Burkina Faso, Egypten, Eritrea, Ghana, Indien, Kenya, Malawi, Mozambique, Nepal, Nicaragua, Niger, Tanzania, Uganda, Vietnam, Zambia og Zimbabwe.

Bistanden til øvrige modtagerlande er under afvikling.

Multilateral bistand

Danmark yder henved halvdelen af sin udviklingsbistand som multilateral bistand, dvs. gennem internationale organisationer. Det drejer sig først og fremmest om organisationerne i FN-systemet, Verdensbanken og de regionale udviklingsbanker og gennem EU. Danmark har som et betydeligt donorland mulighed for og interesse i at præge det multilaterale arbejde. I Handlingsplanen for Aktiv Multilateralisme fra 1996 redegøres for en række overordnede principper og danske målsætninger i den multilaterale bistand. Aktiv multilateralisme omfatter dels en række danske forventninger til organisationernes professionalisme og administrative effektivitet, dels et ønske om at påvirke organisationernes udviklingspolitiske dagsorden, således at danske udviklingspolitiske målsætninger nyder fremme. Blandt de vigtigste emner er en intensiveret dialog med organisationerne, faglige indspil og brugen af bidragspolitiske virkemidler så som øremærkning og tilpasning af bidragenes størrelse.

Miljøbistand under miljø- og Katastroferammen (MIKA)

I 1996 offentliggjordes en ny strategi for miljøbistand til udviklingslande under MIKA-rammen fælles for Danced (Miljøstyrelsen) og Danida. Udenrigsministeriet skal spille en fortsat stigende rolle i forbindelse med gennemførelsen af de særlige miljøbistandsindsatser under MIKA-rammen i udvalgte lande i det sydlige Afrika og i Sydøstasien. Miljøbistanden under MIKA-rammen er additionel og komplementær i forhold til udviklingsbistanden.

Humanitær bistand

Den danske humanitære bistand kanaliseres gennem såvel danske som internationale hjælpeorganisationer, herunder FN. Udviklingen i den humanitære bistand har gennem de senere år været kendetegnet af en bredere definition af nødhjælpsindsatsen og en øget vægt på forbindelsen til mere langsigtet udviklingsbistand og forebyggelseindsatser. For at styrke den civile danske indsats i krisesituationer oprettedes i 1995 Det Internationale Humanitære Beredskab (IHB), der står for udsendelse af danske eksperter og andet personel som led i arbejdet med civile aspekter af humanitære, konfliktforebyggende eller fredsbevarende opgaver. En lang række ambassader har en begrænset lokal bevillingskompetence, som gør det muligt at yde hurtig hjælp i tilfælde af en humanitær nødsituation i opholdslandet.

Bistandens administration

Den danske udviklingsbistand koordineres og gennemføres af Udenrigsministeriets Sydgruppe og det net af danske ambassader, som er oprettet i næsten alle danske programsamarbejdslande. Som grundlag for administrationen er udarbejdet en lang række generelle og konkrete instruktioner, der er samlet i Danidas instruktionssamling »Thesaurus«, et to-bindsværk, der løbende ajourføres og er tilgængelig på alle de ambassader, der har bistandsopgaver.

F. Det kulturelle samarbejde i udviklingslande

Repræsentationer i udviklingslande bør indberette om planer og projekter på det kulturelle område, som kan indgå i nedennævnte samarbejde.

I Lov om Internationalt Udviklingssamarbejde § 11 stk. 2 er der nedsat et »Samarbejdsudvalg til samordning af bistandsarbejdet og det kulturelle samarbejde med udviklingslandene« (Det lange Udvalg). Udvalget består af repræsentanter for Udenrigsministeriet, Kulturministeriet og Undervisningsministeriet med formandskab og sekretariat i Udenrigsministeriets Informationssekretariat.

I 1999 oprettedes med Det lange Udvalg som øverste myndighed et Center for Kultursamarbejde med Udviklingslandene (CKU), som har overtaget Det lange Udvalgs arbejde, i første række fordelingen af udvalgets tilskudsmidler til ansøgninger om støtte til projekter, der præsenterer udviklingslandenes kultur i Danmark. Herudover skal CKU præsentere større festivalprojekter i Danmark i lighed med Images of Africa projekterne. Centret finansieres af Udenrigsministeriet og modtager herudover tilskud fra Undervisningsministeriet og Kulturministeriet. Det ledes af et forretningsudvalg, der refererer til Det lange Udvalg, som godkender centrets handlingsplan og regnskab.

Centrets arbejdsområder kan sammefattes som følger

at præsentere u-landenes kultur i Danmark

at gennemføre kulturelt samarbejde mellem danske organisationer/institutioner og tilsvarende fra udviklingslandene

at formidle dansk støtte til kapacitetsopbygning i kultursektoren i udviklingslandene samt at støtte præsentationen af dansk kultur i udviklingslandene

at være et center for informationsvirksomhed og rådgivning vedrørende kultursamarbejde med udviklingslandene

at varetage forberedelse og afvikling af større kulturfestivaler i Danmark for den tredje verdens kultur

at behandle ansøgninger om støtte til kulturelt samarbejde med udviklingslandene samt fordele støtte til aktiviteter.

Ansøgningsskemaer og vejledning kan rekvireres fra

Center for Kultursamarbejde med

Udviklingslandene

Vestergade 5

DK-1456 København K

Tlf.: +45 33 17 97 00

E-mail: info@dccd.dk

Det skal endelig bemærkes, at CKU ikke udfører egentlige bistandsprojekter i udviklingslandene. Dette arbejde er fortsat forankret i Udenrigsministeriet (Danida) som led i det bilaterale udviklingssamarbejde.

G. Øststøtte

Den danske øststøtte blev påbegyndt i 1989 med støtte til Polen og Ungarn. Danmark har i de forløbne ti år givet i alt ca. 11 mia.kr., heraf ca. 8 mia.kr. i bilateral øststøtte og 3 mia.kr. i multilateral øststøtte til landene i Central- og Østeuropa. Danmark er dermed uden sammenligning den største bilaterale donor til de central- og østeuropæiske lande målt på pr. capita basis. Den danske støtte udgør dog kun en beskeden del af den samlede østbistand, hvor ikke mindst EU s bidrag til bl.a. førtiltrædelsesopgaverne er af en helt anden størrelsesorden.

I henhold til regeringens øststøttestrategi fra 1997, der dækker perioden 1998-2001, skal støtten især ydes til landene omkring Østersøen med vægt på Baltikum. Med den flerårige strategi har man styrket planlægningen og koordinationen af den samlede øststøtte, der forvaltes decentralt af en række ministerier og styrelser. Øststøttestrategiens overordnede formål er at styrke den økonomiske vækst i Østersøområdet på et miljømæssigt bæredygtigt grundlag. Med strategien besluttedes det også, at 2 mia.kr. af de samlede bevillinger på 2,5 mia.kr. i årene 1998-2001 skulle øremærkes til miljøstøtte. Andre vigtige målområder er styrkelse af EU-forberedelsesproces-sen og støtte til demokratiske og stabile samfundsstrukturer.

I 2000 fordeler den bilaterale øststøtte på i alt 1,26 mia.kr. sig som følger

små 900 mio.kr. til miljørelateret støtte til landene i Østersøregionen (små 500 mio.kr.) og andre Central- og Østeuropæiske lande, (ca. 400 mio.kr.)

godt 200 mio.kr. til ikke-miljørelateret øststøtte med hovedvægt på Østersøregionen (erhvervssektor, EU-førtiltrædelsesbistand (FEU), IØ, demokratistøtte, teknisk-administrativ bistand til SNG-landene (TA-SNG), Det Sociale Initiativ m.v.), og

små 160 mio.kr. til forsvarssamarbejde, Demokratifonden m.v.

Danmark bidrager desuden til den multilaterale øststøtte under internationale organisationer som EU, EBRD, Nordisk Ministerråd, IBRD etc.

Øststøtten er i Danmark decentralt organiseret. Den direkte kontakt mellem fagmyndighederne i Danmark og i modtagerlandene bidrager til at gøre støtten mere nærværende og relevant og er dermed vigtig for bistandens effektivitet. Den decentrale organisering kræver god koordination. Øststøtten koordineres i Det Tværministerielle Østlandeudvalg bestående af de øststøtteudførende myndigheder under Udenrigsministeriets formandskab. Finansministeriet har formandskabet i det interministerielle, Internationale Udgiftsudvalg, der refererer til Regeringens Økonomiudvalg, der varetager fordelingen af øststøttemidlerne på indsatsområder og sektorer. På miljøområdet koordineres øststøtten i Den Rådgivende Miljøkomité.

Den største øststøtteordning er som nævnt miljøststøtteordningen, der administreres af Miljøstyrelsen. Denne har en vid geografisk rækkevidde, idet den udover Østersøen også dækker de øvrige Central- og Østeuropæiske lande. De øvrige ministeriers øststøtte, der udelukkende dækker Østersøregionen, har form af treårige sektorprogrammer, om hvilke der indgås sektoraftaler med modtagerlandene. Det Tværministerielle Østlandeudvalg foretager en teknisk-faglig vurdering og koordinering af sektorprogrammerne, før de kan godkendes til finansloven, og indhenter i den forbindelse en udtalelse fra ambassaderne. Ambassaderne har en vigtig rolle at spille som koordinatorer i relation til modtagerlandets koordinationsmyndigheder. Ambassaderne vil desuden ofte blive involveret i indgåelse af landeaftaler på miljøområdet eller sektoraftaler på de øvrige øststøtteområder og kan i øvrigt blive bedt om bistand, når der opstår problemer omkring øststøttens udførelse. De øststøtteudførende ministerier forventes at holde repræsentationerne underrettet om deres aktiviteter på området, men i Rigsrevisionens beretning 11/98 blev der fremført kritik af, at dette kun skete i begrænset omfang. Spørgsmålet tages op løbende i Det Tværministerielle Østlandeudvalg, herunder under de årlige øststøttemøder i august mellem de relevante repræsentationschefer og udvalget.

I Østersølandene/regionerne vil stort set alle øststøtteudførende ministerier være aktive, mens det for de øvrige CØE-lande med danske ambassader ud over Udenrigsministeriet typisk kun vil være Miljø- og Energiministeriet samt IØ-Fonden, der vil være aktive.

Den øststøtte, Udenrigsministeriet administrerer, omfatter i 2000 efter nedlæggelsen af den gamle TA-Østordning med udgangen af 1997 og gennemførelsen af forskellige genopbygningsprogrammer følgende programmer: FEU-programmet med bistand til ansøgerlandenes tilnærmelse til EU, Demokrati- og suverænitetsstøtte til opbygning af demokrati og styrkelse af menneskerettigheder i østlandene, Det Sociale Initiativ til afhjælpning af den sociale nød i Østersøregionen, samt teknisk-administrativ støtte til SNG-landene, der særligt omfatter støtte til Rusland, og endelig støtte til humanitære transporter. EU-ansøgerlandene bistås desuden i opbygningen af deres administration ved udsendelse af danske eksperter under EU s Phare-program, den såkaldte »Phare Twinning»-ordning. Der er endvidere oprettet trust-fonde under internationale organisationer som EBRD.

Repræsentationerne høres om projekter i Øststøttesekretariatets regi. Det er repræsentationens rolle at vurdere, om projektet er egnet for modtagerlandet, at udtale sig om den lokale samarbejdspartner samt at sikre, at der ikke er overlapning med andre donorers indsatser.

I 1998 udsendte regeringen en samlet evaluering af øststøtten, der bl.a. anbefalede, at der blev sat ind med en mere omfattende informationsindsats. En sådan indsats er planlagt iværksat i løbet af år 2000 igennem oprettelse af en interministeriel database med alle øststøtteprojekter samt udgivelse af pjecer og nyhedsbreve, bl.a. på Internettet. Udenrigsministeriet udgiver dog løbende oversigter over den samlede danske øststøtte, senest publikationen »Øststøtten 1998 muligheder og anvendelse« fra juli 1998.

I efteråret 1999 nedsattes et Kontaktforum for Øststøtte mellem de mest berørte øststøtteudførende ministerier og en række hovedorganisationer: LO, DI, Landbrugsrådet, Håndværksrådet, Det Danske Handelskammer, Amtsrådsforeningen og Kommunernes Landsforening. Formålet med forummet er at fremme dialogen og åbenheden om øststøtten og at give organisationerne mulighed for aktivt at engagere sig heri.

I november 1999 udsendte Statsrevisorerne som nævnt en beretning om øststøtten. Den hilser Finansministeriets nye retningslinier for sektorprogrammer fra september 1999 velkommen og stiller en række forslag til forbedring af øststøtte-procedurerne, herunder vedr. forberedelse af projekter, regnskabsaflæggelse, evaluering m.v. Beretningen beskæftiger sig desuden med modtagerlandenes medfinansiering af projekterne, et spørgsmål, repræsentationerne bl.a. i forbindelse med ovennævnte høringsprocedure bedes være opmærksomme på, da det er af betydning for modtagernes engagement i samarbejdet.

Såfremt repræsentationen modtager forespørgsler om muligheden for at modtage støtte til iværksættelse af projekter, vil man kunne orientere sig herom på Udenrigsministeriets hjemmeside, www.um.dk . Her er der links til andre relevante øststøtteadresser og optrykt publikationer om øststøtten, bl.a. ovennævnte »Øststøtte 1998 muligheder og anvendelse.« Finansministeriets retningslinier for sektorprogrammer af september 1999 vil blive lagt ud på hjemmesiden med et resumé på engelsk. For så vidt angår StN.2 s/Øststøttesekretariatets programmer henvises til projektmanualen, der også ligger på hjemmesiden, bilag 1. Trykte udgaver af publikationerne kan rekvireres i Øststøttesekretariatet. Hovedreglen for at modtage støtte er, at der er tale om mindst én dansk projektudfører og én samarbejdspartner i modtagerlandet.

Øststøttesekretariatet modtager gerne oversigtsindberetninger om vigtigere debatter og principielle overvejelser i modtagerlandet om øststøtten, om økonomiske og politiske forhold, der i særlig grad påvirker vilkårene for øststøtteindsatsen eller dennes effekt, samt om andre landes/organisationers øststøtteindsatser i opholdslandet.

Demokratifonden er særligt omtalt i Bind 3 kap XIX pkt F

INDHOLDSFORTEGNELSE

KAPITEL XVII

Diplomatiske repræsentationers indberetningsvirksomhed om politiske forhold samt kultur- og presseforhold

A. Beretningernes formål og karakter

B. Omfanget af den løbende indberetningsvirksomhed

1. Indberetninger om akkrediteringslandets forhold

a. Historie, samfundsforhold og politisk struktur

b. Statsoverhoved og regering

c. Politiske organer og partier

d. Udenrigspolitiske spørgsmål

e. Traktater

f. Forsvarspolitiske spørgsmål

g. Søterritoriet og den kontinentale sokkel

h. Administration, retsvæsen, sundhedsvæsen, boligforhold samt sociale og arbejdsretlige forhold

i. Presse, radio og fjernsyn

2. Indberetninger om spørgsmål, som det primært påhviler andre repræsentationer at indberette om

C. Sammenfattende beretninger

1. Generelle oversigter

2. Kronikindberetninger

D. Politiske beretningers form

E. Presseindberetninger

1. Udlandets omtale af Danmark i presse, radio og fjernsyn

2. Indsendelse af presseudklip

3. Presse- og medieforhold

4. Udlandets interesse for danske film

F. Kulturelle og undervisningsmæssige anliggender

A. Beretningernes formål og karakter

De diplomatiske repræsentationer har pligt til at holde Udenrigsministeriet og dermed regeringen løbende underrettet om forhold i akkrediteringslandet af almen interesse og navnlig om udenrigs- og indenrigspolitiske forhold, som kan have betydning for Danmarks udenrigspolitik. Formålet er, at regeringen til enhver tid har et fyldigt, sikkert og ajourført grundlag til vurdering af den verdenspolitiske situation og for at kunne træffe beslutninger af udenrigspolitisk karakter, herunder vedrørende spørgsmål, der behandles i internationale organisationer, som Danmark er medlem af. I øvrigt bedes repræsentationerne være opmærksomme på spørgsmål, som kan være af særlig interesse for Færøerne og Grønland.

Politiske beretninger vil som hovedregel indeholde såvel informationer som kommentarer og vurderinger. Beretninger fra lande, som Danmark har nærmere forbindelse med eller som spiller en fremtrædende rolle i den internationale politik, bør i særlig grad indeholde kommentarer og vurderinger. Det gælder også beretninger fra de diplomatiske missioner ved de internationale organisationer. Beretninger fra andre poster vil ifølge sagens natur fortrinsvis være af informativ art.

Den informative side af indberetningsvirksomheden er i nogen grad trådt i baggrunden som følge af den hurtige nyhedsformidling i presse, radio og fjernsyn. Det kan dog ofte være af betydning for Udenrigsministeriet som supplement, bekræftelse af eller korrektiv til offentliggjorte oplysninger fra repræsentationerne at modtage informationer, kommentarer og vurderinger, der er baseret på autoritative kilder. Dette gælder ikke mindst beretninger fra lande, hvor nyhedsformidlingen er hæmmet af censur eller præget af ensidighed.

For at kunne tjene sit formål er det af afgørende betydning, at grundlaget for repræsentationens indberetningsvirksomhed er så sikkert som muligt. Oplysninger om faktiske forhold, hvis rigtighed ikke er hævet over enhver tvivl, bør normalt kun refereres med angivelse af kilden og bør ledsages af en bedømmelse af kildens troværdighed.

B. Omfanget af den løbende indberetningsvirksomhed

Som følge af Danmarks deltagelse i Den Europæiske Unions Fælles Udenrigs- og Sikkerhedspolitik (jf. Kap. XXII) og vort medlemskab af de Forenede Nationer, NATO og andre internationale organisationer samt i forbindelse med det arbejde, der udføres til hjælp for udviklingslandene, har Udenrigsministeriet behov for en omfattende politisk indberetningsvirksomhed.

Den løbende indberetningsvirksomheds omfang må ifølge sagens natur variere fra sted til sted og må i mangel af særlige instruktioner fra Udenrigsministeriet bero på repræsentationschefens skøn.

Under de stadigt skiftende udenrigspolitiske forhold er det ikke muligt at give udtømmende forskrifter m.h.t. indhold eller omfang af den politiske indberetningsvirksomhed. Generelt gælder det imidlertid, at de udenrigspolitiske emner, som drøftes på møder inden for EU, NATO, nordiske udenrigsministermøder, eller som i øvrigt omtales i NORDGRUPPENS og SYDGRUPPENS ugeoversigter, typisk vil være emner, som Udenrigsministeriet er interesseret i at modtage indberetninger om. Herudover kan følgende generelle retningslinier tjene til vejledning

1. Indberetninger om akkrediteringslandets forhold

a. Historie, samfundsforhold, herunder økonomisk struktur og udvikling, og politisk struktur

Hvis der ikke i Danmark foreligger let tilgængelige og ajourførte oplysninger om landet, er Udenrigsministeriet interesseret i at modtage materiale om landets nyere historie, samfundsforhold og politiske struktur. Ministeriet har interesse i at modtage sådant materiale ikke blot fra repræsentationen i det pågældende land, men også fra repræsentationer i andre lande, hvor der findes pålidelige publikationer eller oversigter over disse forhold.

Repræsentationerne bør udarbejde et »landepapir«, der indeholder de væsentligste generelle oplysninger om landets historie, politiske og samfundsmæssige forhold. Mindst én gang om året bør repræsentationerne ajourføre disse landepapirer.

b. Statsoverhoved og regering

Udenrigsministeriet bør til enhver tid være underrettet om sammensætningen af akkrediteringslandets regering og i besiddelse af curriculum vitae og officielle titler for statsoverhovedet og de vigtigste medlemmer af regeringen.

Taler, communiqué er og redegørelser fra regeringens side, som kan have interesse for Udenrigsministeriet, bør indsendes eventuelt i uddrag og om fornødent i oversættelse til dansk eller et af hovedsprogene sammen med repræsentationens kommentarer.

Om officielle besøg, som statsoverhovedet eller regeringens medlemmer modtager eller aflægger, er der kun grund til at indberette, hvis besøget har politisk betydning, eller kan have interesse for et tilsvarende dansk besøg.

Om regeringsomvæltninger eller revolutioner bør der indberettes telegrafisk, ligesom ministeriet løbende telegrafisk bør holdes underrettet om andre staters stilling til en ny regering.

c. Politiske organer og partier

Repræsentationen bør holde Udenrigsministeriet underrettet om de politiske organers sammensætning og indflydelse samt om de enkelte politiske partiers betydning, program og ledelse. I lande, hvor interesseorganisationer (faglige og erhvervsmæssige) spiller en samfundsmæssig rolle, vil det til forståelse af de indrepolitiske forhold ofte være nødvendigt, at repræsentationerne fra tid til anden indberetter herom.

Indberetninger om valg til de politiske organer bør indeholde en vurdering af valgets politiske betydning. Om partikongresser og provins- eller kommunevalg bør der normalt kun indberettes, hvis de kan belyse den generelle politiske udvikling i landet.

d. Udenrigspolitiske spørgsmål

Udenrigsministeriet bør holdes nøje underrettet om bilaterale udenrigspolitiske spørgsmål mellem Danmark og akkrediteringslandet. Ministeriet bør endvidere underrettes om udenrigspolitiske standpunkter eller synspunkter, der kan være af betydning for Danmarks stillingtagen i internationale organisationer, i EU eller på nordiske udenrigsministermøder. Det kan være, fordi der er tale om spørgsmål, som direkte vedrører akkrediteringslandet, eller fordi akkrediteringslandets holdning kan være af betydning.

Hvor akkrediteringslandets holdning skønnes at være af betydning for sagens behandling i FN, bør repræsentationerne forud for FN-generalforsamlingerne indberette om akkrediteringslandets stilling til de vigtigste spørgsmål på dagsordenen. Repræsentationerne bør under samlingerne også løbende holde ministeriet underrettet om synspunkter, der kommer til orde i akkrediteringslandet.

e. Traktater

Der bør indberettes om aftaler af politisk karakter, fx vedrørende politisk eller militært samarbejde, samt om vigtigere aftaler om kulturelt, socialt, administrativt eller retsligt samarbejde. Traktattekster, eventuelt i oversættelse, bør vedlægges.

Om akkrediteringslandets tilslutning til multilaterale aftaler er der som hovedregel kun anledning til at indberette, hvis man må gå ud fra, at Udenrigsministeriet ikke ad anden vej, fx gennem FN, får den nødvendige information.

f. Forsvarspolitiske spørgsmål

Udenrigsministeriet er i første række interesseret i oplysninger om udviklingen på det forsvarspolitiske område i NATO-landene, i Central- og Østeuropæiske lande og i lande, der er eller må tænkes at blive indblandet i internationale konflikter.

Repræsentationerne i lande af militær betydning bør endvidere holde ministeriet ajour med værnepligtslovgivningen.

g. Søterritoriet og den kontinentale sokkel

Udenrigsministeriet bør holdes underrettet om akkrediteringslandets politik og lovgivning med hensyn til afgrænsning af søterritoriet og tilstødende zoner, herunder med hensyn til fiskeri eller olieboring over kontinentalsokkelen.

h. Administration, retsvæsen, sundhedsvæsen, boligforhold samt sociale og arbejdsretlige forhold

Repræsentationen bør kun indberette særskilt om disse emner, hvis det drejer sig om forhold, der direkte berører danske interesser, eller er af særlig interesse for danske ressortmyndigheder.

Indberetninger om akkrediteringslandets forhold bilægges kun presseudklip, hvis disse er egnet til at underbygge eller nærmere belyse indholdet.

i. Presse, radio og fjernsyn

Af særlig interesse er eventuelle censurforanstaltninger, og om dagblade, radio eller fjernsyn modtager økonomisk støtte fra staten eller fra anden side eller er genstand for monopol.

2. Indberetninger om spørgsmål, som det primært er andre repræsentationers opgave at indberette om

Som følge af den stadig større sammenhæng mellem internationale spørgsmål vil det ofte være af betydning for Udenrigsministeriet som supplement til indberetninger fra det eller de direkte implicerede lande og stormagterne samt internationale organisationer at modtage indberetninger fra andre repræsentationer, der ud fra specielle forudsætninger skønnes at kunne yde bidrag til en alsidig belysning af det pågældende spørgsmål.

Hvad særligt angår de problemer, som behandles i FN eller i NATO, er det af værdi for Udenrigsministeriet, at de oplysninger, som de danske repræsentanter ved organisationerne kan indhente fra kolleger, suppleres med informationer, dels fra de områder i verden, som problemerne har relation til, dels fra lande, som indtager en særlig fremtrædende position i organisationen. Ligeledes bør problemer, der tages op i EU, suppleres med informationer fra de områder i verden, som problemerne i givet fald har relation til.

C. Sammenfattende beretninger

1. Generelle oversigter

Ved siden af den løbende indberetningsvirksomhed bør repræsentationerne mindst én gang årligt give en generel oversigt over den økonomisk/politiske udvikling i akkrediteringslandet; sådanne generelle oversigter har navnlig betydning ved udarbejdelsen af baggrundsmateriale til FN s generalforsamling eller i anledning af officielle danske besøg i området.

2. Kronikindberetninger

Når forholdene taler for det, er Udenrigsministeriet interesseret i at modtage kronikindberetninger, der i en sammenfattende og afrundet form belyser vigtigere politiske spørgsmål i tilknytning til repræsentationens embedsområde. Kronikindberetninger bør formuleres med særligt henblik på videregivelse til det Udenrigspolitiske Nævns medlemmer og eventuelt til andre særligt interesserede.

D. Politiske beretningers form

Politiske beretninger kan sendes enten som depecher eller departementale indberetninger. Underhåndsbreve bør kun benyttes, når ganske særlige grunde taler for det, jf. reglerne herom i Kap. XIII, D. 5. Depechen bør som hovedregel kun benyttes, når det drejer sig om behandling og vurdering af vigtige politiske spørgsmål eller generelle økonomisk/politiske vurderinger. Drejer det sig om informative beretninger (fx beretninger om regeringsændringer), uden at disse giver anledning til vurderinger, bør den departementale indberetning foretrækkes. Beretninger og depecher på over 4-5 sider indledes med eller skal bilægges et resumé, jf. kapitel XIII, afsnit D. pkt. 2 og 3. For at lette overskueligheden og senere referencer anbefales det at nummerere de enkelte afsnit.

Fremstillingsformen bør være kort og koncentreret. Da hurtig information er af stigende betydning for Udenrigsministeriet, bør formel e-post, telefax eller telex anvendes, når forholdene taler for det.

E. Presseindberetninger

1. Udlandets presseomtale af Danmark og danske forhold

Repræsentationerne skal i det omfang, det er praktisk muligt, følge omtalen af Danmark og danske forhold i opholdslandets presse. Hvis omtalen er vildledende, kan repræsentationerne, når det skønnes formålstjenligt, sørge for en berigtigelse. I tvivlstilfælde kan et udkast til berigtigelse forelægges Udenrigsministeriet.

2. Indberetning om presseomtale

Især efter besøg i Danmark, som repræsentationen har formidlet, men også generelt på grundlag af aktuelle artikler og indslag om Danmark, som skønnes af interesse hjemme, er det vigtigt, at repræsentationen pr. telefax indsender sådant materiale hurtigst muligt.

3. Presse- og medieforhold

Repræsentationerne bør indberette om presse- og medieforhold af generel interesse for pressen i Danmark, for Udenrigsministeriets forbindelse med medierne og for andre danske myndigheder og presseorganisationer. Der bør også indberettes om emner, som væsentligt bidrager til at belyse udviklingen i presse- og ytringsfriheden.

F. Kulturelle indberetninger

1. Generelle indberetninger

Indsendelse af presseomtale af danske kulturelle begivenheder etc. bør ske direkte til det danske kulturelle netværk. I visse vigtige tilfælde tillige med kopi til StF.3. Der henvises i den forbindelse til den udsendte vejledning på kulturområdet, »Kulturnøglen«.

2. Indberetning om film

Repræsentationerne har pligt til senest med udgangen af februar til Udenrigsministeriets Informationssekretariat at indberette om det forudgående års udlån af videofilm om Danmark og danske forhold. Der henvises i den forbindelse til »Kulturnøglen«.

3. Indberetning om kulturelle begivenheder med dansk islæt

Repræsentationerne har stående instruktion om to gange årligt (1. august og 1. december) til Udenrigsministeriets Informationssekretariat at indsende oplysninger om planlagte kulturelle aktiviteter i opholdslandet, som bør nævnes i Informationssekretariatets oversigt »Hvad Sker Ude«. Der henvises i den forbindelse til »Kulturnøglen« samt »Hvad Sker Ude«.

INDFHOLDSFORTEGNELSE

KAPITEL XVI

Ordensvæsen

A. Danske ordener, medaljer og hæderstegn

1. Indledning

2. Elefantordenen

3. Dannebrogordenen

4. Medaljer og hæderstegn

5. Andre hæderstegn og erindringstegn

B. Tildeling af danske dekorationer

1. Hvem kan dekoreres?

2. Ordensgrad

3. Dekorering af diplomater akkrediteret i Danmark

4. Dekorering af honorære konsuler

5. Tildeling af fortjenstmedaljen

6. Tildeling af belønningsmedaljen

7. Kvittering for dekorationen

8. Ekspeditionsgebyr

9. Ordensbidrag

C. Indstilling om Dekorering

1. Generelle regler

2. Indstillinger fra repræsentationerne

D. Agrément for dekorering af udlændinge

E. Anbringelse af dekorationer

F. Tilbagelevering af danske dekorationer

G. Tilladelse til at bære udenlandske dekorationer

A. Danske ordener, medaljer og hæderstegn

1. Indledning

De danske dekorationer kan inddeles i fire grupper, nemlig Elefantordenen, Dannebrogordenen, de kgl. medaljer samt andre hæderstegn og erindringstegn.

En fortegnelse over nulevende danskere, der er dekoreret med danske ordener og de kgl. medaljer, samt udlændinge, der er dekoreret med Elefantordenen, Fortjenstmedaljen og medaljen Ingenio et Arti, findes i Hof- og Statskalenderen. Her findes også en fortegnelse over udlændinge, der er dekoreret med Dannebrogordenen i det foregående år.

2. Elefantordenen

Elefantordenen (R.E.) er den højeste danske orden. Den har kun én ordensgrad, nemlig ridder. Den blev stiftet i midten af det 15. århundrede, og de gældende statutter for denne orden blev givet af Christian V. den 1. december 1693. Ifølge Elefantordenens statutter skal elefantriddere snarest efter udnævnelsen indgive en afbildning af deres våben til Ordenskapitlet, malet med de rette farver og med oplysning om deres eventuelle valgsprog, hvorefter Ordenskapitlet lader deres våbenskjold male og ophænge i Frederiksborg Slotskirke.

3. Dannebrogordenen

Dannebrogordenen, som er af langt ældre oprindelse, blev fornyet af Christian V. den 12. oktober 1671 og forsynet med statutter den 1. december 1693. Disse statutter er senere ændret flere gange, senest ved reskript af 21. marts 1952.

Dannebrogordenen har følgende ordensgrader

1) Storkommandør af Dannebrogordenen (S.Kmd.)

2) Storkors af Dannebrogordenen m. bryststjernen i diamanter (SK.i diam.)

3) Storkors af Dannebrogordenen (SK.)

4) Kommandør af 1. grad af Dannebrogordenen (K.1)

5) Kommandør af Dannebrogordenen (K.)

6) Dannebrogordenens hæderstegn (D.Ht.)

7) Ridder af 1. grad af Dannebrogordenen (R.1)

8) Ridder af Dannebrogordenen (R.)

9) Dannebrogsmændenes hæderstegn (D.M.), hvis tildeling er ophørt i 1952.

Ifølge Dannebrogordenens statutter skal danske storkorsridderes våbenskjold på samme måde som elefantriddernes våbenskjold males og ophænges i Frederiksborg Slotskirke.

4. Medaljer og hæderstegn

a. Medaljer, der sorterer under Ordenskapitlet

1) Fortjenstmedaljen i guld (F.M.1). Stiftet 1845.

2) Medaljen Ingenio et Arti (M. i & a.). Stiftet 1841.

3) Fortjenstmedaljen i sølv (F.M.2)

b. Medaljer, der sorterer under Kabinetssekretariatet

1) Belønningsmedalje i guld med krone og inskription. Stiftet 1865.

2) Belønningsmedalje i guld med krone (B.M.1*)

3) Belønningsmedalje i guld (B.M.1)

4) Belønningsmedalje i sølv med krone (B.M.2*)

5) Belønningsmedalje i sølv (B.M.2)

c. Medalje, der sorterer under Forsvarsministeriet

Medaljen for udmærket lufttjeneste. Stiftet 1962. (M.f.u.L)

d. Medaljer, der sorterer under Justitsministeriet

1) Medaljen for ædel dåd. Stiftet 1773. (M.f.æ.D)

2) Medaljen for druknedes redning. Stiftet 1812. (M.f.D.R.)

5. Andre hæderstegn og erindringstegn

En oversigt over andre hæderstegn og erindringstegn findes i Hof- og Statskalenderen.

B. Tildeling af danske dekorationer

1. Hvem kan dekoreres

Elefantordenen og Dannebrogordenens forskellige grader kan tildeles både danske og udenlandske statsborgere. Dannebrogordenens hæderstegn tildeles kun danske statsborgere, der forud er dekoreret i Dannebrogordenen.

2. Ordensgrad

Elefantordenen tildeles som hovedregel kun medlemmer af regerende fyrstehuse og ved særlige lejligheder statsoverhoveder fra andre lande. I sjældne tilfælde er dog også andre fremtrædende danske og udlændinge, der har indlagt sig ganske overordentlige fortjenester, blevet dekoreret med Elefantordenen, i nyere tid således professor Niels Bohr, marskal Montgomery, general Eisenhower og Sir Winston Churchill.

Storkommandørkorset af Dannebrogordenen tildeles som hovedregel kun den kgl. familie og fremmede fyrstelige statsoverhoveder af monarkens slægt.

Hvilke ordensgrader der i øvrigt anvendes i det enkelte tilfælde, afgøres efter følgende regler

a. Danske statsborgere

I forbindelse med ændringerne i de gældende bestemmelser for Dannebrogordenen (kgl. reskript af 21. marts 1952) blev der fastlagt det princip, at alle danske statsborgere uanset deres stilling i samfundet, og uanset om de allerede er dekoreret med udenlandske ordener i højere grader, første gang dekoreres med ridderkorset. Forfremmelser i Dannebrogordenen kan finde sted efter passende åremål som påskønnelse af nye fortjenester.

b. Udlændinge

Ved afgørelsen af, hvilken ordensgrad der tildeles udlændinge, gælder det ganske vist i princippet, at første dekorering normalt er ridderkorset. Men i vidt omfang er det nødvendigt at gøre undtagelser fra dette princip og tildele udlændinge højere ordensgrader, når den pågældende har en fremtrædende position i sit hjemland eller allerede er dekoreret af andre lande. Som hovedregel vil den pågældende ikke kunne dekoreres med en lavere grad af Dannebrogordenen end den grad, der svarer til den højeste dekoration, han har modtaget af sit hjemlands regering.

3. Dekorering af diplomater akkrediteret i Danmark

a. Betingelser for dekorering

Ved dekorering af udenlandske diplomater, der er akkrediteret i Danmark, lægges gensidighedsprincippet til grund. Det betyder, at udenlandske diplomater normalt kun dekoreres, hvis det pågældende land har et ordensvæsen, og hvis landet dekorerer danske diplomater i tilsvarende stilling med en tilsvarende ordensgrad. Under forudsætning af gensidighed er retningslinierne i øvrigt følgende

Medmindre der foreligger en særlig anledning, fx et officielt besøg af det pågældende lands statsoverhoved, dekoreres de her akkrediterede diplomater først, når de forlader deres post i Danmark.

Herboende diplomater dekoreres kun, hvis de har været anmeldt i Danmark i mindst tre år, ambassadører dog efter 2 års akkreditering.

Diplomater med bopæl i udlandet dekoreres ikke.

b. Ordensgrad

På betingelse af gensidighed anvendes følgende ordensgrader

1) Ambassadører: SK.

2) Chargés d affaires e.p.: K.1, hvis den pågældende er fyldt 40 år, ellers K.

3) Chargés d affaires a.i.: Minister- eller ambassaderåder K.; ambassadesekretærer, som er fyldt 40, og som har fungeret som missionschef i sammenlagt to år: K., ellers R.1

4) Ministerråder og ambassaderåder: K.

5) 1. ambassadesekretærer: R.1

6) 2. og 3. ambassadesekretærer og attachéer: R.

7) Forsvarsattachéer: Efter deres militære rang.

8) Andre specialattachéer: K. eller R., efter alder og opholdets varighed.

4. Dekorering af honorære konsuler

Dekorering af honorære konsuler i den danske udenrigstjeneste sker uden indstilling fra repræsentationerne og finder normalt sted to gange årligt, nemlig i anledning af dronningens fødselsdag og ved årsskiftet.

Honorære generalkonsuler kan efter tilfredsstillende tjeneste forventes dekoreret med ridderkorset af Dannebrogordenen efter syv års forløb, konsuler efter otte års forløb, og vicekonsuler efter ti års forløb.

Forfremmelse til Ridder af 1. grad af Dannebrogordenen kan forventes efter samme åremål for hver af de tre grupper regnet fra tidspunktet for udnævnelsen til ridder.

Disse tidsfrister kan normalt ikke fraviges. Men der kan forekomme tilfælde, hvor det må anses for ønskeligt at give en påskønnelse til en konsul, som fratræder sit embede uden at have opnået den fornødne anciennitet for dekorering med ridderkorset. Her vil Udenrigsministeriet efter en motiveret indstilling fra den overordnede repræsentation i stedet for dekorering kunne give vedkommende en passende afskedsgave, når de fratræder posten efter mindst et års tilfredsstillende tjeneste.

5. Tildeling af fortjenstmedaljen

Fortjenstmedaljen kan tildeles både danske og udenlandske statsborgere i offentlig tjeneste. Anciennitetskravet er normalt 40 år, men indstillinger ned til 37 år er blevet imødekommet. Der er ikke noget alderskrav, men normalt tildeles der ikke medaljer til personer over 80 år. Almindeligvis gives Fortjenstmedaljen i sølv.

Fortjenstmedaljen i guld, der er sammenlignelig med K.1 og SK., gives yderst sjældent.

6. Tildeling af belønningsmedaljen

Den kongelige belønningsmedalje, som kan opfattes som et modstykke til fortjenstmedaljen, kan tildeles ansatte i det private erhvervsliv. Belønningsmedaljen kan tildeles både danske og udenlandske statsborgere, men normalt kun efter 50 års tjeneste.

Imidlertid vil lokaltansatte udenlandske medarbejdere på repræsentationerne kunne indstilles til belønningsmedaljen (sølv med eller uden krone eller guld uden krone) efter 25 års vel udført tjeneste. En indstilling om belønningsmedalje kan også forventes imødekommet, når en lokalt-ansat udenlandsk medarbejder over et kortere tidsrum har ydet en særlig fortjenstfuld eller farefuld indsats, selvom 25 års grænsen ikke er nået.

Belønningsmedaljen i sølv uden krone forudses at komme på tale, når det drejer sig om ansatte i underordnede, mere manuelle funktioner, medens sølv med krone, og mere ekstraordinært guld uden krone, vil kunne tildeles som anerkendelse af den langvarige indsats på (højt) sagsbehandlerniveau.

7. Kvittering for dekorationen

Sammen med dekorationen får den dekorerede tilsendt et modtagelsesbevis (Récépissé), som i udfyldt og underskrevet stand skal tilbagesendes til Ordenskapitlet, eventuelt gennem den stedlige danske repræsentation. Endvidere får den dekorerede oplyst ordenstegnets værdi, dvs. den sum, det foreslås forsikret for.

Danske statsborgere, der modtager en dansk orden eller kgl. medalje, bør fremføre deres tak under en af de offentlige audienser, som dronningen normalt giver to gange om måneden. Danskere, der bor i udlandet, kan vente med at søge audiens, indtil de i anden anledning kommer til Danmark, selv om dette først sker flere år efter, at dekoreringen har fundet sted.

Udlændinge modtages normalt ikke i audiens for at fremføre deres tak for en dekorering. Anden form for tak forventes ikke.

8. Ekspeditionsgebyr

Ifølge kgl. resolution af 22. januar 1988 skal enhver dansk statsborger, der bliver dekoreret, betale et ekspeditionsgebyr til Ordenskapitlet. Det udgør for tiden 300 kr. Ved tildeling af belønningsmedalje opkræves ekspeditionsgebyret hos arbejdsgiveren.

9. Ordensbidrag

Danske statsborgere dekoreret med Elefantordenen eller med Kommandørkorset eller højere grad af Dannebrogordenen skal betale et ordensbidrag, der for tiden udgør 200 kr. årligt, som opkræves af Ordenskapitlet.

C. Indstilling om dekorering

1. Generelle regler

Dekorering kan finde sted ved kgl. reskript eller efter indstilling fra vedkommende ressortministerium.

Såvel myndigheder og institutioner som private virksomheder og personer kan rejse spørgsmålet om dekorering af en person over for det relevante ministerium.

Indstilling om dekorering af udlændinge foretages som hovedregel af udenrigsministeren, uanset om den pågældende udlænding er bosat i udlandet eller i Danmark. Indstillingen finder sted, ved at udenrigsministeren underskriver en forestilling til dronningen. Udenlandske missionschefer i Danmark dekoreres ved kgl. reskript.

Indstilling om dekorering af danske statsborgere fremsendes af ressortministeriets departementschef til kabinetssekretæren. Indstilling om dekorering af danske statsborgere, der er bosat i udlandet, foretages altid af Udenrigsministeriet, uanset hvem der måtte have taget initiativet til dekoreringen, og uanset om spørgsmålet i første instans har været forelagt et andet ministerium.

Inden Udenrigsministeriet indstiller en dansk statsborger med bopæl i udlandet til dekorering, vil ministeriet som hovedregel indhente en udtalelse fra ambassaden i det pågældende land. Hvis ambassaden mener at kunne støtte forslaget om dekoreringen, bør dette finde udtryk i svarberetningen, så Udenrigsministeriet i sin forestilling til dronningen kan anføre, at indstillingen støttes af ambassaden. Hvis ambassaden ikke mener at kunne anbefale dekoreringen, vil Udenrigsministeriet uden at underrette andre om ambassadens negative indstilling som regel stille sagen i bero.

2. Indstillinger fra repræsentationerne

Repræsentationerne kan til Udenrigsministeriet indstille personer i opholdslandet til dekorering. Dannebrogordenen gives i langt mindre udstrækning end fx svenske og franske dekorationer. Da det er pålagt Udenrigsministeriet at udvise tilbageholdenhed med hensyn til ordensindstillinger, bør repræsentationerne derfor kun fremkomme med indstillinger om dekorering, når en vægtig motivering foreligger.

Repræsentationerne bør navnlig vise tilbageholdenhed, hvor det drejer sig om dekorering af kabinetsministre og højere embedsmænd, som i givet fald måtte dekoreres i de højere grader af Dannebrogordenen. Forslag om dekorering i forbindelse med undertegnelse af handels- og skibsfartstraktater eller tidsbegrænsede vareudvekslingsaftaler vil kun undtagelsesvis kunne forventes imødekommet. Det samme gælder normalt om dekorering af protokolchefer eller tilforordnede adjudanter ved regeringsskifte eller lignende lejligheder.

For dekorering af danske statsborgere gælder det, at Udenrigsministeriet hvert år kun kan indstille et meget begrænset antal personer til dekorering med ridderkorset. Det er derfor ikke tilstrækkelig motivering for dekorering, at en dansk statsborger har skabt sig en anset og fremtrædende position i udlandet; det må yderligere kræves, at han på et eller andet felt har gjort en virkelig indsats for danske interesser, det være sig inden for den danske koloni eller på andre felter. Endvidere er det normalt en forudsætning, at den pågældende har opnået en moden alder. Dog dekoreres en person ikke for første gang, hvis den pågældende er fyldt 70 år.

Personer, der er ansat i et dansk firma, fx som leder af firmaets stedlige filial, bør ikke af repræsentationen indstilles til dekorering, blot fordi de med dygtighed har varetaget deres arbejde. Rejser firmaet spørgsmålet om dekorering af den udstationerede medarbejder, bør sagen henvises til ressortministeriet. Hvis dette bifalder forslaget, vil repræsentationen blive hørt i sagen, inden Udenrigsministeriet indstiller vedkommende til dekorering.

På samme måde bør en dansk gejstlig, der ønsker en udenlandsk kollega dekoreret, henvises til at rejse spørgsmålet over for Kirkeministeriet, og en dansk videnskabsmand eller kunstner, der ønsker en udenlandsk kollega dekoreret, henvises til at rejse spørgsmålet over for Undervisningsministeriet eller Kulturministeriet.

Danske statsborgere kan, uanset hvilken orden de måtte have modtaget fra andre lande, i første instans kun indstilles til dekorering med ridderkorset.

Indstillinger fra repræsentationerne bør ved siden af en udførlig motivering indeholde oplysninger om den pågældendes fødselsdato og -sted samt et curriculum vitae med oplysning om eventuelle dekoreringer.

D. Agrément for dekorering af udlændinge

Inden en udlænding dekoreres, indhenter de fleste lande agrément i den pågældendes hjemland. Denne praksis er til fordel for begge lande. Det land, som overvejer at dekorere, får derved sikkerhed for, at vedkommende i sit hjemland skønnes værdig til en sådan hædersbevisning, medens hjemlandets regering får lejlighed til at udtale sig om, hvorvidt den foreslåede ordensgrad kan anses for passende, og at kontrollere, at den pågældendes navn og titel er korrekt. Fra dansk side lægger man derfor vægt på, at andre lande på denne måde søger agrément, inden de dekorerer danske statsborgere.

Agrément indhentes i udenrigsministeriet i den pågældendes hjemland. I den verbalnote, hvori repræsentationen anmoder om den udenlandske regerings agrément, skal der angives den ordensgrad, den pågældende påtænkes dekoreret i.

Agrément indhentes ikke for diplomater, som dekoreres af akkrediteringslandet. Hvis en dansk ambassadør får tildelt eller erfarer, at han af akkrediteringslandet vil få tildelt en lavere ordensgrad, end hvad der svarer til Storkorset af Dannebrogordenen, bør han henvende sig til akkrediteringslandets udenrigsministerium og meddele, at udenlandske missionschefer i Danmark dekoreres med Storkorset under forudsætning af gensidighed. Endvidere bør han indberette sagen til Udenrigsministeriet, som vil kunne tage spørgsmålet op med det pågældende lands missionschef i Danmark.

Hvis en dansk repræsentationschef erfarer, at en af hans udsendte medarbejdere har fået eller vil få tildelt en ordensgrad, som er lavere, end det er skik og brug på stedet, eller som er væsentlig lavere end den ordensgrad, man fra dansk side tildeler en udenlandsk diplomat i en tilsvarende stilling, kan repræsentationschefen rejse spørgsmålet om en højere ordensgrad over for akkrediteringslandets udenrigsministerium.

E. Anbringelse af dekorationer

Hofmarskallatets reglement af januar 1993 for bæring af dekorationer findes i Hof- og Statskalenderen. Heri hedder det bl.a.

Dekorationer bæres normalt altid, når påklædningen er galla (gallauniform eller kjole og hvidt). Ved sådanne lejligheder kan dekorationer også bæres til smoking eller mørkt tøj. I andre tilfælde bæres dekorationer kun, når det fremgår af invitationen eller lignende.

A) Danske dekorationer

Ordenstegnet til Ridder, hhv. Ridder af 1. grad af Dannebrogordenen, bæres af herrer i brystbånd, der er monteret i krydslagt facon. Af damer bæres ordenstegnet i sløjfe, til uniform dog i krydsbånd. Det samme gælder for Dannebrogordenens Hæderstegn.

Det anførte gælder tilsvarende for Fortjenstmedaljen, for Medaljen Ingenio et Arti, for Den kongelige Belønningsmedalje, samt for alle andre kgl. indstiftede eller approberede medaljer og hæderstegn, medmindre andet er fastsat i de respektive statutter. Ordensbånd, der er tildelt med spænde, bæres dog lodret.

Dekorationerne bæres i følgende rækkefølge fra højre mod venstre

1. Dannebrogordenens Hæderstegn.

2. Ridderkorset af 1. grad/Ridderkorset af Dannebrogordenen.

3. Fortjenstmedaljen i Guld.

4. Medaljen Ingenio et Arti.

5. Fortjenstmedaljen i Sølv med spænde.

6. Sølvbryllupserindringsmedaljen.

7. Den kongelige Belønningsmedalje med inskription eller spænde.

8. Fortjenstmedaljen i Sølv.

9. Den Kongelige Belønningsmedalje.

10. Andre danske hæderstegn, medaljer m.m. i rækkefølge som anført i Hof- og Statskalenderen.

Dekorationerne bæres i én vandret række på venstre side af brystet i reversets knaphul eller i højde hermed. To eller flere dekorationer skal anbringes således, at de dækker noget over hinanden. Båndet af den inderste, længst til højre værende dekoration skal i så fald ligge over det nærmest til venstre værende bånd.

B) Udenlandske dekorationer

Brystbånd til udenlandske dekorationer (ridder- og officerskors samt medaljer og hæderstegn) knyttes som danske ordensbånd, og de nævnte dekorationer bæres i øvrigt på samme måde som de tilsvarende danske dekorationer.

Udenlandske dekorationer bæres altid efter danske dekorationer, og i følgende rækkefølge fra højre til venstre, idet dekorationer af højere grad går forud for dekorationer af lavere grad

Svenske dekorationer

Norske dekorationer

Finske dekorationer

Islandske dekorationer

Andre udenlandske dekorationer i den orden, de er modtaget.

Flere dekorationer fra samme land bæres i den dér fastsatte rækkefølge. Ønskes der udvist særlig opmærksomhed over for en udenlandsk person, kan dekorationer fra det pågældende land bæres umiddelbart efter danske dekorationer.

F. Tilbagelevering af danske dekorationer

Både Elefantordenens og Dannebrogordenens insignier skal efter de dekoreredes død tilbageleveres til Ordenskapitlet. Det samme gælder Dannebrogordenens insignier af lavere grad i tilfælde af, at den dekorerede forfremmes til en højere grad i denne orden, medens Dannebrogmændenes og Dannebrogordenens hæderstegn først skal tilbageleveres efter den dekoreredes død. De dekorerede har i det afgivne modtagelsesbevis erklæret, at tilbagelevering vil ske. Når en person bosat i udlandet, der er dekoreret med en af de nævnte ordener, afgår ved døden eller forfremmes i Dannebrogordenen, bør vedkommende repræsentation på passende måde søge ordensinsignierne udleveret og indsendt til Udenrigsministeriet.

I Hof- og Statskalenderen er der kun anført de udlændinge, der er dekoreret i Dannebrogordenen i det sidst forløbne år. Repræsentationerne bør derfor føre lister over udlændinge i opholdslandet, der er dekoreret med danske ordener.

Dødsboet efter en person dekoreret med danske ordener må ikke beholde ordenstegnet til erindring eller fx til overgivelse til et museum. Kan tilbagelevering af insignierne ikke finde sted, bør repræsentationerne søge et erstatningsbeløb svarende til genanskaffelsesprisen betalt og overført til Udenrigsministeriet. Erstatningsbeløbet kan oplyses af Udenrigsministeriet. I tilfælde af, at insignierne er gået tabt som følge af fx krigshandlinger, brand, tyveri eller naturkatastrofer, kan det forventes, at Ordenskapitlet vil stille sig imødekommende over for en skriftlig anmodning om, at erstatningskravet frafaldes.

For at kunne imødegå eventuelle erstatningskrav, bør dekorationer forsikres for den vurderingssum, der sædvanligvis meddeles sammen med ordenstildelingen. Er dette beløb ikke meddelt, kan det oplyses af Udenrigsministeriet.

Den kongelige belønningsmedalje tildelt af Dronning Margrethe II skal tilbageleveres efter modtagerens død, medens alle andre medaljer og mindetegn tildelt af dronningen ikke skal tilbageleveres.

Dansk Røde Kors hæderstegn, fortjensttegn og medaljer skal tilbageleveres efter modtagerens død. Derimod skal mindetegn tildelt af Dansk Røde Kors ikke tilbageleveres.

G. Tilladelse til at bære udenlandske dekorationer

Ifølge Elefantordenens statutter af 1663 § 18 og kgl. resolution af 28. juni 1808 skal danske statsborgere, der er dekoreret med Elefantordenen eller i Dannebrogordenen, indhente kongens tilladelse til at modtage og bære en udenlandsk orden, medmindre denne modtages i forbindelse med statsbesøg i Danmark. Tilladelsen skal søges ikke blot for ordener, men også for medaljer, som tildeles af et udenlandsk statsoverhoved eller af en udenlandsk regering.

I praksis håndhæver Ordenskapitlet ikke forskrifterne om, at danske statsborgere ikke må modtage udenlandske dekorationer uden tilladelse, men kræver blot, at den der har modtaget en udenlandsk dekoration, ansøger dronningen om tilladelse til at bære dekorationen.

Det er kun danske statsborgere, der er dekoreret med en dansk dekoration, eller som beklæder en statstjenestemandsstilling, der skal indhente tilladelse til at bære udenlandske dekorationer. Men efterhånden er det blevet almindeligt, at også andre danske statsborgere ansøger om en bæretilladelse.

Når en embedsmand i udenrigstjenesten dekoreres med en udenlandsk orden, vil Udenrigsministeriet på dennes foranledning anmode Ordenskapitlet om at søge udvirket allerhøjeste tilladelse for vedkommende til at bære den pågældende dekoration. Andre danske statsborgere må selv sende en ansøgning til dronningen med følgende tekst

(Navn, stilling, adresse)

(Dato)

Ansøgning om tilladelse til at bære en fremmed dekoration.

TIL DRONNINGEN

Undertegnede, der i henhold til vedlagte diplom (eller skrivelse), har fået tildelt ....., anmoder herved om tilladelse til at bære den mig tildelte dekoration.

I ærbødighed

(underskrift)

Ordenskapitlet

Chr. VIII s Palæ

Amalienborg

1257 København K

INDHOLDSFORTEGNELSE

Kapitel XV

Diplomatpas, Udenrigsministerielt tjenestepas, fremmedpas, laissez-passer

A. Diplomatpas

1. Personer, som kan få diplomatpas

2. Gyldighedsperiode

3. Forlængelse af diplomatpas

B. Tjenestepas

1. Personer, som kan få tjenestepas

2. Gyldighedsperiode

3. Forlængelse af tjenestepas

C. Fremmedpas

D. Toldmæssigt laissez-passer

1. Hvem kan få et laissez-passer?

2. Udfærdigelse af laissez-passer

3. Protokol over laissez-passer

A. Diplomatpas

1. Personer, som kan få diplomatpas

Diplomatpas udstedes kun af Udenrigsministeriet og kun til følgende personer eller kategorier af personer

a) Tjenestemænd i udenrigstjenesten i lønramme 21-42 og dermed sidestillede.

b) Tjenestemænd i udenrigstjenesten i lønramme 1-20 og dermed sidestillede i udetjenesten. Diplomatpas kan endvidere efter ansøgning udstedes til kontorfunktionærer på skalatrin 32 (ekspeditionssekretær) og derover.

c) Forsvarsattacheer, specialattacheer for landbrug og fiskeri, industri og handel, kultur og presse m.m.

d) Eksportassistenter

e) Danske statsborgere, som i internationale organisationer, som Danmark er medlem af, beklæder stillinger, der kan sidestilles med tjenestemænd i udenrigstjenesten i lønramme 36-42.

f) Ægtefæller og børn under 21 år med dansk statsborgerskab til personer nævnt i punkt a) til e). For ægtefællen er det en betingelse, at denne ikke udøver erhvervsmæssig virksomhed af art eller omfang, som ville gøre udstedelsen af diplomatpas betænkelig i relation til opholdslandet. Børn af diplomater i udlandet kan undtagelsesvis få udstedt diplomatpas også efter det 21. år, hvis omstændighederne taler for det. Det vil her normalt være en betingelse, at de bor hos forældrene og er anmeldt til opholdslandets udenrigsministerium som familiemedlemmer.

g) Danske dommere og dommersuppleanter ved den Mellemfolkelige Domstol i Haag og danske dommere ved Den stående Voldgiftsret i Haag.

h) Danske dommere ved EF-Domstolen i Luxembourg og danske medlemmer af Revisionsretten i Luxembourg.

i) Hoffets damer og herrer.

j) Medlemmer af Dronningens adjudantstab.

k) Regeringsmedlemmer, Folketingets formand, øvrige medlemmer af Folketingets Præsidium, Folketingets direktør. Formanden og næstformanden for Det Udenrigspolitiske Nævn, formanden og næstformanden for Europaudvalget, formanden for Udenrigsudvalget og formanden for Udetillægsnævnet. Medlemmer af Europa Parlamentet, medlemmer af Europarådets Parlamentariske Forsamling og medlemmer af NATO s Parlamentariske Forsamling.

l) Højesterets præsident, den kgl. udnævnte direktør for Danmarks Nationalbank og forsvarschefen.

m) Medlemmer af danske regeringsdelegationer til vigtigere internationale konferencer samt personer, der med kgl. fuldmagt rejser i offentlig mission. Endvidere kan Udenrigsministeriet undtagelsesvis udstede diplomatpas til andre, når ganske særlige omstændigheder taler for det.

2. Gyldighedsperiode

Diplomatpas udstedes som hovedregel med gyldighed i indtil 5 år, medmindre det allerede ved udstedelsen er klart, at den pågældende kun i kortere tid vil beklæde den stilling, der berettiger ham/hende til passet.

Tjenestemænd i udenrigstjenesten i lønramme 36-42 og deres ægtefæller, Hoffets damer og herrer, Højesterets præsident, den kgl. udnævnte direktør i Danmarks Nationalbank, forsvarschefen, Folketingets formand, statsministre og udenrigsministre (og efter Udenrigsministeriets beslutning i det enkelte tilfælde også andre kabinetsministre) har dog ret til diplomatpas også efter, at de er trådt tilbage.

Tjenestemænd i udenrigstjenesten i lønramme 21-34 og dermed ligestillede med mindst 25 års tjeneste i Udenrigsministeriet samt deres ægtefæller har også ret til diplomatpas, efter at de er trådt

tilbage.

3. Forlængelse af diplomatpas

Diplomatpas forlænges af Udenrigsministeriet, dog normalt ikke ud over ti år fra udstedelsesdatoen.

Endvidere kan de udsendte repræsentationer uden særlig bemyndigelse fra Udenrigsministeriet forlænge gyldigheden af diplomatpas for indtil to år ad gangen, dog ikke ud over ti år fra udstedelsesdatoen og ikke ud over indehaverens forventede tilbagekomst til Danmark.

Det er en forudsætning for forlængelsen, at det forhold, som begrundede pasudstedelsen, fx beklædelsen af en stilling eller udøvelsen af en særlig virksomhed, stadig foreligger.

Forlængelse af diplomatpas skal straks indberettes til Udenrigsministeriet med angivelse af dato for forlængelsen og for ny udløbsdato.

B. Tjenestepas

1. Personer, som kan få tjenestepas

Tjenestepas udstedes kun af Udenrigsministeriet og kun til følgende personer eller kategorier af personer

a) Tjenestemænd i udenrigstjenesten i lønramme 1-20 og dermed sidestillede i hjemmetjenesten.

b) Eksportstipendiater.

c) Honorære danske generalkonsuler, konsuler og vicekonsuler i udlandet, for så vidt de er danske statsborgere.

d) Danske statsborgere, som indtager højere stillinger i internationale organisationer, som Danmark er medlem af, men som ikke er berettiget til diplomatpas i henhold til afsnit A pkt. 1.e).

e) Forhenværende regeringsmedlemmer, som ikke i henhold til afsnit A pkt. 2 er berettiget til diplomatpas.

f) Folketingets medlemmer.

g) Statens højeste embedsmænd såsom generaler og admiraler, direktører, departementschefer og kommitterede i ministerierne, præsidenten for Højesteret og højesteretsdommere, præsidenterne for Vestre Landsret, Østre Landsret og Københavns Byret. Endvidere amtmænd og overborgmesteren i København.

h) Danske statsborgere, der udsendes som missionærer, hvis Kirkeministeriet anmoder om pasudstedelsen.

i) De nævnte personers ægtefæller med dansk statsborgerskab og børn under 21 år med dansk statsborgerskab til personer nævnt under a) og b).

Endvidere kan tjenestepas undtagelsesvis udstedes i tilfælde, hvor omstændighederne efter Udenrigsministeriets skøn taler for det, navnlig hvor de pågældende optræder som repræsentanter for danske myndigheder, fx IFU.

2. Gyldighedsperiode

Tjenestepas udstedes som hovedregel med gyldighed i indtil 5 år, medmindre det allerede ved udstedelsen er klart, at den pågældende kun i kortere tid vil beklæde den stilling, der berettiger ham/hende til passet.

Personer under pkt. 1a) med mindst 25 års tjeneste i Udenrigsministeriet samt deres ægtefæller har også ret til tjenestepas, efter at de er trådt tilbage.

3. Forlængelse af tjenestepas

Tjenestepas forlænges af Udenrigsministeriet, dog normalt ikke ud over 10 år fra udstedelsesdatoen.

Endvidere kan de udsendte repræsentationer uden særlig bemyndigelse fra Udenrigsministeriet forlænge gyldigheden af tjenestepas for indtil 2 år ad gangen, dog ikke ud over 10 år fra udstedelsesdatoen og ikke ud over indehaverens forventede tilbagekomst til Danmark.

Det er en forudsætning for forlængelsen, at det forhold, som begrundede pasudstedelsen, fx beklædelsen af en stilling eller udøvelsen af en særlig virksomhed, stadig foreligger.

Forlængelse af tjenestepas skal straks indberettes til Udenrigsministeriet med angivelse af dato for forlængelsen og ny udløbsdato.

C. Fremmedpas

Efter anmodning i hvert enkelt tilfælde fra Udlændingestyrelsen kan repræsentationer, som er bemyndiget til at udstede danske nationalitetspas, udfylde og udlevere særlige paslegitimationer (rejsedokument for flygtninge, fremmedpas) eller udstede laissez-passer til personer, der ikke er danske statsborgere. Pasblanket sendes i hvert enkelt tilfælde til repræsentationen af Udlændingestyrelsen med instruktion om passets gyldighedsperiode. Efter instruktion fra Udlændingestyrelsen kan gyldigheden af sådanne pas forlænges.

Ansøgning om udstedelse eller forlængelse af gyldigheden af disse særlige rejselegitimationer indsendes af repræsentationen direkte til Udlændingestyrelsen.

D. Toldmæssigt laissez-passer

Et toldmæssigt laissez-passer er et dokument, som tillader indehaveren på rejse til og fra Danmark at passere den danske grænse uden toldeftersyn.

Et sådant laissez-passer fritager ikke indehaveren for pligten til at deklarere og betale told af toldpligtige varer, hvilket repræsentationen skal gøre opmærksom på, når et laissez-passer udleveres.

Laissez-passer kan kun udstedes af Told- & Skattestyrelsen, Udenrigsministeriet og danske diplomatiske missioner.

1. Hvem kan få et laissez-passer

Laissez-passer udstedes kun efter anmodning og kan kun gives til følgende kreds af personer og for den anførte gyldighedsperiode for hver kategori. De diplomatiske repræsentationer må ikke udstede nogen form for anbefalinger eller anmodninger til de statslige danske told- og skattemyndigheder om velvillig toldbehandling.

a Laissez-passer med 1 års gyldighed kan udstedes til

1) Medlemmer af Kongehuset.

2) Højere hof- og statstjenestemænd.

På disse laissez-passer kan ægtefællen også efter anmodning indskrives; når praktiske hensyn taler for det, kan der udstedes et selvstændigt laissez-passer for ægtefællen.

b Laissez-passer med gyldighed for rejsens forventede varighed kan udstedes til

1) Medlemmer af udenlandske fyrstehuse.

2) Fremmede landes regeringsmedlemmer og højerestående embedsmænd samt andre højerestående udlændinge.

3) Udlændinge, der rejser til Danmark i officiel mission for deres regering.

4) Udenlandske diplomater og deres ægtefæller.

5) Udenlandske udsendte konsuler i Danmark og deres ægtefæller.

6) Kabinetskurerer. I almindelighed bør følgende påtegning i passet dog træde i stedet for et laissez-passer: »Viseret som kabinetskurer-pas«.

7) Personer tilknyttet internationale organisationer, der ved traktat har fået tillagt diplomatiske rettigheder.

2. Udfærdigelse af laissez-passer

Laissez-passer udfærdiges på Udenrigsministeriets eller vedkommende repræsentations brevpapir med tilføjelsen: LAISSEZ-PASSER (TOLD), underskrevet af en bemyndiget person, for repræsentationernes vedkommende af repræsentationschefen eller dennes stedfortræder. Teksten kan, hvis den ikke findes på repræsentationen, rekvireres fra Udenrigsministeriet. Ved udfærdigelsen forsynes blankettens øverste højre hjørne med repræsentationens stempel og med et løbenummer i en nummerrække for hvert kalenderår. På de øverste ubeskrevne linier i blanketten anføres modtagerens navn og stilling, og efter ordene: »på rejse« tilføjes »til og fra Danmark i tiden indtil (dato og år)«.

3. Protokol over laissez-passer

Over de udleverede laissez-passer skal repræsentationen føre en protokol, hvori indføres løbenummer, modtagerens navn og stilling, eventuelt rejsens formål samt gyldighedsperioden.

INDHOLDSFORTEGNELSE

KAPITEL XXIII

Flygtningesager

A. Generelt

B. Repræsentationens indberetningsvirksomhed på flygtningeområdet

C. Krav til repræsentationerne i sager med beskyttelsesbehov

1. Beskyttelse af oplysninger

2. Beskyttelse af kildens identitet

D. Asylsager

1. Lovgrundlaget for asylansøgninger

2. Asylansøgninger, der indgives til repræsentationen

3. Asylansøgninger, der indgives gennem danske repræsentationer i EU-medlemslandene

4. Krav fra ansøgerside om hurtig behandling (»ambassadebesættelser«)

5. Indhentelse eller verificering af oplysninger

5.1. Politiets indledende asylsagsbehandling

5.2. Ægthedsvurdering af dokumenter

5.3. Verifikation af faktiske oplysninger

5.4. Indhentelse af generelle baggrundsoplysninger

5.5. Repræsentationernes besvarelse af høringer

6. Forkyndelse af afgørelser i asylsager m.v.

E. Udsendelses- og udvisningssager

F. Kvoteflygtninge

G. Familiesammenføring

1. Lovgrundlaget

2. Indhentelse af oplysninger

H. Andre typer af sager

1. Civil- og strafferetlige sager

2. Indhentelse af oplysninger

I. Lokale kilder

1. Udvælgelse af lokale kilder

2. Udvælgelseskriterier

3. Udvælgelsesprocedure

4. Kontrol med kilderne

J. Repræsentationernes udgifter i forbindelse med flygtningesager

A. Generelt

Flygtningesager er sager vedrørende udlændinge, der har ansøgt om asyl i Danmark. Endvidere kan der være tale om sager vedrørende udlændinge, der har opnået asyl i Danmark eller andre sager, hvor der kan optræde beskyttelsesbehov svarende til, hvad der gælder i asylsagerne.

I visse udlændingesager (flygtningesager) indgår der ofte oplysninger, som, hvis de kommer myndighederne i hjemlandet eller andre til kundskab, vil kunne afsløre udlændingens identitet og medføre, at udlændingens og dennes nærtståendes sikkerhed kompromitteres.

I dette kapitel omtales i afsnit B repræsentationens indberetningsvirksomhed på flygtningeområdet og i afsnit C gennemgås de krav, der generelt stilles til den udsendte repræsentations sagsbehandling i sager, hvori der indgår beskyttelsesbehov, herunder også beskyttelse af lokale kilders identitet. Afsnit D - H gennemgår de oftest forekommende sagstyper og i afsnit I og J omtales de udsendte repræsentationers anvendelse af lokale kilder.

B. Repræsentationens indberetningsvirksomhed på flygtningeområdet

Udlændinge- og flygtningespørgsmål er genstand for en løbende og til tider meget livlig offentlig debat i Danmark. Udgangspunktet kan være konkrete personsager, generelle forhold på udlændingelovgivningens område, flygtningestrømme, illegal indvandring, menneskesmugling osv. Som led i udlændingemyndighedernes behandling af asylansøgninger anmodes Udenrigsministeriet løbende om udtalelser om generelle og faktuelle forhold i oprindelseslandene samt om fremlagte dokumenters ægthed. Det er vigtigt, at disse sager behandles korrekt, omhyggeligt og så prompte, som deres kompleksitet tillader, jfr. i øvrigt afsnit D.5.b nedenfor .

Det vil generelt være af interesse at modtage orientering om forhold i opholdslandet, der kan være af relevans for danske myndigheders befatning med flygtningespørgsmål og herunder asylmyndighedernes behandling af ansøgninger om asyl i Danmark. Dette gælder især for repræsentationerne i lande, som traditionelt er oprindelsesland for mange flygtninge. Denne indberetningsvirksomhed bør i det hele taget ligesom repræsentationernes udarbejdelse af udtalelser i asylsager ses i meget tæt sammenhæng med befatningen med og indberetningsvirksomheden om menneskerettighedssituationen og den almindelige indenrigspolitiske situation.

Repræsentationer i lande, der traditionelt modtager mange asylansøgere, bør løbende indberette om ændringer i asylrelevante forhold, herunder om opholdslandets forhold til FN s flygtningekonvention og gennemførelsen af konventionens bestemmelser i praksis samt etablering af en procedure, der sikrer individuel stillingtagen til ansøgninger om asyl. Periodevise indberetninger om den udlændinge- og flygtningepolitiske debat i opholdslandet gerne med relevante avisudklip vil blive værdsat.

Repræsentationerne bør være særligt opmærksom på, om opholdslandet respekterer forbudet i FN s flygtningekonvention mod »refoulement«, dvs. forbudet mod at tilbagesende flygtninge til det land, hvor de angiver at være forfulgt. Det bemærkes i den forbindelse, at forpligtelsen til ikke at »refoulere« må anses for en ufravigelig del af den folkeretslige sædvaneret.

