Cirkulære om godtgørelse af merudgifter ved tjenesterejser

§ 1. Finansministeriet har ved cirkulære nr. 011-99 udsendt aftale af 8. marts 1999 om tjenesterejser. Aftalen vedlægges som bilag 1.

Stk. 2. Der er i aftaleteksten henvist til bilagene 1, 2, 3 og 4 a og b, som er optrykt i cirkulære nr. 009-99 af 8. marts 1999 om satsregulering pr. 1. april 1999 tjenesterejser og supplerende flyttegodtgørelse (satsreguleringscirkulæret). Når der i aftaleteksten er henvist til de nævnte bilag henvises i alle tilfælde til gældende satser i Kundgørelse for Forsvaret A.

Stk. 3. Forsvarsministeriets skrivelse af 23. august 1995 om supplerende vejledende retningslinier vedrørende transportmiddel og rejseklasse vedlægges som bilag 2.

Stk. 4. Cirkulære om tjenesterejseforsikringen, Finansministeriets cirkulære nr. 065-98 af 1. juli 1998 vedlægges som bilag 3.

§ 2. Nærværende cirkulære suppleres af de særlige bestemmelser om godtgørelse af befordringsudgifter eller fri befordring for

personel, der forflyttes,

stampersonel, der deltager i civiluddannelse,

personel til pligtig tjeneste (værnepligtstjeneste) og konstabelelever,

personel i hjemmeværnet,

personel med fast tjenestested i udlandet,

elever, jf. cirkulære Fmst. nr. 010-98 af 13. januar 1998.

§ 3. Forsvarsministeriet skal til enkelte paragraffer i tjenesterejseaftalen nærmere bemærke følgende

ad § 1.

1) Bestemmelserne er gældende for tjenestemænd, personel ansat på tjenestemandslignende vilkår samt kontrakt- og overenskomstansat personel, i det omfang de pågældende i henhold til indgåede overenskomster og aftaler følger de for tjenestemænd fastsatte regler.

2) For så vidt angår iværksættelse mv. af tjenesterejser specielt til udlandet henvises til Kundgørelse for Forsvaret B.0-2.

3) Der gøres opmærksom på, at ansatte med fast tjenestested i Danmark, der er på tjenesterejse eller udstationeres til Grønland, fra den 1. april 1999 er omfattet af tjenesterejseaftalen af 8. marts 1999.

ad § 2.

Aftalens formål er udelukkende at give dækning for de merudgifter, som en medarbejder har på tjenesterejser. Der kan derfor ikke i medfør af aftalen gives kompensation for eventuelle ulemper.

ad § 4.

Forsvarsministeriets underlagte myndigheder og institutioner fastsætter for de herunder hørende myndigheder/tjenestesteder mv. de nærmere forvaltningsmæssige retningslinier for iværksættelse, attestation mv. af tjenesterejser og udstationering i ind- og udland, herunder hvilke underlagte myndigheder/tjenestesteder, der kan iværksætte sådanne rejser.

Tilrettelæggelsen af rejseaktivitet og anvendelsen af aftalens regler i forbindelse hermed skal ske med udgangspunkt i hensynet til en økonomisk og rationel drift sammenholdt med aftalens formål: at godtgøre den rejsendes merudgifter. I overensstemmelse med de generelle delegationsbestræbelser og hidtidig praksis på tjenesterejseområdet forudsætter Forsvarsministeriet, at myndighederne foretager en relevant vurdering af, hvad der skal forstås som "rimelige merudgifter".

Vælger myndighederne evt. i en overgangsperiode at fastsætte nærmere rammer for "rimelige merudgifter", skal Forsvarsministeriet ikke udtale sig herimod, men henlede opmærksomheden på, at den endelige vurdering heraf beror ved skattemyndighederne/Rigsrevisionen. Fastsættes der rammer for "rimelige merudgifter", bør disse være gældende for hele myndighedsområdet.

ad § 7.

Dette kan være nødvendige udgifter til tjenstlige breve, telegrammer og telefonsamtaler, parkeringsudgifter, leje af bil mv. Tilladelse til leje af bil bør kun gives undtagelsesvis, og når særlige forhold taler herfor.

ad § 10.

1) På grundlag af de særlige transportproblemer i forbindelse med medtagelse af udrustning mv. kan der til personel af reserven, der indkaldes til rådighedstjeneste, ydes enten kilometergodtgørelse efter laveste takst eller godtgørelse for dokumenterede udgifter til offentlige kollektive befordringsmidler for rejsen mellem bopæl og indkommanderingsstedet.

2) Vælger en medarbejder at benytte egen bil eller motorcykel, hvor tjenestestedet har anvist offentligt transportmiddel, kan medarbejderen højst få udbetalt kørselsgodtgørelse svarende til udgiften til billigste offentlige transportmiddel (2.klasse).

ad § 11.

En medarbejder kan vælge at benytte en dyrere transportform og/eller rejseklasse end den transportform og/eller rejseklasse, tjenestestedet har anvist, mod at betale differencen mellem den dyrere og den anviste transportform og/eller rejseklasse. Det samme gælder ved hjemrejse.

ad § 12.

