Cirkulære om aflevering af statslige myndigheders papirarkivalier til Statens Arkiver

§ 1. Bestemmelserne i dette cirkulære gælder for arkivalier, som afleveres til Statens Arkiver fra statslige myndigheder og domstolene (herefter benævnt myndigheder).

II. Myndighedernes afleveringsforberedende arbejde

§ 2. Statens Arkiver anviser en plan for ordning m.v. af de arkivalier, som skal afleveres.

Stk. 2. Myndighedernes afleveringsforberedende arbejde omfatter

1) udskillelse af materiale, som ikke skal bevares,

2) udbedring ef eventuelle skader på arkivalier,

3) pakning og mærkning af arkivalier, som skal bevares,

4) udarbejdelse af dokumentation af arkivalierne,

5) fortegnelse over arkivalier, der afleveres, og

6) fortegnelse over arkivalier, som undtages fra aflevering som videnskabelig samling, eller hvis aflevering på grund af modstående hensyn udskydes.

Stk. 3. Statens Arkiver fastsætter efter drøftelse med den enkelte myndighed en nærmere tidsplan for udførelsen af det afleveringsforberedende arbejde.

III. Godkendelse og modtagelse

§ 3. Statens Arkiver godkender myndighedernes afleveringsforberedende arbejde.

Stk. 2. Konstateres det, at det afleveringsforberedende arbejde ikke er gennemført efter de anvisninger, der er givet af Statens Arkiver, skal de konstaterede mangler ved udførelsen af det afleveringsforberedende arbejde udbedres ved myndighedens foranstaltning eller for myndighedens regning.

§ 4. Overførsel af arkivalier til Statens Arkivers magasiner finder sted på et nærmere aftalt tidspunkt.

Stk. 2. Når arkivalierne er modtaget, meddeler Statens Arkiver kvittering for modtagelsen.

IV. Ikrafttrædelse m.v.

§ 5. Cirkulæret træder i kraft den 1. december 2001. Samtidig ophæves cirkulære nr. 7 af 12. januar 1998 om aflevering af statslige myndigheders arkivalier til Statens Arkiver.

Rigsarkivet, den 20. november 2001

Johan Peter Noack

Cirkulære om aflevering af statslige myndigheders

papirarkivalier til Statens Arkiver

I medfør af § 12, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 554 af 31. maj 2001 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers virksomhed fastsættes

I. Område