Endelig henledes repræsentationernes opmærksomhed på de store internationale flygtningepolitiske emner, som løbende er genstand for diskussioner i FN og særligt i UNHCR: individers og befolkningsgruppers behov for international beskyttelse, mulighederne for repatriering af flygtninge, integration af udlændinge, genbosætning i tredjeland samt tilbagesendelse, herunder staters forpligtelse til at tilbagetage egne statsborgere. Udenrigsministeriet vil værdsætte løbende at modtage oplysninger om opholdslandets politiske holdninger til disse emner, både som de kommer til udtryk som led i verdenssamfundets generelle diskussion om årsagerne til flugt og udvandring, humanitære spørgsmål og i forbindelse med konkrete begivenheder, fx politisk systemskifte, krig, borgerkrig, miljøkatastrofer.

C. Krav til repræsentationerne i sager med beskyttelsesbehov

1. Beskyttelse af oplysninger, der kan tjene til at afsløre den pågældende udlændings identitet over for hjemlandets myndigheder mfl.

a) Udgangspunktet i alle sager med beskyttelsesbehov er, at oplysninger, der vil kunne afsløre udlændingens identitet, ikke må tilgå opholdslandets myndigheder eller uvedkommende tredjemand, herunder organisationer, grupper eller personer (herefter forkortet til »myndigheder mfl.«), der angives at forfølge den pågældende.

Oplysninger, der kan tjene til at afsløre den pågældendes identitet over for myndighederne mv., kan udover navn og adresse fx være et journalnummer på et dokument, oplysning om mødetidspunkt hos en navngiven myndighed, dato på en tilsigelse eller datering af en truffen myndighedsafgørelse.

Henvendelse fra repræsentationens medarbejdere til opholdslandets myndigheder mfl. er derfor udelukket, medmindre der foreligger en udtrykkelig anmodning om eller tilladelse til det fra Udenrigsministeriet eller den rekvirerende myndighed.

Ved tvivl om, hvorvidt repræsentationen i en konkret sag må rette henvendelse til opholdslandets myndigheder, skal repræsentationen indhente fornyet instruktion fra Udenrigsministeriet eller fra den rekvirerende myndighed.

Det vil ofte som led i den konkrete sagsbehandling være nødvendigt for repræsentationen at konsultere juridiske og/eller andre uofficielle eller utraditionelle lokale kilder.

Det er en følge af konsekvenserne af det nævnte beskyttelsesbehov og af, at repræsentationens medarbejdere sjældent vil kunne foretage undersøgelser på egen hånd uden risiko for at henlede myndighedernes opmærksomhed på sagen.

Oplysninger, der kan tjene til at afsløre udlændingens identitet, må kun videregives til den/de lokale kilder, som repræsentationen benytter i forbindelse med behandlingen af flygtningesager, hvis det af den konkrete anmodning fremgår, at oplysninger om udlændingens identitet i fortrolighed kan videregives til en lokal kilde, og hvis repræsentationen i øvrigt i den konkrete sag skønner det forsvarligt og nødvendigt for sagens ekspedition.

Repræsentationen skal i denne forbindelse ud fra sit kendskab til kildens muligheder for at løse opgaven, hvilket eventuelt bør afklares ved, at repræsentationen tager en personlig samtale med kilden, skønne, hvorvidt det er nødvendigt for opgavens løsning, at alle de identitetsoplysninger, der medfølger anmodningen, videregives til kilden.

Den lokale kilde må ikke rette henvendelse til de stedlige myndigheder mfl., medmindre henvendelsen kan ske på en måde, der udelukker videregivelse af oplysninger, der kan tjene til at afsløre den pågældende udlændings identitet.

Er det muligt for den lokale kilde at rette henvendelse til de stedlige myndigheder mfl. på en måde, der udelukker videregivelse af oplysninger af den nævnte art, er det vigtigt, at repræsentationen på forhånd er bekendt med denne mulighed. Kilden/repræsentationen skal i sit svar redegøre for, hvorfor og hvordan henvendelse i så fald har kunnet ske uden brud på tavshedspligten. Fx hvis kilden har direkte og personlig adgang til officielle registre.

Om udvælgelse og kontrol med lokale kilder henvises til afsnit I.

b) Hvis repræsentationen i forbindelse med ekspedition af en flygtningesag skønner, at det vil være forsvarligt og formålstjenligt at inddrage en ikke-udsendt repræsentation i sagsbehandlingen, skal repræsentationen være opmærksom på, at de nævnte krav også gælder for, og bør indskærpes over for, ikke-udsendte repræsentationer. Repræsentationen skal derudover være opmærksom på, at ikke-udsendt personale, fx honorære konsuler, ikke nyder den samme beskyttelse som udsendte repræsentationer. De har derfor ikke samme mulighed for at beskytte fortrolige oplysninger om den/de berørte udlændinge over for opholdslandets myndigheder.

c ) Repræsentationer med side-akkreditering bør være særligt opmærksomme på disse krav ved ekspedition af flygtningesager i side-akkrediteringslande.

2. Beskyttelse af kilders identitet

a) Ved enhver henvendelse til lokale kilder må opmærksomheden være henvendt på mulige sikkerhedsrisici for den udlænding, sagen vedrører, men også på mulige sikkerhedsrisici for kilden.

Afsløring af en lokal kildes identitet kan medføre, at kilden udsættes for repressalier fra opholdslandets myndigheder, idet kildens bistand til Danmark af myndighederne efter omstændighederne vil kunne opfattes som et forsøg på at modarbejde statens interesser. Kendskab til kildens identitet vil også kunne føre til, at asylansøgere eller andre søger at påvirke kildens udtalelse i en konkret sag. Skuffede asylansøgere mfl. vil også efterfølgende kunne udsætte kilden for repressalier, hvis dennes udtalelse opfattes at have bidraget til det negative resultat.

Beskyttelsesbehovet omfatter ikke kun oplysninger, der direkte angår kildens identitet. Videregivelse af en kildes udtalelse vil kunne prisgive detaljer om den fremgangsmåde, som kilden benytter ved indhentelse af oplysninger, og dermed vanskeliggøre kildens fremtidige arbejdsmuligheder.

Derfor vil det normalt altid være nødvendigt at beskytte både identiteten af de lokale kilder, der benyttes af repræsentationerne, og disses udtalelser.

Af hensyn til beskyttelse af kilden skal enhver henvendelse til kilden derfor ske på en sådan måde, at opholdslandets myndigheders opmærksomhed ikke henledes på kilden.

b) Repræsentationen skal også være opmærksom på, at alt materiale, der tilgår udlændingemyndighederne og indgår i deres konkrete sagsbehandling herunder spørgsmål til udenrigstjenesten og dens svar videregives til den pågældende udlænding og dennes advokat, og dermed reelt er offentligt tilgængeligt. Dette medfører, at identiteten på repræsentationernes lokale kilder heller ikke kan afsløres over for udlændingemyndighederne mv. Alle repræsentationens svar på henvendelser, som repræsentationerne måtte modtage direkte fra udlændingemyndighederne mv. i disse sagstyper, skal derfor indsendes til Udenrigsministeriet til videre foranstaltning sammen med en kopi af den indgående høring. I skrivelser til andre myndigheder (typisk politiet eller statsamterne) eller privatpersoner (typisk advokater eller firmaer) skal repræsentationen undlade at opgive navn eller adresse på den lokale kilde.

c) Repræsentationen skal endelig være opmærksom på, at man risikerer at afsløre sine kilder ved på anmodning fra andre myndigheder eller ved henvendelser fra danske advokater, medier, virksomheder eller enkeltpersoner i andre typer af sager at røbe de kilder, repræsentationen benytter i flygtningesager.

D. Asylsager

1. Lovgrundlaget for asylansøgninger

a) Grundlaget for repræsentationernes behandling af asylansøgninger er udlændingeloven (loven findes som bilag til Viseringsinstruksen). De centrale bestemmelser i udlændingeloven for så vidt angår spørgsmålet om asyl er § 7, stk. 1 og 2, der lyder som følger

(1) »Efter ansøgning gives der opholdstilladelse til en udlænding, hvis udlændingen er omfattet af flygtningekonventionen af 28. juli 1951.«

(2) »Efter ansøgning gives der endvidere opholdstilladelse til en udlænding, som ikke er omfattet af flygtningekonventionen af 28. juli 1951, men hvor det af lignende grunde som anført i konventionen eller af andre tungtvejende grunde, der medfører velbegrundet frygt for forfølgelse eller tilsvarende overgreb, ikke bør kræves, at den pågældende vender tilbage til sit hjemland. En ansøgning som nævnt i 1. pkt. anses også som en ansøgning om opholdstilladelse efter stk. 1.«

Afgørende for om en udlænding er omfattet af stk.1 er således, om udlændingen falder ind under definitionen i flygtningekonventionen fra 1951. Kernen i denne del af udlændingelovens flygtningebegreb er derfor identisk med flygtningedefinitionen i konventionens art. 1 A

»... any person who ... owing to a wellfounded fear of being persecuted for reasons of race, religion, nationality, membership of a particular social group or political opinion, is outside the country of his nationality and is unable or, owing to such fear, is unwilling to avail himself of the protection of that country; or who, not having a nationality and being outside the country of his former habitual residence as a result of such events, is unable or, owing to such fear, is unwilling to return to it.«

Særligt om begrebet forfølgelse bemærkes, at dette ikke er præcist defineret i konventionen. En trussel på liv eller frihed på grund af race, religion, mv., antages imidlertid at indebære forfølgelse. Visse andre alvorlige brud på menneskerettighederne antages også at være omfattet. Diskrimination antages derimod normalt ikke i sig selv at være forfølgelse, men der kan forekomme situationer, hvor diskriminerende foranstaltninger har ført til konsekvenser af virkelig skadelig karakter på afgørende livsområder.

Stk. 2 omfatter det såkaldte de facto-flygtningebegreb, der finder anvendelse på personer, som ikke er omfattet af flygtningekonventionen, men som alligevel findes at have behov for beskyttelse. Dette kan fx skyldes, at den forfølgelse, der påberåbes, er begrundet i andre forhold end dem, der er nævnt i konventionen. Det kan også skyldes, at der ikke er tale om frygt for forfølgelse, men for en efter dansk retstradition ganske urimelig sanktion, som efter vedkommende lands lovgivning i den givne situation ville ramme enhver borger, der måtte have forset sig på samme måde. Der kan også være tale om, at den pågældende frygter at blive inddraget i aktiv krigstjeneste.

Udlændingeloven har som udgangspunkt, at udlændinge, der opholder sig i Danmark, kan søge om og opnå asyl i Danmark, jf. lovens § 7, stk. 1 - 3. Opholder udlændingen sig i et tredjeland kan vedkommende kun indgive en asylansøgning, hvis der foreligger en særlig tilknytning til Danmark, der medfører, at Danmark må anses for nærmest til at yde den pågældende beskyttelse, jf. lovens § 7, stk. 4 (»ambassadeansøgninger«). Foreligger der ikke en sådan tilknytning til Danmark, må asylansøgningen rettes til opholdslandet, eller den pågældende må søge UNHCR s beskyttelse på stedet. Hvis flygtningen anbefales af UNHCR, kan Danmark dog tage imod vedkommende som såkaldt kvoteflygtning, jf. udlændingelovens § 8 og nedenfor under afsnit F.

En asylansøger vil i medfør af udlændingelovens § 48 a, stk.1kunne afvises ved grænsen, hvis fornødent pas og visum ikke er til stede. En afvisning vil dog aldrig kunne ske, hvis den pågældende herved udsendes til et land, hvor der er risiko for forfølgelse som nævnt i flygtningedefinitionen, eller hvor der ikke er beskyttelse mod videresendelse til et sådant land. Afvisning kan derfor kun finde sted, hvor indrejse sker fra et land, hvor asylansøgeren befinder sig i en faktisk tryghedssituation (»et sikkert tredjeland«). De asylansøgere, der nægtes tilladelse til at indrejse, bliver i forbindelse med afvisningen vejledt om de danske asylregler, herunder om muligheden for at indgive asylansøgning gennem en dansk repræsentation i det land, hvortil de afvises eller udsendes. Afvisningen ved den danske grænse er i disse tilfælde tilstrækkelig »tilknytning til Danmark« til, at repræsentationen skal modtage og indsende en asylansøgning fra den pågældende, jf. udlændingelovens § 7, stk. 4, og § 46b, jf. i øvrigt nedenfor under D.2.

2. Asylansøgninger, der indgives til repræsentationen

En udlænding kan søge om asyl i Danmark på en dansk repræsentation i udlandet (»ambassadeansøgninger«). Dette gælder dog jf. flygtningedefinitionen ikke, hvis pågældende udlænding er statsborger i repræsentationens opholdsland eller statsløs med fast bopæl i repræsentationens opholdsland (som ikke er anerkendt som flygtninge). Ansøgninger fra sådanne personer bør umiddelbart afvises.

Når tredjelands-statsborgere, herunder anerkendte flygtninge med fast bopæl i opholdslandet, henvender sig til repræsentationen for at søge om asyl i Danmark, bør asylansøgeren informeres om, at der i praksis kun er mulighed for at opnå asyl i Danmark, hvis den pågældende opfylder betingelserne i udlændingelovens § 7, stk. 1 eller 2. Han eller hun skal herudover have en særlig tilknytning til Danmark, især i form af tidligere, længerevarende, lovligt ophold i Danmark eller nær familiemæssig tilknytning til personer med lovligt ophold i Danmark, således at Danmark må anses for nærmest til at yde beskyttelse, jf. § 7 stk. 4.

De udsendte repræsentationer er udstyret med specifik hjemmel til at afvise at modtage asylansøgninger, der ikke opfylder de krav, der stilles til ansøgerens personlige tilknytning til Danmark. Udlændingelovens § 46 b, stk. 1 og 2 lyder

(1) »Ansøgning om opholdstilladelse efter § 7, stk. 4 behandles kun, hvis ansøgningen indeholder oplysninger om ansøgerens tilknytning til Danmark.«

(2) »Vedkommende danske diplomatiske eller konsulære repræsentation skal påse, at ansøgningen opfylder betingelsen i stk. 1og kan afvise ansøgningen, såfremt dette ikke er tilfældet. Beslutningen om afvisning kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed.«

Følgende kan nævnes som hjælp til en bedre forståelse af udtrykket »ansøgerens tilknytning til Danmark«

Hvis ansøgeren udtrykkelig har angivet ikke at have nogen tilknytning til Danmark, eller ikke givet oplysning om det, eller han har angivet en tilknytning af helt ideel karakter fx en almindelig interesse i at komme til at bo i det danske samfund eller modtage uddannelse her, er repræsentationen berettiget til at afvise og bør afvise at modtage ansøgningen. Det samme gælder, hvor den pågældende har angivet en tilknytning, der forekommer åbenbart urigtig, fx i tilfælde, hvor et meget stort antal ansøgere angiver den samme danske person, virksomhed eller lignende som reference. Andre typiske eksempler er, at asylansøgere angiver fx et turistmål i Danmark eller en dansk virksomhed, hvis navn og adresse kan være fundet på en vare i opholdslandet.

Opmærksomheden henledes på den særlige situation, hvor en asylsøger, der er blevet afvist ved den danske grænse og tilbagesendt til et »sikkert land«, på ny ansøger om asyl, jf. ovenfor under afsnit D.1. Afvisningen ved grænsen er i disse tilfælde tilstrækkelig »tilknytning til Danmark« til, at repræsentationen skal modtage og indsende ansøgningen, jf. lovens § 46 b.

Den personkreds, der kan ansøge om asyl på en dansk repræsentation efter reglerne i lovens § 46 b, er langt videre end den personkreds, der kan få opholdstilladelse efter lovens § 7, stk. 4. Det er alene udlændingemyndighederne, der afgør, om kriterierne i lovens § 7, herunder hvad der er »længerevarende ophold« eller »nære slægtninge«, er opfyldt. Repræsentationen skal i tilfælde af berettiget tvivl om den pågældendes (personlige) »tilknytning til Danmark« modtage ansøgningen.

Asylansøgere, der ikke kan oplyse nogen personlig tilknytning til Danmark, og som fastholder at have et beskyttelsesbehov i overensstemmelse med flygtningekonventionen, kan af repræsentationen rådes til at søge om UNHCR s beskyttelse på nærmeste UNHCR-kontor.

Med hensyn til den videre ekspedition af asylansøgninger henvises til Viseringsinstruksen, kapitel 5. Det bemærkes, at en ansøger samtidigt kan ansøge om asyl og om familiesammenføring. Dette skal i så fald fremgå tydeligt af ansøgningen, og kravene til bilag skal være opfyldt for begge ansøgninger.

3. Asylansøgninger, der indgives gennem danske repræsentationer i EU-medlemslande.

Dublin-konventionen (EF-asylkonventionen) indeholder regler for, hvilken stat der skal have ansvaret for behandlingen af en asylansøgning, der indgives i et EU-land. I henhold til konventionen er det myndighederne i repræsentationens værtsland, der skal beslutte, hvilken medlemsstat, der skal foretage asylsagsbehandlingen. Der henvises i øvrigt til Viseringsinstruksen.

En dansk repræsentation i et EU-land, som modtager en asylansøgning, som ikke afvises på baggrund af ansøgerens manglende personlige tilknytning til Danmark, jfr. udlændingelovens §46b og §7, stk. 4, skal indsende ansøgningen til Udlændingestyrelsen (lyserødt skema). Udlændingestyrelsen vil som følge af Dublinkonventionens regler træffe afgørelse om ikke at realitetsbehandle sagen, jfr. udlændingelovens §48a, stk. 3. Denne afgørelse kan påklages til Indenrigsministeriet. Repræsentationen vil blive anmodet om at underrette ansøger om indholdet af styrelsens afgørelse og skal desuden vejlede ansøger om klageadgangen. Herudover skal repræsentationen underrette værtslandets udlændingemyndigheder om asylsagen ved at fremsende indholdet af Udlændingestyrelsens afgørelse samt kopi af ansøgerens lyserøde ansøgningsskema til de pågældende myndigheder.

Udlændingestyrelsen vil kun behandle sagen, hvis myndighederne i værtslandet træffer afgørelse om, at Danmark skal behandle sagen.

Efter underretning af ansøgeren vil repræsentationen normalt ikke blive involveret yderligere i sagen, idet de to landes udlændingemyndigheder vil korrespondere direkte herom. Hvis repræsentationen alligevel modtager yderligere henvendelse fra værtslandets myndigheder, bør repræsentationen henvise myndigheden til at rette direkte henvendelse til Udlændingestyrelsen, 1. Asylkontor.

4. Krav fra ansøgerside om hurtig behandling, herunder »ambassadebesættelser«

Der har været tilfælde, hvor asylansøgere har været stærkt insisterende i deres ønske om, at de danske udlændingemyndigheder modtager og/eller meget hurtigt tager stilling til deres asylansøgning. Under hævdelse af at stå under de danske myndigheders beskyttelse har de undladt eller truet med ikke at ville forlade repræsentationen, før der forelå en (positiv) afgørelse på ansøgningen.

Hvis sådanne situationer opstår, kan repræsentationen informere ansøgeren om, at de danske udlændingemyndigheder tager stilling til ansøgningerne i den rækkefølge, de indgår og så hurtigt som muligt, at ansøgerne efter ansøgningens indgivelse ikke står under de danske myndigheders beskyttelse, idet repræsentationernes område ikke ifølge folkeretten anses for dansk territorium, samt at en tilladelse til at opholde sig på repræsentationens område, mens ansøgningen behandles, ikke vil blive givet (medmindre den pågældende befinder sig i overhængende fare, jf. nedenfor).

Hvis en ansøger, efter enten at være blevet afvist eller efter at have indgivet en ansøgning, nægter at følge en opfordring om at forlade repræsentationen, må eventuel assistance fra opholdslandets myndigheder ikke tilkaldes uden forudgående instruktion fra Udenrigsministeriet. Sagen bør omgående forelægges ministeriet med angivelse af, om den eller de pågældende ansøgere skønnes at være forfulgt af opholdslandets myndigheder på en sådan måde, at de må anses for at befinde sig i overhængende fare.

Repræsentationerne bør i alle tilfælde, hvor en person befinder sig i overhængende fare, omgående pr. telefax eller e-mail eller lignende underrette Udenrigsministeriet og indhente instruktion, jf. Viseringsinstruksen.

De almindelige regler for nødværge, fx i situationer, der har karakter af terroraktioner, kan dog begrunde fravigelse af reglen om indhentelse af ministeriets instruktion, før der tilkaldes bistand fra opholdslandets myndigheder med henblik på fjernelse evt. ved magt.

5. Indhentelse eller verificering af oplysninger til brug for udlændingemyndighedernes behandling af asylansøgninger

a) I en række asylsager søger Udlændingestyrelsen og Flygtningenævnet samt Rigspolitichefen med udenrigstjenestens bistand at få visse aspekter af en asylsag nærmere belyst eller verificeret.

Udlændingemyndighederne kan således have behov for generelle baggrundsoplysninger enten som led i en generel undersøgelse eller i forbindelse med en konkret sag. Endvidere kan udlændingemyndighederne have behov for at få ægthedsvurderet dokumenter, der er fremlagt af asylansøgere til støtte for deres ansøgning. Udlændingemyndighederne kan også, uanset at der ikke foreligger et dokument, have behov for at få verificeret faktiske oplysninger om eller fremlagt af asylansøgere.

Når repræsentationen fra Udenrigsministeriet modtager en anmodning om en udtalelse, er der allerede foretaget et skøn over, om Udenrigsministeriet anser det for muligt for repræsentationen at bidrage med et substantielt svar eller en ajourføring af tidligere oplysninger inden for en rimelig tidsfrist. Er repræsentationen uenig i dette skøn over dens muligheder, bør repræsentationen snarest belejligt indsende en begrundet indstilling.

b) Der lægges afgørende vægt på, at sagsbehandlingstiderne for asylansøgere, der opholder sig i Danmark, nedbringes mest muligt. Det er derfor vigtigt, at repræsentationerne giver alle anmodninger om udtalelser i asylsager fra Udenrigsministeriet høj prioritet. Hvis repræsentationen ikke forventer, at anmodningen vil kunne besvares i løbet af to til tre måneder, skal repræsentationen umiddelbart indberette det, med oplysning om, hvornår et svar kan forventes. I denne forbindelse bemærkes, at der efter omstændighederne bør være et rimeligt forhold mellem tidsforbruget ved besvarelserne og svarenes substans, særligt at tidsforbruget ikke bliver så stort, at besvarelsens substans ikke står mål hermed.

c) Typiske høringer og retningslinjer for repræsentationernes besvarelse af høringer

Politiets indledende asylsagsbehandling

afsnit D.5.1.

Ægthedsvurdering af dokumenter

afsnit D.5.2.

Verifikation af faktiske oplysninger

afsnit D.5.3.

Indhentelse af generelle baggrundsoplysninger

afsnit D.5.4.

Repræsentationernes besvarelse af høring

afsnit D.5.5.

5.1. Politiets indledende asylsagsbehandling

a) Når en udlænding anmoder om asyl i Danmark, iværksætter politiet en undersøgelse af den pågældendes identitet og rejserute. Undersøgelsen tager dels sigte på at tilvejebringe grundlaget for Udlændingestyrelsens afgørelse efter udlændingelovens § 48a, hvorefter der kan ske afvisning til »et sikkert land«, dels på Udlændingestyrelsens eventuelle efterfølgende behandling af asylansøgningen. Det kan i forbindelse med sådanne undersøgelser være nødvendigt at rette henvendelse til og eventuelt videregive dokumenter til udenlandske myndigheder i fx transitlande eller midlertidige opholdslande.

b) Det understreges, at udgangspunktet i sager af denne karakter der ofte sendes direkte til repræsentationerne, dvs. udenom det filter, som Udenrigsministeriet repræsenterer er, at der ikke må rettes henvendelse til myndighederne i det af ansøgeren angivne hjemland eller i det land, hvor ansøgeren oplyser at være forfulgt, jf. afsnit C.1. Det må kun ske, hvis der foreligger en udtrykkelig anmodning om det eller tilladelse hertil fra Udenrigsministeriet eller politiet.

Ved tvivl om, hvorvidt der i den konkrete sag må rettes henvendelse til opholdslandets myndigheder, skal repræsentationen indhente instruktion fra politiet eller Udenrigsministeriet.

Ved besvarelsen af en sådan henvendelse skal repræsentationen være påpasselig med, at udtalelsen kun indeholder faktuelle oplysninger og ikke egne vurderinger eller konklusioner.

c) Repræsentationernes opmærksomhed henledes på risikoen for at forveksle anmodninger om indhentelse af oplysninger til brug for forberedelsen af asylsagsbehandlingen med anmodninger om oplysninger til brug for gennemførelse af udsendelse af udlændinge, der har fået afslag på deres asylansøgning.

5.2. Ægthedsvurdering af dokumenter

Efter at have modtaget en anmodning om ægthedsvurdering vurderer repræsentationen, om den har mulighed for at udtale sig om dokumentet på baggrund af forhåndskendskab til denne type af dokumenter eller i øvrigt har mulighed for på egen hånd at foretage ægthedsvurderingen.

Repræsentationens medarbejdere vil normalt ikke have det fornødne detailkendskab til opholdslandets dokumenter, som gør det muligt at foretage ægthedsvurderinger uden brug af lokale kilder. Foretager en dansk ambassademedarbejder på egen hånd undersøgelser i lokale arkiver eller på lokale myndighedskontorer mv., kan dette endvidere påkalde sig unødig og større opmærksomhed, end hvis undersøgelsen udføres af fx en lokal advokat. Det vil derfor i de fleste tilfælde være nødvendigt, at en lokal kilde anmodes om at gennemføre ægthedsvurderingen.

b) Inden repræsentationen gennemfører egne undersøgelser eller lader sådanne undersøgelser foretage af en lokal kilde, skal repræsentationen tage stilling til, om undersøgelserne vil kunne foretages på betryggende vis. Hverken repræsentationens egne medarbejdere eller den lokale kilde må i forbindelse med en ægthedsvurdering videregive eller forevise dokumentet til de stedlige myndigheder, medmindre der foreligger udtrykkelig anmodning herom eller tilladelse hertil fra Udenrigsministeriet eller den rekvirerende myndighed. Dette gælder også tilfælde, hvor dokumentet er anonymiseret.

Hvis ægthedsvurderingen ikke med sikkerhed vil kunne foretages på forsvarlig måde, skal repræsentationen undlade at foretage den og returnere sagen til Udenrigsministeriet med en redegørelse for, hvorfor ægthedsvurderingen ikke har kunnet foretages. Repræsentationen kan samtidigt anmode om fornyet instruktion. Det vil til enhver tid være at foretrække at undlade at gennemføre en ægthedsvurdering fremfor at løbe en risiko for afsløring af asylansøgerens identitet.

Oplysninger, der kan tjene til at afsløre asylansøgerens identitet, må kun videregives til den lokale kilde, hvis det må anses for nødvendigt af hensyn til gennemførelse af en fyldestgørende og kvalificeret ægthedsvurdering.

Hvis repræsentationen vurderer, at det er unødvendigt, at den lokale kilde får adgang til alle sagens oplysninger, bør dokumentet anonymiseres (dvs. at oplysninger, der på nogen måde kan tjene til at afsløre udlændingens identitet, fjernes). Hvis anonymisering af dokumentet kræver særlige forudsætninger fx tolkebistand eller et detaljeret kendskab til sagen bør repræsentationen indsende dokumentet til Udenrigsministeriet, der så kan anmode den rekvirerende myndighed om at foretage anonymiseringen.

Repræsentationen bør i de konkrete sager udtrykkeligt instruere kilden om, at der ikke må videregives oplysninger, der kan afsløre asylansøgerens identitet, til opholdslandets myndigheder eller uvedkommende tredjemand.

Repræsentationen skal endvidere instruere sine kilder om, at alle ægthedsvurderinger skal være begrundede. Det kan eksempelvis ske med henvisning til, at papirtypen svarer til/afviger fra den gængse, at der er/ikke er anvendt rigtig formular, at brevhovedet stemmer overens med/ikke svarer til afsender, at journal- eller løbenummer stemmer med sagsindholdet/refererer til en anden sag, at paragrafhenvisninger stemmer med/ikke er relevante for sagen, at sproget er/ikke er holdt i de rette vendinger for dokumenttypen, at de rette myndighedsstempler er/ikke er anvendt, at underskriften stemmer med/ikke stemmer med den underskriftbemyndigede embedsmand på tidspunktet mv.

Hvis kilden i forbindelse med sine undersøgelser har konsulteret et offentligt eller et for advokater tilgængeligt officielt register i forbindelse med ægthedsvurderingen, bør det oplyses, hvordan undersøgelsen har kunnet foretages uden afsløring af asylsøgerens identitet.

c) I tilfælde, hvor repræsentationen anser en ægthedsvurdering for mangelfuld, bør repræsentationen få gennemført en ny ægthedsvurdering eventuelt hos en anden udvalgt kilde. Begge resultater bør i så fald indberettes til Udenrigsministeriet.

Om beskyttelse af lokale kilder henvises til afsnit C.2. Om besvarelse af anmodninger om ægthedsvurderinger henvises til afsnit D.5.5. Opmærksomheden henledes i øvrigt på »Rapport fra arbejdsgruppen vedrørende ægthedsvurderinger i udlændingesager« fra juni 1996, der er sendt til alle udsendte repræsentationer, som bilag til skrivelse AA 5713 af 21. juni 1996.

5.3. Verifikation af faktiske oplysninger

Eksempler på faktiske oplysninger, der ønskes verificeret, kan være oplysning om, hvorvidt en asylansøger faktisk har været til stede ved, deltaget i eller er blevet tilbageholdt i forbindelse med en given demonstration, har været tilsagt til et retsmøde eller boet på en given adresse.

Repræsentationen skal vurdere, om undersøgelserne vil kunne gennemføres uden risiko for afsløring af den pågældende asylsøgers identitet, jf. afsnit C.1., inden den gennemfører egne undersøgelser eller lader en lokal kilde gennemføre undersøgelser af konkrete, faktiske oplysninger om eller afgivet af en asylansøger.

Repræsentationen skal undlade at iværksætte undersøgelser, hvis undersøgelserne ikke med sikkerhed vil kunne gennemføres på forsvarlig måde. Repræsentationen skal i givet fald indberette det med anmodning om fornyet instruktion.

Repræsentationen bør ligesom ved ægthedsvurderinger i de konkrete sager instruere kilden om, at der ikke må videregives oplysninger, der kan afsløre asylansøgerens identitet, til opholdlandets myndigheder eller uvedkommende tredjemand.

Om beskyttelse af lokale kilder henvises til afsnit C.2. Om besvarelse af anmodninger om verifikation af faktiske oplysninger henvises til afsnit D.5.5

5.4. Indhentelse af generelle baggrundsoplysninger

Repræsentationen kan blive anmodet om generelle baggrundsoplysninger. Modtager repræsentationen i den forbindelse oplysninger, der vedrører den konkrete asylsag, der har givet anledning til høringen, og som kan afsløre asylansøgerens identitet, bør repræsentationen søge at besvare anmodningen uden at gøre brug af disse oplysninger. Hvis repræsentationen vurderer, at de er nødvendige for at indhente de ønskede baggrundsoplysninger, skal de anførte retningslinjer under afsnit C for sager med beskyttelsesbehov iagttages.

Som led i sagsbehandlingen af anmodninger om generelle baggrundsoplysninger om forhold i opholdslandet bør repræsentationen søge at inddrage et bredt udsnit af kilder. Hvis kilderne er helt eller delvist uenige, bør dette anføres i repræsentationens indberetning.

Det skal fremhæves, at juridiske kilder kun bør forelægges de spørgsmål, som de må anses for at være bedst egnede til at belyse. Generelle spørgsmål fx om organisationers status, struktur og ledelse, konkrete begivenheder, politiske forhold kan formentligt bedre end af advokater belyses af andre landes repræsentationer, journalister, politiske og humanitære organisationer mv.

Udlændingemyndighederne har et stort informationsmateriale. Tilsyneladende mangelfulde spørgsmål kan derfor skyldes, at udlændingemyndighederne allerede kender dele af svaret. Hvis udlændingemyndighederne stiller spørgsmål, som de »burde« kende svaret på, er forklaringen som regel, at de ønsker oplysningerne bekræftet.

Da udenrigstjenestens svar på høringer fra udlændingemyndighederne indgår i deres konkrete sagsbehandling og videregives til asylansøgeren og dennes advokat og dermed reelt er offentligt tilgængelige, vil Udenrigsministeriet normalt »sløre« kilderne, jf. afsnit D.5.5. Repræsentationen anmodes derfor om at anføre, om en kilde vil kunne citeres ved navn/organisation mv.

5.5. Repræsentationernes besvarelse af høringer

a) Repræsentationernes besvarelse af høringer skal ske i form af rammefortrolig e-post, secure fax eller, hvis det ikke er muligt, pr. indberetning eller rammefortrolig telex. Originalbilag eller andre bilag, som det kun er muligt at indsende med indberetning, fremsendes samtidig under henvisning til høringssvaret. Almindelig telefax kan eventuelt benyttes, men bør ikke benyttes i sager med beskyttelsesbehov, medmindre oplysninger, der kan tjene til at afsløre den pågældende udlændings identitet, fjernes.

b) Repræsentationen skal i sit svar forholde sig direkte og faktuelt til de stillede spørgsmål. Hvis repræsentationen har eller får supplerende faktuelle kommentarer eller oplysninger til det fremsendte materiale, er sådanne oplysninger velkomne, men de vil sjældent kunne erstatte svar på de stillede spørgsmål.

Når resultatet af den/de lokale kilders undersøgelser foreligger, skal repræsentationen påse, at udtalelsen er så fyldestgørende som muligt med en nuanceret begrundelse for kildens eventuelle vurderinger. En kildes udtalelse indsendes til Udenrigsministeriet sammen med repræsentationens eventuelle egne bemærkninger.

c) Som nævnt i afsnit C.2. vil det normalt altid være nødvendigt at beskytte identiteten mv. på de lokale kilder, der benyttes ved ægthedsvurderinger og undersøgelser af lignende art. Af den grund anmoder Udenrigsministeriet om, at alle svar fra repræsentationerne på anmodninger om oplysninger i sager med beskyttelsesbehov, som repræsentationerne måtte have modtaget direkte fra udlændingemyndighederne eller andre, indsendes til Udenrigsministeriet til videre foranstaltning sammen med en kopi af den indgåede høring.

d) I det notat, som Udenrigsministeriet udarbejder til udlændingemyndighederne, sløres navnene på repræsentationernes lokale kilder med betegnelser som »andre vestlige repræsentationer«, »en lokal juridisk kilde«, »lokale journalister« mv. I det omfang, der ikke er noget fortrolighedshensyn at tage til en lokal kilde (kilden kan fx være det lokale UNHCR-kontor eller en anden international organisation) slører Udenrigsministeriet ikke kilden, medmindre det af repræsentationens indberetning fremgår, at kilden ikke ønsker sin identitet afsløret.

e) Udenrigsministeriet trækker normalt på flere kilder ved udarbejdelse af sit notat til udlændingemyndighederne, åbne som lukkede, herunder særligt UNHCR s udtalelser, rapporter fra FN s Menneskerettighedskommission, det amerikanske State Departments »Country Reports« og Amnesty Internationals oplysningsmateriale.

6. Forkyndelse af afgørelser i asylsager mv.

Om ekspedition af udlændingemyndighedernes afgørelser på asylansøgninger indgivet gennem repræsentationen henvises til Viseringsinstruksen.

E. Udsendelses- og udvisningssager

a) I henhold til udlændingelovens § 30, stk. 1 er en udlænding, der har fået endeligt afslag på en asylansøgning, og som har fået fastsat en udrejsefrist, forpligtet til at udrejse af Danmark. Udrejser den pågældende udlænding ikke frivilligt, skal Rigspolitichefen sørge for udrejsen, jf. § 30, stk. 2. Udenrigsministeriet bistår efter anmodning Rigspolitichefen i disse sager.

Hvis en udlænding med opholdstilladelse i Danmark ved dom udvises på grund af strafbart forhold, indebærer udvisningen, at den tidligere meddelte opholdstilladelse bortfalder, jf. udlændingelovens § 32, stk. 1. Dette gælder også, hvis den pågældende udlænding har opnået asyl efter lovens § 7. En udlænding må dog ikke udvises til et land, hvor denne risikerer forfølgelse eller ikke er beskyttet mod videresendelse til et sådant land, jf. nærmere udlændingelovens § 31. Det er politiet, der foretager en eventuel tvangsmæssig udsendelse, hvis udlændingen ikke udrejser frivilligt.

Ved anmodninger om bistand i udsendelses- og udvisningssager fx med verificering af rejselegitimation kan repræsentationen normalt rette henvendelse til opholdslandets myndigheder. Udlændingemyndighederne har i forbindelse med den konkrete afgørelse vurderet forfølgelsesrisikoen i forhold til hjemlandets myndigheder mfl. og truffet afgørelse om, at udsendelse/udvisning kan finde sted. Repræsentationen må i den forbindelse ikke oplyse hjemlandets myndigheder om, at den pågældende udlænding har ansøgt om asyl i Danmark. Det vil derimod kunne oplyses, at den pågældende er blevet meddelt afslag på ansøgning om opholdstilladelse i Danmark.

Repræsentationen skal ved tvivl om, hvordan anmodninger modtaget direkte fra Rigspolitichefen bør ekspederes, indberette det til Rigspolitichefen og anmode om instruktion. Efter omstændighederne med samtidig kopi til Udenrigsministeriet bilagt kopi af den oprindelige henvendelse.

b) Repræsentationen skal underrette Udenrigsministeriet i tilfælde, hvor repræsentationen måtte blive bekendt med, at en udlænding i forbindelse med eller umiddelbart efter indrejsen er blevet anholdt eller tilbageholdes af opholdslandets myndigheder eller andre.

F. Kvoteflygtninge

Lovgrundlaget for modtagelse af kvoteflygtninge er udlændingelovens § 8, hvorefter der efter ansøgning gives opholdstilladelse til udlændinge, der kommer til Danmark som led i en aftale med UNHCR eller lignende aftale. Danmarks aftale med UNHCR har i de seneste år omfattet 500 pladser årligt.

b) Når Udlændingestyrelsen efter indstilling fra UNHCR og efter samråd med Dansk Flygtningehjælp har truffet afgørelse om modtagelse af en flygtning til genbosættelse i Danmark, bliver repræsentationen i det land, hvor flygtningen opholder sig, bemyndiget af Udenrigsministeriet til at udstede opholdstilladelse og eventuelt laissez-passer, jf. Viseringsinstruksen. Repræsentationen vil samtidigt blive anmodet om at underrette det lokale UNHCR- eller UNDP-kontor om sagen.

I tilfælde, hvor den pågældende flygtning befinder sig i et land, hvor der ikke er en viseringsberettiget repræsentation, underretter Udenrigsministeriet UNHCR i Genève om afgørelsen. Konsulatet i Genève vil samtidigt blive bemyndiget til med henblik på videregivelse til UNHCR at udstede opholdstilladelse og eventuelt laissez-passer til den pågældende flygtning.

G. Familiesammenføring

1. Lovgrundlaget

Grundlaget for ansøgninger om familiesammenføring er reglerne i udlændingelovens § 9, stk. 1, nr. 2-4 og § 9, stk. 2, nr. 1. Der er i § 9, stk. 3 og 4 fastsat supplerende betingelser vedrørende forsørgelse.

b) Om repræsentationernes ekspedition af ansøgninger om familiesammenføring henvises til Viseringsinstruksen.

Det er en betingelse for indgivelse af en ansøgning om familiesammenføring, at ansøgeren har lovligt ophold i det land, hvor ansøgningen indgives, jf. Viseringsinstruksen. Opholder ansøgeren sig ulovligt i landet, skal ansøgningen afvises.

2. Indhentelse af oplysninger til brug for Udlændingestyrelsens behandling af ansøgninger om familiesammenføring

a) Efterprøvelse af dokumenter. Hvis repræsentationen bliver anmodet om at efterprøve dokumenter, der er fremlagt i sager om familiesammenføring, skal det fremgå af anmodningen, om der må rettes henvendelse til opholdslandets myndigheder. Ved tvivl om, hvorvidt der i en konkret sag må rettes henvendelse til myndighederne, skal repræsentationen indhente (fornyet) instruktion fra Udenrigsministeriet.

I de tilfælde, hvor ansøgeren eller andre personer, der er omfattet af anmodningen er nuværende eller tidligere asylansøger med ophold i Danmark, og der således ikke må rettes henvendelse til opholdslandets myndigheder, skal sagen behandles som en sag vedrørende ægthedsvurdering af dokumenter i asylsager, jf. afsnit D.5.2. med mindre der foreligger oplysninger om, at beskyttelseshensynet måtte være bortfaldet.

Om repræsentationens besvarelse af høringer i familiesammenføringssager, hvor der gælder beskyttelseshensyn, henvises til afsnit D.5.5.

Indhentelse af generelle oplysninger om opholdslandets lovgivning.

Ved anmodninger om generelle oplysninger om opholdslandets lovgivning om indgåelse af ægteskab, opholdstilladelse, mv. kan repræsentationen som udgangspunkt rette henvendelse til opholdslandets myndigheder.

Det forudsættes dog, at der i henvendelsen ikke videregives oplysninger om den bagvedliggende konkrete sag, hvis den er behæftet med et beskyttelsesbehov.

H. Andre typer af sager

1. Civil- og strafferetlige sager.

I civil- og strafferetlige sager kan ægthedsvurdering af dokumenter eller lignende undersøgelser være nødvendig for, at danske myndigheder kan træffe afgørelser eller gennemføre trufne afgørelser.

Af typer af sager kan fx nævnes sager om forældremyndighed, faderskab, adoption samt straffesager. For en nærmere gennemgang af sagstyperne henvises til »Rapport fra arbejdsgruppen vedrørende ægthedsvurderinger i udlændingesager« fra juni 1996, afsnit 4.4.

2. Indhentelse af oplysninger til brug for danske myndigheders sagsbehandling.

Nuværende og tidligere asylansøgere med opholdstilladelse i Danmark, og andre udlændinge med et lignende beskyttelsesbehov kan være parter i civil- og strafferetlige sager. Derfor kan det også i sådanne sager være nødvendigt at beskytte oplysninger, der kan tjene til at afsløre den pågældendes identitet.

Det bør fremgå af anmodningen til repræsentationen, om der i den konkrete sag må rettes henvendelse til opholdslandets myndigheder. Hvis dette ikke fremgår, eller repræsentationen af andre grunde måtte være i tvivl, skal repræsentationen indhente (fornyet) instruktion fra Udenrigsministeriet.

Om repræsentationens ekspedition af sager, hvor der er beskyttelsesbehov, henvises der til afsnit C, afsnit D.5.2 og afsnit D.5.3. Om besvarelser henvises der til afsnit D.5.5.

I. Lokale kilder

1. Udvælgelse af lokale kilder

Repræsentationen skal indledningsvis vurdere, om det henset til de generelle forhold i opholdslandet er forsvarligt at søge at udvælge en lokal kilde, der bl.a. vil skulle foretage ægthedsvurderinger i asylsager. Der vil ved denne vurdering navnlig kunne lægges vægt på, om der er en tradition for en uafhængig og kritisk opposition i landet, en advokatstand uafhængig af myndighederne mv. Det skal desuden indgå i vurderingen, om det for repræsentationen er muligt at opretholde den nødvendige kontakt til og løbende kontrol med kilden.

Hvis det ud fra denne generelle vurdering skønnes forsvarligt, skal repræsentationen forsøge at udvælge en lokal kilde.

Repræsentationen skal ved udvælgelsen vurdere konkret, om kilden kan antages at have den fornødne erfaring og det pålidelige kontaktnet, som kræves for at forestå ægthedsvurdering af de i det pågældende land normalt forekommende typer af dokumenter.

Da de fleste ægthedsvurderinger vedrører juridiske eller officielle dokumenter (fx indkaldelser til retsmøder eller aftjening af værnepligt, domsudskrifter, fødsels- eller vielsesattester), vil personer med den relevante detailviden som oftest have en juridisk uddannelse eller indsigt (typisk lokale advokater). Men også medarbejdere ved lokale eller internationale humanitære organisationer, medarbejdere ved nærtstående landes ambassader eller andre personer med erfaringer fra lignende sager vil kunne benyttes.

2. Udvælgelseskriterier

Det er af afgørende betydning, at de lokale kilder, der benyttes i flygtningesager, herunder ved ægthedsvurdering af dokumenter, ikke vil bryde den aftale, de indgår med repræsentationen, om at beskytte oplysningerne i sagen, og herigennem afsløre de berørte personers identitet over for de stedlige myndigheder eller andre, som vil kunne tænkes at misbruge denne viden.

Ved udvælgelsen af en kilde bør der bl.a. lægges vægt på følgende kriterier

a) Om kilden er medlem af lokale eller internationale humanitære organisationer og/eller aktivt engageret i arbejde for fremme af menneskerettigheder, rettigheder for etniske, politiske eller religiøse minoriteter mv.

b) Om kilden udfører tilsvarende eller beslægtede opgaver for andre nærtstående landes ambassader og/eller lokale eller internationale humanitære organisationer, herunder fx UNHCR, ICRC, Amnesty International mv., og hvilke erfaringer disse måtte have med den pågældende.

c) Om kilden på egen hånd vil kunne gennemføre en ægthedsvurdering, eller om det er nødvendigt at involvere samarbejdspartnere (underkilder), der herved får kendskab til oplysningerne i sagen. Anvendelsen af underkilder vil alt andet lige indebære en forøget eksponeringsrisiko, men vil ofte være nødvendig af hensyn til ægthedsvurderingens kvalitet.

d) Om kilden har adgang til på egen hånd at konsultere offentlige registre uden at skulle angive grunden hertil eller videregive oplysninger om den person, undersøgelsen vedrører.

e) Kildens mulighed for at opbevare og beskytte oplysningerne i en sag, medens dokumenterne er i kildens varetægt, herunder fx om der består en risiko for, at kilden på grund af politisk engagement kan være udsat for ransagninger mv. foretaget af opholdslandets myndigheder, hvorved dokumenterne vil kunne komme i myndighedernes besiddelse.

f) Om kildens etniske, politiske og religiøse tilhørsforhold eller hele baggrund giver grund til at tvivle på kildens objektivitet og uafhængighed, fx som følge af en tilknytning til myndigheder eller yderliggående bevægelser eller på grund af andre modsætnings- eller evt. tilknytningsforhold til de grupper af personer, hvis dokumenter skal ægthedsvurderes.

3. Udvælgelsesprocedure

a) Ved konsultation af lokale og internationale humanitære organisationer samt andre nærtstående landes repræsentationer skaber repræsentationen sig et overblik over mulige lokale kilder.

En og om muligt gerne flere kilder udvælges og indkaldes af repræsentationen til en »ansættelsessamtale«, hvor der indhentes oplysninger om de nævnte forhold under punkt I.2. Samtidig søges der indhentet referencer fra lokale og internationale humanitære organisationer eller andre Danmark nærtstående landes repræsentationer.

På baggrund af disse oplysninger vurderer repræsentationen, om kilden vil kunne anvendes i flygtningesager, herunder ved ægthedsvurdering af dokumenter. Hvis dette skønnes at være tilfældet, samles oplysningerne om kilden i en fortrolig rapport, der indsendes til Udenrigsministeriets underretning. Udenrigsministeriet kan ud fra en samlet vurdering af oplysningerne beslutte, at der skal indhentes supplerende oplysninger om kilden, eller at repræsentationen skal søge at lokalisere en anden kilde.

Det er således repræsentationen, der træffer beslutningen om »ansættelse« af en lokal kilde. Beslutningen vil dog med baggrund i repræsentationens indberetning kunne ændres af Udenrigsministeriet.

Repræsentationerne bør i øvrigt tage i betragtning, hvilken virkning, det vil kunne have, hvis repræsentationernes egen advokatforbindelse benyttes som kilde i en asylsag. Som udgangspunkt er det at foretrække, at egen advokat ikke anvendes som kilde. Er der regelmæssigt asylsager bør egen advokat ikke benyttes.

b) Når beslutning om »ansættelse« er truffet, instruerer repræsentationen den udvalgte kilde om de krav, de danske myndigheder stiller i asylsager, herunder til ægthedsvurdering af dokumenter. Repræsentationen skal særligt understrege kravene til kildens uafhængighed og objektivitet samt kravet om hemmeligholdelse af personlige og fortrolige oplysninger vedrørende de berørte personer. Kilden skal erklære sig indforstået med at respektere disse krav og den pålagte tavshedspligt.

Hvis kilden anvender underkilder i forbindelse med ægthedsvurderingerne, skal repræsentationen sikre sig, at også disse personer vil kunne leve op til de stillede krav til pålidelighed, uafhængighed og objektivitet.

4. Kontrol med kilderne

a) Repræsentationen skal løbende påse, at de anvendte kilder til stadighed opfylder de stillede krav om pålidelighed, objektivitet, uafhængighed og fortrolighed.

Repræsentationen skal derfor med mellemrum alt efter sagsantal og forholdene på stedet i øvrigt indkalde kilden og efter omstændighederne dennes eventuelle underkilder til en »kontrolsamtale«, hvor forholdene under punkt 8.2 og 3 vurderes. Ved samme lejlighed bør de oprindeligt indhentede referencer søges bekræftet.

Repræsentationen kan desuden med mellemrum forelægge samme opgave for to udvalgte kilder for herigennem at kontrollere boniteten af en kildes arbejde. Resultatet af en sådan kontrol anføres i en særskilt indrapportering til Udenrigsministeriet.

b) Samarbejdet indstilles øjeblikkeligt, hvis repræsentationen i det daglige arbejde eller i forbindelse med en kontrolsamtale får mistanke om, at kilden ikke længere opfylder de stillede krav om pålidelighed, objektivitet og uafhængighed, eller der opstår mistanke om, at kilden har tilsidesat sin tavshedspligt og kan have afsløret en persons identitet over for uvedkommende. Dokumenter, der måtte være under ægthedsvurdering, tilbagekaldes fra kilden.

Repræsentationen skal samtidig udarbejde en rapport om det passerede og indsende den til Udenrigsministeriet. Rapporten skal indeholde en redegørelse for de faktiske omstændigheder, og om det må antages, at der kan være sket skade, og i givet fald i hvilke sager.

J. Repræsentationens udgifter i forbindelse med flygtningesager

Udgifter til advokatbistand i forbindelse med besvarelse af forespørgsler i flygtningesager kan omposteres til Udenrigsministeriet, der sørger for refusion hos Udlændingestyrelsen eller Flygtningenævnet. Bemyndigelse til at afholde større udgifter bør dog indhentes før indgåelse af aftale med en advokat. Da det er af betydning, at udgifterne kan henføres til de enkelte sager, bør posteringsindberetningen indeholde følgende oplysninger: Rekvirent (Udlændingestyrelsen/Flygtningenævnet), anmodningens dato og udl.nr./j.nr., asylansøgerens navn eller emnet for udtalelsen. Da indberetningen som hovedregel videresendes til den rekvirerende myndighed, må den lokale kildes navn og adresse af hensyn til kildens personlige sikkerhed og kildens muligheder for fortsat at bistå repræsentationen ikke fremgå af indberetningen.

I de tilfælde, hvor repræsentationen får sine udgifter refunderet ved direkte henvendelse til den rekvirerende myndighed, dvs. uden om Udenrigsministeriet, er det repræsentationens ansvar at påse, at identiteten på de lokale kilder ikke videregives. Den pågældende kildes faktura bør således kun vedlægges repræsentationens skrivelse til den rekvirerende myndighed i form af en anonymiseret kopi, medens originalen opbevares på repræsentationens akter.

INDHOLDSFORTEGNELSE

KAPITEL XXII

Den europæiske union

den fælles udenrigs- og sikkerhedspolitik

A. Generelt

B. Samarbejde mellem EU-landenes repræsentationer

A. Generelt

Bestemmelserne om Den Fælles Udenrigs- og Sikkerhedspolitik (FUSP) fremgår af Traktaten om Den Europæiske Union, afsnit V.

Der er tale om en videreudbygning af det udenrigspolitiske samarbejde, som EF-landene indledte i 1970 under betegnelsen »Det Europæiske Politiske Samarbejde«, EPS, og som i 1986 blev traktatfæstet i Den Europæiske Fælles Akt.

FUSP ens centrale elementer er informationsudveksling/orientering, rådføringer, beslutninger (fælles holdninger eller fælles aktioner) og fælles optræden på det udenrigs- og sikkerhedspolitiske område.

De generelle mål for FUSP er bl.a. beskyttelse af Unionens fælles værdier, grundlæggende interesser og uafhængighed. Disse generelle mål specificeres nærmere i konkrete udenrigspolitiske sammenhænge navnlig af Det Europæiske Råd. FUSP skal bidrage til at styrke medlemslandenes udenrigspolitiske indflydelse gennem formulering af en fælles og sammenhængende politik, og samtidig styrke den europæiske proces gennem øget forståelse medlemslandene imellem.

EU-Kommissionen deltager fuldt ud i samarbejdet vedrørende FUSP.

Det Europæiske Råd (stats- og regeringschefer) definerer principper og generelle retningslinier for FUSP. Rådet (af udenrigsministre) træffer på dette grundlag de beslutninger, der er nødvendige for at definere og gennemføre FUSP. Rådet skal sikre enhed, sammenhæng og effektivitet i Unionens handlinger.

Den Politiske Komité, der består af de politiske direktører og europæiske korrespondenter fra medlemslandenes udenrigsministerier, er det centrale koordinerende og forberedende organ for FUSP. Der findes endvidere 30 arbejdsgrupper, der behandler FUSP-emner efter en geografisk og emnemæssig opdeling. Dokumentationsoversigten indeholder på bagsiden en oversigt over mødevirksomheden inden for FUSP.

Med hensyn til instrumenter råder FUSP over flere muligheder end det tidligere EPS. Den fælles politik kommer fortsat ofte til udtryk ved brug af de almindelige instrumenter for diplomatisk virksomhed, især gennem offentliggørelse af erklæringer indeholdende EU s stillingtagen til aktuelle internationale spørgsmål samt gennem udførelse af demarcher på EU s vegne.

Herudover har Rådet mulighed for at tage mere formelt forpligtigende beslutninger i form af »fælles holdninger« og »fælles aktioner«. Rådet kan således med enstemmighed fastlægge en fælles holdning, hvorefter medlemslandene skal sikre, at deres nationale politik er i overensstemmelse med denne.

Endvidere kan Rådet med ensstemmighed beslutte, at et spørgsmål skal gøres til genstand for en fælles aktion, som forpligter medlemslandene ikke bare i deres politik men i deres konkrete stillingtagen og handlinger. En fælles aktion er karakteriseret ved, at de midler, EU har til sin rådighed for at gennemføre konkrete aktioner, gøres fælles. En fælles aktion kan således omfatte fællesskabsforanstaltninger, som dog besluttes i henhold til de gældende kommunautære procedurer.

Samarbejdet under FUSP omfatter alle spørgsmål af generel udenrigs- og sikkerhedspolitisk interesse. Der er dog i en særlig bestemmelse givet mere specifikke rammer for den fremtidige udvikling på det sikkerheds- og forsvarspolitiske område, idet det præciseres, at FUSP omfatter alle spørgsmål vedrørende Unionens sikkerhed, »herunder udformningen på langt sigt af en fælles forsvarspolitik, som med tiden vil kunne føre til et fælles forsvar«.

Der er endvidere indført en særlig forbindelse mellem Unionen og Den Vesteuropæiske Union (WEU), der »udgør en integrerende del af udviklingen af Den Europæiske Union«. Unionen kan således anmode WEU om at udarbejde og iværksætte afgørelser og aktioner, der har indvirkning på forsvarsområdet.

I Edinburgh-afgørelsen er det præciseret, at Danmark ikke deltager i udarbejdelsen og gennemførelsen af afgørelser og aktioner inden for Unionen, som har indvirkning på forsvarsområdet, men at Danmark ikke vil hindre, at der udvikles et snævrere samarbejde mellem medlemsstater på dette område.

Endvidere tog Det Europæiske Råd i Edinburgh i december 1992 til efterretning, at Danmark vil afstå fra sin ret til at varetage formandsskabet for Unionen i alle tilfælde, hvor der er tale om at udarbejde og iværksætte afgørelser og aktioner under Unionen, der har indvirkning på forsvarsområdet.

Udenrigsministeriet tillægger Den Fælles Udenrigs- og Sikkerhedspolitik stor vægt. Repræsentationerne bør derfor til stadighed være opmærksom på behovet for indberetninger forud for møder inden for FUSP.

B. Samarbejde mellem EU-landenes repræsentationer

EU-formandskabsfunktionen i tredjelande varetages som udgangspunkt af formandskabets faste bosiddende diplomatiske repræsentant på stedet. I de tilfælde, hvor formandskabet ikke har en fast bosiddende diplomatisk repræsentant, varetages formandskabsopgaverne som hovedregel af det næstfølgende formandskabsland. Hvis dette land heller ikke er repræsenteret, går formandskabet videre til en af de tilstedeværende EU-landes repræsentationer efter en særlig lokal rotationsordning.

Hvis en dansk repræsentation skal varetage det lokale formandsskab, vil repræsentationen modtage en instruktion med generelle retningslinier for varetagelsen af opgaven.

I en række tilfælde optræder det lokale formandskab over for opholdslandets myndigheder sammen med trojka-kollegerne (normalt det foregående og det kommende formandskab samt Kommissionen). I de tilfælde, hvor formandskabet er udpeget i henhold til en særlig lokal rotationsordning, gælder der dog også en tilsvarende lokal rotationsordning for troika ens sammensætning. Kommissionen vil dog altid indgå i troika en, hvis den er repræsenteret på stedet.

Opgaverne for formandskabsrepræsentationen falder hovedsageligt inden for følgende kategorier

Samarbejde med de øvrige EU-landes og Kommissionens repræsentationer, herunder møder for at drøfte aktuelle spørgsmål og udarbejdelse af fælles rapporter (normalt efter anmodning).

Kontakter med opholdslandets udenrigsministerium og øvrige myndigheder.

Administrativt og konsulært samarbejde.

Regelmæssig dialog med visse andre landes repræsentationer på stedet.

Formandskabsrepræsentationen har pligt til at sikre et godt og konstruktivt samarbejde mellem EU-repræsentationerne på stedet. Dette samarbejde har bl.a. til formål at sikre, at de fælles holdninger og fælles aktioner, som Rådet har vedtaget, overholdes og iværksættes (jf. TEU art. J15). Kommissionens delegation på stedet deltager fuldt ud i samarbejdet.

Det er det lokale formandskabs opgave regelmæssigt at tage initiativ til at sammenkalde de øvrige EU-repræsentationer til møder e.l. med henblik på at koordinere repræsentationernes vurderinger af spørgsmål i relation til opholdslandet.

Formandskabsrepræsentationen bør som led i dette samarbejde løbende holde øje med FUSP-møderytmen i Bruxelles og formandskabslandet (rådsmøder, møder i Den Politiske Komité, arbejdsgruppemøder og politiske dialogmøder med tredjelande).

Der udarbejdes ofte fælles rapporter fra EU s repræsentationer i tredjelande. Sådanne rapporter, der både kan have form af en generel politisk analyse af situationen i landet eller en konkret vurdering af et bestemt emne, udarbejdes under ledelse af formandskabsrepræsentationen.

Der påhviler formandskabsrepræsentationen en særlig opgave som talsmand for EU over for opholdslandet. Det gælder således ved udførelsen af instruktioner på EU s vegne. Når formandskabsrepræsentationen optræder på EU s vegne i forhold til de lokale myndigheder enten alene, ledsaget af Kommissionen eller ledsaget af troika-kollegerne (inkl. Kommissionen), er det vigtigt at få understreget, at instruktionen udføres på EU s og alle EU-landenes vegne uanset hvor mange af EU-landene der er repræsenteret på stedet. Formandskabsrepræsentationen bør holde de øvrige EU-repræsentationer underrettet om en forestående henvendelse til opholdslandets myndigheder samt efterfølgende om resultatet heraf.

Samarbejde om administrative spørgsmål af fælles interesse for EU-repræsentationerne kan bl.a. munde ud i fælles dokumenter med praktiske oplysninger om lokale leveforhold.

Koordinering af sikkerhedsforanstaltninger for repræsentationernes medarbejdere er også omfattet af det administrative samarbejde.

Det konsulære samarbejde er blevet væsentligt udbygget de senere år, og yderligere intensivering drøftes i EU-kredsen.

For at sikre EU-statsborgere den beskyttelse de i henhold til TEF art. 20 nyder i tredjelande, hvor hjemlandet ikke er repræsenteret, blev der med virkning fra 1. juli 1993 vedtaget et sæt retningslinjer for arbejdet ved medlemslandenes repræsentationer med bistand til »ikke-repræsenterede« EU-borgere. Retningslinjerne er senest blevet opdateret 19. december 1995. Endvidere blev der den 27. juni 1996 vedtaget et sæt retningslinjer vedrørende evakuering af EU-borgere fra kriseområder. Beslutningen indebærer, at Rådet, i forbindelse med evakueringsaktioner, som kræver anvendelse af militære midler, anmoder WEU om bistand. I overensstemmelse med Edinburgh-afgørelsens afsnit C deltog Danmark ikke i Rådets beslutning.

Der er vedtaget retningslinjer for et regelmæssigt samarbejde på stedet mellem EU s repræsentationer og de ti associerede central- og østeuropæiske landes repræsentationer (Bulgarien, Estland, Letland, Litauen, Polen, Rumænien, Slovakiet, Slovenien, Tjekkiet og Ungarn) samt de associerede lande Cypern og Malta.

Det er endvidere besluttet at udvikle et samarbejde mellem EU s repræsentationer og EØS-landenes repræsentationer på stedet (Island, Norge og Liechtenstein).

Selv om de lokale forhold selvsagt vil variere betydeligt fra sted til sted, lægges der fra dansk side generelt stor vægt på, at et sådant regelmæssigt samarbejde opbygges i videst muligt og relevant omfang.

INDHOLDSFORTEGNELSE

KAPITEL XXIV

De honorære repræsentationer

A. De konsulære repræsentationers overordnede myndigheder

B. Oprettelse og nedlæggelse af konsulære repræsentationer

C. Honorære konsulers udnævnelse

D. Honorære konsulers overtagelse af embedet

E. Honorære konsulers orlov, midlertidig bestyrelse af konsulatet

F. Honorære konsulers suspension

G. Honorære konsulers afsked

H. Overtagelse af konsulære hverv for andre stater

I. Honorære konsulers rettigheder og retsbeskyttelse efter danske regler

J. Honorære konsulers rettigheder og retsbeskyttelse efter folkerettens regler

K. De honorære konsulers arkiv

L. Refusion af de honorære konsulers tjenesteudlæg

A. De konsulære repræsentationers overordnede myndigheder

Konsulære repræsentationer i lande, som Danmark ikke opretholder diplomatisk forbindelse med, er direkte underlagt Udenrigsministeriet, medmindre den overordnede myndighed af ministeriet er blevet tillagt en anden diplomatisk eller konsulær repræsentation. Honorære repræsentationer er underlagt den diplomatiske repræsentation for det pågældende land.

Den overordnede repræsentation

1) giver de honorære repræsentationer generelle anvisninger med hensyn til tjenestens udførelse og instruktion i konkrete sager, hvor der måtte være anledning til det, eller hvor den honorære repræsentation måtte ønske den overordnede repræsentations bistand eller råd;

2) påser, at givne forskrifter og anvisninger efterfølges i det daglige arbejde, og at arbejdet ledes på forsvarlig måde;

3) besøger med passende mellemrum de honorære repræsentationer og påser, at arkiver, protokoller og brevveksling føres i overensstemmelse med de pågældende forskrifter, samt at eventuelle deposita hos de honorære repræsentationer er til stede.

B. Oprettelse og nedlæggelse af konsulære repræsentationer

Hvor der måtte være anledning til det, indsender de diplomatiske repræsentationer forslag til Udenrigsministeriet om oprettelse eller nedlæggelse af generalkonsulater, konsulater eller vicekonsulater. Forslaget bør være ledsaget af fyldige oplysninger til belysning af de stedlige danske interesser, handelsstatistik, kommunikationsforhold, danske bosatte i distriktet og andre landes konsulære repræsentationer. For havnebyers vedkommende tillige oplysning om omfanget af den danske skibstrafik på stedet.

C. Honorære konsulers udnævnelse

Honorære generalkonsuler og konsuler udnævnes af Dronningen, honorære vicekonsuler af udenrigsministeren.

Ved besættelsen af en ledig eller nyoprettet konsulpost bringer den overordnede diplomatiske repræsentation én eller flere egnede kandidater i forslag. Prototypen på en egnet kandidat er en person, der nyder almindelig anseelse, er økonomisk rimeligt uafhængig og indtager en vis position på stedet med gode forbindelser til myndigheder og organisationer. Der vil typisk kunne være tale om en fremtrædende forretningsmand, advokat, shippingmand e.l. Repræsentationens indstilling til Udenrigsministeriet, vedlagt et »Spørgeskema til brug ved besættelse af honorære konsulposter« udfyldt af kandidaten, skal indeholde de fornødne oplysninger om: kandidatens eller kandidaternes data, nationalitet, uddannelse og tillidsposter, herunder om den pågældende er eller har været konsulær repræsentant for andre stater eller tidligere har beskæftiget sig med konsulatsarbejde. Hvis kandidaten er forretningsmand, bør repræsentationen også oplyse firmaets art og eventuelle forretningsforbindelser med Danmark, samt dets økonomiske stilling. Endvidere bør anføres, hvilke sprog kandidaten taler og skriver, herunder om han er i stand til at forstå og besvare breve på dansk, idet en dansk eller dansktalende kandidat alt andet lige foretrækkes.

Hvis der kun foreslås én kandidat, skal det oplyses, hvorfor repræsentationen ikke har foreslået flere. Endvidere bør repræsentationen forud sikre sig, at den pågældende er rede til at påtage sig hvervet. Hvis der foreslås flere kandidater, skønner repræsentationen, om der er grund til at indhente udfyldt spørgeskema fra andre kandidater end den, der primært indstilles. Repræsentationen skal i indberetningen give en bedømmelse af kandidaternes respektive kvalifikationer og indstille dem i præferenceorden.

Før udnævnelsen kan finde sted, skal repræsentationen i hovedtræk have gjort kandidaten bekendt med karakteren og omfanget af det konsulære arbejde og fået vedkommendes endelige tilsagn om at ville påtage sig hvervet. En formel ansøgning til Dronningen eller udenrigsministeren kræves ikke.

En række lande kræver, at der indhentes forhåndsgodkendelse af udnævnelsen af den pågældende kandidat fra opholdslandets udenrigsministerium.

Ved konsulens udnævnelse udstedes et patent, der angiver den pågældendes stilling og den konsulære repræsentations sæde samt, for generalkonsuler og konsuler, vedkommendes distrikt (embedsområde). Efter udnævnelsen retter den diplomatiske repræsentation efter instruktion fra Udenrigsministeriet henvendelse til opholdsstatens udenrigsministerium for at opnå eksekvatur (anerkendelse). Når eksekvatur foreligger, sendes patentet til konsulen. Samtidig underrettes andre danske konsulære repræsentationer i landet om hans udnævnelse. Konsulen sørger selv for optagelse af konsulatets adresse, telefonnummer og fax mv. i lokale telefonbøger, handelshåndbøger o.l.

D. Honorære konsulers overtagelse af embedet

Efter udnævnelsen underskriver generalkonsuler og konsuler (men ikke vicekonsuler) en erklæring, hvori de på ære og samvittighed lover at ville opfylde deres tjenestepligter med troskab og nidkærhed og nøje efterkomme tjenstlige ordrer og befalinger.

Den overordnede repræsentation modtager fra Udenrigsministeriet et spørgeskema, som konsulen skal udfylde med oplysninger om konsulatets adresse, telefonnumre, kontortid m.m.

Endvidere fremsendes, ligeledes via den overordnede repræsentation, en fortegnelse over de arkivalier, der bør være på ethvert honorært konsulat.

Hvis der er tale om et nyoprettet konsulat, sendes de opførte arkivalier til dette. Overtager konsulen et allerede bestående konsulat, sammenholder han fortegnelsen med de overtagne arkivalier og indberetter om eventuelt manglende effekter. Ved embedets overtagelse skal konsulen påse, om der i konsulatet er deponeret offentlige eller private midler og i givet fald indsende en fortegnelse over sådanne deposita.

Det påhviler endvidere den nyudnævnte konsul nøje at påse, at forgængerens konsulære arkiv i sin helhed overleveres ham, og at sikre sig, at det er i behørig orden. Afsnit K. nedenfor. indeholder nærmere regler for kassation og hjemsendelse af arkivalier.

E. Honorære konsulers orlov,midlertidig bestyrelse af konsulatet

En honorær konsul kan forlade sit distrikt i et tidsrum af indtil tre måneder uden at have indhentet forudgående tilladelse. Han skal dog så tidligt som muligt underrette den overordnede myndighed om datoen for sin afrejse og sin tilbagekomst.

Ved fravær over tre måneder skal konsulen indsende ansøgning om orlov til den overordnede repræsentation. Her kan man bevilge den ønskede orlov, hvis en så lang orlovsperiode anses for forsvarlig. Tvivlstilfælde bør forelægges Udenrigsministeriet, som skal underrettes om enhver orlov af længere varighed.

Ved enhver bortrejse eller sygdom skal konsulen drage omsorg for konsulatsforretningernes forsvarlige varetagelse (på konsulens ansvar) under fraværet. Konsulens meddelelse om konsulatets midlertidige bestyrelse forelægges den overordnede myndighed med oplysning om stedfortræderens navn, stilling og bopæl og eventuel ny midlertidig adresse for konsulatet. Hvis konsulatet midlertidigt flyttes til anden adresse, bør også de stedlige myndigheder underrettes.

I alle tilfælde, hvor en honorær konsul rejser til Danmark, bør han underrette Udenrigsministeriet og oplyse sin adresse under opholdet. Konsulen bør så vidt muligt aflægge besøg i ministeriet og give eventuelt interesserede lejlighed til at drøfte tjenstlige anliggender.

F. Honorære konsulers suspension

Indtræder graverende forhold, der skønnes uforenelige med konsulens fortsatte ledelse af konsulatet, skal den overordnede repræsentation omgående indberette det til Udenrigsministeriet. Ministeriet træffer bestemmelse om konsulens eventuelle suspension.

