cirkulæreskrivelse om anmeldelse til Datatilsynet m.v.

Cirkulæreskrivelse om anmeldelse til Datatilsynet

A. Anmeldelse til Datatilsynet m.v.

1. Persondataloven

Den 1. juli 2000 trådte lov nr. 429 af 31. maj 2000 om behandling af personoplysninger (persondataloven) i kraft. Samtidig blev lov om offentlige myndigheders registre (registerloven) ophævet, og alle forskrifter udstedt i medfør af registerloven bortfaldt.

Persondataloven gælder for behandling af personoplysninger, som foretages ved hjælp af elektronisk databehandling (edb-registre) og for ikke-elektronisk behandling af personoplysninger, der er eller vil blive indeholdt i et register (manuelle registre).

2. Egenudviklede registre

I cirkulæreskrivelse af 17. oktober 2000 blev der givet en orientering om, hvorledes politikredsene og Rigspolitichefens afdelinger skulle forholde sig for så vidt angår anmeldelse til Datatilsynet af egenudviklede registre, der var taget i brug den 24. oktober 1998 eller senere.

Rigspolitiet skal henlede politikredsenes og Rigspolitichefens afdelinger på persondatalovens § 77, stk. 2, der har følgende ordlyd

"Stk. 2. For behandlinger, der foretages for offentlige myndigheder, og som er iværksat før den 24. oktober 1998, skal reglerne i kapitel 12 og 14 være opfyldt senest den 1. april 2001."

Hvis politikredsene og Rigspolitichefens afdelinger således har iværksat behandlinger, f. eks. taget egenudviklede registre i brug før den 24. oktober 1998, skal politikredsene eller den af Rigspolitichefens afdelinger, der er ansvarlig for det pågældende register, foretage anmeldelse herom til Datatilsynet senest den 1. april 2001.

Den praktiske håndtering af anmeldelse og indhentelse af udtalelse fra Datatilsynet er nærmere beskrevet i cirkulæreskrivelsen af 17. oktober 2000.

3. Registre oprettet i medfør af rammeforskrifter

Dataafdelingen har drøftet spørgsmålet om håndtering af anmeldelse af registre oprettet i medfør af rammeforskrifter, f. eks. Politiets Decentrale Efterforskningsregister (P-DER), Politiets Decentrale Bevillingsregister m.v., med Datatilsynet.

Det fremgår således af Datatilsynets "Vejledning om anmeldelse i henhold til kapitel 12 i lov om behandling af personoplysninger", at i de tilfælde, hvor en behandling af ensartede oplysninger finder sted hos flere sideordnede dataansvarlige myndigheder i dette tilfælde i flere politikredse kan anmeldelse ske som en fællesanmeldelse, der beskriver behandlingens retningslinier.

De myndigheder (politikredse), der tager behandling i anvendelse, kan tilslutte sig via "Meddelelse om tilslutning af en fællesanmeldelse".

Dataafdelingen har på denne baggrund udfærdiget fællesanmeldelser for følgende decentrale registre

Særlig efterforskning i straffesager

Politiets Decentrale Bevillingsregister

Politiets Decentrale Efterforskningsregister (P-DER 2000)

Politiets Decentrale Fototekssystem

Politiets Decentrale System vedrørende personer, der er frakendt førerretten

Politiets Decentrale Våbensystem

Politiets Interne Personale Informationssystem (PIPI)

Politiets Sagsstyrings System (POLSAS)

Politiets tekstbehandlingssystem (POLTEKST)

Der er i alle tilfælde tale om behandlinger (registre), som er udviklet før 24. oktober 1998.

Det er aftalt med Datatilsynet, at hver enkelt politikreds, der har taget (eller forventer at tage) et eller flere af ovennævnte registre i brug, tilslutter sig fællesanmeldelsen via "Meddelelse om tilslutning til fællesanmeldelse". Blanketten er tilgængelig på Datatilsynets hjemmeside på Internettet. Adressen er www.datatilsynet.dk. Blanketten kan endvidere udskrives fra Politiets Intranet.

Datatilsynet har henledt opmærksomheden på, at når en politikreds tilslutter sig en fællesanmeldelse, skal politikredsen ikke anvende Datatilsynets elektroniske anmeldelsessystem. Blanketten udfyldes, udskrives og indsendes til Datatilsynet. Fællesanmeldelse og tilslutning til fællesanmeldelse offentliggøres på Datatilsynets hjemmeside på Internettet.

