Cirkulære om myndighedernes indberetning til Statens Arkiver m.v.

§ 1. Bestemmelserne i dette cirkulære gælder for statslige myndigheder og domstolene (herefter benævnt myndigheder).

§ 2. Det påhviler myndighederne at behandle arkivalier således, at de bevares og efter aflevering til Statens Arkiver kan stilles til rådighed for myndigheder og offentlighed. Statens Arkiver fører tilsyn hermed. Til brug for tilsynet skal myndighederne indberette nedenstående hændelser til Statens Arkiver.

II. Indberetning om overførsel og udlån af arkivalier

§ 3. Myndigheder, der i forbindelse med overførsel af sagsområder mellem statslige myndigheder eller i anden forbindelse modtager arkivalier fra andre myndigheders journal- og arkivsystemer, skal afgive indberetning til Statens Arkiver herom. Indberetningen skal rumme angivelse af de overførte arkivaliers tilhør til arkivsystemer, gruppering, omfang og yderår. For elektroniske arkivsystemers vedkommende er en identifikation af tidligere anmeldte arkivsystemer tilstrækkelig.

Stk. 2. Overførte arkivalier skal holdes adskilt og må ikke indgå i den overtagende myndigheds arkivsystemer, med mindre Statens Arkiver meddeler samtykke hertil.

§ 4. Myndigheder, der i forbindelse med afgivelse af sagsområder planlægger at overføre arkivalier til kommunale myndigheder eller institutioner, skal afgive indberetning herom til Statens Arkiver, inden overførsel finder sted. Indberetningen skal omfatte angivelse af de overførte arkivaliers tilhør til arkivsystemer, gruppering, omfang og yderår. For elektroniske arkivsystemers vedkommende er en identifikation af tidligere anmeldte arkivsystemer tilstrækkelig.

Stk. 2. Statslige myndigheders arkivalier, som overføres til kommunale myndigheder, forbliver statens ejendom og må ikke indgå i den overtagende myndigheds arkivsystemer, med mindre Statens Arkiver meddeler samtykke hertil.

§ 5. Ved privatisering af statslige institutioner eller opgaver kan den myndighed, som er ansvarlig for privatiseringens gennemførelse, foranstalte udlån af arkivalier til brug for varetagelsen af de privatiserede opgaver.

Stk. 2. Myndigheden skal indberette sådanne udlån af arkivalier til private institutioner og virksomheder m.v. til Statens Arkiver. Indberetningen skal omfatte angivelse af arkivaliernes tilhør til arkivsystemer, gruppering, omfang og yderår. For elektroniske arkivsystemers vedkommende er en identifikation af tidligere anmeldte arkivsystemer tilstrækkelig.

III. Indberetning om tab eller skader på arkivalier

§ 6. Myndighederne skal i tilfælde af tab af arkivalier straks afgive indberetning til Statens Arkiver. Indberetningen skal omfatte redegørelse for tabets art og omfang.

Stk. 2. Statens Arkiver anviser efter drøftelse med myndigheden forholdsregler til eventuel rekonstruktion af væsentlige oplysninger i de tabte arkivalier.

§ 7. Myndighederne skal i tilfælde af brand- og vandskade eller anden mere omfattende skade på arkivalier, som de opbevarer, straks afgive indberetning til Statens Arkiver. Indberetningen skal omfatte redegørelse for skadens art og omfang.

Stk. 2. Statens Arkiver giver anvisning om udbedring af væsentlige skader på arkivalier.

IV. Ikrafttrædelse m.v.

§ 8. Cirkulæret træder i kraft den 1. december 2001. Samtidig ophæves §§ 2-6 i cirkulære nr. 8. af 12. januar 1998 om statslige myndigheders journal- og arkivsystemer.

Rigsarkivet, den 20. november 2001

Johan Peter Noack

Cirkulære om myndighedernes indberetning til

Statens Arkiver m.v.

I medfør af § 3, stk. 2 og 4, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 554 af 31. maj 2001 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers virksomhed fastsættes

I. Område m.v.