Såfremt sagen ikke tåler opsættelse, vil chefen for den overordnede repræsentation foreløbig kunne sætte den honorære konsul fra tjenesten. Underretning om suspensionen indsendes straks pr. telex til ministeriet.

G. Honorære konsulers afsked

En honorær konsul kan afskediges, når det måtte stemme med tjenestens tarv. Han kan også selv med passende varsel anmode om at blive fritaget for sit embede.

Aldersgrænsen for en honorær konsul er 70 år. Et halvt år før den honorære konsul fylder 70 år, skal den overordnede repræsentation opfordre konsulen til at indgive sin afskedsbegæring og indstille den pågældende til afsked ved opnåelsen af denne alder. Når ganske særlige omstændigheder måtte tale derfor, kan repræsentationen dog undtagelsesvis indstille til Udenrigsministeriet, at konsulen fortsætter i tjenesten ud over sit 70. år.

H. Overtagelse af konsulære hverv for andre stater

Konsuler kan ikke uden tilladelse fra Udenrigsministeriet påtage sig konsulære hverv for

I. Honorære konsulers rettigheder og retsbeskyttelse efter danske regler

Honorære generalkonsuler og honorære konsuler med titel af generalkonsuler har rang i den danske rangforordnings III. klasse nr. 3, honorære konsuler i IV. klasse nr. 1.

Honorære konsuler er berettiget til ved officielle lejligheder at bære den reglementerede konsuluniform for udenrigstjenesten.

Den danske straffelov yder enhver, som det påhviler at handle i medfør af offentlig tjeneste eller hverv, en kvalificeret retsbeskyttelse. Denne retsbeskyttelse tilkommer også den honorære konsul over for overgreb, forulempelser, trusler eller ærekrænkende angreb foretaget under eller i anledning af hans tjenstlige virksomhed.

J. Honorære konsulers rettigheder og retsbeskyttelse efter folkerettens regler

Reglerne om honorære konsulatsembedsmænd og konsulære repræsentationer, der ledes af sådanne embedsmænd, er kodificeret i Wienerkonventionen af 24. april 1963 om konsulære forbindelser. Konventionen er trådt i kraft den 19. marts 1967 og tiltrådt af 156 lande. Konventionens regler er transformeret til dansk ret ved lov nr. 67 af 8. marts 1972. Konventionen trådte i kraft for Danmark den 15. december 1972.

Bestemmelserne om honorære konsuler og repræsentationer findes i konventionens kapitel III. Ifølge disse regler skal modtagerstaten beskytte konsulatsområdet og respektere konsulatsarkivers og dokumenters ukrænkelighed. Der skal ydes fritagelse for statslige og kommunale afgifter med hensyn til konsulatsområde, der ejes eller lejes af udsenderstaten. Modtagerstaten skal tillade told og afgiftsfri indførsel af effekter, der sædvanligvis leveres til et honorært konsulat af udsenderstaten.

Folkerettens almindelige regler sikrer fri kommunikation mellem udsenderstatens regering og dens diplomatiske og konsulære repræsentationer samt mellem disse indbyrdes under benyttelse af alle dertil egnede midler, herunder diplomatiske kurerer samt kode- og chiffermeddelelser, jf. kodificeringen i art. 27, stk. 1, i Wienerkonventionen af 18. april 1961 om diplomatiske forbindelser og immuniteter og i art. 35 i Wienerkonventionen af 24. april 1963 om konsulære forbindelser.

Modtagerstaten skal give en honorær konsulatsembedsmand den beskyttelse, der måtte være påkrævet på grund af hans officielle stilling.

En honorær konsulatsembedsmand skal være fritaget for alle afgifter og skatter på vederlag, som han modtager fra udsenderstaten for at varetage de konsulære opgaver.

Enhver stat kan frit bestemme, om den vil udnævne eller modtage honorære konsulatsembedsmænd.

Konventionens artikel 58 tillægger desuden honorære repræsentationer flere af de samme rettigheder, som tilkommer udsendte konsulater. Dette gælder særlig retten til at anvende rigsflag og rigsvåben, retten til kommunikationsfrihed i alle officielle anliggender, herunder beskyttelse af konsulatsposten og ret til frit at sætte sig i forbindelse med udsenderstatens statsborgere.

Honorære konsulatsembedsmænd har ret til at henvende sig til modtagerstatens myndigheder. De har også ret til at modtage de gebyrer og afgifter for konsulære tjenestehandlinger, som udsenderstaten har fastsat.

Honorære konsulatsembedsmænd skal overholde modtagerstatens love og bestemmelser, og konsulatsområdet må ikke benyttes på en måde, der er uforenelig med de konsulære opgaver.

Konsulære repræsentationer kan efter folkeretlig sædvane som hovedregel ikke rette henvendelse til opholdslandets udenrigsministerium, men kan i modsætning til de diplomatiske repræsentationer tage kontakt til de lokale myndigheder inden for konsulatsdistriktet, i det omfang dette er skik og brug i opholdslandet.

I henhold til art. 17 i Wienerkonventionen af 24. april 1963 om konsulære forbindelser kan en konsulær embedsmand for en stat, der ikke har nogen diplomatisk repræsentation i opholdslandet, dog med opholdslandets samtykke, og uden at hans konsulære stilling berøres af det, bemyndiges til at udføre diplomatiske embedshandlinger.- handlinger. En konsulatsembedsmand kan også anmeldes som repræsentant ved en international organisation i opholdslandet. Konsulatsembedsmanden kan dog ikke formulere henvendelser til opholdslandets udenrigsministerium udenrigs- ministerium som personlige noter til udenrigsministeren eller verbalnoter, men bør henvende sig i form af en personlig skrivelse til vedkommende embedsmand i udenrigsministeriet eller i forbindelse med en personlig samtale om sagen aflevere et memorandum. Aide-mémoire (A.M.) eller Promemoria (P.M.)

K. De honorære repræsentationers arkiv

1. Arkivets organisation

Arkivet ved en honorær repræsentation skal inddeles efter konsulernes samlede embedsperiode, idet datoen for udnævnelse lægges til grund. Det betyder i praksis, at en nyudnævnt konsul midlertidigt overtager forgængerens arkiv som referencemateriale, og at skiftet medfører, at forgængerens arkiv samtidig afsluttes.

Ved enhver repræsentation føres

1) journal for ind og udgående kommunikation,

2) fortegnelse over deposita,

3) notarialprotokol, for så vidt repræsentationen er bemyndiget til at udføre notarialforretninger.

De honorære repræsentationers arkiv skal opbevares i et særskilt rum eller skab adskilt fra konsulens private ejendele, forretningspapirer og korrespondance. Til opbevaring anbefales anvendelse af arkivæsker, Rigsarkivets model, der kan skaffes gennem den overordnede repræsentation eller Udenrigsministeriet. Fortrolige dokumenter, stempel og signet samt pasformularer og andre formularer eller dokumenter, som kan misbruges af uvedkommende, skal opbevares på betryggende måde under lås.

Arkivordningen må ifølge sagens natur i et vist omfang afpasses efter omfanget og karakteren af repræsentationens arbejde. For de honorære repræsentationer anbefales følgende opdeling, der følger systematikken i denne Instruks

B betyder bevares. K betyder kasseres efter år. K-år er vejledende, og der kan således evt. kasseres forinden.

Kassationsfrist

Bemærkninger

I.Udenrigstjenesten

1.

Generelle regler

K 15

2.

Konsulens personlige akter (udnævnelse, orlov, etc.)

B

3.

Konsulatssekretær: (Navn)

K 15

4.

Vicekonsulatet i (By)

B

5.

II. Rigsvåben, flag og uniform

1.

Generelle regler

K 15

2.

Konsulatets våbenskjold og flag

K 15

3.

Forespørgsler om udlån af flag

K 15

4.

III. Repræsentationens embedsførelse

1.

Generelle regler

K 15

2.

Konsulatets kontor

K 5

3.

Konsulatets inventar

K 5

4.

Konsulatets arkiv

B

5.

Refusion af tjenesteudlæg

K 5

6.

IV. Særlige embedsfunktioner

A. Legalisationer og udfærdigelse af attester og dokumenter

1.

Generelle regler

K 15

2.

Legalisationer og udfærdigelse af attester

K 5

Samlesag

B.

Notarialforretninger

1.

Generelle regler

K 15

2.

Oprettelse af testamente

B

Enkeltsag

3.

4.

C.

Stemmeafgivning i udlandet

1.

Folketingsvalg og kommunale valg

K 15

2.

Folkeafstemninger

K 15

3.

Valg til Europaparlamentet

K 15

D.

Deposita

1.

Generelle regler

K 15

2.

Depositum: (Navn)

K 15

Samlesag

V. Erhvervelse, fortabelse og generhvervelse af dansk statsborgerret

1.

Generelle regler

K 15

2.

Forespørgsler om dansk statsborgerret

K 15

3.

Dansk indfødsret: (Navn)

Samlesag

VI. Pas, visum, indrejse- og indførselsbestemmelser mv.

A.

Pas og visum m.m.

1.

Generelle regler

K 15

2.

Ansøgning om pas

K 15

Samlesag

3.

Udstedelse af midlertidige identitetsbeviser

K 15

4.

Ansøgninger om visum

K 15

B.

Indrejse- og indførselsbestemmelser

1.

Generelle regler

K 15

2.

Forespørgsler

K 5

Samlesag

VII. Bistand til danske

A.

Økonomisk bistand

1.

Generelle regler

K 15

2.

Lån: (Navn)

K 10

Enkeltsag

3.

Understøttelse (Navn)

K 10

Enkeltsag

B.

Værnepligt

1.

Generelle regler

K 15

2.

Forespørgsler

K 10

Samlesag

C.

Bistand til arrestanter og lovovertrædere

1.

Generelle regler

K 15

2.

Arrestation: (Navn)

B

Enkeltsag

3.

Udvisning: (Navn)

B

4.

D.

Bistand ved dødsfald

1.

Generelle regler

K 15

2.

Dødsfald: (Navn)

K 10

Samlesag

VIII. Bistand i civilretlige og strafferetlige anliggender

1.

Generelle regler

K 15

2.

Underholdsbidrag: (Navn)

K 10

Enkeltsag

3.

Skatterestance: (Navn)

K 10

Enkeltsag

4.

Forkyndelse: (Navn)

K 10

Enkeltsag

5.

Optagelse af forklaring: (Navn)

K 10

Enkeltsag

6.

IX. Bistand i familieretlige anliggender

1.

Generelle regler

K 15

2.

Ægteskabsattest: (Navn)

K 15

Enkeltsag

3.

Kundgørelse om indgåelse af ægteskab: (Navn)

K 15

Enkeltsag

4.

Ansøgning om separation: (Navn)

K 15

Enkeltsag

5.

Faderskabssag: (Navn)

K 15

Enkeltsag

X. Bistand i arvesager

1.

Generelle regler

K 15

2.

Dødsbo: (Navn)

B

Enkeltsag

XI. De konsulære repræsentationers varetagelse af danske erhvervsinteresser

1.

Generelle regler

K 5

2.

Forespørgsler fra danske eksportører. (Alt efter antallet af forespørgsler oprettes særskilte aktpakker for de forskellige varegrupper eller for hvert firma for sig)

K 5

3.

Forespørgsler fra (opholdslandets) importører. (Alt efter antallet af forespørgsler oprettes særskilte aktpakker for de forskellige varegrupper eller for hvert firma for sig)

K 5

4.

Forespørgsler fra danske importører

K 5

5.

Forespørgsler fra (opholdslandets) eksportører

K 5

6.

Anmodninger om soliditetsoplysninger

K 5

7.

Klager over danske firmaer

K 5

8.

Messer og udstillinger

K 5

XII. Repræsentationens informationsvirksomhed

1.

Publikationer om Danmark

K 10

2.

Billedarkiv

B

3.

Danske film

K 10

4.

Diskotek

B

5.

Udsendelse af publikationer

K 10

6.

Anmodninger om publikationer, billeder, film og musik

K 2

7.

Forespørgsler

K 2

XIII. Luftfart

1.

Generelle regler

K 15

2.

Forespørgsler

K 10

XIV. Flådebesøg

1.

Generelle regler

K 15

2.

Danske flådebesøg

K 15

Enkeltsag

XV. Søfart

1.

Generelle regler

K 15

2.

Skibspapirer

K 15

Samlesag

3.

Søulykker og søforklaring

K 15

Enkeltsag

XVI. Bistand til søfolk

1.

Generelle regler

K 15

2.

Sygdom og dødsfald

K 10

Enkeltsag

3.

Fri- og hjemrejse

K 10

Samlesag

4.

Hyre og feriegodtgørelse

K 10

Samlesag

For hver sag oprettes en aktpakke, der betegnes med gruppe, bogstav, nummer og årstal for dens oprettelse. På aktpakken henlægges alle aktstykker og kopier af konsulatets ekspeditioner i sagen, forsynet med aktpakkens journalnummer. Blandt andet af hensyn til arkiveringen bør konsulatet som hovedregel undgå at behandle flere emner i samme indberetning eller skrivelse.

Alle ind og udgående skrivelser og telegrammer akteres og indføres i en journal med følgende rubrikker

Indgående post

Modt.

Dateret

Nr.

Afsender

Emne

Repr.

dato

j.nr

Udgående post

Dato

Nr.

Adressat

Emne

Repr.

j.nr.

2. Kassation og hjemsendelse af arkivalier

a. For kassation gælder de anførte kassationsfrister ovenfor under 1, der angiver det maksimale antal år, der skal forløbe, inden kassation skal gennemføres. Kassation skal ske under behørig kontrol af konsulatet. Uanset kassationsbemyndigelse skal der bevares og hjemsendes en typisk sag pr. hovedgruppe.

b. Hjemsendelse må kun finde sted efter gennemført kassation og normalt kun for de sager, der under 1 er anført med et B. Det afsluttede arkiv fra den foregående konsul forbliver ved konsulatet i tre år af hensyn til brug af ældre sager og skal derefter hjemsendes i sin helhed.

Ved hjemsendelse gælder følgende: Protokoller skal på bindet være forsynet med navn på konsulatet, hvorfra hjemsendelsen finder sted. Protokollens art samt begyndelses og slutåret skal anføres.

Aktpakker hjemsendes i arkivæsker, Rigsarkivets model. På æskens ene smalle ende anføres med tydelig skrift i tusch eller blæk (ikke blyant eller farveblyant) journalnumrene på de aktpakker, æsken indeholder.

Aktstykker eller breve anbragt i brevordnere bør tages ud og lægges i omslag, da metallet kan ruste og ødelægge papiret. De forskellige grupper af breve og akter bør adskilles ved omslag og pakkes i arkivæsker med angivelse af indholdet på samme måde som aktpakkerne.

Sagernes arkivmæssige og kronologiske rækkefølge må nøje overholdes, og hver gruppe og undergruppe lægges for sig.

Ved afleveringen skal medfølge en liste i fire eksemplarer over de hjemsendte æsker, og for hver æske anføres ikke blot aktpakkernes journalnumre, men også deres titler eller oplysninger om, hvad de indeholder. Udgifterne i forbindelse med hjemsendelse afholdes af Udenrigsministeriet.

Forsendelsen adresseres

Udenrigsministeriet

att. Arkivet

Asiatisk Plads 2

DK1448 København K

Danmark

L. Refusion af honorære konsulers tjenesteudlæg

Honorære konsuler er berettiget til refusion af

1) teleudgifter samt porto og andre forsendelsesudgifter i tjenesteanliggender,

2) udgifter til anskaffelse af protokoller, papir og skrivemateriale til brug i tjenesten,

3) udgifter til anskaffelse af tryksager til den overordnede repræsentation eller Udenrigsministeriet,

4) udlæg afholdt i forbindelse med bistand til danske myndigheder, institutioner eller private. Det forudsættes, at konsulen har fulgt de foreskrevne regler, herunder navnlig at han, hvor det kræves, først har indhentet bemyndigelse til at afholde udgiften. Ved udlæg forstås ikke blot betalinger foretaget for andre, men også udgifter som repræsentationens chef eller medarbejdere måtte have haft til befordring og eventuelt til kost og logi, hvis bistand må ydes uden for repræsentationens kontor.

Udlæg for private afholdt uden hjemmel i denne Instruks eller uden særskilt bemyndigelse i det enkelte tilfælde må de honorære repræsentationer søge refunderet direkte fra de pågældende. Bor debitor i Danmark, vil Udenrigsministeriet i givet fald bistå repræsentationen til at opnå refusion.

Konsulen skal indberette om udlæggene under pkt. 4, så snart de er afholdt. I indberetningen, der skal være ledsaget af alle regnskabsbilag, bør det anføres, om de pågældende udlæg ønskes refunderet særskilt eller bliver optaget i konsulatets årsopgørelse, jf. nedenfor.

Senest den 1. februar skal konsulen til Udenrigsministeriet indsende en dokumenteret opgørelse over de nævnte udlæg under 1-3) i det foregående kalenderår. I opgørelsen anføres også eventuelle urefunderede beløb af den nævnte art under 4). Honorære repræsentationer, der regelmæssigt har udlæg af en betydelig størrelsesorden, kan indsende opgørelse halvårsvis eller kvartalsvis.

KAPITEL XXI

Nordisk samarbejde på udenrigstjenestens område

A. Generelt

B. Nordisk konsulært samarbejde

1. Hovedprincipper for samarbejdet

2. Samarbejdets gennemførelse

A. Generelt

Udenrigsministeriet tillægger samarbejdet mellem de nordiske landes udenrigstjenester stor værdi. Dette gælder ikke mindst samarbejdet mellem de nordiske repræsentationer i udlandet, hvor der er en mangeårig tradition for, at repræsentationerne på stedet konsulterer hinanden i anliggender af fælles interesse. Der er også en tradition for, at man udveksler informationer og rapporter og yder bistand i konkrete sager.

Et tilsvarende samarbejde finder sted mellem de nordiske udenrigsministerier på politiske, økonomiske og administrative områder, hvor de fem landes udenrigsministre og embedsmænd fra ministerierne mødes for at udveksle synspunkter og afstemme holdninger. Nordiske udenrigsministermøder holdes to gange årligt i formandskabets land samt i margenen af FN s generalforsamling og Nordisk Råds session. De bistandsansvarlige ministre holder regelmæssige møder. På embedsmandsplan mødes direktørerne to gange årligt. Pol-cheferne, cheferne for bistandsadministrationerne, FN-kontorcheferne, protokolcheferne og presse- og informationscheferne og eksperter på de enkelte sagsområder mødes med jævne mellemrum. Administrative og organisatoriske spørgsmål drøftes under regelmæssige møder af cheferne for udenrigsministeriernes administrationer; på disse møder behandles bl.a. emner som udetillæg, uddannelses- og rekrutteringsspørgsmål, oprettelse af nye repræsentationer, byggeri og ejendomsadministration i udlandet.

I 1992 indførtes på statsministrenes initiativ princippet om et aktivt formandskab i det nordiske samarbejde. Formandskabet er et-årigt, følger kalenderåret, og går på skift mellem landene i rækkefølgen Danmark, Finland, Norge, Sverige og Island. Finland har formandskabet i år 2001.

Et formelt grundlag for det samarbejde, der allerede for længst havde udviklet sig, og som er blevet yderligere udbygget efter den anden verdenskrig, blev skabt ved den nordiske samarbejdsoverenskomst af 23. marts 1962, som senest ændret ved overenskomst af 29. september 1995. Samarbejdsoverenskomsten indeholder følgende bestemmelser, der tager sigte på samarbejdet mellem de fem landes udenrigsministerier og på samarbejdet mellem de stedlige repræsentationer i udlandet

KAPITEL XX

Repræsentationernes opgaver under uroligheder og kriser i opholdslandet

A. I forhold til danske statsborgere

1. Indberetning

2. Generelle retningslinier for repræsentationernes arbejde med krise og evakueringsplanlægning

a. Repræsentationernes forberedelser i »fredstid«

b. Repræsentationernes foranstaltninger i tilfælde af overhængende eller indtrådt krise

c. Evakuering

B. I forhold til repræsentationen selv

A. I forhold til danske statsborgere

1. Indberetning

Enhver omtale i danske og udenlandske medier af uroligheder og katastrofer i udlandet giver anledning til ofte talrige henvendelser til Udenrigsministeriet fra pårørende til danskere, der opholder sig i det pågældende område og fra personer, der står foran at skulle rejse dertil. Repræsentationerne vil ofte samtidig modtage direkte forespørgsler fra Danmark som følge af omtalen.

For at give mulighed for at besvare sådanne henvendelser bør repræsentationerne hurtigst muligt, evt. telefonisk, indberette om uroligheder, større natur- og miljøkatastrofer og alvorligere fly- og trafikulykker inden for repræsentationens område.

I tilfælde af uroligheder er det af interesse at modtage en vurdering af situationen for civile, herunder for udlændinge og i særdeleshed for en evt. dansk koloni.

I tilfælde af naturkatastrofer eller ulykker bør indberetningen indeholde oplysning om det berørte geografiske område. Det skal også oplyses, om danskere muligvis kan være involverede, efter omstændighederne også før der foreligger officiel be- eller afkræftelse på dette. Tidlig indberetning er i alle tilfælde af stor betydning for Udenrigsministeriet, også hvis der kun er tale om kortfattede, foreløbige oplysninger/skøn.

2. Generelle retningslinjer for repræsentationernes arbejde med krise- og evakueringsplanlægning

Det er selvsagt ikke muligt at give præcise anvisninger på, hvordan repræsentationerne skal forholde sig ved uroligheder, kriser og katastrofer i virksomhedsområdet, som vil kunne berøre danske statsborgere eller danske interesser i bredere forstand.

Følgende generelle retningslinjer tager sigte på at dække forskellige typer krise- og katastrofesituationer (lokale/internationale konflikter og uroligheder, natur- og miljøkatastrofer). Det drejer sig primært om foranstaltninger, der vil være aktuelle i forbindelse med lokale konflikter og uroligheder af civil og militær art. Retningslinjerne er udarbejdet i samarbejde med en række repræsentationer og findes som resumé i dette afsnit.

Retningslinjerne anvendes ved repræsentationernes udarbejdelse og ajourføring af beredskabsplaner og forholdsregler for deres underlagte områder, tilpasset de stedlige forhold og den aktuelle situation.

Ved planlægning og gennemførelse af indsatsen bør mulighederne for samarbejde og koordinering med andre nordiske repræsentationer på stedet tages med i betragtning. Typisk vil der også være etableret et stedligt EU-samarbejde på dette område.

a. Repræsentationernes forberedelser i »fredstid«

Beredskabsplaner og lister over fastboende danskere forudsættes udarbejdet for alle lande, hvor situationen taler for det (ustabile politiske forhold, risiko for lokale uroligheder, natur- eller miljøkatastrofer). Planer og lister skal løbende ajourføres og indsendes til Udenrigsministeriet, når der er foretaget væsentlige ændringer. Én gang årligt, pr. 1. juni, indberettes det, om ministeriets beredskabsplan/liste over danskere er ajour. Der bør medsendes bykort med angivelse af repræsentationens beliggenhed, andre ambassader og markante bygninger.

Beredskabsplanen for det enkelte land/område baseres på og tilpasses de stedlige forhold herunder den politiske udvikling, risiko for natur- og miljøkatastrofer, størrelsen af den danske koloni, antallet af danske turister og transport- og kommunikationsforholdene. Planen kan opdeles i to eller flere beredskabsstadier og en evakueringsdel. Den bør bl.a. indeholde beskrivelse af et kontaktsystem i relation til den danske koloni med liste over kontaktpersoner (navn, tlf.nr., adresse mv.) og retningslinjer for deres opgaver i tilfælde af en krise, fortegnelse over et evt. nødvendigt kriselager. Herudover kan planen omfatte oversigt over evt. samlingssteder og ansvarshavende for disse.

Beredskabsplanen udarbejdes til brug for ambassadens medarbejdere samt for evt. kontaktpersoner og ikke til generel udsendelse til medlemmerne af den danske koloni. Det tilrådes, at relevante medarbejdere opbevarer et eksemplar af beredskabsplan mv. i boligen i tilfælde af udgangsforbud e.l.

Repræsentationen har ansvar for, at beredskabsplan og liste over danske statsborgere også er udarbejdet for relevante underlagte lande/områder, samt at disse indsendes i overensstemmelse med ovenstående.

For at beredskabsplanen skal kunne anvendes i alle tænkelige krisesituationer, bør den være af så generel og fleksibel karakter, at nødvendig improvisation vil være mulig. Planen kan evt. udarbejdes i samarbejde med øvrige nordiske repræsentationer på stedet. Repræsentationen bør også være opmærksom på EU s retningslinjer om samarbejdet i tredjelande vedrørende beskyttelse af og bistand til EU-statsborgere i tilfælde af kriser, indre uroligheder mv.

Hvis repræsentationen finder det hensigtsmæssigt, udarbejdes der udover beredskabsplanen en generel vejledning til udsendelse til den danske koloni om, hvordan man skal forholde sig i en krisesituation. Vejledningen bør indeholde en opfordring til at lade sig registrere ved repræsentationen. For ikke at skabe unødig uro, bør det understreges, at udsendelsen er et led i en rutinemæssig planlægning og ikke udtryk for en risikovurdering.

Det bør overvejes at udpege en »kontaktgruppe«, der ved regelmæssige møder holdes orienteret om repræsentationens beredskabsplanlægning. Gruppen vil under en krise skulle fungere som bindeled mellem repræsentationen og den danske koloni, så hvert medlem af gruppen har ansvaret for sin del af koloniens medlemmer.

Det kan i nogle lande være hensigtsmæssigt at lade udarbejde særlige engelske/lokalsprogede legitimationspapirer/stickers til brug for biler og personer med henblik på at opnå fri passage/beskyttelse i en krisesituation samt til afmærkning af evt. forladte boliger.

Repræsentationen bør tage stilling til, hvordan personaleberedskabet i nødvendigt omfang vil kunne styrkes i tilfælde af en krise, fx ved etablering af vagtordning, telefonvagt i hjemmet, automatisk telefonsvarer, mobiltelefon e.l.

Udgiftskrævende foranstaltninger forelægges Udenrigsministeriet. Mindre udgifter afholdes over repræsentationens normale driftsramme.

Planlægning og etablering af radiokommunikation til brug under en krise, herunder koordination af samarbejdet med andre nordiske og EU-repræsentationer, skal ske i samråd med Udenrigsministeriet.

Repræsentationen bør overveje fra F.3. at rekvirere »Retningslinjer for sikkerhedsmæssige foranstaltninger i forbindelse med en evt. evakuering« (lukning).

b. Repræsentationernes foranstaltninger i tilfælde af overhængende eller indtrådt krise

Ved en overhængende (eller indtrådt) krisesituation bør repræsentationen straks og uopfordret telexindberette om vurderingen af forholdene, udviklingen i området og om situationen for berørte (fastboende såvel som besøgende) danske statsborgere. Det samme gælder i tilfælde af en udvikling i retning af en krisesituation, hvor der indtræffer begivenheder, der giver anledning til, at en forværring af sikkerhedssituationen må frygtes.

Udenrigsministeriet bør underrettes om, hvilke forholdsregler der er eller planlægges iværksat. Repræsentationen skal også tage stilling til, om der bør formuleres rejsevejledning for danskere, der planlægger besøg til området/landet, og for danskere med ophold på stedet. I givet fald indberettes forslag til vejledningens indhold med angivelse af omfattede områder og oplysning om udsigterne for at rejse med fly. Vejledningen bør så vidt muligt afstemmes med andre nordiske og EU-repræsentationer på stedet. Er situationen sådan, at danskere på stedet bør tilrådes at overveje udrejse, besluttes det i samråd med Personalekontoret, om medarbejdernes egne pårørende skal rejse.

Iværksættes der vagtordning som anført ovenfor, bør Udenrigsministeriet underrettes med nøjagtig angivelse af omfattede medarbejdere, fordeling af opgaver, tidspunkter for iværksættelse og ophør mv. Oplysning om evt. øjeblikkeligt eller fremtidigt behov for forstærkning af bemanding meddeles samtidig. Repræsentationen må efter omstændighederne afgøre, i hvilket omfang lokalt ansatte medarbejdere skal inddrages i kriseforanstaltningerne.

Nødvendige anvisninger om forholdsregler og muligheder for repræsentationens bistand formidles i videst muligt omfang til den danske koloni ved udsendelse af cirkularskrivelse/møde med kontaktpersoner/telefonkæde e.l. Er der tale om en større dansk koloni, kan det være nødvendigt over Danmarks Kortbølgeradio (eller BBC World Service) at udsende en opfordring til danske statsborgere om selv at rette henvendelse til repræsentationen, så de ikke indtager en afventende holdning.

I den givne situation undersøges mulighederne for fortsat kommunikation, også via alternative kommunikationslinjer, både med den danske koloni (Danmarks Kortbølgeradio/BBC/lokal radio), med andre repræsentationer på stedet og med Udenrigsministeriet, og der foretages indberetning om det. Belastes repræsentationens telefonnet af forespørgsler fra pårørende til danskere i området, henvises disse til Udenrigsministeriet.

Beredskabsplanen skal ajourføres i lyset af den aktuelle situation, ligesom der typisk vil være behov for en løbende opdatering af listen over danskere med tilføjelse af personer, der melder sig til repræsentationen, samt sletning af personer, der udrejser. Udenrigsministeriet underrettes om evt. ændringer. Navne- og andre oplysninger om den danske koloni behandles fortroligt og videregives udover til nordiske og EU-samarbejdspartnere kun efter aftale med Udenrigsministeriet.

Repræsentationens foranstaltninger bør så vidt muligt koordineres med andre nordiske og/eller EU-repræsentationer. Principperne for det nordiske konsulære samarbejde fremgår af Instruks for Udenrigstjenesten, bind 3, kapitel XXI. Retningslinier for gensidig ydelse af konsulær beskyttelse i nødsituationer til »ikke-repræsenterede« EU-statsborgere i tredjelande fremgår af nr. RB 0714 af 12. maj 1993 til alle udsendte repræsentationer.

Ved forberedelse af en evt. evakueringssituation bør repræsentationen i samarbejde med den nordiske kreds eller EU-kredsen undersøge mulighederne for at formå lokale myndigheder og myndighederne i omliggende lande til at fravige evt. krav om ud- og indrejsetilladelser. Om nødvendigt må (multiple entry-) visa indhentes.

Underliggende, honorære og udsendte repræsentationer i opholdslandet og i sideakkrediterede lande instrueres på samme måde, hvis de er eller må forventes at ville blive omfattet af krisesituationen eller i øvrigt ønskes inddraget i planlægningsarbejdet.

c. Evakuering

Evakueringsplaner og -foranstaltninger omfatter alle danske statsborgere på stedet, besøgende som fastboende. Herudover omfattes udenlandske ægtefæller til danskere samt evt. statsborgere fra andre nordiske eller EU-lande, der ikke er repræsenteret på stedet.

Hvis det praktisk er muligt, informeres den danske koloni og evt. turister om, hvilke foranstaltninger der planlægges iværksat samt om evt. mødested(er). Informationerne kan formidles via kontaktpersoner, telefonkæde, kortbølgeradio mv.

Det bør gøres klart for danske statsborgere på stedet, at mens repræsentationen kan anbefale evakuering og tilbyde bistand hermed, er beslutningen om at lade sig evakuere den enkeltes. Repræsentationen skal også understrege, at udgifterne forbundet med evakueringen påhviler den enkelte, også selv om repræsentationen eller Udenrigsministeriet i den givne situation i første omgang påtager sig udgifterne. I så tilfælde skal der altid udfyldes og underskrives refusionserklæringer evt. uden beløbsangivelse, eller indhentes bemyndigelse fra Udenrigsministeriet til at fravige dette krav.

Den danske koloni orienteres på forespørgsel eller evt. over kortbølgeradio om mulighederne for udrejse med ordinær rutetransport samt om evt. planlægning af særskilt transportmåde. Tilrettelæggelse af særskilt evakueringstransport med fly eller skib og rekvisition af transportmidler skal ske i samråd med Udenrigsministeriet. Tilrettelæggelsen søges koordineret med de andre nordiske repræsentationer og EU-repræsentationerne.

Viser det sig nødvendigt at foretage en prioritering af passagererne, fx ved et begrænset antal flysæder i særfly, bør dette så vidt muligt ske i samråd med Udenrigsministeriet.

For at kunne informere de pårørende holdes Udenrigsministeriet løbende underrettet om, hvilke personer der forventes at ville deltage i en evakuering. Umiddelbart før eller under transporten udarbejdes der lister over deltagerne. Det kan være hensigtsmæssigt at lade kommunikationen med ministeriet ske via en eller flere bestemte medarbejder(e) ved repræsentationen.

Repræsentationen tager i samråd med Udenrigsministeriet stilling til, om evakueringen bør foretages til nærmeste sikre opholdsland eller -sted, eller om transporten skal gå til Danmark. I første tilfælde skal den eller de danske repræsentationer, der dækker det pågældende område, underrettes, evt. via ministeriet.

Resumé

a. Repræsentationernes forberedelser i »fredstid«

Ajourført beredskabsplan, bykort,vejledning til koloni

Ajourført liste over danskere

Indsendelse til UM med opdatering.

Underlagte områder.

Nordisk og EU-koordination

Planlægning afkommunikationsmuligheder i samråd med UM

Praktiske foranstaltninger

Nødstrømsanlæg kapacitet/brændstof Sanitetstjeneste: førstehjælpstræning, forbindskasse(r), medicin.

Vand, vandrensningstabletter, beregning af behov for vandreserver. Benzin, (metal jerrycans), beregning af benzinforbrug under ekstreme forhold, fx køkørsel.

Beskyttelsesrum/udstyr kancelli og boliger.

Danske ID-kort

Vejledning til danske koloni

Registrering ved repræsentationen, meddele ændringer

Gyldige pas, udrejsedokumenter, vaccinationskort

Vand, fødevarer, benzin

Lys, batteri, radio

Køreklar bil

Førstehjælp, forbindskasse, medicin

Lokal samt »hård« valuta

b. Repræsentationernes foranstaltninger i tilfælde af overhængende eller indtrådt krise

uopfordret indberette om situationmed vurdering

indberette om behov for/indhold afrejsevejledning

styrke personalets beredskab vagtordning

alternative kommunikationsveje

opdatere beredskabsplan samt listeover danskere

koordinere med nordiske og EU-repræsentationer

ind- og udrejsetilladelser, evt. visum til nabolande

instruere evt. omfattede, underliggende repræsentationer

c. Evakuering

hvem omfattes (evt. nordiske, EU-borgere)

oplysning til koloni (telefonkæde, DK s kortbølge) - oplysning om frivillighed samt om eget økonomisk ansvar

refusionserklæringer

evakueringsveje og -måder, udpegn. af »kolonnechefer«

indberette og evt. søge bistand til transportplanlægning

liste over evakuerede

B. I forhold til repræsentationerne selv

Alle repræsentationer med udsendte medarbejdere har fået tilsendt et sæt baggrundsmateriale, »Sikkerhedstjenestemandens Håndakter«. Dette materiale omfatter bl.a. en vejledning kaldet »Retningslinier for sikkerhedsmæssige forholdsregler i forbindelse med en eventuel evakuering«. Den beskriver, hvordan repræsentationerne i en eventuel evakueringssituation skal forholde sig med hensyn til udstyr og arkivalier mv. Denne beskrivelse vil blive medtaget i Sikkerhedsvejledning for de Udsendte Repræsentationer ved den næste revision.

INDHOLDSFORTEGNELSE

Kapitel X

Udenrigstjenestens kommunikationer

A. Ret til fri kommunikation

B. Forsendelser

1. Forsendelsesmåder

2. Kurerattester

3. Advisering af DIP-forsendelser

4. Manglende modtagelse af DIP-forsendelser

5. Forsendelsesinstruktion

6. ikke-tjenstlige forsendelser

a. Forsendelser til Kongehusets medlemmer

b. Private forsendelser for repræsentationernes udsendte medarbejdere

c. Forsendelser fra andre

C. Telekommunikation

1. Valg af kommunikationsmiddel

2. Refusion af telekommunikationsudgifter

3. Telekommunikation i chiffer

4. Hastighedsmærkninger af telemeddelelser

5. Udfærdigelse af telemeddelelser

6. Kontrol med telemeddelelsens ægthed

7. Genparter til andre repræsentationer

8. Telemeddelelser pr. telegram

9. Telemeddelelser pr. telefon

10. Telemeddelelser pr. telex

11. Telemeddelelser pr. telefax

12. Telemeddelelse via E-mail/Internettet

D. Edb

1. Generelt.

2. Hjemmetjenesten

3. Udetjenesten

4. IT-sikkerhed

5. Edb-Registre

6. Virusværn

A. Ret til fri kommunikation

Folkerettens almindelige regler sikrer fri kommunikation mellem udsenderstatens regering og dens diplomatiske og konsulære repræsentationer samt mellem disse indbyrdes under benyttelse af alle dertil egnede midler, herunder diplomatiske kurerer samt kode- og chiffermeddelelser, jf. kodificeringen i art. 27, stk. 1, i Wienerkonventionen af 18. april 1961 om diplomatiske forbindelser og immuniteter og i art. 35 i Wienerkonventionen af 24. april 1963 om konsulære forbindelser.

Indgreb i denne frie kommunikationsret skal straks indberettes til Udenrigsministeriet. Ministeriet tager derefter stilling til, om og i hvilken form der måtte være anledning for Danmarks diplomatiske repræsentation i landet til at protestere mod den stedfundne krænkelse, eventuelt sammen med andre landes diplomatiske repræsentationer. Er sagen hastende, eller drejer det sig om en enkeltstående krænkelse, der ikke kan tages som udtryk for regeringens politik, kan den diplomatiske repræsentation dog protestere uden at indhente eller afvente instruktion fra Udenrigsministeriet. Ministeriet bør dog under alle omstændigheder underrettes efterfølgende.

B. Forsendelser

1. Forsendelsesmåder

Forsendelsesmåder og -frekvenser for så vidt angår forsendelserne mellem Udenrigsministeriet og repræsentationerne fastlægges i samråd mellem Udenrigsministeriet og den enkelte repræsentation under hensyn til sikkerheden, hurtigheden og omkostningerne. KLASSIFICERET MATERIALE skal sendes i overensstemmelse med reglerne i SIKKERHEDSVEJLEDNINGEN.

Som forsendelsesmåder anvendes

a. Postvæsenet til og fra repræsentationer i lande, hvor postvæsenet fungerer rimelig pålideligt. Afhængig af de konkrete forhold sendes posten enten som almindelig post eller pr. luftpost, samt - hvor det er muligt - også som ekspres eller anbefalet brev eller som værdiforsendelse.

b. DIP - bag (purser-kurer), hvorved forsendelsen befordres i en rød sæk af fly-purseren, som har fået udstedt en kurerattest, jf. nedenfor under punkt 2. DIP-bag forsendelsesformen benyttes normalt kun til byer, der beflyves af SAS Scandinavian Airlines System. Efter forudgående aftale med Udenrigsministeriet kan DIP-bag i visse tilfælde også sendes med British Airways og KLM, Royal Dutch Airlines.

En DIP-bag er begrænset såvel i volumen som i vægt (højst 5 kg). DIP-bag skal normalt afhentes ved flyets ankomst. Indholdet af en DIP-bag angives som »Expédition officielle« eller »Diplomatic Mail«.

c. DIP - cargo (diplomatisk luftfragt), hvorved forsendelsen sker i en grå sæk, der ledsages af et »Certificate of Diplomatic Immunity«, jf. nedenfor under punkt 2. DIP-cargo er rene luftfragtforsendelser på lige fod med anden luftfragt, og en DIP-cargo nyder principielt ingen fortrinsret hos luftfartsselskaberne. Den kan - som anden luftfragt - være udsat for forsinkelser, især hvis der omlades undervejs.

DIP-cargo forsendelser kræver formel toldbehandling. En DIP-cargo vil derfor normalt ikke kunne afleveres/afhentes på samme måde som en DIP-bag, men skal indklareres. På luftfragtbrevet (AWB) skal forsendelsens indhold angives som »Expédition officielle« eller »Dipmail«. Sidstnævnte betegnelse anvendes ved forsendelser til lande, hvor denne indholdsbetegnelse erfaringsmæssigt letter indklareringen. Større kolli, der ikke kan rummes i den grå sæk, pakkes og plomberes særskilt.

d. Personlig kurer, hvorved forsendelsen befordres af en kurer, der normalt er en medarbejder i udenrigstjenesten, undertiden en medarbejder i anden statsstyrelse eller i enkelte tilfælde privatpersoner uden for centraladministrationen. Kureren forsynes med en specielt udstedt kurerattest til lejligheden, jf. nedenfor under punkt 2.

Udeværende medarbejdere, herunder repræsentationschefer, der foretager tjenesterejser eller betalte orlovsrejser til og fra Danmark, samt hjemmeværende medarbejdere, der foretager rejser for statskassens regning, har pligt til at medtage post til og fra repræsentationen i den pågældende by.

e. Speditør - forsendelse, som benyttes i forbindelse med forsendelser over en vis størrelse/vægt.

f. Skibskurer, som - i sjældne tilfælde - benyttes til og fra byer, der besejles af danske skibe.

2. Kurerattester

Kurerattester, der udstedes af repræsentationerne, skal underskrives af repræsentationens chef eller dennes stedfortræder og forsynes med repræsentationens ovale tjenestestempel. Kurerattester for forsendelser til Udenrigsministeriet skal nummereres fortløbende inden for et kalenderår og afleveres i Udenrigsministeriet samtidig med forsendelsen. Straks efter nytår skal repræsentationerne indberette nummer og dato for kalenderårets sidste kurerattest.

Ved udstedelser af »Certificate of Diplomatic Immunity« skal de samme regler, som gælder for kurerattester, følges.

3. Advisering af DIP-forsendelser

Advisering (pr. E-mail eller telefax) af DIP-bag og DIP-cargo forsendelser, som kun indeholder uklassificeret materiale, skal normalt kun ske, når en forsendelse indeholder meget hastende materiale, der ekstraordinært kræver afhentning ved forsendelsens ankomst, eller i tilfælde af, at forsendelsen er indsendt på et ekstraordinært tidspunkt. I telemeddelelsen om adviseringen skal der udover afsendelsesdatoen anføres flynummer, ankomsttidspunkt, luftfragtbrevnummer (AWB) samt årsagen til, at forsendelsen ønskes afhentet eller indsendes ekstraordinært.

Ved advisering af forsendelser med KLASSIFICERET MATERIALE henvises til SIKKERHEDSVEJLEDNINGEN.

4. Manglende modtagelse af DIP-forsendelser

Hvis en DIP-bag eller DIP-cargo forsendelse fra Udenrigsministeriet ikke modtages med den sædvanligt benyttede eller den pr. telemeddelelse særskilt adviserede flyforbindelse, bør repræsentationen foretage følgende

a) anmelde den manglende modtagelse over for luftfartsselskabets lokale repræsentant, og anmode denne om bekræftelse på forsendelsens udeblivelse,

b) indberette pr. telemeddelelse til Udenrigsministeriet om udeblivelsen med angivelse af følgende oplysninger

»Prioritet

Amb.'s DIP-bag/DIP-cargo

Amb.'s j.nr.............

DIP-bag/DIP-cargo forsendelsen, der skulle være ankommet den .........kl........med fly nr........, er ikke modtaget.

.....s (Luftfartsselskabets navn) herværende repræsentant har på forespørgsel bekræftet, at forsendelsen ikke var med flyet.«

Det er ikke nødvendigt at komme med forslag til, hvordan eftersøgningen skal gennemføres. Repræsentationen vil blive holdt underrettet om resultatet af eftersøgningen. Hvis en udebleven forsendelse når frem, efter at der indgivet anmeldelse, skal det straks indberettes.

5. Forsendelsesinstruktion

Postforsendelser, der indsendes til Udenrigsministeriet som DIP-bag, DIP-cargo eller med kurer, skal opdeles i følgende tre kategorier og indlægges i separate samlekuverter, der lukkes med blå sikkerhedstape og mærkes som følger

Officiel post til Udenrigsministeriet, dvs. post til intern fordeling i ministeriet og til videresendelse til repræsentationer, hvortil der benyttes DIP-bag eller DIP-cargo, Tjenstlige forsendelser til frankering og videresendelse, fx til andre ministerier og styrelser, firmaer mv.

Private breve (»frimærkebreve«) til videresendelse, dvs. privat post, som skal være frankeret af medarbejderne med danske frimærker inden indsendelsen.

På den medfølgende kontrolliste anføres antallet af samlekuverter lukket med blå sikkerhedstape. Listen skal indsendes i kuverten med den officielle post til Udenrigsministeriet, mærket »Post til Udenrigsministeriet«.

6. Ikke-tjenstlige forsendelser

a. Forsendelser til Kongehusets medlemmer

Repræsentationerne bør som hovedregel imødekomme anmodninger om i den officielle post at medtage (mindre) forsendelser til Kongehusets medlemmer, hvis forsendelserne er forsynet med afsenderens navn og adresse, og iøvrigt skønnes at være bona fide. En forsendelse til et medlem af Kongehuset bør indsendes med en indberetning med oplysning om afsenderens identitet og forsendelsens indhold.

b. Private forsendelser for repræsentationernes udsendte medarbejdere

Breve og mindre pakker til og fra repræsentationernes udsendte medarbejdere vil i visse særlige tilfælde kunne sendes i den officielle post, jf. de fastlagte regler for den enkelte repræsentation. Adgangen hertil må under ingen omstændigheder benyttes til at befordre forsendelser for andre. Forsendelsernes antal og omfang skal holdes inden for rimelige grænser (det absolut nødvendige) og skal i hvert enkelt tilfælde være forsynet med afsenderens navn og adresse. Forsendelserne må ikke indeholde skrøbelige genstande, væsker af nogen art, beholdere under tryk, transportfarlige stoffer, letfordærvelige eller told- og afgiftspligtige varer.

Private forsendelser til repræsentationernes udsendte medarbejdere skal adresseres på følgende måde

Hr./Fr

Ambassaden/Generalkonsulatet/ i

c/o Udenrigsministeriet

Asiatisk Plads 2

1448 København K

Forsendelser til privatansat dansk hushjælp og andre faste medlemmer af de udsendte medarbejderes husstande kan i visse tilfælde med Udenrigsministeriets forudgående tilladelse medtages i den officielle post. Sådanne forsendelser skal adresseres til den udsendte medarbejder med modtagerens navn anført i parentes efter medarbejderens navn.

Postafsendelsen foretager edb-registrering af bl.a. de private forsendelser, som sendes i den officielle post til de udsendte medarbejdere. Efter hvert kvartals udløb sendes en opgørelse (fakturaudskrift) over hver enkelt medarbejders private forsendelser med opkrævning af den skyldige porto. Fakturabeløbene indbetales ved check eller overførsel til Udenrigsministeriets girokonto nr. 3001806 eller afregnes kontant under hjemmeophold. Ved indbetalingerne skal fakturanummer og F.3's j.nr. 3.S.80.a. anføres.

Den udsendte medarbejder hæfter for alle portoudgifter vedrørende private forsendelser til samtlige medlemmer af den pågældendes husstand.

De til enhver tid gældende takster for private forsendelser findes i Fællessekretariatets oversigter.

c. Forsendelser fra andre

Repræsentationernes forsendelser til Udenrigsministeriet bør principielt og som hovedregel kun indeholde tjenstlig (officiel) post. Fra denne hovedregel kan repræsentationerne dog lejlighedsvis dispensere på følgende betingelser. Faste arrangementer om medtagelse af postforsendelser fra andre myndigheder, firmaer og privatpersoner kræver Udenrigsministeriets forudgående godkendelse.

De fleste steder findes der private transportfirmaer, som tilbyder samme eller lignende transportservice som udenrigstjenesten. Repræsentationerne bør derfor være yderst tilbageholdende med at imødekomme anmodninger om transportbistand gennem udenrigstjenesten eller stille sådan en service i udsigt. Udenrigstjenesten kan - og skal - ikke overtage postvæsenets eller andre private transportørers funktioner. Der skal derfor foreligge mere tungtvejende grunde end blot usikker eller langsom postforbindelse, førend der kan blive tale om at yde transportbistand fra udenrigstjenestens side. Forsendelser fra andre myndigheder, firmaer og privatpersoner må kun medtages i den officielle post, når denne indsendes som DIP-bag eller DIP-cargo forsendelse.

Medtagelse i den officielle post af ikke-tjenstlige forsendelser for såvel repræsentationernes udsendte medarbejdere som andre myndigheder, firmaer og privatpersoner sker uden ansvar for Udenrigsministeriet, der således ikke hæfter for hverken forsinkelser, beskadigelser eller tab. Værdiforsendelser skal derfor forsikres af afsenderen/modtageren og for dennes regning. Hvis repræsentationerne kvitterer for modtagelse af en forsendelse fra andre, skal disse forbehold anføres i kvitteringen.

Det er en absolut betingelse for at medtage forsendelser fra andre i den officielle post, at der ikke derved sker overtrædelse af gældende import-, eksport- eller valutabestemmelser i opholdslandet eller i Danmark, og at forsendelsen i øvrigt er bona fide.

Forsendelserne må ikke indeholde skrøbelige genstande, væsker af nogen art, beholdere under tryk, transportfarlige stoffer, letfordærvelige eller told- og afgiftspligtige varer. Indførelse af planter, frø, jordbundsprøver o.l. kræver forudgående tilladelse fra Plantedirektoratet. Bistand til sådanne forsendelser må derfor kun ydes mod forevisning af indførselstilladelse.

Breve og pakker, der medtages for danske firmaer eller privatpersoner, skal indleveres til repræsentationen i åben stand og være påført afsenderens navn og adresse. Forsendelsen forsynes med repræsentationens stempel samt navn og stempel for den medarbejder, der har godkendt forsendelsen.

Ved befordring af forsendelser for danske firmaer eller for privatpersoner skal repræsentationen i en samtidig indberetning indsende oplysninger om forsendelsens indhold, vægt og forsendelsesmåde. Selve forsendelsen mærkes med indberetningens nummer og dato.

Der må som hovedregel ikke medtages forsendelser fra andre indeholdende film - fremkaldte såvel som ufremkaldte - nyere fotografier, lyd- og videobånd samt elektroniske dataapparater. I ganske særlige undtagelsestilfælde kan film og videobånd med eksportfremmende formål eller med nyhedsoptagelser, hvis værdi afhænger af hurtig fremsendelse, dog medtages. Men tilladelse skal altid først indhentes fra Udenrigsministeriet. Når repræsentationerne søger om bemyndigelse til at medtage sådanne forsendelser i den officielle post, skal det altid oplyses, om følgende generelle forudsætninger er opfyldt: At der er et reelt behov for bistanden, at den øjeblikkelige situation eller forholdene i øvrigt i opholdslandet ikke gør det betænkeligt at indsende materialet i den officielle post, at indholdet må antages ikke at belaste Danmarks forhold til andre stater, at en omgåelse af opholdslandets bestemmelser om indførsel/udførsel af film og videobånd ikke er tilsigtet, samt at forsendelsen i øvrigt er bona fide.

Film og videobånd, som er modtaget i den officielle post, kan returneres på samme måde.

Afsenderen af forsendelser fra andre skal indbetale et beløb til repræsentationens kasse, som dækker den gældende A-brevpost-takst for forsendelsen i det pågældende portoområde, samt det gældende gebyr. De til enhver tid gældende takster og gebyrer for repræsentationernes indsendelse af forsendelser fra andre findes i Fællessekretariatets oversigter.

Postfremsendte forsendelser, som af firmaer eller privatpersoner er sendt gennem postvæsenet med henblik på afhentning på repræsentationen, og som er stilet til personer, der er på rejse i opholdslandet, skal opbevares af repræsentationen på betryggende måde.

Forespørgsler fra firmaer eller privatpersoner om muligheden for at benytte repræsentationen som poste restanteadresse bør besvares positivt, hvis repræsentationen skønner, at der efter forholdene på stedet og forsendelsens karakterer er rimelig grund til det. Repræsentationen skal dog gøre opmærksom på, at postforsendelsen skal afhentes på repræsentationen, og at Udenrigstjenesten eller den danske stat ikke vil kunne gøres ansvarlig for tab eller forringelse af den pågældende forsendelse.

Hvis en forsendelse ikke er blevet afhentet senest 3 måneder efter modtagelsen, skal repræsentationen returnere forsendelsen til afsenderen via postvæsenet.

C. Telekommunikation

1. Valg af kommunikationsmiddel

Ved telekommunikation forstås kommunikationer via Internet, telefon, telefax, radio, telegraf, , eller telex. Ved telemeddelelser forstås telegrammer, herunder E-mail, Fax-, Radio og telexmeddelelser.

Som hovedregel skal tjenesten som hele anvende Internettet som primær fremsendelsesvej for alle meddelelser, som foreligger i elektronisk form. Denne kommunikationsform er foruden at være den hurtigste og mest økonomiske også grundlaget for en lang række automatiseringer i såvel ude- som hjemmetjenesten. Telefonsamtaler bør både af hensyn til omkostningerne og til risikoen for misforståelse kun benyttes, når særlige grunde taler for det, f.eks. hvis en repræsentation ønsker hurtigt svar på et presserende spørgsmål.

For telefax og radio henvises til særinstrukser til de berørte repræsentationer.

2. Refusion af telekommunikationsudgifter

Telekommunikationsudgifter, der afholdes som led i kommunikationsbistand til danske myndigheder, private institutioner, firmaer eller personer, skal søges refunderet, med mindre særlige grunde gør sig gældende. Udgifter af ringe størrelse kan dog afskrives over repræsentationens regnskab. Udgiften skal i videst muligt omfang refunderes repræsentationen direkte, fx kontant eller ved fremsendelse af check for beløbet i opholdslandets mønt. Hvis udgiften undtagelsesvist ikke kan refunderes direkte, posteres udgiften på en reskontro, 82xx. Faktura sendes til kunden, og postering i RepFinans foretages med anvendelse af Item/Vare nr. 299, som benyttes til udlæg afholdt over reskontroen, jf. RepFinans manualen side 38-39. Efter bogføring af faktura skal der foretages en ompostering i den almindelige kassekladde (General Ledger, General Journals, General) fra konto 95.50.01 (reskontro samlekonto) til den aktuelle reskontrosag, 82xx.

Telekommunikationsudgifter i bistandssager, i hvilke der er afgivet refusionserklæring, skal søges indkasseret gennem Udenrigsministeriet.

3. Telekommunikation i chiffer

Ved telekommunikation i chiffer skal de i SIKKERHEDSVEJLEDNINGEN anførte regler nøje iagttages.

4. Hastighedsmærkninger af telemeddelelser

For at sikre den rette ekspedition efter modtagelsen skal telemeddelelser til Udenrigsministeriet, som stiller et særligt tidsmæssigt krav til behandling, have påtegning om modtagelsestidspunkt hos sagsbehandleren. De tidligere anvendte termer i forbindelse med prioritering af meddelelser; RUTINE, PRIORITET, URGENT og UMINDAN, er alle blevet erstattet med udtrykket »Desk-by«, efterfulgt af dato og tidspunkt. Tidspunktet, der angives i dansk tid, skal være nøje afpasset til det tidsmæssige krav, som den pågældende meddelelses indhold fordrer. Eks. Desk by: 17.07.00 kl. 1500.

På trods af en udtalt automatisering i Udenrigsministeriets behandling af indgået post, bør der i forbindelse med prioriteringen af en given meddelelse tillægges en vis margen, således at tidsforbruget ved nødvendige administrative rutiner i sagsgangen ikke umuliggør overholdelse af det angivne »Desk by tidspunkt«.

Meddelelser, som tilgår ministeriet uden for normal arbejdstid, vil blive behandlet på baggrund af den angivne prioritering (Desk by). Meddelelser, hvor et »Desk by« tidspunkt ligger før næste arbejdsdags påbegyndelse, vil automatisk tilgå sekretærvagten.

Tidsangivelser som »Desk by kontortids begyndelse/snarest/dags dato «må ikke anvendes.

5. Udfærdigelse af telemeddelelser

a. Blandt andet af hensyn til aktering og arkivering bør hver telemeddelelse kun omhandle ét emne, der angives i meddelelsens entête. Ved referencer i telemeddelelser benytter udenrigstjenesten følgende forkortelser (efterfulgt af telemeddelelsens eller skrivelsens nummer og dato)

Udenrigsministeriets

telemeddelelse/skrivelse = umtel/umskr

Repræsentationens

telemeddelelse/indberetning = reptel/repber

Ambassadens telemeddelelse/indberetning = amtel/amber osv.

b. Telemeddelelser fra de udsendte repræsentationer til Udenrigsministeriet afsluttes med missionschefens eller vedkommende sagsbehandlers navn efter tilsvarende praksis, som repræsentationen følger med hensyn til underskrift på indberetninger, herunder også anvendelse af forkortelserne P.A.V. etc., jf. kapitel XIII, D. 3. Efter navnet anføres telemeddelelsens nummer i en fortløbende nummerrække inden for kalenderåret.

I princippet føres en fortløbende nummerrække for hvert af de lande, hvortil repræsentationschefen måtte være akkrediteret, således altså også sideakkrediterede lande. Er der tale om adskillige sideakkrediterede lande, kan repræsentationen dog efter særskilt aftale med Udenrigsministeriets arkiv og Komcenteret vælge at anvende en enkelt nummerrække for alle telekommunikationer, idet den pågældende sideakkrediterede post anføres i parentes.

I telemeddelelser anføres nummeret før selve teksten sammen med afsender, dato og klokkeslæt. Ved årets udgang skal repræsentationen indberette nummer og dato for den sidst afsendte meddelelse.

c. Telemeddelelser fra Udenrigsministeriet til de udsendte repræsentationer afsluttes på tilsvarende måde med angivelse af vedkommende kontor eller afdeling fulgt af chefens eller sagsbehandlerens navn samt et nummer i den fortløbende nummerrække, der for hver repræsentation føres i ministeriet.

d. Nummereringen tjener dels som reference, dels som kontrol med, at alle afsendte telemeddelelser kommer frem. Spring i Udenrigsministeriets nummerering skal derfor straks meddeles ministeriets kommunikationscenter i nummereret telemeddelelse. Tilsvarende gælder anmodninger om gentagelser af telemeddelelser.

e. Telemeddelelser, der i teksten indeholder anmodning om instruks inden for et nærmere angivet tidspunkt, skal i entêten angive dette med ordene: »Anmodning om instruks inden (dato, klokken, dansk tid)«.

f. Såvel Udenrigsministeriets som repræsentationernes journalnumre skal anføres i telemeddelelsens entête.

Eksempel på opstilling

Ambassaden....., amtel 98 af 17.07.2000 kl. 09.00

Evt. Klassifikation

Desk by: 17.07.00 kl. 15.00

Evt. attention.

Umtel 75 af 27.06.00.

UM's j.nr. F.4. 103.0.1.

Amb's j.nr. 3.F.......2.

Evt. anmodning om instruks

tekst

»Chefens navn« 98 eller

PAV/EB »Medarbejderens navn« 98

Endvidere skal angivelse af yderligere referencer (i teksten) på lignende vis ledsages af det relevante journalnummer i Udenrigsministeriet, hvis dette journalnummer ikke er identisk med det citerede i entêten.

6. Kontrol med telemeddelelsens ægthed

Hvis en telemeddelelses nummer passer ind i nummerrækken, vil dette som regel være tilstrækkelig garanti for meddelelsens ægthed. Er der imidlertid særlige omstændigheder, der kan fremkalde tvivl om ægtheden, bør denne omgående søges bekræftet pr. telekommunikation.

7. Genparter til andre repræsentationer

Telemeddelelser til Udenrigsministeriet, hvis indhold er eller skønnes at være af interesse for andre repræsentationer, distribueres af Udenrigsministeriet.

Hvis en repræsentation skønner, at en telemeddelelse i ganske særlige tilfælde bør tilgå én eller flere repræsentationer før sagsbehandling i Udenrigsministeriet, kan repræsentationen teleunderrette vedkommende repræsentationer direkte.

Når repræsentationen underretter andre repræsentationer direkte, skal dette fremgå af meddelelsens entête med ordene: »telekopi er sendt til (den eller de underrettede repræsentationer)«. Om videregivelse af chiffermeddelelser henvises til sikkerhedsvejledningen.

8. Telemeddelelser pr. telegram

a. Telegramadresser. Udenrigsministeriets telegramadresse er ETRANGERES, København.

Repræsentationernes telegramadresser er angivet i Udenrigsministeriets Kalender.

b. Telegramtakster. Telegrammer sendes som statstelegrammer til fuld takst.

c. Anvisninger til telegrafen om ekspedition. Ethvert telegram skal indledes med en anvisning til telegrafen om ekspeditionsform og -hastighed. Denne anvisning skal altid skrives foran telegramadressen.

Telegrammer uden særlige krav til prioritering forsynes med anvisning »ETAT«, mens hastende telegrammer anvises med »ETAT PRIORITE«.

9. Telemeddelelser pr. telefon

Indtelefonering af telemeddelelser (telefontelegrammer) bør kun ske i rene undtagelsestilfælde, hvor indsendelse pr. E-mail eller telefax er udelukket (fx af tekniske årsager).

Sådanne telemeddelelser skal være opstillet på samme måde som øvrige telemeddelelser, herunder være forsynet med hastighedsmærkning og nummer.

Uden for normal arbejdstid indtelefoneres telemeddelelsen til Udenrigsministeriets vagthavende, der optager meddelelsen på bånd til videregivelse til vedkommende ressortkontor næstfølgende arbejdsdags morgen.

10. Telemeddelelser pr. telex

Som følge af den teknologiske udvikling har kommunikation via telex stort set udspillet sin rolle, hvorfor et flertal af repræsentationer har valgt at nedlægge deres telexforbindelse. Udenrigsministeriets hovedtelexnummer 31292 kan dog påregnes værende aktivt nogle få år endnu, da visse funktioner i forbindelse med det nationale beredskab endnu gør brug af telexen.

11. Telemeddelelser pr. telefax

a. Udenrigsministeriets hovedtelefaxnummer er 32 54 05 33. Nummeret er offentliggjort og kan videregives. Det kan kun bruges til UKLASSIFICEREDE telemeddelelser.

På repræsentationer med SecureFax udstyr kan klassificerede telefaxmeddelelser sendes over Udenrigstjenestens SecureFax net; se evt. den særlige vejledning for dette udstyr.

b. Ekspeditionsformen. Ved indsendelse af telefaxmeddelelser skal de telefaxformularer, der udfærdiges af F.4, benyttes som meddelelsens forside. Følgende rubrikker på telefaxforsiden skal udfyldes: NR., DATO, KL., DESK BY, ANTAL SIDER, REPR.J.NR., FRA, TIL, VEDR.

c. Af hensyn til telemeddelelsers nummerkontrol, der foretages i kommunikationscentret, skal nummererede meddelelser via telefax indsendes til ministeriets hovedtelefaxnummer..

d. Telefaxudstyrets papirmagasin (rulle eller alm. papir) skal inden arbejdstids ophør efterses og evt. fyldes op, således at telefaxudstyret ikke løber tør for papir i løbet af natten/weekenden.

12. Telemeddelelser via E-mail/Internettet.

a. Udenrigsministeriets E-mail adresse er »UM@UM.DK«. Adressen er offentlig og kan videregives.

b. Ekspeditionsformen. Telemeddelelser, som påtænkes fremsendt som E-mail via Internettet, skal imødekomme de i pkt. 5 beskrevne formkrav til telemeddelelser. Oplysninger om afsender, (amtel)nummer, j.nr. m.m., skal fremgå umiddelbart i meddelelsens tekstfelt, og således ikke være gemt i evt. vedhæftet bilag.

c. Af hensyn til telemeddelelsers nummerkontrol, der foretages af kommunikationscentret, skal nummererede E-mail meddelelser indsendes via ministeriets hoved E-mailadresse.

D. EDB

1. Generelt

Udenrigsministeriets IT-bestyrelse har det overordnede ansvar for fastlæggelsen og gennemførelsen af Udenrigsministeriets informationsteknologiske struktur og strategi. Bestyrelsen tager endvidere stilling til konkrete edb-projekter.

Bestyrelsen mødes med regelmæssige mellemrum, mindst én gang hver tredje måned. Sekretariatsfunktionen for IT-bestyrelsen og edb-rådgivningen i øvrigt varetages af F.4, der endvidere fastsætter edb-standarderne for hele Udenrigstjenesten. F.4 behandler og koordinerer endvidere de løbende edb-sager og varetager edb-anskaffelserne til såvel hjemme- som udetjenesten.

F.4 forestår edb-undervisning, brugersupport og HelpDesk-funktion inden for Udenrigsministeriets fastlagte standarder.

F.4 er ressortkontor for IT-sikkerhed, hvilket omfatter bl.a. chiffer/kryptoudstyr, kodemateriale, TEMPEST-godkendt udstyr, firewalls m.v.

2. Hjemmetjenesten

Alle medarbejdere, som skal anvende ministeriets edb-system, skal først have gennemgået de nødvendige edb-kurser. Disse tilrettelægges af kursusadministrationen i F.4.

Medarbejderne i hjemmetjenesten kan i forbindelse med tjenesterejser, eller når der i øvrigt måtte være tjenstligt behov for det, låne bærbart pc-udstyr i F.4 efter gældende regler. Reglerne udleveres i forbindelse med udlånet.

3. Udetjenesten

Repræsentationernes budgetter indeholder normalt ikke midler til større anskaffelser af edb-udstyr, herunder udskiftninger af bestående udstyr mv. Budgetterne hertil optages centralt under F.4's samlede edb-budgetter.

De forventede udgifter til den løbende tekniske vedligeholdelse af edb-udstyr, brugersupport , køb af forbrugsmaterialer samt udgifter til eventuel lokal brugeroplæring mv. skal derimod optages i repræsentationernes budgetter.

Anmodninger om anskaffelser på edb-området skal forelægges Udenrigsministeriet (F.4) skriftligt til forudgående godkendelse, så det sikres, at Udenrigsministeriets fastlagte edb-standarder overholdes i hele Udenrigstjenesten. Som hovedregel indkøbes edb-udstyr af Udenrigsministeriet hos en dansk leverandør. Udstyret sendes direkte fra leverandøren til repræsentationen efter nærmere aftale med F.4. Nyt edb-udstyr skal registreres lokalt i inventaroversigterne af repræsentationen, og oplysninger om type, serienummer mv. skal desuden indsendes til Udenrigsministeriet (F.4) straks efter modtagelsen.

F.4 medarbejdere kan efter anmodning yde repræsentationerne bistand i forbindelse med større anskaffelser af edb-udstyr, herunder med installationen af udstyret og indlæggelsen af nyt programmel, brugeroplæring, udfærdigelse af vejledninger og udarbejdelse af brevmasker og andre programtilpasninger.

I forbindelse med udskiftninger af edb-udstyr følger Udenrigsministeriet retningslinierne i Finansministeriets budgetvejledning. Det fremgår heraf, at statens salg af brugt materiel og inventar skal ske ved offentlig auktion, medmindre det skønnes, at der ved salg på anden måde vil kunne opnås et større provenu. Det vil oftest være mest fordelagtigt at sælge Udenrigstjenestens brugte edb-udstyr til en edb-brooker, leverandør eller anden forhandler. Salgsprovenuet skal indtægtsføres i repræsentationens regnskab bilagt dokumentation for salget. Direkte salg til Udenrigstjenestens ansatte, herunder lokalt ansatte, eller til disses nærmeste familie er ikke tilladt.

Før edb-materiel sælges, skal det sikres, at samtlige informationer lagret på edb-udstyret samt licensbelagt programmel i udstyret slettes. Harddiske skal overskrives med specialprogrammer, som er godkendt af F.4. Hvis overskrivning ikke kan gennemføres betryggende, skal harddisken tages ud af udstyret og destrueres fysisk.

4. IT-sikkerhed

Det er tilladt at behandle og gemme informationer klassificeret til og med RAMMEFORTROLIGT/TIL TJENESTEBRUG på Udenrigstjenestens edb-udstyr, når sikkerhedsbestemmelserne herfor iagttages. Bestemmelserne, der er anført i Sikkerhedsinstruks for de udsendte repræsentationer / Sikkerhedsinstruks for Hjemmetjenesten, tager sigte på at forhindre uvedkommendes adgang til edb-udstyrs data ved at gennemføre logisk adgangskontrol (password og bruger ID) eller ved fysisk at forhindre uvedkommendes adgang til udstyret (aflåsning mv.). Uden godkendte beskyttelsestiltag må der ikke lagres klassificeret og/eller sensitiv (specielt personhenførbar) information på edb-udstyr.

Når højt klassificerede informationer skal behandles på edb, skal der anvendes specielt udstrålingsdæmpet udstyr (TEMPEST-godkendt udstyr). TEMPEST-godkendt edb-udstyr administreres og serviceres af F.4, og brugerne gives en individuel sikkerhedsvejledning.

5. Edb-registre

Når data, der kan henføres til personer, lagres på edb-udstyr i mere end 28 dage, er der derved oprettet et register i Datalovens forstand. F.3 rådgiver med hensyn til etablering af forskrifter, sikkerhedstiltag og anmeldelse til Datatilsynet.

6. Virusværn

Repræsentationerne skal etablere og vedligeholde et aktivt edb-virusværn efter nærmere anvisning fra F.4. F.4 udvælger og anskaffer licens til alle Udenrigstjenestens arbejdspladser.

I tilfælde af edb-virusangreb skal repræsentationen omgående træffe foranstaltninger til at bekæmpe og begrænse smitten. Virusangrebet skal straks indberettes til Udenrigsministeriet (F.4), om muligt med oplysning om virustype, skadens omfang og forebyggende foranstaltninger. F.4 HelpDesk vil kunne vejlede i edb-virus spørgsmål, herunder valg af bekæmpelsesmetoder.

Indholdsfortegnelse

§ 4 Bestemmelserne i § 3 gælder ikke, hvis det ville være umuligt eller forbundet med væsentlige vanskeligheder eller betænkelighed at lade en anden træde i den pågældendes sted under sagens behandling.

Stk. 2. For medlemmer af en kollegial forvaltningsmyndighed gælder bestemmelserne i § 3, selv om en stedfortræder ikke kan indkaldes. Bestemmelserne gælder dog ikke, hvis myndigheden ville miste sin beslutningsdygtighed eller det af hensyn til myndighedens sammensætning ville give anledning til væsentlig betænkelighed, dersom medlemmet ikke kunne deltage i sagens behandling, og behandlingen ikke kan udsættes uden væsentlig skade for offentlige eller private interesser.

