Rigsrevisionens beretning om individuel boligstøtte - dokumentationskrav til boligstøttesager\n(Til samtlige kommuners boligstøttekontorer, til samtlige sociale nævn og til Kommunedata I/S)

Rigsrevisionens beretning om individuel boligstøtte - dokumentationskrav til boligstøttesager

(Til samtlige kommuners boligstøttekontorer, til samtlige sociale nævn og til Kommunedata I/S)

Rigsrevisionens beretning om individuel boligstøtte

Rigsrevisionen har i oktober 2000 afgivet beretning 13/99 om individuel boligstøtte til statsrevisorerne.

Beretningen kan ses på Rigsrevisionens hjemmeside www.ftrr.dk.

Rigsrevisionen konstaterer bl.a., at en gennemført stikprøveundersøgelse af kommunale boligstøttesager fra 1998 har vist, at der ikke var tilstrækkelig dokumentation for den beregnede boligstøtte i en række sager.

By- og Boligministeriet skal derfor indskærpe overfor kommunerne, at dokumentation for de oplysninger, der indgår i en beregning af individuel boligstøtte altid skal foreligge i den enkelte sag, jf. nærmere nedenfor

Rigsrevisionens stikprøveundersøgelse af boligstøttesager

Rigsrevisionen har foretaget en stikprøveundersøgelse vedrørende konkrete boligstøttesager i kommunerne.

Undersøgelsen blev gennemført med henblik på at vurdere dels, om modtagerne af individuel boligstøtte modtager de korrekte beløb dels, om der i kommunernes sager ligger dokumentation for beregning af støttebeløb.

Stikprøveundersøgelsen blev foretaget vedrørende udbetalinger i 1998, hvor By- og Boligministeriets bekendtgørelse nr. 213 af 22. marts 1994 om regnskabsaflæggelse og revision af kommunernes boligstøtteregnskaber var gældende.

Det fremgår af undersøgelsen, at omfanget af fejludbetalinger ligger på et meget lavt niveau.

Rigsrevisionen har imidlertid endvidere konstateret, at der i 17 ud af 99 boligsikringssager og 35 ud af 99 boligydelsessager ikke fuldt ud var tilstrækkelig dokumentation for beregningen af boligstøtten.

Den manglende dokumentation på sagerne vedrørte primært

· Lejerens betalingsform med hensyn til opvarmning, vandforbrug eller

· vedligeholdelse (betaling udenfor lejen).

· Størrelsen af den leje, der var lagt til grund ved boligstøtteberegningen

· Støttemodtagerens kontooplysninger.

I flere sager manglede endvidere dokumentation for, at kommunen havde foretaget en konkret vurdering af, om udbetaling skulle ske, i tilfælde, hvor lejen oversteg halvdelen af indkomsten, og hvor boligstøtteloven derfor kræver en sådan vurdering.

På baggrund af undersøgelsen anbefaler Rigsrevisionen i sin beretning, at By- og Boligministeriet opfordrer kommunerne til at forbedre kvaliteten af sagsbehandlingen vedrørende individuel boligstøtte således, at både fejl vedrørende beløbsberegning og udbetaling og fejl vedrørende dokumentationsgrundlaget undgås.

By- og Boligministeriet har tilkendegivet overfor Rigsrevisionen, at ministeriet er enig i, at dokumentationsfejlene er udtryk for sagsbehandlingskvaliteten i kommunerne, og at kvaliteten i sagsbehandlingen skal forbedres. Ministeriet har endvidere tilkendegivet, at ministeriet vil inddrage Kommunernes Landsforening og de kommunale revisorer i en drøftelse af spørgsmålet.

Rigsrevisionens beretning har på denne baggrund været drøftet på møde i Kommunernes Landsforenings boligstøttearbejdsgruppe, hvori deltager kommunale repræsentanter og repræsentanter for Kommunernes Revisionsafdeling og By- og Boligministeriet.