1) Ved påbegyndelse og afslutning af tjenesterejser ydes godtgørelse mod dokumentation for befordring med lokaltog, S-tog, bybus, lufthavnsbus mv. eller i særlige tilfælde taxa, herunder når andre offentlige transportmidler ikke kan anvendes.

2) Ved ankomst til og afrejse fra bestemmelsesstedet kan der ligeledes ydes godtgørelse mod dokumentation for befordring til hotel (logi) eller det midlertidige tjenestested.

3) Transportudgifter på bestemmelsesstedet afholdes normalt af time- og dagpengene eller anses for godtgjort ved ydelse af procentgodtgørelse efter § 22, stk. 2. Nødvendige særligt store udgifter kan i særlige tilfælde refunderes mod dokumentation, fx hvis det er nødvendigt at køre en længere strækning med taxa.

ad § 13.

Ved rabatordning forstås bl.a. charterrejser, rabatafgange o.l. Der skal ikke længere skelnes mellem rabatrejser og charterrejser.

ad § 15.

Skriftlig bemyndigelse til regelmæssig benyttelse af eget befordringsmiddel (bil, motorcykel) til tjenstlig kørsel gives efter konkret skøn i hvert enkelt tilfælde af de under Forsvarsministeriet hørende myndigheder og institutioner. Nærmere regler om skriftlig kørselsbemyndigelse fastsættes af de under Forsvarsministeriet hørende myndigheder og institutioner. Til chefer for myndigheder, institutioner mv. gives kørselsbemyndigelse dog af Forsvarsministeriet. Skriftlige kørselsbemyndigelser bør revideres en gang årligt.

ad § 18

På tjenesterejser over 24 timer kan merudgifter til kost dækkes på følgende måder, idet der henvises til tjenesterejseaftalens § 18.

1) Udbetaling af time- og dagpenge,

2) refusion af rimelige merudgifter mod dokumentation, eller

3) refusion af rimelige merudgifter mod dokumentation samt procentgodtgørelse til dækning af småfornødenheder.

ad § 20

Tjenesterejser uden overnatning eller under 24 timer.

Merudgifter på tjenesterejser uden overnatning eller under 24 timer refunderes mod dokumentation. Dette betyder, at den geografiske og tidsmæssige afgrænsning af en tjenesterejse ikke længere eksisterer, jf. § 19, stk. 3, i den tidligere tjenesterejseaftale.

Militært personel er ikke omfattet af § 20 om godtgørelse af merudgifter på tjenesterejser uden overnatning eller under 24 timer, hvorfor der ikke kan ske refusion af merudgifter til måltider o.l.

ad § 21

Tjenesterejser med overnatning Danmark og Færøerne under 28 dage.

Hovedprincippet for kostgodtgørelse på tjenesterejser i indland, hvortil bemærkes, at Færøerne henregnes, sker ved udbetaling af time- og dagpenge, hvilket er i overensstemmelse med nugældende praksis.

For chefer i lønramme 37 og højere er der dog fortsat adgang til at kunne vælge at få refunderet merudgifter mod dokumentation. Valget er i modsætning til tidligere nu kun bindende i 2 år, se herom i kapitel 8 i tjenesterejseaftalen.

Der er yderligere i kapitel 8 indsat en adgang til, at de underlagte myndigheder og den forhandlingsberettigede organisation kan aftale, at afgrænsede grupper af ansatte under lønramme 37 kan få refunderet rimelige merudgifter mod dokumentation. Forsvarsministeriet skal dog godkende aftalerne forinden underskrivelse.

ad § 22.

Tjenesterejser med overnatning i udlandet og Grønland under 28 dage.

Hovedprincippet for måltidsgodtgørelse på tjenesterejser i udland er refusion mod dokumentation i modsætning til tidligere, hvor hovedprincippet var udbetaling af gældende time- og dagpengesatser i bestemmelseslandet. Der er nu indført adgang til skattefrit at udbetale procentgodtgørelse på 30 % af den til enhver tid gældende dagpengesats til dækning af småfornødenheder. Som småfornødenheder anses - i lighed med nugældende praksis - transport på bestemmelsesstedet, avis og telefonopkald til hjemmet m.m.

Det kan mellem tjenestestedet og den ansatte aftales, at hovedprincippet om kostgodtgørelse fraviges, således at der skal ske udbetaling af time- og dagpenge, i stedet for at rimelige merudgifter godtgøres mod dokumentation. En sådan aftale forudsætter enighed og gælder for mindst 1 tjenesterejse.

ad § 25.

1) Der ydes 75% af time- og dagpengebeløbet under uddannelse, kursus, udveksling o.l. i udlandet, når indkvartering og bespisning finder sted på militært etablissement, kursussted mv. mod betaling enten gennem den betalte kursusafgift eller af vedkommende selv. Tilsvarende gælder under andre udstationeringer i udlandet, hvor ophold er beordret på militært etablissement mv. Under individuelle tjenesterejser/udstationering i udlandet, hvor der ikke er truffet særlige bestemmelser om indkvartering og bespisning, oppebæres de fulde time-/dagpenge, uanset hvor indlogering finder sted.