Stk. 3. Ved kollegiale forvaltningsmyndigheders valg af medlemmer til hverv kan et medlem uanset bestemmelserne i § 3 deltage, selv om medlemmet er bragt i forslag. Bestemmelserne i § 3 gælder ikke for kommunalbestyrelsers beslutninger om vederlag mv. til medlemmer.

§ 5 Vedkommende minister kan efter forhandling med justitsministeren for bestemte områder fastsætte regler, der fastlægger den nærmere rækkevidde af bestemmelserne i §§ 3 og 4.

§ 6 Den, der er bekendt med, at der for den pågældendes vedkommende foreligger forhold, som er nævnt i § 3, stk. 1, skal snarest underrette sin foresatte inden for myndigheden herom, medmindre det er åbenbart, at forholdet er uden betydning. For så vidt angår medlemmer af en kollegial forvaltningsmyndighed gives underretningen til myndigheden.

Stk. 2. Spørgsmålet om, hvorvidt en person er inhabil, afgøres af den i stk. 1 nævnte myndighed.

Stk. 3. Vedkommende må ikke selv deltage i behandlingen og afgørelsen af spørgsmålet om inhabilitet, jf. dog § 4, stk. 1 og 2. Dette gælder dog ikke på områder, hvor andet er fastsat i henhold til lov.«

7. Instruks for konti i pengeinstitutter m.m.

Repræsentationer, som har en bank, check- eller girokonto i et pengeinstitut, skal være i besiddelse af en ajourført instruks om check- og giroblanketter og andre betalingsblanketters betryggende opbevaring, underskriftsforholdene mv.

Ved flere konti med afvigende sammensætning af underskriftsberettigede skal der udarbejdes særskilt instruks pr. konto. Paradigma for en instruks er vist i afsnit K.8.

Et eksemplar af den ajourførte checkinstruks indsendes i underskrevet stand til Udenrigsministeriet. Det andet eksemplar skal findes på repræsentationen og i givet fald forevises Rigsrevisionen ved kasseeftersyn. Pengeinstitutterne skal straks underrettes om ændringer i underskriftsforholdene.

Som hovedregel skal enhver giro-, check- eller anden bankudbetalingsordre være underskrevet af 2 dertil bemyndigede personer. Udenrigsministeriet er dog indstillet på at godkende afvigelse fra kravet for repræsentationer med 4 eller færre udsendte medarbejdere.

De personer, der er nævnt under pkt. 3 i paradigmaet, bør hvor forholdene tillader det være forskellige fra de nævnte underskriftsberettigede personer i pkt. 4. Den, der foretager registreringen af og kontrollen med blanketterne, kan også rekvirere blanketterne, jf. instruksens pkt. 1.

Ved opdelingen af underskriftsberettigede i grupper henføres personer, der intet har med kasseforretninger at gøre, til gruppe A, og personer, der især er beskæftiget hermed, til gruppe B.

B. Den daglige regnskabsførelse

I et følgende vil der i forbindelse med konteringsanvisninger blive nævnt såvel nye som gamle kontonumre (fra henholdsvis UM-Finans og REP-Finans). De gamle kontonumre fra REP-Finans skal anvendes indtil ny konteringsinstruks fremsendes fra Udenrigsministeriet.

1. Almindelige regnskabsbestemmelser

Kassebeholdningen må ikke sammenblandes med beløb, som er repræsentationen uvedkommende, eller opbevares sammen med sådanne beløb, hvis de er umiddelbart tilgængelige.

Forskudsbilag må ikke indgå i kassebeholdningen, men skal straks eller senest samme dag bogføres.

Personalechecks må kun indløses af repræsentationen, hvor helt specielle forhold begrunder dette og i så fald kun til almindeligt forbrug.

Modtagne checks, postgiroanvisninger mv. skal straks eller senest den følgende dag indsættes på repræsentationens bank- eller girokonto.

Enhver indbetaling og enhver udbetaling skal straks eller senest samme dag bogføres.

Forfaldne, men endnu ikke udbetalte beløb, fx løn under ferie, må ikke bogføres, før den faktiske udbetaling til modtageren har fundet sted.

Indtægter på repræsentationens bank- eller girokonto bogføres samme dag, advis modtages fra bank eller girokontor.

Checks o.l., der trækkes på bank- eller girokonto, bogføres samme dag, de udstedes.

Eventuelle annullerede checks indsendes sammen med månedsregnskabet.

I forbindelse med overdragelse af regnskabsførelsen til en anden medarbejder, fx i forbindelse med ferie eller andet fravær, forflyttelser mv., udskrives G/L Registret, og der påføres oplysning om, hvem overdragelsen sker fra og til. Både den medarbejder, der overdrager regnskabsførelsen, og den medarbejder, der overtager regnskabsførelsen, kvitterer. Der henvises i øvrigt til paradigmaet i afsnit K.1.

1.1. Regnskabshåndbog: Opgave og ansvarsfordeling.

På repræsentationen skal forefindes en ajourført regnskabshåndbog, hvor detaljerede oplysninger om den regnskabsmæssige sagsgang, arbejdsbeskrivelser for hver enkelt medarbejder, oplysninger om underskrifts- og ansvarsforhold samt en organisationsplan er beskrevet. Regnskabshåndbogen skal ajourføres i forbindelse med personaleskift. Repræsentationens chef skal ved start af nyt finansår indberette, i hvilket omfang de generelle bestemmelser herunder funktionsadskillelse, jvf. A.2,3. afsnit, fraviges. Der henvises til paradigmaet i afsnit K.13.

1.2. Formålskontering.

Anvendelsen af formålskontering hænger sammen med de nye krav til statslige myndigheders regnskaber, som er indført i de senere år, og som grundlæggende tager sigte på at tilvejebringe bedre styringsmekanismer samt at give offentligheden og de bevilgende myndigheder et mere klart billede af, hvilke formål de offentlige udgifter på de enkelte områder knytter sig til. Formålskoderne står opført under Paradigmaer afsnit K.1.1 nr. 11.

Formålskonteringen tager udgangspunkt i den velkendte opdeling på hovedformål/hovedområder fra Udenrigsministeriets bevillinger på finansloven og fra VPS, nemlig generelle opgaver, udviklingsbistand, eksportfremme og konsulære opgaver (med tilhørende underopdelinger).

Hertil knytter sig administration, som ikke er et formål i finanslovens forstand, men som indgår i enhedernes VPS-bidrag ved opgørelsen af de forventede ugeværksforbrug. Repræsentationerne skal i forbindelse med afholdelse af udgifter gennem konteringen angive, hvilket af de fire hovedformål (evt. opdelt i underkategorier) udgiften understøtter.

For nogle repræsentationers vedkommende ligger det som følge af opgaveporteføljen relativt fast, hvilke hovedformål og eventuelle underkategorier, der er det/de afgørende. Eksempelvis vil det for repræsentationer i programsamarbejdslande være bilateral udviklingsbistand, mens eksportfremme vil være det afgørende hovedformål for hovedparten af generalkonsulaterne. For andre repræsentationer med en blandet portefølje vil det konkret skulle overvejes, hvilket hovedformål, der af repræsentationen vurderes som det vigtigste. Repræsentationerne vil i den forbindelse kunne skele til VPS-bidraget, hvor det hovedformål, på hvilket der planlægges anvendt det største antal ugeværk, som udgangspunkt må antages at være det afgørende hovedformål for repræsentationen. På baggrund heraf anbefales det repræsentationerne om muligt at fastlægge et formål, der kan anvendes som hovedregel («default«) i lyset af repræsentationens opgaveportefølje.

Til brug for konteringen benyttes de under paradigmaer afsnit K.1.1 nr. 11 nævnte koder. Udgifterne til en tjenesterejse med henblik på tilsyn med et sektorprogram i et programsamarbejdsland vil således skulle formålskonteres med kode 2100 Bilateral bistand. Det samme gælder boligudgifter og andre udgifter til medarbejdere, der varetager administration af bilateral udviklingsbistand. Udgifterne til en udsendt medarbejder, der på en bilateral repræsentation overvejende er beskæftiget med politisk og økonomisk indberetningsvirksomhed, vil eksempelvis skulle konteres med formålskode 1000 Generelle opgaver. For de multilaterale repræsentationer vil formålskoderne 1300 Danmarks forhold til og politik i internationale organisationer og 2200 Multilateral bistand formentlig være de hyppigst anvendte.

I tvivlstilfælde, eksempelvis en tjenesterejse til et sideakkrediteret land foretaget med sigte på såvel eksportfremme som på varetagelse af generelle udenrigspolitiske opgaver, bør repræsentationen vurdere konkret, hvilket hovedformål, der i lyset af aktiviteten og det konkrete beslutningsgrundlag er det væsentligste, og formålskontere i overensstemmelse hermed. Udgifter til residens og kancelli for repræsentationer med en blandet opgaveportefølje konteres i overensstemmelse med det formål, som repræsentationen på grundlag af VPS skønner er det vigtigste formål for repræsentationen. Boligudgifter henføres til de formål, som den pågældende medarbejder i henhold til VPS i overvejende grad varetager. De formålskoder der knytter sig til administration (formåls-kode 5000) forudsættes primært anvendt af F-kontorer i hjemmetjenesten. Dog vil visse fællesudgifter i udetjenesten, der ikke lader sig henføre til eet hovedformål, skulle konteres som administration. Det gælder eksempelvis de (få) steder, hvor der er oprettet fællesadministrationer for flere repræsentationer i samme by. Formålskoden 2500 Administration i forbindelse med bistandsarbejdet kan anvendes ved kontering af udgifter, der ikke lader sig henføre til andre kategorier under hovedformålet udviklingsbistand.

2. Økonomistyringssystemet Rep-Finans

Repræsentationen skal bogføre alle sine indtægter og udgifter i økonomistyringssystemet. Som posteringstekst bør anføres en beskrivende tekst til tydelig identifikation af posteringen. Posteringsteksten bør ikke være en gentagelse af kontonavnet eller dele heraf. Eksempel: En postering på huslejekontoen bør ikke forsynes med teksten: »Husleje«, men i stedet med angivelse af fx bolig eller medarbejder samt den periode det dækker. Vedrørende posteringsindberetninger henvises til E.1.1.

I afsnit K.1 er vist en udskrift af G/L Registret med udførlig forklaring på alle kolonner. Omposteringer, der berører repræsentationens driftskonti, foretages altid af repræsentationen selv. Opdages posteringsfejl i regnskabsåret efter årets udløb, skal ompostering ikke foretages. I stedet underrettes Udenrigsministeriet om posteringsfejlen.

3. Regnskabsbilag

3.1. Dokumentation

Enhver postering skal dokumenteres ved det originale regnskabsbilag (jf. dog nedenfor), som skal stemples med konteringsstempel, jf. afsnit K.13.

Dokumentation for udgifter kan bestå i original faktura eller original kvitteret regning. Beløb, der ikke kan opnås kvittering for, fx småudgifter til lokal befordring eller til drikkepenge, dokumenteres ved en kvittering underskrevet af den pågældende medarbejder med angivelse af dato, beløb og formål.

Udgifter, hvor den oprindelige betaling er sket med medarbejderens betalingskort, skal ud over betalingstalonen, som medarbejderen har modtaget, være dokumenteret ved den faktura, nota o.l., som har dannet grundlag for betalingen.

Hvis medarbejderen i særlige tilfælde ikke kan få udleveret den nævnte dokumentation, bør vedkommende i notitsform bekræfte, hvad betalingen har omfattet.

Indtægter skal dokumenteres ved originalbilag og kan fx bestå i den skrivelse til repræsentationen, som ledsager betalingen, i postanvisningsbon eller en gennemskrivningskopi af repræsentationens kvittering. Eventuel sagsdokumentation kan ske ved kopi eller afskrift.

Ved veksling af personalechecks vedlægges til regnskabsbilaget kopi af den (de) udstedte checks. På regnskabsbilaget anføres den anvendte vekselkurs.

3.2. Bilagsnummer

Regnskabsbilag nummereres fortløbende gennem hele regnskabsåret og påføres oplysning om check/giro/bankudbetalingsblankettens dato og nummer. Ved ompostering af A-posteringer posteret af ministeriet på repræsentationens konto ny: 787101 [gl:95.71.01] skal repræsentationen i tekstfeltet angive samme bilagsnr. som er benyttet af ministeriet, og som er stemplet på fakturaen

3.3. Oversættelse

Bilag, der ikke er affattet på et skandinavisk sprog eller et af hovedsprogene, og bilag med usædvanlig eller utydelig typografi, skal påføres nødvendige oplysninger til forståelsen af bilagets tekst og talangivelser, fx ved oversættelse af nøgleord i teksten og omskrivning af ikke-arabiske tal.

3.4. Attestation

Alle regnskabsbilag forsynes med konteringsstempel, jf. afsnit K.13, og skal forud for betalingen attesteres af repræsentationschefen eller den medarbejder, chefen på sit ansvar har bemyndiget til det. Bilagene påtegnes med den pågældendes underskrift eller initialer og navnestempel.

Den, der attesterer bilagene, skal sikre sig, at indbetalinger er i overensstemmelse med opkrævning eller på anden måde er forventet. Endvidere kontrolleres, at udbetalinger er korrekte og forsvarlige, dvs. at prisen er rimelig, at varen eller tjenesteydelsen faktisk er modtaget, at varens art og kvantum står i et rimeligt forhold til repræsentationens behov, og at antallet af arbejdstimer er rimeligt i forhold til arbejdets omfang.

3.5. Efterregning

Indeholder et bilag udregninger og sammentællinger, skal disse kontrolleres og bilaget påtegnes herom med en underskrift eller initialer og navnestempel af den, der har foretaget efterregningen, jf. Konteringsstempel afsnit K.13.

3.6. Inventarliste

Regnskabsbilag for anskaffelser af inventar skal forsynes med påtegning om, at det pågældende inventar er indført på inventarlisten.

3.7. Eget motorkøretøj

Som dokumentation for godtgørelse af tjenstlig kørsel i egen bil udfærdiges en notits bl.a. indeholdende oplysning om dato for kørslen, antal kørte kilometer, formål og hvilket transportmiddel, som har været anvendt.

3.8. Lønningsliste

Udbetaling af løn til det lokalt ansatte personale bør bogføres med et samlet beløb for hele måneden. Som dokumentation for posteringen vedlægges en liste, hvoraf størrelsen af løn og eventuelle sociale udgifter fremgår for hver enkelt ansat. Endvidere bør den periode fremgå, som udbetalingen vedrører. Medarbejderens kvittering for modtagelsen skal fremgå af listen eller være vedhæftet denne. Hvis løn anvises gennem bank eller postgirokontor, kan repræsentationens udbetalingsanmodning anvendes som dokumentation.

Ved timebaseret løn og/eller overarbejdsbetaling skal det endvidere, eventuelt af underliggende dokumentation, fremgå, hvornår arbejdet er udført, og hvilken løn eller timesats der er anvendt.

Medarbejderes bidrag til Udenrigsministeriets sygesikringsordning, jf. herved Instruksen bind 3, kap. III, afsnit K, skal føres til indtægt for konto ny: 353099 [gl:19.30.99]. Bidraget må således ikke i forbindelse med posteringen af lønudgiften modregnes heri, men skal særskilt posteres som anført ovenfor.

Lønudgifter til vikarer ved lokalt ansat personales barsel eller sygdom afholdes over repræsentationens lønkonto. Eventuelle refusioner fra lokale sociale myndigheder eller fra danske myndigheder posteres som indtægt på konto ny: 229801 [gl:12.98.01] vedrørende refusioner i anledning af barsel og sygdom eller anden godkendt refusion.

3.9. Bonusløn eksportfremme/lokalansatte

Repræsentationerne kan anvende op til 25% af faktureringen indenfor eksportfremme til bonusløn til lokalt ansatte, jf konto ny: 353018 [gl: 19.30.18]. Det årlige udbetalte beløb kan for den enkelte handelsmedarbejder maksimalt modsvare 2 månedslønninger (jf. BB0137 af 28.11.97). Udgifterne skal holdes indenfor den udmeldte nettodriftsramme.

3.10. Moms og afgiftsrefusion

Repræsentationens udgifter er budgetteret inkl. moms og afgifter. Når repræsentationen afholder udgifter, der er pålagt moms eller afgifter, konteres udgiften, inkl. moms og afgifter, på den relevante udgiftskonto.

Hvis det i henhold til opholdslandets regler er muligt for repræsentationen at søge refusion for afholdte moms og afgiftsbeløb, føres refusionen ved modtagelsen fra myndighederne til indtægt for konto ny: 199099 [gl:29.90.99], ekstraordinære indtægter.

Hvis der i moms og afgiftsrefusionen er indeholdt beløb, der vedrører personalets private indkøb, posteres dette beløb på en dertil oprettet konto ny: 7850 [gl:95.50aktivitet], jf. afsnit B.4. Den del af refusionen, der vedrører repræsentationen, føres direkte til indtægt for konto ny: 199099 [gl:29.90.99]. Afregning af beløb, der tilkommer personalet, skal ske umiddelbart efter modtagelsen ved udligning af den anvendte konto ny: 7850 [gl:95.50aktivitet].

3.11. Fakturering.

I forbindelse med repræsentationens udstedelse af fakturaer, bør følgende formkrav følges

Det 9-cifrede fakturanummer er sammensat som følger

1-3 ciffer: de 3 første cifre i repræsentationens regnskabsnummer eksempelvis 272 for rep.nr. 2722.

4 ciffer: det sidste ciffer i indeværende årstal eksempelvis 0 for år 2000.

5 ciffer: 1 hvis det drejer sig om en faktura og 9 hvis det er en kredit nota.

6-9 ciffer: løbenummerrække, som startes forfra hvert nyt regnskabsår. Løbenummerrække 0000 anvendes til fakturering af lokale kunder, 4000 til fakturering af konsulære sager (udfyldes manuelt og ikke i REP-Finans) samt 5000 til fakturering af kunder i Danmark.

Registrering foregår som følger

1. Fakturaer (og kreditnotaer) udfyldes for danske og lokale kunders vedkommende i Rep-Finans, og fremsendes til rekvirenten (kunden).

Omkring vejledning for udfærdigelse af fakturaer samt paradigmaer herfor henvises til manualen for REP-Finans.

Hvis et udlæg er posteret på reskontroen, udlignes denne ved som item/varenr. i fakturaen at vælge 299. Herved posteres udlægget på konto ny:785001 [gl:95.50.01], og efterfølgende må beløbet omposteres i General Journal til det relevante reskontronr., 82xx. Hvis et udlæg derimod er afholdt over repræsentationens driftsbudget føres det til indtægt for relevant indtægtskonto ved at anvende det relevante item/varenr. (201-213) i fakturaen.

Efter postering i Rep-Finans af et bundt fakturaer tages et G/L udskrift af konto ny:986209 [gl:98.62.09], som sendes til ministeriet med kopi af de udstedte fakturaer. Det kontrolleres herefter, at saldoen på konto ny: 986209 [gl: 98.62.09] er 0. Der skal ikke udfærdiges separat posteringsindberetning.

2. Summen af alle serviceydelser (dvs. timebetalinger og faste gebyrer) bliver ved postering i Rep-Finans ført til indtægt for konto ny: 119003 [gl:21.90.03] med aktivitet 3203.

Ved fakturering til lokale kunder skal repræsentationen påse, at de opkrævede beløb indbetales til repræsentationens kasse. Den ved posteringen berørte konto, nr. ny: 781001 [gl:95.10.01], bør kun udvise en saldo svarende til de åbentstående fakturaer. Det er repræsentationens ansvar at sikre, at kontoen er stemt af.

På denne måde kan repræsentationen løbende holde styr på sine indtægter fra eksportfremmeydelserne.

4. Reskontroen

Reskontroen er den del af repræsentationens økonomistyringssystem, hvori alle ind og udbetalinger vedrørende mellemværender med andre registreres.

Hver måned udskrives saldoen af hvert enkelt mellemværende i en reskontrooversigt (reskontro overview), som underskrives af repræsentationschefen eller den medarbejder, chefen på sit ansvar har bemyndiget til det, og indsendes med månedsregnskabet. Afsluttede reskontroblade (customer statements) arkiveres af repræsentationen sammen med øvrige regnskabsbilag. Med udgangen af månederne marts, juni, september og december udskrives kontoudtog (customer statements) for samtlige uafsluttede reskontrosager. Disse indsendes med månedsregnskabet for den pågældende måned.

Repræsentationen har ansvaret for afviklingen af alle mellemværender med andre og skal løbende søge disse afviklet uden forsinkelse.

Med rapporten Reskontro Overview udskrives totalsaldoen for samtlige uafsluttede sager. Repræsentationen er ansvarlig for at foretage afstemning af denne totalsaldo med den bogførte saldo på konto ny:785001 [gl:95.50.01]. Endvidere er repræsentationen ansvarlig for at foretage afstemning af konto ny:785001 [gl:95.50.01] med UM-Finans ved hjælp af de fra Udenrigsministeriet tilsendte rapporter.

Et eksempel på rapporterne Reskontro Overview og Customer Statement er vist i afsnit K.4.

5. Forudbetalte kontor- og huslejer samt deposita

Kontiene vedrørende forudbetalt husleje i et kommende finansår har følgende struktur

ny: 7830 [gl:95.30.XX], hvor de sidste 2 cifre (betegnet med »XX«) sættes lig årstallet for det år, som forudbetalingen vedrører.

Deposita skal konteres på en særskilt konto ny:786003 [gl:95.60.03].

Eksempel 1

Den 1. april 2000 forudbetaler repræsentationen kontorleje med et beløb på USD 240.000, hvilket dækker perioden 1. april 2000 31. marts 2002.

Dette konteres som følger

a) USD 90.000 (9 måneders husleje i indeværende år) konteres på konto

ny: 341001 [gl:16.10.01].

b) USD 120.000 konteres på konto ny: 783001 [gl:95.30. 01], idet året 2001 forholdsmæssigt skal belastes med 12 måneders leje á USD 10.000 pr. måned.

c) Det resterende beløb, USD 30.000, vedrører året 2002, og skal derfor konteres på konto ny: 783002 [gl:95.30. 02].

Eksempel 2

Den 15. oktober 2000 forudbetaler repræsentationen et huslejebeløb (bolig) på USD 120.000, hvilket dækker perioden 15. oktober 2000 14. oktober 2001 samt et beløb på USD 30.000 som depositum, i alt USD 150.000.

Dette konteres som følger

a) USD 25.000 (2_ måneders husleje i indeværende år) konteres på konto ny: 341003 [gl:16.10.03].

b) USD 95.000 konteres på konto ny:783001 [gl:95.30. 01], idet året 2001 forholdsmæssigt skal belastes med 9_ måneders leje á USD 10.000 pr. måned.

c) USD 30.000 konteres på konto ny: 786003 [gl:95.60.03], idet dette beløb vedrører depositum.

Eksempel 3

Den 23. december 2000 forudbetaler repræsentationen en husleje (bolig) for januar kvartal 2001 med et beløb på USD 30.000.

Dette konteres som følger

a) USD 30.000 (3 måneders husleje i 2001) konteres på konto ny: 783001 [gl:95.30. 01].

Ved enhver forudbetaling af huslejer og deposita skal repræsentationen sende en indberetning til ministeriet, hvoraf det fremgår, hvordan det samlede betalte beløb er opdelt på de forskellige konti, jf. afsnit K.13.

I januar måned i efterfølgende finansår skal repræsentationen foretage omposteringer fra konto ny: 7830 [gl:95.30.XX] til huslejekonto ny: 3410 [gl:16.10.XX] i repræsentationens eget regnskab. Konsekvensen er, at repræsentationens regnskab i det enkelte finansår kun bliver belastet med det huslejebeløb, som vedrører netop dette regnskabsår.

I eksempel 1 vil der således i året 2001 skulle bogføres USD 120.000 på konto ny: 341001 [gl:16.10.01], og i året 2002 USD 30.000.

6. Rejseaktiviteter for visse specialattachéer

I forbindelse med overflytningen af specialattachéerne fra andre ressortministerier til Udenrigsministeriet er der oprettet særlige aktiviteter til registrering af rejseudgifter for udsendte medarbejdere fra følgende ministerier

Forsvarsministeriet: aktivitet 6020

Fødevareministeriet aktivitet 6030

Øvrige ministerier: aktivitet 6040

Der skal altid anvendes aktivitet i forbindelse med rejser foretaget af medarbejdere fra Fødevareministeriet Forsvarsministeriet og andre ministerier, hvor rejseudgifterne registreres i repræsentationens regnskab på konto ny: 331011 [gl:14.10.11].

7. Undervisning

Hvis repræsentationen afholder udgifter til undervisning af medarbejderne over sit budget, fx udgifter til sprogundervisning eller til anvendelse af ny teknologi, skal sådanne udgifter altid konteres på konto ny: 337005 [gl:14.70.05], mens køb af undervisningsmaterialer afholdes over konto ny: 313011 [gl:14.80.11].

7.1. Sprogundervisning

Som led i repræsentationens ordinære budgetlægning udarbejdes der hvert år et budget for repræsentationens udgifter til sprogundervisning for udsendte medarbejdere og eventuelle medfølgende ægtefæller. Det sker i lyset af de forudsete personaleudskiftninger på repræsentationen og på grundlag af de modtagne retningslinier fra Udenrigsministeriet, jf. Instruksen bind 3, kap. III, afsnit L.

Udgifterne til sprogundervisningen afholdes over konto ny: 337005 [gl:14.70.05], aktivitetsnummer 1114. Køb af undervisningsmaterialer konteres på konto ny: 337005 [gl:14.70.05] ligeledes under anvendelse af aktivitetsnummer 1114.

Repræsentationschefen skal påse, at betingelserne for refusion er overholdt, at honorarerne for sprogundervisningen holdes inden for rimelige rammer, og at undervisningen i det hele tilrettelægges på den mest økonomiske måde.

7.2. Undervisning i anvendelse af ny teknologi

Udgifter i forbindelse med medarbejdernes oplæring i anvendelse af ny teknologi, der skal afholdes over repræsentationens budget, skal ligeledes konteres på konto ny: 337005 [gl:14.70.05] under anvendelse af aktivitetsnummer 9130. Køb af undervisningsmaterialer konteres på konto ny: 337005 [gl:14.70.05], ligeledes under anvendelse af aktivitetsnummer 9130.

7.3. Anden undervisning

Udgifterne til anden undervisning af medarbejdere posteres ligeledes på konto ny: 337005 [gl:14.70.05]og køb af eventuelle undervisningsmaterialer på konto ny: 337005 [gl:14.70.05], dog uden anvendelse af aktivitetsnummer.

8. Gebyrregnskab

8.1. Almindelig vejledning

I medfør af § 14 i Lov nr. 150 af 13. april 1983 om udenrigstjenesten, som ændret ved Lov nr. 331 af 14. maj 1997, opkræves der gebyrer for en række tjenestehandlinger i udenrigstjenesten. Reglerne for betaling af gebyrerne og deres størrelse findes i Udenrigsministeriets bekendtgørelse om betaling for tjenestehandlinger i udenrigstjenesten.

Gebyrer for konsulære ydelser, der skal opkræves hos danske offentlige myndigheder eller andre i Danmark, opkræves altid således, at indbetaling sker til Udenrigsministeriet i kroner. Vedrørende procedurer for indsendelse af genpart af opkrævninger fra eksportfremmeydelser henvises til afsnit B.3.9.

I konsulære sager, hvor rekvirenten personligt retter henvendelse til repræsentationen, opkræves gebyret normalt direkte hos rekvirenten. Eneste undtagelse herfra vedrører de konsulære sager, som repræsentationen modtager fra/via Udenrigsministeriet. I disse sager opkræver Udenrigsministeriet gebyret.

Som hovedregel betales fakturaerne til Udenrigsministeriet. Hvis en repræsentation i forbindelse med opkrævning af beløb, fx i en inddrivelsessag, foretager afregning direkte over for en rekvirent, skal gebyr modregnes i afregningen.

Honorære repræsentationer kan benytte sig af samme fremgangsmåde, så genpart af opkrævningen indsendes til Udenrigsministeriet, der herefter opkræver gebyret. Indtægten medtages så i en efterfølgende afregning med den honorære repræsentation.

I tilfælde, hvor den honorære repræsentation afregner en bistandssag direkte med Udenrigsministeriet, overføres gebyret sammen med udlægget til den honorære repræsentation. Afregner den honorære repræsentation i forbindelse med aflæggelse af sit normale driftsregnskab, indregnes gebyret heri, hvorefter gebyret anvises sammen med eventuelle andre udgifter.

Afregner den honorære repræsentation med en overordnet udsendt repræsentation i opholdslandet, udbetales gebyret af den udsendte repræsentation og inkluderes i dennes posteringsindberetning til Udenrigsministeriet.

Ved opkrævning i inddrivelsessager (børne og hustrubidrag) skal følgende iagttages

Hvis anmodning om inddrivelse modtages fra et statsamt, skal gebyrer opkræves direkte hos kommunen, hvor bidragsmodtageren har bopæl. Kommunen vil normalt fremgå af anmodningsskrivelsen eller bilag hertil.

I opkrævningen skal kommunens reference, normalt personnummer, angives, ligesom det kan anbefales at vedlægge en kopi af materialet fra statsamtet.

Til brug ved gebyropkrævningerne anvendes det gengivne blanketsæt i afsnit K.10. Der henvises i øvrigt til Instruksen bind 3, kap. I, afsnit G, og til Udenrigsministeriets viseringsinstruks, samt særskilt Vejledning til bekendtgørelse nr. 839 af 12. november 1997 om betalinger for tjenestehandlinger, juni 1998.

8.2. Gebyrregnskabet

Alle repræsentationer skal oprette en særlig gebyrkasse og føre regnskabet i en gebyrregnskabsbog, som rekvireres fra Udenrigsministeriet. Regnskabsbogen, hvis blade er fortløbende nummereret, føres efter gennemskrivningsprincippet med kuglepen og med blokbogstaver. I bogen indføres alle udstedte nationalitetspas og visa med angivelse af dato, navn, betegnelse, pas eller visumnummer og indbetalt beløb. Er et pas eller visum efter de givne regler udstedt uden gebyr, anføres: Gratis. I henhold til Meddelelse fra Fællessekretariatet nr. 61/1995 skal der ved udstedelse af pas og kørekort til udenrigstjenestens medarbejdere og lokalt ansatte opkræves betaling af gebyr.

Annulleres et pas eller visum, skal det anmærkes i gebyrbogen.

I gebyrbogen registreres endvidere indtægter vedrørende porto, telefon og telex samt øvrige gebyrer. Der henvises til paradigmaet i afsnit K.9.

Ved månedens udløb sammentælles de indførte gebyrer, og de originale gebyrbogsblade udrives af bogen, underskrives af den medarbejder, der fører gebyrregnskabet, og afleveres til repræsentationens regnskabsfører sammen med de indbetalte gebyrer. Beløbet nedlægges i hovedkassen og føres i REP-Finans til indtægt for konto ny: 1990 [gl:62.10.] med underopdeling på 6 cifre, gebyrer. Indtægter vedrørende porto, telefon og telex indtægtsføres på konto ny: 119001 [gl:21.90.01] i repræsentationens regnskab.

Hvis der er tale om større gebyrindtægter, bør afregning med hovedkassen finde sted med kortere mellemrum, fx en gang om ugen.

Indgår der betalinger til gebyrkassen i form af checks, postanvisninger o.l., bør der foretages a conto afregning med repræsentationens kasse med passende mellemrum med henblik på indsættelse af checks mv. på repræsentationens bankkonto. Ved modtagelsen af checks krydses disse. På checkenes bagside anføres bank, og kontonummer og med repræsentationens navn.

8.3. Opbevaring af provisoriske pas, stamkort til rejsepas og visumstickers m.v.

Provisoriske pas og stamkort rekvireres i Udenrigsministeriet, jf. Instruksens bind 1, kap. V., afsnit A.7. Visumstickers rekvireres hos Setec A/S, jfr. Viseringsinstruksens Kap. 8.

Når materialet modtages, registreres det med angivelse af numrene på en særlig liste for hver kategori. Listerne bør føres af en anden medarbejder, end den der normalt beskæftiger sig med udstedelse af hhv. pas og visa. Ved udlevering af provisoriske pas og stamkort til den pasudstedende medarbejder skal denne kvittere på den særlige liste med angivelse af de modtagne numre. Tilsvarende fremgangsmåde følges for så vidt angår visumstickers.

Ubrugte provisoriske pas og, stamkort opbevares i pengeskab eller i aflåst stålskab i repræsentationens sikkerhedsrum. Visumstickers opbevares uden for kontortid på tilsvarende måde; i ekspeditionstiden kan en passende beholdning opbevares på den ansvarlige medarbejders kontor.

De repræsentationer, der videresender provisoriske pas, stamkort og visumstickers til honorære konsulater, skal sørge for, at konsulatet returnerer en kvittering for modtagelse til repræsentationen snarest muligt, eksempelvis på en kopi af et følgebrev.

8.4. Udstedelse og annullering af pas og viseringer

Visumstickers skal ved udstedelsen altid anvendes i fortløbende nummerrækkefølge. Det er vigtigt, at den kronologiske orden bevares, uanset om udstedelsen er sket mod betaling, gratis eller senere er blevet annulleret. Kuponer fra samtlige visumstickers skal indklæbes på gebyrregnskabsbogens/viseringsprotokollens original og genpartsblade med angivelse af enten de respektive beløb, »gratis« eller »annulleret«. Når provisorisk pas udstedes uden beregning eller annulleres, skal der i gebyrregnskabsbogen/viseringsprotokollen anføres »gratis«, respektive «annulleret«.

Provisoriske pas og stamkort, der på grund af fejludskrivning eller af andre grunde annulleres, hvilket foretages ved gennemhulning og stempling »ANNULLERET«, skal efterfølgende makuleres af 2 personer i forening. De udfærdiger og udskriver en liste, hvoraf numrene på de makulerede pas fremgår. Et eksemplar af listen opbevares på repræsentationen.

Det samme gælder ældre pas, der indleveres til repræsentationen, jf. Instruks for Udenrigstjenesten bind 1, kap. V,A,4.8.

Fejlskrevne visumstickers tilintetgøres ved makulering eller et diagonalt snit og en overordnet funktionær påfører bemærkning herom ud for den lille ekstra sticker, der iklæbes gebyrregnskabsbogen/viseringsprotokollen. Skulle stickeren - trods alle forholdsregler - allerede være indklæbet i passet, annulleres den ved påførelse af et rødt kryds og en overordnet medarbejder anfører en bemærkning i gebyrregnskabsbogen/viseringsprotokollen om forholdet samt om løbenummeret på den pågældende sticker.

Hvis repræsentationen ikke altid har mulighed for at udføre disse arbejdsopgaver under medvirken af 2 personer, når dette ellers er påkrævet i.h.t. instruksen, kan der i undtagelsestilfælde dispenseres herfra.

For at opnå denne dispensation skal repræsentationschefen indhente en skriftlig godkendelse fra ministeriet, der evt. kan gives på basis af en begrundet indberetning.

8.5 Opkrævning i viseringssager

Ved ansøgning om opholds og/eller arbejdstilladelse betales gebyret altid ved indgivelsen af ansøgningen. Gebyret føres til indtægt for konto ny: 199064 [gl:62.10.04].

Beløbet tilbagebetales ikke ved afslag.

Ved indgivelse af klage om afgørelse af ansøgning om visum eller om opholds og/eller arbejdstilladelse, betales gebyret samtidig hermed og indtægtsføres på konto ny: 199064 [gl:62.10.04]. Ved medhold i klagen tilbagebetales gebyret og udgiftsføres på samme konto.

9. Afstemning af kassen og eventuelle kassedifferencer

Regnskabsføreren skal hver dag, hvor der forekommer ud og indbetalinger, opgøre kassebeholdningen og sammenholde den med det bogførte kassetilsvar i Rep-Finans.

Konstateres der en difference mellem den optalte beholdning og det bogførte tilsvar, skal regnskabsføreren straks søge at finde årsagen. Kassedifferencen må under ingen omstændigheder udlignes ved, at det manglende beløb nedlægges i kassen eller et overskydende beløb udtages af kassen.

Lykkes det ikke regnskabsføreren at finde frem til en kassedifferences oprindelse, skal repræsentationschefen straks underrettes, og kassedifferencer på maksimalt svarende til DKK 100,00 skal derefter - alt efter om den faktiske kassebeholdning er større eller mindre end tilsvaret - føres til indtægt eller udgift for konto ny: 358001 [gl:19.80.01], kassedifferencer. Bilaget bør være attesteret af repræsentationschefen. Kassedifferencer, som overstiger beløb svarende til DKK 100,00, føres til indtægt eller til udgift for konto ny: 787101 [gl:95.71.01]. Posteringen indberettes til Udenrigsministeriet.

Kassedifferencer forårsaget af mangel på skillemønt kan undgås ved på bilaget at anføre det faktisk betalte beløb, hvilket bogføres i Rep-Finans.

C. Kontogrupper

Kontoplanen for repræsentationernes regnskaber omfatter fem væsensforskellige kontogrupper. Det er særdeles vigtigt, at navnlig regnskabsføreren fastholder sondringen mellem disse ved bogføring i Rep-Finans

a) Repræsentationens driftskonti

b) Repræsentationens tilskudskonti

c) Repræsentationens beholdningskonti

d) Repræsentationens mellemværender med andre

e) Repræsentationens mellemværender med Udenrigsministeriet

Om kontoplanen og kontonummerets struktur henvises til afsnit L.

D. Særligt om mellemværender med andre

1. Reskontro ny: 7850 [gl:95.50/8201-8999]

Rep-Finans kan ved angivelse af kundenumrene 8201 til 8999 udskrive kontokort for hvert enkelt udestående mellemværende på reskontroen, konto ny:7850 [gl: 95.50]. Omkring oprettelsen i REP-Finans af kundenumre/reskontrosager henvises til REP-Finans manualen. Når en aktivitet er udlignet, dvs. at saldoen er nul, bør kundenummeret genanvendes ved oprettelse af ny sag.

Repræsentationen skal anvende de relevante kundenumre (8201-8999) ved registrering i Rep-Finans-systemet af konto ny:7850 [gl: 95.50]transaktioner.

Kontering på disse konti omfatter seks slags posteringer

a) midlertidige posteringer

b) løbende mellemværender

c) deposita

d) forskudskasser

e) større reparationer og vedligeholdelsesarbejder

f) anlægssager

1.1. Midlertidige posteringer

I de tilfælde, hvor en indtægt eller en udgift endeligt skal føres i Udenrigsministeriets regnskab, kan det være hensigtsmæssigt, at posteringer i den samme sag foreløbigt konteres på den relevante kundes reskontro. Ved posteringer på reskontroen skal attesteret kopi eller afskrift af det originale regnskabsbilag indgå i månedens bilagssamling. Der skal foretages ompostering til mellemregning med Udenrigsministeriet, når sagen er afsluttet, dog senest i forbindelse med månedsafslutningen. De originale regnskabsbilag vedlægges indberetningen til Udenrigsministeriet, mens indberetningskopien indgår i månedens bilagssamling.

Udgifter til pleje, underhold og hjemsendelse af danske statsborgere, der er overladt i repræsentationens varetægt, samt anlægssager kan dog blive stående på reskontroen , indtil sagen er afsluttet for repræsentationens vedkommende. Først da omposteres de til konto ny: 7871 [gl:95.71] med samtidig posteringsindberetning bilagt originale regnskabsbilag.

Udgifter i forbindelse med tjenesterejser til Danmark samt orlovs-, børnebesøgs- og forflyttelsesrejser, som skal afholdes over Udenrigsministeriets driftsregnskab, posteres foreløbigt på reskontroen.

Udgifterne bliver stående her, indtil rejsen er afsluttet, og rejseregnskab umiddelbart herefter er afleveret. Derefter omposteres det samlede beløb til konto ny: 7871 [gl:95.71], mellemregning med Udenrigsministeriet, med samtidig posteringsindberetning bilagt originale regnskabsbilag.

I forbindelse med repræsentationens afregning og postering af de samlede rejseudgifter, henvises til Instruksens bind 3, kap. VI. Der gøres særligt opmærksom på følgende regler

Alle udgifter (enkeltposteringer) i forbindelse med tjenesterejsen føres midlertidigt til udgift for reskontroen

Når tjenesterejsen er afsluttet, skal rejseregnskabet, inkl. alle relevante bilag, afleveres senest 14 dage herefter og afregnes med repræsentationens kasse.

Når regnskabet er afsluttet, omposteres saldoen fra reskontroen og udgiftsføres sædvanligvis på konto ny: 331011 [gl:14.10.11], idet der skal tages højde for evt. resterende beløb i den rejsendes eller repræsentationens favør, jf. Instruksens bind 3, kap. VI, punkt D.2.

1.2. Løbende mellemværender

Løbende mellemværender med myndigheder, organisationer eller private posteres på reskontro . Repræsentationen kan aftale faste afregningsterminer med de pågældende, fx hvert kvartal eller på årsbasis.

Hvis repræsentationen afholder mindre udlæg for tredjemand, som man ikke har et løbende mellemværende med, og udgifterne forbundet med opkrævningen ikke står i et rimeligt forhold til udlæggets størrelse, posteres disse på konto ny: 337089 [gl:14.70.89]

1.3. Kontante depoter og deposita

Depositum for telefon o.l. posteres til udgift for konto ny: 783009 [gl. 95.30.09], hvor beløbet bliver stående, indtil det betales tilbage.

Deposita vedrørende kontor og huslejemål skal posteres på konto ny: 786003 [gl.95.60.03] med samtidig underretning til Udenrigsministeriet, jf. afsnit B.5.

1.4. Forskudskasser

Ved etablering af forskudskasser registreres hver enkelt forskudsbeløb på en reskontro. Genopfyldning af forskudskassen foretages i forbindelse med afregning til hovedkassen af afholdte udgifter, der specificeres ud på de relevante driftskonti. Afregning skal ske mindst én gang om måneden.

Repræsentationen skal begrænse brugen af forskudskasser mest muligt, og tilse at beholdningen altid holdes adskilt fra personlige midler. Beholdning og bilag skal kunne forevises ved forlangende.

2. Konto ny: 332010 [gl:14.20.10] - Repræsentation

For udsendte medarbejdere refunderes repræsentationsudgifter af repræsentationens kasse. Til brug ved afregningen, der finder sted en gang om måneden, anvendes den viste opgørelses- og regnskabsblanket i afsnit K.5. Som dokumentation vedlægges genpart af blanketten med attesterede originalbilag. Restaurantrepræsentation skal være dokumenteret ved original nota, som skal være dateret, påført navn, gæsteliste, anledning samt antal kuverter og kuverttype.

Der skal udarbejdes gæsteliste i forbindelse med al repræsentation. Den skal opbevares på repræsentationen og skal på forlangende kunne forelægges ved fx revision/inspektion.

For hver medarbejder oprettes i repræsentationens regnskab en aktivitet for konto ny: 332010 [gl:14.20.10] i intervallet 7001-7020. Aktiviteten oprettes med et generelt navn, fx stillingsbetegnelse. Kun i tilfælde, hvor stillingsbetegnelsen ikke er specifik nok, bør kontoen oprettes på medarbejderens navn.

Hvis en aktivitet ikke er oprettet på medarbejderens navn, vil aktiviteten - efter afstemning - kunne genanvendes af afløseren. Er aktiviteten oprettet på navn, indsendes anmodning om navneændring til Udenrigsministeriet.

Medarbejdere under chefsniveau kan selv disponere inden for 75% af den godkendte repræsentationsramme for finansåret. De resterende 25% indgår i en fællespulje på repræsentationen, dog siden 1998 kun med halvdelen heraf. Udover denne fællespulje tildeles repræsentationen en ekstra fællespulje, hvis størrelse afhænger af den samlede udmeldte repræsentationsramme. Denne fællespulje er til rådighed for alle medarbejdere under chefsniveau, såvel udsendte som lokalt ansatte, der ikke har fast tillagt repræsentationsramme.

3. Konto ny. 119001 [gl:21.90.01] - Porto og teleindtægter

Alle medarbejdere skal refundere repræsentationens kasse for omkostninger ved privat brug af repræsentationens kommunikationsudstyr, dvs. telefon, herunder mobiltelefon, og telefax.

Repræsentationschefen skal tillige refundere private udenbys samtaler fra boligtelefonen, jf. instruksens bind 3, kap. III, afsnit G.

I det omfang, der ikke modtages specificeret faktura fra telefonselskabet, skal der afregnes på grundlag af medarbejderens egne notater om omkostningen ved de enkelte telefonsamtaler.

E. Særligt om mellemværender over konto ny: 7871 [gl:95.71]

1. Mellemværender med Udenrigsministeriet

På konto ny: 7871 [gl:95.71] posteres ind og udbetalinger, som ikke vedrører repræsentationens drift (eventuelt midlertidigt bogført på konto ny:7850 [gl: 95.50]), men som enten skal afholdes af eller afvikles gennem Udenrigsministeriet. Som eksempler på udgifter, der skal afholdes af Udenrigsministeriet, kan nævnes forflyttelsesrejser og betalinger til embedsmænd i delegationer.

Som eksempel på udlæg, der skal afvikles gennem Udenrigsministeriet, kan nævnes udbetalinger i forbindelse med pleje og hjemsendelse af danske statsborgere, som selv skal refundere udgiften.

1.1. Posteringsindberetning

Enhver postering på konto ny:7871 [gl:95.71] skal samme dag posteringsindberettes til Udenrigsministeriet. Posteringsindberetningen danner grundlag for den videre behandling i ministeriet.

For at sikre en hurtig ekspedition i Udenrigsministeriet, skal følgende regler om posteringsindberetningen nøje iagttages

a) Ved bogføring anføres i posteringstekstfeltet indberetningsnummer samt repræsentationens navn. Indberetningsnummeret skal altid angives med 4 cifre. Eksempel: 0010 Bonn. Eventuel yderligere posteringstekst skal placeres herefter

b) Indberetningen påstemples POSTERING øverst til højre på første side med rødt stempel.

c) Posteringen på konto ny:7871 [gl:95.71] præciseres i indberetningens sidste linjer med angivelse af det beløb, der er ført til indtægt eller udgift for kontoen.

I indberetningen skal repræsentationen angive beløbet såvel i lokal valuta som i DKK. DKK-beløbet skal findes ved aflæsning i Rep-Finans (grå kolonne). Desuden ønskes oplyst kurs samt bilagsnr.

Posteringsindberetningen vedlægges det (de) originale regnskabsbilag. Disse skal attesteres af repræsentationschefen eller en stedfortræder, jf. afsnit B.3.4. Hvis der til en indberetning vedlægges en række underbilag på andet end hovedsprogene, skal disse oversættes i kortfattet form for at kunne specificeres på korrekte kontonumre, jf. afsnit B.3.3.

d) I teksten angives hvilket kontor/institution, der har givet bemyndigelse til udgiftens afholdelse.

e) Genpart af posteringsindberetning, sammen med attesteret kopi af regnskabsbilag, indgår i månedens bilagssamling.

I øvrigt henvises til afsnit K.6, hvor et eksempel på en posteringsindberetning er vist.

2. Mellemværender med andre ministerier.

Andre ministerier opkræves ved udstedelse af fakturaer.

F. Månedsregnskabet

1. Afslutning i Rep-Finans

Umiddelbart efter hver måneds udgang skal regnskabsføreren afslutte regnskabet.

2. Afstemning af kassen

Den kontante kassebeholdning optælles og specificeres i mønter, sedler og eventuelt checks, som endnu ikke måtte være indsat.

Konstateres det herved, at der ikke er overensstemmelse mellem det bogførte kassetilsvar og den faktisk optalte kassebeholdning, skal regnskabsføreren straks undersøge, hvordan kassedifferencen kan være opstået og eventuelt bogføre den, jf. afsnit B.9.

3. Afstemning af bank

Hos repræsentationens bankforbindelse (og postgirokontor) indhentes udskrift af repræsentationens konti. For hver konto skal udskriften vise alle bevægelser i månedens løb og saldoen ved månedens udgang. Konstateres der ikke overensstemmelse med det bogførte banktilsvar, skal repræsentationen udarbejde en oversigt over checks, som er udstedt, men endnu ikke indløst i banken, samt over eventuelle ud- eller indbetalinger, som repræsentationen endnu ikke er adviseret om, og derfor ikke har bogført. Opgørelsen vedhæftes kontoudskriften. Hvis checks ikke er indløst 2 måneder efter udstedelsen, rettes der skriftlig henvendelse til modtageren for at få afklaret årsagen til den manglende indløsning. Er checken bortkommet, anmodes repræsentationens bank om at kontramandere checken (stoppe betaling), og erstatningscheck udstedes. Er det ikke muligt at lokalisere modtageren, kontramanderes checken ligeledes, og beløbet føres til indtægt for konto ny: 199099 [gl:29.90.99].

5. Beholdningsspecifikation

Der udarbejdes en specifikation, der viser repræsentationens samlede beholdninger ved månedens udgang, specificeret på kassebeholdning (kontanter og checks eller andre pengerepræsentativer) og indestående i pengeinstitutter (hvis repræsentationen har flere konti, specificeret for hver enkelt konto), jf. K.2. Regnskabsføreren skal opbevare al dokumentation udarbejdet i forbindelse med den månedlige afstemning.

6. Regnskabsbilag

De originale regnskabsbilag, der tjener som dokumentation for posteringerne i kasserapporten, ordnes i nummerfølge og bindes sammen med arkivsnor. Efter opbevaring på repræsentationen i et år indsendes bilagene med indberetning til ministeriet, hvor hver indsendelse bør omfatte et kvartals bilagsmateriale.

7. Repræsentationschefens gennemgang af regnskabet. Attestation og underskrift

Regnskabsføreren afslutter og afstemmer månedsregnskabet. Derefter udskrives G/L Registret og forelægges sammen med regnskabsbilag, beholdningsspecifikation og kontoudskrifter samt poståbnerens liste over modtagne kontantbeløb og checks mv. for repræsentationschefen eller den medarbejder, chefen på sit ansvar har bemyndiget til at gennemgå, attestere og underskrive regnskabet. Denne medarbejder må ikke være regnskabsføreren selv. Hvis chefen er eneste udsendte medarbejder, må regnskabet afvente chefens tilbagekomst i tilfælde af fravær i kortere tid. Ved længerevarende fravær indsendes kopi af G/L Registret med meddelelse om, at originalen og det originale materiale afventer chefens tilbagekomst.

Repræsentationschefen eller den pågældende medarbejder skal derefter omhyggeligt gennemgå G/L Registret, sammenholde dette med regnskabsbilagene og sikre sig, at alle indtægter på poståbnerens liste og saldo fra eventuelt særlige gebyrregnskaber er bogført til indtægt. Og at samtlige regnskabsbilag er til stede i behørigt påtegnet og attesteret stand, jf. afsnit B.3.4 og B.3.5. Endelig skal medarbejderen sikre sig, at de foreliggende opgørelser fra pengeinstitutter med eventuelle korrektioner stemmer med det i G/L Registret bogførte tilsvar samt kontrollere, at samtlige bilag er konteret korrekt i henhold til den gældende kontoplan.

Når regnskabet er gennemgået og fundet i orden, dateres og underskrives sidste blad af G/L Registret og beholdningsspecifikation af både regnskabsfører og repræsentationschef.

8. Indsendelse til Udenrigsministeriet

Månedsregnskabet indsendes med diskette eller via e-post til F.2. Dette skal ske senest den 3. hverdag i den følgende måned.

Endvidere fremsendes til Udenrigsministeriet

a) Det udskrevne G/L Register .

b) Det udskrevne Management Summary.

c) Det udskrevne Reskontro Overview.

d) Beholdningsspecifikationen, vedlagt kontoudskrifter med opgørelse over ikke-indløste checks mv. (eventuelt annullerede checks vedlægges).

e) Poståbnerens underskrevne liste over modtagne værdier.

f) Evt. annullerede checks.

g) Oplysning om de anvendte kurser for den pågældende måned.

Hvis kontoudskrifter fra pengeinstitutterne endnu ikke foreligger, når regnskabet indsendes, eftersendes de, så snart de er modtaget.

Månedsregnskabet indsendes med en indberetning indeholdende en oversigt over det medfølgende regnskabsmateriale.

9. A-posteringer og den efterfølgende ompostering og kontrol

De udgifter, A-posteringer, som Udenrigsministeriet i den pågældende måned har afholdt for repræsentationerne, og som skal afholdes over disses driftsbudget, fx indkøb af kontormaterialer, publikationer m.m., kontrolleres af repræsentationen.

Det sker for at sikre, at driftsbudgettet ikke fejlagtigt bliver belastet med uvedkommende udgifter. Disse A-posteringer er af ministeriet posteret på konto ny: 787101 [gl:95.71.01], og det er repræsentationens opgave straks ved modtagelsen af den originale faktura/bilag, at ompostere til relevant udgifts/indtægtskonto. Dette sker ved i tekstfeltet at anføre samme bilagsnummer som er brugt af ministeriet, og den originale faktura/bilag bruges som bilag.

G. Årsafslutningen

1. Depoter in specie

Med december måneds regnskab indsendes en fortegnelse over samtlige depoter in specie, jf. Instruksen bind I, kap. III, afsnit E.

Fortegnelsen underskrives af repræsentationschefen eller den medarbejder, der på chefens ansvar er bemyndiget til det, og det skal for hvert enkelt depot oplyses, hvorfor det endnu ikke har kunnet udleveres til rette vedkommende.

2. Kursregulering af nøddepoter og andre valutabeholdninger

Hvis repræsentationen opretholder kontante nøddepoter eller andre valutabeholdninger i sit regnskab i en anden mønt, end den regnskabet føres i, skal sådanne beholdninger kursreguleres pr. 31. december. Ved kursreguleringen anvendes den pr. 31. december gældende kurs mellem beholdningen og regnskabets valuta. En eventuel difference (kursgevinst eller kurstab) føres efterfølgende til indtægt eller udgift for konto ny: 7871 [gl:95.71] i Udenrigsministeriets regnskab, og der udfærdiges posteringsindberetning om posteringen, jf. afsnit E.1.1. Indberetningen skal indeholde oplysning om, hvordan differencen er beregnet, herunder oplysning om den anvendte kurs.

H. Repræsentationens finansiering

Ny tekst følger. Afventer endelig etablering af DKK konti for alle repræsentationer

I. Revision

1. Generelt

Revisionen af de udsendte repræsentationers regnskaber hører under Rigsrevisionen (Auditor General of Denmark), der med uregelmæssige mellemrum afholder stedlige eller telegrafiske kasseeftersyn samt revisionsbesøg, jf. Lov om revision af statens regnskaber m.m. (Bekendtgørelse nr. 3 af 7. januar 1997).

Repræsentationens pengeinstitutter bør orienteres om Rigsrevisionens adgang til i forbindelse med stedlige eftersyn og revision at indhente oplysninger om repræsentationens konti i pengeinstitutterne.

K. Paradigmaer

1. G/L Register

1.1. Indhold

Repræsentationens bogføring i Rep-Finans, dvs. alle transaktioner, registreres i G/L Registret, der indeholder følgende elementer

1. Repræsentationens navn.

2. Posteringstype. Omkring anvendelsen af de forskellige posteringstyper henvises til REP-Finans manualen.

3. G/L Registernummer (Reg. D/No.T).

Registreringsnummer 04005 betegner et regnskab i udetjenesten. Omkring anvendelsen af øvrige registreringsnumre henvises til REP-Finans manualen.

4. Bilagsnummer (Docum No.)

5. Posteringsdato (Posting Date).

6. Kontonummer (G/L Account)

7. Posteringstekst

Som posteringstekst bør anføres en beskrivende tekst til tydelig identifikation af posteringen. Posteringsteksten bør ikke være en gentagelse af kontonavnet eller dele heraf. Eksempel: En postering på huslejekontoen bør ikke forsynes med teksten: Husleje, men i stedet med angivelse af fx bolig eller medarbejder og periode. Ved posteringsindberetninger anføres som posteringstekst indberetningsnummer samt repræsentationens navn. Indberetningsnummeret skal altid angives med 4 cifre. Eksempel: 0010 Bonn. Eventuel yderligere posteringstekst skal placeres herefter.

8. Checknummer (Check No.)

9. Aktivitetsnummer (Indiv. Spec.)

Ved posteringer på konto 95.71 skal aktivitetsfeltet altid udfyldes med de sidste fire cifre i repræsentationens regnskabsnummer.

10. Formålskontering (Obj. Code)

Ved formålskonteringen, der tager udgangspunkt i opdelingen af Udenrigsministeriets bevillinger på finansloven, skal der anvendes følgende formålskoder.

1000 Generelle opgaver

1100 Udenrigspolitik

1200 Indre forhold i landene

1300 Danmarks forhold til og politik i int. org.

1400 Presse- & kultur

1500 Retlige sager

1600 Konfliktforebyggelse under FRESTA

1700 Øststøtte

1800 Grønland og Færøerne

1900 Andre udenrigspolitiske opgaver

2000 Udviklingsbistand

2100 Bilateral bistand

2200 Multilateral bistand

2300 Int. humanitær bistand

2400 Miljø-indsatser m.v.

2500 Adm. i forb. med bistandsarbejdet

2600 Specifikke erhvervsinstrumenter

2900 Andre opgaver

3000 Eksportfremme

3100 Generel eksportfremme

3200 Konkret individuel eksportfremme

3300 Kollektiv eksportfremme

3400 Investeringsfremme

3900 Andre opgaver vedr. eksportfremme

4000 Konsulære opgaver

4100 Visum- & asylsager, opholdstill.

4200 Civilretlige sager

4300 Bistand til nødstedte danske statsb.

4400 Pas & kørekort

4500 Legaliseringer

4600 Andre konsulære opgaver

5000 Administration

5100 Budget og regnskab

5200 Personalespørgsmål

5300 Boligadministration

5400 IT relaterede opgaver

5900 Andre generelle administrative opgaver

11. Bogført beløb i udenlandsk valuta (Amount (CUR))

12. International valutakode (Curre Code)

13. Valutakurs (Exchange R (DKK)) i danske kroner.

Hvis en postering skal omregnes til en kurs, der er forskellig fra den gældende finansieringskurs, skal kursen angives her. Kursen angives som prisen i DKK pr. 100 enheder af den fremmede valuta. Eksempel

736,25 dette er kursen mellem US-dollar og kroner angives som prisen (DKK 736,25) for 100 USD.

14. Bogført beløb omregnet til danske kroner (Amount (DKK))

15. Bogført beløb omregnet til lokal basisvaluta

16. Transaktionsnummer (Entry No.)

17. Kasse- og beholdningskonti

G/L Registrets sidste side indeholder oplysning om repræsentationens kasse- og bankbeholdning før og efter postering.

18. Månedlig indsendelse af G/L Register

Ved indsendelse af det månedlige regnskab påfører repræsentationen på sidste side af G/L Registeret sted og dato samt regnskabsførers og repræsentationschefs underskrift

2. Beholdningsspecifikation

Beholdningsspecifikation

Repræsentationen i Fremmedkøbing

Regnskabsnummer 2501

Beholdningsspecifikation pr. 30. juni 20XX

Optalt kassebeholdning

1.824,69

Bankindestående

Konto 01789 i Barclays Bank, saldo ifølge vedlagte kontoudskrift

26.561,10

Udstedte, men endnu ikke indløste checks

Nr. 218367

15.06.20XX

216,00

Nr. 218369

16.06.20XX

80,00

296,00

Bankgebyr, endnu ikke bogført

3,60

Tilskrevne renter, først adviseret 2. juli 20XX

28,00

Banksaldo iflg. kasserapport

26.240,70

En annulleret check nr. 218353 vedlægges.

Fremmedkøbing den 3. juli 20XX

Repræsentationschef

Regnskabsfører

3. Perioderegnskab og kontokort

4. Reskontroblad og reskontrooversigt

5. Repræsentation

6. Posteringsindberetning

Posteringsindberetning

Repræsentationen i Fremmedkøbing

Regnskabsnummer 2501

Udenrigsministeriet

2 bilag

1 genpart

J.nr. 102.XXX.1/2

Dato: 12. december 20XX

Nr. 0594

Kontorartikler til StF.2.

Umber AA3332 af 26.2.20XX

UM s j.nr. 102.G.58.f

Repræsentationen har med transportfirmaet Adam den 2. december 20XX afsendt 200 eksemplarer af SASCO Year Planner 20XX med anmodning om videregivelse til StF.2.

Udgiften til indkøbet, der har andraget USD 2000,60 (DKK 14.744,42 ved kurs 737,00, bilag 1531) er samtidig hermed er ført til udgift for konto 95.71.01.

Bemyndigelsen er givet af StF.2, ved umber BB0607 af 15. november 20xx.

Originalt bilag vedlægges.

P.R.V.

E.B.

Søren Jensen

7. Kasseeftersynsrapport

Kasseeftersynsrapport

Rapport om kasseeftersyn

ved repræsentationen i Fremmedkøbing

den 25. juni 20XX

Til stede under eftersynet, der foretoges af ambassadør S. Jensen, var regnskabsfører E. Larsen, der oplyser ikke at bestride andre kasserererhverv.

I henhold til vedlagte udskrift af dags dato af repræsentationens G/L Register udgør kassebeholdningen USD 201,83 og bankbeholdningen USD 30.611,32.

Ved kasseeftersynet forefandtes kontant i kassen

USD 201,83.

Indestående i Barclays Bank, konto 01789, iflg. telefonisk oplysning til undertegnede

USD 30.902,52.

Udstedte, men endnu ikke indløste checks

Nr. 218355 12.06.20XX

172,00

Nr. 218359 13.06.20XX

119,20 - USD 291,20

USD 30.611,32

De enkelte posteringer i juni måned er dokumenteret ved regnskabsbilag. G/L Registret er påtegnet om eftersynet. Jeg har samtidig hermed foretaget eftersyn i gebyrkassen. Beholdningen var 0,00 i overensstemmelse med gebyrbogens udvisende.

Repræsentationen har ingen depoter in specie.

Restbeløbet på akkreditivet er ifølge telefonisk oplysning fra Udenrigsministeriet USD 90.000,00, hvilket er i overensstemmelse med de i 20XX foretagne træk.

Der foretoges kontrol af repræsentationens beholdning af pasbøger og viseringsmærker.

Gebyrregnskabsbogen er afstemt med gebyrkassebeholdningen.

Der er foretaget en afstemning af repræsentationens mellemværender, jf. vedlagte reskontrooversigt.

S. Jensen, ambassadør

8. Standardinstruks for konti i pengeinstitutter m.v.

Standardinstruks for konti i pengeinstitutter m.v.

For repræsentationen i

for benyttelse af bank/check/girokonto nr.

i

1. Rekvisition af check-/giro-/bankudbetalingsblanketter

Blanketter rekvireres ved at benytte vedkommende pengeinstituts dertil udleverede formularer, underskrevet af

Navn

Underskrift

2. Opbevaring af check-/giro-/bankudbetalingsblanketter

Blanketterne opbevares i pengeskab eller på anden betryggende måde i aflåset gemme.

3. Registrering af og kontrol med nummererede blanketter

Registratur over modtagne blanketter og blanketter, udleveret til kassereren, føres af

Navn

Underskrift

og i dennes fravær af

Navn

Underskrift

Den pågældende har også pligt til med passende mellemrum og i hvert fald i forbindelse med interne kasseeftersyn at foretage afstemning af blanketbeholdningen med de registrerede oplysninger om modtagne blanketter og om trukne checks mv.

4. Underskrift på check-/giro-/bankudbetalingsblanketter

Enhver check-/giro-/bankudbetalingsblanket skal være underskrevet af 2 personer i overensstemmelse med de til det pågældende pengeinstitut afgivne underskriftsblade.

Indtil videre bemyndiges følgende personer (1 fra gruppe A i forening med en fra gruppe B, eventuelt 2 fra gruppe A i forening) se Instruksen, afsnit A.7 som underskriftsberettigede

A

Navn

Underskrift

Navn

Underskrift

Navn

Underskrift

B

Navn

Underskrift

Navn

Underskrift

Navn

Underskrift

5. Kontrolbestemmelser i forbindelse med udfærdigelse og bogføring af check-/giro-/bankudbetalingsblanketter

Det påhviler enhver check-/giro-/bankudbetalingsunderskriver

(a) at kontrollere grundlaget for udbetalingen. For så vidt angår betalinger for modtagne leverancer skal kontrollen bestå i at efterse, om leverandørens faktura er attesteret for modtagelse og efterregnet af personer, der er bemyndiget til det. For så vidt angår betalinger, for hvilke der ikke direkte er præsteret modydelser, skal kontrollen bestå i at efterse, om betalingen er beordret af en person, der er bemyndiget til det,

(b) at påse, at checks er krydsede til »bank eller bankier«. Herud over påhviler det en underskriver fra gruppe A at påse,

(c) at regnskabsbilaget er forsynet med oplysning om check-/giro-/ bankudbetalingsblankettens dato og nummer. Da der ikke er adskilt kasse og bogholderi, påhviler det den underskriver, der ikke har kasseforretninger, tillige at give meddelelse om dato og beløb for trukne kassechecks til de i punkt 3 nævnte personer, der kontrollerer, at check-/giro-/bankudbetalingsblanketten er bogført rettidigt og med rette beløb.

6. Andre bestemmelser

Oprettelse af andre konti i pengeinstitutter kan kun ske med godkendelse fra Udenrigsminsteriet.

Personen, nævnt i punkt 3, skal altid opbevare et eksemplar af denne instruks med senere ændringer.

Hvis der for kontoen gælder særlige regler og begrænsninger, indsættes disse her.

sted og dato

Repræsentationschefens underskrift

9. Gebyrbog

10. Forudbetalte lejebeløb og deposita

11. Indberetning til fremsendelse af regnskab

12. Konteringsstempel

Nedenstående stempel skal anvendes på alle bilag.

DATO

BILAG NR.

BELØB

ARTSKONTO

PURPOSE/AKTIVITET

BEARER/BÆRER

OBJECTIVE/FORMÅL

EFTERREGN.

ATT.

13. Regnskabshåndbog: Opgave og ansvarsfordeling

Opgaver

daglig ansvarlig

afløser

Ledelsesfunktionen

Godkendelse af repræsentationens budget inden for den givne ramme

Godkendelse af månedsregnskab og overførsel af data til det centrale system

Godkendelse af arbejdsfordeling og tildeling af underskriftsbe-rettigelse f.s.v.a. checks.

Sagsbehandlerfunktionen

Forberedelse af budget for repræsentationens driftsomkostninger inden for den givne ramme

Leverings- og kvalitetskontrol

Godkendelse og kontrol af udgifter

Budgetopfølgning og -justering

Uanmeldte kasseeftersyn

Registreringsfunktionen

Gennemsyn af betalingsgrundlag, herunder forslag til tildeling af kontonummer

Kontrol af underbilag til betalingsgrundlag, før disse overgives til kassereren

Udstedelse af checks. Underskrift af disse.

Kontrol af den daglige kasseafstemning

Indtastning af kassebilag i REP-FINANS

Indtastning i REP-FINANS af oplysninger modtaget fra UM (på diskette eller papir)

Backup-kopiering af regnskabssystem og data

Register og tabelvedligeholdelse

Løbende udskrift og fordeling af oversigter fra REP-FINANS

Afstemning med Globus

Forberedelse af rapporter og disketter med data til overførsel til det centrale system

Bistand til sagsbehandlere med udarbejdelse af ad-hoc rappor-ter til sagsbehandlere og ledelse

Kassererfunktionen

Udbetalinger på baggrund af bilag attesteret af den relevante sagsbehandler

Modtagelse af checks fremsendt med post (underskrift på checklisten)

Modtagelse af indbetalinger

Kassebog

Daglig afstemning af kassebog

Forberedelse af kassebog og -bilag til registrering

L. Artskontoplanen

1. Nye og gamle kontonumre (udgiftskonti)

De indtægter og udgifter, der vedrører repræsentationens drift, er artsopdelt efter en ny kontoplan, som er obligatorisk i Navision stat (i Udenrigsministeriets version kaldet UM-Finans ). Den ny kontoplan afviger en del fra statens gamle kontoplan i SCR, der dog fortsat anvendes i forbindelse med statsregnskabet og Finansloven. Kun ganske få beholdningskonti har samme kontonummer i ny og gammel kontoplan.

I hovedoversigten nedenfor vises de nye kontogrupper yderst til venstre, og i »[ ]« efter teksten er statens (»gamle«) standardkonti i SCR anført. Som det ses, er nummerstrukturen ændret væsentligt i den nye kontoplan. Især skal bemærkes, at indtægtskonti (dog ikke renteindtægter) starter med et 1 -tal, lønkonti med et 2 -tal og driftsudgifter med et 3 -tal.

Gebyrindtægter, inklusive gebyrer vedrørende pas, visa, kørekort m.m. skal føres som almindelige driftsindtægter, dvs. med kontonumre, der starter med et 1 -tal.

Ny konto-gruppe

Gl. konto-gruppe

Tekst

11

[21]

Indtægter (21), herunder også salg af brugt materiel (15)

19

[62]

Gebyrer, f.eks. for pas, visa, kørekort m.v.

21

[11]

Løn og overarbejde

22

[12]

Lønrefusioner

31-33

[14 - 15]

Køb af varer og tjenesteydelser, herunder rejseudgifter, repræsentation, drift af kontorer og boliger, kontorhold samt fremmede tjenesteydelser (14) samt anskaffelser (15)

34

[16]

Leasing, lejeudgifter, reparations- og vedligeholdelsesudgifter samt skatter og afgifter

3595

[17]

Afskrivning på debitorer

3500 3590

[19]

Omkostningsdækkende ydelser, dvs. chefens medhjælpsudgifter, skoleudgifter, uniformer, Udenrigsministeriets sygeforsikring, boligtjenestetelefon og bonusløn vedr. eksportfremme/lokaltansatte m.v.

40-45

[50 - 55]

Tilskud. Her konteres fx pensioner

47

[57]

Renter af prioritetsgæld

52

[62]

Gebyrer, fx for pas, visa, kørekort mv. Udgår jf. ny kontogruppe 19

57

[67]

Renteindtægter

2. Stikordsregister

Registret omfatter driftsindtægter, driftsudgifter og tilskudskonti samt beholdnings- og mellemregnings-kontiene.

VIGTIGT !

Nyt kontonummer må ikke anvendes før repræsentationen har modtaget instruktion herom fra ministeriet

Stikord

Ny konto

Gl. konto

Obligatorisk brug af akt. nr.