Dokumentation i boligstøttesager

By- og Boligministeriet skal på ovenstående baggrund henlede kommunernes opmærksomhed på , at det i den gældende bekendtgørelse om regnskabsaflæggelse på boligstøtteområdet (bekendtgørelse nr. 816 af 3. november 1999 om regnskabsaflæggelse, anvisning af statsrefusion og revision af kommunernes boligstøtteregnskab) fra 1. januar 2000 udtrykkeligt er fastsat bl.a.

· Al relevant dokumentation vedrørende personer, der indgiver ansøgning om boligstøtte, skal journaliseres.

· Før boligstøtte udbetales efter ansøgning, skal oplysning og dokumentation tilvejebringes for

Personens bopæl, CPR-nummer, civilstand, hjemmeværende børn og andre, der har fast ophold i boligen uden at være logerende. Husstandsmedlemmernes indtægts- og formueforhold.

Samtlige elementer, der indgår i boligudgiftens beregning.

· Før ændringer af udbetalinger skal de nævnte oplysninger og dokumentationer, der har betydning herfor, ligeledes tilvejebringes. Dog kan boligstøtten nedsættes på baggrund af boligstøttemodtagerens oplysninger.

· Beregningen af boligstøtten samt ændringer heraf skal fremgå af sagen tillige med oplysning om beregningsmetoden. Beregningsmetoden anses for oplyst, når der henvises til et af kommunen anvendt edb-baseret program med angivelse af relevante typekoder.

· I tilfælde, hvor et skøn har indflydelse på afgørelsen, skal grundlaget herfor være angivet. Oplysningerne skal i videst muligt omfang være dokumenterede i sagen.

· Oplysninger, der på tidspunktet for revisionens kontrol, er umiddelbart tilgængelige i forvaltningen via elektroniske medier, betragtes som tilstrækkeligt dokumenterede. Det skal fremgå af journalen, hvornår de forskellige oplysninger er søgt.

· Hvis der undtagelsesvis ikke foreligger sædvanlig dokumentation f.eks. i form af udskrifter eller lignende fra folkeregistre, skatteforvaltninger, arbejdsgivere og udlejere m.v., skal årsagen hertil fremgå af sagen.

By- og Boligministeriet skal indskærpe, at dokumentation skal foreligge i den enkelte boligstøttesag i det nævnte omfang.

Herunder skal dokumentation for lejens størrelse foreligge i form af erklæring herom fra udlejer på ansøgningen om boligstøtte, lejekontrakt, huslejekvittering eller lignende, ligesom der skal foreligge dokumentation for at betaling sker udover lejen, i det omfang dette er tilfældet med hensyn til betaling for opvarmning, vandforbrug eller vedligeholdelse.

Også i de tilfælde, hvor der foreligger en elektronisk indberetning af lejen eller ændringer heri fra udlejer efter boligstøttelovens § 44, skal der foreligge dokumentation på sagen for den leje, der er anvendt ved beregningen. Dokumentationen kan foreligge i form af en i forvaltningen journaliseret samlet indberetning til kommunen fra udlejer - evt. som udskrift, diskette eller lignende vedrørende den elektroniske indberetning - når det samtidig fremgår af den enkelte sag, at der er tale om en sag, hvor lejen er indberettet fra udlejer.

Afgørende er, at dokumentationen er umiddelbart tilgængelig for revisionens kontrol.

Hvis afgørelsen af, om boligstøtte skal ydes, og/eller afgørelsen om støttens størrelse i et omfang beror på kommunens skøn, skal det fremgå af sagen, at der er foretaget en konkret vurdering, og hvad baggrunden er for den trufne afgørelse. Dette gælder bl.a. afgørelser efter boligstøttelovens § 15 i sager, hvor lejen overstiger halvdelen af husstandsindkomsten, uanset, om kommunen træffer afgørelse om at yde fuld boligstøtte.

By- og Boligministeriet, den 7. februar 2001