Når tilslutning til fællesanmeldelse har fundet sted, er meddelelsen gældende, indtil politikredsen beslutter, at en given type behandling ikke længere skal finde sted. Dette indebærer f. eks., at den enkelte politikreds ikke fremover skal foretage (ny) anmeldelse, hver gang kredsen tager Politiet Decentrale Efterforskningsregister i brug i forbindelse med efterforskningen af en ny straffesag.

4. Centrale landsdækkende registre og andre registre i Rigspolitiets afdelinger

Dataafdelingen vil foretage anmeldelse af følgende centrale registre

Det Centrale Kriminalregister

Det Centrale Pasregister

Det Centrale Kørekortregister

Edb-registeret for efterlyste køretøjer

Registereret for efterlyste cykler/knallerter

Centralregisteret for parkeringsafgifter

Anmeldelsesregisteret

Politiets Indexregister

Politiets Våben- og Jagttegnsregister

Politiets Journal- og Døgnrapportsystem

Politiets Regnskabssystem

Det Centrale Katastroferegister

Anmeldelse af andre registre, f. eks. Rigspolitichefens centrale Fingeraftryksregister, foretages af den af Rigspolitichefens afdelinger, der er ansvarlig for det pågældende register.

Dataafdelingen har udfærdiget en skematisk oversigt over registrene med angivelse af Dataafdelingens vurdering af spørgsmålet om anmeldelse m.v. Oversigten vil blive sendt til Rigspolitichefens afdelinger.

5. Anmeldelse af manuelle behandlinger

Som anført under pkt. 1 gælder loven også for ikke-elektronisk behandling af personoplysninger, der er eller vil blive indeholdt i et register (manuelle registre). I det omfang, der i politikredsene eller i Rigspolitichefens afdelinger foretages behandlinger af denne karakter, skal bestemmelserne i Persondatalovens kapitel 12 iagttages.

For så vidt angår den praktiske håndtering af anmeldelse og indhentelse af udtalelse fra Datatilsynet henvises til cirkulæreskrivelsen af 17. oktober 2000.

Det bemærkes, at behandlinger, der omfatter såvel elektronisk databehandling som manuel registrering, skal anmeldes samlet, jf. anmeldelsesblankettens pkt. 3.

6. Fortegnelse over behandlinger

Opmærksomheden henledes på persondatalovens § 54, stk. 2, hvorefter en dataansvarlig skal stille de i § 43, stk. 2, nr. 1, 2 og 4-6, nævnte oplysninger om alle de behandlinger, som udføres for vedkommende, til rådighed for enhver, som anmoder derom.

Politikredsene og Rigspolitichefens afdelinger skal således kunne redegøre for, hvilke behandlinger der aktuelt foretages i kredsen/afdelingen. Dette gælder også behandlinger, der er undtaget fra anmeldelseskravet.

Det kan således være hensigtsmæssigt, at der i den enkelte politikreds eller afdeling føres en liste over de behandlinger af personoplysninger, som helt eller delvis foretages ved hjælp af elektronisk databehandling (edb-registre), og ikke-elektronisk behandling af personoplysninger, der er eller vil blive indeholdt i et register (manuelle registre).

B. Håndtering af navne- og adressebeskyttelse

Politiets edb-systemer er generelt opbygget således, at navne- og adresseoplysninger indhentes eller ajourføres direkte fra CPR.

Ved lov nr. 426 af 31. maj 2000 om Det Centrale Personregister blev reglerne om adressebeskyttelse udvidet. Den beskyttelse, som borgeren nu kan opnå ved henvendelse til bopælskommunen, omfatter således efter loven både navne- og adressebeskyttelse.

Politiets centrale systemer er ændret i overensstemmelse hermed. Når der indhentes oplysninger vedrørende personer med navne- og adressebeskyttelse, registreres navne- og adressebeskyttelsen i politiets registre, og beskyttelsen fremgår tillige af skærmbilleder og udskrifter.

Det nødvendige udviklingsarbejde vedrørende POLSAS er sat i gang, således at den eksisterende mulighed for at udelade adresse udvides til også at omfatte navn. Ændringen forventes distribueret til politikredsene medio 2001.

Indtil ændringen gennemføres, skal Rigspolitiet henlede opmærksomheden på, at personer, der i POLSAS optræder med adressebeskyttelse, skal behandles som om der var tale om både navne- og adressebeskyttelse.

I tilfælde hvor udskrift vedrørende en navne- og adressebeskyttet person sker uden adresse, skal der således i nødvendigt omfang foretages en manuel sletning af navnet i udskriften.

Med venlig hilsen

Torsten Hesselbjerg