Advokatsalær

337001

[14.70.01]

Anlægsudgifter

(som reskontrosag)

785001

[95.50.01]

Annoncering

chefens medhjælp

353001

[19.30.01]

øvrig

313007

[14.80.07]

Arkitekthonorar

337002

[14.70.02]

Arkivskabe

køb af

317001

[15.20.01]

salg af

168001

[15.80.01]

vedligeholdelse af

345002

[16.50.02]

Automobiler

benzin

312001

[14.41.01]

forsikring af

337010

[14.70.10]

køb af

316001

[15.10.01]

reparation af

345009

[16.50.09]

reservedele til

313010

[14.80.10]

salg af

167001

[15.70.01]

skatter og afgifter

348001

[16.80.01]

Aviser

abonnement

313004

[14.80.04]

køb af

313004

[14.80.04]

salg af

199099

[29.90.99]

Bankomkostninger

337008

[14.70.08]

Befordring, lokal

331011

[14.10.11]

Benzin-kuponer

køb af

312001

[14.41.01]

salg af

118002

[51.80.02]

Besøgsrejser

børn

787101

[95.71.01]

ægtefælle

787101

[95.71.01]

Blikkenslager

(boliger og kontorer)

345001

[16.50.01]

Bonusløn

353018

[19.30.18]

Brænde

(boliger og kontorer)

312201

[16.50.01]

Bøger

313004

[14.80.04]

Cykler

køb af

316001

[15.10.01]

salg af

167001

[15.70.01]

vedligeholdelse af

345009

[16.50.09]

Disketter

313005

[14.80.05]

Deposita

boliglejemål

786003

[95.60.03]

kontorlejemål

786003

[95.60.03]

telefon o.l.

785001

[95.50.01]

Dæk (og reservedele)

tj. vogn

313010

[14.80.10]

EDB-serviceydelser

337017

[14.70.17]

EDB-udstyr

køb af

317008

[15.20.08]

salg af

168003

[15.80.03]

vedligeholdelse af

345007

[16.50.07]

Eksportfremme

lokale indtægter

119003

[21.90.03]

ja

El-forsyning

(boliger og kontorer)

312201

[14.42.01]

El-installatør

(boliger og kontorer)

345001

[16.50.01]

El-pærer, -stik og -ledning m.m.

313006

[14.80.06]

Farvebånd

313005

[14.80.05]

Feriegodtgørelse

lokalt ansatte

215801

[11.58.01]

Forsendelse

med speditør

337009

[14.70.09]

i øvrigt

337015

[14.70.15]

Forsikringer

337010

[14.70.10]

Fotokopiering

forbrugsstoffer (papir, væske m.m.)

313005

[14.80.05]

indtægter

119002

[21.90.02]

Fotokopierings-maskiner

køb af

317003

[15.20.03]

salg af

168003

[15.80.03]

vedligeholdelse af

345004

[16.50.04]

Fremleje, indtægter ved

115001

[21.50.01]

Frysere, boliger

køb af

317002

[15.20.03]

salg af

168001

[15.80.01]

vedligeholdelse af

345003

[16.50.03]

Frø

313006

[14.80.06]

Fyringsanlæg

anskaffelse af

boliger

317002

[15.20.02]

kontorer

317001

[15.20.01]

vedligeholdelse af

boliger og kontorer

345001

[16.50.01]

Gardiner

anskaffelse af

boliger

317002

[15.20.02]

kontorer

317001

[15.20.01]

vedligeholdelse af

boliger

345003

[16.50.03]

kontorer

345002

[16.50.03]

Gasopvarmning

(boliger og kontorer)

312201

[14.42.01]

Gebyrindtægter, konsulære

bistandssager

199063

[62.10.03]

legalisering

199062

[62.10.02]

pas

199061

[62.10.01]

visa

199064

[62.10.04]

øvrige

199069

[62.10.09]

Gratialer

lokalt ansat personale

215801

[11.58.01]

postbude, renovation m.m.

313005

[14.80.05]

Gødningsmidler

313006

[14.80.06]

Haveredskaber

boliger

317002

[15.20.02]

kontorer

317001

[15.20.01]

Husleje

boliger

341003

[16.10.03]

boliger, deposita

786003

[95.60.03]

boliger, forudbetalt

7830xx

[95.30.xx]

kontorer

341001

[16.10.01]

kontorer, deposita

786003

[95.60.03]

kontorer, forudbetalt

7830xx

[95.30.xx]

indtægter ved fremleje

115001

[21.50.01]

Håndværkerudgifter

(boliger og kontorer)

345001

[16.50.01]

Kassedifferencer

u/DKK 100,00

358001

[19.80.01]

Kassedifferencer

o/DKK 100,00

787101

[95.71.01]

Komfurer

anskaffelse af

boliger

317002

[15.20.02]

kontorer

317001

[15.20.01]

salg af boliger og kontorer

168001

[15.80.01]

vedligeholdelse af

boliger og kontorer

345001

[16.50.01]

Konsulentbistand

337003

[14.70.03]

Kontorinventar

køb af

317001

[15.20.01]

salg af

168001

[15.80.01]

vedligeholdelse af

345002

[16.50.02]

Kontormaskiner

køb af

317003

[15.20.03]

salg af

168003

[15.80.03]

vedligeholdelse af

345004

[16.50.02]

Kontorartikler

313005

[14.80.05]

Kostpenge

chefens medhjælp

353001

[19.30.01]

Kurstab og gevinst

337008

[14.70.08]

Køleskabe

anskaffelse af

boliger

317002

[15.20.02]

kontorer

317001

[15.20.01]

salg af

(boliger og kontorer)

168001

[15.80.01]

vedligeholdelse af

(boliger og kontorer)

345001

[16.50.01]

Luftkøleanlæg

anskaffelse af

boliger

317002

[15.20.02]

kontorer

317001

[15.20.01]

vedligeholdelse af

(boliger og kontorer)

345001

[16.50.01]

Lønninger

chefens medhjælp

353001

[19.30.01]

lokalt ansat personale

215801

[11.58.01]

refusioner

(barsel, sygdom m.m.)

229801

[12.98.01]

Maler

(boliger og kontorer)

345001

[16.50.01]

Mellemregning

med andre statslige styrelser m.m

fakturering med Udenrigsministeriet

787101

[95.71.01]

øvrige fakturering

debitorsystem

785001

[95.50.01]

Motorolie

312001

[14.41.01]

Motorcykler

benzin

312001

[14.41.01]

køb af

316001

[15.10.01]

salg af

167001

[15.70.01]

vedligeholdelse af

345009

[16.50.09]

Møbler

køb af (kontorer)

317001

[15.20.01]

køb af (boliger)

317002

[15.20.02]

salg af (kontorer)

168001

[15.80.01]

salg af (boliger)

168002

[15.80.02]

vedligeholdelse af

boliger

345003

[16.50.03]

kontorer

345002

[16.50.02]

Olie til opvarmning

(kontorer og boliger)

312201

[14.42.01]

Orlovsrejser, udsendt

personale

787101

[95.71.01]

Overarbejdsbetaling,

lokalt ansat personale

215802

[11.58.02]

Papir og kuverter

313005

[14.80.05]

Pengeoverførsler fra

Udenrigsministeriet

808000

[94.80.00]

Pensioner/understøttelse

423002

[52.30.02]

Planter

313006

[14.80.06]

Porto

indtægter

119001

[21.90.01]

udgifter

337015

[14.70.15]

Printerpatroner

313005

[14.80.05]

Publikationer

313004

[14.80.04]

Regnemaskiner

køb af

317003

[15.20.03]

salg af

168003

[15.80.03]

vedligeholdelse af

345004

[16.50.04]

Rengøringsartikler

313006

[14.80.06]

Rengøringsselskab

337012

[14.70.12]

Renovationsselskab

337012

[14.70.12]

Renter

indtægter

571001

[67.10.01]

udgifter, prioritetsgæld

471001

[57.10.01]

øvrige renteudgifter

787101

[95.71.01]

Repræsentation

332010

[14.20.10]

ja

Reservedele

(og dæk), tj.vogn

313010

[14.80.10]

Salg

benzinkuponer

118002

[21.80.02]

fotokopier o.l.

119002

[21.90.02]

porto

119001

[21.90.01]

soliditetsoplysninger

118001

[21.80.01]

øvrigt

118099

[21.80.99]

Skatter, statsejendomme

347001

[16.70.01]

Skoleudgifter

udsendte medarbejderes børn

353002

[19.30.02]

Skrivemaskiner

køb af

317003

[15.20.03]

salg af

168003

[15.80.03]

vedligeholdelse af

345004

[16.50.04]

Snedker

(boliger og kontorer)

345001

[16.50.01]

Socialforsikringer

lokalt ansat personale

215801

[11.58.01]

chefens medhjælp

353001

[19.30.01]

Soliditetsoplysninger

køb af

337011

[14.70.11]

salg af

118001

[21.80.01]

Speditør

337009

[14.70.09]

Sprogundervisning,

udsendte

337005

[14.70.05]

ja

Sygeudgifter

bidrag til

Udenrigsministeriets sygeforsikring

353099

[19.30.99]

Udenrigsministeriets sygeforsikring

353004

[19.30.04]

øvrige

353005

[19.30.05]

Teleindtægter

refusion fra medarbejdere

119001

[21.90.01]

telegram- og telexrefusion

119001

[21.90.01]

refusion i øvrigt

119001

[21.90.01]

Telefonudgifter

kontorer

337014

14.70.14

udsendte medarbejdere

353006

[19.30.06]

Telegram- og telexudgifter

337013

[14.70.13]

Tidsskrifter

313004

[14.80.04]

Tjenesterejser

opholdsland

331011

[14.10.11]

sideakkrediteringslande

331011

[14.10.11]

Danmark, specialattachéer

331011

[14.10.11]

ja

Danmark, øvrige medarbejdere

787101

[95.71.01]

Translatørhonorar

337001

[14.70.01]

Trykning og indbinding

313012

[14.80.12]

TV licens og TV kabelafgift

337014

[14.70.14]

Tæpper

køb af

boliger

317002

[15.20.02]

kontorer

317001

[15.20.01]

vedligeholdelse af

boliger

345003

[16.50.03]

kontorer

345002

[16.50.02]

Understøttelse/pensioner

423002

[52.30.02]

Undervisning

ny teknologi

337005

[14.70.05]ja

sprog, udsendte medarbejdere

337005

[14.70.05]

ja

øvrige

337005

[14.70.05]

Undervisningsmaterialer

ny teknologi

313011

[14.80.11]

ja

sprog, udsendte medarb.

313011

[14.80.11]

ja

øvrig

313011

[14.80.11]

Uniformer

chefens medhjælp

353001

[19.30.01]

vagtmestre, bude, chauffører m.fl.

353003

[19.30.03]

Vagtselskab

337012

[14.70.12]

Vandforsyning

(boliger og kontorer)

313009

[14.80.09]

Vinduespoleringsfirma

337012

[14.70.12]

Øvrige salgsindtægter

118099

[21.80.99]

3. Aktivitetsoversigt

Beskrivelse

Aktivitetsnr.

Betalingsordningen

3203

Edb-undervisning

9130

Eksportservicecentre

1110

Etableringsudgifter, repræsentationer

9002

Investeringsfremme

1700

Kulturformidling

9030

Mellemværender med andre (9550)

8201-8999

Rejseudgifter, specialattacheer

Fiskeriministeriet

6010

Forsvarsministeriet

6020

Landbrugsministeriet

6030

Øvrige

6040

Repræsentation

7001-7020

Sprogundervisning

1114

Vikarudgifter

9012

Efter anmodning til Udenrigsministeriet oprettes der i intervallet 10001100 aktiviteter til brug for den enkelte repræsentation.

4. Fakturering til offentlige institutioner

Til-ins posteringer anvendes ikke mere ved opkrævning af tilgodehavender hos institutioner. I stedet skal repræsentationen udstede en faktura til den pågældende institution ved anvendelse af nedenstående kundenumre. Såfremt der skal udstedes en faktura til en institution, der ikke er nævnt nedenfor, kan kundenummeret oplyses ved henvendelse til Udenrigsministeriet.

Institution

Kundenummer.

Arbejdsministeriet

33925900

Boligministeriet

33926100

Erhvervs og Selskabsstyrelsen

33307700

Frederiksborg Statsamt

48227300

Fyns Statsamt

66119000

Indenrigsministeriet

33923380

Justitsministeriet

33923340

Kirkeministeriet

33923390

Kulturministeriet

33923370

Københavns Overpræsidium

33122380

Københavns Statsamt

38170600

Miljø- og Energiministeriet

33927600

Miljøstyrelsen

32660100

Nordjyllands Statsamt

98134511

Ribe Statsamt

75422411

Ringkøbing Statsamt

97320855

Skatteministeriet

33923392

Socialministeriet

33929300

Storstrøms Statsamt

54853266

Trafikministeriet

33923355

Undervisningsministeriet

33925000

Vejle Statsamt

75823300

Vestsjællands Statsamt

57831700

Århus Statsamt

89401111

5 Oversigt over ny og gammel kontoplan

VIGTIGT !

Nyt kontonummer må ikke anvendes før repræsentationen har modtaget instruktion herom fra ministeriet.

Artikel 33

De kontraherende parters deltagelse i europæiske og andet internationalt samarbejde giver gode muligheder for at samarbejde til fordel for nordiske statsborgere og virksomheder. Der påhviler i denne sammenhæng regeringerne et særligt ansvar for at varetage fælles interesser og vurderinger.

Artikel 34

Embedsmænd, som tilhører en kontraherende parts udenrigstjeneste, og som forretter tjeneste uden for de nordiske lande, skal, i det omfang det er foreneligt med hans tjenstlige pligter, og det ikke møder hindringer fra det lands side, hvori vedkommende forretter tjeneste, tillige bistå statsborgere fra et andet nordisk land, såfremt dette ikke har nogen repræsentation på det pågældende sted.

Artikel 35

De kontraherende parter bør, når som helst det findes muligt og hensigtsmæssigt, samordne deres virksomhed vedrørende bistand til og samarbejde med udviklingslandene.

Artikel 36

Foranstaltninger, der tager sigte på at udbrede øget kendskab til de nordiske lande og det nordiske samarbejde, bør iværksættes i nært samarbejde mellem de kontraherende parter og deres organer for oplysning i udlandet. Hvor det skønnes hensigtsmæssigt, kan det gøres ved fælles optræden.

Artikel 40

Samarbejdet finder sted i Nordisk Råd, i Nordisk Ministerråd, på statsministrenes, på udenrigsministrenes samt på andre ministres møder, i særlige samarbejdsorganer og mellem landenes fagmyndigheder.

Bilag

Ny og gammel kontoplan oversigt

Ny

Gammel

Tekst

konto

Konto

215801

[11.58.01]

Lønninger mv. til lokalt ansat personale (kontormedhjælp, vagtmestre, chauffører, bude, rengøringshjælp, gartnere). Feriegodtgørelse, gratialer og socialforsikringspræmier til disse.

215802

[11.58.02]

Overarbejdsbetaling, lokalt ansat personale.

229801

[12.98.01]

Refusion fra de sociale myndigheder vedrørende barsel og sygdom o.l.

331011

[14.10.11]

Lokal tjenstlig befordring.

Tjenesterejser i opholdslandet.

Tjenesterejser til sideakkrediteringslande.

Tjenesterejser til Danmark.

Rejseregnskab skal aflægges i henhold til Instruksen bind 3, kap. VI, afsnit D.

Hvis der er tale om specialattachéer, jf. afsnit B.6, anvendes altid aktivitet.

331089

[14.10.89]

Refusion af rejser (EU)

332010

[14.20.10]

Repræsentation. Udgift til repræsentation i residenser, på restaurationer, under tjenesterejser i opholdslandet eller i sideakkrediteringslande mv. Såfremt der er tale om repræsentationsudgifter for udsendte medarbejdere, anvendes altid aktivitet i nummerrækken 7001 - 7020, jf. D.2.

332011

[14.20.11]

Repræsentationsudgifter efter særskilt bemyndigelse fra F.1.

312001

[14.41.01]

Energiudgifter for transportmidler. Udgifter til benzin og olie. Benzinkuponer.

312201

[14.42.01]

Energiudgifter for statsejendomme samt lejede kontorer og boliger. Udgifter til el, gas, olie og anden brændsel.

312202

[14.42.02]

Energiudgifter for statsejendomme samt lejede kontorer og boliger. Udgifter til fjernvarme og varmebidrag.

337001

[14.70.01]

Advokatsalær, translatørhonorar.

337002

[14.70.02]

Arkitekt- og ingeniørbistand, herunder tilsyn med statsejendomme.

337003

[14.70.03]

Konsulentbistand

337005

[14.70.05]

Ekstern undervisning. Her posteres udgifterne til sprogundervisning til udsendte medarbejdere og eventuelle medfølgende ægtefæller samt til anden undervisning, fx i forbindelse med anvendelse af edb. Der anvendes altid aktivitet 1114 ved sprogundervisning samt aktivitet 9130 ved edb-undervisning, jf. afsnit B.7. Køb af undervisningsmaterialer posteres på konto 313011.

337008

[14.70.08]

Bankomkostninger og -gebyrer, herunder kurstab/-gevinst ved veksling af udenlandske checks samt udsendte medarbejderes bankomkostninger ved lønoverførsel, jf. Instruksen bind 3, kap. III, A.1.a.

337009

[14.70.09]

Spedition og transportudgifter.

337010

[14.70.10]

Forsikringer.

337011

[14.70.11]

Soliditetsoplysninger.

337012

[14.70.12]

Vagtselskab, rengøringsselskab, renovationsselskab, vinduespolering, havearbejde, vask af håndklæder.

337013

[14.70.13]

Telegram og telex. Ekspeditioner for tredjemand over repræsentationens telekommunikationsudstyr skal så vidt muligt afregnes kontant. Betalingen føres til indtægt for konto 119001. Udlæg for tredjemand til efterfølgende opkrævning føres ligeledes til indtægt for konto 119001 og til udgift for reskontro (8xxx).

337014

[14.70.14]

Telefon. Refusion af evt. tjenstlige samtaler fra boligtelefon. Endvidere TV-licens og kabel-TV-afgift, kancelli. Internetabonnement. Abonnementsudgifter for udsendte medarbejderes telefon samt repræsentationschefens boligtelefon føres på konto 353006. Bilag Ny og gammel kontoplan oversigt

337015

[14.70.15]

Porto- og forsendelsesudgifter. Udgifter til porto, frankeringskort og forsendelser. Anvendes der i forbindelse med større forsendelser speditør- eller transportfirma, posteres på konto 33.70.09.

337017

[14.70.17]

EDB-serviceydelser

337018

[14.70.18]

Tryknings- og indbindningsudgifter.

337019

[14.70.19]

Annoncering.

313004

[14.80.04]

Aviser, tidsskrifter og andre publikationer, herunder elektroniske nyhedstjenester.

313005

[14.80.05]

Kontorhold i øvrigt. Kontorartikler, papir, tilbehør til printer, samt flag. Gratiale til postbude m.fl.

313006

[14.80.06]

Køb af materialer. Rengøringsartikler, el-pærer og el-ledninger, planter, frø og gødning (kun residens og kancelli).

313009

[14.80.09]

Vand til statsejendomme, lejede kontorer og boliger.

313010

[14.80.10]

Dæk og reservedele til transportmidler. Endvidere reservedele til maskiner og våben.

313011

[14.80.11]

Køb af undervisningsmaterialer. Her posteres køb af materialer i forbindelse med udsendte medarbejderes sprogundervisning samt til anden undervisning, fx i forbindelse med anvendelse af edb. Der anvendes altid aktivitet 1114 ved sprogundervisning samt aktivitet 9130 ved edb-undervisning, jf. afsnit B.7.

316001

[15.10.01]

Køb af transportmidler. Automobiler, motorcykler og cykler mv.

317001

[15.20.01]

Køb af udstyr til kontorer. Kontormøbler, arkivskabe o.l. Anskaffelse og udskiftning af varmeanlæg, luftkonditioneringsanlæg, komfurer, køleskabe, haveredskaber m.m.

317002

[15.20.02]

Køb af udstyr til boliger. Anlæg og hvidevarer mv. som nævnt under kontoen for køb af udstyr til kontorer. Anskaffelse og udskiftning af møbler, tæpper, gardiner o.l.

317003

[15.20.03]

Køb af kontormaskiner. Skrive- og regnemaskiner, fotokopieringsmaskiner.

317004

[15.20.04]

Køb af kommunikationsudstyr, herunder fx telefaxudstyr og mobiltelefoner.

317007

[15.20.07]

Køb af bordservice, glas og køkkenudstyr.

317008

[15.20.08]

Køb af edb-udstyr, hardware/software.

167001

[15.70.01]

Salg af brugte transportmidler.

168001

[15.80.01]

Salg af brugt kontorudstyr..

168002

[15.80.02]

Salg af brugt boligudstyr.

168003

[15.80.03]

Salg af brugte kontormaskiner.

341001

[16.10.01]

Leje af kontorer. Kun egentlig lejebetaling for indeværende finansår. Se i øvrigt afsnit B.5 vedrørende deposita og forudbetalt husleje samt Instruksen bind 3, kap. IX, afsnit A.4.

341003

[16.10.03]

Leje af boliger. Kun egentlig lejebetaling for indeværende finansår. Se i øvrigt afsnit B.5 vedrørende deposita og forudbetalt husleje samt Instruksen bind 3, kap. IX, afsnit A.4.

343001

[16.30.01]

Leje eller leasing af kontorinventar.

343003

[16.30.03]

Leje eller leasing af kontormaskiner.

345001

[16.50.01]

Reparation og vedligeholdelsesarbejder i statsejendomme, lejede kontorer og boliger. Håndværkerudgifter til reparationer og maling af bygning og lokaler samt faste installationer, herunder varmeanlæg, luftkonditioneringsanlæg o.l.

345003

[16.50.03]

Reparation og vedligeholdelse af boligudstyr. Rensning og reparation af løst boligudstyr: møbler, tæpper, gardiner o.l.

345004

[16.50.04]

Reparation og vedligeholdelsesarbejder for kontormaskiner. Eventuelt serviceabonnement.

345005

[16.50.05]

Reparation og vedligeholdelsesarbejder for kommunikationsudstyr.

345007

[16.50.07]

Reparation og vedligeholdelsesarbejder for edb-udstyr. Eventuelt serviceabonnement.

345009

[16.50.09]

Reparation og vedligeholdelsesarbejder for transportmidler.

347001

[16.70.01]

Skatter og afgifter for statsejendomme.

348001

[16.80.01]

Vægtafgifter for motorkøretøjer.

359501

[17.40.01]

Afskrivning på debitorer. Her afskrives eventuelle uerholdelige fordringer.

353001

[19.30.01]

Chefens medhjælpsudgifter. Løn, kostpenge, socialforsikringspræmier og uniformer og annoncering.

353002

[19.30.02]

Skoleudgifter. Udgifter til lokal skolegang for udsendte medarbejderes børn. Instruksen bind 3, kap. III, afsnit N.

353003

[19.30.03]

Uniformer og uniformsdele til vagtmestre, bude, portnere, chauffører m.fl. Instruksen bind 3, kap. III, afsnit I.

353004

[19.30.04]

Sygeudgifter. Refusion af sygeudgifter, der dækkes af Udenrigsministeriets sygeforsikring. Instruksen bind 3, kap. III, afsnit K.

353005

[19.30.05]

Andre sygeudgifter. Refusion og betaling af sygeudgifter, der ikke dækkes af Udenrigsministeriets sygeforsikring.

353006

[19.30.06]

Telefonudgifter for udsendte medarbejdere. Abonnementsudgifter samt udgifter vedrørende repræsentationschefens boligtelefon, jf. Instruksen bind 3, kap. III, afsnit G.

353018

[19.30.18]

Bonusløn til lokalansatte eksportfremme

353099

[19.30.99]

Bidrag til Udenrigsministeriets sygesikringsordning, jf. Instruksen bind 3, kap. III, afsnit K.

355001

[19.50.01

Kantinetilskud. Tilskud til oprettelse og drift af personalekantine.

358001

[19.80.01]

Kassedifferencer. Kasse- og andre beholdningsoverskud og -underskud på beløb svarende til DKK 100,- og derunder. Større beløb indberettes over konto 787101.

359001

[19.90.01]

Erstatninger af ordinær karakter (driftsmæssige risici) af mindre størrelse, der følger af statens selvforsikringsordning.

471001

[57.10.01]

Renter af prioritetsgæld. Afdrag posteres på konto 787101.

b)

b)

Indtægtskonti

111001

[21.10.01]

Salg af varer og tjenesteydelser til kommunerne. Indtægter fra kommuner og amtskommuner ved salg af varer og tjenesteydelser konteres på denne konto uanset art.

115001

[11.50.01]

Lejeindtægter. Indtægter ved udlejning af lokaler i statsejendomme eller ved fremleje af lejede lokaler eller boliger.

118001

[11.80.01]

Indtægter vedrørende soliditetsoplysninger. Salg af soliditetsoplysninger til danske eksportører mv.

118002

[11.80.02]

Salg af benzinkuponer. Medarbejderes indbetalinger for anvendelse af repræsentationens beholdning af benzinkuponer.

1180.99

[11.80.99]

Øvrige salgsindtægter.

119001

[21.90.01]

Porto- og teleindtægter. Indbetalinger for anvendelse af repræsentationens kommunikationsudstyr, herunder for medarbejderes private samtaler fra kancelliet. Repræsentationschefens betalinger for private samtaler fra boligtelefon, jf. Instruksen bind 3, kap. III, afsnit G.

119002

[21.90.02

Indtægter for fotokopiering o.l. Indbetalinger for anvendelse af kopimaskiner, sekretærbistand mv.

119003

[21.90.03]

Betalingsordning for eksportfremmeservice. Ved bogføring af fakturaer udstedt til firmaer o.l. i Danmark, opholdslandet eller sideakkrediteringsland(e) under betalingsordningen vedrørende eksportfremme foretager REP-Finans en automatisk kontering på denne konto med aktivitet 3203.

199099

[29.90.99

Ekstraordinære indtægter.. Moms- og afgiftsrefusion.

199061

[62.10.01]

Gebyrindtægter for pas, kørekort m.v., jf. Instruksen bind 3, kap. I, afsnit G, samt afsnit B.8. om gebyrer. Se i øvrigt også konto 111001 vedrørende salg af varer og tjenesteydelser til kommuner og amtskommuner.

199062

[62.10.02]

Gebyrindtægter for legaliseringer, jf. Instruksen bind 3, kap. I, afsnit G, samt afsnit B.8. om gebyrer.

199063

[62.10.03]

Gebyrindtægter for bistandssager, jf. Instruksen bind 3, kap. I, afsnit G, samt afsnit B.8. om gebyrer.

199064

[62.10.04]

Gebyrindtægter for visa, jf. Instruksen bind 3, kap. I, afsnit G, samt afsnit B.8. om gebyrer.

199069

[62.10.09]

Gebyrindtægter for øvrige konsulære sager, jf. Instruksen bind 3, kap. I, afsnit G, samt afsnit B.8. om gebyrer.

571001

[67.10.01]

Renter. Tilskrevne renter af indestående i pengeinstitutter.

c)

c)

Tilskudskonti

423002

[52.30.02]

Understøttelse/pensioner. Kontoen må kun anvendes efter særlig bemyndigelse fra Udenrigsministeriet.

d)

d)

Beholdningskonti

8180xx

[91.80.xx]

Kassekonto. Kontonummerets 2 sidste cifre kan variere.

8080xx

[94.80.xx]

Bankkonto. Kontonummerets 2 sidste cifre kan variere.

781001

[95.10.01]

Debitorer, Rep-Finans. Teknisk konto, må ikke anvendes af repræsentationen.

7830xx

[95.30.xx]

Forudbetalt kontor- og boligleje. De 2 sidste cifre (xx) betegner det år, som forudbetalingen vedrører, jf. afsnit B.5.

783009

[95.30.09]

Øvrige deposita (telefon m.m.)

786003

[95.60.03]

Huslejedeposita, jf. afsnit B.5.

e)

e)

Mellemregningskonti

785001

[95.50.01]

Mellemværender med andre. På denne konto bogføres mellemværender med tredjemand, jf. afsnit B.4 om reskontroen.

787101

[95.71.01]

Mellemregningskonto med Udenrigsministeriet.

Kontoen anvendes i forbindelse med udlæg betalt af Udenrigsministeriet, som efterfølgende omposteres til repræsentationens regnskab. Ompostering til korrekt konto foretages af repræsentationen. Endvidere anvendes kontoen ved udgifter, der er afholdt af repræsentationen, men som endeligt skal konteres i ministeriets regnskab (under samtidig indberetning).

indholdsfortegnelse

Artikel 61 (uddrag)

Statsministrene har ansvaret for den overordnede samordning af nordiske samarbejdsspørgsmål. De bistås af et udpeget regeringsmedlem i hvert land (samarbejdsminister) og en statssekretær eller embedsmand i hvert land (medlem af Den Nordiske Samarbejdskomité).

Formandskabet skifter mellem de nordiske landes regeringer efter nærmere aftale. Formandskabet har ansvaret for at samordne det nordiske regeringssamarbejde og for at tage de nødvendige initiativer. Formandskabet leder arbejdet i ministerrådet, på andre ministermøder og ved regeringernes samråd om europæiske og andre internationale spørgsmål på alle niveauer.

Disse artikler fastlægger visse hovedlinier for samarbejdet mellem de nordiske landes udenrigstjenester, men det har ikke været tanken at begrænse samarbejdet til artiklernes områder, og som nævnt er der allerede etableret et snævert samarbejde også på andre felter.

B. Nordisk konsulært samarbejde

I efteråret 1966 sendte de nordiske udenrigsministerier enslydende instruktioner til deres diplomatiske repræsentationer om inden for deres respektive områder at yde bistand til statsborgere fra et af de øvrige nordiske lande, som ikke har nogen repræsentation på det pågældende sted. Samarbejdet mellem de nordiske diplomatiske og konsulære repræsentationer i udlandet blev etableret i henhold til artikel 34 i den nordiske samarbejdsoverenskomst.

Denne fælles nordiske instruktion indeholder følgende retningslinier for samarbejdet

I. Hovedprincipper for samarbejdet

1. Det konsulære samarbejde bør ikke begrænses til bestemte bistandsområder, men skal i hvert fald omfatte områderne i denne instruktion. Hvis der derfor på et sted allerede er et samarbejde i videre omfang, eller der skønnes at være behov og mulighed for et videregående samarbejde i almindelighed eller i en konkret sag, skal instruktionen ikke hindre samarbejdet, men betragtes som vejledende for samarbejdets udførelse.

2. Et betydningsfuldt led i samarbejdet er den rådgivende virksomhed, som en udsendt repræsentation kan yde et andet nordisk lands honorære repræsentation.

3. En midlertidig bestyrer under vakancer og orlov ved en repræsentation skal kunne regne med råd og bistand fra de øvrige nordiske repræsentationer på stedet.

4. Bistand til et andet nordisk lands borgere vil normalt kun komme på tale, når vedkommendes eget land end ikke har honorær repræsentation på stedet eller så nær, at det vil være naturligt at henvende sig dér.

5. Samarbejdet skal for det første omfatte bistandsområder, der ikke indebærer en indsats, der går ud over, hvad en nordisk repræsentation umiddelbart vil kunne yde uden særlig instruktion og uden nøjere kendskab til den bistandssøgendes eget lands udenrigsinstruks. Dette gælder således

Udstedelse af attester om faktiske forhold, fx leveattester, undtagen itilfælde, hvor det ved lov eller anordning er krævet, at attesten udstedesaf en national konsularembedsmand,

praktisk bistand i form af råd og vejledning om forholdene på stedet,

løsning af lokale problemer af praktisk natur,

bistand til at opnå forbindelse med hjemlandets udenrigsministerium eller anden hjemlig myndighed eller nærmeste egen repræsentation,

opbevaring, udlevering og omadressering af post,

anvisning af egnet advokat på stedet,

eftersøgninger,

deponering af værdier på repræsentationen.

6. Desuden gælder samarbejdet følgende betydningsfulde konsulære sagsområder

bistand til og hjemsendelse af nødlidende nordiske borgere,

bistand til fængslede og tiltalte,

dødsfald, bistand ved begravelse eller hjemsendelse af kister og urner.

7. Bistand i sager af større omfang eller af retlig karakter forudsætter normalt, at der tages kontakt med og indhentes instruktioner fra nærmeste repræsentation for den bistandssøgendes hjemland (eller om fornødent fra dette lands udenrigsministerium) det gælder i særlig grad de nævnte områder under punkt 6. Selvom ansvaret for hjælpen her overgår til denne myndighed, vil det i praksis ofte være af største betydning, at vedkommende nordiske repræsentation på stedet kan virke som lokal formidler. De nævnte tjenesteydelser betales der gebyr for i henhold til bestemmelserne i Udenrigsministeriets bekendtgørelse om betaling for tjenestehandlinger i udenrigstjenesten, jf. den til enhver tid gældende vejledning.

8. Hvis der efter omstændighederne må handles uden forudgående instruktion, kan en nordisk repræsentation i første omgang støtte sig til sit eget lands udenrigsinstruks. Det gælder også, selvom bistanden herved får et indhold, der afviger fra, hvad den bistandssøgende ville have opnået efter sit hjemlands regler.

9. Om ydelse af økonomisk bistand gælder følgende regler

a) Økonomisk bistand ud over et ringe beløb til dækning af et øjeblikkeligt behov vil normalt kræve bemyndigelse fra den bistandssøgendes egen nærmeste repræsentation eller hjemlandets udenrigsministerium.

b) Ved økonomiske ydelser, herunder også udlæg eller garantier, skal den bistandssøgende, hvor det overhovedet er muligt, in duplo underskrive en skylderklæring, »Fællesnordisk låneerklæring« af følgende ordlyd

Fællesnordisk låneerklæring

Undertegnede, hvis personlige data findes anført på denne erklæring, erkender herved af

.....................................................

(Repræsentationens navn)

at have modtaget et lån, stort....................... således som nærmere specificeret nedenfor. Jeg forpligter mig til at refundere mit lands udenrigsministerium det udlagte beløb efter de regler, der gælder i mit hjemland med adgang til fyldestgørelse i samtlige mine aktiver, ligesom det vil kunne indeholdes i min fremtidige arbejdsfortjeneste.

......................... ........................

(sted) (dato)

........................

(underskrift)

Navn: ..............................................

Stilling: ............................................

Fødselsår og dato: ..................................

Fødested: ............................................

Pas nr. ................ af / 19.......

Pas udstedt af: ......................................

Adresse i hjemlandet: ................................

Midlertidig adresse på stedet: .......................

Pårørende i hjemlandet

Navn: ................................................

Stilling

.......................................................................

Adresse

......................................................................

Telefonnr.

Kontant udbetalt: .......................................................

Billetindkøb

..............................................................

Garantier stillet

.........................................................

andet

..........................................................................

total: ............... ...........................

Denne låneerklæring indsendes derefter til refusion hos den bistandssøgendes egen nærmeste repræsentation eller hjemlandets udenrigsministerium.

c) Det skal være en fast regel, at vedkommende nordiske repræsentation altid får sine udlæg refunderet automatisk og omgående fra en af de nævnte instanser uanset om der i det konkrete tilfælde er ydet hjælp ud over den, den bistandssøgende ville kunne få efter sit hjemlands regler.

10. Om særlige bistandsområder

a) I krigs- og krisesituationer, under uroligheder og naturkatastrofer vil der være et særligt behov for nordisk samarbejde om bistand, der under disse omstændigheder i øvrigt kan tænkes at blive af videregående karakter. Der tænkes her på forhold som kontakt med og vejledning til nordiske borgere, meldinger om deres befindende, evakuering, hjemrejsebistand, pengelån, hjælp med udrejseformaliteter, billetgarantier, udstedelse af pas og nationalitetsbeviser og tilvejebringelse af nødvendige forsyninger.

I lande/områder, hvor der skønnes at bestå særlige risici for indre uroligheder eller naturkatastrofer, bør repræsentationen holde nær kontakt med de nordiske repræsentationer for om nødvendigt at søge en vis koordinering mellem landenes krise/beredskabsplanlægning.

b) Bistand på handelssøfartens område

1. Modtager en nordisk repræsentation meddelelse fra en lokal myndighed vedrørende sikkerheden om bord på et fartøj fra et andet nordisk land, skal den nærmeste repræsentation for fartøjets hjemland eller dettes udenrigsministerium snarest underrettes.

2. Repræsentationen bør i rimeligt omfang formidle forbindelse mellem hyresøgende nordiske søfolk og skibe fra disse lande.

3. Efter anmodning fra skibsføreren på et fartøj fra et andet nordisk land skal repræsentationen modtage en søprotest og udfærdige et bevis eller bistå føreren med at afgive en sådan protest over for vedkommende lokale myndighed og bevidne indførelse i skibsdagbogen om den foretagne søprotest (jf. Instruksens Bind 2, kapitel IV, afsnit F.).

4. Er et skib hjemmehørende i et nordisk land forlist, eller ramt af anden svær søulykke, skal repræsentationen i første række yde al den praktiske hjælp, som kræves for at bistå skibsføreren og besætningen. Repræsentationen skal sørge for deres umiddelbart fornødne pleje, indkvartering, beklædning og underhold samt snarest muligt underrette repræsentationen for fartøjets hjemland om foranstaltningerne. Om nødvendigt skal repræsentationen påse, at foranstaltninger til redning af fartøjets besætning uden ophold iværksættes. Repræsentationen bør endvidere bistå skibsføreren eller skibets agent med besigtning, opbevaring af skibsdokumenter, besætningsmedlemmernes hjemrejse eller ny forhyring.

5. Er der på stedet stationeret en velfærdssekretær eller sømandspræst fra et nordisk land, bør repræsentationen hjælpe denne i det omfang, det er praktisk muligt. Dette gælder især ved henvendelser til de lokale myndigheder.

6. Hvis en syg eller tilskadekommen sømand overgives til repræsentationens forsorg af skibsføreren på et fartøj fra et andet nordisk land, eller denne selv anmoder om repræsentationens bistand, skal repræsentationen sørge for, at der ydes sømanden nødvendig hjælp og pleje. Repræsentationen bør også, efter samråd med skibsføreren eller skibets agent, sørge for sømandens ophold i, eller udrejse fra det pågældende land. Repræsentationen bør endvidere straks underrette nærmeste repræsentation for skibets hjemland eller dettes udenrigsministerium, når alvorlig sygdom eller større ulykke har ramt en sømand. Hvis skibsføreren eller agenten ikke udsteder skriftlig garanti for påløbende omkostninger, bør instruktion snarest indhentes fra nævnte repræsentation eller udenrigsministerium. Anmoder en sømand, bosat eller statsborger i et andet nordisk land, om bistand fra repræsentationen i andre tilfælde end de nævnte, skal der ydes ham nødvendig praktisk eller økonomisk hjælp, indtil instruktion i sagen er indhentet fra de nævnte myndigheder. Hvis det uden større vanskeligheder er muligt, bør repræsentationen modtage hyremidler eller personlige effekter, som tilhører en sømand, der er blevet efterladt af et skib hjemmehørende i et andet nordisk land. Effekterne opbevares eller sendes til nærmeste repræsentation for sømandens hjemland.

7. I Danmark, Finland, Norge og Sverige er der som et resultat af nordisk samarbejde på lovgivningens område tilvejebragt nye regler om søforklaring. En repræsentation fra et af disse lande, som har modtaget bemyndigelse til at afholde søforklaring af myndigheden i hjemlandet, skal også afholde en sådan for skibe hjemmehørende i et af de andre lande. Det gælder, når der på stedet ikke findes en bemyndiget repræsentation for skibets eget hjemland, og når anmeldelse respektive anmodning om søforklaring indgives af skibsføreren, skibets reder eller kompetent myndighed i fartøjets hjemland. Når en sådan søforklaring afholdes, skal repræsentationen anvende de nationale regler, der gælder for repræsentationens virksomhed i så henseende (jf. Instruksens Bind 2, kapitel IV, afsnit D.).

Udskrift af protokol om søforklaring for et skib fra et andet nordisk land skal indsendes til det pågældende lands udenrigsministerium.

8. Svensk lovgivning kræver i visse tilfælde, at syns- og skønsmænd i søfartsanliggender udpeges af en konsulær myndighed. Sådanne syns- og skønsmænd kan også udpeges af en dansk, finsk eller norsk repræsentation.

c) Bistand i erhvervssager, herunder eksportstøttearbejdet, falder principielt uden for det etablerede samarbejde, men hjælp vil naturligvis kunne ydes i henhold til pkt. 1, eller hvor bistanden falder ind under de ukomplicerede områder i punkt 5.

d) Ved bistand i arveanliggender begrænser det konsulære samarbejde sig til indberetning om dødsfald, når afdødes nærmeste pårørende eller testamentarvinger befinder sig i et nordisk land.

De nordiske lande har forskellig lovgivning på det arveretlige område. Derfor undtages opgaver som registrering af efterladenskaber efter borgere i et andet nordisk land, kontrol med dødsboforvaltningen på stedet eller anden virksomhed som repræsentant for arvingerne fra det konsulære samarbejde.

II Samarbejdets gennemførelse

a) Samarbejdet omfatter som tidligere nævnt i princippet både de udsendte og de honorære repræsentationer. Da de honorære konsuler imidlertid ikke ved deres tiltræden har påtaget sig nogen forpligtelse til at varetage også andre landes anliggender, vil der næppe kunne pålægges dem nogen tjenestepligt i så henseende, ud over hvad hver enkelt konsul selv har påtaget sig. Udover begrænsningerne i art. 31 vil hver enkelt honorær konsuls inddragelse i arbejdet derfor afhænge af, om han selv har erklæret sig villig til at påtage sig at medvirke i sager vedrørende borgere fra andre nordiske lande end det, han repræsenterer. Det forventes dog som et minimum, at nordiske borgere altid kan regne med hjælp af formidlende karakter eventuelt samtidig med ydelse af en mindre øjeblikkelig hjælp, hvor et akut behov taler for det. De honorære repræsentationer bør derfor inddrages i samarbejdet i størst muligt omfang.

b) Der er enighed mellem de nordiske landes udenrigsministerier om, at det må være en forudsætning for samarbejdet, at et nordisk land tager skridt til oprettelse af egen repræsentation, hvis det skulle vise sig, at bistandsydelse på et eller flere områder bliver for stor en byrde for de andre nordiske landes stedlige repræsentationer. Hvis en sådan situation opstår inden for repræsentationens jurisdiktion, bør det efter konsultation med de øvrige landes repræsentationer indberettes til Udenrigsministeriet.

c) Som hovedregel bør der finde en forhåndsfordeling sted mellem de nordiske repræsentationer af bistanden til borgere fra nordiske lande, der ikke er repræsenteret på stedet. Bistand bør fortrinsvis ydes af en udsendt repræsentation, hvor en sådan findes på pladsen.

Repræsentationen er bemyndiget til i samråd med de udsendte repræsentationer fra de øvrige nordiske lande at tilrettelægge fordelingen under hensyntagen til de stedlige forhold.

d) Notifikation af samarbejdet over for opholdslandets myndigheder. I overensstemmelse med det almindeligt antagne folkeretslige princip bør der som hovedregel ved samarbejdets etablering foretages notifikation, medens forudgående samtykke fra opholdsstaten ikke skulle være nødvendigt.

Støtte for denne antagelse findes i FN-konventionen om konsulære forbindelser undertegnet i Wien den 24. april 1963, i hvis art. 8 det hedder: »Upon appropriate notification to the receiving State, a consular post of the sending State may, unless the receiving State objects, exercise consular functions in the receiving State on behalf of a third State«. Selv om Wiener-konventionen endnu ikke kan betragtes som gældende folkeret, synes dog de fleste lande at anerkende art. 8 s princip som udtryk for den almindeligt herskende opfattelse af, hvilke formkrav der må opfyldes ved en konsularembedsmands varetagelse af tredjelands konsulære interesser. Da der imidlertid er tale om varierende synspunkter i de enkelte lande, er repræsentationen bemyndiget til i samråd med de øvrige nordiske udsendte repræsentationer at afgøre, under hvilken form notifikation skal finde sted.

Hvis ganske særlige forhold på stedet skulle nødvendiggøre en undladelse af notifikation, skal repræsentationen indberette det med angivelse af de nærmere omstændigheder og af de øvrige nordiske repræsentationers synspunkter.

e) Tjenestevejen. Bistandssagens indhold er afgørende for, hvilke tjenstlige kanaler der indhentes instruktion gennem hos højere konsulære eller diplomatiske myndigheder, og om der bør indberettes om sagen.

Bistandsopgavernes forskelligartede karakter indebærer således, at anmodninger om bistand hos et andet lands konsulære repræsentation og indhentelse af direktiver kan fremsættes uden om de sædvanlige tjenstlige kanaler. Når en repræsentation varetager et andet nordisk lands konsulære interesser, bør vedkommende repræsentations egne overordnede myndigheder dog have underretning om bistanden. Dette vil normalt kunne ske ved fremsendelse af kopier af skrivelser i sagen ad tjenstlige kanaler.

f) Adresse- og telefonlister. Som en praktisk forholdsregel bør repræsentationen med regelmæssige mellemrum sende de underlagte konsulater ajourførte adresse- og telefonlister for alle nordiske landes konsulære og diplomatiske myndigheder inden for repræsentationens område.

g) Da de udsendte nordiske repræsentationer ikke alle steder har ens jurisdiktionsområder, vil visse repræsentationer være nødt til at koordinere det konsulære samarbejde med mere end ét hold nordiske repræsentationer. Hvis der opstår problemer, som ikke lader sig løse på stedet, vil repræsentationen kunne indberette det og anføre et forslag til løsning. Sagen vil da blive behandlet mellem de nordiske udenrigsministerier. De fem nordiske udenrigsministerier har aftalt, at Danmark skal koordinere det samarbejde, der er beskrevet i instruktionen. De danske diplomatiske repræsentationer har derfor pligt til, hver inden for sit område, at tage initiativet til gennemførelse af dette samarbejde.

Hvis Danmark ikke har diplomatisk repræsentation på stedet, men dette er tilfældet for andre nordiske lande, påhviler initiativet en af de stedlige repræsentationer efter nærmere indbyrdes aftale. Har ingen af de nordiske lande diplomatisk repræsentation på stedet, påhviler koordinationen den sideakkrediterede danske repræsentationschef, subsidiært en af de øvrige nordiske landes sideakkrediterede repræsentationschefer.

INDHOLDSFORTEGNELSE

Kapitel I

Udsendte repræsentationernes embedsførelse

Kapitel II

Administrative bestemmelser for udsendte repræsentationers personale

Kapitel III

Økonomiske vilkår for udsendte repræsentationers personale

Kapitel IV

Forflyttelser

Kapitel IX

Repræsentationens forvaltning af statsejendomme, lejemål, statsmøblering, kontorinventar,-artikler og -maskiner samt tjenestebiler

Kapitel V

Ferie og betalte orlovsrejser samt ekstraordinær tjenestefrihed

Kapitel VI

Tjenesterejser

Kapitel VII

Repræsentationens VPS bidrag og budget

Kapitel VIII

Repræsentationernes regnskab

Kapitel X

Udenrigstjenestens kommunikationer

Kapitel XI

Edb-baserede og andre registre i Udenrigstjenesten

Kapitel XII

Repræsentationens arkiv

Kapitel XIII

Regler for skriftlige ekspeditioner

Kapitel XIV

Protokol

Kapitel XIX

Repræsentationernes informationsvirksomhed

Kapitel XV

Diplomatpas, Udenrigsministerielt tjenestepas, fremmedpas, laissez-passer

Kapitel XVI

Ordensvæsen

Kapitel XVII

Diplomatiske repræsentationers indberetningsvirksomhed om politiske forhold og samt kultur- og presseforhold

Kapitel XVIII

Indberetninger om økonomiske forhold

Kapitel XX

Repræsentationernes opgaver under uroligheder og kriser i opholdslandet

Kapitel XXI

Nordisk samarbejde på udenrigstjenestens område

Kapitel XXII

Den europæiske union: den fælles udenrigs- og sikkerhedspolitik

Kapitel XXIII

Flygtningesager

Kapitel XXIV

De honorære repræsentationer

Stikordsregister

INDHOLDSFORTEGNELSE

kapitel ii

Administrative bestemmelser for udsendte repræsentationers personale

A. Oplysningsskema til brug ved ansættelse i udenrigstjenesten

B. Tavshedspligt

1. Danske medarbejdere

2. Udenlandske medarbejdere

3. Honorære konsuler

C. Udenrigsministeriets registrering af persondata

D. Registrering i Udenrigsministeriet af civilstandsattester

E. Værneting og forkyndelser

1. Værneting

2. Forkyndelse af retslige dokumenter

F. Sygdom, graviditet, barsel, adoption og omsorgsdage

1. Sygejournal

2. Lægeattest

3. Afskedigelse på grund af sygdom

4. Graviditet, barsel, adoption og omsorgsdage

G. Fremsættelse af forflyttelsesønsker, opslag af ledige stillinger, forflyttelsespligt

1. Fremsættelse af forflyttelsesønsker

2. Opslag af ledige tjenestemandsstillinger

3. Forflyttelsespligt

H. Personalesamtaler- og bedømmelsessystemet

1. Personaleudviklingssamtale- og bedømmelsessystemet (PUS)

2. Personalebedømmelser for medarbejdere under chefniveau

I. Personalesamarbejdet

J. Udsendte repræsentationers og udsendte medarbejderes retsstilling (sagsanlæg, vidneforklaring)

K. Stillingsbetegnelser

BILAG. Medarbejdersamtaler

A. Oplysningsskema til brug ved ansættelse i Udenrigstjenesten

Forud for ansættelse i udenrigstjenesten, skal ansøgeren udfylde og underskrive 3 oplysningsskemaer.

Når repræsentationen ansætter en medarbejder, skal denne således udfylde og underskrive 3 oplysningsskemaer. Skemaer, fotos og lønudgiftsskema indsendes til Udenrigsministeriet med angivelse af ansættelsesdato. Danske statsborgere i EØS-lande kan tilmeldes ATP. En lokalt ansat medarbejder, der er skattepligtig til Danmark, skal straks ved ansættelsen indsende sit skattekort.

Denne procedure skal også følges for praktikanter m.v. og andre, der i en periode skal have deres gang på repræsentationen.

B. Tavshedspligt

1. Danske medarbejdere

Danske statsborgere, der ansættes i udenrigstjenesten, skal underskrive en løfteerklæring, når tjenesten tiltrædes. Tiltræder den pågældende tjenesten i udlandet, skal erklæringen afgives over for repræsentationens chef eller dennes stedfortræder, der attesterer, at erklæringen er afgivet over for repræsentationschefen eller stedfortræder. Løfteeerklæringen skal ikke indsendes.

Blanketten til løfteerklæringen rekvireres fra Udenrigsministeriet og har i overensstemmelse med forvaltningslovens bestemmelser følgende ordlyd

LØFTERKLÆRING

Undertegnede

født den

lover herved, at jeg samvittighedsfuldt vil opfylde de pligter, som påhviler mig i min stilling i den danske udenrigstjeneste.

Jeg er klar over, at der påhviler mig tavshedspligt vedrørende tjenstlige oplysninger, som ved lov eller anden gyldig bestemmelse er betegnet som fortrolige, på anden måde er klassificerede, eller som det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde af væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser.

Jeg er ligeledes klar over, at tavshedspligten består også efter ophør af min ansættelse i udenrigstjenesten. Tavshedspligten indebærer, at jeg ikke må videregive eller på anden måde bevirke, at heraf omfattede oplysninger kan udnyttes af uvedkommende.

Jeg er opmærksom på, at akter, dokumenter, bøger og andet tjenstligt materiale, som jeg måtte have fået i min varetægt i forbindelse med udførelsen af mine arbejdsopgaver, skal tilbageleveres til ministeriet.

Jeg er mig bevidst, at en overtrædelse af mine tjenestepligter, herunder af min tavshedspligt, foruden eventuelle andre følger efter omstændighederne kan medføre min afsked fra udenrigstjenesten.

Denne erklæring, hvoraf jeg har modtaget en genpart, afgives på ære og samvittighed.

,

den

Ovenstående erklæring er afgivet over for undertegnede

Navn: ,

Stilling

2. Udenlandske medarbejdere

Udenlandske statsborgere, der ansættes ved repræsentationen, skal inden de tiltræder tjenesten over for repræsentationens chef afgive en erklæring i overensstemmelse med nedenstående formular

Erklæring

Undertegnede (fulde navn) født den (dato), der er ansat ved (repræsentationen) i (sted) som (stilling), lover at iagttage tavshed med hensyn til alt, hvad jeg måtte få kendskab til eller bringe i erfaring under min tjeneste, ikke blot så længe jeg er ansat i den danske udenrigstjeneste, men også efter min fratræden. Jeg er mig bevidst, at brud på min tavshedspligt kan medføre min øjeblikkelige afsked fra tjenesten.

Jeg afgiver denne erklæring, hvoraf jeg har modtaget en genpart, på ære og samvittighed.

(sted), den (dato)

underskrift

Foranstående erklæring er afgivet over for undertegnede

(repræsentationschefens navn)

3. Honorære konsuler

Som anført i Instruksens Bind 3, kapitel XXIV, afsnit D. skal honorære generalkonsuler og konsuler, men ikke vicekonsuler, ved ansættelsen afgive en løfteerklæring. Erklæringen afgives på en særlig formular, som Udenrigsministeriet sender til den overordnede repræsentation, når konsulen er udnævnt. Formularen findes på dansk, engelsk og fransk; den danske formular har følgende ordlyd

Erklæring

Jeg undertegnede, der af Hendes Majestæt Dronningen af Danmark er udnævnt til dansk

.

i

lover herved på ære og samvittighed, at jeg med troskab og nidkærhed vil opfylde de pligter, som ifølge denne stilling påhviler mig, samt nøje efterkomme de tjenstlige ordrer og befalinger, som af Hendes Majestæt Dronningen eller af Udenrigsministeriet måtte blive mig givet.

Jeg er klar over, at der påhviler mig tavshedspligt vedrørende tjenstelige oplysninger, som ved lov eller anden gyldig bestemmelse er beregnet som fortrolige, på anden måde er klassificerede, eller som det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde af væsentlige hensyn til offentlige og private interesser.

C. Udenrigsministeriets registrering af persondata

Udenrigsministeriets personalekontor registrerer en række personlige data i PERSIUM.

Alle medarbejdere har pligt til straks at underrette personalekontoret/repræsentationen om enhver forandring for så vidt angår 1) navn, 2) civilstand/samlivsforhold, 3) antallet af børn med angivelse af navn og data, 4) statsborgerforhold, 5) bopæl, 6) telefonnummer, 7) bankkonto samt 8) nærmeste pårørendes navn, adresse samt telefonnummer. Oplysningerne bør dokumenteres ved forevisning af vielsesattest, fødselsattest etc. og skal for udeværende straks indberettes til Udenrigsministeriet.

Repræsentationen skal én gang om året sikre sig, at ændringer i de nævnte forhold for de enkelte medarbejdere er indberettet til Udenrigsministeriet.

D. Registrering i Udenrigsministeriet af civilstandsattester

Udsendte medarbejdere kan i Udenrigsministeriet få registreret attester, der er udfærdiget i udlandet vedrørende deres eller deres husstands familiemedlemmer, for så vidt attesterne angår forhold, som i Danmark er genstand for indførsel i kirkebøgerne (fødsel, navngivne, dåb, vielse og død).

Attester, der ønskes registreret, indsendes i legaliseret stand til Udenrigsministeriet. Attester, der ikke er affattet på et nordisk sprog eller på et af hovedsprogene, skal være ledsaget af en bekræftet oversættelse til et af de nævnte sprog.

Registreringen sker ved, at attesten eller den bekræftede oversættelse af Udenrigsministeriet indføres i en særlig protokol. En udskrift af protokollen har efter dansk ret samme gyldighed som den originale attest.

E. Værneting og forkyndelser

1. Værneting

Udsendte medarbejdere, der ikke er undergivet opholdslandets domsmyndighed, kan ifølge retsplejelovens § 236 altid sagsøges i Danmark og anses at have hjemting i København. Bevarer en udsendt medarbejder bopæl i Danmark uden for København, har denne dog hjemting i den retskreds, hvor bopælen ligger.

Udsendte medarbejdere, der ikke har diplomatisk status og dermed i ikke-tjenstlige forhold er undergivet opholdslandets domsmyndighed, kan som hovedregel kun sagsøges i Danmark, hvis de har bevaret bopæl i landet.

For visse kategorier af sager har retsplejeloven dog fastsat særlige værnetingsregler. Her vil også udsendte medarbejdere, der er undergivet opholdslandets domsmyndighed, kunne sagsøges i Danmark. Dette gælder således ægteskabssager (RPL. 448 c, jf. Instruksens Bind 1, kapitel IX, afsnit E. pkt. 3), faderskabssager (RPL. 456 c), sager angående rettigheder over fast ejendom (RPL. 241) og sager om straf, erstatning eller oprejsning i anledning af retsstridige retskrænkelser (RPL. 243).

2. Forkyndelse af retslige dokumenter

Dokumentet sendes enten direkte eller gennem Udenrigsministeriet til vedkommende repræsentation, der foretager forkyndelsen under iagttagelse af fremgangsmåden i Instruksens Bind 1, kapitel VIII, afsnit B.

Forkyndelse kan ifølge retsplejelovens § 157 dog også iværksættes for medarbejderen under et midlertidigt ophold i Danmark eller på dennes bopæl eller opholdssted her i landet. Der kan også forkyndes for personer over 18 år, der hører til husstanden, eller for udlejeren eller dennes ægtefælle, hvor den pågældende bor til leje.

F. Sygdom, graviditet, barsel, adoption og omsorgsdage

1. Sygejournal

a. I hjemmetjenesten skal medarbejderen aflevere en sygemelding til kontorets sygelistefører, der skal sende en sygeliste til F.1 den første hverdag i hver måned. Kontoret skal opbevare sygemeldingerne. Blanketterne sendes til kontoret af F.1.

b. I udetjenesten skal den udsendte medarbejder aflevere en sygemelding til repræsentationens sygelistefører, der skal indsende en sygeliste til F.1 den første hverdag i månederne april, juli, oktober og januar. Repræsentationen skal opbevare sygemeldingerne. Blanketterne sendes til repræsentationen af F.1. Ved en udsendt medarbejders fratræden eller forflyttelse til andet tjenestested bedes kopi af den pågældendes sygejournal dog indsendt snarest muligt efter fratrædelsesdatoen.

Sygelisterne skal indsendes uanset, om der har været registeret fravær på grund af sygdom.

c. For lokalt ansatte indberettes sygefravær i forbindelse med de årlige indsendelser af oversigtsskemaer, som modtages fra Udenrigsministeriet. Når en udsendt medarbejder eller en lokalt ansat medarbejder, der er skattepligtig til den danske stat eller tilmeldt en dansk kommune i henhold til EU-forordning 1408/71, har været syg i mere end 6 uger, skal dette indberettes pr. telex. Når den pågældende meldes rask, skal repræsentationen på ny indberette pr. telex.

2. Lægeattest

Under sygdom af mere end 2 ugers varighed kan Udenrigsministeriet/repræsentationen pålægge medarbejderen at fremskaffe nærmere oplysning fra en læge om sygdommens art og varighed. Lægeattesten betales af Udenrigsministeriet/repræsentationen.

3. Afskedigelse på grund af sygdom

Det kan være, at en medarbejder hyppigt er sygemeldt, eller at hans eller hendes tilstand i øvrigt giver anledning til tvivl om den helbredsmæssige egnethed for stillingen. I så fald bør den pågældendes chef eller dennes stedfortræder underrette F.1. om sygdommens art og varighed og om andre forhold af betydning for Udenrigsministeriets bedømmelse af sagen. Udenrigsministeriet kan pålægge medarbejderen at fremskaffe supplerende helbredsoplysninger.

Udgiften hertil afholdes af Udenrigsministeriet.

a. Tjenestemænd

Hvis en tjenestemand har fået løn under fravær som følge af sygdom i i alt 120 dage inden for 12 på hinanden følgende måneder, skal F.1. underrettes samtidig med, at der indhentes lægeerklæring. Lægeerklæringen skal indeholde en udførlig beskrivelse af samtlige subjektive og objektive sygdomsfænomener, diagnose samt en udtalelse om udsigterne til, at arbejdet varigt kan forventes genoptaget. Endvidere skal tjenestemandens læge anmodes om at skaffe relevante oplysninger om den almindelige helbredstilstand. Alle akter kan indsendes af lægen direkte til Finansministeriets lægelige konsulent eventuelt via Udenrigsministeriet i lukket kuvert mærket personligt til chefen for F.1. Udgifterne ved undersøgelsen afholdes af Udenrigsministeriet.

Fremgår det af lægeerklæringen, at tjenesten kan forventes genoptaget varigt, kan spørgsmålet om afskedigelse udsættes i et tidsrum fastsat af Finansministeriet. Attesteres det derimod, at tjenesten ikke kan forventes genoptaget med varighed, eller er tjenesten ikke genoptaget inden den fastsatte frist, kan Udenrigsministeriet tage skridt til afskedigelse af tjenestemanden med 3 måneders varsel.

Ansøger en tjenestemand om afsked som følge af helbredsbetinget tjenstudygtighed, skal ansøgningen være vedlagt en lægeerklæring, der som hovedregel betales af tjenestemanden.

b. Overenskomstansatte

Ved overenskomstforhandlingerne i 1999 blev parterne enige om at afskaffe anvendelsen af 120-dages-reglen. For overenskomstansatte betyder dette, at bestemmelserne i funktionærlovens § 5, stk. 2 om opsigelse med forkortet varsel ikke længere anvendes. Opsigelse med normalt varsel som følge af sygefravær kan dog ske, hvis opsigelsen efter en konkret vurdering er rimeligt begrundet i den ansattes eller virksomhedens forhold. Der kan her lægges vægt på, hvor belastende sygdomsfraværet er for institutionens drift, om sygdommen er foranlediget af arbejdet, længden af fraværet sammenholdt med den ansattes anciennitet. Af betydning kan også være sygdomsmønstret (f.eks. usædvanlig mange korte og udokumenterede sygeperioder eller påfaldende tendens til fravær i tilknytning til weekender) og oplysninger om mulighederne for snarlig genoptagelse af arbejdet, risiko for tilbagefald osv.

c. Lokalt ansatte

Lokalt ansatte medarbejdere kan uden bemyndigelse opsiges på grund af sygdom efter de lokalt gældende regler og procedurer, medmindre disse regler må anses for at stille medarbejderen urimeligt ringe efter dansk opfattelse.

4. Graviditet, barsel, adoption og omsorgsdage

En ansat, der er gravid, skal give tjenestestedet meddelelse om det senest tre måneder før den forventede fødsel. Samtidig skal hun oplyse, hvornår hun regner med at begynde sin barselsorlov. Endvidere skal den ansatte inden 8 uger efter fødslen underrette tjenestestedet om, hvornår arbejdet vil blive genoptaget. Meddelelse om barselsorlov samt fravær på grund af graviditet og adoption (der ligeledes skal dokumenteres) skal indberettes til Udenrigsministeriet (F.1.). Det gælder for udsendte medarbejdere og lokalt ansatte med skattepligt til Danmark samt medarbejdere, der er tilmeldt en dansk kommune i henhold til EU-forordning 1408/71. Udenrigsministeriet fører en særskilt liste over disse fravær med henblik på eventuel dagpengerefusion.

a. Medarbejdere i Udenrigsministeriet samt udsendte medarbejdere

Som resultat af overenskomstforhandlingerne er der pr. 26. juni 1995 indgået aftale mellem Finansministeriet og Centralorganisationernes Fælles Udvalg (CFU) om fravær fra arbejdet på grund af graviditet, barsel, adoption og omsorgsdage. Tilsvarende regler er indgået i de enkelte overenskomster vedrørende de overenskomstansatte akademikere, således at alle Udenrigsministeriets medarbejdere samt de udsendte medarbejdere i praksis vil være omfattet af disse regler. Der må dog tages forbehold for mulige ændringer som følge af senere overenskomstfornyelser. Disse aftalte bestemmelser supplerer lovreglerne om fravær på grund af graviditet, barsel og adoption.

De aftalte regler betyder i hovedtræk, at en kvindelig ansat, der er omfattet af disse regler, har ret til barselsorlov med fuld løn fra det tidspunkt, hvor der skønnes at være 6 uger til fødslen samt efter fødslen i indtil 24 uger. Heraf kan de sidste 10 uger helt eller delvis benyttes af faderen, forudsat at begge forældre har dagpengegivende indtægt. Retten kan kun benyttes af én af forældrene ad gangen. Faderen har ret til løn under fravær i indtil 2 uger efter fødslen eller barnets modtagelse i hjemmet.

Både moderen og faderen har herudover ret til 10 omsorgsdage hver (fraværsdage med fuld løn og optjening af sædvanlig anciennitet) i forbindelse med barsel og adoption. Omsorgdagene kan anvendes som graviditetsorlov i 7. og evt. 8. uge før forventet fødsel eller som forlænget barsels-, fader-, forældre- eller adoptionsorlov efter udløbet af den lovbestemte orlovsperiode; eventuelt i form af gradvis genoptagelse af arbejdet på nedsat tid. I så fald skal den ansatte meddele dette senest samtidig med den pligtmæssige varsling af orloven. Omsorgsdage kan endvidere afvikles på et senere tidspunkt, dvs. uden tilknytning til orlov, som hele eller halve arbejdsdage, enkeltvis eller i sammenhæng. Anmodning om afvikling bør i så fald fremsættes tidligst muligt.

Endelig har den ansatte ret til løn under fravær i forbindelse med graviditetsundersøgelser, hvis disse skal foregå i arbejdstiden.

Nærmere oplysninger om reglerne om fravær på grund af graviditet, barsel, adoption og omsorg vil kunne fås ved henvendelse til Udenrigsministeriet (F.1.).

b. Lokalt ansatte medarbejdere

1. Lokalt ansatte medarbejdere generelt

Adgang til betalt barselsorlov mv. for lokalt ansatte medarbejdere følger som udgangspunkt lokale regler. Hvis disse regler stiller medarbejderen urimeligt ringe efter dansk opfattelse, forelægges spørgsmålet for Udenrigsministeriet (F.1).

2. Lokalt ansatte danske medarbejdere ved repræsentationer i EU-lande

Lokalt ansatte danske medarbejdere, som i medfør af EU-forordning 1408/71 har valgt at være omfattet af dansk sociallovgivning, er, ud over de arbejdsretlige lokale regler om adgang til betalt barselsorlov, omfattet af de danske regler om dagpenge i forbindelse med graviditet og barsel (lovbkg. nr. 549 af 23. juni 1994 med senere ændringer samt bkg. nr. 701 af 22. juli 1994).

Reglerne betyder i hovedtræk, at en kvindelig lønmodtager har ret til fravær med dagpenge i forbindelse med graviditet og fødsel fra det tidspunkt, hvor der skønnes at være 4 uger til fødslen og i 24 uger efter fødslen.

I praksis betyder dette, at medarbejdere, som har valgt dansk sociallovgivning, har ret til barselsorlov efter reglerne i opholdslandet, men mulighed for at opnå dagpenge i forbindelse med graviditet efter danske regler. Hvis barselsorloven i det pågældende EU-land er af kortere varighed end den periode, hvor der kan ydes dagpenge i henhold til danske regler, har medarbejderen således mulighed for at opnå yderligere orlov med dagpenge i den resterende periode.

Den enkelte medarbejder skal selv søge dagpenge i seneste bopælskommune.

Ovenstående må ligeledes antages at være tilfældet for lokalt ansatte danskere, der i medfør af en socialsikringsoverenskomst mellem Danmark og opholdslandet har valgt danske sociale regler.

G. Fremsættelse af forflyttelsesønsker, opslag af ledige stillinger, forflyttelsespligt

1. Fremsættelse af forflyttelsesønsker

Udenrigsministeriet søger, så vidt det er foreneligt med tjenestens interesser, at imødekomme medarbejdernes motiverede ønsker om deres placering i ude- eller hjemmetjenesten. Ønskerne kan fremsættes mundtligt eller i kortfattet skriftlig form over for Fællessekretariatet.

Opslag af ledige stillinger i udetjenesten og visse stillinger i ministeriet udsendes i overensstemmelse med gældende retningslinier til alle medarbejdere. Det påhviler repræsentationen at videregive opslaget til medarbejdere, der kan have interesse i den, selv om de måtte være fraværende på grund af sygdom eller ferie.

Ved ansøgning om ledige poster benyttes det skema, som følger med opslaget. Det indsendes til F.1. inden udløbet af den angivne frist. Beslutning om besættelse af ledige poster træffes på et personalemøde efter gældende retningslinier for de forskellige personalekategorier.

2. Opslag af ledige tjenestemandsstillinger

Tjenestemandsstillinger i udenrigstjenesten besættes efter opslag.

Ledige stillinger opslås i Statstidende. Samtidig med offentliggørelsen modtager alle medarbejdere i Udenrigsministeriet og alle repræsentationer med udsendte medarbejdere en meddelelse om opslagets ordlyd. Det påhviler repræsentationerne at videregive meddelelsen til medarbejdere, som måtte være fraværende på grund af sygdom eller ferie.

Ansøgninger indsendes til Udenrigsministeriet, om fornødent telegrafisk.

Ansøgninger om stillinger i lønramme 35-42 stiles >>Til dronningen<<.

3. Forflyttelsespligt

Tjenestemænd i lønramme 37-42 og i det fællesakademiske lønrammesystem er forpligtet til at gøre tjeneste også ved repræsentationerne, jf. udenrigslovens § 5, stk. 2. Dette gælder også for hovedparten af de overenskomstansatte medarbejdere.

Tjenestemænd, der er fyldt 60 år, kan i stedet for at lade sig forflytte kræve deres afsked med pension. Dog gælder dette ikke i tilfælde, hvor tjenestemanden beordres til tjeneste i en stilling i Udenrigsministeriet, der er normeret for denne lønramme (udenrigslovens § 5, stk. 4). For overenskomstansatte kontorfunktionærer er der fastsat særlige regler ved aftale.