2) Udgifter for ophold uden for kursusstedet kan normalt kun godtgøres i de tilfælde, hvor en tilsvarende tilladelse til at dække udgifter for ophold uden for kursusstedet kan gives værtsnationens egne elever.

3) Til personel, der indkvarteres og bespises på militært etablissement, kursussted o.l., og som i perioder, hvor kursusvirksomheden er indstillet, må tage ophold uden for, ydes i disse perioder godtgørelse efter de i kapitel 3-5 fastsatte regler. Såfremt det militære etablissement, kursussted o.l. forlades af øvrige elever på lørdage, søndage og helligdage, kan der efter nærmere af tjenestestedet fastsatte bestemmelser ydes et nedsat beløb.

ad § 28.

Når der ikke af tjenestestedet er sørget for passende indkvartering, dækkes udgifter til hotelværelse eller anden godkendt indkvartering mod dokumentation inden for hoteldispositionsbeløbet, jf. Kundgørelse for Forsvaret A.

Det bemærkes, at der i ganske særlige tilfælde kan refunderes højere hoteldispositionsbeløb, end de maksimumsbeløb som fremgår af Kundgørelse for Forsvaret A.

Tjenestestedet kan godkende anden indkvartering end hotelværelse, når det anses for hensigtsmæssigt og økonomisk rimeligt, bl.a. under hensyntagen til tjenesterejsens/udstationeringens varighed mv. Medarbejderne kan ikke stille krav om anden indkvartering, som ikke kan godkendes af tjenestestedet. Som eksempler på anden indkvartering kan nævnes (ferie-)lejligheder, sommerhuse o.l.

ad § 32.

Muligheden for at udbetale udokumenteret nattillæg er bevaret i tjenesterejseaftalen, uanset at udbetaling af udokumenteret nattillæg er fuldt skattepligtigt.

Det er de under Forsvarsministeriet underlagte myndigheder, der kan indgå aftale med den enkelte om udbetaling af udokumenteret nattillæg.

Udgifter til leje af privat indkvartering afholdes af det udokumenterede nattillæg.

Der kan ikke udbetales udokumenteret nattillæg i tilfælde, hvor den ansatte på grund af tjenesterejsens specielle karakter ikke har haft merudgifter i forbindelse med overnatning, fx kan nævnes overnatning under transport i tog eller bus.

ad § 33.

1) Ved beordret udstationering til længerevarende efteruddannelse på 12 måneder og derover i udlandet af gift personel kan der godtgøres dokumenterede befordringsudgifter i et af følgende tilfælde

ved medtagelse af familie (ægtefælle/samlever og børn, der forsørges) til udlandet,

ved besøg af familie (ægtefælle/samlever og børn, der forsørges) i udlandet,

ved besøgsrejse til familie (ægtefælle/samlever og børn, der forsørges) i Danmark.

Ved medtagelse samt besøg af familie kan der ikke ydes godtgørelse for andre udgifter end befordring.

Bestemmelse om adgang til medtagelse af familie træffes af Forsvarskommandoen og Hjemmeværnskommandoen for personel ansat under de respektive myndigheder og af Forsvarsministeriet for øvrigt personel.

Ved medtagelse af samlever skal der forevises samleverattest.

2) Under ophold på US-baser uden for USA ydes særlige US-dollardagpenge, jf. Kundgørelse for Forsvaret A.

3) Hvis medtagelse af familie antages at øge det sparede hjemmeforbrug, kan time-/dagpengebeløbet reduceres, jf. § 25.

ad § 41.

For at opretholde husførelse skal tjenestemanden have familie, det vil sige ægtefælle eller barn/børn, der forsørges. Med ægtefælle sidestilles en papirløs samlever. Par, der har levet sammen i mindst 1 år, sidestilles med ægtefæller. Samlivet kan kræves dokumenteret ved attest fra Folkeregistret.

ad § 50.

En tjenestemand, der har valgt at rejse mod dokumentation i stedet for at oppebære time- og dagpenge mv. under tjenesterejser i Danmark og på Færøerne, kan kun få refunderet faktisk afholdte udgifter, uanset at eventuelle ledsagere får udbetalt højere beløb i time- og dagpenge efter de herom gældende regler. Den refusion, der kan udbetales en tjenestemand, der rejser mod dokumentation, kan endvidere ikke overstige rimelige merudgifter og bør hovedsagelig dække udgifter til hotelværelse og fortæring.

Indgåelse af aftaler i henhold til § 50, stk. 3, skal forinden underskrivelse godkendes af Forsvarsministeriet.

ad § 51.

Indgåelse af aftaler om fravigelse af kapitel 2-6 kan alene finde sted efter bemyndigelse fra Forsvarsministeriet og kun for grupper af ansatte, for hvem særlige forhold gør sig gældende.

ad § 52.

Der henvises til Finansministeriets cirkulære Fmst. nr. 065-98 af 1. juli 1998 om tjenesterejseforsikringen, som er vedlagt som bilag 3.

§ 4. Kundgørelse for Forsvaret B.5-13 af 15. januar 1996 ophæves.

Cirkulære om godtgørelse af merudgifter ved tjenesterejser