H. Personalesamtaler og bedømmelsessystemet

Formålet med personaleudviklingssamtale- og bedømmelsessystemet (PUS) er ved en formaliseret, tilbagevendende dialog mellem chef og medarbejdere at fremme såvel den enkeltes trivsel som Udenrigsministeriets samlede effektivitet. Formålet med systemet opfyldes ved systematisk anvendelse af udviklingssamtaler og bedømmelsessamtaler som i princippet føres med enhedens chef. Systemet omfatter samtlige fastansatte medarbejdere i hjemmetjenesten og fastansatte medarbejderne på 10 repræsentationer i udetjenesten, jfr. nedenfor. For medarbejderne på de øvrige repræsentationer finder, som anført i det følgende, andre retningslinier anvendelse. Der vil snarest blive taget initiativ til en evaluering af PUS, hvorefter systemet vil blive sat i kraft for også for disse medarbejdere.

Vejledning vedrørende PUS samt skemaer til anvendelse er til rådighed og kan rekvireres ved henvendelse til personalekontoret.

1. Personaleudviklingssamtaler

a. I hjemmetjenesten og på repræsentationerne i Accra, Jakarta, London, Maputo, Santiago,Shanghai, Sofia og Warszawa samt på FN-missionen i New York og OECD- delegationen i Paris.

Personaleudviklingssamtaler gennemføres i hjemmetjenesten og på ovennævnte repræsentationer én gang hvert år mellem enhedschefen og hver af dennes medarbejdere. For enhedschefer gennemføres samtalerne af næsthøjere foresatte. Samtalerne er obligatoriske. Ved disse samtaler skal begge parter drøfte arbejdets tilrettelæggelse på tjenestestedet og forventede fremtidige krav og opgaver til dette. I forbindelse hermed kan medarbejderen fremsætte ønsker om fremtidige opgaver, placeringer, uddannelse m.m. Udviklingssamtalens konklusion nedfældes i et konklusionsskema, der underskrives af såvel chef som medarbejder. Kopi heraf tilstilles personalekontoret, såfremt der måtte være fremsat karriere- og efteruddannelsesønsker.

Udetjenesten, bortset fra de under a. nævnte repræsentationer.

b. Der føres én gang årligt (tidspunktet valgfrit) personaleudviklinsgsamtaler med repræsentationschefen. Samtalerne er valgfrie for medarbejderne, men samtalerne skal tilbydes. Alle chefer skal én gang årligt indberette til F.1., hvilke samtaler der har fundet sted. Fra hver samtale tages der et referat, hvis blot én af parterne ønsker det. Det skal i givet fald godkendes af begge parter, som hver bevarer en kopi. Referatet videregives til Fællessekretariaet, hvis blot én af parterne ønsker det.

Der skal ikke indberettes om indholdet af samtalerne, medmindre en medarbejder beder om, at tilkendegivelser vedrørende uddannelse, fremtidig placering o.l. videregives til F.1. Formålet med samtalerne er som nævnt ovenfor under a.

En nærmere beskrivelse af, hvad der forstås ved en medarbejdersamtale, og hvordan denne kan forberedes, fremgår af bilaget, der også indeholder et skema til evt. fælles referat af samtalen.

c. Personalesamtaler i Fællessekretariatet

Enhver medarbejder kan til enhver tid anmode personalechefen eller chefen for Fællessekretariatet om en samtale.

2. Personalebedømmelser for medarbejdere under chefniveau

a. I hjemmetjenesten og på repræsentationerne i Accra, Jakarta, London, Maputo, Santiago, Shanghai, Sofia og Warszawa samt på FN-missionen i New York og OECD- delegationen i Paris.

Pligten til at afgive en personalebedømmelse har vedkommende medarbejders kontor- eller enhedschef. Bedømmelserne følger et særligt skema og skal munde ud i en afsluttende helhedsvurdering. Medarbejderen skal modtage en kopi af bedømmelserne, der lægges på vedkommendes b-akter.

Bedømmelse skal afgives i følgende tilfælde

hvert halve år under uddannelsestiden

hvert andet år

Bedømmelserne afgives til medarbejderne under en personalesamtale med kontor- eller enhedschefen. Sådanne samtaler tilsigter, at chefen mundtligt kan uddybe sin vurdering af medarbejderen og give denne råd og vejledning. Medarbejderne kan på bedømmelsesskemaet kommentere bedømmelserne.

b. I udetjenesten, bortset fra de under a. nævnte repræsentationer.

Der skal afgives bedømmelser i følgende tilfælde

hvert halve år under uddannelsestiden

når en repræsentationschef forlader sin post, eller når medarbejderen forlader udepost indtil 15 års ansættelse

Udtalelserne gives til medarbejderen under en personalesamtale med tjenestestedets chef. Formålet hermed er som nævnt overfor under a.

c. I øvrigt

Herudover kan og bør chefer altid afgive bedømmelser om deres medarbejdere, når de mener, at situationen er til det, ligesom Fællessekretariatet kan anmode om udtalelser uden for de nævnte situationer. Udtalelser skal afgives senest 4 uger efter at bedømmelsessamtalen har fundet sted og senest 6 uger efter at anmodningen er modtaget.

Bedømmelsessamtale vil kunne finde sted i forlængelse af udviklingssamtalen.

Bedømmelserne, der skal stemples RAMMEFORTROLIGT, fremsendes til chefen for F.1. i lukket kuvert mærket PERSONLIGT.

d. Lokalt ansatte medarbejdere

Når en repræsentationschef forlader sin post, bør han eller hun også afgive en udtalelse om de lokalt ansatte kontormedhjælpere ved repræsentationen. Udtalelserne kan enten gives på spørgeskemaerne for udsendte kontorfunktionærer eller individuelt med angivelse af de relevante oplysninger.

Der bør gives vedkommende medarbejder kopi af udtalelsen. Originalen gemmes på fortrolige akter til brug for repræsentationschefens afløser. Underretning af Udenrigsministeriet er ikke nødvendig.

I. Personalesamarbejdet

De forskellige personalekategorier vælger tillidsrepræsentanter, som varetager medarbejdernes interesser over for ledelsen. Tillidsrepræsentanterne har et snævert samarbejde med Fællessekretariatet og deltager bl.a. i personalemøder for de forskellige personalekategorier. Navne på repræsentanterne fremgår af telefonbogen.

I henhold til Finansministeriets cirkulære nr. 49 af 27. september 1999 er der på enkelte større repræsentationer etableret samarbejdsudvalg.

Hvor dette ikke er krævet i cirkulæret, opfordres repræsentationschefen til at holde regelmæssige møder med personalet om samarbejdet. Ved møderne orienteres der om forestående begivenheder og ændringer, der vil have betydning for medarbejderne.

J. Udsendte repræsentationers og udsendte medarbejderes retsstilling (sagsanlæg, vidneforklaring).

Wienerkonventionen af 18. april 1961 om diplomatiske forbindelser og

Wienerkonventionen af 24. april 1963 om konsulære forbindelser.

A) Søgsmål mod staten (den udsendte repræsentation)

Ifølge folkeretlig sædvaneret kan en stat, og dermed en udsendt repræsentation, ikke sagsøges ved domstolene i en anden stat, og ingen tvangsfuldbyrdelse kan foretages i dens ejendele. Dette princip er dog underkastet visse begrænsninger, og staten kan give afkald på immuniteten. I tilfælde af søgsmål mod en udsendt dansk repræsentation vil repræsentationen kunne gøre immuniteten gældende (formalitetsanbringende) samtidig med at varetage sine interesser i forbindelse med sagens realitet.

Den danske stat kan sagsøges ved en dansk domstol. I henhold til retsplejelovens § 240 har staten hjemting i den retskreds, hvor den myndighed, som stævnes på statens vegne, har kontor.

B) Søgsmål mod udsendte medarbejdere

1. I modtagerstaten

a. Diplomatiske repræsentationer

I henhold til Wienerkonventionen om diplomatiske forbindelser, artikel 31, nyder en diplomatisk repræsentant samt familiemedlemmer, der tilhører husstanden, strafferetlig immunitet. Samme persongruppe nyder ligeledes immunitet i sager, der hører under modtagerstatens borgerlige retspleje eller dens administrative myndighedsområde, med visse begrænsninger (privat fast ejendom, visse arvesager, udøvelse af erhverv uden for officielle opgaver).

Andre udsendte medarbejdere (administrativt og teknisk personale) samt de familiemedlemmer, der tilhører deres husstand, nyder ligeledes strafferetlig immunitet. Deres civilretlige immunitet er begrænset i forhold til den, der gælder for diplomater. Den gælder ikke handlinger foretaget uden for de pågældendes tjeneste, Wienerkonventionens artikel 37, stk. 2.

Det skal understreges, at disse immunitetsregler ikke betyder, at de pågældende er hævet over loven i opholdslandet. Der består således pligt til at overholde modtagerstatens love og bestemmelser.

b. Konsulære repræsentationer

I henhold til Wienerkonventionen om konsulære forbindelser, artikel 43, er konsulatsembedsmænd og funktionærer ikke underkastet modtagerstatens judicielle eller administrative myndigheders jurisdiktion for så vidt angår handlinger udført under varetagelsen af konsulære opgaver.

Denne immunitet gælder dog ikke civile søgsmål, der hidrører fra en kontrakt, som er indgået af en konsulatsembedsmand eller funktionær, hvor den pågældende ikke udtrykkeligt eller stiltiende handlede på udsenderstatens vegne. Den gælder heller ikke ved søgsmål, der anlægges af en trediemand for skade forvoldt ved et ulykkestilfælde i modtagerstaten af et køretøj, skib eller luftfartøj

c. Repræsentationer ved internationale organisationer

Værtsstater for internationale organisationer giver typisk privilegier og immuniteter til permanente repræsentationer ved en international organisation svarende til, hvad der gælder for diplomatiske repræsentationer. Retsgrundlaget varierer, hvorfor det i givet fald må undersøges konkret, hvilke privilegier og immuniteter der tilkommer repræsentationen og dens personale i opholdsstaten.

d. Afkald på immunitet

Kun udsenderstaten kan give afkald på den immunitet, som tilkommer udsendte medarbejdere samt familiemedlemmer. Hvis situationen opstår, bør Udenrigsministeriets bemærkninger indhentes.

2. I Danmark

Udsendte medarbejdere kan sagsøges ved en dansk domstol, Retsplejelovens § 236.

C) Vidneforklaring, udsendte medarbejdere

1. I modtagerstaten

a. Diplomatiske repræsentationer

I henhold til Wienerkonventionen af 18. april 1961 om diplomatiske forbindelser, artikel 31, stk. 2, er en diplomatisk repræsentant samt familiemedlemmer ikke forpligtet til at afgive vidneforklaring. Det samme gælder andre udsendte medarbejdere (administrativt og teknisk personale) samt familiemedlemmer, Wienerkonventionens artikel 37, stk. 2.

b. Konsulære repræsentationer

Retsstillingen er noget anderledes i henhold til Wienerkonventionen af 24. april 1963 om konsulære forbindelser. Artikel 44 har følgende ordlyd

1. Det kan pålægges konsulatsmedlemmer at give møde som vidner under retssager eller i administrative sager. Konsulatsfunktionærer [dvs. personer beskæftiget med administrative eller tekniske opgaver ved en konsulær repræsentation] eller private tjenestefolk kan kun i de i denne artikels stk. 3 anførte tilfælde nægte at afgive vidneforklaring. Hvis en konsulatsembedsmand nægter dette, kan der ikke anvendes tvangs eller strafforanstaltninger mod ham.

2. Den myndighed, som begærer vidneforklaring af en konsulatsembedsmand, skal undgå at gribe forstyrrende ind i varetagelsen af hans opgaver. Den kan, når det er muligt, optage en sådan vidneforklaring på hans bopæl eller på den konsulære repræsentation eller modtage en skriftlig udtalelse fra ham.

3. Konsulatsmedlemmer har ingen pligt til at afgive vidneforklaring om anliggender, der står i forbindelse med varetagelsen af deres opgaver, eller til at fremlægge tjenstlig korrespondance og akter herom. De har endvidere ret til at nægte at afgive vidneforklaring som sagkyndige vedrørende udsenderstatens lovgivning.«

c. Repræsentationer ved internationale organisationer

Hvis spørgsmålet om vidnepligt bliver aktuelt, må det undersøges, hvilken status der i det konkrete tilfælde tilkommer repræsentationens personale.

d. Afkald på immunitet

Kun udsenderstaten kan give afkald på den immunitet, der som udgangspunkt tilkommer udsendte medarbejdere. I givet fald bør Udenrigsministeriets bemærkninger indhentes. Det kan endvidere tænkes, at de danske myndigheder vil henstille til modtagerstaten at anmode om vidneafhøring ved en dansk domstol.

2. I Danmark

For vidneforklaringer i Danmark gælder retsplejelovens § 169

»Tjenestemænd eller andre, der handler i offentligt eller dermed ligestillet hverv, må ikke uden samtykke af vedkommende myndighed afkræves vidneforklaring om forhold, med hensyn til hvilke der i henhold til det offentliges interesse påhviler dem tavshedspligt. ...

Stk. 2. Nægtes samtykke, kan retten, såfremt forklaringens afgivelse findes at være af afgørende betydning for sagens udfald, pålægge vedkommende myndighed over for retten at redegøre for grundene til nægtelsen. Finder retten herefter, at hensynet til hemmeligholdelse bør vige for hensynet til sagens oplysning, kan den bestemme, at vidneforklaring skal afgives. Dette gælder dog ikke, hvis nægtelsen er begrundet med hensynet til statens sikkerhed eller dens forhold til fremmede magter.«

Udenrigsministeriet vil kunne gøre en tilladelse afhængig af, at retsmødet finder sted for lukkede døre, at vidneforklaringen begrænses til faktiske oplysninger, og at den fremmede domstol på forhånd forpligter sig til at behandle de fremkomne oplysninger som givet i et lukket retsmøde.

I henhold til retsplejelovens § 347 kan fremmede retter anmode om bevisoptagelse ved danske retter i henhold til retsplejelovens regler.

K. Stillingsbetegnelser

(Der er tale om vejledende betegnelser hentet fra London, Bonn og Paris. Andre lande kan anvende andre betegnelser, hvilket repræsentationerne bør tage højde for).

Betegnelser i Udenrigsministeriet

Udenrigsministeriet

Royal Danish Ministry of Foreign Affairs

(mindre formelt: Ministry of Foreign Affairs)

Ministère Royal des Affaires Etrangères

(mindre formelt: Ministère des Affaires Etrangères)

Das Königlich Dänische Ministerium des Äusseren

(mindre formelt: Aussenministerium)

Udenrigsministeren

Minister for Foreign Affairs

(mindre formelt: Foreign Minister)

Ministre des Affaires Etrangères

Minister des Äusseren

(mindre formelt: Aussenminister)

Udviklingsministeren

Minister for Development Cooperation

Ministre de la Coopération

Minister für Entwicklungszusammenarbeit

Ministersekretær

Principal Private Secretary

Chef de Cabinet

Leiter des Ministerbüros

Ass. Ministersekretær

Private Secretary to the Minister for Foreign Affairs

Chef de Cabinet adjoint

Persönlicher Referent

Direktøren

Permanent Secretary of State for Foreign Affairs

Secrétaire Général du Ministère des Affaires Etrangères

Staatssekretär des Ministeriums des Äusseren

Rejseinspektør

Foreign Service Inspector

Inspecteur Général des affaires étrangères

Inspekteur der Auslandsvertretungen

Udenrigsråd

State Secretary

Directeur Général

Staatssekretär

Viceudenrigsråd

Under-Secretary

Directeur Général Adjoint

Ministerialdirektor

Eksportdirektør

State Secretary, Danish Trade Council

Directeur Général, Conseil Danois du Commerce Extérieur

Staatssekretär, Dänischer Exportrat

Chefen for fællessekretariatet

Under-Secretary for Administrative Affairs

Directeur Général Adjoint de l&#8217;Administration

Leiter der Zentralabteilung

Politisk direktør

Under-Secretary for Political Affairs

Directeur Général Adjoint des affaires politiques

Politischer Direktor

Bilateral chef

Under-Secretary for Bilateral Affairs

Directeur Général Adjoint de la coopération bilatérale

Leiter der Abteilung für bilaterale Entwicklungshilfe

Multilateral chef

Under-Secretary for Multilateral Affairs

Directeur Général Adjoint de la coopération multilatérale

Leiter der Abteilung für multilaterale Entwicklungshilfe

Protokolchef

Director of Protocol

Chef du Protocole

Chef des Protokolls

Kontorchef

Head of Department

Directeur

Ministerialdirigent

Fuldmægtig

Head of Section

Chef de Section

Referatsleiter

Chef for den juridiske tjeneste

Head of the Legal Service

Directeur des affaires juridiques

Leiter der Rechtsabteilung

Sekretariatschef

Head of Secretariat

Chef du Secrétariat

Leiter des Ministerbüros/Büroleiter

Kommitteret i Folkeret

Senior Legal Adviser on Public International Law

Conseiller Juridique en Droit International Public

Seniorberater für Völkerrecht

Chefkonsulent

Chief Adviser

Conseiller en Chef

Leitender Berater

Specialkonsulent

Special Adviser

Conseiller

Sonderberater

Konsulent

Adviser

Conseiller

Sonderberater/Konsulent

Afdelingsleder

Manager

Secrétaire Administratif en Chef

Abteilungsleiter

Ekspeditionssekretær

Deputy Head of Section

Secrétaire Administratif, Chef de Section

Oberregierungsrat

Kontorfuldmægtig

Higher Executive Officer/Principal

Secrétaire Administratif

Sachbearbeiter für .

Overassistent

Executive Officer

Employé(e) de Première Classe

Angestellte(r)

Stillinger ved repræsentationerne

Ambassadør

Ambassador

Ambassadeur

Botschafter

Befuldmægtiget minister

Minister Plenipotentiary

Ministre Plénipotentiaire

Bevollmächtiger Gesandter

Souschef

Deputy Head of Embassy/Mission

Sous-chef

Ständiger Vertreter

Ministerråd

Minister Counsellor

Ministre Conseiller

Botschaftsrat 1. Klasse

Statskonsulent

Agricultural Counsellor (hvis ministerråd: Minister Counsellor

(Agricultural Affairs))

Conseiller Agricole

Gesandter-Botschaftsrat

Ambassaderåd

Counsellor

Conseiller

Botschaftsrat

Ambassaderåd (handel)

Counsellor (Commercial Affairs)

Conseiller (Affaires Commerciales)/Conseiller Commercial

Botschaftsrat (Handel)

Ambassaderåd (bistand)

Counsellor (Development Cooperation)

Conseiller de Coopération

Botschaftsrat (Entwicklung)

1. ambassadesekretær

First Secretary

Premier Secrétaire

Legationsrat 1. Klasse

Ambassadesekretær

Secretary of Embassy

Secrétaire d Ambassade

Legationsrat/-sekretär

Attaché

Attaché (administration/consular affairs)

Attaché (affaires administratives/consulaires)

Attaché (Verwaltung/Konsularangelegenheiten)

Chargé d Affaires

Chargé d Affaires

Geschäftsträger

Generalkonsul/Konsul/Vicekonsul

Consul-General/Consul/Vice-Consul

Consul Général/Consul/Vice-Consul

Generalkonsul/Konsul/Vizekonsul

Eksportstipendiat

Trade Commissioner

Délégué Commercial

Handelsdelegierter

Eksportassistent

Commercial Officer

Délégué Commercial

Handelsattaché

Arbejdsråd/attaché

Counsellor/Attaché (Labour Affairs)

Conseiller/Attaché pour les questions de l emploi

Botschaftsrat/Attaché (Arbeitswesen)

Bistandsråd/Attaché

Counsellor/Attaché (Development Assistance)

Conseiller/Attaché de coopération technique

Botschaftsrat/Attaché (Entwicklungshilfe)

Budgetråd/attaché

Counsellor/Attaché (Budgetary Affairs)

Conseiller/Attaché pour les questions budgétaires

Botschaftsrat/Attaché (Haushaltsfragen)

Finansråd/attaché

Counsellor/Attaché (Financial Affairs)

Conseiller/Attaché pour les questions financières/financier

Botschaftsrat/Attaché (Finanzen)

Fiskalråd/Attaché

Counsellor/Attaché (Fiscal Affairs)

Conseiller/Attaché fiscal

Botschaftsrat/Attaché (Fiskalwesen)

Fiskeriråd/attaché

Counsellor/Attaché (Fisheries)

Conseiller/Attaché pour les questions de la pêche

Botschaftsrat/Attaché (Fischerei)

Forskningsråd/attaché

Counsellor/Attaché (Research)

Conseiller/Attaché pour les questions de recherche/scientifique

Botschaftsrat/Attaché (Forschung)

Forsvarsråd/attaché

Defence Counsellor/Attaché

Conseiller/Attaché de défense

Botschaftsrat/Attaché (Verteidigung)

Indenrigsråd/attaché

Counsellor/Attaché (Interior Affairs)

Conseiller/Attaché pour les affaires intérieures

Botschaftsrat/Attaché (Innere Angelegenheiten)

Industriråd/attaché

Industrial Counsellor/Attaché

Conseiller/Attaché pour les questions industrielles

Botschaftsrat/Attaché (Industrie)

Juridisk råd/attaché

Counsellor/Attaché (Legal Affairs)

Conseiller/Attaché juridique

Botschaftsrat/Attaché (Juristische Angelegenheiten)

Kommunikationsråd/attaché

Counsellor/Attaché (Communications)

Conseiller/Attaché pour les questions de communications

Botschaftsrat/Attaché (Telekommunikation)

Kulturråd/attaché

Cultural Counsellor/Attaché

Conseiller/Attaché culturel

Botschaftsrat/Attaché (Kultur)

Landbrugsråd/Attaché

Agricultural Counsellor/Attaché

Conseiller/Attaché agricole

Botschaftsrat/Attaché (Landwirtschaft)

Miljøråd/Attaché

Counsellor/Attaché (Environmental Affairs)

Conseiller/Attaché pour les questions d environnement

Botschaftsrat/Attaché (Umwelt)

Socialråd/attaché

Counsellor/Attaché (Social Affairs)

Conseiller/Attaché pour les affaires sociales

Botschaftsrat/Attaché (Sozialwesen)

Sundhedsråd/Attaché

Counsellor/Attaché (Health)

Conseiller/Attaché pour les questions de la santé

Botschaftsrat/Attaché (Gesundheit)

Teknologiråd/Attaché

Counsellor/Attaché (Technology)

Conseiller/Attaché (affaires technologiques)pour la Technologie

Botschaftsrat/Attaché (Technologie)

Transportråd/Attaché

Counsellor/Attaché (Transport)

Conseiller/Attaché pour les questions de transport

Botschaftsrat/Attaché (Verkehr)

Udlændingeråd/Attaché

Counsellor/Attaché (Immigration)

Conseiller/Attaché (Immigration)

Botschaftsrat/Attaché (Ausländerfragen)

BILAG: Medarbejdersamtaler

I. Medarbejdersamtaler

Medarbejdersamtaler i Udenrigsministeriet skal ses som et redskab i ministeriets personalepolitik, jvf. Det Personalepolitiske Grundpapir.

Medarbejdere såvel som tjenesten har et fælles personalepolitisk mål at udvikle de menneskelige ressourcer i bred forstand.

Formålet med medarbejdersamtalen er

at give den enkelte medarbejder og dennes chef lejlighed til at drøfte arbejdsopgaver og samarbejdsforhold og

endvidere at give medarbejderen mulighed for at tilkendegive ønsker og behov for udvikling eller ændringer.

II. Hvad er medarbejdersamtaler?

Medarbejdersamtaler er planlagte, systematiske samtaler mellem den enkelte medarbejder og dennes chef.

Under samtalen drøftes medarbejderens arbejdsopgaver og arbejdsindsats, behov og ønsker for efteruddannelse i relation til såvel kontorets behov som medarbejderens eget behov samt andre forhold, der opleves som væsentlige i det daglige arbejde.

Der findes flere typer af medarbejdersamtaler

BEDØMMELSESSAMTALEN, der er en bagudrettet vurdering af medarbejderens arbejdsindsats.

BEDØMMELSES- og PLANLÆGNINGSSAMTALEN, der er såvel bagudrettet som fremadrettet.

PLANLÆGNINGS- og UDVIKLINGSSAMTALEN, der primært er fremadrettet ved at aftale kommende arbejdsopgaver samt afdække behov for efteruddannelse og drøfte eventuelle ønsker om kommende placering.

Det er den enkelte kontorchef og medarbejder, der sætter rammerne for samtalen.

Kontorchefen skulle gerne kunne

give medarbejderen en tilbagemelding om dennes arbejdsindsats,

drøfte kommende arbejdsopgaver,

diskutere problemer/mangler i løsningen af arbejdsopgaverne, afdække behov for efteruddannelse, vejledning, etc.,

spørge om evt. karriereplaner og

drøfte andre forhold.

Medarbejderen skulle gerne kunne

få en klar melding om vurdering af arbejdsindsatsen,

drøfte evt. ønsker om ændrede arbejdsopgaver,

diskutere mulighederne for efteruddannelse, vejledning, etc.,

diskutere evt. karriereplanlægning og

drøfte andre forhold.

III. Resultat af samtalen

Hvis resultatet efter samtalen er,

at medarbejderen er klar over, hvordan arbejdsindsatsen og det daglige samarbejde bliver vurderet,

at chefen har en større indsigt i, hvordan medarbejderen opfatter sin egen rolle og placering m.m. og

at begge har større overblik angående det fremtidige samarbejde og en fælles forståelse for mål og midler samt ønsker om efteruddannelse og rokering

har medarbejdersamtalen tjent sit formål.

IV. Forberedelse og gennemførelse af samtalen

Indholdet af en samtalen er væsentlig, men den form, der bruges, er ligeså vigtig og ofte afgørende for, om samtalen lykkes. Så derfor

sæt god tid af til samtalen og sørg for uforstyrrethed,

brug tid til at tænke grundigt over, hvad du vil sige,

undgå ensidighed,

en god dialog består ikke kun af spørgsmål og svar og

skriv evt. et kort referat, der er godkendt af begge.

Nogle stikord til forberedelse

De vigtigste faglige opgaver

prioritering/tidsforbrug,

planlægning/uforudsete opgaver,

hvordan er opgaverne blevet løst og

hvorfor gik det, som det gik.

Eventuelle ledelsesmæssige opgaver

dit samarbejde internt i sektionen/kontoret,

dit samarbejde med andre kontorer,

udvikling af egne medarbejdere,

rokering af medarbejdere (ændrede arbejdsopgaver) og

generelt om klimaet i sektionen/kontoret.

Helhedsansvar

dit samarbejde med kolleger,

din villighed til at påtage dig f.eks.: mentorfunktion, undervisning, oplæring af nyansatte, uddelegering, samarbejde, service over for andre kontorer, etc.

Forhold i øvrigt

forholdet mellem ansvar og kompetence,

samarbejdsform mellem dig og din chef,

efteruddannelse m.m. og

evt. karriereplanlægning.

HUSK at det at vurdere en persons indsats, såvel resultater som arbejdsform, IKKE må forveksles med en vurdering af personen. En chef har ret og pligt til at vurdere en medarbejders indsats, men ikke til at gøre det på en overlegen, bedrevidende facon, der nedgør medarbejderen.

Kontorchefens vurdering bør være afgrænset til forhold, der direkte relateres til arbejdssituationen: Konkrete opgaver, initiativ, samarbejde etc.

Det gælder naturligvis også den anden vej rundt. Kontorchefen skal behandles på samme måde.

V. Det nedenstående skema kan evt. bruges som fælles referat

SKEMA

Fælles referat af medarbejdersamtale mellem

Navn

Underskrift

Navn

Underskrift

Kontor

Dato

De vigtigste faglige opgaver og resultater i det forløbne år

Hvilke arbejdsopgaver mangler du tilstrækkelig forudsætninger for

Mener du, at din uddannelse og erfaring kunne bruges bedre

Hvad kunne du tænke dig at ændre for at få et bedre jobindhold

Er der særlige problemer i forhold til løsningen af dine arbejdsopgaver, der vedrører forholdet til kolleger, ledelse eller private forhold

Har du specielle karriereønsker

Har du specielle ønsker for det kommende år i relation til arbejdsopgaver, uddannelse, rokering m.m.

Andet

Hvad skal der gøres af hvem og hvornår

indholdsfortegnelse

kapitel iii

Økonomiske vilkår for udsendte repræsentationers personale

A. Løn, pension og gruppelivsordning

1. Tjenestemænd og overenskomstansatte

a. Løn

b. Pension

c. Gruppelivsordning

2. Lokalt ansat personale

a. Løn

b. Lønnens udbetaling

c. Pension

B. Udetillæg for udsendte medarbejdere

1. Personkredsen

2. Ændringer i medarbejderens personlige forhold

C. Funktionstillæg for chefens stedfortræder

1. Betingelserne for at opnå funktionstillæg

2. Funktionstillæggets størrelse

3. Funktionstillæggets udbetaling

D. Repræsentationsudgifter

E. Refusion af ekstraordinære repræsentationsudgifter

1. Generelle bestemmelser

2. Repræsentationsudgifter afholdt af den fungerende chef

3. Repræsentationsudgifter i sideakkrediteringslande

4. Doyen ens ekstra udgifter

F. Kompensation for overarbejde

1. Udsendte medarbejdere

a. Afspadsering

b. Kontant honorering af overarbejde

c. Indberetning af overarbejde der ønskes kontant honoreret

2. Lokalt ansat personale

G. Tjenestetelefon boligen

1. udsendte medarbejdere

2. Lokalt ansat personale

H. Godtgørelse for tjenstlig kørsel i egen bil

1. Generelt

2. Godtgørelsens størrelse

3. Afregning

I. Udgifter til uniform

1. Vagtmestre, bude, portnere, chauffører m.fl.

J. Jubilæumsgratialer. Markering af jubilæer og alderspensionering.

1. Jubilæumsgratialer

2. Markering af jubilæer og alderspensionering.

K. Refusion af sygeudgifter

1. Udenrigstjenestens sygeforsikring

a. Personkredsen

b. Bidrag

c. Refusionens omfang

d. Hospitalsbehandling (aftale med Rigshospitalet m.v.)

e. Repræsentationens udbetaling af forsikringsbeløb

f. Anvisning af forsikringsbeløb til dansk bank eller sparekasse

g. Forskud

2. Sygeforsikring i opholdslandet

3. Refusion af sygeudgifter, der ikke dækkes af sygeforsikring

L. Arbejdsskadeforsikring og kollektiv privat ulykkesforsikring

1. Udsendte medarbejdere

2. Lokalt ansatte

a. Danske statsborgere

b. Ikke-danske statsborgere

3. Private medhjælpere

a. Danske statsborgere

b. Ikke-danske statsborgere

4. Praktikanter/volontører

5. Kollektiv privat ulykkesforsikring

M. Uddannelse og sprogundervisning

1. Uddannelse

a. Generelt

b. Godtgørelse af kursusudgifter, litteratur m.m.

c. Førudsendelseskurser

d. Lokalt ansatte medarbejdere

e. Under udstationering

2. Sprogundervisning

a. Inden udsendelse

b. Under udsendelsen

c. Norsk og svensk

d. Specialattacheer

N. Refusion af skoleudgifter

1. Generelle regler

2. Skolegang i opholdslandet

3. Skolegang i Danmark

4. Skolegang uden for Danmark og opholdslandet

5. Sprog- og anden ekstraundervisning

O. Børnebesøgsrejser

1. Adgang til besøgsrejser

2. Befordringsudgifter

3. Opholdsudgifter

4. Indberetning om besøgsrejser

5. Forsikring

P. Ægtefællebesøgsrejser

Q. Skattepligt

1. Udsendt personale

2. Lokalt ansat personale

A. Løn, pension og gruppelivsordning

1. Tjenestemænd og overenskomstansatte

a. Løn

For såvel tjenestemandsansatte som overenskomstansatte medarbejdere fastsættes lønningerne under udetjeneste efter de samme regelsæt, som er gældende for hjemmetjenesten, dog bortfalder ikke-pensionsgivende tillæg, såsom hjemmetillæg, rådighedstillæg og tillæg fra chef- og lokallønspuljen ved udsendelse.

Efter fradrag af A-skat og andre lovpligtige bidrag, såsom AMB (Arbejdsmarkedsbidrag), SPB (Særlig pensionsbidrag) og ATP (Arbejdsmarkeds Tillægspension) anvises nettolønnen sammen med udetillægget til et pengeinstitut i Danmark.

Medarbejderen må som hovedregel selv sørge for at få overført de fornødne beløb til opholdslandet. Der kan kun refunderes bankomkostninger ved én lønoverførsel pr. måned, og kun hvis disse overstiger 2 promille af det overførte beløb. Overførsel skal ske på billigst mulige måde, fx kan omkostninger ved telegrafisk overførsel ikke refunderes. Refusion af udgifter til lønoverførsler kan kun finde sted én gang pr. kvartal, jf. andre udgiftsrefusioner.

Valutaomvekslingen skal finde sted i overensstemmelse med opholdslandets love og bestemmelser om ind og udførsel samt omveksling af valuta. I langt de fleste lande eksisterer der kun én officiel kurs, som også er grundlaget for udetillægsberegningen. Hvis der undtagelsesvis er adgang til lovlig omveksling til præferencekurser, skal det indberettes, hvis denne adgang benyttes. Kurssvingninger inden for den gældende margen på 1,5% i forhold til paritetskursen (for dollar 0,75%) kommer ikke i betragtning.

b. Pension

Tjeneste i udlandet har ingen indflydelse på tjenestemands- og overenskomstansattes pensionsrettigheder.

For medarbejdere, der er omfattet af de nye StK-pensionsordninger (pensionsordninger under Statsansattes Kartel), vil der ved pensionering kunne ydes et udligningsbeløb, hvis pensionen fra StK-pensionsordningen er lavere end den, der kunne have været opnået under den tidligere gældende ordning om Supplementsunderstøttelse.

Overgangsordningen gælder for de medarbejdere, der pensioneres efter den 1. april 1990. De nærmere kriterier for opnåelse af udligningsbeløb mellem pension og den tidligere Supplementsunderstøttelse fremgår af Finansministeriets cirkulære nr. 37/91.

Udover pension i henhold til enten lovbekendtgørelse om tjenestemandspension eller faglig overenskomst, modtager alle medarbejdere ATP og social pension (alm. folkepension) efter de til enhver tid gældende regler.

c. Gruppelivsordning

For tjenestemænd og overenskomstansatte under 67 år inden for CFU s forhandlingsområde (Centralorganisationernes Fællesudvalg), som ikke har knyttet gruppelivsordning til pensionsordningen, indgår der i den skattepligtige indkomst et beløb svarende til den af Udenrigsministeriet betalte præmie til gruppelivsordningen med FG (Forenede Gruppeliv). Beløbet, der indregnes i den skattepligtige indkomst, fremgår af lønspecifikationen under enten lønkode 3940 eller lønkode 3950.

Gruppelivsordningen omfatter alene en dødsfaldsdækning, og påvirker således ikke den fremtidige pensions størrelse.

Forsikringsoversigt samt særlig begunstigelseserklæring kan rekvireres i F.1, lønanvisningen.

2. Lokalt ansat personale

a. Løn

Lønninger for lokalt ansatte medarbejdere fastsættes af repræsentationen under hensyntagen til

arbejdets art og omfang

den ansattes uddannelse og anciennitet

lønninger på det lokale arbejdsmarked, herunder ved andre EU-medlemslandes repræsentationer

eventuelle skattemæssige fordele ved ansættelse på repræsentationen

at repræsentationens samlede løndispositioner holdes inden for den godkendte lønsumsramme

Skattekompensation

For så vidt angår pkt. 4 skal det i ansættelseskontrakten fremhæves, at medarbejderens løn til enhver tid fastsættes under hensyntagen til skattepligtsforhold som uddybet nedenfor. Det skal m.a.o. fremgå, at ændringer i skattepligtsforholdene m.m. vil medføre en ændret lønfastsættelse.

Ved mange repræsentationer findes både skattepligtige og ikke-skattepligtige lokalt ansatte. I sådanne tilfælde skal der, med henblik på at opnå at lokalt ansatte med ens arbejde på en given repræsentation opnår ens nettoløn, ske regulering i lønnen for skattepligtsforhold.

1. For lokalt ansatte med skattepligt i opholdslandet fastsættes lønnen som bruttoløn. Den pågældende skal dokumentere, at der betales skat.

2. For lokalt ansatte, der ikke er skattepligtige i opholdslandet (eller som er skattepligtige, men hvor opholdslandet ikke udøver beskatningsretten), fastsættes lønnen som nettoløn, dvs. der skal foretages fradrag svarende til den skat, der skulle have været betalt i forhold til de lokale skatteregler. Ved beregningen indgår der kun standardtakster/fradrag, mens der ikke tages hensyn til individuelle skatteforhold.

3. For lokalt ansatte med skattepligt til Danmark, fastsættes lønnen som nettoløn med kompensation for dansk skat, (AMB) og det (SPB) efter de til enhver tid gældende danske regler. I beregningen af kompensationen indgår kun standardtakster/fradrag, mens der ikke tages hensyn til medarbejderens individuelle skatteforhold. Det følger heraf, at den udbetalte kontantløn kan variere, idet den beror på medarbejderens individuelle skatteforhold.

Lønregulering

Inden for rammerne af repræsentationens budget kan lønningerne til lokalt ansat personale uden særskilt bemyndigelse forhøjes i takt med et lokalt officielt eller halvofficielt prisindeks eller lønningssystem. Lønforhøjelser skal straks indberettes ved brug af skema A Oversigtsskema over repræsentationernes lokalansatte og skema B Lønudgiftsskema for lokalansatte. Under hensyntagen til evt. lønsystemer kan repræsentationen fordele de dokumenterbare lønstigninger, som de lokalt ansatte, ifølge relevante lønindeks mv., skal have fra budgetteringstidspunktet til forbrugstidspunktet. Alle løndispositioner skal holdes inden for repræsentationens godkendte lønsumsramme.

Gratialer

Udbetaling af gratialer og andre engangsbeløb i overensstemmelse med lokale regler eller sædvane på stedet kan uden særlig bemyndigelse finde sted inden for repræsentationens lønsumsramme.

b. Lønnens udbetaling

Medmindre anden ordning er truffet i det enkelte tilfælde, udbetales lønnen til lokalt ansatte i lokal mønt ved repræsentationens kasse.

Hvis en lokalt ansat dansk statsborger er skattepligtig til Danmark, anvises lønnen af Udenrigsministeriet. Repræsentationen skal indberette de tilfælde, hvor der er skattepligt til Danmark (Kap. III, afsnit Q).

c. Pension

1. Lokalt ansatte danske medarbejdere har ret til

A. Socialpension.

Betingelserne for socialpension er anført i lov nr. 217 af 16. maj 1984.

1) Personer med dansk indfødsret, som er fyldt 65 år, og som har optjent fuld socialpension eller delpension på baggrund af mindst 30 års bopælstid i Danmark, har ret til at få tillagt pension overalt i udlandet. Ved opgørelse af bopælstid i Danmark &#8212; der optjenes mellem det fyldte 15. år og det fyldte 65. år &#8212; sidestilles

a. forhyring med dansk skib

b. ophold i udlandet som udsendt repræsentant for en dansk offentlig myndighed

c. ophold i udlandet i øvrigt som beskæftiget i offentlig dansk interesse

d. ophold i udlandet som ansat i dansk firmas filial eller datterselskab

e. ophold i udlandet med henblik på uddannelse.

Ansøgning om socialpension sendes til den seneste bopælskommune i Danmark. Ansøgere, der ikke har haft bopæl i Danmark, skal sende ansøgningen til Sikringsstyrelsen.

2) For personer, der ikke opfylder betingelserne om mindst 30 års bopælstid i Danmark, er det en betingelse for tillæggelse af dansk socialpension, at der tages fast ophold i Danmark. Socialpensionen tillægges med omgående virkning efter hjemflytningen til Danmark, men kan herefter kun medtages til udlandet efter dispensation.

3) Personer med dansk indfødsret kan derimod medtage en allerede tillagt pension overalt i udlandet, hvis de har haft mindst 10 års bopæl i Danmark i optjeningstiden umiddelbart inden det tidspunkt, hvorfra pensionen ydes.

4) Særlige regler gælder, for så vidt angår personer med fast bopæl i en anden EU-medlemsstat, et andet nordisk land eller et land, med hvilket Danmark efter overenskomst har fraveget kravet om bopæl i Danmark.

Tvivlsspørgsmål om anvendelsen af de nye regler bør forelægges for den berørte persons seneste opholdskommune eller Sikringsstyrelsen.

B. Supplementsunderstøttelse.

Medarbejdere, der ikke har ret til pension i henhold til en pensionsordning under en faglig overenskomst, er berettiget til en supplementsunderstøttelse i henhold til Økonomi- og Budgetministeriets cirkulære af 26. januar 1972, eller en opsat understøttelse i henhold til Finansministeriets cirkulære af 27. april 1979.

For at opnå en af disse to understøttelser er det en betingelse, at medarbejderen har været heldagsbeskæftiget i statens tjeneste i mindst 15 år efter det fyldte 30. år, og fratræder enten efter det fyldte 67. år (65 år, jf. nedenfor) eller på grund af helbredsforårsaget u-tjenstdygtighed (skal dokumenteres med en lægeattest). For deltids- eller sæsonbeskæftigede medarbejdere skal beskæftigelsen efter det fyldte 30. år svare til mindst 7 års fuld tjeneste inden for en sammenhængende periode på 15 år.

Medarbejdere, der er født før 1. juli 1939 og som går på efterløn mellem det 60. og 67. år, er berettiget til opsat understøttelse, der kommer til udbetaling fra det fyldte 67. år.

Medarbejdere, der er født 1. juli 1939 eller senere og som går på efterløn mellem det 60. og 65. år, er berettiget til opsat understøttelse, der kommer til udbetaling fra det fyldte 65. år.

C. Understøttelse efter trangskriteriet.

Hvis medarbejderen ikke er berettiget til de nævnte pensioner eller understøttelser, eller hvis det tildelte beløb vil være utilstrækkeligt som eksistensgrundlag, kan der efter ansøgning tildeles den pågældende en understøttelse, som inden for en beløbsmæssig afgrænsning er tilpasset forholdene i den konkrete situation. For at opnå understøttelsen er det en betingelse, at medarbejderen har været heldagsbeskæftiget i statens tjeneste i mindst 15 år efter det fyldte 30. år og fratræder efter det fyldte 67. år (65. år, jfr. ovenfor, eller den gældende pensionsalder i opholdslandet) eller på grund af helbredsforårsaget utjenstdygtighed, som skal dokumenteres med en lægeattest. Indstilling til Udenrigsministeriet om tildeling af understøttelsen skal indeholde følgende oplysninger

Ansøgerens navn, fødselsdato, bopæl, ægteskabelige stilling (for gifte, dato for ægteskabets indgåelse), forsørgerpligt over for børn under 18 år, stilling ved ansættelsens ophør, ansættelsestid i dansk statstjeneste, slutløn i lokal valuta (og omregnet til D.kr.). Endvidere skal der oplyses om ansøgerens indtægts- og formueforhold og om, hvorvidt den pågældende modtager ydelser efter et socialt sikringssystem og i bekræftende fald med hvilket beløb.

Understøttelsen tildeles for 2 år ad gangen. Ca. 4 måneder inden en bevilget understøttelse udløber, indberetter repræsentationen om eventuelle ændringer i ansøgerens indtægts- og formueforhold samt om pris- og kursudviklingen de forudgående to år. Det sker med henblik på forlængelse og eventuel nyberegning af understøttelsen for en ny 2-årig periode.

Den tillagte understøttelse udbetales ved repræsentationens foranstaltning og konteres på 1410.8140(SCR), kontonr. 52.30.02.

Repræsentationen skal indberette, når en modtager af understøttelse er afgået ved døden.

2. Lokalt ansatte medarbejdere af udenlandsk nationalitet har ret til

a) Supplementsunderstøttelse, hvis de opfylder de betingelser, som gælder for lokalt ansatte danske medarbejdere (pkt. c.1.B).

b) Understøttelse efter trangskriteriet. Hvis medarbejderen ikke er pensionsberettiget i opholdslandet, kan der efter ansøgning tillægges en pensionslignende understøttelse fra den danske stat, jf. pkt. c.1.C anførte vedrørende lokalt ansatte danske medarbejdere.

B. Udetillæg for udsendte medarbejdere

1. Personkredsen

Under tjeneste i udlandet modtager de udsendte medarbejdere udetillæg efter reglerne i § 9 i lov nr. 5 (B) af 7. juni 1958 om normering og klassificering af statstjenestemandsstillinger.

Udetillægget ydes til dækning af merudgifter som følge af tjenesten i udlandet, og medregnes ikke i den skattepligtige indkomst, jf. Ligningslovens § 7, litra r, jf. Kap. III, afsnit Q.

Vedrørende fastsættelse af og reglerne for beregning af udetillægget henvises til særskilt publikation »Orientering om fastsættelsen af udetillæg«.

2. Ændringer i medarbejderens personlige forhold

Ændringer i f.eks. medarbejderens civilstand, samlivsforhold, antal børn, opholdssted for ægtefælle eller børn samt ændringer i børns, ægtefælles/samlevers egenindtægt, som har indflydelse på udetillæggets størrelse, skal straks, og inden udgangen af den måned hvori ændringen er sket, indberettes til Udenrigsministeriet.

C. Funktionstillæg for chefens stedfortræder

1. Betingelserne for at opnå funktionstillæg

Funktionstillæg ydes kun til medarbejdere, der har varetaget repræsentationens ledelse i forhold til Udenrigsministeriet i en sammenhængende periode på over 6 uger.

En repræsentationschef anses for at varetage ledelsen af repræsentationen fra sin ankomst til posten, og så længe han eller hun er til stede i opholdslandet, medmindre det indberettes, at repræsentationschefen på grund af sygdom, ferie eller tjenesterejse har overgivet ledelsen til en stedfortræder.

Hvis flere udsendte medarbejdere successivt har fungeret i chefens sted i en sammenhængende periode på over 6 uger, tilkommer der hver stedfortræder funktionstillæg for det antal dage, denne har fungeret.

2. Funktionstillæggets størrelse

Størrelsen af funktionstillægget udgør kr. 60,00 pr. dag, svarende til l promille af differencen mellem standardrepræsentationsrammen for en repræsentationschef og en ministerråd, jf. »Orientering om fastsættelsen af udetillæg«, punkt 3.2.

Hvis en funktionsperiode, for den enkelte stedfortræder, strækker sig over mere end 90 dage, udgør funktionstillægget det dobbelte af satsen. Det højere funktionstillæg anvendes på hele funktionsperioden, uanset om stedfortræderen allerede for en del af perioden måtte have fået funktionstillæg udbetalt efter den normale sats.

3. Funktionstillæggets udbetaling

Funktionstillæg kan uden særlig bemyndigelse fra Udenrigsministeriet udbetales ved funktionsperiodens udløb eller månedligt, hvis stedfortræderen ønsker det.

Funktionstillæg posteringsindberettes til Udenrigsministeriet samtidig med udbetalingen.

D. Repræsentationsudgifter

Medarbejdernes udgifter til normal repræsentation i opholdslandet refunderes inden for et budget, kaldet »repræsentationsramme«. Repræsentationsrammen samt kuvertpriser for de forskellige former for repræsentation fastsættes hvert finansår af Udetillægsnævnet efter indstilling fra Udenrigsministeriet, på grundlag af et skøn over det kommende års behov sammenholdt med det foregående års forbrug.

Refusionen kan hæves én gang om måneden på grundlag af de fastsatte kuvertpriser eller - for repræsentationen på restaurant - den faktiske udgift efter regning, men inden for det fastsatte maksimum for kuvertpriser. I beregningen af kuvertpriser indgår udgifter til mad, drikkevarer, blomsterdekerationer, lys mv. og evt. fremmed hjælp.

Udgifter til trykning af visitkort, indbydelseskort, velgørenhed, blomster og gaver mv. kan refunderes inden for et samlet maksimum på 10% af den fastsatte individuelle ramme, som såkaldt »anden repræsentation«.

Skema med oplysning om repræsentationsrammer og kuvertpriser sendes til repræsentationen efter Udetillægsnævnets godkendelse.

Medarbejdere under chefsniveau kan selv disponere inden for 75% af den godkendte individuelle repræsentationsramme. Halvdelen af de resterende 25% indgår i en fælles pulje, til fordeling efter behov og gensidig aftale mellem medarbejdere under chefsniveau. Udover denne fælles pulje tildeles repræsentationen en ekstra fælles pulje, hvis størrelse afhænger af repræsentationens samlede repræsentationsramme. Denne ekstra fælles pulje tjener som et supplement til medarbejdernes individuelle repræsentationsrammer, og er i øvrigt til rådighed for alle medarbejdere under chefsniveau, såvel udsendte som lokalt ansatte, der ikke har fast tillagt repræsentationsramme.

Repræsentationen kan disponere inden for den samlede repræsentationsramme herunder omfordele ved repræsentationsårets afslutning i tilfælde af merforbrug/mindreforbrug for alle udsendte. Repræsentationschefen kan kun undtagelsesvis få del i puljemidlerne.

Kopier af de månedlige opgørelser over en medarbejders repræsentationsudgifter og repræsentationens forbrug af puljemidler indsendes til F.1 ved årets afslutning (eller ved fratrædelse fra posten) påført eventuelt mindre- eller merforbrug og overført eller modtaget beløb ved omfordeling. Gæstelister med oplysning om begivenhed og navne på deltagere skal vedlægges medarbejdernes månedlige opgørelse og opbevares på repræsentationen sammen med relevante regnskabsbilag.

Nyudsendte medarbejdere overtager som hovedregel forgængerens repræsentationsramme.

I forbindelse med stillingsskift kan medarbejderen kun disponere over den del af den udmeldte repræsentationsramme, som kan henføres til tjenesten på repræsentationen, dvs. at ved hjemkaldelse pr 1. september kan disponeres over 8/12 af rammen, og ved udsendelse pr. samme dato kan disponeres over 4/12 af rammen.

E. Refusion af ekstraordinære repræsentationsudgifter

1. Generelle bestemmelser

Udsendte medarbejdere vil efter indstilling fra repræsentationen helt eller delvist kunne få refunderet udgifter til repræsentation, der går væsentligt ud over, hvad der var forudsat ved repræsentationsrammens fastsættelse. Inden sådanne udgifter afholdes, skal Udenrigsministeriets bemyndigelse indhentes, og for udgifterne skal der aflægges dokumenteret regnskab. Evt. medfinansiering af ekstraordinær repræsentation skal aftales i god tid i forberedelsesfasen med de tilrejsende.

Refusion gives eksempelvis ved ekstraordinære udgifter i anledning af officielle besøg af Kongehusets medlemmer, af regeringen og gæsteoptræden af Den kgl. Ballet.

For så vidt angår repræsentation til gavn for dansk erhvervsliv, er der mulighed for refusion af ekstraordinære udgifter afholdt i forbindelse med større erhvervsfremstød, som fx udstillinger, danske uger, forevisning af erhvervsfilm og besøg af erhvervsdelegationer. Det er en betingelse for refusion fra Udenrigsministeriet, at udgifterne ikke kan søges refunderet hos andre instanser, og at de naturligt kan siges at vedrøre Udenrigsministeriets budget. Repræsentation i anledning af danske forretningsfolks besøg eller til fremme af konkrete handelssager bør afholdes af medarbejderens repræsentationsramme.

Når det af tjenstlige grunde må anses for ønskeligt, at en medarbejder er medlem af en stedlig klub, kan Udenrigsministeriet efter indstilling fra repræsentationschefen yde hel eller delvis refusion af indmeldelsesgebyret, hvis gebyret udgør en uforholdsmæssig stor udgift i forhold til udetillægget. Kontingentet betales derimod af medarbejderen selv.

Udenrigsministeriets bemyndigelse til ekstraordinær repræsentation skal indhentes, inden udgiften afholdes.

2. Repræsentationsudgifter afholdt af den fungerende chef

Når en medarbejder fungerer i repræsentationschefens sted i over 14 dage, men i mindre end de 43 dage, der er betingelsen for at opnå funktionstillæg (jf. afsnit C), kan Udenrigsministeriet efter indstilling refundere ekstraudgifter til repræsentation, hvis repræsentationschefen bekræfter, at de pågældende udgifter ellers ville være blevet afholdt af ham.

Refusion bør kun søges for udgifter af en sådan størrelsesorden, at det i betragtning af størrelsen af stedfortræderens repræsentationsramme skønnes rimeligt, at de refunderes ham. På den anden side er det ingen betingelse for at opnå refusion, at det drejer sig om sådanne ekstraordinære repræsentationsudgifter, som er beskrevet under punkt 1.

3. Repræsentationsudgifter i sideakkrediteringslande

Under rejser i lande, hvor repræsentationschefen er sideakkrediteret, kan denne inden for rimelige rammer opføre udgifter til repræsentation på sit rejseregnskab. Hvis repræsentationschefen anser det for nødvendigt at udvise en mere omfattende gæstfrihed i et sideakkrediteringsland, bør Udenrigsministeriets bemyndigelse til at afholde udgifterne så vidt muligt indhentes på forhånd.

4. Doyen ens ekstra udgifter

Hvis en repræsentationschef er doyen for det diplomatiske korps på stedet, kan Udenrigsministeriet bevilge ekstraordinære repræsentationsmidler til dækning af de ekstra repræsentations udgifter. Udenrigsministeriets bemyndigelse skal indhentes, inden udgiften afholdes.

F. Kompensation for overarbejde

1. Udsendte medarbejdere

Alene udsendte medarbejdere, som ifølge deres overenskomst kompenseres for overarbejde, dvs. typisk kontorfunktionærer aflønnnet som assistent, overassistent og kontorfuldmægtig samt vagtmestre, er omfattet af nedenstående regler.

Kompensation for overarbejde kan finde sted for beordret og kontrollabelt arbejde på tjenestestedet, der strækker sig ud over den for en fuldtidsansat medarbejder i udenrigstjenesten fastsatte norm på 37 timer pr. uge.

a. Afspadsering

Overarbejde skal så vidt muligt godtgøres med frihed af samme varighed som det præsterede overarbejde med tillæg af 50 % for 1., 2. og 3. overtime. For 4. og følgende overtime samt for overarbejde på søn- og helligdage ydes der et tillæg på 100%.

Overtidskompensation ydes pr. påbegyndt halve time.

Er overarbejdet ikke afspadseret inden for 6 måneder efter optjening, kan medarbejderen vælge at konvertere ikke-afholdt afspadsering til omsorgsdage/-timer, jf. reglerne herom i kapitel II, F. 4.

b. Kontant honorering af overarbejde

Kun når særlige forhold (ikke afviklingen af medarbejdernes normale ferier) nødvendiggør overarbejde gennem en længere periode og i sådant omfang, at overarbejdet ikke inden for en rimelig tid fuldt ud vil kunne kompenseres ved afspadsering, bør repræsentationen søge om Udenrigsministeriets bemyndigelse til i stedet at betale den pågældende medarbejder vederlag.

Som overtidsbetaling ydes et tillæg til timelønnen svarende til de under pkt. 1.a. nævnte procentsatser.

c. Indberetning af overarbejde der ønskes kontant honoreret.

Ved månedens udgang udfyldes overarbejdsseddel (kan rekvireres i Udenrigsministeriets papirforvaltning) med henvisning til Udenrigsministeriets bemyndigelse samt dato og tidspunkt for det præsterede overarbejde. Efter repræsentationschefens attestation indsendes overarbejdssedlen til Udenrigsministeriets lønanvisning, der efter fradrag af A-skat, AMB og SPB anviser nettobeløbet til medarbejderens sædvanlige lønkonto i Danmark.

Overarbejdet udgiftsføres i Udenrigsministeriet (F.1).

2. Lokalt ansat personale

Vederlag for overarbejde udbetales iht. aftalte ansættelses-/tjenestevilkår, jf. herved Bind 1 kapitel 1.C.6, og skal afholdes inden for repræsentationens lønsumsramme.

G. Tjenestetelefon boligen

1. udsendte medarbejdere

For repræsentationschefens vedkommende afholdes udgifterne til installation af telefon samt abonnements- og samtaleafgifter af repræsentationen; dog refunderer vedkommende chef eventuelle samtaleafgifter for private udenbys samtaler.

For andre udsendte medarbejdere afholdes udgifterne til installation af telefon samt til abonnementsafgifterne af repræsentationen efter reglerne i kapitel IV. A.6.c. Samtaleafgifterne afholdes af medarbejderen selv. Tjenstlige samtaler refunderes af repræsentationen.

2. Lokalt ansat personale

For lokalt ansatte medarbejdere kan repræsentationen installere en telefon i deres bolig, når dette skønnes tjenstligt påkrævet. Repræsentationen afholder udgifterne til både installation og abonnement og tjenstlige udenbys samtaler. Derimod må medarbejderen selv afholde andre samtaleudgifter.

H. Godtgørelse for tjenstlig kørsel i egen bil

1. Generelt

I henhold til Finansministeriets cirkulære om tjenesterejseaftalen nr. [057 af 30. juni 2000] kan der ydes repræsentationens medarbejdere godtgørelse for tjenstlig kørsel i egen bil.

Godtgørelsen ydes kun for tjenstlig kørsel uden for pladsens grænser. Udgifter til kørsel inden for pladsens grænser må afholdes af udetillægget, hvor der er indregnet midler til dækning af transportudgifter svarende til en årlig, tjenstlig og privat bilkørsel på 10.000 km.

Hvis der undtagelsesvis gives en medarbejder tilladelse til at leje en bil uden fører til tjenstlig kørsel, beregnes godtgørelsen efter samme regler som godtgørelse for kørsel med egen bil. Den kan dog aldrig overstige medarbejderens faktiske udgifter.

Ved tjenesterejser i egen bil, som lige så godt kunne være foretaget med tog, kan den samlede rejsegodtgørelse, som omtalt i kapitel VI, afsnit C, pkt. 2.d., ikke overstige prisen for togrejsen.

Hvis repræsentationen råder over en tjenestebil, skal denne så vidt muligt anvendes ved tjenstlig kørsel.

2. Godtgørelsens størrelse

Godtgørelsen udgør for tiden (2000) 154 øre pr. kilometer.

Hvis en medarbejder regelmæssigt og i større omfang benytter egen bil til tjenstlig kørsel, kan der dog ydes en godtgørelse på 266 øre pr. kilometer for de første 20.000 km inden for et år. Herudover godtgøres der kun de normale 154 øre pr. kilometer. Den højere godtgørelse forudsætter, at repræsentationen fra Udenrigsministeriet har indhentet en særlig bemyndigelse, som vil indeholde en afgrænsning af den kørsel, medarbejderen kan foretage til den højere takst.

Hvis omkostningerne ved bilkørsel i opholdslandet afviger væsentlig fra omkostningerne ved kørsel i Danmark, kan Udenrigsministeriet efter indstilling fra repræsentationen fastsætte andre kilometertakster end de angivne.

3. Afregning

Tjenstlig kørsel i egen bil afregnes ved afgivelse af bilag i form af notits, som indgår i repræsentationens regnskab.

Når godtgørelse gives efter den højere takst i henhold til særlig bemyndigelse fra Udenrigsministeriet, jf. ovenfor under pkt. 2., 2. afsnit, skal det i hver enkelt afregning anføres, hvor mange kilometer medarbejderen i den forløbne del af kalenderåret i alt har kørt i henhold til bemyndigelsen.

Afregninger for kørsel i egen bil under tjenesterejser vedlægges som udgiftsbilag til det rejseregnskab, medarbejderen i henhold til kapitel VI, afsnit D., skal aflægge for repræsentationen senest 14 dage efter rejsens afslutning.

Godtgørelser for anden tjenstlig kørsel, som udbetales af repræsentationen, føres til udgift for konto 14.10.11. Medarbejderens afregninger, der skal attesteres af repræsentationens chef, indsendes som bilag til repræsentationens månedsregnskab.

I. Udgifter til uniform

1. Vagtmestre, bude, portnere, chauffører m.fl.

I det omfang repræsentationens chef anser det for ønskeligt, at vagtmestre, bude, portnere, chauffører og andre medarbejdere i lignende stillinger bærer uniform under tjenesten, forsynes de med uniform finansieret over repræsentationens budget. Nyansat personale kan først få udleveret uniform efter prøvetidens udløb.

Personalet er forpligtet til på egen bekostning at vedligeholde deres uniform.

J. Jubilæumsgratialer. Markering af jubilæer og alderspensionering

1. Jubilæumsgratialer

Til ansatte i statens tjeneste, der har udført tilfredsstillende tjeneste, gives ved 25, 40 og 50 års tjeneste et gratiale samt jubilæumsdiplom. Pr. 1. april 1999 er gratialet fastsat til henholdsvis 4.800 kr., 6.000 kr. og 7.200 kr.

Jubilæumsancienniteten regnes fra den første ansættelse i den danske stats tjeneste. Er der sket afbrydelse af tjenesten, sammenlægges ansættelsesperioderne. Som jubilæumsdag regnes den dag, hvor den ansatte har gjort henholdsvis 25, 40, og 50 års tjeneste i den danske stat.

For lokalt ansatte medarbejdere beregnes ancienniteten af vedkommende repræsentation.

I god tid inden jubilæumsdagen indberettes jubilæumsdatoen til Udenrigsministeriet. Herefter udfærdiges et diplom, som underskrives af direktøren, samt bemyndigelse til udbetaling af gratiale. For lokalt ansatte medarbejdere udgør gratialet én måneds løn, dog maksimalt modværdien af de ovenfor fastsatte gratialer.

Jubilaren kan holde fri på jubilæumsdagen.

2. Markering af jubilæer og alderspensionering

Der vil kunne refunderes op til kr. 1.500 til et arrangement for kolleger med tilknytning til arbejdspladsen samt evt. familie. Markeringen kan gennemføres efter jubilarens eget ønske og efter regning. Tilsvarende gælder for lokalt ansatte, hvor et evt. arrangement dog skal gennemføres ved repræsentationens foranstaltning. Beløbet kan ikke udbetales som et yderligere jubilæumsgratiale eller løntillæg.

Medarbejdere i hjemmetjenesten vil inden for nævnte maksimum få beløbet refunderet efter fremsendelse af notits til F.1 bilagt dokumentation for udgiftens afholdelse. For udetjenesten vil beløbet uden forudgående bemyndigelse kunne hjempostes.

K. Refusion af sygeudgifter

1. Udenrigstjenestens sygeforsikring.

a. Personkredsen

Forsikringen omfatter automatisk alle udsendte medarbejdere, herunder medarbejdere, der som stipendiater opholder sig i udlandet, medfølgende ægtefælle/samlever og medfølgende børn under 21 år. Ægtefæller, der ikke har fast ophold på tjenestestedet, omfattes af sygeforsikringen under midlertidigt ophold på medarbejderens tjenestested. Det samme gælder børn under 21 år, der fortsat modtager bidrag til deres underhold fra medarbejderen. Under private ophold i tredjelande er de udsendte medarbejdere og de på posten medfølgende ægtefæller og børn under 21 år ligeledes dækket af sygeforsikringen.

Praktikanter, volontører, studerende m.fl. er ikke og kan ikke blive omfattet af Udenrigstjenestens sygeforsikring.

Husmedhjælp og andre, der er ansat privat i udsendte medarbejderes husholdning, af nordisk nationalitet, og hvis tiltrædelses- og fratrædelsesrejser betales af Udenrigsministeriet, kan tilmeldes ordningen ved indberetning fra repræsentationen med oplysning om navn og CPR-nr. Husmedhjælp og privat ansatte af anden nationalitet kan kun optages i sygeforsikringen, når en betryggende sygeforsikring ikke kan tegnes i opholdslandet, eller andre særlige grunde taler for det. Husmedhjælperes og andre privat ansattes familiemedlemmer kan normalt ikke optages i Udenrigstjenestens sygeforsikring.

Efter indstilling fra repræsentationen kan lokalt fastansatte medarbejdere af nordisk nationalitet samt deres hjemmeboende børn under 21 år og samlevende ægtefæller, som de forsørger, blive omfattet af forsikringen.

Inden for EØS-området stilles som betingelse for optagelse i Udenrigstjenestens sygeforsikring, at både husmedhjælp og lokalt ansatte har valgt at være omfattet af dansk sociallovgivning (E 103).

b. Bidrag

Udenrigstjenestens sygeforsikring finansieres gennem de forsikredes bidrag suppleret med statstilskud.

Bidrag for udsendte medarbejdere og bidrag for privat ansat hushjælp m.fl., der omfattes af Udenrigstjenestens sygeforsikring, er generelt blevet afkortet i udetillægget.

Årsbidraget for lokalt ansatte nordiske medarbejdere, der er optaget i sygeforsikringen, er på 1.800 kr. for forsørgere og 1.200 kr. for ikke-forsørgere og opkræves af repræsentationerne i månedlige rater.

c. Refusionens omfang

Udenrigstjenestens sygeforsikring refunderer 80% af udgifterne ved følgende former for sygdomsbehandling mv. Enkelte forsikringsselskaber (p.t. Tryg-Baltica og International Health Insurance danmark a/s) tilbyder forsikring for de resterende 20%.

1. Sygdomsbehandling, som f.eks. lægebehandling, hospitalsophold og andre lægeordinerede sygdomsbehandlinger samt fødsler. Udgifter til rekreation betales som hovedregel ikke. Drejer det sig om klart medicinsk indiceret rekreation, som overstiger den forsikredes økonomiske evne, kan Udenrigsministeriet dog efter ansøgning yde tilskud. Udgifter til årlige helbredsundersøgelser dækkes ikke, jf. kapitel IV B.4.

2. Lægeordineret specialmedicin, som f.eks. antibiotika og hjertemedicin. Derimod betaler forsikringen ikke gængse medicinske præparater og styrkende midler, som også anvendes uden lægeordination, som bl.a. hovedpinetabletter, sovepiller, vitaminpræparater, hostesaft, jod og andre sårrensemidler samt svangerskabsforebyggende midler og fertilitetsbehandling. Forsikringen betaler heller ikke udgifter til gængse hjælpemidler såsom termometre, høreapparater, forbindsstoffer, skoindlæg, elektromedicinske apparater, stokke, briller og brilleglas samt sygeplejeartikler af glas, gummi og bakelit m.m.

3. Endvidere dækkes udgifter til tjenstligt begrundedevaccinationer, herunder revaccinationer. Dog dækkes vaccinationer forud for forflyttelsesrejser med 100%.

4. Kæbekirurgi foretaget hos en kæbekirurg, behandling af paradentose og børns tandretning. Derimod betaler forsikringen ikke anden tandlægebehandling, som f.eks. tandrensning, plombering, tandudtrækning, stifttænder, broer, implantater etc.

Desuden refunderes rejser med henblik på sygdomsbehandling, hvis udgifterne til lokal behandling overstiger de samlede udgifter til rejsen og behandling i Danmark eller andetsteds, hvor passende behandling kan opnås. Endvidere vil rejseudgifter undtagelsesvis kunne refunderes, hvis rejsen er nødvendig, fordi forsvarlig behandling ikke kan opnås på stedet. Disse rejseudgifter kan refunderes med op til 100%. Det er en forudsætning, at der er tale om sygdom af så akut karakter, at behandlingen ikke kan udskydes, til hjemrejse finder sted i anden anledning. Hospitalsbehandling og rejser skal forhåndsgodkendes af Udenrigsministeriet.

Udenrigsministeriet kan give støtte til hjemrejse til Danmark for en udsendt medarbejder eller dennes ægtefælle i forbindelse med alvorlig sygdom og død i den nærmeste familie (ægtefælle, børn, forældre). Støtte til hjemrejse kan normalt kun gives én gang under et sygdomsforløb. Ved afgørelsen om, hvorvidt tilskud til rejse kan bevilges, lægges der vægt på rejseomkostningernes størrelse samt mulighederne for at udnytte sommerferierejser og lign. til formålet. Der kan maksimalt refunderes 80% af billetprisen fra tjenestestedet til Danmark og retur. Repræsentationen er bemyndiget til at udbetale et rejseforskud til enten medarbejderens eller ægtefællens rejse til Danmark. Beløbet afpasses efter det mest økonomiske og hensigtsmæssige befordringsmiddel i den givne situation.

Udenrigstjenestens sygeforsikring yder samme begravelseshjælp som den offentlige sygesikring.

For udgifter, der også omfattes af offentlig sygesikring gennem EØS-ordningen eller på anden måde, skal adgangen til offentlig refusion udnyttes så vidt muligt. Hvis den offentlige refusion er mindre end 80% af udgiften, kan repræsentationen supplere med refusion fra Udenrigstjenestens sygeforsikring, men den samlede refusion kan maksimalt udgøre 80% af regningen.

Udgifter, der også omfattes af anden privat tegnet syge- eller ulykkesforsikring eller af en erstatning, medtages med det fulde beløb i refusionsopgørelsen. Overstiger det fra anden side modtagne beløb plus ydelsen fra Udenrigstjenestens sygeforsikring den faktiske udgift, reduceres udenrigstjenestens ydelse med det overskydende beløb.

Kan en medarbejder ikke forsikre sig for egenandelen på de 20%, og overstiger udgifterne medarbejderens økonomiske evne, kan Udenrigsministeriet efter ansøgning yde tilskud.

d. Hospitalsbehandling (aftale med Rigshospitalet m.v.)

Udenrigsministeriet har med Hovedstadens Sygehusfællesskab (HS) indgået en aftale, der sikrer, at medarbejdere ansat i og udsendt af Udenrigsministeriet og disses medfølgende ægtefælle/samlever og medfølgende børn under 21 år kan blive visiteret og modtaget til undersøgelse og behandling på Rigshospitalet.I tilfælde, hvor Rigshospitalet ikke råder over den nødvendige ekspertise eller kapacitet, vil der kunne ske henvisning til andre hospitaler inden for HS.

Betalingen sker i henhold til et takstkatalog, som opdateres én gang årligt i januar måned. Fakturaer sendes til Udenrigsministeriet, som forestår opkrævning af medarbejderens egenandel.

I lyset af at betalingen for undersøgelse og behandling på Rigshospitalet sker til markedspriser, er der åbnet adgang for refusion af udgifter til behandling på andre hospitaler i Danmark og private hospitaler uden for Danmark inden for et beløb på max. kr. 4.000 pr. døgn (inkl. egenandel på 20%). Ambulante undersøgelser og behandlinger på private hospitaler og klinikker refunderes med 80% af Rigshospitalets takster.

Det henstilles, at valg af behandlingssted sker ud fra en samlet vurdering af, hvor den nødvendige, forsvarlige behandling kan opnås, og af, om udgifterne hertil vil være rimelige. Disse overvejelser bør udover lokale optioner og Danmark omfatte tredjelandsløsninger.

Udenrigsministeriets forudgående bemyndigelse til at foretage en rejse i forbindelse med undersøgelse og/eller behandling i Danmark, der skal foretages billigst muligt, skal indhentes.

Udenrigsministeriet kan ikke påtage sig at indgå aftaler om undersøgelse og/eller behandling på andre hospitaler end Rigshospitalet, og brugere af disse vil også selv skulle forestå betalingen, før refusion af sygeforsikringens andel kan finde sted.

Udenrigsministeriet vil efter anmodning kunne stille garanti eller betale depositum ved brug af andre hospitaler end Rigshospitalet.

e. Repræsentationens udbetaling af forsikringsbeløb

Repræsentationen er bemyndiget til løbende at udbetale de forsikrede personer 80% af sådanne sygeudgifter, som, efter de anførte regler under c., kan refunderes. Medmindre det drejer sig om større udgiftsposter, som det er af betydning for den pågældende medarbejder at få refunderet straks, bør der afregnes kvartalsvis. Udbetaling må kun finde sted mod behørig dokumentation i form af originale fakturaer og kvitteringer. Bilag, der er affattet på et andet sprog end engelsk, fransk og tysk, bør af hensyn til forståelsen påføres de nødvendige oplysninger.

Hvor det ikke fremgår klart, skal den forsikrede selv påføre navnet på det medicinske præparat, gerne suppleret med oplysning om karakteren af den sygdom, der behandles.

I tilfælde af forventede større sygeudgifter skal ministeriets godkendelse indhentes. Er der tvivl om, hvorvidt en udgift kan refunderes, skal repræsentationen forelægge spørgsmålet for Udenrigsministeriet.

Udbetalte forsikringsbeløb posteres på repræsentationens sygerefusionskonto.

f. Anvisning af forsikringsbeløb til dansk bank eller sparekasse

Hvis forsikringsbeløbet ønskes udbetalt i dansk mønt, skal repræsentationen indsende den forsikredes opgørelse med den krævede dokumentation til Udenrigsministeriet med angivelse af registreringsnummer og kontonummer i den bank eller sparekasse, hvor beløbet ønskes indbetalt.

g. Forskud

Når omstændighederne taler for det, f.eks. hvis et hospital kræver et større depositum ved indlæggelse, er repræsentationens chef bemyndiget til at yde forskud over reskontroen inden for rammerne af det beløb, som kan forventes at ville blive refunderet. Hvis det ydede forskud senere viser sig at overstige det beløb, den forsikrede kan kræve refunderet, skal differencen snarest muligt indbetales til repræsentationens kasse.

2. Sygeforsikring i opholdslandet

Repræsentationen er bemyndiget til at refundere lokalt ansatte medarbejdere, der ikke omfattes af Udenrigstjenestens sygeforsikring, udgifter til sygeforsikring i opholdslandet for dem selv og deres samlevende ægtefæller og børn under 21 år som de forsørger, hvis det er kutyme på stedet at afholde disse udgifter.

Hvis en udsendt medarbejders bidrag til sygeforsikring i opholdslandet for husmedhjælp, der ikke kan optages i Udenrigstjenestens sygeforsikring, sammen med den udbetalte nettoløn til husmedhjælpen overstiger det medhjælpselement, der anvises den udsendte medarbejder, kan differencen refunderes i form af et tilskud til udetillægget.

Ved beregningen af husmedhjælpens nettoløn tages udgangspunkt i det maksimale antal timer, der er fastsat som andel af medhjælpselementet for den pågældende personalegruppe.

3. Refusion af sygeudgifter, der ikke dækkes af sygeforsikring

Sygeudgifter afholdt af lokalt ansatte medarbejdere og deres samlevende ægtefæller og hjemmeboende børn under 21 år, som de forsørger og som hverken omfattes af Udenrigstjenestens sygeforsikring eller af anden sygeforsikring, kan refunderes med indtil 80% af repræsentationen i det omfang, det er sædvane på stedet.

L. Arbejdsskadeforsikring og kollektiv privat ulykkesforsikring

1. Udsendte medarbejdere

Udsendte medarbejdere er omfattet af de danske regler om arbejdsskadeforsikring og dermed statens selvforsikringsordning. Der skal derfor ikke tegnes særskilt forsikring for disse personer.

2. Lokalt ansatte

a. Danske statsborgere

1) Inden for EU/EØS-området

Lokalt ansatte inden for EU/EØS-området er som udgangspunkt omfattet af den sociale lovgivning i opholdslandet. Hvis arbejdsgiveren ifølge opholdslandets regler har pligt til at holde medarbejdere forsikret mod arbejdsskader, eller hvis det er i overensstemmelse med sædvane på stedet, skal repræsentationerne uden særlig bemyndigelse fra Udenrigsministeriet tegne arbejdsskadeforsikring for sine lokalt ansatte medarbejdere. Præmien kan afholdes inden for repræsentationernes sædvanlige budget.

Har medarbejderen i medfør af EU-forordning 1408/71 valgt at være omfattet af de danske regler om socialsikring, anvendes lov om dansk arbejdsskadeforsikring. Medarbejderen er som statsansat omfattet af statens selvforsikringsordning, hvorfor der ikke skal tegnes særskilt forsikring for denne. Retten til dansk socialsikring kan vælges hvert år ved udgangen af kalenderåret og har ikke tilbagevirkende kraft.

2) Uden for EU/EØS-området

Lokalt ansatte danskere med fast bopæl i et land uden for EU/EØS-området er underlagt opholdslandets regler, medmindre de i kraft af en bilateral aftale om social sikring mellem Danmark og det pågældende land, jf. nedenfor, har valgt at være socialsikret i Danmark.

Hvis arbejdsgiveren ifølge disse regler har pligt til at holde medarbejdere forsikret mod arbejdsskader, eller hvis det er i overensstemmelse med sædvane på stedet, skal repræsentationerne uden særlig bemyndigelse fra Udenrigsministeriet tegne arbejdsskadeforsikring for sine lokalt ansatte medarbejdere. Præmien kan afholdes inden for repræsentationernes sædvanlige budget.

Har medarbejderen udnyttet en eventuel ret i en bilateral aftale til at være socialsikret i Danmark, vil han eller hun være omfattet af statens selvforsikringsordning. Der skal derfor ikke tegnes særskilt arbejdsskadeforsikring.

Bilaterale aftaler om valg af dansk socialsikring, der omfatter arbejdsskader, er indgået med følgende lande

- Konvention om social sikring mellem Tyrkiet og Danmark, jf. bekendtgørelse af konventionen af 22. januar 1976.

- Konvention om social sikring mellem Pakistan og Danmark, jf. bekendtgørelse af konventionen af 1. marts 1982.

- Konvention om social sikring mellem Schweiz og Danmark, jf. bekendtgørelse af konventionen af 5. januar 1983.

- Konvention om social sikring mellem Marokko og Danmark, jf. bekendtgørelse af konventionen af 26. april 1982, som ændret ved tillægskonvention af 15. februar 1988.

- Konvention om social sikring mellem Det tidligere Jugoslavien og Danmark, jf. bekendtgørelse af konventionen af 22. juni 1977. I henhold til et notat af 17. december 1992 udarbejdet af Direktoratet for Social Sikring og Bistand har Danmark anerkendt, at Slovenien og Kroatien har statssuccederet i aftalen. Det tilsvarende antages at være tilfældet for Makedonien.

b. Ikke-danske statsborgere

Ikke-danske statsborgere er underlagt opholdslandets regler. Hvis der ifølge disse påhviler arbejdsgiveren en pligt til at holde medarbejdere forsikret mod arbejdsskader, eller hvis det er i overensstemmelse med sædvane på stedet, skal repræsentationerne uden særlig bemyndigelse fra Udenrigsministeriet tegne arbejdsskadeforsikring for sine lokalt ansatte medarbejdere. Præmien kan afholdes inden for repræsentationernes sædvanlige budget.

3. Private medhjælpere

For husmedhjælpere, chauffører og andre, der er ansat af repræsentationens medarbejdere i privat tjeneste, har Udenrigsministeriet intet ansvar. Det forventes imidlertid, at repræsentationens medarbejdere handler i overensstemmelse med gældende regler vedrørende ansættelse af private medhjælpere. Til vejledning kan følgende oplyses

a. Danske statsborgere

1) Inden for EU/EØS-området.

Tjenestefolk ansat i privat tjeneste for de udsendte medarbejdere i stater inden for EU/EØS-området er som udgangspunkt omfattet af den sociale lovgivning i opholdslandet.

Har medarbejderen udnyttet retten til i medfør af EU-forordning 1408/71 at være omfattet af danske regler, anvendes lov om dansk arbejdsskadeforsikring. Da medarbejderen ikke som privatansat vil være omfattet af statens selvforsikringsordning, har den private arbejdsgiver pligt til at tegne en særskilt arbejdsskadeforsikring i et godkendt dansk forsikringsselskab. Fra 1. januar 1999, hvor det tredje skadesforsikringsdirektiv er trådt i kraft, er det muligt at tegne arbejdsskadeforsikring hvor som helst inden for EU forudsat dog, at den tegnede forsikring opfylder kravene i den danske arbejdsskadeforsikringslov.

2) Uden for EU/EØS-området.

Tjenestefolk ansat i privat tjeneste i stater uden for EU/EØS-området er som udgangspunkt omfattet af opholdslandets regler om arbejdsskadeforsikring, hvis de har fast bopæl i den pågældende stat.

Den danske lov om arbejdsskadeforsikring anvendes, hvor medarbejderen i henhold til en bilateral aftale om social sikring mellem Danmark og opholdslandet, jf. ovenfor, har valgt at være socialsikret i Danmark. Da medarbejderen ikke som privatansat vil være omfattet af statens selvforsikringsordning, skal den private arbejdsgiver tegne en særskilt arbejdsskadeforsikring for medarbejderen i et godkendt dansk forsikringsselskab.

b. Ikke-danske statsborgere.

Ikke-danske statsborgere er ikke omfattet af dansk lovgivning vedrørende arbejdsskadeforsikring. Derfor skal den private arbejdsgiver følge lovgivningen i opholdslandet.

4. Praktikanter/volontører

Hvis praktikanten/volontøren er dansk statsborger, vil et eventuelt skadestilfælde som hovedregel være omfattet af arbejdsskadeforsikringsloven. Det gælder også, selv om der ikke foreligger et egentligt ansættelsesforhold mellem repræsentationen og den pågældende praktikant/volontør. Dette skyldes, at forholdet som oftest henføres under det såkaldte nyttekriterium. Herved forstås en praksis, hvorefter virksomhedens (repræsentationens) arbejdsskadeforsikring anvendes, hvis praktikanten/volontøren enten direkte erstatter anden nødvendig arbejdskraft eller rent faktisk bidrager til virksomhedens produktion i et ikke uvæsentligt omfang. Hvis dette ikke kan siges at være tilfældet, skal den enkelte repræsentation sørge for, at der tegnes særskilt forsikring for de tilknyttede praktikanter/volontører til repræsentationen.

5. Kollektiv privat ulykkesforsikring

Mellem Udenrigsministeriet og Tryg-Baltica er der truffet aftale om kollektiv privat ulykkesforsikring, der dækker alle i den danske udenrigstjeneste udsendte medarbejdere, disses ægtefæller/samlevere og børn under 21 år samt registrerede partnere under forudsætning af, at nævnte personer bor hos den udsendte. Desuden dækkes lokalt fastansatte medarbejdere (ved kontor o.l.), men ikke disses ægtefæller.

Forsikringen yder erstatning ved invaliditet eller død ved ulykkestilfælde sket i både arbejdstid og fritid og inkluderer ulykkestilfælde som følge af terrorhandlinger. Forsikringen dækker dog ikke ved ulykkestilfælde, som er dækket af den kollektive statslige forsikringsordning for tjenesterejser i udlandet. Forsikringen har følgende dækningsomfang

Forsørgere

kr. 400.000 ved invaliditet dog max. 2 x årslønnen

kr. 400.000 ved død dog max. 2 x årslønnen

Ikke-forsørgere

kr. 400.000 ved invaliditet dog max. 2 x årslønnen

kr. 20.000 ved død (tyve tusinde)

Der kan for egen regning tegnes supplerende dækning.

M. Uddannelse og sprogundervisning

1. Uddannelse

a. Generelt

Alle medarbejdere (undtagen studenter, vikarer og elever) har mulighed for at deltage i efteruddannelse. Se »Kompetenceudvikling i Udenrigsministeriet, Strategisk Uddannelsesplan frem mod år 2000«.

Nogle kurser er obligatoriske: Orientering og introduktion for nyansatte, samt grunduddannelse for betjentkorpset, kontorfunktionærer og AC ere samt Sydgruppens introduktionsuddannelse. Kursustilbuddene fremgår af uddannelsesprogrammet, som udkommer hvert år i januar måned.

Uddannelsesaktiviteterne er inddelt i hovedområderne

Grunduddannelse, herunder introduktionsuddannelse

Videreuddannelse, herunder kurser i udlandet

Eksportuddannelse

Lederuddannelse

Førudsendelseskurser

Uddannelse er altid en aftalt aktivitet mellem medarbejderen og dennes chef og indgår i den årlige medarbejdersamtale.

b. Godtgørelse af kursusudgifter, litteratur m.m.

Der er mulighed for individuel efteruddannelse inden for de givne ressourcer. Begrundet ansøgning påtegnet af kontorets chef skal sendes til F.1. til godkendelse.

Dette kan drøftes under de årlige medarbejdersamtaler. Ministeriet giver i almindelighed ikke tilskud til kompetencegivende uddannelse, dvs. længerevarende uddannelser på handelsskoler, handelshøjskoler, universiteter og andre højere læreanstalter.

UM s stipendium for kontorfunktionærer og adgang til orlov, herunder uddannelsesorlov, bliver meddelt som Meddelelser fra Fællessekretariatet.

c. Førudsendelseskurser

Inden udstationering kan medarbejderne deltage i en række førudsendelseskurser. Det er vigtigt, at medarbejderen selv er opmærksom på, hvilke kurser der er relevante for at kunne varetage de kommende arbejdsopgaver på en repræsentation. Kurset i Sikkerhed og Kommunikation er obligatorisk for alle, der skal udsendes.

For medarbejdere til Programsamarbejdslandene er der særlige kurser på Danidas kursuscenter Hornbækhus. Yderligere oplysninger fås i uddannelsessektionen.

Med hensyn til sprogundervisning se særskilt afsnit.

d. Lokalt ansatte medarbejdere

Uddannelse af lokalt ansatte må af økonomiske grunde hovedsageligt varetages decentralt. Det forventes, at det udsendte personale underviser og vejleder de lokalt ansatte. Hvis dette ikke er muligt, kan dansktalende lokalt ansatte medarbejdere efter indstilling deltage i førudsendelseskurser. Udenrigsministeriet dækker udgifterne til hotel, medens udgifter til rejse og dagpenge dækkes af repræsentationen. Det bestræbes hvert år at holde et sommerkursus for lokalt ansatte.

e. Under udstationering

Udsendte medarbejdere, der har haft mulighed for (tilbud om) at deltage i de obligatoriske førudsendelseskurser, kan kun i ganske særlige tilfælde i udsendelsesperioden modtage undervisning i Danmark. Anmodning om deltagelse i særlige kurser skal godkendes af F.1, og repræsentationen dækker alle udgifter. Anden uddannelse aftales med repræsentationen, der hvert år afsætter et tilstrækkeligt beløb. Uddannelsessektionen kan tilbyde hjælp til planlægning m.m.

Hvis kurset afholdes i forbindelse med ferieophold i Danmark, medregnes kursustiden ikke i ferieperioden.

2. Sprogundervisning

a. Inden udsendelse

1) Inden en medarbejders udsendelse kan Udenrigsministeriet dække udgifter til nødvendig sprogundervisning på grundlag af en behovsvurdering. Ved vurderingen sammenholdes medarbejderens forkundskaber i sproget med behovet for beherskelse af det pågældende sprog i den pågældende stilling og på den pågældende post.

Vurderingen foretages af F.1 i samarbejde med Sprogskolen på grundlag af en sprogtest. Herefter aftales undervisningsforløbet mellem F.1 og medarbejderen. Medarbejderen forudsættes frigjort fra ordinære arbejdsopgaver under undervisningen. Det tidsmæssige forløb af uddannelsen aftales derfor endvidere med det kontor, der afgiver medarbejderen. Ved længerevarende kursusforløb i udlandet, jf. stk. b nedenfor, vil vakancen som udgangspunkt blive fordelt ligeligt mellem kontoret og den modtagende repræsentation.

Medarbejdere i den almindelige tjeneste forudsættes at have bestået Sprogskolens obligatoriske prøver i engelsk og fransk inden første udsendelse, så der ikke vil være behov for grundlæggende undervisning i disse sprog for denne gruppe medarbejdere. Dette udelukker dog ikke genopfrisknings- eller kompetencestyrkende undervisning efter behov.

2) Som hovedregel vil der ud over evt. relevant holdundervisning kunne tilbydes undervisning i op til 60 enetimer, for mindre sprog dog typisk 25 enetimer.

I visse sprog kan der yderligere ydes et intensivt uddannelsesforløb i udlandet i forbindelse med forflyttelsesrejsen efter muligheder og behov, typisk i spansk og portugisisk. Medarbejderen forventes selv at bidrage med ferie/afspadsering til uddannelsen, som kan strække sig over 4-6 uger.

3) Medarbejderens evt. medfølgende ægtefælle og børn vil inden udsendelsen efter aftale med F.1 kunne tilbydes undervisning i det relevante fremmedsprog i form af holdundervisning og/eller deltagelse i medarbejderens enetimer forudsat samme niveau. Hvor fælles enetimer ikke kan tilrettelægges, vil ægtefælle og børn hver kunne tilbydes op til 25 enetimer.

b. Under udsendelsen

1) Efter tiltrædelse af udeposten har medarbejderen adgang til refusion fra repræsentationen af udgifter til undervisning i opholdslandets sprog efter behov, svarende til kriterierne for behovsvurdering vedr. sprogundervisning inden udsendelsen i stk. 1 a ovenfor.

Budget og beslutning på området er udlagt til repræsentationernes egen decentrale kompetence inden for følgende retningslinier

Udgifterne afholdes over konto 14.90.05. I forbindelse med repræsentationens øvrige budgetlægning udarbejdes hvert år et budget for sprogundervisning i lyset af de forudsete personaleudskiftninger på posten. Når rammerne er godkendt af Udenrigsministeriet, kan repræsentationen disponere selvstændigt. Kontoen er ikke limiteret, og forekommer der i løbet af budgetåret behov for justeringer, vil repræsentationen selv kunne foretage disse ved tilsvarende modregning på repræsentationens øvrige ikke-limiterede konti. De pågældende justeringer indberettes til Udenrigsministeriet til underretning.

For at opnå størst og længst mulig nytte af sprogundervisningen bør den begyndes snarest efter ankomsten til posten og herefter så vidt muligt gennemføres regelmæssigt og uden afbrydelser indtil forventet afslutning inden for de første 6 - 12 mdr. svarende til i alt ca. 25 - 50 timer. Undervisningsperioden kan dog forlænges, hvis repræsentationens chef skønner, at der er behov for det. Når en medarbejder forflyttes fra posten, skal repræsentationens chef i sin udtalelse om medarbejderen indberette sin bedømmelse af de sprogkundskaber, som medarbejderen har opnået gennem undervisningen og sit arbejde på posten.

Repræsentationens chef skal påse, at betingelserne for refusion overholdes, at honorarerne til sprogundervisningen holdes inden for rimelige rammer, og at undervisningen også i øvrigt tilrettelægges på den mest økonomiske måde. Undervisningen bør så vidt muligt placeres uden for kontortiden. Medarbejderen modtager ikke over- eller merarbejdsbetaling for undervisningstiden.

2) Repræsentationen kan endvidere dække udgifter til undervisning for medfølgende ægtefæller i opholdslandets sprog eller et andet relevant arbejdssprog, som støtter den medfølgendes funktionsdygtighed i landet. Undervisningen forudsættes afviklet inden for de første 6-12 mdr. på posten.

Udgifterne budgetteres af repræsentationen på samme måde som angivet for medarbejdernes sprogundervisning ovenfor. Ægtefæller bør så vidt muligt tage undervisning sammen. Kan dette ikke tilrettelægges, dækkes ægtefællens individuelle undervisning inden for et loft af 25 enetimer.

Med hensyn til sprogundervisning for børn under udsendelsen henvises til Bind 3, Kap. III N, stk. 5.

c. Norsk og svensk.

Der ydes ikke dækning for udgifter til undervisning i norsk og svensk.

d. Specialattacheer.

For specialattacheer fra andre ministerier og styrelser ydes sprogundervisning efter følgende retningslinier

Før attacheens udsendelse hjælper Udenrigsministeriet (F.1/Sprogskolen) gerne med tilrettelæggelse af og evt. tilbud om forberedende undervisning. Udgifter til sprogtest og undervisning dækkes imidlertid af attacheens eget ministerium/styrelse.

Efter attacheens udsendelse dækkes sprogundervisning for attacheen og dennes medfølgende ægtefælle og børn efter samme retningslinier som for Udenrigsministeriets udsendte, jf. pkt. 1 og 2 ovenfor.

N. Refusion af skoleudgifter

1. Generelle regler

Udenrigsministeriet yder udsendte medarbejdere refusion af udgifter til deres børns skolegang, dog ikke ud over udgangen af det skoleår, hvor barnet fylder 21 år.

Kun udgifter til egentlig skolegang og kun til og med opnåelse af dansk studentereksamen eller tilsvarende niveau (fx 2. collegeår) kan refunderes. Med dansk studentereksamen sidestilles anden forberedelse til videregående uddannelse i Danmark. Udgifter til faglig uddannelse, højskoleophold eller anden videreuddannelse refunderes ikke.

Budgetskemaer for medarbejdernes skoleudgifter i det kommende finansår indsendes til ministeriet sammen med budgetforslaget. Udgifter til skolegang i opholdslandet eller i tredjeland skal afholdes over repræsentationens budget. Udgifter til skolegang i Danmark afholdes direkte af Udenrigsministeriet, men posteres efterfølgende i repræsentationens regnskab.

Hvis der ydes Statens Uddannelsesstøtte (SU) eller anden støtte til barnets skolegang, skal denne meddeles til Udenrigsministeriet.

2. Skolegang i opholdslandet

Ved sædvanlig skolegang i opholdslandet refunderes

Indmeldelsesgebyr, undervisningsgebyrer og skoleafgifter; køb eller leje af skolebøger; halvdelen af udgifterne til anskaffelse og årlig fornyelse af obligatorisk skoleuniform; udgifter til befordring til og fra skole, dog kun de faktiske udgifter til benzin, hvis befordringen sker i privat bil.

Andre udgifter refunderes ikke. Der ydes således ikke refusion af udgifter til anskaffelse af skolematerialer (stilebøger, skoletaske, bestik etc.), gymnastikdragt eller sportsudstyr, undervisning i særlige færdigheder (dans, boldspil, svømning, fægtning, tennis, etc.), skolebespisning, lejrskole, herunder sommerskole, skoleudflugter, skolefester eller andre arrangementer. Endvidere er udgifter til depositum ikke refusionsberettiget, da sådanne beløb sædvanligvis tilbagebetales efter endt skolegang.

Med sædvanlig skolegang i opholdslandet sidestilles forskole og børnehave i det sidste år, før den egentlige skolegang begynder. Hvor særlige forhold taler for det, kan refusion også gives ved endnu tidligere forskole eller børnehave, dog tidligst fra den dag barnet fylder 4 år.

Hvis barnet anbringes på kostskole i opholdslandet, refunderer Udenrigsministeriet ikke de dermed forbundne ekstra udgifter.

Udgifter, som efter de nævnte regler kan refunderes, udbetales normalt kvartalsvis af repræsentationens kasse mod dokumentation for de enkelte udgiftsposter. For benzinforbrug til privat skolekørsel kan den bestå i en underskreven erklæring fra medarbejderen.

De refusionsberettigede beløb debiteres konto for skoleudgifter i repræsentationens regnskab.

3. Skolegang i Danmark

Når barnet går i skole i Danmark, betaler Udenrigsministeriet på grundlag af repræsentationens indsendte budget indmeldelsesgebyr og skolepenge direkte til skolen og, når barnet er anbragt på kostskole, også ophold og forplejning. Andre udgifter refunderes ikke. Udgiften posteres efterfølgende i repræsentationens regnskab.

Når barnet går på kostskole i Danmark, refunderer Udenrigsministeriet maksimum kr. 89.580,00 (1999/2000) pr. skoleår. Kostskoleudgifter refunderes med virkning fra skoleårets begyndelse, selvom medarbejderen udsendes efter dette tidspunkt, og til skoleårets afslutning, selvom medarbejderen hjemkaldes før dette tidspunkt. Dog fratrækkes de udgifter, der spares i hjemmeforbruget, for den del af skoleåret, hvor medarbejderen har hjemmetjeneste. Fradraget er for tiden (1997) 1.500 kr. månedligt pr. barn.

4. Skolegang uden for Danmark og opholdslandet

Efter ansøgning kan Udenrigsministeriet refundere udgifter til skolegang i et andet land end Danmark eller opholdslandet, dog kun inden for det beløb, der ville blive refunderet ved barnets skolegang i Danmark (1999/2000 maksimum kr. 89.580,00 pr. skoleår).

5. Sprog- og anden ekstraundervisning

a. Udover sprogundervisning inden udsendelsen, jf. kap. III, M, kan der efter udsendelsen ydes refusion af udgifter med maksimalt 5.000 kr. pr. år (1997) til påkrævet ekstraundervisning i sprog eller andre fag, som sætter barnet i stand til at følge undervisningen.

b. Det sidste år inden hjemsendelsen kan der ydes refusion af udgifter til dansk- eller anden sprogundervisning, som er påkrævet for at kunne blive optaget på et passende niveau i en dansk skole. Refusionen udgør maksimalt 5.000 kr. (1997).

Refusion af udgifterne under punkt a. og b. kan kun ydes efter forudgående bemyndigelse.

O. Børnebesøgsrejser

1. Adgang til besøgsrejser

Udsendte medarbejdere, hvis børn bor i et andet land, kan få betalt eller refunderet befordringsudgifterne ved to årlige besøg inden for et kalenderår af hvert barn indtil udgangen af det kalenderår, hvor barnet fylder 21 år. Rejserne er personlige og kan ikke overdrages til andre. Bor barnet ikke i Danmark, kan refusionsbeløbet ikke overstige, hvad barnets rejse fra Danmark til medarbejderens tjenestested ville have kostet.

Foretrækker forældrene eller en af forældrene i stedet at besøge barnet eller børnene, kan Udenrigsministeriet efter ansøgning bevilge et nærmere fastsat tilskud til rejsen (konverterede besøgsrejser). Tilskuddet kan ikke overstige befordringsudgifterne ved et barns besøg hos forældrene. Det refusionsberettigede beløb vil altid være baseret på barnets rejse fra Danmark til tjenestestedet, også selvom barnet ikke er bosiddende i Danmark. Der kan dog maksimalt refunderes udgiften til en voksenbillet på billigste økonomiklasse. Ved en konverteret besøgsrejse afskrives rejsen til Danmark som alle ikke-medfølgende børns besøgsrejse. Det vil sige, at én forældrerejse til Danmark betyder, at alle ikke-medfølgende børns adgang til besøgsrejser reduceres med én rejse.

Hvis medarbejderen og ægtefællen tilbringer deres ferie uden for Danmark, vil børnenes rejse til forældrenes feriested efter ansøgning kunne godtgøres. Refusionsbeløbet kan ikke overstige, hvad børnenes rejse fra Danmark til medarbejderens tjenestested ville have kostet.

Antallet af besøgsrejser er afhængigt af medarbejderens udsendelses- og hjemkaldelsestidspunkt, jf. nedenstående skema

UDSENDELSE

1.1.-31.3.

1.4.-30.9.

1.10.-31.12.

2 rejser

1 rejse

0 rejse

HJEMKALDELSE

1.1.-31.3.

1.4.-30.9.

1.10.-31.12.

0 rejser

1 rejse

2 rejser

I de år, medarbejderen og/eller dennes ægtefælle tiltræder betalt orlovsrejse, bortfalder én betalt besøgsrejse for hvert barn.

Hvis medarbejderen og/eller dennes ægtefælle tiltræder en betalt orlovsrejse til en anden destination end Danmark, vil børns rejse til samme destination kunne godtgøres i det omfang, de samlede rejseudgifter for forældre og børn ikke kommer til at overstige det beløb, forældrenes rejse fra tjenestestedet til Danmark og retur ville have kostet. Godkendelse til et sådant arrangement skal indhentes fra ministeriet.

2. Befordringsudgifter

Udenrigsministeriet afholder udgifterne til en billet tur/retur for barnets befordring på billigste økonomiklasse med fly, tog, bus eller skib, dvs. at de aktuelt gældende specialpriser skal udnyttes. Der ydes ved besøgsrejser kun refusion af offentlige transportmidler til og fra lufthavn mod dokumentation. Den brugte billet skal efterfølgende indsendes til F.2. sammen med den originale faktura og kvittering for de afholdte udgifter i forbindelse med rejsen. Kørsel i egen bil refunderes efter gældende tjenesterejseregler inden for beløbet for en flybillet, jf. ovenfor.

Besøgsrejser skal bestilles så tidligt som overhovedet muligt før rejsen for at opnå de bedst mulige rabatter. Samtidig indberettes der om den planlagte rejse, jf. pkt. 4.

Billetten skal bestilles hos DSB i Udenrigsministeriet, Asiatisk Plads 2, 1448 København K, telefon 33 92 11 70, telefax 33 92 18 01, E-mail: um@dsb.dk. Såfremt billetten ønskes indkøbt andetsteds, skal bemyndigelse hertil indhentes fra ministeriet, og billetudgiften skal afholdes af medarbejderen mod efterfølgende refusion.

Ved konverterede besøgsrejser kan det refusionsberettigede beløb afholdes over ambassadens kasse med efterfølgende posteringsindberetning til ministeriet bilagt original faktura og kvittering samt den brugte billet.

Udenrigsministeriet dækker ikke taxaudgifter, vaccinationsudgifter m.v.

3. Opholdsudgifter

Hvis den udsendte medarbejder ikke har forsørgerpligten for barnet og dermed ikke modtager børnetillæg fra Udenrigsministeriet, kan opholdsudgifter i forbindelse med børnebesøgsrejser betalt af Udenrigsministeriet refunderes med et beløb svarende til 40% af den i udetillægget gældende daglige husholdningssats for en gift medarbejder. Den dagpengelignende ydelse kan udbetales ved besøgets ophør uden særlig bemyndigelse fra Udenrigsministeriet.

Der må højst anvises opholdsudgifter for 3 måneder årligt. Udgiften må ikke overstige børnetillægget i udetillægget. Størrelsen af børnetillægget fremgår af »Orientering om fastsættelsen af udetillæg«.

Udgiften posteringsindberettes til Udenrigsministeriet med angivelse af dato for besøgets start og ophør.

4. Indberetning om besøgsrejser

Repræsentationen skal i så god tid som muligt indberette om enhver besøgsrejse, som børn eller forældre har adgang til at få betalt. Indberetningen skal oplyse

a. barnets navn, fødselsdato og opholdssted,

b. den nøjagtige rejserute med angivelse af befordringsmiddel samt afrejse- og ankomstdato både for ud- og hjemrejsen.

5. Forsikring

I forbindelse med besøgsrejserne er børn eller forældre automatisk dækket under selve rejsen gennem den kollektive statslige rejseforsikringsordning, jf. kapitel VI, E, og Udenrigstjenestens sygeforsikring, jf. kap. III, K. Dog er børn, der er fyldt 21 år, ikke omfattet af sygeforsikringen. Endvidere er ikke medfølgende ægtefæller og børn kun omfattet af udenrigstjenestens sygeforsikring under ophold i tjenestelandet.

P. Ægtefællebesøgsrejser

Hvis ægtefællen ikke medfølger på posten, og den udsendte er udetillægsberegnet som adskilt, er der mulighed for to årlige besøgsrejser, som efter eget ønske kan benyttes af den udsendte eller ægtefællen. Vedrørende adgangen til besøgsrejser og befordringsudgifternes omfang gælder samme regler som nævnt under afsnit O. vedrørende børnebesøgsrejser. Opholdsudgifterne indgår i den daglige husholdningssats i udetillægget, jf. særskilt publikation »Orientering om fastsættelsen af udetillæg«, punkt IV, B.

Q. Skattepligt

1. Udsendt personale

I henhold til kildeskattelovens § 1, nr. 4, er danske statsborgere, som af den danske stat er udsendt til tjeneste uden for riget, samt de samlevende ægtefæller og hjemmeværende børn, der ikke er fyldt 18 år ved indkomstårets begyndelse, fuldt skattepligtige til Danmark.

Ifølge Ligningslovens § 7, litra r, medregnes til den skattepligtige indtægt ikke udetillæg, hjemflytningstillæg og bosættelsespenge, som modtages af danske statsborgere, der af den danske stat er udsendt til tjeneste uden for riget, samt andre lignende ydelser, der tjener til dækning af merudgifter som følge af tjenesten i udlandet.

2. Lokalt ansat personale

Lokalt ansat personale af dansk nationalitet er fritaget for skattepligten til Danmark, medmindre den lokalt ansatte enten

bevarer sin bopæl i Danmark under udlandsopholdet, eller

opholder sig her i Danmark i sammenhængende perioder af mindst seks måneders varighed, eller

er medfølgende ægtefælle til en udsendt medarbejder eller er en udsendt medarbejders medfølgende barn under 18 år

Den lokalt ansatte skal, inden ansættelseskontrakt kan underskrives, til brug for repræsentationen indhente attestation om skattepligtsforholdet fra seneste opholdskommune og erklæring om fritagelse for eller pligt til betaling af AMB fra vedkommende Told og Skat regionalkontor. Repræsentationen skal indberette tilfælde, hvor der er skattepligt eller pligt til betaling af AMB til Danmark, og hvor lønnen derfor skal anvises af Udenrigsministeriet.

Hvis en lokalt ansat medarbejder ikke opfylder betingelserne for at ophæve den fulde danske skattepligt, er der mulighed for at anvende bestemmelserne i Ligningslovens § 33A. Disse bestemmelser giver mulighed for at opnå helt eller delvist nedslag i den danske skat på løn, som er indtjent under delarbejde i udlandet.

indholdsfortegnelse

kapitel iv

Forflyttelser

A. Flyttegodtgørelse

1. Generelt

2. Flytningens tilrettelæggelse

3. Flyttegodsets art og omfang

a. Flyttegodsets art

b. Flyttegodsets omfang

4. Transportforsikring

a. Tegning af forsikring

b. Forsikringens omfang

c. Fremgangsmåde og forholdsregler i tilfælde af skader skadetilfælde

5. Opmagasinering af bohave

6. Godtgørelse af accessoriske flytteudgifter

a. Midlertidigt hotelophold

b. Installeringsudgifter

c. Telefon

d. Andre udgifter

7. Flytteregnskab

B. Rejsegodtgørelse for medarbejderen og husstanden

1. Befordring

a. Repræsentationschefer

b. Ægtefælle og børn

c. Husmedhjælp

d. Rejsegods

e. Husdyr

2. Rejseudgifter og hoteldispositionsbeløb

3. Rejseregnskab

4. Helbredsundersøgelse

5. Hjemtransport af båre

C. Erstatning af huslejetab

D. Etablerings- og billån

E. Bosættelsespenge til repræsentationschefer

F. Hjemflytningstillæg

G. Oplysninger om levevilkårene mv. på posterne i udlandet, sted- og landerapporter

1. Udenrigsministeriets oplysningsmateriale

2. Fortegnelse over nyttige kontakter i opholdslandet

3. Oplysninger om boligforhold m.v.

A. Flyttegodtgørelse

1. Generelt

Udenrigsministeriet yder flyttegodtgørelse i følgende tilfælde

A. Når en medarbejder forflyttes til fast tjeneste andetsteds.

B. Når en medarbejder under tjeneste i udlandet fratræder uden at tiltræde anden statstjeneste (medmindre medarbejderen kontraktmæssigt er forpligtet til selv at afholde flytteudgifterne).

C. Når en medarbejder afskediges på grund af alder eller afgår ved døden under tjeneste i udlandet.

Flyttegodtgørelsen omfatter alle udgifter til emballage og indpakning, udklarering, transport, indklarering, delvis udpakning og udgifterne til Udenrigsministeriets transportforsikring samt eventuel opmagasinering, jf. nedenfor.

Flyttegodtgørelse ydes kun ved flytning til første bolig på det nye tjenestested, selv om boligen er midlertidig medmindre flytningen er en følge af ministeriets dispositioner.

Udover selve udgifterne ved flytningen refunderer Udenrigsministeriet de anførte accessoriske udgifter under pkt. 6 i forbindelse med flytningen.

Ved hjemkaldelse før tid gælder følgende regler

1. Hvis medarbejderen kaldes hjem på Udenrigsministeriets foranledning, betales flytte- og hjemrejseudgifterne fuldt ud.

2. Hvis hjemkaldelse sker på medarbejderens foranledning, betaler medarbejderen pro rata flytte- og hjemrejseudgifter efter tilsvarende regler som for hjemflytningstillægget. For eksempel betaler medarbejderen 2/3 af udgifterne, hvis denne beder sig hjemkaldt efter 1 år og 1/3 i tilfælde af hjemkaldelse efter 2 år. Beder medarbejderen sig hjemkaldt efter 3 år, dækkes udgifterne fuldt ud , hvilket også gælder i de tilfælde, hvor udsendelsesperioden normalt er på 4 år.

3. Hvis medarbejderen beder sig hjemkaldt som følge af alvorlig sygdom (typisk egen eller medfølgende families sygdom) eller som følge af andre tungtvejende, humanitære grunde, kan udgifterne dog dækkes fuldt ud.

2. Flytningens tilrettelæggelse

Der skal indhentes faste tilbud på flytning pr. sø- eller landtransport på hverdage. Tilbuddene skal være baseret på besigtigelse. Der dækkes transport fra den nuværende til den fremtidige bolig, i givet fald via magasin, samt fra den nuværende bolig til magasin for langtidsopbevaring.

Flyttegodset skal sendes samlet, medmindre der er truffet anden aftale med Udenrigsministeriet. Hvis en medarbejder ønsker at sende dele af flyttegodset før eller efter den egentlige flytning, kan de deraf følgende merudgifter som hovedregel ikke godtgøres.

Ved flytning fra Danmark skal medarbejderen selv indhente tilbud fra 3 flyttefirmaer. Disse tilbud sendes direkte til Udenrigsministeriet, som derefter vælger det billigste tilbud og til sin tid betaler flyttefirmaet direkte.

Der bør i videst muligt omfang flyttes i kombination med andre flytninger til og fra posten. I øvrigt skal flytninger foregå som samleforsendelse.

Ved flytning til Danmark eller mellem 2 poster i udlandet skal repræsentationen indhente tilbud fra mindst 2 og helst 3 flyttefirmaer. Repræsentationen (ikke medarbejderen) accepterer herefter det billigste tilbud. Fra poster, hvor det overhovedet er muligt, bør mindst ét af tilbudene på flytningen indhentes fra et dansk flyttefirma. Det udenlandske flyttefirmas regning betales af repræsentationen, og udgiften hjemposteres over mellemregnskabet med Udenrigsministeriet. Ved anvendelse af et dansk flyttefirma skal regningen sendes direkte til Udenrigsministeriet for betaling.

Kopi af det accepterede flyttetilbud skal indsendes til ministeriet.

3. Flyttegodsets art og omfang

a. Flyttegodsets art

Flyttegodtgørelsen omfatter flytning af medarbejderens og husstandens bohave, dvs. møbler, tæpper, billeder, bøger, linned, klæder, barnevogne, cykler og motorcykler samt andre effekter, som kan anses for normalt udstyr. For flytning af biler gælder følgende regler

Efter ansøgning kan en medarbejder ved forflyttelse mellem nedenstående poster få godtgjort transportudgiften (dog max. 75%) for én bil

Fra post

Til post

uden for Europa

i Europa

uden for Europa

DK el. fratræden

Ved andre forflyttelser indgår fragtomkostningerne i udetillægget eller dækkes som rejseudgifter ved kørsel i egen bil inden for rådighedsbeløbet svarende til maksimalt flyudgiften ved forflyttelsen.

Det er en betingelse, at bilen var i medarbejderens besiddelse på tidspunktet for meddelelsen om forflyttelsen, og at bilens handelsværdi står i rimeligt forhold til transportomkostningerne. Ansøgningen skal indeholde oplysning om bilens mærke og alder, anskaffelses- og salgsværdi samt transportomkostningernes størrelse.

Udgifterne skal altid forud godkendes af Udenrigsministeriet.

b. Flyttegodsets omfang

Udenrigsministeriet godtgør kun flytning af indbo inden for følgende bruttogrænser

100%

75%

50%

25%

100%

statsm.

statsm.

statsm.

statsm.

selvm

Repræsentations-chef i LR 37 og derover

34 m3

68 m3

102 m3

136 m3

170 m3

Repræsentations-chef u/LR 37, souschef i LR 36 og derover samt ministerråd og special-attaché i LR 36 og derover

13 m3

26 m3

39 m3

52 m3

65 m3

Ambassaderåd, 1. amb.sekr., amb.sekr., specialattaché og attaché

11 m3

22 m3

33 m3

44 m3

55 m3

Korrespondent, regnskabsmedarbejder vagtmester, arkivleder og eksportassistent m.fl.

8 m3

16 m3

24 m3

32 m3

40 m3

Pr. barn

2 m3

4m3

6 m3

8 m3

10 m3

Husmedhjælp (dvs. medtagelse af medarbejderens eget bohave til etablering af værelse til husmedhjælp, som medarbejderen får rejsegodtgørelse for, jf. kapitel IV.B.1.c)

2 m3

4 m3

6 m3

8 m3

10 m3

4. Transportforsikring

a. Tegning af forsikring

Bohave og evt. bil, der flyttes for Udenrigsministeriets regning, er automatisk dækket af ministeriets transportforsikring hos Tryg-Baltica.

Private ejendele, bohave og varebestillinger, der medtages i kollegers flyttelæs, sker derimod for egen regning og risiko. Selv om varerne medtages inden for kollegaens flyttekvote, er medtaget på dennes pakkeliste og sendes uden beregning fra transportfirmaet, skal medarbejderen således selv sørge for, at der tegnes transportforsikring.

b. Forsikringens omfang

Forsikringen dækker forsendelse af biler, indbogenstande og personlige effekter (ekskl. smykker, ordener og andre værdigenstande af ædle metaller) til en værdi af maksimalt 1.500.000 kr. pr. forsendelse.

Sølvbestik og andet sølvtøj kan meddækkes under forsikringen, hvis der er taget følgende forholdsregler for at mindske tyveririsikoen

1. En specifikation med værdiangivelse af de enkelte genstande indsendes til Tryg-Baltica, inden flytningen begyndes.

2. Sølvtøjet afleveres særskilt til nedpakning hos flyttefirmaet.

3. Ved modtagelse på bestemmelsesstedet skal der i tilfælde af reklamation gøres anmærkning på fragtbrevet, og anmeldelse indsendes umiddelbart derefter til Tryg-Baltica.

Forsikringen er tegnet i henhold til »all risks« betingelser dækkende imod totaltab, brand, tyveri og beskadigelse fra »hus til hus« og dækker også skader ved ind- og udpakning foretaget af professionelle flyttefolk.

I de tilfælde, hvor flyttegodset indgår på magasin som et led i forsendelsen, dækker forsikringen efter nærmere aftale med Udenrigsministeriet ud over de 3 måneder, hvor ministeriet dækker opmagasineringslejen.

For biler gælder en selvrisiko på 2.000 kr. pr. bil.

c. Fremgangsmåde og forholdsregler i tilfælde af skader

Hvis der under transport af flyttegods er opstået skade, skal transportøren underrettes omgående og skriftligt om skadens art og omfang samt holdes ansvarlig for den opståede skade.

Derefter indsendes følgende til

Tryg-Baltica A/S,

Transportforsikring

Klausdalsbrovej 601,

DK-2750 Ballerup

Telefon 44 20 37 82

Telefax 44 20 66 60

specificeret opgørelse over savnede eller beskadigede effekter

kopi af fragtbrev (Bill of Lading, Waybill, Airway Bill eller CMR-fragtbrev)

kopi af pakkelisten

kopi af brevet til transportøren.

Hvis skaden skønnes at overstige 7.000 kr., skal udeværende medarbejdere straks efter, at skaden er konstateret, kontakte Tryg-Baltica med henblik på besigtigelse af skaden af nærmeste Lloyd s agent.

5. Opmagasinering af bohave

Ved forflyttelse til tjeneste i udlandet kan en medarbejder få godtgjort udgifter ved opmagasinering af bohave i Danmark. Der kan vælges mellem én af følgende to muligheder

a. Opmagasinering af bohavet hos et flyttefirma.

Godtgørelsen omfatter udgifterne ved selve opmagasineringen.

Udenrigsministeriet betaler maksimalt opmagasinering én måned før udsendelsesdatoen.

Ved hjemkaldelse til tjeneste i Danmark kan en medarbejder få godtgjort udgifterne til flyttegodsets opmagasinering i Danmark i tiden, indtil medarbejderen kan flytte i bolig, dog højst i 3 måneder regnet fra flyttegodsets ankomst til landet. For det langtidsopbevarede flyttegods betales opmagasinering i maksimalt 3 måneder fra hjemkaldelsesdatoen. Der betales kun for én transport til og fra magasin under den samlede udsendelsesperiode.

Hvis en medarbejder i stedet ønsker at lade sit bohave opmagasinere på fraflytningsstedet, kan udgifterne ligeledes godtgøres. Godtgørelsen kan dog som hovedregel ikke overstige, hvad det ville koste at opmagasinere bohavet i Danmark i højst 3 måneder.

Det er medarbejderens eget ansvar at forsikre det langtidsopbevarede bohave.

For bohave, der er opmagasineret for Udenrigsministeriets regning, refunderes differencen mellem præmieudgiften til forsikring af bohavet på magasin og privat bopæl.

Medarbejdere, der forflyttes direkte i udetjenesten vil fra og med den anden forflyttelse kunne få refunderet udgifter til magasin adgang én gang pr. forflyttelsesperiode (udover i forbindelse med selve forflyttelsen).

b. Opmagasinering af bohavet i egen bolig (folkeregisteradressen på fraflytningstidspunktet).

Det er en betingelse, at medarbejderen årligt afgiver en erklæring om, at boligen i det forløbne år har været uudlejet og ubeboet. Dog må boligen være beboet af medarbejderens børn under uddannelse, hvis de bor alene og ikke betaler husleje. Godtgørelsen udbetales årligt bagud.

Ved ansøgning om egen opmagasinering skal medarbejderen til F.1 opgive antallet af værelser i boligen (ekskl. badeværelse, køkken, kælder og lign.) samt boligens beboelsesareal. Der beregnes 7 m3 møbler pr. værelse, dog maksimalt 50 m3. Godtgørelsen fastsættes til den aktuelle kommercielle rate og gælder under hele udsendelsen.

Ved egen opmagasinering vil der ikke ved hjemkaldelse kunne udbetales accessoriske flytteudgifter som nævnt i kapitel IV.A.6., ligesom det påhviler medarbejderen selv at afholde alle udgifter til forsikring. Dog refunderes drikkepenge til flyttefolk.

6. Godtgørelse af accessoriske flytteudgifter

Foruden selve flytningen godtgør Udenrigsministeriet en række udgifter, der er en følge af flytningen. Det drejer sig om følgende udgifter, der mod dokumentation i form af originale specificerede fakturaer inkl. moms og kvitteringer godtgøres efter regning i den nævnte udstrækning.

a. Midlertidigt hotelophold

I den tid, hvor medarbejderen og husstanden på grund af bohavets flytning end ikke interimistisk kan bebo deres bolig på fraflytningsstedet eller indflytte i en bolig på tilflytningsstedet, refunderer Udenrigsministeriet efter forudgående godkendelse udgifterne til passende logi, i det omfang hotelopholdet ikke kan tilskrives en uhensigtsmæssig tilrettelæggelse af flytningen.

Kun i de tilfælde, hvor udsendte medarbejdere må opholde sig på hotel i en længere periode i afventen af indflytning i en bolig, kan de faktisk afholdte udgifter til daglige leveomkostninger og vask og rensning af tøj refunderes. Det skal dokumenteres, at disse udgifter overstiger posten daglig husholdning og medhjælp i udetillægget.

b. Installeringsudgifter

Udgifter, som stammer fra en egentlig boligforbedring eller udvidelse og modernisering af installationer i boligen, kan ikke refunderes.

Installeringsudgifter refunderes i et omfang svarende til arbejder udført med materialer og forarbejdningsmetoder af standardtype, dvs. uden luksuskarakter eller andet særpræg.

1. Gardiner

Udgifter til syning, omsyning og ophængning af gardiner, ophængning af persienner og rullegardiner samt gardinstænger og materialer til selve syningen. Er der tale om foldegardiner, refunderes dog kun 75%. Udgifter til kapper refunderes ikke. Der refunderes kun én gardintype pr. vindue.

2. Tæpper

Udgifter til pålægning af faste tæpper og tilretning og sammensyning af tæpper og tæppeløbere. Anden gulvbelægning refunderes ikke.

3. Elektriske installationer

Udgifter til ophængning og tilslutning af lysekroner og lamper og tilslutning til bestående el-installationer af andre elektriske installationer, herunder computere, samt omstilling til anden slags strøm af sædvanlige elektriske apparater, medmindre udgiften står i misforhold til apparatets værdi.

4. Andre installationer

Udgifter til ophængning af spejle og billeder, samling af skabe og andre møbler, der har været adskilt under bohavets flytning eller opmagasinering.

c. Telefon

Udgifter til oprettelse af telefon samt et apparat til max. 800 kr.

d. Andre udgifter

Udgifter til sædvanlige drikkepenge mv. til flyttefolk (dog max. 1.000 kr. for en flytning) og til rengøring af bolig, trapper og fortov, efter flyttefolk (dog max. 1.000 kr. for en flytning). Vinduespudsning refunderes ikke.

7. Flytteregnskab

Senest 3 måneder efter forflyttelsen afgiver medarbejderen til Udenrigsministeriet specificeret regnskab over de udgifter, der er afholdt i forbindelse med flytningen

Udgifter til hotelophold i afventen af flyttegods, drikkepenge til flyttefolk og rengøring efter flyttefolk skal altid indsendes til Udenrigsministeriet til refusion. Såfremt medarbejderen er 100% statsmøbleret, skal øvrige accessoriske flytteudgifter afholdes over repræsentationens budget ved udsendelse og direkte forflyttelse. Ved selvmøblering uanset graden skal flytteregnskab dog indsendes til Udenrigsministeriet med henblik på refusion efter de ovenfor anførte regler ved udsendelse og direkte forflyttelse. Indkøb og montering af gardiner, faste tæpper og telefon i den udsendtes statsejede eller lejede bolig vil altid skulle dækkes over repræsentationens budget.

Udgifterne skal dokumenteres ved kvitterede og daterede regninger i original, der nummereres og vedlægges som bilag i den rækkefølge, hvori de er opført i regnskabet.

Hvis flytteregnskab ikke kan afleveres inden 3 måneder efter forflyttelsen, skal medarbejderen underrette Udenrigsministeriet om årsagen hertil.

B. Rejsegodtgørelse for medarbejderen og husstanden

Med de følgende modifikationer og tilføjelser anvendes bestemmelserne i kapitel VI om tjenesterejser tilsvarende på medarbejderens og husstandens rejse til og fra det nye tjenestested.

Foretages rejsen ikke direkte mellem opholdslandet og Danmark, skal billetpris og rejserute forinden godkendes af ministeriet.

1. Befordring

Ved hjemkaldelse før tid, se under A1.

a. Repræsentationschefer

Repræsentationschefer (både over og under LR 37) kan foretage forflyttelsesrejse via København med henblik på samtaler i Udenrigsministeriet, hos organisationer, erhvervsvirksomheder mv. før tiltrædelse af ny chefspost i udetjenesten.

Rejsen via København foretages som almindelig tjenesterejse og tilrettelægges efter de sædvanlige regler for forflyttelsesrejser.

Hvis der måtte blive tale om hoteludgifter under opholdet i København, refunderer Udenrigsministeriet hotel og dagpenge for maksimalt 5 arbejdsdage.

Merudgifter i forbindelse med ægtefælles og børns forflyttelsesrejse via København til den nye post refunderes ikke.

b. Ægtefælle og børn

Udenrigsministeriet godtgør befordringsudgifterne for medarbejderens ægtefælle og hjemmeboende børn, herunder adoptivbørn og stedbørn, under 21 år, som medarbejderen forsørger. Hvis et hjemmeboende barn fylder 21 år, medens medarbejderen gør tjeneste i udlandet, betaler ministeriet udgifterne ved barnets hjemrejse til Danmark eller, hvis medarbejderen forflyttes til anden udepost, udgifterne ved barnets rejse til det nye tjenestested, i det omfang udgifterne ikke overstiger udgifterne ved tilbagerejse til Danmark. Herefter godtgøres ingen yderligere rejseudgifter for barnet.

Ægtefællen og børnene rejser på samme klasse som medarbejderen. Børn under 2 år skal rejse på infantbillet. Merudgifter, der er en følge af, at familien ikke rejser samlet, godtgøres kun, hvis Udenrigsministeriet har givet tilladelse til det. For børn, der foretager forflyttelsesrejsen på et andet tidspunkt end forældrene, ydes der kun godtgørelse for befordring på billigste økonomiklasse.

Rejser et medlem af familien som gæst i en privatbil, godtgøres kun de faktiske rejseudgifter for den tjenesterejsende.

c. Husmedhjælp

I forbindelse med forflyttelse kan

repræsentationschef i LR 37 og derover få godtgjort rejseudgifter for 2 husmedhjælpere,

repræsentationschef under LR 37, souschef i LR 37 og derover samt ministerråd i LR 37 og derover, ambassaderåd, 1. ambassadesekretær, ambassadesekretær, specialattaché og attaché kan få godtgjort rejseudgifter for én husmedhjælp,

andre medarbejdere kan få godtgjort rejseudgifter for husmedhjælp efter ansøgning, når særlige grunde taler for det.

For husmedhjælperen godtgøres befordring på billigste økonomiklasse samt 10 kg overvægt. Endvidere refunderes mod dokumentation eventuelle transportudgifter til og fra lufthavn med offentlige transportmidler.

Udenrigsministeriet kan desuden efter ansøgning helt eller delvis refundere rejseudgifter, som en medarbejder er forpligtet til at afholde i forbindelse med udskiftning eller genansættelse af husmedhjælp. Refusionsbeløbet kan ikke overstige prisen for en flyrejse på billigste økonomiklasse til eller fra Danmark. Ved fratrædelses- og genansættelsesrejser skal repræsentationen indsende skriftlig dokumentation for rejseudgiften på billigste økonomiklasse fra tjenestestedet til Danmark og retur. Refusion kan tidligst ydes 12 måneder efter, at medarbejderen har tiltrådt posten, og kun én gang om året for en enkelt husmedhjælper. Dog kan repræsentationschefer i LR 37 og derover få refunderet rejseudgifter ved årlig udskiftning eller genansættelse af to husmedhjælpere.

Der vil normalt ikke kunne ydes refusion af rejseudgifter for nære slægtninge, der ansættes som husmedhjælp.

Før rejsen skal Udenrigsministeriets bemyndigelse indhentes. Ved afrejse fra Danmark bestilles billetten hos DSB i Udenrigsministeriet, hvorefter F.1 udfærdiger rejserekvisition. De brugte billetter skal indsendes til Udenrigsministeriet umiddelbart efter rejsens afslutning.

I de tilfælde, hvor rejsen ikke bestilles hos DSB med rekvisition fra F.1, skal medarbejderen selv afholde rejseudgifterne i første omgang. Anmodning om refusion fra ministeriet indsendes efterfølgende direkte til F.1 bilagt den originale faktura og kvittering for billetkøbet samt den brugte billet. I tilfælde, hvor der er udstedt en returbillet med ét års gyldighed, indsendes der kopi af hele billetten. Efter returrejsen skal den brugte billet indsendes.

Der refunderes ikke udgifter til vaccination, visum, arbejdstilladelse m.m. Der ydes ingen refusion til husmedhjælpens eventuelle ægtefælle og børn.

d. Rejsegods

Udenrigsministeriet refunderer efter regning udgifterne til maksimalt 10 kg overvægt pr. person og for børn under 2 år 25 kg overvægt pr. barn. Sådant rejsegods kan også sendes som fragt.

Rejsegodsforsikringen kan efter anmodning forhøjes til maksimalt kr. 100.000 pr. person. Forhøjelsen gælder i maksimalt 2 døgn.

e. Husdyr

Udgifter til befordring på den mest hensigtsmæssige måde af ét stk. stuehusdyr, som tilhører medarbejderen på forflyttelsestidspunktet, samt udgifter til eventuelt lovpligtig vaccination, dyrlægekontrol og karantæne godtgøres.

2. Rejseudgifter

Medarbejderens medfølgende ægtefælle og børn rejser på samme tjenesterejsevilkår som medarbejderen.

3. Rejseregnskab

Senest 14 dage efter rejsens afslutning skal medarbejderen aflægge regnskab i underskrevet stand til Udenrigsministeriet over de udgifter, som medarbejderen har afholdt under eller i forbindelse med rejsen for sig selv og sin husstand.

4. Helbredsundersøgelse

Udgifter til en almindelig helbredsundersøgelse hos praktiserende læge i Danmark inden udsendelse til og senest en måned efter hjemkomsten fra tjeneste i udlandet refunderes i det omfang, godtgørelse ikke modtages fra sygeforsikring.

Ved udsendelse til henholdsvis hjemkomst fra poster i lande uden for Europa og Nordamerika godtgøres endvidere udgifter til en undersøgelse på Rigshospitalets tropemedicinske afdeling. En eventuel undersøgelse bør finde sted senest 3 måneder efter hjemkomst.

5. Hjemtransport af båre

Hvis en medarbejder afgår ved døden under tjeneste i udlandet, eller hvis et medlem af husstanden dør, afholder Udenrigsministeriet udgifterne i forbindelse med hjemtransport af båren.

C. Erstatning af huslejetab

Udenrigsministeriet yder erstatning af huslejetab, der opstår

1. Når en medarbejder forflyttes til eller fra tjeneste i udlandet.

2. Når en medarbejder under tjeneste i udlandet afskediges på grund af alder eller svagelighed eller anden ham utilregnelig årsag, eller stilles på ventepenge.

3. Når en medarbejder afgår ved døden under tjeneste i udlandet.

Erstatningen ydes for huslejetab, der opstår i forbindelse med dispositioner, som kan tilskrives Udenrigsministeriet, og medarbejderen derved ikke i henhold til sin lejekontrakt eller ved aftale med boligens ejer har haft mulighed for at frigøre sig fra et løbende lejemål til forflyttelsesdatoen.

Som huslejetab erstattes også tab af lejeindtægt for eget hus i indtil 3 måneder fra tidspunktet for den officielle meddelelse om udsendelsen, hvis det ikke har vist sig muligt at udleje huset. Erstatningen kan højst udbetales med et beløb, der svarer til den godkendte leje for huset uden inventar.

D. Etablerings- og billån

I forbindelse med udsendelse til tjeneste i udlandet kan der gives medarbejderne garanti for lån ydet af banker og sparekasser til dækning af finansieringsbehovet ved udsendelsen. Garantien begrænses til lån, som afdrages over en periode på højst 3 år, og som i det enkelte tilfælde ikke overstiger 120.000 kr. med eventuelt tillægslån på indtil 100.000 kr. til anskaffelse af bil.

Garanti kan også gives ved forflyttelse fra en udepost til en anden. Det er en forudsætning, at eventuel tidligere lånegaranti er afviklet.

Afgår låntageren ved døden eller fratræder statens tjeneste, forfalder restgælden til betaling straks.

Formularer til ansøgning om garanti for etableringslån kan rekvireres fra F.1. Når garantien er bevilget, sender Udenrigsministeriet medarbejderen en meddelelse ledsaget af en garantierklæring til videregivelse til egen bank eller sparekasse.

E. Bosættelsespenge til repræsentationschefer

Hvis der stilles fuldt møbleret tjenestebolig til rådighed for repræsentationschefen, kan der ydes tilskud til bosættelsesomkostningerne; Dette tilskud kan dog ikke overstige 10.000 kr. (lønnings- og pensionsloven af 1958, § 107, stk. 1).

Hvis der ikke findes en møbleret tjenestebolig, får repræsentationschefen ved sin udnævnelse udbetalt henholdsvis 30.000 kr., 21.600 kr. og 15.600 kr. i bosættelsespenge, alt efter om vedkommende er i lønramme 40 eller derover, LR 38 eller LR 37. Tidligere modtagne beløb i bosættelsespenge trækkes dog fra (lønnings- og pensionsloven af 1958, § 107, stk. 2). Ved delvis møblering af tjenesteboligen nedsættes beløbet svarende til møbleringsgraden.

F. Hjemflytningstillæg

Se særskilt publikation »Orientering om fastsættelsen af udetillæg«.

Når en medarbejder hjemkaldes efter at have været udsendt til tjeneste i udlandet for en fastlagt periode af mindst 1 års varighed, kan der ydes hjemflytningstillæg iht. bestemmelserne i Aftale om Hjemflytningstillæg af 29. oktober 1992 (Cirkulære APD nr. 112/92 af 30. oktober 1992).

Et fuldt hjemflytningstillæg ydes ved hjemkaldelse efter 3 års udsendelse. Ved kortere udsendelser ydes 1/36-del af tillægget for hver måned medarbejderen har været udsendt.

Ved ydelsen af tillægget skelnes mellem forsøgere og ikke-forsøgere.

Hjemflytningstillægget bortfalder, såfremt medarbejderen inden hjemkaldelsesdatoen har fået meddelelse om at skulle tiltræde en anden post i udetjenesten inden 3 måneder efter hjemkaldelsesdatoen.

Hvad angår hjemflytningstillæggets aktuelle størrelse og begrænsninger, f.eks. som følge af udsendelse som tandem-par, hjemkaldese som følge af helbredsbetinget utjenstdygtighed, årsager der kan tilregnes medarbejderen, eller ved død, henvises til hæftet »Orientering om fastsættelsen af udetillæg«.

G. Oplysninger om levevilkårene mv. på posterne i udlandet, sted- og landerapporter

1. Udenrigsministeriets oplysningsmateriale

For at kunne give medarbejdere, der udsendes til tjeneste i udlandet, oplysninger om forholdene på posten, har Udenrigsministeriet oplysningsmateriale (stedrapporter) om alle poster i udlandet med udsendte medarbejdere.

Materialet består dels af en række standardoplysninger om levevilkårene på posten, dels af en fortegnelse over litteratur, der skønnes at være af særlig interesse.

Der kan endvidere rekvireres landerapporter udarbejdet af firmaet Employment Conditions Abroad (ECA) for særligt udvalgte poster.

Materialet kan rekvireres fra Udenrigsministeriets bibliotek.

2. Fortegnelse over nyttige kontakter i opholdslandet

Når en post forlades, bør den fratrædende medarbejder efterlade en fortegnelse over personer i opholdslandets administration, erhvervsliv, kulturelle kredse, det diplomatiske korps m.v., der vil kunne være efterfølgeren til nytte.

3. Oplysning om boligforhold m.v.

Såfremt en tiltrædende medarbejder kan overtage forgængerens eller en anden bolig, for hvilken der allerede er indgået en lejeaftale, kan oplysninger om boligens beliggenhed, indretning, udstyr og inventar, såfremt der er tale om en statsmøbleret bolig, fås ved henvendelse til F.3's boligsektion.

Aflægger efterfølgeren besøg på stedet før tiltrædelsen, skal denne naturligvis have mulighed for at besigtige tjenesteboligen mv. med henblik på planlægning af flyttegodsets sammensætning samt evt. udskiftninger og nyanskaffelser, jf. kap. IX, afsnit B, pkt. 1. og 2.

indholdsfortegnelse

kapitel v

Ferie og betalte orlovsrejser samt ekstraordinær tjenestefrihed

A. Ferie

1. Generelle bestemmelser

2. Udenrigsministeriets udsendte personale

3. Ferielisteskemaer

4. Lokalferie

5. Lokalt ansat personale

B. Særlig feriefridag

C. Betalte orlovsrejser

D. Ekstraordinær tjenestefrihedIndhold

A. Ferie

I udenrigstjenesten er de relevante regelsæt for optjening og afvikling af ferieret

Ferieloven, lovbekendtgørelse nr. 498 af 29.6.1998 med senere ændringer

Finansministeriets cirkulære nr. 25/97 af 15.5.1997 om Ferieaftalen

Reglement om ferie og tjenestefrihed i udenrigstjenesten, tiltrådt af lønningsrådet i 1960.

1. Generelle bestemmelser

a. Der optjenes ret til 2,5 dags ferie for hver fulde måneds beskæftigelse i optjeningsåret, der svarer til kalenderåret. Fuld normal ferie udgør 30 dage (5 kalenderuger) pr. ferieår.

Det er uden betydning for optjeningen, om der er tale om fuldtids- eller deltidsbeskæftigelse.

Ferieret optjenes endvidere under tjenestefrihed uden løn, hvis perioden er af højst 6 måneders varighed. Med virkning fra 1. oktober 1997 optjenes ferie i de første 6 måneder af en tjenestefrihedsperiode uanset periodens længde. Det er dog en forudsætning, at den pågældende genindtræder i tjenesten på et sådant tidspunkt, at afvikling af den således optjente ferie kan ske inden udløbet af det ferieår, der følger efter optjeningsåret. Når en tjenestefrihedsperiode medregnes i ferieoptjeningen, skal den feriegodtgørelse, der evt. er optjent under anden beskæftigelse i fraværsperioden, fradrages i den løn, som medarbejderens skal have udbetalt under ferie. Tilsvarende gælder evt. feriedagpenge, der relaterer til tjenestefrihedsperioden.

b. Ferie kan bestå af optjente feriedage, ikke-optjente feriedage, eller en kombination heraf.

Optjent ferie er kendetegnet ved, at der udbetales løn under feriefraværet.

Ikke-optjent ferie afholdes derimod for medarbejderens egen regning, idet den pågældende trækkes i løn under afholdelse af sådanne feriedage.

I henhold til Ferielovens § 6a kan en medarbejder, der ikke har optjent fuld ferieret, få suppleret antallet af feriedage op til 30 dage pr. ferieår. Efter ferieperiodens udløb den 30. september (hovedferie) er der dog højst ret til 12 sådanne feriedage i det resterende ferieår.

Ikke-optjent ferie skal afholdes efter evt. optjent ferie.

c. Hovedreglen er, at ferie skal afholdes i det efter optjeningsåret (=kalenderåret) følgende ferieår, der går fra 2. maj til 1. maj. Mindst 18 dage (3 uger) skal afvikles i ferieperioden, der går fra 2. maj til 30. september (=hovedferie), mens den øvrige ferie (=restferie) kan placeres frit inden for ferieåret.

Ved stillingsskift i perioden fra 1. september og indtil nyt ferieår begynder forventes det, at medarbejderen højest medtager restferie svarende til 12 dage til det nye tjenestested.

Har medarbejderen på tidspunktet for feriens afholdelse en anden beskæftigelsesgrad end i optjeningsåret, foretages lønregulering i forbindelse med ferieafviklingen.

Ferie kan ikke afvikles under barsels- og adoptionsorlov.

Ikke-afviklet ferie forældes i princippet ved ferieårets udløb den 1. maj. Der vil alene kunne forventes accept af overførsel af ikke-afviklet ferie, hvis dette er begrundet i medarbejderens barsel, alvorlig sygdom etc., jf. dog nedenfor pkt. 2.b. vedr. Udenrigsministeriets udsendte personale. Anmodning om overførsel af ferie skal være F.1 i hænde senest 1. april.

Hvis ganske særlige tjenstlige forhold gør sig gældende, kan Udenrigsministeriet bestemme, at ferieafviklingen for en tjenestemand udskydes. Udskydelse af ferie til det følgende ferieår kan maksimalt omfatte 6 feriedage incl. 1 lørdag. Udskudt ferie overføres til og afvikles i det følgende ferieår. Udskydelse af ferie kan ikke finde sted i to på hinanden følgende ferieår.

I henhold til Ferieaftalen er der for tjenestemænd tillige skabt mulighed for opsparing af op til 6 feriedage incl. 1 lørdag til næstfølgende ferieår. Anmodning herom skal være F.1 i hænde senest den 31. april forud for det ferieår, hvorfra der ønskes opsparet feriedage.

d. En medarbejder, der bliver syg før feriens begyndelse og fortsat er sygemeldt, når ferien påbegyndes, har krav på suspension af ferien. Ferien anses for påbegyndt ved arbejdstids ophør den sidste arbejdsdag. Sygdom opstået efter feriens begyndelse giver som hovedregel ikke den ansatte ret til suspension af ferien.

2. Udenrigsministeriets udsendte personale

Udover ovennævnte regler for optjening og afvikling af ferie er følgende bestemmelser gældende for udetjenesten

a. Længden af de udsendte medarbejderes ferie gradueres efter sundhedsforholdene på posten, charge, alder samt efter postens placering i eller uden for Europa.

Den ekstra udeferie optjenes og afvikles løbende. Medarbejdere, der udsendes til tjeneste i udlandet ved kalenderårets begyndelse, påbegynder således optjening af den ekstra udeferie fra udsendelsestidspunktet og kan den efterfølgende måned påbegynde afvikling af den optjente udeferie. Tilsvarende vil der ved hjemkaldelse ved kalenderårets begyndelse kun være ret til ferie efter de regler, der gælder under hjemmetjeneste.

Hvor udsendelse og hjemkaldelse sker i løbet af kalenderåret, foretages en forholdsmæssig beregning baseret på differencen mellem feriens længde ude og hjemme. Er ferien på udeposten eksempelvis 36 dage, og medarbejderen udsendes 1. september, fratrækkes der 4 dage i udeferien, nemlig 0,5 dag (36 minus 30 divideret med 12 = 0,5) for hver måned inden udsendelsen. Ved hjemkaldelse pr. 1. september fra en udepost med 36 dages ferie lægges der tilsvarende en 0,5 dag for hver måned af året inden hjemkaldelsen til hjemmeferiens 30 dage.

Følgende medarbejdergrupper optjener ekstra udeferiedage

1) poster uden for Europa, der er klassificeret som hardshippost

Repræsentationschef i lr. 37 og derover, over 50 år.

1,5 dag ekstra pr. måned, i alt 48 feriedage incl. 8 lørdage

Repræsentationschef i lr. 37 og derover, under 50 år

1 dag ekstra pr. måned, i alt 42 feriedage incl. 7 lørdage

Repræsentationschef under lr. 37, souschef og ministerråd i lr. 37 og derover, amb.råd, 1. amb.sekr., amb.sekr., attache aflønnet om afd.leder og eksp.sekr. over 50 år

1 dag ekstra pr. måned, i alt 42 feriedage incl. 7 lørdage

Repræsentationschef under lr. 37, souschef og ministerråd i lr. 37 og derover, amb.råd, 1. amb.sekr., amb.sekr., attache aflønnet om afd.leder og eksp.sekr. over 50 år

0,5 dag ekstra pr. måned, i alt 36 feriedage incl. 6 lørdage

2) poster uden for Europa

Repræsentationschef i lr. 37 og derover, over 50 år.

1 dag ekstra pr. måned, i alt 42 feriedage incl. 7 lørdage

Repræsentationschef i lr. 37 og derover, under 50 år

0,5 dag ekstra pr. måned, i alt 36 feriedage incl. 6 lørdage

Repræsentationschef under lr. 37, souschef og ministerråd i lr. 37 og derover, amb.råd, 1. amb.sekr., amb.sekr., attache aflønnet om afd.leder og eksp.sekr.

0,5 dag ekstra pr. måned, i alt 36 feriedage incl. 6 lørdage

3) poster i Europa

Repræsentationschef souschef, ministerråd, amb.råd, 1. amb.sekr., amb.sekr., attache aflønnet som afd.leder og eksp.sekr.

0,5 dag ekstra pr. måned, i alt 36 feriedage incl. 6 lørdage

Alderskriteriet under 1) og 2) er opfyldt i det kalenderår, hvor medarbejderen fylder 50 år .

b. På poster uden for Europa vil der som hovedregel kunne opnås tilladelse til sammenlægning af op til to års optjent ferie, incl. de 6 dage der er adgang til for tjenestemænd at opspare, jf. ovenfor pkt. 1.c. Tilladelse til sammenlægning gives under forudsætning af, at den overførte ferie afvikles inden posten forlades. Anmodning om feriesammenlægning skal være F.1 i hænde senest 1. april i det ferieår ( = aktuelt ferieår), hvorfra der ønskes overført ferie til det følgende ferieår. Anmodningen skal være ledsaget af repræsentationschefens bemærkning samt oplysninger om, hvorvidt eventuel adgang til lokalferie har været benyttet i aktuelt ferieår. Når tilladelse til sammenlægning af ferie er opnået, skal den overførte ferie afholdes først. I alle tilfælde vil der kun kunne overføres ferie fra aktuelt ferieår. Eventuel overført ferie fra tidligere ferieår vil være tabt ved udgangen af aktuelt ferieår.

c. Ferie for repræsentationschefer meddeles Udenrigsministeriet efter retningslinierne i kapitel VI, afsnit B.

Ferie for repræsentationens medarbejdere bevilges af repræsentationschefen.

Under ferie skal repræsentationschefen og de udsendte medarbejdere til enhver tid holde repræsentationen underrettet om deres adresse. Ved besøg i Danmark skal Udenrigsministeriet også underrettes om ankomsten, adressen i Danmark og opholdets varighed.

Under ferie i Danmark har repræsentationschefer og udsendte medarbejdere pligt til at stille sig til rådighed for Udenrigsministeriet, andre offentlige myndigheder, erhvervsorganisationer og private efter ministeriets nærmere bestemmelse; den tid, der bruges, medregnes ikke til ferien.

3. Ferielisteskemaer

Inden ferie påbegyndes skal den enkelte medarbejder udfylde »Meddelelse om ferieafholdelse«. Skemaet afleveres til kontorets/repræsentationens ferielistefører, der noterer medarbejderens ferie i takt med, at denne afvikles.

Medarbejdere med anden arbejdstid i ferieåret end den, de havde i optjeningsåret, skal løbende fremsende »Meddelelse om ferieafvikling, deltid« til F.1. Lønregulering vil herefter blive foretaget ved først kommende lønkørsel, jf. ovenfor pkt. 1.c.

Hver 3. måned (1. august, 1. november, 1. februar og 1. maj) skal ferielisteføreren indsende »Ferieskema 1« til F.1, såfremt der har været afholdt ferie i den pågældende periode. Afvikling af afspadsering, evt. lokalferie samt særlige feriefridage må ikke fremgå af dette skema.

Ferielisterne skal opbevares i 3 år, eftersom F.1 i tvivlsspørgsmål kontakter ferielisteføreren.

Når en medarbejder skifter kontor/tjenestested eller fratræder udenrigstjenesten, skal »Ferieskema 2« udfyldes og sendes til F.1, med kopi til det nye tjenestested i udenrigstjenesten.

4. Lokalferie

På poster, der er klassificeret som usunde eller på anden måde særligt belastende, kan repræsentationschefen to gange årligt bevilge de udsendte medarbejdere op til én uges ekstra ferie inden for repræsentationens distrikt. Kan ferien ikke holdes med udbytte inden for repræsentationens distrikt, kan Udenrigsministeriet give tilladelse til, at lokalferien holdes i et andet land med bedre rekreative muligheder.

De to ugers lokalferie, der ikke kan sammenlægges, må ikke afholdes i tilslutning til ordinær ferie.

Såfremt repræsentationschefens afholdelse af lokalferie strækker sig ud over tre hverdage, skal Udenrigsministeriet eller den overordnede repræsentation underrettes om tidspunktet for afrejse og tilbagekomst.

Lokalferie må ikke registreres på ferielisterne nævnt under afsnit A.3.

5. Lokalt ansat personale

Ferier for lokalt ansat personale fastsættes af repræsentationschefen, der som hovedregel bør følge de gældende bestemmelser og sædvaner på stedet.

B. Særlig feriefridag

Ved overenskomstforhandlingerne i foråret 1999 blev der for det statslige arbejdsmarked truffet aftale om gradvist at tildele 3 særlige feriefridage pr. år i løbet af overenskomstperioden 1. april 1999 - 31. marts 2002. I første overenskomstår gives frihed svarende til 1 dag, i andet overenskomstår svarende til 2 dage og i tredje overenskomstår og fremover svarende til 3 dage.

Administrationen af ordningen er fastlagt i Finansministeriets cirkulære af 20. september 1999.

Inden for disse rammer er der for Udenrigsministeriets vedkommende aftalt følgende retningslinjer for de særlige feriefridage

a. personkreds

Aftalen om de særlige feriefridage gælder alle ansatte i staten, der modtager fuld løn under sygdom.

For Udenrigsministeriets vedkommende vil reglerne gælde alle medarbejdere i hjemmetjenesten.

I udetjenesten gælder ordningen kun de udsendte medarbejdere.

b. optjening

Af administrative grunde er det mellem overenskomstens parter aftalt, at feriefridagene optjenes i form af særlige feriefritimer.

Optjening af feriefritimer i 1999: En fuldtidsansat medarbejder, der har været ansat siden 1. oktober 1998 har i 1. overenskomstår ret til en særlig feriefridag = 7,4 timer, der kan afvikles efter den 20. september 1999, hvor Finansministeriets cirkulære er udsendt.

En fuldtidsansat medarbejder, der er ansat efter 1. oktober 1998 og indtil 31. december 1999 optjener 1,223 særlige feriefritimer for hver fulde kalendermåneds uafbrudt beskæftigelse i staten, dog maksimalt 7,4 timer.

Optjening af feriefritimer i 2000: I perioden 1. januar til 31. december 2000 optjener en fuldtidsansat medarbejder 1,233 særlige feriefritimer for hver fulde kalendermåneds uafbrudt beskæftigelse i staten. Da feriefritimerne som udgangspunkt skal afvikles som hele feriefridage, betyder dette, at en fuldtidsansat vil kunne afvikle den første feriefridag efter 1. juli 2000 og den anden feriefridag efter 1. januar 2001.

Optjening af feriefritimer i 2001 og følgende år: Fra 1. januar 2001 optjener en fuldtidsansat medarbejder 1,850 særlige feriefritimer for hver fulde kalendermåneds uafbrudt beskæftigelse i staten. Dette indebærer, at den første hele feriefridag vil kunne afvikles efter den 1. maj, den anden efter 1. september i det pågældende optjeningsår og den tredje og sidste feriefridag efter 1. januar 2002.

For alle perioder gælder: For deltidsansatte reduceres timeoptjeningen samt det under første overenskomstår nævnte timemaksimum forholdsmæssigDer optjenes feriefridage under sygefravær, barsels- og adoptionsorlov, suspension samt den del af børnepasningsorloven, den ansatte har ret til efter orlovsloven.

Der optjenes ikke feriefritimer i perioder, hvor den ansatte er på ventepenge, rådighedsløn, afholder ferie uden løn eller er omfattet af den del af børnepasningsorloven, der kan aftales med arbejdsgiveren. Fra 1. april 2001 ændres reglerne for optjening af feriefritimer under børnepasningsorlov, således at der fra dette tidspunkt også optjenes feriefritimer under den aftalte del af orloven.

c. Afvikling

De særlige feriefritimer afvikles i overensstemmelse med den ansattes ønsker i det omfang, det er foreneligt med tjenesten. Den ansatte vil skulle varsle afviklingen af feriefritimerne så tidligt som muligt.

Feriefritimerne skal som udgangspunkt afvikles som hele dage. Den ansatte kan dog efter aftale med sin enhedschef afvikle feriefritimerne som halve dage eller enkeltstående timer.

Feriefritimerne skal så vidt muligt være afviklet inden for det kalenderår, der følger efter optjeningsåret. Feriefritimer optjent i 1999 bør således være afviklet senest 31. december 2000. Har timerne ikke kunnet afvikles inden for denne frist, vil de kunne overføres til det efterfølgende kalenderår. Yderligere overførsel af feriefritimer vil ikke kunne finde sted.

Feriefritimerne vil ikke kunne godtgøres kontant, med mindre den ansatte forlader statens tjeneste.

d. Administration

Feriefridagene hører ikke under ferieloven og må derfor ikke opføres på ferieskemaerne nævnt under pkt. A3.

Det påhviler den enkelte enhed (kontor/repræsentation) at holde særskilt regnskab med de ansattes afvikling af feriefritimerne. Oversigt over den ansattes tilgodehavende skal følge denne ved skifte til anden placering i tjenesten. Regnskabet skal opbevares i 5 år af hensyn til Rigsrevisionen. Ved en medarbejders fratræden fra ministeriet (egentlig fratræden såvel som tjenestefrihed) skal F.1 /lønanvisningen informeres om medarbejderens eventuelle tilgodehavende af feriefritimer.

Eventuelle tvivlsspørgsmål om administration af feriefridagene vil kunne rettes til F.1/lønanvisningen.

C. Betalte orlovsrejser

a. Formålet med betalt orlovsrejse er at give udsendte medarbejdere mulighed for regelmæssig kontakt med Danmark for deres egen og for tjenestens skyld.

Det er en forudsætning for en betalt orlovsrejse, at medarbejderen fortsætter på samme eller anden udepost en vis længere tid efter orlovsrejsen.

b. En orlovsrejse kan ikke forventes godkendt, såfremt den ikke er påbegyndt senest 6 måneder før hjemkaldelses- eller forflyttelsestidspunktet.

Udsendte medarbejdere af den almindelige tjeneste, specialmedarbejdere samt kontorfunktionærer, der gør tjeneste på poster, som ligger uden for Europa og er klassificeret som usunde eller på anden måde særlig belastende, får efter to års ophold betalt rejse til Danmark og tilbage for sig selv, deres medfølgende ægtefælle og børn under 21 år. På andre poster uden for Europa får disse medarbejdere efter tre års ophold betalt rejse til Danmark og tilbage for sig selv, deres medfølgende ægtefælle og børn under 21 år.

Repræsentationschefen godkender medarbejderens orlovsrejse i henhold til ovenstående.

c. Det er en forudsætning for at opnå betalt orlovsrejse, at medarbejderen i forbindelse med den bevilgede rejse opholder sig i Danmark og evt. andet europæisk land i størstedelen af den årlige ordinære ferie, dvs. minimum 11 dage. Ophold (ferieophold) i Danmark i tilslutning til tjenesterejse eller forflyttelsesrejse kan af Udenrigsministeriet betragtes som betalt orlovsrejse. Meddelelse om betalt orlovsrejse indsendes efter retningslinierne i kapitel VI, afsnit B.

d. Under betalte orlovsrejser medregnes den normale rejsetid ikke i ferien.

e. For betalte orlovsrejser gælder reglerne i kapitel VI om tjenesterejser med følgende modifikationer

1. Der ydes ikke dagpenge under betalte orlovsrejser, ligesom øvrige rejseudgifter, f.eks. taxaudgifter, ikke godtgøres.

2. For medarbejdere udsendt eller forflyttet efter den 1. januar 1999 er orlovsrejseordningen bortfaldet. For øvrige medarbejdere bortfalder ordningen senest den 1. januar 2002.

3. Foretages rejsen ikke direkte mellem tjenestested og Danmark, skal billetpris og rejserute forinden godkendes af ministeriet.

D. Ekstraordinær tjenestefrihed

1. Efter Udenrigsministeriets skøn kan der i medfør af tjenestemandslovens § 58, stk. 1, gives en tjenestemand tjenestefrihed uden løn i en på forhånd fastsat periode af mindst én måneds varighed. Bestemmelse om hel eller delvis bevarelse af lønanciennitet under tjenestefrihed fastsættes af finansministeren efter indhentet udtalelse fra lønningsrådet (TL § 58, stk. 4). Finansministeren træffer efter indhentet udtalelse fra lønningsrådet bestemmelse om, hvorvidt perioden kan indgå i pensionsalderen (pensionslovens § 4, stk. 5).

2. Tjenestefrihed uden løn kan gives overenskomstansatte medarbejdere, når det ikke strider mod ministeriets interesser. Der henvises til vedkommende overenskomsts bestemmelser.

3. En medarbejder vil i umiddelbar forbindelse med sin udsendelse eller hjemkaldelse være berettiget til at holde ekstraordinært fri i i alt tre dage med henblik på gennemførelse af flytningen på afrejse og bestemmelsesstedet. Fridagene kan ikke flyttes til andre tidspunkter.

indholdsfortegnelse

kapitel vi

Tjenesterejser

A. Bemyndigelse til tjenesterejser

1. Tjenesterejser til Danmark og andre lande

2. Tjenesterejser i opholdslandet

3. Tjenesterejser til sideakkrediteringslande

4. Tjenesterejser til lande, hvor repræsentationen har tilsyn med konsulære repræsentationer

B. Indberetning til Udenrigsministeriet om rejseplan og adresser

C. Rejseudgifter

1. Billetbestilling og rejseforskud

2. Befordring

a. Transportmiddel og rejseklasse

b. Bonuspoint mv.

c. Firmaaftaler

d. Egen bil

3. Opholdsudgifter i udlandet

a. Procentgodtgørelse og Hoteldispositionsbeløb

b. Refusion efter regning

4. Opholdsudgifter i Danmark

a. Time- og dagpenge

b. Refusion efter regning

5. Andre udgifter

a. Udgifter til vaccinationer

b. Lokale transportudgifter

c. Rejsegods

d. Tjenesteudlæg

e. Repræsentationsudgifter

f. Chauffør

D. Rejseregnskab

1. Medarbejderens rejseregnskab til repræsentationen

2. Repræsentationens afregning og postering af de samlede rejseudgifter

3. Opkrævning af tilgodehavender hos medarbejderne

E. Rejsegods- og ulykkesforsikring

1. Hjemmeværende medarbejdere under tjenesterejse og tjenstlige ophold i udlandet

a. Forsikringstegning

b. Forsikringens omfang

2. Udenrigsministeriets udsendte og lokalt ansatte medarbejdere

3. Anmeldelse af skader Indhold

Enhver rejse i tjenstlig anledning betragtes som tjenesterejse, dvs. at rejsen er et nødvendigt led i udførelsen af tjenstlige opgaver, og at den godkendes af repræsentationen som en tjenesterejse og skal afholdes for Udenrigstjenestens regning. I tvivlstilfælde bør spørgsmålet forelægges Udenrigsministeriet.

For specialattacheer hører spørgsmål om tjenesterejser under vedkommende ressortministerium, medmindre den pågældende tjenesterejse foretages for Udenrigsministeriets regning.

A. Bemyndigelse til tjenesterejser

1. Tjenesterejser til Danmark og andre lande

Tjenesterejser til Danmark eller andre lande, der ikke er omfattet af punkt A.2, 3, 4, kan kun foretages efter Udenrigsministeriets bemyndigelse eller ordre. Tjenesterejser til deltagelse i det årlige repræsentationschefsmøde kan dog foretages uden særlig bemyndigelse.

2. Tjenesterejser i opholdslandet

Repræsentationschefen kan uden særlig bemyndigelse foretage tjenesterejser i opholdslandet. Han kan på sit første besøg i en region eller lignende lade sin ægtefælle omfatte af tjenesterejsen, når det efter rejsens karakter og stedlig sædvane skønnes hensigtsmæssigt. Ved efterfølgende besøg i samme region kan repræsentationschefen kun medtage sin ægtefælle, hvis ganske særlige forhold gør sig gældende. I tvivlstilfælde bør spørgsmålet forelægges Udenrigsministeriet.

Repræsentationschefen kan endvidere på egen hånd bemyndige eller beordre medarbejdere ved repræsentationen til at foretage tjenesterejser i opholdslandet i fornødent omfang.

3. Tjenesterejser til sideakkrediteringslande

Repræsentationschefen kan medmindre der er tale om »stand-by« basis uden særlig bemyndigelse foretage en årlig rejse til lande, hvor han er sideakkrediteret, jf. dog fjerde afsnit. Han kan på disse årlige rejser medtage sin ægtefælle. Repræsentationschefen vil ved henvendelse til F.2. kunne anmode om, at »stand-by« forbeholdet for besøgsvirksomhed ophæves for så vidt angår sideakkrediterede lande, hvor der er behov for hyppige/tilbagevendende tjenesterejser. Det skal også anføres, for hvilke sideakkrediterede lande, der særligt er behov for ophævelse af «stand-by«-arrangementet.

Rejseudgifterne skal afholdes inden for repræsentationens godkendte budgetmæssige rammer.

Er repræsentationschefen forhindret i selv at foretage den årlige rejse, kan han eller hun i stedet sende en af sine medarbejdere, men medarbejderen kan ikke uden ministeriets bemyndigelse medtage sin ægtefælle for udenrigstjenestens regning.

Tjenesterejser til sideakkrediterede lande, hvortil der er udsendt en chargé d affaires, kan kun foretages efter Udenrigsministeriets bemyndigelse eller ordre.

4. Tjenesterejser til lande, hvor repræsentationen har tilsyn med konsulære repræsentationer

Tjenesterejser til lande, hvor repræsentationschefen ikke er sideakkrediteret, men har tilsyn med de konsulære repræsentationer, kan kun foretages efter Udenrigsministeriets bemyndigelse eller ordre.

B. Indberetning til Uderigsministeriet om rejseplan og adresser

Repræsentationschefen har den fulde kompetence og ansvaret med hensyn til bevilling af tjenesterejser. Repræsentationschefen skal ikke anmode om tilladelse til fravær i forbindelse med ferie og tjenesterejser. F.1. ønsker dog meddelelse om fravær så tidligt, at der er realistisk mulighed for at give modsat instruktion, hvis der skulle være ekstraordinære tjenstlige grunde til det.

Meddelelsen om fravær skal gives pr. telex så vidt muligt senest 14 dage før afrejse og skal indeholde oplysning om fraværsperiodens længde, opholdsadresse og navn på chargé d affaires en. Der skal kun indberettes om en chefs tilbagevenden til sin post efter endt ferie, når denne ikke svarer til det forud meddelte.

Indberetning om ferieadresse i Danmark mv. skal ske i henhold til Instruksens Bind 3, kap. V, afsnit A.3.f.

Når en tjenesterejse, hvad enten den foretages af repræsentationens chef eller af en medarbejder, skønnes af interesse for andre end Udenrigsministeriet - fx rejser for at varetage danske erhvervsinteresser, rejser i forbindelse med teknisk bistand til udviklingslande eller inspektionsrejser til distriktets konsulater - bør en særskilt indberetning om den planlagte rejserute indsendes, så vidt muligt en måned før rejsen begyndes, således at Udenrigsministeriet kan underrette eventuelt interesserede myndigheder, erhvervsorganisationer og andre.

C. Rejseudgifter

1. Billetbestilling og rejseforskud

Billetter til tjenesterejser betales som hovedregel af repræsentationens kasse. Ved tjenesterejser til eller fra Danmark med fly bør billetter, hvor særlige hensyn ikke taler imod det, bestilles p.t.a. (prepaid ticket advice) hos vedkommende luftfartsselskabs lokale repræsentant. Udenrigsministeriet betaler derefter billetten gennem DSB Rejsebureau. Billetbestillinger i København skal principielt foretages gennem DSB Rejsebureau.

I forbindelse med tjenesterejsen kan et passende rejseforskud udbetales af repræsentationens kasse.

2. Befordring

Rejsen skal foretages ad den korteste og, når alle forhold tages i betragtning, billigste rute, medmindre særlige forhold gør sig gældende. Overstiger rejsetiden 24 timer, uden at der er mulighed for at reservere soveplads, har medarbejderen ret til et hviledøgn undervejs.

a. Transportmiddel og rejseklasse

Ved valg af transportmiddel og rejseklasse skal der lægges vægt på, hvad der i den konkrete situation er det mest hensigtsmæssige og økonomiske for Udenrigsministeriet. I denne forbindelse skal man gøre opmærksom på muligheden for at rejse på økonomiklasse (apex mv.), såfremt der ikke er protokollære eller arbejdsmæssige forhold, der gør sig gældende.

Det er kun de faktisk afholdte befordringsudgifter, der kan godtgøres. Hvis en tjenesterejsende fx får kørelejlighed, kan udgifter til den sparede billet ikke refunderes, selv om Udenrigsministeriet har sparet beløbet.

b. Bonuspoint mv.

Hvis der i forbindelse med flyrejser mv. optjenes bonuspoint eller lignende, skal disse udnyttes til tjenstlige formål (flybillet, hotelovernatning mv. i forbindelse med tjenesterejser). Medarbejdere, der har et vist rejseomfang, bør tilmelde sig relevante bonusordninger (fx SAS, Eurobonus), så repræsentationen (eller Udenrigsministeriet) sikres rabatmuligheden.

c. Firmaaftaler

Udenrigsministeriet har i øjeblikket fordelagtige firmaaftaler med større luftfartsselskaber. Udenrigsministeriets rejsebureau er bekendt med den til enhver tid gældende rejsestrategi for så vidt angår valg af selskab på forskellige destinationer. Disse aftaler omfatter principielt kun billetter indkøbt og udstedt i Danmark inkl. p.t.a. er, jf. punkt C.1. ovenfor. På grund af de besparelsesmuligheder, som aftalerne indebærer, skal de tjenesterejsende i så stor udstrækning som muligt benytte de pågældende selskaber i forbindelse med tjenesterejser, som foretages for Udenrigsministeriets regning.

I forbindelse med tjenesterejser i Europa af kortere varighed (1-4 dage), opfordres de tjenesterejsende til at være opmærksom på muligheden for at rejse på fx »Euro Ticket« (ud- og hjemrejse med samme selskab). Eventuelle udgifter, som den tjenesterejsende har haft på grund af uforudset hjemrejse med andet selskab i forbindelse med en rejse foretaget på Euro Ticket, vil blive dækket over rejseregnskabet.

Det henstilles samtidig til de tjenesterejsende at følge de anvisninger, som løbende bliver udsendt fra F-afdelingen.

d. Egen bil

Foretages tjenesterejsen i egen bil, ydes der kilometergodtgørelse efter reglerne i kapitel III, afsnit H, pkt. 2, medens udgifter til garage og parkering godtgøres efter regning. Kunne rejsen lige så godt være foretaget med fly, kan den samlede rejsegodtgørelse dog ikke overstige udgifterne ved en flyrejse.

Om godtgørelse af udgifter til chauffør, henvises til pkt. 5.f.

3. Opholdsudgifter i udlandet

Udgifter i udlandet til fortæring og hotel mv. kan efter de følgende regler som hovedregel refunderes efter regning.

a. Procentgodtgørelse og hoteldispositionsbeløb

Såfremt rejsen varer minimum 24 timer og er forbundet med overnatning modtager en medarbejder (eventuelt også dennes ægtefælle, jf. afsnit A.) under tjenesterejsen procentgodtgørelse med det fastsatte beløb for landet, der svarer til 30% af time-dagpengesatsen pr. 1.4.1999.

Procentgodtgørelsen udbetales for hver fulde 24 timer, tjenesterejsen varer. Derudover udbetales pr. begyndt time 1/24 af procentgodtgørelsen.

Procentgørelsen skal dække småfornødenheder såsom lokaltransport, mellemmåltider under rejse og ophold, ikke tjenstlige telefonsamtaler m.v.

Ud over procentgodtgørelsen refunderes rimelige merudgifter til de 3 hovedmåltider mod dokumentation.

Såfremt morgenmåltidet er indtaget på et aftalehotel og enten indgår i værelsesprisen eller særskilt påføres hotelregningen, vil udgiften som udgangspunkt være en rimelig merudgift, der dækkes efter regning og ikke indgå i beregningsgrundlaget for maksimumbeløbet.

For de øvrige måltider, frokost og middag, gælder, at Udenrigsministeriet som en rimelig merudgift vil acceptere udgifter (dokumenteret ved bilag for de enkelte måltider), der samlet set under opholdet på bestemmelseslandet dvs. fra flyankomst til flyafgang beløber sig til 60% af de pr. 1. januar 1999 gældende dagpengesatser.

Disse dagpengesatser er som bekendt oprindeligt fastsat alene for kalenderåret 1999, og Udenrigsministeriet vil derfor for hvert enkelt år fastsætte de nye beløbsrammer, der herefter vil ligge til grund for maksimal refusion af måltidsudgifter på de enkelte bestemmelsessteder.

Hvis morgenmad ikke indgår i værelsesprisen og heller ikke indtages på hotellet, vil Udenrigsministeriet acceptere 75% af de pr. 1. januar 1999 gældende dagpengesatser(se ovenfor)

Fradrag for måltider på bestemmelsesstedet, f.eks. i forbindelse med tjenstlige måltider, som betales af udenrigstjenesten eller tredjepart fortages efter de hidtil gældende regler, dvs. med en reduktion på 30 % pr. måltid af de pr. 1 januar 1999 gældende dagpengesatser (se ovenfor). Sådanne måltider reducerer således beregningsgrundlaget for beregning af maksimumbeløbet.

Tjenesterejser der varer mindre end 24 timer

På tjenesterejser, der varer mindre end 24 timer, godtgøres rimelige merudgifter til måltider o.l. mod dokumentation uanset om rejsen er forbundet med overnatning.

Dokumenterede udgifter til hotelværelse inklusive drikkepenge godtgøres inden for det fastsatte dispositionsbeløb for landet. Overskridelser af dispositionsbeløbet kan ikke forventes godtgjort, medmindre der i rejseregnskabet er anført en særlig begrundelse, for eksempel at det på grund af højere priser i turistsæsonen ikke har været muligt at skaffe et passende hotelværelse inden for dispositionsbeløbet.

Er medarbejderen gæst hos en fremmed regering, en officiel institution eller en privatperson, så opholdet ikke medfører udgifter til fortæring eller hotel, bortfalder hoteldispositionsbeløbet.

Udenrigsministeriet informerer løbende repræsentationerne om ændringer i dagpenge og hoteldispositionsbeløb for de enkelte lande.

De enkelte cirkulærer m.v. vil endvidere kunne findes på Økonomistyrelsens hjemmeside- www.oes.dk (nyheder) samt Finansministeriets hjemmeside www.fm.dk (arbejdsgivernyt).

Cirkulærer om bl.a. skattefri time- dagpenge og skattefri procentgørelse vil kunne læses på Told- og Skattestyrelsens hjemmeside www.toldskat.dk.

b. Refusion efter regning

Under rejser i lande uden fastsatte dagpenge, anvendes »Fællessatsen« for ikke særligt nævnte lande. Er der heller ikke fastsat hoteldispositionsbeløb, godtgøres rimelige udgifter til hotelværelse med bad efter regning (ikke luksushotel).

4. Opholdsudgifter i Danmark

a. Time- og dagpenge

Under tjenesteophold og tjenesterejser i Danmark & på Færøerne med overnatning og af minimum 24 timers varighed udbetales som hovedregel danske time- og dagpenge.

Under tjenesteophold og tjenesterejser i Danmark & på Færøerne under 24 timers varighed refunderes rimelige merudgifter til måltider og lign. mod dokumentation uanset om rejsen er forbundet med overnatning

b. Refusion efter regning

I stedet for godtgørelse efter reglerne under a. er medarbejdere i udenrigstjenesten i lønramme 37-42 og repræsentationschefer i lønramme 36 berettiget til at få rimelige merudgifter under tjenesteophold eller tjenesterejser i Danmark og på Færøerne godtgjort efter regning. I så fald skal også alle fremtidige tjenesteophold og tjenesterejser i Danmark finde sted efter regning.

5. Andre udgifter

Blandt de øvrige almindeligt forekommende udgifter, som kan kræves refunderet efter regning, skal nævnes følgende

a. Udgifter til nødvendige eller tilrådelige vaccinationer i anledning af tjenesterejsen

Begyndes tjenesterejsen i Danmark, bør adgangen til gratis vaccination på Statens Seruminstitut benyttes.

Denne ordning gælder dog kun for medarbejdere umiddelbart før en udsendelse. Udeværende, der i forbindelse med ophold i Danmark ønsker revaccination, må selv afholde udgiften i forbindelse hermed (vedr. refusion henvises til Kapitel III, afsnit J, punkt 1 c).

b. Lokale transportudgifter

Udgifter til taxa og drager ved afrejse og ankomst både på tjenestestedet og på bestemmelsesstedet og på stationer undervejs kan opføres på rejseregnskabet. Udgifter til lokal befordring i øvrigt skal afholdes af procentgørelsen eller time- dagpengene og kan kun refunderes, hvis den pågældende rejser efter regning.

c. Rejsegods

Udgifter til befordring af sædvanligt rejsegods, herunder betaling for rimelig overvægt ved flyverejser, kan opføres i rejseregnskabet.

d. Tjenesteudlæg

Tjenstlige telefon-, telegram- og forsendelsudgifter mv.

e. Repræsentationsudgifter

Repræsentationsudgifter bør som hovedregel afholdes af procentgodtgørelsen eller time- dagpengene. Hvis ekstraordinært store repræsentationsudgifter skønnes påkrævet, bør spørgsmålet om refusion forelægges Udenrigsministeriet, så vidt muligt inden udgiften afholdes.

f. Chauffør

Repræsentationschefer er berettiget til at medtage chauffør på tjenesterejser, der af tjenstlige grunde foretages i tjenestevogn eller egen bil. Andre medarbejdere kan kun medtage chauffør på sådanne rejser, hvis det er påkrævet af sikkerhedsmæssige, sproglige eller andre grunde.

For chaufføren beregnes procentgodtgørelse,refusion af måltidsudgifter og hoteldispositionsbeløb efter de almindelige regler jf. punkt 3.

D. Rejseregnskab

1. Medarbejderens rejseregnskab til repræsentationen

Senest 14 dage efter rejsens afslutning afleverer medarbejderen til repræsentationen et dokumenteret regnskab i tre underskrevne og daterede eksemplarer over de udgifter, som han personlig har afholdt under eller i forbindelse med tjenesterejsen. Regnskabet opstilles kronologisk som i følgende eksempel

Rejseregnskab

Navn

ambassadør N.N., Buenos Aires

Tjenesterejse til

Cordoba, Argentina og Montevideo, Uruguay

I tiden

3.4. - 7.4.1996

I anledning af

forberedelse af udenrigsministerens besøg

Befordringsmåde

fly

Rejsetider

døgn

timer

min.

Afrejse Buenos Aires

3/4 kl. 12.25

Ankomst Cordoba

3/4 kl. 14.00

Afrejse Cordoba

5/4 kl. 15.30

2

3

5

Ankomst Montevideo

5/4 kl. 17.45

Afrejse Montevideo

7/4 kl. 20.15

2

4

35

Ankomst Buenos Aires

7/4 kl. 21.00

Alle tider er lokaltider.

Dato

bilag nr.

tekst

lokal mønt

USD

Buenos Aires

Peso

3/4

1

Lufthavnsudgift

30,00

Drager

5,00

3/4

Cordoba

Lufthavn, drager

10,00

Hotelkarl

10,00

Hotelstuepige

40,00

4/4

Reception for guvernøren (udenrigs-ministeren bor under besøget i gæste-boligen)

660,00

5/4

3

Hotelregning

2 døgn à USD 210,-

Hotelkarl +

420,00

5/44

måltider iflg. bilag

84,00

reception ved afrejse

50,00

Taxa hotel/lufthavn

175,00

Drager

25,00

Procentgodtgørelse 2

4/24døgn à D.kr. 117,00

DKK 253,49 a kurs 739,88

345,00= 34,26

à kurs 0,998 (1 USD = Peso 0,998)

345,69

Montevideo

Uruguay pesos

5/4

4

Taxa lufthavn/hotel

174,00

Telegram, Buenos Aires

85,00

7/4

5

Hotelregning

2 nætter

inkl. 12% moms

399,97

6 måltider iflg. bilag

823,52

1482,49

à kurs

(1 USD = U.pesos 11,60)

127,80

procentgodtgørelse

2 5/24 døgn

à DKK 98,-

= DKK 216,41

à kurs 739,88

29,24

Udgifter ialt

1.700,99

Af ambassaden i Buenos Aires modtog jeg den 1. februar et rejse-forskud på

2.000,00

Når herfra trækkes ovennævnte udgifter

1.700,99

fremkommer en saldo på

299,01

hvis modværdi jeg i dag har indbetalt til ambassaden

Peso 194,87

Buenos Aires, den 14. februar 1996

(underskrift)

Udgifter, der refunderes efter regning, skal principielt være dokumenteret ved kvitterede regninger, der nummereres og vedlægges som bilag i den rækkefølge, hvori de er opført i regnskabet.

Dagpenge i udlandet beregnes pr. begyndt time af rejsens samlede varighed (henrejse, ophold, tilbagerejse) og udgør 1/24 af den anførte sats for bestemmelseslandet; varer en rejse således 1 døgn, 11 timer og 50 minutter, beregnes dagpenge for 1 døgn, 12 timer, det vil sige 1 12/24. Hvor det tjenstlige ophold i et land fortsætter med et tjenstligt ophold i et andet land, anvendes satsen for det andet land fra udløbet af den time, der er begyndt i det første land.

Dagpenge efter de gældende regler for tjenesterejser i Danmark beregnes pr. hele døgn. For overskydende del af et døgn såvel som for tjenesterejser under 24 timers varighed beregnes timepenge pr. begyndt time, der dog sammenlagt ikke kan overstige dagpengene for et døgn.

Udgangspunktet for beregningen er i begge tilfælde den faktiske rejsetid. Hvis tjenesterejsen foretages i egen bil, uden at dette er begrundet i tjenstlige hensyn, beregnes rejsetiden dog på grundlag af tiden for den tilsvarende togrejse.

2. Repræsentationens afregning og postering af de samlede rejseudgifter

Alle udgifter i forbindelse med tjenesterejsen føres midlertidigt til udgift for konto 95.50 i kassejournalen. Samtidig posteres udgifterne på et særskilt blad for den pågældende tjenesterejse i reskontroen.

Når medarbejderen efter tjenesterejsens afslutning har afleveret sit rejseregnskab og afregnet med repræsentationens kasse, og alle udgifter i øvrigt i forbindelse med tjenesterejsen er betalt, opgøres saldoen på grundlag af reskontroen. Udviser kontoen (fx på grund af utilstrækkeligt rejseforskud) en saldo i medarbejderens favør, udbetales saldoen til den pågældende og føres til udgift for konto 95.50 under samtidig postering i reskontroen; på tilsvarende måde skal medarbejderens indbetale en eventuel saldo i repræsentationens favør, og det indbetalte beløb føres til indtægt i kassejournalen og reskontroen.

Når regnskabet er afsluttet, omposteres saldoen fra konto 95.50 til udgift for konto 14.10.11, da udgifterne til sådanne tjenesterejser omfattes af repræsentationens driftsbudget, jf. kap. VII og kap. VIII, afsnit B., pkt. 2. Udgifter til repræsentation føres til udgift for konto 14.20.10. Drejer det sig om andre tjenesterejser, orlovsrejser, børnebesøgsrejser eller rejser i forbindelse med forflyttelse, omposteres saldoen fra konto 95.50 til udgift for konto 95.71 under samtidig posteringsindberetning til Udenrigsministeriet.

Med posteringsindberetningen indsendes en fuldstændig udskrift af reskontroen for den pågældende tjenesterejse bilagt medarbejderens dokumenterede regnskab sammen med dokumentation for udgifterne afholdt af repræsentationen; i det omfang dokumentation for repræsentationens udgifter allerede er indsendt som bilag til et forudgående månedsregnskab, vedlægges genpart eller fotokopi af de pågældende bilag.

Nedenfor gives et eksempel på postering og afregning i kassejournalen og reskontroen i forbindelse med en tjenesterejse i opholdslandet

Kassejournalen

Dato

Tekst

Kontering

Debet

Kredit

29/7

Amb. tj.rejse billet

95.50

500,00

30/7

Amb. rejseforskud

95.50

1.000,00

12/8

Amb. rejseregnsk. saldo

95.50

165,00

13/8

Amb. rejseafregning

95.50

1.335,00

13/8

Amb. rejseafregning

14.10.11

1.335,00

Reskontro

Dato

Tekst

Kontering

Debet

Kredit

Ambassadør N.N.

29/7

Billet

500,00

30/7

Rejseforskud

1000,00

12/8

Udligning af saldo i.h.t. rejseregnskab

165,00

13/8

Totale rejseudgifter i.h.t. opgørelse.

Ompost.t

1.500,00

1.335,00

1.500,00

Dette eksempel gælder i øvrigt også for andre tjenesterejser, orlovsrejser og børnebesøgsrejser mv. blot med den forskel, at saldoen skal omposteres til udgift for konto 95.71, og at der samtidig med omposteringen skal indsendes en posteringsindberetning som omtalt ovenfor.

E. Rejsegods- og ulykkesforsikring

1. Hjemmeværende medarbejdere under tjenesterejse og tjenstlige ophold i udlandet

Hjemmeværende medarbejdere er under tjenesterejser og tjenstlige ophold i udlandet dækket af en kollektiv statslig forsikringsordning for tjenesterejser i udlandet, der er etableret på grundlag af en aftale mellem Statens Indkøbs Service og Europæiske Rejseforsikring A/S.

a. Forsikringstegning

Der udstedes ikke noget forsikringsbevis ved hver enkelt rejse, men medarbejdere, der ønsker det, kan ved første tjenesterejse få udleveret et »forsikringsgarantikort« samt forsikringsbetingelser og vejledning i forbindelse med skadestilfælde. Kortet udleveres mod kvittering ved personlig henvendelse i F.1, 3. sektion.

b. Forsikringens omfang

Ulykkesforsikring

Forsørger ved død

kr.400.000,-

Forsørger ved invaliditet

kr.800.000,-

Ikke-forsørger ved død

kr. 20.000,-

Ikke-forsørger ved invaliditet

kr.800.000,-

Ulykkesforsikringens dækning kan forhøjes til 1 mio. kr. ved død/2 mio. kr. ved invaliditet mod en præmie på kr. 10 pr. dag for medarbejderens egen regning.

Henvendelse herom til DSB Rejsebureau i Udenrigsministeriet, tlf. nr. 33 92 11 70, fax nr. 33 92 18 01.

Rejsegodsforsikring

Ved tyveri mv.

under rejser indtil 3 mdr.

kr. 15.000,-

Under rejser over 3 mdr.

kr. 30.000,-

Endvidere omfatter forsikringen en syge- og hjemtransport.

Sygdom og hjemtransport dækkes ubegrænset.

Ikke-lægeordineret sygeledsagelse

Forsikringen dækker dokumenterede rimelige, ekstra udgifter til 1 person, der bliver hos og/eller følger forsikrede hjem.

Rejsechecks, rejsebilletter, pas samt rede penge dækkes med max. kr. 10.000. Ved bagageforsinkelse dækkes max. kr. 3.000.

2. Udenrigsministeriets udsendte og lokalt ansatte medarbejdere

Under tjenesterejser er Udenrigsministeriets udsendte og lokalt ansatte medarbejdere dækket tilsvarende af den kollektive statslige forsikringsordning, således at der ikke skal ske anmeldelse af tjenesterejsen til forsikringsselskabet.

Forsikringssummerne er som nævnt ovenfor kr. 400.000 for rejseulykkesforsikringer ved død og kr. 800.000 ved invaliditet og kr. 15.000 for rejsegodsforsikringen. Rejsegodsforsikringens dækning på kr. 15.000 kan udvides op til kr. 100.000 efter begrundet anmodning til F.1., 3. sektion, når tjenstlige grunde taler for det, fx ved forflyttelsesrejser, akkrediteringsrejser eller andet.

Herudover kan der for medarbejderens egen regning tegnes

- forsikring på supplerende feriedage i forbindelse med tjenesterejse og

- forsikring for medrejsende ægtefælle og/eller børn til følgende præmie

pr. dag

pr. måned

Norden, inkl. Grønland og Færøerne

kr. 4

kr. 100

Europa i øvrigt

kr. 6

kr. 150

USA

kr. 11

kr. 275

Resten af verden

kr. 9

kr. 225

Henvendelse herom til DSB Rejsebureau i Udenrigsministeriet, tlf. nr. 33 92 11 70, fax nr. 33 92 18 01.

3. Anmeldelse af skader

Skader anmeldes direkte til forsikringsselskabet.

Ved tingskader bør de tabte eller beskadigede genstande specificeres med angivelse af deres værdi og skadens art og omfang. Anmeldelse af personskader skal vedlægges lægeattest.

Enhver henvendelse skal ske til

Europæiske Rejseforsikring A/S

Vesterbrogade 84

DK-1790 Copenhagen V

Denmark

Police nr. 002180540

Tlf.: + 45 33 27 82 55

Alarmcentralen: + 45 33 25 25 25

Telefax: + 45 33 25 25 00

indholdsfortegnelse

kapitel vii

Repræsentationens VPS bidrag og budget

A. VPS bidrag

B. Repræsentationens rammer og budget

1. Rammestyring

2. Rammeopdeling

3. Nettoramme princippet

C. Rammeregulering

1. Inflation

2. Aktivitetsændringer

3. Eksportfremme

4. Opsparing

D. Budgettering

1. Udarbejdelse af budgetforslag

2. Bemærkning til enkelte konti

E. Forbrugsskøn

F. Opfølgning og Bevillingskontrol

G. Budget- og forbrugsskøns-paradigmaer

1. Budgetramme skema

2. Budgetforslag og forbrugsskøn

2.1. Oversigtsskema

2.2. Specifikationsskemaer

2.3. Forventet opsparing 20YY og opsparingsformål

2.4. Rammeoversigt 20YY

A Virksomhedsplanlægningssystem (VPS)

Det overordnede formål med Udenrigsministeriets virksomhedsplanlægningssystem, VPS, er at understøtte planlægning og prioritering af udenrigstjenestens aktiviteter og ressourceforbrug.

Virksomhedsplanlægningssystemet VPS har være anvendt i udenrigstjenesten siden 1989. Systemet var genstand for en modernisering i 1998 med IKR-rapportens (Rapport om Intern Kontrol og Resultatopfølgning) anbefalinger som et centralt udgangspunkt. Moderniseringen fik virkning fra planlægningsåret 1999. Der lægges i det nye VPS-format øget vægt på mål og resultater. Udgangspunktet herfor er den generelle udmelding af de overordnede prioriteringer, som udsendes af Udenrigsministeriets direktør som indledning til VPS-processen. Udmeldingen omfatter både de overordnede prioriteringer og de mere specifikke prioriteringer indenfor de 4 hovedområder generelle udenrigspolitiske og udenrigsøkonomiske opgaver, udviklingsbistand, eksportfremme (fra og med 2000 også investeringsfremme) samt de ressourcemæssige rammer for udenrigstjenestens virksomhed i et kommende år.

I lyset af den generelle udmelding udarbejder repræsentationerne kortfattede og konkrete handlingsplaner på de af udenrigstjenestens hovedområder - generelle opgaver, udviklingsbistand, eksportfremme, konsulære opgaver samt det administrative område - som er relevante for den enkelte repræsentation. På det generelle udenrigspolitiske og udenrigsøkonomiske område omfatter handlingsplanerne typisk indberetningsvirksomheden, varetagelsen af danske interesser i relation til opholdslandet, særlige initiativer mv. På udviklingsbistandens område omfatter handlingsplanerne typisk repræsentationens bidrag til forberedelse og gennemførelse af sektorprogrambistanden, eventuel miljøbistand mv. Som en forsøgsordning er der for 4 repræsentationer i programsamarbejdslandene indgået særlige virksomhedsplanlægningsaftaler (VPA), der, som led i decentraliseringen af administrationen af udviklingsbistand, fastlægger mere detaljerede mål- og resultatkrav samt arbejdsdelingen med hjemmetjenesten. På eksportfremmeområdet har handlingsplanen hidtil haft form af en salgs- og marketingsplan for eksportfremmearbejdet. Mål- og resultatkravene på eksportfremmeområdet er udtrykt i et udkast til en resultatkontrakt, der blandt andet omfatter indtjening, kvalitetskrav mv. På det konsulære område omfatter handlingsplanen bl.a. en opgørelse over den forventede produktion, herunder viseringer, bistand til danske mv.

Udover handlingsplanerne indeholder repræsentationernes VPS-bidrag et forslag til fordeling af personaleressourcerne på de 4 hovedområder. Da de enkelte medarbejdere i en integreret enhedstjeneste som den danske ofte vil varetage opgaver på tværs af hovedområderne, sker opgørelsen i såkaldte ugeværk for hver enkelt sagsbehandlende medarbejder. Det gælder både udsendte og lokalt ansatte. I VPS-bidraget angives desuden eventuelle ønsker om ændring af personaleressourcerne (flere eller færre medarbejdere, ændret personalesammensætning mv.).

Endelig indeholder VPS-bidraget et budgetforslag samt eventuelle handlingsplaner på det administrative område.

Tilbagemeldinger, herunder den endelige resultatkontrakt på eksportfremmeområdet, til repræsentationerne baseres på hjemmetjenestens behandling af de indkomne VPS-bidrag i såvel ledelse som i de relevante lande- og fagkontorer.

Såvel repræsentationernes budgetforslag som den efterfølgende udmelding af budgetter indgår som en integreret del af VPS.

Herudover gennemføres i planlægningsåret et antal dialogmøder mellem de enkelte repræsentationschefer og repræsentanter for Udenrigsministeriets ledelse. Udvælgelsen af repræsentationerne sker på baggrund af VPS-bidragene og i lyset af de styringsmæssige behov, og søges tilrettelagt således at samtlige repræsentationer gennemgås i løbet af ca. 5 år.

Efter afslutningen af planlægningsåret skal samtlige repræsentationer efter instruktion indsende en kort redegørelse for gennemførelsen af handlingsplanerne samt for evt. forskydninger i den oprindeligt planlagte ressourceanvendelse.

Elementerne, der indgår i den årlige VPS-procedure, samt den overordnede tidsmæssige ramme fremgår af nedenstående oversigt

Udsendelse til repræsentationerne af en udmelding fra ledelsen om de generelle prioriteringer for det kommende år (september)

Udsendelsen af en instruktion til samtlige enheder om udarbejdelse af VPS-bidraget for det kommende år. Denne instruktion indeholder de konkrete anvisninger på udarbejdelsen af handlingsplaner, ressourceopgørelser og budgetforslag. Udsendelsen af instruktionen til enhederne i udetjenesten sker med en mindre tidsmæssig forskydning i forhold til hjemmetjenesten. (ult. september hhv. primo oktober)

Bidragene fra repræsentationerne fordeles til de relevante enheder i hjemmetjenesten (oktober/november).

Enhederne i hjemmetjenesten udsender kommentarer (dialogsvar) til repræsentationerne vedrørende handlingsplanerne (december).

Behandlingen af spørgsmål af ressourcemæssig karakter vedrørende udetjenesten koordineres af F.2 i samarbejde med Nord- og Sydgruppen samt Danmarks Eksportråd. Ressourcespørgsmål vedrørende enhederne i hjemmetjenesten behandles af ledelsen for den enkelte gruppe.

Rammerne udmeldes af F.2 sammen med besvarelse af spørgsmål af ressourcemæssig karakter (januar).

Repræsentationernes afrapportering vedrørende gennemførelsen af handlingsplanerne og ressourceanvendelsen (februar)

Afholdelse af dialogmøder med et antal repræsentationer i løbet af året.

Herudover udsendes hvert år specifikke vejledninger til brug for udarbejdelse af det pågældende års VPS-bidrag.

B. Repræsentationernes rammer og budget

1. Rammestyring

Repræsentationens aktiviteter og ressourceforbrug styres ved en eller flere flerårige budgetrammer, der typisk angives i den eller de valutaer, repræsentationen fører driftsregnskab i. Derudover styres ressourceforbruget via en eller flere limiterede bevillinger for det enkelte finansår. Repræsentationschefen har ansvaret for, at de udmeldte rammer overholdes, og at økonomistyringen tilrettelægges på en måde, som gør dette muligt

2. Rammeopdeling

Repræsentationens rammer består af følgende delrammer

Lønsumsramme,

der omfatter følgende udgiftsarter for det lokalt ansatte personale

Løn

Sociale ydelser (pensionsbidrag)

Overarbejdsbetaling

Syge og barselsrefusion

Øvrige driftsramme,

der omfatter alle andre driftsudgifter med undtagelse af følgende

Skoleudgifter

Udenrigsministeriets sygeforsikring

Repræsentationsudgifter

Chefens medhjælpsudgifter

Tjenesterejseudgifter for forsvars- og fødevareattachéer

For godkendte bevillinger til de fem ovenstående formål gælder, at der er ikke nogen omflytningsret mellem dem. Herudover er bevillinger til de sidstnævnte tre formål limiterede, hvilket vil sige, at de ikke må overskrides.

Indtægtsrammen

omfatter alle driftsindtægter under kontiene 111001 til 119002 [gl. 21.10.01 til 29.90.02].

Eksportfremme 119003 [gl.21.90.03], renteindtægter 571001 [gl. 67.10.01] og gebyrindtægter for konsulære tjenesteydelser, konto 199061 til 199069 [gl. 62.10.01 til 62.10.09] indgår ikke i indtægtsrammen. Eksempelvis huslejeindtægter, momsrefusion, salg af fotokopier m.m.

3. Nettorammeprincippet

Nettorammen består af henholdsvis lønsumsrammen og den øvrige driftsramme fratrukket indtægtsrammen. Nettoramme princippet giver repræsentationen mulighed for at flytte mer/mindreforbrug mellem delrammerne, så længe nettorammen ikke overskrides.

Eksempelvis kan repræsentationen, såfremt den har indtægter, der overstiger indtægtsrammen, forhøje sin øvrige driftsramme med et tilsvarende beløb. Omvendt hvis en repræsentation ikke kan opfylde indtægtsrammen, må det manglende indtægtsbeløb kompenseres ved en tilsvarende besparelse på enten lønsumsrammen eller den øvrige driftsramme.

Derimod må lønsumsrammen IKKE overskrides ved at flytte et mindreforbrug fra øvrige driftsramme eller ved at flytte en realiseret merindtægt fra indtægtsrammen.

Nettorammeprincippet betyder endvidere at repræsentationen inden for delrammerne kan flytte godkendt budget mellem de enkelte ikkelimiterede konti uden Udenrigsministeriets forudgående bemyndigelse.

C. Rammeregulering

1. Inflation

Ved indkaldelse af VPS bidrag og budgetforslag for det kommende år, vil repræsentationen modtage et budgetrammeskema for hver budgetvaluta.

Budgetrammerne for de kommende budgetoverslagsår vil blive opregnet med den skønnede inflation for opholdslandet i det kommende finansår, der svarer til IMF s, OECD s eller andre internationale organisationers officielle skøn.

Endvidere vil der som led i opfølgningen på forbrugsskønnene og på baggrund af de seneste inflationsskøn fra IMF og OECD blive foretaget en ændring af inflationsopregningen, hvor det aktuelle skøn afviger væsentligt fra det oprindeligt skønnede.

Det er således vigtigt for repræsentationens budgetopfølgning, at repræsentationen løbende følger udviklingen i den eller de valutaer, som rammerne er udmeldt i. Hvis der er udmeldt rammer i andre valutaer end opholdslandet, er det den til valutaen hørende inflation, der er gældende.

Generelt gælder det, at der er Udenrigsministeriet - og ikke repræsentationerne - der tager stilling til og foretager inflationsopregningen.

2. Aktivitetsændringer

Repræsentationen kan i forbindelse med VPS-bidraget indstille, at nettorammen ændres, hvis repræsentationen har nye aktiviteter eller har ekstraordinære udgifter, der ligger uden for repræsentationens sædvanlige aktivitetsniveau og disse ikke kan holdes indenfor budgetrammerne. Sådanne forslag skal udførligt kommenteres og begrundes i repræsentationens indberetning med detaljeret beskrivelse af formål og beløbsstørrelser samt disses indvirkning på de enkelte delrammer.

3. Eksportfremme

Eksportfremmeindtjeningsmålet fastsættes årligt i DKK af Udenrigsministeriet og målet vil fremgå af budgetrammeskemaet.

Såfremt repræsentationen opnår en større indtjening end indtjeningsmålet, vil 75% af merindtjeningen kunne anvendes til eksportfremmeaktiviteter. Opfylder repræsentationen derimod ikke indtjeningsmålet, indebærer dette i overensstemmelse med nettorammeprincippet en tilsvarende reduktion i repræsentationens driftsramme.

4. Opsparing

Såfremt der konstateres et mindreforbrug i et afsluttet finansår for repræsentationens nettoramme, samt at de limiterede bevillinger ikke er overskredet, vil repræsentationens ramme for øvrig drift kunne forhøjes i det efterfølgende år. Tilsvarende, vil et ikke godkendt merforbrug resultere i en reduktion af rammen for det efterfølgende år.

I forbindelse med repræsentationens udarbejdelse af forbrugsskøn anmodes repræsentationen om, på opsparingsskemaet, at give en specifikation af de enkelte opsparingsformål og beløb. Såfremt denne specifikation mangler, vil der ikke ske en overførsel af mindreforbruget. Endvidere kan summen af opsparingsformål ikke overstige det forventede mindreforbrug.

Såfremt mindreforbruget (opsparingen) er mindre end det i forbrugsskønnet forudsete, er det kun den faktiske opsparing, som kan overføres til det efterfølgende år, hvis repræsentationens opsparingsformål i øvrigt er godkendt.

D. Budgettering

1. Udarbejdelse af budgetforslag

Udenrigsministeriet vil typisk i september indkalde repræsentations VPS-bidrag og budgetforslag for den kommende år.

Udenrigsministeriet sender sammen med indkaldelsesskrivelsen og de opregnede budgetrammer de nødvendige skemaer til at udarbejde budgetforslaget for det kommende år. Skemasættet består af

et oversigtsskema (med 4cifrede kontogrupper)

3 sider specifikation af udgifts og indtægtskonti (med 6cifrede konti)

et skema til beregning af repræsentationens forventede opsparing (mindreforbrug) i det løbende år og opsparingsformål (forbrugsskønnet)

et rammeoversigt skema

Bemærk at skemaerne til beregning af opsparing og angivelse af opsparingsformål kun anvendes ved udarbejdelsen af forbrugsskøn.

Derudover vil F.1 og F.3 fremsende skemaer til specifikation af lønsum samt skole- og boligudgifter.

Budgetforslaget skal udarbejdes i det forventede løn og prisniveau for det kommende finansår, jf. den prisopregning, som Udenrigsministeriet har foretaget i rammeudmeldingen baseret på skøn fra IMF eller OECD.

Når budgettering af udgifter og indtægter er foretaget, skal repræsentationen sikre sig at budgetforslaget holder sig inden for de udmeldte rammer. Såfremt repræsentationenanmoder om en forhøjelse af rammerne, vil der skulle angives en fornøden begrundelse.

Udgifter, der ønskes dækket via forventet opsparing, skal ikke medtages i budgetforslaget, da opsparingens godkendelse og størrelse først vil være endeligt fastsat efter regnskabsårets afslutning.

Erstatninger (driftsmæssige risici) skal indeholdes i nettorammen, i henhold til statens selvforsikringsprincip.

2. Bemærkninger til enkelte konti

Udgiftsarternes konti fremgår af kontoplanen i Bind 3, kap. VIII, afsnit L. Om følgende konti bemærkes

Konto 215801 [gl. 11.58.01]. Lønninger mv. til lokalt ansat personale

Budgetteringen skal omfatte løn, lovpligtig socialforsikring, gratialer (fx 13. månedsløn) og vikarløn. Ved nogle repræsentationer lønnes enkelte lokalt ansatte helt eller delvis ved Udenrigsministeriets foranstaltning. Disse lønudgifter skal også medtages i budgetteringen.

Konto 331011 [gl. 14.10.11]. Tjenesterejser

I budgetforslaget for tjenesterejser i opholdslandet og til sideakkrediterede lande, skal der endvidere tages hensyn til eventuelle repræsentationsudgifter, som forventes afholdt over rejsebudgettet.

Udgifter til tjenesterejser for specialattachéer fra Forsvars- og Fødevareministerierne er limiterede bevillinger, der ligger uden for den øvrige driftsramme og dermed nettorammen. Disse udgifter skal budgetteres af repræsentationen. Hvis de pågældende fagministeriers endelige fastsættelse af disse rejsebevillinger afviger fra repræsentationens budgettering, skal budgetforslaget korrigeres.

Kurerrejser, børnebesøgsrejser, orlovsrejser og hjemkaldelses- samt udsendelsesrejser skal ikke indgå i budgetforslaget, da disse rejser budgetteres af og afholdes over Udenrigsministeriets bevillinger.

Konto 332010 [gl. 14.20.10]. Repræsentation

Udgifterne hører under en limiteret bevilling. Når bevillingen er fastsat vil den fremgå af budgetrammeskemaet. Repræsentationen skal således ikke angive et beløb i budgetforslaget.

Konto 337099 [gl. 14.70.99]. Andre tjenesteydelser

For en mere aktiv markering af jubilæer (25, 40 og 50 år) og alderspensionering kan der budgetteres med modværdien af op til DKK 1.500 pr. arrangement for familie og kolleger med tilknytning til arbejdspladsen. Markeringen kan gennemføres efter vedkommendes eget ønske og efter regning. Tilsvarende gælder lokalt ansatte, hvor et eventuelt arrangement skal gennemføres ved repræsentationens foranstaltning. Det understreges, at beløbet ikke kan udbetales som et yderligere jubilæumsgratiale eller løntillæg.

Konto 316001 [gl. 15.10.01] og konto 167001 [gl.15.70.01]. Køb og salg af transportmidler

Køb og salg af transportmidler medtages i repræsentationens budgetforslag. Nettoudgiften skal afholdes inden for den øvrige driftsramme/nettoramme.

Konto 317001 til 317008 [gl.15.20.01 til 08]. Køb af udstyr til kontorer og boliger

Udgifter til ordinær udskiftning skal afholdes inden for den øvrige driftsramme/nettoramme.

Forslag til ekstraordinære udgifter, som repræsentationen finder ligger uden for den øvrige driftsramme/nettoramme, indregnes i budgetforslaget og skal udførligt begrundes i følgeindberetningen. Det gælder fx udgifter til total nymøblering af kancelli og boliger samt større edb-anskaffelser.

Konto 341001 til 341003 [gl.16.10.01 til 03]. Husleje

Budgetforslaget skal altid indeholde 1 års husleje for alle kancelli- og boligenheder. Ved udarbejdelse af budgetforslaget tages der således ikke hensyn til eventuelt tidligere eller kommende forudbetalinger (jf. Instruksens Bind 3, kap. VIII, afsnit B.5).

Inden nye lejemål indgås, skal F.3. s godkendelse indhentes både hvad angår lejemålets størrelse og husleje (jf. Instruksens Bind 3, kap. IX, afsnit A.4).

Konto 345001 [gl. 16.50.01]. Reparation og vedligeholdelse af ejendomme

Udgifter til ordinær reparation og vedligeholdelse af kancelli og boliger skal afholdes inden for den øvrige driftsramme/nettoramme.

Forslag til ekstraordinære udgifter, som repræsentationen finder ligger uden for den øvrige driftsramme/nettoramme, fx til større renoveringer af statsejendomme, indregnes i budgetforslaget og skal udførligt begrundes i følgeindberetningen.

Konto 353001 [gl.19.30.01]. Chefens medhjælpsudgifter

Udgiften, der er en limiteret bevilling uden for den øvrige driftsramme/nettoramme, fastsættes af Udetillægsnævnet, og skal ikke indgå i budgetforslaget. Der skal udarbejdes et separat skema til F.1. Når bevillingen er fastsat vil den fremgå af budgetramme-skemaet.

Konto 353002 [gl.19.30.02] Skoleudgifter og konto 353004 [gl.19.30.04]. Sygeudgifter

Udgifter til refusion af sygeudgifter fra Udenrigsministeriets sygeforsikring samt skoleudgifter ligger uden for den øvrige driftsramme/nettoramme og skal særskilt rapporteres til F.1.

Konto 199061 til 199069 [gl. 62.10.01 til 62.10.09]. Konsulære gebyrer.

Der budgetteres på de enkelte indtægtskonti i det omfang, repræsentationen forventer indtægter i det kommende finansår. Indtægterne, der falder under statens indtægtsbudget, indgår ikke i repræsentationens rammer.

E. Forbrugsskøn

Forbrugsskønnet for det løbende år såvel som budgetforslaget for det kommende år udarbejdes på de samme skemaer som beskrevet i afsnit G nedenfor. Normalt skal forbrugsskønnet være ministeriet i hænde i september.

Formålet med forbrugsskønnet er dels at understøtte repræsentationens opfølgning på et tidspunkt hvor der endnu er mulighed for at justere udgiftsudviklingen, således at de udmeldte budgetrammer overholdes, dels at danne grundlag for repræsentationens indberetning af forventet opsparing og opsparingsformål til det efterfølgende finansår.

Endvidere vil udarbejdelsen af forbrugsskønnet for indeværende år være en god anledning for repræsentationen til at foretage de indledende overvejelser om budgettet for det kommende år.

Ved udarbejdelsen af forbrugsskønnet kan repræsentationen basere det skønnede årsforbrug på

a) Senest udskrift af regnskab fra REP-finans

b) Posteringer der siden er foretaget i kassejournalen

c) Udgifter/indtægter som repræsentationen selv forventer at afholde i resten af året

d) Udgifter/indtægter som effektueres via Udenrigsministeriet (A-posteringer), men som vedrører repræsentationens bevillinger

e) Eventuelle posteringer på konto 785001 [gl. 95.50.01], som repræsentationen vil ompostere til egne udgifts/indtægtskonti inden finansårets udgang.

F. Opfølgning og Bevillingskontrol

Det påhviler repræsentationen at føre nøje kontrol med forbruget, inklusive »A-posteringer« og sammenholde forbruget med de tilsvarende godkendte budgetrammer og limiterede bevillinger.

Viser der sig ved den månedlige opfølgning, at en ramme vil blive overskredet, bør årsagen hertil straks undersøges, og de fornødne dispositioner træffes. Det bør navnlig undersøges, om der foreligger konteringsfejl, eller om en eventuel godkendt ramme eller bevillingsændring ikke er blevet medtaget i budgetrammen.

Hvis merudgiften skyldes et overforbrug på de enkelte konti, skal repræsentationen kompensere overskridelsen ved besparelser på andre konti. Det understreges, at merforbrug på lønsumskontiene ikke kan kompenseres ved mindreforbrug på konti under den øvrige drift eller ved merindtægter over indtægtskontiene.

G. Budget og forbrugsskønsparadigmaer

1. Budgetramme

Repræsentationen vil i forbindelse med indkaldelsen af budgetforslaget modtage en eller flere budgetrammeskemaer (afhængig af antallet af budgetteringsvalutaer).

Af skemaet fremgår de enkelte delrammer, eksportfremmeindtægtskravet samt limiterede bevillinger uden for rammerne.

Udover at delrammerne vil være inflationsregulerede vil godkendte ændringer fremgå for hver delramme og disse ændringer vil alt efter karakter, enten være gældende for det enkelte budgetår eller tillige være gældende for de efterfølgende budgetoverslagsår.

2. Budgetforslag og forbrugsskøn

Bemærk, at det er samme skemalayout der anvendes til budgetforslag og forbrugsskøn. Som nævnt består skemasættet af

et oversigtsskema (med 4cifrede kontogrupper)

3 sider specifikation af udgifts- og indtægtskonti (med 6cifrede konti)

et skema til beregning af repræsentationens forventede opsparing (mindreforbrug) i det løbende år og opsparingsformål (forbrugsskønnet)

rammeoversigt 20XX

2.1. Oversigtsskema

(Forbrugsskøn 20XX /budgetforslag 20YY)

Skemaet udgør repræsentationens formelle forbrugsskøn og budgetforslag, mens alle de øvrige skemaer er at betragte som underbilag hertil. Oversigtsskemaet beregnes automatisk af regnearket, når der fyldes tal ind i skemaerne for udgifts og indtægtsspecifikation (efterfølgende 3 sider). Det eneste, der skal udfyldes manuelt, er repræsentationens navn, regnskabsnummer og møntsort (valuta).

2.2. Specifikationsskemaer

Ved udarbejdelse af forbrugsskøn udfyldes kolonnerne

Godkendte budget

Skønnet årsforbrug

Kolonnen »Ændringer« udregnes automatisk af regnearket.

Ved udarbejdelse af budgetforslaget for det følgende finansår udfyldes kolonnen »Budgetforslag 20xx«.

Udgiftskonti

For hvert sekscifret udgiftskontonummer, som anvendes på repræsentationen, indsættes de relevante tal.

Indtægtskonti

Alle indtægter skal anføres som negative beløb.

2.3. Forventet opsparing 20YY og opsparingsformål

Dette skema anvendes kun ved udarbejdelsen af forbrugsskøn.

Repræsentationens forventede opsparing (mindreforbrug) beregnes som angivet på det dertil udsendte skema.

Repræsentationen skal udfylde felterne: Godkendt lønsum, Godkendt driftsramme, Godkendt indtægtsramme med de godkendte delrammer som angivet på »budgetrammeskemaet« for det indeværende år. Derudover skal feltet »budgetkurs« udfyldes med den på »budgetrammeskemaet« oplyste budgetkurs. De øvrige oplysninger hentes automatisk ved korrekt udfyldelse af specifikationssiderne.

For den øvrige driftsramme foretages beregningen, efter at der er sket modregning af eventuelt merforbrug på de limiterede konti. Disse beløb kommer fra kolonnen »Ændringer 20XX« på skemaet »Specifikation til udgiftskonti«.

Hvis totalbeløbet efter modregning med beløbene på limiterede konti udgør et positivt beløb, er der tale om et forventet mindreforbrug, dvs. årets forventede opsparing. Beløbet fordeles på repræsentationens opsparingsformål, der kommenteres omhyggeligt på skemaet «opsparingsformål«, da muligheden for overførsel til kommende år bl.a. afhænger af opsparingsformålene.

2.4. Rammeoversigt 20YY

Skemaet giver en oversigt over repræsentationens samlede budgetforslag sammenholdt med de udmeldte budgetrammer. Skemaet gør det således muligt for repræsentationen at sikre sig at budgetforslaget holder sig inden for de udmeldte rammer.

INDHOLDSFORTEGNELSE

Instruks for Udenrigstjenesten

BIND 3

STIKORDSREGISTER

Søgeord

Bind

Kapitel

A

Accessoriske flytteudgifter

Bind3

IV A 6

Adoption

Bind1

VIII H

Adoption, fravær på grund af

Bind3

II F 4

Adresser (søfart)

Bilag til Bind 2

Afsked (søfart)

Bind2

V D 3 og 4

Agrément for dekorering af udlændinge

Bind3

XVI D

Agterudsejling (søfart)

Bind2

X A

Aktindsigt

Bind3

XII D

Alder (søfart)

Bind2

A 1 a° V I

Ambassadebesættelser

Bind3

XXIII D 4

Anbringelse af dekorationer

Bind3

XVI E

Anmeldelse af arbejdsskade (søfart)

Bind2

XIII D

Anmeldelse af dødsfald (søfart)

Bind2

XIV E

Apostillepåtegning

Bind1

III B

Arbejdsskadeforsikring

Bind3

III L

Arbejdsskadeforsikring (søfart)

Bind2

XIII

Arkiv

Bind3

XII

Arkiv, honorære repræsentationer

Bind3

XXIV K

Arkiv, honorære repræsentationer

Bind3

XXIV K

Arvesager

Bind1

IX

Asylsager

Bind3

XXIII

Attester, udfærdigelse af

Bind1

III A

Audiens

Bind3

XIV A

Automobillån

Bind3

IV D

Autorisation af skibsbøger (søfart)

Bind2

II E

B

Bankakkreditiv

Bind3

VIII H

Barnebortførelser

Bind1

VIII E 5

Barsel

Bind3

II F 4

Barsel (søfart)

Bind2

à graviditet (V 1°D3a+XII C)

Befolkningspolitik

Bind3

XVIII E

Begravelse (søfart)

Bind2

XIV C

Beholdningsspecifikation

Bind3

VIII K 2

Belønningsmedaljen

Bind3

XVI B 6

Bemandingsregler (søfart)

Bind2

II F

Besætningsfastsættelse (søfart)

Bind2

II F

Besættelse af repræsentationen

Bind3

XXIII D 4

Besøg af udenlandske delegationer

Bind3

XIV F

Betaling for tjenestehandlinger

Bind3

I G

Bevillingskontrol

Bind3

VII F

Bevisoptagelse

Bind1

VII C

Bilateral bistand

Bind3

XVIII E

Bistand til danske

Bind1

VI

Bistand til ikke-danske

Bind1

VI C 5

Blindpassagerer (søfart)

Bind2